Как составить информационное письмо приглашение

Содержание

Организация событий — тяжёлая работа. Место проведения, программа, подрядчики — это лишь некоторые из аспектов, которые имеют значение в каждом подобном проекте.

К сожалению, вся эта суета часто приводит к тому, что организаторы пренебрегают одной важной вещью: приглашением на мероприятие. Это первая ваша точка контакта с потенциальными участниками. Событие напрямую зависит от продуманного приглашения.

Не нужно упускать из виду детали, ставя под угрозу успех всего мероприятия, и пренебрегать приглашением. Допуская такое, вы теряете ценные возможности. Мы расскажем, как соблюсти все тонкости составления приглашения, не жертвуя качеством подготовки события.

Типы приглашений

Прежде чем углубляться в детали содержания приглашения, необходимо решить, какие именно приглашения будут отправлены. Это относится ко всем типам приглашений, независимо от того, будет ли это корпоративное событие, юбилей компании или запуск продукта.

По сути, есть два формата приглашений:

• Электронные;
• Печатные.

В последние годы всё больше компаний стремятся активно переходить на электронные форматы всего: документооборота, рекламы и, в том числе, рассылки приглашений.

Это связано, в частности, с четырьмя основными недостатками печатных приглашений:

• Высокая стоимость

Одна только печать на плотной мелованной бумаге обойдётся гораздо дороже, чем обычная печать документов. Если учитывать доставку, то общие затраты становятся ещё выше, что далеко не всегда оправдано.

• Отсутствие персонализации

Получатели приглашений чувствуют внимание и заботу, когда к ним обращаются лично. Для печатных карточек это означает, что нужно вводить все имена вручную или передавать их во время заказа. Это требует времени, которое можно инвестировать в более полезные вещи.

• Сложности координации

Немедленные согласие или отказ невозможны в классическом бумажном варианте. Чтобы иметь какое-то представление о происходящем, приглашенных можно попросить зарегистрироваться на сайте — например, с помощью QR-кода — и отметиться там. Проблема в том, что такой переход для многих является сложным и трудоёмким процессом.

Важные факторы

• Целевая группа

Задайте себе вопрос: являются ли потенциальные участники мероприятия пользователями цифровых технологий? В большинстве случаев ответ прост: да. По данным Statista, в 2020 году в онлайне уже 4,54 миллиарда человек.

• Тип мероприятия

Вечер встреч ветеранов или пенсионеров легко может обойтись печатными приглашениями, но для интернет-маркетингового конференции интернет-маркетологов рекомендуются цифровые приглашения.

• Время до мероприятия

В стрессе подготовки к событию приглашение часто забывается. Является ли это поводом для паники, если за неделю до мероприятия приглашения не готовы? Нет, если они в цифровом формате, их можно быстро настроить и отправить.

• Бюджет

Если бюджет ограничен и вы хотите разослать несколько сотен приглашений, цифровой формат — лучший выбор в разрезе расходов.

Вот так может выглядеть официальное приглашение на мероприятие:

Или официальное приглашение на мероприятие может быть и таким:

Ну а если необходимо разослать именно бумажные приглашения, возможно вам стоит оптимизировать расходы на рекламу. Самостоятельно сложно отследить неэффективные маркетинговые каналы, поэтому мы собрали все инструменты для подробного анализа и экономии бюджета в Аналитической платформе Calltouch.

Текст приглашения

Прежде чем думать над формой приглашения на мероприятие, необходимо разработать содержание. Это относится как к печатному, так и к цифровому формату.

Очень немногие люди находят процесс написания убедительного текста простым. Поэтому, прежде чем сесть за работу и созерцать чистую страницу или пустой лист бумаги в течение многих минут или даже часов, рекомендуется сначала проработать текст с точки зрения содержания.

Стоит воспользоваться простыми приёмами, которые помогут структурировать текст. В какой-то момент вы заметите, что приглашение уже заполнено на 80% с использованием всего лишь трёх стандартных блоков — в конце концов, останется всего лишь связать это всё воедино.

Сформулируйте привлекательную тему

80% людей читают только заголовок текста — это занимательное свойство рекламы действительно подчеркивает важность заголовка. Что является причиной здесь?

Иногда подобное происходит из-за отсутствия у читателя интереса к поднятой теме, но часто — из-за самого заголовка, который вообще не привлекает внимания. В приглашениях на мероприятия заголовок уже является основной частью всего контента. Если люди зевают, читая тему, то многие ли из них пожелают ознакомиться с остальным содержимым? Даже официальное письмо-приглашение должно быть привлекательным.

Четкие и привлекательные заголовки характеризуются следующими моментами:

• Точность

Не ходите вокруг да около, а переходите к сути того, что хотите донести. Ненужные лирические отступления не имеют смысла в теме письма.

• Слова-якоря

Это слова, которые привлекают внимание и автоматически вызывают интерес. К ним относятся, например: «секрет», «подсказка», «эффективный» или «гарантировано».

• Ориентация на гостя

Речь идёт не о вас, а о потенциальных участниках события. Переведите внимание читателя с собственных достоинств на его конкретные выгоды, дополнительные преимущества, которые он получит, посетив мероприятие.

• Корректность

Не давайте пустых обещаний в заголовке, иначе вы будете раздражать читателя и заработаете плохую репутацию.

Идеи заголовков могут быть следующие:

• Вопрос: «Знаете ли вы, какие самые большие ошибки…»
• Тезис: «Вот почему…»
• Диалог вопрос-ответ: «Вы хотите…? Тогда…»

Ответьте на вопросы

Вам, наверное, уже известен этот метод из начальной школы — он универсален. Работает даже с приглашениями на мероприятия. Достаточно ответить на простые вопросы — и, по крайней мере, полдела сделано. Составьте ответы на вопросы в самом начале процесса. Также это можно сделать в ключевых словах в начале.

• Что будет происходить? Укажите причину приглашения.
• Когда это будет? Назовите дату события.
• Где? Назовите место проведения мероприятия и дайте совет, как туда добраться.
• Кто будет говорить, выступать или участвовать? Предоставьте информацию о программе мероприятия.
• Почему стоит приехать? Покажите, как потенциальные гости выиграют от участия.
• Как и до какого периода можно зарегистрироваться? Подробно объясните, как и где приглашенные могут зарегистрироваться. Для этого подходят пошаговые инструкции. Вы также должны сообщить крайний срок регистрации, если это необходимо.
• Сколько стоит участие? Если есть плата, укажите соответствующие расходы.

Вы также должны ответить на вопросы:

• Есть ли дресс-код? Никто не хочет, чтобы участник чувствовал себя неловко по этому поводу.
• С кем связаться, если есть дополнительные вопросы? Предоставьте все контактные данные, номер телефона, адрес электронной почты, мессенджер.

Будьте гостеприимными

Часто ключ к приглашению — в приветствии, и дело не только в выборе соответствующего словосочетания. Скорее, стоит дать каждому читателю ощущение теплого отношения на протяжении всего обращения.

Всегда активно обращайтесь к своим читателям, называйте их по именам, если возможно, и выбирайте дружеский тон, чтобы создать определённую близость.

Бонусными предложениями также можно завоевать расположение потенциальных гостей — это могут быть такие простые вещи, как приглашение гостя в сопровождении другого плюс-один, и даже с детьми.

Пример приглашения на мероприятие

Приглашаем на запуск нового продукта

Тема: Попробуйте новый виджет, который навсегда изменит процесс контроля менеджеров по продажам

Дорогие коллеги,

Вы готовы по-новому взглянуть на сквозную аналитику? Тогда присоединяйтесь к нам и приходите на презентацию нового виджета в понедельник, 16 марта 2020 года, в 12:00 в нашем офисе.

Вас ждёт отличный фуршет и нетворкинг, а также речь от нашего генерального директора. Не упустите шанс!

Зарегистрируйтесь до 6 марта, чтобы мы могли зарезервировать место для вас. Участие бесплатное.

С наилучшими пожеланиями и до скорой встречи!

Чтобы не пропустить ни одного звонка клиента, попробуйте систему обратного звонка. Окно с номером телефона можно установить на сайте или другом ресурсе, а CallBack Calltouch соберет все заявки даже в нерабочее время и свяжет вас с клиентом позже.

Дизайн приглашения

Для привлекательного приглашения используются не только текстовые приёмы, но и некоторые визуальные — их вы можете использовать, чтобы убедить потенциальных участников встречи посетить событие.

Адаптируйте дизайн с его четырьмя центральными компонентами — изображения, типографика, фон, цвета — именно для вашей целевой группы.

Изображения

Изображения играют особую роль в визуальном обращении, поскольку могут вызывать эмоции и желания, впечатлять, вдохновлять, а также шокировать.

Наши рекомендации по выбору правильных изображений:

• Выберите картинки, которые соответствуют настроению, которое вы хотите передать;
• Будьте изобретательны и не выбирайте самые очевидные изображения, которые уже используют все остальные;
• Не используйте стоковые фотографии, придайте своим фотографиям индивидуальный вид;

Если у вас нет времени или бюджета для собственной съёмки с фотографами, вы можете выбрать несколько фотографий с высоким разрешением по адресу на unsplash.com.

Если вы отправляете приглашение на мероприятие в цифровом формате, тогда используйте видео. На mixkit.co вы огромный выбор видео в высоком качестве. На обеих платформах материал абсолютно бесплатный и может использоваться в коммерческих целях без каких-либо ограничений.

Приглашение на мероприятие – образец:

Типографика

Наше подсознание интерпретирует шрифты и присваивает им смыслы. Они также способны вызывать ассоциации и эмоции — что делает их выбор важным для разработки приглашений на мероприятия.

Выберите два шрифта, более яркий для заголовка и более разборчивый для подзаголовка и основного текста.

Слишком похожие шрифты могут «съедать» друг друга, поэтому следует избегать объединения двух шрифтов с засечками — Times New Roman и Minion, например.

Обратите внимание на контраст шрифта с фоном, который облегчает чтение

Слишком большие отступы или межстрочный интервал могут привести к тому, что текст станет разваливаться, поэтому используйте подходящие размеры и интервалы.

Для интернета и, следовательно, цифровых приглашений fonts.google.com предлагает на выбор более 800 шрифтов бесплатно.

Фон

Если вы разрабатываете двусторонний пригласительный билет, то, вероятно, поместите изображение на лицевую сторону, в то время как на оборотную сторону — основной текст. Поэтому здесь основное внимание уделяется общению через слова. Вот почему важно помнить, что шрифт должен сильно выделяться на фоне, быть контрастным.

Это не означает, однако, что вы не можете использовать другие элементы дизайна: например, дополнительные графические элементы для поддержки фирменного стиля или «декоративные элементы» поверх фона.

Цвета

Каждый цвет имеет определенный эффект и вызывает определенные чувства. Не упускайт это из виду и сознательно влияйте на восприятие аудитории с помощью соответствующего выбора цвета.

В следующем списке приведен краткий обзор психологического эффекта цветов.:

• Красный: динамичный, страстный;
• Желтый: яркий, весёлый;
• Зеленый: натуральный, живой;
• Синий: заслуживающий доверия, объективный;
• Апельсин: энергичный, тёплый;
• Фиолетовый: креатив, магия;
• Чёрный: серьёзный, классический;
• Белый: простой, дружелюбный;
• Серый: деловой, профессиональный.

Пригласительная рассылка

Хорошее планирование — залог успеха. Это особенно верно при отправке традиционных приглашений по почте.

Если вы не уделяете этому времени, все усилия могут оказаться напрасными.

Разработка, печать, подготовка списков адресов, подготовка рассылки и отправка ее по почте обычно занимает несколько недель или даже месяцев. При планировании расписания также учитывайте, что вашим получателям, особенно в области корпоративных мероприятий в секторе B2B, нужно достаточно времени для планирования встреч и для освобождения времени на посещение вашего делового мероприятия.

Даже при наличии цифровых приглашений необходимо запланировать достаточное время на выполнение заказа, даже если общая потребность в времени значительно ниже.

Кроме того, решающим фактором для планирования отправки всегда является то, хотите ли вы отправить одно- или многоэтапные приглашения. Сложность здесь заключается в том, чтобы найти золотую середину: с одной стороны, вы хотите получить достаточное внимание к мероприятию, с другой — не хотите быть слишком навязчивыми по отношению к своим потенциальным гостям.

Наилучший эффект достигается при помощи трёхэтапной отправки, включающей объявление даты, приглашение и напоминание. Прежде всего, реализация трехэтапного приглашения может быть почти достигнута только с помощью цифровых решений.

• Объявление даты —  4 месяца до мероприятия;
• Приглашение — минимум за 2 месяца до мероприятия;
• Напоминание — за 2 недели до мероприятия.

Распишите процесс менеджмента участием уже во время отправки: вы можете получать согласия и отказы классическим способом или управлять ими с помощью соответствующих программных решений.

Если вы отправляете приглашение на мероприятие в цифровом виде, т.е. по электронной почте или с помощью программного обеспечения, получателям не только легче отвечать — вы также можете управлять отзывами без каких-либо усилий.

Также рассмотрите мультиканальное приглашение. Пример: сначала вы объявляете дату в интернете, затем отправляете приглашение по почте, после чего шлёте напоминания по почте или в LinkedIn. Здесь можно направить гостя на лендинг с дополнительной информацией и мультимедийным контентом — например, видео.

Приглашения на мероприятия и GDPR

25 мая 2018 года маркетологи затаили дыхание: речь зашла о защите данных. Что соответствует GDPR, а что нет?

Мы не профессионалы в юридических консультациях! Скорее, это общие рекомендации в меру наших знаний и убеждений. Обсудите меры безопасности со своим специалистом по защите данных или юридическим отделом.

• Приглашения для компаний

Вы отправляете приглашение по электронной почте компании, а не конкретному лицу, ответственному от компании. Согласно GDPR, это не проблема, если данные поступают из общедоступного источника — например, телефонного справочника — а личные данные не используются.

• Приглашения частным лицам

Вы специально приглашаете людей из компании — здесь применяются принципы обработки персональных данных, определенные в GDPR. Как правило, потребуется согласие. Но есть исключения.

Вы можете приглашать людей по электронной почте, с которыми у вас были или есть активные деловые отношения.

Например, если вы используете специальный инструмент для приглашений, маркетинговое решение, в котором пользователь, например, сотрудник компании, отправляет приглашение на событие своим личным реальным контактам — например, клиентам или партнерам, никакого дополнительного согласия не требуется. В этом сценарии становится ясно, что существуют активные деловые отношения — следовательно, приложение соответствует GDPR.

Если вы используете цифровой инструмент для отправки приглашений, обязательно проверьте следующие функции для обеспечения соответствия GDPR:

• Функция экспорта для протоколов на уровне отправителя и также на уровне получателя — обязанность предоставлять информацию.
• Функция экспорта данных — право на передачу данных.
• Глобальный поиск и удаление данных пользователя, включая ведение журнала — право на удаление.
• Глобальные списки отказов — получатели, которые явно не хотят получать больше писем, будут глобально заблокированы во всех адресных книгах всех сотрудников, повторный импорт также невозможен.
• Возможность отказаться в электронной почте — функция прямого выхода из системы / блокировки для получателей одним щелчком мыши.

Вывод

Цифровая трансформация в компании — это гигантский проект. В частности, отдельные процессы, такие как цифровая рассылка приглашений на мероприятия, идеально подходят для преобразования традиционного процесса в цифровой без особых усилий.

С помощью цифровых решений отправка приглашений на мероприятия сегодня не только дешевле, чем по обычной почте, но также более гибкая и эффективная. Это позволяет вам сосредоточиться на моментах, которые просто невозможно оцифровать.

Что должно содержать?

Официальный ангажемент позволяет проинформировать всех участников о том, какое мероприятие состоится, и содержит информацию, на основании которой адресат  может определиться, интересно ли ему это предложение, готов ли он прибыть на встречу.

Как правило, официальный ангажемент создается для таких мероприятий, как: конференция, совещание партнеров, официальные приемы и праздники, выставки, собеседования, деловые встречи по какому-либо конкретному поводу, круглые столы.

Несмотря на то, что в обыденной жизни чаще всего приглашение поступает в устной форме, в деловых коммуникациях более приемлемой формой является отправка письма, отличающегося  по составу информации от других видов письменных сообщений.

Основные функции

• проинформировать о мероприятии;
• получить ответ о согласии или невозможности принять участие от конкретного  адресата;
• определить точное количество лиц, подтвердивших участие.

Инструкция по написанию

Составляя письмо-приглашение на мероприятие, необходимо сделать так, чтобы у получателя не возникало вопросов, касающихся планируемого события, времени и места его проведения. Информация должна быть максимально полной. В самом начале обращаются к адресату в вежливой форме, а также пишут «С уважением» в конце письма.

Что же нужно указать, чтобы правильно составить официальное приглашение на мероприятие?

• В обязательном порядке уточняются действия приглашенного человека на мероприятии.
• Нельзя обойтись без указания типа события. Получатель должен понять, что его ожидает во время визита.
• В любом случае отображаются дата и точное время проводимого мероприятия, а также место.
• В некоторых ситуациях следует рассказать о содержании встречи. К примеру, при приглашении на конференцию можно указать список докладчиков.
• Иногда спрашивают о планах для посещения мероприятия. Чтобы узнать точное желание получателя, просят проинформировать об этом посредством электронного письма, телефонного звонка или любым другим доступным способом.

Внимание: если необходимо поблагодарить сотрудника или любого другого человека на официальном уровне, рекомендуется составить текст благодарственного письма.

Что касается оформления письма-приглашения, то стандартная форма составления отсутствует. Отправляемое уведомление обычно имеет презентабельный вид, в отличие от обычного делового письма, составленного на простом бланке. В случае с приглашением часто используются качественная бумага, всевозможные элементы декора и дополнительные аксессуары. Текст может быть написан от руки каллиграфическим почерком. Стандартные формы делового письма используются в редких случаях.

Образцы оформление приглашений

В этом разделе рассмотрим образцы пригласительных на мероприятия разного типа.

Приглашение на конференцию

Уважаемая Инга Семеновна!

Оргкомитет Российского IT-сообщества приглашает Вас стать гостем конференции, которая состоится 29 октября 2021 года в здании Красноярского Государственного Университета. Начало мероприятия в 12:00 по МСК. 

В рамках конференции выступят более двадцати докладчиков (темы докладов и имена выступающих прилагаются). Просим Вас заранее (до 27.10.2021) сообщить о намерении посетить встречу по телефону ХХХХХХХХХХХ. 

Будем искренне рады Вашему присутствию!

С уважением, Оргкомитет Российского IT-сообщества

Тел. для связи ХХХХХХХХХХХХХХХ.

Приглашение на собеседование

Уважаемый Федор Семенович!

На сегодняшний момент в нашей организации появилась вакансия на должность менеджера по закупкам. Сведения, предоставленные Вами в Вашем резюме, нас заинтересовали. Для того, чтобы записаться на собеседование, свяжитесь с нашим сотрудником по указанному ниже телефону.

ОАО «СФЕРА»,

Специалист по кадрам Синеева Анна Кондратьевна,

Тел. ХХХХХХХХХХХХХХХХХХ.

Приглашение на выставку

Гендиректору ООО «ЗДОРОВЬЕ»

Селиванову Петру Сергеевичу

Уважаемый Петр Сергеевич!

Приглашаем Вас стать гостем выставки «Медоборудование нового времени», тема которой – инновации в сфере медицинского оборудования.

Время посещения выставки: с 01.12.2021 по 20.12.2021 ежедневно с 9:00 по 17:00 по МСК. Вход только по пригласительному. Адрес проведения мероприятия: г. Сызрань, ул. Советская, 4, ТЦ «Спектр», 5-й вход, зал №4. 

Исполнитель: Федосова Анастасия Федоровна,

Тел: ХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

Приглашение на корпоратив

Уважаемый Виктор Игоревич!

Имеем радость сообщить Вам, что 17.12.2021 исполняется ровно 10 лет со дня основания нашей компании ООО «ЕВРОПА». 

В честь этого юбилея мы организуем банкет, на котором будем рады видеть Вас в качестве гостя!

Торжественное мероприятие назначено на 17.12.2021 в ресторане «Русское подворье», расположенном по адресу: г. Н. Новгород, улица Мира, 17. Начало праздничного вечера в 17:00 по местному времени. 

С нетерпением ждем Вас!

Коллектив ООО «ЕВРОПА»

Исходные данные

Тольяттинский художественный музей создали в 1987 году как филиал Самарского художественного музея. Самостоятельный статус музей получил в начале девяностых. В коллекции порядка 10 000 произведений. Основа — работы, переданные в фонды еще во времена СССР. Фамилии художников, картинами которых гордятся музейщики, известны только искушенным ценителям прекрасного.

У музея несколько небольших выставочных залов в помещениях бывшего гастронома и микроскопическая парковка. Важный плюс: нет постоянной экспозиции, которая висит десятками лет без изменений.

Под событие отдали дальний зал. В остальных — выставка казанских художников. Директор музея поставила план — 70 билетов. Она не слишком оптимистично оценивала шансы на успех.

Выставки в музее обычно открывали по другой схеме:

• бесплатный вход;

• персональные приглашения знакомым художникам и фангруппе выставляющихся;
• начало в будний день, в 16:00

Наш бюджет на организацию события, включая маркетинг, около 3000 руб.

Образцы приглашения на мероприятие

В качестве шаблона можно использовать готовые образцы. Они помогут составить официальное приглашение на мероприятие. Однако при этом следует учитывать специфику того или иного письма. Во многом текст будет зависеть от типа проводимого мероприятия.

На собеседование

На вакантную должность приглашают кандидатов чаще всего по телефону или электронным письмом. При выборе второго варианта указываются информация об организации, которая хочет привлечь человека к работе, точное время проведения, а также список документов для ознакомления.

На выставку

Текст приглашения на выставку должен быть лаконичным. Не следует рассказывать о мероприятии слишком подробно. Нужно лишь упомянуть наиболее важные моменты. Адресат должен понять, для чего организуется выставка, что он там сможет увидеть, в какое время нужно прибыть.

На конференцию

Письмо для приглашения на конференцию отправляется для извещения людей о месте собрания и сроках его проведения. При составлении текста необходимо учитывать статус участника. В итоге должно получиться информационно емкое и четко сформулированное сообщение.

Как пригласить человека на мероприятие

Элементы, которые должно содержать письмо-приглашение на мероприятие, приведены и расшифрованы в таблице ниже.

Порядковый №	Наименование элемента	Примечания
1	Дата проведения	Здесь указывается не только день, но и точное (вплоть до минут) время начала мероприятия.
2	Место проведения	Речь идет не только об адресе, но и о приложенной схеме проезда, карте нахождения нужного зала в большом здании, описании ориентиров, перечне подходящих маршрутов общественного транспорта и других подробностях, облегчающих приглашаемому поиск локации.
3	Вид встречи	Здесь имеется в виду ее название – конференция, выставка, корпоративный праздник, собеседование и т.д.
4	Само приглашение	Приглашение выражается фразой «Приглашаем Вас…». Также в этой части указывается, какая роль предлагается приглашаемому – участника, гостя, выступающего, наблюдателя, дегустатора и т.д.
5	Содержание встречи	В этом разделе раскрываются отдельные подробности встречи. Если речь идет о конференции, может быть приложен список тем докладов, если о корпоративном празднике – программа торжества и т.д.
6	Просьба сообщить адресата о своих планах	Попросту просьба сообщить о соглашении либо отказе от участия. Причем желательно указать, каким образом человек это должен сделать – ответным письмом или по телефону.

Идея

Я решил, что для выставки нужно отобрать из фондов музея 12 лучших работ, по версии кураторов и местных инстаблогеров. Сделал ставку не на экспозицию, а на атмосферу светского события.

Идея родилась, когда я листал каталог музея. Некоторые работы мне нравились, другие совсем нет. Я подумал, что многих известных местных блогеров заинтересует предложение стать «кураторами». Кроме того, я только что провел инстатур по музеям для блогеров, которые пишут для мам с детьми.

Мнение «в этих ваших музеях один нафталин», сменилось восторженными отзывами. Мы даже полностью закрыли экскурсионный план одного маленького музея на месяц вперед. Так что с лидерами мнений проблем не должно было возникнуть.

Привести обычных горожан посмотреть работы художников, фамилии которых очень сложно гуглятся, задача невыполнимая.

Я решил сосредоточиться на антураже:

• рекомендуемый коктейльный дресс-код;
• фуршет с шампанским;
• диджей и легкая музыка;
• хороший фотограф, который снимет гостям контент для социальных сетей;
• краткая лекция об искусстве для любителей интеллектуальных развлечений;
• детский мастер-класс для тех, кому не с кем оставить дома свое чадо;
• выездная точка с кофейшиков с капингом.

Идеи мне согласовали и даже пообещали подключить продажу электронных билетов на сайте музея и взять на себя поиски кофейного партнера.

Что бы я исправил в 2020 году: ничего. Я все еще уверен (и не раз использовал этот прием позднее), дресс-код отлично мотивирует людей пойти на культурное событие, разумеется, вместе с другими факторами. Опыт продвижения мероприятий показывает, посетителям приобщиться к культуре все еще важнее, чем ее понять.

Дизайн приглашения

Для привлекательного приглашения используются не только текстовые приёмы, но и некоторые визуальные — их вы можете использовать, чтобы убедить потенциальных участников встречи посетить событие.

Адаптируйте дизайн с его четырьмя центральными компонентами — изображения, типографика, фон, цвета — именно для вашей целевой группы.

Изображения

Изображения играют особую роль в визуальном обращении, поскольку могут вызывать эмоции и желания, впечатлять, вдохновлять, а также шокировать.

Наши рекомендации по выбору правильных изображений:

• Выберите картинки, которые соответствуют настроению, которое вы хотите передать;
• Будьте изобретательны и не выбирайте самые очевидные изображения, которые уже используют все остальные;
• Не используйте стоковые фотографии, придайте своим фотографиям индивидуальный вид;

Если у вас нет времени или бюджета для собственной съёмки с фотографами, вы можете выбрать несколько фотографий с высоким разрешением по адресу на unsplash.com.

Если вы отправляете приглашение на мероприятие в цифровом формате, тогда используйте видео. На mixkit.co вы огромный выбор видео в высоком качестве. На обеих платформах материал абсолютно бесплатный и может использоваться в коммерческих целях без каких-либо ограничений.

Приглашение на мероприятие – образец:

Типографика

Наше подсознание интерпретирует шрифты и присваивает им смыслы. Они также способны вызывать ассоциации и эмоции — что делает их выбор важным для разработки приглашений на мероприятия.

Выберите два шрифта, более яркий для заголовка и более разборчивый для подзаголовка и основного текста.

Слишком похожие шрифты могут «съедать» друг друга, поэтому следует избегать объединения двух шрифтов с засечками — Times New Roman и Minion, например.

Обратите внимание на контраст шрифта с фоном, который облегчает чтение

Слишком большие отступы или межстрочный интервал могут привести к тому, что текст станет разваливаться, поэтому используйте подходящие размеры и интервалы.

Для интернета и, следовательно, цифровых приглашений fonts.google.com предлагает на выбор более 800 шрифтов бесплатно.

Фон

Если вы разрабатываете двусторонний пригласительный билет, то, вероятно, поместите изображение на лицевую сторону, в то время как на оборотную сторону — основной текст. Поэтому здесь основное внимание уделяется общению через слова. Вот почему важно помнить, что шрифт должен сильно выделяться на фоне, быть контрастным.

Это не означает, однако, что вы не можете использовать другие элементы дизайна: например, дополнительные графические элементы для поддержки фирменного стиля или «декоративные элементы» поверх фона.

Цвета

Каждый цвет имеет определенный эффект и вызывает определенные чувства. Не упускайт это из виду и сознательно влияйте на восприятие аудитории с помощью соответствующего выбора цвета.

В следующем списке приведен краткий обзор психологического эффекта цветов.:

• Красный: динамичный, страстный;
• Желтый: яркий, весёлый;
• Зеленый: натуральный, живой;
• Синий: заслуживающий доверия, объективный;
• Апельсин: энергичный, тёплый;
• Фиолетовый: креатив, магия;
• Чёрный: серьёзный, классический;
• Белый: простой, дружелюбный;
• Серый: деловой, профессиональный.

Способы вручения приглашения адресату

Существует несколько способов доставки приглашения адресату.

1. Личная передача (из рук в руки). Это можно сделать через курьера или сотрудника организатора встречи. Плюс такого варианта – сочетание письменной и устной форм приглашения. Ведь вручающий письмо человек может передать послание еще и на словах, что усилит эффект пригласительного сообщения.
2. Отправка посредством Почты России. При выборе этого способа важно учитывать сроки доставки (и даже брать время с определённым запасом). В противном случае приглашение может оказаться уже не актуальным. 
3. Отправка по электронной почте. Быстрый и надежный вариант, но здесь есть одно важное условие – знание электронного адреса приглашаемого. Этот вариант часто используется при приглашении соискателя на собеседование при наличии вакантных рабочих мест. Однако в случае организации какой-либо важной или торжественной встречи электронное письмо – не лучший способ.

Способы доставки

После того, как все пригласительные на мероприятия подготовлены, необходимо решить, какими способами их лучше доставить до адресатов. Выбор доставки зависит от формата и престижности мероприятия.

• Если это официальный прием, то лучше вручить большую часть пригласительных лично в руки приглашенным лицам.
• Для  организации участия приглашаемых в коммерческих мероприятиях можно использовать услуги курьеров.
• Допустимо направлять приглашения почтовыми отправлениями, при этом необходимо учитывать период времени, необходимый для их доставки.
• Наиболее распространенный и быстрый способ доставить приглашение — это отправка по электронной почте. Однако для особенно торжественных событий такой вариант не рекомендуется использовать.

Также важно помнить: правила делового этикета определяют сроки отправки писем, составляющие не менее 2-х недель до начала мероприятия.

Программа открытия

Поход в кино, на концерт или спектакль легко спланировать. Вы заранее знаете, сколько продлится событие. С выставками сложнее. Даже большую экспозицию легко пройти за 20 минут. Что делать потом? Выстраивая маркетинговую стратегию открытия выставки, я всегда уделяю большое внимание внутреннему таймингу. Иначе у посетителя непременно возникнет вопрос: «Я что отдал деньги за двадцатиминутную прогулку»?

На сбор гостей мы отвели 30 минут. Торжественное открытие с речами всех важных людей в 19:30. Потом свободное время, экскурсия от куратора и две активности параллельно: лекция об искусстве и мастер-класс для детей. Потом снова можно сфотографировать в фотозоне, допить шампанское, послушать сет и выпить кофе.

Лекцию прочла сотрудница музея и известный в городе куратор, фотограф (его фотографиями оформлена эта статья) и диджей согласились поучаствовать за трансфер, респект, шампанское и промо. Недостающее звуковое оборудование одолжили в другом учреждении культуры.

Что бы я исправил в 2020 году:почти ничего. Я все еще люблю кураторские экскурсии и побочные активности: краткие лекции или мастер-классы. Я все еще уверен, что фотоотчет известного в городе фотографа и диджей-сет добавляют стоимости событию в глазах потенциального посетителя. Горячий кофе в начале сентября — провальная идея.

Как правильно составить приглашение

Грамотное составление письма-приглашения предполагает учет цели встречи. Кроме того, в содержании пригласительного необходимо указать все ключевые моменты мероприятия, чтобы у адресата после изучения текста не осталось никаких вопросов. 

Как пригласить человека на собеседование

Обычно соискателей приглашают на собеседование по телефону или посредством электронного письма-приглашения. Если предпочтителен второй вариант, то послание должно содержать следующие элементы:

• Вежливое обращение к приглашаемому (использование прилагательного «Уважаемый», обращение по имени-отчеству);
• Наименование приглашающей стороны;
• Точное название должности, предлагаемой потенциальному сотруднику;
• Подробное описание места проведения собеседования (иногда требуется указать не только адрес, но и схему проезда или нахождения нужного кабинета в большом здании);
• Точное время начала встречи;
• Перечень документов и других вещей, которые соискатель должен иметь при себе;
• Контактная информация по лицу, проводящему собеседование (чаще всего телефон, по которому соискатель в случае возникновения вопросов сможет задать их непосредственно организатору мероприятия).

Подготовка. Контент и маркетинг

Афиша и оформление социальных сетей

Я очень хотел, чтобы событие отличалось от всего, что раньше проходило в музее. Мне было важно, чтобы потенциальные посетители поняли: «На этом мероприятии все по-другому». Если вы хотите отстроиться от остальных культурных событий в любом провинциальном городе, сделайте хорошую афишу. Этим я и занялся.

Основной трафик должен был пойти на событие ВКонтакте. Знакомая девушка-дизайнер подготовила афишу и весь визуал для ВКонтакте и Instagram бесплатно. Размеры шапки, аватарки и картинок для постов взяли из рекомендаций социальных сетей.

Афиша события

Для основного поста с описанием события и программы я придумал сделать еще и карточки. Картинка и краткий текст с основными УТП открытия. ВКонтакте хорошо размещает в одном посте 6 картинок. Из этого я и исходил. В Instagram сделали «карусель».

vk.com У Тольяттинского художественного музея есть огромная коллекция из более чем 8000 работ. Среди них… Выставка-вечеринка “Фонды на свет” | ВКонтакте

Что бы я исправил в 2020 году: опять ничего. «Карточки» стали важным форматом для медиа. На афише невозможно разместить много текста. А внимание в ленте все еще удобно цеплять таким подходом.

Нейминг, тексты и контент

Я всегда стараюсь называть события так, чтобы потенциальный посетитель понял, что он увидит. Особенно это касается музеев. Их сотрудники очень любят «музейный язык», который добавляет важности и напускает тумана. Это отлично работает, если вы «Гараж» или МАММ. В других случаях, лучше не превращать потенциального посетителя в ежика из известного мультфильма.

Событие назвали Выставка-вечеринка «Фонды на свет». «Выставку-вечеринку» придумал я, а название — работники музея. Это был компромиссный вариант, потому что «выставка-вечеринка» их очень смущала. Но я очень хотел максимальной отстройки от любого музейного события. Идея очень понравилась самому главному руководителю музейных начальников.

Когда я пишу любой коммерческий текст, стараюсь ставить себя на место потенциального потребителя. Рассказываю о событии просто и понятно. Говоря о культуре, очень легко скатиться в восторженные описания или начать говорить профессиональными терминами или рядами существительных, как это любят музейщики. Есть даже специальный термин «Музейный язык». Когда на нем начинают говорить и писать, обычный человек читает и чувствует себя дураком. А если он что-то не понимает или боится показаться необразованным, то никогда не купит билет.

Я создал краткий контент-план на 11 дней и написал такие посты:

• основной пост — описание выставки, ее программа и УТП, побуждение сделать репост за скидку при покупке билета;
• описание каждого УТП — картинка из тех, что я собрал в основном посте и более развернутое описание;
• «работа кипит» — показал, как музейщики отбирают картины в фондохранилище;
• «два по цене одного» — рассказал о выставке казанских художников, которую можно посмотреть по единому билету;
• выборы мастер-класса для детей — любая активность — это хорошо. Музейщики предложили три мастер-класса. Разместили голосование. Посетители выбрали один из самых простых. Демократия.
• … осталось билетов — напоминание о том, что билеты кончаются и призыв их скорее выкупать.

Что бы я исправил в 2020 году: ко всем постам, кроме главного, сделал одинаковый «подвал» с призывом бронировать билеты и ссылкой на покупку. Странно выглядит, но работает.

Маркетинг

Даже максимальная отстройка от всех мероприятий музея с помощью афиши и понятных текстов не приведет людей. Нужно было решить, как лить трафик, если нет денег даже на самый простой таргет ВКонтакте.

Действовали так:

В наполненную контентом встречу «приглашали» участников из сообществ музея и еще нескольких партнерских сообществ. 100 рублей на оплату капчи взяли из бюджета события. Эта серая схема и прямо сейчас ее использовать я никому не рекомендую, но на ней до сих пор строится маркетинг многих провинциальных концертов.

Лиды приходили на основной пост и репостили его, чтобы получить скидку (150 рублей за билет, вместо 200). Мы запустились 28 августа и собрали в этом месяце полный охват 6923. В сентябре — 8038.

Когда провел событие 3 года назад и забыл заскринить статистику

Проблема: онлайн-оплата на сайте музея так и не запустилась.

Пришлось срочно придумывать выход. Решили, что будем собирать заявки на бронь билетов и предлагать выкупить их в кассе музея заранее. Сотрудники наотрез отказались принимать деньги на карту и тут же сдавать их в кассу. Даже топорных онлайн-продаж не вышло.

Схема бронирования выглядела так:

• в максимальном числе постов я указал ссылку на сотрудницу, у которой необходимо забронировать билет. Билетов всего 70 и на всех их не хватит. Мы завели гугл-форму, чтобы отмечать брони;
• я написал скрипт, а сотрудница музея писала его всем, кто указал, что «точно пойдет» на событие.

Последний пункт был самым адским. За сутки можно написать только 20 сообщений и выглядит это легким вторжением в частную жизнь. Однако брони пошли.

Я написал всем знакомым инстаблогерам. Критерии: от 2000 до 9000 подписчиков, ER больше 8%, осмысленная аудитория 25+. Предложил разместить посты и истории в обмен на «кураторство» выставки (выбрать по одной работе из каталога музея).

В начале кампании:

• 15 блогеров согласились разместить истории;
• 3 блогера разместили посты;
• 5 решили стать «кураторами».

За день до открытия:

• 8 блогеров разместили истории.

Отобрал работы из каталога всего один блогер. Музейщиков это только порадовало. Они очень переживали, что не смогут грамотно развесить картины.

Лучшая конверсия в брони у блогера, пишущего для мам с детьми (8000 подписчиков, ER 11%).

Итоги бронирования:

• Более 150 билетов забронировано;
• отлично работает «сарафанное радио» и рекомендации блогеров;
• билетов, выкупленных заранее очень мало.

Таблица бронирования: когда устал нумеровать брони

Что бы я исправил в 2020 году:только электронные билеты, никаких сообщений в личку. Обычно музеи очень плохо продают билеты заранее. Посетители знают, что можно прийти и купить билеты в кассе. Это не концерт, где зал могут продать подчистую. В музее немноголюдно и места хватит всем. Исключение — любое уникальное событие, например, открытие выставки. На него необходимо продавать электронные билеты. Странно, что это нужно объяснять в 2020 году, но: нет электронных билетов, нет конверсии с сайта и социальных сетей.

По какой причине письменное приглашение лучше устного

Письменное приглашение вызывает больший интерес к предстоящему событию, делает его в глазах приглашаемого более статусным и важным. Кроме того, это знак уважения от организаторов конференции или выставки к человеку, которого они хотят видеть на мероприятии.

Письменные приглашения лучше устных по следующим причинам:

• Письмо можно отправить людям, с которыми сложно связаться по телефону или встретиться лично;
• В письменном приглашении содержится ключевая информация о мероприятии (от его содержания до места и времени проведения встречи), так что эти важные моменты не выветрятся из памяти приглашенного – они всегда в нужный момент окажутся перед глазами;
• Создание правильно оформленного письма требует определённых временных и финансовых затрат, что говорит получателю о повышенном внимании к его персоне приглашающей стороны и служит знаком особого расположения (а это уже способствует формированию повышенной лояльности к организаторам встречи);
• Письмо является как бы физическим напоминанием о предстоящем событии – оно позволяет информации о мероприятии крепче отложиться в памяти приглашенного.

Текст приглашения на корпоратив

Так, в тексте приглашения на корпоративный праздник следует указать дату и место его проведения, способ доставки гостей (своим транспортом или, например, автобусами от офиса), форму одежды (она может быть свободной, вечерней или тематической, если вы организуете карнавал).

Уточните, можно ли взять с собой супруга или супругу, детей. Если на вечеринке будут выступать приглашенные артисты, об этом также можно упомянуть в тексте приглашения на корпоратив.

Что касается стиля, то здесь допускается разнообразие в зависимости от статуса торжества. Текст приглашения может быть выдержан в официальном или неофициальном, даже шутливом стиле.

Но в любом случае приглашение на корпоративное мероприятие нужно достойно оформить. Его можно отправить в виде смс, по электронной почте, разместить на открытках, в стенгазете или на доске объявлений.

Учесть все требования, которые предъявляются к текстам приглашений на корпоративный праздник не так-то просто. Мы решили облегчить для вас эту задачу и привели образцы текстов подобного рода приглашений, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящий из них в качестве основы.

Дополните его, приложив немного усилий и фантазии, – и тогда ваше приглашение на корпоративное мероприятие не оставит равнодушным никого.

***
Уважаемый _________________!
С радостью сообщаем Вам, что ___(дата)___ исполняется ровно ___ лет со времени основания нашей компании.
В честь этого замечательного праздника мы организовываем большой банкет,
на который с удовольствием приглашаем Вас!
Праздничное мероприятие запланировано на ___(дата)____ в развлекательно-ресторанном комплексе «____(название)____» (__________(адрес)___________),
начало в __(время)__ часов.
Ждем Вас с нетерпением!
Сотрудники компании __________

***
Уважаемый_________________!
Приглашаем Вас на яркий праздник, посвященный дню рождения нашего дружного коллектива.
Торжество состоится ___(дата)__ в ресторане «_________», начало в __(время)__.
В день рождения нашей компании мы соберемся вместе, чтобы поздравить друг друга с продуктивным и успешным прошедшим годом, а также приятно провести
время в атмосфере веселья и праздника.
Приходите обязательно – повеселимся на славу!
Сплоченный коллектив компании ____________

Приглашение на корпоративный праздник может быть лаконичным и сдержанным, а может быть достаточно эмоциональным, особенно если идет речь о предстоящей теплой встрече друзей и единомышленников. Например, текст приглашения на корпоратив в честь дня рождения компании или Нового года может быть следующим.

***
Дорогие друзья!
Мы уверены, что настоящее богатство заключается не в накоплении материальных благ. Важно знать, что рядом есть верные друзья и партнеры, проверенные временем и делами. Надежные соратники – это точка опоры в движении к успеху и преодолении любых препятствий.
Будем рады встретить Вас на рождественском ужине, который состоится ___________(дата) в ресторане _____________. Надеемся, что праздничный вечер в кругу друзей, партнеров и коллег станет для Вас приятным и интересным событием.

***
Дорогие коллеги!
Самое ценное для нашей компании – это наши надежные партнеры и наш дружный коллектив. Совместная работа в прошлом году способствовала развитию нашего предприятия. И, конечно, мы не достигли бы такого успеха без Вашей самоотдачи и желания развиваться.
С огромным удовольствием приглашаем Вас на праздничную вечеринку, которая начнется в _________ в кафе ______________. Мы встретим Новый год в атмосфере праздника, в кругу друзей и коллег.
Пусть наступающий год будет не менее удачным, чем уходящий. Желаем Вам и Вашим близким счастья, радости, здоровья и благополучия!
С уважением,
____________.

Читайте также:  Как накопить на машину без долгов и кредитов – советы, основанные на личном опыте

Приглашение на любого рода корпоративное мероприятие можно отправить от имени коллег. Но особенно приятно сотрудникам будет получить его от имени руководства.

***
Уважаемый _______________!
Я рад приветствовать Вас от имени ___________________(название предприятия). Вы — один из ведущих специалистов компании и Ваш вклад в наше общее дело поистине бесценен.
20.. год со всеми достижениями, которые он принес, и трудностями уже почти позади. Настало время встретить новый 20.. год, который, как мы надеемся, принесет нам новые возможности, новые достижения, новые успехи и новые идеи.
Я надеюсь, что в окружении коллег Вы получите истинное удовольствие от праздника, посвященного нашим партнерам, друзьям и сотрудникам.
Мы ждем Вас в развлекательном комплексе ___________ по адресу ___________. Начало мероприятия запланировано на ________часов 25 декабря.
Приглашение действительно для двух человек.
С уважением,
директор предприятия___________________

***
Уважаемые коллеги!
Трудясь над последним проектом, вы проявили должный профессионализм и компетентность, а также приложили немало усилий, что принесло потрясающие результаты нашей компании. В знак благодарности мы устраиваем небольшую корпоративную вечеринку и приглашаем Вас присоединиться к нам.
Праздник состоится ________________(число) по адресу: ____________________. Время начала вечеринки: 19:00.
Будем рады видеть Вас!
С уважением,
заместитель директора ________________.

***
Дорогие коллеги!
Мы ценим ответственность, целеустремленность и работоспособность, которыми обладают наши сотрудники, но вместе с тем понимаем, что должная продуктивность невозможна без хорошего отдыха. Поэтому мы решили порадовать наших работников и устроить для них небольшой праздник. В эту субботу, _________(число), мы приглашаем Вас на корпоративный пикник, где Вы сможете расслабиться, пообщаться с коллегами и насладиться красотой природы. До места проведения праздника будет организован трансфер.
Сбор в ________(время) около главного входа в офис. Надеемся, что Вы примете наше приглашение!
С уважением,
дирекция компании _________________.

И, наконец, текст приглашения на корпоративный праздник может быть написан в стихотворной форме.

***
Приглашаем от души на праздник замечательный,
Приходите отмечать, будем вам признательны!
Ведь сегодня Новый год, сказка начинается.
Как известно, в этот день чудеса случаются!
С Новым годом вас, друзья, дружно поздравляем!
Вас чудеса, сюрпризы ждут, веселье обещаем!

***
Стол накрыт, подарки, свечи…
Все застыло в предвкушенье.
В этот теплый, чудный вечер
Ждем вас в гости с нетерпеньем.

Приглашаем вас с любовью
К нам на Новый год прийти.
Эту сказку новогоднюю
Вместе с нами провести!

Пошаговое руководство по написанию приглашения

Законодательно вопрос написания пригласительных писем не регулируется. Строгих форм и бланков нет. Но в деловой среде сложились определённые правила, касающиеся оформления приглашений. Например, чаще всего такие письма выглядят более презентабельно, чем обычная корреспонденция. Приглашения составляются на качественной бумаге, в их оформлении присутствуют элементы декора. Обращение к приглашаемому осуществляется в вежливой форме, с использованием слова «Уважаемый» и имени-отчества лица.  Приписка «С уважением» приветствуется и в конце письма.

Инструкция по написанию приглашений выглядит так:

• Начинается все с вежливого обращения;
• Затем идет пригласительная часть, в которой рассказывается о месте и времени проведения встречи;
• Раскрывается информация о содержании мероприятия;
• В некоторых случаях прописывается просьба о сообщении приглашаемого о своем намерении посетить мероприятие;
• Организатор еще раз указывает себя – пишется наименование приглашающей стороны и указываются контакты для связи. 

Как ответить на приглашение

Получив приглашение, необходимо проинформировать устроителей о своем решении принять участие в мероприятии или отклонить предложение.

Ответ  предоставляется по-разному, с учетом формата проводимого мероприятия. Это может быть звонок приглашающей стороне по контактным телефонам, указанным в пригласительном, отправка электронного сообщения или предоставление письменного уведомления в случаях, когда необходимо соблюсти требования делового протокола.

При подготовке ответа, особенно, в случае отказа  принять участие в мероприятии, важно сформулировать его причину. Если реальной причины нет, а идти не хочется, то лучше сослаться на занятость, поскольку ссылки, например, на недомогание или болезнь могут обернуться неприятностями, ведь отказавшийся может быть замечен на другом празднике, вечере или банкете.

Если на приглашении указана аббревиатура R. S. V. P., то ответ должен быть предоставлен обязательно по контактным телефонам или электронному адресу, указанным на бланке. Если же устроители в тексте указали, что информировать их необходимо только в случае отказа, то именно так и следует поступить.

При необходимости проинформировать о своем участии организаторов неофициальных частных праздников, чаще всего не требуются соблюдение каких-либо условностей. Как правило, достаточно обычного звонка с информацией о том, принято предложение или отклонено по какой-либо причине.

Умение создать качественное приглашение и правильно его принять позволяет демонстрировать сторонам уважительное отношение друг к другу, подчеркивать ценность контактов и желание поддерживать и развивать дальнейшее общение.

[spoiler title=”Источники”]

• https://abcdwork.ru/finansy/pismo-priglashenie-obrazec-na-meropriyatie-vystavku.html
• https://online-buhuchet.ru/obrazec-pisma-priglasheniya-na-delovoe-meropriyatie-vystavku/
• https://vc.ru/marketing/168091-marketing-kultury-kak-ya-sobral-anshlag-na-otkrytii-vystavki-za-11-dney

[/spoiler]

Пригласительное письмо — это письменное обращение человеку или группе людей, в котором содержится просьба присутствовать на определенном мероприятии. 

Конечно, пригласить можно и устно либо написать сообщение. Однако у официальных пригласительных есть сильные стороны:

1.  Письма-приглашения задают тон вашему мероприятию. Да, самая главная причина, по которой стоит их писать. Первое впечатление часто остаётся последним, поэтому о своем имидже нужно заботиться с момента отправки приглашения. Официальное письмо уже позиционирует ваше мероприятие как нечто серьёзное. Сами подумайте, что выглядит солиднее: короткое сообщение партнерам в мессенджере или письмо (пусть даже электронное)? Ответ очевиден.

1. Такие приглашения информативны. У вас есть достаточно места, чтобы включить все подробности о вашем событии — от места до времени, от дресс-кода до тематики мероприятия. Вы не оставляете гостей утопать в догадках и показываете прямо «с порога», как у вас все хорошо организовано. 
   
2. Они повышают интерес к мероприятию. Неочевидный пункт, но очень правдивый. Пригласительные письма отлично подходят, чтобы вызвать чувство предвкушения перед мероприятием. Позвав человека «на словах», предложение может показаться ему не таким привлекательным, особенно, если у него плотный график и есть, из чего выбирать. 

Какими бывают пригласительные письма?

Приглашение можно направить онлайн по почте либо написать классическое бумажное письмо.

• Электронные пригласительные письма можно направить тем, кому физически трудно передать бумажное приглашение. Это наиболее быстрый способ оповестить человека о мероприятии, но не слишком торжественный. Если у вас в планах праздничное событие, уместнее будет позаботиться о бумажных вариантах приглашений. Чаще всего электронными письмами пользуются при деловой переписке.
• Бумажные приглашения (письма, карточки, открытки). Классическая форма для такого типа корреспонденции. Ее используют как для неформальных контактов (приглашение на свадьбу, семейные праздники), так и для официальных визитов. Бумажные письма можно оформить на свой вкус, использовать фирменные бланки. Для выражения крайней степени почтения можно даже написать приглашение от руки.

Как составлять деловые приглашения

 В структуре письма-приглашения нет ничего необычного, оно пишется по шаблону всех деловых документов, например, как письмо о сотрудничестве. Вот примерные тезисы, которые освещают в любом типе таких сообщений:

• Цель письма (информация о событии, само приглашение).
• Дата, место и время мероприятия.
• Программа мероприятия или другие важные детали (по желанию, если есть).
• Запрос на ответ (необязательно).

Давайте разберём структуру подробнее:

Приветствие адресата	Начните свое письмо с приветствия. Для деловых писем на русском языке самое частое обращение — по имени и отчеству. Если вы пишете группе людей, используйте собирательное «Уважаемые коллеги/ клиенты/ и т. д.) Приветствие пишется посередине, в конце ставится восклицательный знак.
Цель письма	Затем без лишних отступлений пригласите человека на мероприятие, указав при этом, что это за событие. Обязательно нужно написать, где и в какое время оно будет проходить. Эта информация должна быть в самом начале, так читателю будет удобнее найти необходимую информацию, не перечитывая письмо еще раз.  Вот варианты начальных фраз для этого блока: Мы рады пригласить вас… Наша компания будет рада принять вас в качестве гостя … Мы будем рады, если вы приедете … Буду рад, если вы посетите … От имени компании приглашаем вас…
Почему адресату важно посетить событие/ дополнительная информация	Во втором абзаце вы можете раскрыть мероприятие подробнее. Опишите цель события и почему, по вашему мнению, читателю необходимо его посетить. Если мероприятие будет иметь программу, желательно указать ее в письме. Вы также можете упомянуть специальных гостей или дополнительные требования к гостям. Пример дополнительной информации для писем-приглашений: Ссылка на форму регистрации Дресс-код Спикеры мероприятия Если мероприятие подразумевает вручение подарка, а вы не хотите его получать, просто укажите «Никаких подарков, пожалуйста». В противном случае ничего не упоминайте.
Благодарность за рассмотрение предложения и завершение письма	Выразите свою благодарность за рассмотрение вашего приглашения. Скажите, что вы с нетерпением ждете встречи с адресатом на мероприятии.  Напишите свою контактную информацию (адрес электронной почты, номер телефона и т. д.) Если у человека возникнут вопросы, он легко свяжется с вами.  В последнем предложении попрощаетесь с адресатом, поставьте свою подпись. Если вы пишете от лица компании, не забудьте указать свою должность.

  Советы по написанию деловых приглашений

Попытайтесь уложиться в одну страницу. Объем приглашения обычно не превышает 4-5 абзацев — этого вполне достаточно, чтобы осветить все пункты, описанные выше.

Делите письмо на короткие абзацы. Старайтесь, чтобы каждый абзац был не более 5-6 строк, так ваш текст проще читать.

Указывайте тему письма. Это базовый пункт этикета, касается электронных писем, причём любых. Чтобы ваше приглашение заметили, пишите в специальной строке тему, с которой вы обращаетесь.

Пишите письмо заранее. Вы же хотите, чтобы на ваше мероприятие пришли? Тогда пишите письмо заблаговременно, чтобы у ваших гостей была возможность запланировать время в своем расписании. Это особенно важно, если у адресата плотный график.

Предоставляйте исчерпывающую информацию. Составляя текст делового письма-приглашения, продумайте все вопросы, которые могут возникнуть у читателя. Адресат должен открыть письмо и сразу понять, что к чему. Чем больше неясностей оставит письмо, тем меньше вероятности, что по вашему приглашению придут.

Позаботьтесь о фирменном бланке. Если вы часто пишете официальные приглашения, используйте фирменный бланк компании. Это не обязательно, но положительно влияет на имидж компании.

Фатальные ошибки для бизнеса в e-mail переписке

Образцы писем-приглашений на русском

Нижеперечисленные примеры помогут вам понять структуру пригласительных писем. Конечно, общего образца, который подходит ко всем тематикам, не существует. Однако общая схема текста во многом универсальна. 

#1. Шаблон делового письма-приглашения на конференцию 

Уважаемый Пётр Иванович!

Приглашаем вас на нашу бизнес-конференцию «ABC», которая состоится в конференц-зале отеля Hilton 25 октября в 10.00.

На мероприятии будут рассмотрены:

— новые маркетинговые возможности на Дальнем Востоке;

— стратегии подбора онлайн-рекламы на платформах социальных сетей;

— стратегии инвестирования в рынок региона.

Посетив эту конференцию, у вас будет возможность углубить свои знания дальневосточного региона. Это поможет вам привлечь больше людей на веб-сайт компании и расширить возможности вашего бизнеса. 

Будем очень признательны за ваше присутствие на нашем мероприятии. Если у вас возникли вопросы, пожалуйста, обращайтесь к нам по электронной почте abc@example.com.

С уважением,

Мария Копылова

Директор компании «ABC»

#2. Образец письма-приглашения директору

Уважаемый Николай Фёдорович

Я, председатель Совета директоров ABC, направляю вам приглашение на участие в очередном общем собрании акционеров, которое состоится в 11:00 во вторник, 26 сентября 2021 г. Адрес места проведения — ул. Грибоедова, д. 7, Москва.

В рамках встречи будут обсуждаться следующие вопросы:

— Утверждение отчета Совета директоров о деятельности Общества за финансовый год, закончившийся 30 июня 2021 года.
— Получение отчета аудиторов за финансовый год и его утверждение.

Для подтверждения своего участия, пожалуйста, свяжитесь с нами любым удобным для вас способом.

C уважением,

Александр Трутнев

Председатель совета директоров ABC

 #3. Деловое приглашения для организации

Уважаемые сотрудники компании XYZ!

Компания ABC приглашает сотрудников на форум, посвящённый развитию экономики на основе микроанализа. Мероприятие состоится в (адрес), 4 мая 2021 года.

К письму мы приложили документ, в котором указаны все основные детали форума, включая место проведения, расписание встреч и темы обсуждений. Также в приложениях есть ссылка на форму регистрации.

Будем рады видеть вас среди наших гостей!

С уважением, 

Алина Савенкова

Менеджер по продажам и маркетингу

#4. Шаблон делового пригласительного письма для мероприятия

Уважаемые коллеги! 

Мы рады сообщить, что финская ассоциация ABC организует международную конференцию «Сознание Европы», посвященную и направленную на продвижение политики мультикультурности. Мероприятие пройдет с 18 по 19 марта 2022 года в Хельсинки, Финляндия. К участию приглашаются молодые люди 18-35 лет.

Спикеры и участники конференции — европейские признанные ученые и деятели культурной жизни. Среди подтвержденных ораторов – государственный министр по вопросам социальной интеграции AAA, министр образования BBB, профессор CCC.

Программа, список всех спикеров и темы конференции будут опубликованы до конца января. Мы с нетерпением ждём вас и готовы ответить на все интересующие вопросы по телефону [телефон] или электронной почте [почта].

С уважением,

XYZ

Глава ассоциации ABC

#5. Образец делового письма-приглашения для переговоров

Уважаемый Иван Павлович!

Компания ABC благодарит вас за возможность делового сотрудничества. Нас заинтересовало ваше деловое предложение о внедрении ПО компании XYZ в наши офисы. Мы бы хотели обсудить детали этой сделки при личной встрече.

Приглашаем вас в наш головной офис, расположенный по адресу (адрес) на следующей неделе, в удобное для вас время. В рамках переговоров мы обсудим поэтапное внедрение ПО и детали контракта.

Для подтверждения встречи, пожалуйста, свяжитесь с нами по номеру (номер) или в ответном письме.

Спасибо, что выразили желание сотрудничать с нашей компанией. Мы надеемся, что совместная работа принесёт каждой из сторон максимум пользы.

С уважением,

Пётр Самойлов

Исполнительный директор компании ABC

#6. Шаблон делового приглашения на тендер 

Уважаемая Татьяна Сергеевна!

Компания ABC предлагает компании XYZ участвовать в тендере на предоставление (услуги) в соответствии со спецификацией, изложенной в прилагаемых документах. В комплекте к этому письму вы найдёте:

• Инструкции и информация о тендерных процедурах
• Спецификация требований
• Список приложений

Чтобы принять участие в тендере, пожалуйста, заполните заявку на участие и пришлите документы не позднее 15 ноября 2021 года. Документы направьте в ответном письме, указав в теме название тендера.

Заполняя тендерное предложение, Вы можете выбрать одну или несколько позиций, на которых специализируется ваша компания. Пожалуйста, внимательно прочтите спецификации. Несоблюдение их может привести к аннулированию тендера.

Если у вас возникнут какие-либо вопросы по поводу заполнения заявки или иных аспектов, свяжитесь с нами по телефону (телефон) или по электронной почте (почта). 

С уважением, генеральный директор ABC

Розин Семен Артёмович

#7. Пример письма-приглашения для специалиста

Уважаемый Никита Дмитриевич!

От лица организации ABC мы хотим пригласить вас на дискуссию «ABC», которая состоится в отеле North Star 15 августа 2022 г. Участие бесплатное.

Мероприятие станет платформой для обсуждения современных экологических инициатив. Совместно с гостями и участниками конференции мы проанализируем опыт зарубежных коллег и попытаемся найти новые возможности для сохранения экологии в нашей стране.

Спикерами встречи станут представители муниципальных образований и лидеры НКО, а также авторы научных разработок в этой области. В конце вечера планируется открытый круглый стол, где специалисты из областей экологии поделятся своими вариантами решения совместных экологических проблем. 

Мы надеемся, что вы сможете посетить нашу мероприятие и поделитесь вашим опытом. Просим вас подтвердить свое присутствие, позвонив в наш офис в любой рабочий день по телефону (телефон).

С уважением,

Борис Величко 

Директор ABC

Образцы писем с приглашениями на английском

Структура подобных документов на английском не отличается. Единственное: обращение пишется с выравниванием слева, а в конце ставится запятая (это касается, впрочем, всех видов писем на английском).Давайте рассмотрим несколько шаблонов приглашений с переводом.

#1. Шаблон приглашения на собеседование на английском 

Дорогая Миссис Смит,

Благодарим вас за то, что вы подали заявление на должность администратора офиса в компании ABC в Миннеаполисе, Миннесота. Приглашаем вас прийти к нам в офис на собеседование на вакансию (название)

Ваше собеседование назначено на 1 мая 20XX, 16:00, по адресу 123 Main Street, Миннеаполис. Пожалуйста, свяжитесь с нами по телефону 651-555-6666 или напишите мне по адресу johnsmith@abccompany.com, если у вас есть какие-либо вопросы или указанное время вам не подходит. 

С уважением, 

Джон Смит

Региональный менеджер ABC 

Оригинал текста:

#2. Образец письма-приглашения на собрание с переводом

Дорогие коллеги,

Цель этого письма — пригласить вас на информационную встречу сотрудников компании ABC в [место встречи], 17 ноября 2021 года.

Цель этого собрания — определить, хотим ли мы создать нашу собственную профсоюзную организацию. Это добровольческая организация, деятельность которой будет направлена на решение любые проблемы или вопросы, которые могут возникнуть во время рабочего процесса. Приглашаются все сотрудники. 

Пожалуйста, присоединяйтесь к нам, чтобы определить, куда мы хотели бы двигаться дальше.

Если у вас есть какие-либо вопросы об этой информационной встрече, пожалуйста, свяжитесь с [контакт] 

С уважением,

Джон Смит

Сотрудник отдела ABC

Текст приглашения на английском:

#3. Письмо-приглашение на званый вечер

Дорогая Мисс Смит,

Мы, выпускники бизнес-школы ABC сердечно благодарны вам за прогресс, которого мы достигли в изучении делового английского языка под вашим руководством. 

Чтобы поблагодарить вас за те бесценные знания, которые вы помогли нам обрести, мы хотим пригласить вас на праздник в честь окончания бизнес-школы. Вечеринка будет проходить: в L-K Restaurant No. 244 Zhong-Shang North Road в среду, 6 июня, в 18:30. 

Мы будем очень рады, если вы уделите нам время и придете.

С уважением,
Выпускники ABC

Английский текст письма:

#4. Пример делового приглашения на семинар 

Дорогая Мисс Смит,

Мы рады сообщить вам, что в ближайшее воскресенье мы организуем образовательный семинар на тему «XYZ» в выставочном центре ABC с 10:00 до 17:00. 

В ходе мероприятия специалисты ознакомят вас с передовыми разработками в сфере интернет-продаж и расскажут о перспективных источниках финансирования для сферы (сфера) 

Программа семинара:

10:00-11:30 – регистрация участников;

11:30-13:00 – доклад исполнительного директора компании

13:00-14:00 – кофе-брейк;

14:00-16:00 – доклад контент-менеджера на тему: XXX

16:00-17:00 – открытая дискуссия

Чтобы принять участие в мероприятии, заполните регистрационную форму во вложении.

С уважением,

Корнелия Смит
Исполнительный директор компании ABC

Текст оригинала:

Заключение

Теперь вы можете написать свое собственное пригласительное письмо, которое обязательно вызовет у ваших гостей интерес к мероприятию, а также повысит имидж вашего события. Ничего сложного в составлении пригласительных нет. Главное — всегда сообщайте полную информацию о мероприятии и приводите веские причины, по которым гости должны его посетить. 

Научившись писать один вид деловых писем, вы легко справитесь с другими темами, например, с письмами-извинениями или благодарственными письмами, о которых мы писали ранее. 

Письмо-приглашение — это официальный способ пригласить лицо на какое-либо мероприятие, например, выставку, празднование какого-либо события. Также подобное письмо может оформляться одним работодателем для другого с целью приглашения на работу сотрудника в порядке перевода.

В статье предлагаем скачать три образца оформления данного документа, ссылки на бесплатное скачивания находятся в конце статьи.

Что такое письмо приглашение и когда оно составляется

Письмо-приглашение, как и следует из его наименования, представляет собой особую разновидность некоммерческой корреспонденции. Оно используется с четкой целью – пригласить определенного субъекта на конкретное событие, то есть для непосредственного участия в запланированном событии.

Практика показывает, что таким событием часто оказывается мероприятие какой-либо тематики, обучающий или ознакомительный семинар, собеседование (беседа) с работодателем, совещание, собрание, выставка, презентация, а также участие в тендере и другие возможные события, которые планируются на конкретные даты заранее.

Некоммерческий характер письма-приглашения вовсе не исключает его деловую направленность. По данной причине пригласительные письма достаточно часто применяются в предпринимательской и иных сферах общественной жизни.

В деловых некоммерческих коммуникациях письмо-приглашение выполняет следующие задачи:

1. Уведомить адресата (получателя) о каком-либо предстоящем событии. Как правило, подобные события заранее планируются на определенные дни (отправитель пригласительного письма указывает дату/время такого события).
2. Подтвердить сам факт приглашения адресата (получателя) для участия в конкретном запланированном событии.
3. Напомнить адресату (получателю) о месте, дате и времени назначенного события.
4. Уточнить адрес и конкретное время проведения ранее запланированного мероприятия.
5. Подчеркнуть важность, смысловое значение события (мероприятия) для адресата (получателя).
6. Проявить должную вежливость по отношению к адресату (получателю), оказать ему внимание, продемонстрировать уважительность в общении. Использование пригласительных писем считается признаком хорошего тона, что настраивает адресата (получателя) на продолжение контакта.
7. Прочие функции. Письмо-приглашение может оказаться единственным вариантом установления (продолжения) контакта, если личное общение, телефонный разговор, электронная почта или интернет-мессенджеры не представляются возможными.

Письмо, содержащее приглашение на конкретное запланированное событие, может быть передано адресату (получателю) одним из следующих доступных способов:

1. Отдать в руки при личной встрече. Как вариант, можно устно озвучить приглашение.
2. Передать через курьера. При этом имеется возможность разъяснения адресату непонятных моментов (если такие возникнут при получении корреспонденции).
3. Почтовое отправление. Если событие представляет большую важность, документ рекомендуется переслать ценным письмом, предполагающим опись вложений и уведомление отправителя о вручении. Необходимо, чтобы данное письмо поступило адресату своевременно (рекомендуется отправить его заблаговременно).
4. Отправка по e-mail или с помощью интернет-мессенджеров. Указанный вариант считается подходящим для приглашения адресата на встречу, собеседование, презентацию.

Приглашение относится к категории информационных писем.

Правила написания

Пригласительное письмо составляется в свободной (произвольной) форме. Общеобязательные шаблоны для этой категории писем не установлены законодательством. Это значит, что организация, гражданин или индивидуальный предприниматель вправе сформировать и использовать собственные образцы подобной корреспонденции для различных стандартных ситуаций.

Однако при составлении всё же желательно соблюдать стандартные общепринятые правила (нормы) ведения деловой переписки:

1. Использовать официальный, деловой, но вежливый стиль изложения и обращения.
2. Не допускать просторечия и разговорных оборотов в тексте письма.
3. Исключать любые ошибки и многозначные словесные конструкции при написании текста.
4. Четко представить адресату суть обращения (приглашения).
5. Учитывать особенности запланированного события (мероприятия).

Как правило, в типичном пригласительном письме указываются следующие сведения (реквизиты):

1. Информация об отправителе. Рекомендуется отобразить ФИО физлица, занимаемую должность, фактический/регистрационный адрес, а также название организации (если письмо отправлено от имени юрлица) и её главные реквизиты. Здесь же располагаются контакты для связи.
2. Информация об адресате (получателе). Указываются ФИО гражданина, его должность, фактический адрес, а также название организации (если письмо адресовано юрлицу) и её основные реквизиты.
3. Заглавие документа, которое обычно размещается по центру и отражает суть обращения (приглашения).
4. Обращение к получателю (адресату) по имени и отчеству с приставкой «Уважаемый».
5. Сведения о событии (мероприятии). Обязательно указываются место, дата и время проведения, его суть и смысловое значение для адресата. Допускается указание дополнительной информации, имеющей, однако, большое значение (контакты для связи с ответственным лицом, форма одежды, а также вещи, предметы, которые рекомендуется взять с собой, и прочие существенные моменты).
6. Просьба о подтверждении участия (визита) приглашенного лица. Здесь же указывается желательный способ такого подтверждения (например, отправка ответного письма). Этот реквизит указывается исключительно при необходимости.
7. Расшифрованная подпись отправителя с указанием ФИО и занимаемой должности.

Характер и специфика мероприятия могут повлиять на содержание и форму письма-приглашения. В большей степени это касается изложения информации о самом событии. Например, приглашение на собеседование будет несколько отличаться от приглашения на презентацию или выставку-продажу.

Скачать образец

Образцы письма-приглашения:

• на мероприятие;
• на выставку;
• на прием на работу.