Как составить инструкцию для персонала

Должностная инструкция – это очень интересный документ. Все мы не раз о ней слышали и знаем, что она фиксирует трудовые обязанности работника. На практике именно на нее часто ссылаются работодатели, описывая трудовую функцию в договоре.

При этом официального определения понятия «должностная инструкция» нет ни в Трудовом кодексе Российской Федерации, ни в других нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права. Несмотря на это, ссылки на данный документ встречаются в разъясняющих письмах органов власти и судебной практике.

О том, что такое должностная инструкция, зачем она нужна работодателю и как ее составить, вы узнаете из статьи нашего эксперта.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция, несмотря на отсутствие упоминания о ней в трудовом законодательстве, это важный документ, в содержание которого входят не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности ( Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6, Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Работодатель, исходя из целесообразности, может разработать индивидуальные инструкции на каждого работника или типовые для определенных должностей.

Зачем нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция не является обязательным документом, то есть ее наличие является правом работодателя, но не обязанностью. При этом многие работодатели разрабатывают для сотрудников такие документы. В чем же польза должностных инструкций? На этот вопрос существует несколько ответов.

1. В должностной инструкции можно подробно расписать весь функционал работника. В данном случае не будет необходимости включать в трудовой договор весь перечень обязанностей, достаточно будет сделать отсылку на документ.
2. Документ может помочь работодателю в спорах о неправомерном отказе в приеме на работу. Достаточно четко сформулировать требования к уровню образования, квалификации и стажу работы в документе. Например, в Определении Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 21.07.2021 № 88-9433/2021 суд признал правомерным отказ работодателя в приеме на работу кандидату, который не соответствовал должностной инструкции.
3. С помощью инструкции работодатель может подтвердить правомерность применения дисциплинарного взыскания. Например, Апелляционное определение Воронежского областного суда от 01.02.2018 по делу № 33-689/2018. Работник обратился в суд с заявлением о признании незаконными выговоров за то, что не представил работодателю отчет о проделанной работе. Работодатель представил в суд должностную инструкцию, где такая обязанность была обозначена, и суд признал дисциплинарные взыскания правомерными.
4. Должностные инструкции помогут обосновать разные оклады для должностей с похожим набором функций, но разным уровнем квалификации. Например, в Апелляционном определении Верховного суда Удмуртской Республики от 22.07.2019 по делу № 33-3229/2019 отмечено, что одинаковое наименование должности при различных по своему содержанию должностных обязанностях работников не является безусловным основанием для установления одинакового размера заработной платы.

Какие разделы должны быть в должностной инструкции?

Обязательных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Рекомендуем включить в документ следующие разделы.

• Общие сведения о должности и требования к образованию и стажу работы по специальности. Данная информация в том числе поможет правомерно отказать неподходящему кандидату в приеме на работу.
• Должностные обязанности. Рекомендуем прописать данный раздел максимально подробно и включить в него всё, что должен делать сотрудник и в какие сроки. В данном разделе также можно предусмотреть, кого работник замещает.
• Взаимодействие с другими сотрудниками и руководством, в том числе взаимодействие посредством электронной почты и менеджеров.

При составлении должностной инструкции рекомендуем избегать общих формулировок, например: «обеспечить высокий уровень работы», «осуществлять мониторинг текущей ситуации». Такие формулировки не несут смысловой нагрузки и утяжеляют текст документа. Должностные обязанности должны быть прописаны четко и конкретно.

Также не рекомендуем переписывать в должностную инструкцию нормы из Трудового кодекса. Например, обязанности работника по ст. 21 Трудового кодекса, ответственность и др. Данные нормы не являются обязательными для включения в документ и обязательны по закону.

В каком виде составляется должностная инструкция?

Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ ( Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она, как и трудовой договор, должна составляться в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой остается у работодателя. Получение работником экземпляра должно в общем случае подтверждаться подписью работника на экземпляре работодателя ( ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Должностная инструкция в виде отдельного документа – это локальный нормативный акт организации. При приеме на работу необходимо работника ознакомить с инструкцией в установленном порядке до подписания трудового договора ( ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Рекомендуем оформить должностную инструкцию отдельным документом, а не приложением к трудовому договору. Это связано с тем, что обязанности, включенные в трудовой договор, в том числе и в виде приложения к нему, это предмет согласования между работником и работодателем. Соответственно, изменить или дополнить их можно, только заключив дополнительное соглашение к трудовому договору.

Итак, несмотря на то что должностная инструкция не является обязательным документом, она может быть полезна для работодателя. Рекомендуем разработать такие инструкции для эффективной работы сотрудников и минимизации рисков трудовых споров.

Вопрос:

Установлены ли сроки действия и сроки хранения должностных инструкций?

Ответ:

Сроки действия должностных инструкций нормативно не установлены. Они могут быть установлены работодателем самостоятельно в соответствующей инструкции или ином локальном нормативном акте ( ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Сроки хранения установлены законом и зависят от вида должностной инструкции. Индивидуальные должностные инструкции работников хранятся в организации 50 либо 75 лет, в зависимости от того, когда прекратили их использовать:

• 75 лет – если документы окончены делопроизводством до 1 января 2003 года;
• 50 лет – если документы окончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Типовые должностные инструкции хранятся три года после их замены новыми ( ст. 442, 443 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Автор: преподаватель-юрист «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Анастасия Чекмарева

Должностная инструкция сотрудника (далее – ДИС) – это внутренний документ предприятия. Он предназначен для обозначения прав, обязанностей и зон ответственности любого работника – от простого консультанта до гендиректора. Как правильно оформлять этот документ и каковы плюсы от его использования в работе? В настоящей статье разберемся с правилами написания и утверждения ДИС в компании, а также ответим на самые часто задаваемые вопросы.

Наличие ДИС – это обязанность предприятия?

В соответствии с действующим законодательством, наличие ДИС является обязанностью только государственных учреждений. Также существуют отраслевые нормативы, регламентирующие должностные обязанности некоторых специальностей (пример — медицинские работники или представители частной охраны).

Все остальные организации не обязаны использовать ДИС в своей работе. Решение о внедрении такого документа в HR-процессы принимает сама компания, если у нее есть соответствующая потребность. Отметим, что на предприятиях с количеством сотрудников свыше 150 человек не обойтись без ДИС, т.к. именно этот инструмент позволяет должным образом следить за содержанием обязанностей и качеством их исполнения.

В каких случаях пригодится ДИС?

Наличие такого документа полезно не только для работника, но и для работодателя. Рассмотрим стандартные случаи, в которых любой из сторон трудовых отношений желательно иметь в наличии ДИС:

• Судебное разбирательство между работодателем и сотрудником. Подписанные ДИС предоставляют в качестве доказательства исполненных или неисполненных должностных обязанностей.

• Обоснование отказа в трудоустройстве на должность. Ссылаясь на пункты ДИС, можно доказать, что кандидат не соответствует требованиям работодателя и не обладает достаточной компетенцией.

• Проверка квалификации работника в рамках испытательного срока. Установленные при устройстве на работу должностные обязанности позволяют своевременно оценить навыки сотрудника и определить его соответствие занимаемой должности. 

• Распределение и конкретизация функционала работников. Четкие и понятные ДИС позволяют избежать рабочих конфликтов, связанных с размытыми границами ответственности и не совсем правильным распределением нагрузки между сотрудниками.

Как проверить будущего сотрудника?

Должностная инструкция может защитить компанию от многих HR-рисков, возникающих после трудоустройства нового сотрудника. Но не менее рациональным подходом является всесторонняя проверка физического лица до заключения с ним трудовых отношений. Именно для этих целей Цифровая платформа СберКорус разработала Сервис проверки физических лиц (СПФЛ), который позволяет получить всю необходимую информацию о будущем работнике: подлинность паспорта и документов об образовании, подтверждение трудового опыта, наличие правонарушений, исполнительных производств, процессов банкротства и многое другое. Функционал сервиса помогает бизнесу отсеивать нежелательных кандидатов и сокращать риски трудоустройства человека с сомнительными характеристиками.

По какому шаблону заполнять ДИС? 

Законодательством не утвержден единый формуляр должностной инструкции, поэтому она может быть написана в свободной форме.

Стандартная ДИС должна состоять из следующих основных разделов:

• общая информация о работодателе и сотруднике;

• сведения о должностных лицах, которым подчиняется работник;

• требования к образованию, квалификации, трудовому опыту;

• перечень должностных обязанностей и прав работника; 

• сведения об уровне ответственности (в т.ч. материальной) в случае нарушения положений ДИС.

Также следует сделать отметки о месте составления ДИС и о должностных лицах, уполномоченных ее утверждать. Не забывайте, что без подписей сторон документ не будет иметь юридической силы.

Как выглядит процесс утверждения ДИС?

Кто должен отвечать за составление и оформление должностной инструкции – в законе не установлено. Но подписывать и утверждать ДИС имеет право только руководитель. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 порядок утверждения такой: в правом верхнем углу документ должен содержать печатный гриф «Утверждаю», также указываются сведения об уполномоченном руководителе и его должности. Если вышеуказанный гриф отсутствует, то для утверждения ДИС составляются отдельные приказы. Работник и руководитель должны проставить свои подписи в документе.

Можно ли сделать персональную ДИС?

Да, помимо типовых должностных инструкций можно создать индивидуальные, под обязанности и зону ответственности какого-либо конкретного сотрудника. В данном случае имейте в виду, что при каждой кадровой замене потребуется утверждать новую структуру и текст ДИС. Если у сотрудников на одинаковых должностях совпадают выполняемый функционал и обязанности, то совершенно бессмысленно составлять для них уникальные и именные ДИС. Можно обойтись единым образцом инструкции, которая оформляется в качестве общего макета для всех сотрудников на какой-либо одноименной должности.

В статье расскажем, что такое производственная инструкция (далее ― ПИ) и для чего она нужна. Разберем, какие НПА требуют, чтобы в организации были ПИ. На примерах покажем, как разработать ПИ, обеспечить ими работников и организовать проверку знаний ПИ.

Что такое ПИ и для чего она нужна? 

Документ представляет прямой алгоритм действий на рабочем месте, в том числе при поломках или авариях.

ПИ по промышленной безопасности составляются с учетом факторов риска и специфики работы на конкретном предприятии. Этим они отличаются от руководств по эксплуатации оборудования.

Четкое следование указаниям инструкции позволяет работникам не отклоняться от техпроцесса, получать нужный результат и обеспечивать максимальную безопасность труда.

Какие НПА требуют, чтобы в организации были ПИ? 

Главный документ, который требует разрабатывать ПИ, — это ФНП ПБ. Он же предъявляет требования к их содержанию, к знаниям, умениям и навыкам работников, способам и объемам проверки знаний и ее периодичности.

Единого документа, устанавливающего требования к ПИ и проверке их знаний, нет. Поэтому необходимо разработать ЛНА (положение, порядок) для разработчиков ПИ, соединив в нем требования всех нормативных актов, регламентирующих производственную деятельность предприятия в области промышленной безопасности.

Приведем несколько примеров самых актуальных требований ФНП ПБ к разработке ПИ.

Сети газопотребления

Случаи обязательной разработки ПИ (технологических) устанавливают ФНП № 531[1].

На ТЭС с учетом особенностей оборудования, технологии и характера производства до пуска оборудования в эксплуатацию должны быть разработаны ПИ (технологические). ПИ должны содержать требования технологической последовательности выполнения различных операций при подготовке к пуску оборудования технологических комплексов, выводе в резерв, ремонте, допуске ремонтного персонала (работников) к выполнению работ на оборудовании (п. 12 ФНП № 531).

При эксплуатации пункта подготовки газа (далее ― ППГ) необходимо выполнять визуальный контроль технического состояния (обход) в сроки, устанавливаемые ПИ, обеспечивающие безопасность и надежность эксплуатации (п. 91 ФНП № 531).

В производственной зоне ППГ должны ежесменно осматриваться технологическое оборудование, газопроводы, арматура, электрооборудование, вентиляционные системы, средства измерений, противоаварийные защиты, блокировки и сигнализации. Выявленные неисправности должны устраняться в порядке и в сроки, установленные ПИ (технологическими) (п. 100 ФНП № 531).

Таким образом, необходимо разрабатывать ПИ (технологические) не смотря на наличие договора с подрядной организацией на оказание услуг по техническому обслуживанию и ремонту сети газораспределения и сети газопотребления.

Кроме того, в организации, осуществляющей эксплуатацию сетей газораспределения или газопотребления, должен быть разработан и утвержден руководителем такой организации или его уполномоченным заместителем, либо руководителем самостоятельного структурного подразделения (дочернего общества) указанной организации перечень газоопасных работ и инструкция, определяющая порядок подготовки и безопасность их проведения применительно к конкретным производственным условиям. Также утверждается перечень газоопасных работ, выполняемых без оформления наряда-допуска по ПИ, обеспечивающим их безопасное проведение (п. 133 ФНП № 531).

Подъемные сооружения 

Требования к разработке ПИ для организаций, осуществляющих работы с подъемными сооружениями (далее ― ПС), содержатся в ФНП ПС[2].

Согласно п. 147 эксплуатирующие организации обязаны обеспечить содержание ПС в работоспособном состоянии и безопасные условия их работы путем организации надлежащего надзора и обслуживания, технического освидетельствования и ремонта.

В этих целях должны быть:

• разработаны и утверждены журналы, программы, графики выполнения планово-предупредительных ремонтов, ППР, ТК, схемы строповки и складирования, должностные инструкции для инженерно-технических работников, а также производственные инструкции для персонала, на основе паспорта, руководства (инструкции) по эксплуатации конкретного ПС, с учетом особенностей технологических процессов, установленных проектной и технологической документацией;
• в наличии должностные инструкции и руководящие указания по безопасной эксплуатации ПС — у инженерно-технических работников, а у персонала — производственные инструкции;
• созданы условия выполнения инженерно-техническими работниками требований настоящих ФНП, должностных инструкций, а персоналом — производственных инструкций.

Оборудование под давлением 

Специализированные организации, осуществляющие работы по монтажу (демонтажу), ремонту, реконструкции (модернизации) и наладке оборудования под давлением ФНП ОРПД[3] обязывают[4]:

• провести рабочим подготовку в объеме квалификационных требований (в рамках профессионального обучения),
• организовать проверку знаний в объеме требований ПИ и (или) инструкций для данной профессии, а также в объеме технологических процессов, инструкций и карт на производство отдельных видов работ.

Проверку знаний требований ПИ и (или) инструкций для данной профессии у рабочих нужно проводить один раз в 12 месяцев. А ознакомление и проверку знаний технологических процессов, инструкций и карт на производство конкретного вида работ проводить непосредственно перед началом их выполнения (подп. «б» п. 101 ФНП ОРПД).  

ПИ, режимные карты и постоянные технологические регламенты должны быть разработаны и утверждены по окончании эксплуатации оборудования в режиме опытного применения на основании временной эксплуатационной документации с учетом полученных при этом результатов (п. 218 ФНП ОРПД), и должны храниться на рабочих местах работников (подп. «в» п. 207 ФНП ОРПД).

ПИ должны выдаваться персоналу перед допуском к работе с подтверждением их получения подписью работника в журнале или на контрольном экземпляре ПИ, или отметкой в системе электронного документооборота при условии, что данная система обеспечивает хранение информации и возможность идентификации работника и произведенных им действий (подп. «ж» п. 228 ФНП ОРПД).

Мы привели только основные требования ФНП ОРПД, сам документ содержат 84 требования к ПИ. И так практически в каждых ФНП. Кроме ФНП, требования к ПИ содержатся в правилах технической эксплуатации (далее ― ПТЭ)[5], а также в правилах работы с персоналом в организациях (далее ― ПРП)[6].

Рассмотрим далее требования разных норм к ПИ.

Как разработать ПИ? 

Содержание ПИ зависит от выполняемых работ, конкретного технологического процесса, состава оборудования, инструментов и приспособлений. Следовательно, в ПИ должны быть изложены порядок и требования, обеспечивающие безопасное проведение работ. Если безопасность выполнения работы обусловлена определенными нормами, то их необходимо указать отдельно (например, высота, напряжение, концентрация и т. п.).

Текст инструкции следует разделить на разделы. Требования инструкции должны быть изложены в соответствии с логикой технологического (производственного) процесса, с учетом разновидностей оборудования, приспособлений, инструмента.

Примерное содержание разделов ПИ см. в табл. 1.

Таблица 1. Примерное содержание ПИ и НПА, содержащие требования к ПИ