Форма ИНВ-1 охватывает информацию по основным средствам как в собственности предприятия, так и представленным на временное хранение или арендованным. Ее заполняют, когда возникает необходимость свести плановый (например, годовой) или внеплановый (перед продажей представительства) баланс.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк формы ИНВ-1 .xlsСкачать образец заполнения формы ИНВ-1 .xls
Под таблицей бланка обязательно должны стоять подписи членов комиссии и тех лиц, которые несут материальную ответственность на предприятии. Без этого комиссия не уполномочена для проверки, форма может считаться недействительной.
Такая инвентаризационная опись не охватывает основные средства, находящиеся в отбытии, а также нематериальные основные средства (проходят по форме ИНВ-1а).
Заполнение полей формы ИНВ-1
Поскольку ИНВ-1 используется как для собственности предприятия, так и для арендованных ценностей, то мы, не желая приводить к путанице, разделили эти назначения.
При проверке на предприятии, использующем основные средства (ОС) двух типов, следует заполнять два отдельных акта.
Вариант А. ОС в собственности компании
Внося данные в ИНВ-1, можно ориентироваться на инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форму ИНВ-3), откуда переносится большинство полей.
Как и другие учетные документы по инвентаризации, печатается в 2 экземплярах.
В этом варианте колонки 3-5 заполняются прочерками. Так же отмечаются позиции, не имеющие паспорта и заводского номера. Реже всего не заполняется год выпуска, однако и такая ситуация возможна, особенно для рабочего инструмента, ранее не состоявшего на учете. Если рабочая техника была доукомплектована (например, установка с башенным краном), описание комплектации следует указать во второй колонке.
— ИНВ-1 для инструментов и техники в собственности магазина.
Вариант Б. ОС арендованы у другого предприятия
В отличие от других учетных документов, печатается в 3 экземплярах:
- для ответственного лица,
- для бухгалтерии, составляющей общую отчетность,
- для арендодателя, предоставившего основные средства.
Данные по последнему юрлицу в обязательном порядке вносятся в форму, в строку после местонахождения ОС.
Как видно из формы, в столбцы 3-5 можно вносить данные по договорам аренды и лизинга.
— ИНВ-1 для предприятия с имуществом, взятым в аренду.
Общие моменты
Во всех случаях обязательной для заполнения является шапка документа, куда вносятся данные о распоряжении об инвентаризации.
— а вот “вид операции” можно оставить пустым.
ИНВ-1 позволяет внести более, чем 22 позиции. Для этого необходимо лишь допечатать нужное количество экземпляров страницы №2. Обратите внимание, что итоговые значения считаются как по текущей странице, так и по документу в целом.
Если, как в нашем примере, были обнаружены расхождения между физическим наличием основных средств и их учетом по бухгалтерии, следует перейти к заполнению сличительной ведомости.
Инвентаризационная опись основных средств – ИНВ-1 – служит для оформления результатов инвентаризации основных средств компании. О том, когда нужно заполнять унифицированную инвентаризационную опись по форме ИНВ-1, как это сделать без ошибок и где найти образец инвентаризационной описи основных средств расскажет наша статья.
Обязательно ли проводить инвентаризацию ОС?
Проверять фактическое наличие своих основных средств компании должны регулярно. Случаи обязательного проведения инвентаризации указаны в Положении по ведению бухучета и отчетности в РФ (далее — Положение), утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н (п. 27), и Методических указаниях по инвентаризации (далее — Методические указания), утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49 (п. 1.5).
Новые правила учета ОС согласно ФСБУ 6/2020 мы описывали в статье “Порядок учета основных средств согласно ФСБУ 6/2020”.
Проверь себя: как провести инвентаризацию
Время прохождения около 5 мин.
Пройти тест
Случаев таких немного, и связаны они с планами компании по продаже имущества или сдаче его в аренду. Также инвентаризация нужна после пожара и иных экстремальных ситуаций, перед составлением ликвидационного баланса и др. Самая же распространенная ситуация — проведение инвентаризации перед формированием годового баланса. Если отчетность компании подлежит обязательному аудиту, то без проведения процедуры инвентаризации подтвердить достоверность баланса (а именно он содержит информацию об имущественном положении компании) будет проблематично.
О том, кто подпадает под обязательный аудит, читайте в материале «Кто подпадает под обязательный аудит».
Инвентаризационная опись основных средств: порядок оформления
Чтобы правильно провести инвентаризацию, необходимо создать комиссию и издать приказ. Сама процедура несложная, но требует знания отдельных нормативных актов.
Так, проверить фактическое наличие основных средств комиссия может только в присутствии материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний) — в противном случае результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными. Контроль наличия ОС может проводиться 1 раз в 3 года (п. 1.5 Методических указаний, п. 27 Положения).
Как правильно провести инвентаризацию основных средств, узнайте в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Итоги инвентаризации нужно оформить — для этого обычно применяется такой документ, как инвентаризационная опись. Скачать унифицированный бланк инвентаризационной описи основных средств ИНВ-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, можно на нашем сайте по ссылке ниже:
Скачать унифицированную форму ИНВ-1
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 “Документы и документооборот в бухгалтерском учете”, который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.
Подробнее о первичке — в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Инвентаризационная опись формы ИНВ-1 составляется в 2 экземплярах по каждому месту хранения ОС. В ней заполняется информация о фактическом наличии объектов; если же отраженный в бухучете объект отсутствует, данные по нему тоже включаются в опись. Инвентаризационную опись основных средств по форме ИНВ-1 нужно составить отдельно по ОС производственного и непроизводственного назначения, а также по собственному и арендованному имуществу. Если в компании есть арендованные основные средства, то инвентаризационная опись по ним оформляется и для арендодателя.
Узнайте также нюансы проведения инвентаризации недвижимого имущества, как числящегося в качестве объектов ОС, так и тех, которые не относятся к объектам ОС. Для этого изучите готовое решение, которое подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите временный демодоступ бесплатно.
Образец и пример заполнения инвентаризационной описи основных средств
Для наглядности предлагаем вам посмотреть имеющийся у нас пример заполнения инвентаризационной описи основных средств ИНВ-1. Вы можете скачать его бесплатно по ссылке ниже:
Скачать образец заполнения инвентаризационной описи основных средств ИНВ-1
О процедуре проведения инвентаризации читайте в материале «Порядок проведения инвентаризации основных средств».
Итоги
В проведении инвентаризации имущества заинтересован прежде всего его владелец: и имущество под контролем, и отчетность достоверна. Грамотно же оформить результаты инвентаризации основных средств помогает инвентаризационная опись, которая может быть составлена по унифицированной форме ИНВ-1. Порядок заполнения и образец инвентаризационной описи основных средствдетально рассмотрен в данной статье.
Добавить в «Нужное»
Инвентаризационная опись основных средств (бланк и образец заполнения)
Организации обязаны периодически проводить инвентаризацию. Инвентаризации, в том числе подлежат основные средства. Инвентаризацию ОС компании должны проводить не реже одного раза в три года (п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Результаты инвентаризации ОС фиксируются в инвентаризационной описи основных средств.
Инвентаризационная опись основных средств: форма
В настоящее время нет формы инвентаризационной описи ОС, обязательной к применению. Поэтому компания вправе разработать собственную форму. Правда, проще воспользоваться унифицированной формой ИНВ-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).
Скачать бесплатно бланк инвентаризационной описи основных средств (ИНВ-1) можно через систему КонсультантПлюс.
Инвентаризационная опись основных средств ИНВ-1: нюансы заполнения
Инвентаризационные описи составляются отдельно по группам ОС: производственного и непроизводственного назначения.
До начала проведения инвентаризации с каждого материально ответственного лица берется расписка (она включена в заголовочную часть описи ИНВ-1).
Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на ОС, которые содержат драгоценные металлы и камни.
Ответственное лицо комиссии заполняет графу 10 описи о фактическом наличии ОС.
Если в ходе инвентаризации выявлены основные средства, которые не отражены в учете, а также ОС, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, члены комиссии должны включить в опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению комиссии такие ОС должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов.
Опись ИНВ-1 составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии отдельно по каждому месту хранения ценностей, а также лицом, ответственным за сохранность ОС (материально ответственным лицом).
Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй — остается у материально ответственных лиц.
На арендуемые ОС инвентаризационная опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр описи направляют арендодателю.
Инвентаризационная опись основных средств: образец
С образцом заполнения инвентарной описи по форме ИНВ-1 вы можете ознакомиться здесь.
Скачать
-
Образец приказа о проведении инвентаризации
48 Кб
, 67 загрузок
-
Образец журнала учета
34 Кб
, 56 загрузок
-
Образец сличительной ведомости
105 Кб
, 63 загрузки
Организации проводят инвентаризацию основных средств для того, чтобы удостовериться в фактическом наличии активов. Ревизия помогает выявить излишки, недостачу, а также причины возможных расхождений с учетом. В нашей статье вы узнаете, как провести инвентаризацию ОС и отразить ее результаты в бухгалтерском учете.
Объекты инвентаризации основных средств
Объектами инвентаризации основных средств выступают всевозможные активы компании, которые предназначены для производства продукции или оказания услуг — при условии, что такие активы соответствуют следующим критериям:
- стоимость больше 40 тыс. рублей;
- срок полезного использования 12 или более месяцев;
- могут приносить доход в будущем;
- приобретены с целью получения дохода, а не для перепродажи.
Конкретный перечень проверяемых объектов определяют при каждой ревизии.
Важно учесть, что в состав проверяемого имущества входят не только собственные, но и арендованные основные средства, а также имущество, находящееся на ответственном хранении.
Объекты основных средств, которые в момент инвентаризации находятся вне местонахождения учреждения, инвентаризируются до момента их временного выбытия.
Порядок проведения инвентаризации основных средств
Порядок проведения инвентаризации регламентирован Приказом Минфина РФ от 13.06.95 № 49. Так, по правилам основные средства нужно инвентаризировать не реже чем один раз в три года. Но можно проверять их и чаще, например, ежегодно перед тем, как составить годовую бухгалтерскую отчетность.
Также можно распределить основные средства по группам и ежегодно, в пределах трехлетнего периода инвентаризировать только часть объектов.
Точные сроки проведения ревизии компании устанавливают самостоятельно. Однако есть случаи, при которых компания обязана провести внеплановую инвентаризацию.
Инвентаризация основных средств обязательна, когда:
- предполагается сдача в аренду, выкуп или продажа объекта ОС;
- сменяются материально ответственные лица;
- вскрыты факты хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- произошли пожар, потоп или иные экстремальные обстоятельства;
- организация реорганизуется или ликвидируется;
- в других случаях, предусмотренных законодательством и внутренними документами.
Инвентаризацию основных средств проводит специальная комиссия путем осмотра объектов ОС. Перед осмотром следует проверить все имеющиеся документы по учету данных объектов. Это инвентарные карточки, инвентарные книги, описи и иные регистры аналитического учета, технические паспорта.
По зданиям, сооружениям и прочей недвижимости проверяют наличие документов, которые подтверждают право собственности организации на эти объекты. По арендованным и принятым на хранение основным средствам проверяют наличие договоров аренды и актов приема-передачи.
Если документы отсутствуют или в них выявлены неточности, нужно их оформить заново, а неточности исправить.
Процесс инвентаризации проходит в 4 этапа.
- Утверждение приказом руководителя состава инвентаризационной комиссии, срока и оснований для поведения инвентаризации.
- Определение наличия основных средств, а именно наименований ОС, количества, инвентарных номеров, стоимости, возможности использования по назначению.
- Сверка полученных сведений с данными бухгалтерского учета.
- Оформление результатов ревизии и отражение в бухучете данных о недостатках и излишках, выявленных при инвентаризации.
Состав комиссии по инвентаризации основных средств
Состав инвентаризационной комиссии утверждает руководитель компании. В нее обязательно нужно включить представителя от руководства и бухгалтерии. Например, директора или его зама, а также главного бухгалтера.
Остальных членов комиссии выбирают с учетом специфики проверяемых участков. Обычно это инженеры, экономисты, техники. Общее количество не лимитировано, однако создание комиссии предполагает, что в ее составе будет не менее трех человек — председатель и другие члены.
Нельзя включать в комиссию материально ответственных лиц, участки которых подлежат инвентаризации. Но эти сотрудники обязательно должны присутствовать при ревизии.
При инвентаризации должны присутствовать все члены комиссии. Отсутствие хотя бы одного из них может привести к тому, что суд признает результаты ревизии недействительными. Обратиться с иском в суд вправе любое заинтересованное лицо.
Чаще всего такие иски подают материально ответственные лица, у которых работодатель выявил недостачу и намерен ее взыскать. Если комиссия была не в полном составе, высока вероятность, что сотрудник оспорит претензии.
В ситуации, когда один из участников инвентаризационной комиссии отсутствует, следует приостановить проверку либо изменить состав комиссии отдельным приказом руководителя. Можно исключить отсутствующего работника, но лучше заменить его другим специалистом.
Компания может создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию либо каждый раз утверждать новую. Все зависит от внутренних правил, которые установлены в организации. Если перед каждой ревизией формируется новая комиссия, то пункт о ее создании включают в приказ о проведении инвентаризации.
Документы по инвентаризации основных средств
Для оформления инвентаризации основных средств можно использовать унифицированные бланки или собственные формы, которые компания утвердила в учетной политике.
Для приказа о проведении инвентаризации можно воспользоваться типовой формой № ИНВ-22. В ходе проверки инвентаризируемое имущество заносят в опись. Здесь подойдет типовая форма № ИНВ-1. Важно учесть, что для инвентаризации основных средств, находящихся в ремонте, опись составляют по другой типовой форме — ИНВ-10.
При ревизии основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.
Сведения о машинах, оборудовании и транспортных средствах вписываются в описи с указанием заводского инвентарного номера, года выпуска, назначения, мощности соответствующего актива. Однотипные инструменты, станки, на которые оформлены инвентарные карточки группового учета, указывают по наименованиям с указанием количества этих предметов.
Описи должны быть заполнены без помарок и подчисток. Ошибки в описях исправляются путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми верных. Таким способом корректировки вносятся во все экземпляры описей.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах они зачеркиваются. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
После этого описи подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.
При расхождении данных бухучета с результатами инвентаризационной описи на основании формы № ИНВ-1 составляют сличительную ведомость по форме № ИНВ-18.
При выявлении ОС, которые нельзя использовать по назначению, для их учета оформляется отдельная опись с вердиктом комиссии об их непригодности.
Далее составляют ведомость учета результатов инвентаризации, в которой отражают выявленный излишек или недостачу. Ведомость результатов можно составить по форме № ИНВ-26.
Каждый документ составляют в двух экземплярах, один из которых передают в бухгалтерию, другой — материально ответственному лицу.
На чужое имущество, которое получили на ответственное хранение или в аренду, оформляют отдельные описи в трех экземплярах. Один из них передают собственнику.
Приказ о проведении инвентаризации основных средств
Перед началом инвентаризации руководитель организации издает приказ, в котором изложены порядок, сроки, содержание проверки и состав инвентаризационной комиссии. Также в приказе перечисляют имущество, которое подлежит пересчету.
Распоряжение можно составить на бланке компании либо использовать типовую форму № ИНВ-22. Сведения о приказе, как правило, вносят в журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, который можно составить по форме № ИНВ-23.
Примеры оформления приказа о проведении инвентаризации и журнала по учету контроля за выполнением приказа о проведении ревизии основных средств можно скачать во вложениях к статье.
Учет результатов инвентаризации основных средств
В результате проведения инвентаризации основных средств зачастую выявляют либо излишек, либо недостачу.
Под излишком в данном случае понимается неучтенное имущество, которое обнаруживается при инвентаризации. На практике может возникнуть вопрос: по какой стоимости приходовать излишки в учете? Выявленные в ходе инвентаризации излишки основных средств приходуются по рыночной цене, установленной на дату проведения инвентаризации. Одновременно стоимость данных объектов отражается в прочих доходах.
Недостача, выявленная по итогам инвентаризации основных средств, возможна двух видов:
- по вине материально ответственного лица. В этом случае недостачу списывают за счет провинившихся сотрудников;
- в результате форс-мажорных обстоятельств — это наводнение, землетрясение, пожар и другие подобные случаи.
В случае если виновных лиц обнаружить не удалось, сумма недостатка списывается в составе убытков по балансовой стоимости активов. Аналогичное правило действует, если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства.
Бухгалтерские проводки при инвентаризации основных средств
Выявленные излишки и недостачи основных средств отражаются соответствующими проводками в бухгалтерском учете.
Проводка при выявлении излишков следующая:
- Дт 01 Кт 91.1- отражена стоимость излишков, выявленных при инвентаризации.
Если в результате инвентаризации обнаружилась недостача, то возможны два варианта проводок.
При отнесении сумм убытка на виновное лицо делают следующие проводки:
- Дт 01 Кт 01 — списание первоначальной стоимости;
- Дт 02 Кт 01 — списание амортизации по основному средству;
- Дт 73 Кт 01 — остаточная стоимость отнесена на виновное лицо;
- Дт 50,51,70 Кт 73 — сумма недостачи возвращена сотрудником или удержана из зарплаты.
Если виновного лица нет, организация вынуждена отнести недостачу на убытки. При этом проводки будут следующие:
- Дт 91.2 Кт 01 — списана сумма недостачи на убытки организации.
Сумму убытка определяют исходя из стоимости недостающего имущества по данным бухучета.
Сличительная ведомость инвентаризации основных средств
В случае если при проведении инвентаризации выявлены излишки или недостача основных средств, то для отражения результатов ревизии, помимо описей, составляется сличительная ведомость. Документ можно составить по форме № ИНВ-18, а можно разработать самостоятельно.
Суммы излишков и недостачи в этой ведомости указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Заполненную сличительную ведомость визирует бухгалтер и сотрудник, который отвечает за сохранность инвентаризируемого имущества.
Пример оформления сличительной ведомости по результатам инвентаризации основных средств можно скачать во вложениях к статье.
Акт инвентаризации основных средств
По итогам ревизии комиссия составляет инвентаризационную опись основных средств, которую на практике называют актом инвентаризации. Документ составляют по типовой форме № ИНВ-1, его полное название «Инвентаризационная опись основных средств». Также каждая организация вправе использовать самостоятельно составленный бланк акта инвентаризации.
Акт инвентаризации должны подписать все члены комиссии и материально ответственное лицо. Документ можно заполнить вручную или оформить с использованием технических средств.
К акту прикладывают сличительную ведомость, если были выявлены расхождения. Кроме того, материально ответственные лица должны написать объяснительные записки, которые также прикладывают к акту.
Количество описей зависит от того, какие активы проверяли: если собственное имущество, документ составляют в двух экземплярах. Если основные средства взяли в аренду, то в трех.
При пересчете товаров и прочих ТМЦ необходимо оформлять бумаги. Они имеются в виде подготовленных стандартных бланков. В этой статье мы подробно расскажем о ведении инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей с образцом заполнения бланка ведомости. А также раскроем сопутствующие вопросы, которые возникают у работников или у проверяющего органа.
Что это такое
С ревизией сталкиваются все, кто работает с материальными, финансовыми активами предприятия. При поступлении они ставятся на учет. Затем с определенной периодичностью проводится контроль, в ходе которого устанавливается соответствие всех записанных и числящихся документально объектов с фактическим наличием. После проделанной работы устанавливаются такие вердикты – избыток или недостача.
Процесс проводят специальные люди. Они действуют строго по протоколу, внутреннему распорядку компании и рекомендациям Минфина. Обязательно подлежат анализу следующие коммерческие объекты:
- все складские помещения – учитывается основной оборот деятельности, пронумерована техника;
- цеха, заводы – места, где осуществляется производственный цикл, в учет идет все, в том числе сырье и заготовки, детали;
- торговые залы, витрины;
- кассы.
Мы рассмотрели классическое содержание инспектирования, которое включает изготовление и реализацию продуктов производства коммерческого предприятия. Но на других точках все может происходить иначе, например, рестораны, кафе, спортивные комплексы или иные места предоставления услуг. Здесь нет реализуемой продукции или она содержится в небольшом количестве, зато есть другие позиции в смете – посуда, спортинвентарь и пр.
Отдельно стоят государственные учреждения, аптеки. У них этот процесс более сложный, потому что любая ошибка в отчетности или значительная недостача может рассматриваться как халатность, превышение полномочий или вовсе растрата бюджета, за что грозит не только увольнение и штраф, но и уголовное преследование вплоть до заключения.
Чтобы исключить ошибки человеческого фактора в товарном учете, рекомендуем его автоматизировать с помощью программного обеспечения от Клеверенс. Узнать подробнее >>
В процессе указанной деятельности составляется инвентаризационная опись – это бумага, предназначенная для фиксации ТМЦ, их количества, качества. Обычно она оформляется в двух идентичных копиях в присутствии сотрудника, несущего ответственность, и участников комиссии. Все перечисленные лица ставят по окончании проверки свои подписи. В результате один заполненный бланк передается в бухгалтерию на хранение, а второй остается у ответственного лица.
Чтобы осуществить все перечисленные выше вроде бы простые манипуляции, требуется сперва получить подписанный указ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. Эта отчетность не только предупреждает о приближении инспекции и санкционирует ее, но и выступает важным актом, который предоставляется как доказательство. Поэтому она хранится у бухгалтера в течение 5 лет.
Утвержденная форма
Скачать образец ИНВ-3 (.xlsx)
Уже в процессе подсчета ценностей пользуются (заполняют его) специальным унифицированным бланком – ИНВ-3. Он утвержден постановлением Госкомстата России еще в 1998 году и применяется до настоящего времени без изменений для любого предприятия, коммерческого или муниципального объекта. Его можно использовать как пример заполнения инвентаризационной описи.
Это трехстраничный акт, вот его незаполненный и максимально сокращенный образец:
В ходе работы он подвергается предварительному заполнению, в него вносятся от руки следующие сведения:
- Наименование организации и вид деятельности.
- Номер приказа, распоряжения, а также дата.
- Вид ТМЦ, которые находятся в собственности организации, полученные для переработки.
После этого идет классическая формула, согласно которой ответственные лица подтверждают и гарантируют, что соблюдены все формальности при списании в расход и имеются все доказательства, чеки.
Затем представлена большая таблица, в которой указан каждый элемент ТМЦ – его номер, наименование, номенклатурный код, стоимость, количество и прочие таблицы по усмотрению. Чем больше инвентаря, тем обширнее будут списки. В его конце следует строка «Итого» – это сумма, активы организации.
После этого идут уже подписи и подсчеты.
Форма ИНВ-3 — классическая для всех предприятий. Она создается единая к моменту начала деятельности, когда все ценности ставят на баланс в бухгалтерии. Но ежемесячно может что-то меняться – новые торговые позиции появляются, другие полностью списываются и убираются из перечня. Чтобы это подтвердить и составить новые списки, требуется письменное подтверждение от руководителя в форме приказа. Устно такие мероприятия не обосновываются.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров – это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Порядок заполнения бланка инвентаризационной описи с примером
Страница заполняется в два подхода. Сперва вписывается шапка и все позиции товаров, а затем, уже во время оценки количества и состояния предметов указывается наличие. После – проставляются подписи материально ответственного лица (МОЛ) и члена комиссии.
Начнем с шапки. Далеко не все поля, которые там представлены, обязательные. Например, вид деятельности, он же код ОКОНХ, указывается как основной реквизит, хотя в ряде других документов он пропускается. А графа «Вид операции» часто пустует, поскольку не все организации официально используют систему кодов. Также можно ничего не писать в строке «структурное подразделение». Отметим, что в местах, где ничего указать, не нужно ставить прочерки или иные знаки отсутствия данных, достаточно оставить его пустым.
Шапка – это был первый шаг. Здесь же следует указать всю информацию о документе, на основании которого проводится плановая или внеочередная проверка. Это может распоряжение руководителя. Чаще всего бумага выглядит так:
Таким образом, уже на предварительном этапе известны:
- дата проведения;
- инициалы и должности членов комиссии;
- что именно подлежит инвентаризации.
Поэтому эти сведения, как и номер приказа, можно уже заранее занести в отчет ИНВ-3.
Второй шаг – подтверждение того, что вверенные в его хранения ценности, денежные средства были либо оприходованы (и на это предоставляются подтверждения, чеки), либо списаны – этот факт тоже проверяется. Нужно быть готовым предоставить причины списания, объяснительные. Например, просроченные продукты или товары, поврежденные при транспортировке. Под соответствующим пунктом МОЛ ставит свою подпись еще до начала всей процедуры.
Шаг №3: переходим к таблице. Она включает основной смысл проведения сверки, поскольку в ней подробный перечень всего, что входит в ТМЦ предприятия. Это может быть: сырье, детали и заготовки, готовая продукция, все товарные единицы, а также мебель, техника и прочий инвентарь, который имеет стоимость и находится на балансе.
В среднем любая фирма имеет множество позиций. И учет практически невозможен без компьютерной программы – вручную это займет много часов. Лучшее ПО для коммерческих объектов, складских помещений предлагает компания «Клеверенс». Это программное обеспечение для проведения инвентаризации оборудования и инструментов, материалов, основных средств с использованием штрихкодов. Таким образом, все первые 9 столбцов уже сразу несут в себе информацию о товарной единице, их количестве, стоимости, серийном номере. Потребуется только вписать «Фактическое наличие». Отметки делает комиссия при сопровождении сотрудника, несущего ответственность. Никакого подлога данных быть не может. Запрещено заполнять ведомость, ориентируясь только на слова и заверения МОЛ, надо все точно проверить, посмотреть, удостовериться и запротоколировать.
После перечисления подводится итог. Для удобства подсчета конечные выводы делаются постранично. А затем складываются воедино. Количество страниц зависит от того, насколько объемная номенклатура.
Шаг №4: все члены проверочной комиссии ставят свои подписи в знак того, что они подтверждают полученные сведения. Это же делает материально ответственный сотрудник. Кто может входить в состав проверяющих:
- администраторы;
- бухгалтер;
- люди, занимающие руководящие должности;
- специалисты по соседнему цеху и пр.
Главное, что перечень лиц утвержден заранее приказом.
Как правильно заполнять
Есть несколько рекомендаций и требований к тому, как правильно заполнить опись товарно-материальных ценностей:
- вносить правки запрещено без присутствия МОЛ;
- в составе комитета всегда должны быть те же лица, которые были озвучены приказом;
- сведения записываются только после реального обнаружения фактического наличия ТМЦ (не со слов кого-либо).
Все результаты записываются на бумаге. При этом фиксируется как наличие, так и недостаток. На основании этого далее будут составляться акты, которые подтверждают избыток или недостачу. Если такое выявлено, то следует проводить служебное расследование или списывать все в колонку «Расходы» бухучета. На все это следует также подписывать приказы.
Кроме того, необходимо обязательно указывать:
- стоимость товарной единицы – от этого зависит, например, какая сумма будет высчитываться с сотрудника, ответственного за это;
- код продукта – так проще по артикулу проводить все процедуры;
- состояние, качество.
Последнее важно в ходе того, что ряд изделий бывает бракованным или сломанным. Они обычно продаются с большой скидкой, часто в ущерб компании, а иногда это и основание для списания. Таким образом, даже испорченные вещи обязательно должны быть зафиксированы в перечне.
Если в формуляре (в таблице) остаются свободные столбцы, то их на всю ширину места перечеркивают буквой Z, это нужно для того, чтобы не вписать туда ничего лишнего.
Как указывалось ранее, берется бланк по форме ИНВ-3. Но если в корпорации имеются нефинансовые активы, то их следует заносить в формуляр 0504087. Выглядит чистый образец так:
По сути, в нем содержатся те же поля, что и в выше представленном, только не учитывается стоимость учетных единиц.
Детализация описи
Так называются те самые таблицы, которые составляют основной объем акта. Важно то, что для одного типа ценностей должен быть особенный бланк. Таким образом, если необходимо учесть сырье, товары и мебель, следует подготавливать и заполнять три отчета.
Все колонки пронумерованы, всего их тринадцать. Одна из них, №9, заполняется факультативно, то есть в необязательном порядке. Посмотрим на пример:
Здесь мы видим, что эта графа остается незаполненной. Дело в том, что оформление технических устройств или ювелирных изделий более сложное, так как у них есть паспорт. Именно в таких случаях строка необходима. Также обратите внимание на колонки 10, 11 и 12, 13. Как раз они и зачастую расходятся, так как фактическое наличие бывает больше или меньше, чем заявленное в бухучете. Если это подтвердилось, то следует заполнить форму ИНВ-19:сличительная ведомость по результатам инвентаризации.
Внесение сведений в бумагу на основные средства (ОС)
Этот процесс проводится не реже, чем раз в три года. При этом применяется форма ИНВ-1, которая по содержанию практически не отличима от выше представленного. Его оформление соответствует приведенному выше порядку. Здесь в графах будут указаны следующее:
- недвижимое имущество;
- автомобили и иные ТС, в том числе сельскохозяйственные машины;
- оборудование и электротехника;
- хозинвентарь;
- взрослый рабочий скот;
- специальные инструменты и прочие средства, которые являются основными для обеспечения деятельности предприятия.
Заполненная инвентаризационная (инвентарная) опись ОС
Приведем пример, как может выглядеть ведомость по графе имущества:
Как мы видим, некоторые поля остаются незаполненными.
Когда проводится инвентаризация
Обычно процесс является профилактическим, совершается по заранее составленному графику и не представляет ничего особенного и неожиданного для персонала. Так проверки возможно осуществлять каждый месяц – сверка кассы и товаров, а для основных средств – раз в 3 года. Но также бывают внеплановые перерасчеты, они показаны в следующих случаях:
- меняется руководящее лицо, компания передается в пользование другому владельцу или арендатору;
- составляется годовой отчет;
- происходит смена материально ответственных лиц – старое должно подписать акт о сдаче ценностей, а новое – о получении;
- в ходе служебного расследования на предмет хищения или превышения полномочий;
- ситуации, которая вызвана непреодолимыми силами – наводнением, пожаром, то есть, когда нужно подсчитать убытки;
- при реорганизации или ликвидации всей фирмы.
Скачать документы для описи инвентаризации
Так как большинство актов, приказов и прочих бумаг является унифицированными, то есть подходящими под деятельность любой компании, то мы предлагаем вам непосредственно сейчас сохранить образцы:
- ИНВ-3;
- заполненный пример;
- 0504087 чистый бланк;
- образец заполнения;
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров – это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Ответственность за составление
Все лица, которые принимают участие в процессе пересчета ценностей, являются ответственными. Поэтому каждый член комиссии, который поставит свою подпись, отвечает за задокументированные результаты. Также обязанности не снимаются с лица, который изначально отвечал за ТМЦ. Обычно это продавец, кладовщик, менеджер. Если допущены ошибки, то перечисленные люди, возможно, будут оштрафованы с указанием – причинение материального вреда предприятию. Если один из участников комиссии не пришел на проверку, ее результаты реально признать недействительными.
Срок хранения
Все документы подвергаются складированию в архивах на протяжении 5 лет.
В статье мы объяснили, что такое инвентаризационная опись. Сделайте весь процесс ведения бухгалтерии удобнее и быстрее с программным обеспечением от «Клеверенс».
Количество показов: 88573
