Как составить инвентаризационную опись по складу

При пересчете товаров и прочих ТМЦ необходимо оформлять бумаги. Они имеются в виде подготовленных стандартных бланков. В этой статье мы подробно расскажем о ведении инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей с образцом заполнения бланка ведомости. А также раскроем сопутствующие вопросы, которые возникают у работников или у проверяющего органа.

Что это такое

С ревизией сталкиваются все, кто работает с материальными, финансовыми активами предприятия. При поступлении они ставятся на учет. Затем с определенной периодичностью проводится контроль, в ходе которого устанавливается соответствие всех записанных и числящихся документально объектов с фактическим наличием. После проделанной работы устанавливаются такие вердикты – избыток или недостача.

Процесс проводят специальные люди. Они действуют строго по протоколу, внутреннему распорядку компании и рекомендациям Минфина. Обязательно подлежат анализу следующие коммерческие объекты:

• все складские помещения – учитывается основной оборот деятельности, пронумерована техника;
• цеха, заводы – места, где осуществляется производственный цикл, в учет идет все, в том числе сырье и заготовки, детали;
• торговые залы, витрины;
• кассы.

Мы рассмотрели классическое содержание инспектирования, которое включает изготовление и реализацию продуктов производства коммерческого предприятия. Но на других точках все может происходить иначе, например, рестораны, кафе, спортивные комплексы или иные места предоставления услуг. Здесь нет реализуемой продукции или она содержится в небольшом количестве, зато есть другие позиции в смете – посуда, спортинвентарь и пр.

Отдельно стоят государственные учреждения, аптеки. У них этот процесс более сложный, потому что любая ошибка в отчетности или значительная недостача может рассматриваться как халатность, превышение полномочий или вовсе растрата бюджета, за что грозит не только увольнение и штраф, но и уголовное преследование вплоть до заключения.

Чтобы исключить ошибки человеческого фактора в товарном учете, рекомендуем его автоматизировать с помощью программного обеспечения от Клеверенс. Узнать подробнее >>

В процессе указанной деятельности составляется инвентаризационная опись – это бумага, предназначенная для фиксации ТМЦ, их количества, качества. Обычно она оформляется в двух идентичных копиях в присутствии сотрудника, несущего ответственность, и участников комиссии. Все перечисленные лица ставят по окончании проверки свои подписи. В результате один заполненный бланк передается в бухгалтерию на хранение, а второй остается у ответственного лица.

Чтобы осуществить все перечисленные выше вроде бы простые манипуляции, требуется сперва получить подписанный указ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. Эта отчетность не только предупреждает о приближении инспекции и санкционирует ее, но и выступает важным актом, который предоставляется как доказательство. Поэтому она хранится у бухгалтера в течение 5 лет.

Утвержденная форма

Скачать образец ИНВ-3 (.xlsx)

Уже в процессе подсчета ценностей пользуются (заполняют его) специальным унифицированным бланком – ИНВ-3. Он утвержден постановлением Госкомстата России еще в 1998 году и применяется до настоящего времени без изменений для любого предприятия, коммерческого или муниципального объекта. Его можно использовать как пример заполнения инвентаризационной описи.

Это трехстраничный акт, вот его незаполненный и максимально сокращенный образец:

В ходе работы он подвергается предварительному заполнению, в него вносятся от руки следующие сведения:

• Наименование организации и вид деятельности.
• Номер приказа, распоряжения, а также дата.
• Вид ТМЦ, которые находятся в собственности организации, полученные для переработки.

После этого идет классическая формула, согласно которой ответственные лица подтверждают и гарантируют, что соблюдены все формальности при списании в расход и имеются все доказательства, чеки.

Затем представлена большая таблица, в которой указан каждый элемент ТМЦ – его номер, наименование, номенклатурный код, стоимость, количество и прочие таблицы по усмотрению. Чем больше инвентаря, тем обширнее будут списки. В его конце следует строка «Итого» – это сумма, активы организации.

После этого идут уже подписи и подсчеты.

Форма ИНВ-3 — классическая для всех предприятий. Она создается единая к моменту начала деятельности, когда все ценности ставят на баланс в бухгалтерии. Но ежемесячно может что-то меняться – новые торговые позиции появляются, другие полностью списываются и убираются из перечня. Чтобы это подтвердить и составить новые списки, требуется письменное подтверждение от руководителя в форме приказа. Устно такие мероприятия не обосновываются.

Порядок заполнения бланка инвентаризационной описи с примером

Страница заполняется в два подхода. Сперва вписывается шапка и все позиции товаров, а затем, уже во время оценки количества и состояния предметов указывается наличие. После – проставляются подписи материально ответственного лица (МОЛ) и члена комиссии.

Начнем с шапки. Далеко не все поля, которые там представлены, обязательные. Например, вид деятельности, он же код ОКОНХ, указывается как основной реквизит, хотя в ряде других документов он пропускается. А графа «Вид операции» часто пустует, поскольку не все организации официально используют систему кодов. Также можно ничего не писать в строке «структурное подразделение». Отметим, что в местах, где ничего указать, не нужно ставить прочерки или иные знаки отсутствия данных, достаточно оставить его пустым.

Шапка – это был первый шаг. Здесь же следует указать всю информацию о документе, на основании которого проводится плановая или внеочередная проверка. Это может распоряжение руководителя. Чаще всего бумага выглядит так:

Таким образом, уже на предварительном этапе известны:

• дата проведения;
• инициалы и должности членов комиссии;
• что именно подлежит инвентаризации.

Поэтому эти сведения, как и номер приказа, можно уже заранее занести в отчет ИНВ-3.

Второй шаг – подтверждение того, что вверенные в его хранения ценности, денежные средства были либо оприходованы (и на это предоставляются подтверждения, чеки), либо списаны – этот факт тоже проверяется. Нужно быть готовым предоставить причины списания, объяснительные. Например, просроченные продукты или товары, поврежденные при транспортировке. Под соответствующим пунктом МОЛ ставит свою подпись еще до начала всей процедуры.

Шаг №3: переходим к таблице. Она включает основной смысл проведения сверки, поскольку в ней подробный перечень всего, что входит в ТМЦ предприятия. Это может быть: сырье, детали и заготовки, готовая продукция, все товарные единицы, а также мебель, техника и прочий инвентарь, который имеет стоимость и находится на балансе.

В среднем любая фирма имеет множество позиций. И учет практически невозможен без компьютерной программы – вручную это займет много часов. Лучшее ПО для коммерческих объектов, складских помещений предлагает компания «Клеверенс». Это программное обеспечение для проведения инвентаризации оборудования и инструментов, материалов, основных средств с использованием штрихкодов. Таким образом, все первые 9 столбцов уже сразу несут в себе информацию о товарной единице, их количестве, стоимости, серийном номере. Потребуется только вписать «Фактическое наличие». Отметки делает комиссия при сопровождении сотрудника, несущего ответственность. Никакого подлога данных быть не может. Запрещено заполнять ведомость, ориентируясь только на слова и заверения МОЛ, надо все точно проверить, посмотреть, удостовериться и запротоколировать.

После перечисления подводится итог. Для удобства подсчета конечные выводы делаются постранично. А затем складываются воедино. Количество страниц зависит от того, насколько объемная номенклатура.

Шаг №4: все члены проверочной комиссии ставят свои подписи в знак того, что они подтверждают полученные сведения. Это же делает материально ответственный сотрудник. Кто может входить в состав проверяющих:

• администраторы;
• бухгалтер;
• люди, занимающие руководящие должности;
• специалисты по соседнему цеху и пр.

Главное, что перечень лиц утвержден заранее приказом.

Как правильно заполнять

Есть несколько рекомендаций и требований к тому, как правильно заполнить опись товарно-материальных ценностей:

• вносить правки запрещено без присутствия МОЛ;
• в составе комитета всегда должны быть те же лица, которые были озвучены приказом;
• сведения записываются только после реального обнаружения фактического наличия ТМЦ (не со слов кого-либо).

Все результаты записываются на бумаге. При этом фиксируется как наличие, так и недостаток. На основании этого далее будут составляться акты, которые подтверждают избыток или недостачу. Если такое выявлено, то следует проводить служебное расследование или списывать все в колонку «Расходы» бухучета. На все это следует также подписывать приказы.

Кроме того, необходимо обязательно указывать:

• стоимость товарной единицы – от этого зависит, например, какая сумма будет высчитываться с сотрудника, ответственного за это;
• код продукта – так проще по артикулу проводить все процедуры;
• состояние, качество.

Последнее важно в ходе того, что ряд изделий бывает бракованным или сломанным. Они обычно продаются с большой скидкой, часто в ущерб компании, а иногда это и основание для списания. Таким образом, даже испорченные вещи обязательно должны быть зафиксированы в перечне.

Если в формуляре (в таблице) остаются свободные столбцы, то их на всю ширину места перечеркивают буквой Z, это нужно для того, чтобы не вписать туда ничего лишнего.

Как указывалось ранее, берется бланк по форме ИНВ-3. Но если в корпорации имеются нефинансовые активы, то их следует заносить в формуляр 0504087. Выглядит чистый образец так:

По сути, в нем содержатся те же поля, что и в выше представленном, только не учитывается стоимость учетных единиц.

Детализация описи

Так называются те самые таблицы, которые составляют основной объем акта. Важно то, что для одного типа ценностей должен быть особенный бланк. Таким образом, если необходимо учесть сырье, товары и мебель, следует подготавливать и заполнять три отчета.

Все колонки пронумерованы, всего их тринадцать. Одна из них, №9, заполняется факультативно, то есть в необязательном порядке. Посмотрим на пример:

Здесь мы видим, что эта графа остается незаполненной. Дело в том, что оформление технических устройств или ювелирных изделий более сложное, так как у них есть паспорт. Именно в таких случаях строка необходима. Также обратите внимание на колонки 10, 11 и 12, 13. Как раз они и зачастую расходятся, так как фактическое наличие бывает больше или меньше, чем заявленное в бухучете. Если это подтвердилось, то следует заполнить форму ИНВ-19:сличительная ведомость по результатам инвентаризации.

Внесение сведений в бумагу на основные средства (ОС)

Этот процесс проводится не реже, чем раз в три года. При этом применяется форма ИНВ-1, которая по содержанию практически не отличима от выше представленного. Его оформление соответствует приведенному выше порядку. Здесь в графах будут указаны следующее:

• недвижимое имущество;
• автомобили и иные ТС, в том числе сельскохозяйственные машины;
• оборудование и электротехника;
• хозинвентарь;
• взрослый рабочий скот;
• специальные инструменты и прочие средства, которые являются основными для обеспечения деятельности предприятия.

Заполненная инвентаризационная (инвентарная) опись ОС

Приведем пример, как может выглядеть ведомость по графе имущества:

Как мы видим, некоторые поля остаются незаполненными.

Когда проводится инвентаризация

Обычно процесс является профилактическим, совершается по заранее составленному графику и не представляет ничего особенного и неожиданного для персонала. Так проверки возможно осуществлять каждый месяц – сверка кассы и товаров, а для основных средств – раз в 3 года. Но также бывают внеплановые перерасчеты, они показаны в следующих случаях:

• меняется руководящее лицо, компания передается в пользование другому владельцу или арендатору;
• составляется годовой отчет;
• происходит смена материально ответственных лиц – старое должно подписать акт о сдаче ценностей, а новое – о получении;
• в ходе служебного расследования на предмет хищения или превышения полномочий;
• ситуации, которая вызвана непреодолимыми силами – наводнением, пожаром, то есть, когда нужно подсчитать убытки;
• при реорганизации или ликвидации всей фирмы.

Скачать документы для описи инвентаризации

Так как большинство актов, приказов и прочих бумаг является унифицированными, то есть подходящими под деятельность любой компании, то мы предлагаем вам непосредственно сейчас сохранить образцы:

• ИНВ-3;
• заполненный пример;
• 0504087 чистый бланк;
• образец заполнения;

Ответственность за составление

Все лица, которые принимают участие в процессе пересчета ценностей, являются ответственными. Поэтому каждый член комиссии, который поставит свою подпись, отвечает за задокументированные результаты. Также обязанности не снимаются с лица, который изначально отвечал за ТМЦ. Обычно это продавец, кладовщик, менеджер. Если допущены ошибки, то перечисленные люди, возможно, будут оштрафованы с указанием – причинение материального вреда предприятию. Если один из участников комиссии не пришел на проверку, ее результаты реально признать недействительными.

Срок хранения

Все документы подвергаются складированию в архивах на протяжении 5 лет.

В статье мы объяснили, что такое инвентаризационная опись. Сделайте весь процесс ведения бухгалтерии удобнее и быстрее с программным обеспечением от «Клеверенс».

Количество показов: 88242

Как вы в компании инвентаризируете склад? Формально на бумаге без реального пересчета активов? Зря. Есть примеры, когда из-за такого подхода исчезали цистерна бензина и несколько колесных пар к трамвайным вагонам. В статье рассказываем, почему инвентаризация склада хоть и муторна, но важна, как дроны и штрихкоды ускорят процесс и как правильно оформить результаты, чтобы налоговики не придирались.

Проведение инвентаризации на складе: зачем это нужно и каковы этапы процесса

Как в компании понимают, что у них на складе есть товар «А»? Из учетной системы. Если остаток по товару ненулевой, значит, он должен где-то быть. А должен ли? Ведь данные бухучета иногда живут своей жизнью: по документам складская картина мира одна, а по факту – совсем другая.

Почему? Потому что когда в 1С вбивали данные накладных на приход, то ошиблись с артикулом и теперь один товар будто бы лишний, а другого не хватает. Потому что нечистый на руку кладовщик потихоньку сливал бензин из цистерны компании в свою канистру и однажды слил вообще все. Потому что экспедитор забыл отдать товаросопроводительные документы в бухгалтерию, там не приняли партию материалов к учету и теперь их словно вообще не существует.

Чем больше таких историй, тем сильнее будут отличаться бухгалтерские цифры от реальной ситуации.

Вернуть бухучет «на землю» помогает инвентаризация. Идем на склад, смотрим, что там лежит, пересчитываем и перевзвешиваем. Так узнаем настоящее положение дел, сравниваем его с бухгалтерскими данными, фиксируем излишки или недостачи. И заодно ловим двух зайцев:

К примеру, итоги «всамделишной», а не формальной инвентаризации открывают глаза руководству на масштабы прямого воровства и прочие ухищрения сотрудников.

Вот парочка ситуаций для иллюстрации того, как оно бывает.

Первая. Компания позвала аудиторов, чтобы они провели независимую инвентаризацию. В том числе требовалось подсчитать объем щебенки, которая хранилась на предприятии много лет. Аудиторы попросили бульдозериста выровнять щебеночную насыпь, чтобы было легче провести замеры и потом применить расчетную формулу для объема конуса. В процессе работы бульдозер невзначай откопал в щебенке кем-то спрятанную там бочку с топливом.

Вторая. В ходе инвентаризации аудиторы нашли излишки материалов, которые в 1С значились как списанные. Стали разбираться, кто и куда оформлял списание. Оказалось, что это сотрудники ремонтного подразделения составляли фиктивные акты на выполненные работы. Проверка от аудиторов застала их врасплох, поэтому они не успели вывезти складские излишки и сбыть их налево, как это делали раньше.

Мы привели эти реальные истории затем, чтобы показать, формальная инвентаризация – зло. Никем не контролируемые работники могут начать воровать, на складе разведется бардак и потери бизнеса будут исчисляться миллионами.

Раз все так серьезно, давайте разбираться, как правильно и эффективно инвентаризировать склад. Расскажем про пять этапов процесса:

Смотрите, какие еще статьи есть на нашем сайте по связанным темам:

Этап 1. Когда проводится инвентаризация

Сначала вспомним, когда инвентаризируются активы компании. Тут все зависит от вида инвентаризации – обязательной или добровольной.

Обязательная проводится тогда, когда велит буква закона. Сама эта «буква» прописана в таких документах:

И это такие ситуации (см. рисунок).

Рисунок. Когда надо проводить обязательную инвентаризацию

Добровольная инвентаризация проводится в прочих случаях. Она нужна для дополнительного контроля за активами, для профилактики воровства и учетных ошибок.

Допустим, руководитель решает, что хорошо бы проверять кассу в последний рабочий день каждого месяца, а товары со стоимостью свыше 100 тыс. руб. – раз в квартал. Его решение записывается в учетную политику, положение по инвентаризации или еще в какой-то внутренний приказ. Так и определяются даты пересчета активов в добровольном порядке.

Важные нюансы этапа:

Этап 2. Кто входит в состав комиссии и какие документы оформить перед инвентаризацией

До начала инвентаризации не забудьте о трех вещах:

А теперь давайте подробнее про эти моменты.

Про состав комиссии

В инвентаризационную комиссию входят:

В идеале позвать бы еще внутреннего аудитора, если он есть в штате. А еще идеальнее, если этот аудитор окажется внешним – от сторонней компании. Результаты инвентаризации с его участием для налоговиков и судов будут иметь больший вес в силу его независимости.

Не включайте в комиссию материально ответственного. Иначе получится, что он будет проверять сам себя.

А еще позаботьтесь о резервном составе на тот случай, если кто-то из членов комиссии заболеет. Это важно, ведь отсутствие даже одного из них сделает результаты пересчета недействительными.

Резервный состав пропишите в том же приказе, что и основной. И если кто-то взаправду захворает во время инвентаризации, срочно замените его «резервистом» и про это издайте отдельный приказ об изменении состава комиссии.

Да, бумаг много, но лучше «заморочиться» с ними. Иначе может получиться что-то такое:

Приказ, в котором вы зафиксируете комиссию, составляйте в произвольной форме или на унифицированном бланке ИНВ-22.

И пóмните: если в компании трудится лишь один директор, тогда инвентаризационную комиссию не создать. Это так, потому что в ней должно быть минимум два человека – председатель и еще кто-то.

Про участие материально ответственного лица

Материально ответственный обязан присутствовать при инвентаризации. Это логично, ведь проверяются активы, за которые он отвечает.

До начала инвентаризации МОЛ:

В ходе инвентаризации возможны два форс-мажора из-за МОЛ (таблица 1).

Таблица 1. Какие форс-мажоры могут случиться с материально ответственным лицом

Что может случиться с материально ответственным	Что с этим делать
Он заболел в период инвентаризации	Перенесите инвентаризацию на более поздний срок и зафиксируйте это в отдельном приказе. Если решите инвентаризировать активы без МОЛ, то результаты окажутся недействительными (п. 2.3, 2.8 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Лишь в одном случае можно выкрутиться: если в компании есть договоры о коллективной или бригадной материальной ответственности, то вызовите на инвентаризацию другого сотрудника из той же бригады
Он отказался участвовать в процессе	Выполните пять этапов: ·   письменно пригласите МОЛ присутствовать при пересчете активов, за которые он отвечает; ·   получите от МОЛ письменный отказ или составьте акт о том, что он не стал подписывать приглашение; ·   составьте приказ о проведении инвентаризации без МОЛ; ·   позовите двух независимых свидетелей, которые будут наблюдать за пересчетом. Это могут быть работники контрагента или «соседа по офису». Они нужны, чтобы подтвердить, что порядок инвентаризации не нарушался; ·   в инвентаризационных документах вместо подписи МОЛ укажите, что он отсутствовал и напишите причину этого. Под каждым таким текстом должны подписаться члены комиссии

Про формирование бланков инвентаризационных описей

Результаты пересчета ценностей комиссия записывает в инвентаризационные описи. Поэтому бланки описей готовятся заранее – до того, как члены комиссии отправятся на склад.

Нужны два экземпляра. Один пойдет в бухгалтерию для отражения излишков или недостач на счетах, а другой останется у МОЛ.

Как уже отмечали, сложностей с распечаткой описей нет. Они формируются в бухгалтерской программе, где сразу же вписываются все артикулы. Но есть один нюанс, к которому могут придраться налоговики. Суть в следующем: в 1С встроены инвентаризационные описи из «древнего» постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88. С 01.01.2013 применять этот документ не обязательно. Поэтому компания должна:

Иначе инспекторы уцепятся за то, что организация использует неутвержденную первичку.

К слову, постановление Госкомстата предлагает такие формы описей для инвентаризации склада:

Этап 3. Как технически проводится пересчет активов

Есть две основных причины, по которым склады инвентаризируются формально:

Однако выше мы уже писали, во что выльется формальный подход к процессу. Поэтому инвентаризацию лучше проводить, чем игнорировать. Тем более, что сейчас в этом помогают технические решения. Давайте узнаем, какие именно.

Штрихкоды, чтобы не вписывать артикулы вручную

С помощью штрихкодов фактическое количество товаров вносится в учетную систему автоматически. Работникам не нужно вручную записывать цифры в опись, а потом так же вручную забивать излишки и недостачи в 1С или другую бухгалтерскую программу. Это очень экономит время.

Штрихкодирование для инвентаризации реализуется так:

RFID-метки, чтобы не считать одни и те же запасы повторно

RFID – это Radio Frequency Identification или радиочастотная идентификация. Суть RFID-меток в том, чтобы записать на чип информацию о товаре, прикрепить чип на этот товар, а затем отслеживать его перемещение через радиосигнал.

Общий принцип RFID-меток в инвентаризации похож на штрихкодирование, но более продвинут сразу по нескольким параметрам. Например:

Однако есть и недостаток: RFID-метки обойдутся дороже, чем штрихкоды.

Дроны, чтобы не двигать коробки и не лазить на высоту

Дроны во время инвентаризации помогают так:

Если возможности вашего бизнеса не позволяют закупаться дронами и RFID-метками, тогда возьмите на вооружение два других подхода. Они не такие технологичные, но тоже эффективные.

Зонирование склада, чтобы знать, где уже все посчитали

Для инвентаризации склад делится на зоны пересчета под каждый вид товара. Схема с зонами распечатывается и на ней отмечаются участки, где проверка уже завершилась, а где пересчет еще предстоит. Такая визуализация помогает председателю инвентаризационной комиссии. Он видит, где нужна подмога и может перераспределить работников так, чтобы закончить процесс вовремя.

Выборочная инвентаризация, чтобы не копаться во всех ящиках

Выборочная проверка не противоречит нормативке, поэтому можно инвентаризировать товары не сплошняком, а лишь некоторые. А затем распространить полученные результаты на вообще все товары. Например, в пятидесяти проверенных запасах нашли один недостающий, значит, в оставшихся непроверенных двухстах этот результат сохранится. Среди них тоже будет одна недостача на каждую полусотню, то есть всего – 4 штуки.

Вообще, выборка родом из статистики и строить ее надо умеючи. Допустим, если проверить только те коробки, что стоят рядом с дверью, а вглубь склада не заходить, то велика вероятность, что в той глубине как раз и будет черная дыра недостач. Правило тут такое: у каждого элемента проверяемой совокупности должна быть равная вероятность попасть в выборку, и без разницы, где этот элемент находится – прямо под ногами или на пятой полке стеллажа.

И еще момент: нужно решить, сколько именно и каких элементов отбирать для проверки. Вот возможный вариант:

Этап 4. Что такое излишки и недостачи и куда их записывать

Излишки – это активы, которые фактически есть, а по бухгалтерским документам отсутствуют. Недостачи – это активы, которых фактически нет, но на бухгалтерских счетах они значатся.

Инвентаризация как раз и затевается ради поиска излишков или недостач. Если они обнаруживаются, бухгалтерия пишет проводки:

Чтобы бухгалтер мог сделать проводку, ему нужен документ. В случае с инвентаризацией таких документов будет целый ворох. Вот такой:

Давайте разберемся, зачем и как их составлять.

Инвентаризационная опись

Выше отмечали, что бланки описей формируются до начала инвентаризации. Что происходит с ними дальше? В ходе проверки работники вписывают в них фактическое количество. Если компания использует штрихкоды или RFID-метки, факт вносится в описи в автоматическом режиме.

По итогам инвентаризации проверьте, чтобы:

Сличительная ведомость

Сличительная ведомость составляется лишь тогда, когда есть расхождения между фактическим и учетным количеством запасов, про которое вы узнали из инвентаризационной описи.

Форму ведомости разработайте сами и утвердите в учетной политике. Или возьмите готовый шаблон под номером ИНВ-19 из постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Про его применение тоже напишите в учетной политике, а то налоговики решат, что вы используете неустановленную первичку.

По аналогии с описью ведомость составляется в двух экземплярах: один нужен бухгалтерии, второй – материально ответственному.

В сличительной ведомости окончательные расхождения в количестве подсчитываются в три этапа:

С пересортицей будьте особенно внимательны, потому что покрыть недостачу излишком можно лишь при одновременном выполнении шести условий:

Если условия не соблюсти, то налоговики могут придраться и решить, что нехватка товара – это на самом деле безвозмездная реализация и с нее надо платить НДС. Такие прецеденты уже есть.

Чтобы придирок от ИФНС не было, в некоторых компаниях в дополнение к сличительной ведомости пишут пояснительную записку. В ней указывают, точно ли зачитываемые ценности относятся к одному виду и с чем связана допущенная пересортица.

Сличительную ведомость подписывают бухгалтер, который ее составляет, и материально ответственный.

Ведомость учета результатов инвентаризации

Это еще одна «бумажка», в которой выводится окончательный итог инвентаризации и фиксируется, куда спишут недостачу. Вот четыре возможных варианта, что делать с отсутствующими ценностями:

С формой ведомости учета результатов инвентаризации – та же история, что с инвентаризационной описью и сличительной ведомостью. Или придумывайте ее сами и утверждайте в учетной политике. Или берите готовый шаблон ИНВ-26 из постановления Госкомстата, но тоже закрепляйте его применение в учетной политике.

У ведомости есть три особенности:

Приказ об утверждении результатов инвентаризации

Приказ составляется, если при инвентаризации нашли излишки или недостачи. Это обязательный документ, потому что про него хоть и не прямо, но написано в п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

В нашем вольном пересказе этот пункт звучит так: «Руководителю передаются предложения о том, куда деть найденные расхождения, а он решает, какое из них выбрать». Такой выбор и прописывается в приказе.

Для приказа нет унифицированной формы, поэтому сочините его сами. Например, так:

«Приказываю:

Приложениями к приказу будут:

Целая куча бумаг, правда же? И это еще не все. Например, чтобы списать недостачу в налоговые расходы потребуются документы от ОВД или МЧС. Для них есть свои нюансы, поэтому вынесли их в отдельный этап.

Этап 5. Какие документы и у кого получить, чтобы списать недостачу в налоговом учете

Недостачу можно списать в налоговые расходы, а значит, уменьшить налог на прибыль. Именно поэтому налоговики особенно внимательны к документальному подтверждению недостач. Если они посчитают, что вы не обосновали причину выбытия активов, то доначислят налог на прибыль, НДС, а сверху докинут пени и штраф.

Чтобы такого не случилось, давайте разберемся:

Какие недостачи учитываются в налоговых расходах

Вот три вида недостач, которые уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль (таблица 2).

Таблица 2. Недостачи, которые можно списать в налоговые расходы

Какую недостачу можно списать в налоговые расходы	Как это сделать
В пределах норм естественной убыли	·   Посчитайте норму по процентам из нормативки. Она тут обширная, поэтому поищите документ, в котором написано про нужный вид активов. Например, для мясных полуфабрикатов есть приказ Минсельхоза России от 16.08.2007 № 395, а для хлеба – приказ Минпромторга России от 01.03.2013 № 252; ·   полученное рублевое значение включите в материальные расходы на дату завершения инвентаризации или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ)
Свыше норм естественной убыли, которую отнесли на виновника	·   Посчитайте превышение недостачи над естественной убылью; ·   признайте в налоговом учете внереализационный доход в сумме, которую возместит работник. Если применяете метод начисления, тогда отражайте доход в день, когда сотрудник признал вину или когда вступило в силу решение суда. Если работаете с кассовым методом, тогда учтите доход в день, когда сотрудник возместит ущерб, например, принесет наличку в кассу (п. 3 ст. 250 НК РФ); ·   отразите недостачу во внереализационных налоговых расходах после того, как виновник возместит ущерб (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). Про то, что так можно, Минфин написал в двух письмах от 27.08.2014 № 03-03-06/1/42717 и от 17.04.2007 № 03-03-06/1/245
Свыше норм естественной убыли, по которой виновника не нашли или суд отказал во взыскании ущерба с этого человека	·   Посчитайте превышение недостачи над естественной убылью; ·   включите полученную сумму во внереализационные расходы на дату завершения инвентаризации или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ)

Заодно отметим, что пересортица как явление в налоговом учете не существует. Зачесть недостачу излишком можно только в бухучете. В налоговом учете нужно признать самостоятельные:

Какими документами подтвердить причину недостачи

Вид недостачи определит, какие документы понадобятся, чтобы включить ее в налоговые расходы (см. таблицу 3).

Таблица 3. Какую недостачу можно списать в налоговые расходы и какие документы нужны

Какую недостачу можно списать в налоговые расходы	Какие документы понадобятся
В пределах норм естественной убыли	·   Инвентаризационная опись; ·   сличительная ведомость; ·   ведомость учета результатов инвентаризации; ·   расчет нормы естественной убыли по утраченным активам; ·   приказ об утверждении результатов инвентаризации
Свыше норм естественной убыли, которую отнесли на виновника
Свыше норм естественной убыли, по которой виновника не нашли или суд отказал во взыскании ущерба с этого человека	Нужны те же документы, что названы выше, плюс документы от госорганов, которые подтверждают, что виновников не нашли или их в принципе нет. Вот что это может быть: ·   для хищений – постановление следователя ОВД, справка ОВД, письмо должностного лица ОВД, справка оперуполномоченного ОБЭП; ·   для пожара – справка из противопожарной службы МЧС; ·   для стихийного бедствия – справка Росгидромета, постановление администрации области

Ошибки процесса: когда инвентаризация на складе предприятия окажется сомнительной по мнению налоговиков

Многое про то, как не надо, мы уже написали. Но осталось еще пять ошибок, которые тоже критичны. Если вы их допустите, то налоговики посчитают инвентаризацию формальной, оштрафуют за недостоверную отчетность, снимут расходы по списанным активам и доначислят налоги.

В общем, не делайте так, как указано в таблице 4.

Таблица 4. Ошибки в инвентаризации, на которые обратят внимание налоговые органы

Ошибки, из-за которых налоговики посчитают инвентаризацию формальной	Почему это подозрительно
В организации, где много активов, действует одна инвентаризационная комиссия, а в ней – сплошь начальники (главный бухгалтер, главный инженер, финансовый директор)	Вряд ли начальство действительно будет часами томиться на пыльном складе и перебирать там коробки. Однако если у главной комиссии с начальниками в подчинении есть несколько рабочих комиссий с обычными сотрудниками, то тут все нормально
В организации, где много активов, все пересчитали за один день. Именно столько времени отвел на инвентаризацию руководитель в приказе	Это физически нереально. Ошибка не относится к продвинутым компаниям, где применяется штрихкодирование, ставятся RFID-метки или товар считают дроны
В организации, где много активов, нет расхождений между учетными и фактическими остатками. Это повторяется из года в год	Ошибки в учетных записях, естественная убыль, порча из-за истечения срока годности или ненадлежащего хранения обычно есть даже там, где никто не ворует. И чем больше активов, тем сильнее расхождения между фактическим и учетным количеством
Графа количество в инвентаризационной описи заполнена на компьютере	Комиссия берет описи с собой на склад, там все считает и обычно вручную вносит фактическое количество. Чтобы в описи появились «компьютерные» цифры, нужно взять с собой ноутбук с 1С и вбивать количество сразу в программу. Сомнительно, что кто-то будет делать именно так. Ошибка не относится к продвинутым компаниям, где факт считается автоматически и через специальные устройства передается в 1С
В 1С сначала сформировали сличительную ведомость, а потом инвентаризационную опись	Ведомость составляется по описи, а не наоборот. В 1С отражаются дата и время подготовки документов. Если они проведены в неправильной хронологии, то, может, настоящей инвентаризации и не было?

Инвентаризация – это способ контроля за активами, причем один из старейших. Еще фараоны в Древнем Египте периодически пересчитывали свое добро. Очень надеемся, что статьей мы убедили и вас заняться этим иногда муторным, но всегда важным процессом. И пусть недостач будет поменьше.