Пришло время составлять график отпусков на 2022 год — он должен быть готов 17 декабря. Если отнестись к этому несерьёзно, можно получить штраф от трудовой инспекции. Подготовили для вас подробную инструкцию.
Кто обязан составлять график отпусков
График отпусков составляют все работодатели, кроме микропредприятий. К микропредприятиям относятся организации и ИП, у которых за прошлый календарный год:
- среднесписочная численность — до 15 человек;
- доходы — до 120 млн рублей.
У них есть право полностью или частично отказаться от разработки локальных нормативных актов и прописать всё в типовых трудовых договорах с работниками. В частности, микропредприятия могут не вести график отпусков, а предоставлять отпуск по письменным соглашениям с каждым работником. Это нужно указать в типовом договоре. Но любое изменение придётся оформлять допсоглашениями, поэтому удобнее составлять график даже если такой обязанности нет.
Сроки составления
График отпусков составляют ежегодно. Утвердить его нужно не позднее чем за две недели до начала будущего года. Если последний день утверждения графика выпадает на выходные, срок переносится на ближайший рабочий день.
График отпусков на 2022 год нужно утвердить до 17 декабря 2021 года включительно. Сервис «Моё дело» напомнит вам о том, что пора составлять график отпусков. В личном кабинете вы сможете сформировать и скачать график.
Какие отпуска и каких работников включают в график
В график отпусков включают все ежегодные оплачиваемые отпуска:
- Основной — у большинства его продолжительность 28 календарных дней. Но есть категории работников, у которых он удлинённый, например, у инвалидов и несовершеннолетних — по 30 дней.
- Дополнительный — добавляется к основному отпуску. Предоставляется за вредные и опасные условия труда, за ненормированный рабочий день, за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях, в особых климатических условиях и в других случаях.
В график можно включать и остатки отпусков, не использованных в прошлые годы. Другие виды отпусков (учебный, без сохранения зарплаты) не включают.
График составляют по всем работникам, которым полагаются ежегодные оплачиваемые отпуска, в том числе по внешним совместителям и дистанционщикам. Включают всех, у кого на день утверждения графика есть действующий трудовой договор, даже если работник находится в отпуске с последующим увольнением или планирует после нового года увольняться.
У отдельных работников есть право брать отпуск в удобное для них время, например:
- несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ);
- воспитывающие ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
- воспитывающие троих и более детей до 18 лет, если младшему ещё не исполнилось 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
- награждённых знаком «Почётный донор» (п. 1 ч. 1 ст. 23 № 125-ФЗ от 20 июля 2012 г.).
Несмотря на это, их тоже нужно включать в график. Если потом работник воспользуется своим правом и захочет перенести даты отпуска, ему нужно написать заявление.
Точно такая же ситуация с работниками, у которых есть право брать отпуск авансом, то есть до того, как они отработают шесть месяцев с даты приёма на работу. Это, например:
- женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него (ст. 260 ТК РФ);
- усыновившие ребёнка в возрасте до трёх месяцев (абз. 3 ст. 122 ТК РФ);
- мужья в период, когда их жёны в отпуске по беременности и родам (абз. 4 ст. 123 ТК РФ);
- жёны военнослужащих — они могут брать отпуск одновременно с мужьями (п. 11 ст. 11 № 76-ФЗ от 27 мая 1998 г.);
- работник, которому нужен отпуск для сопровождения своего ребёнка до 18 лет, поступающего в учебное заведение среднего или высшего образования в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ);
- внешним и внутренним совместителям — им положен отпуск одновременно с основным местом работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ).
Таким сотрудникам по письменному заявлению работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск в удобное им время, даже если в графике были запланированы другие даты.
В график не нужно включать:
- работников, про которых точно известно, что в будущем году они не пойдут в отпуск. Например, тех, кто находится в отпуске по уходу за ребёнком. Если работник сразу после такого отпуска захочет взять очередной оплачиваемый отпуск, его нужно предоставить по заявлению, а не по графику;
- исполнителей по договорам гражданско-правового характера. Это не трудовые отношения, поэтому прав на отпуск не возникает.
Новых работников, которых приняли уже во время действия графика, можно в него добавить или предоставить им отпуск в первом рабочем году просто по заявлению — это не нарушение.
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Как оформить график отпусков
Оформлением графика обычно занимается кадровик или тот, на кого возложили эту обязанность — бухгалтер, секретарь, сам руководитель.
Порядок оформления
Если на предприятии несколько структурных подразделений, в каждом из них опрашивают работающих и составляют проект графика отпусков в свободной форме. Если структурных подразделений нет, делают один проект. В него вносят пожелания работников по датам, в которые они хотят уйти в отпуск в следующем году и по делению отпуска на части.
На основании полученной информации кадровик составляет один график отпусков. Для этого понадобятся ещё сведения о неиспользованных отпусках за прошлые периоды.
При составлении нужно проанализировать:
- не пересекаются ли отпуска работников, выполняющих аналогичные трудовые обязанности;
- не совпадают ли большинство отпусков с периодом повышенной загруженности на предприятии.
То есть отпуска нужно распределить так, чтобы не нарушался рабочий процесс. Учитывать ли при этом пожелания работников, решает работодатель. Но обязательно нужно учесть интересы тех, кому по закону полагается ежегодный оплачиваемый отпуск авансом или в любое удобное для них время.
Работники могут брать отпуск частями. Делить его можно как угодно, но одна из частей должна быть как минимум 14 календарных дней.
В графике прописывают конкретные даты отпусков. Если сложно их заранее определить, например, при сменном характере работы, то можно указать только месяц. В этом случае с работников нужно брать заявления на отпуск, в которых будут уже конкретные даты. Если в графике есть точные сроки, заявления не понадобятся. Но работодатель может ввести правило, что писать их нужно всем отпускникам.
Форма документа
Для оформления графика отпусков есть унифицированная форма № Т-7, утверждённая Госкомстатом. Но для удобства можно разработать и использовать свой бланк. Обычно его делают на основе унифицированной формы — удаляют из неё ненужные реквизиты, дополняют новыми.
Самостоятельно разработанный бланк утверждают приказом руководителя и прикладывают к учётной политике для целей бухучёта.
Заполнение формы № Т-7
В верхней части вписывают название работодателя, номер документа, дату заполнения и год, на который составляют график.
В табличной части указывают сведения по каждому работнику:
- графа 1 — название структурного подразделения (отдела);
- графа 2 — должность работника по штатному расписанию;
- графа 3 — его ФИО;
- графа 4 — табельный номер;
- графа 5 — продолжительность запланированного отпуска в календарных днях;
- графа 6 — предполагаемая дата начала отпуска.
Графы 7-9 при составлении графика не заполняют. Графа 7 предназначена для фактической даты начала отпуска. Графы 8 и 9 заполняют в случае его переноса. Если работник уйдёт в отпуск не по графику, даты в графах 6 и 7 будут отличаться.
Графа 10 — для примечаний. Например, здесь можно пояснить, сколько дней приходится на основной и дополнительный отпуска или указать период, за который они предоставляются.
Если за дополнительный отпуск работнику выплачивают денежную компенсацию, это указывают в графе 10. Нужно написать, сколько календарных дней заменено деньгами и привести реквизиты приказа, по которому была такая замена.
Если работодатель применяет свою форму графика отпусков, лучше всё же придерживаться тех же правил заполнения, что и для Т-7.
Кто подписывает
Форму № Т-7 подписывает руководитель отдела кадров. Если в штате его нет, подпись ставит работник, на которого возложены обязанности по составлению графика отпусков. Самостоятельно разработанный бланк подписывают ответственные сотрудники с указанием своих фамилий и инициалов.
Подписанный график отпусков передают на утверждение руководителю предприятия или другому уполномоченному лицу, например, его заместителю. В правой верхней части заполняют гриф «Утверждаю»: вписывают должность руководителя, ставят подпись с расшифровкой и дату. Вместо этого можно издать приказ об утверждении графика отпусков. Можно сделать и гриф, и приказ, при этом их даты должны совпадать.
Если на предприятии есть профсоюз, график нужно с ним согласовать.
Как ознакомить работников с графиком отпусков
В ТК РФ не прописано отдельным пунктом, что нужно ознакомить работников с графиком отпусков. Но этот документ считается локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому лучше ознакомить работников с утверждённым графиком отпусков под подпись одним из способов:
- сделать отдельный лист ознакомления и приложить его к графику отпусков;
- в самостоятельно разработанной форме предусмотреть графу «С графиком ознакомлен», в которой работники поставят подпись и дату;
- вести специальный журнал ознакомления с локальными нормативными актами.
Если работник откажется ознакомиться с графиком отпусков, лучше подстраховаться и зафиксировать это документально. Например, оформить акт в присутствии как минимум двух свидетелей. Это будет подтверждением, что график отпусков был предоставлен работнику для ознакомления.
Можно ли менять график в течение года
Переносить даты отпусков в уже утверждённом графике не запрещено. Например, это бывает нужно, когда:
- отпуск с согласия работника переносят на другие даты, потому что в текущем году отсутствие работника плохо скажется на рабочем процессе. Но этот отпуск нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего периода, за который его предоставляют;
- работник относится к тем, кто может брать отпуск авансом или в любое удобное время и решил воспользоваться таким правом;
- отпускник во время отдыха заболел и хочет перенести неиспользованную часть на другие даты, а не продлить его на дни болезни.
При переносе сроков отпуска в графике делают дополнительные записи. Так, в унифицированной форме № Т-7 заполняют раздел «Перенесение отпуска»:
- графу 8 «Основание (документ)»;
- графа 9 «Дата предполагаемого отпуска».
В графе «Примечание» вписывают причину переноса.
В самостоятельно разработанном бланке графика отпусков нужны подобные графы для отражения такой же информации.
Штрафы за отсутствие и неправильное ведение графика отпусков
За отсутствие графика отпусков и неправильное его ведение работодателю грозит административная ответственность:
- штраф от 1 000 руб. до 5 000 руб. — для должностного лица (например, руководителя организации) или ИП;
- штраф от 30 000 руб. до 50 000 руб. — для организаций.
Если нарушение выявлено впервые, работодатель может отделаться только предупреждением.
Моё дело Профбухгалтер
Сервис для бухгалтера. Бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт. ЭДО и автоматический аудит ошибок
Каждый работодатель должен планировать отдых своих сотрудников так, чтобы избежать простоя в рабочем процессе. С этой целью не позже середины декабря утверждается график отпусков на следующий год. Он помогает заранее подготовиться к отсутствию того или иного члена коллектива, подобрать ему замену или распределить его функции между коллегами.
В статье мы разберёмся с тонкостями заполнения графика отпусков с учётом последних разъяснений чиновников. А также предложим скачать готовый образец документа.
Нормативная база
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.
График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.
Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 ТК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 ТК РФ).
Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).
Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.
Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.
Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ).
Обязательно ли применять унифицированную форму
Существует типовая форма графика отпусков – она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Однако с 2013 года обязанность применять этот унифицированный бланк отменена. Работодатель вправе сам разработать документ, включив в него все необходимые реквизиты, и должным образом его утвердить.
На практике большинством организаций по-прежнему применяется форма Т-7, поскольку она удобная и проверенная временем. Нередко её дополняют в excel нужными графами, например, для подписи сотрудников при ознакомлении.
Скачать бесплатно бланк Т-7
Разъяснения чиновников про график отпусков
Прежде чем рассказать, как заполнять бланк и кого в него включить, предлагаем небольшой обзор некоторых последних писем контролирующих органов.
Мнение каждого нанятого лица при формировании графика отпусков принимать во внимание необязательно (письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854). Однако если в организации есть профсоюз, то документ необходимо согласовать с ним, причём независимо от количества его членов (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17785). Главное, чтобы этот орган представлял интересы как минимум половины работников. Если представитель трудового коллектива в организации один, документ с ним согласовать также необходимо (при условии, что этого представителя выбрали тайным голосованием не менее 50% сотрудников).
В график отпусков нужно вносить всех, кто состоит в трудовых отношениях с организацией при его утверждении. Включая тех, кто уволится в течение года, например, при окончании срочного трудового договора. И даже тех, кто на момент составления графика отпусков уже отдыхает и в последующем увольняется (письмо Росруда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).
При этом в более ранних письмах Минтруда (от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17851, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17893, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17895, от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800) говорится о том, что работодатели могут сами решать, следует ли включать в график отпусков отдельные категории работников. Соответствующее регулирование необходимо закрепить в локальных нормативных актах.
Такой же ответ Минтруд дал и на следующие вопросы:
- нужно ли отражать в документе не использованные сотрудником дни отдыха за предыдущий год (письмо от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17850);
- должна ли форма содержать конкретную дату начала отдыха (письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17783).
Таким образом, в ведомстве считают, что принимать решения по данным вопросам работодатели могут самостоятельно, но это нужно закрепить в ЛНА. Поэтому если соответствующих актов нет, то будет безопаснее заполнять график отпусков на очередной год в отношении всех лиц, кто работает в организации, учесть в нём все неиспользованные ранее дни, а также отразить даты.
В документ следует включить и совместителей, в том числе внутренних (письмо Роструда от 25.12.2020 № ПГ/60005-6-1).
Утверждённый график отпусков доводится до сведения коллектива. Кроме того, нужно известить каждого работника о времени начала его отдыха не позднее, чем за две недели (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1). Вместе с тем в письме Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846 говорится, что Трудовой кодекс не содержит прямых указаний на необходимость ознакомления нанятых лиц с графиком.
Сотрудники, которые могут выбрать период отдыха, имеют право на изменение фигурирующей в документе даты его начала (письмо Минтруда от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).
Чьё мнение учитывать
Ежегодный отдых сотрудников, как правило, планируется с учётом их мнения, хотя такой обязанности у работодателя нет. По понятным причинам все пожелания учтены быть не могут, особенно в крупных организациях. Но всё же работодатели по возможности стараются пойти навстречу коллективу.
А вот мнение профсоюзной организации, если она создана, при составлении графика отпусков учесть нужно. Есть важный нюанс: согласовать его следует лишь с тем профсоюзом, который представляет более половины всех сотрудников.
Выше мы привели основные правила составления документа. Далее предлагаем разобрать этот процесс поэтапно.
График отпусков: пошаговая инструкция
Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.
Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы
Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк Т-7. Прежде всего нужно вписать данные в «шапку» – название работодателя, его ОКПО (только для организаций) и год, на который составляется документ. Дату и номер ставить пока не надо.
Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:
- графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
- графа 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
- графа 3 – имя, фамилия и отчество;
- графа 4 – табельный номер;
- графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
- графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.
Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.
Шаг 2. Согласование с профсоюзом
Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.
Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.
Шаг 3. Подписание
Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.
Шаг 4. Утверждение
Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.
Скачать бесплатно график отпусков на 2023 год (образец)
Шаг 5. Ознакомление
Как уже сказано, ТК РФ напрямую не обязывает работодателя знакомить коллектив с графиком отпусков. Однако сделать это всё же следует. Во-первых, разъяснения чиновников на это счёт неоднозначны, и лучше обезопасить себя от возможных претензий ГИТ. Во-вторых, работнику удобно заранее знать, когда именно он будет отдыхать. Ведь срок, за который его нужно предупреждать по закону (а это две недели), очень мал.
Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:
- завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
- предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
- собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.
Исполнение и изменение
За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.
Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.
Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.
Хранение графика отпусков
График отпусков хранится в течение трёх лет. Такой срок указан в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.
Мы привели основные правила, в соответствии с которыми составляется график отпусков, образец заполнения, а также рассказали обо многих тонкостях этого документа. В заключение добавим, что за его отсутствие может быть назначен штраф по статье 5.27 КоАП. Для должностных лиц и ИП он составит 1-5 тыс. рублей, для предприятий – 30-50 тыс. рублей.
Расчёт зарплаты и кадровый учёт
У каждого работодателя должен быть утвержденный график отпусков. В противном случае – штрафы. В статье найдете советы с учетом мнения Роструда, что проверить в имеющимся графике и как составить его с нуля. Правильно скорректируете даты для отдыхов вне очереди.
Скачать
По статье 123 ТК очередность отпусков регулируется графиком. Его утверждают все работодатели за две недели до нового года.
Например, график на 2024 год должен быть составлен до 16 декабря 2023 года.
В течение года в график приходится вносить изменения, например когда сотрудник переносит отпуск, сокращает или отменяет ранее запланированный или просит внеурочный отдых на новые даты.
Также в графике понадобятся корректировки для принятых на работу среди года сотрудников.
В статье рассказываем и про утверждение графика отпусков, и про внесение изменений в него. Дадим пошаговые инструкции и образцы заполнения.
Прежде, чем перейдем к правилам работы с графиком, дадим обзор недавних разъяснений Роструда по этой теме.
Пять разъяснений Роструда про график отпусков
Мнение профсоюза
График утверждают с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если таковая в компании имеется.
Для выдачи мотивированного мнения у профсоюза есть 5 рабочих дней. Поэтому составить график отпусков надо будет раньше, чтобы успеть получить «добро» от профсоюза и утвердить документ к 16 декабря.
А если профсоюз есть, но в нем состоят только 10% сотрудников?
Тогда его мнение запрашивать не надо, поясняет Роструд.
Мнение профсоюза запрашивают, если он представляет интересы всех или большинства работников.
Отпуск за прошлый год
Если сотрудник по какой-то причине не отгулял отпуск за прошедший рабочий год, а уже составляют график на новый год, туда надо включить и ту часть недогулянного отпуска, разъясняет Роструд.
Дело в том, что в отпуск надо идти по графику, поэтому там должны быть все дни, которые сотрудник должен отгулять в новом календарном году.
Деление отпуска на части
Отпуск можно давать частями (но одна из них должна быть не менее 14 дней).
Но такое деление возможно только по согласованию сотрудника и работодателя.
Если работник и работодатель не могут прийти к соглашению о разделении отпуска на части, то отпуск должен быть предоставлен целиком (неделимой частью), предупреждает Роструд.
Кстати, 14-дневная неделимая часть отпуска может состоять из частей отпусков за разные рабочие года. Это не запрещено, поясняет Роструд. Главное, чтобы отдых длился не менее 14 дней.
Уменьшение отпуска
Работодатели беспокоятся, что будет проблематично удержать переплаченные отпускные, если сотрудник пойдет в отпуск авансом.
Поэтому некоторые креативят – например, включают в график не весь отпуск, а только его часть, которая будет заработана на момент оформления отпуска.
Но так делать нельзя, разъясняет Роструд.
В графике должно быть 28 дней (минимум).
И даже если сотрудник сам просит запланировать ему только 14 дней отпуска в год, включать в график надо 28 дней, уточняют трудинспекторы.
Все самое важно о том, как оформлять отпуска в 1С, рассказывает эксперт в онлайн-курсе «Клерка» про работу с 1С:ЗУП: подробности здесь.
Дата начала отпуска
В графике надо указывать не просто месяц отпуска, а конкретную дату, говорит Роструд.
В противном случае между работником и работодателем могут возникнуть разногласия относительно даты начала такого отпуска.
Кстати, днем начала отпуска может быть и праздничный день, например, 1 января или 1 мая. Но имейте в виду, что нерабочие праздничные дни в число дней отпуска включаться не будут, предупреждает Роструд.
Нормативное регулирование
Обязанность составлять график отпусков предусмотрена для всех работодателей статьей 123 ТК. Это значит, что очередность и длительность отдыха стороны согласовывают заранее и затем они должны придерживаться такой договоренности.
Например, сотрудник не вправе просто так взять и уйти в отпуск, не договорившись с руководством. За это в худшем случае могут уволить, а в лучшем объявить выговор как дисциплинарное наказание.
В то же время, если отпуск был заранее утвержден в графике, а работник уйдет отдыхать без напоминаний и заявлений, работодатель не вправе будет расценить это как прогул. Такие разъяснения Роструда есть на сайте «Онлайнинспекция.рф».
Не утверждать график отпусков вправе только микропредприятия, если они решили работать без локальных актов. Такое право у них есть в силу статьи 309.2 ТК.
При отказе от графика отпусков микрофирмы обязаны подписать с каждым сотрудником соглашение об этом и зафиксировать такой факт в пункте 22 Типового трудового договора.
Штраф за отсутствие графика отпусков
Если у компании или ИП с наемным персоналом не будет утвержденного графика отпусков, им грозят штрафы по статье 5.27 КоАП. Такое нарушение могут обнаружить трудовые инспекторы в ходе проверки.
Размеры административных штрафов:
- для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей – от 1 000 до 5 000 рублей,
- для предприятий – от 30 000 до 50 000 рублей.
Форма для графика отпусков
Работодатель может составить график отпусков по унифицированной форме Т-7 или разработать собственный вариант со всеми необходимыми реквизитами.
Главное, закрепить используемую форму в локальном акте.
На практике многие берут за основу утвержденную форму Т-7 и дополняют нужными графами, например, о рабочем годе, за который отпуск, или для личной подписи сотрудников при ознакомлении с графиком.
Подписи сотрудников в графике отпусков не обязательны (письмо Роструда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846). Но их наличие можно будет считать подтверждением того, что стороны договорились и исполнили статью 125 ТК.
График отпусков по форме Т-7:
Скачать форму графика отпусков.
Правила оформления графика отпусков
Чтобы избежать простоев в рабочих процессах, работодатель вправе сам решить, кто из работников и когда идет отдыхать.
Тем не менее на практике многие собирают сначала пожелания сотрудников и затем уже утверждают даты в графике окончательно.
Каким правилам следовать при планировании отпусков:
- В первый год работы сотрудник может рассчитывать на оплачиваемый отпуск только через 6 месяцев работы (ст. 122 ТК). Но если работодатель не против, он может отпустить работника и раньше – дать дни авансом. Есть исключения – про них скажем в следующем подразделе.
- Отпуск измеряется в календарных днях, в которые не входят нерабочие праздничные дни (ст. 120 ТК). При этом дата начала может быть любой, хоть в воскресенье.
- В график отпусков заносят всех работников, в том числе тех, кто на срочных договорах. Об этом разъяснения Роструд на сайте «Онлайнинспекция.рф».
- На год обязательно распланировать как минимум 28 календарных дней основного отпуска. Таблицу с категориями сотрудников, кому положен удлиненный отдых, дадим ниже.
- В графике учитывают и дополнительный оплачиваемый отпуск, если у сотрудника есть право на такой по правилам компании или в силу закону (ст. 116 ТК). Например, за ненормированный рабочий день.
- Как минимум, одна из частей отпуска в графике должна длиться не меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК).
- По каждому периоду отдыха обязательно ставят дату начала и длительность. Дату завершения фиксировать в графике можно, но такого требования нет.
- Прописывают даты отпуска на весь год до 31 декабря. Заранее планировать переносы на следующий год нельзя, даже по тем, у кого есть право идти отдыхать в любое время.
Научитесь вести кадровый учет по правилам 2023 года, в том числе оформлять приказы на отпуска и вносить изменения в график. Посмотрите бесплатный демо-урок из онлайн-курса 1С:ЗУП, чтобы оценить удобство обучения и качество материалов.
Отпуска вне очереди в любое время
Есть категория сотрудников, которые могут выбирать для отпуска любые даты в течение года (ст. 123 ТК). Некоторым даже не придется дожидаться отработки первых 6 месяцев.
Всех таких сотрудников назвали в таблице ниже.
Таблица. Для кого действуют гибкие правила ухода в отпуск.
Удаленные сотрудники
В Трудовом кодексе не предусмотрено особых правил для планирования отпусков дистанционными сотрудниками. По умолчанию к ним нужно применять тот же порядок, что обычно – утверждать даты отпусков в графике на начало года.
В то же время работодатель вправе установить свои правила для тех, кто работает удаленно (дистанционно). Например, решить, что отдых таких сотрудников не включается в график отпусков.
Порядок, который отличается от общего, нужно закрепить в коллективном или трудовом договоре, либо в локальном нормативном акте (ст. 312.4 ТК).
В противном случае обязательно следовать общеустановленному.
Мобилизованные в графике отпусков
Для такой категории сотрудников тоже нет исключений в ТК при планировании отпусков в графике. Но есть неоднозначность.
- С одной стороны, трудовой договор с мобилизованным сотрудником приостанавливается в силу статьи 351.7 ТК.
- С другой – период военной службы продолжает учитываться для отпускного стажа (ст. 121 ТК).
Совет. Чтобы правильно определить потом стаж для отпуска, лучше мобилизованных сотрудников тоже заносить в график. При этом сведения о приостановленном договоре можно писать в примечании.
Продолжительность основного ежегодного отпуска
Как мы говорили выше, по умолчанию всем сотрудникам на трудовых договорах полагается отпуск длительностью как минимум 28 календарных дней в году. Есть исключения.
Кому полагаются удлиненные отпуска
Льготные категории работников, для кого законом предусмотрены удлиненные отпуска, можете посмотреть в таблице ниже.
Таблица. Удлиненные основные ежегодные отпуска
Когда праздничные дни продляют срок отпуска
Федеральные нерабочие праздничные дни, то есть которые предусмотрены статьей 112 ТК,в число календарных дней ежегодного основного или дополнительного отпуска не включаются.
Когда отдых захватывает дни праздников, он автоматом продляется на их количество. Это справедливо лишь для случая, если в заявлении сотрудника формулировка:
«Прошу предоставить отпуск с ХХ (дата) на ХХ календарных дней».
Например, сотрудник попросил в заявлении отпуск с 8 мая на 14 календарных дней. В этом случае период отдыха продлится на 1 день, поскольку приходится на праздничный день 9 мая.
А вот 8 мая на длительность отпуска не влияет, поскольку это не праздник, а обычный выходной (перенос с январских).
В итоге на работу сотрудник должен будет выйти 23 мая (вторник).
Какие дни считать выходными, а какие нерабочими праздничными, а также все переносы в мае, июне, ноябре 2023, смотрите в статье.
Заметьте, отпуск не продляется, если формулировка в заявлении сотрудника: «Прошу предоставить отпуск с ХХ по ХХ.» В этом случае в запасе у работника останется дней отпуска на один больше.
Перенос отпуска на следующий год
Представим, что кто-то из сотрудников просит все дни отпуска текущего года (например, все 28 дней) не включать в график отпусков, а перенести на следующий год. Например, ему хочется отгулять подряд два месяца следующим летом.
Может ли работодатель удовлетворить такую просьбу сотрудника? Нет, лучше так не делать – совет от Роструда.
Объяснение в том, что работодатель обязан отправлять сотрудников в ежегодный оплачиваемый отпуск каждый год.
Переносы допустимы лишь в ситуациях, предусмотренных статьей 124 ТК. Например, когда есть производственная необходимость или длительная болезнь работника.
Изменение графика отпусков
В общем случае менять уже утвержденные даты в графике отпусков или переносить отдых можно только, когда обе стороны согласны. Порядок следующий:
- Сотрудник пишет заявление
- Работодатель издает приказ о переносе
- В график отпусков (графы 7-10) вносятся изменения
Образец приказа о переносе дней отпуска:
Скачать образец приказа.
Есть также случаи, когда вносить исправления не обязательно. Разберем, как действовать в разных ситуациях.
Новый сотрудник принят на работу среди года
Если новеньких берут на работу уже после того, как график отпусков на календарный год утвержден, есть два пути.
- Не дополнять график, а просто издать приказ на отпуск, когда от сотрудника поступит заявление. При таком подходе в графике будут не все штатники. Нужно это учитывать, если ведете управленческий учет.
- Внести нового сотрудника в график отпусков. Для этого издается приказ о внесении изменений в график и потом делаются корректировки. При это нужно заручиться мотивированным мнением профсоюза, если такой есть у работодателя.
Перенос отпуска по закону
Статьей 124 ТК предусмотрены случаи, когда работодатель обязан перенести отдых по графику.
- Работодатель не исполнил обязательную процедуру в срок. Например, не успел выплатить отпускные или не уведомил работника о начале планового отпуска за две недели.
- Уже на отдыхе сотрудник заболел или его призвали для выполнения государственных (общественных) обязанностей. Тут сотрудник вправе решить: продлить дни отдыха или попросить в другие даты.
В таких случаях с сотрудника берут заявление с новыми датами, а затем как обычно издают приказ и вносят корректировки в графы 8-9 формы Т-7.
Отзыв из отпуска по инициативе работодателя
Прервать законный отпуск сотрудника можно только с его согласия (ст. 125 ТК). Даже в случае производственной необходимости работник вправе отказаться, а руководитель не вправе принудительно смещать даты отпуска в графике.
Менять в одностороннем порядке утвержденный график отпусков нельзя.
Более того, не давать ежегодные отпуска работнику 2 года подряд запрещено. А те, кто трудятся во вредных и опасных условиях, равно как и несовершеннолетние должны отдыхать каждый год (ст. 124 ТК).
Ведите безошибочный учет отпусков и быстро начисляйте оплаты в 1С: ЗУП. Освойте программу за 20 часов на нашем онлайн-курсе. Начните с бесплатного демо-урока. Смотреть урок.
Составление графика отпусков: пошаговая инструкция
Шаг 1. Собирают пожелания сотрудников
Как мы упомянули в самом начале, желательно собрать желаемые даты отпусков с работников.
Когда штат большой, это делает руководитель каждого департамента (отдела) и передает данные в отдел кадров.
Шаг 2. Заполняют проект графика: пример на базе формы Т-7
Когда пожелания сотрудников собраны, начинают составлять проект графика отпусков. Распределяют даты в форме и заполняют другие основные графы.
В типовой форме Т-7 это:
- графа 1 – название подразделения (отдела), где числится работник;
- графа 2 – должность (специальность) по штатке;
- графа 3 – ФИО каждого сотрудника;
- графа 4 – табельный номер;
- графа 5 – продолжительность отпуска или каждой его части;
- графа 6 – планируемая дата начала отпуска.
Графы 7-9 заполняют уже после утверждения, по факту событий.
В частности, в графе 7 ставят фактическую дату начала отпуска, а графы 8 и 9 используются только при переносе. В графу 10 при необходимости заносят примечания, например, сколько дней перенесено с прошлого года.
Дату, номер и подписи ставят уже в конце, при окончательном утверждении документа.
Шаг 3. Получают одобрение профсоюза
Если на предприятии есть профсоюзный комитет, то проект графика обязательно с ним согласовывают.
Обычно направляют график с сопроводительным письмом в 2 экземплярах, чтобы потом осталось подтверждение с отметкой профсоюза.
Представительный орган профсообщества должен выдать свою резолюцию по графику в течение 5 рабочих дней – одобряет или предлагает доработать.
Если в случае разногласий руководитель компании не хочет вносить предлагаемые правки, он вправе утвердить график как есть. Но при этом обязательно оформить протокол, где зафиксировать спорные вопросы между сторонами.
Утверждать график отпусков без полного одобрения профсоюза опасно. Он может обжаловать такое решение работодателя в инспекции труда или в суде.
Шаг 4. Подписывают и утверждают
Когда все этапы пройдены, итоговый вариант графика отпусков подписывается руководителем отдела кадров или ответственным за кадровый учет (например, это может быть и бухгалтер).
Затем нужно утвердить график отпусков. В нем ставят номер документа, дату утверждения и подпись руководителя с расшифровкой. Также нужна отметка, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера его решения.
Образец заполнения график отпусков на 2023 год:
Скачать заполненный образец графика отпусков на 2023 год.
Шаг 5. Доводят график до сотрудников
Вообще такой обязанности по ТК нет, но лучше ознакомить сотрудников с итоговой версией графика отпусков.
Так вы избежите претензий от трудовых инспекторов в случае проверки. Плюс сотрудникам будет проще планировать отпуска.
Как зафиксировать факт, что сотрудники с графиком ознакомлены? Можно это сделать разными способами:
- Добавить в форму Т-7 столбец напротив каждой фамилии, где сотрудник сможет ставить свою подпись;
- Собрать подписи сотрудников в отдельном журнале / регистре;
- Попросить работников расписаться на обороте графика – например, добавить там таблицу «С графиком отпусков ознакомлен» в формате ФИО / Должность / Подпись.
Хранение графика отпусков
График отпусков нужно хранить в течение 3 лет. Такой срок предусмотрен приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Оригинал графика со всеми подписями обычно хранят в отделе кадров.
А копии документа можно разослать по ключевым отделам: в бухгалтерию, руководителям, а также опубликовать на корпоративном сайте работодателя.
Отражение отпусков в табеле учета рабочего времени
Все отпуска, в том числе ежегодные основные и дополнительные, обязательно отражать в табеле учета рабочего времени. Его обычно ведут по форме № Т-12 или № Т-13.
Дни оплачиваемого отдыха
Для каждого вида отпуска предусмотрен свой код – буквенный и числовой. В частности, для тех, которые планируют в графике:
- Для ежегодного основного – код ОТ или 09;
- Для ежегодного дополнительного – код ОД или 10.
В табеле учета рабочего времени указывают либо буквенный, либо числовой код – на выбор работодателя.
Дни праздников или болезни, которые пришлись на отпуск
При отражении отпуска в табеле учета помните следующее:
- нерабочие праздничные дни, которые выпали на период отпуска, помечают кодом «В» или 26. В числе календарных дней отпуска они не учитываются;
- дни болезни во время отпуска тоже отражают другими кодами – кодом «Б» или 19, дни продления – кодом «ОТ» или 9.
Научитесь быстро и безошибочно работать в программе 1С: ЗУП. Смотреть бесплатный урок. Также включено в подписку Клерк.Премиум.
Актуально на: 27 октября 2022 г.
1
График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2023 год необходимо утвердить не позднее 16.12.2022, так как 17 декабря выпадает на субботу.
График отпусков: как правильно составить
Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.
График отпусков: правила оформления и внесение изменений
При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.
К таким категориям работников, в частности, относятся:
- работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, младшему из которых еще нет 14 лет (ст.262.2 ТК РФ);
- мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
- совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
- несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
- почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
- супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
- чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).
С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника. Отказать в предоставлении отпуска, если он не совпадает с графиком, вы не имеете права (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 N 14-2/ООГ-17786).
Что отразить в графике отпусков
Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:
| Что отразить в графике | Комментарий |
|---|---|
| Список сотрудников |
В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор Важно! По мнению специалистов Роструда, в график отпусков не нужно включать мобилизованных работников. Дело в том, что на период мобилизации трудовой договор с такими работниками приостанавливается. И на период приостановления приостанавливается осуществление прав и обязанностей, установленных трудовым законодательством, ЛНА, а также прав и обязанностей, вытекающих из условий коллективного договора, соглашений, трудового договора (за исключением прав и обязанностей, установленных ст. 351.7 ТК РФ). По этой же причине не нужно включать в график отпусков работников, заключивших контракт в соответствии с п.7 ст.38 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ или контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на ВС РФ. |
| Количество дней отпуска | Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ). |
| Предполагаемая дата начала отпуска | Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте, что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ). |
| Возможность разделения отпуска на части | График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ) |
График отпусков: форма
Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).
График отпусков утверждается руководителем организации (ИП). Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной календарный год (ст. 123 ТК РФ).
После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».
Хранить график отпусков нужно 3 года (п.453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).
График отпусков: образец
Приведем образец графика отпусков.
Внесение изменений в график отпусков
Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.
Где в графике отпусков отражаются изменения
Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):
- в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
- в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
- в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
- в графе 10 отражаются различные примечания.
Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.
Внесение дополнений в график отпусков
Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.
Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- от 30000 руб. до 50000 руб. – для самой организации;
- от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
- от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.
Отпуск в табеле учета рабочего времени
Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) указывается в зависимости от вида отпуска:
| Вид отпуска | Буквенный код | Числовой код |
|---|---|---|
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 |
| Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя | ДО | 16 |
| Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства | ОЗ | 17 |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором) | ДБ | 18 |
| Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста | ОЖ | 15 |
| Оплачиваемый учебный отпуск | У | 11 |
| Неоплачиваемый учебный отпуск | УД | 13 |
В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.
Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени
Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:
- нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
- в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.
Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.
Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк графика отпусков по форме Т-7 .docСкачать образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 .doc
Кто составляет график отпусков
Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.
Что необходимо для заполнения формы Т-7
В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.
Ответственные лица
- В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
- Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
- Затем проставить дату заполнения документа.
- Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.
Составление графика
Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.
Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.
После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.
Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.
Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.
Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.
В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).
Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков
Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:
- Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
- Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.
Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.
Кто может идти в отпуск вне графика
Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:
- внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
- женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
- несовершеннолетние сотрудники;
- работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
- супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
- граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.
Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.
