- Зачем нужно календарное планирование
- Что включает календарный план
- Когда можно писать план проекта
- Как выглядит календарный план
Елена – начинающий амбициозный ресторатор. Она придумала, как вдохнуть в старое кафе новую жизнь. С бизнес-планом она намерена пойти в банк, чтобы получить кредит.
Документ она готовила самостоятельно, поэтому опасается, что к нему возникнут каверзные вопросы. Зато одно она выполнила безукоризненно — провела календарное планирование.
Теперь она и инвесторы смогут представить, как предпринимательница модернизирует общепит с большой историей.
Если вы не знакомы с календарным планированием, тогда читайте материал.
Зачем нужно календарное планирование
Представьте, что вы собираетесь покорить новое направление бизнеса или производить товары в ранее незнакомой сфере.
Чтобы точно знать, когда проект будет реализован, создайте график. В нем отражают риски, возможные ограничения.
Такой документ называют календарным планом проекта. В нем можно указать:
- наименование работ;
- срок выполнения;
- ответственных;
- конкретные задачи для отдельных исполнителей;
- точки промежуточных отчетов с измеряемыми показателями;
- мероприятия, необходимые для реализации проекта (встречи, презентации).
Подготовкой документа занимаются руководители предприятия или менеджеры проектов.
Составить полноценный график не получится без мнения сотрудников, ведь им предстоит решать задачу. Они сообщат, что требуется для выполнения работы.
С таким документом руководителю легко отслеживать реализацию проекта. Полезен он и сотрудникам: работать проще, когда знаешь, что следует выполнить и сколько на это времени.
Обязательно знать и бюджет проекта. Когда смета рассчитана, наступает время поиска инвестиций. Найти средства можно и в своей компании, но легче обратиться в банк и не переживать об устойчивости проекта.
Если вы горите идеей об открытии своего бизнеса, мы можем помочь вам! В Совкомбанке доступны кредиты для предпринимателей до 30 млн рублей. Вы составили бизнес-план и знаете, сколько средств вам понадобится для открытия собственного бизнеса? Смело рассчитывайте кредит и ежемесячный платеж по нему на нашем специальном калькуляторе!
Рассчитать кредит
Что включает календарный план
Объем документа не бывает одинаковым и зависит от конкретной ситуации. На окончательную редакцию плана влияют:
- установленные задачи;
- сфера бизнеса;
- ресурсы.
Такой документ неспроста называют планом-графиком. Он содержит большое количество дат и включает:
- планируемый день завершения работ;
- прогнозируемый (считается приближенным к реальности, так как учитывает неблагоприятные события);
- фактический (дата, когда задача была выполнена).
Кстати, различаются не только даты завершения работ. Аналогичное встречается среди задач. Они делятся на основные и вспомогательные.
Например, для Елены основная задача — открыть кафе за 750 тысяч рублей за полгода. Вспомогательными для реализации проекта станут:
- набор персонала;
- разработка меню;
- ремонт помещения;
- получение лицензий и разрешений.
Лицензирование: что изменилось с марта 2022 года
У каждого направления свои сроки и подзадачи.
Труднее всего выстроить последовательность действий. Закономерный вопрос, как все распланировать, если нет конкретных данных, а их место занимают предположения.
Хорошо, когда у вас есть опыт или подчиненный, строивший календарные планы. Иначе придется ориентироваться на гипотетические показатели.
Не расстраивайтесь сильно по этому поводу. В процессе все несколько раз поменяется.
Елена планировала сосредоточиться на кухне южных славян. Разрабатывая меню, оказалось, что трудно найти подходящие ингредиенты по доступным ценам. Пришлось менять концепцию и ориентироваться на блюда восточных славян.
Такие обстоятельства не должны «раздувать» смету или сдвигать срок завершения проекта. Изменяться могут даты вспомогательных задач. Так, если планируете фасадные работы, то обязательно учитывайте погодные условия: дожди и снегопады. Но если в течение всего проекта вам сопутствовали ясные дни, то ремонт вы завершите раньше.
Имейте в виду, что в бизнесе вам часто придется сталкиваться со счетами. Вы их будете получать и выставлять. Отчетность всегда вызывает вопросы и особенно на старте бизнеса. Забудьте о трудностях с Совкомбанком.
Специальный онлайн-сервис для клиентов Совкомбанка, подключенных к ДБО «Совкомбанк Бизнес», позволяет в короткие сроки выставлять счета на оплату товаров или услуг и отправлять их контрагентам. Поставьте выставление счета на турборежим!
Когда можно писать план проекта
Для подготовки структурного документа вашего бизнеса не нужно ждать 21-х солнечных суток, когда Луна окажется в четвертом доме, или завершения ретроградного Меркурия. Более того, вам не понадобятся аффирмации на успешный план. Вы будете готовы, когда:
- установите цель с задачами проекта;
- сформируете бюджет;
- выявите подзадачи, необходимые для успешного выполнения работы.
Это слагаемые разработки календарного плана. Но готовая картина не появляется сама собой даже с учетом этих данных. Выполните еще несколько шагов.
|
Шаг |
Описание |
|
Проанализировать цель, задачи и смету проекта |
Так вы выясните, сколько времени уйдет на работу |
|
Декомпозировать цель на задачи и подзадачи |
Весь проект разделяют на этапы. По каждому из них устанавливают даты реализации. Главная цель Елены — запуск общепита за полгода. Одна из задач проекта — ремонт помещения. Обновление кафе необходимо разбить на этапы: ремонт кухни, гостевой зоны, входной группы. Вместе со строителями или наставником нужно определить временные затраты. Также следует поступить с меню и персоналом |
|
Подготовить делали |
Определить, что еще может потребоваться для реализации подзадач. Елена планирует посетить несколько ресторанов национальной кухни, чтобы посмотреть на оформление и меню общепита |
|
Верифицировать план |
Чтобы график не вызывал вопросов, покажите его команде или экспертам, которые помогают вам в реализации. Знающие люди подскажут, какие сроки невыполнимы. Например, в январе вы заказываете товар из Китая. Автоматическая система расчета скорости доставки подсказывает, что груз вы получите через 30 дней. Это стандартный срок, который не учитывает, что в конце января китайцы празднуют Новый год. В это время весь бизнес там практически засыпает, значит, отправка может состояться только в феврале. Тут же вы перепроверите, хватает ли ресурсов |
Свой подробнейший календарный план необязательно показывать инвестору. Он должен поверить, что вы точно представляете, как выполнять работу, что получите в финале. Особенности лучше оставьте себе.
Например, если планируете ремонт, то укажите, что конкретно будете делать: красить стены или перестилать полы. Но не говорите спонсорам, какие материалы будете использовать, к какому стилю они тяготеют. В документе должны быть этапы, даты, денежные расходы.
Как найти инвестора
Календарный план создают через специальные сервисы. Но можно воспользоваться стандартными Microsoft Excel или «Гугл-таблицами».
Как выглядит календарный план
Проектная деятельность неотделима от схем и графиков. Календарный план, чаще всего, представляют в виде обновляемой таблицы.
В нее записывают виды работ и даты их выполнения. А также указывают последовательность. Например, Елена сначала нашла шефа, составила меню, а потом искала остальной персонал.
Некоторые работы ведутся параллельно — это экономия времени.
Мы подготовили пример плана реализации проекта в виде таблицы для ремонта кафе Елены.
Часто план сопровождает смета. В документ, с отраженными ресурсами, записывают трудозатраты на работу.
Отразите в графике встречи, если они нужны для контроля над процессом. Заранее определите день для отчетов. Так сотрудники будут в курсе, когда им готовить аналитические справки.
Совет банка! Декомпозируйте задачи, чтобы итоговый документ был ближе к реальности. Это удобно вам и подчиненным. Учитывайте, что время работ считают без учета выходных дней.
Для определения времени осуществления мероприятий, направленных на достижение целей проекта, и для установления взаимосвязей между ними по временному параметру с учётом наиболее рисковых событий, составляется календарный план проекта. Календарное планирование заключается в создании и последующем уточнении расписания, которое учитывает состав работ, риски, ограничения. Поскольку календарный план в виде перечня исключительно плановых параметров работ без сравнения с фактическими сроками выполнения утрачивает свой смысл, нередко, вместо календарного плана, применяют название календарного графика.
Сущность календарного плана
В результате создания календарного плана получается полное проектное расписание, учитывающее длительность работ и ресурсную базу, необходимую для выполнения проекта. Календарное планирование, в целом, включает несколько основных стадий, среди которых:
- планирование проектного содержания и построение структуры декомпозиции работ,
- выстраивание последовательности работ и сетевого графика,
- составление плана сроков, продолжительностей, согласование логических связей работ и отображение их на диаграммах Ганта или в таблицах,
- определение ресурсных потребностей (в персонале, механизмах, материалах и т. д.) и составление плана использования ресурсов,
- расчёт проектных трудозатрат и прочих затрат.
После перехода проекта на стадию практической реализации – исполнения запланированных действий – по календарному плану-графику отслеживается ход выполнения работ, и вносятся корректирующие изменения.
Планирование состава работ предполагает назначение ответственных исполнителей за задачи и сроки. Задачи как статическая категория с их последовательностью переводятся в динамическую категорию состояния работ, которые приводят к результату проекта. Эти приведённые в формат работ задачи сводятся в график и/или таблицу. Задачи выражают суть результатов по критерию выполнения («решены / не решены»). Соответственно, момент начала действия для задач не столь существенен, как срок окончания.
Составляет календарный план, как правило, менеджер проекта, который привлекает для этих целей экспертов в различных областях. Эксперты должны помочь иерархически выстроить полный перечень работ. Затем определяется продолжительность работ и их взаимозависимости. Некоторые работы могут выполняться одновременно (параллельно), а некоторые – только последовательно. Для наглядности данные взаимосвязи представляются в виде диаграмм Ганта, у которых по одной оси (вертикально) расположен иерархический перечень задач, а по другой оси – календарная шкала. По итогам составления графика должен получиться календарно-ориентированный, структурированный по иерархии план, включающий полный перечень работ.
Ресурсная модель проекта тоже является частью календарного планирования. Учитывается необходимость исполнителей для того или иного этапа работ и степень уникальности их квалификации, наличие сырья и расходных материалов, механизмов и оборудования. Ресурсная база оценивается по характеристикам времени (календарная или суточная занятость), затрат на использование ресурсов, максимальной доступности ресурса в процентах.
Параметры календарного плана
В простейшем виде параметрами календарного плана становятся даты начала и завершения каждой работы, продолжительность, а также необходимые для этих работ ресурсы. Сложные календарные планы насчитывают несколько вариантов начала и завершения работ, их продолжительности и резервов времени. Методика расчёта сетевых моделей даёт возможность рассчитывать лишь ранние и поздние даты. Исходные (базовые) плановые даты и текущие даты нужно выбирать с учётом иных факторов. Основных вариантов выбора три:
- По дате раннего начала. Это максимально ранняя дата, от которой можно начать отсчёт работ. При добавлении к ней параметра продолжительности работ получается дата раннего завершения. Продолжительность работ зависит от числа работающих и суммарной трудоёмкости, от объёма работ и интенсивности их выполнения. По дате раннего начала календарный план создаётся для стимулирования исполнителей, задействованных в проекте.
- По дате позднего завершения. Последняя дата, к которой работа может быть закончена без задержки работ по проекту, вычисляется путём суммирования даты позднего начала и продолжительности. Выбирается для максимального доведения результатов проекта до уровня потребительских потребностей.
- По наиболее вероятному окончанию. Выбирается для сглаживания ресурсов.
В случае различия дат раннего и позднего начала интервал между ними (период, когда работа может начаться), становится резервом времени. В большинстве систем планирования за исходное принимается утверждение, что продолжительность работ останется неизменной, а, значит, разница между поздним и ранним начало и поздним и ранним завершением работ совпадёт. Критической работой (продолжительность которой указывает на продолжительность проекта в целом) становится работа с резервом времени, равным нулю. Соответственно, критической продолжительностью считается минимальное время, необходимое для выполнения всего комплекса работ, а критический путь будет иметь длину критической продолжительности.
Технология создания календарного плана проекта
Поскольку в основе управления проектами лежат параметры содержания работ, ограничений и рисков, составление календарного плана проекта следует рассматривать с учётом этих параметров. Этапы разработки плана ткже будут соответствовать этим параметрам: этап № 1 и № 2 – содержанию работ, этап № 3 и № 4 – ограничениям, этап № 5 – рискам.
- Формирование списка состава работ. Список важен потому, что если сразу все работы представить не получается, возникают ошибки. Чтобы этого не допустить при определении состава операций применяют метод последовательной декомпозиции работ.
- Определение потенциала реализации проекта на основе продолжительности работ и их последовательности, что, в свою очередь, зависит от технологии выполнения. Помимо упомянутого метода последовательной декомпозиции для определения применяют метод экспертной оценки, мозговой штурм и др.
- Установление доступности ресурсов. В проектных процессах задействованы человеческие, материальные, финансовые, информационные и другие ресурсы. Поэтому график работ нужно соотнести с графиком финансирования. Для этого ресурсы дифференцируют – вводят понятие дефицитных ресурсов. К таким относятся уникальные специалисты, специфические материалы и мощности. Фактор доступности напрямую отражается на последовательности и длительности работ.
- Определение внешних ограничений. Самые распространённые ограничения – по сезонности, по поставкам материалов и оборудования. В качестве примера ограничения по внешним событиям можно назвать срок завершения этапа, приуроченный к национальному празднику. Такие события включаются в проект в статусе вехи.
- Планирование реакции на риски. Для основных угроз из числа рисков проекта необходимо разработать план реагирования, который тоже влияет на календарный план.
Подобная этапность соответствует общей логике разработки календарного плана, обуславливающей следующую смысловую последовательность:
- Шаг 1. Определение состава работ.
- Шаг 2. Оценка продолжительности работ (трудозатрат).
- Шаг 3. Выявление внешних ограничений и вех.
- Шаг 4. Выстраивание последовательности работ и календарного плана.
- Шаг 5. Пересчёт и уточнение календарного плана на основании ресурсных ограничений.
- Шаг 6. Учёт рисков.
Поскольку существуют две противоположные стратегии реагирования – активная и пассивная – они тоже находят отражение в календарном плане. Так активное реагирование предполагает включение в план дополнительных работ, которые направлены на минимизацию рисков, а это, в свою очередь, влияет и на сроки выполнения связанных работ. Если рассмотреть включение этого учётного параметра на примере выведения на рынок новой услуги, то в случае обнаружения угрозы невостребованности услуги, для минимизации потерь проводят дополнительное исследование. Это исследование как отдельная работа включается в план и меняет его. Пассивное реагирование тоже оказывает опосредованное влияние на план, поскольку предполагает создание дополнительных финансовых резервов под обнаруженные риски.
Документальная составляющая календарного графика
Чтобы определить окончательные расчётные сроки операций, входящих в состав проекта, и его общую продолжительность необходимо осуществить заключительное согласование и утверждение документа календарного плана. Согласование с участниками проекта уточняют степень детализации графика, которая должна быть достаточной, но не избыточной. Другими словами, если за смежные операции ответственность несёт тот же ресурс, то необходимости в дальнейшем делении вышестоящей работы нет. Если выделенная в самостоятельную работу задача должна быть передана в исполнение другому ответственному лицу, то процесс разделения пока нельзя назвать завершённым.
В ходе предварительной подготовки календарного плана создаётся целый ряд промежуточных документов, включающий планы вех, сетевые модели, ИСР и другие. Сам же календарный план становится не только документом планирования, но и документом контроля исполнения. В полном виде документация по пакету календарного графика проекта включает:
- Сводный (комплексный) календарный план.
- Детальные календарные графики для каждого исполнителя.
- Детальные графики по пакетам работ.
- План заключения контрактов.
- Информация о потребностях в ресурсах.
- Мероприятия организационно-технологического характера по реализации.
- План контролирования хода выполнения работ.
Таким образом, календарный проектный план функционально нужен для:
- предписания по выполнению конкретных действий,
- мониторингового ориентира и документа для поведения контрольных мероприятий,
- основания для решений по изменению хода проекта.
С помощью программ по управлению проектами (например, Microsoft Project) можно создавать электронную форму план-графика в виде диаграммы Ганта или табличной формы. «Шапка» план-графика в табличной форме может состоять из колонок «Работы», «Сроки» (с разделением по колонкам на сроки начала и окончания работ), «Ответственные исполнители», «Результат», «Факт реализации». Нередко в отдельных колонках все работы нумеруют, и для каждой из них оставляют ячейку комментария.
На практике с составлением расписания управление проектным планированием не заканчивается, поскольку корректировка бюджета и изменение зависимого от него плана-графика предполагает прохождение нескольких итераций.
Окончательный план собирается в сводный комплексный документ после разработки организационной структуры, планирования поставок, оценивания рисков.
Любая деятельность для выполнения поставленных целей и задач подлежит планированию, для чего и используется календарный план. В нем указывают период проведения мероприятия, исполнителей и конечный результат. Как разработать этот график и что необходимо учесть при его составлении.
Календарный план проекта: что это
Это проектно-организационный документ, в котором, на основании всего объема предполагаемых мероприятий (работ), утверждаются разумная целесообразная последовательность, взаимосвязь между собой этапов процесса, сроки выполнения и необходимые ресурсы.
Календарный план проекта является руководящим документом в деятельности организации, реализации того или иного мероприятия, оказании услуг (выполнении работ).
Законодателем требования по форме, содержанию, срокам не установлены, поэтому как писать календарный план и из чего он состоит, решает руководитель организации. По общему правилу, документ составляется в свободной форме в зависимости от объекта целеполагания, на год или иной период в зависимости от потребности организации. В виде исключения отдельными отраслевыми нормативно-правовыми актами устанавливается, что такое календарный план проекта (КПП), требования к содержанию документа. Например, Постановлением Правительства РФ от 31.12.2020 № 2428 утвержден порядок формирования графика для осуществления контрольных проверок органами прокуратуры.
КПП используется в разных сферах деятельности, например, при проведении строительных работ. Эффективное строительство реализуется, только когда КПП сформирован на заранее продуманную последовательность работ, определено, в какое время, что и как делать, документ предусматривает расчетное количество техники и людских ресурсов. Ошибки в планировании ведут к сбоям в работе, затягиванию сроков, неисполнению показателей и дополнительному расходу бюджета.
Естественно, что КП во время выполнения корректируется и дополняется, но при любой ситуации руководитель или ответственное лицо четко представляет, что делать в ближайший период времени: день, неделю, месяц, квартал.
Кто отвечает за его разработку
В зависимости от организации, вида объекта планирования, документ разрабатывают кадровики или функциональные специалисты. К примеру, при строительстве график составляет специалист, отвечающий за составление проекта контракта, проектной, технической и рабочей документации. В этом случае КПП является приложением к контракту.
В организациях, осуществляющих педагогическую деятельность, КП составляется каждым педагогом по группам детей и является документом на учебный год: с 1 сентября до 30 июня следующего года. Срок окончания учебного года зависит от вида учебного заведения, утверждается исходя из продолжительности учебной программы.
Если составляется общий КП по организации в целом, руководитель приказом утверждает, кто разрабатывает сводный календарный план и в какие сроки. Ответственным специалистом в этом случае назначается специалист кадровой службы, юрист, секретарь и т. п.
В локальном акте организации не забудьте определить, как считать календарный план, кто ответственный за его составление и в какие сроки он утверждается.
Порядок разработки КПП
Требования к порядку составления, и что учитывается при разработке календарного плана, предъявляются аналогичные к составлению схожих документов. Указываются:
- на главной станице — официальное полное или сокращенное наименование организации;
- период, на который он составляется;
- перечень и объем планируемых мероприятий (работ);
- сроки выполнения;
- потребность в количестве исполнителей;
- необходимые ресурсы: материальные и людские;
- форма отчетности по исполнению мероприятия;
- контроль за выполнением;
- подпись руководителя.
При составлении КП учитывается реальность и последовательность его выполнения. Основная цель — достижение поставленного результата.
Дополнительно к КПП прикладываются схемы: линейные, сетевые, циклограммы, диаграммы Ганта.
При линейной схеме, которая является самой распространенной, сроки работ на графике привязаны к шкале дат и времени.
Возьмите в качестве образца линейную схему для внедрения IT-программы. Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.
Вот другой вариант графика:
И еще один вариант, как заполнять календарный план на приобретение оборудования:
Что учитывать при разработке
Обязательно учитываются в таком документе, как календарный план работ, специфика планируемых мероприятий и основные направления деятельности организации, зафиксированные в отраслевых нормативно-правовых актах и уставных документах. Особенно четко это прослеживается в отношении учебных организаций.
В садиках, например, на педсовете обсуждают и принимают единую форму КП для применения всеми воспитателями.
Рассмотрим технологию, как составить календарный план в дошкольном учреждении:
- начинать составлять КП с определения режимных точек: утро, день, вечер;
- план в законченном виде является эстетически привлекательным, поскольку это «лицо» воспитателя;
- при разработке учитываются соотношения нагрузки детей: эмоциональной, интеллектуальной, физической;
- планируются занятия по степени усложнения;
- предусматривается методическое обеспечение;
- включаются все виды жизни и деятельности детей;
- учитываются в обучении сюжетно-ролевые игры, беседы;
- определяется порядок взаимоотношений с родителями;
- иные важные моменты нахождения, общения и обучения детей в дошкольном учреждении.
Аналогичные документы, с поправкой на возраст учащихся и вид учебного заведения, создаются в школах, в университетах, колледжах, образовательных учреждениях дополнительного образования.
При строительстве объектов документ разрабатывается перед началом работ, в документации к стройке определяется, что такое календарный план строительства, этапы проведения и сдачи работ.
Особенностью составления КПП для стройки является то, что календарный план обосновывается расчетом сметы, наличием большого количества графических схем, чертежей и расчетов, проведением экспертизы документации и выполненных работ, сдачей объекта в эксплуатацию, (при наличии), постоянным строительным надзором.
В КПП учитываются как планируемые мероприятия, так и уже осуществленные в рамках выполнения проекта.
Последнее обновление: 18.02.2021
Любые действия подлежат планированию. Необходимо понимать, кто будет выполнять, в какие сроки, каков конечный результат. Для этого составляется график, в котором прописываются все детали. Календарный план работы при строительстве нужен для того, чтобы чётко понимать, какие действия должны быть совершены в определённые сроки.
Что такое календарный план проекта
Когда составляется календарный график конкретных действий, в итоге получается полное расписание проекта, в котором определённо прописываются сроки и порядок действий. Все пункты утверждаются на руководящем уровне с учётом мнения специалистов по каждому этапу.
Поэтапное планирование, как закономерность определённых действий, включает в себя несколько стадий:
- Создание проектного содержания. Нужно составить декомпозицию работ, используя аналогичный метод. Цель данной стадии – сформировать содержание и построить структуру будущего проекта.
- На основании результатов первой стадии, нужно построить график-последовательность производимых действий.
- Составление сроков по каждому этапу строительства, их согласование с ответственными лицами, отображение их в графическом виде.
- Определение потребностей в различных ресурсах – финансах, персонале, материалах, дополнительных ресурсах.
- Отображение их в общем календарном графике выполнения работ;
- Окончательный расчёт будущих затрат.
Обратите внимание! Когда начинается реализация проекта, ответственные люди следят за тем, чтобы мероприятия исполнялись в установленные сроки. При необходимости, вносятся коррективы. Они будут учтены при составлении расписания на другие, аналогичные действия в будущем.
Общая форма календарного плана выполнения работ
Цели и задачи календарного планирования
Основной целью планирования любых мероприятий является их точное, а не хаотичное выполнение. Чтобы проект продвигался успешно, был завершён и оплачен, нужно спланировать все детали.
То есть, все вышеописанные стадии должны выполняться строго с соблюдением сроков. Ответственным является менеджер проекта. Он руководит исполнителями, персоналом и прочими трудовыми ресурсами. При составлении календарного графика он должен понимать, что могут быть временные отклонения, поэтому при составлении документа они учитываются.
В ходе реализации строительных программ исполняются многие задачи. Для решения повседневных проблем собираются «летучки» с исполняющим персоналом. Если возникают более «широкие» сложности, созывается совещание с высшим руководством.
Для оптимального исполнения каждый человек должен знать свою роль в реализации проекта. Тогда не возникнет проблем с прохождением стадий.
Обратите внимание! Поэтапная концепция должна быть составлена в письменном и графическом виде. Каждому исполнителю доносятся сроки выполнения того или иного этапа.
Параметры календарного плана
Этот документ состоит из нескольких разделов. В него входят:
- начало и окончание работ;
- сроки исполнения каждого этапа и проекта;
- ресурсная база.
Нужно прописать 2 календарные даты – когда начнётся исполнение проекта и когда оно завершится:
- ранний старт – оптимальное календарное число, когда нужно начать исполнять составленный график;
- поздний финиш – дата, когда все работы должны быть завершены.
Бывает так, что работы не начинаются в срок, но завершить их нужно раньше установленной даты. Временные промежутки между первоначальными и завершающими датами называются резервными периодами. При этом протяжённость работ, определяемая дельтой между крайними календарными датами, остаётся неизменной.
Длительность исполнения работ необходимо определять, исходя из:
- наёмного персонала, который будет выполнять каждую рабочую стадию;
- его квалификации;
- требований заказчиков.
На этот показатель могут влиять многие условия. Пример календарного плана строительства в теплом или дождливом климате. Если работы будут исполняться на улице, то погодные условия могут увеличить исполнение этапа.
Пример, когда календарный план строительства и реальные сроки выполнения не совпадают
Чтобы понять, насколько верно определены параметры плана проекта, необходимо сложить ранний/поздний старт и длительность исполнения работ. На выходе должен получиться ранний/поздний финиш.
Без ресурсов невозможно соблюсти ни один график выполнения. Поэтому к этой оставляющей нужно подходить с умом. Нужно выявить потребности каждого этапа. Только после этого составляется график использования того или иного ресурса (материального, трудового).
Теперь необходимо провести сравнение между тем, что требуется по плану, и тем, что есть. Часть ресурсов может обеспечить заказчик, часть – исполнитель. Это нужно прописывать в расписании.
Обратите внимание! Если нужда в ресурсах в несколько раз выше имеющейся ресурсной базы – это критично. Необходимо корректировать план, менять сроки.
Как создаётся календарный план проекта
Когда разрабатывается план, учитываются потенциальные возможности и риски. Календарный график строительных работ не исключение. Он состоит из этапов:
- 1 и 2 – содержание будущих действий;
- 3 и 4 – возможные ограничения;
- 5 – потенциальные риски.
Нужно рассмотреть каждый этап:
- Составление списка будущих действий. Это нужно, чтобы точно знать, какие действия будут проведены. Чтобы учесть все, применяют метод декомпозиции работ.
- Определить последовательность, а потом и продолжительность выполнения каждой стадии. При этом нужно учесть специфику технологий. Применяется метод декомпозиции работ, экспертной оценки и «мозговой штурм».
- Определить степени доступности ресурсов. При исполнении строительных работ задействуются различные ресурсы – материалы, финансы, наёмный персонал, информационная составляющая и прочее. Сначала нужно изучить график финансирования будущего проекта, периодичность поступления денег на реализацию. Чтобы было чёткое сопоставление, выделяются дефицитные ресурсы – «узкие» специалисты, специфические материалы и прочее. Чем доступнее ресурс, тем быстрее он будет использован. Чем он реже, тем сложнее его достать, могут потребоваться изменения в расписании по срокам.
- Определение наличия/отсутствия внешних ограничений. К таковым можно отнести – сезонность, сроки поставок материала и оборудования. Например, во время одного из этапов выпадает национальный праздник, работать в этот день нельзя. Это нужно учесть, особенно если эта дата выходит на будний день.
- Потенциальные риски – их нужно спланировать. Они могут быть различными, поэтому нужно отдельно подготовить план реагирования. Он, в свою очередь, может оказать прямое влияние на календарный план проекта.
Существует 2 стратегии реагирования на возникновение рисков – активная и пассивная. Выбор вносит определённые коррективы, которые нужно учесть при составлении графика.
Например, активное реагирование – разработка дополнительных мер и работ, направленных на минимизацию рисков. Они включаются в план, поэтому могут несколько увеличить срок поэтапный срок исполнения.
Пассивное реагирование – использование дополнительных финансовых ресурсов для минимизации рисков. Влияние на план оказывает, но не такое сильное, как активное реагирование.
Документация календарного плана проекта
Когда график будет составлен, его необходимо согласовать со всеми участниками программы. Как показывает практика, чтобы согласование прошло успешно, документ должен быть составлен довольно подробно, но не избыточно. То есть, если за несколько видов работ ответственность несёт один и тот же ресурс, то выделять этот нюанс нет необходимости.
Если же за исполнение конкретной задачи отвечает другой ресурс, то её не только нужно выделить в отдельный блок, но и детализировать. Для того чтобы правильно создать, необходимо поручить ответственным лицам подготовку следующей промежуточной документации:
Если план составлен верно, пройдены все предварительные этапы, все согласования, с его помощью можно получить исчерпывающую информацию о будущих работах.
Из него можно почерпнуть следующие сведения:
- наличие/отсутствие предписаний по правильному и оптимальному выполнению тех или иных действий;
- документы по каждому мероприятию;
- наличие/отсутствие мониторинговых исследований по данному проекту;
- наличие/отсутствие оснований для изменений хода программы.
Образец календарного плана выполнения работ может выглядеть так:
или так:
Образец электронной формы календарного плана-графика
Заключение
Существуют компьютерные программы, позволяющие создавать проекты автоматически. Программа сама задаёт необходимые параметры, что значительно упрощает процесс создания документа. Кроме того, он сразу же готов в электронном виде, его можно разослать исполнителям и ответственным лицам. Потом его нужно просто распечатать, согласовать, заверить подписями ответственных лиц, в том числе, заказчика.
Заказать бесплатную консультацию юриста
Календарный план реализации проекта: пример, технология, документы
Планирование – неотъемлемая составляющая реализации проекта. Ключевым моментом планирования становится создание календарного плана или, как еще иногда говорят, календарного графика. Календарный план помогает соблюсти требования проектной работы и четко представить, какие действия будут выполняться и за какой срок.
В статье представлены параметры календарного плана, технологии и методы создания, программы в помощь менеджерам и исполнителям проектов. Приведен список документов, обеспечивающих планирование.
Содержание:
- Сущность и задачи календарного планирования
- Параметры календарного плана
- Основы создания календарного плана
- Технология
- Методы
- Программы-планировщики
- Нормативная база календарного графика
Сущность и задачи календарного планирования
Для начала стоит дать определение календарному планированию проекта. Календарное планирование представляет собой объединение документированных решений, которые отвечают на вопросы: для чего, как, когда и кем будет реализован проект. Календарный план – это результат планирования, его материальное подтверждение, представленное в виде комплексной схемы. Схема проверяется и утверждается с руководством компании.
Когда создается календарный план, решаются обязательные и прикладные задачи. В ходе планирования необходимо:
Календарное планирование
- Уточнить предназначение и целевую аудиторию проекта. Разобраться в деталях.
- Разъяснить детали заказчику.
- Согласовать график с теми, кто участвует в проекте и с заказчиком.
- Установить количество работы и ее состав.
- Привлечь и рационально распределить ресурсы, как человеческие, так и материально-технические.
- Составить бюджет, выявить затраты.
- Назначить ответственных за выполнение плана, разделить обязанности.
- Установить сроки выполнения проекта и отдельных пунктов плана.
Календарный план представлен либо в виде сложной схемы, либо в виде простого списка работ и сроков выполнения.
За то, как продвигается проект, несет ответственность менеджер проекта. Он же назначается руководителем по календарному плану. Менеджеру подчиняются исполнители, которые отвечают за отдельные пункты плана и предоставляют отчеты по работе. В случае, если возникают нестыковки в ходе работы, руководитель обязан выяснить их причины и скорректировать план. Для решения глобальных задач планирования проводятся совещания, на которых решается судьба отдельных этапов и целого проекта.
Все участники должны быть осведомлены о роли, которую выполняют. Их необходимо обеспечить требуемыми документами, рабочим местом, качественными инструментами и материалами для осуществления деятельности.
Календарное планирование используется для упорядочения действий и повышения производительности. План помогает увидеть расширенное и точное расписание проекта.
Параметры календарного плана
Главные параметры календарного графика:
- старт и финиш работы
- длительность работы
- ресурсная база
Дата начала проекта
Старт и финиш работы. Ранний старт – официальное начало работы. Поздний финиш – дата, на которую назначено завершение работы. Кроме этого, существует еще позднее начало и раннее завершение. Промежуток между первоначальными датами и закрывающими датами называется резервом времени. Как правило, продолжительность работ остается неизменной, поэтому резерв времени между ранним и поздним стартом и ранним и поздним финишем будет одинаковым.
Длительность работы. Зависит от числа исполнителей и их трудозатрат, от объема работы, требований заказчиков и других факторов. Критическая продолжительность – минимум, за который необходимо выполнить основную часть работы или даже весь проект.
Если сложить ранний старт/поздний старт и продолжительность работы, то на выходе получим ранний финиш/поздний финиш.
Ресурсы. Ограничения в ресурсах учитываются тогда, когда установлены даты разработки проектов. После выявления потребностей для всех видов работ проекта вычисляется необходимое количество ресурсов каждого из них. На основе этого строится график уровней ресурсов, данные которого сравниваются с уже имеющимся объемом ресурсов. Если потребности превышают ресурсную базу, то возможно изменение времени в календарном плане для того, чтобы их покрыть.
Основы создания календарного плана
Для того, чтобы реализовать календарный план, нужно разобраться в методиках и технологии его создания, а также изучить инструменты для удобного планирования.
Технология
Проект – это единое целое. Для удобства его разбивают на взаимосвязанные крупные блоки. Затем эти блоки дробятся на более мелкие единицы и этапы для упрощения работы над проектом. Данный подход помогает повысить эффективность деятельности и избежать ошибок, которые можно просмотреть, если не приступать к работе комплексно и детально.
Этапы реализации проекта связаны с параметрами работы и включают в себя:
Планирование задач
- Составление списка работ, которые необходимо выполнить для реализации проекта.
- Расчет продолжительности, последовательности работ и степень реализации проекта.
- Выявление доступности человеческих, материальных, информационных и других ресурсов.
- Выявление внешних ограничений. Они могут быть сезонными, ресурсными, связанными со временем выполнения и т.д. Главное ограничение – это срок завершения проекта.
- Поиск рисков. Для этого существует специальная формула: может произойти риск (который возможен), потому что (причина) это приведет к последствиям.
- Разработка плана реагирования на риски и угрозы. Делается это с помощью стратегий реагирования. Их две: пассивная и активная. Первая предполагает создание денежного резерва под выявленные риски, а вторая направлена на минимизацию рисков путем включения в план новых работ.
Важно помнить, календарный план – это модель реализации проекта, которую воплощают в жизнь постепенно. Работа над новым этапом начинается только тогда, когда закончена реализация предыдущего. Эта модель не является полностью статичной, потому что планирование может быть скорректировано и пересмотрено.
Методы
Для создания планов различного типа или для разработки отдельных частей плана используются различные методы. Вот наиболее популярные:
Сетевой график
- Диаграмма Ганта – столбчатая гистограмма, созданная для иллюстрации графика работ.
- Сетевой график – комплексная модель отображения последовательности работ проекта.
- Объемно-календарный график – метод, который позволяет представить объем и количество работ, ожидающих выполнения.
- Цикловой график – метод, помощью которого измеряют продолжительность отдельных этапов и всего проекта целиком.
Метод выбирается руководителем в зависимости от экономических составляющих. Влияет этап работы, тип производства, ресурсы, имеющиеся в наличии и т.д. Эти методы можно применять и комплексно, что позволяет добиться большей наглядности и точности календарного плана.
Все методы, представленные выше, легко создаются в инструментах Microsoft Office, Excel, либо в других современных программах-планировщиках и органайзерах.
Программы-планировщики
Значительно упростить составление плана и расчет его параметров помогут программы-планировщики. Они эффективны и относительно просты в использовании. На рынке электронной продукции их множество. Вот лишь некоторые:
- LeaderTask – программа, с помощью которой можно составить план для организации любого типа и на неограниченный срок. Проста в использовании, несмотря на обширный функционал. Походит и для индивидуальных проектов. Когда разрабатываются групповые планы, программа должна быть установлена на компьютерах у всех сотрудников. Это требуется для распределения задач, корректировки планов, создания отчетов, согласования и т.д.
MS Project
- MS Project – комплексный планировщик для управления проектами. С его помощью можно составлять планы и контролировать их выполнение. Бесплатная версия программы помогает в реализации небольших задач, а платные – базовая, профессиональная и расширенная – применяются в реализации масштабных проектов. После короткого обучения вы сможете пользоваться всеми возможностями этой программы.
- JIRA – еще одно современное средство для управления проектами. Сохраняет большое количество задач, позволяя быстро в них ориентироваться и оперировать ими. Пригодна для фирм и компаний со сложной структурой и большим штатом. Помогает отслеживать слабые места для быстрого принятия решений. Система самостоятельно формирует отчеты за каждую выполненную задачу. Обладает многими функциями, позволяющими сделать составление календарного плана легким и приятным.
- OpenProj. Похожа на MS Project, но более проста в использовании. В ней можно составлять отчеты, планировать время, ресурсы, строить диаграммы и т.д. Существуют платная и бесплатная версии.
Представленные инструменты используются в менеджменте для создания и реализации проектов. Они многозадачны, функциональны, мобильны и работают на разных платформах.
Нормативная база календарного графика
Главный документ при планировании – сам календарный график С его помощью контролируются все процессы проектирования. Календарный график становится основой для сводного плана. Сводный план включает в себя:
- Графики отдельных частей работ. Каждый исполнитель должен иметь их на руках.
- Графики по пакетам работ.
- Контракты, договоры с заказчиками.
- Отчеты о финансах, выделенных на воплощение проекта.
- Данные о потребности в ресурсах.
- План организационных мероприятий по воплощению проекта.
- Акты об охране труда.
- Отчеты о расходе ресурсов и материалов.
- Отчеты о ходе работы, предоставляемые каждым сотрудником.
- Нормативы об использовании оборудования.
- При создании некоторых видов проектов, например, при постройке строительных объектов, обязательно нужны документы о технике безопасности.
Календарный план – отличный инструмент в сфере планирования. Используя при его составлении графические методы и современные программы, можно добиться высокой эффективности. Это важно в работе над проектом. Чтобы деятельность была регламентированной и не вызывала нареканий, необходим весь пакет документов. Знание тонкостей в управлении планированием является признаком качественного менеджмента.
© 2023 Право Денег · Копирование материалов сайта запрещено
Москва, Новогиреевская улица, 21 | Контакты | Карта сайта
