Как составить калькуляцию рабочего дня

Суммированный учет рабочего времени по ТК РФ

Законодатель нормирует длительность труда работника. Основными критериями при этом являются количество рабочего времени за установленный временной интервал. Трудовой кодекс определяет в общем случае нормальную продолжительность труда, являющуюся одновременно максимальной, как 40-часовую рабочую неделю (ст. 90). Наниматель обязан учитывать рабочее время работников персонально. Учет рабочего времени сотрудников ведется по  фактически отработанному времени каждого в табеле учета рабочего времени.

Форму для учета рабочего времени и порядок ее заполнения см. «Табель учета рабочего времени – форма Т-13 (бланк)».

Эксперты «КонсультантПлюс» подготовили образцы заполнения табеля учета рабочего времени методом сплошного заполнения и методом учета отклонений. Получите бесплатно пробный доступ к системе и переходите к образцам.

Как известно, существенное число организаций использует режим работы, ежедневная протяженность которой выходит за рамки традиционного 8-часового трудового дня. Это организации, занятые обслуживанием населения (медицинские, торговые, сфера обслуживания, транспорт и проч.), либо выпускающие продукцию с длительным циклом производства. Понятие «длительный цикл производства» означает, что технологическая протяженность производственного процесса больше регламентированной законом стандартной протяженности рабочего времени.

Для обеспечения процесса обслуживания и производства в таких случаях работодатель вводит сменный режим труда. Часто при таком режиме невозможно выдержать установленную, нормированную длительность недельного или дневного труда. Например, на одной неделе у работников выходят переработки, на другой наоборот, свободное время. При обычном учете рабочего времени переработки должны оплачиваться как сверхурочные. Но чтобы этого не происходило, законодатель разрешает нанимателю использовать суммированный учет рабочего времени (ст. 104). Это означает, что отработанное время подсчитывается не за неделю, а за иной промежуток (две недели, месяц, три месяца и т. д.).

ВАЖНО! Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (ч.3 ст.104 ТК  РФ).

Ознакомьтесь со спецификой установления правил трудового распорядка.

Промежуток времени, принятый работодателем для подсчета количества часов работы с целью нормирования, называется учетным периодом. Длительность выполнения трудовых обязанностей за учетный период должна быть не больше нормальной недельной, умноженной на количество недель в принятом учетном периоде. Максимальная протяженность учетного периода в общем случае составляет 1 год (ст. 104 ТК РФ).

ВНИМАНИЕ! В современных реалиях при  большом штате довольно  сложно уследить за каждым сотрудником. Поэтому работодатели устанавливают на рабочих местах сотрудников системы учета рабочего времени. Например, пропускную систему с турникетами и пропусками. В этом случае каждый сотрудник прикладывает свою карту и программа автоматически учитывает время прихода/ухода, рассчитывает время работы, отмечает часы переработок и т.п.

Суммированный учет рабочего времени может вводиться работодателем и для всего персонала, и для отдельных групп работников, занятых обеспечением определенных технологических процессов и работающих по сменному графику.

Найти бланк графика рабочего времени и узнать о порядке его составления можно в этой статье

Итак, суммированный учет рабочего времени целесообразно вести в тех сферах труда, где по объективным причинам не удается соблюсти нормальную продолжительность труда за неделю, с тем чтобы в рамках более протяженного периода компенсировать отклонения в длительности одной трудовой недели в последующие. Использование суммированного учета рабочего времени ТК РФ предусматривает, в частности, при вахтовом методе работы (ст. 300 ТК РФ), режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ), работе по сменам (ст. 103 ТК РФ).

Читайте больше о специфике оплаты труда при вахтовом методе работы в специальном материале.

Оплата труда при суммированном учете рабочего времени – примеры расчета

По общему правилу при рассматриваемом учете отработанного времени используется повременная система оплаты труда. Существуют два часто применяемых метода расчета зарплаты:

• за базовую величину принимается месячный должностной оклад;
• базовой является величина часовой тарифной ставки.

Способ исчисления суммы зарплаты, когда за базовую величину принимается оклад, удобен для учетного периода протяженностью в 1 месяц. Как известно, оклад устанавливается за выполнение труда в течение месяца нормальной длительности рабочего времени. Внутри периода учета, равного месяцу, отработанное время за каждую рабочую неделю может быть больше или меньше установленной нормы в 40 часов (в общем случае), но в целом за срок учетного периода общая продолжительность времени выполнения труда соответствует норме часов по производственному календарю этого месяца.

Ознакомьтесь с производственным календарем на 2023 год.

Когда длительность учетного периода больше или меньше одного месяца, применение метода исчисления зарплаты исходя из месячного оклада неудобно и неправильно. Если учетный период составляет, например, несколько месяцев, протяженность рабочего времени, очень вероятно, отлична от нормальной в каждом месяце. Но в целом в рассматриваемый период длительность фактически отработанного рабочего времени равна норме. Если за базу расчета принимается оклад, то получается ситуация, когда вознаграждение за труд в одной и той же одинаковой сумме, равной окладу, выплачивается за различное количество труда, которое пропорционально количеству рабочего времени.

Поэтому для расчета зарплаты при учетном периоде, отличном от месяца, применяется величина часовой тарифной ставки. Она подсчитывается исходя из нормального (согласно производственному календарю) количества часов в конкретном месяце или за год при условии 5-дневной рабочей недели (приказ Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н).

В качестве примера рассчитаем норму рабочего времени при 5-дневной 40-часовой неделе в феврале 2023 года, в котором 18 рабочих дней:

40: 5 × 18 – 1 = 143,

где «–1» — это 1 час сокращения рабочего дня в предпраздничный день 22 февраля.

Норма в феврале составит 143 рабочих часа.

Аналогично считается норма рабочего времени за год. В 2023 это 1973 часа. При использовании показателя годового рабочего времени для вычисления средней месячной нормы получим:

1 973 часа: 12 = 164,42 часа, т. е. показатель месячной нормы в ноябре (как и в любом другом месяце) составит 164,42.

Суммированный учет рабочего времени — примеры расчета зарплаты от часовой ставки, рассчитанной при (1) норме месячного рабочего времени и (2) средней по году месячной норме приведены ниже.

Оклад составляет 40 000 рублей в месяц. Режим труда сменный с суммированным учетом рабочего времени, период учета 2 месяца. Норма рабочего времени за учетный период (февраль и март 2023) составляет 343 часа: февраль — 143 часа, март — 175. В феврале  отработано 172 часа, в марте — 170. Рассчитываем зарплату.

1. При использовании нормы месячного рабочего времени:

Февраль — 40 000 : 143 × 172 = 48 111,89 руб.

Декабрь — 40 000 : 175 × 170 = 38 857,14 руб.

1. При использовании нормы годового рабочего времени:

Февраль — 40 000 : (1 973 / 12) × 172 = 41 844,06 руб.

Март — 40 000 : (1 973 / 12) × 170 = 41 357,50 руб.  

Регламент расчета часовой ставки для целей начисления оплаты труда определяется нанимателем и должен быть зафиксирован в локальном НПА. Это является обязательным, т. к. разные методы расчета дают разный результат суммы дохода работника в конкретный месяц.

Представляется целесообразным устанавливать часовую ставку, рассчитанную исходя из месячной нормы при учетном периоде, отличном от 1 месяца, но меньше 1 года, а для годового учетного периода — часовую ставку, рассчитанную исходя из нормы рабочего времени за год.

Что касается оплаты сверхурочной работы при суммированном учете рабочего времени, то такой механизм законодательством РФ не определен. Эксперты «КонсультантПлюс» привели мнение Минздравсоцразвития России, а также Верховного суда РФ. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к разъяснениям.

Нюансы суммированного учета: вопрос — ответ

Выше мы рассмотрели общие правила ведения суммированного учета рабочего времени и его оплаты. А теперь кратко ответим на вопросы, которые чаще всего возникают при использовании СУ на практике.

Как оплачивать ночные часы, если они приходятся на смену?

Ночные часы (а это, напомним, время с 22.00 до 6.00) нужно учитывать отдельно и оплачивать дополнительно — по правилам, установленным для оплаты работы ночью. Как именно, рассказывает эта статья.

А если смены выпадают на выходные или праздники?

Выходные у работающих по сменам свои. Поэтому общие правила о повышенной оплате работы в выходной здесь не применяются. А вот с попаданием на смену праздников есть нюансы. О них читайте в этой статье.

Как быть, если по итогам учетного периода получилась переработка?

Переработка по итогам учетного периода — это сверхурочные. Для них в ТК РФ тоже есть свои правила, которые распространяются и на работников-сменников. Об этих правилах читайте здесь.

Что делать, если работник отработал учетный период не полностью?

Если работник не полностью отработал учетный период (например, болел, был в отпуске, уволился), для него рассчитывают сокращенный норматив. Для этого отнимают от общей нормы пропущенное время. Если этот усеченный норматив по итогам периода превышен, оплачивают сверхурочные, если наоборот, времени отработано меньше, оплачивают работу по факту. Отрабатывать пропущенные по уважительным причинам часы/дни сотрудник не обязан.

Итоги

Суммированный учет рабочего времени используется при сменном, вахтовом графике, а также в режиме гибкого рабочего времени. Система расчета заработной платы зависит от протяженности учетного периода и может базироваться на месячном должностном окладе либо на часовой тарифной ставке. 

Одна из основных функций работодателя — это учет использования рабочего времени сотрудников на предприятии. От количества отработанных персоналом часов напрямую зависят расходы на заработную плату. Кроме того, контроль дает возможность оценить производительность компании. Не стоит забывать и о том, что эти действия необходимы по действующему законодательству.

В наши дни выполнять эту процедуру стало намного легче благодаря появлению специализированного программного обеспечения. В этой статье будут рассмотрены разные способы и правила проведения мониторинга рабочего процесса, а также перечислены наиболее эффективные решения.

Что такое рабочее время по ТК РФ

Это понятие регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации. Под ним подразумеваются часы, в которые сотрудник исполняет свои непосредственные обязанности. При этом во внимание принимаются положения составленного при приеме в штат договора, а также внутренние правила фирмы. Сверхурочная занятость тоже подпадает под это определение и должна быть дополнительно оплачена. Нормативные акты регулируют и продолжительность работы. По современным правилам она равняется 40 часам.

Понятие режима

Это график, который применяется для упорядочивания и организации учета рабочего времени персонала на предприятии. Он предусматривает сразу ряд аспектов. Среди них:

• Длительность трудовой недели. Допускается несколько вариантов на усмотрение руководства. Первый – 5 будних дней и 2 выходных. Кроме того, нередко применяется модель 6/1. Можно также прибегнуть к использованию гибкого расписания.
• Протяженность смены (в том числе, для неполной занятости).
• Момент начала и окончания исполнения подчиненным своих непосредственных обязанностей.
• Продолжительность перерывов, их график.
• Число смен, в которое осуществляется производство.
• Группы сотрудников, для которых предусмотрен ненормированный режим.

Понятие учета рабочего времени сложное. Эти пункты прописываются во внутреннем распорядке компании. Если существуют исключения для некоторых специалистов, то они обязаны быть зафиксированы в контракте. Кроме того, значения указанных выше параметров не должны идти вразрез с Трудовым кодексом Российской Федерации. Требования отражены в статье 110. К примеру, там прописано, что человек должен отдыхать в течение минимум 42 часов подряд, вне зависимости от расписания. Не распространяется данное предписание на вахтенный метод. Однако и в этом случае обязателен хотя бы один выходной.

Для чего нужен учет рабочего времени работника

Правильный мониторинг дает возможность решить сразу несколько проблем. Прежде всего, это контроль соблюдения установленного распорядка. Кроме того, данные в табеле применяются для проведения расчета зарплаты сотрудниками. В зависимости от количества часов бухгалтерия формирует выплаты.

Также информация позволяет оценивать эффективность специалистов.

Еще одна причина – экономическая. С помощью полученных сведений менеджеры могут рассчитать себестоимость труда и оптимизировать систему в будущем.

Какие существуют виды учета отработанного времени

Согласно существующему законодательству работодатель должен осуществлять эту операцию. Но способ при этом не регламентируется. Это остается на усмотрение фирмы. Выделяют несколько основных подходов.

Поденный

Этот тип отличается хорошим сочетанием с нормированным расписанием. В документах отображается занятость за смену. В момент подсчета зарплаты бухгалтеры складывают цифры.

Однако при гибком графике предложенный метод может оказаться неудобным. К примеру, сотрудник работает 5 часов во вторник и 11 в четверг. В среднем выходит 8, но из них три придется оплачивать сверхурочно.

Понедельный

Этот вид оптимален для ситуации, приведенной выше. В нем суммируется время, отработанное за неделю. Главное, чтобы показатели не шли вразрез с нормативными актами. Как было сказано ранее, максимальное значение – 40. Работа выше нормы вознаграждается дополнительно.

Суммированный

Если возникает необходимость, то учетный период можно расширить до:

• месяца;
• квартала;
• года.

Но в этой системе есть исключение. При осуществлении деятельности во вредных условиях отрезок не должен превышать 90 дней.

При принятии руководителем решения об использовании этого подхода необходимо издать отдельный приказ и зафиксировать все в нем.

Табель

Это первичная форма контроля, которая используется в организациях. Туда специалист по кадрам заносит все данные. По своему усмотрению руководство может разработать собственную форму или использовать предложенную государством – № Т-12.

Выходной день

Согласно Трудовому кодексу, работники должны отдыхать в это время. Если сотрудник привлекается к работе в день отдыха, его рабочие часы оплачиваются в двойном размере.

При суммированном учете это правило работает не всегда, так как в этом случае ТК РФ предписывает оплачивать вдвойне только праздники, а обычные суббота и воскресенье могут быть рабочими днями, при этом сотрудник может отдыхать в другие дни недели.

Методы, как вести учет рабочего времени сотрудников

Вариантов, как можно осуществлять описанную в статье процедуру, существует немало. В этом разделе будут разобраны наиболее распространенные.

Первый – бумажный журнал. Это «классический» подход, который используется на протяжении многих десятилетий. Его суть заключается в том, что информация хранится на бумажных носителях. Хотя многие организации до сих пор пользуются ими, такой тип уже устарел.

Другой выход – видеонаблюдение. Оно может быть автоматизированным или предусматривать наличие сотрудника за пультом. Второй вариант делает систему более эффективной. Работник будет отслеживать соблюдение внутреннего распорядка и фиксировать нарушения со стороны персонала. Преимущество такого подхода в возможность оценить продуктивность каждого специалиста в выполнении задач. Минус – необходимость закупать дополнительное оборудование.

Еще один способ – использование таблиц в программе Excel или сервисах Google. Главный плюс – это простота использования. Достаточно создать шаблон, а потом в каждый учетный период вписывать цифры. Также фирма не несет дополнительных расходов. Но этот подход работает только в небольших компаниях. Когда штат составляет несколько десятков человек, необходимо внедрять автоматизацию.

Это сложный процесс, поэтому доверить его стоит профессионалам. Лучше всего обратиться в компанию «Клеверенс». Мы специализируемся на готовых решениях для бизнеса. Вы можете приобрести необходимое ПО и технику на нашем сайте.

Зарекомендовали себя бухгалтерские программы. В большинстве из них предусмотрена функция, позволяющая специалистам вести учет рабочего времени. Это дает возможность сэкономить временные ресурсы и снизить риск ошибок.

Метод, к которому прибегают крупные организации, – это установка контроллеров. Каждому сотруднику выдают магнитную карту. Чтобы попасть на территорию предприятия, ее нужно приложить к сканеру. Оборудование служит для тщательного контроля часов и минут, которые человек провел на рабочем месте. Но у этого подхода есть и слабые стороны. Прежде всего, это высокая стоимость аппаратуры. Поэтому небольшие фирмы не могут себе ее позволить. Ремонт устройств тоже недешевый, что влечет за собой дополнительные затраты. Кроме того, в период обслуживания персонал не сможет добраться до рабочих мест. Еще один недостаток – довольно высокая вероятность потерять карту.

Еще одно решение – применение CRM-систем. В них встроен автоматический таймер. Он запускается, когда работник запускает приложение. При выключении счетчик останавливает. Плюсы – простота и надежность. Слабая сторона – возможная путаница поначалу. Многие будут забывать запустить или выключить программу.

Кто должен вести учет рабочего дня

Вне зависимости от выбранного подхода, ответственность за его осуществление по умолчанию ложится на работодателя. Чаще всего в этой роли выступает директор организации. Но представители топ-менеджемента очень редко занимаются этим самостоятельно, поскольку у них есть множество других обязанностей.

Чтобы назначить сотрудника, ответственного за этот вид работы, издается приказ. В нем фиксируются и дедлайны. Если фирма небольшая, то это может быть один человек. Когда речь идет о крупной корпорации, то зачастую это функция начальников каждого отдела. Алгоритм следующий: заполняется табель, закрывается, после чего на него ставится подпись. Иногда ведение ежедневного учета рабочего времени работников ложится на плечи бухгалтера или секретаря.

Уполномоченное лицо должно:

• фиксировать продолжительность присутствия персонала и вносить его в документы;
• контролировать наличие и подлинность бумаг, подтверждающих уважительные причины пропусков и опозданий: справок из медицинских учреждений, судебных повесток и других;
• закрывать ведомости с обозначением числа отработанных часов, ставить на ней подпись, а после сдавать в бухгалтерию.

Ответственные сотрудники обязаны перед началом полномочий ознакомиться с текстом приказа.

Какими бывают формы учета отработанного времени

До 2013 года организации были обязаны следовать государственным стандартам. Теперь у руководства есть законная возможность разрабатывать собственные шаблоны. Однако большое количество компаний продолжают использовать те, что предлагает Госкомстат. Причины их популярности заключаются в удобстве, структурированности и функциональности. Также они просты в использовании и не требуют от специалистов освоения дополнительных навыков. Для создания табеля, в частности, применяются формы Т-12 и Т-13. Последняя создается при помощи автоматизированных систем.

Документы заполняются в одном экземпляре ответственным лицом. После закрытия ставятся подписи представителя отдела кадров и менеджера. После бумага передается в бухгалтерию. Она хранится в архиве в течение следующих 5 лет. Однако есть исключения. Если хотя бы один работник трудился в тяжелых условиях, то срок увеличивается до 50.

Сервисы и способы учета рабочего времени

Цифровые технологии активно используются в организации деятельности на предприятиях. Сейчас нет необходимости делать все вручную и самостоятельно контролировать весь персонал. Существуют сервисы, которые позволяют руководству осуществлять эти процедуры гораздо быстрее и удобнее. Также программное обеспечение снижает вероятность возникновения ошибок из-за человеческого фактора.

Софт устанавливается на компьютер сотрудника и автоматически осуществляет подсчеты. По истечении определенного периода ответственное лицо должно только посмотреть созданный приложением отчет об использовании рабочего времени.

В этом разделе будут рассмотрены самые популярные и эффективные решения.

Crocotime

Среди плюсов этого ПО можно назвать возможность интегрировать его с IP-телефонией. Также доступно сопряжение с календарями и контроллерами – аппаратами для фиксации входов и выходов. Еще одно преимущество – это учет не только в режиме онлайн, но также в офлайне.

Программа автоматически формирует табели для каждого сотрудника и анализирует его продуктивность. Например, менеджер может увидеть моменты, когда он отвлекался и не выполнял своих задач. На основании этих данных можно будет определить целесообразность выдачи премии или дальнейшего сотрудничества.

Вносить информацию можно вручную или автоматизировать этот процесс. Приложение не бесплатное, но предусмотрено наличие пробного периода. Он помогает оценить качество софта и удобство применения. В дальнейшем за каждого работника нужно будет отчислять 250 рублей в месяц.

Kickidler

Это альтернативный вариант. Он отличается возможностью отслеживать активность на мониторе с помощью прямой трансляции. Происходящее на экране также можно записывать.

Еще одно преимущество – это ограничения, которые определяются в настройках. Например, прописать список запрещенных к посещению сайтов. При нарушении система уведомляет администратора.

Табель с порядком учета рабочего времени заполняется автоматически. Это позволяет быстрее сформировать документ для передачи в бухгалтерию.

Руководитель может в любой момент получить удаленный доступ к компьютеру подчиненного.

В течение первых 7 длится пробный период. Потенциальные пользователи могут тщательно изучить ОП, выявить сильные и слабые стороны. Цена дальнейшего применения зависит от сроков. К примеру, если оформить платную подписку сразу на 3 года, то стоимость за одного сотрудника будет составлять 183 рубля в месяц.

Time Doctor

Эта программа позволяет делать скриншоты с экранов. Их можно будет использовать для контроля качества выполнения обязанностей. Одна из особенностей – это возможность контролировать действия работника в интернете. Существует версия приложения как для персональных компьютеров, так и для смартфонов. Это расширяет функционал ПО и помогает использовать его компаниям с различными профилями. Как и в случае с аналогами, предусмотрено автоматическое создание табеля. Также можно сформировать единый отчет по учету рабочего времени из нескольких.

Еще одна сильная сторона – это большой пробный период. Его длительность – две недели. Из недостатков можно выделить высокую цену – 10 долларов за пользователя. Но разработчик гарантирует неплохие скидки при подключении большого количества компьютеров.

Сменный режим

Такой график работы вызывает много вопросов. По нему несколько сложнее проводить анализ. Однако есть ситуации, когда нет альтернативного выхода. Например, если продолжительность буднего дня превышает норму, прописанную в Трудовом кодексе. Таким образом функционируют рестораны и многие другие заведения. Данный распорядок необходим и когда оборудование задействовано круглосуточно.

При приеме в штат нового сотрудника, этот тип занятости уже обозначен в контракте. Сложнее, если нужно перевести на сменный режим все предприятие или отдельных работников. Тогда алгоритм действий такой:

• руководитель издает соответствующий приказ;
• изменения отображаются в коллективном договоре;
• разрабатываются графики выхода на смену;
• оформление дополнительных соглашений, персонал уведомляется и дает согласие минимум за две недели;
• проводится ознакомление с распорядком.

При создании расписания нужно учитывать законодательные ограничения на предпраздничные дни и продолжительность смены для отдельных категорий граждан.

Штрафы за несоблюдение требований ТК РФ касательно правил учета рабочего времени

Пренебрегать предписаниями не стоит, поскольку это может повлечь за собой санкции со стороны контролирующих органов. Поэтому нужно позаботиться о подготовке всех документов.

Статья 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях предусматривает следующие взыскания:

• за нарушение правовых нормативов – от 1 до 5 тысяч рублей с ответственных сотрудников;
• за ведение предпринимательской деятельности без регистрации предприятия – от 1000 до 5000, другой вариант – остановка работы фирмы на 3 месяца;
• с юридических лиц – 30 000 – 50 000.

Поэтому начальникам важно точно знать, что такое учет рабочего времени, как ведется в подконтрольных им компаниях.

Количество показов: 11822

Содержание

Учет рабочего времени сотрудников обязателен согласно действующему законодательству РФ, а потому организовать его в самой простой форме необходимо каждому работодателю. Но что если не ограничиваться табелем для бухгалтерии, а использовать современные средства, анализируя не только количество, но и качество. Получить полную картину загрузки каждого работника и мотивировать его к более сознательному и дисциплинированному труду важно для любого бизнеса. Разнообразные программы и системы наблюдения позволяют вести учет времени работы сотрудников так, как удобно работодателю.

Что такое рабочее время по ТК РФ

Время, которое работник тратит на выполнение своих обязанностей согласно должностной инструкции, называется рабочим. Оплата труда рассчитывается с учетом отработанных часов.

Это понятие исчерпывающе определено в статье 91 Трудового Кодекса Российской Федерации. Составлять внутренние документы компании о рабочем времени сотрудников необходимо в соответствии с её содержанием.

Учет рабочего времени — это методика подсчета часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Сведения вносятся в табель, который законодательство обязывает вести каждое предприятие независимо от его размера.

Законом также устанавливается две обязательных формы для табелей. Это Т12, если документ будет заполняться вручную. В автоматических программах ведётся форма Т13.

Особый интерес представляет расшифровка к форме Т12. В ней можно найти все возможные условные обозначения для ведения табелей в соответствии с действующим законодательством.

В учете времени также важно опираться на Производственный календарь, который публикуется на год вперёд до его наступления. Если день отмечен как праздничный, а сотрудник при нормированном графике присутствует на работе, время потребуется оплатить по повышенной ставке.

Для работодателя налаженный механизм учета важен и с другой стороны. Если просто оплачивать пребывание сотрудника на рабочем месте, то так и разориться недолго. Эффективный контроль часов, которые фактически посвящены работе, позволяет существенно повысить продуктивность сотрудников. Причем, к ним даже необязательно применять санкции. Работоспособный способ учета — надежная прививка от желания зависать в социальных сетях в рабочее время.

Понятие режима рабочего времени

При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.

Существуют следующие режимы рабочего времени:

• Нормированный. Это всем привычная пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днём. Подойдёт для рядовых сотрудников, круг обязанностей которых четко описан в документации. Если от работника с таким графиком потребуется работа сверх установленной нормы, её необходимо оплатить по количеству отработанных сверхурочно часов. Альтернатива — предоставить день отдыха сверх установленной нормы.
• Ненормированный. Такой график подойдёт сотрудникам, задачи которых не укладываются в привычное с 10:00 до 19:00 с перерывом на обед. Если характер работы предполагает частые задержки на рабочем месте, а ещё командировки или выходы в выходные дни, это оптимальный вариант. При ненормированном рабочем дне сверхурочные не платятся. Но такому сотруднику необходимо предоставить от трёх до десяти дней оплачиваемого отпуска ежегодно в дополнение к установленным законом 28 календарным дням.
• Гибкий график. Эту формулировку часто можно встретить в описании вакансий. На практике гибкого или свободного рабочего графика, который нигде не зафиксирован, не существует. В трудовой договор необходимо включить количество часов в неделю, которое сотрудник будет посвящать работе. Полезно также четко регламентировать время, в течение которого с ним в любой момент можно связаться по телефону или в мессенджере.
• Сменный график. В этом случае в трудовом договоре четко прописывается порядок чередования рабочих и выходных дней. Необходимо составить расписание смен и ознакомить с ним работников до начала каждого месяца. Если в графике есть ночные часы, то есть с 22:00 до 6:00 они учитываются в табеле отдельно и подлежат оплате в двойном размере.

Виды учета рабочего времени

Регламент обязывает работодателя к ведению учета рабочего времени, но никак не предписывает как именно он должен это делать. То есть методика остаётся полностью на усмотрение организации. Существует несколько видов учета рабочего времени.

Поденный учет

Этот порядок учета рабочего времени хорошо сочетается с нормированным графиком. В табеле проставляется количество часов, которые сотрудник отработал в день. Для расчета заработной платы они суммируются.

Сложности возникают в том случае, если работник находится на месте, например, 10 часов в понедельник и только 6 часов в пятницу. Чтобы не оплачивать два часа сверх нормы сверхурочными, выгоднее вести учет рабочего времени сотрудника за другой отчетный период.

Понедельный

Существует как раз для описанного выше случая, когда производственная необходимость диктует различную длительность пребывания сотрудника на работе в разные дни. Для этого метода учета рабочего времени исходят из того, что в рабочей неделе 40 часов, а распределяться по дням они-могут по-разному. Ведётся общий подсчет отработанного времени. Важно, чтобы оно не превышало установленную законом величину. Этот вариант учета на практике встретишь нечасто.

Оплата в этом случае также рассчитывается по неделям. Вышло 40 часов работы? Оплачивается по фиксированной ставке. Превысили норму? Фиксируем эти часы в табеле как сверхурочные и оплачиваем их отдельно.

Суммированный

По желанию и необходимости период учета можно увеличить. Это может быть:

• месяц;
• квартал;
• год.

Важно: при суммированном учете времени сотрудников с вредными условиями труда нельзя выбрать учетный период дольше трёх месяцев.

Выбор такого способа учета рабочего времени, как и любого другого, необходимо зафиксировать отдельно изданным приказом. Ежедневно учитывается общее количество отработанных часов, но итог подводится именно в конце выбранного промежутка.

Ежемесячная оплата труда в таком случае осуществляется по фиксированной ставке. Отработанные сверхурочно часы оплачиваются в конце выбранного отчетного периода.

Методы учета

Систему учета рабочего времени можно организовать различными способами, например:

• табели в таблицах Excel или Google документах;
• журналы контроля присутствия на входе;
• видеонаблюдение и/или аудиозапись;
• программы бухгалтерского учета;
• контроллеры и карточки доступа;
• CRM–системы;
• специальные программы тайм-трекеры.

Первый способ подойдёт для проверок контролирующих органов и расчета зарплаты в бухгалтерии. Остальные позволяют сделать процесс организации учета рабочего времени более удобный и эффективным. Рассмотрим каждый из пунктов подробнее.

Табель в таблице Excel – это нестареющая классика. Достаточно один раз сделать шаблон, после чего вносить в него небольшие изменения каждый месяц и заполнять ежедневно.

Преимущества метода:

• просто использовать;
• не требует дополнительных вложений;
• понятен и привычен.

Если система учета рабочего времени должна работать не только с количеством, но и с качеством труда, не подойдёт. К тому же ответственному придётся делать много ручной работы, а риск ошибок из-за человеческого фактора высок. Особенно это актуально, когда считать таким образом приходится часы по сменному графику.

Табличка в Excel годится только для небольших компаний. Когда счёт сотрудников идёт на десятки, без автоматизации процесса уже не обойтись. Табель в Google Docs отличается только тем, что его не нужно ежемесячно пересылать в бухгалтерию — можно предоставить доступ.

Если стоит задача детального контроля времени прихода и ухода сотрудников, во многих компаниях по-прежнему применяют старый добрый журнал учёта присутствия. Он лежит на столе у вахтёра и работники проставляют время прихода/ухода и ставят подписи.

Работодатели, которые стремятся контролировать качество рабочего времени, всё чаще выбирают системы видеонаблюдения. Этот метод полон противоречий, поскольку вносит напряжение в работу для многих людей, поэтому выбирать его стоит только в действительно оправданных случаях.

Важно: на установку системы видеонаблюдения или аудиопрослушивания необходимо получить согласие работников. Делать её скрытой незаконно.

Видеонаблюдение может быть различной ценовой категории и, соответственно, функционала. Можно поставить простенькую камеру, а можно оснащенную микрофоном и даже записывающим устройством. Стоит помнить, что на этом расходы организации не ограничиваются. Для просмотра записей и фиксации фактов нарушений трудового распорядка потребуется отдельный сотрудник, иначе система будет малоэффективна.

Если табели в организации исправно ведутся, но стоит задача облегчить учет использования рабочего времени для ответственных лиц, можно использовать бухгалтерские программы. В большинстве из них опция формирования подобных документов присутствует и это намного быстрее и удобнее, чем заполнять их вручную.

Преимущества:

• возможность автоматизировать расчеты;
• минимум времени на заполнение;
• ниже риск ошибок из-за человеческого фактора.

Примерами могут служить 1С:Бухгалтерия, Небо, Контур.Бухгалтерия и другие. В большинстве случаев штатный бухгалтер организации и так использует какую-либо из них, поэтому доплачивать за эти операции не придётся.

Многие офисы оборудуются специальными устройствами — контроллерами. Чтобы войти в кабинет, работник прикладывает карту к нему, а система фиксирует время. Это позволяет вести не просто часовой, а даже поминутный учёт.

Преимущества:

• точность измерений;
• минимум трудозатрат в использовании;
• можно запрограммировать работникам доступ только в отдельные помещения, а в другие ограничить.

Недостатки:

• дорогостоящее оборудование;
• большие сложности, если оно внезапно выйдет из строя. Сотрудники не смогут попасть в кабинеты до приезда мастера;
• карты легко потерять, а ещё их могут украсть.

Современные CRM-системы имеют встроенные таймеры для контроля как общего времени работы, так и отдельных задач. Приходя на рабочее место и открывая программу, сотрудник запускает таймер, а оканчивая работу останавливает. То же и в том случае, если нужно определить время выполнения отдельной задачи.

Преимущества:

• простое решение, если в офисе уже используется определенная CRM;
• дисциплинирует сотрудников и побуждает их к самоконтролю.

Чтобы система действительно работала, придётся постараться. В первые дни в офисе найдётся немало забывчивых, которые будут постоянно пропускать это действие. Так получатся работающие сверхурочно всю ночь, которые ушли домой, не выключив таймер, а также «прогульщики», которые не запустили его в начале дня.

Если установить на компьютеры сотрудников программу тайм-треккер, можно сосредоточиться на качестве выполняемых задач. Это программное обеспечение фиксирует включение и выключение устройства, а также делает скриншоты рабочего стола через определенные промежутки времени.

В отличие от видеонаблюдения, использование этих программ не требует получения согласия от работников. Работодатель получает полную картину дня сотрудника, может выявить часто отвлекающихся и самых продуктивных. Подробнее о конкретных сервисах речь пойдёт ниже.

Многие компании сталкиваются с тем, что ни один из методов учета не может удовлетворить их потребности полностью. Например, когда в коллективе есть офисные работники, и те, кто трудится на удаленном доступе. В этом случае остаётся комбинировать несколько способов для достижения результатов.

Впрочем, часто и для офисных сотрудников устанавливаются различные режимы контроля. Это объясняется характером их работы, которая может быть стационарной или разъездной, временем, которое они проводит у компьютера, доступом к материальным ценностям и т.п.

Кто должен вести учет

Независимо от того, как ведется учет рабочего времени, ответственность за его организацию автоматически возлагается на работодателя, то есть директора компании. Конечно, маловероятно, что он будет составлять и подсчитывать часы по табелям самостоятельно.

Приказом директора необходимо назначить ответственного за ведение учета рабочего времени. В небольшой организации это может быть один человек. В крупной компании задача чаще всего возлагается на руководителей каждого подразделения. Начальник отдела в течение месяца заполняет табель на всех своих подчиненных, после чего закрывает и подписывает его. Иногда эту функцию выполняют секретари, бухгалтеры и т.п. Сроки сдачи документа должны быть четко зафиксированы в приказе.

Затем табель направляется к бухгалтеру, который производит все необходимые расчеты также до определенного числа каждого месяца. Обычно для подсчета часов оставляется промежуток времени в несколько дней, чтобы все табели были обработаны в срок.

Ответственный за проведение учета рабочего времени выполняет следующие задачи:

• фиксирует время фактического присутствия сотрудников на работе и вносит его в табель;
• проверяет наличие и подлинность документов об уважительных причинах отсутствия на рабочем месте, например, больничные листы, повестки в суд, заявления на предоставления отгулов и т. п.);
• закрывает табель в конце месяца, указывает итоговое число отработанных часов, заверяет документ своей подписью и сдаёт его в бухгалтерию.

Все ответственные лица должны быть ознакомлены с приказом об их назначении и поставить под ним свою подпись. В противном случае при проверке организация может получить штраф.

Формы учета рабочего времени

Разным категориям работников и продолжительность рабочего дня может полагаться различная. Она может быть:

• Нормальной, то есть 40 часов в неделю.
• Сокращенной, которая устанавливается для беременных женщин и лиц с ограниченной трудоспособностью, если они напишут заявление. При его наличии работодатель обязан перевести сотрудника на такой график и не может оспаривать это решение. Также особый график в обязательном порядке положен несовершеннолетним. Он указывается в трудовом договоре, а в табеле отмечается время работы в соответствии с ним;
• Неполной. Такой рабочий день устанавливается по соглашению между сотрудником и работодателем, например, в случае совместительства.

Ответственность за несоблюдение требований об учете рабочего времени

Наладить систему учета рабочего времени — важнейшая задача работодателя. И не только потому, что «все должно быть по полочкам». В случае возникновения каких-либо конфликтов с работниками по начислению заработной платы, именно табель становится основным документом для их разрешения.

Если обиженный работник обратиться в Инспекцию по труду или другие контролирующие инстанции и в компанию придёт проверка, первое, с чего начнут специалисты, будет изучение табелей. Если таковые отсутствуют или ведутся ненадлежащим образом, для работодателя предусмотрена ответственность в виде штрафов.

Ответственность работодателя за некорректно проводимый учет рабочего времени сотрудников предусматривает статья 5.27.1 Кодекса об административных правонарушениях. Юридическим лицам она грозит штрафом от шестидесяти тысяч рублей с увеличением суммы, если компания будет поймана на нарушениях повторно.

Сервисы для учета рабочего времени

Как уже упоминалось выше, для организации учета совершенно необязательно стоять над каждым работником с секундомером и табелем. С задачей успешно справятся специальные программы, устанавливаемые на компьютер работника, а ответственному сотруднику останется лишь посмотреть отчет в заключении рабочего дня и заполнить табель на его основе. Рассмотрим несколько подобных программ.

Kickidler

• Возможность посмотреть трансляцию с монитора сотрудника в режиме реального времени в любой момент, а также функция записи;
• Сообщения о фактах нарушения трудового распорядка, например, открытии запрещенных сайтов, по заранее настроенным параметрам;
• Табель рабочего времени заполняется автоматически, перерывы в работе фиксируются;
• Функция удаленного доступа к компьютеру сотрудника через программу.

Доступен семидневный бесплатный период. В дальнейшем стоимость онлайн контроля одного компьютера рассчитывается, исходя из длительности использования и составляет от 183 рублей в месяц при покупке лицензии сразу на три года.

Crocotime

• Интегрируется с IP-телефонией, календарём каждого сотрудника, а также контроллерами входа-выхода;
• Контролирует рабочее время не только онлайн, но и офлайн;
• Автоматически составляет табели рабочего времени каждого сотрудника, демонстрирует продуктивность и периоды, когда он отвлекался;
• Данные для табелей можно заносить вручную или настроить интеграцию с системой кадрового учета.

У программы бесплатный пробный период, а в дальнейшем использование облачной версии обойдётся в 250 рублей в месяц за каждого сотрудника.

Time Doctor

• Скриншоты компьютеров сотрудников для контроля качества работы;
• Возможность контролировать использование интернета;
• Версия для стационарных компьютеров и мобильных устройств;
• Автоматическое формирование табеля и несколько видов отчетов на выбор.

Пробный период длится две недели. Стоимость на одного пользователя составляет $9,99 в месяц, но, если подключается много компьютеров, предусмотрены скидки.