Как составить карту бизнес процессов

Как создание бизнес-процессов может помочь в деле развития крупной компании или небольшой фирмы? Что вообще подразумевается под этим термином? Если особо не усложнять, то бизнес-процессы – это определенная последовательность действий, приводящая к конкретному, заранее запланированному результату.

К сожалению, многие руководители предприятий до сих пор не вполне понимают, что такое процессный менеджмент и как его использовать на практике. Одно дело – вставлять время от времени модную формулировку в деловой разговор, и совсем другое – грамотно разработать бизнес-процессы, а затем использовать их в организации повседневной работы предприятия. Давайте разберемся, как это можно осуществить, не наделав по ходу процесса досадных ошибок.

Что такое бизнес-процесс

Бизнес-процесс – это набор определенных действий, процедур, операций, которые тесно взаимосвязаны между собой и повторяются с заданной регулярностью. При этом в ход идут существующие внешние ресурсы, а результатом становится некий ценный продукт, необходимый потребителю. Как правило, управляющим и ответственным лицом за создание системы бизнес-процессов является единый менеджер.

Продукт может создаваться для внешнего потребителя (который не является частью компании-производителя) либо для внутреннего (того, что входит в состав организации).

При создании бизнес-процессов важно заранее знать, кто будет потребителем. Ведь именно от последнего зависит (прямо или косвенно), каким будет этот процесс, и вообще, есть ли в нем необходимость.

К примеру, пусть речь идет о компании, выпускающей шины. Основным бизнес-процессом здесь как раз и является производство этих шин. Тут налажено последовательное выполнение ряда операций, используются необходимые ресурсы в виде непосредственно сырья, а так же рабочей силы, электроэнергии и прочее. На выходе потребитель получает нужные ему шины. Кто потребитель? Это оптовые фирмы (одна или больше), скупающие товар и распространяющие его по торговым точкам, где его и приобретают все желающие.

Теперь еще один пример: предприятие закупает сырьевые ресурсы, необходимые для выпуска этих самых шин. Тут тоже выполнены все процедуры, характерные для создания бизнес-процессов, однако речь уже идет о внутреннем потребителе, а именно – о собственных производственных цехах этой же компании, где подготавливается резиновое сырье, выполняется обрезинивание металлокорда и прочее.

Важным показателем любого бизнес-процесса является именно конечный результат. Если его нет, то какой тогда вообще смысл что-то делать? Причем результат должен быть именно тот, которого ожидает потребитель. А вот расходы на сам процесс будут зависеть от того, насколько грамотно он построен.

Разновидности бизнес-процессов

Существующие современные бизнес-процессы различаются по своему назначению и бывают следующими:

• Основные

Имеются в виду те процессы, ради которых и создаются предприятия. Главная задача при этом – производство необходимого товара (услуги) и получение прибыли. Если речь, к примеру, идет о заводе древесно-стружечных плит (и сопутствующих деталей), то здесь в качестве основного бизнес-процесса выступает именно производство этих самых ламинированных древесно-стружечных плит.

• Сопутствующие

Имеются в виду процессы, которые формируются наряду с основным производством и как бы закономерно вытекают из него, принося при этом дополнительную прибыль. К примеру, автотранспортная компания может на своих ремонтных базах оказывать платные услуги по ремонту любых авто, это как раз и будет сопутствующим процессом.

• Вспомогательные

Это процессы, благодаря которым становится возможным создание и реализация основных бизнес-процессов. Например, организация службы по обеспечению работоспособности необходимого оборудования (проще говоря, это ремонтные работы) является вспомогательным процессом для ТЭС и ГЭС.

• Обеспечивающие

Те, от которых зависит жизнеобеспечение других процессов, а также поддержание их универсальных особенностей. Вне зависимости от сферы деятельности, к обеспечивающим бизнес-процессам относится финансирование, работа с кадрами и инженерно-технической базой и т. д.

• Связанные с управлением

Они затрагивают все управленческие функции, как в отдельно взятых бизнес-процессах, так и целиком во всей системе. К этой категории относится планирование (все его разновидности, текущее, стратегическое, оперативное), а также организация и реализация любых действий, касающихся управления структурой.

• Развивающие бизнес-процессы

Те, которые способствуют улучшению конечного продукта производства (его разновидностей), оптимизируют технологические процессы, совершенствуют оборудование. В машиностроении, например, это может быть организация специальных исследований, опытов, так называемых НИОКР (научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ). А в электроэнергетике – это процесс обновления технической базы.

Описание, создание и управление бизнес-процессами

На этапе запуска небольшого нового бизнеса многие предприниматели не уделяют достаточного внимания описанию бизнес-процессов, и напрасно. Со временем компания разрастается, увеличиваются производственные мощности, координировать слаженную работу всех отделов становится достаточно трудно. А между тем, именно от этого зависит успешность и эффективность всего бизнеса, и объем доходов от него.

И тут одни руководители принимают решение работать как раньше, боясь новых методов, а другие приступают к созданию и описанию системы бизнес-процессов, чтобы не позволить более продвинутым конкурентам обойти себя.

Описание бизнес-процесса представляет собой глубокое изучение всех производственных процессов, их грамотная квалификация и последовательное расположение в логическом порядке.

По сути, формирование бизнес-процессов представляет собой выработку определенных стандартов и действий, благодаря которым в бизнесе будут достигнуты намеченные цели. И многим предпринимателям, возможно, такая задача покажется «не по зубам». Для упрощения процедуры создания бизнес-процессов можно порекомендовать поэтапную разработку:

1. Действия. Сначала обдумайте, а затем назовите перечень конкретных действий, которые должны стать частью вашего бизнес процесса.
2. Последовательность. Продумайте каждый шаг предстоящего процесса, наметьте, в каком порядке будут выполняться действия, необходимые для выполнения поставленных задач.
3. Результат. Пропишите точные результаты, к достижению которых вы идете.
4. Управление. Наметьте перечень мероприятий, с помощью которых вы собираетесь контролировать, анализировать и улучшать все протекающие в организации процессы.

Помните, что управлять – это не значит лишь контролировать. Цель создания и реализации бизнес-процессов – постоянное совершенствование, внесение изменений, оптимизация всех процессов. Необходимо определить критерии качества, в соответствии с которыми должны выполняться работы, без нарушения их последовательности и отведенных временных границ.

Создание схемы бизнес-процесса

Под схемой бизнес-процесса (ее еще называют картой) понимается отображение на бумаге или в электронном виде всех предстоящих к выполнению шагов в заданном порядке. Это особенно необходимо для сложного бизнеса, включающего в себя несколько взаимодействующих друг с другом структур и множество производственных процессов.

Перед началом формирования карты БП следует продумать, какие предстоит выполнять операции, в каком порядке, с какой частотой и что должно стать конечным результатом. Ниже приведена примерная схема, которой можно следовать при создании бизнес-процессов:

1. Наметьте границы бизнес-процесса. Но не общие для всего проекта, а для отдельных мини-процессов. К примеру, «клиент оставил заявку» — это начало, а «заявка отправлена на обработку в службу доставки» — конец (такова и была поставленная цель).
2. Пропишите, в каком порядке должны выполняться операции, чтобы получить намеченный результат. Сделайте это для каждого процесса.
3. Рассмотрите несколько вариантов. Если на БП есть воздействие извне, необходимо продумать, как может реагировать клиент в том или ином случае. Тут можно использовать статистические данные, либо пофантазировать самостоятельно.
4. Распределите роли. Человек может быть активным участником определенного бизнес-процесса, или вообще никак на него не влиять, вне зависимости от его должности в компании.
5. Определите конкретные стандарты, по которым будет оцениваться эффективность каждого из этапов.
6. Обязательно документируйте выполнение всех операций. Можете считать, что вы ничего не делаете, если у вас нет описаний процессов.
7. Позаботьтесь о программном обеспечении. Подумайте, что вы будете использовать, из того что у вас уже есть, и какие еще программы учета придется подключить для того, чтобы обеспечить автоматическое выполнение процессов.
8. Определите показатели эффективности, которые так или иначе будут использоваться в процессе работы, и разместите их на схеме.
9. Подумайте, как составленная схема будет совмещаться с другими текущими процессами в вашем бизнесе.

Создание схемы бизнес-процессов является необходимостью, если вы рассчитываете контролировать каждый этап и все операции, выполняемые в процессе работы.

Создание карты бизнес-процессов на конкретном примере

Процесс создания схемы бизнес-процессов на небольшом предприятии может состоять буквально из семи несложных шагов. Ниже приведен простой пример, как это сделать в очень маленькой компании, где всего один человек занимается изготовлением свечей и продает их мелкими оптовыми партиями.

1. Определите, кто будет у вас покупать

Это определенная категория людей, либо какие-то фирмы, или сразу целая отрасль? Не то чтобы это должно быть детальное описание каждого покупателя, следует лишь выявить группы, в целом. У взятого в качестве примера свечного мини-завода потребителем будут сети розничных магазинов вроде «Товары для дома».

2. Что будет вашим основным продуктом

Что конкретно вы собираетесь продавать? В приведенном примере это свечи, изготовленные из воска. Подробно детализировать не нужно.

3. Поймите, чего ожидают от вас клиенты

Если вы производитель свечей, у потребителя есть свои запросы в отношении качества продукта, возможности выбора и прочее. Но вы еще и поставщик, и от вас ждут, к примеру, качественной упаковки и соблюдения сроков.

4. Продумайте цепочку создания продукта и формирования его ценности

Составьте перечень всех основных операций, которые необходимо будет выполнить, чтобы в результате покупатель получил ожидаемое и остался доволен. При этом на первое место ставьте потребности клиентов, а затем уже думайте о продукте.

• Главный ваш процесс – это производство, именно от него будет зависеть качество выпускаемых свечей, их цена и ассортиментный перечень.
• Далее – упаковка, это ваш второй основной процесс.
• Третий – логистика, то есть схема и способ доставки товара потребителю. Для небольшого свечного предприятия можно использовать маленький фургон.

Создание карты основных бизнес-процессов подразумевает указание лишь главных операций и порядок их выполнения.

5. Выявите, какие будут внутренние продукты в схеме производства

В вашей схеме от одного основного бизнес-процесса к следующему проведите стрелки, на которых будет обозначено, какой продукт стал результатом проведенной операции и перешел на следующий этап. Тогда станут ясны границы каждого их процессов. В рассматриваемом примере производство заканчивается готовым продуктом, это «Свечи», а вот завершение процедуры упаковки дает на выходе «Свечи, готовые к отгрузке».

6. Определите вспомогательные процессы

Итак, какие еще понадобятся дополнительные действия для организации вашего производства? Возвращаясь к примеру, чтобы изготавливать свечи, нужно сырье, специальное оборудование и инструментарий. Заводик небольшой, работает лишь один человек, значит, о персонале речь не идет. Далее, во что-то нужно упаковывать, а это – еще материалы. Для осуществления доставки есть авто, следует лишь следить за его техническим состоянием.

Следующий шаг – определиться, какие конкретно вспомогательные процессы придется осуществить, чтобы получить все вышеназванное. Понятно, что понадобится закупка необходимых для процесса производства (и упаковки) материалов и инструмента.

Тут получится всего два вспомогательных процесса: закупки и техническое обслуживание (чтобы машина и используемый инструмент всегда были исправны).

7. Спланируйте процессы управления

Создание бизнес-процессов предполагает определение действий по управлению предприятием. Если речь идет об изготовлении свечей, то здесь, к примеру, вы управляете составлением рецептуры и самой технологией производства. Выпускать более качественную продукцию можно за счет поиска и использования новых рецептов. Опять же, ваша задача –спланировать расход ресурсов, плюс ведение учета и отчетной документации. Итак, получилось три процесса управления: отслеживание показателей качества и забота об их повышении, планирование процесса производства и поставок, ведение документов.

Таким образом, вы завершили создание схемы бизнес-процессов для небольшого предприятия. Самое важное тут — правильно определить, из каких составляющих складывается ценность выпускаемого продукта.

2 отличных онлайн-сервиса для создания схем бизнес-процессов

Функциональные возможности платных инструментов моделирования, конечно, гораздо шире, чем у сервисов, находящихся в свободном доступе в онлайне. Тем не менее, последние не так уж плохи, и ими вполне успешно можно пользоваться. Ниже приведены описания двух схожих между собой систем Diagram.ly и yWorks.

1. Diagram.ly

По сути, в Diagram.ly есть практически те же функциональные возможности, что и у популярных десктопных сервисов. Вот что доступно пользователям Diagram.ly:

• большой список стенсилов, отлично подходящих для работы;
• инструменты для форматирования текстов;
• несколько способов изображения стрелок. Можно выбирать изгиб линий, сделать их сплошными или пунктирными, толще или тоньше;
• кликом по правой кнопке мыши вызывается специальное контекстное меню.

Как только пользователь начинает использовать сервис, ему предоставляются для просмотра справочные материалы, так называемые tips and tricks, хотя, в принципе, можно обойтись и без них. С помощью технологии drag-n-drop можно располагать на доске выбранные объекты. В качестве инструмента для перемещения выступает специальная стрелка, которая возникает при наведении курсора на нужный элемент. Плюс правой кнопкой мыши открывается контекстное меню (на случай, если панель инструментов вверху экрана осталась незамеченной).

Данная программа для создания схем бизнес-процессов позволяет осуществлять предпросмотр. Картинка, которая у вас получается, все время видна слева внизу в отдельном окошке (его масштаб можно менять). Кроме того, есть кнопка «Просмотр» (на панели инструментов), с помощью которой открывается соседняя вкладка с текущим вариантом схемы (можно сразу бросить на печать).

2. yWorks

В возможностях yWorks заложен минимальный комплект стенсилов и инструментария для их использования.

Панель инструментов тут гораздо скромнее и позволяет выполнять лишь самые необходимые операции вроде отмены или повтора действия, открытия, сохранения, печати получившейся схемы. Доступно изменение масштаба и общего вида, использование буфера обмена.

Здесь для работы не предлагается большой набор блоков, однако их вполне хватает, чтобы выстроить UML-, ER- диаграмму, создать схему бизнес-процессов. Есть возможность вставлять кастомные блоки.

Тут предусмотрен особый формат работы с загружаемыми объектами, а именно – они должны иметь расширение .Graphml. Сохранение созданных графиков возможно без расширения, система его и не предлагает. Можно экспортировать файлы в виде растовых изображений (формат PNG). При этом доступна настройка параметров экспорта.

Предпросмотр расположен слева вверху, и прямо тут можно внести изменения в части схемы, которые вы видите в текущий момент времени.

Хорошо еще и то, что здесь есть примеры готовых схем. Это отлично помогает тем, кто ни разу не пользовался подобным инструментом, или привык в работе опираться на уже существующий образец.

Большое достоинство данного сервиса состоит в том, что широкий ряд свойств блоков можно менять на свое усмотрение. Это тип блока, его размер и местоположение на схеме (с пиксельной точностью), текст, границы фона, его цвет. В качестве фона можно даже использовать загруженное изображение.

Создание модели бизнес-процесса на предприятии

Под созданием модели бизнес-процесса понимают моделирование схемы, в которой отражены основные этапы и характеристики деятельности предприятия. Модель может быть представлена в виде диаграммы, графического рисунка либо просто текстового документа.

Процесс моделирования любого бизнес-процесса можно представить в виде пяти последовательных шагов.

Первый шаг. Описание уже действующих процессов и выстраивание текущей модели, существующей на данный момент. Это позволит наглядно понять, какие можно внести улучшения в бизнес. Тут необходимо определить границы процесса, выделить его основные этапы и рабочие показатели.

Второй шаг. Изучение деталей этой текущей модели. Здесь необходимо:

• посмотреть, какие действия необоснованно дублируются, есть ли противоречия в системе;
• выявить, какие существуют ограничения в процессе;
• определить сложившиеся взаимосвязи;
• наметить изменения, если в них есть необходимость.

Третий шаг. Создание обновленной модели бизнес-процесса. Тут необходимо разработать изменения, благодаря которым удастся улучшить процесс и прописать, каким он должен стать в результате.

Четвертый шаг. Испытание обновленной модели. Вы проверяете, как она работает, и корректируете в нужных местах, если это необходимо.

Пятый шаг. Постоянная работа над улучшением новой модели. Все протекающие процессы обязательно необходимо отслеживать, изменять, доводить до совершенства. Помните, кстати, что результаты каждого бизнес-процесса во многом зависят от работающих на предприятии людей.

Платные и бесплатные программы для создания модели бизнес-процесса

1. Программа Bizagi Process Modeler

Инструмент, за который не нужно платить. Отлично подходит для использования в небольших фирмах. С его помощью выстраиваются диаграммы с отражением распределения приоритетов. Функциональные возможности достаточно обширны. Можно запускать проверку созданной схемы, менять атрибутику составляющих частей, вставлять собственные блоки, запускать на печать. Сопутствующая документация генерируется на автомате. Есть русскоязычный вариант программы и возможность одновременного участия нескольких пользователей в создании схемы бизнес-процессов.

2. Программа Visual Paradigm

Это платный инструмент. Тут можно выстроить сразу общую карту всех бизнес-схем предприятия, где составляющие ее части будут взаимосвязаны между собой. Доступно тестирование, формирование описаний для заданных блоков. Можно запрограммировать бизнес-правила для поведения каждого объекта схемы.

3. ELMA BPM

Платный софт. Работу созданной с его помощью схемы можно отслеживать в реальном времени. Есть возможность распределения задач по выполнению отдельных бизнес-процессов между сотрудниками предприятия. Доступна работа с документацией, внедрение 1С.

4. Fox Manager

Программа для создания карты бизнес-процессов с возможностью составления планов. Позволяет осуществлять контроль выполнения намеченных задач (какая часть сделана и насколько качественно), оценивать, эффективность отдельных задачи и в целом процесса работы (который тоже можно заранее смоделировать).

5. ARIS Express

Бесплатный софт, с помощью которого можно строить и модели, и карты. Доступно использование инструмента Smart Design, когда вы заполняете таблицу нужными данными, а программа на автомате выдает готовую схему. Есть минус – созданные отдельные модели нельзя объединить в одну общую схему.

6. Business Studio

Продукт российских разработчиков, созданный в 2004 году. Дает возможность осуществлять контроль выполнения задач, взаимодействует с другими сервисами. На автомате генерирует сопутствующую документацию.

Порядок внедрения бизнес-процессов на предприятии

Под внедрением бизнес-процессов понимают перестройку производственных процессов предприятия с внедрением более продуктивных алгоритмов работы для сотрудников. Создание бизнес-процессов – это лишь часть важной задачи, необходимо еще и грамотно внедрить разработанную схему. Это особенно актуальная задача для давно работающих предприятий, где все процессы выполняются сотрудниками, что называется «по накатанной колее».

По сути, внедрение бизнес-процессов – это тоже самостоятельный процесс, состоящий из определенных последовательных этапов:

1. Знакомство. Расскажите сотрудникам о предстоящей новой системе работы.
2. Привлечение. Опишите все достоинства нового алгоритма.
3. Проверка. В виде теста запустите новую программу на каком-либо участке производства (или испытайте на отдельном работнике).
4. Учеба. Получив результаты тестирования, изложите всем сотрудникам новые правила, обязанности, расскажите, какие появляются функциональные возможности.
5. Внедрение новой схемы. Когда обучение выполнено, можно внедрять новый алгоритм.
6. Осуществление контроля. Обязательно контролируйте, как сотрудники справляются с новыми обязанностями и работают ли в рамках установленных стандартов.

Необходимо донести до членов коллектива, что новая схема теперь обязательна для всех. А ответственный подход к ее реализации позволит не только упростить выполнение каждодневных задач, но и увеличить доход предприятия, а значит, и заработок каждого работника.

Пример удачного внедрения бизнес-процессов

Ниже приведены примеры того, как создание и внедрение бизнес-процессов позволяет оптимизировать работу коллектива.

Предположим, на предприятии в отделе продаж трудится восемь человек. Их задача – реализовывать товар. Они самостоятельно распределяют свое рабочее время между телефонными переговорами в офисе и выходом в поля. Проблема обозначилась в том, что менеджеры жаловались на чрезмерную перегруженность, а уровень продаж, между тем, был низок и отставал от средних рыночных показателей. Кроме того, уволенные сотрудники «перетаскивали» за собой клиентов в другие фирмы. Руководство изучило обстановку и, с целью повышения эффективности работы, приняло решение о внедрении следующих мер:

1. Всех менеджеров поделили на две группы, двоих оставили в офисе, а шестерых назначили на полевые работы.
2. Для каждой из групп создали бизнес-процессы, с описанием требуемых стандартов по общению с клиентами:

   • для тех, кто работает в офисе – скрипты телефонных переговоров, готовые алгоритмы взаимодействия, бизнес-процессы, касающиеся оформления и движения документации;

   • для тех, кто выходит в поля – своя территория у каждого, план встреч, стандартные схемы взаимодействия с заказчиками.

3. Назначили Старшего менеджера (новая сформированная должность). Поставили ему задачу – отслеживать работу менеджеров в полях, не допускать нарушения ими принятых стандартов.

В результате внедренных преобразований объемы продаж за полгода возросли вдвое.

Оптимизация бизнес-процессов на предприятии

Экономическая среда, в которой приходится работать современным компаниям, меняется очень стремительно. Имеются в виду законы, финансовая обстановка, показатели спроса, активность конкурентов, ресурсы и проч. И тут важно уметь быстро перестраиваться, оперативно корректировать управление бизнес-процессами.

Оптимизация БП подразумевает совершенствование как организационных, так и управленческих мер в работе компании. Это обеспечит предприятию необходимую гибкость и успешность в условиях изменчивой внешней и внутренней среды существования.

И тут есть возможность не только использовать существующие современные методики организации и ведения бизнеса, но и вырабатывать свои собственные. Выработанная система управления со временем устаревает и уже не приносит должных результатов. Почему? Производство развивается, ассортиментный перечень растет, меняется сама структура компании и т.д. Наступает необходимость в оптимизации используемых подходов к работе.

Тут перечислен далеко не полный перечень обстоятельств, при которых может понадобиться пересмотр и оптимизация существующих бизнес-процессов.

Чем реинжиниринг бизнес-процессов отличается от оптимизации

Реинжиниринг означает кардинальный пересмотр и преобразование всех протекающих бизнес-процессов с целью получения большего дохода и преимуществ перед конкурентами.

Реинжиниринг бизнес-процесса становится необходимым, если в компании намечается полное реформирование, упрощение всех существующих процессов, принятие новых стандартов. Оптимизация подразумевает изменение буквально в паре бизнес-процессов, в одной-двух сферах. К примеру, нужно пересмотреть схему доставки, или сократить слишком объемный документооборот. Бывает, что работа над одной проблемой вскрывает и целый ряд нерешенных других. И тогда реинжиниринг становится необходим.

Реинжиниринг бизнес-процессов: пошаговая инструкция

Стоит отметить, что единой схемы абсолютно для всех нет. Каждая компания сама по себе уникальна, имеет свои задачи и проблемы, способы работы с клиентами и т.д. В качестве примера реинжиниринга бизнес-процессов можно рассмотреть работу магазина.

Первый шаг: выявить назревшие потребности, причины для проведения реинжиниринга

Важно разобраться, что идет не так в бизнес-процессах, почему понадобились изменения. Следует проанализировать потребности и определить направление движения для всех заинтересованных сторон. Если речь идет о магазине, то изложите сотрудникам суть проблем: за последние шесть месяцев объемы выручки снизились почти вдвое, магазины конкурентов торгуют успешнее и т.д. В противном случае перемены будут вызывать у работников беспокойство, им будет казаться, что преобразования повлекут за собой увольнения, иные неприятности и трудности. Многие, возможно, будут противиться переменам, а для реинжениринга очень важна сплоченность всех участников.

Второй шаг: подготовить команду

Это могут быть и работники предприятия, и приглашенные извне специалисты. Тут все зависит от объема предстоящих перемен, сопутствующих обстоятельств. Подбирая состав группы, ориентируйтесь на такие моменты:

• В команду должны входить лишь люди с управленческим опытом, или необходимы разные сотрудники, непосредственно исполнители бизнес-процессов?
• Сколько людей следует включить в состав группы?
• Требуется ли тесное взаимодействие в команде, или предпочтительнее автономные действия?

Если весь коллектив магазина 15-20 человек, то реинжинирингом могут заниматься 5-6. Если предприятие больше, то можно включить в группу и до 10 членов. Хорошо, если это будут не только начальники, но и рядовые сотрудники.

Третий шаг: наметить бизнес-процессы

Тут требуется скрупулезный подход, выявление назревших проблем, определение целей и задач предприятия, понимание потребностей клиентов и степени их удовлетворения. Возвращаясь к примеру с магазином, здесь создание бизнес-процессов представляет собой организацию двух основных действий: закупка товаров и их реализация. Если торговый объект крупный, то добавятся еще операции на складе (нанесение маркировок, переучеты) и работа по проведению переоценок, применению скидок. Таким образом, рабочая группа изучает состояние данных процессов на текущий момент, ищет проблемные места.

Четвертый шаг: изменить подход к созданию и реализации бизнес-процессов

Здесь нет каких-то четких указаний или правил. Команда творит, генерирует идеи, меняет подход, ищет новые технологии для выполнения сформированных бизнес-процессов. Перед командой стоит задача не просто улучшить работу старой схемы, но, если понадобится, то и целиком поменять способы ее реализации.

Пятый шаг: подключить всех членов коллектива. Теперь самое время протестировать, каковы будут результаты работы после реинжиниринга и получить обратную связь от непосредственных исполнителей операций.

Назначение оптимизации и реинжиниринга – получить более высокие результаты в работе предприятия. Оба метода относятся к категории управленческих. Однако именно реинжиниринг инициируется руководством и действуя сверху вниз, затрагивает все, даже самые мелкие рабочие процессы в компании. В этом его преимущество перед другими подходами, когда преобразования проводятся локально, исправляя одну-две проблемы по мере их назревания.

Каждый бизнес состоит из взаимосвязанных процессов – от производства продукции и выполнения клиентских заказов до найма новых сотрудников и оформления документов. Чем лучше вы понимаете, как работает ваша организация, тем эффективнее вы сможете управлять ею.

Подавляющее большинство процессов в компаниях должным образом не задокументировано. Часто бизнес-процессы существуют только в форме накопленных знаний и передаются в устной форме или имеют нефункциональную графическую форму. Сотрудники знакомы с процессами только в своей узкой области, и общая картина не доступна.

Ответить на вопросы “Как устроены бизнес-процессы в компании? Эффективно ли работает бизнес? Есть ли возможности для оптимизации?” можно с помощью моделирования процессов. Карты бизнес-процессов обычно используются для описания того, как работает процесс: в виде блок-схемы отображаются: каждый шаг, решение и задача, связанные с процессом. В этой статье мы расскажем, что такое карты бизнес-процессов, как их построить и как можно использовать моделирование процессов для оптимизации бизнес-операций компании.

Что такое карта процесса?

Карта процессов – это графическое отображение процессов с целью лучшего понимания того, как они работают и как они организованы. Карта процесса использует символы блок-схемы для представления всех задач, действий и информации, составляющих конкретный процесс. Составление карт процессов облегчает командам оценку эффективности своих процессов.

Цель карты процессов

Используя карту рабочего процесса, вы сможете получить общее представление о том, как фактически выполняется процесс, как взаимодействует с другими элементами и как его можно улучшить. Также с помощью описание процесса вы можете:

• Определить, чем занимается бизнес.
• Понять, кто за что отвечает в рамках процесса.
• Определить начало (то, что запускает процесс) и конец (выходные данные или конечный результат процесса).
• Определить элементы, которые влияют на успех процесса, а также препятствуют ему.
• Измерить и отследить конкретную цель, сопоставить с общей целью бизнеса. Так вы сможете определить, соответствует ли конкретный процесс общим целям и возможностям компании.
• Установить стандарты и процедуры выполнения процессов в компании.

Карты и моделирование бизнес-процессов

По сути своей карты и есть модели бизнес-процессов, схематично которые можно выполнить на каком-то носителе, включая лист бумаги или доску. Но если мы говорим о создании цифровой объемной модели и ее автоматизации, то без специального программного обеспечения не обойтись. Наиболее удобным и востребованным цифровым инструментом для проектирования бизнес-процессов сегодня является SILA Union.

Методы моделирования процессов

Существует множество различных способов создания карты процессов. Вы можете использовать блок-схемы, диаграммы, mind-maps и прочее, но существует несколько широко используемых и признанных методологий. Ниже приведены наиболее распространенные методы моделирования процессов.

Схема модели бизнес-процесса в нотации BPMN

Нотация BPMN является наиболее часто используемой методологией отображения бизнес-процессов от начала до конца в виде блок—схемы. BPMN – ключевой инструмент управления бизнесом, так как последовательно и наглядно отображает операции и информационные потоки, необходимые для реализации процесса.

Для создания графического представления процесса в нотации BPMN используются стандартизированные элементы и символы, которые будут понятны и доступны всем участникам бизнес-процесса независимо от технических знаний.

Основные графические элементы в языке моделирования BPMN – “Пулы или бассейны”, “Действия”, “Шлюзы/Развилки”, “События”, “Потоки”, “Артефакты”, овалы для начальной и конечной точки, прямоугольники для задач/шагов, ромбы для точек принятия решений и стрелки для обозначения направления процесса.

Ранее мы подробно рассказывали про нотацию BPMN в этой статье.

Карта потока создания ценности (VSM)

Карта потока создания ценности – это ключевой метод бережливого производства (LEAN), который направлен на постоянное улучшение бизнес-процессов путем отображения ценности бизнес-процесса. Это визуальное представление всех взаимодействий с вашим клиентом и ценности, которую приносит каждое взаимодействие. Цель построения такой модели – устранить операции, не несущие никакой ценности.

Карта потока создания ценности обеспечивает визуальное представление всех операций производственного процесса с момента создания продукта до передачи клиенту. С помощью модели вы сможете анализировать и определять способы улучшения процесса предоставления ценности и устранения потерь, создавать эффективный поток во всех производственных или бизнес-процессах.  

Диаграмма “поставщик-вход-процесс-выход-клиент” (SIPOC)

Диаграмма SIPOC – это отображение процессов верхнего уровня, на основе которой можно разработать очень подробную карту процессов. В диаграмме представлены ключевые элементы процесса, определяющие его границы. С помощью этого инструмента все заинтересованные лица могут прийти к соглашению относительно границ и смысла процесса.

Применяйте эти подсказки на каждом этапе создания диаграммы SIPOC, чтобы лучше понять цель построения:

• Поставщик: кто поставляет ресурсы для запуска процесса?
• Входы: какие ресурсы необходимы для реализации процесса?
• Процесс: какие мероприятия необходимы, чтобы преобразовать ресурсы в продукт для клиента, представляющий ценность?
• Выходы: каков результат процесса?
• Клиент: кто получает ценность?

Блок-схемы

Блок-схема – это самая простая карта процесса, отображающая рабочий процесс в последовательном порядке. Блок-схемы чаще всего используются для документирования и создания руководства по новым рабочим процессам, но их также можно использовать для повышения эффективности существующих рабочих процессов.

Блок-схемы дают представление о том, какие действия необходимы для реализации процесса и получения результата , но также они легко адаптируются и могут применяться для отображения потоков:

• Данных (информация между приложениями, отделами, сотрудниками и системами).
• Документов (перемещение документов на протяжении всего процесса или документооборота).
• Рабочих процессов (задачи и/или действия, которые необходимо выполнить для достижения результата в рамках процесса).

Модели процессов верхнего уровня

Как следует из названия, модели процесса верхнего уровня – это визуализация самых основных действий или рабочего потока в рамках процесса. Такие модели не содержат большой детализации и идеально подходят для быстрого определения ключевых этапов процесса. 

Подробные карты процесса

В отличие от модели процессов верхнего уровня подробные карты процессов содержат большое количество деталей – углубленные сведения о каждом этапе, включая подпроцессы. Подробная карта процесса – отличный способ точно определить проблемы процесса, такие как ошибки и избыточность. Такие карты предоставляют следующую информацию:

• Ожидаемые результаты (то, чего процесс стремится достичь или произвести).
• Тип входных данных или качество входных данных, которые требуются для запуска процесса и достижения ожидаемого результата (какая информация, триггеры или действия требуются).
• Определенные переменные в рамках процесса или документооборота (например, утверждающие лица или информация от дополнительных заинтересованных сторон).
• Как должен функционировать процесс (общий поток и параметры, которые обеспечивают стандартизацию процессов, их выполнение должным образом и получение согласованных результатов).

Как наилучшим образом моделировать процессы

Универсального способа отображения бизнес-процесса не существует, поэтому выбирайте методологию, исходя из требуемого уровня детализации.

В некоторых случаях модели процессов могут дополнять друг друга –  используйте методологию VSM, чтобы понять общую картину и ценность, предоставляемую клиентам; нотацию BPMN, если нужны функциональные блок-схемы и понимание того, откуда поступает и куда уходит информация; и диаграмму SIPOC для детального представления входных и выходных данных.

В любом случае, все эти способы моделирования процессов объединяет возможность обеспечить более четкое понимание действий, потока, людей и ресурсов, задействованных в процессе, — от начала до конца.

В специальном инструменте для моделирования и управления бизнес-процессами SILA Union вы можете описать процессы компании любым вышеперечисленным методом моделирования процессов – SILA Union поддерживает более 200 моделей и нотаций описания деятельности организации. 

Зачем бизнесу нужна карта процессов?

Моделирование процессов дает визуальное представление о различных процессах бизнеса. В карте процессов содержится вся необходимая информация, которая поможет определить: кто, что, где, почему, когда, как и все, что относится к деталям и проблемам процесса, и даже направить к возможным решениям. Моделирование процессов необходимо компании, потому что:

• Способствует улучшению процесса – вы сможете легко определить конкретные области, требующие изменений, такие как узкие места, задержки, ограничения производственных мощностей и т.д. в разрезе эффективности процесса.
• Ускоряет принятие решений, так как можно “показать”, а не “рассказать”.
• Вы сможете отслеживать улучшения, внесенные в процесс, поскольку становится возможным проводить аудит и понимать различные области процесса, а также организацию в целом.
• Карты процессов дают подробное представление о текущем процессе и помогают эффективно управлять изменениями. 
• Помогает измерить эффективность рабочих процессов, что в конечном счете приводит к повышению управляемости процесса и его улучшению. 
• Значительно облегчает понимание процесса и информирование о нем команд, заинтересованных сторон или клиентов.
• Служит полезным инструментом для тестирования сценариев и оценки “что, если”.
• Это требование многих типов стандартов и сертификаций, таких как ISO 9000.
• Помогает распространять информацию о ролях и обязанностях участников процесса.
• Повышает эффективность работы команды и удовлетворенность сотрудников.
• Может быть использовано в качестве учебного материала для обучения новых сотрудников
• Помогает снизить затраты, связанные с разработкой продуктов и услуг.

Как создать модель процесса

Составление модели процесса не станет сложной задачей, если придерживаться правильного подхода. Чтобы точно описать процессы, привлеките все соответствующие заинтересованные стороны, включая тех, кто будет отвечать за управление процессом и кто будет реализовывать процесс в рамках своей повседневной работы.

Шаг 1: Определите процесс

Определите процесс, с которого необходимо начать – это могут быть неэффективные процессы, наиболее важные для реализации стратегии, либо напрямую влияющие на удовлетворенность клиентов.

Идентифицируйте начало процесса – выясните, что явилось причиной создания карты процесса. Также обозначьте конечную цель – какого результата необходимо достигнуть? Кто влияет на исход процесса, какие заинтересованные лица участвуют в нем?    

Итак, описание необходимо начать с определения основ и установки ограничений для процесса, который вы планируете отобразить:

• Какой процесс вы хотите отобразить?
• Каков идеальный результат этого процесса?
• Каков объем этого процесса? Где начинается и заканчивается?

Шаг 2: Сбор информации

На этом этапе цель состоит в том, чтобы собрать всю возможную информацию. Именно так вы поймете, как все устроено в рамках вашего процесса. Определите, что люди делают, почему они это делают, сколько времени им на это требуется и какие ресурсы им для этого нужны. Необходимо найти ответы на пять вопросов верхнего уровня:

• Кто вовлечен в этот процесс?
• Какие задачи необходимо выполнить?
• Когда выполняется каждый шаг?
• Где выполняется каждый шаг?
• Почему эти шаги необходимы для завершения процесса?

Шаг 3: Определите и упорядочьте необходимые действия

Составьте подробный список всех задач, которые необходимо выполнить для завершения процесса. Определите, кто будет нести ответственность за каждый из них. Обратите внимание, что называть задачи необходимо с глагола.

Шаг 4: Определите последовательность шагов

Возьмите подготовленный список задач и расположите их в правильном порядке. Что должно произойти в первую очередь? Можно ли выполнять некоторые задачи одновременно? Какие задачи зависят от других? Когда процесс будет завершен? Некоторые задачи могут быть необходимы только при выполнении определенного условия – обязательно зафиксируйте эти моменты. 

Шаг 5: Визуализируйте процесс

Самая интересная часть  – графическое отображение процесса. Каждый элемент в карте процессов должен быть представлен определенным символом блок-схемы.​ Убедитесь, что в вашей организации все сотрудники знают, что они обозначают.

Для визуализации карты процесса лучше использовать специальный инструмент моделирования процессов, например SILA Union, который позволяет описывать процессы в любой удобной нотации. В дополнение к моделированию рабочих процессов у пользователей есть возможность связать свои процессы со всеми важными документами, которые имеют отношение к выполнению процесса. Также вы сможете хранить формы и контрольные списки, которые значительно облегчают выполнение процесса и обеспечивают еще большую прозрачность рабочих процессов. 

Шаг 6: Задокументируйте процесс

Заключительным этапом составления карты процесса является документирование результата. Независимо от того, насколько красиво выглядит ваша блок-схема, она не принесет никакой пользы, если целевая аудитория не сможет найти ее, когда ей это нужно. Убедитесь, что все процессы задокументированы в одном месте, которое служит единственным источником информации для вашей команды.

В единой информационной среде  SILA Union вы сможете не только моделировать, бизнес-процессы, но и разрабатывать по ним необходимую документацию. В SILA Union вы можете задокументировать любой процесс: описать его, обозначить границы, результаты процесса, входные и выходные данные, ответственных, разработать блок-схему, и все сотрудники будут иметь доступ к этим данным.

Шаг 7: Адаптируйте карту процесса к меняющимся условиям

Компании и, следовательно, бизнес-процессы подвержены постоянным изменениям, вызванным как внутренними, так и внешними факторами. Поэтому может потребоваться время от времени пересматривать и обновлять карту процесса. Модельпроцесса всегда должна отображать текущее состояние “как есть”.

Советы при составлении карты процессов

Каждая организация может иметь разные подходы к описанию процессов, но есть несколько универсальных советов, которые помогут вам разработать карты процессов с минимальными ошибками:

• Прежде чем определять этапы процесса, установите начальную и конечную точки процесса. Это помогает при обозначении границ.
• Снижайте сложность – карта процесса должна быть понятной для всех.
• Убедитесь, что при визуализации процессов вы используете соответствующие символы выбранной нотации, чтобы избежать путаницы.
• Используйте специальное программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов, которое позволит быстро графически представлять процессы, а также взаимодействовать с командой в режиме реального времени для повышения эффективности.
• Подключайте все ключевые заинтересованные стороны при составлении карты процесса, чтобы не упустить важную информацию или шаги.
• Поощряйте свою команду предоставлять постоянную обратную связь.
• Регулярно просматривайте карту процесса и обновляйте ее, определяйте, что можно улучшить.

Моделирование бизнес-процессов не является разовым проектом. Непрерывная оптимизация процесса требует постоянного мониторинга и регулярных проверок. Тем не менее, усилия окупятся, и когда все будет сделано правильно, описание процессов может помочь вам стандартизировать и оптимизировать рабочие процессы и создать понимание в команде.

Моделирование процесса с дальнейшими улучшениями с помощью SILA Union 

Разработка карт процессов имеет много преимуществ, но у вас могут возникнуть вопросы: А что дальше? Как поделиться подготовленной информацией и взаимодействовать со всеми сотрудниками? Достаточно ли описать процессы, чтобы гарантировать реализацию по разработанным стандартам? Как извлечь данные из процесса?

По этой причине моделирование процессов подразумевает использование специального программного обеспечения для управления управления бизнес-процессами (BPM), такого как SILA Union.

С SILA Union вы можете легко смоделировать даже сложные бизнес-процессы в любых нотациях, собрать необходимую по ним информацию в едином пространстве с доступом к этим данным всех сотрудников. SILA Union объединяет все процессы и связанные с ними атрибуты в едином хранилище, обеспечивая коллаборацию пользователей и суммарный опыт и знания сотрудников. 

На базе карт процессов в SILA Union вы можете анализировать и совершенствовать свои бизнес-процессы, используя встроенные инструменты анализа и оптимизации, а также отслеживать ключевые показатели эффективности, стандартизировать и автоматизировать бизнес-процессы.

Попробуйте создать свою первую карту процесса – напишите нам на sales@silaunion.ru, и наши эксперты подскажут вам, с чего начать.

Основные бизнес-процессы – цели создания карты

Карта основных бизнес-процессов позволяет нам понять и отобразить:

• кто является клиентом компании;
• какие продукты мы предлагаем клиентам;
• какие требования клиенты предъявляют к нашим продуктам;
• как требования к продуктам преобразуются в сами продукты. То есть как мы эти самые продукты планируем, производим и доставляем клиентам;
• из каких процессов состоит создание продукта;
• где заканчивается один основной процесс и начинается другой;
• какие продукты являются результатом основных процессов и какие процессы используют эти продукты дальше.

Весь процесс по созданию продукта называется Цепочка создания ценности. Имеется в виду ценность продукта для клиента. К слову, именно основные бизнес-процессы и создают ценность нашего продукта. Если процесс не добавляет ценности к самому продукту – он или не нужен, или является вспомогательным. 

Ценность продукта клиент определяет сам. Как? Очень просто – если продукт удовлетворяет потребности и желания клиента – он имеет ценность. Если клиенту нравится то, что он получает, то это ценно. Если же ему не нравится- ценность снижается. 

Важно понимать, что ценность заключается не только в самом продукте, но и в том, как клиент продукт получает. К примеру, если клиенту сложно найти продукт – это снижает его ценность. Более подробно о создании цепочки ценности я буду рассказывать в отдельной статье.

Иными словами, карта основных процессов даёт нам возможность отобразить упрощённую модель всего бизнеса.

Карта основных процессов – это отправная точка для дальнейшей работы

Создание карты основных бизнес-процессов компании

Для наглядности мы пройдём по этапам создания карты основных бизнес-процессов на примере. В качестве основы возьмём маленькую компанию (в лице одного человека) по производству и мелкооптовой продаже свечей. 

1. Определение клиентов 

Сформулируете, кто является клиентами вашей компании? Это могут быть как конкретные люди, так и организации и даже целые отрасли. Нет необходимости подробно описывать «портрет» каждого клиента. Просто обозначьте группы потребителей. У нашего свечного заводика лишь одна группа клиентов – частные розничные магазины из разряда «Все для дома». 

2. Определение продуктов 

Самый простой вопрос: что покупают ваши клиенты? В нашем случае это восковые свечи. Не нужно лишней детализации. 

3. Основные потребности клиентов 

Необходимо записать, какие основные потребности или группы потребностей к вашему продукту есть у клиентов. Мы поставляем клиентам свечи. Соответственно, у клиентов есть определённые потребности по их качеству, ассортименту и цене. Но помимо этого у клиента есть потребности к нам как к поставщику. Такими требованиями будет точность поставки и упаковка. Таким образом, к требованиям к продукту необходимо добавить требования клиента к поставщику или к процессу поставки. 

На данном этапе наша карта будет выглядеть следующим образом:

4. Определение цепочки создания ценности 

Теперь необходимо записать, какие бизнес-процессы удовлетворяют потребности клиента, производят продукт и создают всю ценность нашего предприятия. Идти необходимо от потребностей к продукту.

• Качество свечей, их ассортимент и стоимость зависят от процесса производства. Основной процесс №1 – производство.
• Точность поставки зависит от процесса логистики. Основной процесс №2 – логистика.
• Требования к упаковке удовлетворяется одноименным процессом. Основной процесс №3 – упаковка. Отмечу, что упаковка также влияет на стоимость и качество: чем лучше упаковка, тем дороже она обходится. И чем лучше упаковка, тем лучше внешний вид продукта после транспортировки.

На карте основных процессов нужно обозначить лишь основные связи. Главное, чтобы было понятно, в каком порядке происходит выполнение основных бизнес-процессов.

5. Определение внутренних продуктов 

Как видите, основные бизнес-процессы связаны между собой стрелками. Каждая стрелка что-то значит. Это какой-то продукт, который был произведён одним процессом и передаётся другому. На схеме необходимо обозначить, что это за продукты. Тем самым мы установим первоначальные границы основных бизнес-процессов. В нашем случае в результате производства появляются «Свечи», которые после упаковки превращаются в «Готовые к отправке свечи». 

6. Вспомогательные процессы 

Для того, чтобы определить ключевые вспомогательные бизнес-процессы, необходимо ответить на вопрос: что нужно, чтобы основные бизнес-процессы работали? Можно задать данный вопрос применительно к каждому основному процессу отдельно. 

Для того чтобы работал процесс производства свечей, нужно, чтобы были необходимые материалы, инструменты и оборудование. Т.к. производство выполняется одним человеком, персонал нам не нужен. Для упаковки нам опять же нужны материалы. Доставка клиентам осуществляется на собственном автомобиле, так что все, что нам нужно – это поддерживать машину в порядке. 

Теперь необходимо посмотреть получившийся список и определить, какие вспомогательные процессы производят то, что нам нужно. Очевидно, что для того чтобы иметь материалы и инструменты для производства и упаковки, их необходимо закупить. Вспомогательный процесс №1 – закупки. Для того чтобы поддерживать в рабочем состоянии инструменты и автомобиль существует Вспомогательный процесс №2 – техническое обслуживание. 

Вот и все. Всего лишь 2 вспомогательных процесса. 

7. Процессы управления 

Чем мы управляем? Что нам нужно улучшать? Вот те простые вопросы, которые позволят нам определить бизнес-процессы управления. Чем же мы управляем на нашем микро- свечном заводике? Ну к примеру, рецептурой и технологиями приготовления. Ищем новые рецепты – это позволяет нам развиваться и улучшать качество продукта. Конечно же, мы планируем и распределяем ресурсы. И ещё занимаемся необходимой работой по учёту и отчётности. 

Таким образом, у нас складывается 3 процесса управления: Управление качеством и улучшением, Планирование поставок и производства, Документооборот и отчётность. Карта основных бизнес-процессов приобрела завершённый вид:

Вот мы и создали карту основных бизнес-процессов компании. Как видите, это несложно, главное – понять, что именно создаёт ценность вашему продукту. Всегда думайте о клиентах и их потребностях – основные процессы должны быть направлены именно на удовлетворение потребностей клиентов. 

Не усложняйте карту. Сделайте её настолько простой, насколько это возможно. Даже в самой большой компании с огромным количеством бизнес-процессов их не может быть более 21 – 25. Точнее, может быть, но это уже будет неэффективно. Основных процессов в компании не может быть более 5 – 7.

Карты бизнес-процессов — это метод, разработанный для схематического проектирования процесса, чтобы каждый член команды достиг одной и той же идеи и выполнял процесс в точном соответствии с методом. Вы стремитесь убедить всех сотрудников обратить внимание на процесс с одинаковым подходом, даже если у всех разные характеры и точки зрения? Кроме того, как убедить всю группу выполнить процесс, используя именно эту технику?

В этой статье будут рассмотрены как начальные, так и сложные концепции картирования бизнес-процессов, такие как определение, цели, этапы, типы и преимущества. Мы рассмотрим основы и структуру картирования бизнес-процессов, а также нынешнее состояние процесса картирования. И мы обсудим шаги, обычно используемые при составлении карт процессов, и как составить карту. Наконец, мы обсудим, как картирование бизнес-процессов согласуется с процессами планирования и циклами картирования процессов.

Что такое картирование процесса?

Карта процесса иллюстрирует этапы рабочей процедуры с помощью различных подходов, таких как блок-схемы, диаграммы, диаграммы и т. д. Она связана со структурой, которая обеспечивает рефлексивный или верхний взгляд на процесс, выделяя применяемые практические действия и то, как они выполняются с самого начала. заканчивать. Он также раскрывает важную информацию о каждом действии, в том числе о том, кто, когда, где, как и почему. Чертежи или структура разъясняют каждый этап процесса, кто несет ответственность за его выполнение и требования, необходимые для его выполнения.

Разбивка каждой фазы бизнес-процесса может дать вам полное понимание того, как эти процессы работают. Вы можете распознать преимущества и недостатки каждого этапа процесса, определить возможные замедления и определить, кто вовлечен в процесс, оценив каждый этап. Работа над улучшением существующих систем становится чрезвычайно легкой, когда вы полностью их понимаете, что способствует эффективности.

Картирование бизнес-процессов может помочь в организационном планировании и администрировании, отображая процессы во всех различных отделах. Этот метод представляет собой последовательность функций или событий, кульминацией которых является получение конечного продукта. Такие бизнес-процессы можно найти в каждой организации и подразумевают сотрудничество людей, отделов, приложений и информации по всей организации.

Конечной целью картирования процессов является предоставление подробной информации о процессах, которые помогают организации, и о том, как они поддерживают ее в достижении ее бизнес-целей. Это позволяет им вести свой бизнес более эффективно, продуктивно и гибко. Наконец, компания, которая понимает свое управление, может применять подходы, чтобы упростить свои процессы, сократить расходы, сэкономить время и получить многочисленные преимущества.

Какова цель картирования бизнес-процессов?

Директорам может понадобиться картирование процессов, чтобы лучше понять все организационные функции и то, как они могут влиять на бизнес-цели и другие аспекты, такие как соответствие. Картирование процессов может помочь компаниям стать более успешными, удобными и гибкими, предоставляя четкое и всестороннее представление обо всех структурах и потенциальных проблемах. Карты процессов позволяют экспертам понять, как повысить эффективность своих организаций, продумывая их структуры.

При отображении процесса вы должны наметить его так, чтобы все его поняли. Масштаб картирования бизнес-процессов будет включать главные инициативы, источники, такие как компоненты или рабочую силу, и связи между ними. Карта процесса может охватывать несколько организаций и групп и включать внешних заинтересованных лиц. Все зависит от процесса.

Каковы шаги к эффективному картированию процессов?

Существенный и долгосрочный прогресс возможен благодаря эффективному картированию процессов, которому можно обучить всех сотрудников и обеспечить практическую поддержку во всей организации. Перед запуском нового проекта выполните приведенные ниже шаги для продуктивного картирования процессов.

1. Определите цели улучшения проекта
Достижение конструктивных целей имеет решающее значение для завершения практического проекта. Они могут варьироваться от повышения эффективности до дополнительной прибыли и соблюдения нормативных требований. Признание того, что вы намереваетесь получить, имеет важное значение для разработки инициативы, которая будет соответствовать вашим целям.

2. Создайте дорожную карту проекта
Второй этап картирования процесса требует от вас разработки плана проекта. Этот план должен содержать определение технического персонала, действия, временные рамки и закупки, которые служат дорожной картой для практического завершения.

3. Определите, какой процесс вы хотите отобразить
Настоятельно рекомендуется наметить все бизнес-процессы. Однако сначала необходимо выбрать процесс, чтобы начать построение диаграммы. Мы советуем вам выбрать наиболее важные процессы для вашей корпорации. Это позволяет следить за тем, насколько гладко проходит процесс. Вы можете выбрать процесс, используя один из 3 методов:

• Метод реакции

Когда процесс дает сбой или работает неэффективно из-за ограничения, сопоставление используется для распознавания и решения проблемы.

• Стратегический подход

После того как вы измените общий план своей компании, вы выберете новый процесс, который может иметь важное значение для достижения целей вашей корпорации. Используя эту технику, вы наметите новый процесс.

• Клиентоориентированный

Вы можете предоставить своим клиентам что-то улучшенное, если наметите процесс для повышения удовлетворенности клиентов и решения любых проблем с удовлетворенностью пользователей в вашей компании.

4. Выберите бизнес-систему или цепочку поставок для исследования
Чтобы измерить согласованность и интеграцию, все процессы в рамках одной бизнес-системы или цепочки поставок необходимо исследовать как отдельный проект. В отдельно взятом процессе взаимодействие следствия и причины необычно.

5. Соберите команду проекта
Хотя вы можете считать, что знаете о своей компании все, очень важно прислушиваться к предложениям работников вашего загона, связанных с конкретными процессами. Информация ваших сотрудников полезна, главным образом потому, что у них могут быть хорошие предложения по улучшению процессов.

Никому не нравится переделывать. План действий по картированию технологических процессов может вызвать у нескольких наземных рабочих чувство небезопасности, поскольку это может привести к тому, что кто-то уволится с работы. Тем не менее, вовлечение ваших наземных работников в новую инициативу по картированию процессов позволяет им изложить свою точку зрения и объяснить свои опасения.

Вы можете попытаться убедить своих работников в преимуществах смен, используя системы управления сменами. Если возможно, наймите топ-менеджера в свою команду. После этого вам не нужно будет спрашивать разрешения у начальства на каждую мелкую корректировку.

6. Соберите информацию
После того, как вы определили свои цели и процессы, которым вы хотели бы следовать, следующим шагом будет сбор необходимых данных. Каждый шаг процесса должен быть признан и задокументирован, включая то, кто из сотрудников что делает, когда они выполняют свою часть работы и как они ее выполняют. Чем больше данных вы получите, тем более комплексными могут быть процессы. Больше информации всегда было предпочтительнее, чем меньше деталей в начале. Если какая-то информация не имеет смысла, вы все равно можете извлечь ее позже.

7. Прислушивайтесь к разным точкам зрения
Для сбора данных необходимо поговорить с соответствующими лицами и спросить их об их знаниях обо всем процессе. Используйте соответствующие данные, которые они предоставляют, для выявления проблем и способов улучшения процессов.

Сотрудники будут постоянно иметь свои идеи о том, как что-то должно быть сделано. Вы должны обращать внимание на то, что они предлагают, поскольку выслушивание другого мнения поможет вам эффективно понять систему.

8. Изучите связность и выравнивание
Одной из важнейших частей картирования процессов является организация бизнес-системы. Эта система включает в себя объединение всех соответствующих заинтересованных сторон для оценки их отношений с клиентами. В результате Соответствующие заинтересованные стороны должны определить и закрыть разрыв во взаимосвязи между методами в рамках бизнес-структуры.

9. Определите ценность клиента
Ваша команда должна оценить знания владельца процесса о клиенте основного процесса и, как только они окажутся правильными, определить требования к выходным характеристикам, которые удовлетворяют потребности клиента.

10. Проведите анализ процесса
Анализ процесса уведомляет команду о возможных улучшениях технологического потенциала. Управление стоимостью, проверка ответственности, анализ фактов, оценка времени цикла, изучение активов и анализ эффективности процессов — все это примеры этого.

11. Составьте базовую карту бизнес-процессов
После того, как вы собрали все необходимые данные, следующим шагом будет разработка базовой блок-схемы бизнес-процесса. Эта точка показывает, как сейчас работают процессы. Он выделит любые проблемы или ошибки, чтобы вы могли решить, какой прогресс начать делать. Позвольте базовой диаграмме бизнес-процесса служить доказательством того, что нужно улучшить и изменить. Если вы решите создать другую блок-схему, сравните ее со старой, чтобы увидеть, была ли она улучшена.

Мы предлагаем вам создать диаграмму с помощью инструмента сопоставления бизнес-процессов, поскольку сопоставление помогает сделать процессы компоновки более эффективными, универсальными и последовательными. Программное обеспечение включает в себя все оборудование, необходимое для оценки результатов.

12. Оценить и определить области для улучшения
Как только ваша карта процесса будет завершена, никогда не думайте, что работа сделана. Вы должны продолжать учиться на графике и, при необходимости, вносить коррективы. Основываясь на предыдущих оценках, вы, возможно, обнаружили несколько потоков внутри процедуры. Однако диаграмма позволяет обнаружить дополнительные потоки.

Чтобы оптимизировать процессы, вы затем будете выполнять улучшения процессов и реконфигурацию бизнес-процессов по мере продвижения. Как только вы поймете, как он работает, вы сможете применять самые современные процессы в более низком масштабе. Если новые процессы превосходят старые, внедрите их в свою организацию.

13. Изучите и подтвердите карту процесса
Еще раз просмотрите окончательное отображение процесса. Осмотрите каждый компонент и фазу для лучшего потока и взгляните на способ оценки карты процесса. Подтвердите любые заметные сбои, сокращения, ограничения, нечеткие функции и многое другое, чтобы ими можно было управлять и исправлять.

Вы также должны ознакомиться с последней процедурой с затронутым персоналом, чтобы убедиться, что все находятся на платформе с недавно задокументированной процедурой. Например, просмотрите новые процессы вместе с рекрутером и отделом кадров, чтобы убедиться, что все находятся на платформе с новыми процессами. Стремитесь устранить любые ограничивающие факторы и убедитесь, что это отображение процесса идентично предыдущему.

Типы отображения бизнес-процессов

Вы можете определить процессы и нормы с помощью отображения бизнес-процессов. Вы можете улучшить свои знания о том, как работает каждый компонент компании, просмотрев процессы, лучше представленные в виде диаграмм и графиков. Но первое, что вы должны понимать при создании карт процесса, — это его цель.

Блок-схема предназначена для того, чтобы помочь вам создать схему, отвечающую вашим конкретным требованиям. Давайте начнем и рассмотрим различные диаграммы и блок-схемы, используемые для построения полной карты бизнес-процессов.

• Фундаментальная блок-схема нисходящего процесса

Это один из наиболее часто используемых типов и самое простое сопоставление процессов. У него есть потенциал для разработки и записи процессов, решения проблем и программ измерения, а также для помощи членам команды во взаимодействии. Разработчики программного обеспечения часто используют карты процессов для планирования новых инициатив. Блок-схемы процесса сверху вниз невероятно полезны, когда последний проект включает исторический временной ряд шагов, которые имеют решающее значение для идентификации.

Карты процессов имеют потенциал для оценки того, что и где кажутся значимыми структурами взаимодействия, которые имеют решающее значение для общего подхода. Этот тип также может показать, как может выглядеть процесс без бесполезных этапов.

• Подробная блок-схема

Эта блок-схема изображает экстравагантную версию карты процесса. Этот тип отображения процессов предполагает, что эта уникальная форма диаграммы включает в себя всю информацию о каждом второстепенном процессе. Комплексное отображение процесса является функциональным, когда крайне важно включить каждую информацию (входы и выходы), связанную с этапом процесса. Его также можно использовать для определения выбора стратегического процесса.

• Блок-схема для SIPOC-R

SIPOC — это термин, обозначающий поставщика, входы, процессы, выходы и клиента. Это простой тип отображения процесса. Он уничтожает более 99% данных и концентрируется исключительно на потребностях общего отображения процессов и работы персонала. Эта блок-схема может быть использована для определения наиболее важных компонентов отображения процесса перед разработкой комплексной схемы. Это также полезно для ограничения объема сложных процедур.

• Блок-схема высокого уровня

Это еще один популярный тип отображения процесса, также известный как высшая диаграмма или диаграмма цепочки поставок, и он отображает детали процесса внутренних действий. Этот тип карты процесса часто применяется для описания и проектирования бизнес-операций. Он также может определять наиболее важные аспекты процедуры. Тем не менее, он не углубляется в детали переделки, принятые решения, взятые на себя обязанности и так далее.

• Блок-схема дорожек

Этот тип картирования процессов и его современники невероятно похожи. Основное различие между ними заключается в том, что в блок-схеме дорожки каждый шаг разделен между отдельными людьми или группами, которые за него отвечают. Это приводит к тому, что блок-схема дорожек становится довольно подходящей системой для процессов, которым требуется этот тип сопоставления процессов. Этот процесс сопоставления показывает, где каждый человек должен начинать свою работу, устраняя вероятность неопределенности в отношении того, кто за что в основном отвечает.

• Блок-схема потока создания ценности

Картирование процесса потока создания ценности показывает последовательность данных и компонентов, необходимых для предоставления потребительских товаров. Это сопоставление процессов помогает анализировать данные, записывать показатели, разрабатывать идеи и определять точки интереса для предстоящей работы.

• Диаграмма потока данных

Этот тип сопоставления процессов помогает перемещать данные из одного места в другое. Это способ организации материала, который был собран в его первоначальном виде. Они подтверждают процедуры, демонстрируя, как они связаны с использованием наборов данных и как они подключаются к внешнему миру и потребителям. Это сопоставление процессов можно применять в качестве компонента документации для мониторинга оцененных процессов.

• Схема процесса

Это один из наиболее распространенных типов карт процессов, потому что они точно соответствуют тому, что создатели карт процессов начали использовать почти 100 лет назад. Они применяются для освещения существенных корреляций, обсуждаемых важными элементами, обнаруженными в производственном здании.

Такие типы карт процессов можно создавать вручную или с помощью программного обеспечения, такого как Microsoft Office. Единственным недостатком этого подхода является отсутствие универсальности или гибкости. Но знание и ясность также привлекательны.

Преимущества картирования бизнес-процессов

Картирование бизнес-процессов помогает изменить бизнес многими способами, и если вы не картографируете процессы, вы серьезно ошибаетесь. Ниже приведены несколько примеров того, как процессы картирования помогают предприятиям.

Удовлетворенность и вовлеченность работников
Рабочие – это самый важный актив, который может быть у любого бизнеса. Тем не менее, многие предприятия не уделяют должного внимания навыкам, пониманию и самоотверженности своих работников для решения сложных вопросов, необходимых для успешного ведения бизнеса. Самый эффективный способ повысить вовлеченность сотрудников — вовлечь их в процесс, который они выполняют. С картированием процессов любой бизнес может добиться удовлетворенности и вовлеченности своих сотрудников.

Легко распознавать неясные проблемы
С помощью картирования процессов вы можете быстро распознать процесс, который требует много времени и денег для вашего бизнеса. Препятствия могут занять часы и потерю денег в бизнесе; поэтому такие неприятности в чашечках проще купировать, если полностью понимать их роль в процессе. Процесс сопоставления помогает процессам проходить более гладко в целом.

Удовлетворенность клиентов
После тщательного изучения клиентских запросов компания может разработать строгие и выполнимые бизнес-операции, такие как картирование процессов. Эти процедуры удовлетворят требования клиента и обеспечат устойчивое преимущество. Потребителям комфортно только в том случае, если последовательность отображения бизнес-процессов соответствует их требованиям.

Управление рисками, которое работает

Любой процесс может показаться выполнимым на первый взгляд, но оценка его эффективности затруднительна без комплексного представления о каждой фазе этого процесса. Недостатки могут возникнуть в любой момент, но процесс бизнес-картирования проще распознает возможные опасности и проблемы.

Помогает в измерении прогресса
Картирование процессов помогает в мониторинге модификаций и улучшений, созданных для процесса. Учет и знание конкретных этапов процедуры достаточно просты, что приводит к более выдающимся достижениям и способности оценивать эффективность процесса картирования и контролировать производительность.

Упрощение малоценных операций
Картирование бизнес-процессов позволяет упростить малоценные процедуры и заменить их методами, которые значительно повысят успех вашего бизнеса. Это гарантирует хорошую эффективность без снижения качества.

Сокращает количество ненужных процедур
Картирование бизнес-процессов раскрывает всю информацию о каждой процедуре путем тщательного изучения каждой из них. Как только вы перенастроите весь процесс сопоставления, количество ненужных повторяющихся процедур сократится.

Каковы четыре шага к эффективному картированию процессов?

Ниже приведены четыре шага, ведущие к эффективному отображению процессов.

1. Определите цели улучшения проекта, которых вы хотите достичь
2. Разработайте дорожную карту вашего проекта
3. Определите, какой процесс вы хотите отобразить.
4. Соберите профессиональную команду

Каковы семь шагов бизнес-процесса?

Ниже приведены семь шагов картирования бизнес-процессов.

1. Определите свои цели
2. Определите дорожную карту вашего проекта
3. Выберите процесс, который вы хотите отобразить
4. Создайте сплоченную и профессиональную команду
5. Слушайте разные точки зрения
6. Изучите возможности подключения и выравнивания
7. Оценить и определить области для улучшения

Каковы пять шагов процесса управления бизнес-процессами?

Управление бизнес-процессами — это практика, в которой используются различные методы для разработки, выполнения, контроля и оптимизации бизнес-процессов. Бизнес-процессы — это поведение пользователей, фреймворков, данных и прочего, координируемое для получения бизнес-результатов с помощью маркетинговой стратегии.

Вот пять шагов в управлении бизнес-процессами.

• Дизайн

Этот шаг бизнес-процесса влечет за собой понимание деловой практики.

• Модель

Он распознает, определяет и отображает новые стратегии, помогающие текущей деловой практике.

• Выполнять

Этот шаг включает в себя выполнение бизнес-процесса, сначала проверяя его с несколькими пользователями и делая его доступным для всех.

• Монитор

Он предназначен для концентрации внимания как на макро-, так и на микропредикторах.

• Оптимизировать

Для упрощения и повышения эффективности картирования процессов и улучшения конфигурации отдельных бизнес-систем с помощью согласованного плана.

Резюме

Картирование бизнес-процессов — отличный метод организации, обработки и усовершенствования ваших бизнес-программ. С помощью метода отображения процесса вы можете чинить сломанные элементы, заполняя критические пробелы. Самый эффективный и простой способ добиться этого — использовать соответствующие инструменты и программы.

Итак, найдите и используйте оптимальные инструменты и приложения обработки карт для вашей организации уже сегодня, которые отвечают всем вашим конкретным требованиям и спецификациям. А если перед вами стоит задача разработки внутреннего веб-приложения или мобильного приложения для оптимизации вашего бизнеса, рассмотрите такой подход, как визуальное программирование . Этот подход намного быстрее, эффективнее и дешевле, чем классическая разработка программного обеспечения. Платформа без кода AppMaster — отличный пример инструмента визуального кодирования .

Бывало ли у вас такое, что вам пришла в голову отличная идея, но вы не знаете, с чего начать? Чтобы воплощать идеи в жизнь, сначала их следует систематизировать и составить план. 

Именно для этого и составляются карты процессов. По сути, это наглядное представление рабочего процесса, похожее на структуру разбивки работ, с помощью которого можно определить проблемные области и возможности для улучшения.

Карты процесса особенно полезны при проведении коллективного обсуждения, принятии решений или планировании проектов. Они также подходят для документирования процессов, обучения новых сотрудников и усовершенствования процессов.

Узнайте, как работают карты процессов (с примерами), каковы их преимущества и как они составляются, чтобы повысить эффективность планирования проектов и обмена информацией в коллективе.   

Что такое составление карты процесса?

Составление карты процесса — это методика, используемая для наглядного изображения рабочих схем и процессов. При этом подразумевается создание карты процесса, которая также называется блок-схемой, схемой процесса или диаграммой рабочего процесса. 

Карта процесса составляется с целью формирования чёткого и понятного представление принципов его работы. Так сотрудникам будет проще понять, каким образом им следует выполнять тот или иной процесс без продолжительных словесных объяснений. Составляя карту процесса от его начала до завершения, вы получаете более полное представление о том, как работает весь процесс, выявляете недочёты или вносите исправления.

Карту процесса можно использовать для наглядного отображения того или иного процесса. Как правило, такие карты используются в целях анализа, обучения, интеграции и усовершенствования процессов. Они помогают разъяснять механизмы работы сложных процессов, решать повторяющиеся проблемы в рамках данного процесса и координировать обязанности сотрудников.

Как создать карту процесса

Составить карту процесса довольно просто. Сделать это можно на бумаге или с помощью программного обеспечения для управления рабочими процессами и шаблонов. Ниже объясняется, как создать подобную карту с нуля. 

Шаг 1. Определение задачи или процесса, для которого составляется карта

Для начала необходимо определить процесс, карту которого вы будете составлять. У вас есть неэффективный процесс, требующий усовершенствования? Или же это какой-либо новый процесс, о котором нужно вкратце сообщить команде? Возможно, речь идёт о сложном процессе, по которому у сотрудников часто возникают вопросы? Определите и сформулируйте проблему, для решения которой вы хотите составить карту. 

Шаг 2. Составление списка работ

Зафиксируйте все задачи, требуемые для выполнения процесса. На данном этапе их порядок не имеет значения. Составьте список всех работ с указанием сотрудников, ответственных за их выполнение. 

При этом желательно наладить взаимодействие с коллегами и другими заинтересованными лицами, которые будут участвовать в процессе, с тем чтобы чётко контролировать все необходимые действия и определять требуемый уровень детализации. Кроме того, обязательно определите начало и завершение процесса, чтобы понимать, какие задачи необходимо в него внести для достижения желаемого результата.

Шаг 3. Последовательность действий

Составив список всех работ, нужно будет определить последовательность их выполнения таким образом, чтобы был представлен весь процесс от его начала до завершения. На этом этапе рекомендуется проверить, не было ли что-то упущено на предыдущем шаге.

Шаг 4. Составление диаграммы с помощью символов карты процесса

Выберите нужный формат карты процесса и схематично изобразите процесс, отразив все его этапы с помощью соответствующих символов. Существует около 30 стандартных символов, которые можно использовать для представления различных элементов процесса, но в этой статье мы подробно рассмотрим наиболее распространённые из них.

Шаг 5. Завершение работы над картой процесса и предоставление её коллективу

По завершении работы над картой процесса проанализируйте её вместе с другими заинтересованными сторонами, чтобы у всех было понимание того, что на ней отображается. Проверьте, не упущено ли что-нибудь важное и нет ли на карте лишних или непонятных элементов. 

Шаг 6. Анализ карты с целью доработки

Убедившись, что карта процесса точно отражает рабочий процесс, вы можете проанализировать свой новый инструмент — готовую карту процесса на предмет возможности усовершенствования самого процесса. 

Проконсультируйтесь с коллегами и определите узкие места и недочёты процесса. Какие элементы можно убрать? Какие задачи можно выполнить более эффективно? Определив такие возможности для улучшения, реализуйте их и переделайте карту процесса соответствующим образом. 

Попробовать ПО для управления рабочими процессами от Asana

Зачем нужна карта процесса?

Карты процессов позволяют фиксировать идеи и оптимизировать процессы путём наглядного представления информации о действиях, необходимых для реализации идеи. 

Ниже приводятся несколько приёмов, которыми вы и ваша команда можете пользоваться при составлении карт процессов:

• Выявление неэффективности: помогает распознавать узкие места, пробелы и другие проблемы в рабочем процессе.

• Упрощение понимания идей: предполагает разбивку сложных идей на более мелкие части.

• Повышение уровня понимания: обеспечивает чёткий разбор всех этапов процесса.

• Планирование действий на случай непредвиденных обстоятельств: помогает определить, что следует предпринять в случае возникновения непредвиденных обстоятельств и обеспечить инструкции по решению проблем.

• Делегирование обязанностей: обеспечивает координированное распределение обязанностей между различными исполнителями и организациями. 

• Создание документации: предусматривает составление документов по процессу.

• Чёткая коммуникация: обеспечивает простую передачу информации в удобном и визуально понятном формате. 

• Быстрое принятие решений: позволяет более оперативно принимать решения благодаря ускоренному обмену информацией.

• Помощь сотрудникам: повышает производительность труда и удовлетворённость сотрудников результатами своей работы.

• Соответствие стандартам: помогает предприятиям обеспечивать соответствие стандартам ISO 9000 и ISO 9001.

Читать статью «Эффективность и результативность в бизнесе — почему вашей команде нужно и то, и другое»

Типы карт процессов

Карты процессов бывают самых разных форм и размеров. Все они выполняют одну и ту же задачу, однако карты определённых типов лучше подходят для тех или иных проектов. Ниже приводятся некоторые из самых распространённых типов карт процессов. 

Блок-схема

Самая простая форма карты процесса — это обычная блок-схема. В такой схеме используются символы карты процесса, которые дают наглядное представление о его исходных и конечных элементах, а также о том, какие действия необходимо предпринять для выполнения процесса. 

С помощью обычных блок-схем можно планировать новые проекты, улучшать коммуникацию в команде, моделировать и документировать процессы, устранять проблемы текущего процесса, а также анализировать рабочие процессы и управлять ими. 

Назначение: отображение процесса от начала до завершения, как правило, в виде последовательности.

Общая карта процесса

Общая карта процесса, которую также называют нисходящей картой или картой производственно-технологических связей, содержит общий обзор процесса. На ней представлены только самые основные действия, выполняемые в рамках процесса, а сама она отличается минимальной детализацией. 

Общие карты процессов можно использовать для определения бизнес-процессов и ключевых этапов. Такие карты также полезны при обсуждении процессов с руководством или третьими сторонами, когда не нужно вдаваться во все подробности работы. 

Назначение: предоставление информации об основных этапах процесса.

Детальная карта процесса

В отличие от общей карты процесса, подробная карта содержит все сведения о каждом этапе, включая подпроцессы. На этой карте фиксируются точки принятия решений, исходные ресурсы и результаты каждого этапа. Данная карта обеспечивает максимально полное понимание процесса и наиболее эффективна при определении проблемных областей благодаря уровню её детализации. 

Назначение: обеспечивает полное понимание процесса со всеми деталями и вероятными проблемами.

Карта плавательных дорожек

Карта плавательных дорожек, также известная как кросс-функциональная блок-схема, или блок-схема развёртывания, предусматривает распределение работ в рамках процесса по отдельным дорожкам, за каждую из которых отвечает тот или иной исполнитель. Карта делится на каналы для каждого участника процесса с указанием каждого вида работ в канале соответствующего участника процесса. На картах процессов этого типа отображаются различные функции, выполняемые в рамках данного процесса, а также показывается взаимодействие между его участниками. 

Карты с плавательными дорожками идеально подходят для инструктирования сотрудников об их должностных функциях в рамках процесса, а также для повышения их ответственности. Кроме того, они пригодятся для выявления таких недочётов в процессе, как отставание от графика, избыточность и потенциально проблемные области. 

Назначение: разъяснение функций различных участников процесса.

Карта потока создания ценности

Карта потока создания ценности — это инструмент бережливого управления, иллюстрирующий процесс поставки продукта или услуги клиенту. Карта потока создания ценности, как правило, имеет сложную структуру, и в ней используется уникальная система символов, позволяющая наглядно представить поток информации и материалов, необходимых для реализации процесса. 

Благодаря фиксированию таких данных, как продолжительность цикла и количество персонала, задействованного на том или ином этапе, карта потока создания ценности помогает определить варианты минимизации потерь и возможности, которые можно будет использовать в будущих проектах. 

Назначение: описание процесса поставки продукта клиенту и документирование его количественных показателей.

Диаграмма SIPOC

Аббревиатура SIPOC означает Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers (поставщики, исходные ресурсы, технология, результаты, клиенты). Диаграмма SIPOC — это не столько карта процесса, сколько диаграмма с указанием ключевых элементов процесса, которую можно создать в качестве предварительного шага к разработке детальной карты процесса. 

Как следует из аббревиатуры, в схеме SIPOC предполагается пять столбцов, обозначающих основные этапы процесса, его результаты, клиентов, исходные ресурсы процесса, а также поставщиков этих исходных ресурсов. Помимо подготовки более детальной карты процесса диаграмма SIPOC также нужна для определения объёма работ в сложных процессах. 

Назначение: определение ключевых элементов и участников процесса.

Символы карт процессов

При составлении карт процессов используются символы из унифицированного языка моделирования (UML), отображающие ключевые элементы на карте процесса, такие как этапы, точки принятия решений, исходные ресурсы, результаты и участники процесса. 

Вот наиболее распространённые символы карт процессов и их назначение:

• Элемент начала и конца: овальные элементы, обозначающие начало и завершение процесса.

• Этап процесса: прямоугольник означает действие или задачу, выполняемую в рамках процесса.

• Направление: стрелки, с помощью которых соединяются этапы процесса и отображается направление потока действий.

• Решение: ромбовидный элемент, который показывает момент, когда нужно принять решение, и обычно сопровождается вариантами типа «да» или «нет».

• Задержка: D-образный элемент указывает на задержку процесса.

• Документ: прямоугольник с волнистым нижним краем означает документ или информацию, которую можно прочитать. Когда документов много, они обозначаются несколькими такими символами, наложенными один на другой.

• Данные: параллелограмм обозначает исходные или выходные данные того или иного этапа процесса.

• Ручной ввод: прямоугольник со скошенным верхним краем указывает на этап, на котором требуется ручной ввод данных.

• Подпроцесс: прямоугольник с двумя вертикальными линиями обозначает подпроцесс, описание которого приводится где-то в другом месте. 

Есть и другие символы, которые могут использоваться на карте процесса, но приведённые здесь являются наиболее распространёнными и полезными, особенно в самом начале работы. 

Пример карты процесса

Научившись создавать карты процесса любого типа, вы наверняка захотите узнать, как применить этот инструмент к команде. 

Ниже приводится пример, помогающий более чётко понять, как может выглядеть карта процесса:

Приёмы составления карты процесса

Карты процессов можно формировать с учётом собственных потребностей и предпочтений, но также существуют и общие рекомендации, которые следует учитывать при составлении карт процессов, чтобы достичь максимальной эффективности. Вот несколько практических рекомендаций по построению карт процессов, на которые можно ориентироваться на начальном этапе:

Планирование карты процесса: 

• Определите границы процесса с тем, чтобы в нём была только необходимая информация.

• Чётко поставьте задачи процесса.

• Отображайте на карте только процессы с чётко определёнными задачами и результатом.

Составление карты процесса:

• Проработайте процесс в обратном направлении от результата до исходной точки.

• Обеспечьте простоту подпроцессов.

• Включите все необходимые сведения в достаточном объёме.

• Используйте единую систему условных обозначений, которая понятна всем участникам процесса.

Анализ карты процесса: 

• Получите отзывы ото всех участников процесса.

• Определите альтернативные и предпочтительные пути выполнения задач (по ситуации).

• Составьте карту процесса в его текущем состоянии, не обязательно в идеальном или чистовом виде, и улучшайте её по мере работы. 

Для максимальной эффективности работы пользуйтесь этими советами на каждом этапе составления карты процесса.

Направление проектов в нужное русло с помощью карты процесса

Составление карты процесса — это эффективный инструмент для документирования и совершенствования ваших процессов. Объедините приведённую выше информацию с этими семью простыми шагами при создании рабочего процесса. Используя нужные инструменты, вы сможете составлять карты процессов и управлять этими процессами для обеспечения чёткого взаимодействия и повышения эффективности работы.

Попробовать Asana для управления работой