Как составить кассовые отчеты

Кассовая дисциплина обязательна для всех предпринимателей и организаций, у которых в обороте есть наличные деньги. Исключение — продавцы со 100% расчетами по безналу. Но таких на практике мало: почти каждый ИП и компания хотя бы отчасти принимают наличку.

Как вести приходно-расходные операции по требованиям законодательства, как работать с наличными средствами и какие документы оформлять — в этой статье.

Вести кассу удобно в МоемСкладе: продажи и возвраты, отслеживание остатков, автоматическое создание ПКО при закрытии смены и формирование Z-отчета на торговой точке. Попробуйте прямо сейчас — это бесплатно.

Что такое кассовая дисциплина

Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.

Обязанность распространяется на всех вне зависимости от режима налогообложения и способа приема наличных — через кассовый аппарат или по БСО.

Правила кассовой дисциплины определяют:

• какие документы оформлять для подтверждения наличных операций;
• как получать и выдавать наличные из кассы;
• на какие цели можно тратить наличные;
• на какую сумму можно заключать сделки при оплате наличными;
• сколько денег можно хранить на остатке в кассе.

Зачем нужна кассовая дисциплина

Без контроля оборота наличных не обойтись, особенно если он большой. Предпринимателю и организации он позволяет в любой момент времени знать, сколько денежных средств есть в наличии и отслеживать их движение по документам.

Соблюдение требований и в частности кассовые документы проверяет ФНС. При их отсутствии или неправильном оформлении — штраф.

Кто отвечает за кассовую дисциплину

Сами расчеты ведет кассир, кассовые документы формирует бухгалтер. Иногда эти должности совмещаются, и в компании работает продавец-кассир, бухгалтер-кассир. В небольших фирмах все функции может выполнять один сотрудник — руководитель.

Общая ответственность за кассовые операции лежит на руководителе в компании или на индивидуальном предпринимателе.

Законодательное регулирование

Нормы ведения приходно-расходных операций разрабатывает Центробанк. Все подробности и условия проведения наличных расчетов прописаны в Указаниях ЦБ РФ: от 11.03.2014 № 3210-У и от 09.12.2019 № 5348-У. Порядок заполнения и формы кассовых документов приведены в постановлении Госкомстата № 88.

Далее — кратко основные требования кассовой дисциплины.

Документы для работы с наличными

Каждое поступление и выдачу наличных обязательно подтверждать кассовыми документами. Всего их 5 видов:

• Приходный кассовый ордер — ПКО;
• Расходный кассовый ордер — РКО;
• Кассовая книга;
• Платежная ведомость;
• Книга учета кассиром принятых денежных средств.

ИП на упрощенном учете операций оформляют ордеры и кассовую книгу только при выдаче зарплаты персоналу наличными. Для подтверждения поступления выручки достаточно чеков, отчетов о закрытии смены и бланков строгой отчетности.

Для юрлиц обязательны только первые три документа из списка.

Рассмотрим каждый подробнее.

Приходный кассовый ордер (ПКО)

ПКО подтверждает, что наличные поступили в кассу. Например, платеж от заказчика, возврат, внесение денег для выплаты зарплаты. Бухгалтер указывает в ордере:

• номер;
• дату;
• кто вносит деньги;
• основание;
• сумму цифрами и прописью.

Большинство организаций и индивидуальных предпринимателей согласно 54-ФЗ обязаны использовать онлайн-кассы. Поэтому если покупатель рассчитался наличными за товары и услуги, оформление ПКО не отменяет обязанность формирования кассового чека.

Вот пример, как выглядит приходный кассовый ордер:

ПКО состоит из отрывной квитанции — она после подписания и заверения печатью выдается лицу, сдавшему деньги — и основной части документа, которая остается на хранение в кассе.

Есть два варианта формирования приходного кассового ордера:

• Отдельный документ на каждый чек. Такое часто практикуют в оптовой торговле или сфере услуг с высоким средним чеком.
• Один ордер по общей выручке за смену. При этом ориентируются на отчет о закрытии смены, который формирует касса. Удобный вариант для точек с большим потоком клиентов.

Расходный кассовый ордер (РКО)

РКО подтверждает факт выдачи наличных из кассы. Бухгалтер указывает в нем:

• номер ордера;
• дату;
• паспортные данные получателя денег;
• сумму цифрами и прописью.

Пример расходного кассового ордера:

Напомним: наличную выручку можно расходовать только на строго определенные цели. Поэтому расходный ордер выдается на:

• оплату поставщикам, подрядчикам;
• оплату труда резидентам;
• социальные отчисления;
• покупку канцтоваров;
• возврат при отказе от товара, оплаченного наличными.

Кассовая книга

В этом документе ежедневно фиксируются все движения по кассе — по каждому приходному и расходному ордеру — и выводится сумма остатка на конец дня.

Допустим, 4 февраля кассир положил в кассу выручку в размере 200 000 рублей и в тот же день передал ее в банк. Значит, в книге за это число будут записи по ПКО и РКО на одинаковую сумму.

Для кассовой книги есть утвержденная форма КО-4, но можно разработать и использовать собственную. Документ нужно прошнуровать, пронумеровать и заверить печатью.

Операции за один день записываются на отдельном листе. Выглядит это так:

Расчетно-платежная ведомость

Ведомость подтверждает выдачу зарплаты наличными. В начале документа указывают общую сумму выдачи, срок, за который ее нужно выдать из кассы, и отчетный период:

Кроме того, бухгалтер заполняет следующие данные:

• дата и номер;
• период, за который выдают зарплату;
• информация о каждом сотруднике: ФИО, табельный номер, должность, оклад;
• количество отработанных дней;
• сумма начисленной зарплаты и удержаний, например, НДФЛ;
• задолженность за работником или работодателем на начало периода при наличии.

Также бухгалтер создает расходный кассовый ордер — либо один на общую сумму выплат, либо отдельный РКО на каждого работника. Номера и даты составления ордеров указываются в конце документа:

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Она нужна, если у предпринимателя или юрлица несколько кассиров. Один из них назначается старшим, а все передачи наличных между ними фиксируются в книге. Ведение расчетов допускается, даже если кассиры работают в разных местах — в офисе, магазине, на складе.

При этом заполняются следующие поля:

Правила ведения документации по наличным операциям

Перечислим основные.

Когда обязательно оформлять кассовые документы

Если за день была хоть одна наличная операция, нужно оформлять документы.

Кто подписывает кассовые документы

Как правило, нужны три подписи — кассира, главного бухгалтера и руководителя.

Если расчеты ведет кассир, ему выдаются образцы подписей главного бухгалтера и руководителя. Если лично руководитель, образцы не нужны.

Нужно ли указывать счета бухучета

В обязательных кассовых документах — ПКО, РКО и кассовой книге — нужны отсылки к счетам бухучета. Правило распространяется только на юрлиц. ИП не обязаны вести бухучет — об этом сказано в п. 2 Закона № 402-ФЗ.

Когда нужно распечатывать кассовые документы

Если у вас нет электронного документооборота, но вы ведете документацию на компьютере или в системе учета, бумаги все равно надо распечатывать и подписывать вручную.

Печатный вариант не нужен при ЭДО с использованием электронной подписи.

Делать исправления в документах нельзя. Если допустили ошибку, придется составить заново, в том числе и в электронном виде.

Срок хранения документов

От 5 лет, документы на выдачу зарплаты — от 6 лет, а если на работников не ведутся лицевые счета — 50 или 75 лет. Если нужно, срок хранения можно увеличить. Например, в случае возникновения споров и судебных разбирательств.

Сроки отсчитываются с 1 января года, следующего за тем, когда составлены документы.

Получение наличных в кассу

Основание приема денег в кассу — приходный кассовый ордер.

Алгоритм действий кассира следующий:

1. Проверить ПКО: наличие подписей бухгалтера и руководителя, их соответствие образцу, корректность сумм цифрами и прописью.
2. Поверить дополнительные подтверждающие документы, если они указаны в ордере.
3. Пересчитать внесенные деньги и сверить полученную сумму с документом. Важно, чтобы у человека, который вносит наличность в кассу, была возможность наблюдать за действиями кассира.
4. Параллельно проверить платежеспособность банкнот. Задача кассира — проверить их подлинность и не принимать в кассу купюры, утраченные на 60% и более, так как их невозможно обменять по номиналу.
5. Если сумма внесенных средств совпадает с указанной в ПКО, поставить подпись и печать на основной части ордера и квитанции, затем — выдать квитанцию тому, кто внес денежные средства.
6. Отразить в кассовой книге информацию о принятых денежных средствах.
7. Сформировать с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены, оформить приходный кассовый ордер на выручку и другие поступления в кассу.
8. Передать кассовые документы бухгалтеру.

Работа с ККТ и кассой

Во-первых, важно понимать разницу понятий «касса» и «кассовый аппарат».

Касса, или операционная касса — это учет всех действий с наличностью. В ней хранятся физические деньги, их оборот подтверждается соответствующими документами.

Кассовый аппарат, ККТ, или онлайн-касса — это устройство, с помощью которого кассир принимает от клиентов наличные средства или проводит безналичную оплату. Его обязаны использовать все ИП и ООО, кроме тех, кто официально освобожден.

Во-вторых, при получении наличных за товары и услуги от клиентов нужно помнить про требования кассовой дисциплины к онлайн-кассам:

• Фиксация каждой кассовой операции с последующей передачей данных в ФНС;
• Выдача клиенту фискального чека вне зависимости от способа расчета — наличными или по карте;
• Обязательная постановка на учет и регистрация ККТ в налоговой;
• Своевременная замена фискального накопителя.

Как работать с ККТ по всем требованиям 54-ФЗ, подробно читайте в руководстве.

Вести кассу удобно и просто в МоемСкладе: кассовые операции, отслеживание остатков, печать расходных и приходных ордеров, регистрация розничных продаж через рабочее место кассира, а также автоматическое создание ПКО при закрытии смены и формировании Z-отчета на торговой точке. Попробуйте прямо сейчас — это бесплатно.

Выдача наличных из кассы

Правила зависят от того, кому выдаются наличные и на каком основании.

Расчеты с поставщиками, подрядчиками и работниками

Основание выдачи денег из кассы поставщикам, подрядчикам и работникам — расходный кассовый ордер.

Алгоритм действий кассира следующий:

1. Проверить РКО: наличие подписей бухгалтера и руководителя, их соответствие образцу, корректность сумм;
2. Удостовериться в том, что деньги выдаются лицу, указанному в документе, и при необходимости попросить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
3. Получить подпись получателя денег.
4. Выдать деньги и подписать расходный кассовый ордер. Получатель может пересчитать деньги только перед кассой, иначе кассир не примет претензии по сумме.
5. Отразить списание в кассовой книге.

Выплата заработной платы и других выплат работникам

Основание выдачи денег для оплаты труда — расчетно-платежная ведомость.

Срок выдачи указывается в ведомости и не должен быть более 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Работники ставят свои подписи в ведомости для подтверждения, что они получили зарплату. В последний день выплат кассир составляет единый РКО на фактически выплаченную сумму.

В случае с разовой выплатой, например, зарплаты увольняющемуся сотруднику, ведомость не оформляется, деньги выдаются по РКО в общем порядке.

Выдача наличных подотчетнику

Кассир оформляет РКО и выдает деньги на основании одного из документов:

• заявления подотчетного лица в произвольной форме;
• распорядительного документа организации или ИП с информацией о сумме наличных, сроке, на который выдаются деньги, подписью руководителя / ИП и датой. Причем в документе могут быть указаны несколько лиц и сумм для выдачи.

Подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет по итогу командировки в течение 3 рабочих дней после возвращения. Если деньги выданы для других целей, руководитель или предприниматель сам устанавливает срок сдачи авансового отчета.

Расчеты с клиентами

В случае, если клиент возвращает товар, за который заплатил наличными, кассир заполняет расходный кассовый ордер и пробивает чек на возврат с указанием признака расчета — «полный расчет», суммы — стоимости товара и формы оплаты — наличная.

Куда можно тратить наличные из кассы

Как правило, юрлица и предприниматели рассчитываются между собой безналом, но бывают исключения.

За что Центробанк разрешает рассчитываться наличностью

• Выплата работникам зарплаты, премий, доплат за сверхурочную работу, отпускных.
• Пособия по соцстрахованию, материальная помощь и другие социальные платежи.
• Закупка товаров, работ, услуг, кроме ценных бумаг.
• Выдача под отчет, например, на командировочные расходы.
• Возврат покупателю за товары и услуги, которые он оплачивал наличными.

Исключение для ИП

Индивидуальный предприниматель в отличие от юрлица может в любой момент снять наличные для собственных нужд из кассы или с расчетного счета. Сумма не ограничена, если нет задолженностей по налогам и страховым взносам.

Если предприниматель использует упрощенный порядок кассовой дисциплины, то есть не формирует кассовые документы, получение наличных также оформлять не должен.

Если ведет кассу в общем порядке, в РКО указывает основание выплаты денег — «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Правила для валютных нерезидентов

Иностранные физлица могут получать наличные:

• при возврате товаров, приобретенных ранее за наличный расчет;
• за неоказанные услуги, которые были оплачены ранее;
• при компенсации сумм НДС при вывозе товаров, купленных в России (tax free);
• под отчет.

Закон не позволяет выдавать нерезидентам наличные для оплаты труда, а также оплаты товаров, работ и услуг для организации.

Как рассчитываться наличными по договору

Согласно п. 4 Указания № 5348-У, максимальная сумма расчетов с партнерами — 100 000 руб. по каждому договору. Тип, срок действия, периодичность и количество платежей не имеют значения, главное — чтобы общая сумма по ним не превышала ста тысяч рублей.

Если расчет в иностранной валюте, сумма должна быть эквивалента 100 000 рублей по официальному курсу, установленному Банком России — об этом сказано в пункте 4 Указания № 5348-У.

Лимит расчетов действует для любого бизнеса вне зависимости от его размеров, в том числе для малого и ИП. Не распространяется требование на физлиц и самозанятых — с ними можно проводить сделки на любые суммы.

Так, при покупке дивана за 400 тысяч рублей для личного пользования можно всю сумму платить наличными. При покупке того же дивана предпринимателем для офиса наличкой можно заплатить только 100 тысяч, остальное — безналом.

Лимит нужен, чтобы фирмы больше рассчитывались безналично и чтобы не допустить большого оттока наличных — это может вызвать подозрения у налоговой и банка.

Разбивать один большой договор на несколько, чтобы уложиться в лимит, не рекомендуем. Налоговая может заподозрить, что вы это сделали намеренно и оштрафовать.

Лимит остатка кассы: формулы расчета, правила и исключения

Лимит остатка — это максимальная сумма наличных средств, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня. Если получается больше, излишек сдают в банк для соблюдения требования. Лимит нужен, чтобы не хранить в кассе слишком много наличности и для контроля финансовых потоков.

Какую сумму можно оставлять в кассе? Рассчитать ее можно по формулам из приложения к Указанию № 3210-У. Варианта два — по объему поступлений или по объему выдачи.

Расчет лимита по поступлению денег

Формула: Лимит по поступлению = ОП / PП × П

ОП — выручка от продаж за выбранный расчетный период.

РП — расчетный период. Это количество дней, за которые мы считаем данные по выручке. Можно взять любое число не более 92 дней — например, 7, 14, 60 дней.

П — период сдачи наличных в банк. Он не должен превышать 7 дней, если банка в населенном пункте нет — максимум 14 дней.

Пример расчета. За расчетный период компания берет 31 день. Сдать деньги в банк нужно за 7 дней. За 31 день выручка в сумме равна 600 000 рублей.

Значит, лимит составит:

600 000 / 31 × 7 = 135 483,87.

Расчет лимита по объему выдачи денег

Формула: Лимит по выдаче = ОВ / PП × П

ОВ — объем выданных денег, кроме зарплаты.

РП — расчетный период, аналогично — до 92 дней.

П — период получения наличных в банке, аналогично — до 7 или 14 дней.

Пример расчета. За расчетный период компания берет 60 дней. За это время из кассы выдали без учета заработной платы всего 150 000 руб. Период между днями получения наличных в банке — 7 дней.

Значит, лимит составит:

150 000 / 60 × 7 = 17 500.

Организация выбирает любой из двух методов расчета, а руководитель подписывает приказ с утвержденным лимитом. Согласование с банком не нужно.

Форму и образец заполнения приказа можно скачать здесь.

Правила при установке лимита остатка

• Лимит обязаны устанавливать только средние и крупные компании.
• Если они этого не сделали, лимит считается равным нулю. Это значит, что всю выручку за день нужно сдавать в банк. Иначе это будет нарушением кассовой дисциплины.
• Для малого бизнеса и ИП установка лимита добровольна. Главное — закрепить это условие внутренним документом, например, приказом руководителя.
• Если небольшая фирма (годовая выручка до 800 миллионов рублей, сотрудников меньше 100 человек) или предприниматель все-таки установили лимит, они обязаны его соблюдать, чтобы не попасть на штрафы.
• Срок действия лимита можно выбрать любой — это не определено в законодательстве. Проще вообще не указывать срок и работать с текущим лимитом до издания нового приказа.
• Если бизнес только начинает свою работу и у него нет данных по поступлению и выдаче денег за нужный срок, для расчетов он берет прогнозируемые суммы.
• Лимит для обособленных подразделений устанавливает головной офис. Если у подразделения свой расчетный счет — самостоятельно.

Когда можно превышать лимит остатка

• В дни выдачи зарплаты. При этом срок выдачи не должен превышать 5 рабочих дней с учетом дня получения наличных средств из банка.
• В выходные и праздничные дни, если тогда проводятся кассовые операции.

Хранение наличных в кассе и обеспечение их сохранности

Где и как безопаснее хранить деньги, каждый руководитель решает по своему усмотрению и утверждает приказ, в котором можно прописать:

• как работать с ключами от кассы;
• частоту ревизий и внеплановых инвентаризаций;
• регламент действий в случае хищения.

Строгих требований со стороны государства нет. Чаще всего используют сейфы или ящики контрольно-кассовой техники, которые закрываются на ключ.

За обеспечение сохранности денег должно отвечать материально ответственное лицо. Как правило, это кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. С ним заключается договор о полной материальной ответственности, по которому работник обязан возместить ущерб в полном размере при потерях и недостачах согласно ст. 242 и 244 Трудового Кодекса.

Кто и как проверяет ведение кассовой дисциплины

ИФНС проверяет соблюдение кассовой дисциплины в ходе проверки ККТ. Помимо выдачи чеков и отчетов из фискальной памяти онлайн-касс налоговые органы обращают внимание на следующие нарушения:

• превышение лимитов расчетов наличными и остатка кассы;
• несоответствие фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
• неполнота и несвоевременность оприходования выручки;
• выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

Формат проверок — только внеплановые, поэтому важно, чтобы всегда наготове были документы по кассовым операциям в виде оригиналов или заверенных копий.

Срок проверки кассовых операций — не дольше 20 рабочих дней с даты поручения на проведение. Документарные и выездные проверки не могут длиться дольше 10 рабочих дней.

Налоговая инспекция может штрафовать только за нарушения в течение 2 последних месяцев, так как согласно ст. 4.5 КоАП РФ, давность привлечения к административной ответственности равна 2 месяцам. То есть если компания превысила лимит остатка в декабре, в марте следующего года за это санкций уже не будет.

Штрафы за нарушения кассовой дисциплины

Все возможные нарушения и санкции по ним есть в Кодексе РФ об административным правонарушениях, ст. 14.5 и 15.1. Среди них следующие.

Неприменение ККТ

За это могут оштрафовать как работника, так и компанию. Размер штрафа в первом случае от 3 000 до 4 000 рублей, во втором — от 30 000 до 40 000 рублей.

Превышение лимита остатка

Штраф от 40 000 до 50 000 рублей.

Неоприходование наличной выручки

Штраф до 50 000 рублей.

Превышение лимита расчетов наличными

Для организаций штраф от 40 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц и ИП — от 4 000 до 5 000 рублей.