Как составить клиентам график платежей

Мнения специалистов об оптимизации процесса распределения платежей по счетам в отсутствие ERP-системы.

Описание ситуации

1. Компания имеет высокую оборачиваемость денежных средств и большое количество платежей – до 20–30 в день.

2. Существует проблема нехватки денежных средств (на счетах меньше средств, чем это необходимо для оплаты выставленных счетов).

3. Перечень счетов к оплате поступает в финансовый отдел (до 100 платежных поручений, из которых 20–30 нужно оплатить «сегодня»), после чего возникает проблема определения приоритета платежей. Оперативные решения необходимо принимать по многим счетам различных подразделений.

4. Комплексная информационная система, которая позволила бы управлять платежами, не внедрена.

Ежедневно для составления графика платежей в компании проводились утренние планерки с участием линейных руководителей, финансового и генерального директоров. Однако такое положение вещей приводило к возникновению ряда проблем:

– пять самых высокооплачиваемых людей компании ежедневно тратили примерно полчаса, чтобы обсудить вопрос платежей;

– поскольку подразделения компании расположены не только в регионах России, но и за рубежом, возникали трудности, связанные с разницей во времени. По правилам компании, согласование платежей проходит с участием всех центров бизнеса, при этом максимальное отставание по времени между удаленными регионами составляет 3–4 часа. Кроме того, банковский день до недавнего времени заканчивался в 13:00, сейчас он продлен до 16:00, однако по валютным платежам действует ограничение до 11:00, при том что выписки по счетам поступают в 9:00. Это означает, что за два часа нужно принять решение по управлению своими валютными средствами;

– в обсуждении принимает участие не только топ-менеджмент компании, но и финансовый контролер холдинга.

Таким образом, необходимо примерно за час определить приоритеты платежей, согласовать их как внутри компании, так и с финансовым контролером и принять решение, из какого банка осуществить платежи.

Вопрос:

Каким образом в отсутствие ERP-системы оптимизировать процесс распределения платежей по счетам?

Мнения специалистов

Елена Белякова,

руководитель финансового отдела компании «Инмарко» (Новосибирск)

Компании, столкнувшейся с подобной проблемой, можно предложить следующий вариант ее решения:

– составить бюджет доходов и расходов на год и на текущий месяц. Если при составлении месячного бюджета выявлены кассовые разрывы, заранее предусмотреть источники привлечения овердрафтов;

– ежемесячно определять приоритет

платежей на этапе утверждения бюджета доходов и расходов. Для нас приоритетны выплаты контрагентам, поставляющим ресурсы, необходимые для стабильной работы предприятия и которых можно лишиться в случае просрочки платежа (сырье для производства, ГСМ, электроэнергия). Также к приоритетным статьям расходов можно отнести выплаты по кредитам. Принимая решение по очередности оплаты счетов с одинаковым приоритетом платежа, нужно руководствоваться датой исполнения платежа по договору;

– возложить ответственность на начальника казначейства компании за принятие ежедневных решений по платежам в рамках утвержденного месячного бюджета;

– внедрить процедуру согласования месячного бюджета доходов и расходов с финансовым контролером и порекомендовать ему в течение месяца проводить выборочный контроль платежей. Ежедневный контроль оплат проводит бюджет-менеджер. Он проверяет визы, наличие договора, правильность указания кодов затрат, соответствие месячному бюджету.

Денис Шальнев,

руководитель отдела управленческих технологий АКГ «Развитие бизнес-систем» (Москва)

Чтобы оптимизировать процесс распределения платежей в компании, необходимо создать комиссию (в ее состав должны входить руководители подразделений и финансовый директор), которая будет планировать и утверждать объемы поступлений и расходования денежных средств на календарный месяц. Комиссия ежедекадно проводит корректировку платежного календаря. Менеджер по банковским операциям при составлении перечня выплат на день должен руководствоваться планом на месяц и приоритетом платежа. Для того чтобы определить приоритет платежа, необходимо выполнить следующие шаги.

Шаг 1. Статья расходов и ее статус. Приоритет платежа зависит от статьи расходов, к которой он относится, и ее статуса. Как правило, по статусу статьи делятся на три группы:

– защищенные счета, которые должны оплачиваться в первую очередь (например, расчеты с банками и налоговыми органами);

– условно-защищенные счета, которые должны оплачиваться во вторую очередь (например, затраты на покупку сырья и материалов для основного производства);

– незащищенные счета, которые оплачиваются в том случае, если все платежи по первой и второй группам исполнены (например, расходы, связанные с хозяйственными нуждами компании).

Шаг 2. Значимость контрагента для компании. Если компании предстоит оплатить несколько счетов, относящихся к одной и той же группе затрат, а доступных средств для этого не хватает, то следует руководствоваться значимостью контрагента. В первую очередь должны оплачиваться счета, выставленные «стратегическими» контрагентами (например, теми из них, которые представляют интерес для компании в плане долгосрочного сотрудничества).

Шаг 3. Статус договора. С одним контрагентом у компании может быть

заключено несколько договоров. В условиях нехватки средств целесообразно определить приоритеты их исполнения, в соответствии с которыми будут оплачиваться выставленные счета.

Если в компании преобладает проектный подход к ведению бизнеса, можно поменять очередность исполнения второго и третьего шагов и на втором этапе определять статус проекта, а не договора.

Для того чтобы решения о приоритетности платежей принимались оперативно, в компании следует вести базу данных по акцептованным счетам к оплате. Информация о счете должна содержать следующие сведения:

– статья затрат, к которой относится платеж;

– контрагент;

– договор (проект);

– сумма платежа;

– предполагаемая дата платежа;

– указание на необходимость внеочередной оплаты и комментарии ответственного лица о том, что в силу чрезвычайных обстоятельств оплата счета должна быть произведена вне установленной системы критериев.

В компании следует также ввести регламент, устанавливающий ответственных и сроки принятия решений по акцепту поступающих счетов, последовательность действий при обработке данных по принятым счетам, порядок согласования платежей на день.

Александр Зайцев, заместитель директора департамента казначейских операций ОАО «Аэрофлот»

Решить проблему можно путем создания в компании системы краткосрочного финансового планирования. Руководствуясь условиями контрактов с клиентами и партнерами, а также статистикой движения денежных средств за предыдущие периоды, предприятие может с достаточной точностью прогнозировать свои ежедневные финансовые потоки на ближайший месяц. Крупным компаниям целесообразно разделить планирование расходов по центрам ответственности. Для составления ежемесячного платежного календаря финансовая служба получает информацию от снабженцев о планируемой оплате предстоящих закупок, от IT-департамента – о расходах на связь и обслуживание техники и т.д.

Таким образом, специалисты службы имеют возможность составить график платежей. Далее расходная часть платежного календаря сопоставляется с планируемым графиком поступлений денежных средств, и определяются дни, в которые возникает нехватка средств. Кассовые разрывы финансируются за счет использования банковских овердрафтов. В случае если невозможно привлечь внешнее финансирование, часть платежей переносится на другую дату. После этого возникает задача определения первоочередных счетов к оплате. В первую очередь следует рассчитаться с налоговыми и другими государственными органами, выплатить заработную плату сотрудникам и погасить долговые обязательства (по кредитам, векселям и т.п.).

По всем остальным контрагентам необходимо составить график платежей, в соответствии с которым в первую очередь оплачиваются те счета, просрочка оплаты которых ведет к наибольшим штрафным санкциям (например, штрафы за просрочку исполнения финансовых обязательств по договорам, заключенным с контрагентами). Перенося выплаты по тем или иным счетам, важно довести до сведения партнеров график оплаты их услуг в соответствии с платежным календарем компании, поскольку такое решение благотворно повлияет на взаимоотношения.

Подобная последовательность действий расчетного центра (финансовой службы) компании должна быть однозначно определена и утверждена ее руководителем, главным бухгалтером или финансовым контролером холдинга.

Ежедневные планерки с участием линейных руководителей, финансового и генерального директоров, посвященные составлению графика платежей, следует заменить еженедельным совещанием, на котором будет утверждаться платежный календарь компании на ближайшую неделю. Помимо этого потребуется ежемесячное совещание по утверждению кассового плана на предстоящий месяц. В экстренных случаях можно провести селекторное совещание.

Решение компании ООО «Воды Боржоми»

Чтобы решить проблему определения приоритетности платежей, в компании была разработана следующая процедура.

Шаг 1. Формирование реестра платежей

Руководитель соответствующего департамента визирует счет, определяет его приоритет, а также указывает крайний срок исполнения в соответствии с договором (критичную дату платежа). В компании нет строгой политики, на которую должен ориентироваться сотрудник при определении приоритета счета. Однако он принимает во внимание следующие факторы. Во-первых, наличие партнерских отношений с контрагентом. Иногда долгосрочное сотрудничество позволяет просрочить платеж без начисления пеней компании. Во-вторых, определяет статью расходов, к которой относится платеж. Выставленные счета по таким статьям, как налоги, заработная плата, долговые обязательства, погашаются в первую очередь.

Следующими по приоритету будут счета, относящиеся к основному виду деятельности. И в последнюю очередь оплачиваются услуги и приобретенные ресурсы, связанные с обеспечением вспомогательных бизнес-процессов. Например, если на предприятии заканчиваются упаковочные материалы, то становится невозможным осуществление продаж, то есть основной деятельности компании. Если же в офисе закончилось мыло, то компания без потерь может подождать один день, пока не будет оплачена его покупка.

Шаг 2. Проверка счета на соответствие бюджету и формирование списка платежей на день

После того как руководитель подразделения указал на счете приоритет платежа и критичную дату, счет передается финансовому директору для проверки на соответствие бюджету доходов и расходов на месяц.

От финансового директора счет поступает к менеджеру по банковским операциям, который заносит в таблицу, разработанную в компании (см. таблицу), данные по счету, а также сведения об остатках средств на счетах компании до 10:00. Если средств на счетах недостаточно, то менее приоритетные платежи с более поздней критичной датой полностью или частично переносятся на следующие дни. На подобную работу понадобится не более 15 минут.

В 10:15 по электронной почте сформированный реестр платежей на день отправляется руководителям подразделений, генеральному и финансовому директорам, а также финансовому контролеру. Подтверждение либо корректировки должны быть сделаны в течение 15 минут. По умолчанию считается, что согласие получено. Исключением является подтверждение от финансового контролера, получение которого является обязательным. В результате к 10:30 менеджер имеет согласованный план платежей.

Шаг 3. Понедельное планирование

Для планирования движения денежных средств на ближайшие недели неоплаченные счета, платежи по которым могут быть перенесены на пять дней и более, отражаются менеджером по банковским операциям как предстоящие выплаты ближайшего месяца в разбивке по неделям. Это позволяет ликвидировать кассовые разрывы в течение недели.

Достигнутые результаты

Данная процедура успешно применяется в ООО «Воды Боржоми» уже на протяжении пяти лет. Аналогичный подход можно реализовать, используя любые информационные системы, в том числе «1С», в которую для этого нужно дополнительно вводить счета на оплату и данные по банковским остаткам.

Единственное узкое место подобной системы планирования текущих платежей – человеческий фактор. Поскольку менеджер по банковским операциям вручную вносит данные о счетах и составляет график платежей, может быть допущена опечатка или ошибка на этапе ввода информации.

Однако то, что результаты работы менеджера по банковским операциям могут видеть все, кто заинтересован в оплате счетов (например, руководители департаментов), а также возможность своевременно внести изменения и сообщить об этом позволяют предотвратить появление практически любых ошибок.

Экономия от внедрения такой системы в компании составляет, по оценкам автора бизнес-кейса, примерно 25 тыс. долл. США в год благодаря тому, что топ-менеджеры тратят значительно меньше времени на решение повседневных вопросов осуществления платежей.

Остатки средств на расчетных счетах компании на начало	ДНЯ	04/09/06	05/09/06	06/09/06	07/09/06	08/09/06	Итого неоплаченные счета на конец недели	Распределение неоплаченных счетов по неделям
Пн.	Вт.	Ср.	Чт.	Пт.
Банк 1:							70 000	385 000	375 000	250 000	345 000
Банк 2:							450 000	10 000	50 000	290 000	0
Итого остатки (входящие)					520 000	395 000	425 000	540 000	345 000
Дата счета	Критичная дата платежа	Приоритет	№ счета	Компания	Сумма	Группа расходов							Неделя 1	Неделя 2
31/5/06	6/9/06	1	12-и	А	570 000	Логистика		200 000	370 000
8/6/06	11/9/06	2	1672	В	600 000	Логистика					300 000	300 000	150 000	150 000
5/6/06	1/9/06	1	13	С	450 000	Логистика	450 000
5/6/06	20/9/06	4	15	D	45 478	Логистика						45 478		45 478
8/8/06	8/9/06	1	475-М	Е	181 690	Реклама				181 690
17/8/06	1 5/9/06	3	345	F	45 087	Реклама						45 087	45 087
19/8/06	6/9/06	1	6790-п	1	59 000	Налоги		59 000
23/8/06	5/9/06	1	6780-п	2	68 957	Налоги	68 957
30/8/06	8/9/06	1		Зарплата	570 000	Персонал		130,000	50 000	350 000	40 000
Итого					2 590 212		518 957	389 000	420 000	531 690	340 000	390 565	195 087	195 478
Итого остаток на конец дня							1 043	6 000	5 000	8 310	5 000

О пользе применения календаря платежей

Деловая репутация компании сильно зависит от своевременности и полноты исполнения обязательств, в том числе и финансовых. А проконтролировать их можно с помощью платёжного календаря — распределив все поступления и выплаты на ближайшие несколько дней или недель.

Зная, в какой день компания столкнётся с недостатком денег на счёте, руководитель сможет вовремя принять управленческое решение — например, оформит займ или договорится об отсрочке платежа.

Таким образом, компания сможет сохранить реноме надёжного партнёра, и избежит возможных штрафов и санкций.

Преимущества ведения платёжного календаря

Применение данного финансового инструмента позволяет:

• распределять потоки доходов и расходов так, чтобы не создавать дефицита денег;
• повысить оборачиваемость денежных средств;
• синхронизировать положительные и отрицательные потоки;
• составить очередность платежей с учётом их приоритетности;
• гарантировать платёжеспособность предприятия на ближайшую перспективу.
• создать финансовый резерв на случай непредвиденных обстоятельств.

Регулярно работая с платёжным календарём, руководитель получает следующие возможности:

• оперативно управлять прибылью и затратами;
• принимать гибкие решения в быстро изменяющихся ситуациях;
• оптимизировать кредитную нагрузку на компанию.

Основная задача календаря платежей — предусмотреть финансовое состояние на ближайшие дни, недели, месяц. Чем короче контрольный период, тем точнее прогнозирование. Содержание таблицы определяется спецификой деятельности предприятия. Но в ней есть общие для всех графы, в которых указываются финансовые поступления, расходы и остатки.

Платёжный календарь также разрабатывается в ходе планирования погашения кредитов или займов, особенно краткосрочных.

Так выглядит календарь платежей

Вообще ,в зависимости от назначения, виды платёжных календарей (ПК) могут быть разными:

Налоговый ПК	Необходим для фиксации налоговых отчислений. Дата уплаты — последний день контрольного периода
ПК дебиторской задолженности	Даты платежей совпадают с датами, указанными в договорах с контрагентами. Даты получения средств фиксируются на момент их реального зачисления на счёт
ПК отдельного проекта	Учитываются денежные потоки в рамках отдельно взятого инвестиционного проекта
Зарплатный ПК	Рекомендуются для компаний, где выплаты зарплат организованы по многоступенчатому графику
ПК производственных резервов	Платежи ставятся в очередь согласно закупочным планам. Такой же документ формируется для выплат задолженностей поставщикам
ПК управленческих расходов	В таблицу заносятся суммы, необходимые для оплаты лицензий, текущих офисных расходов, деловых поездок и т.д. Суммы определяются сметами, сроки согласовываются со смежными подразделениями предприятия.
ПК реализации продукции	Составляется из двух разделов. Первый посвящается поступлению платежей, второй учитывает расходы, связанные с реализацией товаров.

Как правило, в небольших компаниях составляется единый платёжный календарь, который включает все виды денежных потоков.

Рекомендации по составлению платёжного календаря

Форма документа произвольная, но чтобы он был максимально информативным, желательно включать в него следующие данные:

• доходные и расходные статьи ПК;
• наименование проектов, по которым проводятся платёжные операции;
• реквизиты контрагента;
• даты входящих или исходящих операций;
• суммы;
• контроль (ответственные);
• комментарии.

Как составить платёжный календарь? Каких-то особых знаний здесь не требуется. Таблица формируется с учётом особенностей предприятия и пожеланий руководства — так, чтобы с ней было удобно работать.

Так, к примеру ПК для ИП, работающего с населением, будет сильно отличаться от ПК крупного производственного холдинга. В первом случае таблицу можно вести в Excel, а во втором потребуется автоматизированная программа сбора и консолидации данных.

ПК в программе Excel

Перед созданием ПК рекомендуем определиться с:

• форматом таблицы;
• порядком её заполнения;
• используемыми источниками информации;
• доступом и правами пользователей;
• порядком внесения данных и их корректировки.

Порядок формирования и работы с платёжным календарём

Чтобы работа по контролю финансовых потоков носила систематический характер, желательно составить регламент платежей компании. В нём указывается процесс сбора и согласования заявок на оплату расходов от структурных подразделений согласно утверждённому бюджету. Прописываются приоритетность и очерёдность платежей, определяются ответственные лица.

Распишем, как составить график платежей и работать с ним дальше.

Этап первый

hidden>

Ответственное лицо, контролирующее исполнение бюджета (финансист, бухгалтер), собирает заявки от подразделений по планируемым затратам на ближайший месяц (реестр платежей). Отдел сбыта даёт прогноз продаж. Специалист распределяет данные в таблице календаря по дням.

Крупные статьи расходов целесообразно разделять на подпункты. В колонках дат составляемого документа рекомендуется включать выходные дни. Их выделяют другим цветом.

Методика расчёта показателей ПК крайне проста:

Как считаются показатели ПК

Этап второй

hidden>

В процессе сбора плановых значений выявляются даты с минусовым значением сальдо — когда прогнозируемая выручка в этот день не покрывает предполагаемые расходы. В рамках своих обязанностей специалист самостоятельно перераспределяет платежи согласно установленным в компании приоритетам.

Если ситуацию решить не получается, в дело включаются руководители: они проводят переговоры с покупателями и поставщиками по рассрочкам платежей, либо с банками — по открытию кредитных линий.

По итогам принятых решений в плановый ПК вносятся изменения.

Этап третий

hidden>

Ежедневная актуализация предварительно внесённой информации в платёжный календарь. Проводится в конце рабочего дня по результатам данных, внесённых из банковских выписок, кассовой книги. Фактические поступления и расходы сравниваются с плановыми, определяются отклонения.

Но это не единственный вариант корректирования данных. Платёжный календарь можно корректировать и еженедельно Такой вариант экономит время работы с документом, но снижает его информативность и актуальность.

Систематическая аналитика отклонений от графика помогает руководству:

• контролировать текущие расчёты предприятия и общую финансовую ситуацию. Можно легко оценить критичность отставаний от графика погашения задолженностей. Видение реальной ситуации помогает оперативно разработать план действий для решения потенциальных проблем;
• решать вопросы с определением бюджетных лимитов. Постоянный контроль позволяет устанавливать их максимально приближённо к фактическим показателям;
• своевременно закрывать кассовые разрывы. Если платёжный календарь показывает отставание от графика оплат, достаточно вовремя принять управленческое решение.

Основная трудность ведения платёжного календаря заключается в наполнении информацией. Её необходимо получать из разных источников. Финансисту необходимо постоянно взаимодействовать с различными отделами и службами компании.

Этапы работы с ПК: составление платёжного календаря и его контроль

Образец заполнения ПК

Рассмотрим что такое платёжный календарь на конкретном примере. Финансист ООО «Кредо» составил график на 3 ближайших дня:

Статья	24.01.2023	25.01.2023	26.01.2023
Сальдо ден.средств на начало дня	40 000	140 000	-190 000
Поступления, в том числе:
от покупателей	500 000		150 000
от аренды		30 000
Расходы:
материалы	400 000		20 000
оплата труда		300 000
содержание офиса		60 000
Сальдо ден.средств на конец дня	140 000	-190 000	-60 000

Выявился кассовый разрыв 25 января 2023 года. Его устранили следующим образом: перенесли платёж на содержание офиса на более поздний срок, а с покупателем, который должен был перечислить деньги 26 января договорились перенести на день раньше. В результате платёжный календарь сбалансирован, кассовый разрыв пропал:

Статья	24.01.2023	25.01.2023	26.01.2023
Сальдо ден.средств на начало дня	40 000	140 000	20 000
Поступления, в том числе:
от покупателей	500 000	150 000
от аренды		30 000
Расходы:
материалы	400 000		20 000
оплата труда		300 000
содержание офиса
Сальдо ден.средств на конец дня	140 000	20000	0

Нюансы формирования ПК

Существует два момента, на которые стоит обратить внимание. Первый связан с профицитом денежных средств. Поступления можно расходовать в полном объёме, но нулевое сальдо на счёте чревато проблемами — из-за возможных непредвиденных затрат. Обычно банки устанавливают лимит неснижаемого остатка, и его нужно обязательно фиксировать в календаре. Если счетов несколько, установить лимиты необходимо по каждому.

Второй момент — при регулярно возникающем дефиците денежных средств. Тогда имеет смысл ранжировать обязательства по приоритетности:

• задаёмся вопросом — возможно ли применение законодательных санкций за просрочку платежа? По налогам и зарплатам — да: последуют штрафы, административная или уголовная ответственность, блокировка счетов;
• значимость контрагента для предприятия. Просрочка оплаты за продукцию может повлечь прекращение поставок и сотрудничества;
• жёсткость штрафных санкций. Условия прописываются в договорах, и если есть санкции, их нужно указать в ПК;
• репутационные риски. Например, срыв исполнения государственного контракта приведёт предприятие в реестр недобросовестных поставщиков — а это потеря доверия и огромные штрафы.

Рассмотрев возможные варианты, можно определиться с очередностью платежей и их приоритетами. После этого договориться с поставщиками об отсрочке и внести изменения в договоры.

Схему ранжирования обязательств можно менять в зависимости от ситуации.

Автоматизация ведения ПК

Формирование и контроль ПК можно вести в любой бухгалтерской программе (1С, Парус, Галактика, и т.д). Автоматизация обработки данных значительно облегчит работу финансиста по сбору и распределению показателей. Но чтобы добиться результата, нужно чтобы процессы учёта были взаимосвязаны и унифицированы.

Если предприятие уже использует программный продукт, функционал платёжного календаря должен быть совместим с ПО и обладать следующими возможностями:

• создание заявок или реестров платежей;
• формирование отчётов. Опция отследит исполнение платежей в пределах установленного лимита;
• контроль платежей. Перед осуществлением транзакции заявка на оплату должна пройти проверку соответствующих служб;
• разграничение доступа. Информация о финансовой деятельности распределяется между профильными отделами, специалистами. Заявки на платежи в автоматизированном платёжном календаре видят только те исполнители, к которым они относятся.

Эффективность использования автоматизированного платёжного календаря зависит от правильности построения бизнес-процесса — соответствия его организационных и технических характеристик требованиям управленческого учёта.

Как сформировать платежный календарь?

Чем отличается платежный календарь от БДДС и какая между ними взаимосвязь?

Как работать с платежным календарем?

Как автоматизировать формирование и ведение платежного календаря?

Поговорим о том, как с помощью платежного календаря оптимизировать движение денежных средств и сократить риск неплатежеспособности предприятия.

КАК СФОРМИРОВАТЬ ПЛАТЕЖНЫЙ КАЛЕНДАРЬ

Платежный календарь — основной оперативный платежный план организации, инструмент ежедневного управления поступлением и расходованием денежных средств предприятия, контроля за платежеспособностью компании и борьбы с кассовыми разрывами.

Форму платежного календаря и его содержание предприятия могут разработать сами. Основные реквизиты развернутого детального платежного календаря:

• Наименование контрагента.

• Статус срочности платежа.

• Статья движения денежных средств.

• Документ-основание (наименование, дата, номер), в рамках которого поступают деньги или производятся платежи.

• Дата операции.

• Сумма прихода или расхода.

• Назначение платежа.

• Остаток долга по контрагенту, если это необходимо для оперативного контроля.

Обратите внимание!

В платежном календаре отражаем конкретные ежедневные поступления или платежи в разрезе каждого контрагента, договора, отгрузочного документа или по иным основаниям (если ведется соответствующий учет). И это уже не обобщенные субъективные прогнозные цифры, а выверенные данные по договорам, выставленным и полученным счетам.

В зависимости от специфики организации и требований управленческого учета платежный календарь может усложняться или, наоборот, упрощаться. Необходимые показатели добавляют (например, комментарий, указание, с какого расчетного счета производится платеж, аналитика по НДС в разрезе ставок, указание ответственных лиц и т. п.), лишние убирают.

Если в результате запланированных на период платежей в платежном календаре появляются отрицательные остатки, это значит, что нужно либо найти дополнительные средства, либо секвестировать запланированные платежи, отложить их на будущие периоды, когда появятся средства.

Пример 1

Финансовая служба, планируя приход и расход денежных средств, составила предварительный платежный календарь (табл. 1).

В предварительном варианте приведены все ожидаемые и выверенные суммы поступлений и перечислены платежи, которые желательно оплатить в отчетные даты. И тут очень ярко проявляется роль и смысловое значение платежного календаря, который должен указать на финансовые перекосы (кассовые разрывы) и исправить их.

Дело в том, что хотя конечный остаток средств положительный, в данной редакции платежный календарь будет некорректным, так как оплатить все запланированные на первый отчетный день платежи денег не хватит. Значит, нужно или изыскивать дополнительные резервы средств, или уменьшать платежи.

В ходе переговоров с покупателями удалось договориться с ООО «Спартак» о том, что оно раньше погасит свою задолженность. Но покупатель не сможет в первый день оплатить всю сумму — 54 756 руб. Его финансовые возможности позволяют погасить только 15 000 руб.

О других дополнительных поступлениях средств, к сожалению, договориться не удалось. Значит, расходную часть по срокам платежей нужно корректировать.

Окончательный вариант платежного календаря представлен в табл. 2.

В окончательной версии платежного календаря в первый день контрагенту ООО «Сырьевик» предусмотрен платеж на 22 000 руб. меньше, чем планировалось первоначально. На эту сумму увеличивается платеж третьего дня отчетного периода.

Такая переброска вкупе с дополнительными поступлениями в размере 15 000 руб. от ООО «Спартак» делает форму корректной, с положительными остатками на конец каждого отчетного дня.

Итак, преимущества платежного календаря:

• помогает оперативно управлять финансами на ежедневной основе;

• позволяет предвидеть образование кассовых разрывов;

• высокая точность данных.

ЧЕМ ПЛАТЕЖНЫЙ КАЛЕНДАРЬ ОТЛИЧАЕТСЯ ОТ БДДС И КАКАЯ МЕЖДУ НИМИ ВЗАИМОСВЯЗЬ?

Бюджет движения денежных средств (БДДС) — это обобщенный финансовый план. В нем отражается движение денежных потоков на более широкий временной диапазон, нет разбивки по конкретным дневным поступлениям и платежам.

Рассмотрим различия между платежным календарем и БДДС.

• Период планирования.

БДДС формируется чаще всего на год с поквартальной, помесячной разбивкой. На предприятиях с очень строгой бюджетной дисциплиной БДДС составляют на декады или даже недели.

Более подробно БДДС не формируют: при больших временных и трудовых затратах это не имеет смысла — подневной бюджет движения денежных средств с годовым периодом планирования невозможно ни точно составить, ни выполнить.

Период формирования платежного календаря, как правило, — не более месяца. Объяснение этому достаточно простое: чем больше период, включенный в платежный календарь, тем менее точным будет календарь, тем больше корректировок понадобится. В таком случае проще сократить срок планирования, чем постоянно менять документ. Именно поэтому наиболее распространенные сроки формирования платежного календаря — несколько дней, неделя, декада или месяц.

• Детализация данных.

БДДС может быть очень детализированным, но все равно он не сможет соперничать с платежным календарем по ряду причин. В БДДС, несмотря на степень детализации по аналитическим направлениям (статьи движения денежных средств, группы контрагентов, виды деятельности и т. п.), приводятся обобщенные данные, которые дают лишь общее представление об объемах поступления и расходования денежных средств в разрезе принятой аналитики.

Платежный календарь более детализирован, содержит данные о конкретных плательщиках или получателях средств, ссылки на основания платежей, более точные и выверенные данные.

• Степень точности данных.

БДДС содержит расчетные или экспертные данные, а платежный календарь формируется или на основе фактических данных — по накладным, актам выполненных работ и актам сверок, УПД, выставленным счетам, или на основе договоров.

• Корректировки данных.

БДДС корректируется только в крайних случаях, когда отклонения существенны и нарушают всю прогнозную картину. В остальных случаях расхождения — это отклонения плана от факта. Их выявляют, анализируют, определяют и устраняют или минимизируют причины их появления.

Важно!

В платежном календаре не должно быть никаких отклонений, только максимально точные данные по поступлениям и платежам, ведь на основе этих данных осуществляются платежи. Выявленные отклонения должны быть скорректированы.

• Единицы измерения.

БДДС формируются, как правило, в тысячах рублей, о копейках чаще всего не идет даже речи. А платежный календарь содержит строго рублевые и копеечные значения.

• Частота формирования.

БДДС чаще всего формируется на год, иногда на квартал и даже месяц. На меньший период времени создавать его нерационально. То есть в самом крайнем случае в году может быть сформировано 12 бюджетов — на каждый месяц.

В отличие от БДДС платежный календарь может формироваться и на несколько дней. Это позволяет иметь каждый день точные данные о поступлениях и платежах.

• Источники данных.

Основа платежного календаря — конкретные данные договоров, первичных документов, выставленных и полученных счетов, а также внутренних приказов, утвержденных служебных записок на оплату, ведомостей по заработной плате и многих других документов, в то время как основа БДДС, особенно с большим горизонтом планирования, — аналитические материалы, прогнозы в отношении хозяйственной деятельности.

• Приоритеты платежей.

В БДДС очень сложно учесть срочность платежей на период планирования свыше месяца. Более того, даже если подобная работа и будет проведена, то точность представленных данных будет низкой: невозможно предвидеть все трудности, с которыми может столкнуться предприятие, все перебои с поступлением средств на таком периоде планирования.

А платежный календарь просто обязан учитывать приоритеты в платежах. И это очень важно для поддержания платежеспособности компании.

Все эти отличия особенно наглядно заметны при сравнении заполненных финансовых форм — БДДС и платежного календаря.

Пример 2

На предприятии разработали и утвердили БДДС на 2021 г. (табл. 3). Кроме того, на отчетную неделю систематически формируется платежный календарь (табл. 4).

При формировании платежного календаря было учтено, что первоочередными платежами являются:

• уплата 1/3 НДС за предыдущий квартал в размере 412 172 руб.;

• задаток за участие в аукционе на право аренды производственных площадей. Общая прогнозная сумма платежа за право аренды — 1 390 312 руб.

Остальные платежи являются текущими.

При сравнении сформированных финансовых форм видны все отличия, перечисленные выше: детализация и точность данных, единицы измерения и частота формирования, периоды планирования и источники данных, приоритетность платежей.

Вместе с тем эти финансовые формы связаны друг с другом.

Например, платежный календарь может использоваться в качестве одного из механизмов контроля выполнения бюджета движения денежных средств: суммы, проходящие в платежных календарях в течение отчетного месяца по соответствующей статье движения денежных средств, не должны превышать месячную норму расходования средств по данной статье. Возникающие отклонения еще до платежа должны тщательно анализироваться на предмет их обоснованности.

В нашем примере на 25.01 запланирована уплата НДС в размере 412 172 руб. В БДДС в январе по данной статье также утвержден платеж в размере 412 тыс. руб.

Есть и иная взаимосвязь. Финансовая служба компании в конце прошлого года учла расходы на намечаемый аукцион на право аренды производственных помещений и включила их в БДДС в январе 2021 г. в сумме 1390 тыс. руб.

В платежном календаре по данной статье движения денежных средств 25.01 предусмотрен задаток в сумме 347 578 руб. и выводится оперативный долг в сумме 1 042 734 руб., что в общем итоге дает 1 390 312 руб.

Конечно, чем ближе к концу планового года, тем меньше будет схождений, точность данных по БДДС будет падать, тем не менее взаимосвязь для контроля будет оставаться.

СХЕМА РАБОТЫ С ПЛАТЕЖНЫМ КАЛЕНДАРЕМ

Платежный календарь формируется на основе выверенной информации:

• о поступлении денежных средств. Как мы уже писали, основа для заполнения формы — данные договоров, выставленных счетов, отгрузочных документов, телефонных переговоров с контрагентами по уточнению точной даты и суммы платежа, и т. п.;

• о расходовании денежных средств. Источники этих данных — полученные счета, кредитные и другие договоры, отгрузочные документы (акты выполненных работ), ведомости по заработной плате, приказы и другие документы.

Формирует платежный календарь чаще всего финансовая служба или бухгалтерия.

Инициаторами платежа, как правило, выступают ответственные лица предприятия — снабженцы, механики, производственники и т. п. Согласованные с руководством документы на оплату они передают в финансовую службу или бухгалтерию, которые проверяют платеж на соответствие всем необходимым условиям.

На каждом предприятии эти условия разные. Но как правило, чтобы прошла оплата, необходимы:

• сам договор;

• согласование расхода руководителем;

• соответствующая статья движения денежных средств;

• соответствие суммы платежа бюджетным лимитам (если есть отклонения, они должны быть согласованы);

• отметка бухгалтерии, подтверждающая факт оприходования ТМЦ, например, и др.

Обратите внимание!

Процесс подачи заявок стоит регламентировать и закрепить во внутреннем регламентирующем документе в том числе время сдачи заявок, документов на оплату (например, до 15:00 текущего дня при формировании платежного календаря на следующий день).

Поможет избежать производственных конфликтов и финансовых потерь и перечень первоочередных платежей, к которым обычно относят:

• кредитные выплаты;

• лизинговые платежи;

• налоговые платежи;

• платежи за участие в аукционах;

• заработную плату;

• платежи, неосуществление которых приведет к штрафным санкциям.

Эти выплаты также должны оцениваться с точки зрения наличия резерва времени для их оплаты. Но если срок оплаты уже подходит, при прочих равных условиях перечисленные направления должны быть закрыты в первую очередь.

Первичное обобщение данных в платежном календаре — задача финансовой службы или бухгалтерии. Решение о приоритетности платежей принимает лицо, ответственное за формирование платежного календаря, с учетом мнений руководителей профильных служб.

Далее обобщенные данные оцениваются с точки зрения наличия/отсутствия кассовых разрывов, наличия срочных платежей, требований руководства о наличии финансовых резервов и т. д.

Готовый платежный календарь утверждается руководителем и передается к оплате.

Но на этом работа с платежным календарем не закончена. Необходимо убедиться, что он исполняется. Причины невыполнения платежного календаря разные. Например, не хватит средств из-за незапланированного списания с расчетного счета по требованию налогового органа или, наоборот, образовался излишек в связи с поступлением незапланированных средств.

Финансовая служба (бухгалтерия) должна тщательно отслеживать исполнение платежного календаря и при необходимости корректировать данные — сокращать расходы, если по непредвиденным причинам не хватает средств, или добавлять платеж, если образовался свободный остаток.

КАК АВТОМАТИЗИРОВАТЬ ВЕДЕНИЕ ПЛАТЕЖНОГО КАЛЕНДАРЯ

Чаще всего для контроля денежных потоков организации используют Excel. На первое время этого достаточно. Excel — очень удобный инструмент для работы с массивами данных. В этой программе можно создавать максимально автоматизированные формы, быстро обрабатывать данные и получать исходный материал для анализа.

Но по мере роста предприятия, совершенствования управленческого учета, создания глубокой и разветвленной аналитики, роста объемов платежей возникает необходимость автоматизировать ведение платежного календаря и снизить трудоемкость работ. В этом случае стоит доработать автоматизированную систему бухгалтерского учета с таким расчетом, чтобы максимальный объем данных поступал в платежный календарь из данных бухгалтерского и управленческого учета, содержащихся в программе.

Пример 3

Чтобы упростить и автоматизировать подачу заявок в платежный календарь в автоматизированной системе бухгалтерского учета, была доработана специальная форма — заявка в платежный календарь (см. пример).

Заявку заполняют прямо в бухгалтерской системе работники профильных подразделений. Для этого им дается доступ с соответствующим урезанным набором прав. Статьи движения денежных средств выбираются строго из справочника статей движения денежных средств. Аналогично заполняется колонка «Контрагент» — из соответствующего справочника.

При формировании заявки программа сразу автоматически оценивает свободный лимит денежных средств по конкретной статье и сигнализирует цветом:

• красным, если есть перерасход бюджета и необходимо согласовать превышения;

• зеленым, если платеж «вписывается» в лимит.

Это позволяет уже на момент платежа оценивать его с точки зрения исполнения бюджета.

На этом предложения по автоматизации не заканчиваются. Например, на основании утвержденного платежного календаря можно формировать платежные поручения. Для этого в справочнике в карточке контрагента должны быть указаны необходимые реквизиты.

Возможностей и направлений автоматизации ведения платежного календаря много, какие именно выберет организация, зависит от специфики ее работы и финансовых возможностей.

Выводы

Преимущества работы с платежным календарем в том, что вы сможете:

• заранее выявлять кассовые разрывы, а значит, у вас будет время исправить ситуацию;

• рационально распоряжаться имеющимися денежными средствами;

• контролировать свободные денежные средства и получать дополнительный доход от размещения этих средств на коротких депозитах;

• контролировать выполнение бюджета денежных средств;

• при этом не упустите важные сроки платежей и избежите просрочек и штрафных санкций.

Автоматизация платежного календаря, в свою очередь, позволит проще и быстрее формировать платежный календарь, контролировать исполнение бюджета движения денежных средств и даже создавать платежные поручения.