Как составить коммерческое предложение на английском языке

Для того чтобы предложить товар, рабочие условия и другие услуги, в деловых кругах принято отправлять специальные документы, нацеленные непосредственно на то, чтобы потенциальный партнер заинтересовался и откликнулся. Такой тип делового письма называется письмо предложение и, как правило, составляется по определенной форме. Кроме того, commercial offer подразумевает разные по своему назначению предложения: это может быть реклама товара, предназначенная партнерам, приглашение к сотрудничеству, предложение встретиться с целью обсуждения определенного вопроса и пр. Именно поэтому следует подробно рассмотреть все особенности того, как должно составляться коммерческое предложение на английском, а также какие типы этой деловой корреспонденции сегодня встречаются.

Основные характеристики письма-предложения

Прежде чем составлять коммерческое предложение на английском языке, следует ознакомиться с основными характеристиками, которыми оно обладает.

Так, текст письма может быть составлен работником, который является ответственным за развитие деловых отношений и связь с потенциальными партнерами. Однако такая переписка обычно заранее согласовываться со старшим руководством, поэтому в случае получения правильно составленного предложения о встрече, закупках или других услугах, можно быть уверенным, что сторона-отправитель несет полную ответственность за суть предложения.

Письмо с коммерческим предложением обязательно должно включать в себя некоторые необходимые элементы для того, чтобы документ соответствовал общепринятому стандарту деловой переписки и при этом мог передать все сведения, необходимые для получателя. Чтобы понять, как правильно написать commercial offer, нужно помнить о следующих структурных частях:

·      Название компании, отправляющей запрос;
·      Данные для связи: точный адрес, телефон, электронная почта;
·      Имя и должность сотрудника, отправляющего письмо;
·      Непосредственно сам текст, необходимый для переговоров.

Кроме того, в том случае, если  упоминаются те или иные правовые или нормативные акты, должен прилагаться особый бланк со ссылками на данные документы.

Варианты коммерческих предложений в письмах

В качестве основного текста в письме-предложении передается описание определенной услуги, которую отправитель хочет получить от собеседника. Вариантов таких переговоров может быть несколько.

Предложение о сотрудничестве

К примеру, это может быть письмо предложение о сотрудничестве, где предлагается партнерство на взаимовыгодных условиях. Так, рассматривая предложение о сотрудничестве пример письма может быть следующим:

Договоренность о сотрудничестве образец которого представлен выше, как правило, подразумевает взаимовыгодное партнерство.

Предложение товаров и услуг

Еще один вариант – письмо клиенту с предложением услуг и товаров. Автор текста может отправлять потенциальным партнерам документ с описанием преимуществ сотрудничества с ним и подробным представлением конкретного товара. При этом очень часто определенный шаблон используется для таких писем; как правило, example отправляется не одной, а сразу нескольким компаниям для того, чтобы привлечь как можно больше партнеров.

При переводе текста с русского на английский, можно использовать разные готовые конструкции наподобие We would like to present… – «Мы хотели бы представить…» или We wish you would pay attention to… – «Нам бы хотелось, чтобы вы обратили внимание на…». В остальном, с переводом проблем обычно не возникает.

Вот как может выглядеть письмо с предложением товара:

Фразы «мы предлагаем…» и «мы рады представить…» типичны для таких писем.

Ответ на письмо-предложение

Помимо исходного документа, направленного к конкретному получателю с предложением определенного типа сотрудничества, встречаются также письма-ответы, то есть корреспонденция, направленная в обратную сторону, когда получатель тем или иным образом реагирует на полученное предложение. Ответ может заключать в себе примерно те же конструкции, и автор такого письма обычно либо соглашается на партнерство, либо вежливо отказывается.

Следуя всем этим особенностям написания писем-предложений, отправитель сможет зарекомендовать себя как ответственный и активный представитель делового рынка, готовый работать и предлагать свои услуги для достижения успеха. Такой тип переписки весьма популярен сегодня, и многие довольно часто сталкиваются с подобными письмами. Поэтому следует ориентироваться в том, как написать такое письмо и уметь апеллировать специальными шаблонами, способными ускорить сам процесс написания.

Вы наверняка уже писали не одно коммерческое предложение. Даже на русском языке бывает сложно убедить кого-то выбрать вас или вашу компанию. Как же сделать это на английском? Очень просто, имея под рукой образец коммерческого предложения на английском и понимание правил общения.

Давайте разберемся, как написать предложение на английском, которое заставит ваших англоязычных заказчиков сказать «Да». В любом коммерческом предложении важно показать, что понимаете проблемы заказчика. Прежде всего подумайте о проблеме, которую ваши потенциальные заказчики пытаются решить. Может случиться, что вы предложите услуги, о которых они даже не подозревали. Например, если сможете решить проблему быстрой доставки там, где курьерские службы не справляются. По крайней мере, заявите о себе, как о специалисте в отрасли.

Основная структура вашего бизнес-предложения

Постройте сначала структуру предложения. Описание структуры можно сравнить с описанием составных частей дома: фундамент, стены и крыша. Все эти элементы могут меняться, каждый хозяин может построить стены или крышу из разных материалов. Аналогично, вы можете менять компоненты коммерческого предложения в зависимости от отрасли, для которой делаете предложение. Следующие три компонента — это то, что получатель вашего предложения будет искать в нем. Подумайте о них как о крыше, стенах и фундаменте вашего бизнес-предложения:

1. Информация о вашей компании: какая у вас квалификация, почему вы лучше конкурентов?
2. Демонстрация знания проблемы. Покажите, что вы в теме, провели исследование и можете привести данные для сравнения. Должно быть видно, что вы знаете, что нужно клиенту.
3. Ценообразование и метод работы. Как именно вы собираетесь решить проблему клиента и сколько это будет стоить?

Ниже мы рассмотрим, как написать коммерческое предложение на английском. Основную структуру вы можете применить практически к любому бизнес-предложению. Вы можете скачать этот шаблон и использовать его для ваших целей. Вот 10 элементов бизнес-предложения и подробное описание каждого.

Шаг 1. Титульная страница

Сюда входит основная информация, такая как название и контактная информация вашей компании, логотип вашей компании, имя и контактная информация, дата и название. Благодаря этому предложение выглядит аккуратно и организованно.

Шаг 2. Сопроводительное письмо

Вообразите, что вы подошли к своему потенциальному клиенту и начали рассказывать о подробностях проекта, но забыли представиться… Это невозможно!

Сопроводительное письмо — это введение. Включите в него пару строк о вашей компании, о том, как появилась ваша компания. Дальше в двух словах опишите, что делает вашу компанию лучше, чем все остальные. Сделайте письмо дружелюбным, напишите так, чтобы читатель захотел связаться с вами по любым вопросам. В конце не забудьте поблагодарить и оставить контакты.

Доработайте это коммерческое письмо на английском, чтобы оно соответствовало типу вашего бизнеса и вашему клиенту.

Шаг 3. Оглавление

Если ваше предложение не очень краткое, включите оглавление. Это поможет читателю понять, что ожидать от документа. К тому же, если вы отправляете его в электронном виде, то можно создать оглавление в виде ссылок. Тогда ваш потенциальный клиент сможет легко просматривать разделы без необходимости перемещаться по страницам.

Шаг 4. Резюме

По сути, это задает тон оферте — зачем вы ее посылаете, и почему клиент хочет ее прочитать? Галстук упоминает о предложениях Вашей компании, чтобы сделать их более актуальными и увлекательными.

This proposal outlines a coordinated plan crafted with the intent of building John’s Real Estate social media presence, primarily including Facebook, Instagram, YouTube, Vine, and Twitter.

By engaging an audience through social media channels, our team will demonstrate the ability to generate awareness, widen your company’s potential reach within your target market, and contribute to driving more website traffic, which will ultimately result in top line growth.

Our clients are primarily realtors in the greater Chicago area looking to reach new clients through social media marketing. We help realtors identify, target and communicate with their ideal clients through:

•     Creating Engaging Social Content;
•     Posting Company-Related Updates;
•     Promotions & Social Campaigns;
•     Integrating Social Media Activity into Other Marketing Plans;
•     Monitoring;
•     Analytics.

While our competitors work to serve multiple industries and target audiences, we specialize in the real estate industry. Our co-founder Tom Lancaster also has a background in both social media and real estate, giving him a unique perspective on the needs of the market.

Ваше собственное резюме будет меняться в зависимости от обязанностей, которые вы выполняете для клиента, и от того, в какой отрасли промышленности он работает.

Ваш тон также может измениться. Если вы нацелены на молодой стартап путешествия, управляемый выпускниками колледжа, вы можете использовать более непринужденный тон, приправленный отраслевым жаргоном и юмором.

Jump Social Media Marketing offers full-service social media services for the real estate industry. Our team ensures area realtors are targeting their core market with an authentic message across the best channels possible.

Jump Social Media Marketing will work to identify, target and market to your ideal customer through Facebook, Instagram, YouTube, Vine, and Twitter channels. Our team estimates we will grow your social media followers from your combined 214 followers to over 5,000 in the next six months and generate more leads for your business.

We know that today’s realtors are also tasked with marketing homes and their own real estate firms. With a background in real estate and social media, Jump Social Media understands the unique needs of your industry.

Шаг 5. Предложение

В этом разделе описывается решение, которое вы предлагаете. Опишите предполагаемый результат проекта и общие временные рамки. Кроме того, обратитесь к потребностям клиента и сообщите ему, что именно вы подходите для этой работы.

Шаг 6. Услуги, методы работы

Раздел «Предложение» представляет собой общий обзор индивидуального решения, разработанного Вашей компанией для потенциального клиента, и этот раздел вписывается в специфику. Предвосхитите их вопросы и пройдите через процесс, чтобы они знали, на что подписываются, когда нанимают Вас.

Опишите, какие именно результаты они могут ожидать, и когда они могут ожидать их. График, который соединяет результаты с их ожидаемой датой, делает ваш документ более визуально привлекательным, и делает эту информацию более удобочитаемой.

We will analyze your results and deliver your campaign on the first of the month. If the first of the month is a weekend or holiday, we will resume the following business day.

Шаг 7. О нас

Вы поздоровались с сопроводительным письмом, но в разделе про нас вы сможете по-настоящему показать, что делает вашу компанию лучшей в этом бизнесе. Сделайте так, чтобы ваш потенциальный клиент познакомился с вашей организацией, включив в него краткие биографии и фотографии людей, с которыми он будет работать. Включите информацию о Ваших прошлых успехах, наградах и социальном доказательстве в виде отзывов клиентов или кратких примеров из практики.

One of the first things you’ll notice about Jump Social Media Marketing is the public recognition we’ve received for our work. We won Chicago’s Best Social Media Agency for Small Businesses three years in a row now, and have been recognized by the National Association of Realtors. We also took Chicago Real Estate Solutions’ Facebook followers from 0 to 5,000 in six months and secured 25 leads, with 10% converting into sales.

Too often in social media, good things come at a price – and that means paying for followers or favorable reviews of products. But for us, that’s tantamount to criminal activity.

Authenticity is important in today’s online world, and Jump Social Media Marketing makes this our No. 1 priority in your social media marketing. So let’s meet a few of our stars.

Вышеизложенное является прекрасным примером живого и юмористического раздела «О», который приносит некоторую индивидуальность в вашу компанию. Однако, если у вашей отрасли есть серьезные клиенты, это может быть неуместно. Если вы работаете с 3D производственной компанией с B2B клиентами, подумайте о том, какие сообщения и тон они принимают со своими клиентами и следуйте соответственно.

Шаг 8. Ценообразование

Это раздел, в котором ключевое значение имеет специфика. Создайте таблицу цен, в которой будет четко указана стоимость каждого продукта или услуги, и сопоставьте ее с наиболее точной информацией о ценах, которую вы можете предоставить — вы не хотите завышать стоимость и отпугивать своего потенциального клиента слишком высокой оценкой, но вы также не хотите недооценивать стоимость и настраивать своего клиента на непредвиденные проблемы с ценообразованием вниз по линии.

Отзывчивые таблицы ценообразования позволяют потенциальным клиентам проверять услуги, которые, по их мнению, им нужны, и вычислять для них общую стоимость, чтобы никому из вас не приходилось беспокоиться об ошибках при скрипке числа.

Jump Social Media Marketing operates on a monthly billing cycle. Here’s an estimate of our pricing and services for John’s Real Estate for your review:

Возможно, Вам понадобится добавить дополнительную информацию или просто перечислить стоимость одного пакета в зависимости от Вашего бизнеса. Компании, которая предлагает только одну услугу, такую как создание и запуск кампании в Facebook, вероятно, нужен только один или два варианта цены.

Шаг 9. Условия

Здесь вы указываете срок действия договора, повторяете общий график его завершения, указываете даты и типы платежей, когда и каким образом в предложение можно внести изменения и т.д. По сути, это обзор того, что Вы и клиент обещаете, соглашаясь с предложением. Этот раздел, скорее всего, будет стандартным среди большинства предложений, посылаемых Вашей компанией, поэтому храните его в библиотеке контента, чтобы упростить процесс внесения его в Ваши будущие шаблоны.

Если вы работаете с собственной юридической командой, сначала ознакомьтесь с правилами и условиями, прежде чем отправлять предложение. Но в большинстве случаев вы можете придерживаться последовательного шаблона для своих клиентов.

Шаг 10. Соглашение

Что именно означает подпись вашего потенциального клиента на этом документе? Вы также можете включить дружескую подсказку, в некоторой степени похожую на ту, что Вы включили в конце сопроводительного письма (подумайте таким языком, как «не стесняйтесь обращаться к нам по любым вопросам, и мы с нетерпением ждем возможности работать с Вами»). Добавьте свои ящики для подписей, и все готово!

Ваша подпись ниже означает принятие данного предложения по маркетингу в социальных сетях и заключение договорного соглашения с Jump Social Media Marketing, начиная с даты подписания ниже:

Независимо от того, как вы просите своих клиентов принять обязательства, сделайте это легко для них. Добавление раздела подписи и даты поможет быстро закрыть продажи.

Эта структура кажется больше, чем вы ожидали? Бизнес-предложения сложнее, чем кажутся на первый взгляд, и делать их правильно — значит инвестировать некоторое время. Однако, если что-то действительно кажется ненужным или слишком повторяющимся, удалите этот элемент из структуры вашего бизнес-предложения.

Вы также можете использовать проверенные, отраслевые шаблоны, чтобы вывести догадки из того, что является стандартным для вашей отрасли, и сократить время форматирования.

Повторное использование некоторых из этих активов (например, раздел «О нас» и разделы «Условия и положения») в будущих предложениях и их настройка по мере необходимости также помогут вам быстрее доставлять полированные предложения. И, конечно же, если вы отвечаете на ПДО, в котором описывается конкретная структура вашего предложения, следуйте за ним в письме.

Чтобы создать предложение, которое привлечет вашего потенциального клиента и поможет ему легко найти нужную информацию, попробуйте эти быстрые советы:

•     Сделать визуальный снимок. Помогите вашему читателю быстрее добраться до хороших вещей, включив фотографии членов команды в ваш раздел About Us, фотографии ваших работ, инфографику, блок-цитаты, маркированные списки и т.д.

•     Включите количественные данные. Вы были бы более склонны нанимать компанию, основываясь на фразе «Наши клиенты любят нас!» или «Мы помогли более 700 компаниям увеличить свои продажи на 35 процентов на сегодняшний день»? Цифры привлекают внимание и помогают построить доверие.

•     Действуй в цифровой эре. Никто не любит получать по почте толстые конверты. Отправляя свое предложение в электронном виде, вы можете включить видео о вашем продукте или услуге (это отличное дополнение к вашему разделу услуг), легко аннотировать и редактировать, а также дать возможность подписать в электронном виде.

•     Читайте и перечитывайте. Ваше предложение знакомит клиента с качеством работы, которое он может ожидать от вашего бизнеса. Если он полон опечаток, орфографических и грамматических ошибок, или просто кажется неаккуратным, вы, скорее всего, не будете приняты на работу.

•     Помните о вашем бренде. Опять же, деловые предложения отражают вашу компанию. Держите аудиторию в уме, когда пишите свою копию, но также помните голос вашего бренда. Если это немного причудливо, найдите подходящие места, где можно немного поперчить. Если она на 100% застегнута, идите по этому пути. Ваш читатель должен познакомиться с вашей компанией через ваше предложение.

После того, как вы нажмете «Отправить!

Отправив ваше предложение, не забудьте проследить за ним и спросить вашего потенциального клиента, есть ли у него вопросы. Аналитика документов функционирует так же, как и гипер-интеллектуальное считывание квитанций и позволяет угадывать, когда следует принимать последующие меры.

Их использование позволяет не только узнать, когда ваш потенциальный клиент просматривал ваше предложение, но и сколько раз он открывал его и на какие разделы он тратил больше всего времени, чтобы вы могли предвидеть его вопросы, когда вы будете следить за ходом его выполнения.

Заключительные мысли

В конечном счете, ваше бизнес-предложение должно касаться вопроса вашего потенциального клиента и того, как ваш бизнес собирается его решить. Создавая индивидуальные, профессиональные бизнес-предложения, вы показываете своему клиенту, что он может ожидать от вашей компании работы наивысшего качества.