Наша компания понимает важность и приоритетность развития и совершенствования управления внутрикорпоративными коммуникациями, формирования корпоративной культуры, в основе которой лежат идеи, взгляды, основополагающие ценности,которые разделяют все сотрудники нашей компании.
Инструментом управления внутрикорпоративными коммуникациями является принятая нашим предприятием внутрикорпоративная коммуникационная политика, функционирование которой направлено на повышение эффективности деятельности организации.
Корпоративная политика предусматривает следующие важные направления:
- мотивация персонала на основе индивидуальных целей для достижения общей цели предприятия;
- создание идеологии, формирование и укрепление имиджа фирмы, в поддержании которого участвует персонал всего предприятия;
- установление взаимопонимания между руководством и персоналом;
- создание единой системы объективных оценок на основе вклада каждого в успех фирмы;
- поддержание высокого уровня профессионализма;
- контроль мотивационной сферы личности сотрудников, поддержание благоприятного психологического и морального климата.
Инструменты реализации корпоративной политики:
- разработка и внедрение системы внутренних коммуникаций;
- усовершенствование системы мотивации работников;
- кодекс деловой этики;
- система аттестации персонала;
- программа кадрового резерва;
- установление постоянного и результативного двустороннего общения менеджерского состава с подчиненными;
- проведение спортивно-оздоровительных, культурно-просветительских мероприятий;
- внутрикорпоративные источники информации (электронные, печатные)
- проведение тренингов, курсов повышения квалификации;
- реализация программ для детей сотрудников;
- социальная поддержка неполных семей;
- реализация системы бонусов, поощрений, награждений коллектива;
- стимулирование сотрудников к ведению здорового образа жизни (бонусы за отказ от курения);
- проведение аттестации, создание качественной системы обучения персонала, проведение курсов по повышению квалификации сотрудников;
- благотворительные мероприятия.
Ценности и принципы компании:
- Клиентоориентированность. Наша компания на постоянной основе проводит мониторинг удовлетворенности контрагентов. Для нас важно понимание того, кто наш Клиент и какие у него потребности. Наша компания заботится о создании диалогических и доверительных отношений в сфере внешних коммуникаций, поэтому каждый сотрудник компании стремится реализовать данный принцип наилучшим способом и с наилучшим качеством.
- Развитие сотрудников. Одна из приоритетных задач компании – оптимизация и эффективное управление внутрикорпоративными коммуникациями. Наша компания стремится предоставить возможности для реализации профессионального и творческого потенциала для каждого сотрудника. Мы создаем все условия для активного развития, приветствуем инициативу и рациональные предложения, новые идеи и нетривиальный подход к решению задач.
- Ориентация на результат. Мы ставим перед собой амбициозные цели и достигаем их. Мы не ищем причины – мы находим возможности.
- Команда и сотрудничество. Только обладая командным духом, единой целью и общими стараниями, можно добиться реализации общей задачи. Поэтому мы развиваем принцип корпоративности, взаимодействия и сотрудничества внутри компании, поддерживаем благожелательную атмосферу внутри коллектива.
- Честность,доверие, порядочность. Свою деятельность мы строим на основе принципа прозрачности, порядочности и открытости. Честность перед сотрудниками, перед контрагентами, перед государством – это основа функционирования нашего предприятия. Компания верит, что все её сотрудники честные, порядочные люди, и доверяет им.
- Профессионализм. Наше предприятие высоко ценит профессионализм и реализует этот принцип во всех сферах своей деятельности, мы уважаем лидеров и специалистов, которые умеют совершенствовать свое мастерство, процессы и систему в целом. Наш завод использует мировой опыт и передовые технологии, стремится к совершенству в деталях.
- Лояльность и разделение видения компании. Мы верим в успех нашего завода и мы имеем возможность по праву гордиться достигнутыми результатами. Наши сотрудники всегда позитивно настроены и верят в успех общего дела. Мы уверены, что достигая целей предприятия, сотрудники достигают и своих личных целей.
Методы поддержания корпоративной культуры:
- поведение руководителей, задающее пример сотрудникам и демонстрирующее конкретные элементы корпоративной культуры;
- открытое использование системы оценки и стимулирования персонала;
- своевременная реакция руководства на поведение работников в критических ситуациях и достижение высоких результатов в работе;
- разработка системы критериев внутриорганизационного продвижения;
- обучение новых сотрудников традиционному для предприятия поведению;
- внедрение корпоративных традиций, условий, нормативов.
Корпоративный кодекс
Когда замысел компании начинает воплощаться в жизнь, возникают ситуации, от которых зависит успех его реализации. Поэтому сотрудники должны понимать, как им действовать в том или ином случае. В этом помогает Политика компании, которая представляет собой свод правил. Если правил нет, руководителю приходится давать много распоряжений.
Если замысел компании – это дорога, ведущая к основной цели, то Политика – это поребрики на дороге, которые не дают деятельности выйти за рамки задуманного.
Например, в Apple таким ограничением стало правило не продавать лицензии на использование своей операционной системы. Apple устанавливает ее только на свои компьютеры.
Как написать Политику компании
Не перечисляйте в Политике общепринятые принципы бизнеса: “выполнять обещания”, “делать так, чтобы клиенты были довольны” и так далее. Начните формировать Политику в областях, где сотрудники допускают ошибки. Проанализируйте, какие действия приводят к тому, что клиенты остаются довольны или расстраивают их, и создайте Политику, которая наведет порядок.
Посмотрите на свой бизнес и оцените, какие процессы мешают реализации замысла. Как правило, это то, что забирает ваше внимание.
Например, когда владелец делает все сам, не нанимает руководителей, не делегирует функции, и у него не остается времени на стратегическое планирование, так как он погряз в рутине. Задавайте себе вопрос: «Как это способствует реализации замысла компании?»
Кроме налаживания процессов, Политика компании поможет закрепить действия, которые приносят компании успех. Например, ваш бизнес регулярно участвует в выставках. Соберите успешный опыт их проведения и напишите регламент, описывающий работу на выставке. Сколько сотрудников должно в ней участвовать, что конкретно они должны делать, какие данные собирать при регистрирации посетителей стенда и т.п. Когда выставка закончится, нужно провести анализ результатов и внести в регламент дополнения.
Регламенты, которые составляют политику компании, владельцу необязательно писать собственноручно. Он может записать основные идеи на диктофон и дать задание руководителю составить проект документа. Потом проверить и внести корректировки.
Политика компании может включать в себя регламент по дресс-коду для офисных сотрудников и производства, регламент по поиску и найму новых сотрудников и прочее. Может быть Политика ценообразования и предоставления скидок, Политика контроля качества.
Чем больше в компании правил, регулирующих разные сферы, тем меньше ей требуется “ручное управление”. Тем меньше придется давать поручений и контролировать их исполнение. Политика – это своеобразный скелет, опора всей компании.
Как добиться исполнения Политики компании
От того, в какой форме будет создана Политика, будет зависеть ее соблюдение. Вот что необходимо включать в регламенты по Политике:
1. Кто источник Политики компании. С ростом бизнеса издавать Политику будет не только владелец компании, но и руководители отделов. Но ни одно правило, введенное руководителями, не должно противоречить правилам, установленным владельцем.
2. Название документа и дата его издания (обновления). Название регламента должно отражать его смысл. Например, Политику по ценообразованию так и назовите: «ценообразование». В документе указывается дата издания документа и дата последнего исправления.
3. На кого распространяются правила. Укажите все должности, к которым относится Политика компании. Если она относится ко всем сотрудникам, укажите это.
4. Описание проблемы c примерами. Чтобы продемонстрировать команде, что проблема действительно существует, приведите примеры, как она отражается на деятельности компании. Например, бесконтрольная “раздача” скидок клиентам значительно снижает прибыль компании.
5. Описание правильных действий. Опишите алгоритм действий простым и понятным языком. Например, “Скидка в 10% предоставляется постоянному клиенту, когда сумма его предыдущих покупок составила 10000 руб”
6. Результат от соблюдения правила. Покажите, какая польза будет от применения этого правила. Здесь логично упомянуть основную цель или замысел.
Чтобы сотрудники знали и выполняли Политику компании, она должна быть у них под рукой. Сделайте так, чтобы каждый сотрудник имел доступ к Политике: через Google документы или корпоративную базу знаний, например, в сервисе Platrum. В конце концов, используйте обычную папку с бумажными регламентами.
Обязательно проверяйте знания Политики компании у сотрудников через тестирование. Это единственный способ добиться знания регламентов.
Чем больше решений описывает Политика компании, тем более регламентированной и упорядоченной становится деятельность компании. Тем проще вводить в курс дела новых сотрудников и легче ими управлять
Также читайте: Зачем нужна учётная политика компании
КОРПОРАТИВНАЯ ПОЛИТИКА ДЛЯ НОВЫХ СОТРУДНИКОВ
ОТ ПРЕЗИДЕНТА
Уважаемый сотрудник,
Я рад видеть Вас частью команды компании ХХХа. Большую часть своего времени мы проводим на работе, но деньги – это не единственное, зачем мы сюда приходим. Конечно, они важны, но мы считаем, что работа кроме материального благополучия должна приносить и моральное удовлетворение. Трудитесь в кайф!
Помимо этого, я ожидаю от Вас как профессионального роста, так и профессиональной отдачи.
Этот документ был написан для того, чтобы помочь Вам понять суть работы в нашей компании, а также правила повседневной работы. Вы должны внимательно изучить и подробно обсудить его со своим непосредственным руководителем.
Пожалуйста, приходите вовремя на работу и работайте с удовольствием!
Президент компании Ххх
ТОВАРЫ И УСЛУГИ КОМПАНИИ ХХХ
НАСТОЯЩЕЕ, ПРОШЛОЕ И БУДУЩЕЕ КОМПАНИИ ХХХ
Компания «Ххх» была образована …..
НАШЕ ВИДЕНИЕ
Мы хотим:
— Быть стабильной и прибыльной компанией в течение многих лет;
— Иметь хорошую атмосферу, в которой приятно работать;
— Беречь и улучшать нашу репутацию;
— Нанимать на работу талантливых профессионалов;
НАША МИССИЯ
Для чего мы создали компанию Ххх:
Видеть наших клиентов богатыми и счастливыми. Обеспечивать наших клиентов уникальным оборудованием, решениями и сервисом.
ЧТО ДЛЯ НАС ВАЖНО
— Наши клиенты;
— Наши сотрудники;
— Стиль работы и атмосфера в компании.
К ЧЕМУ МЫ СТРЕМИМСЯ
Для того, чтобы добиться задач, поставленных перед компанией наша работа должна соответствовать принятым стандартам:
Работа с клиентами
Мы должны всегда стараться превосходить ожидания наших клиентов, нацеливая их на долгосрочное сотрудничество с нами.
Мы всегда должны быть позитивны по отношению к нашим клиентам.
Профессионализм — Качество работы
Мы должны поддерживать высокий уровень профессионализма в компании. Клиенты должны получать только лучшие товары и услуги. Качество работы – это уважение к самому себе.
Положительное отношение и инициативность
Инициатива в компании только приветствуется.
Ответственность
Каждый сотрудник несет личную ответственность за все ситуации и события, происходящие в компании. Не извиняйтесь за ошибки, а ищете пути их исправления и решения проблем.
Атмосфера в компании
Мы должны оставаться честными перед другими и перед собой. Мы всегда должны быть положительно настроены, в компании не должно быть места скептицизму, страху и сплетням. Каждый сотрудник во всех случаях должен отстаивать честь и репутацию компании.
Баланс в жизни
Сотрудники должны иметь время на отдых, хобби, семью и друзей. Соблюдайте баланс в жизни, получайте удовольствие от жизни.
Открытость
У каждого сотрудника есть право на информацию о развитии компании, он может высказывать свое мнение и оценивать происходящее.
Работа над собой
Мы должны использовать все возможности для того, чтобы учиться, постоянно развивать свои навыки и умения. Мы учимся на своих ошибках и достижениях. Каждый сотрудник должен стремиться стать признанным специалистом в своей области.
ОБЩЕНИЕ
Под общением мы понимаем обмен мнениями и информацией, имеющей отношение к работе компании.
МЫ ЛЮБИМ:
Вопросы – Если Вы не уверены, правильно ли Вы поняли говорящего, попросите его уточнить неясное.
Четкую и ясную информацию – Лучше займите несколько дополнительных минут, чтобы убедиться в том, что человек понимает вас, — объясните Ваши мысли и приведите примеры.
Достоверную информацию – Если вы не уверены на 100% достоверности предоставляемой вами информации, то поясните, что это ваше личное мнение или идея. Кроме того, убедитесь, что информация передана своевременно, без задержек.
Полную информацию – Следует всегда поддерживать обмен информации с коллегами, с которыми вы выполняете какое-либо задание или участвуете в рабочем процессе.
МЫ НЕ ЛЮБИМ:
Лишние разговоры – хорошим правилом здесь будет – 50% говорить и 50% слушать.
Сплетни – Сплетни – это «мнение, высказанное человеком, и несущее разрушение, вместо созидания».
ИНСТРУМЕНТЫ ОБЩЕНИЯ
Для организации четкого и своевременного общения, мы используем следующие инструменты:
Телефон – Наша компания имеет хорошо развитую систему телефонных коммуникаций, которую необходимо использовать по максимально возможному потенциалу. Каждый работник имеет свой внутренний номер. Таким образом, внутренней телефонной связью можно пользоваться без секретаря. Используйте персональные телефонные номера. Не следует тратить время на то, чтобы для разговора с кем-либо покидать свое рабочее место.
Электронная почта — У каждого сотрудника компании есть свой внутренний адрес в интранете (внутренней электронной сети) для работы. Почтовый ящик компании не должен использоваться для личной переписки.
Все сотрудники должны проверять почту каждый день и оперативно отвечать на нее.
ВЕБ сайт –служит информационным инструментом, как для клиентов, так и для работников компании. Сотрудники должны просматривать содержание сайта хотя бы два раза в месяц.
Новости компании – эти выпуски предназначены для того, чтобы все сотрудники знали об основных событиях жизни компании и отделов.
Ежеквартальные встречи компании — Такие собрания проводятся директором (или Вице президентом) компании и руководителями для всех сотрудников компании. Ежеквартальное собрание является обязательным для всех сотрудников. На нем обсуждаются такие темы как: новые стратегии, оценка работы за предыдущий квартал, новые процедуры выполнения работ и новые идеи.
Встречи руководителей отделов – раз в месяц — эти встречи нацелены на улучшение взаимодействия между всеми отделами. Вице-президент компании совместно с ассистентом по персоналу готовит повестку на встречу.
Встречи отделов — у каждого отдела должно быть расписание встреч сотрудников. На этих встречах руководитель отдела проверяет выполнение задач, ранее поставленных сотрудникам, определяет цели и задачи на последующий период, расставляет приоритеты. Такие встречи целесообразно проводить хотя бы раз в две недели, продолжительностью не менее одного часа.
Корпоративный отдых компании — помогает сотрудникам почувствовать себя частью большой компании, развивает командную атмосферу. Уже традицией стали вечеринки по окончанию выставки «Индустрия развлечений», а также по встрече Нового Года.
ЛИЧНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Компания Ххх требует от всех сотрудников относиться к компании, ее работникам, клиентам и имуществу с заботой и уважением.
Сотрудники несут ответственность не только за конкретные задания и обязанности, указанные в их должностных инструкциях, но и за всю компанию.
Это означает, что если сотрудник видит какую-то проблему или сбой в своей работе, он обязан:
— Во-первых – попытаться решить проблему самому;
— А во-вторых, если проблема не может быть решена сотрудником или он не уверен, сможет ли разобраться в сложившейся ситуации, ему следует сообщить об этом руководителю (Если Вы знаете о проблеме и не сообщаете о ней руководству, это равносильно созданию проблемы или ее сокрытию).
— В-третьих, нужно содействовать тому, чтобы проблема или сбой в работе не повторялись, то есть были предотвращены в будущем.
И последнее — никогда не говорите «Это не моя работа….»
Если Вы изложили проблему руководству, то не требуйте от него незамедлительного решения, дайте руководству время подумать и спланировать меры по этому вопросу.
КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ
В компании Ххх серьезно относятся к вопросам безопасности и конфиденциальности. Все сотрудники должны соблюдать следующие правила политики о конфиденциальности(Несоблюдение правил грозит увольнением)
— Сотрудники не имеют права обсуждать детали работы компании с представителям правительства, прессы или другими лицами без разрешения руководства;
— Никакая информация о компании, ее сотрудниках, клиентах не может обсуждаться с посторонними, не работающими в компании, без разрешения руководства;
— Вся информация о компании, в письменной и электронной форме, является собственностью компании, и ни при каких обстоятельствах не должна распространяться за пределы компании. Копировать материалы можно только с разрешения руководителей.
— Не входите в кабинет коллег без их разрешения.
— Клиенты не должны находиться в офисе без сопровождения. Секретари должны следить за тем, чтобы посетитель находился в приемной, ожидая сотрудника.
ВНЕШНИЙ ВИД
У Вас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление!
Одежда – Мужчины (весь отдел продаж и руководители отделов) должны носить чистую, выглаженную рубашку, галстук и брюки. Женщины могут носить костюмы в деловом стиле, брюки и блузку или юбку и подходящий по стилю и цвету верх. Следует избегать чересчур открытой и прозрачной одежды. Шорты, футболки, джинсы и спортивная обувь неприемлемы ни в какое время года. Только в пятницу – Casual Day.
Речь – Все сотрудники должны воздерживаться от использования непристойной речи, грязных шуток и сексуальных намеков.
СИСТЕМА ОПЛАТЫ
Как Вы уже поняли из выше изложенного, мы ориентированы не на процесс, а не результат работы. На этом базируется принятая система оплаты в компании.
Оплата труда зависит, прежде всего, от Ваших личных достижений, но также и от результатов труда вашей команды, вашего отдела и компании в целом.
Заработная плата представляет собой фиксированную часть, а также систему бонусов, напрямую зависящую от результатов команды, отдела и компании.
Сверхурочная работа менеджеров не оплачивается отдельно, поэтому важно планировать свое рабочее время согласно задачам и пытаться эффективно его использовать. Если же сверхурочная работа не вызвана Вашими ошибками или неэффективным планированием рабочего времена, а вызвана большим объемом работ, то в этом случае руководство должно пересмотреть Вашу схему оплаты (дополнительные бонусы, увеличение заработной платы и т.д.)
ОЦЕНКА РАБОТЫ сотрудника
Руководители отдела встречаются не реже одного раза в месяц с каждым сотрудником отдела для того, чтобы оценить его работу за прошедший период и дать возможность сотрудникам понимать свои задачи, а также критерии оценки их деятельности. По итогам встреч (Evaluation Meeting) руководитель принимает решение о дальнейшем положении сотрудника в организационной структуре , а также по схеме его компенсации.
Руководитель отдела готовит к этой встрече список достижений и ошибок (неполного выполнения задач) сотрудником с конкретными примерами, предложениями по решению возникших проблем, новыми целями и критериями оценки.
Сотрудник также готовит свои идеи, комментарии к своим целям и задачам.
Руководитель с сотрудником обмениваются мнениями и приходят к приемлемому для обеих сторон варианту.
Решения, достигнутые на этих встречах, документируются. Сотрудники имеет право оспорить принятые руководством решения.
ДИСЦИПЛИНАРНЫЕ ВЗЫСКАНИЯ
Для того, чтобы контролировать соблюдение правил работы, описанное в руководстве, мы решили детализировать дисциплинарные взыскания , применимые в компании.
Ошибкой мы называем нарушение ли пренебрежение правилами поведения в компании, нарушение процедур и указаний руководителя.
Если Вы ошибаетесь в первый раз, то Ваш непосредственный руководитель должен обратить на это Ваше внимание и помочь решить проблему.
Если Вы повторяете ту же ошибку во второй раз, то это считается более серьезным нарушением и может повлиять на общую оценку Вашей работы и привести к понижению в должности.
Вам будет сделано предупреждение, если Вы опоздаете на работу, у Вас будет бардак на рабочем месте, Вы проявите негативное отношение к коллегам или клиентам, Вы будете жаловаться на проблемы вместо их решения, Вы не ответите на просьбу или звонок клиента.
Существует ряд нарушений, которые ведут к незамедлительному увольнению:
обман руководства, воровство у компании, а также у компаний-клиентов, невыполнение задач на протяжении трех месяцев, появление на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КОРПОРАТИВНОЙ ПОЛИТИКИ
Компания считает своим долгом постоянно совершенствовать корпоративную политику, для чего корпоративные документы могут раз в году пересматриваться и дополняться. Внесение изменений и дополнений осуществляется только в конце календарного года после завершения процедуры их публичного обсуждения. Соблюдение корпоративных процедур и норм обязательно для всех сотрудников компании. Но не следует применять их механически, без учета конкретных обязательств, и, забывая о здравом смысле.
На что следует обращать внимание при составлении регламентов для сотрудников? И каким образом обеспечить их выполнение?
Хорошо составленный документ, который регламентирует деятельность компании, – мощный инструмент. Такие документы называют «политиками». По сути политика – это любой документ, который остается относительно неизменным в течение длительного времени: правила ценообразования, технологии работы с клиентами, технологические документы и многое другое. В деятельности по разработке политик есть определенные моменты, используя которые, вы сможете значительно повысить качество их применения и избежать самых распространенных ошибок.
Высшим руководителям приходится разрабатывать или одобрять самые разные политики. Опытный руководитель знает, что либо он потратит время и хорошо опишет какой-то процесс, либо ему придется много раз разъяснять сотрудникам одно и то же, или придется снова и снова отдавать распоряжения на одну и ту же тему. Если нет политики, устанавливающей систему скидок, придется в ручном режиме одобрять скидки каждый день.
Первая ошибка – писать политики слишком научным языком. Мы же не на защите диплома, где нужно продемонстрировать «научность» какой-то идеи. Ведь мы разрабатываем политики для сотрудников с самым разным уровнем образования, поэтому, чем более простым языком они будут написаны, тем легче будет добиться понимания и тем лучше будет результат.
Однажды ко мне обратился руководитель довольно крупного производственного предприятия с вопросом, можно ли на самом деле заставить работать регламенты по системе менеджмента качества ISO 9001:2008. При изучении этих регламентов я обнаружил, что они, по сути, были довольно просты, но при этом изложены ужасно сложно. Какой-то консультант поумничал на славу. Чтобы продраться через все это, мне самому пришлось потратить время на прояснение терминологии, использовать специальные словари. Не верю, что сотрудники этого предприятия будут столь же настойчивы в том, чтобы разобраться в этих регламентах. Поэтому, чтобы регламенты действительно работали, придется их перевести на понятный сотрудникам язык.
К сожалению, общий уровень грамотности людей, которые приходят работать в бизнес, с каждым годом падает. Если вы не хотите потратить всю свою жизнь на разъяснение политик, пишите их настолько простым языком, насколько это можно сделать без потери смысла. Чем проще они будут составлены, тем легче будет обучить персонал, тем выше результаты. Когда вы внедряете какие-то политики, у вас не должно быть цели поражать людей научным подходом или эрудицией. В данном случае цель только одна – быстро и точно донести до сотрудников правила, благодаря выполнению которых повысится эффективность работы.
Вторая ошибка при разработке политик – не указать прямо, по какой причине вообще была составлена эта политика и почему нужно действовать именно так, как описано. Другими словами, в политике не описывают, в чем, собственно, заключаются «грабли», на которые наступила или может наступить компания. Некоторые руководители почему-то считаю, что нет необходимости объяснять сотрудникам мотивы создания правил, достаточно указать само правило. Многие думают, что описание в политике ошибок, послуживших поводом для ее составления, ухудшает имидж компании в глазах сотрудников. Это – фатальная ошибка, ведь человек не будет всерьез воспринимать какое-то правило, если не понимает причину, почему оно было установлено.
Хотите выйти из операционки, создать прочный фундамент и масштабировать ваш бизнес? Прямо сейчас регистрируйтесь на онлайн мастер-класс и получите PDF “Пошаговый план выхода собственника из операционки” по этой ссылке >
Возьмем, например, политику по рабочему расписанию. Обычно в ней описано, когда начинается и заканчивается рабочее время, какие есть перерывы, каково наказание за опоздания и т.д. При этом, как правило, большинство сотрудников и без этой политики компании соблюдают рабочее расписание и не опаздывают. Получив на изучение такой документ, большинство из них будут считать, что он особо никому не нужен, ведь они сами-то приходят вовремя. Для них нереально, что компания имеет какие-то проблемы с опозданиями, и даже отдельное опоздание кого-то из сотрудников может обойтись ей довольно дорого. Они не будут относиться с пониманием и уважением к этой политике, и это повлияет на их отношение и к другим регламентам компании.
Отношение будет другим, если в самой политике хорошо описать, какие проблемы вызывает опоздание хотя бы одного сотрудника, как даже незначительное опоздание вызывает сбои в бизнес-процессах, во что это обходится компании и т.д. Как правило, имеет смысл даже привести примеры случаев из жизни, чтобы сотрудники с бóльшим интересом и уважением отнеслись к установленным правилам.
Третья ошибка при составлении политик – перечислять то, чего нельзя делать, вместо описания того, что нужно делать. Вы можете бесконечно описывать всевозможные ошибки сотрудников – от распространенных до невероятных, но это не даст сотруднику понимание, как действовать правильно.
Давайте рассмотрим, к примеру, политику по внешнему виду, относящуюся к макияжу сотрудниц. Если вы попытаетесь описать, какой макияж нельзя использовать на рабочем месте, сначала у вас возникнут сложности в процессе разработки политики – спектр возможных ошибок почти бесконечен. Затем вам придется потратить много времени на улаживание недовольства сотрудниц тем, что вы ограничиваете их свободу самовыражения.
Гораздо проще описать то, как должен выглядеть и какое впечатление производить идеальный деловой макияж, а уже в дополнение к этому описанию стоит привести примеры распространенных ошибок. Это как описывать в политике, кому и в каких случаях нельзя давать скидки. Проще точно написать, в каких случаях, кому и какой размер скидки должен быть предоставлен.
Вы можете проверить качество политик вашей компании, задав в отношении каждой из них три вопроса.
- Будет ли понятно сотрудникам, зачем вообще нужна эта политика, какие проблемы она должна решить или предотвратить?
- Достаточно ли просто она написана, можно описать это еще проще?
- Понятно ли из этого документа, без дополнительных разъяснений, как именно необходимо действовать сотруднику?
Если политика не проходит хотя бы по одному из этих пунктов, здесь есть что улучшить. Значит, ваш бизнес может стать более эффективным – не упускайте эту возможность.
Хотите выйти из операционки, создать прочный фундамент и масштабировать ваш бизнес? Прямо сейчас регистрируйтесь на онлайн мастер-класс и получите PDF “Пошаговый план выхода собственника из операционки” по этой ссылке >
Корпоративная политика в отношении командировок – это основа процесса командировок в вашей компании и набор руководящих принципов относительно того, как сотрудники должны путешествовать во время работы. От предотвращения бесконтрольного роста затрат до сбора важных деталей маршрута для выполнения служебных обязанностей – решения для корпоративных поездок, такие как политика в отношении поездок, являются основной необходимостью для любой компании, сотрудники которой ездят по рабочей необходимости.
Независимо от того, владеете ли вы крупной компанией или небольшим предприятием, состоящим из трех человек, которые путешествуют два или более раз в год, вы можете получить выгоду от наличия плана поездок сотрудников. Исследования показывают, что 50% деловых путешественников говорят, что не всегда соблюдают политику компании. Обычно это происходит из-за строгих, нереалистичных ожиданий, установленных работодателем, которые побуждают работника нарушать политику, что приводит к убыткам для компании.
Как вы можете гарантировать, что ваша корпоративная политика в отношении поездок будет пользоваться успехом среди сотрудников и принесет пользу вашей компании, сэкономив время и деньги? Ключ кроется в структуре и содержании вашей политики в отношении командировок.
Понимать потребности и ставить цели
Прежде чем вы приступите к разработке своей корпоративной политики в отношении поездок, вы должны хорошо понимать текущую политику в отношении поездок и формировать свои цели исходя из этих ожиданий.
У нынешней туристической политики крупных компаний такие же проблемы:
- Недостаточно гибкости для сотрудников.
- Экономится недостаточно денег.
- Отсутствие обратной связи.
Затем определите, как в настоящее время покупаются путевки в вашей компании, и соберите как можно больше данных о методах работы с сотрудниками. Как часто ваши сотрудники бронируют билеты заранее? Когда и как они бронируют бизнес-рейсы? Проведите общекорпоративный опрос для сбора данных, чтобы лучше понять предпочтения сотрудников, и используйте эту информацию, чтобы помочь вам составить политику, которая находит баланс между потребностями путешественников и сбережениями компании.
Наконец, создайте список целей, которых вы хотите достичь, создав корпоративную политику в отношении поездок:
- Помощь сотрудникам в бронировании поездок.
- Сокращение расходов сотрудников на предметы, которые не подлежат возмещению.
- Безопасность сотрудников.
- Экономия времени и денег.
Обозначьте категории расходов
Категории расходов относятся к тому, за что вы будете возмещать траты своим сотрудникам, а также к статьям, которые ваша компания не покроет. При создании корпоративной политики в отношении командировок обязательно перечислите все туристические объекты и развлечения, за которые ваша компания готова возмещать сотрудникам, а также любые ограничения или рекомендации по бронированию в этих категориях.
Вот несколько примеров того, что работодатель может покрыть (с возмещением):
- Стоимость авиабилетов.
- Жилье.
- Наземный транспорт.
- Аренда автомобилей.
- Питание.
- Расходы на развлечения (для сотрудника или для клиента).
Вот несколько примеров того, за что сотрудник не получит возмещения:
- Уход за детьми.
- Химчистка.
- Фильмы в номере.
- Сборы за смену авиакомпании.
- Парковочные билеты.
- Повышение класса предпочитаемого места в авиакомпании.
- Туалетные принадлежности или одежда, купленные во время поездки.
- Размещение домашних животных.
Вы также должны указать предпочтительных поставщиков услуг (авиакомпании, гостиничные сети, компании по аренде автомобилей), у которых они должны бронировать. Кроме того, обсудите, насколько заранее сотрудник должен бронировать поездку для утверждения. Одна неделя? Две недели? Установив требования к предварительному бронированию, у вас будет достаточно времени, чтобы ознакомиться с планом.
