Акт — одна из ключевых бумаг в документообороте компании. Существует множество видов актов для различных операций. Обычно документы заполняются по определенной форме, оговоренной в законе.
Ключевые характеристики актов
Акт – это документ, используемый для подтверждения тех или иных операций, событий. Формируется, к примеру, при проведении этих операций:
- Ревизии и различные исследования.
- Инвентаризация.
- Испытание новой техники.
- Передача ТМЦ.
- Передача дел новому руководителю.
- Направление в эксплуатацию объектов завершенного строительства.
Обычно акт составляется комиссией или другой группой лиц. Он может документировать итоги работы как временных, так и постоянных комиссий.
Разновидности актов
Акты подразделяются на виды в зависимости от их содержания, обстоятельств составления. Можно выделить следующие документы:
- О списании активов.
- О приеме-передаче активов/работ/документов.
- О проверках техники/ итогов работы.
- Об осмотрах.
- О нарушениях в сфере трудовой дисциплины.
- Об отказе поставить подпись, подтверждающую ознакомление с приказом.
- Об отказе предоставить объяснения касательно дисциплинарного нарушения.
- Об испытаниях оборудования/образцов.
- О ликвидации учреждения.
- О ревизии/инвентаризации.
- О проведении расследования по факту ЧП, несчастных случаев.
Акты обычно констатируют тот или иной факт. Рассмотрим пример. Руководитель издал приказ, с которым нужно, по закону, ознакомить сотрудника. Однако последний отказывается поставить свою подпись. Факт отказа необходимо зафиксировать. Для этого и используется акт.
Акты, подтверждающие нарушение трудовой дисциплины
Акты требуются для подтверждения должностных проступков. К примеру, это следующие виды нарушений:
- Неисполнение своих обязанностей.
- Невыполнение распоряжений руководителя.
- Прогулы.
- Появление на рабочем месте в пьяном состоянии.
Трудовые правонарушения обычно сопровождаются составлением этих актов:
- О прогуле.
- Об отказе в предоставлении объяснений.
Подобные акты особенно важно составлять правильно. Связана эта необходимость с тем, что подобные документы часто оспариваются. Действие актов напрямую касается интересов сотрудника. Последний вполне может обратиться в трудовую инспекцию или суд.
Документ может быть оспорен на одном том основании, что акт оформлен неверно. К примеру, сотрудник явился на работу пьяным. По этому факту был составлен акт. Но этот документ был оспорен из-за того, что он составлялся без присутствия свидетелей. Даже если работник действительно был пьяным, это не имеет никакого значения. Документ не имеет юридической силы, если он составлен неверно.
Особенности оформления актов
Основная особенность акта – это то, что документ составляется несколькими людьми. Связано это с сутью рассматриваемого вида документа. Акт выполняет следующие функции:
- Фиксация фактов. Предполагается, что фиксировать факты нужно при свидетелях. Нужно это для обеспечения достоверности, подтверждения, что факт действительно имел место быть.
- Принятие ключевых решений. Часто на базе актов принимаются различные решения. Эти решения иногда оспариваются через суд. Оспаривание может производиться на основании того, что акт был заключен без свидетелей. А потому документ обязательно нужно составлять в присутствии нескольких лиц.
Крайне важно оформлять акты в соответствии со всеми правилами. В обратном случае их легко можно будет оспорить.
Рассмотрим пример. Сотрудник пришел на работу в пьяном состоянии. Составлен акт, фиксирующий это состояние. Документ оформлялся без свидетелей. На основании акта работник был уволен. Однако сотрудник не согласился с решением работодателя и обратился в суд. Работодатель не смог доказать факт опьянения сотрудника, так как акт составлялся без свидетелей. Никто кроме руководителя не смог подтвердить нарушение ТК и внутренних распорядков.
Как уже говорилось, акт составляет группа лиц. Но под группой могут пониматься не только свидетели, но и специально сформированная комиссия. Состав ее определяет руководитель фирмы. Для утверждения состава необходимо издать приказ. Комиссия формируется, к примеру, при следующих операциях:
- Прием-сдача ценностей и документов.
- Инвентаризация.
- Расследование ЧП.
Обычно акты, формируемые комиссией, составляются по специальной форме, оговоренной в нормативных актах.
Что должно содержаться в документе?
Обычно акты о нарушении дисциплины создаются или представителями кадрового отдела, или руководителями подразделений. Как правило, формы подобных документов не установлены законом. То есть, акты создаются в произвольной форме. Но в них должна содержаться обязательная информация:
- Дата и место оформления документа.
- ФИО, должность и инициалы лица, составившего акт.
- Лица, в присутствии которых сформирован документ (их ФИО и должность).
- Нарушение сотрудника, из-за которого составляется акт.
- Объяснения, данные работником касательно нарушения.
- Подписи свидетелей, которые присутствовали при оформлении.
- Подписи лиц, оформлявших акт.
- Подпись сотрудника, подтверждающая ознакомление с документом.
Трудящийся, допустивший нарушение, должен быть ознакомлен с документом под роспись. Работник может отказаться в проставлении росписи. В этом случае в том же акте ставится отметка об отказе. Она заверяется подписями свидетелей и лиц, составляющих документ.
Существуют особенности составления того или иного вида акта. Если это акт о прогуле, очень важно указать точное время вплоть до минуты. Если это акт о приходе на работу в пьяном состоянии, нужно подробно описать состояние сотрудника. Если это акт с предоставлением объяснений касательно факта нарушений, нужно точно зафиксировать слова работника. Если это акт с отказом о предоставлении объяснений, нужно указать, в связи с каким нарушением составлялся изначальный акт. Перед составлением конкретного вида документа нужно ознакомиться с правилами его создания.
Дополнительные требования к оформлению
Для создания акта нужен или бланк фирмы, или специальный бланк со стандартным текстом. Документ этот должен соответствовать нормам ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, в акте должны быть эти положения:
- Наименование фирмы.
- Наименование документа (акт).
- Номер.
- Наименование акта, заголовок (к примеру, «о прогуле»).
- Подписи.
- В некоторых случаях должен присутствовать граф утверждения.
К СВЕДЕНИЮ! Заголовок документа должен быть согласован с наименованием («акт»). То есть, он должен быть поставлен в родительном или предложном падеже.
О корпоративном договоре написано уже довольно много (это сейчас любимая тема многих корпоративных юристов). Однако, на мой взгляд, не хватает статьи, в которой был бы приведен чек-лист базовых вопросов, по которым стоит пройтись основателям (предпринимателям), инвесторам, держателям опционов и другим заинтересованным лицам при при составлении корпоративного договора (перечень таких вопросов формирует так называемую «матрицу рисков»). Именно таким вопросам и посвящена данная публикация.
Далее под термином «компания» я подразумеваю ООО (общество с ограниченной ответственностью). Однако, большинство ниже приведенных вопросов будут актуальны и для АО (акционерных обществ).
В статье я привожу вопросы, которые имеет смысл обсудить и урегулировать сторонам будущей сделки. Каким же образом будут урегулированы те или иные вопросы, какие инструменты юридической техники будут использованы сторонами для этого — всё это аспекты, выходящие за рамки данной статьи. Один и тот же результат можно получить разными способами. Поэтому при выборе инструмента регулирования нужно подходить индивидуально.
Перечень вопросов:
1. Запрещается ли участникам компании отчуждать (продавать, дарить, менять и т.д.) свои доли в компании в течение определённого срока? Если да, то в течение какого срока, какие есть исключения (например, можно отчуждать при согласии на сделку всех участников компании или можно продавать по цене не ниже X долларов), на каких участников распространяется запрет отчуждения (на всех или некоторых)?
2. Запрещается ли участникам выходить из компании (путём отчуждения своей доли компании)? Если да, то в течение какого срока, на каких участников распространяется запрет отчуждения (на всех или некоторых)?
3. Устанавливается ли минимальный и (или) максимальный предел стоимости доли в компании при её продаже третьим лицам кем-либо из участников компании?
4. Каких лиц (потенциальных участников компании) не допускается принимать в компанию (указать критерии)? В каких случаях все участники компании обязаны проголосовать «ПРОТИВ» или «ЗА» принятие в компанию инвестора (нового участника)?
5. Вводится ли условие tag-along, при котором в случае продажи кем-либо из участников своей доли в компании третьему лицу (покупателю) остальные участники вправе присоединиться к сделке и также продать свои доли такому покупателю на аналогичных условиях? При каких условиях действует (не действует) tag-along?
6. Вводится ли условие drag-along, при котором в случае продажи кем-либо из участников своей доли в компании третьему лицу (покупателю) остальные участники обязаны присоединиться к сделке и также продать свои доли такому покупателю на аналогичных условиях? При каких условиях действует (не действует) drag-along?
7. При несоответствии каким критериям то или иное лицо не вправе избираться на должность генерального директора (управляющего) компании? В каких случаях участники компании не вправе голосовать «ЗА» избрание того или иного лица на должность генерального директора (управляющего) компании?
8. В каких случаях участники обязаны проголосовать «ЗА» (или «ПРОТИВ») распределение чистой прибыли компании (выплату дивидендов)? В течение какого срока действует такое условие?
9. Запрещается ли участникам (участнику) передавать в залог принадлежащие им доли в компании? Если да, то в течение какого срока, при каких условиях (есть ли исключения)?
10. В каких случаях все участники компании обязаны проголосовать «ЗА» образование в компании совета директоров (с составом и компетенцией, предусмотренными уставом компании)? Нужно ли вообще сейчас предусматривать в компании совет директоров, если да, то какой у него состав (количество участников) и компетенция?
11. В каких случаях (по каким вопросам) тот или иной участник (участники) компании обязан (обязаны) присоединиться к голосу (решению) другого участника компании на общем собрании участников? Если такие случаи есть, то кто именно обязан присоединиться к мнению какого именно участника?
12. Какие участники компании вправе внести дополнительный вклад (по номинальной стоимости) в уставный капитал компании при входе в компанию нового участника (инвестора) (то есть кто из участников защищён от размытия долей)? В каких случаях данное условие работает или не работает, в течение какого срока действует такая привилегия?
13. Обязан ли какой-либо участник (участники) компании инициировать созыв общего собрания участников в случае получения соответствующего требования от миноритария (участника, владеющего долей в компании в размере менее 10 процентов)?
14. Не чаще скольки раз за определенный период времени участник (участники) компании вправе запрашивать информацию о деятельности компании?
15. Какая информация является конфиденциальной? В течение какого срока такая информация не может разглашаться участниками компании?
16. В каких случаях участнику (участникам) компании запрещается приобретать долю (часть доли) другого участника компании (например, если в результате такой сделки будет превышен максимально допустимый размер доли)?
Примечание: imho такое условие допустимо в корпоративном договоре вне зависимости от положений п. 3 ст. 14 Закона об ООО.
17. В каких случаях участники компании обязуются не реализовывать преимущественное право покупки доли (части доли)? Например, в случае, если доля продается по опциону сотруднику компании или в случае, если доля продаётся близкому родственнику.
18. Запрещается ли участнику предъявлять Обществу требование о приобретении принадлежащей ему доли или части доли в соответствии с п. 2 ст. 23 Закона об ООО?
19. В каких случаях участники компании обязаны проголосовать «ЗА» внесение вкладов в имущество компании (в рамках дополнительного финансирования компании)? Как будет определяться общая сумма вкладов? В каких случаях участники компании обязаны внести вклады непропорционально размеру своих долей в компании?
20. Запрещается ли участникам компании приобретать доли в уставном капитале компаний-конкурентов, работать на них (по трудовому или гражданско-правовому договору), участвовать иным образом в управлении такой компанией (например, быть членом совета директоров)? Запрещается ли участникам компании осуществлять иную деятельность, конкурирующую с деятельностью компании (например, в качестве ИП)? Если да, то в течение какого срока действуют указанные запреты, каким критериям должна отвечать компания-конкурент? Какие ещё ограничения вводятся в отношении участников компании в целях противодействия их возможной «помощи» конкурентам в будущем?
21. Обязаны ли участники компании зарезервировать часть своей доли в компании для опционной программы (программы мотивации сотрудников и иных лиц)? Кто какую часть доли участники обязаны зарезервировать?
22. Согласны ли участники с направлением им юридически значимых сообщений по электронным каналам связи (адресам электронной почты участников, указанным в списке участников компании и(или) корпоративном договоре)?
23. В случае возникновения тупиковой ситуации, при которой на общем собрании участников не получается принять то или иное решение, каким образом будет разрешена такая ситуация?
Варианты: участник более молодой по возрасту обязан присоединиться к решению более взрослого участника, при решении вопроса будет иметь приоритет мнение бОльшего количества участников, иное? В случае, если мирно решить вопрос не получится, будет ли использоваться «русская рулетка» или иной механизм, направленный за вывод из компании одной из противоборствующих сторон?
24. По каким вопросам все участники компании обязательно должны проголосовать «ЗА» или «ПРОТИВ» (например, «ЗА» выплату компанией кредитору (кредиторам) участника—должника действительной стоимости его доли (части доли) или «ЗА» перевод активов компании в новую компанию при соблюдении определенных условий, в том числе при соблюдении условия получения участниками соответствующих долей в уставном капитале новой компании)?
25. Какие заверения (гарантии) дают участники компании?
Варианты: что не привлекались к уголовной ответственности, не имеют долгов на определенную сумму, не подвергались санкциям со стороны тех или иных государств, не объявлялись ранее банкротом, не являются резидентом того или иного государства, не являются участниками тех или иных организаций, не владеют прямо или косвенно (через аффилированных лиц) долями (акциями) компаний-конкурентов и так далее.
26. Какую ответственность несет участник в случае нарушения того или иного положения (условия) корпоративного договора?
Варианты: денежная неустойка, лишение участника его доли (части доли) в компании по опциону, иное?
27. Обязательно ли для приобретения доли в компании потенциальный покупатель должен сначала присоединиться к корпоративному договору? Каким образом будут присоединяться к корпоративному договору новые участники компании?
P.S. Перечень вопросов можно расширять и расширять. Здесь были приведены главные, на мой взгляд. И да, большое количество вопросов, не указанных в статье, регулируется уставом компании, а не корпоративным договором — это обязательно нужно учитывать при оформлении корпоративных отношений.
С уважением, предприниматель, инвестиционный и корпоративный юрист Евгений Рябов
evrcapital@gmail.com
t.me/eriabov
Локальные нормативные акты (ЛНА) — это документы, которые регламентируют деятельность сотрудников внутри организации. Они действуют только на территории одного предприятия (включая его филиалы и представительства). Их главная цель — упорядочить работу персонала, закрепить те или иные гарантии для сотрудников, донести важную информацию до штата работников. Рассмотрим, что относится к локальным нормативным документам, какие их виды обязательно должны быть на предприятии, а какие акты можно составлять по желанию.
Признаки ЛНА
Что такое локальные нормативные акты? Их определение даётся в ст. 8 Трудового кодекса (ТК) РФ. ЛНА — это документы, содержащие нормы трудового права, которые принимают все работодатели. Исключение — если работодателем выступает физическое лицо, не имеющее статуса ИП.
Основные признаки ЛНА:
|
Признак |
Описание признака |
|
Утверждение в особом порядке |
Абз. 2-3 ст. 8 ТК РФ указывает, что коллективным соглашением или договором может быть предусмотрено утверждение новых ЛНА только по согласованию с представителем сотрудников или профсоюзом. |
|
Подзаконность |
ЛНА не могут противоречить ни нормам трудового права, ни положениям коллективных договоров. Абз. 4 ст. 8 ТК РФ предусматривает, что акты, ухудшающие положение работников, уменьшающие объём гарантий, предусмотренных трудовым законодательством и коллективными договорами, не применяются. Исключение — если подобные изменения были согласованы с представителями сотрудников или профсоюзом. Как правило, ЛНА или полностью соответствуют закону, или даже расширяют список гарантий для штата. |
|
Многократное применение |
Предположим, что в организации действует особый порядок предоставления отпусков. Например, из-за особенностей производства нельзя уходить в отпуск с августа по октябрь, поскольку в этот период на завод поступает свежее сырьё. Если кому-то из сотрудников нужно срочно выйти в отпуск в обозначенный период, ЛНА может определить порядок его согласования. Акт будет применяться для разрешения каждого отпускного вопроса от сотрудников. ЛНА не может создаваться для решения только одного индивидуального вопроса. |
|
Субъектность и территориальность |
Локальные нормативные документы имеют силу только внутри организации. Они регулируют отношения между конкретным работодателем и его персоналом. |
|
Общность для всех |
ЛНА действуют или в отношении всех работников предприятия в целом, или определённой категории работников компании. |
Обязательные акты
Перечень обязательных локальных нормативных актов указан в разных статьях ТК РФ и иных федеральных законах. К ним относятся:
-
Штатное расписание. Это учётный документ, в котором указывается общая численность работников организации, а также в каких структурах фирмы они трудятся. В штатном расписании также отображаются квалификации и должности персонала, уровень оплаты труда (оклад + надбавки). Документ заполняется по форме № Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года. Необходимость составлять штатное расписание закреплена в ст. 57 ТК РФ, чтобы ознакомить с ним сотрудника при заключении трудового договора.
-
Документы, устанавливающие порядок работы с персональными данными. П. 8 ст. 86 ТК РФ определяет, что сотрудники предприятия обязаны под роспись ознакомиться с документами, которые регламентируют правовой порядок работы с их персональными данными, а также какие обязанности и права есть у работников в сфере защиты конфиденциальной информации.
-
График отпусков. Необходимость его оформления предусматривает ст. 123 ТК РФ. Документ составляется по форме № Т-7, закреплённой в том же постановлении Госкомстата РФ № 1. Утвердить этот документ нужно за 2 недели до начала календарного года. Работники знакомятся с графиком отпусков под роспись. По закону подписать документ нужно как минимум за 2 недели до начала отпуска.
-
Документы, устанавливающие систему оплаты труда, в том числе индексацию. Обязанность их составления закреплена в ст. 135 ТК РФ.
-
Правила внутреннего распорядка. Согласно абз. 4 ст. 189 ТК РФ, правила внутреннего распорядка содержат в себе информацию о порядке приёма на работу и увольнения, мер взыскания и поощрения сотрудников, права и обязанности сторон, время отдыха и режим работы, а также иные принципиальные вопросы трудовых правоотношений.
-
Инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности. Необходимость их составления предусмотрена разделом X ТК РФ.
-
Должностные инструкции. Они являются обязательными в случае, если права и обязанности работника не перечислены детально в трудовом контракте.
-
Положение о коммерческой тайне. Оно составляется на базе ст. 11 закона № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Сотрудник обязан подписать это положение, знать, что относится к коммерческой тайне и какая ответственность его ждёт за разглашение конфиденциальной информации.
Что будет, если работодатель откажется от разработки обязательных ЛНА?
Отсутствие локально-нормативных актов организации, которые нужно обязательно оформлять по закону, может быть квалифицировано как административное правонарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Надзорные органы могут счесть это несоблюдением трудового законодательства. Санкции будут следующими:
-
штраф ответственным должностным лицам — в размере 1 000 – 5 000 руб.;
-
штраф для работодателей-ИП — в размере 1 000 – 5 000 руб.;
-
штраф для работодателей-организаций — в размере 30 000 – 50 000 руб.
Необязательные акты
Существуют и необязательные ЛНА в кадрах, которые работодатель может составлять добровольно. Примеры:
-
акты о повышении квалификации сотрудников;
-
положения о премировании, выплате материальной помощи, командировках;
-
акты о дисциплинарной ответственности работников;
-
положение о прохождении персоналом медосмотра.
Необязательные ЛНА помогут структурировать деятельность внутри компании или в штате ИП, сделать её более организованной и понятной.
Как оформить ЛНА?
Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов:
|
Этап |
Описание этапа |
|
Утверждение специалиста для разработки ЛНА |
Акты разрабатываются с учётом компетенций сотрудников. Например, разработку правил внутреннего распорядка, как правило, поручают кадровому специалисту. А разработку положений об оплате труда могут возложить на специалистов финансового отдела организации. |
|
Подготовка ЛНА |
В документе указывается следующая информация:
|
|
Согласование документа |
Документ нужно согласовывать с представителями сотрудников и/или с профсоюзами. В некоторых случаях обязательно согласование обязательно с самими работниками — например, при утверждении графика отпусков, вахтового расписания. |
|
Утверждение акта руководителем |
На ЛНА ставит подпись и печать руководитель организации или ИП. Как правило, документ вводится в действие выпуском отдельного приказа. |
|
Ознакомление работников |
Сотрудники обязаны познакомиться с положениями ЛНА и подписать отдельный документ, в котором они подтверждают, что знакомы с нововведениями. Если гражданина ещё только принимают в штат, то ему необходимо дать возможность ознакомиться с актами до подписания трудового контракта. |
|
Передача на хранение |
ЛНА направляется на хранение в конкретное дело. На документе ставится номер дела, дата передачи на хранение и подпись уполномоченного сотрудника. |
Если у компании или ИП большой штат, есть удалённые сотрудники из разных городов, организация работает по стране с несколькими представительствами и филиалами, подписание локальных нормативных документов может растянуться на недели, если не месяцы. Ускорить как ознакомление сотрудников с новыми трудовыми положениями, так и сбор подписей поможет кадровый электронный документооборот (КЭДО). Его главные преимущества:
-
больше никаких бумаг — все ЛНА можно выпускать электронно, как и подписывать документы об ознакомлении с ними в «цифре»;
-
быстрый перевод сотрудников в сервис — авторизоваться в КЭДО можно через Sber ID или СНИЛС;
-
электронная подпись (ЭП) у каждого работника — она выпускается в 2 клика путём создания заявления на выпуск ЭП и подтверждение процедуры с помощью смс, которое придёт на телефонный номер сотрудника;
-
работа на любых учётныхсистемах, начиная от 1С и заканчивая SAP, Босс-Кадровик.
С помощью КЭДО можно проконтролировать, все ли сотрудники ознакомились с внутренними локальными нормативными актами организации, выставить напоминание о необходимости подписать документы. В КЭДО можно работать как с компьютеров, так и со смартфонов, что особенно удобно, если сотрудник, например, находится в командировке.
Выводы
-
ЛНА компании не могут противоречить коллективным договорам и действующему трудовому законодательству. При их принятии необходимо предвательное согласование с представителями сотрудников и/или профсоюзом.
-
ЛНА бывают обязательными и необязательными. При отсутствии обязательных документов работодателей может ждать административная ответственность и штрафы.
-
Необязательно, чтобы ЛНА разрабатывали только кадровики. Например, положения об охране труда могут разрабатывать компетентные инженеры, об оплате труда — финансовый отдел, а о работе с персональными данными — служба безопасности.
-
Кадровый электронный документооборот сократит затраты на печать актов и ускорит ознакомление сотрудников с нововведениями.
Объясняем особенности оформления актов с восполнением пробелов Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 и исправлением их ошибок.
В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов акта для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – представителями разных организаций).
Показали лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его бланки, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.
Продолжаем изучать Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016 1, в которых разъясняются правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов.
Разновидности акта как справочно-информационного документа, составляемого на основе коллегиальности, встречаются во многих системах документации. Но базовые требования к актам, состав реквизитов и особенности оформления сформировались именно в системе организационно-распорядительной документации. Их мы в статье и рассмотрим с точки зрения действующего ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций по его внедрению (п. 5.9 и Приложение 8).
Определение и назначение акта
Основное определение акта как вида документа было закреплено еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации (Росархив / ВНИИДАД. М., 2014), который опубликован на сайте Росархива, фактически повторяется определение 1974 года:
акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акт ревизии, акт проверки, акт приемки и др.).
Основные характеристики акта:
- фиксация фактов и событий в акте производится оперативно: в день их выявления/наступления или в специально обозначенный, но ограниченный период времени;
- чтобы избежать субъективных оценок, факты/события устанавливаются не одним человеком, а коллегиально. Считается желательным, чтобы число принимающих участие в этом процессе лиц было от 3 человек. Это могут быть специально назначенные сотрудники или комиссия 2, каждый при этом наделяется равными полномочиями, которые прекращаются после полного выполнения поручения и оформления акта. Полномочия могут предоставляться и по должности, прежде всего сотрудникам, осуществляющим контрольно-надзорную деятельность как во внешней среде, так и внутри организации (руководитель службы внутреннего контроля, заведующий архивом, начальник отдела кадров и т.п.) с целью оперативного документирования выявленных нарушений, фактов, фиксации результатов проверок;
- для организации работы комиссии из числа ее членов назначается председатель, который по обычаю делового оборота имеет право решающего голоса в процессе оценки фактов, т.е. практически в акте фиксируется та оценка, которую четко формулирует председатель. Такая практика заимствована из деятельности постоянно действующих комиссий, которые создаются, как правило, в статусе коллегиальных совещательных органов;
- поскольку факты устанавливаются коллегиально, в акте оформляются подписи всех участников, но каждый член комиссии имеет право на особое мнение, которое может быть оформлено:
- на самом акте ниже подписи (см. Пример 7);
- как самостоятельный документ, прилагающийся к акту (в форме служебной записки или документа с наименованием «особое мнение», «замечания», см. Пример 8). Он может быть также направлен непосредственно тому должностному лицу, на основании решения которого была создана данная комиссия;
- в процессе работы специально образованной комиссии любой ее член (например, в порядке очередности) может документировать факты – для составления актов секретарь в комиссии, как правило, не назначается;
- текст акта должен быть кратким и точным, при изложении текста не допускаются канцеляризмы («Мы, нижеподписавшиеся…», «…настоящий акт о следующем:» и др.);
- результаты работы комиссии могут утверждаться руководителем, по поручению которого она работала. На основании коллегиально установленных фактов часто принимаются управленческие решения, которые фиксируются уже в последующих распорядительных документах.
Если говорить о разновидностях акта, то их множество. Коллегиально могут устанавливаться факты (события, действия), относящиеся как к основной деятельности организации (приемка-сдача основных средств, инвентаризация, прием-передача результатов исполнения договоров и т.п.), так и к оперативным вопросам (нарушение трудовой дисциплины конкретным работником, прием-передача документов и дел по должности и т.п.) 3.
В разных управленческих ситуациях и в различных системах документации применяется множество разновидностей актов, в оформлении которых отражается определенная специфика отрасли деятельности или непосредственно требования действующего законодательства. Но базовые правила оформления и состав реквизитов акта сформировались в самой универсальной системе документации – организационно-распорядительной. Дальше будем говорить именно о них.
Типовой формуляр акта
Пореквизитный анализ акта помогает не только при оформлении документа, но и при проектировании необходимых бланков актов и электронных шаблонов форм в информационных системах.
Типовой формуляр акта состоит из следующих реквизитов:
1. Наименование организации – автора документа. Это прежде всего полное наименование с указанием организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением об организации. Сокращенное наименование является факультативным, его можно не указывать.
Факультативными реквизитами акта при необходимости могут быть:
- Государственный герб Российской Федерации или
- герб субъекта Российской Федерации,
- эмблема, товарный знак.
2. Наименование структурного подразделения – автора документа оформляется только в актах, составляемых:
- в деятельности внутренних структурных подразделений (например, акт проверки трудовой дисциплины, непредставления работником объяснений и т.п.), а также
- в деятельности филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений, если их руководители создают комиссии для фиксации фактов по основным направлениям деятельности (акт инвентаризации, аттестации, установления квалификации работников и т.п.).
3. Название вида документа «АКТ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают как слитное оформление, так и вразрядку. Опыт лучших практик показал, что лучше это делать вразрядку центрованным способом (посередине соответствующей строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 2 и 3).
4. Дата может являться не только датой подписания акта (05.02.2020), т.е. фактического окончания работы комиссии, но и отражать период ее работы (05.02.2020-07.02.2020). Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления даты, второй способ является преимущественным при оформлении актов по исполнению договоров (в самих договорах, как правило, даты оформляются так же, например 15 января 2020 г.).
5. Регистрационный номер (индекс) в актах является факультативным реквизитом. Акты обычно нумеруются в пределах своего конкретного документопотока и конкретного…
Корпоративный договор — один из основных механизмов регулирования корпоративных отношений. Он дает возможность предприятиям регулировать корпоративные права с помощью договора.
Любой предприниматель может столкнуться с неправомерными действиями других участников договора. О том, как правильно составлять корпоративный договор, а также разрешать конфликтные ситуации, рассказывает Алексей Оськин, руководитель налоговой и юридической практики компании «Корпус Права».
К чему может привести неверно составленный договор?
Неверная структура договора и/или ошибочно указанные/неуказанные обязательства предприятий могут привести к различным злоупотреблениям с позиции участников. Это может быть ущерб интересов одной из сторон или непропорциональное распределение прибыли (если все вносили равноценные вклады, но кто-то из участников решил не учитывать интересы других и установил свой механизм) и пр.
Поэтому к составлению корпоративного договора нужно подойти ответственно, чтобы в будущем он не сыграл против добросовестной стороны. Только при учете всех обстоятельств и нюансов компания сможет обеспечить реализацию интересов сторон договора и создать эффективные механизмы для будущей деятельности.
Инструкция для заключения корпоративного договора
Чтобы снизить любые риски, бизнес-партнеры должны обговорить «на берегу» условия заключения договора.
Этап 1. Выбираем вопросы, которые стоит задать участникам при открытии совместного дела
- Для чего создается компания: для последующей продажи или постоянного извлечения прибыли? Это влияет на формирование положений о порядке выхода и отчуждения акций/долей. В корпоративный договор также может быть включено положение о размере доли/пакета акций, которые подлежат продаже в зависимости от показателей EBITDA-общества.
- Рассматривает ли одна из сторон возможность продажи своей доли/акций? На каких условиях будет протекать процесс продажи?
- На какие финансовые потери готовы пойти бизнес-партнеры? Этот вопрос необходимо задать, чтобы объективно оценить риск выхода участника из общества и закрепить условия в тексте корпоративного договора.
- Насколько каждый из участников планирует быть вовлеченным в процесс управления компании? От этого впоследствии будет зависеть вся структура управления компанией. Все стороны должны обозначить, за что будут отвечать: так легче разграничить сферу деятельности и возлагаемую ответственность, а также закрепить эти положения в договоре.
- Каким образом будет привлекаться дополнительное финансирование в компанию? Будут ли это сторонние инвесторы или же дополнительные взносы участников? Это необходимо проговорить для закрепления условий в тексте корпоративного договора.
- Какой объем финансовых средств может внести каждый участник и какие сроки внесения данного вклада? Каждая из сторон должна понимать, на какой объем ресурсов можно рассчитывать в конечном итоге.
После обсуждения вопросов открытия стоит перейти к формированию текста самого корпоративного договора. В него вносятся положения, которые будут регламентировать работу компании.
Этап 2. Определяемся с механизмами регулирования некоторых вопросов
Корпоративное управление:
- Если на стадии переговоров один из бизнес-партнеров заявляет, что в будущем хочет продать свою долю, то стоит включить в текст корпоративного договора положение, по которому этот участник будет исключаться из процесса управления за вознаграждение (правомерность включения в корпоративный договор такого положения подтверждается судебной практикойПостановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 31.03.2017 N Ф03-691/2017 по делу N А51-10201/2016).
Собрание акционеров:
- Не всегда стандартный принцип голосования («одна голосующая акция — один голос») является самым эффективным. Для некоторых компаний гораздо полезнее будет изменить этот принцип на кумулятивное голосование;
- Для принятия особо важных решений для общества нужно в договоре прописать необходимый кворум.
Разрешение конфликтных ситуаций («Dead-lock»):
- Участникам нужно целесообразно сформулировать признаки конфликтной ситуации и внести это в текст корпоративного договора. К таким признакам можно отнести ненадлежащее исполнение или неисполнение одной из сторон обязательств по договору. Это избавит партнеров от долгих судебных разбирательств и крупных финансовых потерь.
Возможные механизмы разрешения конфликтных ситуаций, один из которых можно закрепить в тексте корпоративного договора:
- «Техасская стрельба» — каждая сторона корпоративного договора направляет независимому лицу предложение на выкуп доли своего партнера в запечатанном конверте с обязательным указанием цены. Независимый эксперт вскрывает конверты в присутствии партнеров: тот, кто предложил большую сумму, обязан выкупить долю по указанной цене у второго.
- «Русская рулетка» — бизнес-партнеры могут направить друг другу предложение о выкупе принадлежащей их части уставного капитала по установленной цене. Одна из сторон вправе согласиться на предложение продажи своей доли или же направить встречное предложение другой стороне о выкупе её доли за эту же сумму;
- «Голландский аукцион» — схожий механизм разрешения корпоративного конфликта с «Техасской стрельбой», однако отличие состоит в том, что в предложении о выкупе доли указывается минимальная цена, по которой участник готов купить её. Побеждает та сторона, которая указала наименьшую цену в своем предложении;
- Урегулирование спора в претензионном порядке. Одна из сторон спора вправе направить другой претензию, требование, заявление. В ходе стороны корпоративного договора могут прийти к консенсусу;
- Привлечение в совет директоров независимых руководителей происходит, чтобы обеспечить дополнительную экспертизу и контроль исполнительного менеджмента, при этом они защищают интересы акционеров/участников общества в долгосрочной перспективе;
- Опцион: одна из сторон наделяется правом направить безответную оферту о выкупе части у другой, по условиям которой при возникновении тупиковой ситуации участник может беспрепятственно купить долю у другого.
Распоряжение акциями:
- Ограничение на отчуждение и (или) обременение.
Финансирование компании:
- Порядок оценки стоимости акций (процесс определения реальной рыночной стоимости выпускаемых ценных бумаг);
- Арбитражная оговорка (это положение в договоре, которое обязывает стороны разрешать корпоративные споры в третейском (арбитражном) суде).
Порядок распределения дивидендов:
- Положение о запрете недобросовестной конкуренции.
Положение о конфиденциальности:
- какая информация о деятельности компании не может быть разглашена;
- ответственность за ее разглашение.
Этап 3. Разбираемся в ограничениях
Стоит помнить о том, что заключение корпоративного закона ограничено рамками закона, который устанавливает императивные требования, а именно:
- Письменная форма;
- Существенные условия (к примеру, предмет корпоративного соглашения; условия осуществлении корпоративных прав; действия, связанные с деятельностью общества, его ликвидацией и реорганизацией и т. д.);
- Уведомление общества о факте заключения договора;
Корпоративным договором невозможно урегулировать:
- обязательство участников голосовать в соответствии с указаниями органов ЮЛ;
- структура органов ЮЛ;
- компетенция органов ЮЛ;
- условия и порядок выплаты действительной стоимости доли выбывающему участнику.
Обязательства по договору
Пока действует корпоративный договор, стороны должны добросовестно исполнять взятые на себя обязательства. Практика показывает обратное: зачастую бизнес-партнеры ими пренебрегают, чтобы получить бо́льшую выгоду. Чтобы избежать негативных последствий, нужно заранее разрабатывать и устанавливать меры ответственности за нарушение обязательств.
К мерам гражданско-правовой ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение можно отнести:
- возмещение убытков;
- взыскание неустойки;
- выплата компенсации.
Возмещение убытков — не самая эффективная мера ответственности, так как не способна восстановить нарушенные права добросовестного участника. Потому что определить и доказать размер убытков очень сложно: неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по корпоративному договору не выражено в денежном эквиваленте.
Неустойка — это денежная сумма, определенная законом или договором на случай, если обязательства одной из сторон будут исполнены ненадлежащим образом либо не исполнены вовсе.
Она имеет ряд плюсов:
- необходимо доказать только факт нарушения обязательств корпоративного договора;
- не нужно доказывать обоснованность убытков и их размер;
- не нужно доказывать причинно-следственную связь между неисполнением или ненадлежащим исполнением и возникновением убытков.
Однако все эти положительные стороны перекрываются одним недостатком: суд вправе уменьшить размер неустойки.
Сумма компенсации не может быть уменьшена по усмотрению суда в отличие от неустойки, следовательно, это действенный механизм восстановления нарушенных прав. Компенсация должна быть оговорена заранее (не только возможность её применения, но и размер).
Таким образом, при правильном составлении корпоративного договора и учете всех нюансов можно минимизировать риски. Верно составленный договор обеспечивает и поддерживает стабильность и конкурентоспособность компании, а также повышает экономическую деятельность общества.
Фото на обложке: Shutterstock / Amnaj Khetsamtip
