Мысль о том, что в отчетах и презентациях можно использовать небрежные (а порой ужасные) диаграммы довольно заманчива. Вашему боссу наплевать на такие мелочи, как оформление диаграмм, правда? А всё, что Excel предлагает по умолчанию, волне сойдёт… ведь так?
Не совсем так. Мы представляем данные для того, чтобы стимулировать действие, чтобы убедить босса инвестировать в рекламу, выделить Вам дополнительную дольку бюджета или утвердить стратегию, предложенную Вашей командой. Независимо от цели использования, данные должны быть убедительными, а если их оформление оставляет желать лучшего, то их содержание может потеряться.
Чтобы данные были максимально убедительными, следует поработать над их оформлением в Excel. Говоря об оформлении, мы не подразумеваем значительных радикальных изменений. Ниже приведены некоторые простые приёмы, как сделать диаграммы в Excel более убедительными, лёгкими для восприятия и красивыми.
Замечание: Я использую Excel для Mac 2011. В других версиях Excel или в других операционных системах техника выполнения показанных приёмов может отличаться.
Содержание
- Хитрости и приемы оформления диаграмм в Microsoft Excel
- 1. Выбирайте подходящий тип диаграммы
- 2. Сортируйте данные для гистограммы, чтобы сделать их понятнее
- 3. Сокращайте подписи оси Y
- 4. Удаляйте фоновые линии
- 5. Удаляйте стандартные отступы перед графиком
- 6. Удаляйте лишнее форматирование
- 7. Избегайте 3-D эффектов
- 8. Удаляйте легенду, если в ней нет необходимости
- 9. Используйте персональные цвета
- 10. Добавляйте область затенения к линейной диаграмме
Хитрости и приемы оформления диаграмм в Microsoft Excel
1. Выбирайте подходящий тип диаграммы
Прежде чем начать настраивать элементы оформления, нужно выбрать оптимальный формат диаграммы для отображения имеющихся данных. Гистограмма, круговая, линейчатая диаграмма – каждая рассказывает свою историю об одних и тех же данных. Выберите самый подходящий вариант, чтобы правильно передать информацию.
Гистограммы и круговые диаграммы отлично подходят для сравнения категорий. Круговые обычно используют для сравнения частей одного целого, гистограммы же подходят для сравнения практически любых данных… а значит в большинстве случаев лучше использовать гистограмму. Гистограммы легче читать, и они лучше показывают незначительную разницу между категориями, поэтому они всегда становятся хорошим решением. Круговые диаграммы лучше всего использовать, когда одна из категорий значительно больше остальных.
Хотите увидеть разницу? Вот пример одинаковых наборов данных, показанных в виде круговой диаграммы и в виде гистограммы:
Линейчатые диаграммы (напоминают гистограмму, повёрнутую горизонтально) хорошо показывают изменение тренда с течением времени. В заданный период времени можно отслеживать несколько значений, но ключом к пониманию линейчатой диаграммы остаётся именно временная составляющая.
Чтобы превратить имеющийся набор данных в одну из таких диаграмм в Excel, выделите нужные данные, затем в меню откройте раздел Диаграммы (Charts). В Windows: Вставка (Insert) > Диаграммы (Charts). Далее выберите тип диаграммы, наилучшим образом подходящий для имеющегося набора данных
2. Сортируйте данные для гистограммы, чтобы сделать их понятнее
Если для визуализации данных выбрана гистограмма, то этот приём может существенно повлиять на результат. Чаще всего мы встречаем вот такие гистограммы:
Они хаотичны! Нужно потратить драгоценное время, чтобы понять, какие данные выпадают из общей картины. Вместо этого нужно было просто упорядочить значения от больших к меньшим. Вот как это должно выглядеть:
В случае с линейчатой диаграммой расположите большие значения сверху. Если это гистограмма, то пусть значения уменьшаются слева направо. Почему? Потому что в этом направлении мы читаем на русском языке (как и на большинстве европейских). Если диаграмма предназначена для аудитории, читающей в обратном направлении – измените порядок представления данных на графике.
Чтобы изменить порядок представления данных на графике, нужно отсортировать их от больших к меньшим. В меню Данные (Data) нажмите Сортировка (Sort) и выберите режим, который требуется.
3. Сокращайте подписи оси Y
Длинные подписи на оси Y, как и большие числа, занимают много места и порой могут сбивать с толку. Например, как на диаграмме, показанной ниже:
Чтобы сделать их компактнее, кликните правой кнопкой по одной из подписей на оси Y и в появившемся меню выберите Формат оси (Format Axis). В открывшемся меню перейдите в раздел Число (Number) и в списке Категория (Category) выберите Дополнительный (Custom). Уберите галочку Связь с источником (Linked to Source), если она есть, иначе вариант Дополнительный (Custom) будет недоступен.
Введите код формата $0,, m (как показано на рисунке ниже) и нажмите ОК.
В результате диаграмма станет выглядеть значительно аккуратнее:
4. Удаляйте фоновые линии
График позволяет выполнить грубое сравнение данных, не вдаваясь в детали. Никто не обращается к диаграмме с целью увидеть точную разницу между точками – всем нужна общая картина, основные тренды.
Чтобы помочь людям сфокусировать внимание на этих трендах, удалите фоновые линии из диаграммы. Эти линии совершенно бесполезны и сбивают с толку. Удалите их, дайте людям сфокусироваться на действительно важном.
Чтобы удалить фоновые линии, нажмите Макет диаграммы (Chart Layout) > Линии сетки (Gridlines) и выберите Нет линий сетки (No Gridlines) для вертикальных и горизонтальных линий.
5. Удаляйте стандартные отступы перед графиком
Если не удалить их вручную, Excel автоматически добавит отступы перед первой точкой данных и после последней точки, как это видно на рисунке внизу слева. На рисунке справа график выглядит гораздо лучше без этих отступов:
Чтобы удалить отступы, выделите горизонтальную ось, откройте меню Формат оси (Format Axis), в разделе Параметры оси (Axis Options) измените параметр Положение оси (Position Axis) на Совпадает с делениями (On Tick Marks).
6. Удаляйте лишнее форматирование
Стандартные диаграммы Excel как правило идут с настроенными стилями – но эти стили часто мешают воспринимать информацию. Тени? Контуры? Повороты? Избавьтесь от всего этого! Они не добавляют диаграмме информативности.
Чтобы исправить настройки оформления в Excel кликните правой кнопкой мыши по графику и выберите Формат области построения (Format Chart Area). Удалите все лишние эффекты.
7. Избегайте 3-D эффектов
Этот совет логически следует из предыдущего, но я хочу выделить его в отдельный пункт, поскольку 3-D эффектами слишком часто злоупотребляют.
Стараясь сделать так, чтобы данные выглядели очень круто, люди часто выбирают гистограммы, линейчатые и круговые диаграммы с 3-D эффектами. В результате воспринимать такую информацию становится тяжелее. Наклон графика даёт читателю искажённое представление о данных. Так как основная цель диаграмм – рассказать читателю подробную историю, то не хотелось бы ослаблять аргументы плохим дизайнерским решением. Посмотрите, как по-разному выглядит одна и та же круговая диаграмма в 2-D и в 3-D:
Если оценить площадь, которую фактически занимает каждая секция на экране, то становится понятно, почему так легко неправильно понять 3-D диаграмму:
Чтобы удалить 3-D эффекты с элемента графика, выделите этот элемент, затем в разделе Формат объёмной фигуры (3D Format) установите для параметров Рельеф сверху (Top) и Рельеф снизу (Bottom) значение Без рельефа (None).
8. Удаляйте легенду, если в ней нет необходимости
Легенда дает информацию, которую, как правило, и без нее легко понять из графика. Использование легенды приобретает смысл, когда на диаграмме показано очень много категорий по оси Х или очень много точек данных для каждой категории. Но если на графике сравниваются несколько точек, то легенда становится бесполезной. В таком случае удаляем легенду, долго не раздумывая.
Чтобы удалить легенду в Excel, нужно выделить её и нажать Delete на клавиатуре.
9. Используйте персональные цвета
Цвета, предлагаемые в Excel, довольно блеклые. Простейший способ исправить это – использовать свои фирменные цвета. Благодаря этому, диаграмма станет выглядеть гораздо приятнее и аккуратнее.
Чтобы использовать правильные цвета, нужно воспользоваться HEX-кодами этих цветов. При помощи конвертера переведите цвет из кодировки HEX в RGB. В Excel дважды кликните по элементу графика, цвет которого нужно изменить. В меню Формат ряда данных (Format data series) в разделе Заливка (Fill) выберите Сплошная заливка (Color) > Другие цвета (More Colors).
В появившемся окне нажмите вторую слева иконку со слайдерами. Видите выпадающий список? Выберите в нём RGB и впишите полученные недавно цифровые коды. Вуаля! Отличные фирменные цвета и шикарный график!
10. Добавляйте область затенения к линейной диаграмме
Видели когда-нибудь линейную диаграмму с областью затенения под линией графика? Этот прием сделает Вашу линейную диаграмму заметнее среди остальных.
Чтобы получить такую затенённую область, нужно перехитрить Excel, добавив ещё один ряд данных. Для этого вернитесь к таблице Excel, которую использовали для построения графика, и выделите точки данных, отложенные по оси Y (в нашем случае это суммы в долларах). Скопируйте их в строку ниже так, чтобы получилось два одинаковых ряда данных.
Далее, выделите значения этих двух одинаковых рядов данных, исключив подписи. На рисунке ниже этот диапазон очерчен синей рамкой.
Поверх первоначальной линии на графике появится линия другого цвета (в нашем случае – красного). Выделите эту линию щелчком мыши, затем кликните по ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Изменить тип диаграммы для ряда (Change Series Chart Type).
В открывшемся меню выберите первый вариант графика из типа С областями (Area).
Новый график будет выглядеть приблизительно вот так:
Дважды кликните по затенённой области графика (в нашем случае по красной области), появится меню Формат ряда данных (Format Data Series). В разделе Заливка (Fill) выберите Сплошная заливка (Solid fill). В меню Цвет заливки (Fill color) выберите тот же цвет, что установлен для линии графика. Прозрачность можно установить по своему вкусу – заливка, прозрачная на 66% выглядит вполне хорошо.
Затем в разделе Граница (Border color) выберите Сплошная линия (Solid fill). В меню Цвет контура (Fill color) выберите тот же цвет, который установлен для линии графика. Уровень прозрачности границы установите такой же, как и для заливки. Вуаля, смотрим результат!
На этом все. Спасибо за внимание!
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
В CRM собирают много разных данных — графики помогают представить их в максимально удобном виде. Чтобы в CRM от T1 Консалтинг визуализации были понятными и приятными, перед разработкой нового дашборда с диаграммами внутренняя команда дизайнеров проанализировала 20 реальных систем, собрала полезную информацию из Nielsen Norman Group, гайдлайнов и других источников.
В этом материале дизайнеры интерфейсов T1 Консалтинг Олег Бурцев, Елизавета Горлова и Арина Шулева рассказывают и показывают:
— Как правильно использовать разные типы диаграмм.
— Как собрать цветовую палитру.
— Как сделать собственную универсальную сетку.
— Как еще улучшить взаимодействие пользователя с продуктом.
— Как в результате выглядит дашборд с графиками и диаграммами в T1 CRM.
Руководство по использованию диаграмм
1. Круговая диаграмма (Pie chart)
Круговые диаграммы используют, пожалуй, чаще всего. С помощью них можно показать части целого в процентах, где сумма сегментов равна 100%.
Рекомендации:
- Не используйте больше пяти сегментов, иначе они будут слишком тонкими, чтобы их можно было сравнить.
- Делайте сноски у каждого сегмента, чтобы пользователь мог быстро получать информацию.
- Тонкие кольцевые диаграммы считываются хуже.
- Расположите сегменты по убыванию их размера для удобного сравнения, чтобы подчеркнуть иерархию.
- Используйте контрастные цвета вместо тонов одного цвета.
2. Линейная диаграмма (Line chart)
Линейные графики используют, чтобы показать динамику изменений за определенный период времени.
Рекомендации:
- Не используйте больше 5—7 линий.
- Выбирайте разные стили линий для выделения, сравнения и подчеркивания иерархии.
3. Диаграмма с областями (Area chart)
Существует три типа диаграмм с областями: с одной областью (single area charts), наложением (overlapping area charts) и накоплением (stacked area charts).
- Диаграммы с наложением используют для сравнения значения между группами.
- Диаграммы с накоплением подойдут, когда нужно увидеть суммарную величину и понять, как она распределяется по группам. Сравнение высоты сегментов позволит увидеть, как соотносятся подгруппы по вкладу в общий результат.
Рекомендации:
- Не используйте диаграммы с областями, если хотите показать больше 3—4 категорий. Лучше вместо них выбирать линейные графики.
4. Столбчатая диаграмма (Bar and column charts)
Столбчатые диаграммы (bar and column charts) используют для сравнения значений или отображения разницы в течение периода времени.
Отличие column chart от bar chart: в первом вертикальные столбцы, во втором — горизонтальные.
Столбчатые диаграммы делятся на три типа: одинарные (single bar charts), с группировкой (clustered bar charts) и с накоплением (stacked bar charts)
- Столбчатые одинарные диаграммы используют для отображения величины и соотношения данных.
- Диаграммы с группировкой подойдут для сравнения значения между группами.
- Диаграммы с накоплением покажут отношение части каждой категории к целому.
Рекомендации:
- Всегда начинайте ось Y с 0, чтобы правильно отображать значения на графике.
- Если есть длинные подписи, располагайте графики горизонтально.
- Используйте контрастные цвета для столбчатых диаграмм с накоплением.
- Располагайте по порядку ряды данных (только не делайте так, если ваш график включает в себя даты).
- Оставляйте между столбцами одной группы небольшое расстояние: это облегчит восприятие диаграммы.
- Добавляйте значения над столбцами, когда это возможно. Если подписи не могут уместиться на графике с большим количеством столбцов, скрывайте значения в тултип. Тогда данные будут появляться при наведении на график.
5. Воронкообразная диаграмма (Funnel chart)
Воронкообразная диаграмма — тип диаграммы, который полезен, чтобы показать последовательный отсев пользователей на каждом новом этапе бизнес-процесса. Например, при прохождении по воронке продаж.
Рекомендации:
- Используйте такой тип диаграммы, если у вас есть не менее четырех этапов.
- Чтобы лучше визуализировать данные в воронкообразной диаграмме, используйте столбчатую диаграмму с выравниванием по левой стороне. Ведь человеку проще сравнивать этапы, если они начинаются в одной точке. Тем не менее, эту воронку иногда трудно «продать», поскольку она может показаться «менее привлекательной».
- Если хотите придерживаться формы «воронки», сделайте высоту каждого этапа пропорциональной значению, избегая эффекта равного треугольника.
6. Каскадная диаграмма (Waterfall chart)
Каскадная диаграмма показывает влияние положительных и отрицательных величин на начальное значение. Начальное и конечное значения отображаются в виде целого столбца, промежуточные значения представляют собой “плавающие” столбцы.
Рекомендации:
- Обозначайте цветом положительную и отрицательную динамику.
7. Пузырьковая диаграмма (Bubble chart)
Пузырьковую диаграмму в основном используют для отображения и демонстрации взаимосвязей между числовыми переменными.
Рекомендации:
- Используйте тултип, чтобы показать, как разные размеры пузырьков соответствуют значениям переменной.
- Ограничивайте возможное количество пузырьков для построения.
8. Диаграмма Ганта (Gantt chart)
Диаграмму Ганта используют для планирования и управления проектами. Это горизонтальная столбчатая диаграмма, где одна ось отображает временную шкалу, а другая — список задач. Сами задачи представлены столбцами, их расположение на графике и длина показывают начало, продолжительность и окончание задачи.
Рекомендации:
- Цвета можно использовать для разделения задач на группы.
- Чтобы показать степень завершенности задачи, столбец можно частично заполнить, заштриховать или использовать другой цвет.
- Показать, какие задачи зависят друг от друга, помогут соединительные стрелки.
- Используйте проходящую через диаграмму вертикальную линию для выделения текущей даты.
Выбор цветовой палитры
Цвет — хороший инструмент для усиления смысла и ясности отображения данных, но только если понимаем, как он работает и как избежать проблем из-за неправильного использования.
При проработке цветовой палитры мы выделили следующие моменты:
- Чтобы объекты в таблице или на графике были хорошо видны, используйте цвет фона, который контрастирует с объектом.
- Используйте мягкие естественные цвета для большей части информации.
- Убедитесь, что палитры доступны для людей с ограниченными возможностями зрения, и следите, чтобы яркость цветов значительно различалась. Можно использовать другие методы акцентирования данных, например, высококонтрастное затенение, форму или текстуру.
- Не забывайте сравнивать цвета друг с другом, они должны выглядеть гармонично.
- Палитры-градиенты подходят не для всех типов графиков. Пользователь должен без затруднений различать цвета и сопоставлять с легендой.
В нашей дизайн-системе семь базовых цветов — Blue, Cyan, Green, Yellow, Orange, Red, Purple, а также два варианта серого (Grey), каждый из которых имеет 20 градаций. Исходя из рекомендаций и существующей палитры, мы подобрали наиболее подходящие цвета для графиков:
Создание сетки
Чтобы можно было использовать сетку в дизайне разных графиков, она должна быть универсальной:
- Масштабироваться по высоте и ширине, так как нужна реализация под блоки разных размеров.
- Подстраиваться под выбранное количество значений по осям, не сбивая размер самой сетки.
- Быть максимально кастомизируемой, иметь возможность добавления и удаления осей, а также изменения стиля линий сетки с пунктирного на сплошной.
Мы рассмотрели различные открытые дизайн-системы, однако не смогли найти ничего нужного под наши требования. Поэтому решили собрать свои компоненты на основе существующих решений.
Инструкция для сбора адаптивной сетки
Основные составляющие сетки — линии по оси X и Y. Для них сделаем отдельные компоненты, чтобы через Variants была возможность выбора их количества (и количества координат по осям) и стиля (прямые или пунктирные), а с помощью Auto Layout зададим автоматические отступы, чтобы сетка могла подстраиваться под любой размер родительского блока.
После этого мы можем объединить их в один фрейм и организовать компонент базовой сетки. Зададим через Variants отображение нужных осей, а также обводки.
Кажется, что почти готово, но не хватает важных деталей. Во-первых, отобразим координаты по осям X и Y. Здесь мы должны учесть все возможные расположения осей (их четыре: слева, снизу, справа и сверху) и количество линий, которые нужно обозначить.
Во-вторых, нужно добавить возможность отображения подписи каждой шкалы. Этот шаг мы делаем совместно с финальным сбором всех компонентов в единое целое. Используем горизонтальный Auto Layout, чтобы задать все возможные варианты отображения сетки, сохраняя при этом размер (их получилось целых 64!).
Теперь мы можем использовать компонент на макетах под любой график и любые размеры, указывая в нём нужные оси и значения, а во-внутренних компонентах — регулировать количество линий и их стиль.
Улучшение взаимодействия
Здесь мы собрали рекомендации, которые можно применить к нескольким типам диаграмм.
Взаимодействие с диаграммой
- Сделайте легенды такими, чтобы их можно было “выключать” по необходимости. Легенды с чек-боксами – отличный вариант. Пользователю понятно, что на них можно нажимать, в отличие от обычных круглых маркеров. Когда категория одна, легенду с чек-боксом можно не делать (так как нет смысла “выключать” одну категорию) — заменяйте её на обычный маркер.
- Добавляйте состояние при наведении, чтобы пользователю было легче фокусировать своё внимание и получать необходимую информацию.
- Показывайте детальную информацию с помощью тултипа. Мы не всегда можем отображать все значения на графиках, поэтому убирайте их в тултипы.
Подписи
Когда надо вместить в график большое количество значений на осях, возникает проблема их расположения.
- Заранее продумайте логику: когда данных станет слишком много, как будут вести себя подписи на осях (какой они будут длины, сколько символов показывать, есть ли возможность сокращать их количество или скрывать за многоточием?)
- Уменьшайте количество значений. Пользователю необязательно все время видеть все данные — ему достаточно ориентироваться на графике, а дополнительную информацию он сможет получить при наведении на интересующую область.
-
Если вам нельзя уменьшать количество значений по оси Х (иногда такое бывает), подумайте о том, чтобы расположить график на всю ширину экрана. В крайнем случае можно сделать горизонтальный скролл. Это не самая удобная вещь, но иногда – единственный выход.
-
Располагайте подписи горизонтально, а не вертикально, и не наклоняйте их.
- Значения на осях должны быть понятны — рекомендуем к числовым данным добавлять уточняющие подписи: они могут быть как в самих значениях, так и стоять сверху или сбоку оси.
Еще несколько полезных советов:
- Уменьшайте количество линий сетки или вообще убирайте их — большое количество ухудшает восприятие.
-
Избегайте стиль графиков в перспективе (3D). Такие графики тяжелее считывать.
-
Подумайте о следующих шагах (актуально для графиков на дашборде):
— Переход в полноэкранную версию, где пользователь сможет посмотреть детальные данные графика (например, можно сделать кнопку или ссылку);
— Дополнительные функции (например, поделиться графиком или экспортировать его).
Вот что у нас получилось
Теперь мы можем применять получившиеся графики и их сочетания в организации дашбордов для разных ролей пользователей (как правильно скомпоновать диаграммы — тема отдельной статьи). А пока вот один из вариантов, как выглядит интерфейс CRM от T1 с графиками, созданными с учетом представленных в статье советов.
В этой статье собрали некоторые необычные диаграммы Excel со ссылками на краткие инструкции по их построению.
Диаграмма по мотивам Wall Street Journal
Какое-то время назад для того, чтобы показать неограниченность рисования в Excel, делал ряд статей, а файлы Excel к ним не прикладывал. Решил, что пора «рассекретить» хитрые диаграммы. Встретил диаграмму, созданную дизайнерами Wall Street Journal. И тут же ее воспроизвел в Excel.
Диаграмма темпов роста в Excel
Как в Excel создать диаграмму с динамикой темпов роста, где изменения показателей показаны стрелками? Все просто — рисуем столбцы и добавляем к ним полосы повышения и понижения. Плюс рисуем графики с накоплением — первый для роста, второй график — уровень подписи.
Диаграмма сравнения роста показателей
Как в Excel показать сравнить рост двух различных показателей? Можно «просто» сравнить данные. Правда, если они не сопоставимы, то особо ничего не увидишь. Но есть еще один способ, пожалуй, самый наглядный: методом базисной подстановки, который любит The Economist.
Диаграмма ABC-анализа
Про ABС-анализ слышали, наверное, все. Методику анализа приводить не буду. Привожу решение с визуализацией по мотивам журнала The Economist.
График структуры и перехода
Какое-то время назад в журнале The Economist увидел диаграмму с переходами по структуре от периода к периоду и сделал её в Excel. А недавно и для проекта в Power BI вместе с ABC-анализом. Файл Excel прикладываю для изучения.
Диаграмма с горизонтальной «зеброй»
Как построить в Excel диаграмму журнального качества с зеброй вместо горизонтальных линий? Есть несколько способов, с одним из которых можно ознакомиться благодаря приложенному файлу. Диаграмма построена по мотивам Wall Street Journal.
Диаграмма по мотивам The Economist
Обнаружил в журнале The Economist за октябрь 2014 года интересную гистограмму с меткой на столбцах. Тут же ее воспроизвел в Excel — вроде все получилось, кроме шрифтов.
Линейчатая диаграмма с эффектами
На этот раз напишу о простой линейчатой диаграмме. Простой по содержанию, но необычной по оформлению. Весь секрет — пользоваться вспомогательными осями и разными типами диаграмм в одном пространстве.
Диаграмма в виде колб
Как-то давно я делал отчет с инфографикой. Первая колба — год, наполнение — сколько дней в году прошло. Следующие колбы — это контрольные показатели. 100% — план за год, наполнение — как выполнен факт. Смотрим, сколько прошло времени и как мы сработали.
Спарклайны и микрографики
Как мы делаем отчеты? В виде здоровых (и нездоровых, кстати, тоже) таблиц. Что из них понятно людям, имеющим малый опыт работы с большими объемами данных? Ничего. Далее рассмотрен пример, как показать структуру продаж за месяц и за год, и тут же показать динамику по месяцам и годам.
Полоса прокрутки в Excel
Напоследок предлагаем способ, как показать все диаграммы отчета, используя полосы прокрутки в Excel.
10 простых советов,
как сделать диаграммы Excel превосходными
1. Удалите «шумы» с фона графики
Когда вы представляете данные, очень важно, говоря техническим языком, «уменьшить шум и выделить несущий сигнал». Начнем с негативного отношения к сеткам в таблицах. Даже в прекрасных презентациях, где поначалу на них не обращаешь внимания, со временем они начинают раздражать. И это основная проблема шума: он отвлекает от действительно важного.
От сетки на графике избавиться элементарно. Если необходимо применить формат к чему-либо в Excel (на диаграмме или в таблице), то просто выделите это и нажмите кнопки Ctrl+1 (для Mac: Command+1) – откроется диалоговое окно форматирования выбранных объектов.
В нашем случае щёлкаете одну из линий сетки на диаграмме (любую, но верхняя выделит всю область графика) и открываете диалоговое окно форматирования. Дальше выбираемЦвет линии > Нет линий (для Mac: Линия > Сплошная > Цвет: Без линии ).
До:
2. Переместите легенду
По неизвестной причине Excel по умолчанию размещает легенду справа от графика (легенда – пояснительная информация к графику). В большинстве случаев это жутко неудобно. Предпочтительно размещать легенду над или под графиком. Чаще её логичнее оставить сверху, но если информации много или это круговая диаграмма, то опускаем легенду вниз.
Для этого вызываем окошко с настройками форматирования (вы уже должны знать как!) и выбираем нужную позицию в пункте Параметры легенды, у Mac соответственно Размещение > нужный пункт.
Не снимая выделения с легенды, сразу увеличиваем размер шрифта до 12. Выделять сам текст не надо, достаточно выделенного прямоугольника. Оцените сами, что лучше смотрится…
Неудобный вариант:
3. Удалите легенду с единственным рядом
Если на графике отражён только один показатель, нет смысла сохранять легенду, которую Excel вставляет автоматически. Достаточно включить название показателя в заголовок.
4. Добавьте описание в название диаграммы
Распространённая ошибка, встречающаяся на диаграммах маркетологов – отсутствие понятного названия. Пока вы единственный, кто сводит данные вместе, всё, что вы пытаетесь показать, совершенно понятно. Но для остальных это не так очевидно.
Например, для диаграммы приведённой ниже, было бы малоинформативно написать в заголовке только лишь «Показы»:
Чтобы добавить название к выделенному графику выберите Работа с диаграммами > Макет > Название диаграммы > нужный пункт. Для Mac соответственно: Диаграммы > Макет диаграммы > Название диаграммы > нужный пункт. Обычно разумнее выбрать Над диаграммой (Mac: Название над диаграммой).
5. Отсортируйте данные перед созданием диаграмм
Считаем данный пункт достойным особого внимания. Диаграммы, которые создаются из несортированных данных, гораздо труднее читать и интерпретировать.
При показе чего-либо последовательного, такого как количество посещений по дням в течение месяца, или помесячных доходов за год, наиболее логично располагать данные в хронологическом порядке. В отсутствие преобладающего параметра сортировки, принимаем, что данные следует упорядочить по значению.
Взгляните на диаграмму ниже. Согласитесь, что для сортировки доходов по категориям придётся бегать глазами взад вперёд.
А вот на следующей диаграмме провести сортировку и интерпретацию гораздо легче, так как это уже фактически сделано за вас.
Еще одно преимущество форматирования данных как таблицы перед созданием диаграммы это – возможность сортировки, встроенная в фильтры, добавляемые в заголовок каждого столбца. После сортировки данных, диаграмма обновляется автоматически.
6. Не заставляйте людей наклонять голову
Видели ли вы диаграммы подобные этой?
Работать с такими данными тяжело, и велик риск ошибки. Если имеются длинные подписи, растяните диаграмму так, чтобы метки могли отобразиться горизонтально. А лучше вместо столбчатой диаграммы используйте линейчатую, например, такую:
Совет: Если вы хотите разместить на линейчатой диаграмме наибольшие величины вверху, расположите данные соответствующего столбца (в данном случае столбец Показы) в порядке возрастания.
Такой порядок кажется нелогичным, но если этого не сделать, то в верхней части окажутся наименьшие значения. А люди, разумеется, читают таблицы сверху вниз, поэтому предпочтительно располагать важные данные сверху.
7. Приведите в порядок оси
Диаграмма ниже это – сплошной кошмар. В ней присутствует все «неправильности», которые наиболее заметны в осях графиков.
Перед тем как приступим к действиям с ними, уберём линии сетки и легенду. Потом сосредоточимся на пяти распространённых ошибках, встречающихся на осях диаграмм.
Отсутствуют разделители групп разрядов
Если в данных присутствуют числа больше чем 999, необходимо включить разделитель групп разрядов. Лучше всего отформатировать данные прямо в таблице. После этого диаграмма обновится автоматически. В противном случае необходимо снять флажок Связь с источником в окне настроек Формат оси.
Для включения разделителя групп выделите столбец с данными и нажмите кнопку 000 в группе Число. Появится разделитель, и Excel по умолчанию добавит два знака после запятой.
Или же можно открыть диалоговое окно форматирования, нажав стрелочку справа внизу у группы Число.
Загромождённость осей
Вертикальная ось на верхней диаграмме загромождена лишними подписями. Для исправления этого выделите ось и вызовите диалоговое окно. В Параметрах осиустановите переключатель цена основных делений на фиксированный (для Mac_: Формат осей > Масштаб > цена основных делений_). На нижней диаграмме этот параметр изменён с 20 000 на 40 000.
Если нужно более детальное разбиение, подберите шаг любым удобным способом.
Ненужные десятичные знаки
Никогда не включайте десятичные дроби, если все числа – целые (иными словами отсутствуют дробные части). Наиболее часто такое можно увидеть при использовании формата _Денежный, _где встречаются подобные подписи: $20 000.00, $30 000.00, и т.д. Это совершенно бесполезно и только мешает.
Десятичные дроби вместо процентов
Если на оси показаны проценты, форматируйте данные как проценты, не выводите их десятичными дробями. Чем меньше времени придётся тратить на интерпретацию данных, тем более привлекательной будет графика. И даже с процентами не забывайте убрать ненужные дроби. Иначе говоря, не делайте так: 10,00%, 20,00%… Преобразуйте к такому виду: 10%, 20%…
Жуткое форматирование ноля
Последнее неудобство – вывод дефиса вместо 0 в начале вертикальной оси. Это очень распространено. В Интернете можно найти, как работать с пользовательским числовым форматом. Там рассматриваются некоторые любопытные настройки, например, возможность добавлять текст к форматированию с сохранением числовых значений ячейки.
В данном случае нам достаточно изменить формат для 0. Для этого выделяем столбец, из которого берутся данные, потом вызываем диалоговое окно и на вкладке Число, в пункте(все форматы) находим строку «своего», в ней заменяем дефис на 0.
В качестве финального штриха изменяем название диаграммы, смотрим на окончательный результат:
8. Попробуйте разные Темы
Excel предоставляет внушительный выбор по форматированию диаграмм. Но большинство пользователей никогда не уходят от Темы по умолчанию.
В версии 2010 для PC предоставлено 53 темы, и 57 представлено в версии 2011 для Mac. В каждой теме свои настройки стилей диаграмм — по 48 вариантов. Итого 2 544 сочетания в 2010 и 2 736 в 2011. (Это просто праздник какой-то!)
Чтобы переключить тему отправляемся Разметка страницы > Темы > Темы (для Mac:Главная > Темы) и выбираем нужное из выпадающего списка.
Некоторые из тем немного странноватые, подобно маковской Ареал, придающей текстуру графику.
Вы должны попробовать различные темы, чтобы выбрать наиболее подходящую.
9. Создание диаграмм для компаний
Вас не ограничивают исключительно «родными» 2 500+ вариантами Excel. Если желаете чтобы данные на графиках «соответствовали» фирме, вам нужно создать диаграмму в фирменных же цветах и сохранить её как шаблон.
Представим, что мы занимаемся подготовкой маркетинговых материалов для компании «Детский мир», не подумайте, что это реклама. И нам понадобилось для презентации создать круговую диаграмму в цветах бренда. Excel 2010 (PC) позволяет использовать цветовые пространства RGB или HSL, а вот Excel 2011 (Mac) предоставляет RGB, CMYK, или HSB. (Для получения необходимых значений для них можно применить разные методы. Автор использовал для подбора цвета на логотипе вышеупомянутой компании инструментом Пипетка из дополнения Web Developer Toolbar, затем конвертировал шестнадцатеричное значение в RGB).
После того как мы получили необходимые числа для цветов, можно приступить к визуализации наших данных.
На следующем этапе выбираем отдельные сектора, щёлкнув сначала на всём круге, а потом на очередном секторе. Меняем цвета через Главная > Шрифт >Цвет заливки(кнопочка с ведёрком краски) или через диалоговое окно.
Надеемся, к этому моменту у вас есть значения для RGB. Жмём на вышеупомянутое ведёрко, в выпадающем меню выбираем Другие цвета > Спектр > Цветовая модель: RGB(для Mac: Дополнительные цвета > Цветовые бегунки > Модель RGB). Повторяем для каждого сектора.
На выходе получаем нечто подобное:
PC:
Чтобы сохранить данную диаграмму как шаблон, выделяем её и идём Работа с диаграммами > Конструктор > Тип > Сохранить как шаблон.
Для создания диаграммы на основе шаблона ставим маркер активной ячейки внутри подготовленных данных (или выделяем интересующую часть), выбираем Вставка > Диаграммы > Другие > Все типы диаграмм > Шаблоны (для Mac: Диаграммы > Вставить диаграмму > Другие > Шаблоны), жмём на нужный шаблон.
Mac:
Для Mac: ПКМ в любом месте диаграммы, выбираем Сохранить как шаблон. Диаграмма сохранится как .crtx файл в папке шаблонов диаграмм.
10. Сделайте название диаграммы динамическим
Знаете ли вы, что можно сделать название диаграммы обновляющимся, связав его с ячейкой на листе книги? Да, немного похоже на хакерство, но это классный вариант, позволяющий выглядеть в глазах босса/клиента/мамы, практически, гением.
Динамический заголовок лучше всего подходит для регулярно обновляемых данных. Например, для ежедневно добавляемых чисел, которые могут вводиться вручную, или подтягиваться в Excel из базы данных.
Продемонстрируем это на ежедневно обновляемом отчёте по доходу от контекстной рекламы. Шаги, которые необходимо проделать:
Шаг 1:
Убедитесь, что данные в ячейках имеют нужный формат, и также отформатированы как таблица, коя является Excel версией простой базы данных. Причина, по которой следует форматировать данные в таблицу – автоматическое обновление диаграммы при добавлении новых строк или столбцов в первую.
Кроме того, таблица автоматически расширяется на новые данные, если их ввести непосредственно справа от неё, или же сразу под ней.
Шаг 2:
В ячейку, расположенную сразу под 31-ой строкой данных (в расчёте на полный месяц) введём формулу СУММ, в которой укажем весь диапазон суммируемых строк, неважно, что некоторые ячейки – пустые.
Шаг 3:
Если бы мы хотели использовать оба столбца для рядов данных, достаточно было бы щёлкнуть внутри таблицы и применить Вставка > Диаграммы > Гистограмма (для Mac:Диаграммы > Гистограмма).
Но нам надо отобрать только столбец «Доход» с заголовком. Это из-за того, чтобы не включать столбец «Дни» в качестве ряда данных. Выберите стиль диаграммы среди представленных: Работа с диаграммами > Конструктор > Стили диаграмм (для Mac:Диаграммы > Стили диаграмм).
Шаг 4:
Добавьте название, указывающее на промежуточность суммы. Для примера выбрано такое: «Доход от контекстной рекламы за октябрь 2016: ». За подсказками обращайтесь к пункту №4 выше.
Шаг 5:
Поскольку по умолчанию заливка области диаграммы белая, и цвет листа обычно тоже белый (который рекомендется оставить), мы собираемся по-тихому убрать заливку.
Выделяем диаграмму и жмём Ctrl+1/Command+1, далее переключаем Заливка: Нет заливки (для Mac: Заливка > Сплошная > Цвет: Нет заливки). Чтобы трюк сработал как надо – отключите отображение сетки листа, впрочем, это надо делать в любом случае. /Автор намекает на свои личные предпочтения, прим. пер./ Вид > Показать (Mac: Макет > Вид).
Шаг 6:
Выделите ячейку над диаграммой, справа от названия диаграммы. Введите туда ссылку на ячейку с итогом. Для этого вставьте первым знак равенства и затем наберите адрес ячейки С35. Последний можно ввести вручную, или просто щелкнуть в нужном месте. Во время ввода формулы Excel выделит адрес ссылки синим цветом. Отформатируйте ячейку так же, как и название диаграммы.
Шаг 7:
Теперь нам осталось выровнять строку с названием и нашу ячейку, что может потребовать некоторой «эквилибристики». Напоследок убираем легенду, поскольку в данном случае всего один ряд данных, и вуаля – динамический заголовок готов.
Шаг 8:
Теперь при добавлении новых строк данных диаграмма и её название обновляются динамически. Ловко, да?
Понятно, что диаграммы обеспечивают более лёгкое понимание данных, которое получить непосредственно от таблиц намного труднее. Хорошая новость состоит в том, что применяя различные способы, можно за десять минут придать данным более привлекательный вид имеющий большую практическую ценность. Просто нужно один раз разобраться, как это делается.
#Руководства
- 8 июл 2022
-
0
Продолжаем изучать Excel. Как визуализировать информацию так, чтобы она воспринималась проще? Разбираемся на примере таблиц с квартальными продажами.
Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Диаграммы — способ графического отображения информации. В Excel их используют, чтобы визуализировать данные таблицы и показать зависимости между этими данными. При этом пользователь может выбрать, на какой информации сделать акцент, а какую оставить для детализации.
В статье разберёмся:
- для чего подойдёт круговая диаграмма и как её построить;
- как показать данные круговой диаграммы в процентах;
- для чего подойдут линейчатая диаграмма и гистограмма, как их построить и как поменять акценты;
- как форматировать готовую диаграмму — добавить оси, название, дополнительные элементы;
- что делать, если нужно изменить данные диаграммы.
Для примера возьмём отчётность небольшого автосалона, в котором работают три клиентских менеджера. В течение квартала данные их продаж собирали в обычную Excel-таблицу — одну для всех менеджеров.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Нужно проанализировать, какими были продажи автосалона в течение квартала: в каком месяце вышло больше, в каком меньше, кто из менеджеров принёс больше прибыли. Чтобы представить эту информацию наглядно, построим диаграммы.
Для начала сгруппируем данные о продажах менеджеров помесячно и за весь квартал. Чтобы быстрее суммировать стоимость автомобилей, применим функцию СУММЕСЛИ — с ней будет удобнее собрать информацию по каждому менеджеру из общей таблицы.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Построим диаграмму, по которой будет видно, кто из менеджеров принёс больше прибыли автосалону за весь квартал. Для этого выделим столбец с фамилиями менеджеров и последний столбец с итоговыми суммами продаж.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Нажмём вкладку «Вставка» в верхнем меню и выберем пункт «Диаграмма» — появится меню с выбором вида диаграммы.
В нашем случае подойдёт круговая. На ней удобнее показать, какую долю занимает один показатель в общей сумме.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Excel выдаёт диаграмму в виде по умолчанию. На ней продажи менеджеров выделены разными цветами — видно, что в первом квартале больше всех прибыли принёс Шолохов Г., меньше всех — Соколов П.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Одновременно с появлением диаграммы на верхней панели открывается меню «Конструктор». В нём можно преобразовать вид диаграммы, добавить дополнительные элементы (например, подписи и названия), заменить данные, изменить тип диаграммы. Как это сделать — разберёмся в следующих разделах.
Построить круговую диаграмму можно и более коротким путём. Для этого снова выделим столбцы с данными и перейдём на вкладку «Вставка» в меню Excel. Там в области с диаграммами нажмём на кнопку круговой диаграммы и выберем нужный вид.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Получим тот же вид диаграммы, что и в первом варианте.
Покажем на диаграмме, какая доля продаж автосалона пришлась на каждого менеджера. Это можно сделать двумя способами.
Первый способ. Выделяем диаграмму, переходим во вкладку «Конструктор» и нажимаем кнопку «Добавить элемент диаграммы».
В появившемся меню нажимаем «Подписи данных» → «Дополнительные параметры подписи данных».
Справа на экране появляется новое окно «Формат подписей данных». В области «Параметры подписи» выбираем, в каком виде хотим увидеть на диаграмме данные о количестве продаж менеджеров. Для этого отмечаем «доли» и убираем галочку с формата «значение».
Готово — на диаграмме появились процентные значения квартальных продаж менеджеров.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Второй способ. Выделяем диаграмму, переходим во вкладку «Конструктор» и в готовых шаблонах выбираем диаграмму с процентами.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Теперь построим диаграммы, на которых будут видны тенденции квартальных продаж салона — в каком месяце их было больше, а в каком меньше — с разбивкой по менеджерам. Для этого подойдут линейчатая диаграмма и гистограмма.
Для начала построим линейчатую диаграмму. Выделим столбец с фамилиями менеджеров и три столбца с ежемесячными продажами, включая строку «Итого, руб.».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Перейдём во вкладку «Вставка» в верхнем меню, выберем пункты «Диаграмма» → «Линейчатая».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Excel выдаёт диаграмму в виде по умолчанию. На ней все продажи автосалона разбиты по менеджерам. Отдельно можно увидеть итоговое количество продаж всего автосалона. Цветами отмечены месяцы.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Как и на круговой диаграмме, акцент сделан на количестве продаж каждого менеджера — показатели продаж привязаны к главным линиям диаграммы.
Чтобы сделать акцент на месяцах, нужно поменять значения осей. Для этого на вкладке «Конструктор» нажмём кнопку «Строка/столбец».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В таком виде диаграмма работает лучше. На ней видно, что больше всего продаж в автосалоне было в марте, а меньше всего — в феврале. При этом продажи каждого менеджера и итог продаж за месяц можно отследить по цветам.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Построим гистограмму. Снова выделим столбец с фамилиями менеджеров и три столбца с ежемесячными продажами, включая строку «Итого, руб.». На вкладке «Вставка» выберем пункты «Диаграмма» → «Гистограмма».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Либо сделаем это через кнопку «Гистограмма» на панели.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Получаем гистограмму, где акцент сделан на количестве продаж каждого менеджера, а месяцы выделены цветами.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Чтобы сделать акцент на месяцы продаж, снова воспользуемся кнопкой «Строка/столбец» на панели.
Теперь цветами выделены менеджеры, а столбцы гистограммы показывают количество продаж с разбивкой по месяцам.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В следующих разделах рассмотрим, как преобразить общий вид диаграммы и поменять её внутренние данные.
Как мы говорили выше, после построения диаграммы на панели Excel появляется вкладка «Конструктор». Её используют, чтобы привести диаграмму к наиболее удобному для пользователя виду или изменить данные, по которым она строилась.
В целом все кнопки этой вкладки интуитивно понятны. Мы уже применяли их для того, чтобы добавить процентные значения на круговую диаграмму и поменять значения осей линейчатой диаграммы и гистограммы.
Другими кнопками можно изменить стиль или тип диаграммы, заменить данные, добавить дополнительные элементы — названия осей, подписи данных, сетку, линию тренда. Для примера добавим названия диаграммы и её осей и изменим положение легенды.
Чтобы добавить название диаграммы, нажмём на диаграмму и во вкладке «Конструктор» и выберем «Добавить элемент диаграммы». В появившемся окне нажмём «Название диаграммы» и выберем расположение названия.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Затем выделим поле «Название диаграммы» и вместо него введём своё.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — у диаграммы появился заголовок.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В базовом варианте диаграммы фамилии менеджеров — легенда диаграммы — расположены под горизонтальной осью. Перенесём их правее диаграммы — так будет нагляднее. Для этого во вкладке «Конструктор» нажмём «Добавить элемент диаграммы» и выберем пункт «Легенда». В появившемся поле вместо «Снизу» выберем «Справа».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Добавим названия осей. Для этого также во вкладке «Конструктор» нажмём «Добавить элемент диаграммы», затем «Названия осей» — и поочерёдно выберем «Основная горизонтальная» и «Основная вертикальная». Базовые названия осей отобразятся в соответствующих областях.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Теперь выделяем базовые названия осей и переименовываем их. Также можно переместить их так, чтобы они выглядели визуально приятнее, — например, расположить в отдалении от числовых значений и центрировать.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В итоговом виде диаграмма стала более наглядной — без дополнительных объяснений понятно, что на ней изображено.
Чтобы использовать внесённые настройки конструктора в дальнейшем и для других диаграмм, можно сохранить их как шаблон.
Для этого нужно нажать на диаграмму правой кнопкой мыши и выбрать «Сохранить как шаблон». В появившемся окне ввести название шаблона и нажать «Сохранить».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Предположим, что нужно исключить из диаграммы показатели одного из менеджеров. Для этого можно построить другую диаграмму с новыми данными, а можно заменить данные в уже существующей диаграмме.
Выделим построенную диаграмму и перейдём во вкладку «Конструктор». В ней нажмём кнопку «Выбрать данные».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В появившемся окне в поле «Элементы легенды» удалим одного из менеджеров — выделим его фамилию и нажмём значок –. После этого нажмём «ОК».
В этом же окне можно полностью изменить диапазон диаграммы или поменять данные осей выборочно.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — из диаграммы пропали данные по продажам менеджера Тригубова М.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Другие материалы Skillbox Media по Excel
- Инструкция: как в Excel объединить ячейки и данные в них
- Руководство: как сделать ВПР в Excel и перенести данные из одной таблицы в другую
- Инструкция: как закреплять строки и столбцы в Excel
- Руководство по созданию выпадающих списков в Excel — как упростить заполнение таблицы повторяющимися данными
- Четыре способа округлить числа в Excel: детальные инструкции со скриншотами
Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше
