Как составить краткий справочник

Previous

Next

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

Пару слов об этом справочнике

Добро пожаловать в руководство от Inc по справочникам!

Справочник для сотрудников является вторым по важности документ, после налоговой декларации, который вы должны подготовить. В нем вы можете создать главу и написать стихотворение о своей компании. Здесь вы можете рассказать о том, кто вы и чем занимаетесь. (Один справочник, который нам посчастливилось держать в руках, был похож «на своего рода ежегодный корпоративный манифест».) Самое важное то, что ваш справочник рассказывает людям о том, почему они должны работать на вашу компанию, а также детально описывает то, что вы ожидаете получить от своих работников, информируя их, в свою очередь о том, что они могут получить от вас.

Далее мы расскажем вам, почему и как нужно создать справочник, а также как он должен выглядеть (и называться), кто должен его писать, каким он должен быть по объему, что в нем должно содержаться, а также о чем не стоит упоминать в нем. Надеемся, что наша информация будет полезной для вас.

Миссия

Итак, хороший справочник должен, ну…давайте начнем так. Так как цель этого задания заключается в том, чтобы помочь вам написать справочник, который, в идеале, раскрывает миссию компании, тогда давайте расскажем об этой миссии в виде такого провозглашения:

«Миссия справочника заключается в донесении информации о политики компании, а также ее деятельности; заключении явной взаимной договоренности между работником и работодателем без фактического договора; описании и выражении культуры компании; мотивации и заинтересованности сотрудника в его работе; донесении более широкого смысла миссии компании».

И как же передать эту миссию фактическими словами? Лучшие из формулировок соединяют мир идей с реальностью. Они дают больше, чем ощущение того, что компания стремиться сделать – они также говорят, как именно она намерена это воплотить в жизнь. Вот хороший пример руководства, созданного для работников Starbucks Coffee Co., в котором миссия звучит так:

«Сделать Starbucks главным поставщиком лучшего кофе в мире, сохраняя, при этом, свои бескомпромиссные принципы.

Следующие пять принципов помогают нам оценить правильность наших решений:

1. Обеспечение благоприятной рабочей среды и уважительное отношение друг к другу.

2. Применение самых высоких стандартов качества к покупке, обжарке и поставке нашего кофе.

3. Постоянное увеличение количества удовлетворенных клиентов.

4. Положительный вклад в наши сообщества и окружающую среду.

5. Признание того, что прибыльность является важнейшим условием нашего успеха в будущем».

История

Сегодня справочники для сотрудников становятся все более популярными, чем когда-либо. Компании, прежде всего, вынуждены публиковать их хотя бы для того, чтобы избежать судебных исков. Но, как говорит Венди Роудз из консалтинговой фирмы «Hewitt Associates», многие менеджеры принимают решение поместить всю информацию о политиках и практиках компании в один документ для того, чтобы эффективно (и без особых затрат) адаптировать и мотивировать сотрудников, объясняя терминологию компании.

Один неформальный жест растущего интереса к справочникам исходит от компании «Whole Foods Market Inc.», штаб-квартира которой находится в Остине, штат Техас. В 1989 году Inc. опубликовал статью, в которой шла речь о лучших печатных руководствах для сотрудников. Поставщик продуктов получил 500 запросов от других организаций с просьбой предоставить копию справочника, чтобы использовать его в качестве эталона для разработки собственных идей. В свою очередь «Whole Foods» попросила эти компании предоставить их руководства взамен, но, к большому сожалению, они оказались бесполезными, так как они не содержали идей, которые можно было бы позаимствовать.

Но довольно копаться в прошлом. Давайте приступим к вашей истории: когда вы будете работать над своей сагой, постарайтесь выйти за рамки SIC-кода, адреса организации и даты рождения основателя. Постарайтесь оживить рабочее место; внесите краску в повседневную атмосферу. Вот потрясающий пример: компания «Wild Oats Markets Inc.» из Колорадо решила начать свой справочник для персонала с истории под названием «Долгое и необычное путешествие». Здесь ее президент Майк Джиллиленд рассказывает (что похоже на письмо другу), как он со своими партнерами превратили компанию в многомиллионное предприятие.

Интересным остается тот факт, что Джиллиленд не боится откровенно говорить о величайших провалах компании:

«В 1986 году, когда мы думали, что мы несокрушимы, мы открыли магазин натуральных продуктов под названием «The French Market». Это наше предприятие было настоящей катастрофой в течение двух лет для нас. К счастью, маркеты «Stella’s» и «Lolita’s» (первые два магазина компании) были достаточно прибыльными, чтобы удержать нас на плаву».

В своем втором откровении Джиллиленд называет тех, кто владеет акциями «Wild Oats»: «Мы с Либби обладаем по 32,3%. Рэнди (наш друг) – 31,3%. Беннет Бертоли, юрисконсульт компании владеет 3%, и Дэвид Уилкинсон (частный инвестор) – оставшимся 1% акций».

«Хотя мы растем и расширяемся, «Wild Oats остается по-прежнему маминым и папиным магазином. Мы хотели, чтобы люди знали, что он по-прежнему принадлежит трем людям, которые его купили», объясняет он. «Мы понимаем, что нужно более реалистично показывать то, как мы работаем здесь. Мы хорошая компания, но наше руководство не всегда отвечает общепринятым стандартам», говорит Джиллиленд.

Философия

Философия и идентичность неразрывно связаны друг с другом для любой компании. То, как вы определяете себя, и то, во что вы верите должно быть основой для ваших действий. Поэтому ваш справочник является отличным способом рассказать о вашем бизнесе. Вся философия мира ничего не стоит, если основные принципы руководства не подкреплены политикой компании в области HR, что, в свою очередь, должно быть подтверждено практикой.

Не смотря на то, что ваш справочник будет отражать вашу философию, лучшие из компаний предпочитают рассказывать сотрудникам о том, во что они верят. «Справочник помогает увековечить культуру и служит хранителем огня», говорит Джозеф Мансуэто, президент «Morningstar Inc.», чьи сотрудники живут согласно этому кредо.

На первых страницах справочников для сотрудников, созданных лучшими из компаний, сияет во всей красе мощная корпоративная философия. Давайте посмотрим на «Ashton Photo Co.». Компания потратила уйму времени на создание того, что должно быть их философией. Корпоративный справочник содержит сжатые диаграммы, которые демонстрируют социальный контракт между организацией и ее работниками, потому что, как говорит вице-президент Алан Уайт, «мы используем справочник как обычный инструмент для донесения наших ценностей нашим работникам».

Стиль

Существует два «элемента стиля», о которых вы должны быть осведомлены: голос и взгляд. Давайте сначала поговорим о голосе.

Вы хотите рассказать о своей компании так, чтобы это было и по сути, и интересно. А для этого нужно быть многословным и использовать формальный стиль?

Наверное, нет. Хорошие справочники «звучат» приветливо, а авторитетные издания, к тому же, написаны на языке, который очень прост для понимания. На самом деле, «все правила написания хороших писем применимы к справочникам», как говорит Роудз из «Hewitt Associates» потому что их язык должен быть понятен для всех. Используйте короткие предложения, слова, четко и ясно излагайте свою мысль.

Но, конечно, не упускайте из виду «голос» в более широком смысле.

«Я хочу, чтобы справочник звучал как совет от кого-то, кто проработал здесь около 10 лет», говорит Мануэсто. Справочник «Morningstar Inc.» имеет коллегиальный, неофициальный тон, который соответствует культуре компании. Обратите внимание на этот параграф:

«Расслабьтесь! Очень сложно, или даже невозможно, предоставить хороший сервис, если вы пребываете в стрессовом состоянии, поэтому, относитесь к себе хорошо. Найдите способ, чтобы расслабиться и избавиться от напряжения. Принесите игрушки в офис, прогуляйтесь, послушайте любимую музыку, съешьте что-нибудь вкусное или найдите несколько минут, чтобы подышать глубоко».

Сьюзан Винтерс, исполнительный вице-президент компании «Bulbtronics» очень ясно сказала о том, какой тон должна иметь ваша книга: «Вы можете зайти в парк и увидеть там надпись «не бегать – не кушать – не ходить по траве», но вы также хотите знать о том, что можно делать? Читая ваш справочник, сотрудники должны знать, на какую компанию они работаю».

Теперь давайте приступим к внешнему виду. Не только ваша письменная речь должна быть понятной, но и сама книга должна быть удобной для чтения. Вот несколько правил, которых стоит придерживаться:

1. Обратите внимание на визуальный аспект руководства. Добавляйте много графиков и таблиц, делайте списки – все это работает намного лучше, чем «много текста».

2. Сделайте справочник удобным для пользователя, то есть, не забывайте об оглавлениях, вопросах-ответах и ссылках, потому что это помогает двигаться в правильном направлении.

3. Сделайте справочник простым в обращении. Он не должен быть тяжелым. Не используйте очень тонкую бумагу. Используйте листы, через которые не проходит свет.

Наконец, Роудз рекомендует авторам не увлекаться «отношением». «В конце концов, это руководство для потребителя, которое раскрывает политику компании», говорит она, «и если оно должно быть экспонатом, тогда клоунада здесь неуместна».

Что нужно включить

Основным критерием, которым вы должны руководствоваться, является то, о чем сотрудники хотят знать (или что им нужно знать). Роудз называет хороший справочник «событием», потому что работники обращаются к нему тогда, когда что-то происходит в их жизни – болезнь, отпуск или другие инциденты. Итак, вот те важные разделы, которые нужно включить:

Политики в области занятости

Здесь должна быть основная информация о таких вопросах, как равные права в занятости, объявления о вакансиях, рабочее время, зарплата и оплата сверхурочных, обзоры производительности, отпуск и праздники, больничный, прогулы и т.д.

Преимущества

Этот пункт информирует обо всех видах страхования, инвалидности, компенсации, пенсионной программе, возмещении обучения и программах помощи работникам.

Поведение сотрудников

Здесь идет речь о таких темах, как гигиена работников, дресс-код, индивидуальное развитие и т.д.

Есть еще и дополнительные разделы:

Глоссарий

«У всех компаний есть свой лексикон», говорит Алан Уайт из компании «Ashton Photo», которая добавила к своему справочнику словарь, чтобы «люди могли лучше понять язык организации». Например, посмотрите на разницу между значениями late («не завершенное в срок в данном отделе»), delayed («остановка производства из-за ожидания информации от клиента») и on hold («производство приостановлено из-за переучета»).

Диаграмма организации

В справочнике компании «Ashton» также есть то, что в настоящее время является почти клише: график, который демонстрирует организацию компании, на вершине которого находится клиент. Уайт говорит, что в нем также есть и другие диаграммы и таблицы с должностными инструкциями и объяснениями процесса производства, благодаря которым люди могут понять, насколько они вписываются в организацию.

В некоторых руководствах есть имена начальников отделов и карта офисного помещения. В других вы можете найти номера телефонов всех сотрудников.

Что не стоит включать в справочник

Когда вы думаете о том, какая информация должна быть в справочнике, не забывайте и о темах, которые не стоит затрагивать. Вы видите, что лучшие из этих документов не рассказывают обо всем. Вместо этого, они являются руководством к действию, оставляя достаточно места для индивидуального выбора.

Когда Энн Роудс, вице-президент «Southwest Airlines Co.», Даллас, пришла в компанию в 1989 году, корпоративный справочник насчитывал 380 страниц, а в новом проекте – все 450. «Испугавшись», она немедленно выбросила его и взамен издала «Руководство для лидеров». Эта книга, состоявшая из 50 страниц, содержала большое количество материала о политике компании, но еще больший акцент был сделан на кредо компании, в соответствии с которым каждый сотрудник имеет право принимать свое решение. Вместо того чтобы говорить, что работники должны делать в любой ситуации, по словам Роудс, вот что написано в справочнике: «Очень мало решений можно назвать правильными, или неправильными, и нам, как руководителям, важно принимать решения, которые выгодны для бизнеса, и которые имеют смысл в каждой конкретной ситуации».

«Очень важно донести широкие принципы того, как вы хотите, чтобы люди работали, позволяя им применять их в повседневной жизни», говорит Мансуето из «Morningstar»

Процесс

Для каждой компании настает тот час, когда справочник для сотрудников становится особенно важным. Для «Bulbtronics» оно настало тогда, когда штат увеличился до 30 человек и поднялся вопрос о стандартизации политик компании. «Но когда у вас 60, 50 или 40 сотрудников вам лучше работать с тем, в чем нет двусмысленности», говорит Сьюзан Винтерс, вице-президент компании.

Она говорит, что люди всегда задают одни и те же вопросы: «Сколько рабочих часов? Какая политика отпусков? Когда они имеют право на льготы». И, наконец, она поняла, что, всегда есть много мелочей, которые могут не обсуждаться, но она точно не хотела, чтобы люди узнавали важную информацию постфактум.

В настоящее время компания пересматривает свое издание справочника. Оглядываясь назад, Винтерс сделала вывод, что наличие справочника имеет свои плюсы и минусы. «В то время как он позволяет вам быть справедливым и последовательным, вы может потерять некую осторожность. Если вы излагаете вещи в письменной форме, это можно сравнить с тем, что вы теряете человеческий фактор», говорит Винтерс.

Работая над справочником, вы можете также прибегать к помощи экспертов в некоторых ключевых областях (право), но лучше вам, все же, писать его самостоятельно. Давайте рассмотрим опыт «Kingston Technology Corp.», которая в 1992 году возглавила список Inc. 500 как самая быстрорастущая частная компания. Как рассказывает директор по маркетингу Рон Сайд, они поручили написание справочника внешнему специалисту, который, в свою очередь, просто скопировал одноименный документ у «AST Research Inc.».

Сотрудники «Kingston Technology Corp.» просто возненавидели этот справочник. Они выбросили его и взамен написали свой собственный. Послушайте, что говорит Кэрол Рапрект, которая работает с международными продажами: «Владельцы думали, что справочник можно будет растпространять и хранить в ящиках. Они не были готовы к тому, что он может кого-то обидеть. Но он содержал весь тот набор юридических терминов, благодаря которому складывалось впечатление, что компания не доверяет нам, а мы ей».

Поэтому, некоторые сотрудники решили напрямую обратиться к президенту компании: «Спарвочник компании – это первое, что люди получают в «Kingston», когда устраиваются на работу. Они могут подумать, что наша организация действительно так работает». В ответ владелец бизнеса попросил меня и мою сестру (которая работает в отделе маркетинга), переписать справочник.

«Мы потратили много времени на беседы с Джоан и Дэвидом, основателями компании, благодаря чему мы смогли написать простой и понятный справочник для сотрудников. И теперь, если у меня было достаточно времени на создание нового документа, я бы сделала его еще более простым и понятным».

Ценность создания справочника заключается в том, что он собирает воедино все политики компании, объясняя их важность и значение с помощью простых слов.

Официальная часть

«Справочник является наиболее важным документом, который компания может иметь», говорит Нобайль, который написал руковолство по созданию справочника для сотрудников. «Я видел, как некоторые компании приходили с ним в суд, и выигрывали его. Но я также видел, как с помощью «слов на бумаге» сотрудники выходили победителями».

Теперь справочник становится серьезным документом. Прежед всего, организация не может обойти стороной конкретные законы. Здесь должна быть четко изложена политика компании, касающаяся семьи, больничных отпусков, сексуальных домогательств, курения и т.д.

Самым главным правовым аспектом является то, что сам справочник не является договором. «С юридической точки зрения очень важно оставить за собой право на внесение изменений», добавляет Нобайль.

Что же касается судебных исков, как предупреждает Нобайль, они, в большинстве случаев, появляются из-за политик, которые не имеют четкой формулировки. Например, в справочнике может быть отражена политика «для всех сотрудников», как он говорит, в то время как бонусы распространяются только на определенную категорию работников.

Руководство Нобайля также содержит универсальный отказ, который многие компании просят прочитать и подписать:

«Это пособие не является договором. Хотя мы надеемся, что наши трудовые отношения с вами будут долгосрочными, вы или компания может прекратить это сотрудничество в любое время, по любой причине, с или без предупреждения».

Кроме того, многие компании просят сотрудников поставить свою подпись в качестве подтверждения получения справочника и признания заявления, что в нем все может быть изменено.

Справочник не обязательно должен стоить вам много денег. Алан Уайт из «Ashton Photo» считает, что если бы он вместе со своими сотрудниками занимался написанием этого документа, затем отдал бы на проверку адвокату (за несколько сотен долларов), то, с учетом затрат на печать, ему бы все это обошлось в 800 долларов.

Так каким же должен быть справочник по объему? Это только зависит от вас. Например, версия «Whole Foods» насчитывает 104 страницы, а компания «Kingston» сумела все рассказать на 20. Важно сосредоточиться на том, действительно ли это пособие является исчерпывающим. Если в нем рассматриваются ключевые вопросы, которые возникают у сотрудников, и переданы основные убеждения компании, тогда, можно сказать, вы справились со своей задачей.

• в веб-приложении нажмите кнопку «Создать»
  главного меню и выберите тип объекта на боковой панели «Новый объект»;

Веб-приложение
Настольное приложение

План:

9.1. Понятие и виды
архивных путеводителей.

9.2. Структура
путеводителя.

9.1. Понятие и виды архивных путеводителей

Архивный
путеводитель – архивный
справочник, содержащий в систематизированном
виде характеристики или краткие
сведения об архивных фондах, и
предназначенный для ознакомления с их
составом и содержанием.

Путеводитель
– является
обязательным справочно-информационным
изданием архива, дающим общее представление
о составе и содержании его документов
на уровне фондов.

В зависимости от
уровня содержащейся в путеводителе
информации он может быть внутри – и
межархивным. Путеводители охватывают
информацию на уровне Архивного фонда
РФ, от этого путеводители подразделяются:
на путеводитель по фондам архива; краткий
справочник по фондам архива; тематический
путеводитель по фондам архива; путеводитель
по архивам.

Путеводитель
по фондам архива
определяет состав архива на уровне
фонда. Он содержит систематизированный
перечень характеристик архивных фондов,
включающий название, номер, объем фонда,
его крайние даты, историческую справку,
аннотацию, библиографию.

Краткий
справочник по фондам архива
сообщает сведения
об архивных фондах более общего или
более узкотематического, чем путеводитель
по фондам, характера.
В нем указываются названия фондов и
краткие сведения о них. К ним относятся
номер, объем, крайние даты фондов.
Справочники могут быть аннотированными
и неаннотированными.

Тематический
путеводитель
по фондам архива сообщает сведения о
фондах, определяемые конкретной темой.
В нем, в соответствии с темами, указываются
название, номер фонда, крайние его даты,
номера описей, содержащих документы по
теме, научно-справочный аппарат к фонду,
аннотации, библиографию. Дополнительно
могут быть указаны сведения по истории
фондообразователя и условия доступа и
использования документов.

Путеводитель
по архивам
включает
сведения
о ряде архивов, начиная с Архивного
фонда РФ и продолжая группой архивов.
Он определяет состав архива, группы
архивов, состав Архивного фонда РФ по
хранилищам его всего или отдельных его
частей. Характеристика архива в этом
путеводителе содержит название и адрес
архива, справочные данные по видам
документации, историческую справку и
аннотацию. Дополнительно может сообщаться
библиография по архиву. В зависимости
от задач, стоящих перед таким путеводителем,
он может быть общим или тематическим.

При
подготовке путеводителей применяется
дифференцированный
подход,
заключающийся в отборе фондов, дел и
документов, предназначенных для него,
отборе сведений, выявлении оптимального
состава и степени полноты справочного
аппарата. Как правило, в путеводителях
информация
делится на
сведения о фондах досоветского,
советского, постсоветского периодов.
Внутри их материал располагается
исторически и логически.

9.2. Структура путеводителя

Путеводитель
состоит: из
основной
части,
в которой дается характеристика фондов
и документов, и справочного
аппарата,
включающегося титульный лист, оглавление,
предисловие, список сокращений, указатели.

При
составлении путеводителей главным
требованием к ним является полнота
отражаемых сведений, наличие справочных
данных (архив, фонд, опись, единиц
хранения), при необходимости – аннотации
к документам.
Путеводители помимо сведений об основных
архивных фондах могут содержать сведения
о неаннотируемых фондах.
Путеводители по архивам могут содержать
развернутую
библиографию,
в которой указываются не только данные
общей библиографии, но и публикации
документов архива или сообщения о них.

Основной
частью в путеводителе является
характеристика фонда – это совокупность
сведений, включающих название фонда,
справочные данные о нем, историю
организации – фондообразователя (для
фонда личного происхождения – основные
биографические сведения о лице),
информацию о составе и содержании
документов фонда. Она может пополняться
библиографическим списком литературы
о фонде. Порядок расположения характеристик
зависит от классификационной схемы,
которая определяется составом фондов
архива. Архивы, хранящие фонды досоветского,
советского и современного периодов,
характеристики на них даются раздельно
по историческим периодам (фонды
досоветского периода, фонды советских,
современных учреждений, организаций и
предприятий).

Характеристики
фондов досоветского периода
могут располагаться по следующей схеме:

• высшие и местные
  органы государственного управления;

• органы
  административно-полицейского управления
  и подчиненные им учреждения и организации;

• органы
  финансово-хозяйственного управления
  и подчиненные им учреждения;
  хозяйственно-экономические организации
  и предприятия;

• культурно-просветительские
  органы и подчиненные им учреждения;

• органы суда и
  прокуратуры;

• органы
  сословно-городского и земского
  самоуправления;

• учреждения
  религиозного культа;

• общественные
  организации;

• фонды личного
  происхождения и архивные коллекции.

Характеристики
фондов советского и современного
периодов могут располагаться по схеме:

• высшие и местные
  органы государственного управления;

• органы народного
  и государственного контроля;

• органы управления
  промышленностью, сельским хозяйством
  и другими отраслями экономики и
  подведомственные им учреждения,
  организации, предприятия;

• органы управления
  народным образованием, здравоохранением,
  научной и другими отраслями
  социально-культурного строительства;
  подведомственные им учреждения и
  организации;

• органы правосудия,
  арбитража и прокурорского надзора;

• общественные
  организации;

• фонды личного
  происхождения и архивные коллекции.

Внутри разделов
фонды группируются в подразделы по
отраслям или характеру производственной
деятельности. В пределах подразделов
характеристику могут объединяться по
признаку ведомственного подчинения
или однотипности учреждений. Внутри
этих групп возможно расположение
характеристик по хронологии, значимости
фондов, алфавиту названий.

При составлении
характеристик фондов существуют
различные методы и способы описания
документов данного фонда или группы
фондов архива, которые заключаются в
выборе принципа группировки в аннотации,
различной методике подачи информации
о содержании отдельных видов документов,
в разной степени подробности сведений,
включаемых в историческую справку, в
составе и степени полноты справочного
аппарата к изданию.

Характеристики
фондов:

• индивидуальные
  –
  должны соответствовать его названию
  в учетных документах;

• групповые
  – типовое
  или обобщенное название группы фондов,
  включенных в характеристику. Для
  групповой характеристики, объединяющей
  последовательно сменяющие друг друга
  организации с родственными функциями,
  названием может служить перечисление
  в хронологической последовательности
  этих фондообразователей.

Цель
характеристики фонда в целом – дать
необходимую и достаточную информацию
о составе и содержании документов фонда
и адрес информации. Необходимость и
достаточность информации определятся
тем, что в характеристике фонда отражаются
основные направления деятельности
организации, зафиксированные в ее
документах, с учетом специфики ее
деятельности. Выполнению этой задачи
служат все элементы
характеристики фонда:
название фонда, справочные данные о
фонде, историческая справка, аннотация,
библиографический список литературы
о фонде.

Каждый элемент
характеристики фонда несет определенную
информационную нагрузку.

Название
фонда
– обязательный элемент характеристики,
который может дать указание: 1. на
историческую эпоху деятельности
фондообразователя; 2. название
фондообразователя, его функции в
государственном аппарате или отрасли
экономики, культуры; 3. масштаб деятельности
фондообразователя; 4. местонахождение
фондообразователя.

Справочные
данные о фонде
– сообщают поисковые сведения в виде
номера фонда; объем фонда позволяет
судить в определенной мере о сохранности
документов, составе фонда (когда
оговаривается количество дел по личному
составу).

Историческая
справка
– помогает вскрыть сущность исторических
и логических связей документов
описываемого комплекса, уяснить характер
и правильно оценить содержание документов,
включенных в аннотацию. Основными
требованиями, применяемыми к исторической
справке, являются связь информации,
заключенной в ней, с аннотаций и предельная
ясность.

Аннотация
состава и содержания документов фонда
– краткое обобщенное описание состава
документов (по видам) и их содержания
(по темам, вопросам, отражающим направления
деятельности фондообразователя).

Большое значение
для повышения информативности путеводителя
имеет принцип группировки информации
о содержании документов в аннотации.

Библиографический
список литературы о фонде
– дается
описание изданий по истории
фондообразователя, справочников и
исследований о документах и публикациях
документов фонда.

Характеристики
печатных изданий
– приводятся сведения о количестве
печатных изданий, их хронологических
рамках, аннотируется их состав и
содержание, отмечается наличие редких
изданий, изданий на языках народов РФ
и иностранных языках, журнального фонда,
персональных и коллекционных собраний,
системы каталогов.

Справочный
аппарат к путеводителю:

• титульный лист –
  завершает оформление справочника,
  содержит основные сведения
  справочно-ориентирующего характера.
  Это – информация общего характера о
  подведомственности данного архива,
  названии архива и названии справочника,
  о месте и времен издания;

• оглавление
  (содержание) – включает в себя постраничный
  перечень не только разделов, подразделов,
  но и рубрик. Оглавление несет определенную
  информационную нагрузку, показывая
  основные ступени систематизации, давая
  конкретную и наглядную информацию о
  структуре описания комплекса документов
  в целом;

• предисловие –
  включает общие сведения по истории
  архива, на документы которого составлен
  данный справочник, по составу и содержанию
  документов и построению справочника;

• список сокращений;
  указатели – методика составления
  списка сокращений, указателей и
  оглавления к путеводителям аналогична
  методике подготовки этих элементов
  справочного аппарата к описи.

Вопросы для
самоконтроля:

1. Назначение и
   основные виды путеводителей.

2. Функции
   путеводителей.

3. Схема построения
   путеводителя.

4. Характеристики
   документов и фондов в путеводителях
   и кратких справочниках.

5. Понятие и виды,
   архивные путеводители

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Как создать электронный справочник

Современные профессионалы в области слова – писатели, публицисты, ученые, а также профессионалы других областей, которые по роду своей деятельности работают с большими объемами информации, сталкиваются с проблемой создания книг в электронном виде. И на сегодняшний момент достаточно много программ, которые позволяют создать электронный справочник, книгу, презентацию или удобно скомпоновать необходимую информацию.

Вам понадобится

• Персональный компьютер с доступом в интернет, электронная программа с навигацией, текстом, графикой и фото, видео.

Инструкция

Для начала изучите информацию о наиболее популярных программах для создания электронных книг и выберите подходящую для вас, которая может быть как платной, так и бесплатной. Например, скачайте бесплатную версию программы SiteEdit под названием SiteEdit Free.

Затем зайдите в главное меню скачанной программы, наведите стрелочку и кликните на кнопку «Проект». Перед вами откроется всплывающий список со следующими опциями: «Создать», «Открыть», «Сохранить проект как», «Экспорт», «Прикрепить файл к проекту» и «Свойства проекта». Достаточно легко найти и выполнить необходимое действие. Для создания нового справочника выбирайте функцию «Создать». Затем программа запросит выбрать один из многочисленных вариантов оформления документа. Выбирайте понравившийся дизайн.

Если у вас уже подготовлена текстовая информация в любом из файлов стандартных компьютерных программ, фотографический материал, видео, графика, гиперссылки, то нажмите на опцию «Экспорт» и выберите из двух пунктов выпадающего меню «Экспорт в HTML» и «Экспорт в файл СНМ» пункт «Экспорт в файл СНМ». В таком формате вы сможете переносить любые виды информации одновременно, компонуя их по желанию и создавать удобный современный и многофункциональный справочник.

Весь текстовый материал в данной программе можно разделить на разделы и страницы с собственными названиями, что очень удобно в создании электронного справочника, где необходимо тщательно систематизировать информацию. Для этого выберите соответствующие пункты главного меню «Добавить новую страницу» или «Добавить новый раздел» и кликните левой кнопкой мыши. Откроются окно текстового редактора самой страницы и окно редактора названия страницы или раздела. Сюда скопируйте уже имеющийся текст или наберите текстовый материал на клавиатуре, непосредственно в окне текстового редактора. После этого нажмите опцию «Сохранить». Если требуется отредактировать имеющийся файл, то наведите стрелку на опцию главного меню «Редактирование» и выберите требуемый редактирования материал.

Видео по теме

Обратите внимание

СНМ – это формат стандартных операционных систем, начиная Windows 98 выше. Он не требует для просмотра скачивания дополнительных программ. Это позволит широкому кругу пользователей знакомиться с информацией файла.

Источники:

• создание электронного справочника

Войти на сайт

или

Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?