Как составить краткое содержание документа

Обновлено: 14.05.2023

Аннотирование процесс аналитико-синтетической переработки информации, целью которого является получение обобщенной характеристики документа, раскрывающей его логическую структуру и наиболее существенные стороны содержания

1. Аннотация- это вторичный документ, содержащий краткую обобщенную характеристику первичного документа с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей.

1. Классификация аннотаций осуществляется по многим признакам. По функциональному (общественному) назначению аннотация делится на справочные и рекомендательные . Главное различие между ними состоит в отсутствии или наличии оценки документа. Справочная аннотация уточняет неясное заглавие и обобщает в справочных целях сведения об авторе, содержании, жанре и других особенностях документа, которые отсутствуют в библиографическом описании. Рекомендательная аннотация призвана активно пропагандировать, заинтересовывать, привлекать внимание, убеждать в необходимости прочтения документа.

1. По способу характеристики первичного документа аннотации подразделяются на общие и аналитические (или специализированные) . Общая аннотация характеризует документ в целом и составляется на документы, содержание которых целиком относится к теме библиографического указателя (или его раздела). Аналитическая аннотация раскрывает только часть содержания документа

1. По количеству анализируемых документов различают монографические и сводные (групповые) аннотации. Монографическая аннотация составляется на один документ. Групповая аннотация объединяет несколько близких по содержанию (или по какому-либо другому признаку) документов, позволяя показать в них общее и особенное.

1. По исполнению аннотации бывают авторскими и составленными редакторами, библиографами.

1. В соответствии с требованиями ГОСТа 7.9-95 в состав аннотации могут входить следующие элементы:

· Основная тема, проблема, цель работы;

· Что нового несет в себе данный документ по сравнению с другими, родственными по тематике и целевому назначению;

· Сведения об авторе первичного документа;

· Указания на принадлежность автора к стране (на документы переведенные с иностранных я зыков);

· Сведения о достоинствах аннотируемого произведения, взятые из других документов;

· Сведения об изменения заглавия документа или авторского коллектива и года выпуска предыдущего издания (при переиздании);

· Год, с которого начат выпуск многотомного издания.

1. Процесс написания аннотаций предполагает осуществление трех этапов:

· Оценки информационной значимости документа и выбора вида библиографический характеристики;

· Анализа содержания в целях выявления наиболее существенных сведений;

· Обобщения наиболее значимой информации для составления аннотации.

1. ПЛАН-МАКЕТ ПОАСПЕКТНОГО (АНКЕТНОГГО) АНАЛИЗА ДОКУМЕНТА ПРИ СОСТАВЛЕНИИ СПРАВОЧНОЙ АННОТАЦИИ

Сведения об авторе

Сведения о форме (жанре первичного документа)

Предмет, объект или тема первичного документа

Время и место исследования

Характеристика содержания аннотируемого документа

Причины переиздания и отличительные особенности данного издания

Характеристика справочного аппарата издания

Целевое и читательское назначение документа

1. ПЛАН-МАКЕТ ПОАСПЕКТНОГО (АНКЕТНОГО) АНАЛИЗА ДОКУМЕНТА ПРИ СОСТАВЛЕНИИ РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЙ АННОТАЦИИ

Сведения об авторе

Краткая характеристика творчества автора

Характеристика аннотируемого произведения

Стилистические особенности произведения

Характеристика художественно – полиграфического и редакционно – издательского оформления

4.3.10. Наименование либо аннотация документа

Наименование (аннотация) документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа – составляется ко всем документам.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы “о чем?” (“о ком?”) или “чего?” (“кого?”).

Приказ (о чем?) “Об утверждении Инструкции по делопроизводству и работе архива в Центральном таможенном управлении”;

Письмо (о чем?) “Об оказании консультативной помощи”;

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

Должностная инструкция (кого?) начальника таможни.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: “О подготовке проекта договора”.

Для заголовка в письмах следует использовать словесную конструкцию с предлогом “О” (“Об”) и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос о чем?, например: “Об изменении. “, “Об исполнении. “, “О выделении. “, “О пересмотре. “.

Заголовок составляет исполнитель проекта документа.

Заголовок к тексту может занимать 4 – 5 строк по 28 – 30 знаков в строке. В проектах правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.

Аннотация – это вторичный документ, содержащий краткую обобщенную в характеристику первичного документа с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей.

Содержание

Общая характеристика процесса. Виды аннотаций

Аннотирование — процесс аналитико-синтетической переработки информации, целью которого является получение обобщенной характеристики документа, раскрывающей его логическую структуру и наиболее существенные стороны содержания. Аннотирование — распространенный технологический процесс, широко используемый в издательской, информационной и библиографической деятельности.

Аннотация – это вторичный документ, содержащий краткую обобщенную в характеристику первичного документа с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей.

Как и при реферировании, здесь происходит сокращение физического объема первичного документа при сохранении его основного смыслового содержания. Аннотирование — сложный процесс, сопряженный со значительными интеллектуальными и временными затратами, необходимыми для анализа и обобщения информации, содержащейся в первичном документе, поэтому для осуществления аннотирования необходима специальная профессиональная подготовка.

Будучи результатом аналитико-синтетической переработки информации, аннотация — это вторичный документу содержащий краткую обобщенную характеристику первичного документа с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей.

Основными функциями аннотации как вторичного документа являются:

1. сигнальная функция. Аннотация представляет информацию о документе и дает возможность установить основное содержание документа, определить его релевантность и решить, следует ли обращаться к полному тексту документа;
2. поисковая функция. Аннотация используется в информационно-поисковых, в том числе в автоматизированных системах для поиска документов.

Классификация аннотаций осуществляется по многим признакам. По функциональному (общественному) назначению аннотации делятся на справочные и рекомендательные. Главное различие между ними состоит в отсутствии или наличии оценки документа.

Справочная аннотация уточняет неясное заглавие и сообщает в справочных целях сведения об авторе, содержании и других особенностях документа, которые отсутствуют в библиографическом описании.

Рекомендательная аннотация призвана активно пропагандировать документы, заинтересовывать, привлекать внимание, убеждать в необходимости прочтения документа. Поэтому в рекомендательных аннотациях имеют место дидактическая направленность, педагогические рекомендации, методические советы и т. д. Рекомендательные аннотации должны быть написаны живым и доступным языком. По объему они значительно превосходят справочные аннотации.

По способу характеристики первичного документа аннотации подразделяются на общие и аналитические (или специализированные). Общая аннотация характеризует документ в целом и составляется на документы, содержание которых целиком относится к теме библиографического указателя (и) его раздела. Общие аннотации используются также при подготовке универсальных библиографических пособий.

Аналитическая аннотация раскрывает только часть содержания документа. Ее использование целесообразно в тех случаях, когда аннотируемый документ относится к теме библиографического пособия лишь частично. При этом аналитическая аннотация может представлять или определенный аспект содержания документа, или выделять какую-то конкретную часть документа (главу, параграф, статью).

По количеству анализируемых документов различают монографические и сводные (групповые) аннотации. Монографическая аннотация составляется на один документ. Групповая аннотация объединяет несколько близких по содержанию (или по какому-либо другому признаку) документов, позволяя показать в них общее и особенное. Групповая аннотация может содержать характеристику нескольких произведении одного или разных авторов, одного вида документов или одного жанра. К групповым также относят аннотации на один документ, если в них помещаются сведения и о других источниках, связанных в той или иной мере с аннотируемым.

По объему и глубине свертывания различают пояснительные, описательные и реферативные аннотации. Пояснительные аннотации, состоящие из нескольких слов или одного-двух предложений, только раскрывают недостаточно информативное заглавие документа.

По исполнению аннотации бывают авторскими и составленными редакторами, библиографами.

Объектами аннотирования, в отличие от объектов реферирования, могут быть любые документы. Практически на любой документ можно составить аннотацию, сообщив читателю, о чем говорится в данном первичном документе. Выбор вида создаваемой аннотации зависит от назначения пособия, отрасли знания, вида документа, особенностей его жанра, назначения, доступности, объема и ряда других факторов. Так, например, если для характеристики официальных, научных, справочных, производственно-практических изданий целесообразно составление справочных аннотаций, то для раскрытия содержания научно-популярной, художественной, детской литературы, массово-политических изданий, изданий для досуга обычно составляют рекомендательные аннотации.

В соответствии с требованиями ГОСТа 7.9-95 в состав аннотации могут входить следующие элементы:

• основная тема, проблема, цель работы;
• результаты работы;
• что нового несет в себе данный документ по сравнению с другими, родственными по тематике и целевому назначению;
• сведения об авторе первичного документа;
• указания на принадлежность автора к стране (на документы, переведенные с иностранных языков);
• сведения о достоинствах аннотируемого произведения, взятые из других документов;
• сведения об изменениях заглавия документа или авторского коллектива и года выпуска предыдущего издания (при переиздании);
• год, с которого начат выпуск многотомного издания.

В аннотации на произведения художественной литературы должны быть даны сведения о литературном жанре, период, к которому относится творчество автора, основная тема и проблема произведения, место и время описываемых событий.

Аннотация на периодические и продолжающиеся издания включает данные о задачах, целях, характере издания, об объединении, разделении, возобновлении или прекращении выпуска других изменениях в издании.

Текст аннотации должен отличаться лаконичностью и высоким уровнем обобщения информации, содержащейся в первичном документе. В текст аннотации не включают сведения, имеющиеся в библиографическом описании аннотируемого документа, в частности, в заглавии; стремятся не использовать сложные синтаксические построения, громоздкие предложения, затрудняющие восприятие текста.

Этапы написания аннотации

Процесс написания аннотаций предполагает осуществление трех этапов:

1. оценки информационной значимости документа и выбора вида библиографической характеристики;
2. анализа содержания в целях выявления наиболее существенных сведений;
3. обобщения наиболее значимой информации для составления аннотации.

На первом этапе определяется целесообразность включения документа и библиографическое пособие с точки зрения актуальности его тематики, оригинальности содержания, точности, достоверности, полноты и оперативности информации. Изучение документа начинается со знакомства с заглавием, справочным аппаратом издания (введением или предисловием, оглавлением), рубриками внутри текста, выводами резюме.

На втором этапе выявляют основную тему, проблему, объект, цель работы, ее результаты; определяют новизну, отличительные особенности издания; устанавливают целевое и читательское назначение документа. При этом основное внимание уделяют новой информации, принципиальным положениям, концепциям, вновь предлагаемым методикам. Существенная информация может быть выявлена в результате анализа элементов формы первичного документа (автор, название, объект документа, год издания и т. д ) и элементов содержания (область изучения, цель изучения, время действии пространственные признаки и т. д.). Для облегчения и нормализации процессов содержательного анализа библиографы практикуют использование формализованных методов, в частности поаспектного (анкетного), фасетного и контент-анализа.

Назначение формализованных методов — снижение субъективности действии человека, временных и интеллектуальных затрат на составление аннотации, предотвращение случаев пропуска существенно-значимых сведений. Планы-макеты для составления справочных и рекомендательных аннотаций при поаспектном анализе документа приведены ниже.

План-макет поаспектного (анкетного) анализа документа при составлении справочной аннотации

• Сведения об авторе
• Сведения о форме (жанре) первичного документа
• Предмет, объект или тема первичного документа
• Время и место исследования
• Характеристика содержания аннотируемого документа
• Причины переиздания и отличительные особенности данного издании
• Характеристика справочного аппарата издания
• Целевое и читательское назначение документа

В аннотируемом документе могут отсутствовать какие-либо аспекты и приведенного перечня. В этом случае они опускаются, однако последовательность изложения в аннотации сохраняется.

План-макет поаспектного (анкетного) анализа документа при составлении рекомендательной аннотации

• Сведения об авторе
• Краткая характеристика творчества автора
• Характеристика аннотируемого произведения
• Оценка произведения
• Стилистические особенности произведения
• Характеристика художественно-полиграфического и редакционно-издательского оформления
• Целевое и читательское назначение документа

Нахождению в тексте анализируемого документа основных аспектов содержания способствует умение быстро выявлять маркеры — слова и словосочетания, являющиеся устойчивыми признаками данного аспекта.

На третьем этапе осуществляется обобщение наиболее значимой информации для составления аннотации.

Что касается структуры аннотации, то прежде всего приводятся сведении об авторе (авторах) аннотируемого документа. Это могут быть указания на его профессию, специальность, особые заслуги, место, которое занимает в данной области, его национальность, даты жизни и т. д. При этом фамилия автора, как и другие сведения, содержащиеся в библиографическом описании, не должны повторяться.

Важнейшим элементом аннотации является обобщенная характеристика темы произведения печати, которая выполняется в лаконичной форме и не должна быть пересказом содержания. В аннотации отражаются основные аспекты содержания документа, которые характеризуют структурные, функциональные, отраслевые, региональные и другие особенности его текста.

В рекомендательных аннотациях приводится обобщенная оценка документа, подчеркиваются его достоинства, значение для раскрытия и изучения темы. В некоторых случаях могут быть отмечены и недостатки документа. Однако делать это следует максимально кратко, не забывая, что аннотация не является рецензией, хотя при рекомендательном аннотировании сами рецензии, а также критико-библиографические и историко-литературные работы зачастую привлекаются в качестве дополнительных источников.

Аннотация может содержать сведения о стиле, языке, степени доступности изложения материала, внешнем полиграфическом оформлении и исполнении документа. В частности, приводятся конкретные данные о наличии иллюстраций, чертежей, схем, таблиц — как в основном тексте, так и в приложениях. Могут быть указаны источники, на основании которых создан документ, степень глубины изложения материала, его новизна и т. д.

В аннотации рекомендуется уточнить целевое и читательское назначение документа. Цель формулируется в достаточно широкой форме (для самообразования, повышения квалификации, в помощь научной деятельности, популяризации знаний и т. д.). Читательский адрес по возможности конкретизируется путем перечисления групп читателей, которым преимущественно адресуется документ.

При этом перечисленные элементы, как правило, не присутствуют в одной аннотации в полном наборе. Модель аннотации разрабатывается предварительно и закладывается в проспект библиографического пособия. В процессе аннотирования библиограф для характеристики каждого документа использует те элементы, которые наиболее интересно, информативно и yглубленно представляют этот документ.

Важно правильно оформлять аннотации в соответствии с требованиями ГОСТ 7.9-95.

Аннотация должна быть лаконична, но в то же время достаточно конкретна, со ссылкой, в случае необходимости, на факты, имена, даты и т. д

Важно соблюдать согласование времен и единообразие глагольных форм. Особое внимание на стиль написания аннотаций требуется обращать при составлении рекомендательных пособий.

Научная терминология, применяемая в аннотации, должна быть общепринятой, соответствовать современному уровню знаний. Малоизвестные или устаревшие термины, введенные в аннотацию, необходимо пояснять

Желательно для каждого библиографического пособия предварительно определить примерный объем аннотации, а также соблюдать логический порядок приводимых сведений. Правда, в рекомендательной аннотации последовательность расположения элементов зависит от того, что представляется составителю наиболее существенным и интересным. Поэтому единообразие в построении рекомендательных аннотаций не обязательно даже и пределах одного пособия.

Требуется четкое оформление библиографической записи в целом. Текст библиографического описания не должен сливаться с аннотацией. Аннотация начинается с новой строки и с интервалом; в печатных указателях оба вторичных документа набираются разным шрифтом. Для близких или родственных документов, сведения о которых размещаются в разных разделах, возможны ссылки к ранее помещенным аннотациям. Если разделы библиографического пособия имеют вводные (вступительные) замечания, то аннотации не должны их повторять. Текст каждой аннотации необходимо внимательно вычитать и отредактировать.

Накопленный в библиографии опыт составления аннотаций активно используется в последние десятилетия для разработки методов автоматического аннотирования и реферирования.

Сущность их заключена в том, что на основе алгоритмических методов осуществляется экстрагирование из первоисточников наиболее информативных фрагментов текста (предложений, словосочетаний, отдельных понятий) и создание формализованных аннотаций (рефератов). Значимость их содержательных единиц определяется путем анализа частоты их повторяемости, места расположения в тексте, связей друг с другом. Бесспорное преимущество автоматизированных аннотаций (рефератов) состоит в их оперативности и сравнительно низкой стоимости подготовки. Поэтому будущее методики аннотирования (реферирования) во многом зависит от развития и совершенствования автоматизированных методов выявления и представления семантической информации.

ГОСТ Р 7.0.99-2018
(ИСО 214:1976)

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

РЕФЕРАТ И АННОТАЦИЯ

System of standards on information, librarianship and publishing. Abstract and annotation. General requirements

Дата введения 2019-01-01

Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН Федеральным государственным бюджетным учреждением науки “Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук (ВИНИТИ РАН)”, Федеральным государственным бюджетным учреждением “Российская государственная библиотека”, Федеральным государственным бюджетным учреждением “Государственная публичная научно-техническая библиотека России” на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 “Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело”

4 Настоящий стандарт является модифицированным по отношению к международному стандарту ИСО 214:1976* “Документация. Рефераты на издания и документы” (ISO 214:1976 “Documentation – Abstracts for publications and documentation”, MOD) путем изменения его структуры и приведения в соответствие с правилами, установленными в ГОСТ 1.5-2001 (подразделы 4.2 и 4.3).

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. – Примечание изготовителя базы данных.

В настоящий стандарт не включены разделы и приложения примененного международного стандарта, которые нецелесообразно использовать в российской национальной стандартизации в связи с учетом особенностей объектов стандартизации, характерных для Российской Федерации.

Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2012 (пункт 3.5).

Примеры рефератов и аннотаций приведены в дополнительном приложении ДА.

Примеры библиографических записей, содержащих реферат и аннотацию, приведены в дополнительном приложении ДБ.

Сравнение структуры настоящего стандарта со структурой указанного международного стандарта приведено в дополнительном приложении ДВ

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает требования к содержанию, построению и оформлению текста реферата и аннотации на документы.

Настоящий стандарт предназначен для применения физическими лицами и организациями, подготавливающими и выпускающими первичные и вторичные документы, в том числе в электронной форме. Настоящий стандарт рекомендован авторам научно-технических и научно-практических документов (статей, текстов докладов, монографий), при составлении авторских резюме (рефератов) к своим публикациям и аннотаций к книгам (монографиям, учебным пособиям и т.д.).

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 7.0 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения

ГОСТ 7.1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления

ГОСТ 7.11 (ИСО 832:1994) Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на иностранных европейских языках

ГОСТ 7.19 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Формат для обмена данными. Содержание записи

ГОСТ 7.23 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания информационные. Структура и оформление

ГОСТ 7.32 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления

ГОСТ 7.60 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные виды. Термины и определения

ГОСТ 7.86 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Общие требования к издательской аннотации

ГОСТ 8.417 Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы величин

ГОСТ Р 7.0.3 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные элементы. Термины и определения

ГОСТ Р 7.0.4 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Выходные сведения. Общие требования и правила оформления

ГОСТ Р 7.0.5 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления

ГОСТ Р 7.0.7 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Статьи в журналах и сборниках. Издательское оформление

ГОСТ Р 7.0.12 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на русском языке. Общие требования и правила

ГОСТ Р 7.0.83 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения

Примечание – При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю “Национальные стандарты”, который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя “Национальные стандарты” за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р 7.0.3, ГОСТ Р 7.0.83, ГОСТ 7.0, ГОСТ 7.60, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 реферат: Краткое точное изложение содержания первичного документа в текстовой форме, включающее основные фактические сведения и выводы, без дополнительной интерпретации или критических замечаний автора реферата.

По форме изложения

3.1.1 информативный реферат: Реферат, отражающий в обобщенном виде все основные положения первичного документа.

3.1.2 индикативный реферат: Краткий реферат, отражающий основные темы и вид первичного документа.

3.1.3 информативно-индикативный реферат: Комбинированный реферат, отражающий в сокращенном виде основные положения и аспекты первичного документа.

По количеству реферируемых документов

3.1.4 монографический реферат: Реферат, составленный на основе одного первичного документа.

3.1.5 сводный (обзорный) реферат: Реферат, составленный на основе двух и более первичных документов.

По читательскому назначению

3.1.6 общий реферат: Реферат, ориентированный на широкую аудиторию.

3.1.7 специализированный реферат: Реферат, ориентированный на специалистов.

По составителю

3.1.8 авторский реферат (автореферат): Реферат, составленный автором первичного документа.

Примечание – Автореферат диссертации по ГОСТ Р 7.0.11.

3.1.9 неавторский реферат: Реферат, составленный референтом.

3.1.10 машинный (автоматический) реферат: Реферат, составленный с помощью компьютерной программы.

3.2 аннотация: Краткая характеристика первичного документа с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей.

По содержанию и целевому назначению

3.2.1 справочная аннотация: Аннотация характеризует тематику первоисточника и приводит уточняющие сведения без критической оценки и без рекомендаций по его использованию.

Примечание – Справочная аннотация может быть описательной или информационной.

3.2.2 рекомендательная аннотация: Аннотация, характеризующая первоисточник и рекомендации по его использованию.

По полноте охвата содержания и по читательскому назначению

3.2.3 общая аннотация: Аннотация, в которой характеризуется первоисточник в целом и которая рассчитана на широкий круг пользователей.

3.2.4 специализированная аннотация: Аннотация, характеризующая первоисточник лишь в определенных аспектах и рассчитанная на узкий круг специалистов.

3.2.5 аналитическая аннотация: Аннотация, составленная не по всему первоисточнику, а по наиболее актуальным тематическим разделам, главам, параграфам.

3.2.6 краткая аннотация: Аннотация, содержащая характеристику одного аспекта первоисточника.

3.2.7 развернутая аннотация: Аннотация, содержащая короткий пересказ содержания первоисточника и перечисление разделов и/или рубрик и составленная, как правило, к научным работам, учебникам, монографиям.

По области применения

издательская аннотация: Аннотация, содержащая краткую характеристику издания с точки зрения его целевого назначения, содержания, читательского адреса, издательско-полиграфической формы и других его особенностей.

Примечание – Представляет собой аннотацию издательства, помещенную в издании на обороте титульного листа, на обложке.

3.2.9 библиографическая аннотация: Аннотация входит в состав библиографической записи и содержит информацию о целевом назначении, читательском адресе издания, авторе, жанре произведения и времени его создания и печати.

4 Общие положения

4.1 При аналитико-синтетической переработке первичных документов проводят качественный отбор информации и представляют ее в сжатой, свернутой форме. Аннотация содержит сведения о первоисточнике, а реферат передает его основное содержание.

4.2 Реферат выполняет следующие функции:

– возможность установить основное содержание документа, определить его релевантность, а также целесообразность обращения к полному тексту документа;

– предоставление информации о документе и устранение необходимости чтения полного текста документа в том случае, если документ представляет для читателя второстепенный интерес;

– включение основных терминов, ключевых слов, характеризующих основное содержание документа и позволяющих находить документ в автоматизированных поисковых системах;

– использование автоматизированных информационных систем для поиска документов и информации.

4.3 Реферат используют в качестве элемента библиографической записи и элемента выходных сведений по ГОСТ Р 7.0.4, ГОСТ Р 7.0.12, ГОСТ 7.19, ГОСТ 7.1, ГОСТ 7.11, ГОСТ 7.23, ГОСТ 7.32.

Перед текстом аннотации присутствуют выходные данные (автор, название, место и время издания) в номинативной форме.

Аннотация содержит основную тему статьи или книги, кроме этого она может перечислять (называть) основные положения описываемого источника.

Аннотация может не упоминать субъект действия (предполагая, что он известен из контекста), и содержать пассивные конструкции — глагольные и причастные.

Аннотация может присутствовать в статье. В современных научных журналах аннотацию, как правило, ставят в начале статьи (сразу после заголовка, авторов и списка ключевых слов), несмотря на то, что в ней могут содержаться выводы.

Ссылки

Международный стандартный номер сериального издания (ISSN) • Надзаголовочные данные • Имя автора (соавторов) • Заглавие издания • Подзаголовочные данные • Выходные данные

Сведения об издании, с которого сделан перевод или перепечатка • Классификационные индексы (УДК и ББК) • Авторский знак • Международный стандартный книжный номер (ISBN) • Знак охраны авторского права • Аннотация или реферат • Макет аннотированной карточки

• Библиотечное дело
• Выходные сведения

Wikimedia Foundation . 2010 .

Полезное

Смотреть что такое “Аннотация” в других словарях:

Аннотация — в ГИС совокупность текстовых, цифровых, символьных, графических и иных элементов, размещаемых внутри или вне поля картографического изображения. Аннотация представляет собой вспомогательное и дополнительное оснащения карт или иной графики. См.… … Финансовый словарь

Аннотация — (лат. примечание) в библиографии обозначает дополнительные пояснения и сведения, присоединяемые к библиографическому описанию рукописи или книги. Содержание таких заметок может быть очень разнообразным, смотря по цели, преследуемой ими:… … Литературная энциклопедия

аннотация — реферат, резюме, конспект, изложение Словарь русских синонимов. аннотация сущ., кол во синонимов: 1 • изложение (41) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин … Словарь синонимов

Аннотация — краткая характеристика документа с точки зрения его назначения, содержания, вида, формы и других особенностей. Источник: СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. РЕФЕРАТ И АННОТАЦИЯ. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ. ГОСТ 7.9 95… … Официальная терминология

аннотация — Краткая характеристика документа, поясняющая его содержание, назначение, форму, другие особенности. [ГОСТ 7.76 96] аннотация Производное произведение, содержащее краткую характеристику документа, поясняющую его содержание, назначение, форму и… … Справочник технического переводчика

Аннотация — 1. Краткая характеристика тематического содержания издания (произведения), его социально функционального и читательского назначения, формы и других особенностей. А. составная часть аппарата издания. По ГОСТ 7.4 95 является частью доп. выходных… … Издательский словарь-справочник

Аннотация — от лат. annotatio замечание краткая характеристика книги, статьи или рукописи, их содержания, назначения, ценности и т.д. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

АННОТАЦИЯ — (от лат. annotatio замечание) краткая характеристика содержания произведений печати или рукописи … Большой Энциклопедический словарь

АННОТАЦИЯ — АННОТАЦИЯ, аннотации, жен. (лат. annotatio замечание) (спец.). Лаконическое, краткое изложение содержания книги с критической оценкой ее и библиографическим указателем, отзывом о нем. Библиографический указатель с аннотациями. Толковый словарь… … Толковый словарь Ушакова

АННОТАЦИЯ — АННОТАЦИЯ, и, жен. Краткое изложение содержания книги, статьи и т. п. | прил. аннотационный, ая, ое. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова

Читайте также:

  

• Андреев призраки краткое содержание

  

• Самые бесполезные предметы в школе

  

• Гамлет краткое содержание на английском языке

  

• Положение о профилактике травматизма в школе

  

• Ктп родная русская литература 3 класс 1 час в неделю школа россии

Summary (саммари) представляет собой пересказ какого-либо объемного материала. В этой статье мы поговорим, зачем summary пишется, какими особенностями отличается, какую имеет структуру, какие практические советы по написанию существуют.

Саммари — это сжатое изложение материала либо обобщение информации, которая изложена в каком-нибудь источнике. Также саммари — это:

— краткая выжимка основных идей/главного содержания;

— уход от излишней детализации и ненужных подробностей;

— упражнение, развивающее письменную речь в английском языке.

Иногда summary включает в себя дополнительные рекомендации относительно того, что можно сделать в контексте решения рассматриваемой проблемы.

Цель

Саммари необходимо писать в следующих целях:

— для обучения, если речь идет об иностранных языках;

— для предоставления заинтересованной стороне наиболее важной информации об интересующих вопросах/проблемах/тематике;

— для существенной экономии времени (далеко не каждый имеет возможность прочитать конспект на ста листах или неделю изучать какой-нибудь объемный текст). 

Таким образом, изучив саммари, заинтересованное лицо будет знать суть материала, причем с основными источниками ему знакомиться не придется.

Структура

Структуризация позволяет написать материал более логично и последовательно. Говоря о структуре, мы подразумеваем наличие отдельных логических модулей, к примеру:

1. Введение (презентуется тема, дается информация об авторе).
2. Изложение (открывается основная идея, даются факты/примеры).
3. Заключение (делаются выводы).

Также для summary характерно применение:

— простых предложений;

— перечислений;

— обобщений;

— вводных слов.

Советы и рекомендации

Рассмотрим практические советы общего плана, которые помогут все грамотно написать:

— внимательно прочтите оригинальный текст, ведь вам нужно четко понимать, о чем речь;

— выделите основную идею;

— отметьте факты и важные примеры — это позволит обозначить основные тезисы;

— излагайте материал сжато и кратко, сложная терминология не приветствуется.

Теперь рассмотрим советы о том, как писать саммари на английском:

1. При обучении вам могут поставить задачу написать summary двух видов: оценочное либо информативное, причем вы должны понимать, о каком виде пересказа идет речь. Первый случай — это аналогия с рецензиями к фильмам/книгам/передачам. Здесь надо не только изложить сюжет в краткой форме, но и высказать свое мнение, дать оценку работе автора/актера/режиссера. Здесь потребуется высокий уровень владения языком. Второй случай — это краткое изложение смысла какой-нибудь статьи. Данный вариант также называют реферированием.

2. Бегло ознакомьтесь с материалом, выявите основную мысль.

3. Перечитайте материал еще раз, но уже более вдумчиво. Разберите речевые обороты и незнакомые слова. Далее определите и выпишите ключевые фразы. Кратко сформулируйте суть каждого абзаца, составьте предварительный план.

4. Доработайте план. Очень часто некоторые абзацы без проблем объединяются в один. Тут важно учитывать не размер абзацев, а их смысл.

5. Старайтесь передать содержание любого пункта вашего плана несколькими предложениями (одним-двумя). Можно применять готовые фрагменты из источника либо перефразировать длинные фразы более кратко, но уже своими словами.

В современном английском языке есть много фраз и выражений, позволяющих излагать текст последовательно. Примеры:

• The article/problem is about/concerned with… (эта статья/проблема касается…)
• It’s a striking example of the… (это поразительный пример…)
• The author provides/gives the information on… (автор информирует о…)
• The author gives a detailed analysis of… (автор проводит детальный анализ…)
• In the first/second/third paragraph… (в первом/втором/третьем параграфе…)
• Firstly/Secondly/Thirdly…
• Afterwards… (после этого…)
• In addition… (в дополнение…)
• Moreover… (более того…)
• In the conclusion… (в заключение…)
• At the end… (в конце…)
• Finally… (наконец…)

Также вам может быть полезна таблица ниже:

Итогом вашей деятельности должен стать краткий пересказ, который будет составлять не более четверти от первоначального объема. Надеемся, эта статья была вам полезна, и теперь вы знаете, как писать summary.

Источники:

• https://inspeak.ru/articles/Leksika/Summary;
• https://irina-deryugina.ru/blog/summary.

4.1. Текст документа отражает основное смысловое содержание документа – управленческое действие, решение.

4.2. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура, стиль изложения и языковые средства.

4.3. Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту – национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, составляются на государственном (русском) языке.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на государственном (русском) или английском языке.

4.4. Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

4.5. Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, писем, справок и т.д.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки – с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками с точкой на конце.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок. Например:

В соответствии с Федеральный законом “О государственной регистрации юридических лиц” от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ и Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. N 319 “Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц”…

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснения.

4.6. При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договора о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать унифицированные формы с трафаретным текстом. Возможно использование базы данных “текстовых шаблонов”.

4.7. Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, должностная инструкция и т.д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Структура текста положения об организации или о ее подразделении состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Задачи.

3. Функции.

4. Обязанности.

5. Права.

6. Ответственность.

7. Взаимоотношения с другими подразделениями.

Структура должностной инструкции состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Связи по должности.

4.8. В распорядительных документах организаций (приказ, распоряжение и т.д.) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ и др.).

В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Текст приказов в таких случаях начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ.

Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

1. Создать рабочую группу в составе….

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект “Инструкции об организации работы по … “.

2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

Срок представления 15.07.2003.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

1. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка К.М. Сидорова.

4.9. В распорядительных документах коллегиальных органов (постановления, решения и т.д.) используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ).

В совместных постановлениях или решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).

В протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений) постоянно действующих коллегиальных органов, коллегий федеральных органов исполнительной власти и муниципальных органов управления, ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч) используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть составляется по схеме:

Слова “Председатель” и “Секретарь” печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово “Присутствовали”, фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, сотрудников организации и приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

При оформлении протокола с числом участников более 15 фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество, список участников в таких случаях прилагается.

Например:

Присутствовали 47 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами “Повестка дня” и располагается центрованно через два-три интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление пунктов (вопросов) повестки дня, фиксирующих последовательность обсуждения, с фамилиями докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос “О чем?”. Например:

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст).

Перед словом “СЛУШАЛИ” проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы).

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения).

Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова “РЕШИЛИ” (“ПОСТАНОВИЛИ”). Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

Слова “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “РЕШИЛИ” (“ПОСТАНОВИЛИ”) печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать.

В отдельных случаях на основе рукописных или магнитофонных записей, которые велись на заседании, составляется стенографический протокол, который дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протокол оформляет секретарь заседания, юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей – председателя и секретаря. Подписи располагают, отделив от текста двумя-тремя межстрочными интервалами, от границы левого поля. Подписывается первый экземпляр протокола, который подшивается секретарем в дело и хранится в соответствии со сроком, определенным номенклатурой дел.

В некоторых случаях оформляется выписка из протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как “Выписка из протокола”.

4.10. Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова “Основание”. “Председатель”, “Члены комиссии”, “Присутствовали” пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – коммерческий отдел,

3-й экземпляр – покупатель.

4.11. Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Договор (контракт) о выполнении определенной работы содержит следующие сведения, например:

наименования сторон (полное и сокращенное названия);

наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;

наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа;

условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

срок действия договора;

начало и окончание работ по договору;

стоимость работы и порядок расчетов;

порядок сдачи и приемки работы;

ответственность сторон, в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающие стороны признают необходимым включить в договор;

гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

переход права собственности и риски;

порядок разрешения споров;

юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

4.12. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица).

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения, например:

должность и паспортные данные доверенного лица;

организация, в которой производятся действия по доверенности;

вид действий;

образец подписи лица, получившего доверенность;

заверение подлинности подписи;

срок действия доверенности.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, корреспонденции. В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.

4.13. По содержанию и назначению письма, как вид документов, могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, письма-приглашения и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

письмо оформляется на должностном бланке;

письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношении ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, – это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Простое письмо может состоять из двух частей: первая часть – обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка; и вторая часть (заключение) – просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:

вступление,

основное содержание,

заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости.

Например: С уважением,…

4.14. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной – их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.

Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

4.15. Таблица – форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень и др.).

Слева над таблицей размещают слово “Таблица”, выделенное разрядкой, после него приводят номер таблицы (если таблица не одна). Точку после номера таблицы не ставят.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный – графы и горизонтальный – строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов – заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Например:

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах заголовочная часть таблицы и номера граф продолжаются.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки – со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

4.16. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, гарантийные письма и т.д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной.

4.17. Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность и краткость текста.

В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.

Допускается употреблять так называемые универсальные слова (слова со стертым, неопределенным значением) и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например:

До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания.

или

Протокол не отражает намерения договаривающихся сторон.

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:

Установлено, что в период с… по…

В соответствии с…

В целях…

Направляем (представляем, высылаем) Вам…

Считаем целесообразным….

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:

В связи с крайне низкой эффективностью использования…, а также в связи с недостаточной загруженностью… просим Вас решить вопрос о….

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа “Будьте так любезны” или “Не откажите в любезности сообщить”.

В деловой переписке используются местоимения “мы” и “Вы” вместо “я” и “он”.

Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:

не “мы выполним”, а “нами будет выполнено”;

не “Вы предлагаете”, а “Вами предложено”.

В целях сжатия текста используются общепринятые сокращения:

СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.;

графические – г-н, ж.-д., кв. м и др.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. – годы, пп. – пункты и некоторые другие.

Структура реферата

Реферат любого вида состоит из двух частей:

1) библиографическое описание, которое дает исходную информацию о первичном документе. Как правило, заглавие документа, содержащееся в библиографическом описании, служит заглавием реферата;

2) текст реферата, который включает наиболее существенную, проблемную информацию документа-источника.
 

Текст реферата включает следующие сведения:

1) тему, проблему, предмет, цели и содержание первичного документа;

2) методы исследования (особенно новые);

3) результаты исследования;

4) выводы автора (оценки, предположения, принятые или опровергнутые гипотезы);

5) пути практического применения результатов работы.

При необходимости приводятся сведения об авторе, его трудах, таблицы, схемы, чертежи, формулы, графики и т. п.

Композиционно текст реферата может состоять из вступления (вводной части), основной части (описания) и заключения. Модель текста реферата может быть следующей:
 

1) вводная часть реферата:
 

В статье «…», помещенной в журнале «…» №… за … год, рассматриваются вопросы (проблемы,пути, методы)… Автор статьи – известный ученый… Статья называется (носит название…, под названием…, озаглавлена…, под заголовком.., опубликована в…)

Тема статьи –… (Статья на тему…, Статья посвящена теме (проблеме, вопросу)…)…
Статья представляет собой обобщение (изложение, описание, анализ, обзор).

В статье речь идет… (о чем?), (говорится (о чем?), рассматривается (что?), дается оценка (чему?, чего?), анализ (чего?), изложение (чего?).

Сущность проблемы сводится… (к чему?), заключается (в чем?), состоит (в чем?).
 

2) основная часть:

Статья делится на … части (-ей) (cостоит из … частей, начинается (с чего?), заканчивается (чем?)…).

Во введении формулируется …(что?) (дается определение …(чего?))

В начале статьи определяются (излагаются) цель (цели, задачи)…

Далее дается общая характеристика проблемы (глав, частей), исследования, статьи…

В статье автор ставит(затрагивает, освещает) следующие проблемы, (останавливается (на чем?) касается (чего?)…)

В основной части излагается (что?), приводится аргументация (в пользу чего? против чего?), дается обобщение (чего?) (научное описание (чего?)…

В статье также затронуты такие вопросы, как…

Автор приводит (ссылается на) пример(ы) (факты, цифры, данные), подтверждающие, иллюстрирующие его положения…

В статье приводится, дается…
 

3) заключение:

Автор приходит к выводу (заключению), что… (подводит нас к…, делает вывод, подводит итог)
В конце статьи подводятся итоги (чего?)
В заключение автор говорит, что, (утверждает, что)…
В заключение говорится, что… (о чем?)
Сущность вышеизложенного сводится к (следующему)…
 

Приложение. Список конструкций для реферативного изложения

В статье под заглавием «…», помещенной в журнале «…», № … за … год, излагаются взгляды (проблемы, вопросы)…
Предлагаемая вниманию читателей статья (книга, монография) представляет собой детальное (общее) изложение вопросов…
Рассматриваемая статья посвящена теме (проблеме, вопросу…)
В статье рассматриваются вопросы, имеющие важное значение для…
Актуальность рассматриваемой проблемы, по словам автора, определяется тем, что…
Тема статьи (вопросы, рассматриваемые в статье) представляет большой интерес…
Основная тема статьи отвечает задачам…
Выбор темы статьи (исследования) закономерен, не случаен…
В начале статьи автор дает обоснование актуальности темы (проблемы, вопроса, идеи)…
Затем дается характеристика целей и задач исследования (статьи).
Рассматриваемая статья состоит из двух (трех) частей.
Автор дает определение (сравнительную характеристику, обзор, анализ)…
Затем автор останавливается на таких проблемах, как (касается следующих проблем, ставит вопрос о том, что…) …
Автор подробно останавливается на истории возникновения (зарождения, появления, становления)…
Автор излагает в хронологической последовательности историю…
Автор подробно (кратко) описывает (классифицирует, характеризует) факты…
Автор доказывает справедливость (опровергает что-либо)…
Автор приводит доказательства справедливости своей точки зрения.
Далее в статье приводится целый ряд примеров, доказывающих (иллюстрирующих) правильность (справедливость)…
В статье дается обобщение …, приводятся хорошо аргументированные доказательства…
В заключение автор говорит о том, что…
Изложенные (рассмотренные) в статье вопросы (проблемы) представляют интерес не только для…, но и для…
Надо заметить (подчеркнуть), что…
Несомненный интерес представляют выводы автора о том, что…
Наиболее важными из выводов автора представляются следующие…
Это, во-первых…, во-вторых…, в-третьих…, и, наконец…

Почти все важные дела люди совершают путем переписки;

следовательно, одного умения говорить недостаточно.

Люк де Вовенарг

Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.

ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?

Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки.

Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:

• низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;

• отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;

• наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.

Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.

В ЧЕМ ПОЛЬЗА СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК?

Служебная записка – это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.

Основное назначение служебной записки – обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.

• эффективное информационное взаимодействие:

– рассылка объявлений/извещений для работников организации;

– обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами;

– запрос справочной информации;

– проведение инструктажа;

– сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);

• решение текущих вопросов административно-хозяйственного, материально-технического, информационного и иного обеспечения;

• разрешение спорных и конфликтных ситуаций.

Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях.

В первую очередь служебная записка – основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) в спорных ситуациях.

К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.

Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка. Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф.И.О. работников ДОУ, качественно и своевременно выполнивших работу, с приложениями-подтверждениями (копии регистрационных карточек, выдержки из журналов регистрации и т.п.), нередко помогает сохранить объективность, признать претензию необоснованной, восстановить деловую репутацию конкретного работника и службы ДОУ в целом (Пример 1).

В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме. Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата. Эффективность служебной записки зависит от того, насколько правильно выстроена структура документа и логичны ли приведенные доводы.

ОФОРМЛЯЕМ СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ

ЕСЛИ НА БЛАНКЕ, ТО КАКОМ?

Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит:

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

• наименование организации;

• код организации;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• справочные данные об организации;

• место составления или издания документа.

Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.

Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе. Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств.

Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании).

Виды бланков документов установлены в п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003.

Между тем ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года, уже содержит разъяснения по оформлению бланков организации (п. 5.8 и 6.6).

Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют. Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа – служебной записки.

БЛАНК СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ: РЕКВИЗИТЫ

В бланк конкретного вида документа (в нашем случае служебной записки) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо включить следующие реквизиты (Пример 2):

03 – «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;

08 – «Наименование организации»;

10 – «Наименование вида документа»;

11 – «Дата документа»;

12 – «Регистрационный номер документа»;

13 – «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (при ответе);

14 – «Место составления или издания документа»;

15 – «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка);

18 – «Заголовок к тексту»;

20 – «Текст документа»;

21 – «Отметка о наличии приложения»;

22 – «Подпись»;

27 – «Отметка об исполнителе».

НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

• «Адресат». Если записка направляется в несколько структурных подразделений, реквизит «Адресат» оформляется в правом верхнем углу следующим образом:

Если общее количество адресатов более четырех, необходимо составить список рассылки.

• «Текст документа». Служебная записка, как и деловое письмо, должна быть четко структурирована. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым» и т.п.).

Текст, разбитый на логически законченные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет адресату лучше ориентироваться в тексте документа.

Текст служебной записки, как правило, состоит:

• из преамбулы (вводной части);

• основной части;

• заключительной части (выводы, предложения, просьбы и т.п.).

Преамбула раскрывает цель написания служебной записки, содержит ссылки на даты, документы и факты, послужившие поводом для ее составления. Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части.

Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста.

Главная цель основной части – разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата. Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки. Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать. Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются.

Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки – своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса. Чем четче и яснее будут звучать формулировки резюме, тем выше вероятность того, что решения по вопросам будут приняты своевременно.

РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТЫ ДВИЖЕНИЯ ЗАПИСОК  В ОРГАНИЗАЦИИ

Вопросы регистрации и последующей передачи адресату служебных записок нередко вызывают споры. Кто должен регистрировать служебные записки? Служба ДОУ? Структурные подразделения? Секретари? И нужно ли их регистрировать в принципе? Кто и каким образом должен передавать служебные записки, чтобы они своевременно доходили до заинтересованных должностных лиц?

Бесспорно, решение этих вопросов – прерогатива самой организации, в инструкции по делопроизводству которой должен присутствовать раздел, посвященный работе с внутренними документами. Установленные в ЛНА правила и порядок их действий помогут избежать разногласий.

Что делать, если подобного документа нет? Конечно же, создать его, формализовав порядок составления, оформления, передвижения внутренних служебных документов. Формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы, что весьма положительно сказывается на общем порядке в организации.

Начать работу необходимо с анализа потока служебных записок: определить его объемы и маршруты, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа. Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике.

Вариантов маршрутизации служебных записок может быть несколько – с участием службы ДОУ (Схема 1) и без нее (Схема 2). Выясним, какая из этих схем наиболее эффективная.

НЕЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК

• Регистрация в службе ДОУ крупной организации. Передача служебных записок в службу ДОУ для регистрации и последующего перенаправления адресату замедляет процесс доведения информации и принятия решений. Это особенно заметно в организациях с большим объемом документооборота внешнего и внутреннего. Учитывая общую нагрузку, не каждая служба ДОУ может выделить отдельного сотрудника для регистрации служебных, докладных и прочих записок. Так или иначе, в первую очередь всегда будут регистрироваться срочные исходящие письма, приказы, распоряжения, входящая корреспонденция от вышестоящих органов, а служебные записки – безропотно ждать своего часа.

• Регистрация секретарем в небольшой организации. В организациях с небольшим документооборотом служебные записки регистрирует секретарь руководителя. Служебная записка является внутренним документом горизонтальной направленности и не может предназначаться вышестоящему должностному лицу.

Для предоставления информации руководству в деловой переписке используют докладные, аналитические и пояснительные записки. Следовательно, секретарь в цепочке приема-передачи служебных записок между равными по статусу должностными лицами – лишнее звено.

• Без регистрации, но с отметкой службы ДОУ о передаче. Если в организации не принято регистрировать служебные записки, передавать их адресату через службу ДОУ без регистрации не имеет смысла. Передать службе ДОУ записку и получить отметку о передаче с последующей передачей документа службой ДОУ подразделению-адресату и проставлением еще одной отметки о передаче – все это усложняет процесс, отнимает время, увеличивает срок исполнения поручений.

Если в организации все-таки действует порядок передачи служебных записок с получением отметки о приеме, получатель расписывается в получении, указывает свою должность, дату и время получения документа (при необходимости). Отметка о получении фиксируется на копии служебной записки, которая возвращается в подразделение-адресант.

Отметку о получении может заменить штамп «Получено», который содержит поля для указания даты получения, Ф.И.О. и подписи должностного лица (рис.).

Рис. Отметку о получении может заменить штамп «Получено»

ЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК

• Регистрация в структурном подразделении, передача записок напрямую между  подразделениями. Регистрация служебных записок в структурном подразделении, как и передача их из одного структурного подразделения в другое, минуя посредников (службу ДОУ или секретаря), сокращает путь документа до адресата.

Если в структурном подразделении отсутствует должность делопроизводителя (секретаря управления/департамента/отдела), для регистрации документов, в том числе и внутренних, необходимо назначить должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Ответственного за делопроизводство определяют руководители структурных подразделений. Как правило, назначают работника, не обремененного должностными обязанностями. Возложение дополнительных функций утверждается приказом или распоряжением и фиксируется в должностных инструкциях.

• Регистрация исходящих записок. Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, регистрирует исходящую служебную записку.

Исходящие служебные записки регистрируются в журнале внутренней (исходящей) корреспонденции подразделения (Пример 3). При регистрации исходящих служебных записок указывается:

• регистрационный номер документа;

• дата документа;

• ссылка на исходящий номер и дату документа (при ответе);

• адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка);

• краткое содержание документа;

• количество страниц;

• наличие приложений;

• дата исполнения;

• Ф.И.О. работника, подготовившего служебную записку.

Служебную записку можно отсканировать и отправить по электронной почте.

Если необходимо передать оригинал, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, может составить график передачи служебных записок адресатам – 1 раз в день, 2 раза в день и т.п.

Срочные служебные записки (с четко указанным контрольным сроком) необходимо передавать незамедлительно. Передавать служебные записки в подразделение-адресат можно напрямую или через специально оборудованные в службе ДОУ ячейки с номерами и/или наименованием структурных подразделений. При этом служба ДОУ в процессе передачи документов не участвует.

Регистрация входящих записок. При поступлении служебной записки в подразделение-получатель должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении-получателе, регистрирует ее как внутренний входящий документ в журнале учета внутренней (входящей) корреспонденции подразделения (Пример 4) с указанием следующих реквизитов:

• входящий регистрационный номер;

• дата получения (регистрации);

• ссылка на исходящий номер и дату;

• автор служебной записки;

• краткое содержание;

• количество страниц;

• приложения;

• дата исполнения;

• исполнитель (должностное лицо, которому направляется служебная записка).

Ответственность за соблюдение контрольных сроков, указанных в служебной записке, ложится на должностное лицо, которому она адресована. Изменять сроки исполнения документа может инициатор служебной записки и/или вышестоящее должностное лицо.

• Регистрация всеми сотрудниками. Если в организации или в ее структурных подразделениях нет работника, ответственного за делопроизводство, можно найти иные механизмы регистрации служебных записок. Например, разместить журнал регистрации служебных записок в формате Word или Excel на сервере для общего пользования. В этом случае регистрация служебной записки сотрудником структурного подразделения займет не больше времени, чем личная передача документа секретарю.

Однако специалисты профильных структурных подразделений нередко саботируют такие предложения. Попытки возложить на них даже незначительные делопроизводственные операции встречают активный отпор. В чем-то специалисты правы. Помните, у И.А. Крылова: «Беда, коль пироги начнет печи сапожник, а сапоги тачать пирожник, и дело не пойдет на лад»?

Избежать открытого конфликта со специалистами профильных подразделений можно, если издать соответствующее распоряжение или указание, подписанное руководителем организации. В этом случае инициатором должен выступить руководитель службы ДОУ или иное лицо, ответственное за делопроизводство. Именно в его интересах снять с себя часть архаичных функций, упорядочить работу с документопотоками, выстроить эффективные маршруты их движения, исключить утерю внутренних документов.

Как только подобная схема вводится в действие, недовольство работников идет на спад, поскольку значительно сокращаются сроки регистрации, а сама регистрация становится прозрачной.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК

Сроки хранения записок содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010) (Таблица).

Любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм, а делопроизводство – зеркальное отражение системы управления этого организма. Желаете идти в ногу со временем, быть в авангарде? Попробуйте начать со служебных записок – это будет первым шагом на пути к грамотно организованному документообороту, а выверенная логистика маршрутов внутренних документов – первым этапом в борьбе с управленческим хаосом. Примеры служебных записок приведены ниже (Примеры 5–10).

ПРИМЕРЫ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК