Как составить краткую историческую справку организации

Как составить краткую историческую справку организации

Выдаем историческую справку организации

“Кадровая служба и управление персоналом предприятия”, 2017, N 5

Историческая справка организации – документ, актуальный для предприятий с богатой историей. Если происходили реорганизации или (и) переименования, то он необходим. Историческая справка хороша тем, что в ней в краткой форме с однозначными ссылками на соответствующие документы приводятся основные вехи развития компании. Мы расскажем, как в отсутствие архива составить историческую справку в отделе кадров и каким образом приложить ее к архивным справкам, выдаваемым по запросам работников.

Историческая справка в полном своем воплощении составляется в архиве организации и ежегодно дополняется. Если общего архива нет и осуществляется только хранение документов по личному составу, то и историческую справку придется составлять кадровикам. Конечно, это будет ее упрощенный вариант.

Примечание. См. статью “Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика” на с. 15 журнала N 1, 2017.

Когда и для чего нужна историческая справка

Историческая справка нужна отделу кадров, если за время существования компании в ней происходили организационные изменения или (и) переименования. Тогда при составлении архивных справок и выписок по запросам бывших работников может оказаться, например, что сотрудник был принят в ООО “Мелодия”, а уволился из ООО “Симфония”. Или пришел работать в ООО “Энергия”, которое затем было присоединено в результате поглощения к ОАО “Атом”, а еще через некоторое время ОАО “Атом” превратилось в ПАО “Атом”. Вариантов может быть множество. Все подобные “неожиданности” в служебной биографии работников должны быть объяснены. Для этого и существует историческая справка.

При ликвидации организации документы по личному составу передаются на государственное хранение тоже в сопровождении исторической справки. Услугу по ее составлению может оказать и архив, но информационным источником все равно будут представители ликвидируемой компании.

Таким образом, историческая справка требуется:

  • при подготовке архивных справок и выписок;
  • передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.

Историческая и архивная справки: как не перепутать

Историческая и архивная справки – это два разных документа.

Историческая справка – это вспомогательный архивный справочник, в котором в краткой форме описывается история организации. Она составляется единожды, а потом только дополняется при необходимости.

Архивная справка – это одна из форм ответа на запрос, например, бывшего работника компании. На каждый запрос составляется отдельная справка и направляется заявителю.

Примечание. См. статью “Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок” на с. 36 журнала N 4, 2016.

Составляем историческую справку

Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:

  1. Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее – Правила-2015).
  2. Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее – Основные правила).

Приоритет за Правилами-2015: во-первых, утверждены Приказом министерства, и потому имеют приоритетное значение, во-вторых, они на 13 лет моложе Основных правил. Зато последние более конкретны, благодаря чему очень эффективны в своей роли методического документа.

Историческая справка как вспомогательный архивный справочник упоминается в п. 5.4 Правил-2015, а в п. 5.6 подробно рассказывается о том, что в ней должно быть. Для удобства представим содержание исторической справки в виде схемы (ниже).

Схема. Историческая справка

  -----------------------------------------------------------------------¬
  ¦                         Историческая справка                         ¦
  L-----------------------------------T-----------------------------------
            --------------------------+-------------------------¬
------------+-----------¬-------------+-----------¬-------------+----------¬
¦        Раздел 1       ¦¦        Раздел 2        ¦¦        Раздел 3       ¦
¦                       ¦¦                        ¦¦                       ¦
¦        История        ¦¦      История фонда     ¦¦     Характеристика    ¦
¦   фондообразователя   ¦¦                        ¦¦    документов фонда   ¦
LT-----------------------LT------------------------LT-----------------------
 ¦----------------------¬ ¦-----------------------¬ ¦----------------------¬
 ¦¦  Содержание раздела ¦ ¦¦  Содержание раздела  ¦ ¦¦  Содержание раздела ¦
 ¦¦                     ¦ ¦¦                      ¦ ¦¦                     ¦
 ¦¦История организации  ¦ ¦¦- объем документов;   ¦ ¦¦- разновидности      ¦
 ¦¦со ссылками на       ¦ ¦¦- крайние даты        ¦ ¦¦документов;          ¦
 ¦¦соответствующие      ¦ ¦¦документов;           ¦ ¦¦- особенности        ¦
 ¦¦законодательные и    ¦ ¦¦- степень сохранности ¦ ¦¦формирования единиц  ¦
 ¦¦иные нормативные     ¦ ¦¦документов;           ¦ ¦¦хранения и их        ¦
 ¦¦акты:                ¦ ¦¦- даты передачи       ¦ ¦¦систематизации;      ¦
 ¦¦- даты образования,  ¦ ¦¦документов на         ¦ ¦¦- наличие документов,¦
 ¦¦переименования,      ¦ ¦¦постоянное хранение   ¦ ¦¦выходящих за         ¦
 L+реорганизации,       ¦ L+                      ¦ L+хронологические      ¦
  ¦ликвидации;          ¦  ¦                      ¦  ¦границы деятельности ¦
  ¦- ведомственная      ¦  ¦                      ¦  ¦фондообразователя;   ¦
  ¦принадлежность;      ¦  ¦                      ¦  ¦- состав справочного ¦
  ¦- структура и        ¦  ¦                      ¦  ¦аппарата к фонду;    ¦
  ¦функции, их          ¦  ¦                      ¦  ¦- место хранения     ¦
  ¦изменения;           ¦  ¦                      ¦  ¦документов по личному¦
  ¦- название           ¦  ¦                      ¦  ¦составу              ¦
  ¦организации-         ¦  ¦                      ¦  ¦                     ¦
  ¦предшественника      ¦  ¦                      ¦  ¦                     ¦
  L----------------------  L-----------------------  L----------------------

Конечно, кадровику вряд ли удастся заполнить абсолютно все перечисленные в схеме информационные блоки. Но делать этого и не нужно: это работа архивариуса, причем на том этапе становления системы хранения документов, когда архив уже работает в полную силу. Мы будем составлять “облегченный” вариант исторической справки, цель которого – описать историю организации, которая не могла не отразиться в учетных кадровых документах.

Представим в таблице информационные блоки, которые может содержать историческая справка, создаваемая для нужд отдела кадров.

Таблица. Содержание исторической справки

N п/п

Информационный блок

Комментарий

Даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации

На основе соответствующих распорядительных документов

Ведомственная принадлежность

При наличии

Структура и функции, их изменения

На основе организационной структуры

Название организации-предшественника

При наличии

Объем документов

С оговоркой, что речь идет только о документах по личному составу

Крайние даты документов

Степень сохранности документов

Особенности формирования единиц хранения и их систематизации

Место хранения документов по личному составу

С указанием фактического адреса нахождения хранилища

Оформление исторической справки

С точки зрения делопроизводства историческая справка представляет собой обыкновенный информационно-справочный документ, который оформляется на бланке организации и содержит реквизиты:

  • наименование организации (полное и, при его наличии, сокращенное);
  • наименование вида документа;
  • дата документа (дата подписания справки);
  • номер документа (обычно это N 1; крайне редко и в очень “частных” случаях на предприятии за год составляется больше одной исторической справки);
  • место издания документа (если наименование населенного пункта не входит в наименование организации);
  • текст;
  • подпись.

Подписывают историческую справку составитель – в нашем случае начальник отдела кадров – и руководитель организации.

Отдельного внимания заслуживает реквизит “Текст документа”. Не будем забывать, что у нас справка, то есть документ, содержащий исключительно факты. Никакой оценочной информации в исторической справке быть не должно. Не нужно также превращать ее в презентационную статью и помещать в текст обороты, уместные больше на школьной экскурсии по предприятию. Например, такие конструкции, как “в далеком 1973 году”, “в этот трудный для страны период наш завод…” и т.п.

Историческая справка – документ архива и никакой презентационной нагрузки не несет. Одновременно не нужно пускаться в излишние подробности. Так, при сообщении о создании организации достаточно ссылки на приказ. Никаких прочих регистрационных данных и реквизитов указывать не нужно (Пример 1).

Пример 1. Историческая справка организации, составленная в отдел кадров.

---------------------------------------------------------------------------¬
¦                 Акционерное общество "Природные ресурсы"                 ¦
¦                         (АО "Природные ресурсы")                         ¦
¦                                                                          ¦
¦                           ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА                           ¦
¦                                                                          ¦
¦    01.03.2017                                                        N 1 ¦
¦                                  Москва                                  ¦
¦                                                                          ¦
¦     Общество   с   ограниченной    ответственностью  "Природные ресурсы" ¦
¦ образовалось в 2009 году (договор об учреждении от 18.03.2009 N 1).      ¦
¦     Общество   с   ограниченной   ответственностью  "Природные  ресурсы" ¦
¦ реорганизовано в форме  преобразования  в  Закрытое акционерное общество ¦
¦ "Природные ресурсы" (решение учредителей от 17.05.2010 N 534).           ¦
¦    1 сентября 2014 г. Закрытое  акционерное общество "Природные ресурсы" ¦
¦ реорганизовано в форме преобразования в Акционерное  общество "Природные ¦
¦ ресурсы" (решение акционеров от 01.09.2014 N 653).                       ¦
¦     Основной вид деятельности АО  "Природные  ресурсы" -  производство и ¦
¦ распределение газообразного топлива.                                     ¦
¦     Приказом  от  09.01.2017  N 1 утверждена  следующая  организационная ¦
¦ структура:                                                               ¦
¦     1 - Руководство,                                                     ¦
¦     2 - Управление по персоналу,                                         ¦
¦     3 - Бухгалтерия,                                                     ¦
¦     <...>                                                                ¦
¦     Управление по персоналу АО "Природные ресурсы" осуществляет архивное ¦
¦ хранение  документов  по  личному составу.  Хранение  осуществляется  по ¦
¦ адресу: г. Москва, ул. 25-й дивизии, д. 42, к. 3, каб. 0021.             ¦
¦     На  хранении  находятся  документы по личному составу за 2010 - 2016 ¦
¦ годы в количестве 965 томов (опись N 1/ЛС). Документы по личному составу ¦
¦ за  2009 год  были  утрачены  при  пожаре в офисе АО "Природные ресурсы",¦
¦ произошедшем 15 января 2010 года (акт о пожаре от 15.01.2010 N 1).       ¦
¦     Состояние   документов,  находящихся  на хранении,  хорошее.  В дела ¦
¦ сформированы документы  одного календарного года (за  исключением личных ¦
¦ дел). Каждая единица хранения содержит не более 250 листов. Тома сшиты в ¦
¦ картонные обложки, снабжены внутренней описью, листом-заверителем.       ¦
¦                                                                          ¦
¦                             ------------¬                                ¦
¦     Генеральный директор    ¦   Печать  ¦ Потапов       Е.К. Потапов     ¦
¦                             ¦     АО    ¦                                ¦
¦     Начальник отдела кадров ¦"Природные ¦ Коржевицкая   М.В. Коржевицкая ¦
¦                             ¦  ресурсы" ¦                                ¦
¦                             L------------                                ¦
L---------------------------------------------------------------------------

В соответствии с п. 5.6 Правил-2015 историческая справка для фонда составляется в двух экземплярах, один хранится в деле фонда, второй передается в государственный (муниципальный) архив. В этом положении речь идет об организациях, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и обычных организаций касается только тогда, когда их документы при ликвидации передаются на госхранение. Наша “облегченная справка” может существовать и в единственном экземпляре.

После того как справку подпишет генеральный директор, с нее снимается скан-копия, а оригинал справки помещается в дело. Вряд ли он будет требоваться часто, разве только в случае судебных разбирательств для представления на заседаниях. К архивным справкам и прочим документам может прикладываться заверенная копия данной справки. Нигде не написано, что копия должна быть заверена, однако рекомендуется все же произвести эту несложную процедуру, чтобы ни у кого не возникло даже малейшего сомнения в подлинности копии.

Заверение копии происходит стандартно, по хорошо знакомому каждому кадровику алгоритму: на копии документа проставляется штамп “Копия” или “Копия верна”, затем указываются должность, фамилия и инициалы уполномоченного заверять копии работника, его личная подпись и дата заверения копии.

Обратите внимание на Пример 2: на бланке организации сообщается, что работник был принят в организацию с тем же наименованием, но другой организационно-правовой формой. По месту предъявления этой справки наверняка возникнут вопросы. Что это: опечатка, попытка ввести в заблуждение, правда? Копия исторической справки снимет эти вопросы.

Пример 2. Архивная справка со ссылкой на копию приложенной исторической справки организации.

---------------------------------------------------------------------------¬
¦                 Акционерное общество "Природные ресурсы"                 ¦
¦                         (АО "Природные ресурсы")                         ¦
¦        ул. 25-й дивизии, д. 42, к. 3, оф. 0010, г. Москва, 123456        ¦
¦  Тел./факс: (123)456-78-90, e-mail: office@priroda.com, www.priroda.com  ¦
¦      ОКПО 12345678, ОГРН 1234567890123, ИНН/КПП 1234567890/123456789     ¦
¦                                                                          ¦
¦    N 436-5/И от 19.05.2017                  Г-же Калининой Т.К.          ¦
¦    На N 2341-2/В от 16.05.2017              ул. Пушкина, д. 44, кв. 246, ¦
¦                                             г. Москва, 123456            ¦
¦                                                                          ¦
¦                             АРХИВНАЯ СПРАВКА                             ¦
¦                                                                          ¦
¦     В документах  Акционерного общества  "Природные  ресурсы" содержатся ¦
¦ следующие  сведения  о  работе  Калининой  Тамары  Константиновны (д. р. ¦
¦ 04.02.1974).                                                             ¦
¦     28  июля 2010  года   принята  на   должность  ведущего  инженера  в ¦
¦ производственно-технический  отдел  ЗАО "Природные ресурсы"  (приказ  от ¦
¦ 28.07.2010 N 356-32/лс).                                                 ¦
¦     Уволена по собственному желанию 21 декабря 2016  года  на  основании ¦
¦ п. 3 ч. 1 ст. 77  Трудового  кодекса  Российской  Федерации  (приказ  от ¦
¦ 21.12.2016 N 462/лс).                                                    ¦
¦     Основание:  Ф. 1, оп. 1 л/с, д. 01-02, т. 2, л. 201; д. 01-03, т. 2, ¦
¦ л. 159.                                                                  ¦
¦     Приложение:   копия   исторической справки АО "Природные ресурсы" на ¦
¦ 1 л. в 1 экз.                                                            ¦
¦                              -------------¬                              ¦
¦     Генеральный директор     ¦  Печать    ¦  Потапов        Е.К. Потапов ¦
¦                              ¦     АО     ¦                              ¦
¦                              ¦ "Природные ¦                              ¦
¦                              ¦  ресурсы"  ¦                              ¦
¦                              L-------------                              ¦
L---------------------------------------------------------------------------

Ежегодные дополнения к исторической справке

В архивах организаций историческая справка составляется один раз, а в последующие годы к ней готовятся дополнения. К “камерной” справке отдела кадров это относится только в том случае, если в прошедшем году компанию постигли крупные организационные изменения: реорганизация, переименование, изменение оргструктуры, открытие новых видов деятельности.

Предположим, к нашей гипотетической организации из Примеров 1 и 2 АО “Природные ресурсы” в 2017 году в результате поглощения присоединилось ООО “Газовик”. Тогда в январе 2018 года начальник отдела кадров подготовит дополнение к справке, которое будет выглядеть так, как показано в Примере 3.

Пример 3. Дополнение к исторической справке, составленной в отеле кадров

---------------------------------------------------------------------------¬
¦                 Акционерное общество "Природные ресурсы"                 ¦
¦                         (АО "Природные ресурсы")                         ¦
¦                                                                          ¦
¦                                ДОПОЛНЕНИЕ                                ¦
¦                          к исторической справке                          ¦
¦                                                                          ¦
¦    11.01.2018                                                        N 1 ¦
¦                                  Москва                                  ¦
¦                                                                          ¦
¦     В 2017 году в АО "Природные ресурсы" произошло следующее изменение:  ¦
¦     присоединено АО "Газовик" (приказ от 21.09.2017 N 1007/1-ОД).        ¦
¦     Виды деятельности организации не менялись.                           ¦
¦     Документы по личному составу АО  "Газовик"  приняты в  Управление по ¦
¦ персоналу АО "Природные ресурсы" и  оформлены на  хранение с присвоением ¦
¦ фонду номера 2.                                                          ¦
¦                             ------------¬                                ¦
¦     Генеральный директор    ¦   Печать  ¦ Потапов        Е.К. Потапов    ¦
¦                             ¦     АО    ¦                                ¦
¦     Начальник отдела кадров ¦"Природные ¦ Коржевицкая   М.В. Коржевицкая ¦
¦                             ¦  ресурсы" ¦                                ¦
¦                             L------------                                ¦
L---------------------------------------------------------------------------

Если при подготовке архивной справки придется сослаться не на историческую справку, а на приложение к ней, то реквизит “Отметка о приложении” будет выглядеть так:

Приложение: копия исторической справки с дополнением на 2 л. в 1 экз.

Прикладываться при этом будет и историческая справка, и дополнение; оба документа в виде заверенных копий.

Е. Кожанова

Специалист

по ДОУ и кадровому

делопроизводству

Источник

Историческая справка в полном своем воплощении составляется в архиве организации и ежегодно дополняется. Если общего архива нет и осуществляется только хранение документов по личному составу, то и историческую справку придется составлять кадровикам. Конечно, это будет ее упрощенный вариант. О том, для чего она может понадобиться и как ее составить, читайте в статье.

Историческая справка организации – документ, актуальный для предприятий с богатой историей. Если происходили реорганизации или (и) переименования, то он необходим. Историческая справка хороша тем, что в ней в краткой форме с однозначными ссылками на соответствующие документы приводятся основные вехи развития компании. Мы расскажем, как в отсутствие архива составить историческую справку в отделе кадров и каким образом приложить ее к архивным справкам, выдаваемым по запросам работников.

Историческая справка в полном своем воплощении составляется в архиве организации и ежегодно дополняется. Если общего архива нет и осуществляется только хранение документов по личному составу, то и историческую справку придется составлять кадровикам. Конечно, это будет ее упрощенный вариант.

Когда и для чего нужна историческая справка

Историческая справка нужна отделу кадров, если за время существования компании в ней происходили организационные изменения или (и) переименования. Тогда при составлении архивных справок и выписок по запросам бывших работников может оказаться, например, что сотрудник был принят в ООО «Мелодия», а уволился из ООО «Симфония». Или пришел работать в ООО «Энергия», которое затем было присоединено в результате поглощения к ОАО «Атом», а еще через некоторое время ОАО «Атом» превратилось в ПАО «Атом». Вариантов может быть множество. Все подобные «неожиданности» в служебной биографии работников должны быть объяснены. Для этого и существует историческая справка.

При ликвидации организации документы по личному составу передаются на государственное хранение тоже в сопровождении исторической справки. Услугу по ее составлению может оказать и архив, но информационным источником все равно будут представители ликвидируемой компании.

Таким образом, историческая справка требуется:

  • при подготовке архивных справок и выписок,
  • передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.

Историческая и архивная справки: как не перепутать

Историческая и архивная справки – это два разных документа.

Историческая справка – это вспомогательный архивный справочник, в котором в краткой форме описывается история организации. Она составляется единожды, а потом только дополняется при необходимости.

Архивная справка – это одна из форм ответа на запрос, например, бывшего работника компании. На каждый запрос составляется отдельная справка и направляется заявителю.

Составляем историческую справку

Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:

  1. Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила-2015).
  2. Основным…

Источник

ВЫДАЕМ ИСТОРИЧЕСКУЮ СПРАВКУ ОРГАНИЗАЦИИ

Историческая справка организации – документ, актуальный для предприятий с богатой историей. Если происходили реорганизации или (и) переименования, то он необходим. Историческая справка хороша тем, что в ней в краткой форме с однозначными ссылками на соответствующие документы приводятся основные вехи развития компании. Мы расскажем, как в отсутствие архива составить историческую справку в отделе кадров и каким образом приложить ее к архивным справкам, выдаваемым по запросам работников.

Историческая справка в полном своем воплощении составляется в архиве организации и ежегодно дополняется. Если общего архива нет и осуществляется только хранение документов по личному составу, то и историческую справку придется составлять кадровикам. Конечно, это будет ее упрощенный вариант.

Примечание. См. статью “Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика” на с. 15 журнала N 1, 2017.

Когда и для чего нужна историческая справка

Историческая справка нужна отделу кадров, если за время существования компании в ней происходили организационные изменения или (и) переименования. Тогда при составлении архивных справок и выписок по запросам бывших работников может оказаться, например, что сотрудник был принят в ООО “Мелодия”, а уволился из ООО “Симфония”. Или пришел работать в ООО “Энергия”, которое затем было присоединено в результате поглощения к ОАО “Атом”, а еще через некоторое время ОАО “Атом” превратилось в ПАО “Атом”. Вариантов может быть множество. Все подобные “неожиданности” в служебной биографии работников должны быть объяснены. Для этого и существует историческая справка.

При ликвидации организации документы по личному составу передаются на государственное хранение тоже в сопровождении исторической справки. Услугу по ее составлению может оказать и архив, но информационным источником все равно будут представители ликвидируемой компании.

Таким образом, историческая справка требуется:

– при подготовке архивных справок и выписок;

– передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.

Историческая и архивная справки: как не перепутать

Историческая и архивная справки – это два разных документа.

Историческая справка – это вспомогательный архивный справочник, в котором в краткой форме описывается история организации. Она составляется единожды, а потом только дополняется при необходимости.

Архивная справка – это одна из форм ответа на запрос, например, бывшего работника компании. На каждый запрос составляется отдельная справка и направляется заявителю.

Примечание. См. статью “Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок” на с. 36 журнала N 4, 2016.

Составляем историческую справку

Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:

1) Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее – Правила-2015).

2) Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее – Основные правила).

Приоритет за Правилами-2015: во-первых, утверждены Приказом министерства, и потому имеют приоритетное значение, во-вторых, они на 13 лет моложе Основных правил. Зато последние более конкретны, благодаря чему очень эффективны в своей роли методического документа.

Историческая справка как вспомогательный архивный справочник упоминается в п. 5.4 Правил-2015, а в п. 5.6 подробно рассказывается о том, что в ней должно быть.

Мы будем составлять “облегченный” вариант исторической справки, цель которого – описать историю организации, которая не могла не отразиться в учетных кадровых документах.

Представим в таблице информационные блоки, которые может содержать историческая справка, создаваемая для нужд отдела кадров.

Таблица. Содержание исторической справки

N п/п

Информационный блок

Комментарий

1

Даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации

На основе соответствующих распорядительных документов

2

Ведомственная принадлежность

При наличии

3

Структура и функции, их изменения

На основе организационной структуры

4

Название организации-предшественника

При наличии

5

Объем документов

С оговоркой, что речь идет только о документах по личному составу

6

Крайние даты документов

7

Степень сохранности документов

8

Особенности формирования единиц хранения и их систематизации

9

Место хранения документов по личному составу

С указанием фактического адреса нахождения хранилища

Оформление исторической справки

С точки зрения делопроизводства историческая справка представляет собой обыкновенный информационно-справочный документ, который оформляется на бланке организации и содержит реквизиты:

– наименование организации (полное и, при его наличии, сокращенное);

– наименование вида документа;

– дата документа (дата подписания справки);

– номер документа (обычно это N 1; крайне редко и в очень “частных” случаях на предприятии за год составляется больше одной исторической справки);

– место издания документа (если наименование населенного пункта не входит в наименование организации);

– текст;

– подпись.

Подписывают историческую справку составитель – в нашем случае начальник отдела кадров – и руководитель организации.

Отдельного внимания заслуживает реквизит “Текст документа”. Не будем забывать, что у нас справка, то есть документ, содержащий исключительно факты. Никакой оценочной информации в исторической справке быть не должно. Не нужно также превращать ее в презентационную статью и помещать в текст обороты, уместные больше на школьной экскурсии по предприятию. Например, такие конструкции, как “в далеком 1973 году”, “в этот трудный для страны период наш завод…” и т.п.

Историческая справка – документ архива и никакой презентационной нагрузки не несет. Одновременно не нужно пускаться в излишние подробности. Так, при сообщении о создании организации достаточно ссылки на приказ. Никаких прочих регистрационных данных и реквизитов указывать не нужно.

В соответствии с п. 5.6 Правил-2015 историческая справка для фонда составляется в двух экземплярах, один хранится в деле фонда, второй передается в государственный (муниципальный) архив. В этом положении речь идет об организациях, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и обычных организаций касается только тогда, когда их документы при ликвидации передаются на госхранение. Наша “облегченная справка” может существовать и в единственном экземпляре.

После того как справку подпишет генеральный директор, с нее снимается скан-копия, а оригинал справки помещается в дело. Вряд ли он будет требоваться часто, разве только в случае судебных разбирательств для представления на заседаниях. К архивным справкам и прочим документам может прикладываться заверенная копия данной справки. Нигде не написано, что копия должна быть заверена, однако рекомендуется все же произвести эту несложную процедуру, чтобы ни у кого не возникло даже малейшего сомнения в подлинности копии.

Заверение копии происходит стандартно, по хорошо знакомому каждому кадровику алгоритму: на копии документа проставляется штамп “Копия” или “Копия верна”, затем указываются должность, фамилия и инициалы уполномоченного заверять копии работника, его личная подпись и дата заверения копии.

Ежегодные дополнения к исторической справке

В архивах организаций историческая справка составляется один раз, а в последующие годы к ней готовятся дополнения. К “камерной” справке отдела кадров это относится только в том случае, если в прошедшем году компанию постигли крупные организационные изменения: реорганизация, переименование, изменение оргструктуры, открытие новых видов деятельности.

Предположим, к нашей гипотетической организации из Примеров 1 и 2 АО “Природные ресурсы” в 2017 году в результате поглощения присоединилось ООО “Газовик”.

Если при подготовке архивной справки придется сослаться не на историческую справку, а на приложение к ней, то реквизит “Отметка о приложении” будет выглядеть так:

Приложение: копия исторической справки с дополнением на 2 л. в 1 экз.

Прикладываться при этом будет и историческая справка, и дополнение; оба документа в виде заверенных копий.

Источник

Историческая справка

Открытое акционерное общество «Уралэлектропечь» (ООО «Уралэлектропечь», далее – Общество)  создано в соответствии с Решением учредителей, оформленного Протоколом № 1 собрания учредителей от 19 октября 2004 года.

Общество зарегистрировано Инспекцией Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по Железнодорожному району г. Екатеринбурга Свердловской области (Свидетельство о государственной регистрации юридического организации  № 003152536 серия 66 от 01 ноября 2004 года). Обществу присвоен Основной государственный регистрационный номер – (ОГРН) 1046603162430.

Общество состояло на учете в Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы № 24 по Свердловской области. Обществу присвоен  идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – 6659111585, код причины постановки на налоговый учет (КПП) – 667801001.

 Местонахождение Общества:  г. Екатеринбург, проспект Космонавтов, 11 «Б», литер Д.

Устав Общества утвержден Общим собранием учредителей (Протокол № 1 от 19 октября 2004 года). 

В соответствии с Уставом, Общество являлось юридическим лицом, имело в собственности обособленное имущество, приобретенное в процессе хозяйственной деятельности.

Предметами  деятельности Общества в соответствии с Уставом являлись:

– разработка и изготовление приборов и установок для металлургии, оборудования для химической промышленности, химического машиностроения;

– разработка и изготовление приборов и установок для проведения исследований, испытаний в различных областях науки и техники;

– разработка и изготовление новых технологических  установок, систем управления;

– разработка и изготовление медицинской техники;

– разработка и изготовление техники для решения экологических проблем;

– оказание посреднических научно – технических услуг;

– разработка и изготовление продукции производственно – технического назначения и другие виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством Российской Федерации.

Производственная деятельность Общества фактически была прекращена в 2016 году.

Решением Арбитражного суда Свердловской области №А69-41196/2014 от 20 января 2017 года  Общество признано несостоятельным (банкротом), в отношении него открыто конкурсное производство сроком на шесть месяцев. Срок конкурсного производства в дальнейшем  продлен. Конкурсным управляющим назначена Другова Алена Павловна.         

В связи с ликвидацией Общества проведена научно – техническая обработка документов по личному составу. В результате работы составлена опись № 1-л дел по личному составу за 2004 – 2017 годы в количестве 18 (восемнадцати) единиц хранения с № 1 по № 18.

В опись внесены приказы по личному составу, личные карточки и трудовые договоры  работников, документы по начислению заработной платы.

В связи с тем, что Общество ликвидировано и на муниципальное хранение поступил весь комплекс документов по личному составу и в соответствии с п. 2.11. «Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (М., 2015 г.), опись составлена по номинально – хронологическому принципу.

Сохранность документов  полная.

Физическое состояние дел удовлетворительное. Дела подшиты, пронумерованы, имеют листы-заверители.

К описи составлен научно-справочный аппарат: титульный лист,  предисловие. К фонду составлена историческая справка. В конце описи сделана итоговая запись. В связи с отсутствием в Обществе ответственного за архив и экспертной комиссии в конце описи отсутствует наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) и гриф экспертной комиссии.

Документы обработаны, опись составлена и оформлена в соответствии с требованиями «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». М., 2015 г., Федерального закона от

02 марта 2016 г. № 43-ФЗ О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».

Конкурсный управляющий                                                            А.П.Другова

22.06.2018

Источник

7.6.1. В архиве организации составляется историческая справка к архивному фонду – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива.

Историческая справка состоит из разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.

7.6.2. Первый раздел – история фондообразователя – включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения:

даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника;

задачи и функции организации и их изменения;

масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;

изменения в названии и подчиненности организации;

структура организации и ее изменения.

Для объединенного архивного фонда может составляться общая история фондообразователей.

В отношении архивной коллекции – указываются сведения по истории ее создания, сведения о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве).

7.6.3. Второй раздел – история фонда – включает следующие сведения:

дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты;

изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды);

степень сохранности документов;

особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;

сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения);

состав научно-справочного аппарата к фонду.

7.6.4. Раздел по истории фонда содержит также такие элементы описания, как аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования документов.

Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику состава документов по структуре фонда и по видам документов, содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

Библиография включает список опубликованных и неопубликованных справочников по фонду и документальных публикаций, выполненных на его основе.

7.6.5. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.

7.6.6. Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.

7.6.7. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).

Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.

7.6.8. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.

Источник

Добавить комментарий