Как составить лист фонда

2.1.2.
Составление и внесение изменений в листы фондов

Лист фонда является обязательным
документом внутреннего учета в архивах, осуществляющих хранение документов на
бумажной основе.

Лист фонда
включает сведения о названии (переименованиях) фонда, местонахождении фонда,
количестве неописанных и описанных поступивших и выбывших материалах (единицах
хранения) и суммарном количестве ед. хр. по каждой описи и фонду в целом.

По
разделу «Учет описанных документов»,
графы «Поступления…№ описи» определяются №№ описей на документы фонда.

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд и отражает все изменения в составе и объеме фонда, а также изменения в названии фондообразователя с момента поступления фонда в архив.

Секретные
документы также учитываются в листе фонда.

Составление
листа фонда.

Лист
фонда впервые составляется:

-при
первом поступлении документов фондообразователя в архив;

-при
создании в архиве нового фонда путем выделения комплекса дел из состава
документов уже имеющегося в архиве фонда или описания документов, находившихся
в россыпи.

При
первом поступлении документов фондообразователя в архив раздел «Название фонда» заполняется на
основании исторической справки предисловия к описи, в случае ее отсутствия на
основании акта приема-передачи дел на архивное хранение. Раздел о
местонахождении фонда заполняется на основании книги учета поступлений
документов в архив. Разделы «Учет неописанных
материалов», «Учет описанных материалов» заполняется на основании акта
приема-передачи дел на архивное хранение.

При
создании в архиве нового фонда путем выделения комплекса дел из состава
документов уже имеющегося в архиве фонда или описания документов, находившихся
в россыпи раздел «Название фонда» заполняется на основании исторической справки предисловия к архивной описи вновь создаваемого фонда. Разделы «Местонахождение фонда» и «Учет описанных документов» заполняются на основании актов об обнаружении
дел, акта описания и описи.

Акты
после составления листа фонда подшиваются в дело фонда (см. п.  2.1.4.).

Пересоставление
листа фонда.

Пересоставление листа фонда допустимо в следующих случаях: – при неисправимых повреждения листа фонда – после переработки архивного фонда; – при создании объединенного архивного фонда; – при уточнении истории фондообразователя.

При
переработке архивного фонда или создании объединенного архивного фонда раздел «Название фонда» заполняется на основании
исторической справки предисловия к описи. Разделы «Местонахождение фонда» и «Учет описанных материалов» заполняются на основании
актов об обнаружении дел, акта описания и описи.

При
изменении названий фондообразователя раздел «Название фонда» заполняется на основании
акта о технических ошибках в учётных документах. Разделы «Местонахождение
фонда», «Учет неописанных материалов» и «Учет
описанных материалов» заполняются на основании старого листа фонда. В случае пересоставления листа фонда в связи с изменением названий
фондобразователя при наличии в старом листе фонда многократных записей о
поступлении ед. хр. в фонд и выбытии дел из фонда допустимо в новый лист фонда
в раздел «Учет описанных материалов» переносить только последние записи о
количестве ед. хр. по каждой описи и фонду в целом, т.к. они отражают суммарное количество дел по каждой описи и фонду в целом.

В
случае пересоставления листа фонда прежний (ранее действовавший) лист фонда
помещается в дело фонда. В верхнем правом углу каждого листа фонда (ранее
действовавшего и пересоставленного) делается отметка: «Лист фонда пересоставлен»
с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, пересоставившего
лист фонда.

Внесение
изменений в лист фонда.

Изменения
в лист фонда вносятся:

– в
раздел «Название
фонда» на основании акта о технических ошибках в учётных документах в случае, если эти
изменения являются уточнениями отдельных названий или дат деятельности
фондообразователя. В листе фонда указывается «Исправленному верить»,
дата внесения изменений и подпись лица, внесшего изменения.

– в разделы «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных
материалов» на основании актов приема-передачи дел на архивное хранение, актов об
обнаружении дел, актов о технических ошибках в учетных документах. Внесение
изменений в разделы «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных материалов» подписью не заверяется.

Акты
после внесения изменений в лист фонда подшиваются в дело фонда.

Выверка
листа фонда. При заполнении разделов «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных
материалов» необходимо проводить выверку внесенных изменений. Проверяется
правильность действий сложения и вычитания ед. хр. поступивших и (или) выбывших
из фонда.

Хранение
листов фондов. Действующие листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в
папке. Если лист фонда составлен на нескольких листах, то на каждом последующем
листе в верхнем правом углу простым карандашом делается отметка “продолжение, ф. № ... , л.
2”
.

При
пересоставлении листа фонда старый лист фонда подшивается в дело фонда с
указанием в верхнем правом углу «Лист фонда пересоставлен», даты пересоставления и
подписи лица, пересоставившего лист фонда.

Лист
фонда ликвидированного (присоединенного) фонда и акт об обнаружении дел
подшиваются в дело фонда ликвидированного фонда. Дело фонда ликвидированного
фонда подшивается в дело фонда, к которому присоединен ликвидированный фонд.

К
листам фондов ведется указатель для оперативного поиска в архиве документов
организации.

Карточка фонда. В соответствии с Регламентом
государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации (пп.
2.2.2., 2.4.2.5., 2.4.3.2.) карточка фонда является документом
централизованного государственного учёта. Карточка фонда заводилась на
поступившие в архив фонды. Один экземпляр карточки фонда передавался в орган
управления архивным делом для  пополнения
Центрального фондового каталога.

С введением автоматизированной системы ведения Центрального
фондового каталога составление карточек фондов не является обязательным. Допустимо ведение карточек
фондов для внутренних целей архива. Сведения в карточку фонда вносятся
на основании листа фонда.

Заполнение карточек уровня «Фонд» в ПК «Архивный фонд»
осуществляется в соответствии с рекомендациями «Единый порядок заполнения полей
Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных
комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый
каталог»». Проект. / М.: ООО «АДАПТ», 2013.

К полному
тексту Методики

3.7.1. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

3.7.2. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12) в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

3.7.3. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

3.7.4. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “То же”, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи “Примечания” используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

3.7.5. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

3.7.6. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку “ЭПК”, причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

3.7.7. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 1). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 3.7.3 – 3.7.4.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

3.7.8. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

3.7.9. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

3.7.10. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости – указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

3.7.11. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

3.7.12. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

3.7.13. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.

3.7.14. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф “Согласовано” с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации (центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации) – через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 его экземпляра.

После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.

3.7.15. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.

В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.

3.7.16. Каждой законченной описи присваивается номер.

3.7.17. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 13) к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

3.7.18. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение 14).

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.

3.7.19. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

3.7.20. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

3.7.21. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.4, 3.7.6 – 3.7.9.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение 2). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 – 3.7.9, 3.7.17.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов (см. п. 3.7.10).

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.

3.7.22. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму (приложение 3). Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 – 3.7.9, 3.7.17.

3.7.23. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.16 – 3.7.20. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (приложение 14).

Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для данной организации документов (научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.п.), а также на служебные ведомственные издания определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения. Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.

3.7.24. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта (приложение 4) производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.

Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.

3.7.25. Порядок передачи документов в архив организации.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Можно ли в лист фонда заносить описи дел структурных подразделений?



На вопрос отвечает

А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

ВОПРОС

В лист фонда заносят только сводные описи дел (годовые разделы)? Можно ли в лист фонда заносить описи дел структурных подразделений? В локальном нормативном акте организации закреплено, что годовые разделы на описи дел временного хранения (свыше 10 лет) составлять не нужно.

 ОТВЕТ

В соответствии с п. 2.11 Правил 2015[1] единицы хранения архивного фонда систематизируются в соответствии с определенными признаками (Таблица).



Отметим, что согласно п. 4.11 Правил 2015 экспертизу ценности документов следует проводить ежегодно. По ее результатам в структурных подразделениях организации составляют описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу^[2], на основе которых в архиве организации составляют годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов.

В п. 5.5 Правил 2015 закреплено, что сводные описи дел, документов организации состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных в архив организации описей дел ее структурных подразделений за определенные годы, и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой организации на этот год.

Поясним, что под сводной описью подразумевается опись, в которую включены документы всей организации в целом. При этом такая сводная опись может быть составлена как за один год (то есть каждый год отдельно), так и за несколько лет (за два, три и т.д. года). Организация может открывать и вести описи дел постоянного хранения не только сводные (в указанном выше смысле), но и для отдельных структурных подразделений или отдельных видов документов.

Целесообразно открывать описи дел для структурных подразделений в случае сложной структуры организации и наличии различных отделов, секторов, управлений, департаментов и т.д. Иногда эти «стократные единицы» еще и территориально удалены друг от друга и от руководящей «головы».

Открытие и ведение описей в пределах фонда по номинальному признаку оправдано в случае образования в делопроизводстве организации документов одного вида в больших объемах, так называемого «одного номинала». Примером могут послужить лицевые счета работников промышленного предприятия, личные дела студентов высшего учебного заведения, личные дела профессорско-преподавательского состава учебного заведения, приказы по основной деятельности руководителя при большом количестве их издания.

Поэтому в лист фонда заносят описи, которые открыты и ведут в организации. Отметим, что документы временного хранения не подлежат полной научно-технической обработке, а значит их можно не описывать.

Лист фонда (Пример) входит в состав основных (обязательных) учетных документов архива организации, его составляют на каждый архивный фонд. В нем учитывают все описи дел, документов фонда.

ПРИМЕР

Лист фонда





В соответствии с п. 3.9 Правил 2015 лист фонда составляют на каждый архивный фонд. В нем учитывают все описи дел, документов фонда. Лист фонда можно пересоставить только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. Если решено пересоставить документ, то ранее действовавший лист фонда помещают в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делают отметку «Лист пересоставлен», указывают дату пересоставления, должность и подпись составителя.

В п. 3.1 Методических рекомендаций по применению Правил 2015[3] указано, что основанием для внесения данных в лист фонда при первом поступлении дел фонда в архив организации являются:

• годовой раздел описи дел (см. приложения № 14 – 18 к Правилам 2015);
• акт приема-передачи архивных документов на хранение (см. приложение № 20 к Правилам).

В п. 3.5 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 основанием для внесения изменений о количестве единиц хранения в лист фонда являются:

• описи дел, документов структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел, документов организации;
• номенклатура дел организации, заменяющая годовой раздел сводной описи дел, документов организации;
• акт о технических ошибках в учетных документах (см. приложение № 4 к Правилам 2015);
• акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных) (см. приложение № 5 к Правилам 2015);
• акт об утрате документов (см. приложение № 6 к Правилам 2015);
• акт приема-передачи архивных документов на хранение (см. приложение № 20 к Правилам 2015);
• акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (см. приложение № 21 к Правилам 2015);
• акт о неисправимых повреждениях архивных документов (см. приложение № 22 к Правилам 2015).

В целях учета описей дел в архиве организации ведется реестр описей (см. п. 3.11 Правил 2015, приложение № 19 к Правилам 2015). По реестру описей архив организации ведет поединичный и суммарный учет описей дел. Опись дел, состоящую из нескольких томов, учитывают в реестре описей как одну опись.

[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

[2] См. Приложения № 23, 24 к пп. 4.11, 4.31 Правил 2015.

[3] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

30.06.2021, 14:36

Можно ли в лист фонда заносить описи дел структурных подразделений?



На вопрос отвечает

А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

ВОПРОС

В лист фонда заносят только сводные описи дел (годовые разделы)? Можно ли в лист фонда заносить описи дел структурных подразделений? В локальном нормативном акте организации закреплено, что годовые разделы на описи дел временного хранения (свыше 10 лет) составлять не нужно.

 ОТВЕТ

В соответствии с п. 2.11 Правил 2015[1] единицы хранения архивного фонда систематизируются в соответствии с определенными признаками (Таблица).



Отметим, что согласно п. 4.11 Правил 2015 экспертизу ценности документов следует проводить ежегодно. По ее результатам в структурных подразделениях организации составляют описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу^[2], на основе которых в архиве организации составляют годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов.

В п. 5.5 Правил 2015 закреплено, что сводные описи дел, документов организации состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных в архив организации описей дел ее структурных подразделений за определенные годы, и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой организации на этот год.

Поясним, что под сводной описью подразумевается опись, в которую включены документы всей организации в целом. При этом такая сводная опись может быть составлена как за один год (то есть каждый год отдельно), так и за несколько лет (за два, три и т.д. года). Организация может открывать и вести описи дел постоянного хранения не только сводные (в указанном выше смысле), но и для отдельных структурных подразделений или отдельных видов документов.

Целесообразно открывать описи дел для структурных подразделений в случае сложной структуры организации и наличии различных отделов, секторов, управлений, департаментов и т.д. Иногда эти «стократные единицы» еще и территориально удалены друг от друга и от руководящей «головы».

Открытие и ведение описей в пределах фонда по номинальному признаку оправдано в случае образования в делопроизводстве организации документов одного вида в больших объемах, так называемого «одного номинала». Примером могут послужить лицевые счета работников промышленного предприятия, личные дела студентов высшего учебного заведения, личные дела профессорско-преподавательского состава учебного заведения, приказы по основной деятельности руководителя при большом количестве их издания.

Поэтому в лист фонда заносят описи, которые открыты и ведут в организации. Отметим, что документы временного хранения не подлежат полной научно-технической обработке, а значит их можно не описывать.

Лист фонда (Пример) входит в состав основных (обязательных) учетных документов архива организации, его составляют на каждый архивный фонд. В нем учитывают все описи дел, документов фонда.

ПРИМЕР

Лист фонда





В соответствии с п. 3.9 Правил 2015 лист фонда составляют на каждый архивный фонд. В нем учитывают все описи дел, документов фонда. Лист фонда можно пересоставить только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. Если решено пересоставить документ, то ранее действовавший лист фонда помещают в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делают отметку «Лист пересоставлен», указывают дату пересоставления, должность и подпись составителя.

В п. 3.1 Методических рекомендаций по применению Правил 2015[3] указано, что основанием для внесения данных в лист фонда при первом поступлении дел фонда в архив организации являются:

• годовой раздел описи дел (см. приложения № 14 – 18 к Правилам 2015);
• акт приема-передачи архивных документов на хранение (см. приложение № 20 к Правилам).

В п. 3.5 Методических рекомендаций по применению Правил 2015 основанием для внесения изменений о количестве единиц хранения в лист фонда являются:

• описи дел, документов структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел, документов организации;
• номенклатура дел организации, заменяющая годовой раздел сводной описи дел, документов организации;
• акт о технических ошибках в учетных документах (см. приложение № 4 к Правилам 2015);
• акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных) (см. приложение № 5 к Правилам 2015);
• акт об утрате документов (см. приложение № 6 к Правилам 2015);
• акт приема-передачи архивных документов на хранение (см. приложение № 20 к Правилам 2015);
• акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (см. приложение № 21 к Правилам 2015);
• акт о неисправимых повреждениях архивных документов (см. приложение № 22 к Правилам 2015).

В целях учета описей дел в архиве организации ведется реестр описей (см. п. 3.11 Правил 2015, приложение № 19 к Правилам 2015). По реестру описей архив организации ведет поединичный и суммарный учет описей дел. Опись дел, состоящую из нескольких томов, учитывают в реестре описей как одну опись.

[1] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

[2] См. Приложения № 23, 24 к пп. 4.11, 4.31 Правил 2015.

[3] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

30.06.2021, 14:36

В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила).

Любое движение документов необходимо фиксировать в учетных документах архива.

Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

К основным (обязательным) учетным документам архива относятся:

1. Книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11 к Правилам).

Книга ведется для учета поступления (выбытия) документов в архив организации, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания.

Все поступления (выбытия) дел, документов вносятся последовательно, и получают порядковый номер в валовой последовательности в пределах отчетного года.

Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.

2. Список фондов (приложение № 12 к Правилам).

Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов.

Ведется для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших.

В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив организации, ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах.

В случае передачи архивного фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается.

Важно!!! В архивах организаций – источников комплектования государственных (муниципальных) архивов проставляется номер архивного фонда, за которым он учтен в государственном (муниципальном) архиве, и который сохраняется за ним после поступления его документов на постоянное хранение.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов. Название состоит из полного и (в скобках) сокращенного наименования фондообразователя, с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации. Если наименование фондообразователя изменялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты документы. Все предыдущие переименования отмечаются в листе фонда.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

3. Лист фонда (приложение № 13 к Правилам).

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд и ведется для учета количества и состава описей дел, документов, их нумерации, состояния описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: “Лист пересоставлен” с указанием даты пересоставления, должности и подписи составителя.

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

4. Опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18 к Правилам).

Опись ведется для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись

Первому годовому разделу описи дел, документов фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.

Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

В конце всех экземпляров описи дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основание выбытия.

После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве в папках.

Законченная опись дел, документов должна включать не более 9999 единиц хранения.

Законченная опись дел, документов вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.

Каждая законченная опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель.

5. Реестр описей дел, документов (приложение № 19 к Правилам).

При наличии в архиве организации двух и более описей в целях регистрации описей дел, документов, учета их количества ведется реестр описей.

Описи дел, документов вносятся в реестр описей в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел, документов: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.

6. Дело фонда

На каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации, заводится дело фонда, в которое включают документы:

– отражающими историю фонда и фондообразователя, к примеру историческая справка. Она состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю организации со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты, история фонда и характеристика документов фонда.

– учетные документы, характеризующие изменения фонда;

– все акты, документирующие результаты архивных работ.

В состав вспомогательных учетных документов архива входят:

Карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др.

Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителях.

Методические рекомендации и пособия

– Инструкция по ведению основных учетных документов в архивах организаций, согласована протоколом ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края (протокол от 18.06.2021 № 6);

– Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов, выявление архивных документов с повреждениями носителей информации. Памятка, согласована ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края (протокол от 17.06.2022 № 7);

– Памятка по проведению проверки наличия и состояния архивных документов в организации и оформлению её результатов, согласована ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края (протокол от 18.03.2022 № 3);

– Методические рекомендации по проведению розыска необнаруженных документов в организациях и оформлению итогов розыска, согласованные ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края (протокол от 18.06.2021 № 6);

– Памятка о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в организациях, согласована ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края (протокол от 27.03.2020 № 3).