Как составить мастер график

Многие собственники, управляющие, директора, менеджеры ресторанов, кафе, баров, сталкиваются с проблемой нехватки кадров, низкой мотивацией сотрудников, слабой производительностью труда с одной стороны и необходимостью постоянно контролировать свой персонал с целью заставить их работать, а не сидеть сложа руки, с другой. В часы максимальной загруженности сотрудников не хватает, поэтому блюда и напитки отдаются долго, а официанты не подходят к столам. Но как только «запара» спала и гости ушли, остаётся толпа сотрудников, которым нечем заняться. И причина такой ситуации кроется в продолжительности рабочей смены и количестве сотрудников на смене.

Как давно известно, рабочий день любого человека не должен превышать 8 часов. Ибо вот именно столько часов человек может концентрироваться на одной и той же работе. После 8-ми часов работы начинаются ошибки, стрессы, выходит накопленная усталость. В заведениях питания количество сотрудников на смене очень часто определяется эмпирическим путём, либо в зависимости от продуктивности сотрудников. Не успевают, руководство старается добавить, занимаясь поиском и подбором дополнительного штата.

Так вот, чтобы не быть заложником ситуации, чтобы не поддаваться шантажу сотрудников (нас мол не хватает, давайте новых), чтобы помочь сотрудникам не совершать ошибки и чётко понимать сколько необходимо сотрудников на смене и в штате, есть хороший, проверенный, эффективный инструмент – Мастер-график (МГ). Это таблица, которая показывает необходимое и достаточное количество сотрудников на смене, в тот или иной день недели.

Алгоритм составления МГ следующий:

1. Для начала, необходимо снять аналитику по продажам. Мастер-график составляется на неделю. Статистика берётся по каждому дню недели. Если составляем мастер-график для официантов, берём статистику по количеству открытых столов в час. Для поваров – количество продаваемых блюд в час. Для барменов – количество продаваемых напитков в час. 
2. Затем определяем критерий для расчёта необходимого количества сотрудников. Например: сколько столов в час без «запары» может обслуживать один ваш официант. Или сколько блюд в час без «запары» может готовить ваш один ваш повар. Этот критерий определяется исключительно вами и зависит от ваших требований к сотрудникам или действующих возможностей ваших сотрудников.
3. А дальше просто делим статистические показатели на критерий. И получается то количество сотрудников в час, которое необходимо для работы исходя из текущего гостевого потока. 
4. В итоге получается разное количество сотрудников в разные часы. Нам необходимо как-то оптимизировать полученные данные, чтобы мы смогли составить сменный график их работы. Поэтому мы определяем по каждому дню недели время начала и конца каждой смены и количество сотрудников в каждой смене. Продолжительность и количество смен может быть какое угодно. Но желательно не более 8-ми часов. Не забываем, что нам потребуется ещё какое-то количество официантов чтобы открыть зал утром (с учётом всех процедур по открытию, собрания смены и т.п. – начинаем работать с 10.00). А также не забываем, что кому-то придётся закрывать ресторан.

Таким образом получается Мастер-график представленный ниже.

Теперь вы точно знаете, сколько сотрудников вам требуется для обслуживания действующего потока гостей. И нет необходимости выводить сотрудников больше (и тратить на их ЗП деньги). И понятно что то количество, которое получилось по Мастер-графику, вам точно хватит для обслуживания гостей (ведь критерий вы сами определяли). Далее, на основании МГ составляется Лист пожеланий, в который сотрудники записываются самостоятельно. Их пожелания вписываются в свободные клетки – с целью обеспечить персоналу удобные смены. Для Вас главное, чтобы все клеточки были заполнены (ниже пример по официантам).

И уже на основании Листа пожеланий создаётся расписание работы сотрудников. Расписание на основе Листа пожеланий называется Гибкий график. Гибкие графики позволяют сотрудникам работать тогда когда они хотят и столько, сколько они хотят.

Вы получаете:

• дополнительную мотивацию персонала, т.к. он имеет свободу выбора графика;
• преимущество в виде гибкого графика;
• выполняется около 80% пожеланий сотрудников, хотя иногда приходится ставить лимит на утренние смены (например, как минимум, две смены в неделю должны быть утренние).

Составленное расписание выглядит следующим образом:

Остались вопросы? Пишите: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Темпы жизни могут показаться неконтролируемыми для многих людей, которые пытаются совмещать работу с полной занятостью, семьи и хобби. Бег от одного места к другому может оставить достаточно места для ошибки, от забвения важных встреч до опоздания на детское собрание ЗПТ. Основы календарного планирования кажутся логичными для большинства людей, поскольку они используют быстрое планирование на своих компьютерах и телефонах, а главное расписание предоставляет четкий, всесторонний и полный обзор действий месяца в деталях, чтобы вы были сосредоточены и вовремя.

Создайте шаблон расписания, используя электронную таблицу Excel или документ Word. Используйте этот шаблон для всех подпрограмм, чтобы сохранить формат и включить простое слияние с основным расписанием. Определите даты начала, даты окончания, расположение столбцов, шрифт, заголовки дат, цветовые темы и графики, если применимо. Отправьте этот файл шаблона всем участвующим лицам, если он находится в бизнес-приложении.

Отформатируйте расписание, чтобы удовлетворить ваши потребности. Составьте график, который соответствует вашему стилю и личности. Это позволит легко понять и проследить со временем.

Разместите этот основной график в области, которую вы будете видеть ежедневно. Сделайте это заметной особенностью на вашем столе или на холодильнике. Заполните все важные действия в течение месяца или квартала, с датами, временем, соответствующими примечаниями и другой информацией, которую вы должны знать о временной шкале. Поместите основное расписание в комнату отдыха или в ведущий офис, если вы используете приложение в рабочей среде.

Используйте яркие цветные ручки и маркеры при добавлении дополнительных примечаний или планировании чрезвычайно важных дат или сроков. Это привлечет ваше внимание к тем действиям, которые важны и требуют подготовки.

Встречайтесь раз в неделю с другими участниками в рабочей среде, которые являются частью этого основного графика, чтобы обсудить любые дополнения или модификации текущего графика. Объединяйте их подпрограммы с существующим основным расписанием по мере необходимости и корректируйте вещи по мере необходимости.

подсказки

• Программное обеспечение доступно с основными шаблонами для основных графиков и подпрограмм, чтобы сделать процесс очень простым и понятным.

Точно так же, как вы создаете основной производственный график?

Что такое основной производственный график?

1. Составьте карту спроса и составьте план спроса.
2. Разработайте необходимое сырье и наладьте свою цепочку поставок с помощью процессов планирования производства.
3. Теперь вы готовы разработать предложение по основному графику производства.

Как создать расписание в Google Таблицах?

Из этого, как вы создаете диаграмму Ганта в Excel?

Чтобы создать диаграмму Ганта, подобную той, что в нашем примере, которая показывает ход выполнения задачи в днях:

1. Выберите данные, которые вы хотите отобразить. …
2. Щелкните Вставить> Вставить гистограмму> Гистограмма с накоплением.
3. Далее мы отформатируем линейчатую диаграмму с накоплением, чтобы она выглядела как диаграмма Ганта. …
4. Если вам не нужны легенда или заголовок диаграммы, щелкните их и нажмите УДАЛИТЬ.

Что такое МП в Excel?

Основной график производства (MPS) Шаблон Excel – простые листы.

Каковы 5 шагов планирования производства?

Планирование производства за 5 шагов

1. Шаг 1: спрогнозируйте спрос на ваш продукт.
2. Шаг 2: определите возможные варианты производства.
3. Шаг 3: выберите вариант производства, который более эффективно использует комбинацию ресурсов.
4. Шаг 4: мониторинг и контроль.
5. Шаг 5: Отрегулируйте.

Что такое основное планирование производства на примере?

Примером основного производственного графика (MPS) для производства обычно является электронная таблица, содержащая производственный план, состоящий из списка заказов на продажу, из заказов на поставку и прогнозов продаж, а также конкретных периодов времени, в течение которых они будут производиться в течение 3-12 дней. -месячный временной горизонт.

Что включает в себя график производства?

Список производственного расписания каждый продукт, который будет производиться, включая то, где и когда он будет производиться. Он включает в себя каждую деталь, от сырья до логистики.

Есть ли документ Google для планирования?

Для использования Шаблон расписания сотрудников Google Docs, перейдите на свой Google Диск, нажмите кнопку «Создать», а затем выберите Google Таблицы > Из шаблона. Прокрутите общую галерею шаблонов, найдите раздел «Личное» и выберите шаблон «Расписание».

Как создать чередующееся расписание в Google Таблицах?

Как составить рабочий график в Google Таблицах

1. Перейдите в галерею шаблонов Google Sheets. Для начала перейдите на главную страницу Google Sheets по адресу https://www.google.com/sheets/about/. …
2. Выберите шаблон «Расписание». …
3. Установите дату начала и название. …
4. Добавьте сдвиги на лист.

Как составить распорядок дня?

Как мне составить ежедневное расписание?

1. Запишите все. Начните с записи каждой задачи, личной и профессиональной, которую вы хотите выполнить в течение обычной недели. …
2. Определите приоритеты. …
3. Обратите внимание на частоту. …
4. Объединяйте похожие задачи в кластер. …
5. Составьте недельный график. …
6. Оптимизируйте свои задачи. …
7. Закажи задания. …
8. Оставайтесь гибкими.

Какое программное обеспечение используется для построения диаграммы Ганта?

Давайте рассмотрим некоторые из лучших доступных программ для построения диаграмм Ганта, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящую для вас и вашей команды:

• Мгновенно. Является одним из лучших вариантов программного обеспечения для построения диаграмм Ганта на рынке. …
• КомандаGantt. …
• Доказательство: …
• Wrike. …
• Smartsheet. …
• ГантПРО. …
• Майкрософт Проект. …
• НажмитеВверх.

Как создать диаграмму Ганта 2021 года в Excel?

Есть ли в Excel шаблон диаграммы Ганта?

Нет. В Excel нет шаблона диаграммы Ганта, но вы можете скачать шаблон для использования в программе. Microsoft рекомендует простую диаграмму Ганта с сайта Vertex42.com, или вы можете загрузить наш шаблон диаграммы Ганта в Excel.

Как рассчитать область высокого и низкого значения в Excel?

Чтобы рассчитать «Область ценности» или VA…

1. Узнайте общий объем за день и умножьте на 70% (это легко)
2. Найдите контрольную точку, или POC (именно здесь произошла большая часть объема торгов за день, я тоже могу это легко сделать, без проблем)
3. Проверьте две цены выше и ниже POC.

Что такое производственное планирование в SAP?

Планирование производства SAP модуль, управляющий всеми бизнес-процессами, связанными с производством компании. SAP PP включает в себя все действия, такие как планирование потребности в материалах (MRP), ведомость материалов (BOM), планирование мощностей (CP) и планирование цепочки поставок (SCP).

Что такое сопровождение производства?

Последующие действия систематическая проверка производственной деятельности, чтобы производство могло осуществляться в соответствии с планом. Это измерение результатов по сравнению с планом, анализ производительности на предмет недостатков, если таковые имеются, и отслеживание руководства с целью применения корректирующих действий для предотвращения чрезмерного дефицита.

Каковы два основных типа производственных систем?

Существует три распространенных типа основных производственных систем: периодическая система, непрерывная системаи система проектов. В периодической системе оборудование и методы общего назначения используются для производства небольших количеств продукции (товаров или услуг) со спецификациями, которые сильно различаются от одной партии к другой.

В чем разница между MPS и MRP?

Короче говоря, MRP, или планирование потребности в материалах, используется для определения того, сколько материалов нужно заказать для конкретного изделия, в то время как MPS, или основной график производства, используется для определения того, когда материалы будут использоваться для производства изделия.

Что такое MPS в цепочке поставок?

Основные графики производства (MPS): MPS включает в себя независимый спрос с производственными графиками, когда сотрудники могут обрабатывать заказы на основе прогнозов или требования из заказов клиентов. Планирование требований к распределению (DRP): DRP фокусируется на перемещении запасов по цепочке поставок, чтобы помочь удовлетворить спрос.

Что такое MPS в планировании производства?

Основной график производства или MPS является ключевым процессом планирования в промышленном производстве. Он объединяет большое количество переменных (потребительский спрос, уровни мощностей, уровень запасов и т. д.) и определяет, что производить, в каком количестве и с какой периодичностью.

Присоединиться TheMoney.co и не забудьте поделиться этим постом!

Сегодня мы поговорим о планировании потребности в персонале. Вы узнаете простой способ, который позволит вам сократить расходы на оплату труда и повысить лояльность сотрудников.

В общих расходах ресторана доля затрат на персонал достигает 40%. При этом часто сотрудники или сидят без дела, получая зарплату или находятся в “запаре”, ничего не успевая

Чтобы этого не происходило, чтобы ресторан работал без сбоев мало обучить людей и платить им хорошую зарплату, нужно составить правильный график выхода в смены, соответствующий загрузке.

Примените информацию из этой статьи и вы улучшите свой сервис, сократите расходы на оплату труда и снизите количество ошибок.

В проектах я постоянно сталкиваюсь с неэффективным планированием работы. Менеджер или су-шеф часто просто копируют график с прошлого месяца, в редких случаях корректируя его, если смена не справлялась.

Чем плох такой подход? Во-первых, есть зависимость от желания самого менеджера, захочет вносить изменения в график или нет? Во-вторых, эти изменения будут основаны на сделанных ошибках, а задача стоит, эти ошибки предотвратить, ну и в-третьих – если менеджеры работают посменно и между ними нет постоянного обмена информацией, то графики будут просто копироваться без изменений. Та же ситуация, если менеджер, отвечающий за график, увольняется и на его смену приходит новый человек.

В результате персонал либо сидит без дела, но при этом получает зарплату, либо рабочих рук не хватает и сотрудники не успевают. Но проблема не только в медленном сервисе и задержке с отдачей блюд. Отсутствием занятости, равно как и работой на износ, недовольны сам персонал. Исследователи мотивации, тот же Фредерик Херцберг, уже доказали, что люди любят работать, если создать им хорошие условия и платить справедливую зарплату. Хорошие профессиональные сотрудники – это не лентяи, они любят работать, а не сидеть без дела, даже если вы им за это платите. По моему опыту ничто так не разлагает персонал, как безделье. Если у вас другой опыт – напишите в комментариях.

В своём первом ресторане я видел и понимал эту проблему, но не знал как к ней подступиться. Лишь позже я узнал, что планирование потребности в персонале – это довольно простой процесс, причём его можно делать вручную, а можно автоматизировать. Про программные продукты я рассказывать не буду, пусть об этом говорят сами автоматизаторы, я же покажу на конкретном примере, как это можно сделать с использованием ручки, бумаги и, при желании, экселя.

Начнем мы с того, что определимся – для каких конкретных сотрудников мы будем составлять график? Потому что весь персонал ресторана можно разделить на две группы. В первую попадают сотрудники, численность которых напрямую зависит от размера продаж, во вторую – сотрудники, которые получают постоянную, фиксированную ставку. Причем я сейчас говорю не о почасовом или посменном начислении зарплаты.

Чтобы было понятнее – в первую категорию у нас попадают, например, официанты – их количество в зале напрямую связано с количеством гостей. Или линейные повара и бармены – чем больше заказов нужно приготовить в единицу времени, тем их нужно больше. А вот менеджер зала обычно в смене один, равно как и су-шеф – то есть их количество никак не связано с тем, полный зал гостей или нет. Хотя зарплата менеджерам и су-шефам также может начисляться по часам, а не за смену. Или другой пример – бухгалтерия. Они получают фиксированную месячную ставку, которая тоже не зависит от объёма продаж. В этом видео я расскажу о планировании потребности в официантах, их количество зависит от потока гостей, а в одном из следующих видео – о планировании производственного персонала, там зависимость от потока заказов и выработки.

Итак, официанты и бассеры, то есть помощники официантов. Допустим мы взяли статистику по количеству гостей за неделю и получили вот такой график.

Но если мы возьмем данные по часам, то увидим, что загруженность неравномерная. Сначала у нас стабильный ланч, затем мёртвые часы и достаточно активная вечерняя посадка.

Причём в пятницу только по ней идёт всплеск, ланч не отличается от других будней.

Это мы видим из почасовой статистики в разрезе каждого рабочего дня. Такие данные можно взять из системы автоматизации, главное, чтобы официанты правильно забивали количество гостей. Если вы им не доверяете, можете проверить это, считая вручную уходящих гостей. Например у себя я использовал бланк, взятый в Национальной Ресторанной Ассоциации (NRA).

В поле временной период записывается отрезок времени, по количеству гостей проставляются вот такие черточки – четыре вертикальных, пятая их перечеркивает. Каждый час начинается новый отсчет. Удобство бланка в простоте внесения информации и скорости – ячейки с перечеркнутыми палочками – это пятёрки, полностью заполненная строчка – это двадцать. Другое удобство – это то, что можно делать пометки о том, что влияло на посещаемость. Например, дождь или дорожные работы.

При этом я совсем не призываю вас отказываться от автоматизации и делать всё вручную. Я лишь демонстрирую вам, что можно считать гостей с листком бумаги и авторучкой. И делал я это, чтобы сравнить данные из системы учёта и фактические и выявить в какие часы и по каким причинам они отклонялись.

Когда есть данные за месяц, мы можем вывести медиану гостевого потока отдельно для каждого дня недели. Нам нужен не средний показатель, а именно медиана. Для её определения в экселе есть соответствующая функция. Вот посмотрите, для понедельника у нас получился вот такой график, в котором есть минимальные показатели, максимальные и в середине оранжевая линия – это как раз и есть медиана.

Следующим шагом нужно определить, сколько гостей одновременно может обслуживать один официант. Это эмпирический показатель, он зависит от квалификации сотрудников, количества гостей за столом, опять же есть разница ланч это или вечерняя посадка. Точно его рассчитать всё равно нельзя, но нам нужно от чего-то отталкиваться.

Допустим мы решили, что у нас все официанты одинаковой квалификации и в час каждый из них может обслужить максимум 20 человек. Давайте теперь возьмём медианные значения пятницы и рассчитаем потребность в официантах для каждого часа. Обратите внимание, что хоть ресторан открывается в полдень, а закрывается в 11 вечера, мы добавляем по одному часу в начале и конце для подготовки к открытию и закрытию двумя официантами.

Что мы видим? Неоднородную потребность – где-то нам нужен один официант, где-то два, а с 7 до 11 вечера – уже три. Сколько нужно вывести в этот день официантов? Мой ответ – четырёх.

Официант 1 у меня бы работал с открытия до 17 часов, то есть шестичасовую смену:

Официант 2 также работал бы с открытия до 15 часов, и потом вышел бы в 7 вечера и работал до закрытия, но не оставался на уборку, у него и так получилась самая длительная смена 8 часов:

Официанты 3 и 4 вышли бы в вечернюю смену, в 17 часов и работали до закрытия с последующей уборкой, их смена по 7 часов:

В результате у меня получился вот такой график. Из шести официантов в штате ресторана у меня два отдыхают, а четыре выходят в две смены.

И сейчас я хочу сказать очень важную вещь, о которой еще десять лет назад даже не задумывался. Ведь не случайно люди бились за 8 часовой рабочий день. Потому что это действительно то время, после которого человек успевает восстановиться. И 40-часовая рабочая неделя тоже не случайна – потому что соблюдается баланс между работой и личной жизнью. Тогда я этого не знал и у меня люди работали на износ, двенадцатичасовыми сменами в графике 3 через 3, а иногда и больше.

Но в последующих ресторанах мы уже сделали пятидневную рабочую неделю с нормальным графиком, причём как для сервисного персонала, так и производственного.

И я уже никогда не шёл на поводу у сотрудников, просивших ставить их в график, как они привыкли, длинными сменами – потому что видел, как страдает качество от элементарной усталости, плюс люди быстрее выгорают, совершают ошибки, травмируются.

Моя задача – выводить персонал тогда, когда он мне реально нужен, но давая за месяц наработать то же количество рабочих часов. В деньгах люди не потеряют, зато они меньше устанут и у них будет время на личную жизнь, семью. Хотя сразу скажу – люди разные, есть те, кто отказывается.

Если вам понравилось – ставьте лайк и делитесь этим материалом со своими коллегами. Не забывайте подписаться на канал, если вы этого ещё не сделали, впереди у нас много интересного и полезного!