Формирование ведомости о выдаче материальных ценностей на нужды учреждения происходит в тех случаях, когда какие-либо товары или материалы переходят из ведения ответственного работника в руки другому сотруднику.
В каких организациях используется ведомость
Данный вид ведомости может применяться в самых разных учреждениях: государственных и негосударственных. Чаще всего он используется в учебных заведениях, научных и медицинских центрах. Иногда этот документ можно встретить и в коммерческих компаниях, поскольку он удобен тем, что содержит в себе все необходимые сведения для учета определенной группы товарно-материальных ценностей.
ФАЙЛЫСкачать пустой бланк ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения .xlsСкачать образец ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения .xls
Какие материалы вносятся в документ
Не все материалы, используемые в деятельности организации, подлежат отражению в данном типе документации. Сюда следует вносить только те наименования, которые применяются для осуществления работ по достижению целей и решения профессиональных задач учреждения и цена которых за одну единицу не выше трех тысяч рублей. В частности это канцелярские принадлежности (офисная бумага, ручки, маркеры, карандаши, дыроколы), оргтехника, «расходники» и сменные аксессуары и т.п.
В нормативно-правовых актах учреждения обязательно должна быть указана категория товарно-материальных ценностей, учитываемых по ведомости, с подробным их описанием.
Для чего нужна ведомость
Ведомость – это отчетный документ, на основании которого в организации происходит бухгалтерский учет, списание материальных ценностей и основных средств, стоимостью до трех тысяч рублей.
Основное преимущество данного документа заключается в том, что для его формирования не требуется созывать специальную комиссию (как в случае списания товаров и материалов с более высокой стоимостью).
Сама по себе ведомость не особенно сложна, но, тем не менее, к ее составлению следует относиться крайне внимательно и серьезно, поскольку при контрольных действиях, проводимых надзорными органами, именно подобная документация проверяется в первую очередь. Выявление даже малейших неточностей в заполненном бланке в сопоставлении со сведениями из других бумаг чревато наложением административного штрафа на руководство и материально-ответственных работников.
Кто формирует ведомость
В составлении ведомости участвуют два представителя организации: сотрудник, который выдает материальные ценности (кладовщик, завхоз и т.д.) и специалист бухгалтерского отдела, который занимается их списанием. После того, как они заполнят все необходимые строки и ячейки, ведомость передается на утверждение руководителю учреждения.
Как составить ведомость
Ведомость выдачи материальных ценностей для потребностей учреждения относится к первичной документации, используемой в основном, как уже выше говорилось, в государственных бюджетных организациях. Именно поэтому применяется ее унифицированная форма, разработанная относительно недавно – в 2015 году (ранее действовавший формуляр перестал быть действительным) и заполняемая в определенном порядке
Ведомость можно делать в «живом» виде или в печатном, но во втором случае ее следует обязательно распечатать (для визирования). Если ведомость делается на бумажном носителе, оставшиеся пустыми строки следует зачеркивать, если в электронном формате, то пустые строчки нужно обязательно удалять (во избежание всевозможных манипуляций с документом)
Формируется она в одном оригинальном экземпляре, который изначально составляется в отделе выдачи товарно-материальных ценностей, а затем передается в бухгалтерию.
Сведения о готовой ведомости нужно внести в специальный учетный документ – журнал, после чего передать ее на хранение ответственному сотруднику. Период хранения ведомости определяется либо учетной политикой учреждения, либо нормами законодательства, регулирующими создание данного вида документации. После того, как ведомость утратит свою значимость, ее можно утилизировать (при соблюдении процедуры также установленной в законе).
Кто должен подписать документ
В ведомости должны стоять три подписи: директора учреждения, материально-ответственного сотрудника и бухгалтера. Своими автографами они свидетельствуют о том, что вся внесенная в документ информация верна. Готовый бланк следует проштамповать, но только в том случае, если организация, внутри которой он формируется, применяет в своей текущей деятельности печати или штампы.
Образец ведомости
- Справа, вверху ведомости, несколько строк отведены под подпись руководителя учреждения.
- Ниже указывается дата формирования ведомости, наименование организации (полное) и структурного подразделения, в котором она выпустилась.
- Далее вписывается информация о материально-ответственном лице: достаточно указать здесь его фамилию-имя-отчество.
- Затем идет основной раздел. Начинается он с бухгалтерских записей о проводках товарно-материальных ценностей, внесенных в бланк.
- Ниже свои подписи ставят главный бухгалтер и работник, выдавший товары и материалы по настоящей ведомости, документ еще раз датируется.
- Вторая часть бланка содержит собственно сведения о товарно-материальных ценностях, оформленные в виде таблицы.
- В первый столбец вносится ФИО получившего их работника, он же расписывается в конце соответствующей строки.
- В вертикальные столбцы вносятся данные об объектах, подлежащих учету (их название и код) и единица измерения (также в виде наименования и кода).
- После того, как ведомость будет заполнена, подводятся ее итоги: выданное количество каждого наименования материалов, а также их стоимость за одну штуку и общая стоимость по всем столбикам.
Ведомость выдачи материальных запасов ф. 0504210 применяется в организациях бюджетной сферы. Она имеет строго регламентированную форму. В предлагаемом материале рассмотрим подробнее, в каких случаях используется ведомость и как ее заполнить.
Формы для бюджетников по приказу Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н
В то время как для коммерческих предприятий появляется все большая свобода в оформлении первички, документацию для предприятий бюджетной сферы продолжают регламентировать.
Формы бюджетной отчетности утверждены приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н
В отношении форм, предлагаемых для оформления выбытия материальных ценностей (далее МЦ) по утвержденному для бюджетных организаций порядку, в приказе № 52н имеются формы:
- ОКУД 0504210 «Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения»;
- ОКУД 0504230 «Акт о списании материальных запасов».
Что понимается под материальными запасами, узнайте из публикации «Что это за понятие – материальные запасы?».
В каких случаях подойдет акт, а в каких — ведомость?
Применение той или иной формы зависит от содержания операции и вида МЦ:
- Если МЦ списываются в момент использования и выдаются для текущих задач (хозяйственных, научных и т. п.), то следует применять ОКУД 0504210 «Ведомость». То есть ведомость
применяется для оформления выдачи материальных ценностей в использование для хозяйственных, научных и учебных целей, а также передачи в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 10 000 рублей включительно за единицу.
- если МЦ списываются не единовременно в полной стоимости (например, основное средство), если списание нормируется и контролируется — нужно оформлять ОКУД 0504230 «Акт».
Акт о списании (ф. 0504230) составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем учреждения.
Далее предметом нашего рассмотрения будет ОКУД 0504210 «Ведомость выдачи МЦ».
Еще об акте по форме 0504230 читайте здесь: «Составляем акт о списании материальных запасов — ф. 0504230».
Как заполнить ведомость на выдачу ТМЦ в бюджетном учреждении?
Форму начинаем заполнять с титульного (первого) листа:
- В шапку формы вносится информация о самом учреждении (для которого заполняем), отделе, выдающем МЦ, материально ответственном лице. Также в правом верхнем углу предусмотрено место для утверждающей надписи руководителя.
ВАЖНО! Утверждению руководителем подлежит каждая составленная в учреждении ведомость.
- В раздел «Принято к учету» вносится проводка на выбытие МЦ в соответствии с планом счетов по приказу Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
- В нижней части первого листа в обязательном порядке проставляются данные и подписи:
- главного бухгалтера учреждения;
- лица, которое фактически произвело выдачу ТМЦ;
- лица, которое подготовило форму (исполнителя).
Второй лист формы является информативным. В представленной в нем таблице фиксируются:
- наименование выдаваемых МЦ;
- учетный код выдаваемых МЦ;
- единица измерения МЦ;
- Ф. И. О. лиц, получивших МЦ по ведомости и место для их собственноручной росписи в получении;
- количество выданных МЦ в заявленных единицах измерения;
- учетная стоимость (цена приобретения) МЦ.
По итогам заполнения в нижней части таблицы производится калькуляция всех выданных по ведомости МЦ по количеству и стоимости.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если ведомость заполняется с помощью технических средств (например, на компьютере), оставшиеся пустыми строки убираются. Если ведомость в бумажном виде, в незаполненных строках нужно поставить прочерк.
Готовая ведомость передается в бухгалтерию учреждения.
Пример списания материальных запасов в бюджетном учреждении размещен в статье «Учет материалов в бюджетных учреждениях (нюансы)».
Актуальный образец заполненной ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения по форме ОКУД 0504210 можно скачать на нашем сайте.
Скачать обновленный образец
Отдельные нюансы учета, влияющие на формирование ведомости
При обороте МЦ в бюджетных учреждениях основной вопрос в том, как правильно классифицировать МЦ для учета и списания. Специальных разъяснений регулирующих органов по данному вопросу нет. Вместе с тем есть различия в процедурах при единовременном списании МЦ (по ведомости) и списании по акту. Во втором случае необходимость списания (как и решения о закупке) должна быть оформлена решением специальной комиссии. Чтобы не созывать комиссию по каждому факту закупки или выдачи дыроколов и одноразовых картриджей для оргтехники, бюджетные организации обычно устанавливают определенную классификацию приобретаемых и расходуемых ценностей. Все входящие в оборот учреждения МЦ подразделяются на учетные группы, которые оформляются в дальнейшем тем или иным установленным документом (ведомостью или актом). Критерии этой классификации нужно описать в учетной политике.
Второй нюанс, который также должен попасть в учетную политику прежде, чем будет применяться на практике, — определение стоимости списания МЦ. Инструкцией Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н для бюджетников предусмотрены всего 2 способа: по цене каждой единицы и по средней стоимости (п. 108 инструкции). Предпочтительный способ следует выбрать, закрепить в учетной политике и применять последовательно из года в год. Как можно видеть из заполненной ведомости, выбранный способ будет прямо влиять на заполнение ведомости выдачи МЦ и итоговые результаты по ней.
ВАЖНО! Избранный способ списания нельзя менять в течение отчетного года.
С примером учетной политики для бюджетного учреждения знакомьтесь здесь: «Пример учетной политики в бюджетном учреждении (нюансы)».
И третий аспект, который рассмотрим в рамках данного материала, касается присвоения наименований и кодов МЦ, которые включаются в ведомость выдачи. При составлении справочника номенклатуры (в первую очередь это касается компьютерных программ) бухгалтеру необходимо искать разумный баланс между подробным описанием объекта в наименовании, с одной стороны, и отсутствием детализации — с другой.
Например, в приведенном образце имеется объект — бумага. Если в учете записывать просто «бумага», которая может приобретаться по разной цене и выдаваться либо по пачкам, либо по листам, нетрудно догадаться, что в учете быстро наступит путаница. С другой стороны, если чрезмерно детализировать учет, например заводить отдельные позиции на каждую партию бумаги от разных производителей и поставщиков, путаница наступит с не меньшими быстротой и вероятностью.
В приведенном в пример образце найдено взвешенное решение — наименование МЦ составляется по принципу 3 шагов:
- вид МЦ — «бумага»;
- основные характеристики — «пачка» (т. е. и приобретается, и выдается данная бумага именно по пачкам) и формат;
- стоимость (цена) закупки — 135 руб. за пачку (данный вариант удобен при списании по фактической цене и наличии поставщиков с относительно стабильными ценами).
Кодировка номенклатуры, как можно заметить, построена на аналогии с цифрами кода кредитуемого счета, на котором учитываются ТМЦ. По общему правилу (идущему еще из разъяснений к постановлению Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66), если в утвержденной форме нет специальной отсылки к общероссийскому классификатору (например «код по ОКВЭД» или «код по ОКУД»), то под кодом подразумевается код по внутренней системе кодирования, принятой в учреждении.
Во избежание спорных вопросов (например, с проверяющими из вышестоящих структур) стандарт присвоения наименований и кодов МЦ необходимо закрепить в учетной политике учреждения.
Итоги
Ведомость выдачи материальных ценностей по форме ОКУД 0504210 действует с 2015 года. Само по себе заполнение ведомости сложности не представляет, если правильно организован учет соответствующих видов ТМЦ и применяемые нюансы закреплены в учетной политике бюджетного учреждения.
Добавить в «Нужное»
Ведомость на выдачу материальных ценностей (бланк скачать)
В отличие от частных предприятий, которым предоставляется свобода в утверждении собственных бланков первичной учетной документации, в учреждениях документальное оформление операций с материальными ценностями детально регламентировано. Так, учреждения в обязательном порядке должны заполнять утвержденную ведомость на выдачу материальных ценностей (бланк скачать можно будет в этой статье).
Общие положения
Форма ведомости (по ОКУД 0504210) утверждена Минфином РФ 30.03.2015 Приказом № 52н. Она применяется для оформления в учреждениях выдачи матценностей для хозяйственных, научных и учебных нужд. Также данная форма может быть использована при передаче в эксплуатацию основных средств, стоимость единицы которых не превышает 3000 рублей включительно.
Списание матценностей в учреждении может быть оформлено и актом о списании материальных запасов, форма которого утверждена тем же Приказом (по ОКУД 0504230). Разница между этими формами в том, что списание матценностей на основании ведомости производится единовременно и не нуждается в принятии соответствующего решения специальной комиссией. Ситуации, в которых должен быть составлен тот или иной документ, должны быть конкретизированы в учетной политике учреждения и оформляться в дальнейшем установленным для них документом.
Порядок заполнения ведомости
На первой странице указываются:
- дата составления ведомости;
- учреждение (наименование);
- структурное подразделение, выдающее матценности;
- выдающее матценности материально ответственное лицо.
В правом верхнем углу проставляется утверждающая надпись руководителя.
В таблице «Принято к учету» указываются проводки по выбытию матценностей согласно Плану счетов, утв. Минфином РФ в Приказе от 06.12.2010 № 162н.
Внизу страницы проставляются подписи и расшифровки подписей:
- главного бухгалтера;
- материально ответственного лица, выдавшего матценности;
- исполнителя — лица, подготовившего форму.
На второй странице представлено две таблицы.
В первой отражается информация о матценностях:
- наименование;
- учетный код;
- единицы измерения.
При подготовке справочника номенклатуры нужно учитывать, что описание объекта в наименовании не должно быть слишком подробным. В то же время наименование общего характера может повлечь путаницу. Необходимо выбрать признаки, которые будут достаточно характеризовать данные матценности, например, форма выдачи, стоимость единицы выдачи и т.д. Порядок присвоения наименований и кодов матценностям следует закрепить в учетной политике учреждения.
Во вторую таблицу заносятся сведения о выдаче матценностей и их получателе:
- количество выданных матценностей;
- ФИО и подписи лиц, их получивших;
- учетная стоимость матценностей.
В нижней части второй таблицы подводится итог по всем выданным по ведомости матценностям, указываются итоговые количество и стоимость. В учетной политике учреждения заранее следует установить способ определения стоимости списания матценностей – по цене каждой единицы или по средней стоимости. Способ списания влияет на заполнение ведомости, а именно итоговых строк.
Если ведомость заполняется в бумажном виде, в пустых строках должен быть проставлен прочерк. При заполнении формы на компьютере незаполненные строки можно убрать.
Готовая ведомость утверждается руководителем учреждения и передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете выбытия материальных запасов и объектов основных средств, стоимость единицы которых не превышает 3000 рублей включительно.
Скачать бланк ведомости на выдачу материальных ценностей на нужды учреждения
Движение материалов внутри организации — это операция, которая должна быть задокументирована. В коммерческих структурах определенного бланка нет, а вот бюджетные и казенные учреждения строго соблюдают формы отчетности.
Бланк ведомости на выдачу материалов на нужды организации
Ведомость утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52Н. В Приложении 2 к Приказу представлен шаблон бланка по ОКУД 0504210. Использовать этот документ обязаны все бюджетные учреждения. Частные компании могут использовать собственный бланк.
Бланк используется при выдаче материальных ценностей на нужды организации: хозяйственные, научные или учебные. По ведомости обычно передается канцелярия, оргтехника, расходники и так далее. По бланку выдачи можно передавать даже основные средства. Главное правило — сумма передаваемых ТМЦ не должна превышать 3 000 рублей.
Зачем нужна ведомость на выдачу материалов на нужды организации
Движение и списание ТМЦ необходимо отражать в бухучете организации. Ведомость — это отчетный документ, подтверждающий факт передачи материалов. Бухгалтерия не может отражать в учете передачу ТМЦ без подтверждающего документа.
Как заполнить ведомость передачи ТМЦ
Форма состоит из титульного листа и табличной части. Начнем с титульника.
Для начала впишите дату передачи материалов. Укажите наименование учреждения, структурного подразделения и материально ответственное лицо, которое отвечает за ТМЦ. В маленькой таблице справа укажите также дату и ОКПО. Бухгалтер, ответственный за проведение выдачи, прописывает бухгалтерские записи на выдачу материалов.
На титульном листе нужно поставить три подписи — главного бухгалтера, кладовщика или сотрудника, ответственного за выдачу, руководителя, который утверждает выдачу.
Внизу прописывается дата составления документа.
В табличной части по столбцам указывайте передаваемые ТМЦ, например, бумагу, ручки, карандаши, картриджи для принтера и так далее. Не забывайте указывать их код и единицы измерения.
По строкам впишите лиц, которые получают ТМЦ. И на пересечении фамилии и материала прописывайте количество. Каждый сотрудник расписывается в получении напротив своей фамилии.
Внизу подведите итоги. Укажите общее количество переданных ТМЦ, цену за единицу и общую стоимость переданных материалов.
Каким документом можно оформить передачу материалов
Кроме ведомости можно использовать акт списания ТМЦ. Форма акта закреплена в Приложении 2 к Приказу Минфина РФ от 30.03.2015 № 52Н. Документы очень похожи, но для списания ТМЦ требуется сбор и подписи комиссии. Это усложняет процесс. Зато в акте нет ограничения в 3 000 рублей.
| (в ред. Приказа Минфина РФ от 15.06.2020 N 103н) | |||||||||||
| УТВЕРЖДАЮ | |||||||||||
| Руководитель | |||||||||||
| (подпись) | (расшифровка подписи) | ||||||||||
| “ | “ | 20 | г. | ||||||||
| ВЕДОМОСТЬ ВЫДАЧИ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ НА НУЖДЫ УЧРЕЖДЕНИЯ |
|||||||||||
|
КОДЫ |
|||||||||||
| Форма по ОКУД |
0504210 |
||||||||||
| за “ | “ | 20 | г. | Дата | |||||||
| Учреждение | по ОКПО | ||||||||||
| Структурное подразделение |
|||||||||||
| Ответственное лицо |
|||||||||||
|
Принято к учету: |
|||||||||||
|
Бухгалтерская запись |
|||||||||||
|
дебет |
кредит |
||||||||||
| Главный бухгалтер |
Материалы выдал | ||||||||||
| (подпись) | (расшифровка подписи) | (должность) | (подпись) | (расшифровка подписи) | |||||||
| Исполнитель | |||||||||||
| (должность) | (подпись) | (расшифровка подписи) | |||||||||
| “ | “ | 20 | г. | ||||||||
