Как составить накладную возврата поставщиками

Товарная накладная на возврат может оформляться по форме, разработанной налогоплательщиком самостоятельно с учетом требований к первичному документу, установленных ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Однако часто возврат ТМЦ оформляют при помощи унифицированной формы ТОРГ-12. На ее примере мы и рассмотрим важные вопросы заполнения возвратной накладной.

В каких случаях допускается возврат товаров

Право сторон сделки на возврат товара может быть основано на законе или договоре.

Гражданское законодательство предусматривает право покупателя вернуть поставщику товары в случае их несоответствия согласованным в договоре требованиям к качеству (п. 2 ст. 475 ГК РФ), ассортименту (п. 3 ст. 468 ГК РФ), комплектации (п. 2 ст. 480 ГК РФ), упаковке (п. 3 ст. 482 ГК РФ).

Распространенное мнение, что других причин для возврата не существует, неверно: гражданское законодательство не запрещает возвращать поставленные качественные товары полностью или частично, даже если поставка оплачена покупателем. Следовательно, договором (или дополнительным соглашением к нему) могут быть предусмотрены и иные основания для возврата товаров:

• истечение срока годности;
• невозможность реализации;
• задержка оплаты;
• несоответствие качественного товара производственным целям покупателя;
• обновление ассортимента и др.

Какими документами оформить отказ от приемки и возврат товаров

Покупатель обязан проверить количество, комплектность и качество товаров непосредственно при приемке или после нее в установленный договором или законом срок (п. 2 ст. 513, п. 2 ст. 474 ГК РФ). Если недостатки выявлены в процессе приемки, до оприходования, достаточно оформить акт о расхождениях по количеству и качеству полученных товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 или другой документ аналогичного содержания.

Подробнее об оформлении акта по форме ТОРГ-2 читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».

Если основания для возврата возникли после оприходования, в том числе на временное хранение, он должен оформляться товаросопроводительным документом — возвратной накладной.

Нужно позаботиться и о том, чтобы документально зафиксировать основания возврата. При возврате некачественного или некомплектного товара для этих целей могут подойти акты о выявлении скрытых недостатков, претензионные письма, при возврате качественных товаров по условиям договора или по дополнительному соглашению сторон сделки — предусмотренные соглашением акты, письма и прочие документы. На эти документы следует сослаться в возвратной накладной и при необходимости приложить их.

Порядок составления возвратной накладной не зависит от причины возврата. Все дополнительные обстоятельства должны быть изложены в документах, на основании которых покупатель возвращает товар, в том числе качественный, поставщику.

Заходите на наш форум, если остались вопросы. Например, здесь обсуждаем, как правильно оформить возврат товара в случае предварительно полученного аванса.

Нюансы заполнения возвратной товарной накладной

Образец товарной накладной на возврат вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

Скачать образец товарной накладной на возврат

Поставщиком и грузоотправителем при возврате товаров выступает покупатель по договору. Ее наименование, адрес и банковские реквизиты указываются в соответствующих графах. При этом заполнение данных по грузоотправителю не является обязательным (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-15/24227@).

В графе «Грузополучатель» указываются наименование и реквизиты поставщика по договору. Он же является и плательщиком, если покупатель возвращает оплаченную продукцию и намеревается получить обратно деньги. Когда денежные расчеты не предполагаются, графу «Плательщик» можно не заполнять.

Графа «Основание» — самая важная в возвратной накладной. Здесь нужно указать содержание операции — «Возврат товаров», а также подробно перечислить:

• номера и даты накладных, по которым получены возвращаемые ТМЦ;
• номер и дату договора;
• наименования и реквизиты актов, дефектных ведомостей, писем и прочих документов, предусмотренных законом или договором.

Возвратной накладной присваивается номер в соответствии с принятой в организации системой нумерации. Если товар отправляется автомобильным транспортом, указываются номер и дата транспортной накладной.

Товарный раздел заполняется в полном соответствии с данными накладных, по которым товары были приняты к учету. Накладная должна давать возможность однозначно установить соответствие между ранее поставленным и возвращаемым имуществом. Поэтому наименование, единицы измерения и упаковки, стоимость должны совпадать с указанными в первоначальной накладной. Другими словами, товар возвращается на тех же условиях, на которых был приобретен. 

Важно! Рекомендация от “КонсультантПлюс”
Порядок учета покупателем возврата товара зависит от того, какой товар он возвращает – качественный или бракованный.
Возврат качественного товара поставщику при расчете налога на прибыль признается …
Подробнее смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.

О том, как при возврате начисляется НДС и оформляются счета-фактуры, читайте здесь.

Руководитель (заместитель) и главный бухгалтер санкционируют отгрузку по возвратной накладной своими подписями. Факт отгрузки фиксируется подписями материально ответственного лица и получателем — представителем контрагента или сотрудником транспортной организации.

Итоги

Право на возврат товара покупателем возникает у него по закону (когда возвращается некачественный или некомплектный товар) или по условиям договора (например, при возврате нереализованного до истечения срока годности товара). Если недостатки выявляются еще в процессе приемки, то для возвращения достаточно оформить акт о расхождениях по количеству и качеству.

При возврате товара, оказавшегося оприходованным, оформляется товарная накладная. Особое значение при этом придается документам, обосновывающим возврат. На них будет дана ссылка в товарной накладной на возврат, и они же послужат приложением к этой накладной. Информация о товаре в этих документах дается идентичная поступившей при поставке. 

Отправьте статью себе на почту

Добавить в «Нужное»

Накладная на возврат товара поставщику (образец)

Законодательство Российской Федерации предусматривает право покупателя вернуть поставщику товары, в случае если они не соответствует заранее согласованным в договоре поставки требованиям. Накладная на возврат товара поставщику (образец представлен ниже) является главным товаросопроводительным документом при оформлении возврата. Рассмотрим правила заполнения формы ТОРГ-12 подробнее.

Основания для возврата товара поставщику

В соответствии с действующим законодательством предусмотрены следующие причины возврата приобретенных изделий продавцу:

• Поставляемый товар не соответствует по количеству и качеству условиям, прописанным в договоре поставки, например, компьютерная мышь не укомплектована батарейками;
• Доставка товара без сопроводительных документов, предусмотренных договором поставки;
• Нарушены сроки поставки;
• Поставляемый товар не соответствует установленным требованиям к таре и упаковке;
• Продавцом выявлено нарушение качества изделий, которое имеет неустранимый характер или требует существенных затрат и времени на исправление;
• Другие причины возврата, прописанные в договоре поставки.

Документальное оформление товаросопроводительных документов

При возврате поставленного ранее товара покупателю необходимо оформить накладную на возврат товара поставщику по форме ТОРГ-12. Накладная N ТОРГ-12 выписывается покупателем в двух экземплярах, она подтверждает отгрузку ТМЦ со склада отправителя и получения возврата поставщиком. Стоимость товара в накладной на возврат должна соответствовать цене поставщика, указанной в товарной накладной при поступлении товара.

Скачать образец накладной на возврат товара поставщику

Инструкция по оформлению ТОРГ-12 на возврат

1. Накладная на возврат товара поставщику имеет свой уникальный номер и дату составления.
2. В верхней части документа указываются реквизиты организации грузоотправителя, осуществляющей возврат товара. Обязательными реквизитами являются ИНН/КПП, юридический адрес, банковские реквизиты организации (БИК, корреспондентский и расчетный счет).
3. В графе «Грузополучатель» необходимо указать реквизиты организации — поставщика товара.
4. В графе «Адрес доставки» указывается пункт разгрузки на территории поставщика, данный адрес может отличаться от юридического адреса организации.
5. Графа «Поставщик» заполняется по аналогии с графой «Грузополучатель» с указанием всех необходимых реквизитов. Поставщиком в данном случае будет выступать организация, осуществляющая возврат товара.
6. Графа «Плательщик» часто совпадает со строкой «Грузополучатель». В строке также отражаются реквизиты и наименование организации.
7. Графа «Основание» служит для отражения причины возврата товарно-материальных ценностей. Например, это может быть договор поставки или дополнительное соглашение. При заполнении данной графы необходимо указать дату и номер документа-основания.
8. В табличной части накладной на возврат товара поставщику следует указать описание товара, который подлежит возврату. Обязательными реквизитами для заполнения являются:

• Наименование, характеристика, сорт товара;
• Единица измерения;
• Вид упаковки;
• Количество;
• Цена.

В последнем столбце графы подбивается общая сумма по количеству и цене.

В конце табличной части указываются общее количество и сумма возвращаемого товара.

1. Накладная на возврат товара поставщику заверяется подписями уполномоченных лиц организаций грузоотправителя и грузополучателя.

Бланк по форме ТОРГ-12 допускает прием товарно-материальных ценностей по доверенности с указанием реквизитов организации-доверителя, а также ФИО и должности лица, получившего доверенность.

1. На готовом бланке по форме ТОРГ-12 проставляются печать организации и дата составления накладной на возврат товара поставщику.

Как оформить и учесть возврат товара поставщику

Физические и юридические лица наделены правом вернуть продавцу приобретенный ранее товар, если на то есть основания. Возврат продукции важно правильно оформить и отразить в бухучете. Отношения между поставщиком и покупателем регулируются ГК РФ.

Законодательная база

Покупатель имеет право вернуть продукцию поставщику даже в том случае, если на ней нет брака и повреждений. Данное правило установлено статьей 421 ГК РФ. Существуют следующие основания для возврата:

• Отсутствуют все необходимые документы.
• Обнаружен дефект.
• Срок годности продукции истек.
• Поставщик прислал продукцию в меньшем, чем было обговорено, объеме, или был поставлен не тот товар (согласно статьям 466 и 468 ГК РФ).
• Неудовлетворительное качество продукции (статья 475 ГК РФ).
• Нет тары, если она должна быть (статья 482 ГК РФ).

При приемке товара покупатель должен тщательно осмотреть его. Если были обнаружены недочеты, оформляется возврат.

Порядок возврата товара при различных основаниях

Все случаи возврата товаров поставщику можно рассматривать как одну из трех частностей.

1. Ненадлежащее качество, брак, несоответствие по ассортименту, комплекту или таре обнаружены при приемке – тогда возврат оформляется без передачи товара покупателю , он сразу же возвращается поставщику, так как приемки не происходит.
2. Несмотря на обнаруженные недостатки, приемщик вынужден принять товар, зная, что придется оформлять возврат позднее. При этом продукция принимается покупателем на ответственное хранение.
3. Плановые возвраты непроданной в срок продукции – так называемая обратная реализация.

Основания возврата принципиальны при оформлении операции. От них зависят используемые бухгалтерские проводки. Ключевой момент – успело ли право собственности перейти от поставщика к покупателю, или же еще нет.

Возврат некачественной продукции

Если покупатель обнаружил низкое качество товаров, он может выбрать один из нескольких путей:

1. Возврат продукции с возвратом уплаченных средств.
2. Возврат некачественных товаров для обмена их на качественные.

Процедура регулируется статьями 518 и 475 ГК РФ. Она отличается рядом нюансов:

• Если на продукции обнаружены несущественные недочеты, которые можно быстро исправить, для покупателя возможен только один вариант – возврат товара с целью устранения недостатков.
• Если дефект выявлен не на всей продукции, а лишь на части комплекта, заменяется только эта часть.
• Если товар приобретается ЮЛ с целью перепродажи (к примеру, продукция закупается розничным магазином), действовать будут только положения ГК РФ, а не Закон о защите прав потребителей. Порядок возврата, актуальный для розничных покупателей, в данном случае не применяется.

Возврат может быть осуществлен в течение срока гарантии или годности. Однако существуют исключения. Вернуть продукцию можно в течение 2 лет при следующих обстоятельствах:

• Покупатель может доказать, что деформация возникла до получения им товара (согласно статьям 471 и 477 ГК РФ).
• Если продукция не предполагает срока годности или срока гарантии.

Доказать наличие деформаций можно при помощи фото, видео и свидетельских показаний.

Оформление возврата некачественного товара

Если покупатель обнаружил какие-либо недочеты, он должен незамедлительно сообщить об этом поставщику. Данный порядок оговорен в статье 483 ГК РФ. Если никакого уведомления продавцу направлено не было, то он имеет право отказать в возврате.

ВАЖНО! Покупатель, согласно статье 514 ГК РФ, должен принять некачественную продукцию на ответственное хранение до ее фактического возврата. До этого момента именно он отвечает за сохранность товара.

Если поставщик согласен с предъявленными ему претензиями, составляются следующие документы:

• Акт об обнаруженных дефектах (может составляться по форме ТОРГ-2), в котором излагаются существующие претензии.
• Возвратная накладная на товар (может оформляться по форме ТОРГ-12).

Если дефекты незначительные, продукция возвращается для их устранения. Имеет смысл составить документ, в котором будет прописан срок исправления всех обнаруженных дефектов.

Если поставщик обязуется устранить дефекты в самое минимальное время, можно не оформлять возвратную накладную. Правило оговорено статьей 518 ГК РФ.

Поставщик может также отрицать низкое качество продукции. В этом случае необходимо доказать наличие дефектов при помощи следующих документов:

• Претензии.
• Уведомления поставщика о дате проведения экспертизы.
• Протокола о подготовке к экспертизе.
• Экспертного заключения.

ВНИМАНИЕ! Акт об обнаруженных дефектах, составленный в одностороннем порядке, не является доказательством низкого качества продукции. Но существует и исключение: в договоре между сторонами указано применение инструкции «О порядке приемки товара» от 25 апреля 1966 года.

Возврат качественной продукции

Покупатель имеет право вернуть поставщику качественный товар при наличии следующих оснований:

• Правами на продукцию наделены другие лица (статья 460 ГК РФ).
• Поставщик своевременно не передал сопроводительную документацию и комплектующие к товару (статья 464 ГК РФ).
• Было получено меньшее количество продукции, чем оговорено (статья 466 ГК РФ).
• Не соблюдался ассортимент продукции (статья 468 ГК РФ).
• Отсутствует полная комплектация (статья 480 ГК РФ).
• Упаковка не соответствует требованиям к ней, установленным законодательством или договором (статья 482 ГК РФ).

Перечень можно дополнить самостоятельно. К примеру, поставщик обязуется в определенный срок передать сопроводительные документы. Если он этого не сделает, покупатель вправе оформлять возврат. Дополнения обязательно фиксируются в договоре между сторонами. Если участники сделки предварительно договорились, продукция может быть возвращена даже без серьезных оснований. К примеру, возврат оформляется в случае, если покупатель не реализует продукцию в оговоренные сроки.

Оформление возврата продукции, которую не удалось реализовать

Как уже упоминалось ранее, в договоре можно предусмотреть возможность возврата товара, который не удалось сбыть в заданные сроки. С точки зрения налоговой операция обладает признаками обратной реализации. То есть поставщик становится покупателем, а покупатель – поставщиком. Для оформления процедуры нужны следующие документы:

• Товарная накладная.
• Счет-фактура.

ВАЖНО! Крупные торговые сети не имеют право возвращать товар в случае, если его не удалось реализовать. Исключение – продажа хлебобулочных изделий.

К СВЕДЕНИЮ! Подобную сделку сложно провести при реализации алкогольной продукции, так как продажа алкоголя предполагает наличие отдельных лицензий.

Отражение в бухучете

В бухучете фиксируются три операции:

1. Регистрация накладной на поступление товара.
2. Списание товара с кредита.
3. Фиксирование выписки о поступлении денег от поставщика (при этом используется проводка ДТ51 КТ76).

Данный порядок актуален при обнаружении недочетов до учета продукции. В этом случае нужно составить акт. Продукция будет возвращена поставщику.

Если недочет выявлен после оприходования, требуется выставить поставщику акт несоответствия. В дальнейшем все операции отражаются на субсчете 76.6 «Расчеты по претензиям».

Пример использования проводок

Компания купила гвозди на сумму 25 000 рублей. До момента получения партии был осуществлен перевод поставщику в размере 50%. После оприходования обнаружен дефект – гвозди недостаточно ровные. При возврате покупатель использует следующие проводки:

• ДТ60 КТ51. Пояснение: предоплата. Сумма: 12 500 рублей.
• ДТ68 КТ76. Пояснение: отражение НДС. Сумма: 1 906 рублей.
• ДТ41 КТ60. Пояснение: принятие продукции к учету. Сумма: 25 000 рублей.
• ДТ19 КТ60. Учет НДС на сумму 3 813 рублей.
• ДТ60 КТ60. Зачтен аванс.
• ДТ68 КТ19. Регистрация фактуры на сумму 3 813 рублей.
• ДТ76 КТ68. Восстановление НДС.
• ДТ76 КТ41. Возврат продукции поставщику.
• ДТ76 КТ68. Учет НДС на сумму 3 813 рублей.
• ДТ51 КТ76. Возврат средств поставщиком.

Поставщиком используются другие проводки.

Вопросы налога на добавленную стоимость при возврате товара

Налогообложение нельзя сбрасывать со счетов при отгрузке или возврате товара. Если и поставщик, и покупатель находятся на общей системе налогообложения, это наиболее простой вариант. В этом случае все поставки заносятся в книгу продаж, потом на них начисляется НДС. Когда товар реализуется, его стоимость включается в прямые затраты.

Но если один из участников сделки находится на специальной системе налогообложения, этот вопрос несколько осложняется, поскольку для спецсистем:

• величина НДС включается в стоимость товара при его оприходовании;
• себестоимость товара включает в себя НДС, за счет чего меняется цена отгрузки;
• счет-фактуру не выписывают (НДС не начисляют).

Если поставщик находится на ОСНО, а покупатель – на «упрощенке», то при его возврате стоимость прихода будет больше, чем в накладной поставки – на величину НДС.

Возврат товара ненадлежащего качества

Все поставленные в казенное учреждение материальные ценности должны проходить проверку качества. И если выявлен товар ненадлежащего качества, то его можно вернуть поставщику. Какие документы в этом случае необходимо оформить? Как отразить указанные операции в бюджетном учете? Подробности – далее.

Правовые основания для возврата некачественного товара

Заключение государственных (муниципальных) контрактов (договоров) на поставку товаров осуществляется казенными учреждениями (заказчиками) в соответствии с положениями Закона о контрактной системе, гл. 30 «Купля-продажа» ГК РФ.

Согласно п. 2 ст. 525 ГК РФ к отношениям по поставке товаров для государственных (муниципальных) нужд применяются правила о договоре поставки, установленные ст. 506 – 522 ГК РФ.

Учреждение при принятии товаров от поставщика должно проверить их количество и качество в порядке, предусмотренном контрактом, и незамедлительно письменно уведомить поставщика о выявленных несоответствиях или недостатках товаров (п. 2 ст. 513 ГК РФ).

Для проверки соответствия поставленного товара условиям контракта заказчик самостоятельно либо с привлечением сторонних экспертов (экспертных организаций) должен провести экспертизу (ч. 3 ст. 94 Закона о контрактной системе).

К сведению: Правительство РФ вправе определять случаи, когда экспертиза должна быть проведена исключительно сторонними экспертами (экспертными организациями) (ч. 4.1 ст. 94 Закона о контрактной системе).

Результат экспертизы можно оформить отдельным документом либо отразить в документе о приемке товара, который обязательно должен быть составлен.

Если недостатков не обнаружено, то документ о приемке товара подписывается заказчиком, а также членами приемочной комиссии (при ее создании). Если товары признаны некачественными, учреждение направляет поставщику мотивированный отказ от подписания такого документа в письменной форме в порядке и сроки, установленные контрактом (ч. 7 ст. 94 Закона о контрактной системе).

Покупатель (получатель), которому были поставлены товары ненадлежащего качества, вправе предъявить поставщику требования, предусмотренные ст. 475 ГК РФ. Исключением является случай, когда поставщик, получивший от заказчика уведомление о недостатках поставленных товаров, без промедления заменит их товарами надлежащего качества (п. 1 ст. 518 ГК РФ).

Если выявленные недостатки являются несущественными, то заказчик имеет право потребовать от поставщика (п. 1 ст. 475 ГК РФ):

соразмерного уменьшения покупной цены;

безвозмездного устранения недостатков товара в разумный срок;

возмещения своих расходов на устранение недостатков товара.

Если же выявленные недостатки являются существенными (неустранимыми) (п. 2 ст. 475 ГК РФ), то заказчик может потребовать от поставщика:

возврата уплаченной за товар денежной суммы;

замены товара ненадлежащего качества товаром, соответствующим контракту.

Учреждение вправе предъявить поставщику требование об отказе от исполнения контракта и возврате суммы, уплаченной за некачественный товар, в течение гарантийного срока или срока годности товара. Если сроки не установлены, подать требование можно в разумный срок, но не позднее двух лет со дня передачи товара. Более длительные сроки могут быть установлены законодательством или контрактом (ст. 18, п. 1 ст. 19 Закон РФ от 07.02.1992 № 2300-1).

Возврат денег, уплаченных учреждением за некачественный товар, осуществляется в течение 10 дней с момента предъявления требования (ст. 22 Закона о защите прав потребителей).

Замена товара ненадлежащего качества на новый производится в течение семи дней со дня предъявления соответствующего требования. Когда необходима дополнительная проверка качества обмениваемого товара, продавец обязан заменить его в течение 20 дней (абз. 1 п. 1 ст. 21 Закона о защите прав потребителей).

В случае обнаружения недостатков в технически сложном товаре учреждение может вернуть его продавцу, потребовать его замены или возврата уплаченной за него суммы только в течение 15 дней со дня передачи такого товара (п. 3 ст. 503 ГК РФ, абз. 8 п. 1 ст. 18 Закона о защите прав потребителей).

К сведению! Перечень технически-сложных товаров утвержден Постановлением Правительства РФ от 10.11.2011 № 924.

По истечении указанного срока эти требования подлежат удовлетворению в одном из следующих случаев:

1) если нарушены установленные сроки устранения недостатков товара;

2) если невозможно использовать товар в совокупности более чем 30 дней в течение каждого года гарантийного срока из-за неоднократного устранения его различных недостатков;

3) если обнаружен существенный недостаток товара.

Документальное оформление возврата товара

Как говорилось выше, отказ в приемке товара ненадлежащего качества должен быть оформлен документально.

В силу положений Приказа Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, если при получении материалов (материальных ценностей) выявлено несоответствие сопроводительных документов отправителя (поставщика) фактическому количеству, качеству, ассортименту товаров, то составляется акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220).

Этот документ оформляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов совместно с ответственным лицом и представителем поставщика (представителя незаинтересованной организации) в двух экземплярах и служит основанием для предъявления претензии отправителю (поставщику).

После приемки товаров акт с приложением документов (транспортных накладных и других сопроводительных документов) передается по одному экземпляру:

в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей;

в соответствующее структурное подразделение для направления претензионного письма поставщику.

Возврат некачественного товара поставщику можно оформить одним их следующих документов:

актом о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101);

накладной на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205);

иным первичным документом, предусмотренным учетной политикой учреждения.

Для отражения указанной операции на счетах бюджетного учета формируется бухгалтерская справка (ф. 0504833).

Бюджетный учет операций по возврату товаров

Порядок отражения в бюджетном учете возврата поставщику товара ненадлежащего качества будет зависеть от того, принят он на баланс или нет.

Если товары не оприходованы.

В случае если недостатки товара выявлены при его приемке, то до момента возврата поставщику он может учитываться на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении» (п. 335 Инструкции № 157н). Основание – акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220).

Некачественный (бракованный) товар не соответствует критериям признания его активом, поэтому его учет за балансом осуществляется в условной оценке «один объект – 1 руб.».

К сведению: в соответствии с п. 36 СГС «Концептуальные основы» для целей бухгалтерского учета активом признается имущество, принадлежащее учреждению и (или) находящееся в его пользовании, контролируемое им в результате произошедших фактов хозяйственной жизни, от которого ожидается поступление полезного потенциала или экономических выгод.

Возврат товара поставщику отражается в бюджетном учете записями по уменьшению забалансового счета 02.

Операции по движению товаров фиксируются в карточке учета материальных ценностей (ф. 0504043).

Пример 1.

Казенное учреждение здравоохранения в рамках контракта, заключенного с поставщиком (коммерческой организацией), приобрело для своих работников респираторы в количестве 50 шт. на сумму 25 000 руб. (500 руб. за шт.).

При приемке товара был выявлен брак трех респираторов. На основании акта (ф. 0504220) они были приняты к забалансовому учету. Поставщику направлена претензия. Другие (пригодные для дальнейшего использования) респираторы учтены в составе материальных запасов (мягкого инвентаря).

Позднее бракованные респираторы были заменены поставщиком на новые и оприходованы в составе материалов.

Все респираторы (50 шт.) выданы в личное пользование работникам.

В бюджетном учете на основании Инструкции № 162н указанные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции*	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Приняты на ответственное хранение бракованные респираторы (в адрес поставщика направлена претензия) (3 шт. х 1 руб.)	Забалансовый счет 02	3
Приняты пригодные респираторы к учету в составе материальных запасов (47 шт. x 500 руб.)	1 105 35 345	1 302 34 734	23 500
Отражен возврат бракованных респираторов поставщику	Забалансовый счет 02	3
Приняты к учету в составе материальных запасов респираторы, поступившие взамен бракованных (3 шт. х 500 руб.)	1 105 35 345	1 302 34 734	1 500
Отражена выдача респираторов в личное пользование работникам	1 401 20 272 Забалансовый счет 27**	1 105 35 445	25 000

* В целях упрощения примера порядок отражения в учете расчетов с поставщиком не рассматривается.

** Учет респираторов на указанном счете организуется в целях обеспечения контроля за их сохранностью, целевым использованием и движением (п. 385 Инструкции № 157н).

Если товары приняты на балансовый учет.

Если факт поступления товаров ненадлежащего качества выявлен после принятия их к учету, то в соответствии с Инструкцией № 162н, письмами Минфина РФ от 17.01.2020 № 02-06-05/2072, от 12.10.2018 № 02-06-10/73415 оформляются следующие бухгалтерские записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Списаны с балансового учета:

1 401 10 172
1 104 3х 411

– некачественные (бракованные) материальные запасы

Одновременно операция отражена на забалансовом счете 02 (для обеспечения сохранности товара до возврата поставщику)

Предъявлена претензия поставщику – отражена задолженность по компенсации затрат учреждения:

– в натуральной форме

– в денежной форме

Отражен возврат товара поставщику

Отражено поступление товара от поставщика взамен некачественного

1 101 3х 310
1 105 хх 34х

Отражено поступление денег за некачественный товар на лицевой счет учреждения (восстановление кассового расхода текущего года)

Скорректированы показатели принятых за счет ЛБО текущего года бюджетных и денежных обязательств на стоимость некачественного товара (способом «красное сторно»)*

* Данные операции отражаются в учете в случае возврата уплаченной за товар суммы в текущем году.

Пример 2.

Казенное учреждение приобрело ноутбук стоимостью 45 000 руб. Он был принят к учету и введен в эксплуатацию. Через несколько дней ноутбук вышел из строя и был сдан поставщику (коммерческой организации) обратно. Поставщик заменил его на новый.

В бюджетном учете казенного учреждения оформлены следующие корреспонденции счетов:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списан с балансового учета неисправный ноутбук	1 104 34 411	1 101 34 410	45 000
Одновременно отражено принятие ноутбука на забалансовый учет	Забалансовый счет 02	1
Предъявлена претензия поставщику по замене несправного ноутбука на новый	1 209 34 564	2 401 10 172	45 000
Отражен возврат ноутбука поставщику	Забалансовый счет 02	1
Отражено поступление ноутбука от поставщика взамен сломанного	1 101 34 310	1 209 34 664	45 000
Начислена 100%-я амортизация при вводе ноутбука в эксплуатацию	1 401 20 271	1 104 34 411	45 000

Пример 3.

Воспользуемся условиями примера 2 и предположим, что поставщик вернул деньги за неисправный ноутбук, зачислив их на лицевой счет учреждения. Операции по покупке ноутбука, возврату его поставщику, а также получению денег за него совершены в одном году.

В учете казенного учреждения будут составлены следующие бухгалтерские записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списан с балансового учета неисправный ноутбук	1 104 34 411	1 101 34 410	45 000
Одновременно отражено принятие ноутбука на забалансовый учет	Забалансовый счет 02	1
Предъявлена претензия поставщику по замене несправного ноутбука на новый	1 209 34 564	2 401 10 134	45 000
Отражен возврат ноутбука поставщику	Забалансовый счет 02	1
Отражено поступление денег за некачественный товар на лицевой счет учреждения (восстановление кассового расхода текущего года)	1 304 05 310	1 209 34 664	45 000
Скорректированы показатели принятых за счет ЛБО текущего года бюджетных и денежных обязательств на стоимость неисправного ноутбука (способом «красное сторно»)	1 501 13 310	1 502 11 310	(45 000)
1 502 11 310	1 502 12 310	(45 000)

Итак, первое, что необходимо сделать в случае установления факта поставки товара ненадлежащего качества, – известить об этом поставщика путем направления ему претензии.

В зависимости от характера выявленных недостатков поставщик может устранить их, заменить товар или вернуть учреждению деньги.

Возврат некачественного товара поставщику должен быть оформлен соответствующим первичным учетным документом: актом о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101), накладной на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205) либо другим документом, утвержденным в учетной политике учреждения.

Порядок отражения в бюджетном учете возврата соответствующего товара будет зависеть от того, принят он на баланс или нет. В случае если недостатки товара выявлены при его приемке, то до момента возврата поставщику товар может учитываться на забалансовом счете 02. Если факт поступления некачественных товаров выявлен после их принятия к учету, то они изымаются из оборота (списываются с баланса), поскольку не соответствуют критериям признания их активами. Одновременно их стоимость отражается на забалансовом счете 02.

Задолженность поставщика в сумме требований учреждения по замене некачественного товара, возврату уплаченных за товар денег отражается на счете 1 209 34 000 «Расчеты по компенсации затрат».

Как оформить возврат товара: учет у покупателя и поставщика

+6 месяцев Клерк.Премиум бесплатно! В образовательном сервисе Клерк.Премиум на полтора года вы получите: ✔︎ мини-курсы каждый день; ✔︎ 450+ вебинаров и 40+ онлайн-курсов; ✔︎ консультации экспертов без ограничений; ✔︎ эксклюзивные статьи-разборы. Только в декабре дарим +6 месяцев Клерк.Премиум в подарок — забирайте и пользуйтесь лучшим. Забрать подарок

Если поставщик отгрузил организации некачественный или некомплектный товар, то покупатель может его вернуть. Также могут быть другие причины возврата, это зависит от условий договора поставки.

В Гражданском законодательстве РФ закреплено несколько оснований, по которым можно вернуть товар. Это случаи несоответствия по:

• качеству;
• ассортименту;
• комплекту;
• таре и упаковке.

Так, действующее законодательство позволяет возвращать товар поставщику в таких случаях:

• если покупатель не получил полную информацию о характеристиках товара;
• поставщик не отгрузил нужное количество. В этом случае покупатель может отказаться от всей партии;
• товар не полностью укомплектован;
• поставщик регулярно нарушает сроки поставки;
• качество не соответствует условиям договора;
• продукцию отгрузили без упаковки или тары.

Рассмотрим в статье, какими первичными документами должен оформляться возврат товара поставщику.

Первичные учетные документы на возврат товара поставщику

Независимо от причины возврата товара поставщику (например, возврат некачественного товара или же возврат нереализованного товара поставщику), Закон о бухучете обязывает покупателя при этом составлять первичные учетные документы на возврат товара поставщику (п. 1 ст. 9 Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Как оформить покупателю возврат товара поставщику

Воз­врат то­ва­ров по­став­щи­ку со­про­вож­да­ет­ся воз­врат­ной на­клад­ной (на­при­мер, по форме N ТОРГ-12 с от­мет­кой: «Воз­врат то­ва­ров») или актом воз­вра­та то­ва­ров поставщи­ку.

До­ку­мен­ты на воз­врат то­ва­ра от по­ку­па­те­ля по­став­щи­ку пе­ре­да­ют­ся вме­сте с возвра­щен­ным то­ва­ром.

Кроме этого покупатель направляет поставщику письмо (претензию) с требованием принять возвращенные товары с указанием причины их возврата.

Если возврат товара поставщику производится по доверенности, то в этом случае при ее оформлении можно воспользоваться формой № М-2 (п. 2.1.4 Методических рекомендаций, утв. Письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 N 1-794/32-5).

При этом покупателю вы­став­лять счет-фак­ту­ру на воз­врат то­ва­ров не нужно.

Претензионное письмо с требованием поставщику принять возвращенные покупателем товары

Если в процессе приемки поставленного товара или же после его приемки будет выявлено несоответствие этого товара требованиям, предъявляемым к его качеству, покупатель вправе по своему выбору отказаться от исполнения договора купли-продажи, вернуть некачественный товар и потребовать возврата уплаченной за него денежной суммы или же потребовать замену этого товара товаром надлежащего качества (п. 2 ст. 475 ГК РФ).

Свои требования покупатель излагает в виде претензии, которая направляется поставщику (например, на возврат товара). Нормами действующего законодательства РФ установленная форма претензии на возврат товара поставщику не предусмотрена.

Претензионное письмо составляется в произвольной форме.

В письме указываются:

• полное название и реквизиты покупателя и поставщика;
• номер и дата договора купли-продажи (поставки);
• номер и дата сопроводительных документов на поставленный товар;
• наименование товара, его количество и стоимость;
• выявленное расхождение (неисправность);
• ссылки на нормативные акты;
• требование об удовлетворении претензии (просьба о замене, возврате денег, уменьшение суммы и т.д.).

Претензия подписывается руководителем организации с указанием его должности и расшифровкой его Ф.И.О., и заверяется печатью компании (в случае ее наличия).

Претензионное письмо передается уполномоченному представителю поставщика под роспись или же направляется ему по почте заказным письмом с описью вложения.

НДС при возврате товара поставщику

НДС при возврате товара поставщику предписано оформлять по следующим правилам:

• Продавец составляет корректировочный счет-фактуру и регистрирует его в книге покупок.
• Покупатель регистрирует в книге продаж корректировочный счет-фактуру продавца (если успел принять НДС к вычету, если нет, то принимает вычет в невозвращаемой части).

Отметим, что не важно, по какой причине происходит возврат.

Так оформляют возврат и бракованного, и качественного товара, если он не соответствует договору.

Документальное оформление возврата товара поставщику и право собственности на поставляемые товарно-материальные ценности от продавца к покупателю

Документальное оформление возврата товара поставщику главным образом зависит от того, перешло ли право собственности на поставляемые товарно-материальные ценности от продавца к покупателю или еще нет.

Все ситуации с возвратами можно свести к трем случаям:

1. Брак или несоответствие обнаружилось непосредственно при приемке. В этом случае организация-покупатель просто не принимает у поставщика некачественный товар.
2. Основания для возврата выявлены сразу, но организация-покупатель все равно вынуждена принять продукцию ненадлежащего качества, чтобы позднее вернуть ее поставщику.
3. Плановые обратные поставки, например, по условиям договора поставщик может регулярно забирать у организации-покупателя обратно товары, которые организация-покупатель не успела реализовать до истечения срока их годности.

Рассмотрим подробно эти случаи и поясним, какие документы на возврат товара поставщику необходимо оформлять в каждой ситуации.

Возврат некачественного товара поставщику при обнаружении брака непосредственно при приемке товара

В этом случае организация-покупатель может просто не принимать испорченный товар.

При этом достаточно подкорректировать приходную накладную ТОРГ-12 — без документального оформления возврата некачественного товара поставщику.

То есть если поставщик готов забрать обратно просроченные продукты, то из товарной накладной ТОРГ-12, оформленной поставщиком организацией-покупателем вычеркиваются необходимые позиции — те позиции, что с браком.

Обращаем внимание на то, что исправления в приходном документе делаются обязательно в присутствии поставщика или его представителя — экспедитора или водителя, наделенного правами материально-ответственного лица.

Указанное лицо должно поставить рядом с вычеркнутой позицией подпись и забрать некачественный товар.

Кроме этого поставщику надо не только принять брак обратно, но и скорректировать для организации-покупателя счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее организации-покупателю в течение 5 рабочих дней, так как фактически было куплено меньше товара.

При этом в счете-фактуре в корректировочных строках поставщик указывает те товары, которые он должен принимать от покупателя.

Отметим, что на практике часто используется другой вариант, а именно осуществляется допоставка качественного товара в другое время, но без бумажной волокиты. То есть организация-покупатель принимает всю поставку, подписывая приходную накладную без корректировок. А поставщик доставляет недостающий качественный товар несколько позже. Это распространенный случай, когда у покупателя налажены доверительные взаимоотношения с поставщиком.

Возврат бракованного товара поставщику после приемки

Существуют ситуации, когда организация-покупатель не можете сделать возврат бракованного товара поставщику сразу, хотя брак и был обнаружен в момент приемки.

Например, поставка была из другого региона, и транспортная компания — подрядчик продавца по доставке ничего не принимает обратно.

В этом случае, несмотря на брак, организации-покупателю придется принять продукцию по накладной ТОРГ-12, оформить акт о расхождении по количеству и качеству и поместить товарно-материальные ценности у себя на складе.

И только после этого организация-покупатель может написать претензию и ждать ее рассмотрения поставщиком.

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей

Чтобы начать процедуру документированного возврата бракованного товара, надо организации-покупателю при представителе поставщика или транспортной компании заполнить Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2. Данный акт подтверждает неликвидность товара и является основанием для написания претензии к поставщику.

Отметим, что вместо акта по форме ТОРГ-2 можно составить акт в произвольной форме, указав реквизиты тех документов, по которым пришел товар (договор поставки и накладная ТОРГ-12).

Далее, после рассмотрения и удовлетворения претензии поставщиком на возвращаемую продукцию организация-покупатель составляет накладную по форме ТОРГ-12.

Данная накладная уже будет возвратная для организации-покупателя и приходная для поставщика, ведь уже поставщик будет покупать у организации-покупателя товар, который организация-покупатель возвращаете. Именно покупать, так как ранее к организации-покупателю перешло право собственности на товар. Это называется «обратная реализация».

Оформляется возвратная ТОРГ-12 также в двух экземплярах, в графе «Основание» надо написать: «Возврат некачественного товара». Все реквизиты указываются из договора и приходной накладной, по которой изначально приехал брак.

Возврат нереализованного товара поставщику. Обратная реализация

Если у покупателя нет претензий к товару, но организация-покупатель договорилась с поставщиком вернуть ему непроданное через какой-то момент времени, то здесь так же, как и в предыдущем случае, имеет место обратная реализация.

Обычно в договоре поставки фиксируется возможность возврата нереализованного товара поставщику. Например, обратную реализацию можно провести, если продукция не была продана до определенной даты.

По сути, выполняя этот процесс, вы продаете товар его бывшему владельцу. Значит, делаете ему накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру, где указываете в графе «Продавец» уже название своей фирмы.

Акт ТОРГ-2 при этом не заполняется, так как вы делаете возврат качественного товара поставщику.

Таким образом, в этом случае, с точки зрения документального оформления, обратная реализация ничем не отличается от прямой реализации.

Клерк дарит подарки всем бухгалтерам на Новый год! Клерк.Премиум всего за 9 900 ₽ 18 000 ₽

Оформите подписку Клерк.Премиум и получите:

• мини-курсы каждый день;
• 50+ онлайн-курсов;
• 450+ вебинаров от профессионалов;
• безлимитные консультации с экспертами;
• комфортное обучение на 2023 год.

Впридачу получите 400+ инструкций и чек-листов для работы. Полный список смотрите тут. Со скидкой 45% сервис стоит 9 900 рублей. Оставьте заявку ниже — ответим на все вопросы.