Как составить налоговый регистр учета доходов

Как создать регистр налогового учета

Чтобы использовать регистры налогового учета, придется затратить время на разработку их формы, а затем закрепить их в приложении к учетной политике, издав соответствующий приказ (абз. 7 ст. 314 НК РФ).

О нюансах формирования налоговой учетной политики читайте в статье «Как составить налоговую политику организации?».

Законодатель не ограничивает налогоплательщиков в выборе вида и формы этих документов, поэтому регистры налогового учета могут выглядеть по-разному. Объем содержащейся в них информации должен давать представление о том, на основании каких документов и каким образом сформирована налогооблагаемая база. Размещение данных в регистре может быть любым (в табличной или текстовой форме) — эти особенности предусматриваются при разработке форм регистров налогового учета.

Единственное, в отношении чего нельзя проявлять инициативу при оформлении регистров налогового учета, — это обязательные реквизиты. Их состав должен соответствовать НК РФ. Например, при расчете налога на прибыль используются регистры налогового учета, содержащие следующую информацию (абз. 10 ст. 313 НК РФ):

• наименование регистра;
• дату составления;
• натуральные (если это возможно) и денежные измерители операции;
• наименование объектов учета или хозяйственных операций;
• подпись ответственного за составление регистра лица и ее расшифровку.

Вести такие регистры можно любым удобным для налогоплательщика способом: на бумаге или электронно.

Какие налоговые регистры существуют по НДС? Ответ на этот вопрос смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Требования к налоговым регистрам

Из ст. 314 НК РФ следует, что регистры налогового учета (НУ) заполняются на основании первичных учетных документов непрерывно в хронологическом порядке. Это означает, что беспорядочное или безосновательное занесение данных в регистр, а также пропуски или какие-либо изъятия не допускаются.

ВАЖНО! Расшифровка словосочетания «первичный учетный документ» в НК РФ отсутствует, поэтому подтверждением записей в НУ может служить бухгалтерская первичка (письмо Минфина России от 17.01.2014 № 03-03-06/1/1156).

Не следует забывать, что сформированные налоговые регистры необходимо защищать от несанкционированного исправления. Любые ошибки в регистрах налогового учета исправляются только при соответствующем обосновании, а ответственный исполнитель заверяет все внесенные корректировки своей подписью и указывает дату.

ВАЖНО! Информация, отраженная в регистрах налогового учета, представляет собой налоговую тайну. За ее разглашение (в том числе налоговиками) предусмотрена административная и уголовная ответственность (письмо Минфина России от 12.04.2011 № 03-02-08/41).

Подробнее о требованиях к налоговому учету и налоговым регистрам читайте здесь.

Регистры налогового учета по налогу на прибыль

Для заполнения «прибыльной» декларации понадобится минимум 2 регистра НУ: один по учету доходов, другой по расходам. Информация о полученных доходах и произведенных расходах, сформированная по нормам НУ, позволит определить прибыль — объект налогообложения, без которого расчет самого налога на прибыль невозможен.

О том, какой может быть налоговая база для разных видов налогов, читайте в статье «Основные элементы налогообложения и их характеристика».

Дополнительные регистры придется оформить в случае, когда у налогоплательщика множество видов деятельности, а также, помимо стандартных хозяйственных операций, проводятся операции с особыми условиями перехода права собственности или по которым предусмотрен специальный порядок формирования налоговой базы.

ВАЖНО! Если налогоплательщик не может или не хочет разрабатывать регистры налогового учета, но при этом не желает быть наказанным по ст. 120 НК РФ за их отсутствие, он вправе воспользоваться готовыми. Их формы можно найти в рекомендациях МНС России «Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 НК РФ» от 19.12.2001.

Пример

Специалисты ООО «Ритм» отражают необходимую для расчета налога на прибыль за год информацию в следующих регистрах налогового учета (РНУ):

• РНУ «Доходы от реализации» ООО «Ритм»;
• РНУ «Расходы, уменьшающие доходы от реализации» ООО «Ритм»;
• РНУ «Внереализационные доходы» ООО «Ритм»;
• РНУ «Внереализационные расходы» ООО «Ритм».

Учитывая, что в указанный период внереализационные доходы и расходы у ООО «Ритм» отсутствовали, остановимся подробнее на оформлении регистров налогового учета полученных доходов и осуществленных расходов по основной деятельности.

О нюансах организации налогового учета по налогу на прибыль рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и переходите к Готовому решению бесплатно.

«Доходный» регистр НУ

Продолжение примера

Доходы ООО «Ритм» в отчетном периоде складывались из следующих компонентов:

• выручка от реализации продукции собственного изготовления (50 367 000 руб.);
• выручка от реализации покупных изделий (30 590 000 руб.)
• выручка от реализации прочего имущества (300 000 руб.);

ВАЖНО! Учесть в «доходной» части необходимо всю сумму реализованной за отчетный период продукции, за исключением доходов, перечисленных в ст. 251 НК РФ.

О том, какие доходы отражены в ст. 251 НК РФ, читайте в материале «Ст. 251 НК РФ: вопросы и ответы».

ВАЖНО! Оформляя РНУ «Доходы от реализации», не следует забывать, что выручку в регистре и налоговой декларации необходимо указывать без учета НДС и акцизов (п. 1 ст. 248 НК РФ).

Информация для заполнения «доходного» РНУ берется из данных бухучета (по счетам 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы»).

На нашем сайте вы можете скачать заполненные регистры налогового учета, образецкоторого, относящийся к доходам, оформлен по данным рассмотренного примера.

Скачать образец регистра налогового учета «Доходы от реализации»

Как заполнить «расходный» налоговый регистр

С заполнением «расходных» регистров налогоплательщики могут испытывать определенные трудности. Это связано с тем, что признание расходов в налоговом учете не всегда совпадает с отражением аналогичных расходов в бухучете. Так что использовать бухгалтерские учетные регистры без внесения в них дополнительных корректировок не всегда представляется возможным.

К примеру, отдельные виды расходов в БУ отражаются в полном объеме, а в НУ нормируются (рекламные, представительские и т. д.). А некоторые виды затрат налоговое законодательство вообще запрещает признавать в составе расходов, формирующих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

О нюансах признания прочих расходов, связанных с производством и реализацией, читайте здесь.

Продолжение примера

Специалист ООО «Ритм» сформировал РНУ «Расходы, уменьшающие доходы от реализации», в котором отразил следующие виды расходов: затраты на основное сырье и материалы, зарплату вместе с начисленными страховыми взносами, амортизацию имущества ООО «Ритм», расходы на тепло, воду, электроэнергию и др.

Информацию для заполнения регистра бухгалтер взял из данных бухучета (по счетам 20, 26, 44, 91 и др.). В отчетном периоде фирма не осуществляла расходов, признание которых в НУ не совпадает с правилами БУ, поэтому корректировать данные бухучета не пришлось.

Образец заполненного регистра налогового учета «Расходы, уменьшающие доходы от реализации» вы также можете скачать на нашем сайте.

Скачать образец регистра налогового учета “Расходы уменьшающие доходы от реализации”

ВАЖНО! Если налоговые расходы превысили налоговые доходы и налогооблагаемая база по прибыли в каком-то из периодов (налоговом или отчетном) отсутствует, декларацию налоговикам все равно представить необходимо (п. 1 ст. 289 НК РФ).

Итоги

Регистры налогового учета разрабатываются самим налогоплательщиком, а их форма утверждается в качестве приложения к налоговой учетной политике. Они могут быть составлены в электронном виде или на бумаге — это значения не имеет. Главное — наличие в них обязательных реквизитов, установленных НК РФ. К информации, отражаемой в регистрах, предъявляется основное требование: все записи должны быть обоснованы и достоверны, а из содержания регистра должно быть понятно, как сформирована налогооблагаемая база.

Если регистры налогового учета налогоплательщиком не ведутся, возможны штрафные санкции со стороны налоговиков по ст. 120 НК РФ.

Налоговые регистры, образцы которых вы можете скачать на нашем сайте, позволяют сгруппировать имеющуюся информацию о доходах и расходах компании и правильно рассчитать налог на прибыль.

Регистры налогового учета по налогу на прибыль помогают выяснить, корректно ли заполнена декларация по налогу на прибыль, поэтому налоговые органы любят запрашивать их при своих контрольных мероприятиях — камералке, встречке и иных проверках. Статья пояснит, как правильно заполнить налоговые регистры по налогу на прибыль (далее — НП).

Нормативы о регистрах налогового учета

Чтобы заполнить налоговую декларацию по НП, то есть высчитать налоговую базу по НП за определенный период, следует собрать сведения обо всех проведенных за этот период операциях, суммировать все количественные и денежные показатели по данным первичных документов и систематизировать эти сведения в зависимости от того, к какому разделу декларации они относятся. Вот эта система при правильном разделении сведений и составит вожделенную систему налоговых регистров по налогу на прибыль (ст. 313 НК РФ).

Систему налогового учета (далее — НУ) налогоплательщик разрабатывает самостоятельно и отражает ее в Учетной политике по НУ, регулярно внося в нее дополнения в связи с изменениями налогового законодательства.

Непосредственно регистрам НУ посвящена ст. 314 НК РФ. В ней говорится о том, что аналитические регистры НУ — это своды данных, которые могут быть в любой удобной для налогоплательщика форме: таблицах, справках, иных документах группировки сведений за период, без разнесения сведений по бухгалтерским счетам. Из системы этих форм должен раскрываться порядок формирования налоговой базы по НП.

Требования к налоговым регистрам

Эти формы должны быть утверждены в приложениях к учетной политике. Заполняются они непрерывно в хронологическом порядке. Могут быть в бумажном виде, в электронном формате, на отдельных информационных носителях, в специальной программе. Обязательно назначаются люди, ответственные за корректность ведения этих регистров.

В аналитических регистрах по налогу на прибыль, разработанных самостоятельно, должны присутствовать следующие реквизиты: наименование, период/дата составления, измерители операции в натуральном (при возможности) и денежном выражении, наименование хозоперации и подпись с расшифровкой ответственного за составление сотрудника.

Организации следует приложить все усилия к защите от несанкционированных вмешательств и исправлений регистров НУ.

Обнаруженную в регистре ошибку можно устранить путем ее исправления. Исправление обязательно подтверждается обоснованием (объяснением причины) с указанием даты и подписи ответственного лица.

Некоторые автоматизированные бухгалтерские программы, в частности «1С:Бухгалтерия», формируют аналитические регистры в момент проведения операций по бухучету. Но иногда приходится формировать их вручную или с частичной автоматизацией.

Рекомендации МНС по регистрам НУ

Чтобы снять лишние вопросы при разработке налоговых регистров, налоговики в конце 2001 года издали специальные рекомендации с примерными формами таких регистров. Это неофициальный документ с номером и датой, называется он «Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 НК РФ». Вышеуказанные рекомендации можно найти в любой справочной правовой системе.

Система НУ, предложенная в этом документе, выделяет 5 групп регистров:

1. Промежуточных расчетов.
2. Учета состояния единицы учета.
3. Учета хозяйственных операций.
4. Формирования отчетных данных.
5. Учета целевых средств некоммерческих организаций.

Можно использовать предлагаемые формы регистров, можно разработать свои, но расчет налоговой базы за определенный налоговый/отчетный период должен раскрывать процесс формирования итоговых сумм:

• доходов от реализации за этот промежуток времени;
• расходов, относящихся к этим доходам;
• внереализационных доходов;
• внереализационных расходов;
• прибыли от реализации и от внереализационных операций.

С целью создания регистров НУ можно использовать данные из регистров бухгалтерского учета: обороток по счетам, карточек, анализов счетов и т. д. Это разрешено Налоговым кодексом РФ, если налоговый и бухгалтерский учет совпадают, т. е. нет нормируемых или неучитываемых расходов. Вести их можно в обычных таблицах Excel.

Предлагаем рассмотреть разницу между бухгалтерскими и налоговыми регистрами на примерах.

Образец регистра НУ доходов

Компания N заполняет декларацию по НП за полугодие. В сформированной за этот период оборотке величина сальдо на конец периода Кт 90.1, т. е. выручка за отчетный период составляет 3 674 064 руб., включая НДС 18%, расходы, относящиеся к реализации (Дт 90.2) — 2 865 828, внереализационные доходы (Кт 91.1) — 595 250, внереализационные расходы (Дт 91.2) — 699 836 руб.

Декларация по НП заполняется без учета НДС, поэтому сделаем небольшой расчет:

3 674 064 / 118 × 100 = 3 113 613 — это доход за полугодие без учета НДС, именно эту сумму и показывают в декларации по НП.

Как создать регистр налогового учета

Чтобы использовать регистры налогового учета, придется затратить время на разработку их формы, а затем закрепить их в приложении к учетной политике, издав соответствующий приказ (абз. 7 ст. 314 НК РФ).

О нюансах формирования налоговой учетной политики читайте в статье «Как составить налоговую политику организации?».

Законодатель не ограничивает налогоплательщиков в выборе вида и формы этих документов, поэтому регистры налогового учета могут выглядеть по-разному. Объем содержащейся в них информации должен давать представление о том, на основании каких документов и каким образом сформирована налогооблагаемая база. Размещение данных в регистре может быть любым (в табличной или текстовой форме) — эти особенности предусматриваются при разработке форм регистров налогового учета.

Единственное, в отношении чего нельзя проявлять инициативу при оформлении регистров налогового учета, — это обязательные реквизиты. Их состав должен соответствовать НК РФ. Например, при расчете налога на прибыль используются регистры налогового учета, содержащие следующую информацию (абз. 10 ст. 313 НК РФ):

• наименование регистра;
• дату составления;
• натуральные (если это возможно) и денежные измерители операции;
• наименование объектов учета или хозяйственных операций;
• подпись ответственного за составление регистра лица и ее расшифровку.

Вести такие регистры можно любым удобным для налогоплательщика способом: на бумаге или электронно.

Какие налоговые регистры существуют по НДС? Ответ на этот вопрос смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Требования к налоговым регистрам

Из ст. 314 НК РФ следует, что регистры налогового учета (НУ) заполняются на основании первичных учетных документов непрерывно в хронологическом порядке. Это означает, что беспорядочное или безосновательное занесение данных в регистр, а также пропуски или какие-либо изъятия не допускаются.

ВАЖНО! Расшифровка словосочетания «первичный учетный документ» в НК РФ отсутствует, поэтому подтверждением записей в НУ может служить бухгалтерская первичка (письмо Минфина России от 17.01.2014 № 03-03-06/1/1156).

Не следует забывать, что сформированные налоговые регистры необходимо защищать от несанкционированного исправления. Любые ошибки в регистрах налогового учета исправляются только при соответствующем обосновании, а ответственный исполнитель заверяет все внесенные корректировки своей подписью и указывает дату.

ВАЖНО! Информация, отраженная в регистрах налогового учета, представляет собой налоговую тайну. За ее разглашение (в том числе налоговиками) предусмотрена административная и уголовная ответственность (письмо Минфина России от 12.04.2011 № 03-02-08/41).

Подробнее о требованиях к налоговому учету и налоговым регистрам читайте здесь.

Регистры налогового учета по налогу на прибыль

Для заполнения «прибыльной» декларации понадобится минимум 2 регистра НУ: один по учету доходов, другой по расходам. Информация о полученных доходах и произведенных расходах, сформированная по нормам НУ, позволит определить прибыль — объект налогообложения, без которого расчет самого налога на прибыль невозможен.

О том, какой может быть налоговая база для разных видов налогов, читайте в статье «Основные элементы налогообложения и их характеристика».

Дополнительные регистры придется оформить в случае, когда у налогоплательщика множество видов деятельности, а также, помимо стандартных хозяйственных операций, проводятся операции с особыми условиями перехода права собственности или по которым предусмотрен специальный порядок формирования налоговой базы.

ВАЖНО! Если налогоплательщик не может или не хочет разрабатывать регистры налогового учета, но при этом не желает быть наказанным по ст. 120 НК РФ за их отсутствие, он вправе воспользоваться готовыми. Их формы можно найти в рекомендациях МНС России «Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 НК РФ» от 19.12.2001.

Пример

Специалисты ООО «Ритм» отражают необходимую для расчета налога на прибыль за год информацию в следующих регистрах налогового учета (РНУ):

• РНУ «Доходы от реализации» ООО «Ритм»;
• РНУ «Расходы, уменьшающие доходы от реализации» ООО «Ритм»;
• РНУ «Внереализационные доходы» ООО «Ритм»;
• РНУ «Внереализационные расходы» ООО «Ритм».

Учитывая, что в указанный период внереализационные доходы и расходы у ООО «Ритм» отсутствовали, остановимся подробнее на оформлении регистров налогового учета полученных доходов и осуществленных расходов по основной деятельности.

О нюансах организации налогового учета по налогу на прибыль рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и переходите к Готовому решению бесплатно.

«Доходный» регистр НУ

Продолжение примера

Доходы ООО «Ритм» в отчетном периоде складывались из следующих компонентов:

• выручка от реализации продукции собственного изготовления (50 367 000 руб.);
• выручка от реализации покупных изделий (30 590 000 руб.)
• выручка от реализации прочего имущества (300 000 руб.);

ВАЖНО! Учесть в «доходной» части необходимо всю сумму реализованной за отчетный период продукции, за исключением доходов, перечисленных в ст. 251 НК РФ.

О том, какие доходы отражены в ст. 251 НК РФ, читайте в материале «Ст. 251 НК РФ: вопросы и ответы».

ВАЖНО! Оформляя РНУ «Доходы от реализации», не следует забывать, что выручку в регистре и налоговой декларации необходимо указывать без учета НДС и акцизов (п. 1 ст. 248 НК РФ).

Информация для заполнения «доходного» РНУ берется из данных бухучета (по счетам 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы»).

На нашем сайте вы можете скачать заполненные регистры налогового учета, образецкоторого, относящийся к доходам, оформлен по данным рассмотренного примера.

Скачать образец регистра налогового учета «Доходы от реализации»

Как заполнить «расходный» налоговый регистр

С заполнением «расходных» регистров налогоплательщики могут испытывать определенные трудности. Это связано с тем, что признание расходов в налоговом учете не всегда совпадает с отражением аналогичных расходов в бухучете. Так что использовать бухгалтерские учетные регистры без внесения в них дополнительных корректировок не всегда представляется возможным.

К примеру, отдельные виды расходов в БУ отражаются в полном объеме, а в НУ нормируются (рекламные, представительские и т. д.). А некоторые виды затрат налоговое законодательство вообще запрещает признавать в составе расходов, формирующих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

О нюансах признания прочих расходов, связанных с производством и реализацией, читайте здесь.

Продолжение примера

Специалист ООО «Ритм» сформировал РНУ «Расходы, уменьшающие доходы от реализации», в котором отразил следующие виды расходов: затраты на основное сырье и материалы, зарплату вместе с начисленными страховыми взносами, амортизацию имущества ООО «Ритм», расходы на тепло, воду, электроэнергию и др.

Информацию для заполнения регистра бухгалтер взял из данных бухучета (по счетам 20, 26, 44, 91 и др.). В отчетном периоде фирма не осуществляла расходов, признание которых в НУ не совпадает с правилами БУ, поэтому корректировать данные бухучета не пришлось.

Образец заполненного регистра налогового учета «Расходы, уменьшающие доходы от реализации» вы также можете скачать на нашем сайте.

Скачать образец регистра налогового учета “Расходы уменьшающие доходы от реализации”

ВАЖНО! Если налоговые расходы превысили налоговые доходы и налогооблагаемая база по прибыли в каком-то из периодов (налоговом или отчетном) отсутствует, декларацию налоговикам все равно представить необходимо (п. 1 ст. 289 НК РФ).

Итоги

Регистры налогового учета разрабатываются самим налогоплательщиком, а их форма утверждается в качестве приложения к налоговой учетной политике. Они могут быть составлены в электронном виде или на бумаге — это значения не имеет. Главное — наличие в них обязательных реквизитов, установленных НК РФ. К информации, отражаемой в регистрах, предъявляется основное требование: все записи должны быть обоснованы и достоверны, а из содержания регистра должно быть понятно, как сформирована налогооблагаемая база.

Если регистры налогового учета налогоплательщиком не ведутся, возможны штрафные санкции со стороны налоговиков по ст. 120 НК РФ.

Налоговые регистры, образцы которых вы можете скачать на нашем сайте, позволяют сгруппировать имеющуюся информацию о доходах и расходах компании и правильно рассчитать налог на прибыль.

Книга учета доходов и расходов — основной документ налогового учета плательщика на УСН, по записям в котором исчисляют налог и формируют декларацию. Не отражать доходы и расходы в КУДиР нельзя. Вести ее обязывает ст. 346.24 НК РФ. Это требование введено для всех налогоплательщиков — организаций и ИП, перешедших на УСН (п. 1 ст. 346.12 НК РФ).

Специалисты ИФНС могут запросить КУДиР для проверки в следующих случаях:

• В ходе выездной проверки компании или ее контрагента (п. 1 ст. 93, п. 1 ст. 93.1 НК РФ).
• Вне рамок проверки, если возникла обоснованная необходимость получить документы по конкретной сделке (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).
• В ходе камеральной проверки уточненной декларации по УСН, поданной через два года после окончания срока сдачи отчетности за соответствующий период, в которой уменьшена сумма налога к уплате или увеличена сумма убытка по сравнению с ранее поданной декларацией. В таком случае ИФНС может истребовать у налогоплательщика первичные и иные документы, подтверждающие изменения показателей, и аналитические регистры налогового учета (п. 8.3 ст. 88 НК РФ).

Если ИФНС требует КУДиР в рамках камеральной проверки в иных случаях, то это неправомерно. Компания в такой ситуации вправе ее не представлять. Однако есть риск, что отказ может усилить подозрения налоговиков и заставить присмотреться к бизнесу более внимательно.

Когда инспекция требует пояснения по УСН-декларации, налогоплательщик может по своему желанию представить вместе с ними и книгу. Инспектор обязан рассмотреть все поданные документы, в том числе КУДиР (п. 5 ст. 88 НК РФ).

Отсутствие Книги или ее неверное ведение расценивается как грубое нарушение правил налогового учета. В соответствии с п. 1 ст. 120 НК РФ за это полагается штраф в сумме 10 000 рублей. 

Если выяснится, что Книга не заполнялась за предыдущий год или несколько лет, штраф может быть увеличен до 30 000 рублей (п. 2 ст. 120 НК РФ). Если же из-за отсутствия КУДиР был занижен налог, штраф может составить 20% от неуплаченной суммы, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Форма Книги учета доходов и расходов на УСН, а также порядок ее заполнения, утверждены приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н с изменениями от 2016 года. КУДиР состоит из титульного листа и пяти разделов, но заполнять придется не каждый из них.

Операции отражаются в Книге по таким правилам:

• в хронологическом порядке;
• на русском языке, суммы — в рублях либо в рублях и копейках;
• на основе первичных документов;
• позиционным способом, то есть каждая операция — отдельной строкой;
• полно и непрерывно, то есть нужно отражать все показатели, которые требуются для расчета налога;

На каждый календарный год заводится отдельная КУДиР.

Книга учета может быть бумажной или электронной. Электронную книгу удобно вести в сервисах Контура — Бухгалтерии или Эльбе. Она будет формироваться автоматически. По итогам года ее нужно распечатать, пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя и печатью (при наличии).

На титульном листе КУДиР указывают:

• год, на который она заводится и дату начала ведения;
• название организации или ФИО предпринимателя;
• код по ОКПО, его можно узнать на сайте Росстата;
• ИНН и КПП организации или ИНН ИП;
• объект налогообложения при УСН — «доходы» либо «доходы, уменьшенные на величину расходов»;
• адрес;
• номера расчетных счетов с указанием банков.

Заполнение других разделов Книги учета будет различаться для плательщиков с разными объектами налогообложения.

Компании, которые выбрали объект «доходы», в КУДиР заполняют Разделы I и IV, а плательщики торгового сбора еще и Раздел V.

Раздел I — доходы и расходы

В таблице Раздела I компании на «доходной» УСН отражают показатели каждой операции по поступлению выручки. В графах этой таблицы указывают:

• графа 1 — порядковый номер операции в текущем году;
• графа 2 — дату и номер первичного документа, на основании которого делается запись;
• графа 3 — содержание операции;
• графа 4 — доход, учитываемый при определении базы по налогу при УСН.

Графу 5 субъекты на УСН «доходы» могут не заполнять, однако это не запрещено. То есть расходные операции они отражать могут, но учитываться при расчете базы эти затраты не будут. В обязательном порядке указываются только расходы по субсидиям, полученным:

• на содействие занятости безработных (абз. 4 п. 1 ст. 346.17 НК РФ, письмо Минфина РФ от 23.04.2010 № 03-11-09/33);
• в рамках программ по развитию малого и среднего предпринимательства согласно закону от 24.06.2007 № 209-ФЗ (абз. 6 п. 1 ст. 346.17 НК РФ, письмо Минфина РФ от 28.09.2017 № 03-11-06/2/62961).

Такие затраты также отражаются как доходы в графе 4, так как финансирование признается в доходах по мере расходования.

С начала каждого квартала таблица начинается заново. Получается, что Раздел I в итоге будет состоять из четырех таблиц, в которых указывают:

1. Операции за 1 квартал, итоговые суммы доходов за 1 квартал, учитываемых при исчислении налоговой базы.
2. Операции за 2 квартал, доходы за 2 квартал и за полугодие.
3. Операции за 3 квартал, доходы за 3 квартал и за 9 месяцев.
4. Операции за 4 квартал, доходы за 4 квартал и за весь год.

Раздел IV — страховые взносы, больничные и добровольное страхование

Компании на УСН «доходы» не заполняют разделы II и III. Сразу после Раздела I они переходят к разделу IV. В нем нужно отразить суммы, которые согласно п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ уменьшают исчисленные авансы и годовой налог:

• страховые взносы;
• выплаченные работникам больничные пособия;
• платежи по договорам добровольного личного страхования.

Раздел  IV представляет собой таблицу, данные в которой отражаются за каждый квартал отдельно, а также за полугодие, 9 месяцев и год. В графах таблицы указывают:

• графа 1 — номер операции;
• графа 2 — дата и номер платежного поручения;
• графа 3 — период, за который произведена уплата суммы взносов или пособия;
• графы 4-9 — суммы по видам выплат, то есть страховые взносы, больничные пособия и отчисления на добровольное страхование;
• графа 10 — сумма граф 4-9.

Часто возникает вопрос: что именно указывать по графам 4-9 — всю сумму взносов и пособий или ту ее часть, которая уменьшает налог? В порядке заполнения КУДиР сказано, что отражаются суммы, уменьшающие сумму налога (п. 5.2 Приложения 2 к приказу Минфина № 135н).

В 2023 году появился еще один вопрос: как заполнять графы 4-6 таблицы из Раздела IV? В них нужно указать суммы взносов на пенсионное, социальное и медицинское страхование, уменьшающие налог. Раньше работодатели считали взносы каждого вида отдельно, поэтому указать такие суммы было несложно. Теперь страховые отчисления считают по единому тарифу, без разделения по видам страхования. Так что же тогда указывать в графах 4-6?

Изменения в порядок заполнения КУДиР в 2023 году не вносились, а значит, новое правило расчета взносов в нем не учтено. Официальных писем контролирующих органов по этому вопросу также пока нет. Мы полагаем, что графы 4-6 можно оставлять пустыми. А сумму взносов, исчисленных по единому тарифу, отражать в графе 10.

Раздел V — торговый сбор

Если организация или предприниматель на УСН «доходы» платит торговый сбор, можно уменьшить на его сумму «упрощенный» налог или аванс по нему (п. 8 ст. 346.21 НК РФ). В таком случае необходимо заполнить Раздел V КУДиР. Он состоит из таблицы, в которой всего 4 графы:

• номер операции;
• дата и номер первичного документа;
• период, за который уплачен торговый сбор;
• его сумма.

Нужно указать суммы уплаченного сбора за каждый квартал, а также по итогам полугодия, 9 месяцев и года.

Компании на «расходной» УСН заполняют Раздел I, а при наличии показателей — Разделы II и III.

Раздел I — доходы и расходы

Плательщики на УСН 15% отражают в Разделе I все приходные и расходные операции, которые учитываются при определении налоговой базы. Доходы отражают по тому же принципу, что на УСН «доходы». Расходы можно учесть только те, которые указаны в п. 1 ст. 346.16 НК РФ — этот список является закрытым.

Графы 1-4 таблицы Раздела I заполняются также, как на УСН «доходы». В графе 5 по каждой расходной операции нужно указать сумму расходов.

Кроме самого Раздела I, компании на УСН «доходы минус расходы» заполняют справку к нему. Отразить в ней данные нужно после окончания года. В справке 5 строк, в которых указывают:

• 010 — сумму доходов за год;
• 020 — сумму расходов за год;
• 030 — разницу между суммой уплаченного в предыдущем году минимального налога и суммой налога, исчисленного за прошлый год в общем порядке (если был уплачен минимальный налог);
• 040 — налоговую базу, если она положительная;
• 041 — сумму убытка, если он получен по итогу года.

Раздел II — основные средства и нематериальные активы

Раздел II заполняют только те компании на «расходной» УСН, которые в отчетном году приобрели, соорудили, построили, модернизировали, реконструировали основные средства либо приобрели/изготовили самостоятельно нематериальные активы.

Раздел представляет собой таблицу, в строках которой отражают данные по расходам на ОС и НМА по каждому объекту отдельно. В графах 6, 8, 12–15 в строке «Всего за отчетный (налоговый) период» нужно отразить общую сумму по всем объектам.

Раздел III — убыток прошлых лет

Если компания на УСН «доходы минус расходы» в прошлые периоды получила убытки, ей следует заполнить Раздел III.
Убыток по УСН, то есть превышение расходов над доходами, образованный в течение прошлых лет, можно перенести на текущий год и будущие периоды (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). Напомним правила учета убытков:

1. Срок переноса — не более 10 лет. То есть по итогу 2022 года можно уменьшить налоговую базу по УСН на сумму убытка, полученного в период 2012–2021 годов. Когда компания будет рассчитывать налог за 2023 год, сможет учесть убытки за 2013–2022 годы.
2. Переносятся убытки только за те периоды, когда компания применяла УСН с объектом «доходы минус расходы». Учитывать их можно в периодах применения упрощенки с тем же объектом.
3. Если убыточными были несколько лет, то отрицательные суммы переносятся по очереди, начиная с полученных ранее.

В Разделе III после окончания отчетного года отражают:

• по строке 010 — сумму убытков, полученных по итогам предыдущих налоговых периодов, которые не были перенесены на начало истекшего года;
• по строкам 020-110 — суммы убытков по годам их образования (берутся из строк 150-250 Раздела III КУДиР за прошлый год);
• по строке 120 — налоговую базу за отчетный год (должна быть равна показателю из строки 040 Справки Раздела I);
• по строке 130 — сумму убытков, на которую фактически уменьшена база по налогу при УСН за отчетный год (в пределах суммы не перенесенных на начало года убытков);
• по строке 140 — сумму убытка за истекший отчетный год (берется из строки 041 Справки Раздела I);
• по строке 150 — сумму убытков на начало следующего года, которые можно будет перенести в будущем (строка 010 — строка 130 + строка 140). Эту сумму нужно будет указать в строке 010 Раздела III КУДиР на следующий год;
• по строкам 160-250 — суммы убытков по годам, не перенесенных на истекший год. Суммарно эти убытки должны соответствовать строке 150. Показатели строк 160-250 переносятся в строки 020-110 Раздела III КУДиР будущего года.

Если Книгу учета вели в электронном формате, по окончании года ее нужно распечатать и прошить. Все листы должны быть пронумерованы. На последней странице заполненной бумажной или распечатанной КУДиР указывается количество страниц. Директор организации или ИП должен расписаться и поставить печать, если она используется.

Многие ошибки можно отнести к организации ведения КУДиР. Например, некоторые плательщики налога при УСН относятся к этому процессу формально: не указывают реквизиты первичных документов, не распечатывают книгу после окончания года и так далее.

Другие ошибки связаны с отражением операций. Вот лишь некоторые из них.

Неточное содержание операции

Каждую операцию в графе 3 Раздела I нужно описывать так, чтобы из нее была понятна суть. Например:

• Оплачено наличными за покупку канцтоваров в ООО «Магазин»;
• Поступление в кассу: торговая выручка за 03.03.2023.

Неотражение операции

Все операции, которые учитываются при определении налоговой базы, нужно вносить в книгу учета. Если не внести расходы, в случае проверки ФНС не признает их, даже если на них будут первичные документы. А если не внесли в КУДиР доход и рассчитали налог, значит, занижена налоговая база.

Отражение операции без первичных документов

Затраты без первички расходами не признаются. Иногда в графе 2 Раздела I компании указывают реквизиты не того документа, который является первичным.

Лишние расходы

Можно включить в расходы только то, что разрешено. Если затраты не указаны в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, в расходы они не включаются и налоговую базу не уменьшают. Но иногда компании об этом забывают и включают в состав расходов, например, выданные займы или затраты по операциям в рамках других налоговых режимов.

Ошибки с НДС

Компании на УСН не платят НДС, поэтому должны включать его суммы в состав расходов. Иногда налогоплательщики об этом забывают и вообще никак не учитывают суммы этого налога.

Задвоение операций при эквайринге

Оплата картой поступает на расчетный счет компании. Отражать эти суммы в КУДиР по кассовым отчетам не нужно, иначе будет задвоение выручки.

КУДиР должны оформлять все компании и ИП на УСН. Вести ее нужно согласно форме из приказа № 135н по строго определенным правилам. Если их нарушать или вовсе не вести Книгу учета, есть риск получить немалый штраф. После отражения всех операций за год КУДиР нужно хранить 5 лет. Налоговая инспекция в определенных случаях может ее проверить.

При заполнении Книги учета доходов и расходов на УСН есть немало нюансов. Учесть их все и избежать ошибок будет гораздо легче, если вести КУДиР в сервисах Контура.