Как составить номенклатуру дел для детского сада

Предназначение номенклатуры дел в образовательном учреждении

Согласно п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ все без исключения организации в России обязаны обеспечивать сохранность архивной документации в течение срока ее хранения. Кроме того, согласно п. 5 Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64), все подобные учреждения в России обязаны систематизировать образующиеся в ходе ее деятельности документы. Такой тематический список документов называется номенклатурой дел (далее по тексту — НД).

Данный обобщающий регистр помогает проводить в школах и других образовательных организациях классификацию накапливающейся документации, контролировать сроки ее хранения, ускорять процесс ее обработки. НД служит базой данных, необходимых для составления описи дел с долгим (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения.

Ответственным за составление НД является руководитель учебного заведения. Именно он отвечает за сохранность документации и передачу ее для архивного хранения.

В каждом образовательном учреждении разрабатывается индивидуальная НД на основании образца, который вместе с рекомендациями по его использованию представлен в письме Министерства образования от 20.12.2000 № 03-51/64.

Как разрабатывается номенклатура дел образовательного учреждения в 2023 году

Перед тем как приступить к составлению индивидуальной НД, потребуется изучить содержание, структурный состав документов и объем документооборота, сопровождающих деятельность образовательного учреждения. При составлении НД используется информация из:

• устава учреждения и положений о его структурных подразделениях (если они имеются);
• штатного расписания;
• рабочих планов и отчетов;
• НД за предыдущие периоды;
• другой важной документации.

При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении. Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД.

Так, например, в примерной НД не указываются документы, связанные с проведением предметных олимпиад, документация об обмене опытом с другими образовательными учреждениями. В таких случаях индивидуальная НД дополняется соответствующими заголовками дел, причем срок хранения такой документации устанавливается по согласованию с государственными архивами.

О том, каковы сроки хранения некоторых документов, входящих в номенклатуру дел, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

Форма и структура номенклатуры дел

Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

Рассмотрим структуру НД подробнее:

1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).

2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.

Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.

Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).

Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.

3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:

• структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
• номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
• смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.

Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:

• «Как составить номенклатуру дел организации – образец»;
• «Номенклатура дел отдела кадров – образец».

Возможные трудности заполнения графы для указания срока хранения

Особенностью заполнения четвертой графы являются возможные трудности с указанием срока хранения дела. Кроме того, могут возникать проблемы с проставлением номера подходящей статьи.

С учетом такого параметра, как срок хранение дел, могут возникнуть определенные трудности при комплектации дел с личными делами сотрудников. Личные дела руководящего состава организации должны храниться постоянно, а дела других сотрудников — до 75 лет. В этом случае придется сформировать два дела: в одном следует собрать личные дела руководства, а в другом — личные дела других работников.

Если включаются заголовки дел, по которым нет установленного в примерной (типовой) НД срока хранения, то срок проставляется по согласованию с архивным ведомством. При этом следует иметь в виду, что сроки хранения дел, прописанные в примерной НД, снижать нельзя.

О принципах составления НД читайте также в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?».

Номенклатура дел в ДОУ в 2023 году: особенности составления

Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.

Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.

Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.

Когда должна обновляться номенклатура дел школы

В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.

Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.

НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».

Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.

Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.

Итоги

Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.

Данная новая Номенклатура дел в ДОУ содержит сроки хранения документов актуальные на 2022-2023 год, разработана как образец для детского сада в соответствии с “Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения”, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года № 236 (зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 №57449). Номенклатура дел является обязательным документом дошкольного образовательного учреждения.

Типовая номенклатура дел детского сада, содержащая перечень и новые сроки хранения документов, представляет собой систематизированный перечень документов, определяющих деятельность дошкольного образовательного учреждения. Номенклатура дел содержит сроки хранения документов заведующего и администрации ДОУ, документации по образовательной и методической деятельности, кадровому обеспечению, бухгалтерскому учету и отчетности, документов библиотеки и медицинского кабинета, по организации питания, охране труда и Профсоюзному комитету.

Индекс
дела Заголовок дела (тома, части) Количество
дел
(томов) Срок хранения дела (тома, части)
и № статей по Перечню 1 Примечание 1 2 3 4 5 01. Администрация (канцелярия) 01-01 Нормативные правовые акты органов, осуществляющих управление в сфере образования, регламентирующие образовательные отношения. Копии 1 До минования надобности п. «б» ст. 3, п. «б» ст. 4 ТП 2019 01-02 Устав детского сада 1 Постоянно ст. 28 ТП 2019 01-03 Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН) 1 До минования надобности,ст. 24 ТП 2019 01-04 Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ 1 Постоянно
ст. 24 ТП 2019 01-05 Документы (договор, контракт, свидетельства) на право оперативного управления имуществом, на право пользования земельным участком 1 До ликвидации организации ст. 93 ТП 2019 01-06 Лицензия на осуществление образовательной деятельности, медицинской деятельности и приложения к ним 1 5 лет ст. 55 ТП 2019 01-07 Санитарно­-эпидемиологическое заключение на образовательную деятельность, санитарно-эпидемиологическое заключение на медицинскую деятельность 1 5 лет, ЭПК ст. 429 ТП 2019 01-08 Государственное муниципальное задание 1 Постоянно п. «б» ст. 198 ТП 2019 01-09 Годовой отчет о выполнении годового государственного муниципального задания 1 Постоянно п. «а» ст. 211 ТП 2019 01-10 Программа развития 1 Постоянно ст. 193 ТП 2019 01-11 Протоколы коллегиальных органов 1 Постоянно п. «в» ст. 18 ТП 2019 01-12 Протоколы совещаний при заведующем 1 Постоянно п. «е» ст. 18 ТП 2019 01-13 Протоколы общих собраний работников 1 Постоянно 22 п. «ж» ст. 18 ТП 2019 01-14 Приказы по основной деятельности Т.1 – 1.01.2021­30.06.2021, Т.2. – 01.07.2021-30.12.2021 Постоянно п. «а» ст. 19 ТП 2019 01-15 Журнал регистрации приказов по основной деятельности 1 Постоянно п. «а» ст. 182 ТП 2019 01-16 Приказы по административно-хозяйственным вопросам 1 5 лет п. «б» ст. 19 ТП 2019 01-17 Журнал регистрации приказов по административно­-хозяйственной деятельности 1 5 лет п. «в» ст. 182 ТП 2019 01-18 Документы (дипломы, свидетельства, грамоты, благодарности, удостоверения к наградам) о награждении организации за участие в выставках, ярмарках, презентациях 1 Постоянно ст. 369 ТП 2019 01-19 Документы о проверках (акты, справки, переписка) органами госконтроля (надзора) 1 10 лет ст. 141 ТП 2019 01-20 Инструкция по делопроизводству 1 Постоянно ст. 28 ТП 2019 01-21 Номенклатура дел Постоянно ст. 157 ТП 2019 Структурных подразделений – 3 года 01-22 Обращения граждан и переписка по их рассмотрению 1 5 лет ЭПК ст. 154 ТП 2019 01-23 Журнал регистрации обращений граждан 1 5 лет п. «е» ст. 182 ТП 2019 01-24 Журнал учета выдачи печатей и штампов 1 До ликвидации организации ст. 163 ТП 2019 01-25 Акты уничтожения печатей и штампов 1 3 года ст. 164 ТП 2019 При отсутствии книг, журналов, оттисков и слепков – до ликвидации организации 01-26 Журнал регистрации поступающих и отправляемых документов 1 5 лет п. «г» ст. 182 ТП 2019 01-27 Журнал регистрации телеграмм, телефонограмм и факсов 1 3 года п. «ж»ст. 182 ТП 2019 01-28 Публичный доклад о работе школы 1 Постоянно ст. 209 ТП 2019 01-29 Отчет о самообследовании 1 Постоянно ст. 209 ТП 2019 01-30 <…> 02. Образовательная и методическая деятельность 02-01 Основная образовательная программа дошкольного образования 1 До замены новыми ст. 271 ПМП 02-02 Дополнительные образовательные программы 1 До замены новыми ст. 271 ПМП 02-03 Индивидуальные планы работы воспитателей 1 1 год
ст. 203 ТП 2019 02-04 Рабочие материалы по предшкольному образованию 1 5 лет ЭПК
ст. 434 ПМП 02-05 Списки воспитанников 1 5 лет
ст. 440 ПМП 02-06 Личные дела воспитанников 1 3 года
ст. 330 ПМП При выбытии в другую дошкольную организацию и отчисления из ДОУ 02-07 Протоколы заседаний педагогического совета и документы к ним 1 Постоянно
п. «д» ст. 18 ТП 2019 02-08 Протоколы заседаний методического совета и документы к ним (справки, доклады, информации) 1 Постоянно
п. «д» ст. 18 ТП 2019 02-09 Справки, информации о состоянии воспитательной работы 1 5 лет ЭПК
ст. 433 ПМП 02-10 Годовой план работы методического совета 1 1 год
ст. 202 ТП 2019 При отсутствии годового плана работы детского сада – постоянно 02-11 Годовой отчет работы методической совета 1 1 год
ст. 215 ТП 2019 При отсутствии годового отчета о работе детского сада – постоянно 02-12 Годовые отчеты специалистов (психолог, логопед и др.) о результатах проделанной работы 1 1 год
ст. 216 ТП 2019 02-13 Документы об организации летней оздоровительной работы (методические рекомендации, план работы, режим работы, акты и др.) 1 1 год
ст. 365 ПМП 02-14 Журналы приема посетителей (родителей воспитанников) 1 3 года
ст. 970 ПМП 02-15 Кино-фотодокументы, отражающие учебный процесс и деятельность выдающихся педагогов 1 3 года
ст. 281 ПМП 02-16 Информации, справки о медицинском обслуживании, питании воспитанников и материально-техническом обеспечении 1 3 года
ст. 435 ПМП 02-17 Протоколы родительских собраний и документы к ним (справки, доклады, информации) 1 5 лет
ст. 324 ПМП 02-18 Планы культурно-досуговой и т.п. деятельности 1 Постоянно
ст. 193 ТП 2019 02-19 <…> 03. Кадровое обеспечение 03-01 Коллективный договор 1 Постоянно ст. 386 ТП 2019 03-02 Документы о проверках выполнения условий коллективного договора 1 3 года ст. 389 ТП 2019 03-03 Правила внутреннего
трудового распорядка 1 Постоянно ст. 394 ТП 2019 03-04 Штатное расписание и изменения к нему 1 Постоянно ст.40 ТП 2019 03-05 Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) 1 50/75 лет 33 ст. 42 ТП 2019 03-06 Должностные инструкции работников 1 50/75 лет 33 ст. 443 ТП 2019 03-07 Приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, аттестация, дополнительное профессиональное образование, изменение фамилии, поощрения, награждения, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения заработной платы) 1 50/75 лет 3 ЭПК п. «а» ст. 434 ТП 2019 03-08 Приказы организации по личному составу (ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью, о
командировках и служебных проверках 1 5 лет п. «б»- «г» ст. 434 ТП 2019 Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет 03-09 Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания) 1 3 года п. «д» ст. 434 ТП 2019 03-10 Журнал регистрации приказов по личному составу 1 50/75 лет ЭПК п. “б“ст. 182 ТП 2019 О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью – 5 лет 03-11 Журнал учета личных дел работников личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов) 1 50/75 лет ЭПК п. «б» ст. 463 ТП 2019 03-12 Личные дела работников 1 50/75 лет ЭПК33 ст. 445 ТП 2019 Переходящие 03-13 Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении 1 50/75 лет ЭПК*33 ст. 435 ТП 2019 Переходящие 03-14 Уведомления, предупреждения, работников(-ам) работодателем 1 3 года ст. 436 ТП 2019 03-15 Личные карточки работников (ф. Т-2) 1 50/75 лет ЭПК33
ст. 444 ТП 2019 Переходящие 03-16 Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) 1 До
востребования. ст. 449 ТП 2019 Невостребованные – 50/75 лет* 03-17 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 1 50/75 лет 33 п. «в» ст. 463 «в» ТП 2019 03-18 Согласия на обработку персональных данных 1 3 года ст. 441 ТП 2019 После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором 03-19 Документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам 1 5 лет ст. 304 ТП 2019 03-20 Протоколы заседаний, постановления и другие документы аттестационных комиссий 1 10 лет ЭПК ст. 485 ТП 2019 03-21 Документы по аттестации, определению профессиональных и личностных качеств работников 1 5 лет ст. 484 ТП 2019 03-22 Документы о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности 1 5 лет ст. 488 ТП 2019 03-23 Графики проведения аттестации 1 1 год ст. 490 ТП 2019 03-24 Документы о переподготовке и повышении квалификации и переподготовке работников 1 5 лет ЭПК ст. 491 ТП 2019 03-25 Переписка по аттестации, переподготовке и повышении квалификации работников 1 3 года ст. 499 ТП 2019 03-26 План повышения квалификации педагогических работников 1 5 лет ст. 482 ТП 2019 03-27 Документы о представлении к награждению работников (представления, ходатайства, характеристики, выписки из решений и др.) 1 5 лет ст. 500 ТП 2019 03-28 График отпусков 1 3 года ст. 453 ТП 2019 03-29 Тарификационные списки (ведомости) работников 1 50/75 лет
ст. 400 ТП 2019 03-30 Отчеты работников о командировках 1 5 лет ЭПК ст. 452 ТП 2019 03-31 Журнал регистрации листков нетрудоспособности 1 5 лет ст. 619 ТП 2019 03-32 Документы ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе (планы, отчеты) 1 5 лет ст. 457 ТП 2019 03-33 Документы ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе (карточки, листки, повестки) 1 5 лет ст. 458 ТП 2019 После снятия с учета 03-34 Журнал (книга) проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе 1 5 лет ст. 459 ТП 2019 03-35 Журнал учета лиц, подлежащих воинскому учету 1 5 лет
п. «е» ст. 463 ТП 2019 03-36 Заявки о потребности в привлечении иностранных работников 1 1 год ст. 377 ТП 2019 03-37 Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 1 1 год ст. 451 ТП 2019 03-38 <…> 04. Бухгалтерский учет и отчетность 04-01 Положение об оплате труда и премировании работников 1 Постоянно п. «а» ст. 294ТП 2019 После замены новыми 04-02 Годовой план финансово-­хозяйственной деятельности 1 Постоянно п. «а» ст. 247 ТП 2019 04-03 Отчеты о выполнении планов финансово-­хозяйственной деятельности организации. Годовые 1 Постоянно п. «а» ст. 272 ТП 2019 04-04 Отчеты о выполнении планов финансово-­хозяйственной деятельности организации. Квартальные 1 5 лет п. «б» ст. 272 ТП 2019 04-05 Документы о проверках (акты, справки, переписка) финансово­-хозяйственной
деятельности 1 5 лет ст. 282 ТП 2019 04-06 Годовая бухгалтерская отчетность 1 Постоянно ст. 268 ТП 2019 04-07 Годовая бюджетная отчетность 1 5 лет п. «а» ст. 269 ТП 2019 04-08 Промежуточные бухгалтерские отчеты 1 5 лет п. «б»
ст. 269 ТП 2019 При отсутствии годовых-постоянно 04-09 Аудиторские заключения по бухгалтерской отчетности 1 5 лет ст. 286 ТП 2019 Для годовой бухгалтерской отчетности – постоянно 04-10 Годовые и квартальные расчеты по страховым взносам 1 50/75 лет 3 ст. 308 ТП 2019 04-11 Лицевые счета работников 1 50/75 лет ЭПК3 ст. 296 ТП 2019 04-12 Документы о получении заработной платы (сводные расчетные (расчетно- платежные) ведомости, расчетные листы, доверенности) 1 6 лет ст. 295 ТП 2019 При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет 04-13 Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи 1 5 лет ст. 298 ТП 2019 . 04-14 Справки о доходах и суммах налога физических лиц 1 5 лет
ст. 312 ТП 2019 При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 50/75 лет 04-15 Исполнительные листы по удержанию из заработной платы 1 5 лет ст. 299 ТП 2019 После исполнения 04-16 Листки нетрудоспособности 1 5 лет ст. 618 ТП 2019 04-17 Табели и журналы учета рабочего времени 1 5 лет
ст. 402 ТП 2019 При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет 04-18 Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов 1 5 лет ЭПК ст. 310 ТП 2019 04-19 Документы об инвентаризации активов 1 5 лет ст. 321 ТП 2019 . 04-20 Документы об инвентаризации товарно­-материальных ценностей 1 5 лет ст. 321 ТП 2019 При условии проведения проверки 04-21 Документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества 1 5 лет ст. 323 ТП 2019 После выбытия основных средств и нематериальны х активов 04-22 Договоры о материальной ответственности 1 5 лет ст. 279 ТП 2019 После увольнения материально­-ответственного лица 04-23 Договоры гражданско-­правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 1 50/75 лет 3 ст. 301 ТП 2019 04-24 Договоры с родителями (законными представителями) 1 5 лет ЭПК ст. 11 ТП 2019 После истечения срока действия договора 04-25 Документы учетной политики 1 5 лет ст. 267 ТП 2019 После замены новыми 04-26 Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые
документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции, накладные, авансовые отчеты, переписка) 1 5 лет ст. 277 ТП 2019 При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 04-27 Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов 1 5 лет ст. 280 ТП 2019 После замены новыми 04-28 Документы о взаимных расчетах и перерасчетах 1 5 лет ст. 264 ТП 2019 После проведения взаиморасчета 04-29 Книга учета доверенностей 1 5 лет п. «д»ст. 292 ТП 2019 04-30 Счета-фактуры 1 5 лет ст. 317 ТП 2019 04-31 Журнал учета основных средств 1 До ликвидации организации
п. «а» ст. 329 ТП 2019 04-32 Журнал учета материальных ценностей и иного имущества 1 5 лет п. «б»ст. 329 ТП 2019 04-33 Книга учета приходно-расходных материалов, оборудования 1 5 лет ст. 526 ТП 2019 После списания материальных ценностей 04-34 Положение о закупке товаров, работ, услуг 1 Постоянно
ст. 217 ТП 2019 Для образовательных организаций, работающих по Федеральному закону от 18.07.2011 № 223-ФЗ 04-35 План-график 1 3 года ст. 218 ТП 2019 04-36 Документы по закупкам 1 3 года ст. 219­223 ТП 2019 04-37 Муниципальные контракты 1 5 лет ЭПК
ст. 224 ТП 2019 После истечения срока действия контракта 04-38 Переписка по осуществлению закупок для нужд организации 1 3 года ст. 229 ТП 2019 04-39 Журнал регистрации заявок на участие в закупках 1 3 года
ст. 227 ТП 2019 04-40 Переписка по вопросам оказания платных услуг 1 5 лет ЭПК ст. 290 ТП 2019 04-41 Документы о поставке материалов (сырья), оборудования и другой продукции 1 3 года ст. 511 ТП 2019 04-42 Приемо-сдаточные акты, составленные при смене должностных, ответственных, материально­-ответственных лиц 1 15 лет ст. 44 ТП 2019 04-43 <…> 05. Библиотечно-информационный центр 05-01 Положение о библиотеке 1 Постоянно п. «а» ст. 33 ТП 2019 05-02 Инвентарная книга, алфавитный каталог 1 Постоянно ст. 330 ТП 2019 05-03 Документы учета материалов справочно­-информационного фонда, библиотеки 1 До ликвидации библиотеки ст. 366 ТП 2019 05-04 Акты списания книг и периодических изданий 1 5 лет ст. 365 ТП 2019 После следующей проверки 05-05 Документы о подготовке и проведении выставок, ярмарок, презентаций 1 5 лет ЭПК ст. 368 ТП 2019 05-06 <…> 06. Архив 06-01 Положение об архиве, об экспертной комиссии 1 Постоянно п. «а» ст. 33 ТП 2019 08-01 06-02 Учетные документы архива 1 Постоянно ст. 171 ТП 2019 06-03 Описи дел постоянного хранения 1 Постоянно п.«а» ст. 172 ТП 2019 Неутвержденные – до минования надобности 06-04 Описи дел по личному составу 1 50/75 лет п. «б»
ст. 172 ТП 2019 Неутвержденные, несогласованные – до минования надобности 06-05 Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения 1 3 года п. «в»ст. 172 ТП 2019 После уничтожения дел 06-06 Документы учета выдачи дел, документов во временное пользование 1 3 года ст. 175 ТП 2019 После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям – 5 лет 06-07 Документы выемки дел, документов 1 3 года ст. 176 ТП 2019 После возвращения документов. При невозвращении – протоколы, акты включаются в дело фонда – постоянно 06-08 Копии архивных справок, выданные по запросам граждан, документы к ним (заявления, запросы, справки, переписка) 1 5 лет ЭПК ст. 178 ТП 2019 06-09 Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов 1 5 лет ст. 177 ТП 2019 06-10 Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства 1 5 лет ЭПК ст. 179 ТП 2019 После истечения срока действия договора 06-11 <…> 07. Медицинское отделение 07-01 Положение об организации деятельности медицинского кабинета 1 Постоянно 2 п. «а» ст. 33 ТП 2019 07-02 Медицинские карты воспитанников 1 5 лет ст. 441 ПМП 07-03 Документы о медицинских осмотрах 1 3 года ст. 635 ТП 2019 Заключительные акты медицинских осмотров работников, выполняющих работы с вредными,
опасными условиями труда – 50/75 лет 07-04 Договор о финансовом обеспечении обязательного медицинского страхования 1 5 лет ст. 627 ТП 2019 После истечения срока действия договора 07-05 Документы о медицинском обслуживании 1 5 лет ст. 369 ПМП 07-06 <…> 08. Документация по организации питания 08-01 Положение об организации питания воспитанников детского сада 1 Постоянно п. «а» ст. 33 ТП 2019 08-02 Положение о бракеражной комиссии ДОУ 1 Постоянно п. «а» ст. 33 ТП 2019 08-03 Документы (сертификаты, акты, рекламации, заключения, справки) о качестве сырья 1 5 лет ст. 513 ТП 2019 08-04 Накопительная ведомость по расходу продуктов питания 1 5 лет ст. 276 ТП 2019 08-05 Акты по бракеражу, браковочные извещения, дефектные ведомости и переписка о выбраковке продукции 1 3 года ст. 787 ПМП 08-06 Журнал поставки пищевой продукции 1 3 года ст. 787 ТП 2019 08-07 Комплектовочные ведомости 1 1 год
ст. 512 ТП 2019 08-08 Документы (распоряжения, требования, накладные) об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции 1 5 лет ст. 518 ТП 2019 08-09 Журнал бракеража скоропортящихся пищевых продуктов, поступающих на пищеблок 1 1 год ст. 967 ПМП 08-10 Журнал учета температурного режима в холодильном оборудовании (на пищеблоке) 1 1 год ст. 967 ПМП 08-11 Журнал бракеража готовой кулинарной продукции 1 1 год
ст. 967 ПМП 08-12 Журнал проведения витаминизации третьих и сладких блюд 1 1 год ст. 967 ПМП 08-13 Технологические карты 1 До замены новыми 08-14 Журнал здоровья 1 1 год ст. 967 ПМП 08-15 <…> 09. Безопасность 09-01 Паспорт безопасности детского сада 1 Постоянно ст. 594 ТП 2019 После актуализации паспорта 09-02 Документы о повышении антитеррористической защищенности организации 1 5 лет ЭПК ст. 595 ТП 2019 09-03 Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне 1 3 года ст. 598 ТП 2019 09-04 Планы-схемы эвакуации из здания при чрезвычайных ситуациях 1 До замены новыми ст. 606 ТП 2019 09-05 Документы об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов 1 5 лет ЭПКст. 611 ТП 2019 09-06 Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности 1 3 года ст. 613 ТП 2019 09-07 <…> 10. Охрана труда 10-01 Отчет по специальной оценке условий труда и документы к нему 1 45 лет ст. 407 ТП 2019 При вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет 10-02 Положение о службе охраны труда 1 Постоянно п. «а» ст. 33 ТП 2019 10-03 Инструкции по охране труда 1 Постоянно п. «а» ст. 8 ТП 2019 10-04 План работы службы охраны труда 1 5 лет ЭПК ст. 200 ТП 2019 10-05 Соглашение по охране труда и документы к нему 1 5 лет ЭПК ст. 11 ТП 2019 После истечения срока действия соглашения 10-06 Годовые статистические сведения образовательной организации о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях (ф.7 – травматизм) 1 Постоянно
п. «а» ст. 335 ТП 2019 10-07 Документы (акты, протоколы, заключения) о несчастных случаях 1 45 лет ст. 425 ТП 2019 Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно 10-08 Журнал (книга) регистрации несчастных случаев 1 45 лет ст. 424 ТП 2019 10-09 Журнал (книга) регистрации вводного инструктажа по охране труда на рабочем месте (первичного, повторного, внепланового, целевого) 1 45 лет п. «а» ст. 423 ТП 2019 10-10 Журнал (книга) учета профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда 1 5 лет п. «б»ст. 423 ТП 2019 10-11 Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда 1 5 лет ст. 409 ТП 2019 10-12 <…> 11. Профсоюзный комитет 11-01 Протоколы общих профсоюзных собраний 1 Постоянно
п. «ж» ст. 18 ТП 2019 11-02 Годовой план работы профсоюзного комитета 1 1 год ст. 202 ТП 2019 11-03 Документы (протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты) о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника 1 1 год ст. 390 ТП 2019 После принятия решения 11-04 <…>

индекс

Наименование структурных подразделений

Сроки хранения документов, не передающихся в госархивы

Кол-во частей томов в деле

Примечания

01- 01

Устав МБДОУ. Подлинник. Изменения к Уставу МБДОУ.

постоянно

6

На госхранение не передается.

01-02

Лицензия на образовательную деятельность с приложением

постоянно

2

01-03

Свидетельство о государственной аккредитации дошкольного образовательного учреждения.

постоянно

1

01-04

Приказы о зачислении и отчислении воспитанников.

5 лет

1

01-05

Приказы по МБДОУ по основной деятельности.

75 лет

1

01- 06

Номенклатура дел МБДОУ.

До замены

1

До замены

01-07

Книга движений детей МБДОУ

10 лет

1

01-08  

Документы по аттестации МБДОУ

Постоянно.

1

01- 09

Индивидуальная инструкция по ведению делопроизводства

Постоянно

1

До замены

01-10

Положение об Общем собрании трудового коллектива, протоколы ОСТК

Постоянно

2

01-11

Коллективный договор.

Изменения к Коллективному договору.

Положение о дифференцированной оплате труда и премирования работников МБДОУ. Правила внутреннего трудового распорядка.

Постоянно

Постоянно

До замены

1

3

1

1

После замены новыми.

01-12

Договоры с учредителем (уполномоченным им органом).

Постоянно.

1

01-13

Акты приема и передачи зданий, помещений земельных участков

Постоянно.

1

На госхранение не передается.

01-14

Технический паспорт МБДОУ

Постоянно.

1

01-15

Решение и распоряжение органов управления образования

На период действия.

1

01-16

Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции.

3 года

1

01-17

Программа развития МБДОУ

До замены новым.

1

01-18

Должностные инструкции работников МБДОУ

3 года.

12

До замены новым.

01-19

Акты, справки о результатах проверок МБДОУ.

5 лет.

30

01-20

Статистический отчет (ф-85-к) по МБДОУ

5 лет.

1

01-21

Положение о зачислении детей в МБДОУ. Регламенты.

Постоянно. До замены

5

.До замены

01-22

Положение о Совете МДОУ, Протоколы Совета МДОУ

Постоянно.

2

01-23

Журнал учета приказов по основной деятельности.

Постоянно.

1

01-24

Журнал учета приказов по личному составу

Постоянно.

1

01-25

Журнал учета приказов по движению детей

Постоянно.

1

02-Воспитательно-образовательная работа

02-01

Образовательная программа МБДОУ

До замены новым.

1

02-02

Годовой план работы МБДОУ.

3 года.

1

02-03

Положение о Педагогическом совете МБДОУ.

До замены новым

1

02-04

Протоколы заседаний Педагогического совета МБДОУ.

Не менее 5 лет.

1

02-07

Циклограмма  деятельности заведующего МБДОУ, протоколы совещаний при заведующем.

1 год.

1

02-08

План-график работы заведующего МБДОУ.

1 год.

1

02-09

Положение об Общем родительском собрании

Протоколы Общих родительских собраний.

1 год.

1

1

02-10

ОП ДО, Учебный план МБДОУ.

Постоянно до замены.

1

02-11

Сетка занятий, (расписание занятий).

1 год.

1

02-12

Положение о родительском комитете. Протоколы РК  МБДОУ.

1 год.

1

1

02-13

Положение о методическом кабинете.

Постоянно до замены.

1

02-14

Положение об инспекционно-контрольной деятельности в МБДОУ.

Постоянно до замены.

1

03-Кадры

03-01

Приказы по личному составу  МБДОУ о приеме, увольнении, переводе на другую работу, должность, замене фамилии сотрудников.

75 лет.

1

03-02

Приказы по личному составу  МБДОУ об отпусках сотрудников, совмещении, поощрении, доплатах.

3 года.

1

03-03

Копии приказов РУО, ГУО о присвоении квалификационной категории педагогическим работникам.

5 лет.

9

03-04

План-график повышения квалификации педагогических работников МБДОУ

5 лет

1

03-05

Книга движения работников МБДОУ

10 лет.

1

03-06

Личные дела работников МБДОУ.

Журнал регистрации личных дел работников МБДОУ.

75 лет.

28

1

Срок хранения установлен по формуле: (75 лет минус возраст сотрудника).

03-07

Книга учета трудовых книжек.

10 лет.

1

03-08

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

10 лет.

1

03-09

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

10 лет.

1

03-10

Журнал регистрации учета движения трудовых книжек сотрудников.

10 лет.

1

03-11

Трудовые книжки.

50 лет.

25

Или до востребования.

03-12

Штатное расписание МБДОУ.

График рабочего времени работников МБДОУ.

1 год.

1

1

03-13

Тарификационный список работников.

75 лет.

1

04 – Медицинская документация

04-01

Медицинская карта ребенка (ф – № 026/у)

4 года

114

04-02

История развития ребенка (ф – № 026/у), дубликат.

25 лет.

114

04-03

Карта профилактических прививок (ф-№060/у).

4 лет.

114

04-04

Журнал регистрации инфекционных заболеваний.

3 года.

2

04-05

Журнал экстренных извещений об инфекционном заболевании, остром профессиональном отравлении, необычной реакции на прививку (ф.№056/у)

1 год.

1

04-06

Контрольная карта диспансерного наблюдения (ф. №030/у).

4 лет после снятия с учета.

114

04-07

Журнал учета санитарно-просветительской работы (ф. №038/у).

1 год.

1

04-08

Положение об организации питания в МБДОУ.

Постоянно.

1

04-09

Книга записи санитарного состояния МБДОУ (ф. №308/у).

3 года.

1

04-10

Журнал по контролю за качеством готовой пищи (бракеражный).

1 год.

1

04-11

Журнал по контролю за доброкачественностью скоропортящихся продуктов, поступивших с базы на пищеблок.

1 год.

2

04-12

Дневник группы (ф.№1277).

1 год.

4

04-13

Журнал здоровья.

1 год после выпуска детей в школу.

1

04-14

Вкладыш (ф. №1). Результаты углубленных медицинских осмотров детей.

Постоянно.

114

04-15

Положение об организации медицинского обслуживания

Постоянно. До замены

1

                                     05- Финансово- хозяйственные документы.

05-01

Инвентарные списки основных средств (ф.№ ос-13).

3 года.

1

05-02

Книга складского учета материалов (ф. №- 17)

3 года.

1

05-03

Ведомости оперативного (количественного) учета движения малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации (ф. № 412).

3 года.

1

05-04

Журнал регистрации боя посуды (ф. № 325).

3 года.

1

05-05

Инвентарная опись (сличительная ведомость) ф. №401.

3 года.

1

05-06

Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. №299).

1 год.

1

05-07

Табель учета посещаемости детей (ф. №305, №305-Т).

1 год.

1

05-08

Табель учета, подсчета заработка и использования рабочего времени (ф. № 421).

75 лет.

12

05-09

Смета дошкольного учреждения.

5 лет.

2

05-10

Накопительная ведомость по расходу продуктов питания (ф. 399 – МЕХ).

1 год.

1

05-12

Акты, справки о передаче материальных ценностей.

1 год.

1

06 – Делопроизводство и архив.

06-01

Описи дел постоянного хранения.

Постоянно.

1

06-02

Заявления и копии справок, выданных по запросам граждан.

3 года.

1

Номенклатура дел в ДОУ— систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В статье вы найдете ответы на вопросы: как оформляется номенклатура дел в ДОУ, ее содержание, сроки хранения документов, образец номенклатуры дел,  приказ об ее утверждении и другие. На занятиях по курсу «Делопроизводство» много видела номенклатур дел ДОУ, но все они составлены с нарушением, так как оформляются в произвольной форме и не соответствуют общим правилам.

 Номенклатура дел в ДОУ: как оформляется

Номенклатура дел в ДОУ оформляется  в установленном порядке по общим правилам. Основой для разработки номенклатуры дел в ДОУ является Приказ  Министерства  культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года  Об утверждении «Перечня типовых управленческих  архивных документов, образующихся в процессе  деятельности государственных органов , органов местного самоуправления и  организаций,  с указанием сроков хранения». Приказ  зарегистрирован в Минюсте РФ  8 сентября 2010 года № 18380.

Руководитель ДОУ прежде чем разрабатывать номенклатуру дел, должен внимательно изучить приказ № 558. Номенклатура дел  может составляться на 5 лет и пересматриваться ежегодно.

С 18 февраля 2020 года вступит в действие Приказ Росархива от 20 декабря 2019 года N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 N 57449.

Этапы разработки номенклатуры дел

1. Определить круг документов для включения в номенклатуру.
2. Составить заголовки (наименования) дел.
3. Разработать классификационную схему номенклатуры (порядок расположения дел).
4. Определить сроки хранения дел.
5. Определить системы индексации и установить индексы дел.

 Номенклатура дел в ДОУ: содержание

Номенклатура дел  ДОУ должна охватывать   все документы, полученные и создаваемые в процессе деятельности дошкольного учреждения, которые должны быть сгруппированы в дела постоянного и временного срока хранения. В номенклатуре дел необходимо обратить внимание на конкретность и четкость формулировок заголовка дела.

По содержанию номенклатура дел может содержать следующие разделы:

• Руководство
• Организационные вопросы
• Планирование
• Финансирование деятельности
• Трудовые отношения, кадровое делопроизводство
• Охрана труда
• Административно-хозяйственные вопросы
• Делопроизводство и отчетность
• Образовательная деятельность
• Деятельность по присмотру и уходу и другие.

Форма номенклатуры дел

Форма номенклатуры дел включает пять граф:

• индекс дела;
• заголовок дела;
• количество дел;
• срок хранения дела;
• примечание.

Индекс дела  определяет руководитель самостоятельно. Заголовок дела должен соответствовать  приказу № 558 например: Документы (акты, заключения, протоколы, отчеты о несчастных случаях и производственных авариях.

Срок хранения документов  также определяется  по приказу № 558 в соответствии с номером статьи. Например: Документы (акты, заключения, протоколы, отчеты о несчастных случаях и производственных авариях хранятся 75 л, в соответствии со ст. 632.

В Примерную номенклатуру дел включаются дела, состоящие полностью из документов на бумажном носителе, и дела, состоящие из электронных документов (полностью или частично).

Номенклатура дел в ДОУ образец

Образец номенклатуры дел в ДОУ может быть только  примерным, так как дошкольные образовательные учреждения могут быть разными по виду: ясли-сад; детский сад; детский сад компенсирующего вида; детский сад комбинированного вида и другие. Поэтому и номенклатура дел будет иметь свои особенности.

Скачать Образец номенклатуры дел детского сада комбинированного вида

Каждый руководитель ДОУ на основе образца может разработать номенклатуру дел своего дошкольного образовательного учреждения.

Отметка «ЭПК», проставленная к срокам хранения отдельных категорий дел, означает, что документы, включенные в дело могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно» или срок их временного хранения может быть продлен исходя из их практической надобности.

Например:  02-05 Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка)  рабочих (творческих) групп комиссий по деятельности организации  срок хранения указываем 5 л. (1) ЭПК  ст.59 , а означает (1), что  После   завершения   деятельности рабочих групп документы храним  еще 5 л.

Срок хранения «до минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение, и срок их хранения не может быть менее 1 года.

Например: 01-01 Законы и иные нормативные правовые акты (указы, постановления, распоряжения РФ, муниципальные нормативные правовые акты) До минования надобности  ст.1

Так как в законы часто вносятся изменения, это значит что устаревшие законы хранятся еще определенный срок  1 год

Скачать Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций М. Росархив, 2018

Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец)

Наименование дошкольного образовательного учреждения

02.02.2020                                                        № 3

г. Красноярск

Об утверждении номенклатуры дел на 2020 год

В соответствии с Приказом  Росархива от 22.05.2019 N 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.Утвердить номенклатуру дел в МАДОУ №__ (Приложение № 1 на 10 л. в 1 экз.)

2.Контроль оставляю за собой.

Заведующий  __________ П.И. Иванова

Источник Блог Ольга Софронова

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

Трудовая книжка: как правильно оформлять записи

Профессиональный стандарт «Работник по приему и размещению гостей»

Отпуск: как правильно оформить документы и предоставить отпуск?

Как будет учитываться стаж при назначении пенсии, если у лица две трудовые книжки