Как составить номенклатуру дел в нотариальной конторе - Сайт, где вы сможете решить свои вопросы

44. Для учета документов, группировки документов в дела, определения сроков их хранения нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой утверждается номенклатура дел на соответствующий год (приложение N 8) – систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.

45. Номенклатура дел ежегодно составляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – нотариусом или лицом, уполномоченным на это территориальным органом, в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел составляется в двух экземплярах, подписывается составившим ее лицом и представляется до 1 декабря текущего года нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, государственной нотариальной конторой – в территориальный орган для утверждения.

Утверждение номенклатуры дел государственной нотариальной конторы производится приказом территориального органа, а нотариуса, занимающегося частной практикой, уполномоченным должностным лицом нотариальной палаты. Оба экземпляра утвержденной номенклатуры дел возвращаются нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору.

В течение двух месяцев по окончании календарного года один экземпляр номенклатуры дел вместе с подшитой итоговой записью направляется нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой – в территориальный орган.

46. Нотариус, занимающийся частной практикой, вновь назначенный на должность, или нотариус во вновь созданной государственной нотариальной конторе обязан в течение месяца со дня начала работы в должности нотариуса или со дня работы государственной нотариальной конторы разработать номенклатуру дел и представить ее для утверждения соответственно в нотариальную палату или территориальный орган.

47. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность нотариуса, в том числе реестры, книги, журналы, за исключением дел, книг, журналов и реестров, хранящихся в ЕИС.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

(см. текст в предыдущей редакции)

48. Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 декабря 2013 г. N 229 (зарегистрирован Минюстом России 31.12.2013, регистрационный N 30940) (далее – Примерная номенклатура дел).

49. Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел, определении сроков хранения дел, отбора дел для передачи в соответствующий архив или для уничтожения.

Уменьшение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы запрещается.

50. При введении законодательными актами Российской Федерации новых нотариальных действий в Примерную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, связанные с дополнением новыми заголовками дел и указанием сроков хранения вновь введенных дел.

До внесения изменений в Примерную номенклатуру дел нотариус, занимающийся частной практикой, или государственная нотариальная контора вправе включить в действующую номенклатуру новые заголовки дел. При этом графа “Срок хранения” заполняется только после внесения дополнений в Примерную номенклатуру дел.

51. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру дел.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел в обобщенной форме, отражающие содержание документов дела (завещания, брачные договоры), вид заводимого дела (книга, журнал) или вид документов (акты, постановления). Если дело состоит из нескольких томов, делу присваивается общий заголовок, а каждому тому – свой номер.

В графу 3 номенклатуры дел по окончании календарного года вписывается количество частей или томов дела, находящихся в производстве.

Сроки хранения дел указываются в графе 4 номенклатуры дел в соответствии со сроками хранения, указанными в Примерной номенклатуре дел.

В графе 5 “Примечание” номенклатуры дел проставляются отметки о неначатых или переходящих на следующий год делах, передаче дел в архив, выделении дел к уничтожению, другие дополнительные отметки.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

(см. текст в предыдущей редакции)

52. Дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет, являются переходящими делами.

Не могут быть переходящими реестры регистрации нотариальных действий нотариуса и дела, состоящие из документов, относящихся к определенным нотариальным действиям, совершенным в календарном году и оконченным производством, если иное не предусмотрено Правилами.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

(см. текст в предыдущей редакции)

53. В каждом разделе номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

54. По окончании года или в случае прекращения полномочий нотариуса в течение календарного года номенклатура дел закрывается итоговой записью о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в соответствующем году (приложение N 9), являющейся самостоятельным документом.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

(см. текст в предыдущей редакции)

В графе 2 итоговой записи указывается суммарное количество заведенных в текущем году и перешедших с прошлого года дел (частей, томов).

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

(см. текст в предыдущей редакции)

В графе 3 итоговой записи указывается количество дел (частей, томов), не завершенных в текущем году и перешедших на следующий год.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

(см. текст в предыдущей редакции)

В строке итоговой записи “Наследственные дела” учитываются наследственные дела (части, тома), заведенные в текущем году и перешедшие с прошлого года. Наследственные дела не учитываются в строке “Постоянно”.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

(см. текст в предыдущей редакции)

Итоговая запись составляется нотариусом в двух экземплярах, подшивается к номенклатуре, один экземпляр итоговой записи в порядке, установленном пунктом 45 Правил, направляется нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой – в территориальный орган.

Источник

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 16 апреля 2014 г. N 78

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Список изменяющих документов

(в ред. Приказов Минюста России от 21.12.2016 N 297,

от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133, от 30.09.2020 N 231)

В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 50, ст. 4855; 2004, N 27, ст. 2711, N 35, ст. 3607, N 45, ст. 4377; 2005, N 27, ст. 2717; 2006, N 27, ст. 2881; 2007, N 1 (ч. I), ст. 21, N 27, ст. 3213, N 41, ст. 4845, N 43, ст. 5084; 2008, N 52 (ч. I), ст. 6236; 2009, N 1, ст. 14, 20, N 29, ст. 3642; 2010, N 28, ст. 3554; 2011, N 49 (ч. V), ст. 7064, N 50, ст. 7347; 2012, N 27, ст. 3587, N 41, ст. 5531; 2013, N 14, ст. 1651, N 51, ст. 6699) приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства.

2. Признать утратившими силу:

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403 “Об утверждении Правил нотариального делопроизводства” (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный N 15675);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 г. N 81 “О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 N 403” (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный N 16977);

приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 23 ноября 2010 г. N 360 “О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403” (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный N 19090).

Министр

А.КОНОВАЛОВ

Утверждены

решением Правления Федеральной

нотариальной палаты

от 17 декабря 2012 г.

приказом Министерства юстиции

Российской Федерации

от 16 апреля 2014 г. N 78

ПРАВИЛА НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Список изменяющих документов

(в ред. Приказов Минюста России от 21.12.2016 N 297,

от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133, от 30.09.2020 N 231)

I. Общие положения

1. Правила нотариального делопроизводства (далее – Правила), разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-1 (далее – Основы), устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу, применения и замены печатей нотариусов, а также порядок осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, включая контроль за своевременностью внесения сведений в электронные реестры единой информационной системы нотариата в соответствии с Основами, Требованиями к содержанию реестров единой информационной системы нотариата, утвержденными приказом Минюста России от 30.09.2020 N 224 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60208) (далее – Требования), и Порядком ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядок исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок, утвержденным приказом Минюста России от 30.09.2020 N 225 (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60214 (далее – Порядок).

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Документирование и документооборот при совершении нотариальных действий в электронной форме посредством единой информационной системы нотариата (далее также – ЕИС) регулируется Требованиями, приказами Минюста России от 30.09.2020 N 225 “Об утверждении Порядка ведения реестров единой информационной системы нотариата, внесения в них сведений, в том числе порядка исправления допущенных в таких реестрах технических ошибок” (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60214), от 30.09.2020 N 226 “Об утверждении форм реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах и порядка их оформления” (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60215), от 30.09.2020 N 227 “Об утверждении требований к формату нотариально оформляемого документа в электронной форме” (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60209), от 30.08.2017 N 156 “Об утверждении Регламента совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающего объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования” (зарегистрирован Минюстом России 06.09.2017, регистрационный N 48092), с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 05.07.2019 N 134 (зарегистрирован Минюстом России 12.07.2019, регистрационный N 55244), от 31.03.2020 N 79 (зарегистрирован Минюстом России 08.04.2020, регистрационный N 58018), от 30.09.2020 N 222 “Об утверждении Порядка взаимодействия нотариусов с единой информационной системой нотариата при удостоверении сделки двумя и более нотариусами” (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60207), от 30.09.2020 N 232 “Об утверждении порядка направления заявления о совершении нотариального действия удаленно, совершения оплаты нотариального действия, в том числе с использованием электронных средств платежа, возврата заявителю суммы платежа за совершение нотариального действия удаленно, а также взаимодействия заявителя или его представителя, обратившихся за совершением нотариального действия удаленно, и нотариуса” (зарегистрирован Минюстом России 05.10.2020, регистрационный N 60217).

(абзац введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.

2. Делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445) государственным языком Российской Федерации на всей ее территории.

В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.

Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Правилами.

3. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивают:

нотариус, занимающийся частной практикой;

в государственной нотариальной конторе – один из нотариусов, определенный приказом территориального органа Министерства юстиции Российской Федерации (далее – территориальный орган).

4. Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций. В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа на одного из работников, не являющихся нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, правильность организации и ведения нотариального делопроизводства обеспечивают нотариусы, указанные в пункте 3 Правил.

5. Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы.

Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы совместно с нотариальными палатами субъектов Российской Федерации (далее – нотариальные палаты) в порядке, установленном главой XIII Правил.

Плановая проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года.

Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.

Проверка исполнения Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации для проведения проверок организации работы нотариуса установлены специальные сроки.

II. Оформление документов (документирование

нотариальной деятельности)

Организационно-распорядительные документы

6. Нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, не касающиеся документального оформления нотариального действия:

абзац исключен. – Приказ Минюста России от 21.12.2016 N 297;

приказы;

распоряжения.

7. Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса;

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;

вид документа (приказ, распоряжение);

(в ред. Приказа Минюста России от 21.12.2016 N 297)

наименование документа;

дата;

регистрационный номер;

место составления;

текст документа;

подпись нотариуса;

оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

8. Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на констатирующую (преамбулу) и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении.

9. Организационно-распорядительные документы регистрируются в журнале регистрации организационно-распорядительных документов, за исключением организационно-распорядительных документов, подлежащих специальному учету (например, приказы по личному составу, распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса).

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69, от 30.09.2020 N 231)

Журнал регистрации организационно-распорядительных документов ведется в электронной форме в ЕИС. Каждая запись журнала содержит:

1) регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа с начала года, записанного через дефис с заглавной буквой “Р”;

2) дату документа;

3) наименование и краткое содержание документа;

4) должность, фамилию, имя, отчество (при наличии) лица, подписавшего документ;

5) номенклатурный индекс дела, в котором находится документ;

6) примечания.

(абзац введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

10. Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.

Оформление реквизитов документов

11. Документы, исходящие от нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы), а также постановления об отложении нотариальных действий оформляются в соответствии с настоящей главой.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

12. Запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

13. Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре регистрации нотариальных действий, содержат следующие реквизиты:

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

а) наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

б) должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса с указанием наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

в) место нахождения нотариальной конторы;

г) дата;

д) регистрационный номер;

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

е) заголовок к тексту (при наличии);

ж) текст;

з) отметка о наличии приложения (при наличии);

и) подпись нотариуса;

к) сведения об адресате (при наличии).

Реквизиты, указанные в подпунктах “а” – “д” настоящего пункта, могут располагаться как в левом верхнем углу документа, так и продольно в произвольной последовательности.

Если документ оформляется с использованием личного бланка нотариуса или бланка государственной нотариальной конторы, то реквизиты повторно не указываются.

Справки о совершенных нотариальных действиях, выдаваемые нотариусом в соответствии со статьей 5 Основ, кроме вышеуказанных реквизитов содержат наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.

(п. 13 в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

14. Адресат письма указывается следующим образом.

Реквизит “адресат” проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита “адресат” выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите “адресат” указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации и фамилию, инициалы должностного лица.

При адресовании письма физическому лицу указываются его фамилия и инициалы, почтовый адрес (название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и другое); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс).

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан адрес электронной почты (номер телефона/факса).

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом “Адресат” в скобках указывается: “(по списку)”.

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово “Копия” перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

(п. 14 в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

15. Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации.

Дата письма может оформляться как словесно-цифровым способом, например:

7 июля 2009 г.,

так и арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например:

07.07.2009.

16. В состав реквизита “подпись” входят: наименование должности лица, подписавшего документ (“нотариус”, “временно исполняющий(ая) обязанности нотариуса”), личная подпись и ее расшифровка, например:

Нотариус (личная подпись) И.О. Фамилия

Временно исполняющий

обязанности нотариуса (личная подпись) И.О. Фамилия

Если в тексте документа должность временно исполняющего обязанности нотариуса указана полностью, в реквизите может использоваться сокращенное наименование должности “ВРИО”.

17. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений, например:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Справка о… на 3 л. в 2 экз.

2. Запрос о… на 1 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оговаривается, например:

Приложение: письмо Федеральной нотариальной палаты от 05.06.2004 N 113/06-07 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

18. При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса.

III. Обработка входящих документов

19. Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, проходят следующую обработку.

Нотариусом определяется правильность доставки документов: ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности. Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. При отсутствии в конверте документа или приложения к документу составляется акт об отсутствии документов или иных вложений в почтовых отправлениях (приложение N 2), один экземпляр которого направляется адресату, а второй – приобщается к полученным документам.

20. Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов (нарушение сроков отправки и получения), адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

21. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (например: документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, документы для совершения протеста векселя), заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом (далее – расписка), заверенная подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Исключение составляют принятые на личном приеме заявления, подлежащие регистрации и (или) специальному учету.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй – вручается заявителю. Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа.

Возврат нотариусом указанных документов заявителю производится под расписку, которая оформляется в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки.

22. Регистрации подлежат все электронные документы и документы на бумажном носителе, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, в том числе электронные, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти), а также электронные документы и образы электронных документов на бумажном носителе, отображения на бумажных носителях информации, полученной из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, ЕИС.

(п. 22 в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

23. Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления, за исключением документов, указанных в пункте 25 Правил.

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69, от 30.09.2020 N 231)

Журнал регистрации входящей корреспонденции ведется в электронной форме в ЕИС. Каждая запись журнала содержит:

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69; в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

1) регистрационный номер (присваиваемый нотариусом порядковый номер регистрации документов с начала года);

(пп. 1 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

2) дату регистрации;

(пп. 2 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

3) указанные отправителем дату и номер (при наличии) документа;

(пп. 3 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

4) фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина или наименование организации, от которых поступил документ;

(пп. 4 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

5) наименование (при наличии) и краткое содержание документа;

(пп. 5 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

6) номенклатурный индекс дела, в которое помещен документ (для наследственных дел также указывается номер наследственного дела);

(пп. 6 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

7) примечания.

(пп. 7 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

Поступивший к нотариусу электронный документ, подлежащий регистрации, присоединяется к записи о его регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции.

(абзац введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

24. На документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации.

25. Документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем – в книге специального учета.

Документы, принятые на личном приеме и подлежащие специальному учету, в журнале регистрации входящей корреспонденции не регистрируются.

26. Зарегистрированный документ, исходя из оценки его содержания, подлежит предварительному рассмотрению нотариусом в течение пяти рабочих дней с момента регистрации для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа (подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.д.).

Ответ по существу дается заявителю не позднее 30 дней с момента регистрации документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения.

27. Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии (наименовании организации) и почтовом адресе заявителя, по которому должен быть направлен ответ.

Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается его автору, если его фамилия (наименование организации) и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который автору обращения многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, нотариус вправе принять решение о прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется автор обращения.

В случае если текст письменного обращения не позволяет определить его суть, ответ на него не дается, о чем письменно сообщается автору в течение 7 дней со дня регистрации обращения.

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69)

28. Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса (заявление о принятии наследства направлено нотариусу, в чью компетенцию не входит оформление наследственных прав и т.д.), не позднее семи дней со дня регистрации направляется ему с сопроводительным письмом.

Если нотариусу, получившему документ, неизвестно, к компетенции какого нотариуса относится разрешение поставленных в нем вопросов, документ направляется в соответствующий территориальный орган для дальнейшей передачи по принадлежности.

О направлении документа другому нотариусу или в территориальный орган в письменной форме сообщается лицу, от которого поступил документ.

29. Обращение, не относящееся к компетенции нотариуса, не позднее семи дней со дня регистрации возвращается отправителю с соответствующим разъяснением.

30. Поступившее обращение (документ) считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю.

Обращение (документ), экземпляр ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело. На экземпляре обращения (документа), не требующего ответа, проставляется соответствующая отметка, содержащая дату и подпись нотариуса.

30.1. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в форме электронного документа, или в письменной форме – по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в письменной форме. Образ обращения, поступившего в электронной форме, и образ ответа в электронной форме на такое обращение на бумажном носителе помещаются в соответствующее номенклатурное дело.

(п. 30.1 в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

IV. Обработка исходящих документов

31. Электронные документы и документы на бумажном носителе, исходящие от нотариуса, в том числе постановления об отложении нотариального действия, регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Исключение составляют нотариальные акты, организационно-распорядительные документы, расписки, запросы в ЕИС, государственные реестры, федеральные информационные ресурсы и государственные регистры, постановления об отказе в совершении нотариального действия.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

Журнал регистрации исходящей корреспонденции ведется в электронной форме в ЕИС. Каждая запись журнала содержит:

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

1) регистрационный номер (присваиваемый нотариусом порядковый номер регистрации документов с начала года);

(пп. 1 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

2) дату регистрации;

(пп. 2 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

3) фамилию, имя, отчество (при наличии) гражданина или наименование организации, которым адресован документ;

(пп. 3 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

5) наименование (при наличии) и краткое содержание документа;

(пп. 5 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

(пп. 6 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

7) примечания.

(пп. 7 введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

Исходящий от нотариуса электронный документ, подлежащий регистрации, присоединяется к записи о его регистрации в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

(абзац введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

На исходящем документе проставляются регистрационный номер по журналу регистрации исходящей корреспонденции и дата регистрации.

(п. 31 в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

32. Исходящие документы передаются непосредственно заявителю или адресату под расписку, которая оформляется соответствующей записью на экземпляре документа, остающегося в делах, или направляются по почте, а также электронной почте.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

33. Исходящие документы отправляются или передаются адресатам не позднее пяти рабочих дней с даты их подписания.

34. При отправлении (передаче) документа один экземпляр остается в делах нотариуса.

IV.I. Регистрация постановлений об отказе в совершении

нотариальных действий

(введено Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

34.1. Постановление об отказе в совершении нотариального действия по основаниям, предусмотренным статьей 48 Основ <1>, регистрируется в журнале регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия (далее – журнал), который ведется в электронной форме в ЕИС.

——————————–

<1> Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2019, N 30, ст. 4128.

В журнал вносятся сведения о вынесенном нотариусом постановлении об отказе в совершении нотариального действия. Каждая запись журнала содержит:

1) дату постановления об отказе в совершении нотариального действия;

2) регистрационный номер;

3) основание отказа в совершении нотариального действия в соответствии со статьей 48 Основ;

4) наименование нотариального действия, в совершении которого отказано;

5) сведения о лице, которому отказано в совершении нотариального действия в объеме, предусмотренном абзацами четвертым – шестым подпункта 2 пункта 5 Требований, – при отказе в совершении нотариального действия удаленно. В иных случаях в следующем объеме:

а) в отношении физического лица: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, реквизиты документа, удостоверяющего личность (наименование документа, серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ), место жительства (место пребывания);

б) в отношении юридического лица: полное наименование, основной государственный регистрационный номер юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика – для российского юридического лица; регистрационный номер юридического лица в стране его регистрации (при наличии) – для иностранного юридического лица или международной организации, имеющей права юридического лица);

в) в отношении представителя физического или юридического лица наряду со сведениями, предусмотренными абзацем восьмым настоящего пункта, дополнительно указываются реквизиты документа, подтверждающего полномочия такого лица (наименование, дата выдачи, кем выдан, сведения об удостоверении документа, если он удостоверен); статус и (или) должность этого лица при их наличии; реквизиты документа, подтверждающего данный статус или должность (наименование документа, серия (при наличии) и номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ);

6) сведения о лице, вынесшем постановление об отказе в совершении нотариального действия:

а) о нотариусе: должность, фамилия, имя, отчество (при наличии); наименование нотариального округа; наименование нотариальной палаты (для нотариусов, занимающихся частной практикой);

б) о временно исполняющем обязанности нотариуса: фамилия, имя, отчество (при наличии), должность лица, временно замещающего отсутствующего нотариуса, а также сведения, указанные в абзаце двенадцатом настоящего пункта, в отношении замещаемого нотариуса;

7) текст постановления об отказе в совершении нотариального действия.

34.2. Постановлению об отказе в совершении нотариального действия присваивается уникальный регистрационный номер, формируемый ЕИС в следующем порядке:

регистрационный номер нотариуса в реестре нотариусов и лиц, сдавших квалификационный экзамен (далее – регистрационный номер нотариуса);

год отказа в совершении нотариального действия (через дефис с регистрационным номером нотариуса);

порядковый номер отказа в совершении нотариального действия с начала года (через дефис с годом совершения нотариального действия).

Запись в журнале осуществляется в день вынесения постановления об отказе в совершении нотариального действия и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, вынесшего постановление.

V. Печати с воспроизведением Государственного герба

Российской Федерации, штампы и бланки и усиленная

квалифицированная электронная подпись нотариуса

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

35. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусами осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30 (ч. I), ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088; 2017, N 52 (ч. I), ст. 7916), Указом Президента Российской Федерации от 22.07.2002 N 767 “Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 30, ст. 3036), постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 “Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52 (ч. III), ст. 5587), ГОСТом Р 51511-2001 “Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования”, утвержденным постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 15.02.2002 N 07/1569-ЮД) (2002, М., ИПК Издательство стандартов; 2004, ИУС “Государственные стандарты”, N 1), ГОСТом Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, утвержденным постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД) (2003, М., ИПК Издательство стандартов, (Требования к оформлению документов).

36. На документах, подтверждающих совершение нотариального действия, постановлениях и распоряжениях нотариуса, запросах нотариуса об истребовании сведений и документов в связи с совершаемым нотариальным действием, на уведомлениях, адресованных органам государственной власти и местного самоуправления, в иных случаях, предусмотренных законодательством или определенных Правилами, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. На иных документах, в том числе на гражданско-правовых договорах, обеспечивающих деятельность нотариуса, подпись нотариуса может быть заверена оттиском печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации. Документы, изготовленные нотариусом в электронной форме, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

37. Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

38. Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит замене:

при изменении указанного на ней нотариального округа нотариуса, наименования нотариального округа;

при изменении указанного на ней наименования государственной нотариальной конторы;

при изменении фамилии, имени, отчества (при наличии) нотариуса;

при наличии на печати нечитаемого текста и иных дефектов;

при утрате.

О необходимости замены печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в указанных в настоящем пункте случаях нотариус уведомляет нотариальную палату и территориальный орган.

В случаях, указанных в настоящем пункте, выдача нотариусу печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется территориальным органом в течение одного рабочего дня после ее получения из специализированного полиграфического или штемпельно-граверного предприятия – изготовителя.

38.1. Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит замене при централизованной замене печатей нотариусов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в связи с утверждением нового образца таких печатей в сроки, установленные Федеральной нотариальной палатой по согласованию с Минюстом России.

Выдача нотариусу печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации при ее централизованной замене осуществляется территориальным органом, который ведет учет актов сдачи печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и учет актов выдачи печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

38.2. Печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации подлежит изъятию при прекращении полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, увольнении нотариуса из государственной нотариальной конторы.

В случае изъятия печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в связи с увольнением нотариуса из государственной нотариальной конторы, прекращением полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается в территориальный орган не позднее тридцати дней со дня его увольнения, прекращения полномочий.

38.3. В случаях, предусмотренных пунктами 38 – 38.2 Правил, за исключением случая утраты нотариусом печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, печать, подлежащая замене или изъятию, передается нотариусом для уничтожения в территориальный орган по акту сдачи личной печати нотариуса (приложение N 6).

При утрате нотариусом печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариус указывает обстоятельства утраты печати в уведомлении, направляемом в территориальный орган.

Подлежащая замене печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается в территориальный орган одновременно с получением новой печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При сдаче печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации на печать в целях невозможности ее дальнейшего использования нотариусом наносятся надрезы в присутствии представителя территориального органа.

Переданная нотариусом печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации остается на хранении до момента ее уничтожения в территориальном органе в запечатанном конверте, который скрепляется подписью уполномоченного лица, принимающего печать, и нотариуса, ее сдающего. В конверт также помещается один экземпляр листа с шестью оттисками печати, произведенными при ее сдаче в территориальный орган до нанесения надрезов, делающих невозможным ее дальнейшее использование.

38.4. При получении печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусом представляется в территориальный орган три экземпляра листов с шестью оттисками печати и образцами подписей нотариуса на каждом. Один экземпляр остается в деле территориального органа, второй – направляется в Минюст России, третий – в нотариальную палату.

39. Акт сдачи личной печати нотариуса составляется в двух экземплярах и утверждается территориальным органом.

Один экземпляр акта передается нотариусу, второй – помещается в номенклатурное дело территориального органа.

40. При оформлении документов (документировании) нотариусом, занимающимся частной практикой, или лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, занимающегося частной практикой, могут использоваться штампы, личные бланки нотариуса и бланки для совершения нотариальных действий; нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, могут использоваться штампы, личные бланки нотариуса и бланки государственной нотариальной конторы.

41. Личные бланки нотариуса и бланки государственной нотариальной конторы могут быть угловыми или продольными.

Личные бланки нотариуса и бланки государственной нотариальной конторы изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) и имеют следующие реквизиты: наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации (на документах нотариуса, занимающегося частной практикой); наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы; должность нотариуса; фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса; адрес конторы нотариуса, занимающегося частной практикой, или адрес государственной нотариальной конторы.

В качестве реквизитов на личных бланках нотариуса и бланках государственной нотариальной конторы также могут указываться номера телефонов, факсимильной связи, адрес электронной почты, реквизиты банковских счетов нотариуса, другие сведения.

Реквизиты личного бланка нотариуса и бланка государственной нотариальной конторы размещаются центрованно: начало и конец строки реквизитов равно удаляются от границ зоны расположения реквизитов.

Организацию изготовления, обращения, учета и использования бланков для совершения нотариальных действий нотариусом, занимающимся частной практикой, осуществляет Федеральная нотариальная палата по согласованию с Минюстом России.

42. При оформлении документов нотариусом могут использоваться мастичные штампы, за исключением случаев, установленных Правилами. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

Абзац утратил силу. – Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

43. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 100 Правил, комиссия, созданная для передачи дел нотариуса, передает в установленные указанным пунктом сроки печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в территориальный орган. Неиспользованные, испорченные, продублированные или имеющие технический брак бланки, а также бланки для совершения нотариальных действий передаются комиссией в нотариальную палату по акту сдачи бланков нотариуса (приложение N 7). Указанные акты от имени передающей стороны подписывают члены комиссии.

VI. Составление номенклатуры дел

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

51. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру дел.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

52. Дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет, являются переходящими делами.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

VII. Формирование дел

55. Все имеющиеся у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела, за исключением дел, книг, журналов и реестров, хранящихся в ЕИС, если иное не установлено пунктами 166.1 – 166.3 Правил.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

56. Дело состоит из сгруппированных в отдельной папке документов, относящихся к определенному вопросу (например, договоры страхования профессиональной ответственности нотариуса), нотариальному действию (например, договоры об ипотеке), определенной области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д.

57. В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, ведущихся в течение нескольких календарных лет.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке, если Правилами не установлено иное. В делах, содержащих переписку по различным вопросам, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

58. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

– помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;

– раздельно формировать в дела документы с различными сроками хранения, кроме документов, относящихся к разрешению конкретного вопроса (нотариального действия);

– группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

– не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

По объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. Если количество листов в деле превышает 250, дело подразделяется на тома или части тома.

Приложения к документам, независимо от даты их составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Если после помещения приложения в дело его объем составит свыше 250 листов, то приложение может формироваться в отдельный том, о чем в документе делается отметка.

В случаях если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносятся заголовок и индекс дела, а также порядковый номер тома (части тома).

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

59. Постановления нотариуса, связанные с оформлением наследственных дел, помещаются в конкретные наследственные дела.

60. Постановления об отложении нотариальных действий или об отказе в их совершении помещаются в соответствующие номенклатурные дела вместе с документами, в отношении которых они вынесены.

В случае если указанные документы не остаются в делах нотариуса, постановления формируются в отдельное дело.

Постановления об отложении нотариальных действий, совершаемых удаленно, или об отказе в совершении нотариальных действий удаленно хранятся в электронной форме в ЕИС.

(п. 60 в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

61. Постановления нотариуса, не указанные в пунктах 59, 60 Правил, группируются с документами, относящимися к разрешению вопроса, в отношении которого вынесено конкретное постановление нотариуса.

VIII. Оформление дел. Экспертиза ценности документов

и составление описей дел

62. Оформление дела (далее – тома дела) состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

63. Дела подлежат оформлению при их заведении и после окончания ведения дела после завершения календарного года (за исключением переходящих дел).

64. Оформление дела при его заведении состоит из оформления обложки дела (приложение N 10) (дела постоянного хранения помещаются в твердую обложку), на которой указываются следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты;

фамилия, имя и отчество (при наличии) нотариуса, занимающегося частной практикой, наименование нотариального округа; наименование государственной нотариальной конторы полностью прописью;

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

номенклатурный индекс. Индекс переносится из номенклатуры дел, если дело состоит из нескольких томов, индекс дополняется номером тома;

заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);

дата дела. Датой начала дела является дата первого документа, включенного в дело. Датами начала и окончания дела, содержащего нотариальные документы, являются даты первого и последнего нотариального документа. Дата дела оформляется словесно-цифровым способом. Дата начала и окончания дела может не указываться на обложках дел, содержащих номенклатуру дел, описи, отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел (например: “Номенклатура дел на 2017 год”). На обложках реестров, книг, журналов датами начала и окончания дела являются даты первой и последней записи в реестре, книге, журнале. Датами начала и окончания личного дела работника являются даты приказов о приеме и увольнении работника.

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133)

срок хранения дела (заполняется в соответствии с номенклатурой дел).

Абзац утратил силу. – Приказ Минюста России от 05.07.2019 N 133.

65. После окончания дела проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения дела, устанавливаемых в соответствии с номенклатурой дел.

66. Исчисление срока хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом их окончания.

67. Частично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и менее.

68. При частичном оформлении дела осуществляются пересистематизация документов, нумерация листов (карандашом в правом верхнем углу листа). Дело прошивается, составляется лист-заверитель дела. Внутренняя опись документов дела может не составляться.

69. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (за исключением наследственных дел);

составление внутренней описи документов дела;

брошюровку (подшивку) дела;

проставление даты окончания дела, которой является дата последнего документа, включенного в дело. Дата оформляется словесно-цифровым способом;

заполнение всех иных реквизитов обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

70. Экспертиза ценности документов в процессе формирования, оформления дел, проверки правильности отнесения документов к делам, отбора дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, ежегодно осуществляется нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – нотариусом, ответственным за делопроизводство.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения за соответствующий календарный год (приложения N 11 и N 12), опись наследственных дел, производство по которым начато в соответствующем календарном году (приложение N 12.1), опись дел, оконченных в соответствующем календарном году, срок хранения которых не установлен (приложение N 12.2), а также акт о выделении к уничтожению документов (приложение N 13).

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

71. Экспертиза и отбор документов для хранения или уничтожения осуществляются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Документы Архивного фонда Российской Федерации отбираются в порядке, установленном Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611).

Экспертиза и отбор документов для уничтожения по номенклатурным делам, производство по которым окончено до принятия Примерной номенклатуры дел, производится в соответствии со сроками хранения, установленными указанной Примерной номенклатурой.

(абзац введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

По результатам экспертизы ценности документов, содержащих отметку “ЭПК”, часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен или которые передаются на постоянное хранение. В этом случае дело разделяется на части: часть документов, отобранных для постоянного или временного хранения (свыше 10 лет), формируется в новый том или тома, подлежащие полному оформлению и включению в описи дел, а часть документов, срок хранения которых истек, выделяется к уничтожению.

(абзац введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

72. Для организации проведения экспертизы ценности документов, оказания нотариусам методической помощи при проведении экспертизы ценности документов, согласования актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, нотариальной палатой создается экспертная комиссия.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

73. В состав созданной для выполнения функций, указанных в пункте 72 Правил, экспертной комиссии входят представители нотариальной палаты.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

По согласованию с уполномоченным органом субъекта Российской Федерации в области архивного дела в состав экспертной комиссии включаются представители учреждения системы Росархива.

Экспертная комиссия действует на основании положения, утверждаемого приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой.

74. При полном оформлении дела документы перегруппируются в хронологической последовательности с января по декабрь.

75. Все листы дела, подлежащего полному оформлению, включая помещенные в него конверты и вложения (за исключением вложений в конверты хранения), нумеруются простым карандашом. Лист-заверитель не нумеруется. Внутренняя опись нумеруется отдельно.

Нумерация производится арабскими цифрами в правом верхнем углу каждого листа документа. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежний номер зачеркивается, новый номер ставится рядом.

Если дело состоит из нескольких томов, а том – из нескольких частей, листы в каждом томе или части нумеруются отдельно.

При наличии в нумерации листов ошибок (не более 5 ошибок в деле или томе) листы дела (тома) могут не нумероваться заново. При наличии не более 5 не учтенных нумерацией листов допускается их нумерация литерным номером (обозначаемым не только цифрой, но и буквой), например, 2а, 2б и т.д. Допущенные в нумерации листов ошибки (как пропущенные номера листов, так и листы, обозначенные литерными номерами) оговариваются на листе-заверителе.

Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

76. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель по установленной форме (приложение N 14), который располагается в конце дела на отдельном листе. К наследственным делам лист-заверитель не составляется. В надписи, предусмотренной в абзаце втором пункта 79 настоящих Правил, слова “+ лист-заверитель” не указываются.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле (томе); оговариваются наличие документов за другие календарные годы, листы, обозначенные литерными номерами, пропущенные номера листов, склеенные или поврежденные листы; отражаются любые изменения в оформленных делах: изъятие, добавление документов и т.д. Это может быть сделано путем внесения изменений в существующий лист-заверитель (при этом старый текст зачеркивается так, чтобы он мог быть прочитан, вносится новый текст; изменения датируются, подписываются и заверяются оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации) или путем составления нового листа-заверителя, который подшивается в конце дела. При этом старый лист-заверитель зачеркивается и помещается в дело перед новым листом-заверителем. Старый лист-заверитель не нумеруется.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Лист-заверитель подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления заверительной надписи. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Запрещается излагать лист-заверитель на обложке дела или чистом обороте листа последнего документа.

77. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельных листах (приложение N 15). Каждый документ вносится во внутреннюю опись под самостоятельным порядковым номером, указываются дата документа, заголовок, номера листов, на которых расположен каждый документ.

На дела, формируемые по видам документов (договоры, завещания и т.д.), допускается составление внутренней описи документов дела по специальной форме (приложение N 16). В этом случае в графу “Вид документа” вносится название нотариально удостоверенного документа, например: договор мены, договор купли-продажи. Для более удобного поиска документа в деле название удостоверенного документа дополняется фамилиями, именами и отчествами (при наличии) или инициалами лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий, например, “Договор купли-продажи квартиры между (фамилия, имя, отчество (при наличии)) и (фамилия, имя, отчество (при наличии))”.

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133)

Наименования документов и копии документов, прилагаемых к удостоверенному документу, во внутреннюю опись не вносятся. При этом в графе “Номера листов дела” проставляются номера листов дела, занятые удостоверенным документом с приложениями.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Изменения состава документов дела (изъятие документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе “Примечание”.

78. Внутренняя опись имеет итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления описи и подшивается в начале дела.

79. После составления листа-заверителя и внутренней описи все документы, составляющие дело, помещаются в обложку, прошиваются прочной нитью или переплетаются с учетом возможного свободного чтения их текстов. Исключение составляют документы, помещенные в дело “Конверты хранения”. Если текст документа близко расположен к левому краю листа, что после подшивки затруднит его чтение, к листу подклеивается полоска бумаги, которая прошивается при оформлении дела. На место склейки помещается оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Концы нити, которой прошиты документы дела, или места скрепления листов заклеиваются бумажной наклейкой, на которую ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, часть – на листе. При этом указывается следующая надпись: “В деле пронумеровано, прошито и скреплено печатью всего __ листов документов, + ___ листов внутренней описи, + лист-заверитель”.

80. В течение двух месяцев после окончания календарного года составляются отдельные описи на оконченные дела постоянного хранения за соответствующий календарный год, оконченные дела временного хранения (свыше 10 лет) за соответствующий календарный год, наследственные дела, производство по которым начато в соответствующем календарном году, дела, оконченные в соответствующем календарном году, срок хранения которых не установлен.

(п. 80 в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

81. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Порядковый номер записи указывается на обложке дела, тома. Реквизиты описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела (тома).

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

В конце описи делается запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, томов, числящихся в данной описи.

82. Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом, занимающимся частной практикой, или уполномоченным лицом в государственной нотариальной конторе с проставлением даты, подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

83. Описи дел в двух экземплярах представляются для утверждения нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой – в территориальный орган в течение двух месяцев по окончании календарного года.

Один экземпляр утвержденной описи возвращается нотариусу, а второй остается на хранении соответственно в нотариальной палате или в территориальном органе.

84. В случае принятия нотариальной палатой или территориальным органом решения об исключении из представленной описи дела (тома) текст описи изменяется подготовившим данную опись лицом.

84.1. В течение двух месяцев после окончания календарного года, в котором были внесены изменения в Примерную номенклатуру дел, нотариус, занимающийся частной практикой, или государственная нотариальная контора вносят соответствующие уточнения в номенклатуры и описи дел за те годы, в которых имеются дела, срок хранения которых не был установлен ранее. Изменения осуществляются путем внесения соответствующих сведений в номенклатуры дел и составления продолжения описей дел либо составления уточненных описей дел. Уточненные описи дел или продолжения описей дел представляются для утверждения нотариусом, занимающимся частной практикой в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой – в территориальный орган, в соответствии с пунктом 83 настоящих Правил для утверждения описей дел.

(п. 84.1 введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

85. В случае необходимости изъятия или добавления документов в полностью оформленные дела постоянного или временного хранения (например, изъятие правоустанавливающих документов при расторжении договора) производятся переформирование и переоформление дела.

86. Добавление документов в дело производится в следующем порядке. Дело расшивается. При подшивке новых документов должно соблюдаться условие помещения вместе всех документов по одному вопросу. Меняется нумерация листов. Если в дело добавляется не более 5 листов, допускается проставление литерных номеров листов в соответствии с пунктом 75 Правил. Вносятся соответствующие изменения в лист-заверитель и внутреннюю опись, составляется справка о причинах переформирования и переоформления дела (за исключением наследственных дел), датируемая и подписываемая нотариусом, которая подшивается в конец дела перед листом-заверителем, нумеруется и включается во внутреннюю опись.

87. Документы, хранящиеся в номенклатурных делах нотариуса, в случае их возврата или изъятия (выемки) выдаются:

лицу, на имя которого были оформлены возвращаемые документы, или его представителю при предъявлении: заявления с указанием причин возврата документов; документа, удостоверяющего личность; документа, подтверждающего полномочия представителя; документа, послужившего основанием для возврата документа (например, соглашения о расторжении договора, при удостоверении соглашения не тем нотариусом, который удостоверял расторгаемый договор);

работникам суда, прокуратуры, органов следствия при предъявлении служебного удостоверения, документа, на основании которого производится изъятие.

88. Возврат или изъятие документов из дел нотариуса производится в следующем порядке. Дело расшивается, изымаются необходимые документы; на их место подшиваются копии, заверенные подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В дело также подшивается документ, на основании которого производился возврат или изъятие (заявление лица, на имя которого оформлены возвращаемые документы, протокол выемки, определение (запрос) суда, иной документ, на основании которого производился возврат или изъятие). В случае направления возвращаемого или изъятого документа почтой составляется сопроводительное письмо, экземпляр которого подшивается в дело. Производится перенумерация листов. Если количество листов уменьшается на 5 или менее листов, их нумерация может не меняться, при этом на листе-заверителе делается отметка о пропущенных номерах. В случае увеличения количества листов в деле производится нумерация в порядке, предусмотренном пунктом 75 Правил.

89. Переформированные документы в деле прошиваются. Изменяется количество листов, указанное на листе-заверителе и на обложке дела.

90. В случае возвращения нотариусу ранее изъятых из его дел документов они вновь помещаются в дело, из которого изымаются их копии. Протокол выемки, определение (запрос) суда, иные документы, на основании которых производилось изъятие, подшиваются нотариусом в номенклатурное дело “Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях”. Документы в деле вновь прошиваются. Копии документов уничтожаются.

91. Реестры, книги, журналы до внесения в них первой записи должны быть прошиты, листы их пронумерованы. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последних листов реестров, книг, журналов. В реестрах, книгах, журналах, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты. В реестрах, книгах, журналах, ведение которых осуществляется нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, указанная запись заверяется подписью должностного лица и заверяется оттиском печати территориального органа.

Выдача реестров, книг, журналов нотариусам, занимающимся частной практикой, регистрируется в нотариальной палате, нотариусам, работающим в государственной нотариальной конторе, – в территориальном органе, при этом на реестрах, книгах, журналах проставляются даты выдачи и их регистрационные номера.

IX. Временное хранение дел. Передача дел

92. Дела, в том числе реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения с момента их открытия до момента передачи в соответствующий архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат временному хранению по месту их формирования. В случае прекращения полномочий нотариуса, сформировавшего дела, они подлежат временному хранению у нотариуса, которому дела переданы в соответствии с Правилами.

93. Течение срока хранения дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания производства по делу.

94. Дела постоянного срока хранения по месту формирования хранятся не более 75 лет с момента их окончания.

95. По истечении срока временного хранения дела уничтожаются нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – лицом, ответственным за делопроизводство.

96. Дела постоянного срока хранения, передаваемые в соответствующий архив по описи (приложение N 18), должны быть полностью оформлены в соответствии с пунктом 69 Правил.

97. В случае возложения полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, на лицо, временно его замещающее, данному лицу передаются печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и номенклатурные дела текущего делопроизводства и находящиеся на временном хранении.

Периоды исполнения обязанностей лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, передача дел и печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации учитываются в журнале учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати (приложение N 19).

Журнал учета приема-передачи полномочий ведется в электронной форме в соответствии с Порядком замещения временно отсутствующего нотариуса, утвержденным приказом Минюста России от 29.06.2015 N 148 (зарегистрирован Минюстом России 30.06.2016, регистрационный N 37822), и Порядком.

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69; в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

Если учет приема-передачи полномочий в журнале учета приема-передачи полномочий в электронной форме невозможен по объективным причинам, нотариус учитывает передачу полномочий в журнале учета приема-передачи полномочий, дел нотариуса и печати на бумажном носителе с указанием причин, по которым регистрация передачи полномочий в электронной форме невозможна, в том числе: отсутствие возможности внесения сведений в единую информационную систему нотариата по техническим причинам (например, отсутствие электроснабжения, доступа к информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”, единой информационной системе нотариата в связи с плановыми профилактическими работами).

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69)

98. Документы, подтверждающие уважительность причин невозможности исполнения нотариусом своих служебных обязанностей, формируются в соответствующее дело.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

99. В случае длительного отсутствия нотариуса (более трех месяцев), невозможности исполнять им свои полномочия и (или) содержать архив, а также сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, изменения территории его деятельности, увольнения нотариуса, работающего в государственной нотариальной конторе, или работника, ответственного за делопроизводство, дела и документы передаются по акту:

нотариусом, занимающимся частной практикой, – другому нотариусу, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;

нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, – нотариусу, ответственному за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, в соответствии с приказом территориального органа;

нотариусом, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, – другому нотариусу, работающему в государственной нотариальной конторе, определенному приказом территориального органа, либо нотариусу, занимающемуся частной практикой, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;

работником, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, – нотариусу, ответственному за делопроизводство, или другому работнику в соответствии с приказом территориального органа.

В случае отсутствия нотариуса, занимающегося частной практикой, которому могут быть переданы дела, дела передаются на временное хранение в нотариальную палату.

Срок передачи дел не должен превышать 30 дней с момента сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, если Правилами не установлено иное. При увольнении лица, ответственного за делопроизводство, не являющегося нотариусом, передача дел должна осуществиться до дня его увольнения.

В случае временного отсутствия нотариуса (от 21 календарного дня до трех месяцев), если не имеется лица, замещающего его на основании статьи 20 Основ, наследственные дела для дальнейшего производства, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел подлежат передаче нотариусом другому нотариусу.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

100. При сложении полномочий по собственной инициативе нотариус обязан ко дню прекращения полномочий подготовить номенклатурные дела к архивному хранению в порядке, предусмотренном настоящими Правилами, индивидуальную номенклатуру дел с итоговой записью, описи дел и передать их другому нотариусу, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой, а в случае невозможности – в нотариальную палату.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

При прекращении полномочий нотариуса по иным причинам (например, смерть нотариуса, лишение права нотариальной деятельности по решению суда) указанные номенклатурные дела к архивному хранению подготавливает комиссия.

Комиссия создается нотариальной палатой в течение пяти рабочих дней со дня прекращения полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой.

Комиссия создается территориальным органом в составе представителей территориального органа и нотариальной палаты в течение пяти рабочих дней со дня принятия решения о ликвидации государственной нотариальной конторы.

Подготовленные к архивному хранению номенклатурные дела, включая нотариальные архивные документы, хранившиеся у нотариуса, занимавшегося частной практикой и прекратившего полномочия, в течение двух месяцев передаются другому нотариусу, определяемому в порядке, установленном пунктом 99 Правил, комиссией, создаваемой нотариальной палатой.

Подготовленные к архивному хранению номенклатурные дела государственной нотариальной конторы в течение двух месяцев передаются другому нотариусу, определяемому в порядке, установленном пунктом 99 Правил, комиссией, создаваемой приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой. В состав комиссии входят представители территориального органа и нотариальной палаты, председателем комиссии является представитель территориального органа.

При передаче номенклатурных дел нотариуса, занимающегося частной практикой, срок передачи номенклатурных дел продлевается нотариальной палатой, при передаче номенклатурных дел государственной нотариальной конторы срок передачи номенклатурных дел продлевается приказом территориального органа.

Номенклатурные дела передаются на временное хранение по акту приема-передачи дел (приложение N 20), который от имени передающей стороны подписывается членами комиссии.

Номенклатурные дела передаются комиссией в порядке, установленном Правилами для передачи дел самим нотариусом. При этом оформление дел, составление акта приема-передачи дел возлагаются на членов комиссии.

При необходимости наследственные дела, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел могут быть переданы комиссией в первоочередном порядке по отдельному акту приема-передачи дел.

Не подлежат передаче номенклатурные дела, предусмотренные разделом 01 Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденной приказом Минюста России от 19.12.2013 N 229 (зарегистрирован Минюстом России 31.12.2013, регистрационный N 30940), состоящие из документов, относящихся к нотариусу как к налогоплательщику и (или) работодателю, которые невозможно передать иному лицу в случае сложения полномочий, в том числе при назначении в другой нотариальный округ.

(п. 100 в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

101. При наступлении обстоятельств, указанных в пункте 100 Правил, нотариальная палата обязана обеспечить сохранность нотариальных документов. Со дня начала работы комиссии, созданной для передачи дел нотариуса, и до момента передачи этих дел другому нотариусу ответственность за сохранность документов возлагается персонально на председателя комиссии.

В случае невозможности передачи дел комиссией (отсутствие информации о месте нахождения подлежащих передаче дел, доступа к ним, наличие иных объективных причин, делающих невозможной передачу дел) председатель комиссии незамедлительно уведомляет об этом территориальный орган и нотариальную палату в целях обращения в суд для решения вопроса о принудительном изъятии подлежащих передаче дел.

102. В случае, предусмотренном абзацем восьмым пункта 99 Правил, передаче подлежат дела, связанные с оформлением наследственных прав. При этом наследственные дела оформляются в соответствии с пунктом 68 Правил, но без составления листа-заверителя дела. В иных случаях передаче подлежат все дела, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, включая реестры, книги, журналы.

(в ред. Приказа Минюста России от 21.12.2016 N 297)

При этом дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть полностью оформлены в соответствии с пунктом 69 Правил; дела со сроком хранения до 10 лет могут передаваться частично оформленными в соответствии с пунктом 68 Правил.

Реестры, книги, журналы, не использованные нотариусом, занимающимся частной практикой, передаются в нотариальную палату, а нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, – в территориальный орган.

103. Дела передаются по акту приема-передачи дел на временное хранение, составляемому в количестве, соответствующем числу органов, принявших решение о передаче дел (нотариальная палата, территориальный орган), а также лиц, принимающих и передающих дела.

104. Дела вносятся в акт приема-передачи дел на временное хранение по разделам: “Нотариальные реестры, книги, журналы”, “Наследственные дела”, “Иные номенклатурные дела”.

105. В конце акта приема-передачи дел на временное хранение делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в него дел.

106. После передачи дел все экземпляры акта приема-передачи дел на временное хранение подписываются как лицом (лицами), передающим дела, так и лицом (лицами), их принимающим(и), с проставлением даты подписания акта.

Если объем акта приема-передачи дел на временное хранение превышает один лист, его листы прошиваются и нумеруются.

107. Подписанный акт приема-передачи дел на временное хранение утверждается нотариальной палатой (в случае передачи дел нотариусу, занимающемуся частной практикой) или территориальным органом (при передаче дел нотариусу государственной нотариальной конторы).

Один экземпляр утвержденного акта остается в делах органов, его утвердивших, другие – передаются нотариусам (работникам), принимающим и передающим дела. Копия утвержденного акта о передаче дел нотариусу, занимающемуся частной практикой, в трехдневный срок с момента утверждения направляется нотариальной палатой в территориальный орган.

При передаче дел в случаях, предусмотренных абзацем восьмым пункта 99 Правил, акт приема-передачи дел подписывается нотариусом, передающим дела, и нотариусом, принимающим дела, без его утверждения нотариальной палатой или территориальным органом. Акт приема-передачи дел составляется в двух экземплярах, один экземпляр хранится у нотариуса, передавшего дела, другой – у нотариуса, принявшего дела на временное хранение.

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69)

108. Дела постоянного хранения, содержащие документы, не исполненные по не зависящим от нотариуса причинам в течение 75 лет (например, лицо, сдавшее нотариусу документы на хранение, не обратилось за их возвратом), подлежат полному оформлению и передаче в соответствующий архив.

X. Уничтожение дел

109. Отбор дел для уничтожения производится по окончании календарного года нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – лицом, ответственным за делопроизводство.

110. Дела, срок хранения которых истек, выделяются для уничтожения.

Производится полистный просмотр дел с целью их отбора для уничтожения. Отбор дел к уничтожению по заголовкам на обложках не допускается.

111. Отобранные для уничтожения дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, составляемый в двух экземплярах.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Акт о выделении к уничтожению документов подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – нотариусом, ответственным за делопроизводство. Подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Отбор документов для уничтожения производится после составления в порядке, предусмотренном пунктом 80 Правил, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

112. Акт о выделении к уничтожению документов в течение трех месяцев после окончания календарного года представляется для согласования экспертной комиссии, которой проверяется правильность отбора документов для уничтожения (проводится экспертиза ценности документов).

На основании экспертизы ценности документов экспертная комиссия определяет необходимость исключения отобранных для уничтожения дел из акта о выделении к уничтожению документов.

В случае принятия экспертной комиссией решения об исключении из представленного акта дел его текст изменяется подготовившим данный акт нотариусом (работником), ответственным за делопроизводство.

113. Акт о выделении к уничтожению документов, согласованный экспертной комиссией, представляется на утверждение в нотариальную палату (в случае уничтожения дел нотариуса, занимающегося частной практикой) или в территориальный орган (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы).

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

114. Дела, отобранные для уничтожения, должны быть уничтожены нотариусом, занимающимся частной практикой, или государственной нотариальной конторой в течение 30 дней со дня утверждения акта.

Дела уничтожаются любым доступным способом, отвечающим требованиям о неразглашении содержащейся в них информации и невозможности восстановления текста уничтоженных документов.

115. На акте о выделении к уничтожению документов делается отметка о дате и способе уничтожения дел. Отметка подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе – нотариусом, ответственным за делопроизводство, с проставлением даты и заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

116. Один экземпляр акта о выделении к уничтожению документов с отметкой об уничтожении дел хранится в делах нотариуса, другой – передается нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой – в территориальный орган.

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

XI. Особенности формирования и оформления отдельных

видов дел

Формирование и оформление наследственных дел

117. Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом первого документа, свидетельствующего об открытии наследства (заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества, об управлении наследственным имуществом, о вынесении постановления о выплате денежных средств на достойные похороны наследодателя, о выдаче свидетельства о праве собственности пережившего супруга на долю в общем имуществе супругов, о согласии быть исполнителем завещания, о выдаче свидетельства, удостоверяющего полномочия исполнителя завещания, и т.д.).

118. Документы, относящиеся к наследственному делу, могут быть представлены нотариусу в форме бумажного документа или электронного документа на личном приеме, по почте, другим лицом, а также с использованием технических средств, в том числе информационно-телекоммуникационных сетей или единой информационной системы нотариата.

(п. 118 в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

119. Возврат подлинного документа заявителю производится под расписку, которая может быть оформлена в виде отдельного документа, помещаемого в дело, или в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа.

120. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в день поступления в книге учета наследственных дел (приложение N 21). В случае поступления такого документа по почте он также регистрируется в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции.

121. Документ, указанный в пункте 117 Правил, помещается в наследственное дело, а наследственному делу присваивается индивидуальный номер. Номер наследственного дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, присвоенного наследственному делу в соответствии с регистрацией в книге учета наследственных дел, и года открытия наследственного дела. Например, 20/2005, где 20 – порядковый номер конкретного наследственного дела в соответствии с регистрацией в книге учета наследственных дел первого документа, поступившего к наследственному делу и послужившему основанием для формирования наследственного дела, 2005 – год открытия наследственного дела.

122. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется одновременно в графах 1 и 2 книги учета наследственных дел. Номер, под которым данный документ записан в графе 1 книги учета наследственных дел, является порядковым номером регистрируемого документа, номер, под которым документ записан в графе 2 книги учета наследственных дел, является порядковым номером наследственного дела. Порядковый номер зарегистрированного документа, дата регистрации, номер наследственного дела указываются в верхнем левом углу документа.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

123. После присвоения наследственному делу порядкового номера дело регистрируется в реестре наследственных дел ЕИС.

(п. 123 в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

124. Помимо документа, послужившего основанием для начала производства по наследственному делу, в книге учета наследственных дел регистрируются все поступившие по конкретному наследственному делу заявления, в том числе заявления, поступившие после заведения наследственного дела, оформленные ненадлежащим образом или поступившие с нарушением установленных законом сроков. Например, регистрируются в книге учета наследственных дел заявления о принятии наследства, поданные по истечении 6 месяцев, установленных для принятия наследства; заявления, переданные нотариусу не наследником или направленные по почте, если на них не засвидетельствована подлинность подписи наследника, поскольку данные документы могут служить основанием для отказа в выдаче свидетельства о праве на наследство, если лицо, подавшее ненадлежащее оформленное заявление, не направит нотариусу в установленный срок иное заявление, оформленное в соответствии с законом, или судом не будет восстановлен срок для принятия наследства. Порядковый номер зарегистрированного документа, дата регистрации, номер наследственного дела указываются в верхнем левом углу документа.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

125. При поступлении иных заявлений к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер, они регистрируются в графе 1 книги учета наследственных дел. При этом в графе 3 книги учета наследственных дел проставляется номер наследственного дела, по которому поступило заявление. Порядковый номер зарегистрированного документа, дата регистрации, номер наследственного дела указываются в верхнем левом углу документа.

(в ред. Приказов Минюста России от 05.07.2019 N 133, от 30.09.2020 N 231)

126. Поручение о принятии мер по охране или управлению наследственным имуществом, полученное от нотариуса по месту открытия наследства, регистрируется соответственно в книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества (приложение N 23) или в книге учета заявлений (поручений) о принятии мер по управлению наследственным имуществом (приложение N 24). Порядковый номер зарегистрированного документа, дата регистрации, номер наследственного дела указываются в верхнем левом углу документа.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

В случае поступления поручения по почте оно регистрируется в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем – в соответствующей книге учета заявлений (поручений).

127. Документы, относящиеся к конкретному наследственному делу, помещаются в обложку наследственного дела (приложение N 25).

128. В наследственное дело помещаются все документы, связанные с оформлением наследства конкретного наследодателя (в том числе документы, касающиеся подтверждения полномочий душеприказчика, принятия мер к охране и управлению наследственным имуществом, экземпляр свидетельства о праве на наследство, документ о выдаче свидетельства о праве на наследство в налоговый орган по установленной форме, запросы суда, соответствующая переписка нотариуса и т.д.).

129. Утратил силу. – Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

130. После выдачи всех свидетельств о праве на наследство всем наследникам на все наследственное имущество, сведения о котором имеются в наследственном деле, и в установленных законом случаях – свидетельства о праве собственности пережившему супругу производство по наследственному делу считается оконченным, и дело оформляется для временного хранения (глава IX Правил).

(п. 130 в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

131. Наследственное дело оформляется для временного хранения в случае окончания производства по нему без выдачи свидетельства о праве на наследство, если:

а) нотариусу поступило решение суда, вступившее в законную силу, разрешившее по существу вопросы, относящиеся к конкретному наследственному делу. Дело считается оконченным со дня поступления нотариусу вступившего в законную силу решения суда;

(пп. “а” в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

б) по имеющимся у нотариуса сведениям все наследственное имущество по наследственному делу, которое начато на основании заявления лица о вынесении нотариусом постановления о предоставлении банком денежных средств, находящихся во вкладе или на счете наследодателя, необходимых для его похорон, состоит из вклада (счета) в банке. Если в указанном случае размер денежных средств на вкладе (счете) меньше или равен размеру средств, которые могут быть выданы на похороны наследодателя в соответствии с законодательством Российской Федерации, и в течение срока, установленного для принятия наследства, не поданы новые документы по указанному наследственному делу, по истечении года со дня открытия наследственное дело считается оконченным;

в) призванные к наследованию наследники не обратились к нотариусу с заявлением о выдаче свидетельства о праве на наследство либо не получили свидетельство о праве на наследство в течение трех лет со дня открытия производства по наследственному делу;

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133)

г) наследственное имущество отсутствует;

д) умер(ли) единственный наследник (все наследники), принявший(ие) наследство, но не получивший(ие) свидетельство о праве на наследство.

132. Производство по наследственному делу прекращается в связи с отказом нотариуса выдать свидетельство о праве на наследство, если наследники не устранили препятствий к выдаче свидетельства о праве на наследство, послужившие основанием к отказу в выдаче свидетельства о праве на наследство, отказ не обжалован в судебном порядке, решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.

133. При подготовке оконченного наследственного дела для временного хранения:

а) в дело подшиваются следующие документы:

копия свидетельства о смерти наследодателя;

заявления о принятии наследства, в том числе образы заявлений, поступивших в электронной форме, на бумажном носителе (в хронологическом порядке);

заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство, в том числе образы заявлений, поступивших в электронной форме, на бумажном носителе (в хронологическом порядке);

иные заявления, в том числе образы заявлений, поступивших в электронной форме, на бумажном носителе (в хронологическом порядке);

документы, подтверждающие основание наследования (завещание, документы о степени родства, об усыновлении, о нахождении на иждивении наследодателя и другие) или их копии;

справка о последнем месте жительства наследодателя или иной документ, на основании которого определено место открытия наследства;

документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю;

документы о стоимости наследственного имущества;

запросы нотариуса для установления состава наследственного имущества и ответы на них;

свидетельство о праве на наследство, свидетельство о праве собственности на долю в общем имуществе супругов по заявлению пережившего супруга;

письмо в налоговый орган о направлении сведений о выданном свидетельстве о праве на наследство;

иные документы;

б) листы дела нумеруются, составляется внутренняя опись.

(п. 133 в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

134. Оконченное наследственное дело возобновляется при поступлении заявления о выдаче дополнительного свидетельства о праве на наследство или нового свидетельства о праве на наследство в случае аннулирования ранее выданного, свидетельства о праве собственности пережившему супругу. При этом в книге учета наследственных дел регистрируются заявления, послужившие основанием для возобновления наследственного дела. Дата регистрации заявления является датой возобновления дела. Возобновленное наследственное дело оканчивается выдачей дополнительного свидетельства о праве на наследство или нового свидетельства о праве на наследство в случае аннулирования ранее выданного, либо в случаях, предусмотренных пунктом 131 настоящих Правил. Дело не переформировывается, новые документы помещаются в конец наследственного дела, вносятся необходимые изменения в обложку дела и дополнения во внутреннюю опись. В случае отсутствия места во внутренней описи для ее дополнения указанные дополнения излагаются на отдельном листе, который скрепляется с внутренней стороной обложки дела, на месте скрепления проставляется оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Дело сшивается с вновь приобщенными документами в хронологическом порядке. На аннулированном свидетельстве о праве на наследство делается отметка: “Аннулировано. Постановление об аннулировании от ____________ (указывается дата вынесения постановления), зарегистрировано в реестре за N ___________”.

(п. 134 в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

Направление наследственных дел по принадлежности

135. Передача нотариусом наследственного дела по принадлежности другому нотариусу (если после определения места открытия наследства по месту нахождения движимого имущества в случаях, установленных законом, выявлено входящее в состав наследства недвижимое имущество, находящееся в другом месте, и т.д.) производится в следующем порядке:

документы подшиваются в наследственное дело;

составляется внутренняя опись документов;

изготавливаются копии документов наследственного дела, включая копию обложки, которые заверяются подписью нотариуса;

подлинное наследственное дело с сопроводительным письмом направляется заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером нотариусу по принадлежности.

136. Если нотариус, в компетенцию которого входит ведение конкретного наследственного дела, неизвестен, дело с сопроводительным письмом направляется нотариусу, указанному в заявлении лица (лиц), принявшего (принявших) наследство, а при отсутствии согласия лица (лиц), принявшего (принявших) наследство, или его (их) заявления – нотариусу по месту открытия наследства по усмотрению нотариуса, передающего наследственное дело.

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69, от 05.07.2019 N 133)

137. В делах нотариуса, передавшего наследственное дело по принадлежности, хранится копия наследственного дела с сопроводительным письмом и уведомлением оператора почтовой связи, а в случае доставки наследственного дела курьером – отметка получателя о вручении заказной бандероли (заказного письма) нотариусу по месту открытия наследства или территориальному органу. Листы копии наследственного дела и документов, подтверждающих доставку подлинного наследственного дела получателю, нумеруются, прошиваются и заверяются подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Нотариус, передавший наследственное дело по принадлежности, при регистрации в реестре наследственных дел единой информационной системы нотариата сведений, подтверждающих факт регистрации наследственного дела к имуществу конкретного наследодателя, делает соответствующую отметку об этом в поле “Особые отметки” реестра наследственных дел единой информационной системы нотариата с указанием причин передачи наследственного дела.

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69)

138. Нотариус, получивший наследственное дело, направленное ему по принадлежности, регистрирует дело в порядке, предусмотренном для регистрации первого документа, поступившего по конкретному наследственному делу в соответствии с пунктами 120 – 123 Правил. Нотариус, который уже открыл наследственное дело к имуществу данного наследодателя, при получении по принадлежности наследственного дела от другого нотариуса регистрирует его как заявление, поступившее после заведения наследственного дела в соответствии с пунктом 125 Правил.

Нотариус, получивший наследственное дело, направленное ему по принадлежности, при регистрации в реестре наследственных дел единой информационной системы нотариата сведений, подтверждающих факт регистрации наследственного дела к имуществу конкретного наследодателя, делает соответствующую отметку об этом в поле “Особые отметки” реестра наследственных дел единой информационной системы нотариата с указанием причин получения наследственного дела.

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69)

В наследственное дело помещаются все полученные по принадлежности документы, включая сопроводительное письмо и обложку, в которой дело поступило (в случае помещения поступившего дела в новую обложку).

139. Если один из наследников, принявших наследство, умирает до получения свидетельства о праве на наследство и при этом место открытия оставшегося после него наследства не совпадает с местом открытия принятого им наследства, копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется нотариусу, ведущему наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем. Копия наследственного дела, в котором умерший значится наследником, направляется по запросу нотариуса, ведущего наследственное дело, в котором умерший значится наследодателем.

140. Направление копии наследственного дела от одного нотариуса другому нотариусу осуществляется путем создания отправителем электронного образа наследственного дела, который включает в себя электронные образы всех документов, находящихся в наследственном деле, а также обложки наследственного дела, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью отправителя, и направления адресату с использованием единой информационной системы нотариата.

При невозможности направления копии наследственного дела в электронной форме копия наследственного дела направляется в следующем порядке:

снимаются копии всех документов, находящихся в наследственном деле, а также обложки наследственного дела;

заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации копия каждого документа, находящегося в наследственном деле, в том числе копия внутренней описи;

прошиваются листы копий документов;

нумеруются листы копий документов наследственного дела, количество прошитых листов заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации;

копия наследственного дела с сопроводительным письмом направляется по принадлежности заказной бандеролью, заказным письмом или курьером.

(п. 140 в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

141. В подлинное наследственное дело помещается сопроводительное письмо о направлении копии дела нотариусу.

Передача наследственного дела или его копии по принадлежности осуществляется в течение 7 рабочих дней со дня получения нотариусом, передающим наследственное дело или его копию, документа, послужившего основанием для передачи (заявления наследника, запроса нотариуса).

(п. 141 в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Принятие закрытого завещания

142. Конверт с закрытым завещанием в запечатанном нотариусом конверте, экземпляр свидетельства о принятии закрытого завещания, распоряжение об отмене закрытого завещания – в случае его отмены завещателем посредством совершения распоряжения – помещаются в дело “Конверты хранения”.

143. Для обеспечения целостности конверта хранения и конверта с закрытым завещанием конверты хранения помещаются в папки из твердого материала, оснащенные специальными средствами, позволяющими содержать в них документы без механического повреждения (с зажимами, прозрачными файлами и т.д.).

144. Все документы, относящиеся к одному закрытому завещанию, группируются вместе и нумеруются в соответствии с пунктом 75 Правил, но не прошиваются.

Помимо самого конверта хранения в дело помещается экземпляр Свидетельства о принятии закрытого завещания.

145. Утратил силу. – Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

146. Объем дела “Конверты хранения” (количество размещенных в нем конвертов хранения, включая свидетельства о принятии закрытых завещаний и иные документы) определяется самим нотариусом, исходя из принципа обеспечения сохранности и целостности закрытых завещаний.

147. При незначительном количестве принятых нотариусом в течение календарного года закрытых завещаний дело “Конверты хранения” может быть переходящим.

148. Конверт хранения и относящееся к нему свидетельство о принятии закрытого завещания изымаются из дела при вскрытии закрытого завещания, на их место помещается справка об изъятии документа, содержащая сведения о причине и дате изъятия документов (приложение N 27).

Вскрытие и оглашение закрытого завещания

149. Поданное на личном приеме у нотариуса заявление о представлении свидетельства о смерти лица, совершившего закрытое завещание, с предъявлением подлинника свидетельства о смерти завещателя в день его подачи регистрируется в книге учета дел закрытых завещаний (приложение N 28).

В деле у нотариуса остается копия свидетельства о смерти завещателя, подлинник свидетельства о смерти возвращается заявителю.

150. При направлении по почте с сопроводительным документом свидетельства о смерти (повторного свидетельства о смерти) лица, совершившего закрытое завещание, в журнале регистрации входящей корреспонденции и в книге учета дел закрытых завещаний в день получения регистрируется сопроводительный документ. При направлении свидетельства о смерти завещателя без сопроводительного документа изготавливается копия свидетельства о смерти, которая в день поступления к нотариусу регистрируется в журнале регистрации входящей корреспонденции и книге учета дел закрытых завещаний. Подлинный экземпляр свидетельства о смерти завещателя возвращается заявителю.

Конверт, в котором поступило по почте свидетельство о смерти лица, совершившего закрытое завещание, хранится в деле закрытого завещания.

151. При поступлении документа, послужившего основанием для начала производства по вскрытию закрытого завещания, нотариусом заводится индивидуальное дело “Закрытое завещание” с присвоением ему номера. Номер дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, под которым документ зарегистрирован в книге учета дел закрытых завещаний, и года открытия дела. Например, 3-2005, где 3 – порядковый номер конкретного дела закрытого завещания в соответствии с регистрацией в книге учета дел закрытых завещаний; 2005 – год открытия дела закрытого завещания.

152. Документы, относящиеся к конкретному закрытому завещанию, помещаются в обложку дела закрытого завещания (приложение N 29).

153. Наследникам по закону лица, совершившего закрытое завещание, заказным письмом направляется извещение о вскрытии закрытого завещания, в котором содержатся сведения о дате, месте и времени вскрытия и оглашения закрытого завещания (приложение N 30). Уведомление о вручении извещения хранится в деле нотариуса.

154. В дело закрытого завещания помещаются все документы, связанные с вскрытием и оглашением конкретного закрытого завещания, включая конверт хранения, конверт, в который завещателем было помещено закрытое завещание, свидетельство о принятии закрытого завещания, подлинник закрытого завещания (или любое иное вложение, изъятое из конверта, переданного нотариусу завещателем), подлинник протокола вскрытия и оглашения закрытого завещания.

155. Производство по конкретному закрытому завещанию считается оконченным, и дело готовится для временного хранения (глава IX Правил) после выдачи наследникам по завещанию копии протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания.

Производство по делу закрытого завещания может быть окончено и дело подготовлено для временного хранения, если наследниками по завещанию копия протокола о вскрытии и оглашении закрытого завещания не получена в течение года с момента вскрытия и оглашения закрытого завещания.

Депозит нотариуса

156. Утратил силу. – Приказ Минюста России от 05.07.2019 N 133.

156.1. Запись в книге учета депозитных операций производится:

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

в день принятия нотариусом наличных денежных сумм и ценных бумаг от должника, что подтверждается актом приема-передачи;

не позднее одного рабочего дня, следующего за днем подтверждения банком зачисления на публичный депозитный счет безналичных денежных средств по распоряжению нотариуса;

не позднее одного рабочего дня, следующего за днем подтверждения депозитарием или держателем реестра записи об обременении бездокументарных ценных бумаг по распоряжению нотариуса (в случае наличия в договоре должника с лицом, осуществляющим учет прав на бездокументарные ценные бумаги, оснований и условий списания ценных бумаг и их зачисления кредитору, без представления распоряжения кредитора, по распоряжению третьих лиц).

(п. 156.1 введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

156.2. При принятии от должника в депозит нотариуса безналичных денежных средств, наличных денежных сумм и ценных бумаг в отношении каждого кредитора формируется самостоятельный том депозитного дела. В депозитное дело в отношении конкретного кредитора помещаются:

заявление или копия заявления должника либо образ на бумажном носителе заявления на совершение нотариального действия удаленно;

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

акт приема-передачи наличных денежных сумм и ценных бумаг от должника;

распоряжение или копия распоряжения нотариуса о принятии безналичных денежных средств, наличных денежных сумм на публичный депозитный счет нотариуса;

экземпляр извещения о внесении в депозит нотариуса денег или ценных бумаг кредитора нотариусом (приложение N 33);

почтовая квитанция об отправке кредитору извещения о внесении в депозит нотариуса денег или ценных бумаг;

распоряжение нотариуса о перечислении (выдаче) денег с публичного депозитного счета нотариуса кредитору или должнику по основаниям, предусмотренным гражданским законодательством, или в казну Российской Федерации;

акт приема-передачи ценных бумаг кредитору;

выписка с публичного депозитного счета нотариуса;

иные документы.

Том депозитного дела в отношении конкретного кредитора может быть переходящим.

(п. 156.2 введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

156.3. При депонировании движимых вещей (в том числе наличных денежных сумм, документарных ценных бумаг), безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг при исполнении обязательств по заявлению сторон формируется одно депозитное дело, в которое помещаются:

совместное заявление сторон обязательства либо образ на бумажном носителе соответствующего заявления на совершение нотариального действия удаленно;

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

акт приема-передачи наличных денежных сумм и ценных бумаг от должника;

распоряжение нотариуса о принятии на публичный депозитный счет безналичных денежных средств, наличных денежных сумм или бездокументарных ценных бумаг;

требование кредитора о передаче ему безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг;

документы, подтверждающие наступление срока и/или условий для передачи депонированного имущества кредитору;

распоряжение нотариуса о перечислении кредитору денежных средств с публичного депозитного счета нотариуса;

распоряжение депозитарию или держателю реестра о необходимости производства записи об обременении бездокументарных ценных бумаг;

распоряжение депозитарию или держателю реестра о необходимости производства записи о списании бездокументарных ценных бумаг;

выписка с публичного депозитного счета нотариуса при депонировании безналичных денежных средств;

иные документы.

В депозитное дело помещаются документы по обращениям граждан и юридических лиц для депонирования движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг, поступающие в течение календарного года. В случае ненаступления срока и/или условий выдачи кредитору имущества в календарный год его депонирования такое номенклатурное дело может быть переходящим.

(п. 156.3 введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

156.4. При депонировании движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг у нотариуса, удостоверившего сделку, из которой возникло соответствующее обязательство, самостоятельное депозитное дело по депонированию имущества не формируется. К сделке, хранящейся в соответствующем номенклатурном деле, в которой участвовал должник, приобщаются:

заявление должника или совместное заявление сторон нотариально удостоверяемой сделки о принятии на депонирование движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг либо образ на бумажном носителе соответствующего заявления на совершение нотариального действия удаленно;

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

акт приема-передачи движимых вещей (в том числе наличных денежных сумм и документарных ценных бумаг);

требование кредитора о передаче депонированного имущества;

распоряжение нотариуса о передаче депонированного имущества кредитору;

акт приема-передачи кредитору ценных бумаг;

выписка с публичного депозитного счета нотариуса при депонировании безналичных денежных средств;

иные документы.

(п. 156.4 введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

156.5. При депонировании движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг в целях исполнения обязательств по сделке, удостоверенной другим нотариусом, в номенклатурное дело, предусмотренное пунктом 156.3 настоящих Правил, приобщаются документы, предусмотренные пунктом 156.4 настоящих Правил, и копия сделки, удостоверенной другим нотариусом.

(п. 156.5 введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

156.6. При принятии в депозит наличных денежных средств, выявленных при описи наследственного имущества, производится запись в книге учета депозитных операций и алфавитной книге учета кредиторов. В акте описи наследственного имущества отражается регистрационный номер учетной записи в книге учета депозитных операций. В графе 15 книги учета депозитных операций отражается номер наследственного дела, в котором хранится акт описи наследственного имущества. Самостоятельное номенклатурное дело по принятию в депозит нотариуса наличных денежных средств, выявленных при описи наследственного имущества, не формируется.

(п. 156.6 введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

156.7. Книга учета депозитных операций ведется в электронной форме в ЕИС. Каждая запись в книге содержит:

1) регистрационный номер, присваиваемый нотариусом с начала года (через дефис с годом, в котором внесена запись);

2) дату внесения имущества в депозит (на депонирование);

3) наименование (при наличии) и краткое содержание документа, послужившего основанием для внесения имущества, дату и номер его регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции;

4) сведения о заявителе (депоненте, должнике): фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства (место пребывания) гражданина либо наименование и адрес юридического лица. Если имущество вносится третьим лицом, например, конкурсным управляющим, указываются его данные и данные должника;

5) основание внесения имущества в депозит (на депонирование);

6) сведения о лице, для которого внесено имущество: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства (место пребывания) гражданина либо наименование и адрес юридического лица;

7) сведения о депонированном имуществе;

8) способ принятия депонированного имущества;

9) реестровый номер нотариального действия, в связи с совершением которого осуществляется внесение имущества в депозит (на депонирование);

10) сведения о выдаче (возврате или перечислении в бюджет) депонированного имущества (дата, способ и основание выдачи, а также лицо, которому выдано имущество: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства (место пребывания) гражданина либо наименование и адрес юридического лица;

11) примечания (в том числе, отметка об окончании дела производством и основаниях окончания).

В случае принятия удаленно безналичных денежных средств в депозит нотариуса или на депонирование сведения о заявителе и лице, для которого внесено имущество, заполняются в объеме, предусмотренном в заявлении о совершении нотариального действия удаленно.

(п. 156.7 в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

157. Заявление должника о внесении денежных средств и ценных бумаг с целью исполнения обязательств, или заявление должника по нотариально удостоверяемой сделке, или совместное заявление кредитора и должника при депонировании движимых вещей, безналичных денежных средств или бездокументарных ценных бумаг регистрируются в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

Распоряжения нотариуса о принятии на публичный депозитный счет безналичных денежных средств, наличных денежных сумм или бездокументарных ценных бумаг и распоряжения нотариуса о перечислении (выдаче) денег с публичного депозитного счета нотариуса кредитору или должнику по основаниям, предусмотренным гражданским законодательством, или в казну Российской Федерации регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции.

(абзац введен Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

158. Утратил силу. – Приказ Минюста России от 05.07.2019 N 133.

159. Лицу, внесшему в депозит или передавшему на депонирование движимые вещи, в том числе наличные денежные средства, ценные бумаги, а также безналичные денежные средства или бездокументарные ценные бумаги, нотариусом в подтверждение внесения или передачи указанного имущества может быть выдана справка, оформленная на личном бланке нотариуса, заверенная подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В случае принятия удаленно безналичных денежных средств в депозит нотариуса или на депонирование указанная справка выдается в обязательном порядке в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

(в ред. Приказов Минюста России от 05.07.2019 N 133, от 30.09.2020 N 231)

160 – 161. Утратили силу. – Приказ Минюста России от 05.07.2019 N 133.

Вексельные протесты

Утратило силу. – Приказ Минюста России от 17.04.2018 N 69.

XI.I. Нотариальные действия, совершенные удаленно.

Сделки, удостоверенные двумя и более нотариусами

(введено Приказом Минюста России от 30.09.2020 N 231)

166.1. Файлы нотариальных документов в электронной форме, выданных нотариусом в результате совершения нотариального действия удаленно или удостоверения сделок двумя и более нотариусами, а также электронные документы к указанным нотариальным действиям хранятся в ЕИС в течение сроков, установленных Примерной номенклатурой дел, за исключением случаев, когда Примерной номенклатурой дел не предусмотрено хранение нотариусом экземпляра нотариального документа. Доступ к указанным документам имеет только нотариус (нотариусы), совершивший (совершившие) соответствующее нотариальное действие.

166.2. В случае обращения удаленно к нотариусу для принятия безналичных денежных средств в депозит нотариуса или на депонирование в номенклатурные дела помещаются образы на бумажном носителе документов, предусмотренных пунктами 156.2 – 156.4 Правил.

Не требуется формирование самостоятельного номенклатурного дела по иным нотариальным действиям, совершенным удаленно.

166.3. В случае удостоверения сделки двумя и более нотариусами в соответствующее номенклатурное дело каждого нотариуса помещаются образ на бумажном носителе экземпляра сделки, подписанного простой электронной подписью каждого участника сделки и усиленной квалифицированной электронной подписью каждого нотариуса, экземпляр сделки на бумажном носителе, подписанный собственноручно участником сделки, присутствовавшим у нотариуса, формирующего номенклатурное дело, а также предусмотренные Регламентом документы, их копии или образы электронных документов на бумажном носителе.

XII. Порядок ведения реестров регистрации

нотариальных действий

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

167. Ведущиеся на бумажном носителе реестр регистрации нотариальных действий, реестр регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, представленных нотариусу на бумажном носителе, и реестр регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами, используются в течение календарного года.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

Нотариус может вести несколько томов реестра регистрации нотариальных действий (далее – том) одновременно. При одновременном ведении нескольких томов нотариус издает приказ, в котором возлагает на помощника нотариуса или лицо, обеспечивающее деятельность нотариуса, ответственность за ведение томов.

При заведении нового тома издается дополнительный приказ. Нотариус вправе самостоятельно осуществлять записи в любом томе, независимо от того, на какого помощника нотариуса или лицо, обеспечивающее деятельность нотариуса, возлагается ответственность за ведение тома. При увольнении помощника нотариуса или лица, обеспечивающего деятельность нотариуса, на которое возложена ответственность за ведение тома, нотариус вправе возложить ответственность за ведение данного тома на нового помощника нотариуса или лицо, обеспечивающее деятельность нотариуса.

При ведении реестра регистрации нотариальных действий каждому тому присваивается цифровой номер тома, например: 1, 2, 3.

По окончании тома нотариус заводит следующий по порядку том.

При регистрации нотариальных действий в каждом томе применяется нумерация от единицы до последнего порядкового номера записи нотариального действия в томе.

Нотариус вправе вести одновременно один том реестра регистрации уведомлений о залоге движимого имущества, представленных нотариусу на бумажном носителе и один том реестра регистрации нотариальных действий, совершенных удаленно, и сделок, удостоверенных двумя и более нотариусами. Каждому тому соответствующего реестра присваивается цифровой номер тома, например: 1, 2, 3. По окончании тома нотариус заводит следующий по порядку том.

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

При назначении нотариуса на должность в другой нотариальный округ того же субъекта Российской Федерации в течение одного календарного года регистрация нотариальных действий осуществляется в следующем (следующих) по порядку томе (томах) реестра регистрации нотариальных действий, за номером тома, записи в котором окончены в прежнем нотариальном округе. Например, при окончании записи в прежнем нотариальном округе в томе N 5 запись нотариальных действий в текущем календарном году в новом нотариальном округе начинается с тома N 6. При этом нотариусом оформляется на личном бланке распоряжение (приложение N 33.2) о начале и основаниях начала использования в новом нотариальном округе соответствующего номера тома. Указанное распоряжение помещается в первый том реестра регистрации нотариальных действий, начатый в новом нотариальном округе за соответствующим номером, скрепляется с последним чистым листом реестра регистрации нотариальных действий, на месте скрепления проставляется оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Распоряжение не является организационно-распорядительным документом.

(абзац введен Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

(п. 167 в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

168 – 178. Утратили силу. – Приказ Минюста России от 21.12.2016 N 297.

XIII. Порядок контроля за исполнением Правил

нотариусами, занимающимися частной практикой

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

179. Проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил могут быть плановыми и внеплановыми.

180. Проверки исполнения Правил осуществляются комиссией в составе не менее двух человек, в которую включаются представители территориального органа и нотариальной палаты.

181. Плановые проверки исполнения Правил проводятся в соответствии с ежегодными графиками проведения проверок, утверждаемыми приказами территориального органа по согласованию с нотариальной палатой, не позднее 15 декабря года, предшествующего году проведения проверок.

В случае невозможности соблюдения графика проведения проверок приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой в график могут быть внесены соответствующие изменения.

182. В графике проведения проверок указываются нотариальный округ, фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, подлежащего проверке, срок проведения проверки (календарный месяц).

183. Ежегодные графики доводятся территориальным органом до сведения нотариальной палаты и нотариусов, подлежащих проверке, в течение трех рабочих дней со дня утверждения графика, в том числе посредством размещения на официальном сайте территориального органа в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”.

184. Персональный состав комиссии, дата начала проверки и вопросы, по которым проводится проверка, утверждаются приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой по каждой проверке отдельно.

Срок проведения проверки не должен превышать 5 рабочих дней в пределах рабочего времени нотариуса. При необходимости срок проведения проверки может быть продлен приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой. Кандидатуры для включения в персональный состав комиссии представляются нотариальной палатой не позднее 20 числа месяца, предшествующего месяцу проведения проверки, определенному в ежегодном графике.

В случае непредставления нотариальной палатой указанных кандидатур и предложений о дате начала проверки территориальный орган определяет состав комиссии и дату начала проверки самостоятельно с уведомлением нотариальной палаты о принятом решении.

185. О конкретной дате плановой и повторной проверки члены комиссии информируются территориальным органом не позднее чем за 7 рабочих дней до ее проведения.

О дате прибытия проверяющих нотариус, подлежащий проверке, извещается территориальным органом не позднее чем за 5 рабочих дней до намеченной даты проверки.

О дате проведения внеплановой проверки уведомление нотариуса, подлежащего проверке, не требуется.

186. В случае невозможности участия члена комиссии в проведении проверки по уважительным причинам он должен известить об этом территориальный орган и нотариальную палату.

187. При возникновении непредвиденных обстоятельств, препятствующих кому-либо из членов комиссии принять участие в проведении проверки, приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой утверждается иное лицо, уполномоченное участвовать в проведении назначенной проверки.

188. В случае увольнения федерального государственного гражданского служащего территориального органа, сложения полномочий нотариусом, являющихся членами комиссии, по предложению территориального органа и нотариальной палаты в персональный состав комиссии приказом территориального органа вносятся соответствующие изменения.

В случае отсутствия при проведении проверки единственного представителя нотариальной палаты или территориального органа либо нотариуса, подлежащего проверке, принимается решение о переносе даты проведения проверки. При невозможности участия члена комиссии в проведении проверки в состав комиссии вносятся изменения.

189. В ходе плановой проверки проводится выборочная проверка номенклатурных дел за период, прошедший с даты проведения предыдущей проверки.

В ходе проверки комиссия вправе делать копии документов в случае, если в них не содержится информация о персональных данных и (или) сведения, составляющие нотариальную тайну.

Предметом плановой проверки являются следующие вопросы:

1) наличие номенклатуры дел и своевременность ее представления для утверждения, своевременность направления номенклатуры и итоговой записи в нотариальную палату;

2) наличие описей дел постоянного и временного хранения, описи наследственных дел и своевременность их направления в нотариальную палату;

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

3) правильность оформления номенклатурных дел временного и постоянного хранения;

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

4) соблюдение сроков хранения документов временного хранения;

5) соответствие количества номенклатурных дел индивидуальной номенклатуре нотариуса и итоговой записи;

6) наличие и правильность оформления реестров, книг и журналов на бумажном носителе, предусмотренных Правилами;

7) своевременность внесения сведений в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата. Проверка регистрации нотариусом нотариальных действий в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата проводится с ограничением доступа к сведениям о содержании нотариального действия с использованием средств единой информационной системы нотариата.

Перед проведением плановой проверки нотариальная палата представляет членам комиссии справку, содержащую сведения о количестве нотариальных действий, зарегистрированных в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата, а также сведения о количестве нотариальных действий, зарегистрированных несвоевременно.

Комиссия вправе проверить сведения о причинах несвоевременной регистрации нотариусом нотариального действия в единой информационной системе нотариата, в том числе путем направления запросов для подтверждения обстоятельств (сведений), указанных нотариусом.

При необходимости члены комиссии имеют право запрашивать объяснения от нотариуса по фактам выявленных нарушений Правил.

190. По итогам проверки составляется справка по итогам проверки исполнения Правил (далее – справка) (приложение N 33.1), в которой указываются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса;

реквизиты приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса, номер записи в реестре нотариусов и лиц, сдавших квалификационный экзамен;

адрес электронной почты территориального органа и нотариальной палаты для направления возражений в электронной форме;

место нахождения нотариальной конторы;

нарушения, в случае их выявления в ходе проверки, с описанием нарушения и указанием нарушенной нормы Правил;

предложения по результатам проверки;

особое мнение членов комиссии (при наличии);

сведения о возражениях проверяемого нотариуса по итогам проверки (при наличии).

Выявленные и исправленные в ходе проведения проверки нарушения Правил включаются в справку с пометкой “Устранено в ходе проверки”.

191. Комиссия вправе отразить в справке положительный опыт соблюдения Правил нотариусом.

192. Справка составляется в трех экземплярах не позднее 14 рабочих дней со дня проведения проверки и подписывается лицами, осуществляющими проверку.

По итогам проверки комиссия вправе принять одно или несколько следующих решений, которые отражаются в справке:

1) признать работу нотариуса удовлетворительной;

2) предложить нотариусу исправить выявленные в ходе проверки нарушения Правил;

3) назначить повторную проверку;

4) направить материалы проверки в нотариальную палату для возбуждения дисциплинарного производства в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации и решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности.

192.1. При отсутствии согласованной позиции членов комиссии о решении по итогам проверки проводится согласительное совещание у начальника территориального органа или заместителя начальника территориального органа, курирующего данное направление, с участием президента нотариальной палаты или уполномоченного им лица. По итогам совещания начальник территориального органа или заместитель начальника территориального органа, курирующий данное направление, принимает одно или несколько решений по итогам проверки в соответствии с пунктом 192 Правил.

192.2. В справке устанавливается срок для принятия мер по устранению выявленных нарушений Правил, который должен составлять не более 6 месяцев со дня окончания проверки.

Справка передается нотариусу, в отношении которого проводилась проверка, для ознакомления в течение одного рабочего дня после ее подписания. Справка может передаваться нотариусу лично, направляться по почте или электронной почте.

192.3. В случае если нотариус, в отношении которого проводилась проверка, не согласен с замечаниями комиссии, указанными в справке, он вправе представить возражения в течение трех рабочих дней, со дня получения справки. Указанный срок может быть продлен по просьбе нотариуса решением комиссии.

Возражения могут быть направлены нотариусом в электронной форме на адреса электронной почты нотариальной палаты и территориального органа, указанные в справке.

Возражения нотариуса прилагаются к справке.

При наличии возражений на отраженные в справке нарушения Правил со стороны нотариуса комиссия повторно рассматривает справку в течение 30 рабочих дней со дня поступления возражений.

Нотариус вправе присутствовать при обсуждении результатов проверки.

Отсутствие проверяемого нотариуса при рассмотрении справки не препятствует ее рассмотрению.

Решение комиссии по итогам рассмотрения возражений отражается в дополнении к справке и направляется нотариусу, в нотариальную палату и территориальный орган в течение трех рабочих дней со дня его принятия.

192.4. Экземпляры справок хранятся в территориальном органе, в нотариальной палате, у нотариусов, в отношении которых проводились проверки.

192.5. В установленные справкой сроки нотариус направляет отчет о проделанной работе по устранению нарушений Правил в территориальный орган и нотариальную палату.

Несвоевременное представление отчета и невыполнение нотариусом решения комиссии о необходимости устранить выявленные нарушения является основанием для проведения повторной проверки. В этом случае решение о проведении повторной проверки принимается территориальным органом по согласованию с нотариальной палатой. При проведении повторной проверки комиссией проверяются вопросы применения норм Правил, по которым были выявлены нарушения при проведении плановой проверки.

Персональный состав комиссии, дата начала повторной проверки и вопросы, по которым проводится повторная проверка, утверждаются приказом территориального органа с учетом положений пункта 184 Правил в течение трех рабочих дней со дня принятия решения о проведении повторной проверки.

Повторная проверка проводится в порядке, установленном пунктом 189 Правил.

193. Повторная проверка проводится не позднее чем через год после проведения плановой проверки, в ходе которой выявлены нарушения Правил и по результатам которой принято решение о проведении повторной проверки. Срок проведения повторной проверки может быть продлен в случае невозможности ее проведения по не зависящим от комиссии причинам (например, болезнь, отпуск нотариуса).

При повторной проверке проводится проверка исполнения Правил за период, прошедший после плановой проверки. По результатам повторной проверки составляется справка, содержащая помимо сведений, указанных в пункте 190 Правил, информацию об устранении нарушений, выявленных в ходе плановой проверки.

По итогам повторной проверки комиссия принимает одно из следующих решений, которое отражается в справке:

1) признать работу нотариуса удовлетворительной;

2) направить материалы проверки в нотариальную палату для возбуждения дисциплинарного производства в соответствии с Кодексом профессиональной этики нотариусов в Российской Федерации и решения вопроса о привлечении нотариуса к дисциплинарной ответственности.

194. В случае выявления в ходе проверки нотариуса нарушений Правил нотариальной палатой могут быть применены меры дисциплинарной ответственности к нотариусу, допустившему:

1) систематические нарушения Правил, то есть одни и те же нарушения, выявленные двумя проверками;

2) утрату номенклатурных дел или их части;

3) неоднократную регистрацию в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата нотариального действия не в день его совершения без объективных причин.

195. При поступлении в территориальный орган или нотариальную палату обращений (заявлений, жалоб) граждан и юридических лиц, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом Правил, по предложению нотариальной палаты или территориального органа может назначаться проведение внеплановой проверки исполнения данным нотариусом Правил.

195.1. Внеплановая проверка проводится по конкретному факту, явившемуся основанием для внеплановой проверки. Персональный состав комиссии, дата начала внеплановой проверки и вопросы, по которым проводится внеплановая проверка, утверждаются приказом территориального органа в течение трех рабочих дней со дня принятия решения о проведении внеплановой проверки с учетом положений пункта 184 Правил.

Внеплановая проверка проводится в порядке, установленном пунктом 189 Правил, с учетом особенностей внеплановой проверки.

196. Результаты внеплановой проверки оформляются и рассматриваются в порядке, предусмотренном пунктами 190 – 193 Правил.

По итогам внеплановой проверки комиссия вправе принять одно или несколько решений, предусмотренных пунктом 192 Правил.

XIV. Особенности работы с электронными документами

197. Нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы:

исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;

полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

198. Юридическая значимость электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

199. При получении электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, нотариус осуществляет проверку ее подлинности.

Проверка подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписаны электронные документы, осуществляется с использованием средств единой информационной системы нотариата либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.

(в ред. Приказа Минюста России от 21.12.2016 N 297)

200. Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с Правилами и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением собственноручной подписи нотариуса и оттиска печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Электронные документы, исходящие от нотариуса, должны быть оформлены в соответствии с правилами, установленными для направления запросов в государственные реестры, федеральные информационные ресурсы, государственные регистры, единую информационную систему нотариата.

(абзац введен Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Юридическая значимость электронных документов, создаваемых нотариусом, исходящих от нотариуса, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса.

201. Нотариус осуществляет ведение в ЕИС следующих электронных книг и журналов (далее – электронные журналы):

1) журнала регистрации организационно-распорядительных документов;

2) журнала регистрации входящей корреспонденции;

3) журнала регистрации исходящей корреспонденции;

4) журнала регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия;

5) книги учета депозитных операций.

Хранение электронных журналов осуществляется средствами ЕИС.

Доступ к сведениям, содержащимся в журнале регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия, имеет любой нотариус.

Доступ к сведениям, внесенным нотариусом в иные электронные журналы, имеет только нотариус, внесший соответствующие сведения, или нотариус, которому передан его архив.

(п. 201 в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

202. Утратил силу. – Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

203. Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD – ROM, флэш-картах или иных устройствах, используемых для хранения информации).

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69, от 30.09.2020 N 231)

При поступлении электронных документов, информацию из которых необходимо приобщить к делу, в дело на бумажном носителе помещается образ электронного документа на бумажном носителе.

(в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

204. Электронные документы, книги, журналы и реестры, хранящиеся в ЕИС, не формируются в дела на бумажных носителях в соответствии с номенклатурой дел, за исключением случаев, предусмотренных абзацем вторым настоящего пункта.

Если Примерной номенклатурой дел предусмотрено хранение нотариусом экземпляра нотариального документа, в соответствующее номенклатурное дело нотариуса помещается образ на бумажном носителе нотариального документа, оформленного в электронной форме, если иное не установлено пунктами 166.1 – 166.3 Правил.

(п. 204 в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

205. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе, в форматах, установленных законодательством Российской Федерации.

Приложение N 1

Образец журнала регистрации

организационно-распорядительных документов

Утратил силу. – Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

Приложение N 2

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец акта об отсутствии документов

или иных вложений в почтовых отправлениях

Акт об отсутствии документов или иных вложений

в почтовых отправлениях

Место составления

Настоящий акт составлен мной, _________________________________________

(фамилия, имя, (отчество при наличии),

___________________________________________________________________________

должность нотариуса или иного лица, составившего акт, наименование

__________________________________________________________________________,

нотариальной палаты и нотариального округа или государственной

нотариальной конторы)

в том, что при вскрытии конверта с почтовым отправлением, поступившим от __

_______________________________________________________, в нем не оказалось

__________________________________________________________________________.

(самого документа (отдельных страниц), материалов, указанных в приложении)

Настоящий акт составлен в 2 экземплярах.

Дата Подпись

Приложение N 2.1

к Правилам нотариального

делопроизводства

Образец журнала регистрации входящей корреспонденции

Утратил силу. – Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

Приложение N 2.2

к Правилам нотариального

делопроизводства

Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции

Утратил силу. – Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

Приложение N 3

Образец расписки в получении документов нотариусом

Утратил силу. – Приказ Минюста России от 17.04.2018 N 69.

Приложение N 4

Образец журнала регистрации входящей корреспонденции

Утратил силу. – Приказ Минюста России от 17.04.2018 N 69.

Приложение N 5

Образец журнала регистрации исходящей корреспонденции

Утратил силу. – Приказ Минюста России от 17.04.2018 N 69.

Приложение N 6

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец акта сдачи

личной печати нотариуса

Утверждаю ________________________

__________________________________

(наименование должности)

__________________________________

(подпись) (фамилия, имя, отчество

(при наличии))

“__” __________ 20___ г.

Акт сдачи личной печати нотариуса

Место составления

В связи с _____________________________________________________________

(причина сдачи личной печати)

___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, сдающего печать, наименование

нотариальной палаты и нотариального округа

___________________________________________________________________________

или государственной нотариальной конторы (фамилии, имена, отчества

(при наличии) лиц – членов комиссии, сдающей печать)

передал(и) в ______________________________________________________________

(территориальный орган Министерства юстиции

Российской Федерации)

личную печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба

Российской Федерации.

Шесть образцов оттиска печати:

Наименование должности лица,

передавшего печать Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

лица, принявшего печать Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 7

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец акта сдачи бланков нотариуса

Утверждаю

__________________________________

(наименование должности)

__________________________________

(подпись) (фамилия, имя, отчество

(при наличии))

“__” _____________ 20__ г.

Акт сдачи бланков нотариуса

Место составления

В связи с _____________________________________________________________

(причина сдачи бланков)

___________________________________________________________________________

(фамилии, имена, отчества (при наличии) лиц – членов комиссии,

сдающей бланки)

переданы в ________________________________________________________________

(нотариальная палата субъекта Российской Федерации)

следующие бланки:

N п/п

Наименование бланков

Количество

Номера бланков

Примечание

Наименование должностей

лиц, передавших бланки Подписи Расшифровка подписей

Дата

Наименование должности

лица, принявшего бланки Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 8

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец номенклатуры дел на соответствующий год

Фамилия, имя, отчество (при наличии) Утверждаю

нотариуса, его должность; __________________________________

наименование нотариальной палаты (наименование должности)

и нотариального округа __________________________________

или наименование государственной (подпись) (фамилия, имя, отчество

нотариальной конторы (при наличии))

“__” _____________ 20__ г.

Номенклатура дел на ____ год

Индекс дела

Заголовок дела

Количество частей, томов

Срок хранения (статьи по Перечню)

Примечания

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

лица, составившего

номенклатуру дел

Приложение N 9

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец итоговой записи о категориях

и количестве дел, находящихся в производстве

в соответствующем году

Фамилия, имя, отчество (при наличии)

нотариуса, его должность;

наименование нотариальной палаты

и нотариального округа

или наименование государственной

нотариальной конторы

Итоговая запись о категориях и количестве дел,

находящихся в производстве в ___ году

По срокам хранения

Всего

В том числе переходящих

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

Срок хранения которых не установлен

Итого:

Наследственных дел

Наименование должности лица, Подпись Расшифровка подписи

составившего Печать

итоговую запись

Дата

Приложение N 10

Список изменяющих документов

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69,

от 05.07.2019 N 133)

Образец обложки дела

___________________________________________________________________________

(наименование нотариальной палаты или наименование государственной конторы)

___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, наименование

нотариального округа)

Индекс дела _____________________

Дело N <*> ______________________

Том N ___________________________

___________________________________________________________________________

(заголовок дела)

___________________________________________________________________________

_____________________

(дата начала дела)

_____________________

(дата окончания дела)

На ________________ листе(ах)

Срок хранения _______________

——————————–

<*> Не заполняется при оформлении дел сроком хранения десять лет и менее.

Приложение N 11

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец описи дел постоянного хранения

за соответствующий год

Фамилия, имя, отчество (при наличии)

нотариуса, его должность;

наименование нотариальной палаты

и нотариального округа

или наименование государственной

нотариальной конторы

Опись дел постоянного хранения за _________ год

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Номер тома (части тома)

Дата дела

Количество листов в деле (томе)

Примечание

Всего в опись включено ____________________________________ дел (томов)

(количество дел (томов)

цифрами и прописью)

Опись составлена на ____________________________________________ листах

(количество листов цифрами и прописью)

Наименование должности лица, Подпись Расшифровка подписи

составившего опись дел

Дата

Приложение N 12

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец описи дел временного хранения

за соответствующий год

Фамилия, имя, отчество (при наличии)

нотариуса, его должность;

наименование нотариальной палаты

и нотариального округа

или наименование государственной

нотариальной конторы

Опись дел временного хранения за __________ год

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Номер тома (части тома)

Дата дела

Количество листов в деле (томе)

Срок хранения

Примечание

Всего в опись включено ____________________________________ дел (томов)

(количество дел (томов)

цифрами и прописью)

Опись составлена на ____________________________________________ листах

(количество листов цифрами и прописью)

Наименование должности лица, Подпись Расшифровка подписи

составившего опись дел

Дата

Приложение N 12.1

к Правилам нотариального

делопроизводства

Список изменяющих документов

(введено Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69;

в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

Образец описи наследственных дел,

производство по которым начато

в соответствующем календарном году

Фамилия, имя, отчество (при наличии)

нотариуса, его должность;

наименование нотариальной палаты

и нотариального округа

или наименование государственной

нотариальной конторы

ОПИСЬ

наследственных дел, производство по которым

начато в ____ году

N п/п

Номер наследственного дела

Дата начала дела

Дата окончания дела

Дата возобновления дела

Дата окончания дела после возобновления

Примечание

Всего в опись включено ________________________________________ дел (томов)

(количество дел цифрами и прописью)

Опись составлена на ________________________________________________ листах

(количество листов цифрами и прописью)

Наименование должности лица, Подпись Расшифровка подписи

подписавшего

и составившего опись дел

Дата

Приложение N 12.2

к Правилам нотариального

делопроизводства

Список изменяющих документов

(введено Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69;

в ред. Приказа Минюста России от 05.07.2019 N 133)

Образец описи дел, оконченных

в соответствующем году, срок хранения

которых не установлен

Фамилия, имя, отчество (при наличии)

нотариуса, его должность,

наименование нотариальной палаты

и нотариального округа

или наименование государственной

нотариальной конторы

ОПИСЬ ДЕЛ,

оконченных в ____ году, срок хранения которых не установлен

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Номер тома (части тома)

Дата дела

Количество листов в деле (томе)

Примечание

Всего в опись включено ___________________________________ дел (томов)

(количество дел (томов)

цифрами и прописью)

Опись составлена на ____________________________________________ листах

(количество листов цифрами и прописью)

Наименование должности лица, Подпись Расшифровка подписи

составившего опись дел

Дата

Приложение N 13

к Правилам нотариального

делопроизводства

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец акта о выделении

к уничтожению документов

УТВЕРЖДАЮ

Наименование органа,

должность

_________ _______________________

(подпись) (фамилия, имя, отчество

(при наличии)

“__” ____________________ 20__ г.

Фамилия, имя, отчество

(при наличии) нотариуса,

его должность; наименование

нотариальной палаты

и нотариального округа

или наименование

государственной

нотариальной конторы

АКТ

о выделении к уничтожению документов

В связи с истечением срока хранения отобраны для уничтожения как не

имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение

следующие дела (документы):

N п/п

Заголовок дела

Дата дела

Индекс дела

Номер дела (тома)

Срок хранения дела (тома)

Примечания

Итого к уничтожению отобрано __________________________________________ дел

(количество цифрами и прописью)

Подпись Расшифровка подписи

Дата Печать

Согласован Экспертной комиссией в составе:

Член комиссии Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 14

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 30.09.2020 N 231)

Образец листа-заверителя дела

Лист-заверитель

В настоящем деле (томе) пронумеровано, прошито и скреплено печатью

________________________________ листов.

(цифрами и прописью)

В том числе:

литерные листы ____________________________________________________________

пропущенные номера ________________________________________________________

Количество листов внутренней описи ________________________________________

(цифрами и прописью)

Особенности формирования дела и физического состояния документов:

документы за другие календарные годы __________________________________

изъятые документы _____________________________________________________

добавленные документы _________________________________________________

склеенные, поврежденные листы _________________________________________

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

Печать

Дата

Приложение N 15

Список изменяющих документов

(в ред. Приказов Минюста России от 05.07.2019 N 133, от 30.09.2020 N 231)

Образец внутренней описи документов дела

Внутренняя опись документов

N п/п

Заголовок (краткое содержание) документа

Дата документа

Номера листов дела

Примечание

Итого документов

_____________________________________

_________________________________________

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

_________________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, Подпись Расшифровка

составившего внутреннюю

опись документов дела

Дата

Приложение N 16

Список изменяющих документов

(в ред. Приказов Минюста России от 05.07.2019 N 133, от 30.09.2020 N 231)

Образец внутренней описи документов дела

Внутренняя опись документов

N п/п

Вид документа <*>

Номера листов дела

Дата совершения нотариального действия

N п/п в реестре

Примечания

Итого документов

__________________________________

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

__________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, Подпись Расшифровка

составившего внутреннюю

опись документов дела

Дата

——————————–

<*> В графу “Вид документа” вносится название удостоверенного документа, конкретизированное указанием лиц, обратившихся за совершением нотариального действия, например, “Завещание Иванова П.А.”.

Документы и копии документов, прилагаемые к удостоверенному документу и подшитые в дело, во внутренней описи не упоминаются, но в графе 3 “Номера листов дела” проставляются номера листов дела, занятые удостоверенным документом с приложениями.

Приложение N 17

Образец описи наследственных дел, оконченных

в соответствующем году

Утратил силу. – Приказ Минюста России от 17.04.2018 N 69.

Приложение N 18

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец описи дел постоянного

срока хранения, передаваемых в архив

Утверждаю Утверждаю

Наименование органа Начальник территориального

нотариальной палаты органа Министерства юстиции

Российской Федерации

_________ ________________________ _________ ________________________

(подпись) (фамилия, имя, отчество (подпись) (фамилия, имя, отчество

(при наличии)) (при наличии))

“__” _____________ 20__ г. “__” _____________ 20__ г.

Опись дел постоянного срока хранения, передаваемых в архив

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Номер тома (части тома)

Дата дела

Количество листов в деле (томе)

Срок хранения дела

Примечания

В данную опись включено ___________________________________ дел (томов)

(количество дел (томов)

цифрами и прописью)

Нотариус, занимающийся Подпись Расшифровка подписи

частной практикой или работающий

в государственной нотариальной конторе

Дата

Одобрено Экспертной комиссией в составе:

Член комиссии Подпись Расшифровка подписи

Дата

Отметка архива о принятии дел (на экземпляре нотариуса или государственной

нотариальной конторы)

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 19

к Правилам нотариального

делопроизводства

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец журнала учета приема-передачи

полномочий, дел нотариуса и печати

ЖУРНАЛ

УЧЕТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ПОЛНОМОЧИЙ, ДЕЛ НОТАРИУСА И ПЕЧАТИ

N п/п

Номер и дата приказа о замещении нотариуса

Сдача полномочий, дел и печати

Подписи

Основания передачи полномочий, предусмотренные перечнем уважительных причин, причины невозможности передачи полномочий в электронной форме

Прием полномочий, дел и печати

Подписи

дата, время

номер тома реестра, передаваемый неиспользованный номер записи по реестру

нотариус

лицо, исполняющее обязанности нотариуса

дата, время

номер тома реестра, принимаемый неиспользованный номер записи по реестру

лицо, исполняющее обязанности нотариуса

нотариус

Приложение N 20

к Правилам нотариального

делопроизводства

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец акта приема-передачи дел

УТВЕРЖДАЮ

Наименование органа

нотариальной палаты

_________ _______________________

(подпись) (фамилия, имя, отчество

(при наличии)

“__” ____________________ 20__ г.

АКТ

приема-передачи дел

Место составления

Основание: приказ (орган, издавший приказ) от ________________ N _________.

В связи с _____________________________________________________________

(причина передачи архива)

нотариус __________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, наименование

___________________________________________________________________________

нотариальной палаты и нотариального округа или наименование

государственной нотариальной конторы)

передал, а нотариус _______________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса,

___________________________________________________________________________

наименование нотариальной палаты и нотариального округа

или наименование государственной нотариальной конторы)

принял на временное хранение:

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Номер наследственного дела или тома

Дата дела

Количество листов в деле (томе)

Срок хранения дела

Примечания

К передаче отобрано ___________________________________________ дел (томов)

(количество дел цифрами и прописью)

Наименование должности(ей)

лица (лиц), передающего(их) дела Подпись(и) Расшифровка подписи(ей)

Дата

Наименование должности(ей)

лица (лиц), принимающего(их) дела Подпись(и) Расшифровка подписи(ей)

Дата

Приложение N 21

Образец книги учета наследственных дел

Книга учета наследственных дел

N п/п

Номер наследственного дела

Номер наследственного дела, к которому поступил документ

Дата поступления документа

Фамилия, имя, отчество (при наличии) наследодателя

Дата смерти наследодателя

Фамилия, имя, отчество (при наличии) подателя документа

Краткое содержание документа

Дата выдачи и реестровый номер свидетельства о праве на наследство

Примечание

Пояснение.

В графе 1 записываются порядковые номера всех заявлений, поступивших к наследственным делам.

В графе 2 регистрируется только первое поступившее по конкретному наследственному делу заявление, послужившее основанием для начала производства по делу. Регистрация производится путем проставления порядкового номера, который одновременно является порядковым (регистрационным) номером наследственного дела.

При поступлении последующих заявлений к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер (зарегистрированному), графа 2 не заполняется.

В графе 3 проставляется порядковый номер зарегистрированного наследственного дела, к которому поступило заявление.

В графе 7 указываются данные о наследнике: фамилия, имя, отчество (при наличии). Если документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, получен нотариусом через представителя, в этой графе помимо фамилии, имени, отчества (при наличии) наследника указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) законного или уполномоченного представителя, непосредственно предоставившего документы нотариусу от имени наследника.

Приложение N 22

Образец алфавитной книги учета наследственных дел

Утратил силу. – Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

Приложение N 23

Образец книги учета заявлений

(поручений) о принятии мер по охране

наследственного имущества

Книга учета заявлений (поручений)

о принятии мер по охране наследственного имущества

N п/п

Дата поступления заявления

От кого поступило заявление

Фамилия, имя, отчество (при наличии) наследодателя

Место нахождения наследственного имущества

Меры, принятые по охране наследственного имущества

Дата принятия мер по охране имущества

Оценка наследственного имущества

Дата выдачи свидетельства о праве на наследство

Примечание

Пояснение.

В графе 3 записываются данные, идентифицирующие лицо, обратившееся за совершением нотариального действия: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства гражданина, наименование и место нахождения юридического лица. При выполнении поручения о принятии мер по охране наследственного имущества, поступившего от другого нотариуса, в данной графе указываются фамилия и инициалы нотариуса, направившего поручение, наименование его нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

в графе 6 указывается, какие конкретно меры приняты нотариусом по охране наследственного имущества: произведена опись наследственного имущества; входящие в состав наследства наличные деньги внесены в депозит нотариуса (с указанием реестрового номера, за которым зарегистрировано внесение в депозит наличных денег, наименования банка, в котором находится депозитный счет нотариуса и т.д.); с банком заключен договор хранения входящих в состав наследства валютных ценностей, драгметаллов, камней, не требующих управления ценных бумаг (с указанием наименования и места нахождения банка, реквизитов договора);

при выполнении поручения о принятии мер по охране наследственного имущества в графе 10 проставляется отметка о том, когда и каким образом нотариусу, направившему поручение, сообщено о его выполнении.

Приложение N 24

Образец книги учета заявлений

(поручений) о принятии мер по управлению

наследственным имуществом

Книга учета заявлений (поручений)

о принятии мер по управлению наследственным имуществом

N п/п

Дата поступления заявления

От кого поступило заявление

Фамилия, имя, отчество (при наличии) наследодателя

Объект доверительного управления

Дата заключения договора доверительного управления

Доверительный управляющий

Дата выдачи свидетельства о праве на наследство

Примечание

Пояснение.

В графе 3 записываются данные, идентифицирующие лицо, обратившееся за совершением нотариального действия: фамилия, имя, отчество (при наличии), место жительства гражданина, наименование и место нахождения юридического лица. При выполнении поручения, поступившего от другого нотариуса, о принятии мер по управлению наследственным имуществом в данной графе указываются фамилия и инициалы нотариуса, направившего поручение, наименование его нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

в графе 5 указывается имущество, передаваемое в доверительное управление;

в графе 7 указываются идентифицирующие доверительного управляющего данные: фамилия, имя, отчество (при наличии) гражданина или наименование и место нахождения юридического лица;

при выполнении поручения о принятии мер по управлению наследственным имуществом в графе 9 проставляется отметка о том, когда и каким образом нотариусу, направившему поручение, сообщено о его выполнении.

Приложение N 25

Список изменяющих документов

(в ред. Приказов Минюста России от 17.04.2018 N 69, от 30.09.2020 N 231)

Образец обложки наследственного дела

___________________________________________________________________________

(наименование нотариальной палаты и нотариального округа или

___________________________________________________________________________

наименование государственной конторы)

Нотариус __________________________________

(фамилия, имя, отчество (при

наличии) нотариуса)

Индекс дела _______________________________

Дело N ____________________________________

Том N _____________________________________

НАСЛЕДСТВЕННОЕ ДЕЛО N

___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии) умершего)

умерший(ая) _______________________________________________________________

(дата смерти)

Начато _________________________________

(Дата заведения дела)

Окончено _______________________________

(Дата окончания дела)

Возобновлено ___________________________

(Дата возобновления дела)

Окончено _______________________________

(Дата окончания (возобновления)

На ___ листах

Срок хранения __________________________

Приложение N 26

Образец алфавитной книги учета завещаний

Утратил силу. – Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

Приложение N 27

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец справки об изъятии документа

Справка об изъятии документа

В связи с назначенным на “__” __________ 20__ г. вскрытием закрытого

завещания, совершенного __________________________________________________,

(фамилия, имя, отчество (при наличии) завещателя)

из дела “Конверты хранения” мною, нотариусом _____________________________,

(фамилия, имя, отчество

(при наличии) нотариуса)

изъяты листы дела ________________________________________________________.

(указываются номера изъятых листов)

Дата Подпись

Приложение N 28

Образец книги учета дел закрытых завещаний

Книга учета дел закрытых завещаний

N п/п дела

Фамилия, имя, отчество (при наличии) умершего завещателя

Число, месяц, год представления свидетельства о смерти завещателя

Число, месяц, год вскрытия закрытого завещания

Дата выдачи наследникам по завещанию копии протокола о вскрытии завещания

Примечание

Приложение N 29

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец обложки дела закрытого завещания

Обложка дела закрытого завещания

___________________________________________________________________________

(наименование нотариальной палаты и нотариального округа

___________________________________________________________________________

или наименование государственной конторы)

Нотариус __________________________________

(фамилия, имя, отчество (при

наличии) нотариуса)

Индекс дела _______________________________

Номер дела ________________________________

Закрытое завещание

___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии) умершего завещателя)

умершего(ей) ____________.

(дата)

Завещание вскрыто ____________

(дата)

Начато _______________________

(Дата заведения дела)

Окончено _____________________

(Дата окончания дела)

На ___ листах

Срок хранения ________________

Приложение N 30

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец извещения

о вскрытии закрытого завещания

Извещение о вскрытии закрытого завещания

Куда

Кому

Я, ____________________________________________________________________

(указывается фамилия, имя, отчество (при наличии), должность,

___________________________________________________________________________

место нахождения нотариуса или наименование государственной нотариальной

конторы)

сообщаю Вам, что “__” ________________________________ 20__ г. представлено

свидетельство о смерти лица _______________________________________________

(указывается фамилия, имя, отчество

__________________________________________________________________________,

(при наличии) лица, совершившего закрытое завещание)

совершившего закрытое завещание).

В соответствии с пунктом 4 статьи 1126 Гражданского кодекса Российской

Федерации <*> по представлении свидетельства о смерти лица, совершившего

закрытое завещание, нотариус не позднее чем через пятнадцать дней со дня

представления свидетельства вскрывает конверт с завещанием.

Извещаю Вас о том, что в ___ часов ___ минут __________________ 20__ г.

по адресу _________________________________________________________________

состоится вскрытие и оглашение закрытого завещания ________________________

__________________________________________________________________________.

(указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) лица, совершившего

закрытое завещание)

Предлагаю Вам прибыть на вскрытие и оглашение закрытого завещания в

качестве наследника по закону. Предъявление нотариусу документов,

удостоверяющих личность и подтверждающих Вашу принадлежность к наследникам

завещателя по закону, является обязательным.

Дата Подпись

——————————–

<*> Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 49, ст. 4552.

Приложение N 31

Образец книги учета депозитных операций

Утратил силу. – Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

Приложение N 32

Образец алфавитной книги учета кредиторов

Утратил силу. – Приказ Минюста России от 30.09.2020 N 231.

Приложение N 33

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец извещения о внесении

в депозит нотариуса денег

или ценных бумаг

Извещение о внесении в депозит нотариуса денег

или ценных бумаг

Куда

Кому

Я, ____________________________________________________________________

(указываются фамилия, имя, отчество (при наличии), должность

__________________________________________________________________________,

нотариуса, место нахождения нотариуса или наименование государственной

нотариальной конторы)

извещаю Вас о том, что “__” _____________ 20__ г. _________________________

___________________________________________________________________________

(указываются данные, идентифицирующие лицо, внесшее депозит:

фамилия, имя, отчество (при наличии),

___________________________________________________________________________

место жительства гражданина, наименование и место нахождения

юридического лица)

внесено в депозит нотариуса _______________________________________________

(указываются наименование и количество

внесенного в депозит)

для передачи Вам в счет исполнения _______________________________________.

(указывается обязательство должника)

Для получения указанных денег (ценных бумаг) Вам следует явиться в

нотариальную контору по адресу ____________________________________________

(указываются место нахождения нотариуса

__________________________________________________________________________,

или адрес государственной нотариальной конторы, а также дни

и часы работы нотариуса)

имея при себе документ, удостоверяющий личность.

Если указанные деньги (ценные бумаги) не будут Вами получены до “__”

________ 20__ г., они будут перечислены в бюджет Российской Федерации как

невостребованные. <*>

Дата Подпись

——————————–

<1> Последний абзац указывается в случаях, когда перечисление денежных средств в бюджет Российской Федерации предусмотрено статьей 142 Федерального закона от 26 октября 2002 г. N 127-ФЗ “О несостоятельности (банкротстве)” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 43, ст. 4190; 2009, N 1, ст. 4; 2011, N 7, ст. 905; 2013, N 27, ст. 3481).

Приложение N 33.1

к Правилам нотариального

делопроизводства

Список изменяющих документов

(введено Приказом Минюста России от 17.04.2018 N 69)

Образец справки по итогам проверки исполнения

Правил нотариального делопроизводства

СПРАВКА ПО ИТОГАМ ПРОВЕРКИ ИСПОЛНЕНИЯ

ПРАВИЛ НОТАРИАЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

В соответствии с ______________________________________________________

(реквизиты приказа территориального органа о проведении

проверки исполнения Правил нотариального

делопроизводства)

комиссия в составе ________________________________________________________

(фамилии, имена, отчества (при наличии) членов комиссии)

провела __________________________________________________________ проверку

(указывается вид проверки: плановая,

внеплановая, повторная)

исполнения Правил нотариального делопроизводства нотариусом

___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, реквизиты приказа

территориального органа о назначении на должность нотариуса, номер

записи в реестре нотариусов и лиц, сдавших квалификационный экзамен)

по месту нахождения нотариальной конторы _________________________________.

(место нахождения нотариальной

конторы)

Проверка начата: _____________________________________________________.

(час и день начала проверки)

Проверка закончена: __________________________________________________.

(час и день окончания проверки)

Адрес электронной почты территориального органа и нотариальной палаты

для направления возражений нотариуса: ____________________________________.

По итогам проверки было выявлено:

нарушен (указывается пункт Правил нотариального делопроизводства).

Нарушение выразилось в (указывается, в чем выразилось нарушение).

По итогам проверки нотариусу предлагается:

(указываются конкретные предложения по исправлению нарушений).

Принято решение:

(указывается одно из следующих решений):

1) признать работу нотариуса удовлетворительной;

2) предложить нотариусу исправить выявленные в ходе проверки нарушения

Правил нотариального делопроизводства;

3) назначить повторную проверку;

4) направить материалы проверки в нотариальную палату для возбуждения

дисциплинарного производства в соответствии с Кодексом профессиональной

этики нотариусов в Российской Федерации и решения вопроса о привлечении

нотариуса к дисциплинарной ответственности.

Особое мнение членов комиссии

_____________________________________ (указывается при наличии).

Подписи членов комиссии _______________________________________________

Возражения проверяемого по итогам проверки имеются/не имеются (нужное

подчеркнуть).

Приложение N 33.2

к Правилам нотариального

делопроизводства

Список изменяющих документов

(введено Приказом Минюста России от 05.07.2019 N 133)

Распоряжение

При регистрации нотариальных действий, совершенных мною в

____________________________ нотариальном округе, начать использование в

____ году тома N ____ реестра регистрации нотариальных действий.

Основание: окончание регистрации нотариальных действий, совершенных

мною в _____________________ нотариальном округе в ____ году в томе

N ______ реестра регистрации нотариальных действий.

Подпись Расшифровка подписи

М.П. Дата

Приложение N 34

Образец электронного журнала регистрации входящих

электронных документов

Утратил силу. – Приказ Минюста России от 17.04.2018 N 69.

Приложение N 35

Образец электронного журнала регистрации исходящих

электронных документов

Утратил силу. – Приказ Минюста России от 17.04.2018 N 69.

Источник

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 19 декабря 2013 г. N 229

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ
ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННОЙ НОТАРИАЛЬНОЙ КОНТОРЫ И НОТАРИУСА,
ЗАНИМАЮЩЕГОСЯ ЧАСТНОЙ ПРАКТИКОЙ

В соответствии со статьей 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 53 (ч. I), ст. 5030; 2002, N 52 (ч. I), ст. 5132; 2003, N 50, ст. 4855, N 52 (ч. I), ст. 5038; 2004, N 27, ст. 2711, N 35, ст. 3607, N 45, ст. 4377; 2005, N 27, ст. 2717; 2006, N 27, ст. 2881; 2007, N 1 (ч. I), ст. 21, N 27, ст. 3213, N 41, ст. 4845, N 43, ст. 5084; 2008, N 52 (ч. I), ст. 6236; 2009, N 1, ст. 14, ст. 20, N 29, ст. 3642; 2010, N 28, ст. 3554; 2011, N 49 (ч. V), ст. 7064, N 50, ст. 7347; 2012, N 27, ст. 3587, N 41, ст. 5531; 2013, N 14, ст. 1651), пунктом 50 Правил нотариального делопроизводства, утвержденных приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403 (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный N 15675), с изменениями, внесенными приказами Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 г. N 81 (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный N 16977), от 23 ноября 2010 г. N 360 (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный N 19090), приказываю:

Утвердить прилагаемую Примерную номенклатуру дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой.

Министр
А.КОНОВАЛОВ

Утверждена

решением Правления
Федеральной нотариальной палаты
от 12 ноября 2012 г.

приказом Министерства юстиции
Российской Федерации
от 19 декабря 2013 г. N 229

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА
ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННОЙ НОТАРИАЛЬНОЙ КОНТОРЫ И НОТАРИУСА,
ЗАНИМАЮЩЕГОСЯ ЧАСТНОЙ ПРАКТИКОЙ

Общие положения

1. Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (далее – Примерная номенклатура дел), представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой. Примерная номенклатура дел определяет порядок формирования документов в дела, систематизации, идентификации, индексации и сроки хранения дел и является методическим документом для составления индивидуальной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (далее – индивидуальная номенклатура дел).

2. Разделы Примерной номенклатуры дел объединяют наименования дел по функциональному признаку в соответствии с деятельностью государственных нотариальных контор и нотариусов, занимающихся частной практикой.

3. При составлении Примерной номенклатуры дел учтены следующие нормативные правовые акты Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения:

Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1;

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611);

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный N 18380) (далее – Перечень);

Правила нотариального делопроизводства, утвержденные приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19 ноября 2009 г. N 403 (зарегистрирован Минюстом России 17.12.2009, регистрационный N 15675), с изменениями, внесенными приказами Министерства юстиции Российской Федерации от 8 апреля 2010 г. N 81 (зарегистрирован Минюстом России 22.04.2010, регистрационный N 16977), от 23 ноября 2010 г. N 360 (зарегистрирован Минюстом России 01.12.2010, регистрационный N 19090).

4. Примерная номенклатура дел состоит из двух разделов: “Организация нотариальной деятельности” и “Совершение нотариальных действий”. Внутри разделов заголовки дел сгруппированы с учетом их функциональной взаимосвязи.

В раздел “Организация нотариальной деятельности” включены дела: организационно-распорядительные, отчетности, финансирования и бухгалтерии, по работе с персоналом, регистрационно-контрольные и учетные.

В раздел “Совершение нотариальных действий” включены дела, связанные с совершением нотариальных действий.

5. Сроки хранения управленческих документов определены по Перечню. Срок хранения документов, отражающих специфику нотариальной деятельности, установлен в Примерной номенклатуре дел по согласованию с Центральной экспертной комиссией Министерства юстиции Российской Федерации (далее – ЦЭК Минюста России), Федеральной нотариальной палатой и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве (далее – ЦЭПК при Росархиве).

6. Примерная номенклатура дел охватывает виды и разновидности документов, которые могут образоваться в деятельности государственных нотариальных контор и нотариусов, занимающихся частной практикой.

7. Примерная номенклатура дел состоит из следующих граф: индекс дела (графа 1), заголовок дела (графа 2), срок хранения дела, номера статей (графа 3), примечание (графа 4).

8. На основании Примерной номенклатуры дел формируется индивидуальная номенклатура дел, состоящая из следующих граф: индекс дела (графа 1), заголовок дела (графа 2), количество дел (томов, частей) (графа 3), срок хранения дела, номера статей (графа 4), примечание (графа 5). Индивидуальная номенклатура дел должна соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации, законодательства субъектов Российской Федерации, приказов Министерства юстиции Российской Федерации, решениям Федеральной нотариальной палаты, которые предъявляются к формированию отдельных категорий дел.

9. В индивидуальную номенклатуру дел включаются дела, образующиеся в процессе деятельности конкретной государственной нотариальной конторы или конкретного нотариуса, занимающегося частной практикой.

10. В индивидуальную номенклатуру дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, включаются дела, содержащие:

номенклатуру дел;

документы, являющиеся основанием для осуществления нотариальной деятельности (заверенные копии приказов о наделении полномочиями нотариуса, а также о его замещении, копии лицензий);

копии договоров страхования гражданской ответственности нотариуса, занимающегося частной практикой;

законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, приказы, распоряжения, методические документы Министерства юстиции Российской Федерации, его территориальных органов и нотариальных палат.

11. Индивидуальная номенклатура дел составляется на каждый календарный год не позднее 1 декабря предшествующего года на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, или государственной нотариальной конторы, и вводится в действие с 1 января следующего года.

12. Каждое дело, включенное в индивидуальную номенклатуру дел, имеет строго определенный индекс, который указывается в графе 1.

Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дела по Примерной номенклатуре дел в пределах раздела. Дела, неоконченные производством в течение одного года, являются переходящими и вносятся в индивидуальную номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Не могут быть переходящими реестры для регистрации нотариальных действий, дела, состоящие из документов, относящихся к определенным нотариальным действиям, совершенным в календарном году и оконченным производством.

13. Графа 2 включает заголовки дел. При перенесении заголовков дел из Примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру дел возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой дел, их конкретизация. Допускается объединение в одно дело нескольких взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения заголовков из Примерной номенклатуры дел или разделение одного дела, предусмотренного Примерной номенклатурой дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав (вид) документов.

14. Графа 3 “количество частей (томов)” заполняется в индивидуальной номенклатуре дел по окончании календарного года. Дела, состоящие из нескольких томов, имеют общий индекс. На обложке каждого тома указывается его порядковый номер.

15. В графе 4 указываются сроки хранения дел и статьи по Перечню в соответствии с Примерной номенклатурой дел.

16. В графе 5 делаются пометки о не начатых или переходящих на следующий год делах, передаче дел в архив, выделении дел к уничтожению, другие дополнительные пометки.

17. Если в течение года у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе образуются новые дела, не предусмотренные Примерной номенклатурой дел, они дополнительно вносятся в индивидуальную номенклатуру дел. Для внесения новых дел в конце структурного раздела индивидуальной номенклатуры дел оставляют 2 – 3 резервных индекса дел (без указания заголовков).

18. В дела помещается один экземпляр правильно оформленных документов, заверенных необходимыми подписями, печатями, датированных. Приложения к документам, как правило, формируются вместе с документами, к которым они относятся, следуя за основным документом.

19. Дела со дня их формирования до передачи в архив или на уничтожение, хранятся у нотариуса, занимающегося частной практикой или в государственной нотариальной конторе.

20. Территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации и нотариальные палаты субъектов Российской Федерации обязаны осуществлять контроль за сохранностью и учетом нотариальных архивов, а государственные нотариальные конторы и нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность и учет нотариальных архивов.

21. По окончании календарного года составляется итоговая запись о категориях и количестве находившихся в производстве дел отдельно постоянного и временного хранения, а также об общем количестве дел, находившихся в производстве в соответствующем году.

Итоговая запись удостоверяется подписью нотариуса либо работника, ответственного за ведение архива и подготовку номенклатуры дел.

Список сокращений

г.	год (годы)
ДМН	до минования надобности
л.	лет
Пост.	Постоянно
ст.	статья
ЭПК	Экспертно-проверочная комиссия уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела
ЦЭК	Центральная экспертная комиссия Министерства юстиции Российской Федерации
ЦЭПК	Центральная экспертно-проверочная комиссия при Федеральном архивном агентстве (Росархиве)

Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения (статья по Перечню)	Примечания
1	2	3	4
1. Организация нотариальной деятельности
01-01	Документы о назначении и замещении нотариуса (заверенные копии приказов, лицензия или ее копия)	Пост. <*> ст. 19а
01-02	Законы и иные нормативные правовые акты <1>	ДМН ст. 1 б	<1> Могут храниться в электронном виде
01-03	Постановления, решения, протоколы, методические материалы Министерства юстиции Российской Федерации, его территориальных органов и нотариальных палат <1>	Пост. <*> ст. 1 б, ст. 18 в	<1> Присланные для сведения – ДМН
01-04	Договоры страхования гражданской ответственности нотариуса при осуществлении им нотариальной деятельности (копии договоров)	Пост. <*> ст. 447
01-05	Организационно-распорядительные документы нотариуса <1>	Пост. <*> ст. 19 а	<1> Постановления, приказы, распоряжения, поручения (кроме приказов по личному составу и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса)
01-06	Журнал регистрации организационно-распорядительных документов нотариуса <1>	Пост. <*> ст. 258 а	<1> Постановления, приказы, распоряжения, поручения (кроме приказов по личному составу и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса)
01-07	Должностные инструкции работников нотариальной конторы	3 г. <1> ст. 77 б	<1> После замены новыми
01-08	Приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение, отпуска и пр.)	75 л. ст. 19 б
01-09	Журнал учета приказов по личному составу	75 л. ст. 258 б	Подлежит приему в государственный архив, если может быть использован в качестве научно-справочного аппарата
01-10	Соглашения и распоряжения о замещении временно отсутствующего нотариуса	Пост. <*> ст. 79 а
01-11	Журнал учета соглашений и распоряжений о замещении временно отсутствующего нотариуса	Пост. <*> ст. 258 а
01-12	Журнал учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса	Пост. <**> ст. 258а
01-13	Трудовые книжки работников	До востребования<1> ст. 664	<1> Невостребованные – 75 л.
01-14	Книга выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним	75 л. ст. 695 в
01-15	Книга регистрации трудовых договоров (трудовых соглашений)	75 л. ст. 695 б
01-16	Личные дела (заявления, копии приказов, выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) <1>	Пост. ст. 656 а 75 л. ЭПК <***> ст. 656 б	<1> На постоянное хранение оставляются личные дела работников нотариальной конторы, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и иные звания
01-17	Личные карточки работников	75 л. ЭПК <***> ст. 658
01-18	Трудовые договоры, трудовые соглашения <1>	75 л. ст. 657	<1> Не вошедшие в состав личных дел
01-19	Переписка по вопросам основной деятельности нотариуса	5 л. ЭПК <***> ст. 32, ст. 35
01-20	Переписка, осуществляемая в электронной форме, по вопросам совершения нотариальных действий, связанных с отчуждением недвижимого имущества и ведением наследственных дел <1>	Пост. <*> ст. 258 г	<1> Хранится в электронном виде
01-21	Переписка, осуществляемая в электронной форме, по иным вопросам основной деятельности нотариуса <1>	5 л. ст. 258 г	<1> Хранится в электронном виде
01-22	Журнал регистрации входящей корреспонденции	5 л. ст. 258 г
01-23	Журнал регистрации исходящей корреспонденции	5 л. ст. 258 г
01-24	Электронный журнал регистрации входящих электронных документов <1>	5 л. ст. 258 г	<1> Хранится в электронном виде
01-25	Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов <1>	5 л. ст. 258 г	<1> Хранится в электронном виде
01-26	Финансовые документы, подтверждающие оплату совершенных нотариальных действий (платежные поручения, корешки почтовых переводов и др.) <1>	5 л. <2> ст. 362	<1> Для государственных нотариальных контор <2> При условии проведения проверки
01-27	Первичные учетные документы и приложения к ним, связанные с хозяйственными операциями, явившиеся основанием для бухгалтерских записей (счета-фактуры, кассовые, банковские документы, квитанции, корешки банковских чековых книжек и квитанций, извещения банков и переводные требования и др.) <1>	5 л. <2> ст. 362	<1> Для государственных нотариальных контор <2> При условии проведения проверки
01-28	Лицевые счета работников	75 л. ст. 413
01-29	Документы (расчетно-платежные), ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы и др. выплат работникам (премий, пособий, материальной помощи); <1> доверенности на получение товарно-материальных ценностей	5 л. <2> ст. 412	<1> При отсутствии лицевых счетов работников – 75 <2> При условии завершения проверок
01-30	Информационные письма, извещения, уведомления о постановке на учет в соответствующих регистрирующих органах	5 л. <1> ст. 40	<1> После снятия с учета
01-31	Отчеты по перечислению денежных сумм по социальному страхованию	Пост. ст. 391
01-32	Соглашения, договоры, связанные с обеспечением нотариальной деятельности	5 л. <1> ЭПК <***> ст. 436	<1> После истечения срока действия соглашения, договора
01-33	Документы (инвентаризационные описи, акты, ведомости и др.) об инвентаризации основных средств, имущества, товарно-материальных ценностей	Пост. <*> <1> ст. 427	<1> При условии проведения проверки (ревизии) государственных нотариальных контор
01-34	Справки и акты проверок исполнения профессиональных обязанностей нотариуса	Пост. <*> ст. 173 а
01-35	Годовые статистические отчеты о деятельности нотариуса	Пост. <*> 467 б
01-36	Номенклатура дел	Пост. <*> ст. 200 а
01-37	Описи дел постоянного срока хранения <*>	Пост. <*> ст. 248 а
01-38	Описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения	3 г. <1> ст. 248 в	<1> После уничтожения дел
01-39	Акты о выделении дел (документов) к уничтожению	Пост. <*> ст. 246
01-40	Акты приема-передачи дел (документов) и личной печати нотариуса	<**> Пост., ст. 79 а
01-41	Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях (постановления, протоколы выемки, определения (запросы) суда, справки об изъятии и др.)	3 г. <1> ст. 251 5 л. <2> ЭПК <***>	<1> После возвращения. <2> Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям
01-42	Справки, выданные по запросам граждан и организаций, документы к ним (заявления, запросы, переписка)	5 л. ст. 253
01-43	Документы по учету бланков для совершения нотариальных действий (операционные выписки и др.)	3 г. ст. 259 г
2. Совершение нотариальных действий
02-01	Реестр для регистрации нотариальных действий (общий)	Пост. <**> ст. 258 а
02-02	Реестр для регистрации удостоверения сделок	Пост. <**> ст. 258 а
02-03	Реестр для регистрации выдачи свидетельств о праве на наследство	Пост. <**> ст. 258 а
02-04	Реестр для регистрации удостоверения доверенностей	Пост. <**> ст. 258 а
02-05	Реестр для регистрации свидетельствования копий документов	Пост. <**> ст. 258 а
02-06	Алфавитная книга учета наследственных дел	Пост. <**> ст. 258 а
02-07	Алфавитная книга учета завещаний (в том числе закрытых завещаний)	Пост. <**> ст. 258 а
02-08	Алфавитная книга учета кредиторов	Пост. <**> ст. 258 а
02-09	Книга учета наследственных дел	Пост. <**> ст. 258 а
02-10	Книга учета дел закрытых завещаний	Пост. <**> ст. 258 а
02-11	Книга учета заявлений (поручений) о принятии мер по охране наследственного имущества	Пост. <**> ст. 258 а
02-12	Книга учета депозитных операций	Пост. <**> ст. 258 а
02-13	Договоры отчуждения недвижимого имущества, документы по договорам отчуждения	Пост. <**> ст. 439, ст. 797
02-14	Договоры отчуждения акций, долей в уставном (складочном) капитале хозяйственных товариществ и обществ, документы к ним	Пост. <**> ст. 159
02-15	Договоры ипотеки, документы к ним	Пост. <**> ст. 451, ст. 452
02-16	Договоры залога доли в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью, документы к ним	10 л. <1> ЭПК <***> ст. 451	<1> После истечения срока действия договора
02-17	Договоры аренды недвижимого имущества, договоры безвозмездного пользования, заключенные на неопределенный срок, документы к ним	Пост. <*> ст. 791
02-18	Договоры ренты и пожизненного содержания с иждивением, документы к ним	Пост. <*> ст. 442, ст. 943
02-19	Соглашения о разделе наследства, документы к ним	Пост. <*> ст. 425
02-20	Соглашения об установлении долевой собственности на имущество, находящееся в совместной собственности	Пост. <*> ст. 425
02-21	Соглашения о разделе общего имущества супругов, брачные договоры, документы к ним	Пост. <**> ст. 425
02-22	Иные сделки (договоры, соглашения) <1>, документы к ним	5 л. <2> ЭПК <***> ст. 436	<1> Не указанные в отдельных статьях Перечня <2> После истечения срока действия договора, соглашения
02-23	Завещания, распоряжения об отмене завещаний	Пост. <**> ст. 438
02-24	Дело “Конверты хранения” (извещения, свидетельства о принятии закрытых завещаний, распоряжения об отмене закрытых завещаний и др.)	Пост. <**> ст. 438
02-25	Дела закрытых завещаний (заявления, копии свидетельств о смерти завещателей, копии извещений о вскрытии закрытого завещания, почтовые уведомления о вручении извещений, конверты хранения, вложения (завещания), изъятые из конвертов, протоколы вскрытия и оглашения закрытых завещаний и др.)	Пост. <**> ст. 438
02-26	Наследственные дела	Пост. <**>
02-27	Депозитные дела (заявления, банковские документы о зачислении на депозитный счет нотариуса денежных средств, копии договоров, описи наследственного имущества, закладных, писем банку о принятии денежных сумм или ценных бумаг, извещений, уведомлений, именных чеков, доверенностей, решений судов, квитанции о взносе, расчеты и др.)	10 л. <1> ЭПК <***>	<1> После возврата денежных сумм или ценных бумаг из депозита нотариуса
02-28	Дела инвестиционных товариществ (договоры инвестиционных товариществ, инвестиционные декларации, соглашения товарищей, согласия на доступ третьих лиц к документам инвестиционных товариществ, протоколы ознакомлений с документами инвестиционных товариществ и др.)	5 л. <1> ЭПК <***>	<1> После прекращения договора инвестиционного товарищества
02-29	Дела хозяйственных партнерств (соглашения об управлении партнерством, договоры об отчуждении доли в складочном капитале, протоколы ознакомления с соглашением об управлении партнерством и др.)	5 л. <1> ЭПК <***>	<1> После ликвидации или реорганизации партнерства
02-30	Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, документы к ним <1>	Пост. <**> ст. 425, ст. 185	<1> Если оформляется не в связи с открытием наследства
02-31	Свидетельства об удостоверении фактов и документы к ним: а) нахождения гражданина в живых; б) в определенном месте; в) тождественности личности гражданина с лицом, изображенным на фотографии	5 л. ст. 188
02-32	Документы, относящиеся к удостоверению времени предъявления документов	5 л. ст. 189
02-33	Документы о передаче заявлений физических и юридических лиц, свидетельства	5 л. ст. 188
02-34	Свидетельства о принятии на хранение документов, документы к ним	5 л. <> ст. 188 ЭПК <**>	<1> После возвращения всех принятых на хранение документов
02-35	Документы, относящиеся к совершению исполнительных надписей	5 л. <1> ЭПК <***> ст. 188	<1> По истечении срока последнего платежа, предусмотренного документом, устанавливающим задолженность
02-36	Документы, относящиеся к предъявлению чеков к платежу и удостоверению неоплаты чеков	5 л. ст. 188
02-37	Акты о протесте векселей, документы к ним	5 л. ЭПК <***>
02-38	Акты о морских протестах, документы к ним	5 л. ЭПК <***>
02-39	Документы, относящиеся к обеспечению доказательств	5 л. ЭПК <***> ст. 188

——————————–

<*> Срок хранения “Пост” означает, что документы хранятся постоянно у нотариуса, занимающегося частной практикой, или в государственной нотариальной конторе.

<**> При прекращении деятельности государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки.

<***> Отметка “ЭПК” означает, что часть документов может быть отнесена к документам, имеющим научно-историческую ценность, срок хранения которых может быть увеличен, в том числе подлежит отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела.

Согласовано

Протокол ЦЭК
Министерства юстиции
Российской Федерации
от 14 декабря 2010 г. N 2
Заместитель Министра юстиции
Российской Федерации,
председатель ЦЭК Минюста России
А.АЛХАНОВ

Протокол ЦЭПК
при Федеральном архивном агентстве
от 8 ноября 2011 г. N 3
Заместитель Руководителя
Федерального архивного агентства –
Председатель ЦЭПК при Росархиве
О.НАУМОВ

Источник

Зарегистрирован в Минюсте РФ 23 апреля 2014 г.

Регистрационный N 32095

В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 50, ст. 4855; 2004, N 27, ст. 2711, N 35, ст. 3607, N 45, ст. 4377; 2005, N 27, ст. 2717; 2006, N 27, ст. 2881; 2007, N 1 (ч. 1), ст. 21, N 27, ст. 3213, N 41, ст. 4845, N 43, ст. 5084; 2008, N 52 (ч. 1), ст. 6236; 2009, N 1, ст. 14, 20, N 29, ст. 3642; 2010, N 28, ст. 3554; 2011, N 49 (ч. 5), ст. 7064, N 50, ст. 7347; 2012, N 27, ст. 3587, N 41, ст. 5531; 2013, N 14, ст. 1651, N51, ст. 6699) приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства.

2. Признать утратившими силу:

Министр А. Коновалов

Утверждены решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 17 декабря 2012 г.

Утверждены приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 16 апреля 2014 г. N 78

Правила нотариального делопроизводства

I. Общие положения

1. Правила нотариального делопроизводства (далее – Правила), разработанные во исполнение статей 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1 (далее – Основы), устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, а также передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу.

нотариус, занимающийся частной практикой;

Плановая проверка исполнения Правил проводится один раз в четыре года.

Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые проступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса.

II. Оформление документов (документирование нотариальной деятельности)

Организационно-распорядительные документы

постановления (кроме постановлений, связанных с оформлением в соответствии с законодательством Российской Федерации нотариального действия, например: постановления о выдаче денежных средств на похороны наследодателей, постановления об аннулировании ранее выданных свидетельств о праве на наследство);

приказы;

распоряжения.

7. Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:

наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

должность, фамилия, имя, отчество нотариуса;

дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;

вид документа (приказ, распоряжение и т.д.);

наименование документа;

дата;

регистрационный номер;

место составления;

текст документа;

подпись нотариуса;

оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

9. Организационно-распорядительные документы регистрируются в журнале регистрации организационно-распорядительных документов (приложение N 1).

Оформление реквизитов документов

11. Документы, исходящие от нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия (запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы), оформляются в соответствии с настоящей главой.

13. Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре для регистрации нотариальных действий, содержат следующие обязательные реквизиты:

а) наименование нотариальной палаты (на документах нотариусов, занимающихся частной практикой);

б) должность, фамилия, имя, отчество нотариуса с указанием наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы;

в) место нахождения нотариальной конторы;

г) дата;

д) исходящий регистрационный номер;

е) заголовок к тексту;

ж) текст;

з) отметка о наличии приложения;

и) подпись нотариуса.

Письма нотариусов помимо вышеуказанных реквизитов содержат сведения об адресате.

Реквизиты, указанные в подпунктах “а” – “ж” настоящего пункта могут располагаться как в левом верхнем углу документа, так и продольно.

14. Адресат письма указывается следующим образом.

При направлении письма в организацию или ее структурное подразделение наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Министерство юстиции

Российской Федерации

Департамент

организации и контроля

При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, должность и фамилия – в дательном, например:

Министерство экономического

развития и торговли

Российской Федерации

Департамент правового обеспечения

Главному специалисту-эксперту

отдела

И.О. Фамилия

При адресовании письма руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору

общества с ограниченной

ответственностью

“Агропром”

И.О. Фамилия

При адресовании письма физическому лицу указываются его фамилия и инициалы, название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта (город, поселок и т.д.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс, например:

Фамилия И.О.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

15. Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации.

Дата письма может оформляться как словесно-цифровым способом, например:

7 июля 2009 г.,

так и арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например:

07.07.2009.

Нотариус (личная подпись) И.О. Фамилия

Временно исполняющий

обязанности нотариуса (личная подпись) И.О. Фамилия

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Приложение: 1. Справка о… на 3 л. в 2 экз.

2. Запрос о… на 1 л. в 1 экз.

Приложение: письмо Федеральной нотариальной палаты от 05.06.2004 N 113/06-07 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка, например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

18. При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса.

III. Обработка входящих документов

21. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя (например: документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, документы для совершения протеста векселя), заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом (далее – расписка), заверенная подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (приложение N 3). Исключение составляют принятые на личном приеме заявления, подлежащие регистрации и (или) специальному учету.

22. Регистрации подлежат все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события (например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти).

23. Документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции (приложение N 4) в день их поступления, за исключением документов, указанных в пункте 25 Правил.

IV. Обработка исходящих документов

31. Документы, исходящие от нотариуса (кроме нотариальных актов, организационно-распорядительных документов, расписок), регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции (приложение N 5).

На исходящем документе ставятся регистрационный номер по журналу регистрации исходящей корреспонденции и дата регистрации.

32. Исходящие документы передаются непосредственно адресату под расписку, которая оформляется соответствующей записью на экземпляре документа, остающегося в делах, или направляются по почте.

34. При отправлении (передаче) документа один экземпляр остается в делах нотариуса.

V. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампы и бланки нотариуса

35. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусами осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. 1), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. 1), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30 (ч. 1), ст. 4022, Указом Президента Российской Федерации от 22 июля 2002 г. N 767 “Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях нотариусов” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 30, ст. 3036), постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 “Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации” (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52 (ч. 3), ст. 5587), ГОСТом Р 51511-2001 “Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования”, утвержденным постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 15.02.2002 N 07/1569-ЮД), ГОСТом Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, утвержденным постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД).

36. На документах, подтверждающих совершение нотариального действия, запросах нотариуса об истребовании сведений и документов в связи с совершаемым нотариальным действием, на уведомлениях, адресованных органам государственной власти и местного самоуправления, в иных случаях, предусмотренных законодательством или определенных Правилами, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. На иных документах подпись нотариуса может быть заверена оттиском печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации.

38. При сложении полномочий, освобождении от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, увольнении нотариуса из государственной нотариальной конторы, при изменении места нахождения нотариуса, наименования нотариального округа или государственной нотариальной конторы, указанных на печати, в случае изменения фамилии, имени, отчества нотариуса, при наличии на печати нечитаемого текста, иных дефектов печать нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается нотариусом для уничтожения в территориальный орган по акту сдачи личной печати нотариуса, составленному в двух экземплярах (приложение N 6).

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации передается в территориальный орган в следующие сроки:

в случае увольнения нотариуса из государственной нотариальной конторы, сложения полномочий либо освобождения от полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, – не позднее дня увольнения, сложения полномочий или освобождения от полномочий;

в иных случаях – не позднее тридцати дней с момента наступления событий, указанных в настоящем пункте.

39. Акт о приеме печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации утверждается начальником территориального органа.

Один экземпляр утвержденного акта передается нотариусу, второй экземпляр помещается в номенклатурное дело территориального органа.

41. Личные бланки нотариуса могут быть угловыми или продольными.

Личные бланки нотариуса изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и имеют следующие реквизиты: наименование нотариальной палаты субъекта Российской Федерации (на документах нотариуса, занимающегося частной практикой); наименование нотариального округа или государственной нотариальной конторы; должность нотариуса; фамилия, имя, отчество нотариуса; адрес конторы нотариуса, занимающегося частной практикой, или адрес государственной нотариальной конторы.

В качестве реквизитов на личных бланках нотариуса также могут указываться номера телефонов, факсимильной связи, адрес электронной почты, реквизиты банковских счетов нотариуса, другие сведения.

Реквизиты личного бланка нотариуса размещаются центровано: начало и конец строки реквизитов равно удаляются от границ зоны расположения реквизитов.

42. При оформлении документов нотариусом могут использоваться мастичные штампы за исключением случаев, установленных Правилами. Оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

При использовании мастичного штампа допускается дописывание нотариусом незаполненных мест штампа, в том числе при помощи технических средств с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета. Допускается проставление с использованием красителя синего, голубого или фиолетового цвета регистрационного номера нотариального действия, даты совершения нотариального действия и суммы взысканной государственной пошлины (нотариального тарифа) при исполнении удостоверительной надписи с использованием технических средств.

VI. Составление номенклатуры дел

47. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность нотариуса, в том числе реестры, книги, журналы.

51. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы дел, включенных в номенклатуру дел.

В графе 5 номенклатуры дел “Примечание” проставляются отметки о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о неначатых делах, о выделении дел к уничтожению, передаче дел в архив и т.д.

52. Дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет, являются переходящими делами.

Не могут быть переходящими реестры для регистрации нотариальных действий нотариуса и дела, состоящие из документов, относящихся к определенным нотариальным действиям, совершенным в календарном году и оконченным производством, если иное не предусмотрено Правилами.

54. По окончании года номенклатура дел закрывается итоговой записью о категориях и количестве дел, находящихся в производстве в соответствующем году (приложение N 9), являющейся самостоятельным документом.

В графе 2 итоговой записи указывается суммарное количество заведенных в текущем году и перешедших с прошлого года дел.

В графе 3 итоговой записи указывается количество дел, не завершенных в текущем году и перешедших на следующий год.

В строке итоговой записи “Наследственные дела” учитываются наследственные дела, заведенные в текущем году и перешедшие с прошлого года. Наследственные дела не учитываются в строке “Постоянно”.

Итоговая запись составляется нотариусом в двух экземплярах, подшивается к номенклатуре, один экземпляр итоговой записи в порядке, установленном пунктом 45 Правил направляется нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой – в территориальный орган.

VII. Формирование дел

57. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, ведущиеся в течение нескольких календарных лет.

58. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

– помещать в дела документы в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;

– группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

– не помещать в дела документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела помечаются на обложке каждого тома с добавлением слов “т. 1”, “т. 2” и т.д.

60. Постановления об отложении нотариальных действий и постановления о приостановлении совершения нотариальных действий группируются с документами, связанными с отложенными или приостановленными нотариальными действиями.

Постановления об отказе в совершении нотариальных действий присоединяются к документам, в отношении которых отказано в совершении нотариальных действий.

VIII. Оформление дел. Экспертиза ценности документов и составление описей дел

62. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего описание дела на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.

наименование нотариальной палаты;

фамилия, имя и отчество нотариуса, занимающегося частной практикой, наименование нотариального округа; наименование государственной нотариальной конторы полностью прописью;

заголовок дела (переносится из номенклатуры дел);

дата дела. Датой начала дела считается дата первого документа, включенного в дело. Дата оформляется словесно-цифровым способом;

срок хранения дела (заполняется в соответствии с номенклатурой дел).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится заголовок дела и порядковый номер тома, части тома.

66. Исчисление срока хранения дел производится с 1 января года, следующего за годом их окончания.

67. Частично оформляются дела, хранящиеся 10 лет и менее.

69. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Полное оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (за исключением наследственных дел);

составление внутренней описи документов дела;

брошюровку (подшивку) дела;

заполнение всех иных реквизитов обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения за соответствующий год (приложение N 11 и N 12), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 13).

72. Для организации проведения экспертизы ценности документов, оказания нотариусам методической помощи при проведении экспертизы ценности документов, согласования актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, создается экспертная комиссия.

73. В состав созданной для выполнения функций, указанных в пункте 72 Правил, экспертной комиссии входят представители нотариальной палаты и территориального органа.

При наличии в нумерации листов ошибок (не более 5 ошибок в деле или томе), листы дела (тома) могут не нумероваться заново. При наличии не более 5 не учтенных нумерацией листов допускается их нумерация литерным номером (обозначаемым не только цифрой, но и буквой), например, 2а, 2б и т.д. Допущенные в нумерации листов ошибки (как пропущенные номера листов, так и листы, обозначенные литерными номерами) оговариваются на листе-заверителе.

Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

76. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме (приложение N 14). К наследственным делам лист-заверитель не составляется.

Запрещается излагать лист-заверитель на обложке дела или чистом обороте листа последнего документа.

На дела, формируемые по видам документов (договоры, завещания и т.д.), допускается составление внутренней описи документов дела по специальной форме (приложение N 16). В этом случае в графу “Вид документа” вносится название нотариально удостоверенного документа, например: договор мены, договор купли-продажи. Для более удобного поиска документа в деле название удостоверенного документа дополняется фамилиями, именами и отчествами лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий, например, “Договор купли-продажи квартиры между (фамилия, имя, отчество) и (фамилия, имя, отчество)”.

Наименования документов и копии документов, прилагаемых к удостоверенному документу и подшитых к нему, во внутреннюю опись не вносятся. При этом в графе “Номера листов дела” проставляются номера листов дела, занятые удостоверенным документом с приложениями.

Концы нити, которой прошиты документы дела, или места скрепления листов заклеиваются бумажной наклейкой, на которую ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, часть – на листе. При этом указывается следующая надпись: “В деле пронумеровано, прошито и скреплено печатью всего __листов документов, +___ листов внутренней описи, + лист-заверитель”.

80. В течение двух месяцев после окончания календарного года отдельно на оконченные дела постоянного, отдельно на оконченные дела временного (свыше 10 лет) хранения, отдельно на оконченные наследственные дела составляется опись наследственных дел, оконченных в соответствующем году (приложение N 17).

81. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Реквизиты описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела (тома).

88. Возврат или изъятие документов из дел нотариуса производится в следующем порядке. Дело расшивается, изымаются необходимые документы; на их место подшиваются копии, заверенные подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В дело также подшивается документ, на основании которого производился возврат или изъятие (заявление лица, на имя которого оформлены возвращаемые документы, протокол выемки, определение (запрос) суда, иной документ, на основании которого производился возврат или изъятие). В случае направления возвращаемого или изъятого документа почтой, составляется сопроводительное письмо, экземпляр которого подшивается в дело. Производится перенумерация листов. Если количество листов уменьшается на 5 или менее листов, их нумерация может не меняться, при этом на листе-заверителе делается отметка о пропущенных номерах. В случае увеличения количества листов в деле производится нумерация в порядке, предусмотренном пунктом 75 Правил.

IX. Временное хранение дел. Передача дел

93. Течение срока хранения дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания производства по делу.

94. Дела постоянного срока хранения по месту формирования хранятся не более 75 лет с момента их окончания.

98. Документы, подтверждающие уважительность причин невозможности исполнения нотариусом своих служебных обязанностей, формируются в соответствующие дела.

В случае временного отсутствия нотариуса (от 7 календарных дней до трех месяцев), если не имеется лица, замещающего его на основании статьи 20 Основ, находящиеся в его производстве наследственные дела для дальнейшего ведения и выдачи свидетельств о праве на наследство, алфавитные книги учета наследственных дел, книги учета наследственных дел подлежат передаче нотариусом другому нотариусу, определяемому в порядке, установленном в настоящем пункте.

100. В случае смерти нотариуса, его тяжелой болезни, объявления в розыск, лишения права нотариальной деятельности по решению суда, при наступлении иных обстоятельств, делающих невозможной передачу дел самим нотариусом, дела нотариуса, включая нотариальные архивные документы, в течение двух месяцев передаются другому нотариусу, определяемому в порядке, установленном пунктом 99 Правил, комиссией, создаваемой приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой.

В состав комиссии включаются представители нотариальной палаты и территориального органа. В случае передачи дел нотариуса, занимающегося частной практикой, председателем комиссии является представитель нотариальной палаты, при передаче дел государственной нотариальной конторы – представитель территориального органа.

Срок передачи дел продлевается приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой.

Дела передаются по акту приема-передачи дел на временное хранение (приложение N 20), который от имени передающей стороны подписывается членами комиссии.

Дела передаются комиссией в порядке, установленном Правилами для передачи дел самим нотариусом. При этом оформление дел, составление акта приема-передачи дел возлагаются на членов комиссии.

102. В случае, предусмотренном абзацем восьмым пункта 99 Правил, передаче подлежат дела, связанные с оформлением наследственных прав. В иных случаях передаче подлежат все дела, сформированные нотариусом, занимающимся частной практикой, или в государственной нотариальной конторе, включая реестры, книги, журналы.

106. После передачи дел все экземпляры акта приема-передачи дел на временное хранение подписываются как лицом (лицами), передающиму дела, так и лицом (лицами), их принимающим(и), с проставлением даты подписания акта.

X. Уничтожение дел

110. Дела, срок хранения которых истек, выделяются для уничтожения.

111. Отобранные для уничтожения дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, составляемый в трех экземплярах – при уничтожении дел нотариусом, занимающимся частной практикой, и в двух экземплярах в случае уничтожения дел государственной нотариальной конторы.

113. Акт о выделении к уничтожению документов, согласованный экспертной комиссией, представляется на утверждение в нотариальную палату и территориальный орган (в случае уничтожения дел нотариуса, занимающегося частной практикой) или в территориальный орган (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы).

116. Один экземпляр акта о выделении к уничтожению документов с отметкой об уничтожении дел хранится в делах нотариуса, остальные передаются нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату и территориальный орган, а государственной нотариальной конторой – в территориальный орган.

XI. Особенности формирования и оформления отдельных видов дел

Формирование и оформление наследственных дел

118. Документы, относящиеся к наследственному делу, могут быть представлены нотариусу, как на личном приеме, так и по почте.

123. После присвоения наследственному делу порядкового номера дело регистрируется в Алфавитной книге учета наследственных дел (приложение N 22).

125. При поступлении иных заявлений к наследственному делу, которому уже присвоен порядковый номер, они регистрируются только в графе 1 книги учета наследственных дел. При этом в графе 3 книги учета наследственных дел проставляется номер наследственного дела, по которому поступило заявление.

129. При вынесении нотариусом постановления об отказе в совершении нотариального действия экземпляр постановления помещается в наследственное дело.

130. После выдачи свидетельства о праве на наследство всем наследникам производство по наследственному делу считается оконченным, и дело оформляется для временного хранения (глава IX Правил).

а) вступило в законную силу решение суда, разрешившего по существу вопросы, относящиеся к конкретному наследственному делу. Дело считается оконченным со дня вступления в законную силу решения суда;

в) призванные к наследованию наследники не обратились к нотариусу с заявлением о выдаче свидетельства о праве на наследство в течение 5 лет со дня открытия наследства;

г) наследственное имущество отсутствует;

133. При подготовке оконченного наследственного дела для временного хранения:

а) документы в деле подшиваются в следующем порядке:

копия свидетельства о смерти наследодателя;

заявления о принятии наследства (в хронологическом порядке);

заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство (в хронологическом порядке);

иные заявления (в хронологическом порядке);

документы, подтверждающие основание наследования (завещание, документы о степени родства, об усыновлении, о нахождении на иждивении наследодателя и т.д.) или их копии;

документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю;

документы о стоимости наследственного имущества;

запросы нотариуса для установления состава наследственного имущества и ответы на них;

свидетельство о праве на наследство;

письмо в налоговый орган о направлении сведений о выданном свидетельстве о праве на наследство;

иные документы;

б) листы дела нумеруются, составляется внутренняя опись.

134. Оконченное наследственное дело возобновляется при выдаче дополнительного свидетельства о праве на наследство или нового свидетельства о праве на наследство в случае аннулирования ранее выданного. При этом в книге учета наследственных дел регистрируются заявления, послужившие основанием для возобновления наследственного дела. Новые документы помещаются в конец наследственного дела, вносятся необходимые изменения в обложку дела, во внутреннюю опись. На аннулированном свидетельстве о праве на наследство делается отметка: “Аннулировано. Постановление об аннулировании от____________ (указывается дата вынесения постановления), зарегистрировано в реестре за N___”.

Направление наследственных дел по принадлежности

документы подшиваются в наследственное дело;

составляется внутренняя опись документов;

136. Если нотариус, в чью компетенцию входит ведение конкретного наследственного дела, не известен, дело с сопроводительным письмом направляется в соответствующий территориальный орган для пересылки нотариусу.

140. При направлении копии наследственного дела:

снимаются копии всех документов, находящихся в наследственном деле, а также обложки наследственного дела;

прошиваются листы копий документов;

копия наследственного дела с сопроводительным письмом направляется по принадлежности заказной бандеролью (заказным письмом) или курьером.

141. В подлинное наследственное дело помещается сопроводительное письмо о направлении копии дела нотариусу (территориальному органу); уведомление оператора почтовой связи о вручении нотариусу (территориальному органу) заказной бандероли (письма), а в случае доставки копии наследственного дела курьером – соответствующий документ с отметкой получателя о вручении заказной бандероли (письма) нотариусу или территориальному органу.

Принятие закрытого завещания

Помимо самого конверта хранения в дело помещается экземпляр Свидетельства о принятии закрытого завещания.

145. Принятые нотариусом закрытые завещания регистрируются в Алфавитной книге учета завещаний (приложение N 26) с пометкой “закрытое”. После вскрытия закрытого завещания в алфавитной книге проставляется отметка о дате вскрытия завещания.

Вскрытие и оглашение закрытого завещания

Депозит нотариуса

156. Первый поступивший к нотариусу документ, свидетельствующий о намерении внести в депозит нотариуса деньги и ценные бумаги, является основанием для начала производства по конкретной депозитной операции нотариуса. В частности, такими документами могут быть заявление должника или конкурсного управляющего о принятии в депозит нотариуса причитающихся с должника денег и ценных бумаг; опись наследственного имущества (если меры по охране наследства и принятие в депозит наличных денег осуществляются одним нотариусом); заявление нотариуса о внесении в депозит наличных денег (если меры по охране наследства и принятие в депозит наличных денег осуществляются разными нотариусами).

157. Документ, послуживший основанием для начала производства по конкретной депозитной операции, регистрируется в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции. В книге учета депозитных операций (приложение N 31) указанный документ регистрируется в день непосредственного внесения денег или ценных бумаг в депозит нотариуса.

После регистрации депозитной операции в книге учета депозитных операций данные о лице, на чье имя в депозит нотариуса внесены деньги или ценные бумаги, вносятся в Алфавитную книгу учета кредиторов (приложение N 32).

158. Дело по конкретной депозитной операции формируется в отношении каждого кредитора. В дело помещаются документы, связанные с принятием в депозит нотариуса денег и ценных бумаг, включая документы, подтверждающие наличие оснований для внесения в депозит денег и ценных бумаг, право обратившегося к нотариусу лица исполнить обязательство внесением долга в депозит, вхождение в состав наследства наличных денег, банковский документ о зачислении на депозитный счет нотариуса денежных средств и т.д.

159. Лицу, внесшему в депозит деньги и ценные бумаги, нотариусом в подтверждение их внесения выдается справка, оформленная на личном бланке нотариуса, заверенная подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

О принятии в депозит денег и ценных бумаг нотариус заказным письмом направляет кредиторам или наследникам извещение о внесении в депозит нотариуса денег или ценных бумаг (приложение N 33). Уведомление о вручении извещения хранится в документах конкретной депозитной операции.

160. Производство по конкретной депозитной операции считается оконченным в случае:

– передачи наследникам или кредиторам всех внесенных в депозит нотариуса причитающихся им денег и ценных бумаг;

– выдачи закладной ее владельцу;

– возврата денежных сумм и ценных бумаг лицу, внесшему их в депозит нотариуса, в случаях, предусмотренных законодательством;

– перечисления нотариусом в соответствующий бюджет невостребованных кредиторами или наследниками внесенных в депозит нотариуса денег и ценных бумаг.

161. Производство по конкретной депозитной операции прекращается отказом нотариуса совершить нотариальное действие – принять в депозит деньги и ценные бумаги, если лицо, обратившееся за совершением данного нотариального действия, не устранило препятствия, послужившие основанием к отказу в его совершении, указанный отказ не обжалован в судебном порядке или решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.

Вексельные протесты

162. Заявление о совершении вексельного протеста регистрируется в день поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции.

163. Подлинные векселя, прилагаемые к заявлению, принимаются нотариусом под расписку, в которой указываются дата принятия векселей, количество принятых векселей и индивидуальные признаки каждого векселя. Расписка заверяется подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Возврат подлинных векселей, принятых нотариусом, векселедержателю также производится под расписку, которая помещается в дело.

К материалам по протесту векселя приобщается изготовленная нотариусом копия векселя.

Копия векселя, приобщаемая к делам нотариуса, должна отражать любые записи, произведенные на векселе в процессе предъявления требования по векселю или его опротестования, в том числе: проставленную акцептантом подпись или дату акцепта, проставленную векселедателем датированную отметку, отметку нотариуса о совершенном протесте, надпись нотариуса о получении платежа по векселю.

164. К документам по протесту векселя приобщаются все документы, связанные с предъявлением требований лицу, обязанному по векселю, или опротестованием векселя, включая копию векселя, экземпляр составленного нотариусом протеста векселя, документы (или их копии), подтверждающие полномочия представителей, правоспособность юридического лица, и т.д.

165. Производство по протесту конкретного векселя считается оконченным после приобщения к документам вексельного протеста документов, свидетельствующих об отказе обязанного по векселю лица выполнить предъявленное нотариусом требование (копии векселя с отметкой нотариуса о совершенном протесте и экземпляра протеста векселя) или о выполнении предъявленного нотариусом требования (копии векселя с подписью акцептанта, проставленной датированной отметкой или датой акцепта, надписью нотариуса о получении платежа по векселю, документа, подтверждающего возвращение обязанным лицом акцептованного экземпляра векселя или подлинника векселя).

166. Производство по протесту конкретного векселя прекращается в связи с отказом нотариуса совершить нотариальное действие – осуществить вексельный протест, если лицо, обратившееся за протестом векселя, не устранило препятствия, послужившие основанием к отказу в совершении данного нотариального действия, указанный отказ не обжалован в судебном порядке или решение суда не обязывает нотариуса совершить указанное нотариальное действие.

XII. Порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий

167. Реестры для регистрации нотариальных действий используются в течение календарного года.

Одновременно нотариус может вести один общий реестр для регистрации любых нотариальных действий, по одному специальному реестру для регистрации конкретных нотариальных действий, предусмотренных законодательством Российской Федерации (регистрация сделок, свидетельствование подлинности подписи, выдача свидетельств о праве на наследство и т.д.), и несколько реестров для регистрации свидетельствования верности копий документов (далее – реестр для регистрации копий).

Ведение специальных реестров не исключает возможности регистрации в общем реестре любых нотариальных действий, в том числе и тех, для регистрации которых предусмотрены специальные реестры.

По решению нотариальной палаты допускается одновременное ведение двух и более общих реестров. В таком случае специальные реестры не ведутся.

Каждому реестру присваивается индекс в соответствии с номенклатурой дел, реестры нумеруются. Индекс и номер реестра указываются на обложке реестра.

Общие реестры нумеруются арабскими цифрами последовательно по мере их заведения после окончания предыдущего реестра (1,2, 3 и т.д.).

При ведении нескольких общих реестров каждому реестру присваивается отдельный (индивидуальный) цифровой номер, неизменный в течение календарного года, например, 1, 2, 3. Указанные номера реестров сохраняются до конца календарного года независимо от количества томов данных реестров.

Присвоение номеров специальным реестрам (за исключением реестров для регистрации копий) производится по мере окончания предыдущего реестра и заведения последующего реестра, осуществляется их порядковая нумерация. К порядковому номеру специального реестра, обозначаемому арабскими цифрами, прибавляется буква, соответствующая наименованию нотариального действия. Например, 1С – номер первого реестра, заведенного для регистрации сделок; 2С – номер второго реестра для регистрации сделок, заведенного после окончания первого реестра, и т.д.

Нумерация реестров для регистрации копий осуществляется в специальном порядке. Реестры для регистрации копий нумеруются посредством цифрового и буквенного обозначения. Цифра номера реестра для регистрации копий (в связи с возможностью одновременного ведения нескольких реестров) остается неизменной в течение года. Например, при одновременном заведении нотариусом двух реестров для регистрации копий, первому реестру присваивается номер 1К, второму – 2К. Указанные номера реестров сохраняются до конца календарного года независимо от количества томов данных реестров.

Каждому нотариальному действию, внесенному в реестр, присваивается индивидуальный регистрационный номер.

Индивидуальный регистрационный номер нотариального действия, зарегистрированного в реестре, состоит из номера реестра и порядкового номера нотариального действия, присвоенного ему в соответствии с регистрацией в данном реестре согласно пункту 172 Правил. Например, 1-1087; 2Д-137, 4К-1220, где 1, 2Д, 4К – номер реестра; 1087, 137,1220 – порядковый номер конкретного нотариального действия в соответствии с его регистрацией в реестре.

При регистрации нотариальных действий в реестрах (как в общих, так и в специальных) применяется сквозная нумерация: регистрационные номера нотариальных действий возрастают от единицы в первом томе реестра до последнего порядкового номера в последнем томе соответствующего реестра.

168. Записи в реестре производятся ручкой, аккуратно и разборчиво, с использованием красителей синего, голубого или фиолетового цвета.

При записи в реестре допустимы общепринятые сокращения слов.

Использование мастичного штампа для заполнения реестра допускается только в целях указания даты совершенного нотариального действия.

169. Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты, подчистки не допускаются. Допускается внесение в реестр поправок (дописок, приписок, исправлений), в обязательном порядке оговариваемых. Поправки должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть в первоначальном виде, при этом не допускается использование корректирующей краски. Поправки заверяются подписью нотариуса с проставлением даты и оттиска печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

170. В случае обнаружения ошибок в нумерации нотариальных действий в реестре нотариус не позднее дня, следующего за днем обнаружения ошибки, составляет акт, заверяемый подписью нотариуса с проставлением даты. Акт подклеивается в конец реестра, на акте и месте склейки ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, который проставляется таким образом, чтобы часть изображения печати была расположена на акте, часть – на реестре.

171. Записи в реестре могут производиться нотариусом, стажером нотариуса, помощником нотариуса или другим уполномоченным на это лицом, работающим по трудовому договору в государственной нотариальной конторе или у нотариуса, занимающегося частной практикой.

172. В графе 1 реестра указывается порядковый номер нотариального действия с начала календарного года.

Индивидуальный номер реестра, являющийся составной частью номера нотариального действия в соответствии с пунктом 167 Правил, в графе 1 может не проставляться.

При свидетельствовании верности нескольких копий одного документа допускается нумерация совершаемых нотариальных действий одной записью, например, 7-11, при свидетельствовании верности 5 копий одного документа.

173. В графе 2 реестра указывается дата совершения нотариального действия, которая должна совпадать с датой, указанной в удостоверительной надписи, в свидетельстве или ином документе, выданном нотариусом, если иное не вытекает из содержания нотариального действия: например, удостоверение достоверности протокола органа управления организации, морской протест, обеспечение доказательств, принятие мер по охране наследственного имущества.

174. В графе 3 реестра при совершении нотариального действия от имени физического лица указываются фамилия, имя, отчество гражданина, дата его рождения (число, месяц, год – арабскими цифрами) и его место жительства.

При совершении нотариального действия от имени юридического лица указывается его наименование в соответствии с учредительными документами, место нахождения, документы, подтверждающие правоспособность юридического лица.

В отношении представителя физического или юридического лица (в том числе родителей, опекунов, попечителей, лиц, действующих по доверенности) в графе 3 помимо сведений, перечисленных в абзаце первом и втором настоящего пункта, указываются реквизиты документа, подтверждающего его полномочия (наименование, дата выдачи, кем выдан, если документ удостоверен – дата, регистрационный номер удостоверения, фамилия, инициалы, должность лица, удостоверившего документ), статус или должность этого лица при их наличии и реквизиты документа, подтверждающего. данный статус или должность (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ).

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, поступившего в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, данные о физическом лице, юридическом лице, их представителях указываются в графе 3 на основании сведений, содержащихся в уведомлении о залоге движимого имущества.

Помимо данных о лицах, обратившихся за совершением нотариального действия, указываются перечисленные в абзаце первом настоящего пункта данные о свидетелях, переводчиках, исполнителях завещания, лицах, подписывающих документ вместо лица, которое не может собственноручно расписаться (с указанием причины, по которой лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, не может расписаться собственноручно).

Если за совершением одного нотариального действия обратилось несколько лиц, то перечисленные в абзаце первом и втором настоящего пункта данные физических и юридических лиц указываются в графе 3 реестра в отношении каждого из этих лиц.

Если одно лицо обратилось за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно регистрируются в реестре, данные, названные в абзацах первом и втором настоящего пункта, могут быть указаны в графе 3 реестра один раз: при регистрации первого нотариального действия, совершаемого для данного лица. При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для этого лица, допускается указание в графе 3 реестра слов “он (она, они) же”.

175. В графу 4 реестра вписываются реквизиты (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ) документа, удостоверяющего личность.

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, поступившего в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в графе 4 указываются: уникальный номер квалифицированного сертификата ключа электронной подписи заявителя; уникальный номер квалифицированного сертификата удостоверяющего центра, выдавшего квалифицированный сертификат заявителя; страховой номер индивидуального лицевого счета владельца квалифицированного сертификата (для физического лица) либо идентификационный номер налогоплательщика владельца квалифицированного сертификата (юридического лица); дата и время проверки нотариусом электронной подписи заявителя.

Если одно лицо обратилось за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно регистрируются в реестре, данные, названные в абзаце первом настоящего пункта, могут быть указаны в графе 4 реестра один раз: при регистрации первого нотариального действия, совершаемого для данного лица. При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для этого лица, допускается указание в графе 4 реестра слов “то (тот, те) же”.

176. В графе 5 реестра указывается краткое содержание нотариального действия с учетом особенностей, предусмотренных в настоящем пункте.

При свидетельствовании верности копии документа указываются: наименование документа; его краткое содержание; фамилия, имя, отчество гражданина и (или) наименование юридического лица, которым принадлежит этот документ; кем выдан документ и дата его выдачи, например: “Копия свидетельства о рождении Ивановой Софьи Павловны, выданного 10.05.1982 отделом ЗАГС Советского района г. Воронежа”.

Если свидетельствуется верность нескольких копий одного документа, то указывается число экземпляров копий, например: “3 копии свидетельства о рождении Ивановой Софьи Павловны, выданного 10.05.1982 отделом ЗАГС Советского района г. Воронежа”.

Если свидетельствуется верность одной копии документа, изложенной на одной странице, количество копий и страниц в реестре не указывается.

Если копия документа изложена на нескольких страницах, то указывается количество страниц копии, например: “Копия свидетельства о рождении Ивановой Софьи Павловны, выданного 10.05.1982 отделом ЗАГС Советского района г. Воронежа на 2 страницах”; “3 копии свидетельства о рождении Ивановой Софьи Павловны, выданного 10.05.1982 отделом ЗАГС Советского района г. Воронежа, на 2 страницах каждая”.

При удостоверении сделок, экземпляр которых остается в делах нотариуса, указывается вид сделки, а в отношении договоров также указывается предмет сделки. Например: “Договор купли-продажи квартиры”, “Завещание”. В таком же порядке записываются выданные нотариусом свидетельства (о праве на наследство, о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, о нахождении гражданина в живых и т.д.).

При совершении нотариусом протестов (морской протест, протесты векселей), исполнительных надписей, принятии в депозит денег и ценных бумаг указывается наименование совершенного нотариального действия.

При удостоверении документа, экземпляр которого не остается в делах нотариуса, указываются фамилия, имя, отчество гражданина и (или) полное наименование юридического лица, в отношении которого совершается полномочие, место жительства или место нахождения этого лица, краткое содержание полномочия, например: “Доверенность на имя Иванова Ивана Петровича, проживающего по адресу: г. Москва, ул. Свободы, д. 3б, кв. 47, на продажу за цену и на условиях по его усмотрению квартиры по адресу: г. Москва, ул. Вавилова, д. 5а, кв. 32, представительство в различных организациях, сбор и подачу документов, регистрацию перехода прав и договора, получение денег и зарегистрированных документов, сроком на 1 год, без права передоверия”.

При свидетельствовании подлинности подписи на документе указываются наименования нотариального действия и документа, на котором свидетельствуется подлинность подписи.

177. В графе 6 реестра указывается цифрами сумма госпошлины (нотариального тарифа), взысканной за совершение нотариального действия, денежные суммы, полученные нотариусом за выполнение технической работы и составление проектов.

Если взысканная госпошлина (нотариальный тариф) возвращается полностью или частично, то в этой графе указываются реквизиты документа (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ), на основании которого возвращается госпошлина (нотариальный тариф), и возвращенная сумма (цифрами).

Если лицо освобождается (полностью или частично) от уплаты государственной пошлины (нотариального тарифа) за совершение нотариального действия, то в реестре записывается следующее: “От уплаты освобожден на основании (указывается основание освобождения от уплаты) в размере (указывается сумма в рублях)”.

178. В графе 7 реестра все лица, явившиеся за совершением нотариального действия, а также рукоприкладчик, переводчик, свидетели, исполнитель завещания собственноручно пишут свои инициалы и фамилию и проставляют роспись.

Если одно лицо обратилось одновременно за совершением нескольких нотариальных действий, которые последовательно регистрируются в реестре, его фамилия и инициалы могут быть указаны в графе 7 реестра один раз при регистрации первого нотариального действия, совершаемого для данного лица. При регистрации последующих нотариальных действий, совершаемых для этого лица, допускается проставление только росписи.

При регистрации уведомления о залоге движимого имущества, поступившего в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, графа 7 реестра не заполняется.

При совершении нотариального действия вне помещения нотариальной конторы в графе 7 реестра указывается адрес, по которому совершено нотариальное действие.

XIII. Порядок контроля за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой

179. Проверки исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, Правил могут быть плановыми, внеплановыми и повторными.

180. Проверки исполнения Правил осуществляются комиссией в составе не менее двух человек, в которую входят представители территориального органа и нотариальной палаты.

182. В графике проверок указываются нотариальный округ, фамилия, имя, отчество нотариуса, подлежащего проверке, сроки проведения проверки (календарный месяц).

183. Утвержденные ежегодные графики доводятся территориальным органом до сведения нотариальной палаты и нотариусов, подлежащих проверке, в течение трех рабочих дней со дня утверждения графика.

184. Персональный состав комиссии и дата начала проверки утверждаются приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой по каждой проверке отдельно.

Срок проведения проверки не должен превышать 5 рабочих дней. При необходимости срок проведения проверки может быть продлен приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой. Кандидатуры для включения в персональный состав комиссии представляются нотариальной палатой не позднее 20 числа месяца, предшествующего месяцу проведения проверки, определенному в ежегодном графике.

185. О конкретной дате плановой и повторной проверки члены комиссии информируются не позднее, чем за 7 дней до ее проведения.

О дате прибытия проверяющих нотариус, подлежащий проверке, извещается не позднее, чем за 5 рабочих дней до намеченной даты проверки.

О дате проведения внеплановой проверки уведомление нотариуса, подлежащего проверке, не требуется.

В случае отсутствия при проведении проверки единственного представителя нотариальной палаты или территориального органа либо нотариуса, подлежащего проверке, принимается решение о переносе даты проведения проверки, при необходимости в состав комиссии вносятся изменения.

189. В ходе плановой проверки проверяющими проводится выборочная проверка документов за четырехгодичный период, предшествующий проверке.

Внеплановая проверка проводится по конкретному факту, явившемуся основанием для внеплановой проверки.

190. По итогам проверки составляется справка, в которой указываются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество нотариуса;

реквизиты приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса;

место нахождения нотариальной конторы;

замечания, выявленные в ходе проверки, со ссылкой на конкретные пункты Правил;

предложения по результатам проверки.

191. При отражении в справке положительных моментов исполнения нотариусом Правил следует описать те из них, которые с целью обмена опытом могут быть рекомендованы другим нотариусам.

192. Справка по итогам проверки составляется в трех экземплярах не позднее 7 рабочих дней со дня ее проведения и подписывается лицами, осуществляющими проверку, и нотариусом, в отношении которого она проводилась. Справка должна быть рассмотрена нотариальной палатой в течение 30 дней с момента поступления в нотариальную палату. Результаты проверки рассматриваются нотариальной палатой при участии представителя территориального органа.

Нотариус вправе присутствовать при обсуждении результатов проверки.

Отсутствие проверяемого нотариуса при рассмотрении справки не препятствует ее рассмотрению.

Справки по итогам проверки хранятся в территориальном органе, в нотариальной палате, у нотариусов, в отношении которых проводились проверки.

В случае если нотариус, в отношении которого проводилась проверка, не согласен с замечаниями проверяющих, он вправе представить свои письменные возражения, как при подписании справки, так и в любой момент до рассмотрения результатов проверки нотариальной палатой.

В справке о результатах проверки устанавливается срок для принятия мер по устранению выявленных недостатков и нарушений действующего законодательства, который должен составлять не более 6 месяцев со дня окончания проверки.

При необходимости члены комиссии имеют право запрашивать объяснения от нотариуса по фактам выявленных недостатков и нарушений.

В установленные справкой сроки нотариус направляет отчет о проделанной работе по устранению недостатков и нарушений в нотариальную палату.

Непредставление нотариусом информации о проделанной работе по устранению недостатков и нарушений в нотариальную палату является основанием для проведения повторной проверки.

193. Повторная проверка проводится не позже чем через год после проведения плановой проверки, в ходе которой выявлены существенные нарушения Правил. При повторной проверке проводится проверка исполнения Правил за период, прошедший после плановой проверки. По результатам повторной проверки составляется заключение, содержащее помимо сведений, указанных в пункте 190 Правил, информацию об устранении нарушений, выявленных в ходе плановой проверки.

194. В случае выявления в ходе проверки нотариуса фактов нарушений Правил нотариальной палатой должен быть решен вопрос о применении к нотариусу, допустившему нарушения, мер дисциплинарной ответственности.

195. При поступлении в территориальный орган или нотариальную палату обращений (заявлений, жалоб) граждан и писем организаций, в которых содержатся сведения о нарушении нотариусом Правил, по предложению нотариальной палаты или территориального органа может назначаться проведение внеплановой проверки исполнения данным нотариусом Правил.

196. Результаты внеплановой проверки оформляются и рассматриваются в порядке, предусмотренном пунктами 190-192 Правил.

В случае выявления в ходе внеплановой проверки нарушений Правил территориальный орган и нотариальная палата назначают повторную проверку нотариуса, допустившего их нарушения.

XIV. Особенности работы с электронными документами

197. Нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы:

исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;

полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

Обращения граждан и организаций, поступившие в форме электронного документа, в том числе не подтвержденные электронной подписью, рассматриваются в порядке, предусмотренном Правилами. Ответ на обращение, поступившее в электронной форме, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Проверка подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписаны электронные документы, осуществляется с использованием средств единой информационной системы либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.

201. Регистрации подлежат все получаемые нотариусом электронные документы, связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки.

Электронные документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в день их поступления в журнале регистрации входящей корреспонденции или в Электронном журнале регистрации входящих электронных документов (приложение N 34).

Получение нотариусом электронного документа, необходимого для нотариального производства, на личном приеме подтверждается распиской в получении документов нотариусом.

Нотариус в конце каждого рабочего дня подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью Электронный журнал регистрации входящих электронных документов.

Зарегистрированные нотариусом входящие электронные документы и Электронный журнал регистрации входящих электронных документов хранятся на рабочем месте нотариуса.

Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом входящих электронных документов и Электронного журнала регистрации входящих электронных документов на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный нотариусом доступ к таким копиям.

Нотариус вправе хранить резервные копии указанных электронных документов на серверах единой информационной системы.

202. Электронные документы, исходящие от нотариуса, регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции или в Электронном журнале регистрации исходящих электронных документов (приложение N 35).

Электронные документы, исходящие от нотариуса и подлежащие регистрации, регистрируются в день их отправления адресату.

Нотариус в конце каждого рабочего дня подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов.

Зарегистрированные нотариусом исходящие электронные документы и Электронный журнал регистрации исходящих электронных документов хранятся на рабочем месте нотариуса.

Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом исходящих электронных документов и Электронного журнала регистрации исходящих электронных документов на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный доступ к таким копиям.

203. Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в соответствии с законодательством Российской Федерации и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD – ROM, флэш-картах или иных устройствах, используемых для переноса информации).

При наличии электронных документов, которые необходимо приобщить к делу, составленному из документов на бумажном носителе, в дело помещается ссылка на место хранения данного электронного документа, содержащая полное имя файла и уникальный регистрационный номер документа или изготовленная на бумажном носителе копия электронного документа с указанием полного имени файла и места хранения данного электронного документа.

204. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел, которые индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Источник

Об утверждении Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой

Оглавление
Скачать архив
Скачать документ
Добавить в папку
Отслеживать документ
Справка

Новости

Подключись
к Аюдар Инфо сегодня
и получи

3 дня демо доступа
бесплатно

Источник

Правила нотариального делопроизводства

Новости

Вам также может понравиться

Как составить внутренний отчет организации

Как найти свой уникальный контент

Как найти настоящий масштаб

Добавить комментарий Отменить ответ