В этом номере журнала подробно разбираемся с регистрацией договоров (кто и какой номер присваивает, чем опасно его отсутствие и наоборот – какие проблемы таит в себе «двойной» номер, когда каждая сторона стремится присвоить договору свой). Рассматриваем передачу договора на подпись контрагенту и его возвращение обратно, оперативное хранение и выдачу копий, оригиналов договоров сотрудникам, какие варианты заверения копий возможны.
Регистрация договоров
Для регламентации порядка регистрации следует определить:
- каким способом будет осуществляться регистрация договоров:
- централизованным, т.е. отдельным структурным подразделением / работником;
- децентрализованным способом – в том структурном подразделении, где работает ответственный исполнитель по договору. Такая практика существует, но насколько она будет приемлема для вашей организации, вы должны определить сами;
- возможен и смешанный вариант (например, все договоры регистрируются централизованно службой делопроизводства, кроме договоров с клиентами, которые оформляет и регистрирует отдел продаж);
- конкретное структурное подразделение / работника при централизованном способе регистрации или список работников подразделений, которые будут осуществлять регистрацию договоров там по направлению их деятельности при децентрализованном способе регистрации;
- форму Журнала регистрации договоров и указать порядок его ведения (на бумажных носителях или в электронном виде), см. Пример 38;
- порядок присвоения номера договору;
- порядок предоставления справок и отчетов по заключенным договорам на основе данных об их регистрации. Если это необходимо, то можно предусмотреть подготовку отчетов за определенные промежутки времени (ежемесячные, квартальные, полугодовые и годовые) или просто по запросам руководителя организации или иных руководителей структурных подразделений.
Сразу оговоримся, что в ГК РФ не предусмотрено присвоение номера договору, да и нет других нормативных правовых актов, которые бы регламентировали этот процесс, однако требования могут устанавливаться в отраслевых ведомственных нормативных актах. Тем не менее для учета договоров, их систематизации при хранении и для составления платежных поручений и других первичных учетных документов номер просто необходим. Хотя на практике можно встретить договор, который не имеет номера, тогда, ссылаясь на него, пишут, например, так: «договор поставки от 03.10.2016 № б/н» или «договор поставки от 03.10.2016». Как правило, номер может не присваиваться в мелких компаниях, но даже в них сейчас стараются уйти от такой практики, т.к. отсутствие номера на договоре может привести к серьезным проблемам:
Судебная практика Постановление ФАС СЗО от 19. 12. 2005 № А56-6971/2005
Суд отказал во взыскании с налогового органа расходов на оплату услуг представителя, так как налогоплательщик не подтвердил получение представителем денежных средств. Одной из причин было названо отсутствие в платежном документе ссылки на номер и дату договора, на основании которого производилась выплата денег.
Обращаем внимание не только на необходимость присвоения номера договору, но и на должную внимательность и аккуратность работников, которые осуществляют регистрацию договоров, оформление платежных документов, т.к. невнимательность сотрудника может стать предметом судебных разбирательств.
Судебная практика Постановление ФАС Московского округа от 20, 14 февраля 2006 г. по делу № КА-А40/401-06-П
Инспекторы обвинили налогоплательщика в недостоверной информации, основываясь на том, что у него одинаковый номер присвоен двум договорам (от 8 июня и от 8 июля), а в учете отражены сделки лишь по одному. Сотрудники предприятия возразили: двух контрактов не было, просто ошиблись при оформлении первичных документов, указав июль вместо июня (разница в 1 знаке). Соответствующие документы были предъявлены в суд. Представители инспекции не смогли найти второго контракта, а потому суд решил спор не в их пользу, отметив, что «налоговый орган не сослался на конкретные доказательства».
Бывает не только отсутствие номера у договора, но и наоборот – стремление его присвоить у обеих заключивших его сторон, тогда их номера могут идти через косую черту и итоговый регистрационный номер договора будет называться «двойным» (например, № 514п/121-2016). Если договор заключили 3 стороны, то его номер может быть и «тройным».
Мы должны предупредить вас о возможном возникновении проблем при присвоении «двойного» номера договору.
Во-первых, это не всегда удобно из-за того, что сам номер получается достаточно длинным, потом это будет «мешать» при оформлении первичных учетных документов (актов выполненных работ, платежных поручений и т.п.). Может быть допущена техническая ошибка при указании номера договора, например, на втором экземпляре договора или в первичных учетных документах. Да и времени на такие номера тратится значительно больше, ведь надо не только написать такой номер и внести его во все регистрационные формы, потом еще нужно везде проверить, не закралась ли где-то ошибочка.
Во-вторых, номера контрагентов принято разделять между собой косой чертой. Но если этот знак присутствует и внутри номера какого-то контрагента (а структура номера у него регламентирована и отступить от правил он не сможет), то в итоговом двойном номере договора таких косых черт будет минимум две, а то и больше. Тогда спрашивается, где ваш номер и где его, например, здесь (разными цветами обозначим номера разных контрагентов):
- № 84-МА-3861-16/0544/123/08-12, или
- № 84-МА-3861-16/0544/123/08-12, или
- № 84-МА-3861-16/0544/123/08-12?
Если вы часто работаете с договорами, то визуально быстро вычлените свою часть номера, а как быть остальным? Порой они могут столкнуться с техническими сложностями.
Можно было бы рекомендовать вам выбрать такую структуру регистрационного номера, в которой бы отсутствовали косые черты. Но кто гарантирует, что все ваши контрагенты поступят так же? Кроме того, принято в номер документа включать не только его порядковый номер (обычно в пределах календарного года), но и номер дела по номенклатуре дел, куда он будет подшит, разделяя эти две части как раз косой чертой…
-
Номер извещения закупки
-
Идентификационный код закупки
-
Номер в плане-графике
-
Номер контракта
У начинающих участников возникают вопросы, из чего состоят номера госзакупок в извещении, планах-графиках и контрактах, в чем их различие и где их искать. Расскажем в статье подробно о нумерации в госзаказе.
Номер извещения закупки
Номер, по которому ищут тендер в поиске — регистрационный номер закупки. Порядок формирования зависят от того, по какому закону проводится процедура:
-
В закупках по 44-ФЗ номер формирует ЕИС, когда госзаказчик публикует процедуру. На торговую площадку закупка попадает из информационной системы, поэтому номера на ЭТП и в ЕИС совпадают. Например, у аукциона на поставку средств индивидуальной защиты одинаковый номер в ЕИС и на Росэлторг.
-
В 223-ФЗ у каждой процедуры два номера: один формируется на ЕИС, второй — на ЭТП. Например, два номера у этого запроса котировок: 32009418161 — в ЕИС и 93808 — на etp.zakazrf.ru. На площадке можно найти закупку по обоим номерам, на ЕИС — только по одному.
-
У коммерческих закупок номер единственный, который сформировала торговая площадка. Например, у коммерческого запроса котировок на Сбербанк-Аст такой номер.
Идентификационный код закупки (ИКЗ)
ИКЗ — уникальный номер закупки или отдельного лота. Заказчик указывает ИКЗ во всех документах, которые сопровождают процедуру: в графике закупок, извещении, контракте. Идентификационный код нужен, чтобы связать эти документы.
Правила формирования кода, его состав и структуру утверждает Минфин в приказе № 55н. ИКЗ состоит из 36 знаков. Разберем значения каждого разряда на примере этой закупки с ИКЗ 201410000114041010100100210011020000.
| Разряд | Значение | Расшифровка на примере с ИКЗ 201410000114041010100100210011020000 |
|---|---|---|
|
1 и 2 |
год, когда разместили закупку |
20 — 2020 год |
|
3 — 22 |
код организации-заказчика. Его можно найти в карточке заказчиков в ЕИС. |
14100001140410101001 — состоит из кода формы собственности, ИНН и КПП |
|
23 — 26 |
четырехзначный номер закупки из плана и плана-графика. |
0021 — двадцать первая закупка по плану заказчика |
|
27 — 29 |
порядковый номер закупки, который формируют в пределах номера из разрядов 23 — 26 |
001 — первая закупка в пределах № 0021 из плана.
На этапе формирования плана-графика указывают значение 000. Когда размещают извещение — меняют на порядковый номер закупки. |
|
30 — 33 |
код объекта закупки по ОКПД 2 с детализацией до группы |
1020: первые две цифры — класс, третья — подкласс, четвертая — группа.
Случаи, когда ставят 0000: — если в одной закупке несколько объектов с разными ОКПД 2; — если проводят мелкую или внеплановую закупку, например:
|
|
34 — 36 |
код вида расходов (КВР) по бюджетной классификации. Подробнее о КВР мы писали в статье. |
000 указывают: — если расходы нужно отражать по нескольким КВР, — если закупку проводят бюджетное, автономное учреждение, ГУП, МУП. |
Сформированный ИКЗ нельзя менять до окончания срока хранения документов по закупке.
Если заказчик сделает ошибку в коде, не укажет ИКЗ в документах закупки или укажет разные коды в плане-графике и извещении, то должностное лицо получит штраф 3000 рублей на основании ч 4.2 ст 7.30 КоАП.
Заказчик указал ИКЗ в извещении электронного аукциона, но забыл указать его в документации и в проекте контракта. На основании жалобы от участника по другому поводу ФАС провела проверку и решила, что заказчик нарушил 44-ФЗ, не указав ИКЗ в документаци. Заказчик не согласился с ФАС и обратился в суд, но проиграл. Суд встал на сторону ФАС. (Дело № А40-163291/17)
Номер в плане-графике
Планы-графики закупок можно найти на сайте zakupki.gov.ru в разделе «Планирование», подразделе «Планы-графики закупок». В плане-графике у одной закупки сразу несколько номеров.
-
Идентификационный код:
-
Уникальный номер позиции плана-графика — формируется в ЕИС автоматически:
-
Номер закупки в плане-графике, который присваивает заказчик от 0001 до 9999 в пределах одного года. С началом нового года номера закупок снова будут начинаться с 0001.
В извещении одной процедуры можно найти три разных номера: регистрационный номер извещения, уникальный номер позиции плана-графика и ИКЗ.
Номер контракта
Номер электронного договора, контракта на бумаге и в реестре ЕИС
-
В бумажных закупках заказчик присваивает контракту номер в соответствии с внутренним порядком учета договоров.
-
В электронных закупках контракт хранят только в электронном виде. Чтобы победитель подписал контракт, заказчик загружает на площадку файл с договором, в котором должен быть указан номер. Госзаказчики нумеруют документ согласно внутреннему реестру договоров или в качестве номера используют код, который присвоила площадка:
-
Реестровый номер контракту присваивает ЕИС автоматически, когда заказчик загружает документ в Реестр. Номер будет одинаковым во всех реестрах информационной системы.
Идентификатор государственного контракта (ИГК)
Код присваивают контрактам с казначейским сопровождением и по гособоронзаказу. ИГК связывает все счета и документы по одному контракту, чтобы банки и казначейство могли отследить всю цепочку денежного потока и проконтролировать целевое использование бюджетных денег.
Порядок формирования идентификатора устанавливает Федеральное казначейство в приказе № 9н. Госзаказчик формирует двадцатизначный ИГК, когда создает запись в реестре контрактов. Первые 19 цифр кода совпадают с реестровым номером контракта, последняя цифра может иметь два значения: «0» — обычный контракт, «1» — связан с гостайной.
Поставщики обязаны указывать ИГК во всех документах, связанных с контрактом: в платежах, счетах-фактурах, договорах с субподрядчиками.
Действующее законодательство никак не регламентирует порядок нумерации трудовых договоров. Поэтому работодатели могут делать это так, как им удобно. Такое мнение высказали специалисты Минтруда в письме от 28.04.20 № 14-2/В-519.
В настоящее время содержание трудовых договоров регламентировано статьей 57 ТК РФ. Такой реквизит, как номер трудового договора, в этой статье не упомянут. Поэтому он не является обязательным. Кроме того, никакой иной акт законодательства не предусматривает процедуры нумерации трудовых договоров. Поэтому работодатели вправе установить свой собственный порядок нумерации трудовых договоров, закрепив его в локальном нормативном акте.
Однако в Минтруде отмечают, что на практике обычно используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. То есть трудовому договору, заключенному, например, в январе 2020 года, присваивается номер 1-20/01. А дополнительное соглашение к трудовому договору, как правило, имеет нумерацию, начинающуюся с № 1 и далее ведущуюся по каждому трудовому договору отдельно.
Нумерация трудовых договоров целесообразна.
Вообще, номер трудового договора, согласно ст. 57 ТК РФ, не относится к его обязательным реквизитам. Другими НПА процедура нумерации тоже не регламентирована. Поэтому трудовые договоры «б/н» — это не нарушение. Вместе с тем нумерация имеет смысл, поскольку позволяет упорядочить документы, облегчает их идентификацию, а значит, и ведение делопроизводства в целом.
Что касается формата номера, он может быть любым и включать любые знаки и символы. Например, состоять из порядкового номера договора с указанием месяца и года его заключения: № 2/05-2020. Можно также вводить буквенные индексы, что удобно, когда, к примеру, требуется разграничить нумерацию по подразделениям. Здесь, как говорится, полная свобода творчества.
Рекомендуется нумеровать и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Они, как правило, имеют нумерацию, начинающуюся с № 1, к каждому трудовому договору.
Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и допсоглашений к ним может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.
Это отмечает Минтруд в письмах от 28.04.2020 № 14-2/В-519, от 21.03.2018 № 14-2/В-191.
Больше полезной информации об оформлении трудовых договоров вы найдете в нашей специальной рубрике.
Также рекомендуем подборку форм по трудовым договорам от КонсультантПлюс. В ней вы найдете образцы трудовых договоров от экспертов К+ на разные случаи жизни. Получите бесплатный демо-доступ к системе и переходите к подборке и другим материалам от экспертов К+.
В разных видах закупок — разные правила нумерации:
- Закупки по 44-ФЗ сначала публикуют в ЕИС, поэтому номер в ЕИС и на ЭТП один и тот же.Например, у этой закупки одинаковый номер на Сбербанк-АСТ и в ЕИС.
- В закупках по 223-ФЗ обычно 2 номера — номер в ЕИС и номер, который присваивает ЭТП. Например, у этой закупки на ОТС.ru два номера: № 4249235 (с ОТС) и № 31705574458 (с ЕИС). В Контур.Закупках у такой процедуры будет номер с ЕИС.
- У коммерческих закупок только один номер, который присвоила ЭТП.
Найдите закупку мечты — в пару кликов
Найти
По ст. 23 44-ФЗ ИКЗ присваивают каждой закупке или отдельному лоту в закупке и указывают в:
- плане закупок (составляют до конца 2019 года),
- плане-графике,
- извещении о закупке,
- приглашении участвовать в закрытой закупке,
- документации о закупке,
- в контракте,
- в других документах, предусмотренных 44-ФЗ.
Как читать идентификационный код закупки?
ИКЗ — это 36-значное число, в структуре которого зашифрована информация о закупке:
- Первые две цифры — год закупки.
- Следующие 19 цифр — код организации-заказчика. Эта комбинация одинакова для одной организации, ее можно проверить в ЕИС в реестре заказчиков.
- Цифры с 23 по 26 — это четырехзначный номер закупки в плане закупок и плане-графике.
- Цифры с 27 по 29 — номер закупки в плане-графике.
- Цифры 30-33 соответствуют ОКПД 2 с детализацией до группы.
- Цифры с 34 по 36 — код бюджетных расходов.
Структура ИКЗ меняется (пишут 0000 в разрядах 30-33), если проводят внеплановую или мелкую закупку, например:
- у единственного поставщика до 100 или 400 тыс. рублей,
- услуги преподавателей или экскурсоводов у физлиц,
- услуги по организации концертов или феcтивалей,
- услуги, связанные с командировками,
- лекарства, назначенные врачебной комиссией.
После того, как заказчик указал в ИКЗ информацию о порядковом номере закупки в плане-графике, его нельзя менять весь срок хранения документов (5 лет).
О чем важно помнить поставщику?
ИКЗ обязательно прописывают в контракте, в том числе в контракте с единственным поставщиком. Но 44-ФЗ разрешает заключать контракт с единственным поставщиков устно, в этом случае указывать ИКЗ негде.
Чтобы не было претензий со стороны ФАС, рекомендуется указывать ИКЗ в документах, которые подтверждают, что стороны заключили контракт и исполняют его — например, в счете на оплату, счете-фактуре или товарном чеке.
В плане-графике у закупки сразу несколько номеров:
- Уникальный номер закупки, который формируется автоматически.
- Номер закупки, состоящий из последовательности 4 чисел от 0001 до 9999, и который присваивает сам заказчик в порядке возрастания. Номер уникален в пределах одного года, а номера закупок каждого следующего года снова начинаются с 0001.
- Идентификационный код закупки.
Таким образом у одной закупки могут быть три номера: номер позиции в плане-графике, номер извещения и идентификационный код закупки.
Реестровый номер контракта в ЕИС
Реестровый номер контракта присваивает ЕИС, когда заказчик загружает контракт в Реестр. По реестровому номеру всегда можно найти контракт и в другом Реестре ЕИС например, в Реестре отчетов.
Электронный аукцион
В электронных аукционах контракт заключают в электронной форме, но при этом всегда прикладывают документ, в котором должен быть указан номер. Некоторые заказчики указывают номер, совпадающий с кодом, который присваивает площадка, или номер в соответствии с внутренним реестром.
Номер контракта на бумаге
В конкурсах, котировках, запросах предложений и с единственным поставщиком контракты заключают на бумаге. Номер контракта заказчик присваивает в соответствии с внутренним реестром договоров.
Код формируют федеральные, автономные или региональные заказчики, которые оплачивают закупки из федерального бюджета или заключают контракты с казначейским сопровождением. Идентификатор используется для связи контракта и расчетов по ним.
Порядок, по которому формируют ИГК на казначейском сопровождении, установлен в приказе Казначейства России от 09.01.2020 № 2Н. ИКГ — это двадцатизначный цифровой код, который заказчик присваивает после формирования записи в реестре контрактов и который сохраняется весь срок действия контракта.
Разряды с первого по 19-й аналогичны реестровому номеру контракта (или разрядам с девятого по 27-й номера записи в реестре контрактов с гостайной). 20-й разряд — идентификатор реестра контрактов. Если это обычный реестр, ставят «0», если сведения в контракте представляют гостайну, ставят «1».
Заказчики также указывают ИКГ во всех допсоглашениях, платежных и расчетных документах.
О чем важно помнить поставщику?
Победители закупок с 1 июля 2017 должны указывать этот идентификатор в счетах-фактурах и других документах, которые выставляют заказчику. Соответствующие поправки появились в 169 статье Налогового кодекса и в форме счета-фактуры — в шаблон документа добавили строку с идентификационным кодом.
Ответим на вопросы
Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.
Задать вопрос эксперту
