Как бухгалтеру заполнить оборотно-сальдовую ведомость и зачем она нужна
Оборотно-сальдовая ведомость представляет собой таблицу, содержащую сведения об остатках и оборотах по всем или отдельным счетам бухучета. О том, для чего используют этот документ, как его правильно составить, пойдет речь в нашей статье.
Для чего нужна оборотно-сальдовая ведомость в бухгалтерском учете
Оборотно-сальдовая ведомость (бухгалтеры нередко ее называют «оборотка») показывает сальдо и обороты по счетам бухгалтерского учета за определенный период. Ранее ее использовали для составления бухгалтерского баланса.
Сейчас, когда баланс составляет программа, ведомость используют, чтобы посмотреть обороты и остатки по счетам и сверить суммы, если в балансе что-то не сходится.
С помощью оборотной ведомости бухгалтер проверяет учетные записи на синтетических счетах. По итоговой строке в оборотке должно быть три пары равенств:
-
остатки на начало отчетного периода по дебету и кредиту (это равенство показывает, что итоговая сумма всех средств компании на начало периода равна итоговой сумме источников этих средств);
-
обороты по дебету и кредиту (это равенство вытекает из принципа двойной записи, при котором каждая хозоперация отражается в одинаковой сумме по дебету и кредиту разных счетов, и если суммы не совпадают, то это говорит об ошибках);
-
остатки на конец отчетного периода по дебету и кредиту (это равенство вытекает из равенства итогов средств и их источников и показывает баланс на конец отчетного периода).
Документ также используют для анализа. С помощью оборотки можно проанализировать:
-
показатели, которые нельзя рассчитать по данным баланса и отчета о финансовых результатах;
-
ситуацию на конкретную дату, а не на конец отчетного периода, что может быть необходимо для принятия руководителем компании того или иного решения.
Дебет и кредит в оборотно-сальдовой ведомости
Дебет и кредит — это левая и правая стороны любого бухгалтерского регистра. Они есть в операции, карточке счета, в анализе счета и любых других регистрах.
-
В «оборотке» мы встречаем дебет и кредит три раза:
-
в сальдо на начало периода;
-
в оборотах за период;
-
в сальдо на конец периода.
Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах
Уметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».
Виды оборотно-сальдовых ведомостей
Выделяют три вида оборотно-сальдовых ведомостей:
-
«оборотка» по всем синтетическим счетам. Как мы сказали выше, ее используют для проверки правильности заполнения баланса;
-
ведомость по аналитическим счетам, которая составляется по каждому счету отдельно. Ее применяют для выявления допущенных ошибок на счетах. Примером может служить ситуация, когда суммы были записаны не на те счета, к которым они относятся. Для проверки сверяют итоги оборотных ведомостей по счетам аналитического учета с данными соответствующего синтетического счета. Они должны быть равными;
-
шахматная оборотная ведомость (бухгалтеры называют ее «шахматка»), в которой отражаются только обороты. В ее основе лежит шахматный принцип, который обеспечивает удобный визуальный контроль данных. С ее помощью бухгалтер может увидеть наличие нестандартных проводок.
Как составить оборотно-сальдовую ведомость
Большинство компаний ведет бухучет в специальной программе, поэтому для них формирование оборотно-сальдовой ведомости не составляет труда. В разделе «Отчеты» необходимо выбрать «Оборотно-сальдовая ведомость», установить период и нажать кнопку «Сформировать».
Программа составит «оборотку» и выведет на экран для просмотра. При необходимости документ также можно сохранить в Excel.
Если ведомость составляется вручную, то нужно помнить, что «оборотка» — одна из разновидностей регистров бухучета. Поэтому документ должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. 4 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
-
название;
-
наименование компании, составившей его;
-
период, за который он составлен;
-
систематическую группировку объектов бухучета;
-
величину денежного измерения объектов бухучета с указанием единицы измерения;
-
должности лиц, ответственных за ведение регистра;
-
подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов.
Форму «оборотки» утверждает руководитель компании по представлению главного бухгалтера.
Требуется помощь? Задайте безлимитное количество вопросов на
консультации!
Наши эксперты оперативно найдут верный ответ и помогут.
Все подробности
здесь.
Образец заполнения оборотно-сальдовой ведомости на примере счета 62
На счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» отражают расчеты за товары, работы или услуги. К нему открывают минимум два субсчета: один — для задолженности покупателей, второй — для полученных авансов.
Счет 62 активно-пассивный, но с активной структурой. То есть по дебету счета показывается увеличение задолженности покупателей перед компанией, а по кредиту — ее уменьшение.
Сальдо по дебету счета показывает, что покупатель должен определенную сумму. А если сальдо получилось по кредиту, это значит, что покупателю должна компания-продавец. Такое может произойти, если она получила аванс, а товары, готовую продукцию или услуги еще не предоставила.
Общая сумма сальдо по счету 62 демонстрирует итоговое состояние расчетов со всеми покупателями, поэтому для выявления более подробной картины целесообразно вести учет задолженности по каждому из них. Кроме того, современная автоматизация данных позволяет вести расчеты в соответствии с каждым заключенным договором. Данные 62 счета должны соответствовать сформированным актам сверки с контрагентами.
Пример
ООО «Альфа» формирует «оборотку» за май 2022 года. На начало мая 2022-го значилась задолженность за ООО «Гамма» в размере 19 280 рублей. В течение мая ООО «Гамма» произвело оплату ранее поставленного товара, которую бухгалтер ООО «Альфа» отразил следующей проводкой:
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
Сумма (руб.) |
|
Оплата поставленного товара |
51 |
62 |
19 280 |
ООО «Бета» в апреле 2022 года внесло предоплату за товар в размере 246 тыс. рублей. Затем в течение мая перечислило еще 785 тыс. рублей. Сумма отгруженного товара составила 744 тыс. рублей. Бухгалтер ООО «Альфа» сделал следующие записи.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
Сумма (руб.) |
|
Отгружен товар |
62 |
90 |
744 000 |
|
Произведен зачет авансового платежа |
62.02 |
62.01 |
246 000 |
|
Поступила оплата |
51 |
62 |
785 000 |
По итогам месяца бухгалтер ООО «Альфа» сформирует следующую «оборотку».
ООО «Альфа»
Оборотно-сальдовая ведомость
по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»
за май 2022 года
Выводимые данные бухгалтерского учета:
|
Счет |
Сальдо на начало периода |
Обороты за период |
Сальдо на конец периода |
|||
|
Контрагент |
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
|
62 |
226 720 |
744 000 |
804 280 |
287 000 |
||
|
ООО «Гамма» |
19 280 |
19 280 |
||||
|
ООО «Бета» |
246 000 |
744 000 |
785 000 |
287 000 |
||
|
Итого |
226 720 |
744 000 |
804 280 |
287 000 |
Главный бухгалтер Сидорова А. П.
Вправе ли налоговая запрашивать оборотно-сальдовые ведомости
Налоговая инспекция имеет право требовать от налогоплательщика документы, служащие основаниями для исчисления и уплаты налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов, сборов (пп. 1 п. 1 ст. 31 НК).
Проводящее налоговую проверку должностное лицо инспекции вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы (п. 1 ст. 93 НК). За отказ от представления запрашиваемых документов или непредставление их в установленные сроки компанию могут привлечь к ответственности по ст. 126 НК в виде штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 4 ст. 93 НК).
Возникает вопрос: вправе ли налоговая запрашивать оборотно-сальдовые ведомости и могут ли за их непредставление привлечь к ответственности?
В настоящее время существует две точки зрения.
1. «Оборотка» — это регистр бухучета, который не относится к первичным документам, поэтому налоговые органы не вправе ее истребовать. Данная точка зрения содержится в п. 4 письма ФНС от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@. В нем говорится, что инспекторы вправе требовать от налогоплательщика документы, служащие основаниями для исчисления и уплаты налогов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты налогов, сборов.
Следовательно, они не могут истребовать у налогоплательщика документы, не являющиеся первичными, в том числе отчеты или аналитические справки. Это же правило действует и в отношении оборотно-сальдовых ведомостей.
В частности, Арбитражный суд Западно-Сибирского округа в Постановлении от 27.07.2018 № Ф04-3054/2018 по делу № А67-6742/2017 отметил, что инспекцией не была доказана необходимость представления заявителем для подтверждения права на налоговые вычеты оборотно-сальдовых ведомостей. Тем более что запрашиваемые документы фактически являются регистрами бухучета, составление которых предусмотрено и регулируется законодательством о бухучете, и которые не являются обязательными для целей налогообложения по НДС.
2. Если регистры бухучета содержат информацию, необходимую для проведения контрольных мероприятий, и они имеются в наличии у налогоплательщика, то их следует предоставить. За непредставление по требованию инспекции оборотно-сальдовых ведомостей, которые не являются первичными документами, компанию можно привлечь к ответственности (постановления Арбитражного суда Центрального округа от 17.05.2018 № Ф10-1416/2018 по делу № А48-5215/2017, Арбитражного суда Поволжского округа от 13.06.2017 № Ф06-20744/2017 по делу № А72-12629/2015).
Таким образом, непредставление оборотно-сальдовых ведомостей по требованию инспекции опрометчиво и может привести к тому, что компанию оштрафуют.
Не предоставляя данный документ, компания должна быть готова доказывать в суде, что такой документ у нее отсутствует и он не требуется для проведения контрольных мероприятий
Содержание страницы
- Существует ли ОСВ?
- Как составить
- Как читать
Даже начинающему бухгалтеру известен принцип построения баланса. Он составляется на основе двойной записи по счетам бухгалтерского учета, в результате чего сумма дебета в любой промежуток времени равняется сумме кредита. Такое равенство и является, по сути своей, балансом. В бухгалтерских учетных программах баланс обычно составляется автоматически, и промежуточное звено, оборотно-сальдовая ведомость, без которого раньше эта операция была немыслима, как бы «выпадает» из поля зрения. Однако опытные бухгалтеры не торопятся отказываться от этой формы и возможностей, которые дает ее применение.
Существует ли ОСВ?
Необходимость разбираться в структуре ОСВ выходит на первый план в случае неверного баланса, когда актив не равен пассиву. Арифметически верный баланс также может содержать логические, смысловые ошибки, искажающие учет. Найти их помогает хорошее знание структуры ОСВ.
Вопрос из заголовка может показаться странным только на первый взгляд. Официально такая форма не утверждена на сегодняшний день, хотя в прошлом ОСВ упоминалась и в нормативной базе.
ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» разрешает применять организациям такие формы документов, которые им удобны, а ФНС регулярно требует предоставления ОСВ, чтобы сверить те или иные расчеты по декларациям. Форма ОСВ остается неизменной уже долгие годы и считается одной из самых удобных, наглядных рабочих форм.
Оборотно-сальдовая ведомость состоит из колонок или их групп:
- счет (синтетический, аналитический или субсчет);
- сальдо на начало периода;
- обороты за период;
- сальдо на конец периода.
Сальдо и обороты делятся на две колонки: дебет и кредит. Чаще всего ОСВ составляется за год по синтетическим счетам. ОСВ может использоваться и на уровне аналитических счетов, или два уровня в одной форме комбинируются. Правильно заполненная ведомость дает равенство трех пар итогов, в том числе и сальдо конечного. На этих данных основывается баланс.
Многие бухгалтеры используют еще и ведомость «шахматку», являющуюся, по сути, усеченной разновидностью ОСВ. Вертикальные колонки – это кредит счетов, горизонтальные строки – дебет. Обороты фиксируются на пересечении, в соответствующей клетке, а итоги по дебету и кредиту по итоговой строке и итоговому столбцу («на уголок») должны совпасть.
Обратите внимание! Срок хранения оборотно-сальдовой ведомости 5 лет (ст. 29 ФЗ «О бухучете»).
Как составить
Активы фирмы возникают не сами по себе, а за счет источников (пассивов). На этом двойном изменении данных по учетным объектам основывается ОСВ. Составление ее рассмотрим на упрощенном примере.
За период прошли по учету хозяйственные операции:
- Покупка товара у поставщика 2000 руб. Дт 41 Кт 60.
- Безналичная оплата за товар поставщику 2000 руб. Дт 60 Кт 51.
- Выдано под отчет 400 руб. Дт 71 Кт 50.
- Перечислена работникам заработная плата 15000 руб. Дт 70 Кт 51.
- Поступили на расчетный счет средства от покупателей 7000 руб. Дт 51 Кт 62.
- Поступил на расчетный счет краткосрочный кредит 3000 руб. Дт 51 Кт 66.
Остатки по счетам на начало периода:
- Дт 50 – 500 руб., Дт 51 – 7500 руб., Дт 62 – 7000 руб.
- Кт 70 – 15000 руб.
Отраженные в учетных регистрах проводки группируются в ОСВ. Можно предварительно использовать шахматную ведомость для отражения оборотов по счетам и сведения данных.
В ОСВ переносится известное из расчетов предыдущего периода начальное сальдо и рассчитывается конечное сальдо текущего периода – активы и пассивы фирмы.
| Счет | Сальдо начальное | Обороты за период | Сальдо конечное | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ДТ | КТ | ДТ | КТ | ДТ | КТ | |
| 41 | 2000 | 2000 | ||||
| 50 | 500 | 400 | 100 | |||
| 51 | 7500 | 10000 | 17000 | 500 | ||
| 60 | 2000 | 2000 | ||||
| 62 | 7000 | 7000 | ||||
| 66 | 3000 | 3000 | ||||
| 70 | 15000 | 15000 | ||||
| 71 | 400 | 400 | ||||
| Итого | 15000 | 15000 | 29400 | 29400 | 3000 | 3000 |
В малом бизнесе, где учет упрощен, а программные средства используются зачастую только для подготовки и сдачи налоговых форм, составлять ОСВ полезно вручную. Если равенства трех пар итогов (начального сальдо, конечного сальдо, оборотов по дебету и кредиту) нет, в расчетах ошибка. Баланс до ее нахождения, исправления составлять нельзя.
В бухгалтерских учетных программах оборотно-сальдовая ведомость, как и шахматная ведомость – отчеты, которые можно сформировать в любой момент. ОСВ, как правило, дается в комбинированном виде, с объединением синтетических и аналитических данных.
В ОСВ показывается только развернутое сальдо, иначе балансовые данные будут искажены. Развернутое сальдо (зафиксированное отдельно по дебету и кредиту) может быть в активно-пассивных счетах, отражающих расчеты. Пример: счет 62 и аналогичные ему счета.
Конечное дебетовое сальдо рассчитывается так: начальное дебетовое сальдо плюс оборот по дебету минус оборот по кредиту. Конечное кредитовое сальдо рассчитывается так: начальное кредитовое сальдо плюс оборот по кредиту минус оборот по дебету.
Как читать
Предположим, перед нами один из видов ОСВ – сформированная в бухгалтерской программе ведомость по счету 71. Здесь виден процесс формирования остатков синтетического счета в разрезе аналитических данных.
| Счет | Сальдо начальное | Обороты за период | Сальдо конечное | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| ДТ | КТ | ДТ | КТ | ДТ | КТ | |
| 71 | — | — | 2700 | 1700 | 1000 | — |
| 71.01 | — | — | 2700 | 1700 | 1000 | — |
| Васильчиков А.А. | — | — | 1100 | 1000 | 100 | — |
| Кустов О.И. | — | — | 900 | — | 900 | — |
| Морошкин М.С. | — | — | 700 | 700 | — | — |
На начало периода никаких расчетов у подотчетных лиц с фирмой нет, как показывает нулевое сальдо. Васильчикову А.А. выдано из кассы за 1100 руб., на конец периода он отчитался за 1000 руб., за остаток 100 руб. еще не отчитался и в кассу не вернул.
Кустову О.И. выдано 900 руб. для будущих расходов. Морошкин М.С. получил 700 руб., подтвердил расход полностью согласно авансовому отчету. На конец периода дебетовое сальдо по счету 71 в целом 1000 руб.
Аналогично читаются ОСВ по другим счетам, содержащим развернутые аналитические данные, например, уже упомянутый раньше счет 62. Сформированные по каждому покупателю ОСВ служат основой для акта сверки с деловым партнером.
ОСВ наглядно показывает ошибки не только нарушением равенства трех пар итогов, но и внутри отчета, по счетам. К примеру, если у активного счета (20, 51 и пр.) сальдо на конец периода отрицательное, имеют место неверные проводки за период.
Как составить оборотно-сальдовую ведомость корректно — весьма актуальный для современного российского бухгалтера вопрос. Каковы важнейшие нюансы этого процесса, расскажем в нашей статье.
Какими бывают оборотно-сальдовые ведомости
Существуют 3 основных типа обороток:
- ведомости, в которых отражаются совокупные операции по синтетическим счетам;
- ведомости, в которых фиксируются операции по субсчетам и аналитическим счетам;
- так называемые шахматные ОСВ, заполняющиеся не по учетным счетам (как первые 2 регистра), а по записям из журнала операций.
При этом структура ведомостей 1-го типа будет в большинстве случаев весьма схожей на всех предприятиях, поскольку перечень синтетических счетов утвержден законодательно — приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н.
Какие еще существуют регистры бухучета и какие реквизиты для них обязательны, узнайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
В свою очередь, ОСВ, отражающие цифры по аналитическим счетам, могут быть очень разными — в зависимости от содержания хозяйственных операций в конкретной фирме. Изучим формирование оборотки на примере распространенного синтетического счета 62 и соответствующего ему активного субсчета 62.01.
Как составить оборотно-сальдовую ведомость (пример по счету 62)
В общем случае формирование ОСВ предполагает внесение данных в таблицу, состоящую из 7 столбцов:
- в 1-м фиксируется счет, субсчет или аналитический счет, отражаемый в ведомости;
- во 2-м и 3-м указывается сальдо по дебету или кредиту на начало отчетного периода;
- в 4-м и 5-м фиксируются обороты в расчетном периоде также соответственно по дебету и кредиту;
- в 6-м и 7-м отражается сальдо по дебету или кредиту на конец периода.
Вправе ли ИФНС истребовать оборотно-сальдовые ведомости при проверках и может ли оштрафовать за их непредоставление, узнайте в Энциклопедии спорных ситуаций от КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.
Предположим, компания продала контрагенту товар на сумму 30 000 руб. Данную операцию необходимо отразить по дебету активного субсчета 62.01, который входит в структуру счета 62 (проводка: Дт 62.01 Кт 90). Условимся также, что перед соответствующей поставкой товаров ни компания, ни контрагент ничего друг другу не были должны.
Пусть контрагент оплатил часть суммы за поставленный товар, например 20 000 руб. Данную транзакцию нужно отразить по кредиту субсчета 62.01 (проводка: Дт 51 Кт 62.01).
В оборотке по субсчету 62.01 будут зафиксированы следующие показатели:
- во 2-м и 3-м столбцах — 0 или прочерки, так как мы условились, что на начало отчетного периода фирма и контрагент ничего друг другу не должны;
- в 4-м столбце фиксируем 30 000 руб.;
- в 5-м столбце — 20 000 руб.;
- в 6-м столбце — 10 000 руб. как оставшийся долг контрагента перед фирмой (в данном случае формируется дебетовое сальдо по субсчету 62.01).
Условимся, что иных сделок по счету 62 фирма в отчетном периоде не совершала. В этом случае оборотка по синтетическому счету 62 в целом будет такой же структуры, что и та, которая сформирована для субсчета 62.01.
В табличном виде соответствующие регистры будут выглядеть так:
|
Счет, субсчет |
Сальдо на начало периода |
Обороты за период |
Сальдо на конец периода |
|||
|
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
|
|
62 |
— |
— |
30 000,00 |
20 000,00 |
10 000,00 |
— |
|
62.01 |
— |
— |
30 000,00 |
20 000,00 |
10 000,00 |
— |
Ознакомиться с особенностями формирования ОСВ по иным счетам, а также скачать примеры заполнения соответствующих ведомостей вы можете в статьях:
- «Особенности оборотно-сальдовой ведомости по счету 70»
- «Общее представление оборотно-сальдовой ведомости по счету 01»
Добавить в «Нужное»
Оборотно-сальдовая ведомость: для чего нужна, как составить
Оборотно-сальдовая ведомость (далее также ОСВ) – это таблица с данными об остатках и оборотах по всем счетам бухучета или же только по определённым счетам бухгалтерского учета. По Закону о бухучете ОСВ является регистром бухгалтерского учета, в котором подлежат накоплению данные, содержащиеся в первичных документах (ч. 1 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). В то же время порядок составления оборотно-сальдовых ведомостей ни одним нормативным документом не урегулирован.
Давайте посмотрим, для чего нужна ОСВ и как ее заполнить.
Из чего состоит оборотно-сальдовая ведомость
Оборотно-сальдовая ведомость составляется за выбранный период времени: месяц, квартал, год и т.д.
Классическая оборотно-сальдовая ведомость содержит следующие показатели:
- по вертикали перечислены все счета бухгалтерского учета, по которым было какое-то движение в течение выбранного периода;
- по горизонтали располагаются следующие графы: сальдо на начало периода (Дебет, Кредит), обороты за период (Дебет, Кредит), сальдо на конец периода (Дебет, Кредит).
Визуально это выглядит так:
Оборотно-сальдовая ведомость за _________ (период)
| Номер счета бухучета | Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| 01 | ||||||
| 02 | ||||||
| 10 | ||||||
| … |
Для чего нужна оборотно-сальдовая ведомость
Оборотно-сальдовая ведомость показывает сальдо и обороты по всем счетам бухучета за выбранный период. Это удобно для проверки правильности отражения остатков, для анализа деятельности в целом, для выявления ошибок в бухучете. Например, из ОСВ можно увидеть, что на активном счете появился кредитовый остаток, а на пассивном счете – дебетовый. Кроме того, ОСВ – наглядный пример золотого правила бухучета: дебет всегда равен кредиту.
ОСВ применяется для заполнения и проверки бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах. Сальдо по бухгалтерским счетам переносят в соответствующие строки баланса или отчета о финансовых результатах. Покажем на примере, как используется информация из оборотно-сальдовой ведомости.
Оборотно-сальдовая ведомость за 2020 г.
| Номер счета бухучета | Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| 01 | 520000,00 | 520000,00 | ||||
| 02 | 100000,00 | 50000,00 | 150000,00 | |||
| 10 | 40000,00 | 500000,00 | 480000,00 | 60000,00 | ||
| … |
Получается, остаточная стоимость основных средств такая (сальдо по счету 01 минус сальдо по счету 02):
- на начало периода: 520000,00 – 100000,00 = 420000,00
- на конец период: 520000,00 – 150000,00 = 370000,00
Заполнение бухгалтерского баланса по данным оборотно-сальдовой ведомости будет выглядеть так:
| Пояснения | Наименование показателя | Код | На 31.12.2020 | На 31.12.2019 | На 31.12.2018 |
|---|---|---|---|---|---|
| … | |||||
| Основные средства | 1150 | 370000,00 | 420000,00 | ||
| … | |||||
| Запасы | 1210 | 60000,00 | 40000,00 | ||
| … |
Если в оборотно-сальдовой ведомости нет данных для заполнения какой-либо строки баланса, например строки «Нематериальные активы», то в этой строке баланса ставится прочерк (Письмо Минфина от 09.01.2013 № 07-02-18/01).
Но важно учитывать еще такой момент. Бухгалтерскую отчетность можно формировать только исходя из данных оборотно-сальдовой ведомости с развернутым сальдо. Развернутое сальдо – это когда дебетовые и кредитовые сальдо по активно-пассивным счетам бухучета показаны отдельно (и по дебету, и по кредиту). Например, у организации есть:
- и дебетовый остаток по счету 62;
- и кредитовый остаток по счету 62.
Если в ОСВ будет показано результирующее сальдо по счету 62 (только дебетовое или только кредитовое), то баланс будет заполен неверно. Ведь дебетовый остаток по счету 62 подлежит отражению в разделе «Активы», а кредитовый – в разделе «Пассивы».
Кроме того, подчеркнем, что с помощью оборотно-сальдовой ведомости можно заполнять лишь упрощенные баланс и отчет о финансовых результатах. Ведь в обычной бухгалтерской отчетности есть детализация, которая не содержится в ОСВ, например, разделение активов и обязательств на краткосрочные и долгосрочные.
Активные и пассивные бухгалтерские счета
Все счета бухгалтерского учета можно поделить на:
- активные;
- пассивные;
- активно-пассивные.
На активных счетах учитываются активы организации. Увеличение активов отражается по дебету, уменьшение – по кредиту. Это, к примеру, счета 01 «Основные средства», 04 «Нематериальные активы», 10 «Материалы».
Пассивные счета нужны для отражения источников образования средств. Увеличение учитываемых на них объектов отражается по кредиту, уменьшение — по дебету. Классический пример пассивных счетов это 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 80 «Уставный капитал», 82 «Резервный капитал».
На активно-пассивных счетах отражают как активы, так и пассивы. Например, счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». На них может быть отражена как дебиторская задолженность (актив организации), так и кредиторская задолженность (пассив организации).
Виды оборотно-сальдовых ведомостей
Форма оборотно-сальдовой ведомости нормативно не утверждена. Следовательно, организация может использовать любую удобную форму. Можно закрепить форму ОСВ в качестве приложения к учетной политике (ч. 5 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Поскольку оборотно-сальдовая ведомость является регистром бухучета, то она должна содержать следующие обязательные реквизиты (ч. 4 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- наименование регистра – оборотно-сальдовая ведомость;
- наименование организации, составившей ОСВ;
- период, за который составлена ОСВ;
- систематическую группировку объектов бухгалтерского учета;
- величину денежного измерения объектов бухгалтерского учета;
- наименования должностей лиц, ответственных за ведение ОСВ;
- подписи лиц, ответственных за ведение ОСВ, с указанием их фамилий и инициалов.
На практике чаще всего используют форму ведомости, которую мы привели ниже. Вместе с тем, организация может модифицировать эту форму, например составить ОСВ не только по синтетическим счетам бухучета, но и по аналитическим (например, раскрыв информацию по видам запасов по счету 10 или по контрагентам по счетам 60, 62, 76 и т.д.).
Основные правила составления оборотно-сальдовой ведомости
Если бухучет ведется в бухгалтерской программе, то все просто. Как правило, в разделе «Отчеты» можно выбрать опцию «Оборотно-сальдовая ведомость», затем выбрать период, и ведомость будет сформирована автоматически. Кроме того, в программе можно наладить нужную степень детализации ОСВ.
Если ведомость формируется вручную, поскольку бухучет ведется в упрощенном виде, то необходимо:
- взять сальдо по всем счетам на начало периода из ведомости за предыдущий период;
- собрать дебетовые и кредитовые обороты по всем счетам и внести их в ОСВ;
- вывести расчетным путем сальдо по всем счетам на конец периода.
Затем можно сверить по каждому бухгалтерскому счету сальдо на конец периода с данными бухучета. Они должны быть равны.
При правильном составлении ведомости должны совпадать:
- итоговые сальдо по дебету и кредиту на начало периода;
- обороты по дебету и кредиту;
- итоговые сальдо по дебету и кредиту на конец периода.
При формировании оборотно-сальдовой ведомости нужно указать:
- наименование организации;
- название документа: оборотно-сальдовая ведомость;
- период, за который она составлена;
- в таблице — данные, которые были рассчитаны.
Заверяет оборотно-сальдовую ведомость тот сотрудник, который ее составлял.
ОСВ можно составить на бумаге или в виде электронного документа, заверив его электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Как и по первичным документам, запрещается вносить в ОСВ исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение оборотно-сальдовой ведомости (ч. 8 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Хранить оборотно-сальдовые ведомости необходимо в течение 5 лет (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Образец заполнения оборотно-сальдовой ведомости
Приведем образец оборотно-сальдовой ведомости (цифры условные).
ООО «Ромашка»
Оборотно-сальдовая ведомость за 2020 г., руб.
| Номер счета бухучета | Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
| 01 | 520000 | 520000 | ||||
| 02 | 100000 | 50000 | 150000 | |||
| 19 | 130000 | 110000 | 20000 | |||
| 20 | 1330000 | 1330000 | ||||
| 26 | 40000 | 40000 | ||||
| 51 | 200000 | 1500000 | 1600000 | 100000 | ||
| 60 | 35000 | 700000 | 800000 | 135000 | ||
| 62 | 100000 | 1400000 | 1600000 | 100000 | ||
| 68 | 30000 | 250000 | 300000 | 80000 | ||
| 70 | 500000 | 550000 | 50000 | |||
| 80 | 10000 | 10000 | ||||
| 90 | 1600000 | 1600000 | ||||
| 99 | 645000 | 530000 | 115000 | |||
| Итого | 820000 | 820000 | 7980000 | 7980000 | 640000 | 640000 |
Бухгалтер: _________ Иванова И.И.
Может ли инспекция запросить оборотно-сальдовые ведомости
Иногда при камеральных проверках (особенно при проверке декларации по НДС) налоговики запрашивают в числе прочих документов оборотно-сальдовые ведомости за проверяемый период. Насколько это законно? Налоговый кодекс прямо эту ситуацию не регулирует. Подробно этот вопрос был рассмотрен здесь.
А если организация обратилась в ИФНС с заявлением о проведении налогового мониторинга, то налоговый орган вправе запросить оборотно-сальдовые ведомости по счетам бухучета на вполне законных основаниях (ст. 105.26 НК РФ; п. 3.9, 3.12 Приложения № 4 к Приказу ФНС от 21.04.2017 № ММВ-7-15/323@).
#статьи
- 15 дек 2022
-
0
Оборотно-сальдовая ведомость: что это такое и как её сформировать
Разобрались, для чего нужна оборотно-сальдовая ведомость, по какой форме её составлять и как проверить, правильно ли её заполнили.
Иллюстрация: Polina Vari для Skillbox Media
Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.
Статью помогла подготовить
Прошла путь от помощника бухгалтера до финансового директора. Работала в стартапах и крупных компаниях. Куратор профессий «Бухгалтер» и «Финансовый менеджер» в Skillbox. 11 лет опыта в профессии.
Сейчас работает с микробизнесом: помогает клиентам в ведении бухгалтерского и управленческого учёта, построении финансовой системы, консультирует по различным вопросам экономики предприятия.
Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) — бухгалтерский документ, с помощью которого отслеживают остатки счетов и оборот компании за выбранный период.
В ОСВ отражена вся информация о движении денег бизнеса. Например, о получении предоплаты от покупателей, расчётах с поставщиками, начислении зарплаты. Затем на основании данных ОСВ формируют бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах — формы обязательной бухгалтерской отчётности.
В статье разберёмся:
- что такое оборотно-сальдовая ведомость и для чего её формировать;
- запрашивает ли ОСВ налоговая;
- по какой форме составлять ОСВ;
- как её заполнить;
- как проверить оборотно-сальдовую ведомость;
- как узнать больше о бухгалтерском учёте.
Оборотно-сальдовая ведомость представляет собой таблицу с данными. В ней показывают остатки по счетам на начало и на конец периода, а также оборот компании по дебету и кредиту.
О главных терминах и принципах бухгалтерского учёта рассказывали в этой статье Skillbox Media.
ОСВ можно формировать как по всем, так и по отдельно взятым счетам бухучёта. Как правило, в оборотно-сальдовую ведомость включают счета основных статей бухгалтерского учёта:
- активов;
- обязательств;
- капитала;
- выручки;
- расходов;
- прибылей и убытков.
Период, на который формируют ОСВ, компании выбирают самостоятельно. Обычно это месяц, квартал или год.
Оборотно-сальдовую ведомость составляют для выявления ошибок в бухгалтерском учёте. Главные цели формирования ОСВ:
- убедиться, что записи в системе бухгалтерского учёта компании математически верны, — в итоговых графах ОСВ дебет всегда должен быть равен кредиту;
- убедиться, что остатки отражены верно — кредитовые остатки должны быть отражены на пассивных счетах, дебетовые на активных.
После этого данные ОСВ используют для заполнения и проверки бухгалтерского баланса и отчёта о финансовых результатах.
На иллюстрации ниже приведён пример оборотно-сальдовой ведомости ООО «Авторитет» за 2020 год. Она сформирована автоматически в «1С:Бухгалтерия».
Скриншот: Skillbox Media
Нужно ли сдавать ОСВ в налоговую? Оборотно-сальдовую ведомость не нужно предоставлять в ИФНС регулярно. Но налоговая может запросить её при проведении камеральных или выездных проверок. Подробнее о таких проверках можно почитать здесь. Хранить оборотно-сальдовые ведомости нужно в течение пяти лет.
Единой формы оборотно-сальдовой ведомости нет. Каждая компания устанавливает её самостоятельно в свободном виде, а затем утверждает приложением к учётной политике.
Например, форма ОСВ может выглядеть так:
- По вертикали — строки с номерами счетов бухучёта, по которым было движение денег в течение выбранного периода.
- По горизонтали — графы «Сальдо на начало периода», «Обороты за период» и «Сальдо на конец периода» с информацией об остатках по дебету и кредиту.
Скриншот: Skillbox Media
Также в оборотно-сальдовой ведомости обязательно должны быть:
- Название документа — «Оборотно-сальдовая ведомость».
- Название компании, составившей ОСВ.
- Период, за который составлена ОСВ, — месяц, квартал, год.
- Величина денежного измерения объектов бухучёта и единица измерения — например, «тыс. рублей».
- Должность специалиста, ответственного за ведение ОСВ, — например, «бухгалтер».
- Подпись специалиста, ответственного за ведение ОСВ, с обязательным указанием Ф. И. О.
Обычно ОСВ формируют автоматически в «1С» или в другой программе, в которой компания ведёт бухгалтерский учёт.
Чтобы сформировать ОСВ в программе, нужно:
- в разделе «Отчёты» перейти в форму «Оборотно-сальдовая ведомость»;
- выбрать необходимый период ОСВ;
- выбрать нужную степень детализации ОСВ;
- нажать кнопку «Сформировать ведомость».
После этого оборотно-сальдовая ведомость сформируется программой автоматически.
Чтобы составить ОСВ вручную, нужно:
- в графы «Сальдо на начало периода» перенести данные по всем счетам из граф «Сальдо на конец периода» ведомости за предыдущий период;
- собрать данные о дебетовых и кредитовых оборотах по всем счетам и внести их в графы «Обороты за период»;
- посчитать сальдо по всем счетам на конец периода и внести эти данные в графы «Сальдо на конец периода».
Как проверить оборотно-сальдовую ведомость? После того как вы сформируете ОСВ, нужно проверить, совпадают ли значения в строке итогов:
- сальдо по дебету и кредиту на начало периода;
- оборот по дебету и кредиту;
- сальдо по дебету и кредиту на конец периода.
Также нужно проверить, нет ли в ведомости красных отрицательных значений. Если значения в строке итогов не совпадают или есть отрицательные, нужно выяснять, где ошибка.
Оборотно-сальдовую ведомость составляют на бумажном носителе или в электронном формате. Подписать ОСВ должен сотрудник, который её составил. Электронную версию визируют электронной подписью.
- Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) — бухгалтерский документ, в котором показаны остатки по счетам на начало и на конец периода, а также оборот компании по дебету и кредиту.
- На основе данных ОСВ составляют бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах.
- Единой формы оборотно-сальдовой ведомости нет. Каждая компания разрабатывает её самостоятельно и утверждает приложением к учётной политике.
- ОСВ можно сформировать в программе, в которой компания ведёт бухучёт, или составить вручную. В готовой ведомости важно проверить, чтобы в строке итогов совпадали значения сальдо по дебету и кредиту на начало и конец периода, оборот по дебету и кредиту и не было красных минусовых значений.
- ОСВ не нужно предоставлять в ИФНС регулярно. Но налоговая может запросить её при проведении проверок.
- Если вы только начинаете знакомиться с бухгалтерским учётом, прочитайте нашу статью — «Разбираемся в бухгалтерском учёте: зачем он нужен, как устроен и как его организовать».
- В этих статьях подробно рассказали о формах бухгалтерской отчётности: бухгалтерском балансе, отчёте о финансовых результатах, отчёте о движении денежных средств.
- Научиться вести бухучёт, работать в «1C», готовить бухгалтерскую и налоговую отчётность можно на курсе Skillbox «Профессия Бухгалтер».
- Ещё в Skillbox есть курс «Профессия Финансовый менеджер». Подойдёт тем, кто хочет научиться анализировать финансовое состояние бизнеса и оценивать инвестпроекты.
Научитесь: Профессия Бухгалтер
Узнать больше
