- Что такое объяснительная записка
- Юридическое значение объяснительной
- Психологическое значение объяснительной
- Процедура привлечения к ответственности
- Структура объяснительной
- Как грамотно написать объяснительную записку
- Особенности отдельных объяснительных
- Технический сбой
- Невыполнение плана
- Производственная травма
- Срок хранения объяснительных записок
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это письменный рассказ работника работодателю о каком-либо факте. Работник раскрывает причины отсутствия на работе, опозданий и иных нарушений дисциплины труда, невыполнения рабочих нормативов. Упоминание о письменном объяснении есть в Трудовом кодексе РФ.
По видам записки условно можно разделить на:
- Описательную. Здесь работник описывает конкретную ситуацию, действия других сотрудников. Это напоминает показания свидетеля, которые работодатель учитывает при изучении какого-то инцидента.
- Оправдательную. Здесь работник описывает свои действия и бездействие, раскрывает их причины.
Устали после тяжелого рабочего дня? Подарите себе эмоции и сходите по магазинам! А с помощью карты «Халва» покупки будут особенно выгодными.
Карта «Халва» — универсальный финансовый инструмент. Используйте свои средства, получайте кешбэк с покупок до 10% и доход на остаток собственных средств по карте до 12%, а также открывайте вклады под выгодный процент. Вы можете взять заемные средства и потратить их на покупки в рассрочку 10 месяцев или больше, если оформите подписку «Халва.Десятка». Оформите Халву в пару кликов, и курьер привезет ее вам!
Юридическое значение объяснительной
Объяснительная в юридическом смысле — это палочка-выручалочка работника. С ее помощью он может рассказать своему боссу, почему нарушил трудовую дисциплину. Если объяснения будут подкреплены доказательствами, то работник может избежать дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения «по статье».
Если работник не хочет писать объяснительную в течение двух рабочих дней с момента уведомления работодателя, об этом составляют акт.
Важно! Отказ от написания объяснительной записки не влияет на дисциплинарное взыскание: то есть работодатель может объявить замечание, выговор или даже уволить работника. При этом отсутствие или наличие объяснений никак не влияет на решение работодателя.
Объяснительная может спасти от увольнения за прогул.
Валерий ехал на работу. На одной из остановок он увидел женщину, которой было плохо. Он отвез ее в больницу на другой конец города, из-за чего опоздал на работу больше чем на 4 часа. Если работник отсутствует на работе столько времени без уважительной причины, фиксируют прогул.
Работодатель потребовал сотрудника объяснить ситуацию. Валерий все рассказал, а к объяснениям приложил справку из больницы. Работодатель решил не наказывать Валерия, так как он отсутствовал по уважительной причине.
Объяснительная записка — инструмент защиты против произвола работодателя. К примеру, работник опоздал на работу по уважительным причинам. Но работодатель все равно объявил ему замечание. Работник, имея на руках объяснительную, может оспорить действия работодателя в суде, в Комиссии по трудовым спорам или подать жалобу в Федеральную инспекцию труда, прокуратуру.
Если же работник не предоставит объяснения, то велик риск, что действия работодателя суд признает законными.
Психологическое значение объяснительной
Отсутствие объяснительной многие работодатели расценивают негативно. Так работник показывает, что игнорирует правила, а также не хочет сгладить конфликт.
Если же работник в объяснительной записке признал вину в невыполнении должностных обязанностей, пообещал работодателю не повторять подобных нарушений и извинился за содеянное, то больше шансов на мягкую реакцию начальства.
Например, вместо выговора или увольнения работодатель объявит работнику замечание или вовсе ограничится устным неформальным предупреждением.
При этом нужно помнить, что работник вправе не писать объяснительную записку. Подготовка документа — это право, а не обязанность сотрудника. И иногда более правильным решением может быть игнорирование требования работодателя.
Процедура привлечения к ответственности
В отличие от работника работодатель обязан запросить объяснения у работника. Чтобы избежать риск последующего обжалования, лучше сделать это в письменном виде.
Для начала работодатель фиксирует нарушение. Для этого он составляет акт, где подробно описывает обстоятельства того или иного события, например, опоздания работника. С актом о нарушении трудовой дисциплины работодатель обязан знакомить работника под роспись.
Уже потом работодатель предлагает объяснить сложившуюся ситуацию, вручив уведомление работнику лично или направив всеми доступными способами: почтой, e-mail, смс, мессенджерами. Так работодатель покажет свою добросовестность.
Срок на дачу объяснений — минимум два рабочих дня. Дата отправки уведомления не входит в этот срок, надо считать со следующего рабочего дня. Например, если работник уходит в отпуск на следующий день, то он может спокойно его отгулять, а уже потом составить объяснительную.
Если работник не хочет писать объяснения, работодатель фиксирует отказ от дачи объяснений в специальном акте, с которым знакомит работника.
После получения объяснений работодатель решает, привлекать ли работника к дисциплинарной ответственности. Срок на взыскание — месяц со дня обнаружения проступка (6 месяцев, если это неисполнение обязанностей по борьбе с коррупцией и 2 года, если нарушение выявили по результатам ревизии). При этом отпускные и больничные дни работника не входят в данный промежуток времени.
За один проступок работодатель применяет одно взыскание.
Среди работодателей есть расхожее мнение, что можно накопить объяснительные записки и акты о нарушениях, а потом показать их работнику, чтобы убедить уволиться или уволить самому. Однако закон так не работает: если за месяц работодатель не применил взыскание, то даже если работник будет трижды виноват, наказать его не получится. Момент упущен.
Структура объяснительной
К объяснительной закон не предъявляет никаких требований. При этом в локальном нормативном акте работодателя может быть типовой бланк объяснительной. Если его нет, составляйте объяснительную сами. Включайте туда следующие реквизиты:
- Вводную часть
Здесь укажите наименование организации или ИП. Если это фирма, пишите объяснительную на имя ее руководителя, указывая должность и ФИО. Также укажите: ОГРН, ИНН, КПП, адрес организации. У ИП достаточно указать ОГРНИП и адрес.
Напишите, от кого будет объяснительная: ФИО, должность и структурное подразделение. Также укажите контактные данные для связи.
- Описательную часть
Изложите обстоятельства случившегося, когда, что и где произошло по вашей версии. Опишите свои действия, а также последствия от них.
- Мотивировочную часть
Опишите причины, по которым вы совершили нарушение трудовой дисциплины и почему вы считаете себя невиновным.
- Просительная часть
Это необязательная часть, но на практике работники просят не применять к ним дисциплинарное взыскание.
- Иные реквизиты
Зафиксируйте название обращения – «объяснительная». Также укажите дату и место составления документа. Если есть реквизиты акта о нарушении трудовой дисциплины, укажите их как причину составления объяснительной. В конце поставьте подпись и впишите ее расшифровку.
- Приложения
Обычно сюда входят справки, заключения и прочие доказательства, подтверждающие невиновность работника. Для удобства работодателя постарайтесь сослаться на эти документы в тексте, чтобы он понимал, почему вы их приложили.
Как грамотно написать объяснительную записку
Составляйте объяснительные с учетом рекомендаций:
- Пишите по существу
Длинные лирические отступления не интересуют работодателя. Излагайте суть и причины произошедшего и просите не применять к вам взыскания. Помните о негласном правиле: «Руководитель не хочет читать больше одной страницы текста».
- Не надо упоминать иные компрометирующие ситуации
Например, не стоит рассказывать о чем-то не сделанном или упоминать, что собирались в бар. Такие упоминания могут выставить работника не в лучшем свете, а еще стать поводом для отдельного разбирательства.
- Не перекладывайте вину
Не стоит винить в случившемся коллег. Если виноваты, возьмите на себя ответственность. Работодатель применит взыскание, но оценит вашу объективность.
- Не допускайте ошибок
Постарайтесь оформить объяснительную грамотно. Если допустили ошибку, не исправляйте ее в текущем тексте. Лучше перепишите его. Руководитель вряд ли оценит исчерканную объяснительную записку.
- Прикладывайте доказательства
Если ссылаетесь на какой-то факт, старайтесь его подтвердить. Доказательством не обязательно должен быть документ. Это могут быть и пояснения свидетелей, фото и видеоматериалы.
- Не указывайте заведомо неуважительные причины
Если вы ходили по личным делам, не стоит об этом писать. Так вы поставите себя в заведомо проигрышное положение и вызовете недовольство работодателя. Лучше признайте в объяснительной факт отсутствия на рабочем месте «по личным обстоятельствам» и пообещайте, что в будущем это не повторится.
Удержание из заработной платы сотрудника: как правильно оформить
Особенности отдельных объяснительных
Есть примеры объяснительных для типовых ситуаций, по которым существуют свои рекомендации.
Технический сбой
Если произошел технический сбой, опишите его подробно: когда и как подвела техника. Также можно запросить подтверждение сбоя компьютера или программы у IT-специалиста организации.
Если причина ошибок — плохая работа программ, то это повод освободить вас от ответственности.
Причем работодатель, скорее всего, войдет в положение, если после сбоя программы вам что-то пришлось делать вручную, например, считать отпускные.
Невыполнение плана
Здесь лучше занимать проактивную позицию и предупреждать работодателя заранее: например, если коллега уволился и вы получили часть его задач на время поиска нового сотрудника, то сразу предупредите работодателя о сложностях при выполнении собственного плана.
Если не сделали этого заранее, то данное обстоятельство стоит изложить в объяснительной.
А вообще, если такая ситуация происходит, работник не должен исполнять чужие обязанности. Он выполняет только то, что есть в его трудовом договоре и должностной инструкции.
Вам удается сохранять часть зарплаты каждый месяц? Вы можете открыть вклад в Совкомбанке и разместить деньги под выгодный процент.
Заставьте свои сбережения работать и приносить вам пассивный доход! В Совкомбанке есть линейка вкладов с гибкими условиями — вы сможете подобрать подходящий вариант. Высокая ставка убережет деньги от инфляции и поможет быстрее накопить на крупные покупки. Подайте заявку онлайн!
Производственная травма
Это тот случай, когда объяснительная записка описательная, а не оправдательная. При этом составить ее необходимо, иначе человек рискует не получить выплату.
Часто документ нужен для установления несчастного случая на производстве: работник и свидетели случившегося подробно описывают произошедшие события.
На основании их позиции специальная комиссия принимает решение о выплате работнику: ее размер 100% среднего заработка на период временной нетрудоспособности до момента выздоровления или пока не будет признана стойкая утрата профессиональной трудоспособности.
Важно! Несчастный случай должен произойти в рабочее время и при исполнении должностных обязанностей. Если что-то случилось дома, что отражено в объяснительной записке, выплату не начислят.
Срок хранения объяснительных записок
Про срок хранения непосредственно «объяснительных записок» в приказе Росархива ничего не пишут. Зато есть докладные и служебные записки:
- о нарушениях трудового распорядка хранят 1 год;
- о дисциплине труда хранят 3 года.
Что такое рабочее время и нормированный рабочий день
Резюмируем:
- Объяснительная записка — рассказ работника работодателю о произошедшем событии и его причинах (например, неявке на работу).
- Документ бывает двух видов: описательный и оправдательный.
- Составлять объяснительную записку — это право сотрудника. А вот работодатель обязан запросить письменные объяснения, чтобы потом привлечь работника к ответственности.
- Работнику на подготовку ответа дают не меньше двух рабочих дней, а взыскание применяют в течение месяца. Перед запросом объяснений сотрудника знакомят с актом о нарушении трудовой дисциплины.
- Объяснительная записка помогает работнику, особенно если он не виноват в нарушении.
- Закон не предъявляет требований к структуре объяснительной записки. Такие требования могут быть в ЛНА организации. Обычно структура документа включает вводную, описательную, мотивировочную и просительную части и приложения.
- При составлении объяснительной записки пишите по существу, излагайте достоверные сведения, не перекладывайте вину и не допускайте ошибок в оформлении.
По личному опыту автора, организации редко запрашивают объяснительные. В основном вопросы с опозданиями и другими нарушениями решают с помощью устных замечаний. А еще не надо бояться говорить руководителю, что не справляетесь со своими обязанностями по не зависящим от вас причинам. Лучше работодатель будет понимать, что вы не успеете сдать проект в срок, заранее, чем потом в экстренном порядке искать выход из сложившейся ситуации.
Ну и в заключение мы предлагаем для наших читателей образец объяснительной записки.
Как пишется объяснительная записка по факту выявленных нарушений при проведении проверок
Как правило, при совершении работником дисциплинарного проступка или нарушении трудовых обязанностей начинается служебное расследование по выявленному факту. В первую очередь запрашивают объяснения у работника.
Документ, в котором он объясняет причину и суть произошедшего, называется объяснительной запиской. Как правильно оформляется и пишется объяснительная по факту выявленных нарушений разберёмся в данной статье.
Что это за документ
Объяснительная записка представляет собой документ, в котором работник в письменной виде объясняет причины совершенного им дисциплинарного проступка. Она является неотъемлемой частью любого служебного расследования, в котором требуются объяснения работника, поскольку отсутствие объяснений от работника, в отношении которого проводится расследование, считается грубым нарушением трудового законодательства.
Объяснительная записка пишется в свободной форме, поскольку законодательно для нее не предусмотрена унифицированная форма.
На основании этого документа комиссия по служебному расследованию делает заключение о степени виновности работника и выносит решение о наказании.
В материалах служебного расследования может быть любое количество служебных записок, как от одного сотрудника, так и от нескольких, в зависимости от обстоятельств дела.
Служебная записка не всегда является составляющей материалов служебного расследования, она может оформляться и как отдельный документ.
Происходит это в следующих случаях:
- работник совершил мелкое нарушение, по поводу которого не проводится служебное расследование;
- при совершении работником проступка работодатель сначала берет у него письменные объяснения, а затем принимает решение о целесообразности проведения служебного расследования.
Какую силу имеет и на что может повлиять
В большинстве случаев служебного расследования объяснительная записка является основным документом, раскрывающим подробности и причины произошедшего нарушения.
От ее содержания зависит решение комиссии о наказании работника, при условии, что она содержит в себе достоверные сведения. Но в отдельных случаях, когда имеются другие доказательства виновности (невиновности) работника, она будет всего лишь формальностью, необходимой для соблюдения процедуры проведения служебного расследования.
Чем регламентируется
В законодательстве нет такого понятия как объяснительная записка, но согласно статье 193 ТК РФ (ССЫЛКА), перед тем как наказать работника, работодатель обязан получить от него письменное объяснение по факту выявленного нарушения.
Традиционно в делопроизводстве этот документ стал называться объяснительной запиской.
Но это не значит, что если работник назовет этот документ по-другому, например «письменные объяснения», работодатель вправе не принять его.
То есть объяснительная записка не будет являться обязательным документом, если в материалах расследования уже присутствуют письменные объяснения работника, названные иначе.
Объяснительная по факту выявленных нарушений
Кто, кому и в какой срок её пишет
Писать объяснительную записку должны следующие категории работников:
- те, кто совершил нарушение трудовой дисциплины или должностной инструкции;
- те, кто присутствовал при совершении другим человеком нарушения;
- те, кто являются непосредственными руководителями работника, в отношении которого проводится служебное расследование;
- любой работник, у которого работодатель запросил объяснения.
Это не значит, что при совершении какого-либо нарушения все вышеуказанные работники должны писать объяснительные — это остается на усмотрении комиссии, проводящей расследование. Обязательным будет только написание объяснительной лицом, к которому будут применены дисциплинарные наказания.
Чаще всего объяснительная записка пишется на имя руководителя организации, независимо от того, кто является председателем комиссии, проводящей служебное расследование.
Но это не обязательное условие. Бывает и так, что документ оформляется на имя непосредственного руководителя, особенно в случае, когда объяснительная пишется без проведения расследования.
Согласно статье 193 ТК РФ для составления объяснительной у работника есть 2 рабочих дня. Указанный период начинает течь на следующий день после того, как работник получил требования о даче объяснений.
Он продляется на срок, когда человек отсутствует на рабочем месте по уважительной причине (отпуск, болезнь), которая должна быть подтверждена документально (приказ, листок нетрудоспособности).
На основании чего она пишется
Служебная записка пишется в двух случаях:
- письменный запрос работодателя;
- устное распоряжение руководителя.
Первый вариант предпочтительнее, особенно в случае проведения служебного расследования, поскольку даже если от работника не будут получены объяснения в двухдневный срок, составить акт нельзя – нет доказательств того, что у работника запрашивали объяснения.
Поэтому лучше составить запрос в письменном виде: в двух экземплярах, один вручить сотруднику, а на другом дать ему расписаться в получении и проставить дату.
В каких случаях это происходит
Объяснительная записка пишется в любых случаях, когда работодатель считает нужным запросить у сотрудника объяснения по тому или иному поводу.
Самые распространенные случаи, когда требуется написание объяснительной по факту выявленных нарушений:
- опоздание на работу;
- уход с рабочего места раньше положенного срока;
- прогул, то есть отсутствие на рабочем месте более 4 часов подряд;
- появление на работе в состоянии наркотического или алкогольного опьянения;
- нецензурные выражения в адрес других сотрудников или клиентов компании;
- ошибки, совершенные при выполнении должностных обязанностей;
- систематическое нарушение должностной инструкции.
Этот список является далеко не исчерпывающим.
Порядок передачи
Порядок написания объяснительной записки и передача ее для рассмотрения включает следующие этапы:
- Получение работником требования о даче объяснений по тому или иному поводу.
- Написание письменных объяснений в течение 2 дней.
- Передача объяснительной в приемную руководителя или непосредственно комиссии, проводящей расследование.
- Рассмотрение всех фактов, изложенных в документе.
- Принятие решения о наказании.
Инстанции, которые проходит служебная записка в делопроизводстве организации практически не отличаются от тех, через которые проходят все документы написанные сотрудниками (заявления, докладные и служебные записки).
Общие правила оформления
Объяснительные записки оформляются по тем же правилам делопроизводства, что и остальные документы.
Что должна содержать
Объяснительная записка должна содержать следующие данные:
- ФИО и должность руководителя, на имя которого она пишется;
- ФИО и должность работника, который ее составил;
- наименование документа, в данном случае оптимально — «объяснительная записка»;
- текст записки. Он должен как можно более подробно содержать все детали совершенного нарушения;
- дата составления;
- подпись работника, ее составившего.
Как оформить
В законодательстве нет указаний, как должна быть составлена объяснительная, поэтому при ее оформлении руководствуются основными правилами составления документов:
- записка может быть составлена в письменном виде или напечатана на ПК;
- она должна содержать «шапку», в которой указываются данные работников, кому она предназначена, и кто ее написал соответственно;
- в конце должна стоять дата составления и личная подпись работника, который писал объяснительную.
- если записка пишется от руки, то она должна быть написана ручкой синего или черного цвета, нельзя использовать карандаш или цветные чернила.
- почерк должен быть разборчивым, так, чтобы можно было с легкостью прочитать написанный текст.
Это правила, которые сложились в делопроизводстве при оформлении документов, но поскольку объяснительная записка – документ, часто запрашиваемый в конфликтной ситуации, то можно ожидать, что работник позволит себе пренебречь правилами оформления.
Если они незначительны, то работодателю лучше не обращать на них внимания и принять объяснительную, особенно если работник зарегистрировал ее у секретаря.
Пример оформления
Директору ООО Луч
И.И. Никитенкову
от главного бухгалтера
А.Н. Рыленковой
Объяснительная записка
По факту моего отсутствия на рабочем месте вчера, 12.02.2019 поясняю. В этот день у меня было сильно повышено давление, по поводу которого я обращалась в медицинское учреждение, что подтверждается приложенной справкой.
Подпись
13.02.2019г.
Возможные примеры и образцы текста как написать объяснительную записку
Начальнику об ошибках в работе
При заполнении приходного кассового ордера я допустила следующие ошибки:
- Неправильно проставила дату.
- Неправильно указала принятую денежную сумму.
Причина произошедшего в том, что меня отвлекли работники компании, находящие в помещении кассы для получения заработной платы.
О неисполнении трудовых обязанностей
Мною не было выполнено распоряжение главного бухгалтера о расчете отпускных И.А. Петрову по причине того, что данная работа не входит в мои должностные обязанности, что подтверждается приложенной должностной инструкцией.
По факту выявленных нарушений
По факту выявленных излишков при инвентаризации кассы могу дать следующие пояснения: по причине отсутствия разменных купюр для выдачи сдачи, мною были положены в кассу собственные средства в сумме 900 (девятьсот) рублей.
За опоздание
По факту моего опоздания сегодня, 13.02.2019 года могу пояснить – опоздание произошло в результате поломки троллейбуса, на котором я следовала на работу.
Советы эксперта для сотрудников: как правильно написать объяснительную записку, чтобы не наказали
Для того чтобы с помощью объяснительной попытаться смягчить наказание необходимо придерживаться следующих правил:
- не отказываться от дачи письменных объяснений – их отсутствие не может служить основанием для запрета наказать работника;
- излагать события и факты как можно подробнее, но при этом в тексте должны быть приведены только достоверные сведения;
- если есть дополнительные оправдательные документы, то их можно приложить к объяснительной.
Тем не менее, решение о наложении взыскания и его вид будет приниматься работодателем, и будет зависеть от тяжести совершенного проступка.
Резюме
Объяснительная записка — это документ, которые содержит письменные объяснения работника по факту совершенных им нарушений.
Ее написанию предшествует запрос о даче объяснений, после которых она должна быть предоставлена работодателю в течение 2 дней.
Составляется она в свободной форме.
Объяснительная по результатам проверки – общие правила оформления
При нарушении трудового договора или совершении проступков сотруднику необходимо представить руководству письменный отчет. Для этого составляется объяснительная по результатам проверки, в которой описываются причины и обстоятельства нарушения.
Содержание:
- Понятие объяснительной
- Объяснительная по факту выявленных нарушений
- Кто должен составлять
- Срок подачи
- Основания для составления
- Как правильно оформлять
- Образец документа
Понятие объяснительной
Объяснительная – один из основных видов служебных записок. По названию нетрудно понять, что это документ, в котором автор представляет какие-либо пояснения.
В зависимости от содержания и функций выделяют следующие 2 вида записок:
Сопроводительная. Письменное приложение к основному документу, в котором поясняются отдельные пункты, понятия, специфические моменты.- Объяснительная. Записка, в которой описывают обстоятельства и причины определенных происшествий, чрезвычайных ситуаций, проступков, нарушений трудовой дисциплины или других событий.
Сопроводительная. Письменное приложение к основному документу, в котором поясняются отдельные пункты, понятия, специфические моменты.По структуре и содержанию объяснительные записки очень похожи на докладные. Но есть и ряд отличий. Главное заключается в том, что докладные содержат выводы и предложения. Кроме того, этот вид документа может носить плановый характер и использоваться как отчет за определенный период.
Объяснительная по факту выявленных нарушений
Документ этого типа позволяет сотруднику предприятия объяснить обстоятельства совершенного проступка или причины выявленного нарушения. На основании такой объяснительной руководитель может принять решение о привлечении работника к мерам дисциплинарной или административной ответственности.
Помимо этого, объяснительная выполняет несколько дополнительных функций:
- помогает получить представление о степени виновности работника;
- позволяет устранить нарушения, противоречащие нормам трудового законодательства;
- может использоваться при проведении служебных расследований;
- используется как вспомогательный документ для отчета перед вышестоящими органами;
- защищает работодателя от неправомерных действий, в том числе уголовного характера.
На заметку! Обычно объяснительная по факту нарушений составляется сотрудником, который совершил проступок или нарушил трудовую дисциплину. Но в отдельных ситуациях этот документ выполняет обратную функцию и используется для оправдания действий работника.
Составление данного вида объяснительной является обязательной процедурой. В соответствии с ТК РФ (статья 193), работодатель вправе потребовать у сотрудника написать объяснительную записку. Оформлять документ необходимо до момента применения дисциплинарных мер.
Кто должен составлять
Исходя из определения, объяснительная содержит информацию об определенных событиях, действиях или нестандартных ситуациях. Главная функция документа – предоставление информации со стороны работника. Поэтому оформлять записку обязан именно сотрудник, который совершил проступок либо нарушил дисциплину.
Руководство также может затребовать объяснительную у других работников, которые были свидетелями происшествия либо участвовали в конфликтной ситуации. Чаще всего это необходимо в случаях, когда нужно определить степень виновности каждого работника.
Стоит отметить, что в большинстве случаев написание объяснительной в интересах самого сотрудника. Оформляя такой документ, работник приобретает возможность частично или полностью оправдаться перед руководством и исключить необходимость строгих дисциплинарных взысканий, предусмотренных трудовым законодательством.
Помимо самого сотрудника, объяснительную могут запрашивать у руководителя отдела или структурного подразделения, в котором он работает. Обычно это делают в случаях, когда работник совершил неправомерные действия с признаками уголовного преступления или если нарушение повлекло за собой порчу имущества предприятия или нанесение ущерба здоровья третьих лиц.
В целом, записку могут затребовать у любого сотрудника, даже у тех, которые ни в чем не обвиняются. Решение о запросе оформления принимается дисциплинарной комиссией при проведении служебного расследования или лично руководителем.
Срок подачи
В соответствии с ТК РФ, наниматель должен направить работнику письменный запрос на оформление объяснительной по факту выявленных нарушений. Работодатель может сделать это и в устной форме, но тогда у него не будет фактических доказательств того, что служебная записка была затребована. Поэтому предпочтительно запрашивать объяснение у сотрудника именно в письменном виде.
Согласно ст. 193 ТК РФ, работник должен оформить объяснительную в течение двух рабочих дней. Если он этого не сделает, руководитель должен составить акт об отказе. В этом случае наниматель вправе применить дисциплинарное взыскание без предварительного объяснения со стороны работника.
На заметку! Сотрудник может отказаться писать объяснительную. В этом случае работодатель сразу же оформляет соответствующий акт. Отказ от оформления записки, как правило, ведет к тому, что работника привлекают к ответственности.
Если сотрудник не имеет возможность оформить объяснительную в установленный законом срок, он должен известить об этом нанимателя. В случае если причина уважительная, работодатель может перенести срок оформления.
При передаче записки руководитель обязан сделать соответствующую запись в журнал регистрации. Это обязательный этап делопроизводства, который используют для учета документации.
Если после проверки факт нарушения со стороны сотрудника подтвержден, руководством издается приказ о наказании. Мера ответственности варьируется в зависимости от характера проступка.
Среди наиболее распространенных:
- устное замечание;
- предупреждение;
- выговор;
- лишение премиальных выплат;
- увольнение;
- временное отстранение (для отдельных видов деятельности).
В некоторых источниках рассматривается еще одна форма наказания – штраф. На самом деле такое действие по отношению к сотруднику является неправомерным. В перечне дисциплинарных мер, описанных в ТК РФ (ст. 192) такой вариант наказания не предусмотрен. Некоторые работодатели намеренно принимают положение о штрафах на предприятии, однако такое действие не является законным и расценивается как нарушение трудовых прав сотрудников.
Разберем все нюансы на видео:
Увольнение считается наиболее строгой мерой наказания. Без предварительных процедур сотрудника могут уволить, только если он грубо нарушил трудовые обязанности. В соответствии со ст. 81 ТК РФ, увольнение также может последовать в случаях, если квалификация работника не соответствует занимаемой должности, совершении хищений имущества предприятия или непринятия мер при урегулировании конфликта интересов. Полный перечень представлен в пункте 6 указанной статьи.
Основания для составления
Полный список ситуаций, при которых необходимо оформлять объяснительную записку, в нормативных актах не описан. Однако достоверно известен тот факт, что этот документ требуется при совершении дисциплинарных проступков. Причем под дисциплинарным проступком понимают не только грубые нарушения или преступления, но и ненадлежащее или несвоевременное выполнение трудовых обязанностей, описанных в договоре и других локальных нормативных актах.
К числу распространенных нарушений, при которых запрашивают документ, относятся:
- опоздания без уважительной причины;
- прогулы (как однократные, так и многоразовые);
- уход с рабочего места раньше срока, предусмотренного установленным графиком;
- несоответствие пунктам должностной инструкции;
- появление на рабочем месте в состоянии опьянения.
Помимо перечисленных моментов, объяснительные могут запрашиваться и в других случаях. Несмотря на то, что список не является исчерпывающим, можно привести наиболее распространенные ситуации.
Среди них:
- чрезвычайные происшествия на предприятии;
- конфликтные ситуации между сотрудниками;
- происшествия, при которых нанесен ущерб имуществу предприятия;
- ситуации, при которых работник получил травму;
- нарушения коммерческой, служебной тайны или передача конфиденциальных данных;
- грубые нарушения этических норм.
Объяснительная записка может также запрашиваться в случае, если работник предоставил нанимателю заведомо ложные сведения или документы, содержание которых не соответствует действительности.
Готовую записку сотрудник должен передать руководителю лично. Альтернативный вариант – передача документа в комиссию, которая занимается служебным расследованием.
Как правильно оформлять
Объяснительная записка относится к категории внутренних документов предприятия. Несмотря на это, оформлять ее необходимо в соответствии с требованиями, установленными стандартом ГОСТ Р 7.0.97.
На заметку! При несоблюдении требований стандартизации официальной документации оформленная записка может расцениваться как такая, что не имеет юридической силы.
Содержание может варьироваться в зависимости от целого ряда факторов. Однако предусмотрен ряд обязательных реквизитов, которые нужно указывать в записке, чтобы она приобрела юридическую значимость.
В их число входят:
- название структурного подразделения;
- наименование документа;
- дата написания и номер для регистрации в журнале;
- должность и ФИО руководителя или должностного лица-получателя;
- тема и текстовая часть;
- должность и ФИО автора.
Документ следует заверить подписью. Если в записке описывается конкретное происшествие, необходимо указать точную дату или время. Текстовую часть нужно описывать кратко, исключая несущественные детали.
Автор имеет право включить в документ собственные выводы и пожелания. В качестве вывода он может излагать мнение о собственной невиновности или, напротив, в зависимости от информации, представленной в записке. В ситуациях, когда виновность неоспорима, работник может заверить руководителя в том, что подобные нарушения не повторятся. Обычно это позволяет смягчить дисциплинарное взыскание.
На заметку! Составитель вправе оправдывать неправомерные действия, ссылаясь на несоответствие условий труда общим требованиям. В таких ситуациях может последовать дополнительная проверка, и если аргументы будут подтверждены, сотрудник будет полностью оправдан.
Если на предприятии утвержден собственный бланк для внутренней документации – записку можно писать на нем. Однако включение реквизитов остается обязательным. В некоторых случаях записку пишут от руки. Но лучше всего составлять ее в печатном виде, соблюдая основные требования к оформлению официальной документации.
Образец документа
При составлении объяснительной могут возникнуть трудности. Чтобы исключить ошибки лучше всего ознакомиться с оформлением на конкретных примерах. Для этого достаточно загрузить образец записки для разных ситуаций.
Примеры объяснительных:
Предложенные примеры оформлены в соответствии с ключевыми принципами делопроизводства. Поэтому их можно использовать как образец при составлении документов для других случаев.
Объяснительная по факту нарушений – внутренний документ, который составляется сотрудником при нарушениях, проступках, а также в других ситуациях, когда необходимо письменно документировать обстоятельства произошедших событий. Работники оформляют записку в соответствии с целым рядом правил и подают в течение двух дней с момента получения запроса со стороны руководства. Сотрудник может отказаться от написания объяснительной, но в этом он может подвергнуть дисциплинарным взысканиям.
© 2023 Право Денег · Копирование материалов сайта запрещено
Москва, Новогиреевская улица, 21 | Контакты | Карта сайта
Какие советы вы дадите работникам, которым надо оформить объяснительную
Писать объяснительную нужно лишь в тех случаях, если работодатель запросил у вас объяснения или у вас есть доказательства того, что инцидент произошел ввиду обстоятельств непреодолимой силы, не по вашей вине.
Будьте осторожны, ведь этим документом вы подтверждаете, что не справились со своими прямыми обязанностями или нарушили трудовую дисциплину. Если доказательств вашей невиновности будет мало, то на вас могут наложить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК: замечание или выговор, что может в будущем привести к увольнению «по статье».
Имейте в виду: на оформление объяснительной работнику отводится двое суток. Если работодатель не даст вам времени на подготовку документа, вы можете оспорить дисциплинарное взыскание (см. ст. 193 ТК).
Если же руководитель не требовал объяснений, то подавать объяснительную по личной инициативе не стоит. Зачем вам лишние проблемы?
Вы также вправе отказаться от написания объяснительной (например, если у вас нет доказательств своей невиновности), о чем будет составлен акт. Но имейте в виду: если работодатель решит применить дисциплинарное взыскание при подтверждении факта вашей вины, то ему ничто не помешает это сделать.
В каком стиле: можно ли писать от руки, что полезно приложить к записке
Объяснительную можно составить в произвольной форме. При заполнении документа используют официально-деловой стиль речи. К записке можно приложить справки, больничные листы и прочие документы, которые подтвердят вашу невиновность.
Чем больше доказательств у вас будет, тем лучше: тогда у работодателя просто не останется оснований для дисциплинарного взыскания.
При оформлении записки нужно соблюдать определенные правила:
-
в документе должна отсутствовать просторечная лексика;
-
изложенная информация должна быть достоверной.
Записку составляют от имени провинившегося сотрудника. Без даты и подписи она считается недействительной.
Поделитесь шаблоном «идеальной объяснительной»
«Идеальных» шаблонов в природе не существует. Чаще всего объяснительную пишут за опоздание на работу или прогул. В таком случае стоит изложить причину. Главное – это конкретика.
Например: Я опоздал на работу 23.08.2022 года на 1 час по причине поломки и ремонта собственного автомобиля. Копии документов из ГИБДД прилагаю.
Важно! Обязательно делайте ссылки на официальные документы (лист нетрудоспособности, справка от транспортной компании и так далее).
В объяснительной должны содержаться следующие сведения:
-
должность руководителя;
-
наименование организации;
-
ФИО руководителя;
-
должность и ФИО сотрудника;
-
дата составления;
-
наименование посередине – «Объяснительная записка»;
-
объяснение ситуации;
-
личная подпись с расшифровкой.
Если же речь идет об объяснительной о невыполнении трудовой функции или должностных обязанностей, то можно указать в записке:
-
что у вас не было всех необходимых инструментов для работы;
-
что вас не обеспечили оборудованием;
-
что вы не смогли справиться с порученным заданием в виду отсутствия должностной инструкции или отказа в предоставлении данных со стороны других ответственных лиц.
Таким образом, необходимо отразить причины и обстоятельства события, указать на то, что вы невиновны, привести аргументы в свою пользу, а также приложить документы.
Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей — элемент кадрового документооборота, применение которого установлено ст. 193 ТК РФ. В чем его специфика и на что обращать внимание при составлении объяснительных записок?
Какие бывают виды объяснительных записок?
Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей на практике используется как документ дисциплинарного характера, который работодатель просит составить сотрудника, допустившего какое-либо нарушение в работе.
Объяснительная записка как юридически значимый документ чаще всего бывает представлена следующими основными разновидностями:
- объяснительная записка об опоздании на работу;
- объяснительная записка об отсутствии на работе в течение 4 часов и более;
- объяснительная записка об ошибке в работе.
Пример объяснительной об опоздании на работу можно скачать бесплатно, кликнув на картинку ниже:
Объяснительная записка об опоздании на работу
Скачать
Повод, в связи с которым составляется объяснительная записка в каждом случае, и есть пример невыполнения должностных обязанностей. Поэтому если сотрудник совершает проступок, то работодателю нужно требовать с него объяснительную записку не о невыполнении должностных обязанностей, а о конкретном совершенном проступке.
За невыполнение должностных (трудовых) обязанностей работодатель может привлечь работника к дисциплинарной ответственности в виде замечания, выговора или даже увольнения по соответствующим основаниям.
Как привлечь к ответственности за невыполнение работником должностных обязанностей, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
Несмотря на то что поводы для составления записки могут быть разными, а содержание в большинстве случаев — оригинальным и уникальным, структура документа во всех его разновидностях в целом будет единой. Рассмотрим, как она может выглядеть.
Какова типичная структура объяснительной записки?
Рекомендуется включать в любую объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей:
- дату составления и наименование документа (с указанием конкретного проступка, разъяснения о котором сотрудник дает работодателю);
- сведения о составителе и получателе (ФИО, должности обоих сотрудников, названия подразделений, в которых они работают);
- текстовый блок, в котором рассказывается о подробностях проступка;
- подпись составителя объяснительной;
- подпись или отметку кадровой службы (или иного компетентного подразделения фирмы) о получении объяснительной.
Ключевым же элементом структуры объяснительной будет текстовый блок с разъяснениями по поводу допущенного сотрудником проступка. Здесь важно обратить внимание на:
- точность приводимых фактов — в плане указания дат, времени, конкретных мест событий, о которых рассказывает сотрудник;
- указание реальных причин допущенной недоработки, а не тех, что кажутся таковыми – это может способствовать изменению позиции работодателя;
- желательность изложения обстоятельств проступка в официально-деловом стиле.
Корректно составленная объяснительная записка — юридически значимый документ, который работник впоследствии законным образом сможет использовать в целях защиты своих прав в процессе взаимодействия с Трудинспекцией или же в суде как доказательство того, что с его стороны работодателю были своевременно даны все необходимые разъяснения по поводу действий, вызвавших его претензии.
Как провести служебное расследование по факту нарушения трудовой дисциплины работником, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Итоги
Объяснительные записки о невыполнении должностных обязанностей бывают разных типов – об опоздании, о прогуле (отсутствии на работе 4 часа и более), об ошибке, допущенной в работе. И это, конечно, не исчерпывающий перечень их разновидностей. Но в большинстве случаев эти документы будут иметь схожую структуру, а при их составлении работнику желательно ориентироваться на общепринятые, сложившиеся в практике российского кадрового менеджмента критерии.
Ознакомиться с иными применяемыми в кадровом менеджменте разновидностями документов вы можете в статьях:
- «Кадровые документы, которые должны быть в организации»;
- «Как составить характеристику рабочего места – образец?».
