Как составить объяснительную записку об опоздании на работу

Для чего нужна объяснительная записка?

Объяснительная записка — документ, который, в соответствии со ст. 193 ТК РФ, работодатель должен затребовать у подчиненного, прежде чем наложить на него дисциплинарное взыскание в виде выговора, замечания или же увольнения. Объяснительную сотрудник обязан представить работодателю в течение 2 дней с момента затребования.

Понятие «опоздание» прямо не раскрывается в ТК РФ. Однако оно вполне может быть квалифицировано как нарушение работником своих обязанностей и послужить поводом для дисциплинарного взыскания, так как в соответствии с положениями ст. 189 ТК РФ обязанностью сотрудника является соблюдение правил внутреннего распорядка, которыми, в частности, закрепляется график работы.

Сущность объяснительной записки об опоздании на работу — в ознакомлении работодателя с причинами, повлекшими совершение сотрудником проступка. Само по себе предоставление объяснительной не гарантирует последующего освобождения работника от предусмотренного ТК РФ дисциплинарного взыскания. Но те факты, которые в ней изложены, работодатель обязан принять во внимание, чтобы оценить соразмерность проступка и применяемых впоследствии дисциплинарных мер. Сотрудник может и не предоставлять работодателю объяснительную, но в этом случае компания вправе применить к нему дисциплинарное взыскание.

Если работник не представляет объяснительную, его нужно уведомить о необходимости составления такого документа.

Как составить уведомление работнику о необходимости дать письменные объяснения, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Объяснительная за опоздание: структура документа

То, как должна выглядеть объяснительная записка, не регламентируется ни ТК РФ, ни прочими федеральными НПА. Но если следовать деловой практике, то можно составить документ со следующей структурой:

• дата составления;
• заголовок — «Объяснительная записка»;
• сведения о составителе записки и о том, кому она адресована;
• текстовый блок с разъяснениями в отношении проступка;
• Ф.И.О. и подпись сотрудника.

В левой верхней части документа можно указать название структурного подразделения, в котором работает составитель записки. Сведения о получателе (Ф.И.О. и должность руководителя) фиксируются в правой верхней части документа.

Ниже по центру размещается название документа. Желательно заглавными буквами, шрифт на 2–4 размера больше основного.

Следующий элемент объяснительной — текстовый блок с разъяснениями причин опоздания. Его правомерно считать самым важным, ведь именно он определяет, какой будет реакция работодателя на проступок.

Как составить текст объяснительной?

В объяснительной записке должны найти отражение:

• точные даты, время осуществления сотрудником действий, на которые он ссылается, события, в которых он участвовал;
• причины, непосредственно предопределившие опоздание на работу.

При оформлении записки следует придерживаться официально-делового стиля.

Что касается первого пункта, рекомендуется однозначно писать о том, что речь идет об опоздании, а также о том, на какой отрезок времени относительно рабочего графика. Не следует писать фразы наподобие «явился на работу несколько позже обычного».

Говоря о причинах, фиксируемых в объяснительной об опоздании на работу, желательно дать работодателю увидеть корень проблемы. Тот факт, что человек проспал, может быть обусловлен самыми разными причинами. То, что на улице всю ночь велись строительные работы и было очень шумно, — это одно, участие в геймерском турнире по интернету до утра — совсем другое.

Каков оптимальный объем объяснительной?

Относительно объема текстового блока объяснительной есть разные точки зрения. Некоторые считают, что документ должен максимально кратко излагать факты, имеющие отношение к проступку. Однако есть те, кто полагает, что работнику следует раскрыть сведения о причинах опоздания как можно подробнее, чтобы работодатель мог принять однозначное решение о том, стоит ли применять дисциплинарное взыскание или можно обойтись устным внушением, а то и вовсе признать причину опоздания уважительной.

Справедливо полагать, что всё зависит от конкретной ситуации. Например, если сотрудник опоздал на работу по причине того, что не успел на автобус, метро или электричку, уместно разъяснить, по какой именно причине это произошло. Причины опоздания из-за того, что в квартире заклинило дверной замок, и из-за незаведенного будильника различаются в плане оценки уважительности, хотя и привели к одному результату. Поэтому в таком случае имеет смысл детализировать рассказ.

В свою очередь, если автобус попросту не вышел на линию по расписанию, особых подробностей здесь, вероятно, не понадобится — достаточно будет указания на сам факт того, что график движения транспорта был нарушен. Но в этом случае работодатель, вероятно, пожелает убедиться, что это было действительно так. В связи с чем сотруднику, возможно, придется сопроводить объяснительную дополнительными источниками, подтверждающими изложенные факты.

Какими они могут быть и как должны предоставляться работодателю?

Дополнительные документы, подтверждающие уважительную причину опоздания

В подтверждение того, что причина опоздания уважительная, сотрудник может приложить к записке дополнительные документы непосредственно с пометкой «Прилагаю следующие документы». Либо нужно сослаться на возможность их предоставления в любой момент по требованию работодателя. Подобным документом может быть квиток со штрафом, выписанным сотрудником ГИБДД, остановившим опоздавшее в связи с этим на работу лицо за нарушение (работнику пришлось потратить время на оформление соответствующего взыскания).

Доказательной базой в данном случае могут быть и электронные источники, например, видеозапись на телефоне, трансляция с публичных веб-камер или новостные сообщения, если причина опоздания связана с задержкой или невыходом транспортного средства на линию по расписанию в связи с непогодой. Также может быть уместно разместить соответствующий контент на облачном сервисе и указать в объяснительной ссылку на его скачивание или просмотр.

Как удостоверяется получение объяснительной работодателем?

Тот факт, что объяснительная получена работодателем, желательно документально зафиксировать — это в интересах обеих сторон трудового договора. В ТК РФ сказано лишь о том, что работодателю следует фиксировать посредством составления соответствующего акта факт непредставления объяснительной. Но, как показывает практика, следование данной норме может оказаться недостаточным.

Для работодателя получение объяснительной подтверждается ее фактическим наличием. Главное, чтобы она не потерялась: если сотрудник решит доказать в суде или в Трудовой инспекции уважительность причины своего опоздания, работодатель должен иметь возможность предъявить суду соответствующий документ. Если он потеряется, то затребовать новый получится, только если с момента возникновения ситуации с опозданием прошло не более месяца (абз. 3 ст. 193 ТК РФ).

Что касается сотрудника, ему важно быть уверенным, что работодатель впоследствии не составит неправомерный акт о непредоставлении объяснительной, сделав вид, что не получал ее. Поэтому при передаче этого документа в кадровую службу работнику следует попросить секретаря или кадровика снять копию и проставить на ней отметку о получении.

Другой вариант — включить в структуру объяснительной дополнительный элемент — блок с формулировкой «Получил», «Принято» либо «С документом ознакомлены» с указанием Ф.И.О. и должности принявшего документ сотрудника. В этом случае объяснительную следует распечатать в 2 экземплярах, после чего на каждом из них проставить подписи сотрудника и кадровой службы.

Где можно скачать образец объяснительной записки об опоздании на работу?

Загрузить бланк и образец объяснительной за опоздание, подготовленный нашими экспертами, вы можете беспллатно, кликнув по картинке ниже.

Объяснительная записка об опоздании на работу

Скачать

Бывают ситуации, когда сотрудник отказывается давать объяснения о причинах опозданий. В этом случае нужно составить акт об отказе работника от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины.

Как правильно составить такой документ и в течение какого времени его нужно оформить, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобу все сделать правильно, оформите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

Итоги

Объяснительная записка об опоздании — официальный документ, значимый для обеих сторон трудового договора. Сотрудник, предоставляя ее, получает шанс избежать дисциплинарного взыскания, если опоздание было вызвано уважительными причинами и их удалось убедительно изложить в документе. Непредоставление объяснительной дает работодателю полное право наложить дисциплинарное взыскание на работника. Для сотрудника важно убедиться в корректности структуры объяснительной, а также удостовериться в том, что работодатель принял ее и это документально зафиксировано.

Для работодателя получение объяснительной важно, во-первых, потому, что ее затребование — обязанность, прописанная в ТК РФ, а во-вторых, для поддержания трудовой дисциплины в коллективе (человек, которого однажды обязали писать соответствующий документ, скорее всего, постарается не давать поводов для получения подобных распоряжений повторно).

Ознакомиться с прочими документами, применяемыми в кадровом документообороте, вы можете в статьях:

• «Как составить докладную записку (правила, бланк, образец)?»;
• «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Закон не обязывает работника писать объяснительную записку в связи с опозданием на рабочее место. Но ее составление необходимо ему, чтобы объяснить свое отсутствие, а руководству и кадрам — чтобы всесторонне оценить ситуацию и принять правильное решение относительно провинившегося лица. Рассказываем, как ее правильно составить, и приводим образцы для разных ситуаций.  

Зачем нужна объяснительная записка за опоздание

Если работник не пришел вовремя на работу, не важно, по какой причине: опоздал, проспал или застрял в пробке, то это расценивается как нарушение дисциплины. Но наказать за это руководство компании вправе только при соблюдении определенных юридических требований, предусмотренных ТК РФ: начальнику требуется убедиться, что подчиненный точно виноват, иначе работник оспорит привлечение его к дисциплинарной ответственности.

Опоздавшим человека считают, если он отсутствует на работе длительностью от 1 минуты до 4 часов. А отсутствие на рабочем месте без уважительной на то причины более 4 часов — уже прогул, за которое даже грозит увольнение (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Причины, когда человек опаздывает на работу, бывают серьезными и уважительными: прорвало трубу, попал в аварию, возникли проблемы со здоровьем у ребенка. А иногда и неуважительными: человек элементарно проспал. Но решение о степени уважительности и необходимости наказать работника принимает работодатель. Записка, объясняющая причины, поможет работнику оправдаться, а работодателю — дать оценку сложившейся ситуации и помочь принять правильное решение.

Можно ли отказаться от написания объяснительной записки при опоздании

Это необязательный для работника документ. И нельзя принудить его написать: закон позволяет отказаться от такой бумаги. Это не повлияет на то, что работодатель вправе применить дисциплинарное взыскание по отношению к сотруднику. Но факт отказа от дачи дополнительных пояснений наниматель обязан зафиксировать в акте в присутствии двух свидетелей, которые должны будут подписать документ.

Другое дело, что работнику самому выгодно давать пояснения. Возможно, тот факт, что подчиненный признал свою вину, задобрит руководство, и у сотрудника получится избежать наказания. По крайней мере, в первый раз. Если речь идет о заядлом прогульщике, то за многократные нарушения трудовой дисциплины работника вправе и уволить.

Как составляется объяснительная записка

Правила составления пояснительной об опоздании не прописаны ни в одном нормативном акте, а бланк необходимо взять только у сотрудников отдела кадров компании, если он у них разработан. Но документ относится к внутренней документации, поэтому обращаться к руководству надо в свободной форме.

Но есть некоторые общие требования, которым необходимо следовать. Все они учтены в образце, который предоставлен ниже. В частности, для записки обязательны следующие реквизиты:

• ФИО и должность руководителя;
• ФИО и должность опоздавшего сотрудника;
• наименование документа;
• текст с непосредственным объяснением причин и обстоятельств;
• приложение — доказательства (если есть);
• дата составления;
• подпись работника.

Рекомендуем указывать в записке реальную причину, из-за которой опоздали на работу. Иногда сотрудник указывает вымышленную причину, которая представляется ему серьезной и уважительной, но никакая информация ее не доказывает. Такой обман вскрывается быстро, и отношение начальства к подчиненному-лгуну резко меняется. Обманывать руководство не стоит. Если проступок совершен не по уважительной причине, правильно: признать ошибку и письменно сообщить об этом в документе.

Пример объяснительной за опоздание

Нередко опоздание на работу происходит не по злому умыслу человека, а по стечению обстоятельств. И работодатели часто с пониманием к этому относятся. Наверняка каждый опаздывал из-за проблем с транспортом или из-за неблагоприятных погодных условий. В этом случае наниматель ограничится устными объяснениями сотрудника. Но если директор потребовал письменное подтверждение, то его желательно подготовить и предоставить.

Вот как выглядит пример объяснительной записки об опоздании на работу из-за проблем с транспортом (наличие пробок):

Иногда приходится писать объяснительную по причине того, что проспал на работу. Здесь уже работодатель примет решение, насколько уважительна такая причина. Если вы напишете, что проспали, потому что забыли поставить будильник, то это оправдание слабое. А если, например, вы укажете, что сломался будильник, то такой вариант выглядит убедительнее. Безусловно, надежнее, если вы докажете это справкой из мастерской, в которую его отнесли.

За что не вправе наказывать

Существует перечень причин, которые считают уважительными. К ним относятся:

• болезнь самого работника или его близкого родственника;
• поход в медучреждение или в иную государственную организацию;
• чрезвычайное происшествие;
• участие в государственных процессах (в суде);
• коммунальная авария (прорыв труб);
• форс-мажорные ситуации, не зависящие от воли сотрудника (например, поломка лифта или задержка транспортного рейса).

Перечень уважительных причин опоздания нормативными документами не определен. Работодатель сам в каждом конкретном случае решает, является причина задержки работника уважительной или нет (см. Письмо Роструда от 31.10.2008 № 5916-ТЗ, Определение Конституционного Суда от 17.10.2006 № 381-О).

Если вы опоздали по одной из перечисленных причин, то так и пишите в записке.

Вот пример, как пишется, что опоздал по уважительной причине из-за коммунальной аварии:

Работодатель рассмотрит ваше объяснение и примет решение. Скорее всего, меры дисциплинарного воздействия применять к вам не станут. Но учтите: уважительную причину необходимо подтвердить документально. Например, если причина опоздания — посещение медицинского учреждения, то к записке прикрепите справку от врача, а в случае коммунальной аварии — справку из ЖЭКа. В противном случае наказание обоснованно.