Как составить официальные документы используя конструкции делового стиля

Грамотное написание текстов в формате официально-делового стиля дается далеко не каждому. Главная ловушка, в которую попадают ежедневно тысячи авторов, заключается в совершенно неверной трактовке деловых текстов и неправильном понимании принципов их работы.

Для понимания сути проблемы и вариантов ее решения давайте сначала определим значение термина “официально-деловой стиль”. Вот одно из “канонических” определений: 

Текст официально-делового стиля это основное средство коммуникации в деловой, правовой и прочих средах, предусматривающих обмен обезличенной официальной информацией.

Достаточно просто, верно?! И все же по какой-то неведомой причине тысячи юристов, экономистов, менеджеров и даже дипломатов ежедневно пытаются добавить в такие тексты один и тот же ошибочный признак.

Знаете, какой?

Ошибка массы текстов в официально-деловом стиле заключается в том, что люди их намеренно усложняют.

Почему-то принято считать, что чем сложней послание, хитрее терминология и длинней предложения, тем ядреней выйдет материал. Дескать, нужно больше канцеляризмов и жутких оборотов. Это не так.

Сегодня я расскажу вам о том,  как писать действительно сильные тексты в официально-деловом стиле. Мы научимся создавать деловые письма, которые можно будет читать и перечитывать. Плюс, обязательно разберем структуру делового текста и поговорим об ошибках. 

А самое главное: нас ждут примеры деловых текстов, которые помогут еще более полно разобраться в вопросе. 

Требования к официально-деловому тексту 

Как известно, в официально-деловом стиле пишутся многие документы, начиная от конституции и государственных актов, заканчивая объяснительными и увольнительными.

Нас, в первую очередь, интересуют тексты для бизнеса и деловая переписка, а потому именно на них мы и остановимся. 

Официально-деловые тексты имеет свои отличительные особенности:

Лаконичность. Создание делового текста для бизнеса требует жалости к читателю.  Если бюрократы могут позволить себе создавать «шедевры» на  много листов, то в деловой среде такое не приветствуется.

Поскольку бизнесмены – народ занятой, то и тексты стоит делать такими, чтобы человек мог ознакомиться с ними как можно быстрее. И без корвалола. Только факты, только цифры, только важные детали.

Поймите верно: краткость вовсе не означает умолчание каких-то важных деталей. Все пояснения должны быть даны, а важные моменты – упомянуты. Лаконичность в данном случае – это отказ от словоблудия ради словоблудия.

Четкая структура делового текста. Нужно заранее продумать структуру письма. Нет ничего хуже текста, в котором смысл постоянно перескакивает с места на место. Всегда нужно выбирать отправную точку, с которой вы и станете развертывать повествование.

Если упоминаете какой-то факт, старайтесь сразу вписать все важные данные. И не забывайте про абзацы: нет ничего хуже, чем читать неструктурированную «простыню» текста. Идеально, если в каждом абзаце будет одна законченная мысль. 

Отсутствие эмоций. При написании текста делового стиля советую вспоминать английских лордов, которых не смутишь даже близким взрывом бомбы. Никаких эмоций, только факты с беспристрастным лицом.

Впрочем, здесь тоже есть исключения: если вы ведете переписку с приятным вам человеком, но формат делового общения не допускает особых вольностей, можно намекнуть на явную симпатию.

Например, можно поставить восклицательные знаки в двух предложениях подряд или ввести какое-то слово из литературного стиля.

Вроде бы и мелочь, но человек, искушенный в деловой переписке, все отлично поймет.

Простота изложения. Если вы уважаете человека, который будет читать ваш текст, сделайте материал простым. Не упрощенным, а именно простым. Об этом я много говорил в книге “Тексты, которым верят“. 

Несмотря на то, что  правила написания текстов делового стиля позволяет использовать канцеляризмы и специальные термины, не стоит злоупотреблять.

Увы, зачастую предложения бывают так запутаны и длинны, что в конце уже забываешь начало.

Видите, что предложение выходит слишком сложным? Разбейте его на два или три предложения поменьше. С вас не убудет, а человеку – удобно. Это крайне важное правильно написание деловых текстов для бизнеса. 

Использование предлогов и сложных союзов. Пожалуй, официально-деловой стиль – единственный формат, где разрешено массовое использование предлогов (на основании, в соответствии и т.п) и союзов (в силу того что, в связи с тем что и т.п).

Конечно, через слово ставить их не нужно, но для придания тексту видимости делового послания – очень и очень неплохой прием.

Основные правила написания официально-делового текста. Короткая рецензия:

Правила деловой переписки в официальном стиле

В прошлом разделе мы говорили об общих требованиях к официально-деловым текстам. Теперь самое время сузить формат и поговорить непосредственно о навыках деловой переписки. 

Если для создания официальных бумаг используется чаще всего только официально-деловой стиль, то когда дело доходит до переписки, с этой задачей куда лучше справляется обиходно-деловой стиль текста. 

Чем обиходно-деловой стиль отличаются от текста в официально-деловом стиле? 

Главное отличие в том, что обиходный стиль более демократичен и эмоционален (если так можно вообще сказать про деловые тексты). Именно в нем пишется немалая часть деловых писем.

Важно понять: это все тот же официальный стиль, но просто более свободный и либеральный. Стилистическое ответвление, которое сохраняет почти все главные признаки “основного” официально-делового стиля. 

Теперь о том, как может видоизменяться формат переписки.

Часто развитие деловой переписки ведется таким образом, что обиходный формат со временем органично замещает первичный официальный стиль.Это происходит потому, что участники переписки уже несколько больше узнают друг друга и “развязывают галстуки”.

Вот как это бывает:

• Этап 1. Официально-деловой стиль;
• Этап 2. Обиходно-деловой стиль;
• Этап 3 Вкрапления элементов неформального общения;
• Этап 4. Неформальное общение «без галстуков».

Понятно, что если вы в первом же письме напишите незнакомому пока вам человеку что-то вроде «Привет, Коля! Что у тебя там по  контент-плану?», то это не будет оценено должным образом.

Если же проходить все этапы деловой переписки «по правилам», то со временем формат общения может существенно измениться. Это обычная тенденция.

Чтобы понять отличия между обычным официальным стилем и обиходно-деловым текстом, я подготовил пару примеров: 

Первый пример письма в официально-деловом стиле: 

Здравствуйте! Мы не планируем покупать щебень в этом году. Наши затраты слишком велики, закупка щебня не вписывается в рамки бюджета. Если мы решим вновь закупать у Вас щебень, то уведомим об этом заранее.  

Пример делового письма в обиходно-деловом стиле: 

Здравствуйте, Иван!

К огромному сожалению, наша компания не планирует закупать дополнительные партии щебня в этом году. Это связано с тем, что мы уже полностью согласовали весь список будущих расходов, и на закупку щебня у компании попросту не осталось средств.

Искренне надеемся, что в следующем году мы заранее согласуем с Вами вопрос закупки щебня, чтобы заранее заложить в бюджет нужные средства.

Думаю, вы и сами видите, что первый вариант писал бездушный робот, а второй – человек, который искренне сожалеет и хочет как-то выразить свои эмоции. Два письма делового стиля, на одну тему, но они все же очень разные. 

Обиходно-деловой стиль позволяет вкладывать личные послания и эмоции даже в рамки достаточно статичного бюрократического официоза. И в этом его главная ценность. 

Вот и все друзья, основные правила написания текстов в официально-деловом стиле я дал.  Если у вас есть вопросы, замечания или дополнения, не поленитесь написать комментарий. Уверен, это пойдет только на пользу материалу.

Добра вам! 

Для начала стоит разобраться, что такое официально-деловой стиль?

Официально-деловой стиль — один из книжных стилей, который об­служивает сферу деловых отношений. Этот стиль характерен для законов, документов, постановлений, приказов, протоколов и т.п.

Задача официально-делового стиля — регулировать деловые от­ношения: передать информацию, распоряжение, выдать инструкцию, заключение и т.п. Официально-деловой стиль характеризуется точно­стью, однозначностью, стандартностью и обязательностью построения текста по образцу. Часто при оформлении документа такой образец прилагается, иногда для написания официальных бумаг подготавлива­ют специальные бланки. Таким образом, главная черта официального документа — стандартная форма, благодаря чему в документе легко можно найти необходимую информацию: кому адресована бумага, от кого она, от какого числа, что именно излагается в документе.

Для официально-делового стиля типично использование стан­дартных оборотов — клише: прошу предоставить, по истечении сро­ка, в установленном порядке и т.п. В документе неуместны элементы разговорного стиля, экспрессивная и оценочная лексика, фамильяр­ное обращение.

В языке документа почти не употребляются личные местоимения 1 -ого и 2-ого лица, что также делает язык документа официальным, казенным. Деловой стиль не дает возможности автору выразить свои эмоции, личную точку зрения на вопрос. Синтаксис документа отлича­ется большим количеством придаточных предложений, тяжеловесными и запутанными конструкциями, неестественными в разговорной речи.

Чтобы написанное было принято в качестве официального доку­мента, необходимо соблюдать жесткие правила оформления текста, в том числе и стандартный набор языковых средств. Составляя доку­мент, необходимо проставить точную дату, указать полностью фами­лию, имя и отчество (часто и паспортные данные) лиц, которые фигу­рируют в официальном документе.

Примеры делового стиля окружают нас повсюду. Допустим, Вы блоггер, и уличили другого блоггера в бессовестном воровстве Вашего контента. Что вы делаете? Вы грамотно пишете обоснованную жалобу с доказательствами хостеру или службе поддержки поисковой системы и ждете положительного результата. В зависимости от того, насколько грамотно жалоба будет составлена, насколько точно в ней будет выдержан деловой стиль, во многом определяется решение по Вашему вопросу.

Итак, деловой стиль – это среда официальных отношений. Деловой стиль используется в:

• Юриспруденции
• Экономике
• Правительственных кругах
• Сфере рекламы
• Международных отношениях

Как и любой другой стиль письма, официально деловой стиль имеет ряд присущих только ему характеристик. 

Официально-деловой стиль: качественный объем.

Текст официально-делового стиля должен быть максимально сжатым: все четко, конкретно, по существу. Лишних деталей быть не должно. Это обязательное требование.

Официально-деловой стиль: эмоциональность.

Официально-деловой стиль должен быть лишен эмоций. Даже если Вы пишете гневную жалобу на своего заклятого врага, Ваши тексты не должны иметь никакой эмоциональной окраски. Четкость, точность и хладнокровие. Неважно, кто составляет текст – дипломат или плотник, профессор или дворник – в официально-деловом стиле индивидуальность не должна проявляться.

Официально-деловой стиль: лексика.

Лексика официально-делового стиля часто содержит отглагольные существительные, сложные союзы и устойчивые словосочетания:

• На основании…
• В соответствии с…
• Исходя из…
• За счет…
• По той причине что…
• В силу…

И так далее. Кроме того, официально-деловой стиль предполагает использование аббревиатур и терминов, характерных для той сферы, в которой он употребляется, без раскрытия их значений.

Стоит также отметить, что деловому стилю свойственно употребление местоимений первого лица, что, например, недопустимо в научном стиле. 

4. Официально-деловой стиль: структура.

Структура официально-делового стиля часто диктуется видами документов, в которых этот стиль используется. Например, заявление должно быть написано строго по общепринятому образцу. Деловой стиль выделяется жесткой логической структурой и может содержать длинные предложения, в которых явно прослеживаются логическая и смысловая связь. Также для этого стиля характерны перечисления и прямой порядок слов.

Подведем итоги:

Официально-деловой стиль характеризуется:

• Жесткой логической структурой.
• Нулевой эмоциональностью.
• Конкретикой и фактами.
• Соответствующей терминологией и оборотами.
• Местоимениями от первого лица.

Составляя документ, следует осознавать, что это официальная бумага, и фразы, выражающие личное отношение, здесь неуместны. Конечно, важным остается знание грамматических правил и синтаксиса. Строгость стиля не освобождает пишущего от соблюдения правил чистописания. Любое высказывание должно строиться на основе последовательного и доказательного мышления.

При
составлении документов используется
официально-деловой стиль, который
уместен не в любой сфере общения
(например, не используется в непринужденной,
фамильярной обстановке).

Деловой
стиль – это арсенал лексических
(словесных и грамматических) средств,
которые помогают говорящему и пишущему
подчеркнуть официальный характер
общения. При составлении текста его
автор строя предложения, выбирая слова,
не только передает информацию, но и
сигнализирует адресату о её важности,
о том как следует реагировать на
полученное сообщение.

Деловое
письмо, приказ, заявление – все это
тексты, авторы которых преследуют
конкретные практические цели. Очевидно,
что для выполнения целей деловая речь
должна быть ясной и убедительной.

Рассмотрим проблемы
лексического и грамматического характера,
которые возникают при составлении и
редактировании официальных текстов.

Лексика

• Использование
  терминов.
  Термины –
  слова или словосочетания, называющие
  специальное понятие из какой-либо
  области человеческой деятельности.
  При использовании терминов в документе
  должна быть уверенность в идентичном
  восприятии его значения автором и
  адресатом, либо в тексте дается
  расшифровка. Расшифровка термина должна
  быть точной, ясной и полной, при
  необходимости можно воспользоваться
  словарем. Например,
  «В договоре предусмотрены форс-мажорные
  обстоятельства (а именно случаи стихийных
  бедствий)».

• Использование
  иностранных слов. Иностранные
  слова должны использоваться только
  при необходимости. Если стоит выбор
  между двумя словами, одно из которых –
  заимствованное, другое – русское, надо
  определить, существенна ли смысловая
  разница между ними. Если иностранный
  синоним имеет оттенки значения, которые
  важны для вашего текста и отсутствуют
  у русского слова, тогда выбор будет
  оправдан. Например,
  слова «удобный» и «комфортабельный»
  близки по значению, однако прилагательное
  английского происхождения «комфортабельный»
  более точно передает оттенки смысла в
  области гостиничного хозяйства.

Менее
очевиден выбор между словами «пролонгирован»
и «продлен». Значение слов идентично,
единственно, что сочетание «договор
пролонгирован» будет звучать весомее
и солиднее, чем сочетание «договор
продлен». Однако в данном случае
необходимо убедиться, что заимствованный
термин будет правильно истолкован
адресатом.

• Сочетаемость
  слов. При
  составлении документа необходимо
  учитывать, что не все слова сочетаются
  друг с другом. В русском языке, как и в
  любом другом существуют нормы
  сочетаемости. Уточнить их можно по
  «Словарю сочетаемости слов русского
  языка» ¹.
  Например,
  типичные для деловой речи сочетания
  слов: приказ – издается; контроль –
  возлагается на кого-либо, осуществляется;
  архив – создают, обрабатывают, сдают
  в … и т.д. А
  также такие словосочетания как иметь
  значение; играть роль
  не допускают перемены их компонентов.

• Плеоназм
  (от греч.
  излишество) – употребление близких
  по смыслу, и потому излишних слов. Одна
  из самых распространенных проблем
  официально-делового стиля. Она заключается
  в том, что словосочетания оказываются
  избыточными. Например, плеонастические
  сочетания (выделены лишние слова):

– форсировать
строительство ускоренными
темпами
(глагол форсировать образован от фр.
forcer
– ускорять темп деятельности);

– тонкий
нюанс
(существительное нюанс от фр. Nuance
– оттенок, тонкое отличие);

– прейскурант
цен (в
слове прейскурант есть французский
корень prix
– цена). Но допустимо выражение
«прейскурант розничных цен»;

– маршрут
движения
(слово маршрут
означает направление движения) и т. д.

Однако
существуют исключения. Некоторые
плеонастические сочетания, несмотря
на противодействие ученых-филологов,
прочно вошли в обиход и приобрели оттенки
значения, которые оправдывают их
существование. На сегодня стали нормой
сочетания «реальная
действительность», «практический опыт»,
«информационное сообщение».

• Различение
  паронимов. Паронимы
  –
  родственные слова, близкие по звучанию,
  но различные по значению и сочетаемости.
  При работе
  с документами необходимо обращать
  внимание на паронимы. Например:

– оплатить
– заплатить
(оплатить что-либо, заплатить за
что-нибудь);

– командированный
– командировочный
(командированный – тот, кого командировали,
например, командированный сотрудник;
но командировочное удостоверение) и т.
д.

• Тавтология
  – повтор однокоренных слов в пределах
  одного словосочетания. Эта
  стилистическая ошибка делает речь
  неблагозвучной, затрудняет понимание
  текста. Например, польза
  от использования
  (возможно заменить польза от применения
  чего-либо); следует
  учитывать
  следующие
  факторы (необходимо
  учитывать следующие факторы); адресовать
  в адрес
  (направить в адрес) и т. д.

Грамматика
(морфология)

К
этой области относятся правила изменения
и грамматической сочетаемости слов.

• Использование
  предлогов. В
  русском языке широкий выбор причинных
  предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в
  связи с, из-за, по причине, благодаря.
  Примеры использования:

– ввиду
– чаще о причине, ожидаемой в будущем
(ввиду предстоящего проведения
конференции);

– вследствие
– чаще о
свершившемся факте (прошу предоставить
мне отпуск вследствие болезни);

– благодаря
– чаще о
причинах, вызвавших желаемый результат
(мы справились с задачей благодаря
помощи работников) и т. д.

• Выбор
  падежа существительного при синонимичных
  словах. Например:

– идентичный
чему-либо, сходный с чем-либо, близкий
к чему – либо;

– обращать внимание
на что-либо, уделять внимание чему-либо;

– основываться
на чем-либо, обосновывать чем-либо;

– превосходство
над чем-либо, преимущество перед чем-либо;

– уплатить за
что-либо, оплатить что-либо и т. д.

Грамматика
(синтаксис)

Для того чтобы
сделать свой текст понятным и убедительным,
необходимо умело соединять между собой
слова, строить словосочетания и
предложения. К числу важнейших особенностей
официально-делового стиля относят
четкость и последовательность изложения
материала, а также сочетание полноты и
краткости текста. С этой целью были
выработаны языковые правила, которые
призваны сделать русскую речь более
динамичной, ясной и выразительной.

• Порядок
  слов. Русский
  язык относится к числу языков со
  свободным нефиксированным порядком
  слов. Автор, составляющий текст, может
  переставлять слова в предложении, при
  этом общий смысл не нарушается. Например:
  вчера подписан договор; договор подписан
  вчера; договор вчера подписан.
  Однако нельзя сказать, что все варианты
  равноценны. Очевидно, что порядком слов
  подчеркивается, акцентируется та или
  иная часть сообщения. И хотя в различных
  вариантах нет смыслового различия,
  один будет звучать более официально,
  чем другой.

Такие свойства
русского синтаксиса требуют от человека,
работающего с текстом, языкового чутья
и особого внимания к построению фразы.
При этом особо следует помнить, что в
письменной речи отсутствует такое
важное языковое средство, как интонация.
Поэтому обратить внимание адресата на
ту или иную часть сообщения можно,
поставив ее в конец предложения – в
актуализированную позицию. Например:

На
вопрос: «Намерены ли вы выполнить свои
обязательства и завершить работу к
назначенному сроку?»

Правильнее
ответить: «К 25 сентября работа будет
завершена».

Если
вопрос задан иначе: «В какой срок будет
выполнена работа?» Надо предпочесть
другой порядок слов: «Работа будет
завершена к 25 сентября».

• Использование
  деепричастных оборотов. Часть
  речи, называющая добавочное действие,
  называется деепричастием. Деепричастие
  с зависимыми словами составляет
  деепричастный оборот. С одной стороны,
  использовать его очень удобно, он
  позволяет сказать в одном предложении
  о нескольких действиях, т. е. способствует
  краткости изложения. С другой стороны,
  с деепричастным оборотом связаны
  определенные трудности: его можно
  употреблять только тогда, когда действия,
  обозначаемые им и сказуемым, осуществляются
  одним лицом, и когда в предложении есть
  подлежащее (т. е. названо действующее
  лицо). Можно сказать: «Читая
  эту книгу, я представляю себе, что знаком
  с автором».
  Однако недопустимо: «Читая
  эту книгу, кажется, что был знаком с
  автором»
  –
  это предложение безличное (есть
  сказуемое кажется,
  но отсутствует подлежащее). Неправильно:
  «Изучая
  проблемы развития туризма, нами были
  получены следующие сведения…».
  Правильно: «Изучая
  проблемы развития туризма, мы получили
  следующие сведения…».

• Действительный,
  страдательный, безличный оборот.
  Русский
  язык предоставляет говорящему и пишущему
  широкие возможности выбора между
  близкими по смыслу грамматическими
  конструкциями. От
  этого
  зависит степень убедительности
  сообщения. По форме сказуемого можно
  выбрать активную и пассивную конструкции
  предложения. Например: «Мы
  рассмотрели ваши предложения»
  –
  активная; «Нами
  рассмотрены ваши предложения»
  –
  пассивная.
  Выбор пассивной конструкции придает
  тексту большую официальность, подчеркивает
  факт осуществления действия вне
  зависимости от того, кто его произвел.
  Еще больше такую установку можно
  реализовать при использовании безличной
  конструкции: «Предложения
  рассматриваются».

Пассивные
и безличные обороты давно стали одной
из характерных примет официального
стиля. Однако они создают впечатление,
что некое лицо или предприятие избегают
открыто говорить о своих решениях и
действиях. Сегодня не исключается
использование в деловых письмах пассива
и безличных предложений, однако они
занимают более скромные позиции по
сравнению с активной конструкцией.

• Структура
  сложного предложения. Сложными
  называются предложения, которые состоят
  из двух или нескольких частей, каждая
  из которых имеет собственную грамматическую
  основу. Части соединяются с помощью
  союзов. В письменном тексте части
  сложного предложения обычно разделяются
  запятой или другими знаками препинания.

Для
официального стиля характерно
использование большого числа сложных
предложений, в особенности сложноподчиненных,
т. е. таких, в которых одна из частей
является главной, а другая – придаточной.
Например: «Если
обязательства не будут выполнены, мы
примем штрафные санкции».

Естественно,
что нельзя злоупотреблять сложными
предложениями в сообщении. В официальных
бумагах неуместны очень длинные
предложения, включающие в себя бесконечную
цепь придаточных. Оптимальная конструкция
для делового стиля – сложное предложение,
состоящее из двух частей.

Неправильно:
«Комиссии
предстоит выявить проблемы, возникшие
в ходе работы, и какие меры можно принять
для их устранения».

Правильно:
«Комиссии
предстоит выявить проблемы, возникшие
в ходе работы, и определить, какие меры
можно принять для их устранения».

Сегодня
в распоряжении работника документной
сферы находится современная техника,
которая значительно облегчает создание,
обработку, хранение, поиск документов.
Совершенствуется процесс составления
и редактирования текстов. Также для
составления текстов документов
рекомендуется использовать специальные
словари-справочники (см. приложение №
6).

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Цели:

• отработать навыки составления заявления;
• познакомить с требованиями к написанию докладной записки, объяснительной записки;
• развивать творческую самостоятельность учащихся, умение работать индивидуально и в группах (парах);
• воспитывать бережное отношение к русскому языку.

Ход занятия

 (Работа начинается с 3-го слайда, на нём – термины-жанры официально-делового стиля: заявление, объявление, расписка, докладная, справка, автобиография. Какой теме будет посвящено занятие?)

Ответьте на вопрос темы занятия. Вы уверены в том, что умеете оформлять документы официально-делового стиля? Если нет, то к этому вопросу мы вернёмся в конце урока.

Необходимы ли вам знания в оформлении данных документов? Какие жанры документов официально-делового стиля вы знаете? С какими уже работали? Когда и где? Какие трудности испытывали в составлении бумаг стиля?

Каждому человеку в жизни приходится сталкиваться с деловыми бумагами. Вот почему их нужно уметь составлять грамотно и корректно. Сегодня вы должны выяснить, какие правила следует соблюдать при написании различных деловых бумаг и самостоятельно составить аналогичные деловые бумаги.

Презентация

(Постановка целей и задач.)

1. Официально-деловой стиль в современном языке

Актуализация имеющихся у учащихся знаний.

а) Необходимые термины и понятийные аппараты (словарь перед каждым учеником):

• Клише – выражение, механически воспроизводимое в типичных речевых контекстах; шаблонная фраза, выражение (во исполнение решения).
• Номенклатурные наименования – наименования, принятые в определённой области науки (история).
• Канцелярская лексика (канцеляризмы) – слова и выражения, употребление которых в литературном языке закреплено за одним стилем (ниже подписавшийся).
• Аббревиатура – слова, образованные слиянием элементов, входящих в сложное слово.
• Отглагольные существительные – существительные, образованные от глаголов (перечислить – перечисления).
• Отыменные предлоги – образованные от имени существительного (на основании).
• Сложные союзы – союзы, содержащие более чем один компонент в своей структуре.
• Устойчивые сочетания – сочетания слов, которые существуют в сознании в готовом виде.

б) Основная характеристика официально-делового стиля.

Вопросы: Что представляет собой официально-деловой стиль? Какие его основные черты?

Из книжных стилей официально-деловой стиль является наиболее консервативным, отличается устойчивостью и замкнутостью.

Наличие клише или речевых стандартов присуще официально-деловому стилю. Если для других стилей это не всегда хорошо, то для официально-делового стиля это считается нормативным. Большинство деловых документов имеет общепринятые формы изложения и расположения материала, и не случайно в деловой практике часто используются готовые бланки, которые предлагается заполнить. Даже конверты принято подписывать в определённом порядке.

Официально-деловой стиль – это стиль документов, международных договоров, государственных актов, юридических законов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг.

Основные черты официально-делового стиля:

• Сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств.
• Стандартное расположение материала, использование клише.
• Широкое использование терминологии номенклатурных наименований, наличие канцелярской лексики, значительное количество аббревиатур.
• Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов, сложных союзов, а также различных устаревших сочетаний, служащих для связи частей предложения.
• Повествовательный характер изложения.
• Прямой порядок слов в предложении.
• Тенденции к использованию сложных предложений, отражение логических подчинений одних фактов другим.
• Практически полное отсутствие эмоциональных речевых средств.

  
В рамках официально-делового стиля выделяются две разновидности:
1) Официально-документальный – язык законодательных документов, связан с деятельностью государственных органов. Язык дипломатических актов.
2) Обиходно-деловой – переписка между учреждениями и организациями, частные деловые бумаги.

Язык законодательных документов включает в себя определённую лексику и фразеологию. Например: законодательство, конституция, прокурор, улики, вступить в силу, занять должность.

Другая разновидность официально-делового стиля – это обиходно-деловой стиль (деловые письма, коммерческая корреспонденция, частные деловые бумаги, справка, протокол, заявление, доверенность, расписка, автобиография).

в) Формулирование вывода:

• функция официально-делового стиля – информативная (предписывающая, констатирующая);
• основная форма реализации – письменная;
• типичный вид речи – монолог;
• жанры: устав, закон, приказ, распоряжение, инструкция, заявление, докладная записка, объяснительная записка, автобиография, анкета…

Интернациональные требования к документу (документ – деловая бумага, обладающая юридической силой).

Общие для разных языковых культур требования к документу:

• соблюдение норм официально-делового этикета;
• лаконичность и информативность содержания;
• объективность информации;
• структурированность изложения;
• стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.

2. Заявление как официально-деловой документ

Вопросы:

1. Как раньше называлось заявление? (Прошение)
2. Что вам известно, как оформляется заявление.
3. Что такое заявление?
4. Какие ключевые слова используются при написании заявления?

Заявление – внутренний служебный документ.

Ключевое слово «прошу», но могут использоваться языковые формулы:

– Ставлю Вас в известность …
– Довожу до вашего сведения …
– Ввиду того, что …
– В связи  с тем, что …
– Прошу Вашего разрешения …
– Прошу дать ответ …
– Прошу оказать содействие …
  – Прошу принять меры …
– В случае неполучения ответа …

Этот документ предназначен для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или даже всего коллектива.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу. Цель личного документа – реализация или защита своих интересов.

3. Практическая работа 1

А) Написать заявление (самостоятельный выбор темы) (задание выполняется в тетради и на доске). Анализ выполненной работы (правильность, ошибки, недочёты.)

Б) Предлагаются образцы двух вариантов заявления. Какое заявление, первое или второе, правильно оформлено? (Оба варианта верны. Определитесь с выбором написания. Объяснение написания вариантов заявления.) (Приложение 1)

У кого из вас не было ошибок в предыдущей работе (задание А)?

Кто может сказать, что умеет оформлять заявление в соответствии с требованиями?

4. Варианты и требования к написанию заявления

Спорные вопросы:

1. Как правильно оформляется заявление в соответствии с требованиями по делопроизводству?
2. Где пишется слово «заявление»?
3. Какими буквами пишется слово «заявление»? Как правильно писать слово «заявление»: с заглавной или строчной буквы? Или полностью прописными, строчными?
4. Нужно ли ставить точку после слова «заявление»?

Итак, допустимы варианты:

тому-то от такого-то… Заявление
тому-то от такого-то… ЗАЯВЛЕНИЕ
тому-то от такого-то… заявление.
тому-то такого-то… Заявление
тому-то такого-то… ЗАЯВЛЕНИЕ
тому-то такого-то… заявление.

Допускается:

• писать слово полностью большими, прописными буквами, особенно если текст — печатный: ЗАЯВЛЕНИЕ. Точку тогда ставить не нужно, так как это название;
• писать прописной только первую букву слова (Заявление) — здесь точка также не ставится;
• писать полностью слово строчными и ставить после слова точку (заявление.) Такой вариант, хоть и допустим, но является малоупотребительным и считаетсяустаревшим. В этом случае — «шапка» документа и само слово «заявление» рассматривается как цельное предложение, поэтому точка в конце необходима.

— Как правильно писать: заявление кого (Полищука) или от кого (от Полищука)?

Допускается и написание кого, и написание от кого. То есть и Полищука, и от Полищука — оба варианта правильны.

— Где правильно указывать в заявлении дату?

Дату можно писать в верхней части листа после названия документа (Заявление) слева после поля.

Директору ЗАО «Элита»
Иванову И. И.
Петрова Петра Петровича

    Заявление

10.12.2019
Прошу зачислить меня в штат на должность технолога по пошиву одежды. В 2006 г. окончил Минский институт легкой промышленности и дизайна. До декабря 2012 г. работал в ООО «Стиль».
Необходимые документы прилагаю:
Трудовая книжка.
Копия диплома.
Копия паспорта.
Две фотографии.
Рекомендательное письмо ООО «Стиль».
(Подпись)

Дата пишется и после основного текста — тоже слева после границы поля.

Дата может оформляться тремя парами арабских цифр (02.11.19.) или  развёрнуто (2 ноября 2019 г.).

Реквизиты личного документа:

1. адресат;

• именование заявителя (адресанта): фамилия, имя, отчество (адрес, телефон);
• наименование жанра документа (заявление);
• текст, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией;
• дата;
• подпись заявителя.

Схема расположения реквизитов заявления:

5. Практическая работа 2

Как правильно? Работа в группах. Отредактировать тексты заявления. Обосновать изменения. (Приложение 2)

(Что получилось, а что вызывает трудности?)

6. Докладная записка и объяснительная записка

Что такое докладная записка? Чем она отличается от объяснительной?

Докладная записка – это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определённое решение.

Реквизиты докладной записки:

• адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы);
• наименование жанра документа (докладная записка);
• текст (информация; предложение и его аргументация);
• список документальных приложений (если они требуются);
• дата;
• наименование организации (или Ф.И.О. частного лица), т.е. подпись.

Докладная записка может содержать заголовок.

Ключевое слово докладной записки – Прошу… Широко используются клишированные конструкции:

– В связи с …
– В соответствии с …
– Возникла необходимость (чего) …
– Согласовать вопрос …

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. По своей форме объяснительная похожа на докладную записку, отличие между ними в том, что текст последней содержит еще определенные выводы и предложения, а вот оформление внешне похожее.

Соответственно объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивированным.

Писать следует сухим канцелярским языком, постарайтесь выразить все-таки свои мысли короче. Лучше избегать любой эмоциональности. Излагать нужно только факты, непосредственно относящиеся к делу. Подумайте над тем, чтобы объяснение звучало веско и аргументировано, избегайте при этом неправды и оправданий. Полезным бывает обсуждение ситуации с умными людьми (коллеги, друзья, родственники).

Допускается написать объяснительную записку в рукописной форме, подписывает работник, её составивший.

Как написать объяснительную записку?

Данный документ пишется в произвольной форме, но желательно придерживаться такой структуры:

• шапка – содержит реквизиты получателя: фамилия, инициалы человека, которому адресована объяснительная (в дательном падеже);
• заголовок документа – «Объяснительная записка» (пишется без кавычек);
• заголовок к тексту – «О …», «Касательно …» (при составлении объяснительной в школу заголовок можно не писать);
• сам текст пояснения – сначала излагаются факты, затем причина. Главное требование к написанию текста – чтобы он был убедительным и содержательным;
• дата;
• подпись составителя – должность (при написании записки в школу должность не указывается), собственно подпись, фамилия и инициалы.

Образец объяснительной записки:

Директору МОУ СОШ № 10
Петрову П.И.
от ученика 11 класса
Маслова В.С.

 Объяснительная записка
Я, Маслов Виктор, отсутствовал на занятиях спортивной секции в период с 10.09. по 20.09. 2019 г. по причине болезни. Медицинская справка прилагается.

Дата Подпись

Образец объяснительной записки кассира:
Директору магазина № 8
Климовой Н.П.
от кассира отдела промышленных товаров
Поповой О.В.

 Объяснительная записка
Касательно ошибочно пробитого чека 5 апреля 2019 года.
Я, Попова Ольга Владимировна, 5 апреля 2019 года ошибочно пробила кассовый чек, обнаружила ошибку до снятия суточного отчёта с гашением. Моей вины в произошедшем быть не может, так как я очень внимательно отношусь к работе с ККМ. Причиной этого считаю неполадки в работе ККМ, поскольку такие ошибки наблюдаются несколько дней подряд. Прошу Вас обратить внимание на работу данного ККМ.
5 апреля 2019 года   Попова О.В.

В качестве домашнего задания предлагается написать объяснительную записку на имя классного руководителя (Тема: объяснить причину вашего отсутствия на общешкольном мероприятии).

7. Практическая работа 3

(Учащиеся самостоятельно выбирают задание. Задания А, Б – работа в парах.)
 
А) Стилистическая задача. Зная реквизиты докладной записки и учитывая, что она внешне похожа на оформление объяснительной записки, которая не содержит выводы и предложения, составить докладную записку. (Приложение 3)

Б) Мозаика. Собери мозаику и по тексту картинки определи жанр официально-делового стиля (автобиография, объяснительная, заявление, объявление, докладная и пр.).

В) Индивидуальная работа (карточки, В. 1–4). По тексту задания определить жанр официально-делового стиля. (Приложение 4)

8. Самооценка работы на уроке

Возвращаемся к теме занятия. Так умеете ли вы оформлять документы официально-делового стиля?

9. Заключительная часть занятия

В жизни вам придётся очень часто иметь дело с официальными бумагами. Думаю, что сегодняшнее занятие поможет вам грамотно составить объяснительную записку, заявление и какую-либо ещё официальную бумагу. Помните, что любой документ, составленный вами, может служить характеристикой вашей грамотности и компетентности. Не допускайте досадных и ненужных оплошностей. Ведь ваш документ «по одёжке встречают»! Дерзайте и будьте грамотными людьми во всех отношениях!

Литература

1. Дудина Г.И., Пташкина В.Н. «Язык твой – друг твой». Волгоград: Учитель, 2015.
2. Васильченко Н.В. «Искусство владеть словом».
   Волгоград: Учитель, 2012.

Официально-деловой стиль речи — это разновидность русского литературного языка, которая используется в оформлении документов с использованием стандартных выражений.

Что такое официально-деловой стиль речи?

Официально-деловой стиль является одной из разновидностей книжных стилей русского языка. Он принадлежит сфере деловых отношений между государствами, учреждениями и гражданами. В официально-деловом стиле речи оформляется международная, государственная и служебная документация. Этот стиль используется в переписке учреждений с гражданами и граждан с учреждениями.

Вот какое определение о том, что такое официально-деловой стиль речи приводит Википедия.

---

---

Исследуемая разновидность литературного языка используется преимущественно в письменной форме. Основная цель этого стиля — информация.

---

---

Понаблюдаем, как реализуется эта задача в инструкции по охране труда.

Работник должен:

•  соблюдать требования по охране труда, Правила внутреннего трудового распорядка государственного учреждения;
• использовать и правильно применять средства индивидуальной и коллективной защиты;
• немедленно сообщать руководителю работ о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью работающих и окружающих, нарушении правил по охране труда, аварии, несчастном случае.

Обычная форма реализации официально-делового стиля — это монолог. Рассмотрим специфичные признаки, стилевые черты, отличающие его от других книжных стилей речи.

Сфера использования	Законодательство, делопроизводство
Основная цель речи	Сообщение, констатация факта, установление административно-правовых отношений
Характерные черты стиля	Точность, стандартизованность, отсутствие средств выразительности
Жанры	Законодательные документы (конституция, указ, кодекс), деловые бумаги (приказ, протокол, договор, справка и т.п.)
Языковые средства	Официальная и канцелярская лексика, фразеология, использование аббревиатур; преобладание существительных над глаголами, стандартные обороты, страдательные конструкции, неопределённо-личные и безличные предложения
Типы речи	Рассуждение

Стилевые черты

При составлении любого документа неприемлема двусмысленность или неясность формулировок. Официально-деловой стиль требует предельной ясности выражений и их точности, которая исключает разное толкование текста. Беспристрастное, непредвзятое изложение исключает личностное отношение составителя документа. С этих позиций язык документов имеет специфичные стилевые черты:

• чёткость
• строгость
• бесстрастность
• клиширование

Жанры официально-делового стиля

Деловые отношение на международном и государственном уровне, между гражданами и учреждениями реализуются в виде следующих жанров документации:

• закон
• указ
• устав
• приказ
• инструкция
• договор
• протокол
• соглашение
• доверенность
• расписка
• справка
• деловое письмо

и т. д.

Многие из документов имеют обязательную форму со стандартным расположением текста.

Пример официально-делового стиля речи

Доверенность

Я, Гришина Анна Петровна, проживающая по адресу г. Калининград, ул. Полевая, д.15, кв.4, доверяю своему мужу, Гришину Алексею Сергеевичу, получить в кассе морского порта причитающуюся мне заработную плату за октябрь, ноябрь, декабрь 2021 года.

При получении заработной платы расписаться и выполнить действия, связанные с данным поручением.

Дата  20.10.2021 г.	А. П. Гришина
(подпись)

Языковые средства официально-делового стиля

В официально-деловом стиле используется предварительный отбор языковых средств.

Язык документов базируется на употреблении нейтральной лексики с преимущественным использованием слов в прямом значении. Отметим, что экспрессивные слова обычно не используются в тексте.

Официально-деловой стиль сформировался в течение длительного времени и приобрел устойчивость и некоторую консервативность. В текстах документов широко используются стандартные обороты речи — клише.

---

---

Клише является органичной составляющей языковых средств официально-делового стиля речи. Приведем примеры стандартных выражений, востребованных в нём:

• квалифицированная помощь;
• встреча на высшем уровне;
• гарантия высокого качества;
• максимальный эффект;
• комплекс услуг;
• ведущий производитель;
• всестороннее содействие;
• значительные результаты и пр.

Несмотря на довольно обширное многообразие жанров официально-делового стиля, для документов характерны следующие отличительные общие признаки в использовании языковых средств:

• терминология (административная, юридическая, дипломатическая);
• канцелярская лексика и фразеология;
• сложносокращенные слова и аббревиатуры;
• отглагольные существительных (исполнение, постановление, содержание);
• слова со значением долженствования (нужно, необходимо, обязан, должен, следует и пр.);
• отыменные предлоги (в связи с, в соответствии с, по причине, на основании, за счёт) и составные союзы (в связи с тем, в силу того, ввиду того что);
• устойчивые сочетания (таким образом что…, на том основании, что…, с тем условием, что…, по той причине… и пр.).

В построении предложений в текстах официально-делового стиля отметим

• прямой порядок слов;
• безличные и неопределенно-личные предложения;
• номинативные предложения с перечислением;
• преимущество сложных предложений;
• повествовательный тип речи.

Пример официально-делового стиля

Д О Г О В О Р

На условиях правил добровольного страхования от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу стороны заключили настоящий договор на основании заявления страхователя о нижеследующем:

1. объектом страхования является имущественные интересы застрахованного лица, связанные с причинением вреда жизни или здоровью застрахованного лица в период пребывания за границей.

2. Выгодоприобретатель — медицинское учреждение, оказавшее медицинскую помощь (услуги, работы, товары) застрахованному лицу, или лицо, которое произвело оплату медицинской или иной помощи (услуг, работ, товаров), оказанной застрахованному лицу в связи с наступлением страхового случая в соответствии с заключенным договором страхования.

Видео «Официально-деловой стиль (11 класс)»