Как составить опись дел по гражданским делам

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).

Правила 2015 содержат 7 форм описей:

• опись дел постоянного хранения (Приложение 14);

• опись дел по личному составу (Приложение 15);

• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);

• опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);

• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);

• опись дел структурного подразделения (Приложение 23);

• опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.

Основные правила содержат 4 формы описей:

• форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);

• форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);

• форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);

• форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).

Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.

ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[1]).

В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.

Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).

²Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

³Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год), то можно составить опись за несколько лет.

Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).

СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).

Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам – архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):

• приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);

• списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);

• личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;

• лицевые счета;

• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

• акты о несчастных случаях;

• журналы учета документов по личному составу.

Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).

Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу (приказы (распоряжения) по личному составу), личных дел уволенных работников.

■ Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).

Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).

■ Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).

Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.

Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.

■ Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30–50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).

ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.

^₄Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.

⁵Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.

Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.

⁶Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.

Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» – содержимое папки и путь к ней.

ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).

Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14–18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.

Согласно п. 3.7.6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ

■ «№ п/п». Порядок нумерации дел в описи – валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).

■ «Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.

Например: 02-03 – Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер дела.

■ «Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.

Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).

■ «Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил). Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».

■ «Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).

■ «Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.

■ «Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п., например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006–2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа. Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».

ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)

■ Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

• название фонда;

• номер фонда;

• номер описи;

• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

• крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).

Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).

■ Предисловие (дополнение к предисловию). К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие (п. 3.7.10 Основных правил). В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется.

Предисловие обычно состоит из двух частей: исторической и историографической.

В историческую часть вносят сведения:

• по истории организации: дата образования, сведения об изменении наименования организации;

• об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи.

В историографической части:

• дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;

• указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

• отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;

• дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях;

• освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Составлять предисловие и дополнение к нему нужно обязательно.

Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами. Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему.

Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома (более 250 страниц или толщина более 4 см).

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).

Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации (Пример 12).

■ Оглавление. К законченной описи обязательно составляется оглавление (п. 3.7.19 Основных правил). Оглавление составляется к годовому разделу описи, если в ней имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавление включают:

• предисловие;

• список сокращений (составляемый в необходимых случаях);

• названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;

• указатели (если они имеются) (пункт 3.7.12 Основных правил).

Приведем пример оглавления.

■ Указатель. Указатель слов составляется к законченной описи дел (п. 3.7.19 Основных правил). Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:

■ Список сокращенных слов. Составляется также к законченной описи (п. 3.7.19 Основных правил).

■ Итоговая запись. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также

грифы утверждающих структур (муниципального или государственного архива и ЭК организации) (Пример 13).

■ Лист-заверитель. Последний лист описи – лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется.

Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 8 к Правилам 2015 (Пример 14).

РЕЕСТР ОПИСЕЙ

Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей. Реестр описей является обязательным документом архивного учета (п. 6.4.6 Основных правил, п. 3.6 Правил 2015).

Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.

В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам 2015 (Пример 15).

СОГЛАСОВАНИЕ ОПИСЕЙ НА ЗАСЕДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации. Она создается приказом руководителя.

Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации (п. 2.2.6 Основных правил) (Пример 16).

По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен (п. 3.7.14 Основных правил).

Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации (п. 3.7.14 Основных правил).

Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи (см. Примеры 1, 2, 4–9).

Памятка “Основные требования к составлению и оформлению описей дел по личному составу”

• 
• 

Категория: Uncategorised

Опубликовано 26.02.2021

Автор: Татьяна

УПРАВЛЕНИЕ АРХИВАМИ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Государственное казённое учреждение Свердловской области

«Государственный архив документов по личному составу

Свердловской области»

(ГКУСО «ГАДЛССО»)

Основные требования к составлению и оформлению

описей дел по личному составу

Памятка

Составитель: Заведующий отделом комплектования и научно-технической обработки документов  ГКУСО «ГАДЛССО» М.С. Пронина

Екатеринбург

2016

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………. 3

1. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ …………………………………….  5 2. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ……………..      6

Особенности формирования описи. Этапы составления ………………. ……  6

3. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ……………………………………………………………………… 12

3.1. Элементы описательной статьи описи …………………………………..  13

3.1.1. Порядковый номер ……………………………………………….  13

3.1.2. Индекс дела ……………………………………………………….  13

3.1.3. Заголовок дела ………………………………………………….. .  13

3.1.3.1. Обязательные элементы заголовка ……………………… 14

3.1.3.2. Составление заголовков дел с однородным

содержанием документов, указание томов дел,

копийности документов ………………………………………… 16

3.1.4. Крайние даты …………………………………………………… 18

3.1.5. Срок хранения …………………………………………………..  20

3.1.6. Количество листов ………..……………………………………… 23

3.1.7. Примечание ……………………………………………………… 24

3.2. Итоговая запись к описи ………………………………………………….  25

4. ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ НАУЧНО-

СПРАВОЧНОГО АППАРАТА ……………………………………………… 25

4.1. Титульный лист ………………………………………………………….. 25

4.1.1. Название архива ………………………………………………….. 26

4.1.2. Название фонда …………………………………………………… 26

4.1.3. Номер фонда ……………………………………………………… 28

4.1.4. Номер  и название описи ………………………………………… 28

4.1.5. Крайние даты внесенных в опись архивных документов …… 29

4.2. Оглавление ……………………………………………………………….. 30

4.3. Предисловие ……………………………………………………………..  30

4.4. Список сокращений ……………………………………………………… 32

4.5. Указатели ………………………………………………………………… 33

4.6. Справка о неполноте состава документов …………………………….. 33

5. ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ ……. 34

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ ……………………………… 40

ПРИЛОЖЕНИЯ ………………………………………………………………. 42

ВВЕДЕНИЕ

Памятка «Основные требования к составлению и оформлению описей дел по личному составу в Государственном казённом учреждении Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» (далее – Памятка) актуализирована в соответствии с изменениями в законодательстве Российской Федерации в сфере архивного дела и вступлением в действие новых нормативных  правовых актов.

 Памятка предназначена для использования конкурсным управляющим и ликвидационной комиссией (ликвидаторам) ликвидирующихся организаций при подготовке документов к передаче в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив, а также специалистами отдела комплектования и научно-технической обработки документов Государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» (далее ГАДЛССО) при описании документов, поступивших на хранение в неупорядоченном виде. 

Памятка была разработана в соответствии с требованиями:

– Гражданского кодекса Российской Федерации. Части первой. Федерального

Закона Российской Федерации от 30 ноября 1994 года № 51-ФЗ;

–  Трудового   кодекса   Российской  Федерации  от  30  декабря  2001  года  № 197-ФЗ

– Федерального закона Российской Федерации от 22 октября 2004 года                № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

– Федерального закона Российской Федерации от 02 марта 2016 года                № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;

– Закона Свердловской области от 25 марта 2005 года № 05-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области»;

– Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации  от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее – Правила 2007 года);

–  Приказа  Министерства  культуры  Российской  Федерации  от  31.03.2015 № 526 «Об утверждении Правил  организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее – Правила 2015 года);

–  Приказа  Министерства  культуры  Российской  Федерации  от  25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Перечень типовых управленческих архивных документов);

– ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

– ГОСТ Р 7.05-2008 Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления;

– Памятки «Основные требования к составлению описей» Управления архивами Свердловской области, Екатеринбург, 2002 г.;

– Порядка комплектования Государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области», Екатеринбург, 2013 г.

Памятка включает в себя 5 разделов, приложения, список источников и литературы.

В первом разделе Памятки даются общие понятия и определения.

Во втором разделе особенности формирования описи и этапы ее составления.

В третьем разделе рассматриваются вопросы по оформлению описи, такие как элементы описательной статьи описи, итоговая запись к описи.

Четвертый раздел описи посвящен составлению и оформлению научно-справочного аппарата к описи: титульного листа, оглавления, предисловия, списка сокращенных слов, указателя.

В пятом разделе рассматриваются особенности составления исторической справки к фонду.

Список источников и литературы включает перечень нормативных документов, методических разработок, источники информации, которые были использованы при разработке настоящей памятки.

Памятка содержит следующие приложения: Перечень документов, подлежащих передаче в Государственное казенное учреждение Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» при ликвидации организации; форма описи дел по личному составу, составленной Организацией; форма описи дел по личному составу, составленной в архиве; форма описи дел постоянного хранения организации; образец титульного листа и листа переименований; образец оглавления; образец списка сокращений; справка о неполноте состава документов.

1. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой. Применительно к настоящей памятке – документы по личному составу организации, завершенные в делопроизводстве.

Объединенный архивный фонд (групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд) – это архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.

Опись дел по личному составу – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава, содержания, а также учета дел.   Опись отражает систему организации документов архивного фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда.

Опись составляется в организациях. В случае поступления на хранение в архив неупорядоченных (бесхозяйных) документов опись составляется в архиве.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа заверителя и научно-справочного аппарата к описи.

Объектом описания описи является единица хранения (дело). Опись – это перечень описательных статей, расположенных в порядке их валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации.

Описательная статья представляет собой набор обязательных элементов (реквизитов) описания единицы хранения (дела): порядковый номер, индекс дела, заголовок дела (тома, части), даты дела, срок хранения, количество листов в деле, примечание.

Система научно-справочного аппарата к документам архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива

Указатель – тип архивного справочника, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием адресов (поисковых данных) этих документов.

Фондирование – отнесение архивных документов к архивному фонду соответствующего фондообразователя.

Фондообразователь – юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.

2. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Особенности формирования описи. Этапы составления

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между организациями (работодателями) и сотрудниками (работниками), которые отражают правовую, трудовую и служебную деятельность работников.

К таким документам относятся: приказы (распоряжения) по личному составу; списки работников; книги (журналы) учета приема, перемещения, увольнения работников; лицевые счета и расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам; личные дела и личные карточки работников; контракты, трудовые договоры (соглашения); индивидуальные сведения о начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование работников; документы о награждении  работников; невостребованные подлинные документы и др. (Приложение № 1)

При ликвидации организации документы по личному составу должны быть упорядочены, на них составлена опись и научно-справочный аппарат к ней. После согласования описи Экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области, документы передаются на государственное хранение.

Составление описи можно разделить на три этапа работы.

Первым этапом работы по составлению описи начинается с изучения истории организации (фондообразователя) и истории архивного фонда (далее – фонд), предварительного просмотра документов фонда. Для этого необходимо изучить литературу и источники о фондообразователе и фонде, обстановку, в которой протекала деятельность фондообразователя. В основном, это ознакомление с документами о государственной регистрации, деятельности и прекращении деятельности юридического лица (устав, свидетельства, протоколы, решения, определения, штатное расписание, номенклатура дел и другие). На данном этапе устанавливается, какие происходили изменения у фондообразователя в наименовании, местонахождении, форме собственности, структуре и подчиненности. На основании изученного материала принимается решение по количеству и видам описей, необходимых к составлению.

В случае реорганизации или ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации, законченные в делопроизводстве дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-правопреемнику, включаются в архивный фонд последней.

Единый архивный фонд (один) с архивными документами организации составляют:

– архивные документы представительств и филиалов;

– архивные документы совещательных органов, созданных при организации;

– архивные документы временных администраций организации, находящейся в стадии банкротства;

– архивные документы ликвидационной комиссии организации.

Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов:

– организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;

– руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории.

Например, в 1994 году подчиненные организации АОЗТ «Мираж» были ликвидированы. Работники данных подчиненных организаций были переведены в штат головной организации АОЗТ «Мираж». Документы подчиненных организаций вносятся в самостоятельные описи и входят в состав Объединенного архивного фонда «Мираж».

Опись № 1-л – АОЗТ «Мираж» (головная организация),

Опись № 2-л – Дочернее предприятие «Дирекция строящейся промышленной базы» АОЗТ «Мираж» (подчиненная организация),

Опись № 3-л – Филиал АОЗТ «Мираж» «Образовательный центр «Мираж» (подчиненная организация);

– организаций, объединенных объектом деятельности;

– последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам.

Например, Открытое акционерное общество «Свердловскдорстрой» за годы своей деятельности сначала было государственным (Свердловский специализированный трест автодорожного строительства «Свердловскдорстрой» Государственной корпорации «Трансстрой» Министерства транспортного строительства Российской Федерации), затем было приватизировано и стало частным. Документы данной организации делятся на документы, относящиеся к государственной и частной формам собственности. Документы государственной и частной форм собственности должны быть внесены последовательно в разные описи.

На организации, входящие в Объединенный архивный фонд составляются раздельные описи, которые нумеруются по номинальной значимости.

Вторым этапом работы является разработка первоначальной схемы систематизации единиц хранения в фонде, которая является основанием для внутренней организации архивного фонда.

Опись дел по личному составу в зависимости от количества дел и периода времени существования организации, может составляться на отдельные виды документов по личному составу или на весь комплекс документов.

Наиболее приемлемыми схемами систематизации при составлении описи дел по личному составу являются:

Хронологически – структурная схема – дела в описи располагаются по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы – по структурным подразделениям организации.

Например:

2010 год

Административно-управленческий отдел

Бухгалтерия

Отдел кадров

2011 год

Административно-управленческий отдел

Бухгалтерия

Отдел кадров

Данную схему систематизации удобно использовать при часто менявшейся структуре организации.

Структурно – хронологическая схема – дела в описи располагаются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы – по времени их создания.

Например:

Административно-управленческий отдел

2010 год

2011 год

2012 год

Бухгалтерия

2010 год

2011 год

2012 год

Отдел кадров

2010 год

2011 год

2012 год

Данную схему систематизации удобно использовать, если организация имела стабильную структуру.

Хронологически-номинальная схема – основой расположения дел в описи является год, внутри года по видам документов, расположенных по номинальной значимости.

Например:

2010 год

Приказы директора общества по личному составу;

Личные дела работников общества, уволенных в 2010 году;

Трудовая книжка. Семенов Игорь Николаевич;

Лицевые счета по начислению заработной платы работникам общества

2011 год

Приказы директора общества по личному составу;

Трудовые договоры с работниками общества;

Личные карточки работников общества ф. Т-2, уволенных в 2011 году;

Лицевые счета по начислению заработной платы работникам общества

В номинально-хронологической схеме сначала располагаются дела по видам документов, внутри видов по годам.

Например:

Приказы директора общества по личному составу

2010

2011

2012

Расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам общества

2010

2011

2012

Данная схема, как правило, применяется в крупных организациях с большим количеством работников, в этом случае целесообразнее составлять самостоятельные описи на каждый вид документов.

Хронологически – номинальная и номинально – хронологическая схемы систематизации архивного фонда применяются для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

         Третьим этапом работы является распределение дел согласно выбранной схеме. При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:

– дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) для продолжения делопроизводством;

– отчеты, штатные расстановки и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления, например:

Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованных лиц за 2008 год, составленные 24 февраля 2009 года

необходимо внести в годовой раздел описи за 2008 год

или   

Штатная расстановка на 2009 год, утвержденная 30 декабря 2008 года – необходимо внести в годовой раздел 2009 года;

– дела, начатые делопроизводством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

– в пределах года или хронологического периода дела структурных подразделений располагаются по значимости этих подразделений.

Принадлежность дела к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

При расположении дел по хронологии необходимо помещать вначале дела, датированные числом, месяцем и годом, затем – дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.

Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты документов.

         Приказы (распоряжения), систематизируются в описи по хронологии. Личные дела, личные карточки, трудовые книжки вносятся в опись по году увольнения лица, систематизируются внутри годового раздела по глубокому алфавиту фамилий, имен и отчеств (не только по первой букве, но и по второй, третьей и т. д.).

Документы по личному составу со сроком хранения «Постоянно», в том числе личные дела руководителей организаций, включаются в отдельную опись (Приложение № 3).

Например:  Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами за 2003 год

или

Документы (протоколы, наградные листы, ходатайства, характеристики и др.) о представлении к награждению государственными, ведомственными наградами, присвоении званий, работников рудника за 1978 год

или

Личное дело директора Общества. Смирнов Юрий Петрович

3. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

         Для подготовки описи рекомендуется использовать текстовый редактор Microsoft Word для Windows, позволяющие формировать программой-редактором каждый элемент таблицы как самостоятельный параграф. При этом элементы таблицы автоматически делятся на столбцы и строки, в каждой ячейке содержится одна единица текста (состоящая из одного и более абзацев), что позволяет легко менять формат текста (изменение ширины столбцов, перемещение всего содержимого строки, изменение размеров и начертания шрифтов и др.). Подобные таблицы требуют минимум усилий при работе с ними, легко обеспечивают конвертирование в другой формат, а также преобразование в базу данных. Кроме того программа позволяет отображать текст в том виде, в каком он будет выглядеть на бумаге, что важно при распечатывании описей на бумажный носитель в соответствии с требованиями.

Ввод описи начинается с формирования таблицы, в которой 7 граф. При оформлении описи дел по личному составу в организации необходимо использовать представленное в Правилах 2015 года Приложение № 15 (Приложение № 2).

№ п/п	Ин-декс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Приме-чание
1	2	3	4	5	6	7

Если описание документов по личному составу происходит в государственном архиве, то для оформления описи необходимо использовать представленное в Порядке комплектования Государственного казенного учреждения  Свердловской  области  «Государственный  архив  документов  по личному  составу  Свердловской  области»  Приложение  №  7  (Приложение № 4).

Необходимо сразу установить оптимальную ширину каждой графы описи с тем, чтобы в каждое поле (ячейку) таблицы вводился только один элемент описания.

Табличную форму описей необходимо составлять, используя шрифт для заполнения полей – Times New Roman, размер шрифта – 12, интервал между строками – 1.

Опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах.

3.1. Элементы описательной статьи описи

Описательная статья описи – это совокупность сведений о деле. Обязательным требованием, предъявляемым к описи, является полнота её описательных статей.

Описательная статья описи дел по личному составу включает в себя следующие элементы:

графа 1 – порядковый номер;

графа 2 – индекс дела;

графа 3 – заголовок дела;

графа 4 – крайние даты;

графа 5 – срок хранения;

графа 6 – количество листов;

графа 7 – примечание.

3.1.1. Порядковый номер

Каждое дело вносится в опись под своим самостоятельным номером. Нумерация происходит в валовом порядке независимо от годовых разделов или других заголовков.

Например:         

– Если годовой раздел 2010 года заканчивается делом № 3, то годовой раздел 2011 года начинается с дела № 4

или

– Если раздел «Отдел кадров» заканчивается делом № 7, то следующий раздел «Бухгалтерия» начинается с дела № 8

3.1.2. Индекс дела

Данный элемент описания присваивается в делопроизводстве согласно утвержденной номенклатуре дел.

         В случае если у ликвидирующейся организации номенклатура дел отсутствовала, графа № 2 описи не заполняется.

3.1.3. Заголовок дела

Заголовок является основным элементом описательной статьи. Грамотно составленный заголовок четко отражает состав документов в конкретном деле, что облегчает поиск необходимой информации в описи. Состав элементов заголовка должен быть регламентирован и унифицирован, описание документов должно быть строго упорядоченным.

3.1.3.1. Обязательные элементы заголовка

Заголовок единицы хранения организационно-распорядительной документации включает: наименование вида архивных документов; автора(ов) архивных документа(ов); вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов; даты событий.

Вид дела(личное дело, книга, журнал и др.) или вид (разновидность) документов(приказы, расчетные ведомости др.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка.

Если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, при составлении заголовка употребляется слово «дело».

Например: Личное дело. Петров Семен Игоревич 

Понятие «документы» применяется при описании единиц хранения, в которых объединены документы нескольких видов по одному вопросу (акты, заключения, протоколы), не связанных последовательностью делопроизводства.

Например: Документы (акты, заключения, протоколы и др.) о расследовании несчастного случая, не связанного с производством

или

Документы (протоколы, наградные листы, ходатайства, характеристики и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоении званий, работников Крылатовского  рудника

При составлении заголовков дел с организационно-распорядительными документами, следует соблюдать следующие правила:

крайние номера приказов, распоряжений выносятся в заголовок дела, например: № 1-л – 187-л,

далее в заголовке указывается автор документов (кем изданы),

например: директора общества

автором документов может быть структурное подразделение (филиал),

например: Малышевского обособленного подразделения

после чего указывается о чем документы

например: по личному составу,

затем указываются даты, к которым относятся документы (за какой период)

например: за февраль – декабрь 2012 года

Заголовок, описанный в примере, будет выглядеть следующим образом:

«Приказы № 1-л – 187-л директора общества по личному составу за февраль – декабрь 2012 года»

При описании личных дел, невостребованных подлинных документов (трудовые книжки) в заголовке описи указывается фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже. Например:

Личное дело. Федоров Вадим Павлович

Если в личном деле (трудовой книжке) имеются варианты написания имени, отчества или фамилии лица, на которого заведено дело (трудовая книжка), либо лицо меняло имя, отчество или фамилию, то в заголовке указываются все варианты. Например:

Сидникова (Мартынова) Лариса Юрьевна

Солдатов Бахтер Таджидинович (Вячеслав Михайлович)

         Даты, к которым относятся документы дела или изложенные в них  события.

         Полная дата (число, месяц, год) приводится  в заголовке  в том случае, когда в документах содержится информация о событиях, точная датировка которых необходима, например, дата происшествия. Дата указывается словесно-цифровым способом.

Например: Документы (акты, заключения, протоколы) о расследовании несчастного случая, не связанного с производством, произошедшего 9 апреля 2011 года

         В заголовках дел по социальному страхованию указывается год (или период) за который составлен отчет, даже если отчет составлен в следующем за отчетным периодом году.

Например: Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица за 2011 год

         Указание дат документов в заголовках дел, содержащих  приказы, распоряжения, зависит от полноты состава документов в деле. В деле, содержащем полный комплект приказов или других видов распорядительных документов,  даты рекомендуется указывать по следующей форме: «Приказы № 1-к – 24-к директора по личному составу за  2012 год» или «Приказы № 1-к – 24-к директора общества по личному составу за 2012 год».

         Если документы в деле сформированы за неполный календарный год,  то в заголовок дела выносятся крайние месяцы. Например:

Приказы № 1-л – 64-л директора общества по личному составу за апрель – декабрь 2011 года

или

Приказы № 1-о – 14-о директора общества по личному составу (об отпусках без сохранения содержания) за январь – апрель, сентябрь – ноябрь 2012 года

или

Журнал регистрации приказов по личному составу за апрель 2011 года – февраль 2013 года

3.1.3.2. Составление заголовков дел с однородным содержанием документов, указание томов дел, копийности документов

Употребление слов «то же» в заголовках дел

Заголовки дел с однородным содержанием и одинаковыми формулировками обозначаются словами «то же»,а другие элементы описательной статьи вносятся в опись полностью. Заголовок воспроизводится полностью, если начинается новый годовой раздел и новый лист описи. При наличии сведений, уточняющих содержание первого заголовка, они вносятся в графу описи «Заголовок дела» полностью.

Например:

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения дела	Количество листов в деле	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
		2002 год
22		Личное дело. Крейзман Серафима Казимировна	30 мая 2001 г. – 19 сентября 2002 г.	75 лет ЭПК	18
23		То же, Смирнов Евгений Владимирович	15 января 1998 г. – 31 августа 2002 г.	75 лет ЭПК	43
24		Расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам за январь – апрель 2002 года	январь – апрель 2002 г.	75 лет ЭПК	72
25		То же, за май – август	май – август 2002 г.	75 лет ЭПК	68
26		То же, за сентябрь – декабрь	сентябрь – декабрь 2002 г.	75 лет ЭПК	84

Следует отметить, что если в описи в заголовке указано «То же», то на обложке дела заголовок должен воспроизводиться полностью.

Названия разделов и подразделов описи могут размещаться либо в графе «Заголовок дела», либо по ширине всей таблицы на пустых строках, каждое из названий – в разных строках. Не допускается  размещение разделов и подразделов на одной строке. При внесении названий разделов в опись необходимо придерживаться принципа «единообразия».

Указание номеров томов дел

         Томировать деламожно лишь в том случае, если документы, вошедшие в дела, относятся к одному году (периоду). Рекомендуется указывать номер тома арабскими цифрами после заголовка. Не следует указывать номера томов, если применяется алфавитная систематизация.

Примеры  указания номеров томов в заголовках:

Правильно	Неправильно
Расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам цеха № 3 за 2004 год То же, за 2005 год	Расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам цеха № 3 за 2004 год, том 1 То же, № 1-117 за 2005 год, том 2
Расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам цеха № 3 за 2004 год. Том 1 То же, том  2	Расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам цеха № 3 за 2004 год, том 1 То же. Том 2
Расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам цеха № 3 за 2004 год. Том 1 То же, том  2	Расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам цеха № 3 за 2004 год, том №1 То же. Том  №2
Личные карточки  работников (ф. Т-2), уволенных в 2005 году (А-И) То же, (К-П)	Личные карточки  работников (ф. Т-2), уволенных в 2005 году (А-И). Том 1 То же, (К-П), том 2

Указание на копийность документов дела

         Информацию о том, что в дело включены подлинные документы, в заголовке  приводить не следует. Указание о том, что в дело включены копии документов следует приводить в конце заголовка по форме:

«Документы (решения, устав, свидетельства, выписки из реестра, уведомления и др.) о государственной регистрации юридического лица, о прекращении деятельности юридического за март 1999 года – ноябрь 2013 года. Копии»

3.1.4. Крайние даты.  

Степень полноты датировки зависит от характера документов. Полная дата (число, месяц, год), указывается при описании документов, для которых  датировка имеет важное значение, например: приказы, распоряжения, трудовые договоры. Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа дела, конечной  – дата составления (регистрации) самого позднего документа. Даты указываются в графе «Крайние даты».

Крайние даты дела должны размещаться строго раздельно на двух строках: на первой – начальная дата, на второй конечная дата.

Личные дела, личные карточки, невостребованные трудовые книжки систематизируются по году увольнения работников. В случае если дата увольнения отсутствует и установить ее, не удалось, такие дела формируются отдельно и в опись вносятся в раздел «Без даты». При внесении в опись в графе «Крайние даты» указывается «без даты».

Примеры указания даты дела в графе «Крайние даты»:

Правильно	Неправильно
11 января 2011 г. – 31 июля 2012 г.	11 января  – 30 декабря 2011 г., 9 января – 31 июля 2012 г.
11 января 2011 г. – 31 июля 2012 г.	11 января 2011 г. – 31 июля 2012 г.
11 января 2011 г. – 31 июля 2012 г.	11.01.2011 – 31.07.2012 11/01/2011 – 31/07/2012
11 января – 31 июля 2012 г.	11 января 2012 г. – 31 июля 2012 г.
11 января 2011 г.	11.01.2011
2012 г.	2012 2012 год
2011 – 2012 гг.	2011 – 2012 2011 – 2012 годы
без даты	без даты увольнения

Датой дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (приказы, распоряжения и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) издания (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Датами личного дела являются даты приема и увольнения работника, на которого оно заведено. 

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Например: 09 мая 1945 г.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются в предисловии (раздел 3), а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

Например: [не ранее 1961 г.]; [не ранее апреля – не позднее мая 1940 г.]; [не ранее 25] июня 1958 г.; 15 [января] 1964 г.; 16 августа [1980 г.]; [22 сентября 1952 г.?]

3.1.5. Срок хранения

Срок хранения дел указывается в графе 5 описи. Срок хранения вносится согласно сроку хранения, указанному в номенклатуре дел организации. В случае отсутствия номенклатуры дел в организации необходимо руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов.

Законодательство Российской Федерации устанавливает следующие сроки  хранения для документов по личному составу, подлежащих длительному хранению:

– созданных до 2003 года, со сроком хранения 75 лет со дня создания;

– созданных начиная с 2003 года со сроком хранения 50 лет со дня создания.

50 лет ЭПК – данный срок хранения установлен для всех документов по личному составу, отложившихся в делопроизводстве организации с 01 января 2003 года (за исключением документов по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой). При указании данного срока хранения, дела хранятся указанный срок, по истечении которого необходимо провести экспертизу ценности документов. По результатам проведения экспертизы ценности документы могут быть выделены на уничтожение либо переведены на постоянное хранение и включены в состав Архивного фонда Российской Федерации.

75 лет ЭПК – данный срок хранения установлен для всех документов по личному составу, отложившихся в делопроизводстве организации до 01 января 2003 года, а также документы по личному составу, образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой. При указании данного срока хранения, дела хранятся указанный срок, по истечении которого необходимо провести экспертизу ценности документов. По результатам проведения экспертизы ценности документы могут быть выделены на уничтожение либо переведены на постоянное хранение и включены в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В случае наличия сформированных в дела документов по личному составу с различными сроками хранения, в том числе за несколько лет, необходимо устанавливать срок хранения такого дела исходя из наибольшего срока хранения документа, включенного в это дело, например:

– журнал учета приказов по личному составу;

– журнал учета трудовых договоров;

– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и другие.

Пример оформления годовых разделов с разными сроками хранения

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения дела	Количество листов в деле	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
		2001 год
6		Приказы № 1-17 директора общества по личному составу за апрель – декабрь 2001 года	17 апреля – 30 декабря 2001 г.	75 лет ЭПК	17
7		Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним с работниками общества за апрель – сентябрь 2001 года	17 апреля – 09 сентября 2001 г.	75 лет ЭПК	13
8		Личные карточки работников общества (ф. Т-2), уволенных в 2001 году Б, К, Н	2001 г.	75 лет ЭПК	6
9		Журнал регистрации приказов за апрель 2001 года – декабрь 2003 года	17 апреля 2001 г. – 07 декабрь 2003 г.	75 лет ЭПК	7
1	2	3	4	5	6	7
10		Расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам за январь – апрель 2001 года	январь – апрель 2001 г.	75 лет ЭПК	72
		2002 год
11		Приказы № 1-94 директора общества по личному составу за 2002 год	11 января – 30 декабря 2002 г.	75 лет ЭПК	94
12		Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним с работниками общества за 2002 год	11 января – 09 декабря 2002 г.	75 лет ЭПК	188
13		Личные карточки работников общества (ф. Т-2), уволенных в 2002 году А – Ш	2002 г.	75 лет ЭПК	112
14		Расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам общества за 2002 год	2002 г.	75 лет ЭПК	24
		2003 год
15		Приказы № 1-112 директора общества по личному составу за 2003 год	11 января – 07 декабря 2003 г.	50 лет ЭПК	116
16		Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним с работниками общества за январь – сентябрь 2003 года	11 января – 09 сентября 2003 г.	50 лет ЭПК	124
17		Личные карточки работников общества (ф. Т-2), уволенных в 2003 году А – Я	2003 г.	50 лет ЭПК	196
18		Расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам общества за 2003 год	2003 г.	50 лет ЭПК	24

В кадровом делопроизводстве ликвидирующихся организаций, не являющихся источниками комплектования какого-либо архива, могут отложиться документы по личному составу, имеющие срок хранения «Постоянно». Например,

– Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях, связанные с крупным материальным ущербом и  человеческими жертвами;

– Протоколы вручения государственных и ведомственных наград работникам;

– Личное(ые) дело(а) руководителя(ей) организации.

На дела по личному составу со сроком хранения «Постоянно» составляется отдельная опись.

При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования какого-либо архива, и передаче документов по личному составу на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив документов по личному составу, конкурсному управляющему или председателю ликвидационной комиссии (ликвидатору) необходимо составить историческую справку. Для написания исторической справки необходимо использовать, документы по созданию, деятельности и ликвидации юридического лица. Для подтверждения достоверности изложенной в исторической справке сведений необходимо сформировать в хронологической последовательности в самостоятельное(ые) дело(а) копии указанных выше документов. Данное дело имеет срок хранения – «ДМН» (до минования надобности), например:

1	2	3	4	5	6	7
1		Документы (решения, устав, свидетельства, выписки из реестра, уведомления и др.) о государственной регистрации юридического лица, о прекращении деятельности юридического за март 1999 года – ноябрь 2013 года. Копии	12 марта 1999 г. – 19 ноября 2013 г.	ДМН	47

 

3.1.6. Количество листов

Количество листов в деле указывается на основании листа заверителя к делу.В описи указывается в графе 6 арабскими цифрами

 Примеры указания количества листов в деле:

Правильно	Неправильно
74	74 л. 74 лл. 74 листа

3.1.7. Примечание

Данная графа описи используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т.п.

Все графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

         При наличии в описи переходящих дел обязательным условием является ссылка в конце годового раздела описи по форме:

«Документы данного годового раздела см. также в разделе описи за … год,  (д. № …)»

         Ссылку необходимо помещать после интервала за последней описательной статьёй годового раздела описи. Не допускается размещение данной ссылки в начале листа. Например,

Правильно

1	2	3	4	5	6	7
		2012 год
16		Приказы № 1/к-6/к директора общества по личному составу за февраль-ноябрь 2012 года	8 февраля- 14 ноября 2012 г.	50 лет ЭПК	7
17		Личные карточки работников общества (ф.Т-2), уволенных в 2012 – 2014 годах А-Ю	2012 – 2014 гг.	50 лет ЭПК	35
18		Индивидуальные сведения о страховом стаже и начислениях страховых взносах в пенсионный фонд России работников общества за 2012 год	2012 г.	50 лет ЭПК	106
Документы данного годового раздела см. также в разделе за 2006 год (д.7), за 2011 год (д.15)
		2013 год
19		Приказы № 1/к-38/к директора общества по личному составу за февраль 2013 года – апрель 2014 года	1 февраля 2013 г.- 30 апреля 2014 г.	50 лет ЭПК	40

Неправильно

1	2	3	4	5	6	7
Документы данного годового раздела см. также в разделе за 2006 год (д. 7), за 2011 год (д.15)
		2013 год
19		Приказы № 1/к-38/к директора общества по личному составу за февраль 2013 года – апрель 2014 года	1 февраля 2013 г.- 30 апреля 2014 г.	50 лет ЭПК	40

3.2. Итоговая запись к описи

         В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

В опись внесено 22 (двадцать два) дела, с № 1 по № 22, в том числе:

пропущенных номеров: нет

литерных номеров: нет

4. ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА

В научно-справочный аппарат (далее – НСА) описи дел, документов входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели.

Научно-справочным аппаратом к фонду является историческая справка и справка о неполноте состава документов.

НСА к описи и к фонду необходимо составлять, используя шрифт  Times New Roman, размер шрифта – 14, интервал между строками – 1,5.

4.1. Титульный лист

         Титульный лист составляется один раз – в целом к описи. Если в процессе ликвидации организации после передачи основного массива документов по личному составу на государственное хранение в делопроизводстве организации продолжали откладываться документы по личному составу, и в последующих годовых разделах имеются изменения,  титульный лист необходимо дополнить.

На титульном листе описи дел, документов помещаются следующие реквизиты:

– название архива;

– название фонда;

– номер фонда;

– номер описи;

– название описи;

– крайние даты внесенных в опись архивных документов.

4.1.1. Название архива

Название архива – место будущего хранения архивных документов, указывается полностью. Реквизит размещается по центру.

Например:

Государственное казенное учреждение Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области»

или

Филиал Государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» Горнозаводского управленческого округа (г. Кушва)

         4.1.2. Название фонда

         Название фонда – это название организации, которое пишется в виде официального названия организации (фондообразователя) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности (вышестоящих организаций) и сокращенными названиями (в круглых скобках), а также дат существования под конкретным названием. Реквизит размещается по центру.

         Оформляется следующим образом. Сначала указывается последнее наименование организации (фондообразователя), затем все переименования в хронологической последовательности. При этом после каждого названия указывается начальная и конечная дата существования организации (фондообразователя) под данным названием. В названии учреждения – фондообразователя также в хронологической последовательности указываются изменения подчинённости, относящиеся к периоду, за который документы включены в опись.

Например:

Закрытое акционерное общество

«Финансы. Экология. Недвижимость.»

(ЗАО «ФЭН»)

(31 мая 1996 года – 20 января 2011 года)

Акционерное общество закрытого типа «ФЭН»

(АОЗТ «ФЭН»)

(4 мая 1994 года – 24 мая 1995 года)

Акционерное общество закрытого типа

«Финансы. Экономика. Недвижимость»

(АОЗТ «ФЭН»)

(24 мая 1995 года – 31 мая 1996 года)

         Если организация (фондообразователь) меняло свое название и подчинённость более трёх раз, то на титульном листе приводится его последнее название (Приложение № 5), а все переименования даются на отдельном листе, который размещается вслед за титульным листом (Приложение № 6).

         В случае создания объединенного архивного фонда в названии фонда указывается сначала название объединенного архивного фонда полное и сокращенное в круглых скобках, далее указываются крайние даты действия организаций объединенного архивного фонда в целом. Затем указывается название организации (фондообразователя), чьи документы включены в опись и общепринятое сокращенное название в круглых скобках, далее указываются крайние даты действия организации (фондообразователя), чьи документы включены в опись.  Например:

Объединенный архивный фонд

«Екатеринбургский мукомольный завод и его предшественники»

(ОАФ «ЕМЗ и его предшественники»)

([1884 год – 31 декабря 2013 год])

Министерство заготовок Российской Советской Федеративной Социалистической Республики

Свердловское областное производственное управление хлебопродуктов

Свердловский мукомольный завод

([1884  год] – 28 декабря 1992 года)

и

Объединенный архивный фонд

«Екатеринбургский мукомольный завод и его предшественники»

(ОАФ «ЕМЗ и его предшественники»)

([1884  год – 31 декабря 2013 года])

Открытое акционерное общество

«Екатеринбургский мукомольный завод»

(28 декабря 1992 года – [31 декабря 2013 года])

Крайними датами организации (фондообразователя) являются: начальная дата – дата регистрации организации;

конечная дата – дата ликвидации организации.

Даты необходимо указывать словесно-цифровым способом. Если даты примерные (не подтверждены документально), то их необходимо заключать в квадратные скобки.

При передаче документов по личному составу ликвидирующихся организаций, чаще всего организации находятся в стадии ликвидации. Окончательная регистрация ликвидации организации будет проведена после завершения всех необходимых процедур (уплата всех налогов, расчет по долговым обязательствам, передача документов на государственное хранение и т.д.), в этом случае конечная дата будет примерная (заключенная в квадратные скобки). В данном случае конечной датой необходимо считать:

– при конкурсном производстве – дата признания организации несостоятельной (банкротом);

– при добровольной ликвидации – дата регистрации начала процедуры ликвидации.

          4.1.3. Номер фонда

          Номер фонда присваивается в архиве, в соответствии со списком фондов архива при первом поступлении документов на государственное хранение.  

          Реквизит размещается по центру.

Например:

Фонд № ___

          4.1.4. Номер и название описи

          Номер описи включает указание категории документов, включённых в опись – по личному составу, постоянного хранения, название отдельных групп документов, если они выделены в самостоятельную опись, либо название филиалов (представительств), выделенных в самостоятельные описи.

          При составлении нескольких описей к фонду нумерация описей присваивается в валовом порядке, независимо от категории документов, включённых в опись,  названий отдельных групп документов и названий филиалов (представительств), выделенных в самостоятельные описи. Реквизит размещается по центру.

Например:

Опись № 1-л

дел по личному составу

или

Опись № 2

дел постоянного хранения

или

Опись № 3-л

дел по личному составу

(лицевые счета)

или

Опись № 4-л

дел по личному составу

Краснотурьинского филиала

          4.1.5. Крайние даты внесенных в опись архивных документов

          Если в опись внесены дела по личному составу за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы. Реквизит размещается справа после наименования описи (Приложение № 5).

Например, Общество с ограниченной ответственностью «Титан» было создано в 1995 году, в 2013 году ликвидировано. Документы по личному составу, включенные в опись за весь период деятельности Общества, на титульном листе указывается:

1995 –2013 гг.

или

Закрытое акционерное общество «ТрактСервис» было создано в 1995 году, в 2007 году ликвидировано. По каким-то причинам документы по личному составу за 1996 – 1998 годы и 2004 – 2007 годы не сохранились. В данном случае на титульный лист выносятся только те годы, за которые внесены  в опись документы:                                                       1995, 1999 – 2003 гг.

Документы о создании, деятельности и прекращении деятельности организации не являются документами по личному составу, поэтому такие дела не учитываются при вынесении крайних дат внесенных в опись архивных документов.

4.2. Оглавление

         Оглавление необходимо для быстрого поиска дел по описи, закрепления схемы систематизации дел в описи. Помещается оглавление в начале описи, после титульного листа.

В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений, названия всех разделов и подразделов описи, указатели (если имеются). Напротив каждого названия проставляются номера листов, на которых они расположены (Приложение № 7).

Если опись дел небольшая и расположена на одном листе, то допускается оглавление к описи не составлять.

4.3. Предисловие

Обязательным элементом НСА к описи является предисловие.

Предисловие составляется к каждой отдельной описи фонда, чтобы отметить особенности построения описи и состава документов, а также их описания.

К описям объединенного архивного фонда составляется общее предисловие, если дела фондов, входящих в него, включены в одну опись. Кроме того, могут составляться предисловия к описям каждого фонда, включенного в объединенный архивный фонд. В этом случае в общее предисловие включаются все общие сведения относительно объединенного архивного фонда и отдельных его фондов и их описей. В предисловиях к описям отдельного фонда излагаются сведения, касающиеся лишь этого фонда, и даются ссылки на общее предисловие.

В предисловии к описи излагаются:

– история организации (фондообразователя);

– истории фонда;

– состав и содержание документов описи;

– особенности формирования, описания и систематизации дел;

– состав НСА к описи и порядок пользования им.

В предисловии к описи история фондообразователя и история фонда излагается кратко, сжато, так как помимо предисловия составляется историческая справка к фонду за период соответствующий документам в описи, в которой подробно рассматриваются эти вопросы.

В предисловии освещаются следующие вопросы:

– дата возникновения, реорганизации, ликвидации организации со ссылкой на номера и даты распорядительных документов, его подчиненность, а также название учреждения-предшественника или учреждения унаследовавшего его функции.

– компетенция, структура, функции учреждения – фондообразователя, сеть подведомственных организаций;

– дата и основание поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты.

После краткой характеристики истории фондообразователя и истории фонда в предисловии, необходимо дать ссылку на историческую справку, где указанные вопросы рассматриваются более подробно. Например: «Подробнее см. Историческую справку к фонду… за…».

Если по какой-либо причине историческая справка к фонду отсутствует, или она недоступна для пользователей, в предисловии приводятся сведения по истории фондообразователя и фонда в объеме требований, предъявляемых к исторической справке.

В предисловии к описи объединенного архивного фонда, включающему однородные организации, приводятся общие сведения по истории данных организаций, в необходимых случаях, освещаются индивидуальные особенности каждой организации.

При характеристике в предисловии состава и содержания дел, включенных в опись, указываются хронологический период, за который документы включены в опись  и общее количество дел, отмечаются наиболее типичные группы дел, как по их видам, так и по содержанию. Оговаривается наличие документов, выходящих за хронологические рамки описи.

Подчеркивается наличие и состояние документов, входящих в состав документов описи.

Если в опись дел по личному составу включены документы временного срока хранения (например, Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц) необходимо объяснить целесообразность включения таких документов. При отсутствии ряда документов по личному составу  в описи, в предисловии указываются конкретные виды отсутствующих документов, и дается объяснение причин этого (не составлялись, утрачены и др.). Кроме того, отмечается в каких делах описи или в фондах других организаций  может содержаться информация, восполняющая сведения отсутствующих документов.

В предисловии должны быть указаны основные принципы формирования дел, особенности описания и оформления дел.

Отмечаются особенности формирования отдельных категорий дел и составления заголовков к ним.

В предисловии следует отметить наличие подлинных документов и копий в делах и особенности указания копийности документов в заголовках дел.

Также необходимо обосновать объединение документов за несколько лет в одно дело, если такие дела включены в опись. Следует указать принцип систематизации дел в описи, в необходимых случаях аргументировать его выбор, отметить отступления от принятой схемы, если таковые имеются.

Указывается также структура фонда (наличие других описей за этот период).
         В заключении предисловия к описи дается характеристика НСА к описи, основные принципы его составления и указания о порядке пользования НСА.

В предисловии отмечается наличие документов, относящихся к деятельности организации в других фондах или архивах.

В предисловии к описи дел по личному составу указывать информацию об изменении сроков хранения документов по личному составу, созданных начиная с 2003 года, на основании Федерального закона № 43-ФЗ.

Предисловие к описи ликвидированных организаций, передающим документы по личному составу в государственный архив подписывается составителем с указанием должности и даты составления и помещается в начале описи после оглавления (содержания).

4.4. Список сокращений

Список сокращений составляется в тех случаях, если в тексте описи применяются сокращения слов.

Назначение списка сокращений – унифицировать приемы описания в описи и справочного аппарата к ней и уменьшить ее объем.

В список вносятся все сокращения слов и понятий употребляемых в описи, а также сокращенные обозначения названий организаций.
В список не включаются общепринятые сокращения слов («г.» – год, «гор.» – город и т.п.).

Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагают в списке в алфавитном порядке.

Список сокращений помещается после предисловия к описи (Приложение № 8).

4.5. Указатели

Указатели составляются, как правило, к сложным по структуре и содержанию описям дел для облегчения пользования ими и более полного раскрытия содержания документов, содержащихся в них.

В зависимости от состава и содержания документов описи может быть составлен один или несколько указателей.

Указатели могут быть тематическими (предметными), именными, географическими, хронологическими и др. Могут составляться также специальные указатели, как например, указатель учреждений.
Составляются указатели, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. Только в тех случаях, когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальному и хронологическому признаку, указатели составляются с просмотром дел.
По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные и систематические указатели. Алфавитное расположение понятий применяется для указателей содержащих однородные понятия (фамилии, географические названия и др.).

В указателях, раскрывающих содержание дел в тематическом плане, структура основной части строится в систематическом (логическом) порядке, а алфавитное расположение понятий выступает на последнем этапе систематизации.

Основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.

Указатели могут быть глухими и аннотированными.
При упорядочении документов, чаще составляются глухие указатели, рубрики которых включают только обозначения понятий (без аннотаций) и поисковые данные.

Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

4.6. Справка о неполноте состава документов

Справка о неполноте состава документов составляется в случае неполного состава документов (в случае утраты, порчи и др.), передаваемых на хранение в государственный архив.

Справка составляется и подписывается конкурсным управляющим или председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) и заверяется печатью (Приложение № 9).

         Справка действующей организации, составляется на фирменном бланке организации, подписывается руководителем организации и заверяется печатью.

5. ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ

ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ

Особое место среди архивных справочников занимает историческая справка. Историческая справка составляется к фонду. Историческая справка состоит из информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда.

Сведения по истории фондообразователя включают: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.

Сведения по истории архивного фонда включают дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации; информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения); о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду.

Историческая справка к фонду корректируется при изменении объема архивного фонда (при дополнительном поступлении дел на хранение)

Историческую справку составляет и подписывает конкурсный управляющий, либо председатель ликвидационной комиссии (ликвидатор), если организация действующая – руководитель организации, и заверяется печатью. При описании документов в архиве историческую справку подписывает составитель.

При написании исторической справки обязательно даются ссылки (внутритекстовые) на источники информации. Для ликвидирующихся организаций, при подготовке к передаче на хранение документов по личному составу в соответствующий государственный или муниципальный архив источником информации служат документы, отражающие создание, деятельность и прекращение деятельности организации, это могут быть следующие документы: Решения о создании организации, учредительный договор, устав и изменения к нему, штатные расписания (для отражения структуры организации), документы о реорганизации, изменении названия или местонахождения организации, решения о добровольной ликвидации либо признания организации банкротом.

Историческая справка состоит из трех разделов, текст пишется официально-деловым стилем:

1.      истории организации (фондообразователя);

2.      истории фонда;

3.      характеристики документов фонда.

Первый раздел – история  организации (фондообразователя), (в хронологической  последовательности) содержит следующие сведения:

– полное и сокращенное название организации;

– сведения о создании, преобразовании, реорганизации, ликвидации организации, изменении ее названия с указанием точных дат и названий организационно-распорядительных документов;

– сфера деятельности (задачи и функции организации);

– состав системы подведомственных организаций, филиалов, отделений и т.п.;

– структура организации и ее изменения;

– адрес организации (юридический и фактический);

– идентификационный номер налогоплательщика;

– основной государственный регистрационный номер;

Данный раздел описи необходимо писать на основании информации, изложенной в документах о регистрации (перерегистрации) и ликвидации юридического лица. Для этого указанные документы (в копиях) необходимо систематизировать в дело в хронологической последовательности.

При написании первого раздела делаются ссылки на источники информации, например:

Первая ссылка в исторической справке

Государственный архив документов по личному составу Свердловской области – ГАДЛССО Ф._____ Оп. 1-л. Д.1 Л.1

Повторная ссылка на том же листе

Там же. Д. 1 Л. 30

Первая ссылка в начале последующих листов исторической справки

ГАДЛССО Ф._____ Оп. 1-л. Д.1 Л.4

Повторная ссылка на том же листе

Там же. Д. 1 Л. 30

Второй раздел – история фонда, содержит следующие сведения:

– количество дел в фонде и их крайние даты;

– степень сохранности документов;

Например:

В связи с ликвидацией Общества в 2014 году было проведено упорядочение документов по личному составу. В результате проведенной работы была составлена опись № 1-л дел по личному составу в количестве 38 единиц хранения за 1998 – 2014 годы.

Установлено, что документы Общества по личному составу сохранились не в полном объеме.

Отсутствуют:

– расчетные ведомости по начислению заработной платы за июль – декабрь 1999 года; за 2000 год; январь, март – декабрь 2001 года; за период январь 2002 года – декабрь 2007 года; декабрь 2008 года; январь, февраль, май, октябрь 2009 года; за период 2010 год –  май 2013 годы;

– трудовые договоры за весь период деятельности;

Данные документы утрачены Обществом, их восстановление невозможно.

Физическое состояние документов удовлетворительная, полнота комплекса документов неудовлетворительная

Третий раздел – характеристика документов фонда, содержит:

– виды документов, вошедших в состав фонда;

– научно-справочный аппарат к фонду.

Например:

В опись включены следующие документы: документы Общества (учредительные документы) копии, приказы директора общества по личному составу, договоры подряда с актами выполненных работ, расчетные ведомости по начислению заработной платы, документы (сводные расчетные ведомости по сотрудникам), личные карточки уволенных работников, штатные расписания, индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица.

К описям составлен научно-справочный аппарат: титульный лист, оглавление, предисловие.

К фонду составлена историческая справка, справка о неполноте состава документов.

ОДОБРЕНО Протокол Экспертно- методической комиссии ГКУСО «ГАДЛССО» от 06.05.2016 № 2

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Части первой. Федерального

Закона Российской Федерации от 30 ноября 1994 года № 51-ФЗ;

2.  Трудовой   кодекс   Российской   Федерации   от  30  декабря  2001  года  № 197-ФЗ

3.  Федеральный  закон  Российской  Федерации  от  22  октября  2004  года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

4. Федеральный закон Российской Федерации от 02 марта 2016 года                № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»;

5. Закон Свердловской области от 25 марта 2005 года № 05-ОЗ «Об архивном деле в Свердловской области»;

6. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации  от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук»;

7.  Приказ  Министерства  культуры  Российской  Федерации  от  31.03.2015 № 526 «Об утверждении Правил  организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;

8.  Приказ  Министерства  культуры  Российской  Федерации  от  25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

9. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

10. ГОСТ Р 7.05-2008 Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления;

12. Памятка «Основные требования к составлению описей» /Управление архивами Свердловской области, Екатеринбург, 2002;

13. Порядок комплектования Государственного казенного учреждения Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области», Екатеринбург, 2013.

Приложение №1

Перечень документов, подлежащих передаче в Государственное казенное учреждение Свердловской области «Государственный архив документов по личному составу Свердловской области» 

при ликвидации организации

1. Документы (заявления, копии учредительных документов, выписки из реестра, справки, решения, уведомления и др.) о государственной регистрации юридического лица, о прекращении деятельности юридического лица.

2. Приказы, распоряжения по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы), командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда).

3. Списки работников.

4. Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) работников, в т.ч., государственных гражданских служащих.

5. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда (с актами выполненных работ).

6. Личные карточки работников, в т.ч. временных работников.

7. Книги, журналы, карточки учета:

– приема, перемещения (перевода), увольнения работников;

– личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений;

– выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним;

– регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации.

8. Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников).

9. Лицевые счета работников.

10. Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, (при отсутствии лицевых счетов).

11. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках).

12. Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица.

13. Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях.

14. Табели (графики), журналы учета рабочего времени при тяжелых, вредных и опасных условиях труда.

15. Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда.

16. Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.

17. Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях.

18. Журналы учета работников, совмещающих профессии – для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.

19. Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю при тяжелых, вредных и опасных условиях труда.

20. Тарификационные ведомости (списки).

21. Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда, при тяжелых, вредных и опасных условиях труда.

22. Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда.

23. Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий.

24. Командировочные удостоверения – после возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности.

25. Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним на предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

26. Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала.

27. Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) – невостребованные.

28. Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий.

29. Протоколы вручения государственных, муниципальных и ведомственных наград.

Приложение № 2

__________________________

             Наименование организации                             

Фонд № ________________                                               УТВЕРЖДАЮ

                                                                                        ______________________________

ОПИСЬ № _____________                                                                руководителя организации

дел по личному составу                                                      ____________/_________________/                                                                                                               подпись     расшифровка подписи

за ____________ год                                                            «___» ________________ 20__ г.

                                         дата

№ п/п	Индекс дела*	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Приме-чание
1	2	3	4	5	6	7

В опись внесено  ___________________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № ____________________ по № ______________________,  в том числе:

литерные номера: _______________________________________________

пропущенные номера: ___________________________________________

Наименование должности

составителя описи                                                           подпись                                расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива (лица,                                         подпись                                расшифровка подписи

ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО** Протокол ЦЭК (ЭК) организации от ___________ № ________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения от ___________ № __

* Графа заполняется при наличии номенклатуры дел, утвержденной ЭПК

** Гриф указывается при наличии ЦЭК (ЭК) в организации

Форма описи дел по личному составу, составленной организацией

     Формат А4 (210 ´ 297)

Приложение № 3

__________________________

           Наименование организации                              

УТВЕРЖДАЮ

Фонд № ________________                                               _____________________________

руководителя организации

ОПИСЬ № _____________                                                               

дел постоянного хранения                                                 ____________/_________________/                                                                                                               подпись     расшифровка подписи

за ____________ год                                                            «___» ________________ 20__ г.

                                         дата

№ п/п	Индекс дела*	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Приме-чание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В опись внесено  __________________________________________________________ дел

   (цифрами и прописью)

с № ____________________ по № ______________________,  в том числе:

литерные номера: _______________________________________________

пропущенные номера: ___________________________________________

Наименование должности

составителя описи                                                           подпись                                расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива (лица,                                         подпись                                расшифровка подписи

ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО** Протокол ЦЭК (ЭК) организации от ____________ № __________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК архивного учреждения от ________________ № ___________

* Графа заполняется при наличии номенклатуры дел, утвержденной ЭПК

** Гриф указывается при наличии ЦЭК (ЭК) в организации

Форма описи дел постоянного хранения организации

     Формат А4 (210 ´ 297)

Приложение № 4

                                                                                              УТВЕРЖДЕНО

                                                                       Протокол ЭПК _____________________________

          (наименование уполномоченного органа

                                                                                              __________________________________________

                                                         исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области

                                                                                              __________________________________________

                                                         архивного дела, федерального государственного архива)

                                                                                              от ______________ № ______________

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела       (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В опись внесено _______________________________________________________________

(цифрами и прописью)

__________________________________________________________________________ дел

с № ______________________________ по № ______________________________

Наименование
должности
составителя описи                           Подпись                     Расшифровка подписи

Заведующий отделом
(архивохранилищем)                       Подпись                     Расшифровка подписи

Дата

Форма описи дел по личному составу, составленной в архиве

Формат А4 (210 ´ 297)

Приложение № 5

Государственное казенное учреждение Свердловской области

«Государственный архив документов по личному составу

Свердловской области»

Объединенный архивный фонд «Свердлоблтрикотажбыт»

(ОАФ «Свердлоблтрикотажбыт»)

([1955 год – 14 января 2010 года])

Открытое акционерное общество

«Трикотаж»

(ОАО «Трикотаж»)

 (12 марта 1993 года – [14 января 2010 года])

ФОНД № 703

ОПИСЬ № 2-л

дел по личному составу

                                                                            1993 – 1997, 1999, 2000 годы

Образец титульного листа

Приложение № 6

Лист переименований

Свердловское Трикотажное ателье

[1955 г. – май 1966 г.]

Областное управление бытового обслуживания населения (Облбытпром)

Городское управление бытового обслуживания населения (Горбытпром)

Свердловская трикотажная фабрика индивидуальных заказов

[май 1966 г.] – 19.08.1971

Областное управление бытового обслуживания населения (Облбытпром)

Городское управление бытового обслуживания населения (Горбытпром)

Свердловское производственное объединение

по вязке, пошиву и ремонту трикотажных изделий.

19.08.1971 – 23.12.1974

Министерство бытового обслуживания населения РСФСР

Управление бытового обслуживания населения Свердловского Горисполкома

Свердловское городское производственное объединение ремонта и изготовления трикотажных изделий «Свердлгортрикотажбыт»

23.12.1974 – 30.12.1975

Министерство бытового обслуживания населения РСФСР

Управление бытового обслуживания населения Свердловского Облисполкома

Свердловское городское производственное объединение ремонта и изготовления трикотажных изделий «Свердлоблтрикотажбыт»

30.12.1975 – [1986 г.]

Образец листа переименований

Министерство бытового обслуживания населения

Управление бытового обслуживания населения Свердловского Облисполкома

Свердловское городское производственное объединение ремонта и изготовления трикотажных изделий «Свердлоблтрикотажбыт»

[1986 г.] – 30.12.91

Государственное предприятие бытового обслуживания населения

Фирма «Надежда»

30.12.91 – 12.03.93

Акционерное общество открытого типа «Трикотаж»

(«АО Трик»)

12.03.1993 – [1996 г.]

Открытое акционерное общество «Трикотаж»

 [1996 г. – 14.01.2010 ]

Образец листа переименований (продолжение)

Приложение № 7

Оглавление к описи № 2-л

Предисловие к описи 2-л …………………………………………………….	5
Список сокращений……………………………………………………………	12
1993 год ………………………………………………………………………..	13
1994 год ………………………………………………………………………..	13
1995 год ………………………………………………………………………..	14
1996 год ………………………………………………………………………..	14
1997 год ………………………………………………………………………..	15
1999 год ………………………………………………………………………..	15
2000 год ………………………………………………………………………..	15
Без даты ..……………………………………………………………………….	15

Образец оглавления

Приложение № 8

Список сокращений

АТП – автотранспортное предприятие

ВРМ – вагонно-ремонтные мастерские

ЖКО – жилищно-коммунальный отдел

ИТР – инженерно-технические работники

ЛПХ – леспромхоз

МОП – младший обслуживающий персонал

ОКРС – отделение капитального ремонтного строительства

ОКС – отел капитального строительства

ПТО – производственно-технический отдел

РММ – ремонтно-механические мастерские

РУАТ – ремонтный участок агрегатной техники

ТРМ – тракторно-ремонтные мастерские

ШЛУ – шпалолесоучасток

Образец списка сокращений

Приложение № 9

СПРАВКА

о неполноте состава документов

         В переданной конкурсному управляющему Общество с ограниченной ответственностью «Альфа-строй» бухгалтерской и иной документации должника,  отсутствуют  следующие документы по личному составу:

– все виды документов по личному составу за 2005 и 2015 годы – (в делопроизводстве не заводились, так как наемные работники отсутствовали);  

– приказы общества по личному составу за 2014 год (утрачены Обществом);

– личные дела работников – не заводились в делопроизводстве;

– личные карточки работников Общества, уволенных в 2006 – 2011, 2014 годы (в делопроизводстве за указанный период не отложились);

– трудовые договоры с работниками Общества за 2014 год (в делопроизводстве за указанный период не отложились);

– лицевые счета по начислению заработной платы (не заводились, на хранение сдаются расчетные ведомости по начислению заработной платы);

– индивидуальные сведения о трудовом стаже и начисленных страховых взносах работников за 2006, 2013, 2014 годы (документы утрачены Обществом);

– перечни профессий с вредными условиями труда (данные категории профессий в обществе отсутствовали);

– табели, наряды работников вредных профессий (данные категории профессий в обществе отсутствовали).

Утраченные документы Обществом восстановить невозможно.

Конкурсный управляющий                                             М.В. Крутиков                        

«__»_________ _____г.

Образец справки о неполноте состава документов

Просмотров: 4787

СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 19 марта 2019 г. N 56

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ, УЧЕТА
И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ)
В АРХИВАХ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ

В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ “О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации” приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (далее – Инструкция).

2. Председателям кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных, городских и межрайонных судов организовать изучение названной Инструкции и обеспечить ее применение в практической деятельности.

3. Признать утратившими силу:

приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. N 157 “Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования”;

приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 августа 2007 г. N 102 “О внесении изменений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования”;

приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 22 декабря 2011 г. N 234 “О внесении изменений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования”;

приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 27 декабря 2012 г. N 246 “О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования”;

приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 30 декабря 2013 г. N 265 “О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования”.

Генеральный директор
А.В.ГУСЕВ

1. Общие положения

1.1. Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (далее – Инструкция) является нормативным актом, разработанным на основании федеральных конституционных законов от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ “О судебной системе Российской Федерации”, от 7 февраля 2011 г. N 1-ФКЗ “О судах общей юрисдикции в Российской Федерации”, федеральных законов от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ “О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации”, от 29 декабря 2015 г. N 382-ФЗ “Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации”, от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (далее – Правила N 526), Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36 (далее – Инструкция N 36), Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 г. N 161 (далее – Инструкция N 161), Инструкции по судебному делопроизводству в кассационных судах общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 1 октября 2019 г. N 224 (далее – Инструкция N 224), Инструкции по судебному делопроизводству в апелляционных судах общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 1 октября 2019 г. N 225 (далее – Инструкция N 225), и других нормативных правовых актов.

1.2. Настоящая Инструкция разработана в целях обеспечения единого порядка организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных, городских и межрайонных судов (далее – суды, суд), а также определяет правила:

составления номенклатуры дел суда;

составления описей дел (описей электронных дел <1>) суда, судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда;

——————————–

<1> Электронное дело – совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

проведения экспертизы ценности документов и работы экспертной комиссии суда;

оформления судебных дел и иных документов к последующему хранению в архиве суда;

передачи дел (электронных дел) в архив суда;

определения сроков хранения дел и отбора документов на уничтожение;

ведения учета архивных дел <2>;

——————————–

<2> Архивное дело (архивный документ) – оформленное в соответствии с требованиями настоящей Инструкции дело (судебное дело, производство, материал, дело общего делопроизводства, дело по личному составу и другие документы суда), переданное на хранение в архив суда, в том числе в электронной форме.

проверки наличия и состояния архивных дел;

организации использования архивных дел;

обеспечения сохранности архивных дел;

передачи архивных дел на хранение в государственный архив.

1.3. Задачи и функции архива суда определяются положением, утверждаемым председателем суда.

1.4. Приказом (распоряжением) председателя суда назначаются работники, ответственные за работу архива суда.

1.5. Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию комплектования, хранения, учета и использования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Согласование (утверждение) номенклатуры дел суда, описей дел суда и других документов с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК архивного учреждения) осуществляется при наличии соответствующего договора.

Номенклатура дел суда, описи дел суда и другие документы судов, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются экспертной комиссией соответствующего суда и утверждаются председателем суда.

1.7. Порядок организации комплектования, хранения, учета и использования документов окружных (флотских) военных судов, гарнизонных военных судов определяется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в военных судах, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 октября 2014 г. N 219.

1.8. При наличии технической возможности формируются электронные дела. Организация комплектования, хранения, учета и использования электронных дел и документов судов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

1.9. Поступление в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде в соответствии с требованиями Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 27 декабря 2016 г. N 251, не влечет обязательности формирования электронного дела.

1.10. Комплектование, хранение, учет и использование решений и материалов, поступивших из третейских судов, осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

2. Составление сводной номенклатуры дел, нарядов
и производств суда

2.1. Сводная номенклатура дел, нарядов и производств суда (далее – номенклатура) – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) судебных дел, нарядов, производств, книг и журналов регистрации (учета) документов, реестров, карточек, заводимых в судебных коллегиях, судебных составах, структурных подразделениях суда, либо по определенным направлениям деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности) с указанием сроков их хранения, отражающий состав и организацию документального фонда суда.

2.2. Номенклатура предназначена для организации учета документов в делопроизводстве суда, группировки исполненных документов в дела, наряды и производства, их систематизации, индексации и определения сроков хранения.

Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) срока хранения.

2.3. В суде составляются номенклатуры дел судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений суда (приложение N 1 к настоящей Инструкции) и номенклатура суда (приложение N 2 к настоящей Инструкции).

2.4. При составлении номенклатуры следует руководствоваться процессуальным законодательством, нормативными правовыми актами и методическими документами в сфере организации делопроизводства и архивного дела, положением об аппарате суда, положениями о структурных подразделениях суда, штатным расписанием, действующим перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков хранения (далее – Перечень документов), а также номенклатурами за предшествующие годы.

2.5. Номенклатура дел судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений суда на очередной год составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда, подписывается соответствующим председателем судебной коллегии, судебного состава (начальником структурного подразделения), согласовывается с начальником отдела делопроизводства (общего отдела) и работником, ответственным за работу архива суда, и представляется в отдел делопроизводства (общий отдел) до 1 ноября текущего года.

2.6. На основе номенклатур дел судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений суда отделом делопроизводства (общим отделом) или работником, ответственным за ведение делопроизводства (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), составляется номенклатура на очередной календарный год.

Номенклатура состоит из разделов, наименования которых соответствуют наименованиям подразделений суда, расположенных в соответствии со структурой суда, либо из разделов согласно направлениям деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), расположенных с учетом действующей схемы построения Перечня документов.

2.7. Номенклатура визируется работником, ответственным за работу архива суда, подписывается начальником отдела делопроизводства (общего отдела), согласовывается с экспертной комиссией суда и утверждается председателем суда.

Не реже одного раза в пять лет, если не было изменений в структуре суда, при наличии договора номенклатура согласовывается с соответствующим ЭПК архивного учреждения или федерального государственного архива.

2.8. Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

2.9. Номенклатура на очередной год доводится до сведения судей, работников аппарата суда с предоставлением выписок соответствующих разделов для использования в работе.

Утвержденный (первый) экземпляр номенклатуры хранится в отделе делопроизводства (общем отделе).

2.10. Утвержденный экземпляр номенклатуры является документом постоянного хранения.

2.11. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера либо применяются литерные номера. Составления новой номенклатуры не требуется.

2.12. В случае упразднения (реорганизации) структурного подразделения суда или создания нового структурного подразделения суда номенклатура составляется заново, согласовывается с экспертной комиссией суда, ЭПК архивного учреждения или федерального государственного архива (при наличии договора) и утверждается председателем суда.

Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения суда разрабатывается и представляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в отдел делопроизводства (общий отдел) или работнику, ответственному за ведение делопроизводства суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), в месячный срок.

2.13. Графы номенклатуры заполняются следующим образом.

2.13.1. В графе 1 (индекс дела) номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в суде цифрового или буквенного обозначения судебной коллегии, судебного состава, структурного подразделения, направления деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах судебной коллегии, судебного состава, структурного подразделения или направления деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

2.13.2. В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов), которые отражают основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается использование наименований заголовков дел, которые не отражают содержание и состав документов дел (например: разные материалы, общая переписка и тому подобное), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Термин “документы” применяется также в заголовках дел, содержащих документы (справки, отчеты, переписку и прочее), являющиеся приложениями к какому-либо документу.

Если дело состоит из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру суда следующего года с тем же индексом с проставлением соответствующей отметки в графе “Примечание”.

При включении заголовков электронных дел в номенклатуру индексы электронного дела и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажном носителе.

2.13.3. В графе 3 номенклатуры по окончании календарного года указывается количество заведенных дел (томов).

2.13.4. В графе 4 номенклатуры указываются срок хранения дел, номера статей, установленных Перечнем документов.

Сокращения сроков хранения, установленных действующим Перечнем документов, не допускается.

2.13.5. В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о ведении дел в электронном виде, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и другое.

2.13.6. Заполнение граф номенклатуры по судебным делам, апелляционным и кассационным производствам осуществляется по общим правилам.

Графа 2 заполняется в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренных Перечнем документов, без включения в номенклатуру номеров конкретных судебных дел.

2.14. По окончании календарного года (до 1 февраля следующего года) судебными коллегиями, судебными составами и структурными подразделениями суда в отдел делопроизводства (общий отдел) представляются сведения о категориях и количестве заведенных в истекшем году дел для внесения в номенклатуру.

На основе этих данных отделом делопроизводства (общим отделом) в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного хранения (приложение N 2 к настоящей Инструкции). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры, передаются работнику, ответственному за работу архива.

3. Составление описей дел (описей электронных дел) судебных
коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда
и сводных описей дел суда

3.1. Опись дел (опись электронных дел) – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри документального фонда и их учета.

Опись дел (опись электронных дел) составляется на основе номенклатуры.

Объектом описания в описи дел (описи электронных дел) является дело (электронное дело).

3.2. Описи дел (сводные описи дел, описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений) составляются отдельно на:

судебные дела постоянного хранения (описи дел составляются по категориям дел – описи уголовных дел постоянного хранения, описи гражданских дел постоянного хранения, описи административных дел постоянного хранения);

дела общего делопроизводства постоянного хранения;

судебные дела временного (свыше 10 лет) срока хранения (описи дел составляются по категориям дел – описи уголовных дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи гражданских дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи административных дел временного (свыше 10 лет) срока хранения);

дела общего делопроизводства временного (свыше 10 лет) срока хранения;

дела по личному составу.

Аналогичные описи составляются на электронные дела.

3.3. На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи дел ведутся в электронном виде работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе, структурном подразделении.

При уничтожении таких дел в графе “Примечание” проставляется соответствующая отметка со ссылкой на акт об уничтожении дела.

3.4. Описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 3 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах и представляются в архив суда не позднее чем через шесть месяцев после завершения дел в делопроизводстве.

По описям дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений осуществляется передача дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив суда.

3.5. При составлении описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры;

если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся под отдельным порядковым номером;

графы заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа “Примечание” используется для отметок о приеме (передаче) дел, особенностях физического состояния, о наличии копий и другое.

В конце описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда вслед за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел (наличие литерных и пропущенных номеров).

В конце описи электронных дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда (приложение N 4 к настоящей Инструкции) составляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения (цифрами и прописью), объем единиц хранения электронных документов в Мб, общее количество единиц хранения (основных/рабочих) и иные количественные характеристики электронных документов. Итоговая запись подписывается руководителем посредством электронной подписи с указанием даты.

3.6. Перед внесением заголовков дел в описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурного подразделения суда работниками, ответственными за ведение делопроизводства, проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле при необходимости внутренней описи дела и правильность ее составления (для дел с постоянным, временным (свыше 10 лет) сроками хранения и дел по личному составу); правильность оформления обложки дела; наличие и правильность листа-заверителя.

При обнаружении нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены работниками, ответственными за ведение делопроизводства.

3.7. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, работниками, ответственными за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда, принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись дел. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов (приложение N 22 к настоящей Инструкции), который передается вместе с описью дел судебной коллегии, судебного состава, структурного подразделения в архив суда.

3.8. В архиве суда составляются сводные описи дел суда (далее – опись дел, описи дел), которые состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных судебными коллегиями, судебными составами, структурными подразделениями суда описей дел за определенные годы, и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой суда на этот год.

Каждая опись дел ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Номера по порядку в годовом разделе описи дел должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года. Законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения.

3.9. В случае обнаружения новых дел, не внесенных в описи дел судебной коллегии, судебного состава или структурного подразделения суда или описи дел, такие дела вносятся в указанные описи под литерными номерами.

Внесение изменений в годовые разделы описи дел после их утверждения (согласования) ЭПК архивного учреждения или государственного архива допускается только на основании соответствующих решений экспертной комиссии суда и ЭПК архивного учреждения (государственного архива).

3.10. Описи дел составляются по установленной форме (приложения N 5, 6, 7, 8, 9 к настоящей Инструкции) и состоят из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

3.11. Описательная статья описи дел включает: порядковый номер дела (каждый том дела вносится в опись под самостоятельным порядковым номером); индекс дела (по номенклатуре); заголовок дела (заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела), включающий указание на наличие копий; крайние даты дела; срок хранения (для дел временного хранения); количество листов в деле.

3.12. Состав справочного аппарата к описи дел зависит от срока хранения включенных в нее документов и их видов.

К описям дел постоянного хранения и по личному составу составляются титульный лист, оглавление, предисловие, при необходимости – список сокращений, указатели.

На титульном листе описи дел указываются: полное наименование государственного архива (при наличии соответствующего договора), полное наименование суда, соответствующее названию ее архивного фонда, номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты документов, внесенных в опись.

В предисловии к описи кратко излагаются переименования суда в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления.

К описи дел временного (свыше 10 лет) хранения при необходимости также могут составляться оглавление, список сокращений.

3.13. Годовой раздел каждой описи дел заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера, наличие пропущенных номеров, выбывшие единицы хранения и основание выбытия и др.).

Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

3.14. К законченной описи дел составляется заверительный лист, в котором указываются количество листов описи, общее число дел, внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.

3.15. Опись дел подписывается работником, ответственным за работу архива суда. Итоговая запись заверяется начальником отдела делопроизводства (общего отдела), согласовывается с экспертной комиссией суда и утверждается председателем суда.

3.16. После внесения дела в опись дел на его обложке рядом с пометкой “постоянно” проставляются номер описи и номер дела по описи.

3.17. В описи дел дела учитываются в соответствии с систематизацией за порядковыми учетными номерами.

Первому годовому разделу описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи дел.

Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

3.18. После каждого поступления или выбытия документов (утрата, обнаружение неучтенных документов) составляется новая итоговая запись к описи дел, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве в папках.

3.19. Законченная опись дел вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.

Каждая законченная опись дел, том описи дел должны иметь лист-заверитель.

3.20. При наличии в архиве суда двух и более описей дел ведется реестр описей дел (приложение N 10 к настоящей Инструкции).

Описи дел вносятся в реестр описей дел в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей дел фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив суда описи дел: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.

3.21. Формирование электронной описи дел осуществляется на основе электронной номенклатуры в автоматизированном режиме. При этом “фильтром” для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу).

В электронной описи дел содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов.

Совокупность электронных описей дел дает информацию о фонде в целом.

Подлинник описи электронных дел оформляется на бумажном носителе.

3.22. Описи дел (годовые разделы описей) постоянного хранения рассматриваются экспертной комиссией суда, при их согласовании в конце раздела ставится гриф “Согласовано” с указанием номера протокола экспертной комиссии суда и даты заседания.

3.23. Согласованные экспертной комиссией суда описи дел (годовые разделы описей) при наличии соответствующего договора представляются на рассмотрение соответствующей ЭПК архивного учреждения:

постоянного срока хранения – на утверждение;

по личному составу – на согласование.

Описи дел (годовые разделы описей) направляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения в трех экземплярах на бумажном носителе, а также в электронном виде через три года после передачи дел в архив суда.

3.24. Перед направлением описей дел на утверждение (согласование) проверяется наличие дел (нарядов), включенных в эти описи.

3.25. Описи (годовые разделы описей) дел временного (свыше 10 лет) хранения согласовываются с экспертной комиссией суда, после чего утверждаются председателем суда.

3.26. Описи дел (годовые разделы описей дел) составляются:

постоянного хранения – не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе и один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);

временного (свыше 10 лет) хранения – не менее чем в двух экземплярах;

документов по личному составу – не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).

3.27. После утверждения (согласования) описей дел (описей электронных дел), годовых разделов описей дел (годовых разделов описей электронных дел) ЭПК архивного учреждения они утверждаются председателем суда.

3.28. В государственный архив передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения, один экземпляр описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных) ЭПК архивного учреждения, а также по одному экземпляру каждой описи в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра).

Один экземпляр описи дел постоянного хранения и два экземпляра описи дел по личному составу остаются в суде и хранятся в специальном наряде.

На экземплярах описи дел, которые хранятся в архиве суда, государственный архив ставит штамп о принятии документов на учет.

3.29. При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю суда со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, структуру и функции, их изменения, прежние наименования), история фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристика документов фонда (разновидности документов, особенности формирования единиц хранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду).

Историческая справка составляется в двух экземплярах: один – хранится в суде, второй – передается в государственный архив.

4. Экспертиза ценности документов. Задачи и функции
экспертной комиссии суда

4.1. Дела и другие документы поступают в архив суда после проведения экспертизы ценности, которая проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела и делопроизводства.

Экспертизе ценности подлежат все документы суда независимо от видов носителей и способов записи.

4.2. Экспертиза ценности документов суда проводится:

в делопроизводстве – при составлении номенклатуры дел суда и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве суда – в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

4.3. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без просмотра самих документов.

4.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела и Перечня документов.

4.5. В целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности суда, создается постоянно действующая экспертная комиссия суда.

Экспертная комиссия суда создается приказом председателя суда и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 43.

Суды, являющиеся источником комплектования государственного архива, согласовывают положение об экспертной комиссии суда с соответствующей ЭПК архивного учреждения.

4.6. В состав экспертной комиссии суда, назначаемый приказом председателя суда, входят: председатель (один из заместителей председателя суда), секретарь (работник суда, ответственный за работу архива), работники отдела делопроизводства (общего отдела), судебных коллегий, судебных составов и других структурных подразделений суда.

В состав экспертной комиссии суда целесообразно включить представителя государственного архива и/или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (по согласованию).

4.7. Экспертная комиссия суда осуществляет следующие функции:

4.7.1. Организует ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

4.7.2. Рассматривает и принимает решение о согласовании:

описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу;

номенклатуры дел;

актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

актов об утрате документов;

актов о неисправимом повреждении архивных документов;

предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, Перечнем документов, с дальнейшим их представлением на рассмотрение Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и согласование ЦЭПК при Росархиве;

проектов локальных нормативных актов и методических документов суда по делопроизводству и архивному делу.

4.7.3. Обеспечивает совместно с архивом суда представление на утверждение ЭПК архивного учреждения (при наличии договора) согласованных экспертной комиссией суда описей дел постоянного хранения.

4.7.4. Обеспечивает совместно с архивом суда представление на согласование ЭПК архивного учреждения согласованных экспертной комиссией суда описей дел по личному составу, номенклатуры дел.

4.7.5. Обеспечивает совместно с архивом суда представление на согласование ЭПК архивного учреждения акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов.

4.7.6. Организует и координирует работу по подготовке методических документов по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности суда, отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации.

4.7.7. Совместно с архивом суда, отделом делопроизводства (общим отделом) и кадровой службой организует для работников суда консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

4.8. Заседания экспертной комиссии суда проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год, и оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии.

4.9. Заседание экспертной комиссии суда и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

Решения экспертной комиссии суда по каждому вопросу (документу) принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются председателем экспертной комиссии суда.

4.10. Ведение делопроизводства экспертной комиссии суда, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль исполнения принятых экспертной комиссией суда решений возлагаются на секретаря экспертной комиссии суда.

4.11. По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях суда составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу.

4.12. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности электронных документов, которая проводится экспертной комиссией суда.

4.13. Работник, ответственный за работу архива суда, совместно с отделом делопроизводства или уполномоченным лицом, отвечающим за функционирование информационных технологий в суде, определяет перечень электронных документов, которые подлежат экспертизе. Перечень электронных документов, подлежащих архивному хранению, помимо заголовков дел, их дат, должен включать в себя данные об электронных носителях (их форматах, объемах и др.). В рамках этого перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение. Перечень утверждается экспертной комиссией.

4.14. Экспертиза электронных документов проводится экспертной комиссией суда во взаимосвязи с документами суда на бумажных носителях (применяется в комплексе системы общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение) с учетом дополнительных признаков:

подлинность электронного документа, наличие электронной подписи и положительного результата ее проверки;

возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов;

возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций.

5. Оформление дел и иных документов к последующему хранению
в архиве суда

5.1. Законченные делопроизводством судебные дела, наряды, материалы, другие документы, подлежащие передаче в архив на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение, в том числе по личному составу, после окончания календарного года подготавливаются к передаче в архив суда и подлежат оформлению и описанию.

Все оконченные производством дела и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены работниками, ответственными за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда, в соответствии с требованиями Правил N 526, инструкций N 36, N 161, N 224, N 225 и настоящей Инструкции.

——————————–

<1> Сноска исключена с 14 июня 2022 года. – Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 14.06.2022 N 97.

5.2. Решение на передачу в архив судебных дел, производств и материалов принимает судья, их рассмотревший, а при его отсутствии – председатель суда (судебной коллегии, судебного состава) или его заместитель. При этом судья проверяет состояние каждого судебного дела, производства или материала.

5.3. Решение на передачу в архив суда номенклатуры, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда (судебной коллегии, судебного состава) или его заместитель.

5.4. Решение на передачу в архив иных дел суда принимает начальник (специалист) отдела делопроизводства (общего отдела) суда (секретариата судебной коллегии).

5.5. При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года (исключение: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы);

приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;

лицевые счета по оплате труда работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

5.6. В зависимости от сроков хранения дел проводится их полное или частичное оформление.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела (приложение N 11 к настоящей Инструкции);

составление внутренней описи документов дела (приложение N 12 к настоящей Инструкции);

оформление обложки дела (приложение N 13 к настоящей Инструкции).

5.6.1. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются не менее чем на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются. При необходимости документы менее формата A5 (чеки, квитанции, справки, фотографии и другие) в целях удобства подшивания наклеиваются на лист формата A4. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.

Документы подшиваются в дело в хронологическом порядке, все приобщенные в процессе рассмотрения судебного дела документы – в порядке их поступления. К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также копии документов, уже имеющихся в деле, черновики.

Максимальное количество листов, подшиваемых в один том, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в деле превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть ранее даты окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел.

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела – лист-заверитель дела.

В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) хранятся вместе с судебным делом. При этом они должны быть вшиты в судебное дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

5.6.2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу в деле подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи.

В случае если вложение в конверт является копией документа, имеющегося в деле, допускается подшивка только конверта.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация, при которой старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.

В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле.

5.6.3. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение N 11 к настоящей Инструкции).

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.

Пример: в настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 20, 113, 235. Имеются литерные листы с номерами 10а, 33а, 33б. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка осужденного Иванова А.В.

5.6.4. Оформление обложки дел.

На обложках дел (приложение N 13 к настоящей Инструкции), подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются:

наименование суда (полностью, в именительном падеже);

заголовок дела (тома);

фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено;

фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления);

фамилия, имя, отчество оправданного лица или лица, в отношении которого производство прекращено;

даты начала и окончания дела;

номер производства по делу;

индекс дела;

номер тома;

количество листов в деле;

срок хранения дела с указанием даты, до которой осуществляется хранение;

дата передачи дела в архив;

подпись судьи, рассмотревшего дело (с расшифровкой подписи);

архивный шифр дела.

Дела постоянного срока хранения должны быть подшиты в твердую обложку.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела суда будут приняты (если дела передаются на хранение в государственный архив).

При изменении наименования суда на обложке дела дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.

Заголовок дела на бумажном носителе и заголовок электронного дела переносятся на обложку дела (электронного дела) из номенклатуры. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле.

Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

Пример:

“Документы оперативных совещаний судей в 2 томах. Том N 1 – совещания судей судебной коллегии по уголовным делам”;

“Документы оперативных совещаний судей в 2 томах. Том N 2 – совещания судей судебной коллегии по гражданским делам”.

На обложке дела указывается его дата – год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: “В деле имеются документы за … год(ы)”.

Датой дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца – словом.

Обязательными реквизитами обложки дела на бумажном носителе являются указание количества листов в деле (проставляется на основании листа-заверителя дела) и срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: “Хранить постоянно”).

На делах, внесенных в годовые разделы описей дел, шифр проставляется после утверждения (согласования) в установленном порядке годового раздела описи соответствующей ЭПК архивного учреждения и утверждения председателем суда (до этого архивный шифр проставляется карандашом).

Архивный шифр (обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждое дело в целях обеспечения учета и идентификации) состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера дела.

5.6.5. Во всех делах, подлежащих передаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), включая дела по личному составу, составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 12 к настоящей Инструкции) с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.

Если дело на бумажном носителе переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе “Примечание” внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель.

Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно арабскими цифрами. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.

5.7. В учетно-регистрационных журналах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения перед их передачей в архив работниками отделов, ответственными за ведение данных документов, осуществляется нумерация листов и производится заверительная надпись.

На обложке регистрационного журнала или книги согласно номенклатуре проставляется срок хранения и указывается количество листов.

Перед передачей в архив учетно-статистических карточек работник отдела делопроизводства проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.

После передачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 150 учетно-статистических карточек, но не более 250 листов.

Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.

5.8. Электронные документы, подлежащие хранению, передаются в архив суда в виде контейнеров, обеспечивающих целостность электронных документов, по информационно-телекоммуникационной сети из соответствующей автоматизированной системы суда в информационную систему архива суда или на обособленных носителях однократной записи.

В контейнер электронного документа включаются файл электронного документа в формате архивного хранения и файл метаданных электронного документа, включая электронные подписи.

Контейнеры электронных документов могут передаваться в архив суда на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах – основном (эталонный экземпляр, который используется в исключительных случаях, например, для создания копий рабочего экземпляра) и рабочем (с этого экземпляра изготавливаются копии электронных документов, в том числе для фонда использования).

5.9. При подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив суда проводится их конвертирование в формат архивного хранения PDF/A.

Электронные документы, имеющие приложения, являющиеся неотъемлемой частью документа, при конвертировании в формат архивного хранения присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. Приложения большого объема могут конвертироваться в отдельные файлы.

5.10. Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в архив суда осуществляются в судебных коллегиях, судебных составах, структурных подразделениях суда в соответствующих информационных системах.

5.11. Подготовка электронных документов к передаче в архив суда состоит из следующих этапов:

проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

запись электронных документов на машинные носители;

проверка качества записи;

описание электронного документа;

проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

подготовка комплекта сопроводительной документации.

Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа.

5.12. Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения их учета и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для учетных баз данных, сайтов и другое), объем документа (для баз данных также – количество записей).

5.13. Дела (электронные дела) и другие документы, оформленные с нарушением установленных требований, архивом суда не принимаются.

5.14. Работник отдела делопроизводства (секретариата судебной коллегии) перед передачей судебного дела в архив должен обращать особое внимание на обращение к исполнению (исполнение) вступившего в законную силу судебного решения.

5.15. Судебные дела подлежат оформлению для передачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.

Обращение к исполнению производится в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации и инструкциями N 36, N 161.

5.16. Оформление и подготовку к передаче в архив дел, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, производят работники отделов делопроизводства судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений судов, на которых возложена обязанность по передаче дел в архив суда.

6. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор
документов на уничтожение

6.1. Сроки хранения документов суда устанавливаются в соответствии с действующим Перечнем документов.

6.2. При выявлении документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем документов, предложения об определении сроков хранения таких документов направляются в Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации для дальнейшего рассмотрения и согласования Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.

6.3. Сроки хранения всех судебных дел, других дел и документов общего делопроизводства исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Например, исчисление срока хранения дел и документов (реестров, книг, журналов), законченных делопроизводством (ведением) в 2022 году, начинается с 1 января 2023 г.

6.4. Срок хранения уголовных дел определяется путем суммирования срока назначенного наказания (как основного, так и дополнительного) и срока, установленного Перечнем документов (в соответствии с категорией совершенного преступления).

При этом срок хранения уголовных дел, установленный Перечнем документов, исчисляется:

со дня окончания срока наказания (как основного, так и дополнительного), определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня выплаты судебного штрафа. В случае отмены постановления о применении этой меры уголовно-правового характера и привлечении лица к уголовной ответственности – со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения испытательного срока при условном осуждении (отмены условного осуждения со снятием судимости в порядке части первой статьи 74 Уголовного кодекса Российской Федерации). В случае отмены условного осуждения и направления осужденного для отбывания наказания, а также отмены условного осуждения в связи с совершением другого преступления – со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения срока действия принудительных мер воспитательного воздействия. В случае отмены этих мер и привлечения лица к уголовной ответственности – со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденной для отбывания наказания – со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора осужденному, признанному больным наркоманией. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного, признанного больным наркоманией, для отбывания наказания – со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости;

с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

6.5. В случае пересмотра судебного акта по новым или вновь открывшимся обстоятельствам и отмены судебного акта, вступившего в законную силу, срок хранения судебного дела подлежит пересмотру.

Соответствующие изменения вносятся в учетные документы архива суда.

6.6. В случае изменения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами новые сроки хранения распространяются на дела и документы, законченные делопроизводством (в том числе законченные делопроизводством до вступления в силу нормативно-правовых актов, устанавливающих новые сроки хранения), за исключением тех дел и документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, согласованные с экспертной комиссией суда, с ЭПК архивного учреждения (при наличии договора) и утвержденные председателем суда до вступления в силу нормативных правовых актов, установивших новые сроки хранения.

6.7. Находящиеся в архиве дела, по которым истек срок хранения, установленный Перечнем документов, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел к уничтожению осуществляют работники архива суда.

6.8. Отбор архивных дел к уничтожению оформляется актом (приложение N 14 к настоящей Инструкции) и производится только после составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

Архивные дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

6.9. Дела с отметкой “ЭПК” подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению.

6.10. Из отобранных к уничтожению судебных дел на постоянное хранение необходимо изымать подлинники решений, судебных приказов, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.

На судебных решениях, судебных постановлениях и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку.

Приобщенные к судебному делу электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) уничтожаются одновременно с делом путем их физического уничтожения или уничтожения программно-техническими средствами.

6.11. Из архивных дел, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки и другие личные документы), которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 75 лет, после чего уничтожаются.

6.12. При отборе к уничтожению материалов судебного контроля и материалов, разрешаемых в порядке исполнения приговора, из них изымаются подлинники судебных актов, в том числе вышестоящих судов, которые формируются в соответствующий наряд работником архива суда и передаются на постоянное хранение с соблюдением требований настоящей Инструкции.

6.13. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам их рассмотрения в порядке возрастания номеров дел;

в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинники судебных решений, личные документы.

6.14. Акты на уничтожение документов рассматриваются и согласовываются на заседании экспертной комиссии суда одновременно с описями на дела постоянного хранения и по личному составу.

После утверждения и согласования ЭПК архивного учреждения (при наличии соответствующего договора) описей дел постоянного срока хранения и по личному составу описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются председателем суда, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

6.15. Акты о выделении дел к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа – примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела с указанием номера, даты акта и протокола заседания экспертной комиссии суда.

6.16. Архивные дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 14 к настоящей Инструкции), сдаются на утилизацию в специализированные организации.

В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, документы уничтожаются специально созданной на основании распоряжения председателя суда комиссией путем сожжения или механической переработки, о чем составляется акт.

6.17. Перед передачей на уничтожение документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Передача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел и других документов, вес бумажной макулатуры.

6.18. Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляются под контролем уполномоченного работника суда.

6.19. Электронные архивные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению в порядке, установленном для документов на бумажном носителе, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.

6.20. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел для хозяйственных нужд.

7. Передача дел (электронных дел) в архив суда. Порядок
хранения архивных дел (электронных архивных дел)

7.1. Дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив суда не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве по описям дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений.

Документы по личному составу судей кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов передаются в архив суда по истечении 10 лет со дня освобождения от должности судьи (отчисления из штата суда); федеральных государственных гражданских служащих – по истечении 10 лет со дня увольнения.

7.2. Документы временного хранения (до 10 лет) или “до минования надобности” в архив суда по общему правилу не передаются.

По решению председателя суда в исключительных случаях (отсутствие возможности обеспечения сохранности документов временного хранения (до 10 лет) или “до минования надобности”, соответствующих помещений для их хранения в структурных подразделениях суда и иных) такие документы могут быть переданы в архив суда по описям дел, которые ведутся в электронном виде в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда.

Подготовка дел временного хранения (до 10 лет) или “до минования надобности” для передачи в архив, а также передача таких дел в архив суда осуществляется в соответствии со сроками, установленными пунктами 5.1, 7.1 настоящей Инструкции.

Такие дела должны быть подшиты. На обложке указываются: наименование суда; заголовок дела (тома); фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации); суть иска (заявления); даты начала и окончания дела; номер производства по делу; индекс дела; номер тома; срок хранения дела с указанием даты, до которой осуществляется хранение; подпись судьи, рассмотревшего дело (с расшифровкой подписи).

По истечении срока хранения или по миновании надобности документы временного хранения (до 10 лет) или “до минования надобности” уничтожаются в порядке, установленном настоящей Инструкцией, о чем составляется акт (приложение N 14 к настоящей Инструкции).

7.3. Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы или включены в информационную систему. В архив суда такие документы не передаются.

7.4. Передача дел, в том числе дел временного хранения (до 10 лет) или “до минования надобности”, в архив суда осуществляется по графику, согласованному с судебными составами, судебными коллегиями, структурными подразделениями, передающими документы в архив, и утвержденному председателем суда.

7.4.1. При передаче дел на бумажном носителе в архив суда работником архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения обязаны устранить.

7.4.2. Прием-передача дел в архив суда производится работником архива суда в присутствии работника судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда. На экземплярах описи дел проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за работу архива суда, и лица, передавшего дела.

7.5. Передача электронных документов в архив производится на основании описей электронных дел судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве суда информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

Техническое сопровождение по обеспечению передачи электронных документов в архив, связанное с настройкой программных комплексов и их функционированием, а также удостоверение качества передаваемых единиц хранения электронных документов обеспечивается работниками, отвечающими за функционирование информационных технологий в суде, а также работниками филиалов ФГБУ ИАЦ Судебного департамента.

7.5.1. При передаче электронных документов в архив суда выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

формирование в информационной системе суда электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;.

формирование описи электронных дел, документов судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда;

проверка архивом суда электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив суда на физически обособленных материальных носителях).

7.5.2. Прием электронных документов в архив суда по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве суда информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями работника, ответственного за работу архива суда, и работника, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью председателя суда или уполномоченного им лица.

7.5.3. После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указываются:

наименование суда (полное, сокращенное);

номер фонда;

номер описи электронных дел;

номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: “Осн.” (основной) или “Раб.” (рабочий);

крайние даты документов электронного дела;

при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи на вкладышах печатаются или наносятся от руки разборчивым почерком специальными водостойкими чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств.

7.6. При приеме электронных документов на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием электронных документов; завершенность процесса создания электронного документа; наличие законодательных актов, препятствующих передаче электронного документа; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения электронных документов.

7.7. Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению в порядке, предусмотренном инструкциями N 36, 161, в архив суда не передаются.

На учетно-статистической карточке делается отметка о передаче дела в архив.

7.8. Поступившие в архив суда дела и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.

7.9. Архивные дела систематизируются согласно описям дел и помещаются в коробки.

На корешке обложки каждой коробки указываются начальные и конечные регистрационные номера дел, помещенных в коробку.

8. Учетно-справочный аппарат архива. Автоматизированный
учетно-справочный аппарат архива

8.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается учетно-справочный аппарат.

8.2. В состав учетно-справочного аппарата входят:

учетная документация;

картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках;

методические пособия по различным видам архивных работ и документальной части делопроизводства;

исторические справки и дополнения к ним как носящие первичную информацию.

8.3. Автоматизированный учетно-справочный аппарат архива (далее – автоматизированный УСА) – комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.

8.4. Автоматизированный УСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве суда (электронные справочные картотеки, номенклатуры, классификаторы).

Основными полями электронной регистрационно-контрольной карточки (далее – РКК) являются: автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр.

Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей.

8.5. Поле РКК “номер дела по номенклатуре” является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.

При наличии электронной номенклатуры в автоматизированном режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение документов из дела.

Основными поисковыми реквизитами номенклатуры являются: индекс дела, заголовок дела (тома), количество дел (томов), срок хранения и статья по перечню.

8.6. Электронные РКК являются основой для создания автоматизированного каталога.

Если в традиционном УСА виды и разновидности каталогов (систематический, тематический, именной и др.) связаны между собой системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.

При отсутствии автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа (электронный каталог).

Основными реквизитами описаний в электронном каталоге являются: индекс, название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа. Реквизиты: название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа содержат учетные характеристики и могут трансформироваться из учетной автоматизированной системы.

8.7. Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в государственный архив вместе с автоматизированным УСА.

Наличие обязательных реквизитов в структуре баз данных автоматизированного УСА и предоставление информации по этим реквизитам в электронном формате обеспечивает совместимость баз данных архива суда и автоматизированного УСА государственного архива.

9. Учет документов в архиве суда

9.1. Учет документов в архиве суда – это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.

Основными единицами учета хранения архивных документов являются: дело, электронное дело.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве суда документы, включая документы по личному составу и описи дел, в том числе в электронном виде.

9.2. Основными (обязательными) учетными документами архива суда являются:

паспорт архива (приложение N 15 к настоящей Инструкции);

учетные сведения о документах, хранящихся в архиве суда <1> (приложение N 16 к настоящей Инструкции);

——————————–

<1> Заполняется дополнительно к паспорту архива судами, осуществляющими хранение дел временных (до 10 лет) сроков хранения или “до минования надобности” в архиве суда.

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 17 к настоящей Инструкции);

список фондов (приложение N 18 к настоящей Инструкции);

лист фонда (приложение N 19 к настоящей Инструкции);

описи дел (приложения N 5, 6, 7, 8, 9 к настоящей Инструкции);

реестр описей (приложение N 10 к настоящей Инструкции).

Данные об объеме контейнера электронного документа при учете в учетных документах отражаются в мегабайтах (Мб).

9.2.1. Паспорт архива (приложение N 15 к настоящей Инструкции) составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов и хранится постоянно.

Паспорт архива составляется по состоянию на 1 декабря отчетного года.

При наличии договора с государственным архивом паспорт архива составляется в двух экземплярах: один экземпляр направляется в государственный архив, второй хранится в соответствующем наряде архива суда.

Объемные показатели даются в указанных единицах измерения согласно форме паспорта архива. Исправления, вклейки не допускаются.

В адресной части бланка паспорта архива, расположенной в левом верхнем углу, в строке “Кому представляется” указывается название государственного архива (при наличии договора).

В строке “Кем представляется” указываются: полное наименование суда, почтовый адрес с указанием индекса, кода города и номера телефона (факс, e-mail).

В разделе “Общие сведения” заполняется строка 101, которая состоит из следующих граф:

количество фондов (графа 1);

площадь архивохранилища в квадратных метрах (кв. м) (графа 2);

загруженность архивохранилища в процентах (%) (графа 3).

В графе 1 строки 101 указывается количество фондов, хранящихся в архиве суда. Если в архиве суда хранятся документы только одного суда, то указывается цифра 1; если хранятся дела, документы других судов, указывается цифра по количеству хранящихся фондов в архиве.

Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов, учитывается в паспорте архива только один раз.

В графе 2 строки 101 указывается площадь отдельного помещения архива (архивохранилища) в кв. м или сумма площадей всех помещений.

Площадь измеряется точно и указывается с точностью до десятых долей квадратного метра – не менее одного знака после запятой. Например: 5,2 кв. м.

Площадь рабочих комнат или подсобных помещений не учитывается.

При отсутствии отдельного помещения для хранения архивных документов в данной графе ставится прочерк.

Графа 3 строки 101 заполняется при наличии отдельного помещения для хранения архивных документов в суде (архивохранилища) и при условии заполнения графы 2.

Показатель загруженности архивохранилища является строго вычисляемой величиной, примерное его определение не допускается.

Степень загруженности архивохранилища рассчитывается в процентах путем деления количества хранящихся в нем дел на расчетную вместимость архивохранилища (в единицах хранения) и умножения на 100.

Расчетная вместимость архивохранилища определяется следующим образом: измеряется в метрах общая протяженность длины стеллажных полок, занятых документами; рассчитывается количество единиц хранения, находящихся на одном погонном метре полок, для чего общее количество единиц хранения делится на количество погонных метров; количество единиц хранения, находящихся на одном погонном метре, умножить на общую протяженность стеллажных полок (в том числе свободных).

Формула:

Если архивохранилищ несколько, то сумма всех хранящихся в них дел делится на сумму расчетной вместимости каждого и умножается на 100.

В разделе “Сведения о документах” вносятся сведения о документах постоянного хранения, данные о документах по личному составу и указывается следующее:

в графе 1 – количество единиц хранения документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на хранении в архиве суда;

в графе 2 – дата самого раннего из хранящихся в архиве суда документов;

в графе 3 – конечные даты хранящихся в архиве суда документов;

в графе 4 – общее количество дел, которые внесены в утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения описи;

в графе 5 – самые ранние годы, за которые документы, внесенные в описи дел, хранятся в архиве суда;

в графе 6 – самые поздние годы, за которые документы, внесенные в утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения описи, хранятся в архиве суда;

в графе 7 – количество дел постоянного хранения, находящихся на хранении в архиве суда после истечения установленного законодательством срока их предельного хранения в суде.

Графа 8 заполняется путем подсчета количества ежегодно образующихся дел данного вида в соответствии с номенклатурой.

В строке 201 целесообразно вносить данные о делах постоянного хранения отдельно по гражданским, административным, уголовным делам, делам общего делопроизводства.

В разделе “Кадры” в строке 301 указывается количество штатных работников архива суда, определенное в штатном расписании суда.

Если в штатном расписании не предусмотрена должность штатного работника архива суда, при этом председателем суда назначен работник, ответственный за работу архива, в этой графе ставится прочерк.

В разделе “Условия хранения документов” подчеркиваются те сведения, которые соответствуют условиям хранения архивных документов в суде.

В паспорте архива указываются фамилия и телефон исполнителя (составителя).

Паспорт архива подписывается председателем суда с проставлением даты подписания, после заполнения всех разделов заверяется печатью суда.

К паспорту архива прикладывается пояснительная записка, в которой указываются следующие сведения:

об изменениях в наименовании суда;

о наличии в суде номенклатуры и инструкции по делопроизводству;

причины изменения количества дел по сравнению с данными паспорта предшествующего года (количество описанных дел, переданных на постоянное хранение в архивное учреждение, снятых с учета в связи с утратой или неисправными повреждениями);

наличие в архиве суда фондов других судов;

о кадровом составе – наличие штатных работников архива суда, Ф.И.О. работников;

о месте хранения документов при отсутствии отдельного помещения и особенностях размещения документов.

Конкретный список приложения к паспорту архива может быть согласован с государственным архивом, куда он представляется.

В случае если архив суда расположен в нескольких помещениях, паспорт архива составляется единый на все помещения.

9.2.2. При хранении в архиве суда дел временных (до 10 лет) сроков хранения или “до минования надобности” работником, ответственным за работу архива, ежегодно (по состоянию на 1 декабря) дополнительно к паспорту архива заполняются учетные сведения о документах, хранящихся в архиве суда (приложение N 16 к настоящей Инструкции).

Графы учетных сведений о документах, хранящихся в архиве суда, заполняются по аналогии с паспортом архива. Объяснительная записка не требуется.

9.2.3. В книгу учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 17 к настоящей Инструкции) последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.

9.2.4. Список фондов (приложение N 18 к настоящей Инструкции) ведется в архиве суда, хранящем документы более одного фонда. В список фондов архивный фонд записывается только один раз при первом поступлении в архив суда. По списку фондов в валовом порядке ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах.

В случае передачи архивного фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается.

Объединенные архивные фонды учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

В архивах судов проставляется номер архивного фонда, за которым он учтен в государственном архиве и который сохраняется за ним после поступления его документов на постоянное хранение.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из перечня названий сменявших друг друга судов. Конкретные наименования всех судов, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

9.2.5. Лист фонда (приложение N 19 к настоящей Инструкции) составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все описи дел фонда.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу указанных листов фонда делаются отметки: “Лист пересоставлен” с указанием даты пересоставления, должности и подписи составителя.

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

9.2.6. Архивные дела (электронные архивные дела) учитываются по описям. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.

Описи дел постоянного и временного (более 10 лет) хранения нумеруются отдельно.

9.3. Учет поступлений дел постоянного и временного (более 10 лет) хранения ведется раздельно.

9.4. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом суда самостоятельно.

9.5. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в металлических шкафах.

9.6. Учетные документы архива суда, кроме описей дел, предназначаются для служебного пользования и пользователям не выдаются.

9.7. Учет поступления и выбытия дел в архиве суда осуществляется на основании:

описи дел структурного подразделения и годового раздела описи дел суда;

номенклатуры, заменяющей годовой раздел описи дел;

акта о технических ошибках в учетных документах (приложение N 20 к настоящей Инструкции);

акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных) (приложение N 21 к настоящей Инструкции);

акта об утрате документов (приложение N 22 к настоящей Инструкции);

акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 23 к настоящей Инструкции);

акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 14 к настоящей Инструкции);

акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 24 к настоящей Инструкции).

На основании указанных документов вносятся необходимые изменения в основные (обязательные) учетные документы архива:

в книгу учета поступления и выбытия дел, документов и в лист фонда – при каждом изменении в составе и объеме документов архива суда;

в список фондов – при поступлении нового архивного фонда или выбытии всех дел, документов, находившегося на хранении архивного фонда с указанием, куда выбыл архивный фонд, а также даты и номера документа, на основании которого он выбыл;

в реестр описей дел – при поступлении новой описи дел или выбытии всех единиц хранения, находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи дел другим описям дел не присваивается и остается свободным;

в описи дел – при поступлении (обнаружение неучтенных документов) и/или выбытии дел, документов (утрата документов), учтенных в данной описи.

Соответствующие изменения вносятся во вспомогательные учетные документы.

Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда, которое заводится на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве.

Дело фонда наряду с документами, отражающими историю фонда и фондообразователя, включает учетные документы, характеризующие изменения фонда.

9.8. Архив суда может вести также учет в автоматизированном режиме в виде учетных баз данных.

Учетные базы данных применяются во взаимосвязи с другими информационными базами данных, имеющимися в архиве суда, и должны быть совместимы с соответствующими учетными базами данных государственных архивов и органов управления архивным делом.

10. Проверка наличия и состояния документов (электронных
документов) в архиве суда

10.1. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве суда комиссией, назначаемой председателем суда или его заместителем, производится проверка наличия и состояния архивных документов (электронных архивных документов).

Проверка наличия и состояния архивных документов (электронных архивных документов) районных судов, городских судов и межрайонных судов проводится с участием представителей управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

10.2. В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия дел (электронных дел) и их соответствие учетным документам;

выявление и устранение недостатков в учете дел (электронных дел);

выявление отсутствующих дел (физически обособленных материальных носителей контейнеров электронных документов) и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки;

выявление и учет электронных документов, требующих перезаписи на новые электронные носители;

контроль физического и технического состояния физически обособленных материальных носителей контейнеров электронных документов, воспроизводимости электронных документов программными средствами;

проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.

10.3. Проверка наличия и состояния дел проводится:

в сроки, установленные председателем суда, но не реже одного раза в 5 лет, электронных дел – не реже одного раза в 3 года;

каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов, при которых имеются основания предполагать их порчу или утрату (после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц);

после перемещения дел в другое помещение;

при смене председателя суда, руководителя архива (работника, ответственного за работу архива).

10.4. При проверке наличия и состояния дел необходимо:

сохранять порядок расположения дел на стеллажах и первичных средствах хранения. При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях;

помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные дела;

изымать и размещать вслед за учтенными дела, не внесенные в описи дел;

изымать с последующей изоляцией документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);

изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки.

Внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись дел запрещается. Неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки.

10.5. Проверка наличия и состояния дел на бумажном носителе проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках.

Физическое состояние дел определяется путем визуального просмотра.

Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается.

В конце каждой просмотренной описи дел делается запись “проверено” с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния документов.

10.6. Работы по проверке наличия и состояния электронных дел должны начинаться с основных экземпляров единиц хранения электронных документов и заканчиваться рабочими экземплярами.

При проверке наличия единиц хранения электронных дел проводится сверка их общего количества и учетных номеров со сведениями в книге учета поступлений и выбытия электронных дел, документов и количества со сведениями по листу учета электронных дел, документов.

При проверке наличия единиц хранения электронных документов проводится сопоставление фактических общих количественных и контрольных характеристик с итоговой записью описи дел, сверка их наличия с описью.

10.7. В случае необходимости (изменение физического состояния носителей, ухудшение воспроизводимости, изменение формата) по решению председателя суда проводится работа по перезаписи электронных документов на новые носители.

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать установленным требованиям.

10.8. Если проверкой наличия и состояния дел установлено отсутствие дел, то на основании распоряжения председателя суда организуется их розыск.

В этих целях рекомендуется:

изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;

организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи;

проверить находящиеся рядом дела;

изучить дело фонда – акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния архивных дел.

Обнаруженные в итоге розыска дела размещаются на соответствующие места; в карточке учета необнаруженных дел делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей дел и других учетных документов.

После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией суда и утверждения ее решения председателем суда необнаруженные документы снимаются с учета.

10.9. Розыск архивных дел, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На дела, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния дел, составляется акт об утрате документов (приложение N 22 к настоящей Инструкции), который рассматривается экспертной комиссией суда и утверждается председателем суда или его заместителем. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. Акт об утрате документов представляется в соответствующий государственный архив или уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела для принятия решения о снятии утраченных дел с учета.

10.10. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.

По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 25 к настоящей Инструкции).

При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 20 к настоящей Инструкции).

В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву суда, неучтенных документов, также составляется соответствующий акт (приложение N 21 к настоящей Инструкции).

Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются председателем суда или его заместителем.

11. Организация использования документов архива

11.1. Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда (уполномоченного им заместителя).

Работник, ответственный за работу архива суда:

выдает документальные материалы в структурные подразделения;

направляет на основании письменного запроса материалы в другие органы, организации и учреждения по указанию председателя суда;

информирует председателя суда о составе и содержании документальных материалов;

выдает справки и выписки из архивных документов.

11.2. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел (приложение N 26 к настоящей Инструкции).

11.3. Выдачу дел на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архива в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

В случае если после возвращения дела работником архива суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда или его заместителю.

11.3.1. Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов (приложение N 27 к настоящей Инструкции).

11.3.2. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков с описью дел;

проверку физического состояния дела.

11.3.3. Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе, которые создаются на основе рабочего экземпляра контейнера электронного документа. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и оттиск печати – на обороте последнего листа копии.

По запросу лиц, имеющих право на получение копий документов, и при наличии технической возможности архивные справки (выписки) могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям.

Электронные архивные справки (выписки) заверяются электронной подписью председателя суда или его заместителя.

Факт выдачи копий электронных документов фиксируется в журнале выдачи электронных документов.

Доступ судей и работников суда к электронным документам архива при наличии информационной системы может осуществляться непосредственно с рабочих мест в соответствии с установленными приказом председателя суда правами доступа к документам.

По решению председателя суда архив суда может предоставлять судьям и работникам суда электронные документы по локальной сети суда. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируются: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

11.3.4. Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:

одного месяца – для использования судьями, работниками суда;

шести месяцев – судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения председателя суда на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.

11.4. Выдача архивных дел во временное пользование производится по письменным заявкам (служебным запискам) судей и руководителей структурных подразделений. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда (его заместителя). На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 28 к настоящей Инструкции), к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела или делается отметка о выдаче судье, работнику аппарата. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись работника архива, принявшего дело. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве суда до минования надобности.

Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.

11.5. Выдача находящихся в архиве судебных дел (иных материалов) для ознакомления лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда, на основании их письменного заявления и при предъявлении документов согласно приложениям N 1 к инструкциям N 36, N 161, N 224, N 225.

11.6. Ознакомление с судебным делом должно производиться в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда (иного уполномоченного работника аппарата суда) в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.

Об ознакомлении с делом делается отметка в листе использования документов (приложение N 27 к настоящей Инструкции). При отказе лица, ознакомившегося с делом, от подписи, запись об ознакомлении с делом производится работником архива суда.

11.7. Ознакомление лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к судебному делу, производится по их письменному заявлению в порядке, предусмотренном пунктами 11.5 и 11.6 настоящей Инструкции.

Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания производится в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда путем предоставления возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств.

11.8. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:

обвиняемым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям;

потерпевшим;

гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску;

гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска;

сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям;

лицам, участвующим в административном деле;

лицам, участвующих в деле об административном правонарушении;

реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти – родственникам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (статья 11 Закона Российской Федерации от 18 октября 1991 г. N 1761-1 “О реабилитации жертв политических репрессий”).

Указанные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда или судьей, председательствующим по делу. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда или судьи, председательствующего по делу, подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве суда, и вносится во внутреннюю опись дела. В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

11.9. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (уполномоченного им лица). Выдача таких копий из судебного дела иным лицам и организациям производится работником архива суда по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда или уполномоченного им лица, о чем делается соответствующая отметка в журнале регистрации выданных копий, выписок, документов (приложение N 34 к настоящей Инструкции).

11.10. Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление, судебный приказ) должны быть заверены подписями судьи, председательствующего по делу, а в случае его отсутствия – председателя суда (заместителя председателя суда) или иного уполномоченного им лица, секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда. При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита “Подпись”) проставляются штамп “Копия верна” (приложение N 29 к настоящей Инструкции) и гербовая печать суда.

Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется уполномоченным работником архива суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп “Копия”.

11.11. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления наклеивается бумажная наклейка с заверительной надписью “пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись _____” (приложение N 30 к настоящей Инструкции) с указанием суда, которым выдается копия документа. Подпись скрепляется гербовой печатью суда. Гербовая печать ставится таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

11.12. В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления, судебного приказа) об этом делается отметка. На выдаваемой копии судебного акта работником архива суда также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находилось дело.

11.13. Копии запрашиваемых судебных актов, копии аудиозаписи судебных заседаний изготавливаются работником архива суда в срок не более тридцати рабочих дней со дня поступления соответствующего заявления.

11.14. Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в листе использования документов.

11.15. Копии судебных актов могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председательствующего судьи или председателя суда (в случае отсутствия – заместителя председателя суда) по письменному заявлению (приложение N 31 к настоящей Инструкции), в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

11.16. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) лицам, участвующим в деле, их представителям, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению в установленном председателем суда порядке.

11.17. Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет в порядке, установленном председателем суда.

11.17.1. На письменном заявлении (приложение N 32 к настоящей Инструкции) председатель суда (его заместитель) делает соответствующую отметку о поручении работнику архива суда изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

11.17.2. Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в соответствующем суде).

11.17.3. Представленные в суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию. В целях безопасности перед записью представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, после предварительного уведомления лица, подавшего соответствующее заявление.

11.17.4. Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится уполномоченным работником аппарата суда на локальном компьютере, не присоединенном к локальной сети суда и не имеющем доступа в сеть Интернет.

11.17.5. Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче работником архива суда делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к судебному делу, при этом делается соответствующая отметка в листе использования документов.

Неполученная заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется.

Электронный носитель информации, с которого изготавливалась копия, должен быть вшит в дело (приобщен к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписан работником, ответственным за работу архива суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

11.18. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками судопроизводства (лицами, участвующими в деле), а также справки по делам выдаются им работниками архива суда на основании их письменного заявления; другим судам, органам дознания и следствия – на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция председателя суда (заместителя председателя суда).

11.18.1. Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.

11.18.2. При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело.

11.18.3. Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

11.18.4. Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, архивных справок (приложение N 33 к настоящей Инструкции) устанавливаются председателем суда.

Выдача письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив суда, по просьбе этих лиц осуществляется в таком же порядке.

11.19. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда или его заместителя судебные дела направляются им в трехдневный срок.

11.20. Работник архива суда обязан контролировать возврат дел в архив и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда.

До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

В книге выдачи дел из архива суда отмечается: когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда и кем оно возвращено (приложение N 26 к настоящей Инструкции).

11.21. В случае поступления в суд заявления взыскателя (либо его представителя) о выдаче (направлении) исполнительных документов по судебным делам, находящимся в архиве суда, их направление (выдача) осуществляется в порядке, установленном инструкциями N 36, N 161.

11.22. Иные, не установленные настоящей Инструкцией правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов определяются председателем суда.

12. Обеспечение сохранности архивных документов

12.1. Для обеспечения сохранности архивных дел (электронных архивных дел) и других документов, создания необходимых условий для работы архиву суда отводится специально оборудованное помещение, соответствующее установленным условиям хранения документов и труда работников архива.

В архиве должны быть предусмотрены:

архивохранилище;

помещение для приема, временного хранения документов;

помещение для использования документов (участок выдачи документов);

рабочие комнаты работников архива, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.

Не допускается размещение архива в неприспособленных подвальных и чердачных помещениях.

12.2. Архивохранилище должно быть удалено от бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов, гарантировано от затопления, отделено от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов и иметь запасный выход.

Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах (коробках).

12.3. При размещении архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

12.4. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли.

12.5. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома (металлические или обшитые металлом). Окна помещения архива должны быть оборудованы запирающимися решетками.

12.6. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов, применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

12.7. Противопожарный режим архива устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации. Пожарная безопасность должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.

12.8. Работник, ответственный за работу архива суда, должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год ответственным работником, назначенным приказом председателя суда.

12.9. Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

12.10. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима:

для хранения документов на бумажном носителе – температура 17 – 19 °C, относительная влажность воздуха – 50 – 55%;

для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях – температура 8 – 18 °C, относительная влажность воздуха – 45 – 65%;

для документов на оптических дисках – температура 10 – 23 °C, относительная влажность воздуха – 20 – 50%.

Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гигрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

12.11. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, систематически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.

12.12. Поступающие в архив документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах, коробках или контейнерах в порядке, соответствующем описям дел, документов.

Порядок размещения дел устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные – горизонтально.

Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других не предназначенных для хранения документов местах.

12.13. Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов. Каждый носитель должен иметь негерметичный индивидуальный футляр, при этом должно быть исключено свободное перемещение носителя внутри футляра.

12.14. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон – с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – не менее 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами – не менее 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – не менее 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – не менее 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.

Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

12.15. Помещения, стеллажи, шкафы, полки, контейнеры должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначаются номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах – по шкафам сверху вниз, слева направо.

На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке.

12.16. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.

12.17. В целях определения места хранения документов в архивохранилище могут составляться топографические указатели: постеллажные (приложение N 35 к настоящей Инструкции), а при большом количестве фондов – пофондовые (приложение N 36 к настоящей Инструкции).

Изменения, происходящие в размещении документов, должны отражаться в топографических указателях.

12.18. Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

наличие в архиве суда не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

12.19. Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд использования электронных документов.

13. Сроки и порядок передачи дел на хранение
в государственный архив

13.1. Дела общего делопроизводства постоянного срока хранения и судебные дела постоянного срока хранения по истечении сроков их временного хранения в архиве суда (15 лет) передаются на постоянное хранение в государственный архив при наличии соответствующего договора.

13.2. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе суда на основании договора с государственным архивом.

Продление сроков хранения документов в архиве суда допускается по письменному разрешению государственного архива в случае необходимости практического использования документов судом.

13.3. Передача документов постоянного хранения в государственный архив осуществляется в соответствии с планом, утвержденным руководителем соответствующего государственного архива по согласованию с судом.

Документы передаются в государственный архив по описям дел постоянного срока хранения, утвержденным ЭПК архивного учреждения.

13.4. Перед передачей дел на постоянное хранение работник, ответственный за работу архива суда, совместно с представителем государственного архива проводят проверку правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

13.5. Передача электронных документов в государственный архив осуществляется в виде контейнеров электронных документов по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях по правилам, установленным для документов на бумажном носителе.

13.6. При обнаружении дефектов документов в делах составляется акт. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников суда.

Акты о неисправимых повреждениях документов рассматриваются и согласовываются с ЭПК архивного учреждения.

13.7. Передача дел проводится в государственном архиве поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.

При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

13.8. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 23 к настоящей Инструкции), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве, другой – в суде. Вместе с документами передаются три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.

13.9. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов составляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел.

13.10. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи документов на постоянное хранение, причины их отсутствия – в прилагаемой к акту приема-передачи справке суда.

13.11. Суд, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. На отсутствующие документы составляется акт об их утрате. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями (при наличии).

13.12. Перевозку дел в государственный архив обеспечивает суд.

Наименование суда

Наименование структурного
подразделения суда

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

На ____ год <1>

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник структурного
подразделения                        Подпись         Расшифровка подписи

Дата

——————————–

<1> К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 2, и делается отметка о передаче итоговых сведений в отдел делопроизводства суда.

Наименование суда
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ		УТВЕРЖДАЮ Председатель суда
На ____ год
		Подпись	Расшифровка подписи
		Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник отдела                     Подпись         Расшифровка подписи
делопроизводства

Виза работника, ответственного
за работу архива

СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии суда      Протокол экспертно-проверочной
                                       комиссии архивного учреждения

от "__" _____________ N ____           от "__" _____________ N ____

              Итоговая запись о категориях и количестве дел,
                       заведенных в ____ году в суде

По срокам хранения	Всего	В том числе:
переходящих	с отметкой “ЭПК”
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО

Наименование должности начальника
отдела делопроизводства              Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности лица,
передавшего сведения                 Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Наименование суда

Наименование структурного
подразделения суда

ОПИСЬ N _________________
дел _____________________

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения <1>	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данную опись внесено ________________________________________________ дел
                                    (цифрами и прописью)
с N ________________________ по N ___________________________, в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности
начальника структурного
подразделения                        Подпись      Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела
делопроизводства

Подпись     Расшифровка
            Подписи

Дата

    --------------------------------
    <1> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

Передал ______________________________________________________________ дел.
                             (цифрами и прописью)

Наименование должности работника
структурного подразделения           Подпись       Расшифровка подписи

Принял _______________________________________________________________ дел.
                            (цифрами и прописью)

Работник, ответственный
за работу архива                     Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Наименование суда

Наименование структурного
подразделения суда

ОПИСЬ N _________________
электронных дел
_________________________

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты <1>	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5	6
Наименование раздела

В данный раздел описи внесено ________________________________________ дел,
                                        (цифрами и прописью)
с N _______________________________ по N _________________________________,
объемом ___________________________ Мб.

Наименование должности
начальника структурного
подразделения                        Подпись       Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО
Начальник отдела
делопроизводства                     Подпись       Расшифровка подписи

Дата

   --------------------------------
    <1> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.

Передал ______________________________________________________________ дел.
                             (цифрами и прописью)

Наименование должности работника
структурного подразделения           Подпись       Расшифровка подписи

Принял _______________________________________________________________ дел.
                            (цифрами и прописью)

Работник, ответственный
за работу архива                     Подпись       Расшифровка подписи

Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N _________
электронных дел
______________________________

Реестр   документов   (контейнеров   электронных  документов)  электронного
дела <1>:

N единиц хранения по описи _________________ Индекс дела __________________
Заголовок дела ____________________________________________________________

Дата документа	Регистрационный номер документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности
составителя описи                    Подпись        Расшифровка подписи

Наименование суда Фонд N _________		УТВЕРЖДАЮ Председатель суда
		Подпись	Расшифровка подписи
Опись N __________ дел постоянного хранения за ____ год		Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

    В данный раздел описи внесено _________________________________________
                                            (цифрами и прописью)
______________________________________________________________________ дел,
с N ____________________________ по N _______________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________________,
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности
составителя описи                    Подпись        Расшифровка подписи

Работник, ответственный
за работу архива                     Подпись        Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                           УТВЕРЖДЕНО
Протокол экспертной комиссии          Протокол экспертно-проверочной
суда                                  комиссии архивного учреждения
от "__" ____________ N ____           от "__" ____________ N ____

Наименование суда Фонд N _________		УТВЕРЖДАЮ Председатель суда
		Подпись	Расшифровка подписи
Опись N __________ дел по личному составу за ____ год		Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

    В данный раздел описи внесено _________________________________________
                                            (цифрами и прописью)
______________________________________________________________________ дел,
с N ______________________________ по N _____________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________________,
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности
составителя описи                    Подпись        Расшифровка подписи

Работник, ответственный
за работу архива                     Подпись        Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                           УТВЕРЖДЕНО
Протокол экспертной комиссии          Протокол экспертно-проверочной
суда                                  комиссии архивного учреждения
от "__" ____________ N ____           от "__" ____________ N ____

Наименование суда Фонд N _________		УТВЕРЖДАЮ Председатель суда
		Подпись	Расшифровка подписи
Опись N __________ дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения за ____ год		Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

    В данный раздел описи внесено _________________________________________
                                            (цифрами и прописью)
______________________________________________________________________ дел,
с N _____________________________ по N ______________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________________,
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности
составителя описи                    Подпись        Расшифровка подписи

Работник, ответственный
за работу архива                     Подпись        Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии
суда
от "__" ____________ N ____

Наименование суда
Фонд N _________		УТВЕРЖДАЮ Председатель суда
		Подпись	Расшифровка подписи
Опись N __________ электронных дел постоянного хранения за ____ год		Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем, Мб	Примечания
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ________________________________________ дел,
                                        (цифрами и прописью)
с N ________________________________ по N ________________________________,
          (цифрами и прописью)                  (цифрами и прописью)
объемом _________________________________ Мб.

Наименование должности
составителя описи                    Подпись        Расшифровка подписи

Работник, ответственный
за работу архива                     Подпись        Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                           УТВЕРЖДЕНО
Протокол экспертной комиссии          Протокол экспертно-проверочной
суда                                  комиссии архивного учреждения
от "__" ____________ N ____           от "__" ____________ N ____

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N _________
электронных дел
постоянного хранения
за ____ год

Реестр   документов   (контейнеров   электронных  документов)  электронного
дела <1>:

N единиц хранения по описи _________________ Индекс дела __________________
Заголовок дела ____________________________________________________________

Дата документа	Рег. N документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности
составителя описи                    Подпись        Расшифровка подписи

——————————–

<1> Составляется на каждое электронное дело.

Наименование суда Фонд N _________		УТВЕРЖДАЮ Председатель суда
		Подпись	Расшифровка подписи
Опись N __________ электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения за ____ год		Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ________________________________________ дел,
с N ________________________________ по N ________________________________,
          (цифрами и прописью)                  (цифрами и прописью)
объемом _________________________________ Мб.

Наименование должности
составителя описи                    Подпись        Расшифровка подписи

Работник, ответственный
за работу архива                     Подпись        Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии
суда
от "__" ____________ N ____

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N _________
электронных дел временных
(свыше 10 лет) сроков хранения
за ____ год

Реестр   документов   (контейнеров   электронных  документов)  электронного
дела <1>:

N ед. хранения по описи ____________________ Индекс дела __________________
Заголовок дела ____________________________________________________________

Дата документа	Рег. N документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности
составителя описи                    Подпись        Расшифровка подписи

——————————–

<1> Составляется на каждое электронное дело.

                             Наименование суда

                             РЕЕСТР ОПИСЕЙ ДЕЛ

                            Начат _____________

                            Окончен ___________

N п/п	N фонда	N описи	Название описи	Количество дел в описи	Крайние даты	Количество листов в описи	Количество экземпляров описи	Примечание
постоянного хранения	временного (свыше 10 лет) хранения	по личному составу
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

    Всего хранится в архиве _______________________________ описей, из них:
                                 (цифрами и прописью)
постоянного хранения _____________________________________________________,
                                     (цифрами и прописью)
временного хранения (свыше 10 лет) _______________________________________,
                                           (цифрами и прописью)
по личному составу _______________________________________________________,
                                   (цифрами и прописью)
в том числе поступило в ____ году _________________________________ описей,
                                        (цифрами и прописью)
в том числе выбыло в ____ году ____________________________________ описей.
                                      (цифрами и прописью)

Работник, ответственный
за работу архива                     Подпись        Расшифровка подписи

Дата

                     ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N __________

В деле подшито и пронумеровано ____________________________________________
                                          (цифрами и прописью)
________________________________________________________________ (листа(ов)
с N ___________________________ по N _____________________, в том числе:
литерные номера листов ____________________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________________
листов внутренней описи ___________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица,
составившего заверительную
надпись                             Подпись             Расшифровка подписи

Дата

                             Внутренняя опись
                         документов дела N ______
                                за ____ год

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок	Номера листов дела	Примечание

Итого _________________________________________________________ документов.
                        (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________________
                                            (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела                       Подпись           Расшифровка подписи

Дата

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                  (наименование государственного архива)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                            (наименование суда)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                 (наименование структурного подразделения)

                 ДЕЛО N ___________ ТОМ N _______________

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                             (заголовок дела)
___________________________________________________________________________
                              (крайние даты)

                                                    На _____________ листах
                                                    Хранить _______________
                                                    (срок хранения в годах,
                                                    до какого года хранить)

Ф. N _______________

Оп. N ______________

Д. N _______________

                                      ___________ (_______________________)
                                        Подпись      Расшифровка подписи

Наименование суда		УТВЕРЖДАЮ
АКТ		Председатель суда
“__” ____________ N ____ о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению		Подпись	Расшифровка подписи
	Дата

На основании ______________________________________________________________
               (название и выходные данные перечня документов с указанием
                                 сроков их хранения)
___________________________________________________________________________
отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и
утратившие практическое значение документы ________________________________
                                                   (название фонда)

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок дела)	Годы	Номер описи <1>	Номер дела по описи	Количество дел	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого _______________________________ единиц хранения за ____________ годы.
           (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _____________________ годы утверждены ЭПК
___________________________________________________________________________
                    (наименование архивного учреждения)
(протокол от _______________ N _________)

Работник, ответственный
за работу архива                    Подпись             Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии суда
от "__" ___________ N ______

Документы в количестве ___________________________________ единиц хранения.
                              (цифрами и прописью)

На бумажном носителе весом _______________________ кг сданы на уничтожение;
на электронном носителе сданы на уничтожение ______________________________
___________________________________________________________________________
                           (способ уничтожения)

Наименование должности
работника суда,
сдавшего документы                     Подпись          Расшифровка подписи

Дата

Документы уничтожены в установленном порядке.

Наименование должности
работника суда, уполномоченного
осуществлять контроль за утилизацией   Подпись          Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Работник, ответственный
за работу архива, внесший
изменения в учетные
документы                              Подпись          Расшифровка подписи

Дата

——————————–

<1> При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив суда графы 4, 5 не заполняются.

Кому представляется ___________________________________
                     (наименование и адрес получателя)

           Кем представляется _________________________________
                                   (наименование и адрес
                                   отчитывающегося архива)
              ______________________________________________
               (форма собственности отчитывающегося архива)

                            Паспорт архива суда
                      на "__" ____________ 20__ года

    1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилищ, кв. м	Степень загруженности архивохранилищ, проценты
А	1	2	3
101

    2. Сведения о документах

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
всего	крайние даты	из них внесено в описи	хранится сверх установленного срока	образуется в год дел
начальная	конечная	всего	крайние даты
начальная	конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8
Постоянного хранения <1>	201
По личному составу	202

    3. Кадры

Код строки	Количество штатных работников
301

    4. Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)

Архивохранилища	есть, нет; сухие, сырые; светлые, темные.
Отопление	центральное, печное; отсутствует.
Стеллажи	металлические, деревянные; комбинированные; нет.
Шкафы	деревянные, металлические; отсутствуют.
Сигнализация	пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.
Читальный зал	есть, нет.
Температурно-влажностный режим	соблюдается, не соблюдается.

"__" ___________ 20__ г.

Председатель суда                     Подпись           Расшифровка подписи

Ф.И.О. и телефон исполнителя

——————————–

<1> При составлении паспорта архива целесообразно в строке 201 вносить данные о делах постоянного хранения отдельно по гражданским, административным, уголовным делам и делам по экономическим спорам, делам общего делопроизводства.

Кем представляется ________________________________________________________
                                    (наименование суда)

          Учетные сведения о документах, хранящихся в архиве суда
                       на "__" ____________ 20__ г.

    1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилищ, кв. м	Загруженность архивохранилищ, проценты
А	1	2	3
101

    2. Сведения о документах

Показатели	Количество единиц хранения
всего	крайние даты	из них внесено в описи	хранится сверх установленного срока	образуется в год дел
начальная	конечная	всего	крайние даты
начальная	конечная
А	1	2	3	4	5	6	7	8
Постоянного хранения
Временного хранения (свыше 10 лет)
Временного хранения (до 10 лет) или “до минования надобности”
По личному составу

    3. Кадры

Код строки	Количество штатных работников
301

    4. Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)

Архивохранилища	есть, нет; сухие, сырые; светлые, темные.
Отопление	центральное, печное; отсутствует.
Стеллажи	металлические, деревянные; комбинированные; нет.
Шкафы	деревянные, металлические; отсутствуют.
Сигнализация	пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.
Читальный зал	есть, нет.
Температурно-влажностный режим	соблюдается, не соблюдается.

"__" _____________ 20__ г.

Председатель суда                    Подпись            Расшифровка подписи

Ф.И.О. и телефон исполнителя

            __________________________________________________
                            (наименование суда)
            __________________________________________________
                          (название архива суда)

                                   КНИГА
                учета поступления и выбытия дел, документов

                           Том N ______________

                           Начат ______________

                           Окончен ____________

N п/п	Дата поступления и выбытия документов	Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), из которой поступили (или выбыли) документы	Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Название и номер фонда	Годы поступивших или выбывших документов по описи	Вид носителя <1>	Поступление описанных документов	Выбытие описанных документов	Неописанных дел, документов, листов	Примечание
количество единиц хранения	количество единиц хранения
постоянного хранения	временного (свыше 10 лет)	по личному составу	постоянного хранения	временного (свыше 10 лет)	по личному составу	поступило	выбыло
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

Итого в ____ году поступило _________________ единиц хранения, в том числе:
                               (цифрами и
                                прописью)
на бумажном носителе ____________________, электронных ___________________.
                     (цифрами и прописью)                  (цифрами и
                                                            прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 8, 9, 10, 14 книги;
выбыло ____________________ ед. хранения, в том числе: на бумажном носителе
       (цифрами и прописью)
_____________________________, электронных _______________________________,
     (цифрами и прописью)                       (цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 11, 12, 13, 15.

Работник, ответственный
за работу архива                      Подпись           Расшифровка подписи

Дата

——————————–

<1> В графе указывается вид носителя (БН – документы на бумажном носителе, ЭД – электронные документы).

                             Наименование суда

                               СПИСОК ФОНДОВ

                            Том N _____________

                            Начат _____________

                            Окончен ___________

N фонда	Дата первого поступления документов фонда	Название фонда	Отметка о выбытии фонда	Примечание
куда выбыл	дата и N документа, на основании которого выбыл
1	2	3	4	5	6

    На 1 января ____ г. в список включены фонды с N ________ по N ________,
из списка исключены фонды с N ___________ по N _______________.
    Всего хранится в архиве _______________________________ фондов, из них:
                                 (цифрами и прописью)
__________________________________ содержат особо ценные дела.
       (цифрами и прописью)

Номера свободные:

Номера выбывшие (переданные):

Работник, ответственный
за работу архива                  Подпись               Расшифровка подписи

Дата

                          ЛИСТ ФОНДА N _________

__________________________________________    _____________________________
(Местонахождение фонда (наименование суда,      (Дата первого поступления
            где хранится фонд)                      документов фонда)

Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда
1	2

                      1. Учет неописанных документов

Дата записи	Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Поступление	Выбытие	Наличие (остаток)
количество дел	крайние даты	количество дел	крайние даты	всего дел
1	2	3	4	5	6	7

                       2. Учет описанных документов

Дата записи	Номер описи дел	Год	Название описи или аннотации документов	Поступило единиц хранения	Выбытие	Наличие (остаток)
количество единиц хранения	основание выбытия (название, дата, номер документа)	в том числе по описям, утвержденным ЭПК	количество единиц хранения	в том числе:
постоянного хранения	по личному составу
количество единиц хранения	крайние даты единиц хранения	из них по описям, утвержденным ЭПК	количество единиц хранения	крайние даты
количество единиц хранения	крайние даты	количество единиц хранения	крайние даты
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

Наименование суда
АКТ		УТВЕРЖДАЮ
		Председатель суда
“__” ____________ N ____
		Подпись	Расшифровка подписи
о технических ошибках в учетных документах
	Дата

Фонд N ________

Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
В ходе выполнения __________________________________ обнаружены технические
ошибки в записях __________________________________________________________

Название документа	Существующая запись	Следует записать
1	2	3

В  результате  количество  единиц  хранения  увеличилось  (уменьшилось)  на
____________________________________________________________________ единиц
                        (цифрами, прописью)
хранения.

Примечания:

Наименование должности работника          Подпись       Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Работник, ответственный
за работу архива                          Подпись       Расшифровка подписи

Наименование суда
АКТ		УТВЕРЖДАЮ Председатель суда
“__” ____________ N ____ об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных)		Подпись	Расшифровка подписи
	Дата

    В ходе ________________________________________________________________
                                   (вид работы)
обнаружено ________________________________________________________________
                      (в фонде, хранилище, рабочем помещении)
___________________________________________________________________________

N п/п	Заголовок единицы хранения	Шифр (если есть)	Крайние даты	Количество листов (объем, Мб)	К какому фонду относится	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено ______________________________________________ документов.
                             (цифрами и прописью)

Наименование должности работника         Подпись        Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Работник, ответственный
за работу архива                         Подпись        Расшифровка подписи

Наименование суда
АКТ		УТВЕРЖДАЮ Председатель суда
“__” ____________ N ____ об утрате документов		Подпись	Расшифровка подписи
	Дата

Фонд N ____________________________________________________________________
                                (название фонда)
    В результате ___________________________ установлено отсутствие в фонде
перечисленных   ниже   дел,   предпринятые  архивом  меры  по  розыску  дел
положительных  результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с
учета:

Опись N	Единица хранения N	Заголовок единицы хранения	Крайние даты	Количество листов (объем, Мб)	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6

Итого ______________________________________________________________ единиц
                           (цифрами и прописью)
хранения.

Содержание  утраченных материалов может быть частично восполнено следующими
ед. хранения: _____________________________________________________________
                     (номера ед. хранения и их групповые заголовки)

Работник, ответственный
за работу архива                     Подпись            Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО <1> Протокол экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения органа в сфере архивного дела		СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии суда
от “__” ___________ N ____		от “__” ___________ N ____

Изменения в учетные документы архива внесены.

Работник, ответственный
за работу архива                         Подпись        Расшифровка подписи

——————————–

<1> Если не обнаружены дела постоянного хранения.

УТВЕРЖДАЮ		УТВЕРЖДАЮ
Председатель суда _____________________________ (наименование суда полностью) _____________________________		____________________________ (наименование должности ____________________________ руководителя организации, принимающей документы)
Подпись	Расшифровка подписи		Подпись	Расшифровка подписи
Дата	Гербовая печать		Дата	Печать
АКТ
“__” ____________ N ____ приема-передачи архивных документов на хранение

___________________________________________________________________________
   (основание передачи, к примеру, истечение срока хранения документов)
_____________________________________________________________________ сдал,
         (название передаваемого фонда, наименование суда)
а __________________________________________________________________ принял
          (наименование организации, принимающей документы)
документы названного фонда и учетно-справочный аппарат к ним:

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество дел (единиц хранения)	Количество копий	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого принято _________________________________________________ дел (единиц
                            (цифрами и прописью)
хранения).

Передачу произвели:                         Прием произвели:
Должность                                   Должность
Подпись    Расшифровка подписи              Подпись     Расшифровка подписи
Дата                                        Дата

Фонду присвоен N __________________________________________________________

Изменения в учетные документы внесены.

Должность                       Подпись                 Расшифровка подписи

Дата

Наименование суда
АКТ “__” ____________ N ____ о неисправимых повреждениях архивных документов		УТВЕРЖДАЮ Председатель суда
	Подпись	Расшифровка подписи
	Дата

                        Фонд N ____________________
                                 (название фонда)

В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

N п/п	Опись N	Единица хранения N	Заголовок поврежденных единиц хранения	Крайние даты	Количество листов (объем, Мб)	Сущность и причины повреждения
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено неисправимо поврежденных __________________________ единиц
                                             (цифрами и прописью)
хранения.

Перечисленные единицы хранения подлежат списанию ввиду:
___________________________________________________________________________

Работник, ответственный
за работу архива                    Подпись             Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии суда от “__” _________ N ____

СОГЛАСОВАНО <1> Протокол экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения от “__” __________ N _____

Изменения в учетные документы архива внесены.

Наименование должности
работника,
внесшего изменения в учетные
документы                            Подпись            Расшифровка подписи

Дата

——————————–

<1> Для документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Наименование суда
АКТ “__” ____________ N ____ проверки наличия и состояния архивных дел		УТВЕРЖДАЮ Председатель суда
	Подпись	Расшифровка подписи
	Дата

Фонд N ________
Название фонда ____________________________________________________________
Номера описей _____________________________________________________________

Проверка проводилась с ________________________ по ________________________

Проверкой установлено:
1. Числится по описям дел: _______________________________ единиц хранения.
                           (количество цифрами и прописью)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1. Имеются литерные номера;
    а) не учтенные в итоговой записи _____________________ единиц хранения;
                                      (количество цифрами
                                          и прописью)
    б) не перечисленные, но учтенные
       в итоговой записи _________________________________ единиц хранения.
                          (количество цифрами и прописью)
2.2. Пропущено номеров:
    а) не учтенных в итоговой записи _____________________ единиц хранения;
                                      (количество цифрами
                                          и прописью)
    б) не перечисленных, но учтенных
       в итоговой записи _________________________________ единиц хранения.
                          (количество цифрами и прописью)
2.3. Другие, в результате чего объем
    увеличился на ________________________________________ единиц хранения;
                       (количество цифрами и прописью)
    уменьшился на ________________________________________ единиц хранения.
                       (количество цифрами и прописью)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок ____________________________ единиц хранения.
                                  (количество цифрами
                                      и прописью)
4. Не оказалось в наличии ________________________________ единиц хранения.
                          (количество цифрами и прописью)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) _____________________________________ единиц хранения.
                        (количество цифрами и прописью)
    из них требующих:
    а) дезинфекции _______________________________________ единиц хранения;
                       (количество цифрами и прописью)
    б) дезинсекции _______________________________________ единиц хранения;
                       (количество цифрами и прописью)
    в) реставрации _______________________________________ единиц хранения;
                       (количество цифрами и прописью)
    г) переплета или подшивки ____________________________ единиц хранения;
                                  количество цифрами и
                                       прописью)
    д) восстановления затухающих текстов __________________________________
                                          (количество цифрами и прописью)
единиц хранения;
    е) неисправимо поврежденных __________________________ единиц хранения.
                                  (количество цифрами и
                                       прописью)
6. Имеется не включенных в описи _________________________ единиц хранения.
                                   (количество цифрами и
                                         прописью)
7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи),
имеющихся в наличии ______________________________________ единиц хранения.
                       (количество цифрами и прописью)
8. Характеристика условий хранения
___________________________________________________________________________
      (указать основные отрицательные явления в состоянии и условиях
___________________________________________________________________________
                               их хранения)
___________________________________________________________________________

Проверку производили:

Наименование
должностей
работников                         Подписи             Расшифровка подписей

Дата

                        Книга выдачи дел N _______

    Начата __________

    Окончена ________

    Форма титульного листа книги выдачи дел

N п/п	Наименование (номер) выданного документа	Дата выдачи	Кому выдано, с какой целью	Расписка в получении	Дата возврата дела	Расписка в возвращении дела	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого в ____ году выдано из хранилища N __________________ единиц хранения.
                                            (цифрами и
                                             прописью)

Наименование должности
работника, составившего
итоговую запись                     Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Наименование суда

                       ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд N ________________ Опись N __________________ Дело N _________________

Заголовок дела ____________________________________________________________

Дата использования	Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр)	Номер использованных листов	Подпись лица, использовавшего дело
1	2	3	4	5

Наименование суда

                          КАРТА ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело ______________________________________________________________________
                                (N и название)
Опись _____________________________________________________________________
                                (N и название)
Фонд ______________________________________________________________________
                                (N и название)
Выдано во временное пользование:

N п/п	Ф.И.О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата	Подпись выдавшего дело	Подпись получившего дело
1	2	3	4	5	6

	“Копия верна” подпись судьи ________________
	Наименование должности уполномоченного работника аппарата федерального суда общей юрисдикции
	__________ (подпись)	___________________ (Инициалы, фамилия)
	“__” ______________ 20__ г.

	Наименование федерального суда общей юрисдикции
	Пронумеровано и скреплено печатью _____ листов подпись ___________

                                     Председателю суда
                                     ______________________________________
                                     от ___________________________________
                                     _____________________________________,
                                       (Ф.И.О., процессуальное положение,
                                       данные документа, удостоверяющего
                                             личность и полномочия)
                                     проживающего по адресу:
                                     ______________________________________
                                     _____________________________________,
                                     номер контактного телефона: __________
                                     ______________________________________

                                 Заявление
                       о выдаче копии судебного акта

    1. Прошу выдать мне копию(ии) судебных актов __________________________
___________________________________________________________________________
            (указание наименование и реквизиты судебного акта)
по делу ___________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

    Подпись/Ф.И.О. (расшифровать):

    "__" __________ 20__ г.

    2. Копию судебного акта получил _______________________________________
                                      (Ф.И.О. и подпись лица, получившего
                                            копию, дата выдачи копии)

    3. Выдал ______________________________________________________________
             (должность, Ф.И.О., подпись работника аппарата суда, выдавшего
                                 судебное дело, дата)

                                     Председателю суда
                                     ______________________________________
                                     от __________________________________,
                                        (Ф.И.О., процессуальное положение,
                                         данные документа, удостоверяющего
                                               личность и полномочия)
                                     проживающего по адресу: ______________
                                     _____________________________________,
                                     номер контактного телефона: __________
                                     ______________________________________

                                 Заявление
              о выдаче копии аудиозаписи судебного заседания

    1. Прошу выдать мне копию(ии) аудиозаписи судебного заседания  по  делу
___________________________________________________________________________

    Подпись/Ф.И.О. (расшифровать):

    "__" ___________ 20__ г.

    2. Электронный носитель информации прилагается.

    3. Копию электронного носителя получил ________________________________
                                                (Ф.И.О. и подпись лица,
                                            получившего копию, дата выдачи
                                                          копии)

    4. Выдал ______________________________________________________________
             (должность, Ф.И.О., подпись работника аппарата суда, выдавшего
                              электронный носитель, дата)

Наименование суда
Справочные данные суда (почтовый адрес, телефон, телефон/факс)		Адресат
АРХИВНАЯ СПРАВКА
____________ (дата)	N ____________
На N _______ от ____________

                                   Текст

Основание:

Председатель суда
(иное уполномоченного лицо)          Подпись            Расшифровка подписи

      Печать

Фамилия исполнителя
Номер телефона

Наименование суда

ЖУРНАЛ
регистрации выданных копий, выписок, документов

N п/п	Автор запроса, исходящий номер, дата, адрес, телефонный номер	Дата и регистрационный номер запроса	Содержание запроса	Название выданного документа (копия, выписка, справка и другое)	Дата и регистрационный номер выданного документа	Расписка в получении или дата отправки	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Наименование суда

КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ <1>

СТЕЛЛАЖ N ______________                        ХРАНИЛИЩЕ N _______________

Шкаф N	Полка N	Фонд N	Опись N	Единиц хранения с N ________________ по N _______________	Примечание
1	2	3	4	5	6

——————————–

<1> Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на торцевой стороне стеллажа.

Наименование суда

КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ <1>

ФОНД N ________________                          ХРАНИЛИЩЕ N ______________

Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Опись N	Единиц хранения с N ______________ по N _____________	Стеллаж N	Шкаф N	Полка N	Примечание
1	2	3	4	5	6

——————————–

<1> Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов.