Как составить опись документов при отправке заказного письма

Предпринимательская деятельность предполагает сдачу отчётности в налоговые органы. Чтобы избежать очередей, но вовремя сдать декларацию или другой документ, можно воспользоваться услугами почты России. Для этого нужно отправить налоговые документы письмом с описью вложения. Расскажем об описи подробнее.

Бланк описи вложения документов в ценное письмо

В данном блоке прикреплен бланк описи вложения с возможностью индивидуального заполнения прямо из файла. Также опись вложения можно подготовить и вручную, для этого пустой бланк выведите на печать и заполните обычной шариковой ручкой. Образец такого заполнения показан на рисунке ниже.

ФАЙЛЫ
Скачать бланк описи вложения документов .pdf

Что такое опись?

Опись – это список вложенного в конверт содержимого. Заполняется опись на специальном бланке формы 107, который утверждён Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012 г. N 114-п «Об утверждении порядка» с приложением «Порядок приёма и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений».
Вообще опись вкладывается в

  • бандероли,
  • посылки,
  • ценные письма.

Нас интересует последний пункт.

Чем нам выгодно такое почтовое отправление?

Сотрудник операционного зала филиала почты России при принятии письма поставит на бланке описи штамп с текущей датой.

Важно! Дата принятия ценного письма с описью будет равна дате сдачи отчётности.

Таким образом, даже если вы не успеваете по каким-либо причинам сдать отчёт вовремя и остался последний день, вы можете отправить документы письмом с описью вложения, избежав тем самым пенни и штрафов за не вовремя сданную налоговую отчётность.

Как правильно заполнять бланк формы 107?

Внимание! Бланк описи заполняется в двух экземплярах! Один бланк отправится в конверте вместе с письмом, а второй, со штампом даты, выдадут на руки отправителю.

В форме 107 заполняются строки:

  1. таблица вложенных документов:
    • порядковый номер,
    • наименование,
    • количество штук,
    • объявленная ценность (в рублях);
  2. общий итог (в штуках) предметов и сумма объявленной ценности;
  3. отправитель (ФИО или название юрлица);
  4. подпись отправителя.

Итак, образец заполнения описи вложения будет выглядеть следующим образом:

Образец заполнения описи вложения

В случае если остались незаполненные ячейки, допускается поставить прочерк. А если наоборот, места для заполнения не хватило, то допускается продолжить на втором листе бланка и сделать пометки, например, «Лист 1 из N», «Лист 2 из N» и т.д. Итог количества и суммы нужно привести общий, на все вложенные в конверт документы. Опять же, такую цепочку бланков нужно заполнить в двух экземплярах.

Важно! Исправления на бланке описи вложения в ценное письмо не допускаются!

Что такое объявленная ценность?

Так как опись нужна как факт сдачи отчётности, а по правилам вкладывается она в ценное письмо, то наше отправление нужно оценить. Оценивается каждая вложенная единица отдельно, а сумму оценки присваивают всему письму. Ценность можно и не присваивать, а поставить прочерк.

На конверте так и нужно написать: «С описью, ценность ХХ рублей».

Если вдруг письмо затеряется, то почта должна вернуть отправителю или получателю сумму объявленной ценности.
За пересылку письма оператор почтового зала возьмёт дополнительно +4% от суммы объявленной ценности.

Как отправить письмо с описью вложения?

К оператору операционного зала почты России нужно обратиться с:

  • незапечатанным конвертом,
  • вложенными в него документами,
  • двумя заполненными бланками описи,
  • суммой денег в кошельке за пересылку.

Оператор сверит внесённые данные в бланк с вложением в конверте, правильность заполнения описи и конверта, поставит на каждом листе описи штамп с датой принятия, распишется на каждом и один экземпляр отдаст отправителю вместе с квитанцией об оплате.

Кстати говоря! Отправлять, например, декларацию в налоговую можно только в одном экземпляре, ваш экземпляр остаётся у вас с приложенным к нему бланком описи с датой отправки письма.

Где взять бланки описи формы 107?

Бланки описи всегда лежат в свободном доступе в каждом отделении почты России. Их можно взять с собой домой и лучше с запасом, на случай вынужденного перезаполнения бланка из-за совершённой ошибки.
Также бланк ф.107 доступен для скачивания на сайте почты России и у нас на странице.

Для ценных почтовых отправлений можно выбрать дополнительную услугу — опись вложения. К письму, посылке или бандероли с описью вложения прикладывается юридически значимое описание содержимого, оформленное на специальном бланке Почты. Обратите внимание, услуга доступна только для пересылки отправлений по России.

Отправитель заполняет бланк, указывая все пересылаемые предметы, их количество и сумму оценки (в полных рублях) для каждого предмета. Для предметов без оценки в графе «Объявленная ценность» ставится прочерк. Исправления не допускаются.

Отправление с описью вложения представляется в почтовое отделение в открытом виде и с заполненным в двух экземплярах бланком описи ф.107.

Тарифы на услугу “Проверка соответствия вложения почтового отправления описи вложения”

Если список не укладывается в лист бланка, его продолжают на следующем листе. В таком случае на каждом листе описи нужно указать его номер и общее количество: например, «Лист 1 из 2», «Лист 2 из 2».

При приеме отправления с описью вложения сотрудник Почты России сличает содержимое отправления с описью, после чего ставит печать с датой, индексом отделения и свою подпись.

Один из экземпляров описи вкладывают в отправление, другой возвращают отправителю.

Почтовое отправление с описью вложения перед выдачей может быть вскрыто работником Почты с согласия адресата (уполномоченного представителя). Адресат имеет право отказаться от вскрытия отправления, проставив соответствующую отметку на документах Почты. Если обнаружится, что отправление дошло до адресата не в полном объеме, сотрудник почтового отделения составит соответствующий акт, который будет отправлен в вышестоящую организацию для проведения расследования. Такое расследование проводится в установленные сроки — до 2 месяцев. По его окончании отправителю (или получателю) будет осуществлена выплата возмещения.

Оформить посылку

Опись вложения документов по форме Ф107

Многие важные документы, несмотря на развитие электронного документооборота, до сих направляются Почтой РФ. Это может быть переписка с контрагентом, договоры и акты для подписания, досудебная претензия, отчётность в ИФНС, заявления в госорганы и другие юридически значимые сообщения.

Чтобы доказать сам факт отправки документации, достаточно сохранять почтовую квитанцию. Но часто надо подтвердить, что вы направили именно тот документ, который необходим в конкретной ситуации.

Например, перед тем, как обратиться в суд по причине срыва сроков поставки, необходимо предъявить контрагенту претензию. Без соблюдения претензионного порядка суд вправе оставить исковое заявление без рассмотрения. И даже если вы действительно направляли претензию почтой, но не оформили опись вложения, недобросовестный партнёр может заявить, что получил от вас другой документ, например, рекламные материалы.

В таких ситуациях Почта России становится официальным посредником, который подтверждает, что в письмо вложены определённые документы. Причём сотрудником почты действительно производится проверка вложения, за что взимается установленный тариф. В Москве такая услуга стоит 108 рублей, в других регионах дешевле.

Что такое опись вложения

Опись вложения (форма Ф 107) — это список, в котором отправитель перечисляет содержимое письма, посылки, бандероли. Заполненная опись и само отправление предъявляются работнику почты для проверки, поэтому запечатывать конверт с документами заранее нельзя.

Актуальная форма бланка описи вложения утверждена приказом АО «ПОЧТА РОССИИ» от 21 июня 2022 г. N 230-п (приложение № 28).

Опись заполняется при отправке в двух экземплярах, один вкладывается в письмо, другой отдают отправителю в качестве подтверждения. При получении отправление может быть вскрыто сотрудником почты, но только с согласия того, кому оно адресовано. В этом случае можно сверить опись на соответствие содержимому письма.

Если обнаружится расхождение, почтовое отделение должно составить акт и провести расследование, которое может длится до двух месяцев. По итогам расследования Почта РФ должна выплатить возмещение.

Получатель может отказаться от вскрытия письма в почтовом отделении, но тогда никакие претензии к содержимому предъявить уже нельзя.

Как заполнить опись вложения

В описи надо построчно перечислить те документы, которые вы вкладываете в письмо. Например, договор оказания услуг, счёт-фактура, приходный кассовый ордер, выписка по расчётному счёту и др. Чтобы не было никаких сомнений, стоит также указать реквизиты документов и количество листов в каждом.

Ценность документа определять необязательно или можно проставить символическое значение, например, 1 рубль. Чем выше объявленная ценность всего письма, тем дороже обойдётся его отправка. Указанные сведения отправитель подтверждает своей подписью. А после проверки вложения опись подписывает и сотрудник почты.

Скачать образец заполнения описи вложения документов в письмо можно по ссылке ниже.

Образец описи вложения

Заполнить опись можно от руки в почтовом отделении или заранее, на своём компьютере. Если у вас есть доступ в личный кабинет на сайте Почты России, то воспользуйтесь онлайн-сервисом по заполнению формы Ф 107. Тогда список документов надо ввести один раз, во втором экземпляре он заполнится автоматически.

Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать.
Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер).

Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему.

Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России».

Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.

Несмотря на то что в последнее время развитие интернет-технологий значительно упростило и ускорило коммуникацию, почтовые услуги по отправке корреспонденции в бумажном виде все равно не теряют своей актуальности. Бесспорным лидером в сегменте оказания почтовых услуг в России является АО «Почта России». Прочие компании занимают незначительный процент этого рынка. Кроме того, законодательство Российской Федерации предполагает отправку некоторых документов только «Почтой России». Это назначенный федеральный почтовый оператор, предоставляющий универсальные услуги почтовой связи и целый спектр современных финансовых и коммерческих услуг на всей территории России всем категориям юридических и физических лиц.

Для того чтобы отправить документ, недостаточно запечатать его в конверт и написать адрес, организации необходимо также составлять реестры (списки, описи) передачи документов представителям служб доставки для подтверждения факта отправки. И самое главное – делать это правильно. По роду своей деятельности мне часто приходилось организовывать экспедиционную обработку и отправку документов и, соответственно, взаимодействовать с «Почтой России». И мне очень неприятно слышать укоры в адрес этой организации. Перекладывать ответственность всегда удобно. Но все же часть проблем мы создаем себе сами и порой тем, что беремся за дело, не зная правил работы. А ведь достаточно просто правильно заполнить адрес на почтовом отправлении, чтобы документы дошли до адресата без задержек и других проблем. Слушатели моих курсов всегда благодарили за то, что я уделяла на лекциях много внимания этой теме, и говорили, что эти знания пригодились им не только на работе, но и в обычной жизни. Я не только теоретик, но и практик, поэтому знаю, какие навыки нужны для работающих в сфере документационного обеспечения управления.

Заключительным этапом прохождения документа внутри организации обычно занимается специальный отдел (отдел экспедирования документов, экспедиция). Традиционно его включают в состав службы документационного обеспечения управления организации, но он может работать и как самостоятельное подразделение. Хотя не у каждой организации есть возможность иметь такое подразделение. В небольшой компании функции по отправке корреспонденции может осуществлять секретарь.

В любом случае порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией должен быть определен в Инструкции по делопроизводству предприятия. В дополнение и в рамках ее положений экспедиционная служба может издать собственные нормативные и методические акты, уточняющие определенные моменты в своей работе, что я настоятельно и рекомендую сделать.

Основными документами общефедерального уровня, которыми необходимо руководствоваться при организации отправки документов, являются:

  • Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом АО «Почта России» от 21.06.2022 № 230-п и
  • Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.

Оформление почтовых конвертов, пакетов

Оформлению почтовых конвертов (пакетов) следует уделить особое внимание. Главное: информация должна быть заполнена на них аккуратно и с соблюдением определенных правил. Ошибки и исправления, зачеркивания и т.д. могут привести к тому, что письмо:

  • не будет доставлено вовсе или
  • доставлено по другому (неверно указанному) адресу;
  • будет возвращено обратно отправителю;
  • будет доставлено в место назначения, но при увеличении сроков или не выдано получателю.

Адреса отправителя и получателя для отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации, должны быть указаны на русском языке. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий. Можно использовать только общепринятые сокращения: ул., д., стр., корп., г., дер., пос., обл. и т.п. То есть «ул. Большая Почтовая» написать в адресе можно, а сокращать само название улицы «ул. Б. Почтовая» не стоит.

Реквизиты отправителя и получателя на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:

  • для юридического лица – полное или сокращенное наименование, для физического лица – фамилия, имя, отчество (при наличии);
  • потом указывается сам адрес (по принципу «от меньшего к большему»):
    • название улицы, номер дома, номер квартиры;
    • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
    • название района;
    • название республики, края, области, автономного округа (области);
    • название страны (для международных почтовых отправлений);
    • почтовый индекс.

Таблица 1. Общепринятые распространенные сокращения, которые включаются в адрес

Полный элемент адреса Сокращение Пример
область обл. Нижегородская обл.
район р-он Пушкинский р-он
город г. г. Омск
поселок пос. пос. Правдинский
улица ул. ул. Изумрудная
проспект пр-т пр-т Андропова
проезд пр-д Коломенский пр-д
переулок пер. Мясницкий пер.
набережная наб. Крымская наб.
площадь пл. пл. Минина
бульвар б-р б-р Дмитрия Донского
аллея ал. ал. Космонавтов
шоссе ш. Ярославское ш.
дом д. д. 17
владение влд. влд. 3
корпус корп. корп. 1
строение стр. стр. 2
офис оф. оф. 15
квартира кв. кв. 17

При надписании конвертов / пакетов вручную нужно использовать шариковую ручку с чернилами черного или синего цвета либо перманентный маркер этих же цветов.

В левом верхнем углу конверта / пакета указывается адрес и наименование отправителя. В нижнем правом – получателя. Это правило нельзя нарушать, потому что при автоматической обработке корреспонденции на сортировочных узлах «Почты России» система будет воспринимать эти адреса именно так, даже если на конверте нет фраз-ориентиров «От кого:» и «Кому:».

Обратите внимание: если адресуете корреспонденцию должностному лицу организации, на конверте необходимо указать наименование только организации (полное или сокращенное)! Информацию о том, что документ адресован конкретному должностному лицу, могут содержать:

  • сам пересылаемый документ или адресат сопроводительного письма
  • либо другие отметки, но внутри конверта.

Пример 1. Оформление конверта, получателем которого является юридическое лицо

Пример 2. Оформление конверта, получателем которого является юридическое лицо

Пример 3. На конверте уточнения о получателе внутри организации могут быть добавлены в скобках после указания наименования организации

Новгородский государственный
университет имени Ярослава Мудрого
(юридический отдел, Иванову И.И.)

Иначе ваш конверт может идентифицироваться как почтовое отправление для физического лица и не дойти для адресата-организации, он будет долго лежать в почтовом отделении в ожидании своего получателя. Ведь курьер, который приходит за корреспонденцией, имеет доверенность от организации, а не от физического лица Иванова И.И., главного инженера ООО «Рога и копыта», которого вы указали на конверте. Более того, если организация большая, то Иванова И.И. там еще надо будет поискать, поэтому составление сопроводительного письма с подробным адресатом станет оптимальным решением задачи – см. Пример 4. Хотя указание получателя внутри организации на конверте в скобках тоже встречается (как в Примере 3).

Пример 4. Сопроводительное письмо с указанием, кому предназначены пересылаемые документы и что с ними нужно сделать

Пример 5. Адресация документов лично конкретному должностному лицу (редкий случай)

Новгородский государственный
университет имени Ярослава Мудрого
(лично юристу Иванову И.И.)

Пример 6. Порядок указания на конверте данных о получателе-физлице

Иванову Ивану Ивановичу

Старорусский б-р, д. 9, кв. 17
Великий Новгород

173009

Пример 7. Адресация документов в конкретное подразделение (на конверте)

Акционерное общество «Гром»
(в бухгалтерию)

Пример 8. Адресация документов в конкретное подразделение (на сопроводительном письме)

Акционерное общество «Гром»

Бухгалтерия

Если на конверте рядом с адресатом указана пометка «лично» (как в Примере 5), это означает, что конверт должен быть передан этому человеку в организации лично в запакованном виде. Поэтому сотрудник экспедиции не знает содержимого конверта и не может его зарегистрировать. Такие послания обычно передаются указанным в них работникам через реестр нерегистрируемой корреспонденции. Это сложившаяся практика, а не жесткое правило. Поэтому порядок работы с такими отправлениями организации стоит урегулировать в своем локальном нормативном акте. Профиль у организаций разный, кому-то и письма со взрывоопасным или отравленным содержанием могут направить таким образом, чтобы попытаться добиться вскрытия конверта определенным должностным лицом.

Организацию-получателя нужно обязательно указывать на конверте и в сопроводительном письме. Добавление подразделения или должностного лица в адресат может ускорить доставку им письма внутри организации. Чаще всего имя нужного должностного лица отправитель не знает, поэтому указывают только наименование подразделения. При составлении сопроводительного письма (см. Примеры 4 и 8) на конверте «утяжелять» адрес лишними деталями не надо. Но если вы не вкладываете сопроводительное письмо, то детализацию адресата можно сделать на конверте (см. Пример 7).

Почтовый индекс получателя лучше оформлять специальным «угловатым» шрифтом (см. «!» в Примере 1), это уменьшает количество ошибок при автоматической сортировке корреспонденции. Индекс можно разместить единожды в зоне получателя (нижнем правом углу, как в Примере 2) либо продублировать (как в Примере 1).

В сортировочных центрах «Почты России» сканеры считывают адрес и индекс с каждого отправления и распределяют по направлениям. Происходит это довольно быстро – обрабатывается порядка 12 писем в секунду. Если проблем со считыванием информации нет, то письмо в общем потоке продолжает свой путь. Если адрес или индекс написан неразборчиво или в них содержатся какие-то ошибки, то сканер отправляет фотографию этого письма на участок видеокодирования. Сотрудники этого отдела непрерывно вручную вбивают индексы с изображений писем. Нужно обладать быстрой реакцией, чтобы успеть разобраться с письмом не более чем за 30 секунд, т.к. именно за это время сортировочная машина делает несколько кругов. Сотрудникам нужно знать индексный диапазон всей России, чтобы разбираться с несоответствием индекса и адреса. Хотя если письмо отправлено «на деревню дедушке», то и эти специалисты с их базами данных не помогут – письмо вернут отправителю.

Индексы специально пишутся на письме угловатыми цифрами, что позволяет технике легко считывать такой формат. Изготовленные типографским способом почтовые конверты содержат образцы написания цифр индекса и специальную форму из тонких пунктирных линий. Стандартное стилизованное написание цифр защищает отправителя от ошибок и облегчает сортировку почты. Цифры разрешается писать любым цветом, кроме зеленых, желтых и красных чернил.

При автоматизации подготовки отправлений (распечатке текста на наклеиваемые этикетки либо напрямую на конверты) актуальным становится использование шрифтов для стилизованного написания почтового индекса. Они условно-бесплатные, т.е. их можно использовать в личных целях бесплатно, но за коммерческое использование надо платить: Postindex, Pechkin, Zipcode. Такой шрифт сначала необходимо установить на компьютер, после чего он становится доступен на нем в любой программе, которая работает с текстом.

Чтобы письмо дошло адресату максимально быстро, адрес, включая почтовый индекс, должен быть верным. Бывает, что в экспедицию передают документ на отправку с адресом без индекса. Тогда сотруднику экспедиции его нужно выяснить (благо, это сейчас сделать просто при помощи интернета). Стоит даже проверять правильность тех индексов, которые указаны в адресе (если вы берете их не из справочных данных, которые предоставил сам адресат, например с его сайта или из его письма). Дело в том, что в России порой происходит смена некоторых почтовых индексов на новые, поэтому ошибки в них могут быть как из-за устаревания информации, так и из-за элементарной невнимательности людей – пресловутого человеческого фактора.

В поисковике вы можете набрать «почтовый индекс» и тогда вам на выбор предложат множество сайтов, где можно выяснить почтовый индекс для определенного адреса. Лучше выбрать сайт «Почты России» (см. «2» на Рисунке 1) или следующий за ним – там визуально будет видно больше информации («3»). Сам Яндекс тоже предлагает такой сервис – на Рисунке 1 (см. «1») показан результат его работы.

Рисунок 1. Где можно уточнить почтовый индекс для определенного адреса

Однако хочу отметить, что почтовый индекс получателя-юридического лица может не совпадать с индексом почтового отделения, обслуживающего адрес получателя. Обычно почтовый индекс привязан к почтовому отделению, которое обслуживает конкретный адрес. Но иногда в адресе содержатся такие буквы, как «ГСП», и при этом индекс совсем не соответствует тому, что предлагает сайт «Почты России» или другие ресурсы по поиску почтовых индексов по адресу. Дело в том, что в крупных городах некоторые организации обслуживаются не почтовыми отделениями, а специальными структурами «Почты России», которые называются – городская служебная почта (ГСП). Так что, если видите в адресе предполагаемого получателя эти буквы, не перепроверяйте его индекс в интернете, а используйте тот, что указан у него на бланке документа или в официальном источнике. Иначе ваше письмо может либо потеряться, либо долго лежать в почтовом отделении (в котором ваш адресат не обслуживается) и ждать, когда его перенаправят в ту структуру «Почты России», которая обслуживает адресата.

На международных почтовых отправлениях:

  • адрес получателя пишется латинскими буквами (допускается его указание и на языке страны назначения) и арабскими цифрами с повторением страны назначения на русском языке;
  • адрес отправителя пишется на русском языке с повторением страны и города латинскими буквами.

Пример 9. Оформление международного почтового отправления

Виды почтовых отправлений

Простые (нерегистрируемые) отправления принимаются «Почтой России» без выдачи документов, подтверждающих их получение и отправку. Они вручаются адресату без его расписки в получении. Данный вид отправки используется для документов, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительных открыток к праздникам.

Регистрируемое отправление отличается тем, что при отправке оно получает уникальный штриховой почтовый идентификатор – ШПИ, который соответствует трек-номеру. По нему не просто можно отследить продвижение почтового отправления, но при необходимости и получить от почты юридически значимое подтверждение того, что письмо было вручено адресату или его представителю.

ШПИ состоит из 14 символов:

  • первые 6 цифр – это индекс почтового предприятия с места приема почтового отправления;
  • 7–8 цифры означают порядковый номер месяца печати штрихкодового идентификатора;
  • 9–13 цифры – номер почтового отправления;
  • 14-я цифра – контрольный разряд.

По трек-номеру можно найти, на какой стадии доставки находится почтовое отправление. Для этого необходимо ввести его на сайте или в приложении «Почты России» (в поисковике набираете, например, «трек-номер для отслеживания», чтобы перейти сразу на нужную страницу сайта «Почты России», на Рисунке 2 показан результат поиска информации по конкретному трек-номеру, сведения располагаются в обратной хронологической последовательности, здесь же можно распечатать отчет). Также можно посмотреть вес почтового отправления, что тоже может помочь при возникновении различных споров между отправителем и получателем.

К регистрируемым почтовым отправлениям, с которыми обычно сталкиваются работники экспедиции, относятся:

  • заказные письма / бандероли и
  • они же, но с добавлением описи вложения – тогда отправление будет считаться ценным;
  • реже к вышеперечисленному добавляется еще оформление уведомления о вручении – получатель распишется и поставит дату получения письма / бандероли / посылки в специальной форме, которая (за счет отправителя) потом будет ему, отправителю, возвращена. Эта бумажная форма стала применяться редко, т.к. теперь факт доставки любого регистрируемого отправления можно отследить на сайте «Почты России» (см. Рисунок 2).

Рисунок 2. Отслеживание доставки по трек-номеру на сайте «Почты России»

Теперь рассмотрим ценное отправление с описью вложения. Такая опись является юридически значимым документом. Она представляет собой бланк утвержденной формы, который заполняется отправителем для фиксации содержимого отправления, количества и ценности (она обязательно должна быть указана, хотя может быть и чисто символической – хоть 1 рубль за каждый отправляемый документ: дело в том, что чем выше суммарная оценка пересылаемых ценностей, тем выше будет стоимость отправки). См. Пример 10.

Пример 10. Опись вложения (по форме 107 «Почты России»)

Письмо с описью вложения предоставляется на почту незапечатанным – оператор, принимая его, должен убедиться, что содержимое конверта соответствует описи. Она нужна для подтверждения факта получения адресатом конкретных документов. Без описи будет подтвержден факт вручения заказного отправления конкретному адресату, но это не будет свидетельствовать о том, что в полученной «упаковке» было определенное содержимое. Ведь там могли быть и чистые листы бумаги, и счет-фактура вместо претензии, и любой другой документ. А в описи отправитель может указать реквизиты вложенных документов (наименование вида, дату и номер). Своей подписью и штемпелем (должность редко вписывают) представитель «Почты России» подтверждает, как третье лицо, что в конверте действительно находились те документы, что указаны в описи.

Письмо от бандероли отличается весом: оба отправления могут выглядеть одинаково – быть запакованы в один и тот же конверт, чуть различающийся толщиной. Если ваше отправление более 100 г, то это уже считается бандеролью. Конечно, конверты могут быть разными по материалу, размеру и весу, но обычно вложение в самый простой легкий конверт документов до 20 листов еще позволяет именовать отправление письмом, а если нужно отправить 20 и больше листов А4 формата, то это уже бандероль. Итак, разница между письмом и бандеролью заключается в весе и связанном с ним почтовом тарифе.

Список внутренних почтовых отправлений (форма 103)

При отправке более 5 почтовых регистрируемых отправлений необходимо оформить специальный сопроводительный документ – Список внутренних почтовых отправлений (форма 103). Его бланк можно:

  • получить в почтовом отделении либо
  • скачать из интернета, а также
  • заполнить в специализированных почтовых программах или в личном кабинете на сайте «Почты России».

Его также называют Список для отправки партионных почтовых отправлений. Партионными именуются почтовые внутренние регистрируемые отправления, отсылаемые в почтовой упаковке организациями в количестве 5 и более штук за 1 раз. Сформированные партионные почтовые отправления сдаются на предприятия связи со Списками по форме 103. В 1 Список включается не более 35 почтовых отправлений 1 вида.

В данной форме может быть добавлена / удалена некоторая информация. И общий вид документа может немного отличаться от формы установленного образца. Например:

  • если организация работает с «Почтой России» по договору, то будут добавлены реквизиты: ИНН / КПП, дата и номер договора;
  • если в перечень пересылаемых документов не входит почтовое отправление, относящееся к разряду «Президентское», «Правительственное», «Служебное», «Судебное», «Межоператорское», то в графе «разряд» будет стоять фраза «без разряда», а информация об оплате этой категории почтового отправления будет отсутствовать и т.д.

В Примере 11 приведен образец оформления Списка внутренних почтовых отправлений организации, работающей с «Почтой России» по договору на оказание услуг почтовой связи.

Отдельно хотелось бы рассмотреть назначение последнего раздела Списка «Отрывной талон». При использовании Списков партионной почты на бумажном носителе и отсутствии возможности клиента (его уполномоченного представителя) присутствовать во время приема почтовых отправлений и получить оформленные документы на принятую партию непосредственно после приема, допускается передача почтовых отправлений оператору счетом с проверкой целостности упаковки. Клиент (его уполномоченный представитель) и оператор, получивший партию, оформляют отрывной талон, который отделяется от Списка партионной почты и является подтверждением передачи клиентом (его уполномоченным представителем) партии счетом в исправной упаковке.

Пример 11. Список внутренних партионных регистрируемых почтовых отправлений (по форме 103)

Опись вложения – это документ, который прилагается к письму, бандероли или посылке и описывает юридически значимые характеристики отправления.

В бланке описи вложения по форме 107 отправитель указывает наименование пересылаемых предметов, их количество и объявленную ценность.

Образец бланка описи вложения

Обозначенная стоимость отражается как на сумме выплаты в случае утери отправления, так и на величине страхового сбора.
Если предмет не имеет оценки, то напротив его наименования в графе “Объявленная ценность” ставится прочерк.
Отправление с описью вложения представляется в почтовое отделение в открытом виде.
Бланк описи вложения заполняется в двух экземплярах – один прилагается к отправлению, другой возвращается отправителю.
Сотрудник почты, который принимает отправление с описью вложения, сверяет содержимое с указанным в описи, затем ставит печать с датой, индексом почтового отделения и подпись.

При получении отправление с описью вложения можно вскрыть в присутствии сотрудника почтового отделения.
Если во время сверки с описью выяснится, что отправление доставлено не полностью, то после проведения расследования отправителю или получателю будет компенсирована стоимость отсутствующих предметов.

Добавить комментарий