Как составить опись электронных документов

В статье мы расскажем, как организация должна хранить свои электронные документы. Выясним, как и на какой носитель лучше записать электронные дела, как составить опись дел электронных документов и передать их на хранение в архив организации.

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ И ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ: ПОНЯТИЯ РАЗНЫЕ, ХОТЯ И РОДСТВЕННЫЕ

Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет набор упорядоченных скан-копий бумажных документов либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. То, что документ уже много лет содержится в архиве, значения не имеет.

Хранение электронных документов – это часть системы хранения документов организации, которая, в свою очередь, является одним из основных процессов делопроизводства. Независимо от того, бумажный это документ или электронный, он должен храниться в течение установленных сроков.

Конечно, это идеальный вариант, когда электронный архив является частью системы хранения электронных документов организации. К этому нужно стремиться, постепенно помещая электронные копии документов в специальную базу данных и тем самым формируя электронный архив. Но это – не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, ведь в архив организации сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий. Набор скан-копий бумажных документов – это не архив. А электронный документ – это полноценный документ, а не скан-копия бумажного.

НАШ СЛОВАРИК

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах[1].

НОРМАТИВНАЯ БАЗА ПО ХРАНЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

С каждым годом в организациях объем электронных документов растет. Однако количество нормативных или методических документов, посвященных хранению электронных дел, к сожалению, не увеличивается. Руководствоваться приходится только Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015). Правила 2015 – основной нормативный документ, в котором на сегодняшний день освещаются, хотя и не так полно, как хотелось бы, правила хранения электронных документов.

Немалый интерес представляет также Проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (см. сайт Федерального архивного агентства: http://archives.ru). Проект был разработан ВНИИДАД в 2012 году и до сих пор остается проектом. Тем не менее архивам организаций этот проект может быть полезен, так как содержит немало информации, которой больше нигде нет.

Эти документы содержат одно общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела. Однако следует учитывать свойства и характеристики электронных носителей.

Далее мы расскажем, как ввести электронные документы в учетные документы архива, как принимать их и хранить.

ФОРМИРУЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА

С бумажным делом вопросов не возникает: оно представляет собой совокупность документов, посвященных одному вопросу. Дела могут быть:

• однородными (например, дело «Приказы по основной деятельности», состоящее только из приказов);
• составными (например, составное дело «Документы об оказании услуг контрагентам», в которое входят переписка, копии договоров и дополнительных соглашений и другие документы).

Все бумажные документы дела подшиваются в одну папку.

Электронные дела также могут быть однородными и составными. Электронные документы, как и бумажные, тоже собираются в одну папку, правда электронную (файл). Например, электронное дело «Служебные записки» может представлять собой одноименную папку, которая содержит файлы служебных записок с первого по последний номер.

Кроме файла, который содержит сам электронный документ, в папку также могут входить файлы электронных подписей[2], метаданные электронного документа[3] – набор зависит от программного обеспечения организации.

Формированием электронных дел, точно так же как и бумажных, должны заниматься их исполнители в структурных подразделениях. Секретарь не может точно определить, к какому делу относится тот или иной узкоспециальный документ, не знает отраслевых нормативов, определяющих сроки хранения, и т.д. Повторяю, всем этим должны заниматься исполнители. Секретарь берет на себя методическую и консультационную часть работы.

ПОМЕЩАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

В номенклатуру дел электронные документы помещаются в общем порядке. Указать «электронность» документа можно двумя способами:

• в графе «Примечание» (Пример 1);
• в графе «Заголовок дела» (Пример 2), как советует п. 3.6 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

СОСТАВЛЯЕМ ВНУТРЕННЮЮ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:

1) проводится ежегодная экспертиза ценности;

2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;

3) оставшиеся дела вносятся в описи и отправляются на хранение.

Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив организации, приведена в приложении № 24 к Правилам 2015 (Пример 3). Заполняется эта опись в структурном подразделении.

Правила составления описи. Графы описи понятны интуитивно, комментировать здесь нечего. Рассмотрим «организационные моменты» составления этой описи:

• описи составляются отдельно на электронные дела постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
• в описи электронных дел постоянного хранения опускается графа «Срок хранения»;
• описи составляются в двух экземплярах (один останется в архиве, другой, с подписью принявшего документы архивариуса, вернется в подразделение);
• номер фонда можно не указывать и вообще исключить эту графу, если в организации сформирован только один архивный фонд (эту информацию подразделению дает архивариус или ответственный за хранение документов секретарь);
• в заголовке описи указывается год, за который сдаются документы;
• наименование структурного подразделения выносится в наименование раздела описи;
• наименование раздела, индексы, заголовки, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел;
• опись согласуется с начальником отдела делопроизводства (канцелярии, службы ДОУ и т.д.), с экспертной комиссией структурного подразделения (если она есть) и подписывается руководителем структурного подразделения;
• вторая часть описи (передал-принял) заполняется при приеме-передаче документов в архив;
• порядковый номер описи присваивается в архиве.

На наш взгляд, опись целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.

Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам 2015 описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи – это внутренняя опись каждого электронного дела (Пример 4).

В отличие от передачи в архив документов на бумажных носителях, у которых внутренняя опись (при необходимости ее составления) вшивается в том, при передаче электронных дел:

• приложение обязательно составляется на каждое электронное дело;
• не вкладывается в носитель и не записывается на него, а оформляется в бумажном виде как приложение к описи электронных дел и документов, передаваемой в архив.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМАТАМ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И НОСИТЕЛЯМ

Формат архивного хранения установлен Правилами 2015. Это формат PDF/A, специально разработанный для долговременного хранения информации и закрепленный в стандарте ISO 19005-1:2005/Cor.2:2011 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения». Но это требование обязательно должны соблюдать государственные архивы и организации, которые являются источниками их комплектования.

Коммерческие организации, большинство документов которых вряд ли когда-либо выйдет за пределы их собственного хранилища, могут использовать обычный PDF, а также другие форматы. Например, чертежи и схемы не всегда корректно отображаются в PDF, поэтому, чтобы не жертвовать качеством документа в пользу соблюдения заданного формата, целесообразно сохранить файл в любом другом неизменяемом виде.

Неизменяемость формата. Передавая документы на хранение, особое внимание следует уделять не столько соблюдению какого-то формата, сколько тому, как этот формат обеспечивает неизменяемость файлов. Ни к чему дорогое программное обеспечение и посещение семинаров по ведению электронных архивов, если кто-то на рабочем месте запросто может внести поправки в файл, который давно сдан в архив.

Каждому секретарю знакомо понятие «закрытие документа делопроизводством». Это означает, что все задания по документу выполнены, и он может быть помещен в дело.

В отношении электронных документов мы рекомендуем дополнить это еще одним действием – переводом документа в неизменяемый формат. Изымать его из общего доступа, конечно, не стоит, однако следует исключить любое постороннее вмешательство в форму и содержание.

Как это реализовать технически, каждая организация решает сама в зависимости от используемого программного обеспечения, наличия СЭД и качества технической поддержки.

Разумеется, организация, которая практикует электронный документооборот, быстрее выстроит систему архивного хранения электронных документов, чем та, которая обходится офисным пакетом программ, облачным хранилищем и услугами приходящего раз в неделю сисадмина. Но, так или иначе, решить эту задачу можно – было бы желание.

Носители. Условно один носитель информации можно сравнить с одним томом бумажного дела. Нельзя записывать на один диск все дела подряд, на сколько хватит его объема. Лучше придерживаться принципа «одно дело – один диск». Впрочем, можно записать на один диск несколько дел, но только если это дела одного года и они имеют один срок хранения (все так же, как и с бумажными томами).

Что касается носителей, то ничего удобнее обычного CD-R (компакт-диска с возможностью однократной записи) пока не изобрели.

Если появляются более совершенные носители информации, лучше перезаписать на них весь электронный архив. Иначе можно вообще никогда не увидеть содержимое старого носителя. Так произошло, например, с дискетами, которые до сих пор попадаются в архивах, но запустить их в условиях обычного офиса уже просто не на чем.

Менее популярны в качестве архивных носителей информации USB-flash-накопители. Непопулярны они потому, что файлы с них легко можно удалить или заменить. Эргономичность тоже оставляет желать лучшего: если диски можно аккуратно сложить, даже не помещая в специальные короба, то флешки слишком разнообразны по форме.

Таким образом, оптимальный носитель для электронного архива – компакт-диск.

Как подписать носитель. Каждый носитель подписывается. Согласно п. 4.34 Правил 2015 на вкладыше, который помещается в футляр таким образом, чтобы были видны надписи, указываются:

• наименование организации (полное, сокращенное);
• номер фонда;
• номер описи электронных дел, документов;
• номер дела по описи;
• отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
• крайние даты документов электронного дела;
• дополнительные отметки об ограничении доступа к документам (при необходимости).

Форму обложки Правила 2015 не приводят. Возможный вариант размещения на обложке компакт-диска вышеперечисленной информации может выглядеть как в Примере 5.

Номера фонда и описей указываются на обложке только в том случае, если фондов несколько, а электронное дело внесено в опись.

Описей, как мы уже выяснили, всего две: электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Но в архив могут передаваться электронные дела и меньших сроков хранения. Описывать их не нужно, поэтому информационный блок «Номер описи» в этом случае просто опускается из обложки диска.

ПЕРЕДАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В АРХИВ

Порядок передачи электронных документов в архив организации описан в п. 4.34 Правил 2015. Алгоритм следующий:

Шаг 1: структурное подразделение готовит электронные документы для передачи в архив – самостоятельно сохраняет их в неизменяемых форматах, при необходимости формирует дела.

Шаг 2: электронные дела записываются на обособленные носители информации (каждое в двух экземплярах), для которых затем оформляются обложки.

Шаг 3: электронные дела длительных и постоянного сроков хранения вносятся в соответствующие описи (см. Примеры 3 и 4).

Шаг 4: описи с приложениями передаются в архив организации на бумажном носителе.

Шаг 5: архивариус сканирует все носители антивирусной программой, после чего проверяет каждый записанный файл документа (тот файл, который визуализирует документ) на воспроизводимость.

Шаг 6: в опись дел вносится запись о приеме-передаче. Опись подписывают архивариус и работник, передавший документы в архив.

СТАВИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ НА УЧЕТ В АРХИВ

Традиционно в архиве все принятые от подразделений дела вносятся в учетные документы – архивные описи.

Для электронных дел предусмотрены специальные описи, формы которых приведены в Правилах 2015:

• опись электронных дел и документов постоянного хранения (приложение № 17);
• опись электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение № 18).

Обратите внимание: описи электронных дел по личному составу не существует. Все дела по личному составу ведутся в бумажном виде, и это наверняка продлится еще долго.

Как заполнить архивную опись. Архивные описи электронных дел и документов заполняются по тем же правилам, что и описи обычных бумажных дел. Разница лишь в том, что вместо количества листов дела указывается количество мегабайт памяти, которое оно занимает. Кроме того, «тома» в электронных делах практически исключены, разве что это настолько объемное дело, что его пришлось записать на несколько носителей.

В Примере 6 показан образец заполнения описи электронных дел и документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Опись электронных дел постоянного хранения составляется так же, единственная разница – в ней отсутствует графа «Срок хранения».

Форма описи (таблица) не отличается от той, что заполняли структурные подразделения при передаче электронных документов в архив (см. Пример 3). Разница в том, что в Примере 6 представлен годовой раздел описи электронных дел и документов, общий по организации. В него архивариус сведет все сданные подразделениями документы. Обратите внимание на Пример 6: в опись в числе прочих внесены документы, которые были указаны в Примере 3.

Приложения 17 и 18 к Правилам 2015 тоже имеют приложения, которые по форме повторяют внутренние описи электронных дел (см. Пример 4). На практике это означает, что архивариусу не нужно заново составлять эти «внутренние описи» на каждое дело. Достаточно проследить, чтобы коллеги из других подразделений передавали их при сдаче своих документов в архив.

ХРАНИМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДЕЛА В АРХИВЕ

Обязательные условия хранения электронных документов следующие (п. 2.30 Правил 2015):

• в архиве организации должны быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
• архив должен быть укомплектован техническими и программными средствами, позволяющими воспроизводить, копировать, перезаписывать электронные документы, контролировать физическое и техническое состояние;
• режим хранения электронных документов должен исключать утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Обратите внимание: в архиве должны храниться два экземпляра каждого электронного дела на двух носителях. Логично (хоть и не оговорено в нормативах), что оба носителя должны храниться отдельно друг от друга. Если что-то случится с одним из экземпляров, его можно восстановить.

УНИЧТОЖАЕМ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Уничтожение электронных документов происходит в общем порядке. Также в общем порядке электронные документы помещаются в акт об уничтожении, а затем в учетные документы (описи) вносятся соответствующие пометки. Никаких особенностей. Все так же, как при уничтожении бумажных документов.

Как и бумага, носители должны быть уничтожены методом, исключающим их восстановление. Проще всего отправить диски в печь или шредер вместе с уничтожаемыми документами на бумажных носителях.

Приложение 5

к п. 2.4.2

См. данную форму в MS-Word.

Проект

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

Федеральное бюджетное учреждение
«ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ
ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»
(ВНИИДАД)
 

РЕКОМЕНДАЦИИ
по комплектованию, учету и организации хранения
электронных архивных документов
в архивах организаций

---

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения

2. Термины и определения

3. Организация работы архива

4. Организация хранения электронных документов архивного фонда российской федерации и других электронных документов в архиве организации

4.1. Организация электронных документов в пределах документального и архивного фондов организации

4.2. Обеспечение сохранности электронных документов

4.3. Оптимальные условия хранения электронных документов

4.4. Размещение электронных документов в архивохранилище

4.5. Проверка наличия и состояния электронных документов

4.6. Проверка физического и технического состояния носителей электронных документов, технического состояния электронных документов

4.7. Выдача электронных архивных документов из архивохранилища

5. Организация учета электронных документов

5.1. Учетные единицы электронных документов

5.2. Система учетных документов

6. Использование электронных документов архива

7. Комплектование архива организации электронными документами

7.1. Источники комплектования

7.2. Экспертиза ценности электронных документов

7.3. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации

7.4. Составление и оформление описей электронных дел

7.5. Порядок передачи электронных документов в архив организации

8. Передача документов архива организации на хранение в государственный (муниципальный) архив

Приложения

---

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (далее – Рекомендации) направлены на упорядочение и регламентацию работы по хранению, комплектованию и учету официальных управленческих электронных документов (далее – электронные документы) в архивах государственных органов власти, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций (далее – организации) и определение порядка передачи электронных документов в государственные и муниципальные архивы.

Действие настоящих Рекомендаций распространяется на электронные управленческие документы, которые создаются, обрабатываются и хранятся в информационных системах организаций, входят в состав документального фонда и после исполнения подлежат хранению в архиве организации в порядке и в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Правила хранения, комплектования, учета кинофотофоно- и видеодокументов (аудиовизуальных) в цифровых форматах, электронных научно-технических, картографических, телеметрических документов, специализированных баз данных, информационных ресурсов официальных сайтов организаций в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», устанавливаются специальными нормативными правовыми актами.

Рекомендации разработаны в соответствии с требованиями следующих законодательных и иных нормативных правовых актов и методических документов в сфере информации, документации и архивного дела:

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; 2010, № 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038; 2011, № 30 (ч. 1), ст. 4600; 2012, № 31, ст. 4328);

Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 2, ст. 127; 2007, № 46, ст. 5554);

Федеральный закон от 09 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2011, № 29, ст. 4291);

Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2011, № 27, ст. 3880; 2012, № 29, ст. 3988);

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263);

Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2012, № 38, ст. 5102);

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20; «Российская газета», 20.05.2009, № 89);

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2010, № 38; 2011, № 38);

Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (утверждены приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221) («Российская газета», 21.11.2011 № 261);

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);

Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности (утверждены приказом Росархива от 29.04.2011 № 32);

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

При разработке Рекомендаций учитывались положения национальных стандартов Российской Федерации:

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов;

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (вводится в действие с 01.05.2013).

ГОСТ Р 54471-2011 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности».

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

официальный документ – документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа власти или организации;

документ Архивного фонда Российской Федерации – архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

документальный фонд – совокупность документов, образующихся в процессе деятельности организации;

единица учета электронных документов – электронный документ, зарегистрированный в информационной системе организации и включенный в состав электронного дела;

единица хранения электронных документов – электронное дело, находящееся на хранении в архиве.

информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

конвертирование (электронных документов) – перемещение с одного носителя на другой или из одного формата в другой;

метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими;

миграция (электронных документов) – перемещение документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для идентификации лица, подписывающего документ;

электронное дело – совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированное в соответствии с номенклатурой дел.

Иные термины и их определения, которые используются в Рекомендациях, установлены национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Архив государственного органа, органа местного самоуправления или организации (далее – архив организации) принимает электронные документы от структурных подразделений организации в целях обеспечения их сохранности, учета и использования и осуществляет подготовку документов постоянного срока хранения к передаче на хранение в государственный или муниципальный архив в установленном порядке.

В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также в зависимости от состава и формы представления образующихся в ее деятельности документов, в архиве организации выделяется (создается) архив электронных документов.

Электронные документы передаются в архив организации структурными подразделениями или в централизованном порядке подразделением информационных технологий, осуществляющим системное администрирование информационной системы, по графику и в порядке, устанавливаемым локальным нормативным актом архивом организации.

Технические аспекты приема электронных документов в архив организации, операции учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы устанавливаются в специальных инструкциях, разрабатываемых в организации.

Архив организации осуществляет администрирование информационных систем организации в части соблюдения требований к хранению созданных и/или включенных в них электронных документов.

В архиве организации выделяется место для хранения электронных документов на электронных носителях, в том числе для временного размещения электронных носителей в целях их акклиматизации, а также устанавливается или выделяется необходимое серверное и коммуникационное оборудование.

Организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в сфере информации, документационного обеспечения и архивного дела разрабатывают внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных архивных документов.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
И ДРУГИХ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

4.1. Организация электронных документов в пределах
документального и архивного фондов организации

В состав документального фонда организации включаются входящие, исходящие и внутренние электронные документы, созданные и хранящиеся в информационных системах организации.

Электронные документы по срокам хранения подразделяются на:

• электронные документы временного срока хранения (до 10 лет включительно);

• электронные документы временных сроков хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу;

• электронные документы постоянного срока хранения.

Электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав архивного фонда организации.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел в графе «Примечание» указывается, что дело ведется в электронном виде.

При включении электронных дел в номенклатуру дел индексы электронного дела и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажном носителе.

По окончании делопроизводственного года в итоговой записи к номенклатуре дел отдельно указывается количество заведенных электронных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Электронное дело представляет собой отдельный электронный документ или комплект электронных документов и их метаданных и является единицей хранения электронных документов. Формирование электронных документов в электронные дела осуществляется в структурных подразделениях организации в соответствующих информационных системах.

Электронное дело имеет следующую структуру:

• внутренняя опись электронных документов дела, которая заполняется исполнителем (пользователем информационной системы) в момент помещения электронного документа в электронное дело, с указанием индекса дела и заголовка дела по номенклатуре дел (приложение 1); внутренняя опись может автоматически формироваться информационной системой как отчет, содержащий последовательное перечисление в хронологическом порядке дат, индексов, заголовков электронных документов, помещенных в электронное дело, с указанием количества листов документа, формата файла и его информационного объема (в байтах);

• файл или файлы электронных документов, имеющие наименования, присвоенные им в момент создания (подписания) электронного документа, расположенные в хронологическом порядке, по алфавиту авторов, корреспондентов или в ином порядке, обеспечиваемым информационной системой; для включения электронного документа постоянного или временных (свыше 10 лет) сроков хранения в электронное дело в информационной системе производится конвертирование документа в формат архивного хранения (pdf, pdf/A, tiff или иной), установленный нормативным правовым актом организации и согласованный с государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация^[1].

• файл или файлы метаданных, в том числе учетно-регистрационных карточек или иных «входных» форм, с помощью которых электронный документ был включен в информационную систему;

• файл или файлы электронных подписей электронных документов или файл, содержащий расположенные в хронологической последовательности отметки о результатах проверок подлинности электронных подписей (может формироваться как отчет из информационной системы).

Приложения к электронным документам, независимо от даты их утверждения или составления, должны быть при конвертировании в формат архивного хранения присоединены к основному документу, образуя с ним один файл.

При необходимости объемные или представляющие важное самостоятельное значение приложения могут храниться в составе электронного дела как самостоятельные электронные документы, при этом связь основного документа и документа-приложения обеспечивается через описание приложения (оформление отметки о наличии приложений) или через систему ссылок на регистрационно-учетную карточку электронного документа («входную» форму), с помощью которой осуществляется учет и поиск электронных документов в информационной системе («связанные документы» в информационной системе).

В архиве организации нормативными документами, определяющими порядок хранения электронных документов, может устанавливаться:

• предельный объем (в байтах, Мб) электронных дел;

• количество электронных документов (файлов), включаемых в электронное дело;

• возможность формирования в информационной системе обложки дела, листа-заверителя дела и соответствующих форм для их просмотра и печати, а также печати иных сопроводительных документов.

При подготовке электронных документов к передаче в архив каждое электронное дело, сформированное в соответствии с номенклатурой дел, записывается на физически обособленный материальный носитель (оптический диск) однократной записи (неперезаписываемый) в двух экземплярах – основном и рабочем.

Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, когда необходимо создать копию рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного рабочего экземпляра. Рабочий экземпляр электронных документов в архиве организации является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются дополнительные рабочие экземпляры, в том числе для фонда пользования.

Единицы хранения электронных документов – электронные дела – должны быть описаны, систематизированы и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование.

4.2. Обеспечение сохранности электронных документов

Сохранность электронных документов в архиве организации обеспечивается:

• созданием оптимальных условий хранения носителей электронных документов;

• рациональным размещением электронных носителей в архивохранилище;

• проверкой наличия и состояния электронных документов;

• контролем физического и технического состояния носителей и электронных документов;

• копированием электронных документов в целях рабочих экземпляров, в том числе для фонда пользования;

• конвертированием электронных документов на новые (в технологическом отношении) электронные носители и в новые форматы.

Для обеспечения сохранности электронных документов в архиве организации необходимо выполнять мероприятия по информационной безопасности:

• защиту электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ («вирусов» и т.п.);

• защиту электронных документов от несанкционированного доступа к ним.

Оптимальные условия хранения электронных документов в структурных подразделениях и в архиве организации обеспечиваются:

• оборудованием помещений и хранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации;

• применением технических средств для создания оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов в помещениях и хранилищах архива;

• применением программных средств для обеспечения информационной безопасности;

• применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, контейнеры, футляры);

• наличием в архиве двух или более экземпляров единиц хранения электронных документов, записанных на два или более обособленных материальных носителя однократной записи, и их раздельным хранением;

• применением технических и программных средств, предназначенных для резервного копирования, конвертирования и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния.

• защитой информации от несанкционированного доступа путем применения соответствующих технических средств;

• доступом к информации установленных категорий пользователей;

• режимами хранения электронных документов, исключающими утрату, уничтожение или искажение информации.

4.3. Оптимальные условия хранения электронных документов

Хранение электронных документов в архиве организации осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды.

Требования к зданиям и помещениям архива, хранящего электронные документы, должны соответствовать общим требованиям к зданиям и помещениям подобного назначения.

Защита электронных документов обеспечивается за счет соблюдения (поддержки):

1) светового режима хранения;

2) температурно-влажностного режима хранения;

3) санитарно-гигиенического режима хранения.

В архивохранилищах все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Для защиты электронных документов применяют хранение обособленных материальных носителей с записанными на них единицами хранения в первичных защитных средствах хранения – футлярах.

В архивохранилищах для документов на электронных носителях информации (оптические диски) поддерживается следующий температурно-влажностный режим: температура +15 – +20°С, относительная влажность воздухав диапазоне от 20 до 50%.В хранилище с рабочими экземплярами электронных документов допустима комнатная температура – +23°С. В хранилище с основными экземплярами электронных документов должны поддерживаться: температура – не выше +17°С и по возможности низкая относительная влажность воздуха. Не допускается хранение дисков при температуре выше +32°С и ниже –10°C и относительной влажности ниже 10%. Возможна транспортировка дисков при температуре до –5°С и относительной влажности 50%.

При наличии рекомендаций фирмы-изготовителя электронных носителей по организации температурно-влажностного режима хранения им следует отдавать предпочтение перед приведенным выше общими рекомендациям.

В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются соответствующие мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления, проветривания и увлажнения (осушения) воздуха и др.

Температурно-влажностный режим в архивохранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров температуры и относительной влажности воздуха на основании показаний соответствующих контрольно-измерительных приборов: в кондиционируемых помещениях – два раза в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – три раза в неделю.

Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале, форма которого определяется организацией самостоятельно.

4.4. Размещение электронных документов в архивохранилище

Электронные документы на обособленных носителях в помещениях для их хранения размещаются в соответствии с учетными документами архива, что обеспечивает их оперативный поиск.

Основной и рабочий экземпляры единиц хранения электронных документов рекомендуется хранить раздельно. Основной экземпляр единиц хранения предпочтительнее размещать в хранилище архива организации отдельно от места хранения рабочих экземпляров электронных документов.

Каждый обособленный электронный носитель должен иметь негерметичный индивидуальный футляр, при этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра, падение и существенное отклонение от вертикали, для чего футляры должны иметь фиксаторы или перетягиваться специальными резинками.

Футляры с электронными носителями размещаются вертикально в контейнерах в специализированных шкафах, на полках стеллажей, шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы электронные носители можно было свободно помещать и доставать из контейнера.

При размещении футляров с электронными носителями в контейнерах необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны учетные номера единиц хранения.

При долговременном хранении обособленных носителей электронных документов предпочтение следует отдавать специализированным средствам размещения, в которых носители защищаются от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды.

4.5. Проверка наличия и состояния электронных документов

В ходе проверки наличия и состояния электронных архивных документов в архиве организации осуществляются следующие мероприятия:

• установление фактического наличия единиц хранения электронных документов и единиц учета электронных документов, находящихся на хранении;

• выявление и устранение недостатков в учете единиц хранения электронных документов;

• выявление отсутствующих единиц хранения и организация их розыска;

• контроль физического и технического состояния единиц хранения электронных документов;

• контроль технического состояния и воспроизводимости электронных документов программными средствами;

• выявление и учет единиц хранения электронных документов, требующих специальной технической обработки;

• выявление и учет электронных документов, требующих копирования на новые электронные носители и проведения другой технической обработки.

Проверка наличия и состояния электронных документов проводится не реже одного раза в 5 лет, а также при перемещении архива в другое помещение, при смене руководителя архива (работника, ответственного за архив) и перед передачей документов на хранение в государственный или муниципальный архив.

Проверка физического и технического состояния основных и рабочих экземпляров электронных документов проводится через год после приема электронных документов на хранение в архив и далее с периодичностью один раз в 5 лет. В случаях регулярного нарушения температурно-влажностного режима хранения, проверку следует проводить один раз в год или каждый раз после чрезвычайной ситуации нарушения режима.

Проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ («вирусов») осуществляется при приеме электронных документов на хранение от структурных подразделений организации, а также во время проведения периодических проверок технического состояния электронных документов, каждый раз перед использованием электронных документов, а также в процессе подготовки документов постоянного срока хранения к передаче в государственный или муниципальный архив,

При проверке наличия и состояния электронных документов в организации необходимо:

• сохранять порядок расположения единиц хранения в футлярах, контейнерах, на стеллажах, в шкафах;

• возвращать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно хранящиеся единицы хранения;

• изымать единицы хранения, содержащие вредоносные компьютерные программы («вирусы»), и помещать их на специально выделенную полку (ящик) для последующей специальной обработки электронных документов.

Работы по проверке наличия и состояния электронных документов фонда должны начинаться в хранилище основных экземпляров единиц хранения электронных документов и заканчиваться в хранилище рабочих экземпляров.

Проверка наличия и состояния электронных документов осуществляется в несколько этапов:

• предварительная проверка наличия единиц хранения электронных документов фонда;

• оценка физического состояния электронных носителей;

• оценка технического состояния единиц хранения;

• проверка наличия единиц учета электронных документов;

• оценка технического состояния и воспроизводимости электронных документов;

• заключительная проверка наличия единиц хранения.

При проверке наличия единиц хранения электронных документов проводится сверка их общего количества и учетных номеров со сведениями в книге учета поступлений единиц хранения (инвентарной книге обособленных носителей) и количества со сведениями по листу учета электронных документов фонда, а также проверка  правильности их оформления.

При проверке наличия единиц учета электронных документов проводится сопоставление фактических общих количественных и контрольных характеристик с итоговой записью описи, сверка их наличия с описью (локализация, имя единицы учета, объем в байтах, Мб, дата и время сохранения файла).

4.6. Проверка физического и технического состояния носителей
электронных документов, технического состояния электронных документов

Проверка физического и технического состояния электронных носителей заключается в оценке:

• физического состояния электронных носителей (единиц хранения), в том числе: состояние первичных средств хранения электронных носителей (наличие трещин, деформаций, разрушения, наличие и качество надписей на вкладышах и этикетках и т.п.), наличие запыления и загрязнения поверхностей электронных носителей, наличие влаги на поверхностях электронных носителей, физическое состояние рабочей поверхности и корпусов электронных носителей (выявление механических повреждений и деформаций, расслоения, пузырения, изменения цвета, наличие царапин, проколов) и др.;

• оценке технического состояния электронного носителя, в том числе: соответствие характеристик электронного носителя сведениям, содержащимся в сдаточной описи структурного подразделения или в удостоверяющем листе к описи; проверка электронных документов на наличие в них вредоносных компьютерных программ («компьютерных вирусов»); проверка на сбои при считывании информации, в том числе проверяется уровень параметров, характеризующих электронные носители (например, число сбоев при считывании информации в единицах времени, число поврежденных и нечитаемых секторов, количество ошибок при чтении файлов и т.п.).

При проверке технического состояния электронных документов проводится проверка воспроизводимости всех единиц учета электронных документов на оборудовании архива (визуальный просмотр) в ходе приема единиц хранения в архив и далее с периодичностью один раз в 5 лет.

Контроль технических параметров электронных носителей, электронных документов проводят с помощью специализированного аппаратного и программного обеспечения.

Результаты проверки наличия и состояния электронных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния электронных документов раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов. В случае если рабочие и основные экземпляры единиц хранения хранятся в одном хранилище, результаты проверки их наличия и состояния вносятся в сводный акт.

Акты, составленные по окончании проверки, включаются в дело фонда.

4.7. Выдача электронных архивных документов из архивохранилища

Единицы хранения электронных документов выдаются из архива организации:

• для использования в структурные подразделения и сотрудникам организации;

• во временное пользование правоохранительным органам, суду и прокуратуре в порядке, установленном действующим законодательством;

• для проведения архивных работ с электронными документами (научно-технического описания, усовершенствования научно-справочного аппарата, выполнения тематических и правовых запросов, экспертизы ценности документов и т.п.);

• для проведения работ по созданию дополнительных рабочих экземпляров электронных документов, в том числе пользовательских, создания экземпляров электронных документов по запросам организаций и частных лиц и др.

Наиболее часто используемые электронные дела организации могут быть включены в фонд пользования архива как совокупность копий электронных документов, размещенных в информационной системе архива организации или записанных на дисках, предназначенных для оперативного и удаленного к ним доступа. Внутренние описи электронных дел могут включаться в состав научно-справочного аппарата фонда пользования.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА
ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Учетные единицы электронных документов

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации электронные дела, электронные документы и описи электронных дел.

Учет производится путем присвоения единицам хранения электронных документов  учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра.

Архивный шифр единицы хранения – условное обозначение, присваиваемое каждой единице хранения электронных документов (электронному делу) в целях обеспечения ее идентификации при использовании. Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает следующие элементы:

• номер фонда, в состав которого включены электронные документы;

• номер описи электронных дел;

• номер единицы хранения электронных документов (электронного дела) по описи электронных дел.

При учете электронных документов под единицами измерения объема информации принимаются байты или мегабайты (Мб).

Основными учетными единицами при организации хранения электронных документов являются:

• единицы хранения электронных документов – электронные дела;

• единицы учета электронных документов – электронные документы (файлы, включенные в состав электронного дела).

5.2. Система учетных документов

В архиве организации ведется централизованный учет электронных документов, осуществляемый раздельно по основным и рабочим экземплярам электронных документов.

Для фиксации учетных данных об электронных документах в архиве организации используются следующие учетные документы:

• книга учета поступления электронных носителей (инвентарная книга в пределах архивохранилища);

• книга учета единиц хранения электронных документов (электронных дел);

• список фондов;

• лист фонда;

• лист учета электронных документов фонда;

• описи электронных дел;

• реестр описей.

При приеме электронных документов в архив организации в Книге учета поступления электронных носителей (инвентарной книге) указывается наименование обособленных материальных носителей, статус экземпляра обособленных материальных носителей (основной, рабочий), объем информации (в байтах), общее количество единиц хранения электронных документов (по описям), количество включенных в них электронных документов (по внутренним описям). На 1 января каждого года подводится итог количества поступивших и выбывших за год носителей электронных документов.

Книга учета единиц хранения электронных документов предназначена для регистрации, учета поступления в архив и выбытия единиц хранения электронных документов (электронных дел) и присвоения единицам хранения учетных номеров. Учетный номер единицы хранения электронных может содержать указание статуса экземпляра обособленных материальных носителей (основной, рабочий), номер основного экземпляра носителя или номер рабочего экземпляра носителя, а также номера описей электронных документов. На 1 января каждого года подводится итог количества поступивших и выбывших за год единиц хранения и общее количество единиц хранения, находящихся на хранении.

При первом поступлении электронных документов в архив организации составляется лист учета электронных документов фонда.

Опись электронных дел является основным первичным учетным документом, применяемым для учета электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также описанных электронных документов Архивного фонда Российской Федерации, предназначенных для передачи в государственный или муниципальный архив.

В описи ведется поединичный учет единиц хранения электронных документов (электронных дел) путем закрепления за каждым самостоятельного номера. Единицы хранения электронных документов учитываются в описи в соответствии с их систематизацией и сквозной нумерацией за порядковыми учетными номерами.

Подлинник описи электронных дел оформляется на бумажном носителе (приложение 2).

В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц учета, т.е. электронных дел (цифрами и в круглых скобках – прописью), объем единиц учета электронных документов в байтах, общее количество единиц хранения (основных и рабочих), форматы файлов и иные количественные характеристики электронных дел. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Структурные подразделения организации при подготовке электронных документов к сдаче в архив оформляют сдаточные описи электронных дел, которые служат учетными документами и основой для составления в архиве соответствующего годового раздела сводной описи единиц хранения электронных документов постоянного срока хранения и представления его для утверждения в установленном порядке. Сдаточные описи структурных подразделений подлежат хранению в деле фонда до передачи электронных документов за эти годы на постоянное хранение.

Реестр описей ведется в архиве организации в общем порядке, установленном для ведения реестров описей.

Сведения о единицах хранения электронных документов отражаются в деле фонда. В схеме систематизации фонда должна быть отражена систематизация электронных дел; в состав дела фонда могут быть включены рабочие инструкции по работе с электронными документами фонда, а также акты передачи электронных документов на государственное или муниципальное хранение; акты, отражающие текущую организацию хранения электронных документов (проверки наличия и состояния документов на электронных носителях, проверки физического и технического состояния электронных документов); акты, фиксирующие изменения в составе и объеме электронных документов (о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению; о неисправимых повреждениях электронных документов; о технических ошибках в учетных документах; о создании рабочего экземпляра электронных документов; о копировании электронных документов; проведении конвертирования или миграции электронных документов; акт описания документов, переработки описей единиц хранения электронных документов); акты выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются; к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

6. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ
ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

Использование электронных документов – применение информации архивных электронных документов в культурных, научных, политических, экономических целях, для обеспечения законных интересов граждан.

Архив организации предоставляет пользователям электронные документы, не содержащие информации ограниченного доступа, а также поисковые данные электронных документов.

Доступ пользователей к электронным документам ограниченного доступа осуществляется с учетом требований, установленных действующим законодательством Российской Федерации и соответствующими нормативными правовыми актами.

Основными формами использования являются:

• информационное обеспечение пользователей в читальном зале;

• исполнение запросов пользователей, в том числе социально-правового характера;

• выдача экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц;

• выдача архивных электронных документов во временное пользование в структурные подразделения организации и сторонние организации.

Доступ руководства и сотрудников организации к документам архива при наличии информационной системы осуществляется непосредственно с рабочих мест сотрудников в соответствии с установленными приказом руководителя организации правами доступа к документам.

В противном случае архив организации может предоставлять электронные документы по локальной сети организации. В этом случае ведется журнал выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

Архив организации может обеспечивать удаленный доступ к электронным документам архива (фонду пользования). При организации удаленного доступа по информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» обеспечивается идентификация пользователей системы и защита от несанкционированного доступа.

Архив организации может предоставлять доступ к электронным документам, открытым для публичного доступа, через веб-сайт организации в сети «Интернет».

Электронные документы архива выдаются пользователям на обособленных электронных носителях (копия рабочего экземпляра электронных документов) или копируются сотрудником архива на жесткий диск компьютера, после чего доступ к документу предоставляется (по локальной сети организации или пересылается на электронной почте).

7. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

7.1. Источники комплектования

Комплектование архива организации электронными документами включает:

• определение структурных подразделений, электронные документы которых передаются в архив;

• определение состава электронных документов, подлежащих приему в архив;

• организацию передачи электронных документов в архив.

Электронные документы передаются в архив организации записанными на обособленные электронные носители (оптические диски) однократной записи.

Сроки передачи электронных документов в архив организации устанавливаются организацией самостоятельно в графике приема-передачи дел.

Архив организации ведет список структурных подразделений, от которых поступают электронные документы в архив организации.

7.2. Экспертиза ценности электронных документов

Экспертиза ценности электронных документов организации проводится:

• при разработке номенклатуры дел организации;

• по истечении сроков временного хранения электронных документов.

На этапе разработки номенклатуры дел в графе «Примечание» к заголовкам электронных дел проставляется отметка «ЭД» («Электронные документы»).

По истечении срока хранения электронных документов в информационной системе, проводится экспертиза их ценности в целях составления описей электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения (приложение 2), внутренних описей электронных документов (приложение 1) и актов о выделении к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли.

Утверждение актов о выделении к уничтожению электронных документов осуществляется в порядке, установленном для документов на бумажном носителе.

Экспертиза ценности электронных документов проводится экспертной комиссией организации в порядке, установленном для проведения экспертизы ценности документов на бумажном носителе.

При проведении экспертизы ценности электронных документов дополнительно учитываются:

• значимость информации электронного документа (уникальность и типичность);

• повторение информации электронного документа в информации документов постоянного срока хранения, созданных на других носителях;

• первичность информации электронного документа с возможностью получения агрегированных (обобщенных, аналитических) данных;

• вид, разновидность электронного документа;

• подлинность электронного документа, наличие электронной подписи;

• ограниченность сроков подтверждения подлинности электронных подписей (электронных цифровых подписей).

• форму и состав процедур по обеспечению аутентичности (подлинности) и целостности электронных документов;

• характеристики и физическое состояние носителей с электронными документами;

• степень сохранности документов фонда (как на электронных, так и иных носителях);

• возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения;

• ограничения на распространение и использование электронных документов и программного обеспечения (с учетом соблюдения государственной, коммерческой тайны, авторского права, имущественных прав, договорных обязательств в отношении собственников документов);

• возможности архива организации по ограничению и разграничению доступа к информации электронного документа;

• возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций и их возможная стоимостная оценка.

При проведении экспертизы ценности электронных документов в структурных подразделениях организации осуществляется:

• отбор электронных дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для проведения конвертирования их в форматы для архивного хранения, их запись на обособленные электронные носители однократной записи для передачи в архив организации;

• при необходимости отбор электронных дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, их запись на обособленные электронные носители для передачи в архив организации.

Одновременно с отбором электронных документов для передачи в архив организации осуществляется выгрузка метаданных электронных документов и протоколов аудита (системных протоколов/журналов) за тот же период времени.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения электронных документов.

7.3. Подготовка электронных документов
к передаче в архив организации

Электронные дела передаются в архив организации в упорядоченном состоянии по сдаточным описям структурного подразделения с сопроводительной служебной запиской структурного подразделения.

При подготовке электронных документов Архивного фонда Российской Федерации к передаче в архив организации следует провести их конвертирование в компьютерные форматы, рекомендованные государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация.

Подготовка структурным подразделением электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

• отбор в информационной системе организации электронных дел, подлежащих передаче в архив;

• конвертирование электронных документов в формат, установленный для архивного хранения документов, а документов Архивного фонда Российской Федерации в формат, рекомендованный государственным (муниципальным) архивом, источником комплектования которого является организация;

• проверка правильности формирования и систематизации единиц хранения электронных документов;

• проверка физического и технического состояния электронных носителей, предназначенных для записи электронных документов;

• проверка файлов с электронными документами на наличие вредоносных компьютерных программ;

• запись электронных дел на электронные носители (оптические диски) однократной записи в двух экземплярах (основной и рабочий);

• проверка качества записи и воспроизводимости электронных документов;

• составление в структурном подразделении сдаточной описи электронных дел.

При записи электронных документов на обособленные материальные носители соблюдается принцип размещения на одном носителе одной единицы хранения электронных документов.

Каждый футляр электронного носителя, передаваемого в архив, снабжается фронтальным вкладышем, на котором указывается:

• сокращенное название организации;

• сокращенное название структурного подразделения организации;

• статус электронного носителя: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

• номера сдаточных описей передаваемых электронных документов;

• дата записи электронных документов на носитель;

• при необходимости отметки об ограничении доступа и др.

Фронтальный вкладыш помещается в футляр электронного носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи на вкладышах исполняются каким-либо печатным способом или специальными черными водостойкими чернилами, для них возможно использование штампов и других аналогичных средств.

При подготовке электронных документов к передаче в архив проводится оформление только вкладышей футляров электронных носителей.

7.4. Составление и оформление описей электронных дел

Сдаточная опись электронных документов, подготовленная в структурном подразделении организации, является первичным учетным документом для единиц хранения электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе для составления описи электронных дел, передаваемых на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.

Описи электронных дел составляются не позднее чем через один год после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве.

При составлении сдаточной описи электронных дел в структурном подразделении соблюдаются следующие требования:

заголовки электронных дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое электронное дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

если электронное дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером;

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме электронных дел, особенностях их физического состояния, передаче другим структурным подразделением со ссылкой на акт, наличии копий и т.п.

Порядок присвоения номеров сдаточным описям структурных подразделений устанавливается архивом организации.

Объектом описания в сдаточной описи являются единицы хранения электронных документов. Описательная статья единицы хранения (электронного дела) включает в себя следующие элементы:

• номер по порядку в пределах описи;

• индекс единицы хранения электронных документов по описи;

• заголовок электронного дела;

• крайние даты;

• срок хранения;

• тип носителя (основного экземпляра, рабочего экземпляра);

• объем (в байтах).

На основной и рабочий экземпляры электронных документов составляются отдельные сдаточные описи.

В конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения электронных документов (цифрами и в круглых скобках – прописью); первый и последний номера единиц учета по описи, пропущенные номера.

К сдаточной описи может составляться предисловие с указанием программного обеспечения, его версии и других технологических характеристик информационных систем.

7.5. Порядок передачи электронных документов в архив организации

Электронные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив организации ежегодно не позднее чем через 3 года после завершения работы с документами.

Передача электронных дел в архив организации производится в упорядоченном состоянии на основании сдаточных описей (приложение 2).

Документы на обособленных электронных носителях физически перемещаются из структурных подразделений в архив организации.

Информационная система архива организации должна поддерживать требования к организации архивного хранения и использования электронных документов и иметь:

• программные средства для преобразования компьютерных форматов (конверторы);

• программные средства для просмотра электронных документов в разнообразных форматах;

• возможность проводить копирование, конвертирование и миграцию электронных документов;

• специализированное программное обеспечение для поиска электронных документов, хранящихся в архиве.

При приеме единиц хранения электронных документов в архив:

• проверяется соответствие единиц хранения сдаточным описям;

• проводится проверка физического и технического состояния обособленных электронных носителей, в первую очередь проверка на наличие вредоносных компьютерных программ;

• проводится проверка наличия и технического состояния электронных документов (проверка воспроизводимости каждого файла каждого экземпляра – основного и рабочего).

Прием электронных документов в архив оформляется составлением итоговой записи в конце каждого экземпляра сдаточной описи, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных носителей, их объем в байтах, номера отсутствующих электронных носителей, дата приема–передачи, подтверждаемой подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные документы.

Обособленные материальные носители единиц хранения должны иметь футляры, каждый футляр должен быть снабжен фронтальным вкладышем.

После приема электронных дел в архив вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на фронтальные вкладыши, оформляемые в архиве.

На фронтальном вкладыше, оформляемом в архиве, указывается:

• сокращенное название организации;

• учетный номер единицы хранения;

• статус экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

• номер фонда;

• номер описи электронных дел;

• крайние даты электронных документов;

• при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа и т.п.

Фронтальный вкладыш помещается в футляр единицы хранения (диска) таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи исполняются каким-либо печатным способом или специальными черными водостойкими чернилами, для них возможно использование штампов и других аналогичных средств.

На обособленный материальный носитель электронных документов несмываемым водостойким маркером наносится учетный номер единицы хранения электронных документов (электронного дела) с указанием типа экземпляра: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий).

8. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ (МУНИЦИПАЛЬНЫЙ) АРХИВ

Подготовка и передача электронных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется в соответствии с правилами и по графику, устанавливаемыми государственным или муниципальным архивом.

---

Приложение 1

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

электронных документов единицы хранения №_______

__________________________________________________ 

№ п/п	Дата получения	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Кол-во листов ед. хр.	Формат	Объем (байт, Мб)	Наличие электронной подписи
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Итого _____________________________________________________документов.
                                              (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ___________________________________ .
                                                                          (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела                                                   Подпись                               Расшифровка подписи

Дата

---

Приложение 2

Наименование организации

Наименование структурного
подразделения^[*]

ОПИСЬ №_______

единиц хранения электронных
документов________________

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения[**]	Тип носителя[***]	Объем (Мб)[***]	Примечание
основного экз.	рабочего экз.	основного экз.	рабочего экз.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Название раздела

В данную опись внесено _________________________________________________________________
                                                                                      (цифрами и прописью)

единиц хранения электронных документов

с №_____________________________ по № ______________________________, в том числе:

литерные номера: _______________________________________________________________

пропущенные номера: ___________________________________________________________

Руководитель структурного
подразделения^[****]                              Подпись                                              Расшифровка подписи

Дата

Передавал ______________________________________________________________единиц
                                                          (цифрами и прописью)

хранения электронных документов.

Наименование должности сотрудника
структурного подразделения                           Подпись                                              Расшифровка подписи

Дата

Принял ___________________________________________________________________дел
                                                           (цифрами и прописью)

и _____________________________ регистрационно-контрольных карточек к документам.
           (цифрами и прописью)

Наименование должности
работника архива                                                Подпись                                              Расшифровка подписи

Дата

---

[1] Электронные документы временных сроков хранения (до 10 лет включительно) формируются в электронные дела в форматах, в которых они были созданы в информационной системе организации и в архив организации не передаются.

[*] Опись утверждается руководителем структурного подразделения при наличии у него соответствующего права. При наличии ЭК структурного подразделения опись согласуется ЭК.

[**] Графа опускается в описи дел электронных документов постоянного срока хранения.

[***] В описи электронных документов рабочих экземпляров единиц хранения графы 7, 9 не заполняются, в описи резервных экземпляров графы 6, 8 не заполняются.

[****] При утверждении описи руководителем структурного подразделения опись подписывает ее составитель.