Предпринимательская деятельность предполагает сдачу отчётности в налоговые органы. Чтобы избежать очередей, но вовремя сдать декларацию или другой документ, можно воспользоваться услугами почты России. Для этого нужно отправить налоговые документы письмом с описью вложения. Расскажем об описи подробнее.
Бланк описи вложения документов в ценное письмо
В данном блоке прикреплен бланк описи вложения с возможностью индивидуального заполнения прямо из файла. Также опись вложения можно подготовить и вручную, для этого пустой бланк выведите на печать и заполните обычной шариковой ручкой. Образец такого заполнения показан на рисунке ниже.
ФАЙЛЫ
Скачать бланк описи вложения документов .pdf
Что такое опись?
Опись – это список вложенного в конверт содержимого. Заполняется опись на специальном бланке формы 107, который утверждён Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012 г. N 114-п «Об утверждении порядка» с приложением «Порядок приёма и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений».
Вообще опись вкладывается в
- бандероли,
- посылки,
- ценные письма.
Нас интересует последний пункт.
Чем нам выгодно такое почтовое отправление?
Сотрудник операционного зала филиала почты России при принятии письма поставит на бланке описи штамп с текущей датой.
Важно! Дата принятия ценного письма с описью будет равна дате сдачи отчётности.
Таким образом, даже если вы не успеваете по каким-либо причинам сдать отчёт вовремя и остался последний день, вы можете отправить документы письмом с описью вложения, избежав тем самым пенни и штрафов за не вовремя сданную налоговую отчётность.
Как правильно заполнять бланк формы 107?
Внимание! Бланк описи заполняется в двух экземплярах! Один бланк отправится в конверте вместе с письмом, а второй, со штампом даты, выдадут на руки отправителю.
В форме 107 заполняются строки:
- таблица вложенных документов:
- порядковый номер,
- наименование,
- количество штук,
- объявленная ценность (в рублях);
- общий итог (в штуках) предметов и сумма объявленной ценности;
- отправитель (ФИО или название юрлица);
- подпись отправителя.
Итак, образец заполнения описи вложения будет выглядеть следующим образом:
В случае если остались незаполненные ячейки, допускается поставить прочерк. А если наоборот, места для заполнения не хватило, то допускается продолжить на втором листе бланка и сделать пометки, например, «Лист 1 из N», «Лист 2 из N» и т.д. Итог количества и суммы нужно привести общий, на все вложенные в конверт документы. Опять же, такую цепочку бланков нужно заполнить в двух экземплярах.
Важно! Исправления на бланке описи вложения в ценное письмо не допускаются!
Что такое объявленная ценность?
Так как опись нужна как факт сдачи отчётности, а по правилам вкладывается она в ценное письмо, то наше отправление нужно оценить. Оценивается каждая вложенная единица отдельно, а сумму оценки присваивают всему письму. Ценность можно и не присваивать, а поставить прочерк.
На конверте так и нужно написать: «С описью, ценность ХХ рублей».
Если вдруг письмо затеряется, то почта должна вернуть отправителю или получателю сумму объявленной ценности.
За пересылку письма оператор почтового зала возьмёт дополнительно +4% от суммы объявленной ценности.
Как отправить письмо с описью вложения?
К оператору операционного зала почты России нужно обратиться с:
- незапечатанным конвертом,
- вложенными в него документами,
- двумя заполненными бланками описи,
- суммой денег в кошельке за пересылку.
Оператор сверит внесённые данные в бланк с вложением в конверте, правильность заполнения описи и конверта, поставит на каждом листе описи штамп с датой принятия, распишется на каждом и один экземпляр отдаст отправителю вместе с квитанцией об оплате.
Кстати говоря! Отправлять, например, декларацию в налоговую можно только в одном экземпляре, ваш экземпляр остаётся у вас с приложенным к нему бланком описи с датой отправки письма.
Где взять бланки описи формы 107?
Бланки описи всегда лежат в свободном доступе в каждом отделении почты России. Их можно взять с собой домой и лучше с запасом, на случай вынужденного перезаполнения бланка из-за совершённой ошибки.
Также бланк ф.107 доступен для скачивания на сайте почты России и у нас на странице.
Опись вложения – это документ, который прилагается к письму, бандероли или посылке и описывает юридически значимые характеристики отправления.
В бланке описи вложения по форме 107 отправитель указывает наименование пересылаемых предметов, их количество и объявленную ценность.
Обозначенная стоимость отражается как на сумме выплаты в случае утери отправления, так и на величине страхового сбора.
Если предмет не имеет оценки, то напротив его наименования в графе “Объявленная ценность” ставится прочерк.
Отправление с описью вложения представляется в почтовое отделение в открытом виде.
Бланк описи вложения заполняется в двух экземплярах – один прилагается к отправлению, другой возвращается отправителю.
Сотрудник почты, который принимает отправление с описью вложения, сверяет содержимое с указанным в описи, затем ставит печать с датой, индексом почтового отделения и подпись.
При получении отправление с описью вложения можно вскрыть в присутствии сотрудника почтового отделения.
Если во время сверки с описью выяснится, что отправление доставлено не полностью, то после проведения расследования отправителю или получателю будет компенсирована стоимость отсутствующих предметов.
15.09.2022
Как отправить ценную посылку
Почтовые отправления делятся на простые и регистрируемые. Первые можно отправить без каких-либо документов, а во втором случае все строго документируется. Отправитель получает на руки квитанцию с подписью оператора и печатью отделения Почты России, а получатель извещение о доставке по адресу прибытия.
Что значит ценная посылка
Ценная посылка – это особый вид отправлений с объявленной ценностью, то есть отправление застраховано на указанную отправителем денежную сумму. Если по вине перевозчика содержимое было повреждено или утрачено, то отправителю возмещается часть суммы, в которую может быть оценен ущерб или полная стоимость вложения. Объявленная стоимость – это стоимость отправления, которую в будущем можно компенсировать.
Сколько стоит отправить ценную посылку?
Цена услуги вполне доступна и зависит от нескольких факторов:
- Тип регистрируемого отправления;
- Скорость доставки – обычная или ускоренная;
- Вес;
- Расстояние (плюс 4% к сумме);
- Ценность вложения посылки.
При заказе онлайн на сайте почты России можно воспользоваться калькулятором. Единственное, что нужно быть готовым, что в отделении оператор вводит параметры в систему и окончательная стоимость пересылки может оказаться несколько выше.
Срок доставки зависит от дальности региона, в который осуществляется транспортировка, и доступности населенного пункта – от 2 до 20 дней. Например, в отдаленные поселки с плохой транспортной развязкой транспорт может ходить раз в неделю.
Стоимость посылки весом 1 кг
Для примера рассчитаем стоимость отправки ценной посылки 1 кг по Москве:
- обычная доставка – от 238 руб.
- ускоренная доставка в течение дня – от 246 руб.
- EMS-доставка курьером от двери до двери – от 335 руб.
Стоимость ценной посылки по России
Стоимость отправки посылки весом 1 кг из Москвы в Санкт-Петербург:
- обычная доставка – от 316 руб.
- ускоренная доставка в течение дня – от 450 руб.
- EMS-доставка курьером от двери до двери – от 584 руб.
Какая самая дешевая доставка
Поскольку стоимость зависит от расстояния и веса отправления, есть смысл сравнить стоимость посылки в различных калькуляторах. Небольшие отправления может быть выгодно отправить почтой России, в случае объемной посылки, сравните стоимость в разных транспортных компаниях и курьерских службах. Сравнить цены удобно в калькуляторе агрегатора доставки ТОП Экспресс. При этом вам не придется самостоятельно упаковывать отправления и заполнять почтовые бланки. Курьерская служба сэкономит ваше время и нервы.
Не занижайте умышленно ценность отправления. В случае порчи или потери вложения они рискуют потерять еще и деньги.
Как отправить посылку с объявленной ценностью?
Упаковать разрешенные к отправке документы и предметы можно в бумажный конверт, пластиковый пакет, крафтовую бумагу, упаковочную картонную коробку или короб из гофрокартона.
Пошаговая инструкция:
- Убедитесь, что в посылке нет запрещенных к пересылке вещей;
- Упакуйте вложение;
- Заполните специальный бланк о форме 7-п (адресный ярлык);
- Сделайте опись вложения (по необходимости) в 2 экземплярах;
- Отнести посылку в ближайшее почтовое отделение.
При отправке бандероли за границу необходимо будет оформить таможенную декларацию.
Как отправить алкоголь по почте?
Обычная посылка передается сотруднику почты в запечатанном виде, а с описью – в открытом, чтобы оператор мог сверить содержимое в указанным в бланке. При наличии хрупких вещей обязательно попросите специалиста приклеить метку «Осторожно!». Доплата за бережное отношение – до 30% от оценочной стоимости. Также придется доплатить за заполнение сопроводительной документации, заполнение адреса и другие почтовые услуги.
При отправке можно заказать дополнительные услуги:
- Уведомление о вручении посылки адресату или доставку под роспись;
- Опись вложения, если отправителю нужно иметь на руках доказательства пересылки получателю конкретных документов или товаров;
- Оплата наложенным платежом. Плата взимается с адресата в момент вручения отправления, после чего сумма перечисляется на реквизиты лица, указанного в сопроводительном бланке.
Предельный вес простой посылки составляет 10 кг, тяжеловесной – 20 кг.
Зачем страховать посылку
Страхование посылки – это дополнительная услуга, которую можно заказать в курьерской службе. В случае потери или порчи посылки, деньги вернуться отправителю. Почта России отправляет посылки с объявленной ценностью – это и есть страховка для отправителя.
Как отследить ценное отправление
Отслеживать статус ценной посылки можно по 14-значному трек-номеру в мобильном приложении или на официальном сайте «Почты России». Узнать текущее местонахождение международного отправления можно по трек-коду.
Числовой идентификатор указывается в чеке. При желании вы можете заказать платную услугу СМС-уведомления о поступлении посылки в почтовое отделение или вручении адресату. Стоимость SMS – 10 рублей.
Чтобы получить бумажное уведомление о вручении, необходимо заполнить бланк Ф119.
Способы пересылки
Транспортировка осуществляется наземным транспортом – по железной дороге или на автомобиле, либо авиасообщением. Возможна доставка комбинированным способом. Авиадоставка позволяет сократить время пересылки на несколько дней.
Как получить ценную посылку?
Сначала адресату в почтовый ящик приносят первичное извещение о поступлении отправления с объявленной ценностью на его имя. Забрать посылку нужно в течение 5 дней с момента его получения.
Если вы не пришли в отделение в пятидневный срок, вам выпишут повторное извещение. Со следующего дня после отправки вторичного извещения придется платить за хранение – по 5 рублей за каждые сутки.
Как действовать при получении:
- На обратной стороне бланка укажите свою фамилию, данные паспорта и число, а также поставьте подпись;
- Предъявите оператору документ, удостоверяющий личность.
Вскрывать посылку можно только при наличии внешних повреждений или с разрешения сотрудника отделения, если есть опись вложения.
По желанию можно воспользоваться услугой доставки мелких пакетов на дом работником Почты (100 рублей) или курьером (199 рублей).
Если у вас нет времени разбираться с тонкостями отправки ценных посылок, доверьте отправку почты компании TOP Express. Мы бережно и недорого доставим посылку адресату. Мы сотрудничаем с ведущими курьерскими службами и предлагаем выгодные цены на экспресс-доставку.
Читать так же:
Как упаковать посылку для отправки Почтой России
Как узнать стоимость посылки Почты России по весу
Как отправить лекарства по России и за границу
Опись вложения для почты России представлена в форматах DOC и PDF, которые понимают практически все офисные редакторы. Скачайте бланк Ф 107, заполните его и отправляйтесь на почту для отправки корреспонденции или посылки.
Опись вложения можно заполнить двумя способами – вручную или на компьютере. Для заполнения вручную необходимо распечатать документ на принтере, разрезать напополам ножницами и заполнить оба экземпляра. Заполняя опись в офисном редакторе, вы всегда сможете исправить ошибки и вывести на печать уже заполненный бланк, который останется лишь подписать.
Представленный на данной странице бланк описи вложения соответствует форме Ф.107. Его принимают во всех почтовых отделениях России. Благодаря этому отправитель освобождается от необходимости заполнять бланки вручную, находясь на почте в не самых удобных условиях.
Как заполнить бланк описи вложения?
Ничего сложного в описи вложения нет, справиться с его заполнением сможет каждый. Просто следуйте пошаговой инструкции:
- Скачайте бланк описи по форме Ф.107 и определитесь со способом заполнения – вручную или на компьютере.
- Поле «Номер почтового идентификатора» можно оставить пустым или заполнить в почтовом отделении. Также можно получить его при оформлении посылки или письма на сайте Почты России в режиме онлайн.
- Впишите наименования пересылаемых предметов, нумеруя каждую позицию в соответствующем поле.
- Укажите количество пересылаемых предметов и впишите объявленную ценность – эта сумма будет возвращена в случае потери отправления.
- Подсчитайте общее количество предметов и впишите число в поле с общим итогом, рядом укажите итоговую сумму объявленной ценности.
- Укажите ниже сведения об отправителе – ФИО полностью, наименование юридического лица или наименование ИП.
- Поставьте подпись на обоих экземплярах.
Опись вложения готова, теперь можно отправляться на почту для отправки письма или посылки. Один экземпляр остаётся у отправителя, второй – вкладывается в конверт или в посылку.
Что делать, если опись не помещается на одном листе? Для этого не поместившиеся предметы описываются на добавочных листах – соответственно, два листа превращаются в четыре и так далее. Подпись отправителя ставится на всех экземплярах, а не только на последнем.
Облегчить задачу заполнения описи вложения поможет созданный нами сервис (заполнить опись вложения). Он работает прямо в браузере и автоматизирует заполнение документа. Создайте опись в течение пары минут без ошибок и неточностей.
Для чего нужна опись вложения Ф 107?
Опись вложения представляет собой бланк, в котором указываются сведения о ценных предметах. Данные сведения являются юридически значимыми, поэтому отправитель с получателем могут проконтролировать, что до пункта назначения дошли все заложенные вещи. Обычно с описью вложения пересылаются:
- Судебные бумаги.
- Ценные документы.
- Дорогостоящие товары.
- Налоговые декларации.
- Деловые бумаги и договоры.
- Разнообразные извещения и уведомления.
- Банковские документы.
- Копии документов и справки.
- Бухгалтерская отчётность.
Также возможна отправка ценных вещей. При этом каждому пересылаемому предмету можно назначить объявленную ценность – это та сумма, что будет возмещена Почтой России при утере отправления, либо в случае, если отправление дойдёт до адресата в неполном объёме. Указанная сумма возмещается после проведения внутреннего расследования, что занимает около двух месяцев.
Наличие указанных предметов в посылке или письме подтверждается работником почты. Он изучает вложения и сверяет их с описью. После осмотра на описи вложения ставятся подпись и печать, что подтверждает наличие указанных предметов и соответствие их количества.
Образец заполнения бланка
Как правильно заполнить опись вложения в заказное письмо? Об этом расскажет представленный в данном разделе образец. Он наглядно демонстрирует принцип заполнения.
Поле с почтовым идентификатором не является обязательным к заполнению. Оно заполняется при необходимости – в почтовом отделении, либо дома или в офисе, если производится онлайн-оформление отправления через личный кабинет Почты России.
Нумерация предметов начинается с единички, причём их наименования должны соответствовать им на 100%. Например, не «Документ», а «Налоговая декларация». Если в письме несколько разнородных документов, то необходимо назвать каждый из них, а не объединять все бумаги в категорию «Документы».
Также необходимо указать количество пересылаемых предметов и объявить их ценность. Далее впишите общее количество предметов и общую сумму объявленной ценности в соответствующих графах. Теперь остаётся лишь подписать оба экземпляра – заполнение завершено, остальные отметки поставит сотрудник Почты России.
Хотим представить вашему вниманию ещё несколько полезных сервисов. Эти сервисы абсолютно бесплатные и созданы для удобства пользователей.
Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать.
Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер).
Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему.
Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России».
Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.
Несмотря на то что в последнее время развитие интернет-технологий значительно упростило и ускорило коммуникацию, почтовые услуги по отправке корреспонденции в бумажном виде все равно не теряют своей актуальности. Бесспорным лидером в сегменте оказания почтовых услуг в России является АО «Почта России». Прочие компании занимают незначительный процент этого рынка. Кроме того, законодательство Российской Федерации предполагает отправку некоторых документов только «Почтой России». Это назначенный федеральный почтовый оператор, предоставляющий универсальные услуги почтовой связи и целый спектр современных финансовых и коммерческих услуг на всей территории России всем категориям юридических и физических лиц.
Для того чтобы отправить документ, недостаточно запечатать его в конверт и написать адрес, организации необходимо также составлять реестры (списки, описи) передачи документов представителям служб доставки для подтверждения факта отправки. И самое главное – делать это правильно. По роду своей деятельности мне часто приходилось организовывать экспедиционную обработку и отправку документов и, соответственно, взаимодействовать с «Почтой России». И мне очень неприятно слышать укоры в адрес этой организации. Перекладывать ответственность всегда удобно. Но все же часть проблем мы создаем себе сами и порой тем, что беремся за дело, не зная правил работы. А ведь достаточно просто правильно заполнить адрес на почтовом отправлении, чтобы документы дошли до адресата без задержек и других проблем. Слушатели моих курсов всегда благодарили за то, что я уделяла на лекциях много внимания этой теме, и говорили, что эти знания пригодились им не только на работе, но и в обычной жизни. Я не только теоретик, но и практик, поэтому знаю, какие навыки нужны для работающих в сфере документационного обеспечения управления.
Заключительным этапом прохождения документа внутри организации обычно занимается специальный отдел (отдел экспедирования документов, экспедиция). Традиционно его включают в состав службы документационного обеспечения управления организации, но он может работать и как самостоятельное подразделение. Хотя не у каждой организации есть возможность иметь такое подразделение. В небольшой компании функции по отправке корреспонденции может осуществлять секретарь.
В любом случае порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией должен быть определен в Инструкции по делопроизводству предприятия. В дополнение и в рамках ее положений экспедиционная служба может издать собственные нормативные и методические акты, уточняющие определенные моменты в своей работе, что я настоятельно и рекомендую сделать.
Основными документами общефедерального уровня, которыми необходимо руководствоваться при организации отправки документов, являются:
- Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом АО «Почта России» от 21.06.2022 № 230-п и
- Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234.
Оформление почтовых конвертов, пакетов
Оформлению почтовых конвертов (пакетов) следует уделить особое внимание. Главное: информация должна быть заполнена на них аккуратно и с соблюдением определенных правил. Ошибки и исправления, зачеркивания и т.д. могут привести к тому, что письмо:
- не будет доставлено вовсе или
- доставлено по другому (неверно указанному) адресу;
- будет возвращено обратно отправителю;
- будет доставлено в место назначения, но при увеличении сроков или не выдано получателю.
Адреса отправителя и получателя для отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации, должны быть указаны на русском языке. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий. Можно использовать только общепринятые сокращения: ул., д., стр., корп., г., дер., пос., обл. и т.п. То есть «ул. Большая Почтовая» написать в адресе можно, а сокращать само название улицы «ул. Б. Почтовая» не стоит.
Реквизиты отправителя и получателя на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:
- для юридического лица – полное или сокращенное наименование, для физического лица – фамилия, имя, отчество (при наличии);
- потом указывается сам адрес (по принципу «от меньшего к большему»):
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Таблица 1. Общепринятые распространенные сокращения, которые включаются в адрес
| Полный элемент адреса | Сокращение | Пример |
| область | обл. | Нижегородская обл. |
| район | р-он | Пушкинский р-он |
| город | г. | г. Омск |
| поселок | пос. | пос. Правдинский |
| улица | ул. | ул. Изумрудная |
| проспект | пр-т | пр-т Андропова |
| проезд | пр-д | Коломенский пр-д |
| переулок | пер. | Мясницкий пер. |
| набережная | наб. | Крымская наб. |
| площадь | пл. | пл. Минина |
| бульвар | б-р | б-р Дмитрия Донского |
| аллея | ал. | ал. Космонавтов |
| шоссе | ш. | Ярославское ш. |
| дом | д. | д. 17 |
| владение | влд. | влд. 3 |
| корпус | корп. | корп. 1 |
| строение | стр. | стр. 2 |
| офис | оф. | оф. 15 |
| квартира | кв. | кв. 17 |
При надписании конвертов / пакетов вручную нужно использовать шариковую ручку с чернилами черного или синего цвета либо перманентный маркер этих же цветов.
В левом верхнем углу конверта / пакета указывается адрес и наименование отправителя. В нижнем правом – получателя. Это правило нельзя нарушать, потому что при автоматической обработке корреспонденции на сортировочных узлах «Почты России» система будет воспринимать эти адреса именно так, даже если на конверте нет фраз-ориентиров «От кого:» и «Кому:».
Обратите внимание: если адресуете корреспонденцию должностному лицу организации, на конверте необходимо указать наименование только организации (полное или сокращенное)! Информацию о том, что документ адресован конкретному должностному лицу, могут содержать:
- сам пересылаемый документ или адресат сопроводительного письма
- либо другие отметки, но внутри конверта.
Пример 1. Оформление конверта, получателем которого является юридическое лицо
Пример 2. Оформление конверта, получателем которого является юридическое лицо
Пример 3. На конверте уточнения о получателе внутри организации могут быть добавлены в скобках после указания наименования организации
Новгородский государственный
университет имени Ярослава Мудрого
(юридический отдел, Иванову И.И.)
Иначе ваш конверт может идентифицироваться как почтовое отправление для физического лица и не дойти для адресата-организации, он будет долго лежать в почтовом отделении в ожидании своего получателя. Ведь курьер, который приходит за корреспонденцией, имеет доверенность от организации, а не от физического лица Иванова И.И., главного инженера ООО «Рога и копыта», которого вы указали на конверте. Более того, если организация большая, то Иванова И.И. там еще надо будет поискать, поэтому составление сопроводительного письма с подробным адресатом станет оптимальным решением задачи – см. Пример 4. Хотя указание получателя внутри организации на конверте в скобках тоже встречается (как в Примере 3).
Пример 4. Сопроводительное письмо с указанием, кому предназначены пересылаемые документы и что с ними нужно сделать
Пример 5. Адресация документов лично конкретному должностному лицу (редкий случай)
Новгородский государственный
университет имени Ярослава Мудрого
(лично юристу Иванову И.И.)
Пример 6. Порядок указания на конверте данных о получателе-физлице
Иванову Ивану Ивановичу
Старорусский б-р, д. 9, кв. 17
Великий Новгород
173009
Пример 7. Адресация документов в конкретное подразделение (на конверте)
Акционерное общество «Гром»
(в бухгалтерию)
Пример 8. Адресация документов в конкретное подразделение (на сопроводительном письме)
Акционерное общество «Гром»
Бухгалтерия
Если на конверте рядом с адресатом указана пометка «лично» (как в Примере 5), это означает, что конверт должен быть передан этому человеку в организации лично в запакованном виде. Поэтому сотрудник экспедиции не знает содержимого конверта и не может его зарегистрировать. Такие послания обычно передаются указанным в них работникам через реестр нерегистрируемой корреспонденции. Это сложившаяся практика, а не жесткое правило. Поэтому порядок работы с такими отправлениями организации стоит урегулировать в своем локальном нормативном акте. Профиль у организаций разный, кому-то и письма со взрывоопасным или отравленным содержанием могут направить таким образом, чтобы попытаться добиться вскрытия конверта определенным должностным лицом.
Организацию-получателя нужно обязательно указывать на конверте и в сопроводительном письме. Добавление подразделения или должностного лица в адресат может ускорить доставку им письма внутри организации. Чаще всего имя нужного должностного лица отправитель не знает, поэтому указывают только наименование подразделения. При составлении сопроводительного письма (см. Примеры 4 и 8) на конверте «утяжелять» адрес лишними деталями не надо. Но если вы не вкладываете сопроводительное письмо, то детализацию адресата можно сделать на конверте (см. Пример 7).
Почтовый индекс получателя лучше оформлять специальным «угловатым» шрифтом (см. «!» в Примере 1), это уменьшает количество ошибок при автоматической сортировке корреспонденции. Индекс можно разместить единожды в зоне получателя (нижнем правом углу, как в Примере 2) либо продублировать (как в Примере 1).
В сортировочных центрах «Почты России» сканеры считывают адрес и индекс с каждого отправления и распределяют по направлениям. Происходит это довольно быстро – обрабатывается порядка 12 писем в секунду. Если проблем со считыванием информации нет, то письмо в общем потоке продолжает свой путь. Если адрес или индекс написан неразборчиво или в них содержатся какие-то ошибки, то сканер отправляет фотографию этого письма на участок видеокодирования. Сотрудники этого отдела непрерывно вручную вбивают индексы с изображений писем. Нужно обладать быстрой реакцией, чтобы успеть разобраться с письмом не более чем за 30 секунд, т.к. именно за это время сортировочная машина делает несколько кругов. Сотрудникам нужно знать индексный диапазон всей России, чтобы разбираться с несоответствием индекса и адреса. Хотя если письмо отправлено «на деревню дедушке», то и эти специалисты с их базами данных не помогут – письмо вернут отправителю.
Индексы специально пишутся на письме угловатыми цифрами, что позволяет технике легко считывать такой формат. Изготовленные типографским способом почтовые конверты содержат образцы написания цифр индекса и специальную форму из тонких пунктирных линий. Стандартное стилизованное написание цифр защищает отправителя от ошибок и облегчает сортировку почты. Цифры разрешается писать любым цветом, кроме зеленых, желтых и красных чернил.
При автоматизации подготовки отправлений (распечатке текста на наклеиваемые этикетки либо напрямую на конверты) актуальным становится использование шрифтов для стилизованного написания почтового индекса. Они условно-бесплатные, т.е. их можно использовать в личных целях бесплатно, но за коммерческое использование надо платить: Postindex, Pechkin, Zipcode. Такой шрифт сначала необходимо установить на компьютер, после чего он становится доступен на нем в любой программе, которая работает с текстом.
Чтобы письмо дошло адресату максимально быстро, адрес, включая почтовый индекс, должен быть верным. Бывает, что в экспедицию передают документ на отправку с адресом без индекса. Тогда сотруднику экспедиции его нужно выяснить (благо, это сейчас сделать просто при помощи интернета). Стоит даже проверять правильность тех индексов, которые указаны в адресе (если вы берете их не из справочных данных, которые предоставил сам адресат, например с его сайта или из его письма). Дело в том, что в России порой происходит смена некоторых почтовых индексов на новые, поэтому ошибки в них могут быть как из-за устаревания информации, так и из-за элементарной невнимательности людей – пресловутого человеческого фактора.
В поисковике вы можете набрать «почтовый индекс» и тогда вам на выбор предложат множество сайтов, где можно выяснить почтовый индекс для определенного адреса. Лучше выбрать сайт «Почты России» (см. «2» на Рисунке 1) или следующий за ним – там визуально будет видно больше информации («3»). Сам Яндекс тоже предлагает такой сервис – на Рисунке 1 (см. «1») показан результат его работы.
Рисунок 1. Где можно уточнить почтовый индекс для определенного адреса
Однако хочу отметить, что почтовый индекс получателя-юридического лица может не совпадать с индексом почтового отделения, обслуживающего адрес получателя. Обычно почтовый индекс привязан к почтовому отделению, которое обслуживает конкретный адрес. Но иногда в адресе содержатся такие буквы, как «ГСП», и при этом индекс совсем не соответствует тому, что предлагает сайт «Почты России» или другие ресурсы по поиску почтовых индексов по адресу. Дело в том, что в крупных городах некоторые организации обслуживаются не почтовыми отделениями, а специальными структурами «Почты России», которые называются – городская служебная почта (ГСП). Так что, если видите в адресе предполагаемого получателя эти буквы, не перепроверяйте его индекс в интернете, а используйте тот, что указан у него на бланке документа или в официальном источнике. Иначе ваше письмо может либо потеряться, либо долго лежать в почтовом отделении (в котором ваш адресат не обслуживается) и ждать, когда его перенаправят в ту структуру «Почты России», которая обслуживает адресата.
На международных почтовых отправлениях:
- адрес получателя пишется латинскими буквами (допускается его указание и на языке страны назначения) и арабскими цифрами с повторением страны назначения на русском языке;
- адрес отправителя пишется на русском языке с повторением страны и города латинскими буквами.
Пример 9. Оформление международного почтового отправления
Виды почтовых отправлений
Простые (нерегистрируемые) отправления принимаются «Почтой России» без выдачи документов, подтверждающих их получение и отправку. Они вручаются адресату без его расписки в получении. Данный вид отправки используется для документов, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительных открыток к праздникам.
Регистрируемое отправление отличается тем, что при отправке оно получает уникальный штриховой почтовый идентификатор – ШПИ, который соответствует трек-номеру. По нему не просто можно отследить продвижение почтового отправления, но при необходимости и получить от почты юридически значимое подтверждение того, что письмо было вручено адресату или его представителю.
ШПИ состоит из 14 символов:
- первые 6 цифр – это индекс почтового предприятия с места приема почтового отправления;
- 7–8 цифры означают порядковый номер месяца печати штрихкодового идентификатора;
- 9–13 цифры – номер почтового отправления;
- 14-я цифра – контрольный разряд.
По трек-номеру можно найти, на какой стадии доставки находится почтовое отправление. Для этого необходимо ввести его на сайте или в приложении «Почты России» (в поисковике набираете, например, «трек-номер для отслеживания», чтобы перейти сразу на нужную страницу сайта «Почты России», на Рисунке 2 показан результат поиска информации по конкретному трек-номеру, сведения располагаются в обратной хронологической последовательности, здесь же можно распечатать отчет). Также можно посмотреть вес почтового отправления, что тоже может помочь при возникновении различных споров между отправителем и получателем.
К регистрируемым почтовым отправлениям, с которыми обычно сталкиваются работники экспедиции, относятся:
- заказные письма / бандероли и
- они же, но с добавлением описи вложения – тогда отправление будет считаться ценным;
- реже к вышеперечисленному добавляется еще оформление уведомления о вручении – получатель распишется и поставит дату получения письма / бандероли / посылки в специальной форме, которая (за счет отправителя) потом будет ему, отправителю, возвращена. Эта бумажная форма стала применяться редко, т.к. теперь факт доставки любого регистрируемого отправления можно отследить на сайте «Почты России» (см. Рисунок 2).
Рисунок 2. Отслеживание доставки по трек-номеру на сайте «Почты России»
Теперь рассмотрим ценное отправление с описью вложения. Такая опись является юридически значимым документом. Она представляет собой бланк утвержденной формы, который заполняется отправителем для фиксации содержимого отправления, количества и ценности (она обязательно должна быть указана, хотя может быть и чисто символической – хоть 1 рубль за каждый отправляемый документ: дело в том, что чем выше суммарная оценка пересылаемых ценностей, тем выше будет стоимость отправки). См. Пример 10.
Пример 10. Опись вложения (по форме 107 «Почты России»)
Письмо с описью вложения предоставляется на почту незапечатанным – оператор, принимая его, должен убедиться, что содержимое конверта соответствует описи. Она нужна для подтверждения факта получения адресатом конкретных документов. Без описи будет подтвержден факт вручения заказного отправления конкретному адресату, но это не будет свидетельствовать о том, что в полученной «упаковке» было определенное содержимое. Ведь там могли быть и чистые листы бумаги, и счет-фактура вместо претензии, и любой другой документ. А в описи отправитель может указать реквизиты вложенных документов (наименование вида, дату и номер). Своей подписью и штемпелем (должность редко вписывают) представитель «Почты России» подтверждает, как третье лицо, что в конверте действительно находились те документы, что указаны в описи.
Письмо от бандероли отличается весом: оба отправления могут выглядеть одинаково – быть запакованы в один и тот же конверт, чуть различающийся толщиной. Если ваше отправление более 100 г, то это уже считается бандеролью. Конечно, конверты могут быть разными по материалу, размеру и весу, но обычно вложение в самый простой легкий конверт документов до 20 листов еще позволяет именовать отправление письмом, а если нужно отправить 20 и больше листов А4 формата, то это уже бандероль. Итак, разница между письмом и бандеролью заключается в весе и связанном с ним почтовом тарифе.
Список внутренних почтовых отправлений (форма 103)
При отправке более 5 почтовых регистрируемых отправлений необходимо оформить специальный сопроводительный документ – Список внутренних почтовых отправлений (форма 103). Его бланк можно:
- получить в почтовом отделении либо
- скачать из интернета, а также
- заполнить в специализированных почтовых программах или в личном кабинете на сайте «Почты России».
Его также называют Список для отправки партионных почтовых отправлений. Партионными именуются почтовые внутренние регистрируемые отправления, отсылаемые в почтовой упаковке организациями в количестве 5 и более штук за 1 раз. Сформированные партионные почтовые отправления сдаются на предприятия связи со Списками по форме 103. В 1 Список включается не более 35 почтовых отправлений 1 вида.
В данной форме может быть добавлена / удалена некоторая информация. И общий вид документа может немного отличаться от формы установленного образца. Например:
- если организация работает с «Почтой России» по договору, то будут добавлены реквизиты: ИНН / КПП, дата и номер договора;
- если в перечень пересылаемых документов не входит почтовое отправление, относящееся к разряду «Президентское», «Правительственное», «Служебное», «Судебное», «Межоператорское», то в графе «разряд» будет стоять фраза «без разряда», а информация об оплате этой категории почтового отправления будет отсутствовать и т.д.
В Примере 11 приведен образец оформления Списка внутренних почтовых отправлений организации, работающей с «Почтой России» по договору на оказание услуг почтовой связи.
Отдельно хотелось бы рассмотреть назначение последнего раздела Списка «Отрывной талон». При использовании Списков партионной почты на бумажном носителе и отсутствии возможности клиента (его уполномоченного представителя) присутствовать во время приема почтовых отправлений и получить оформленные документы на принятую партию непосредственно после приема, допускается передача почтовых отправлений оператору счетом с проверкой целостности упаковки. Клиент (его уполномоченный представитель) и оператор, получивший партию, оформляют отрывной талон, который отделяется от Списка партионной почты и является подтверждением передачи клиентом (его уполномоченным представителем) партии счетом в исправной упаковке.
Пример 11. Список внутренних партионных регистрируемых почтовых отправлений (по форме 103)
