Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи трудовых книжек .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи трудовых книжек .doc
Процесс передачи трудовых книжек
Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.
- Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
- Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.
Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.
Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.
Создание комиссии
Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.
Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.
Как составлять документ
Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут выбрать один из дух способов:
- либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
- либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.
Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:
- информацию о компании,
- составе комиссии, участвующей в передаче документов,
- сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.
Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.
При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников. Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить». Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.
Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек
Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.
Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» автографы всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.
Ставить печать на нем не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости визировать печатями и штампами свои бумаги.
Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.
Образец составления акта приема-передачи трудовых книжек
Заполнение информационной шапки документа
- Вначале посередине строки пишется полное наименование компании и название документа.
- Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
- После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.
- Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные.
Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей
Таблица, в которую вписывается все самое основное о трудовых книжках:
- фамилии-имена-отчества владельцев,
- серии и номера документов,
- наличие вкладышей,
- а также отдельно пишутся необходимые примечания: состояние, сведения о записях, востребованности или невостребованности и т.д.
Под таблицей указывается общее количество внесенных в акт документов.
Вторая таблица отражает информацию о вкладышах и чистых бланках трудовых книжек, хранящихся на предприятии. Здесь точно также фиксируются их серии и номера, но никакие дополнительные данные можно не указывать.
В завершение акт необходимо удостоверить подписями передающего и принимающего сотрудника, а также членов комиссии, которые принимали участие в процедуре передачи трудовых книжек. У всех у них нужно указать должности, а подписи должны быть с расшифровками.
Акт приёма-передачи трудовых книжек – это документ, подтверждающий фактическую передачу трудовых книжек от одного должностного лица предприятия к другому. Так как организация-работодатель несёт за них ответственность перед работником, вместе с фактической передачей книжек передаётся и ответственность за их сохранность.
Файлы для скачивания:
Когда составляется документ
Работодатель ведёт учёт, находящихся у него трудовых книжек работников, и обязан обеспечивать их сохранность. Для этой деятельность в организации предусмотрена отдельная должность. Обычно этим занимается человек из отдела кадров предприятия. Лицо несёт за них ответственность.
Передача трудовых книжек должна сопровождаться соответствующими документами. Акт приёма-передачи трудовых книжек подтверждает перемещение документов работников. Акт составляют в следующих случаях:
- в случае реорганизации юридического лица. В таком случае книжки перемещаются от старого юридического лица к новому;
- смена должностного лица не предприятии, несущего ответственность за трудовые книжки;
- перемещение трудовых книжек между подразделениями организации.
Единичные перемещения трудовых книжек не обязаны сопровождаться актом приёма-передачи. Например, при выдаче книжки на руки работнику или же при предоставлении книжки работником работодателю при устройстве на работу. Однако, хоть закон и не обязывает в таких случаях составлять акт приёма-передачи, он тем не менее может быть составлен. Осторожность в делах с документами никогда не бывает излишней.
Процедура передачи трудовых книжек
Процедура передачи в силу своей важности осуществляется в составе комиссии. Члены комиссии выступают в качестве свидетелей и должны своими подписями подтвердить фактическую передачу книжек. Руководитель организации издаёт приказ о назначении специальной комиссии с указанием её председателя. Лицо, ответственное за книжки до передачи полномочий по их хранению, не должно входить в состав назначенной комиссии. То же самое касается и лица, осуществляющее приёмку книжек. Члены комиссии не должны иметь личной заинтересованности в данном вопросе. Как правило, председателем комиссии назначается лицо, занимающее более высокую должность относительно других членов комиссии.
Согласно положениям статьи 66 Трудового кодекса РФ получить на руки трудовую книжку сотрудник может только в исключительных случаях. Для отслеживания перемещения документа ведётся специальный журнал. Эта деятельность ложится на плечи ответственного за ведение и учёт трудовых.
Форма документа
Документ используется во внутреннем документообороте организации и не имеет обязательной формы. Государственные органы не предлагают даже рекомендованной формы акта, так что организациям придётся составлять его самостоятельно в свободном формате. Предприятиям рекомендуется разработать единую для своей организации форму такого документа. Это позволит сэкономить время на проведении процедуры передачи, избежать возможных ошибок при составлении акта и сделает документооборот более единообразным. Разработанная на предприятии форма утверждается приказом руководителя организации. При использовании такой формы следует делать об этом отметку в документе.
Пошаговая инструкция по составлению акта
Первым делом заполняется шапка документа. Здесь указываем наименование настоящего документа. Следом отмечается полное наименование организации, дата и место (населённый пункт) составления акта. Не забываем указать приказ руководителя об утверждении формы, если используется разработанная предприятием форма.
Ниже по документу следует его вводная часть. В ней отмечаем следующие моменты:
- Факт назначения руководителем организации комиссии. указываем реквизиты соответствующего приказа;
- Указываем кто входит в состав комиссии, включая председателя. вписываем их ФИО, должность на предприятии;
- Отмечаем причину передачи трудовых книжек к другому ответственному лицу (реорганизация предприятия, увольнение сотрудника, отпуск и т.д.);
- обозначаем лиц, между которыми происходит приём-передача трудовых книжек.
Вводная часть документа должна выглядеть следующим образом:
Приказом директора Дроздова Ю. В. № 4 от 12.04.2024 года назначена комиссия в следующем составе:
Председатель комиссии: главный бухгалтер Дроздова Д. Ю.
Секретарь Тюрина А. С.
Бухгалтер Мокина К. С.
В связи с увольнением из организации начальника отдела кадров Ватова Н. Д. трудовые книжки передаются новому начальнику отдела кадров Колеватову Д. Д.
Перечень передаваемых трудовых книжек:
Далее переходим к составлению основной части документа. Так как акт составляется при передаче большого количества трудовых книжек, для оптимизации пространства и более полного изложения информации эта часть документа выполняется в виде таблицы. Закон не запрещает изложить информацию о передаваемых книжках текстом, но тем не менее будет лучше оформить это в виде таблицы.
Форма таблицы должна включать в себя следующие положения:
- порядковый номер книжки в настоящем перечне;
- ФИО работника, которому принадлежит книжка;
- реквизиты трудовой книжки (указаны на первой странице).
В нижней строке таблицы фиксируем количество передаваемых книжек. При наличии на то необходимости, можно добавить столбец с примечаниями по книжкам, но необязательно. В примечаниях можно указать, например, информацию о том, что книжка не может быть физически передана по тем или иным причинам.
Под таблицей дублируем количество передаваемых книжек текстом. Текстовая форма написания чисел имеет приоритет перед цифровой при возникновении разногласий и споров. Указывая общее число цифрами, можно допустить банальную опечатку. Продублировав число текстом, мы предотвратим этот момент.
Так должна выглядеть таблица:
Всего было передано-получено три трудовые книжки.
После таблицы следует заключительная часть документа. В ней члены комиссии заверяют акт своими подписями, тем самым подтверждают факт передачи книжек от одного лица к другому. Здесь же передающее и принимающее трудовые книжки лица также оставляют свои автографы, подтверждая передачу.
Новый работник на должности принимает на себя ответственность за сохранность документов сотрудников компании.
Акт о передаче трудовых книжек — это протокол, которым фиксируется факт перехода бланков строгой отчетности из-под ответственности одного сотрудника к другому. Содержание таких бумаг разнообразно и зависит от ситуации, но в любом случае оформляются они обязательно.
Прием-передача
Документ составляется, когда нужно передать подотчетные бумаги другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков, например при уходе из компании предыдущего ответственного лица. Акт передачи трудовых книжек при увольнении кадровика снимает с увольняющегося обязанность по обеспечению их сохранности и возлагает ее на другого сотрудника. В соответствии с данными из книги учета движения ТК указывается перечень передаваемых бумаг и информация о наличии вкладышей. После этого производится передача.
О списании испорченных экземпляров
Испорченные при заполнении ТК и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующей бумаги. Чтобы списать испорченные экземпляры, руководитель издает приказ, который разрешает создание комиссии для проведения списания. Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки. Составляется протокол о списании, в котором указываются номера списываемых бланков, их количество, причины списания. После этого происходит их уничтожение.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «ПИОН»
Воронов А.В.
АКТ
Об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них
27 марта 2020 года
г. Санкт-Петербург
Комиссия в составе: председателя комиссии начальника отдела кадров Петровой П.П.;
членов комиссии: специалиста отдела кадров Сидоровой С.С., бухгалтера Спиридоновой С.С.
Составила настоящий акт о том, что в период с 27.02.2020 по 26.03.2020 в Обществе с ограниченной ответственностью «ПИОН» были испорчены следующие бланки:
трудовой книжки — 1 (один) бланк (серия ТК-III N 123456), причина порчи — неправильное заполнение; вкладыша в трудовую книжку — 1 (один) бланк (серия ВТ N 789098), причина порчи — неправильное заполнение.
Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков и принято решение об их уничтожении. В связи с чем 27.03.2020 указанные бланки уничтожены путем измельчения с помощью шредера.
Члены комиссии _______________/Сидорова С.С. _______________/Спиридонова С.С.
Об отказе от получения ТК
В день увольнения сотруднику возвращается его ТК. Факт передачи фиксирует либо подпись получателя в соответствующем журнале, либо акт выдачи трудовой книжки работнику, однако если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, то составляется иной документ, задача которого — зафиксировать отказ. Он подписывается сотрудником отдела кадров и двумя свидетелями отказа. В нем указываются Ф. И. О. работника, его должность, причина увольнения и то, что ему было предложено получить книжку в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления: это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.
Если же гражданин не только отказывается забирать бумаги, но и не явился в день увольнения на предприятие, работодатель обязан соблюсти порядок, устанавливающий, как оформить передачу трудовой книжки работнику в такой ситуации. Работодатель направляет бывшему сотруднику письмо, в котором предлагает явиться за документом в офис либо дать письменный ответ с согласием на пересылку ТК почтой. В случае отказа он вправе оформить бумагу об отказе в получении ТК.
Акт
об отказе работника в получении трудовой книжки в связи с увольнением
«27» марта 2020 года
г. Санкт-Петербург
Комиссией в составе: Председателя: начальника отдела кадров Общительной О.О. Членов:
- Главного специалиста Иванова И. И.
- Ведущего специалиста Петрова П. П.
составлен настоящий акт о том, что «27» марта 2020 года старший менеджер по продажам отдела продаж Общества с ограниченной ответственностью «ПИОН» Самостоятельный Сергей Семенович в присутствии комиссии отказался от получения трудовой книжки в связи с увольнением и от ознакомления под подпись с приказом о его увольнении. А также отказался дать письменное объяснение причин отказа от получения трудовой книжки.
Содержание приказа об увольнении №123-к от «27» марта 2020 года объявлено Самостоятельному С.С. устно его непосредственным руководителем (начальником отдела продаж Главным Г.Г.) в присутствии членов комиссии. Одновременно Самостоятельному С.С. было объявлено, что ему по почте направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой в любое удобное время либо дать письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте ценным письмом с вложением с обязательным сообщением работодателю соответствующего адреса.
Приложение: 1. Уведомление от «27» марта 2020 года Исх. №456 (копия — 1 экз.).
Председатель комиссии: ______________ Начальник отдела кадров Общительная О.О.
Члены комиссии: _________________ ______________________________ (подпись) (должность, фамилия, инициалы) _________________ ______________________________ (подпись) (должность, фамилия, инициалы)
О непредоставлении работником ТК
Оформляется в случае, если новый сотрудник приступил к выполнению своих профессиональных обязанностей, отработал неделю, но ТК для оформления рабочих отношений не сдал работодателю.
Общество с ограниченной ответственностью
«ПИОН»
Акт
об отказе в предоставлении трудовой книжки
«27» марта 2020 года
г. Санкт-Петербург
Комиссией в составе:
Председателя: начальника отдела кадров Общительной О.О.
Членов:
- Главного специалиста Иванова И.И.
- Ведущего специалиста Петрова П.П.
составлен настоящий Акт об отказе Самостоятельного Сергея Семеновича
в предоставлении трудовой книжки в связи с ее утратой.
Содержание настоящего Акта подтверждаем своими подписями
Общительная О.О. _____________________ Начальник отдела кадров
Ф. И. О., должность, подпись
Иванов И.И. _____________________ Главный специалист
Ф. И. О., должность, подпись
Петров П.П. _____________________ Ведущий специалист
Ф. И. О., должность, подпись
С настоящим Актом ознакомлен Самостоятельный С.С. ___________________
Ф. И. О., подпись
От подписи ______________________ отказался
Ф. И. О., должность
__________________________ _____________________ ____________________
Ф. И. О., должность, подпись
__________________________ _____________________ ____________________
Ф. И. О., должность, подпись
__________________________ _____________________ ____________________
Ф. И. О., должность, подпись
Переход на электронный учет
С 2020 года в активный обиход входят электронные ТК, пока добровольно. Работодатели рассылают сотрудникам уведомления о возможности такого перехода. Тем, кто готов к нему, бумажные трудовые книжки выдаются на руки, а весь последующий учет деятельности гражданина ведется в электронной форме. Важно помнить, что выданные бумажные документы не теряют своего действия — они продолжают свидетельствовать об имевшемся ранее, до введения электронного учета, стаже.
По факту выдачи ТК работнику на руки работодатель составляет бумагу.
Общество с ограниченной ответственностью «ПИОН»
Акт о выдаче трудовой книжки
«27» марта 2020 года
г. Санкт-Петербург
Комиссией в составе: Председателя: начальника отдела кадров Общительной О.О. Членов:
- Главного специалиста Иванова И.И.
- Ведущего специалиста Петрова П.П.
составлен настоящий Акт о том, что 27.03.2020 старшему менеджеру по продажам Самостоятельному Сергею Семеновичу была выдана на руки его трудовая книжка ТК-II № 1234567.
Содержание настоящего Акта подтверждаем своими подписями
Общительная О.О. _____________________ Начальник отдела кадров Ф. И. О., должность, подпись Иванов И.И. _____________________ Главный специалист Ф. И. О., должность, подпись Петров П.П. _____________________ Ведущий специалист Ф. И. О., должность, подпись
С настоящим Актом ознакомлен, трудовую книжку получил Самостоятельный С.С.
Впоследствии, если это необходимо, сотрудники отдела кадров составляют акт об отсутствии трудовой книжки в отделе кадров — этот протокол зафиксирует документально, что ТК передана на руки работнику.
Требования к оформлению
Составляя любую бумагу, связанную с передачей рабочих документов сотрудников, в том числе акт приема-передачи трудовой книжки при увольнении, используют бланк, разработанный в самой компании, или утвержденные формы.
Обязательно указываются следующие реквизиты:
- наименование компании;
- название документа;
- дата подписания и номер;
- место составления;
- заголовок;
- подпись руководителя и ответственных за составление лиц.
Пример приказа:
г. Москва 10.01.2022
В связи с приемом на должность специалиста по кадрам нового сотрудника Ивановой А. А. и увольнением специалиста по кадрам Петровой Н. В.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести прием-передачу дел 13.01.2022 с оформлением по его итогам акта приема-передачи дел.
2. Для приема-передачи дел создать комиссию, включающую в себя следующих сотрудников:
Сидорова С. В., главного бухгалтера,
Ермолаева М. Р., директора по персоналу;
Коршунова Л. О., секретаря.
3. Комиссия собирается и в произвольной форме составляет акт приема-передачи кадровой документации. Главное, включить в него наименования документов и их количество, оставить место для отметок о неточностях и ошибках.
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Опись вложения для отправки трудовой книжки
Опись вложения для отправки трудовой книжки
Подборка наиболее важных документов по запросу Опись вложения для отправки трудовой книжки (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика
Апелляционное определение Московского городского суда от 24.11.2020 по делу N 33-417073/2020
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании задолженности по заработной плате; 2) О взыскании компенсации за неиспользованный отпуск; 3) О взыскании компенсации за несвоевременную выплату заработной платы; 4) О взыскании компенсации морального вреда; 5) О взыскании компенсации за задержку выдачи трудовой книжки.
Обстоятельства: Истец заявляет, что получил по почте уведомление об истечении срока действия трудового договора, однако с приказом об увольнении ознакомлен не был, трудовую книжку ему не выдали.
Решение: 1) Отказано; 2) Отказано; 3) Отказано; 4) Удовлетворено в части; 5) Удовлетворено в части.Кроме того, ссылки ответчика на то, что вместе с уведомлением о прекращении трудового договора истцу почтовым отправлением N 12916432022501 направлено также уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, судебной коллегией отклоняются, поскольку каких-либо документов, подтверждающих указанные обстоятельства, не представлено (опись вложений, сопроводительное письмо). Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, квитанция об отправке, а также уведомление о получении указанного письма также указанного обстоятельства не подтверждают.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
“Сложные вопросы изменений трудового законодательства в 2021 году”
(Шестакова Е.В.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2021)Согласно требованиям Трудового кодекса РФ, исходя из того, что соглашения, предусмотренного ст. 312.2 ТК РФ, между сторонами достигнуто не было, трудовая книжка истца должна быть выслана ответчиком из г. Старый Оскол не позднее 19.06.2019. Согласно отчету об отслеживании отправления, ответчик сдал на почту в г. Старый Оскол письмо с трудовой книжкой только 28.06.2019. Письмо прибыло в г. Первоуральск 06.07.2019, и в этот же день получено истцом. Согласно описи вложения отправлена трудовая книжка, справка о доходах физического лица, справка формы N н (л.д. 33 – 34).
Нормативные акты
Федеральный закон от 23.05.2016 N 141-ФЗ
(ред. от 29.12.2022)
“О службе в федеральной противопожарной службе Государственной противопожарной службы и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации”10. По письменному обращению гражданина, не получившего трудовой книжки после увольнения со службы в федеральной противопожарной службе, уполномоченный руководитель обязан выдать ее либо отправить заказным письмом с уведомлением о вручении лично адресату и описью вложения в течение трех рабочих дней со дня обращения гражданина. По обращению гражданина (в письменной форме или направленному в порядке, установленном федеральной противопожарной службой, по адресу электронной почты федеральной противопожарной службы), не получившего сведений о трудовой деятельности за период прохождения службы в федеральной противопожарной службе после увольнения, уполномоченный руководитель обязан предоставить их не позднее чем через три рабочих дня со дня обращения гражданина способом, указанным в его обращении (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у уполномоченного руководителя).
Федеральный закон от 30.11.2011 N 342-ФЗ
(ред. от 05.12.2022)
“О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации”10. По письменному обращению гражданина, не получившего трудовой книжки после увольнения со службы в органах внутренних дел, уполномоченный руководитель обязан выдать ее либо отправить заказным письмом с уведомлением о вручении лично адресату и описью вложения в течение трех рабочих дней со дня обращения гражданина. По обращению гражданина (в письменной форме или направленному в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в сфере внутренних дел, по адресу электронной почты федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел, его территориального органа или подразделения), не получившего сведений о трудовой деятельности за период прохождения службы в органах внутренних дел после увольнения, уполномоченный руководитель обязан предоставить их не позднее чем через три рабочих дня со дня обращения гражданина способом, указанным в его обращении (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у уполномоченного руководителя).
