Предпринимательская деятельность предполагает сдачу отчётности в налоговые органы. Чтобы избежать очередей, но вовремя сдать декларацию или другой документ, можно воспользоваться услугами почты России. Для этого нужно отправить налоговые документы письмом с описью вложения. Расскажем об описи подробнее.
Бланк описи вложения документов в ценное письмо
В данном блоке прикреплен бланк описи вложения с возможностью индивидуального заполнения прямо из файла. Также опись вложения можно подготовить и вручную, для этого пустой бланк выведите на печать и заполните обычной шариковой ручкой. Образец такого заполнения показан на рисунке ниже.
ФАЙЛЫ
Скачать бланк описи вложения документов .pdf
Что такое опись?
Опись – это список вложенного в конверт содержимого. Заполняется опись на специальном бланке формы 107, который утверждён Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012 г. N 114-п «Об утверждении порядка» с приложением «Порядок приёма и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений».
Вообще опись вкладывается в
- бандероли,
- посылки,
- ценные письма.
Нас интересует последний пункт.
Чем нам выгодно такое почтовое отправление?
Сотрудник операционного зала филиала почты России при принятии письма поставит на бланке описи штамп с текущей датой.
Важно! Дата принятия ценного письма с описью будет равна дате сдачи отчётности.
Таким образом, даже если вы не успеваете по каким-либо причинам сдать отчёт вовремя и остался последний день, вы можете отправить документы письмом с описью вложения, избежав тем самым пенни и штрафов за не вовремя сданную налоговую отчётность.
Как правильно заполнять бланк формы 107?
Внимание! Бланк описи заполняется в двух экземплярах! Один бланк отправится в конверте вместе с письмом, а второй, со штампом даты, выдадут на руки отправителю.
В форме 107 заполняются строки:
- таблица вложенных документов:
- порядковый номер,
- наименование,
- количество штук,
- объявленная ценность (в рублях);
- общий итог (в штуках) предметов и сумма объявленной ценности;
- отправитель (ФИО или название юрлица);
- подпись отправителя.
Итак, образец заполнения описи вложения будет выглядеть следующим образом:
В случае если остались незаполненные ячейки, допускается поставить прочерк. А если наоборот, места для заполнения не хватило, то допускается продолжить на втором листе бланка и сделать пометки, например, «Лист 1 из N», «Лист 2 из N» и т.д. Итог количества и суммы нужно привести общий, на все вложенные в конверт документы. Опять же, такую цепочку бланков нужно заполнить в двух экземплярах.
Важно! Исправления на бланке описи вложения в ценное письмо не допускаются!
Что такое объявленная ценность?
Так как опись нужна как факт сдачи отчётности, а по правилам вкладывается она в ценное письмо, то наше отправление нужно оценить. Оценивается каждая вложенная единица отдельно, а сумму оценки присваивают всему письму. Ценность можно и не присваивать, а поставить прочерк.
На конверте так и нужно написать: «С описью, ценность ХХ рублей».
Если вдруг письмо затеряется, то почта должна вернуть отправителю или получателю сумму объявленной ценности.
За пересылку письма оператор почтового зала возьмёт дополнительно +4% от суммы объявленной ценности.
Как отправить письмо с описью вложения?
К оператору операционного зала почты России нужно обратиться с:
- незапечатанным конвертом,
- вложенными в него документами,
- двумя заполненными бланками описи,
- суммой денег в кошельке за пересылку.
Оператор сверит внесённые данные в бланк с вложением в конверте, правильность заполнения описи и конверта, поставит на каждом листе описи штамп с датой принятия, распишется на каждом и один экземпляр отдаст отправителю вместе с квитанцией об оплате.
Кстати говоря! Отправлять, например, декларацию в налоговую можно только в одном экземпляре, ваш экземпляр остаётся у вас с приложенным к нему бланком описи с датой отправки письма.
Где взять бланки описи формы 107?
Бланки описи всегда лежат в свободном доступе в каждом отделении почты России. Их можно взять с собой домой и лучше с запасом, на случай вынужденного перезаполнения бланка из-за совершённой ошибки.
Также бланк ф.107 доступен для скачивания на сайте почты России и у нас на странице.
Многие важные документы, несмотря на развитие электронного документооборота, до сих направляются Почтой РФ. Это может быть переписка с контрагентом, договоры и акты для подписания, досудебная претензия, отчётность в ИФНС, заявления в госорганы и другие юридически значимые сообщения.
Чтобы доказать сам факт отправки документации, достаточно сохранять почтовую квитанцию. Но часто надо подтвердить, что вы направили именно тот документ, который необходим в конкретной ситуации.
Например, перед тем, как обратиться в суд по причине срыва сроков поставки, необходимо предъявить контрагенту претензию. Без соблюдения претензионного порядка суд вправе оставить исковое заявление без рассмотрения. И даже если вы действительно направляли претензию почтой, но не оформили опись вложения, недобросовестный партнёр может заявить, что получил от вас другой документ, например, рекламные материалы.
В таких ситуациях Почта России становится официальным посредником, который подтверждает, что в письмо вложены определённые документы. Причём сотрудником почты действительно производится проверка вложения, за что взимается установленный тариф. В Москве такая услуга стоит 108 рублей, в других регионах дешевле.
Что такое опись вложения
Опись вложения (форма Ф 107) — это список, в котором отправитель перечисляет содержимое письма, посылки, бандероли. Заполненная опись и само отправление предъявляются работнику почты для проверки, поэтому запечатывать конверт с документами заранее нельзя.
Актуальная форма бланка описи вложения утверждена приказом АО «ПОЧТА РОССИИ» от 21 июня 2022 г. N 230-п (приложение № 28).
Опись заполняется при отправке в двух экземплярах, один вкладывается в письмо, другой отдают отправителю в качестве подтверждения. При получении отправление может быть вскрыто сотрудником почты, но только с согласия того, кому оно адресовано. В этом случае можно сверить опись на соответствие содержимому письма.
Если обнаружится расхождение, почтовое отделение должно составить акт и провести расследование, которое может длится до двух месяцев. По итогам расследования Почта РФ должна выплатить возмещение.
Получатель может отказаться от вскрытия письма в почтовом отделении, но тогда никакие претензии к содержимому предъявить уже нельзя.
Как заполнить опись вложения
В описи надо построчно перечислить те документы, которые вы вкладываете в письмо. Например, договор оказания услуг, счёт-фактура, приходный кассовый ордер, выписка по расчётному счёту и др. Чтобы не было никаких сомнений, стоит также указать реквизиты документов и количество листов в каждом.
Ценность документа определять необязательно или можно проставить символическое значение, например, 1 рубль. Чем выше объявленная ценность всего письма, тем дороже обойдётся его отправка. Указанные сведения отправитель подтверждает своей подписью. А после проверки вложения опись подписывает и сотрудник почты.
Скачать образец заполнения описи вложения документов в письмо можно по ссылке ниже.
Образец описи вложения
Заполнить опись можно от руки в почтовом отделении или заранее, на своём компьютере. Если у вас есть доступ в личный кабинет на сайте Почты России, то воспользуйтесь онлайн-сервисом по заполнению формы Ф 107. Тогда список документов надо ввести один раз, во втором экземпляре он заполнится автоматически.
Мы в соцсетях: Телеграм, ВКонтакте, Дзен – анонсы статей, новости по регистрации и ведению бизнеса
Опись документов – образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.
Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?
В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.
Определить необходимые сроки вам поможет статья «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».
Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.
На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.
Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:
- название организации (если архив — сторонняя организация);
- номер описи;
- дату описи;
- наименование сдаваемых на хранение документов;
- период, к которому относятся документы;
- срок хранения документов;
- количество листов;
- расположение документов (номер папки, дела или короба);
- Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.
Скачать образец описи документов для передачи в архив
Как выглядит опись документов для отправки по почте
Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.
Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.
Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке ниже:
Скачать образец описи документов для почты
При передаче документов в ФНС также потребуется их опись. Как правильно ее составить, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника».
Итоги
Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.
Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.
Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?
В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.
Определить необходимые сроки вам поможет статья «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».
Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.
На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.
Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:
- название организации (если архив — сторонняя организация);
- номер описи;
- дату описи;
- наименование сдаваемых на хранение документов;
- период, к которому относятся документы;
- срок хранения документов;
- количество листов;
- расположение документов (номер папки, дела или короба);
- Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.
Скачать образец описи документов для передачи в архив
Как выглядит опись документов для отправки по почте
Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.
Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.
Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке ниже:
Скачать образец описи документов для почты
При передаче документов в ФНС также потребуется их опись. Как правильно ее составить, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника».
Итоги
Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.
Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.
Для ценных почтовых отправлений можно выбрать дополнительную услугу — опись вложения. К письму, посылке или бандероли с описью вложения прикладывается юридически значимое описание содержимого, оформленное на специальном бланке Почты. Обратите внимание, услуга доступна только для пересылки отправлений по России.
Отправитель заполняет бланк, указывая все пересылаемые предметы, их количество и сумму оценки (в полных рублях) для каждого предмета. Для предметов без оценки в графе «Объявленная ценность» ставится прочерк. Исправления не допускаются.
Отправление с описью вложения представляется в почтовое отделение в открытом виде и с заполненным в двух экземплярах бланком описи ф.107.
Тарифы на услугу “Проверка соответствия вложения почтового отправления описи вложения”
Если список не укладывается в лист бланка, его продолжают на следующем листе. В таком случае на каждом листе описи нужно указать его номер и общее количество: например, «Лист 1 из 2», «Лист 2 из 2».
При приеме отправления с описью вложения сотрудник Почты России сличает содержимое отправления с описью, после чего ставит печать с датой, индексом отделения и свою подпись.
Один из экземпляров описи вкладывают в отправление, другой возвращают отправителю.
Почтовое отправление с описью вложения перед выдачей может быть вскрыто работником Почты с согласия адресата (уполномоченного представителя). Адресат имеет право отказаться от вскрытия отправления, проставив соответствующую отметку на документах Почты. Если обнаружится, что отправление дошло до адресата не в полном объеме, сотрудник почтового отделения составит соответствующий акт, который будет отправлен в вышестоящую организацию для проведения расследования. Такое расследование проводится в установленные сроки — до 2 месяцев. По его окончании отправителю (или получателю) будет осуществлена выплата возмещения.
Оформить посылку
