Как составить организационную диаграмму

8 апреля 2022 г.

Организационная диаграмма в PowerPoint — это эффективный метод отображения отношений отчетности внутри организации или проекта. Знание того, как создать организационную диаграмму, отображающую различные уровни иерархии, может быть ценным навыком для любой должности в компании. Развитие этого навыка может помочь вам улучшить качество ваших презентаций и улучшить понимание иерархических отношений. В этой статье мы обсудим, что такое организационная диаграмма, почему PowerPoint является подходящим средством для ее создания и как сделать ее за четыре шага, а также некоторые дополнительные советы по созданию организационной диаграммы в PowerPoint.

Что такое организационная схема?

Организационная диаграмма или организационная диаграмма — это визуальное представление внутренней иерархической структуры компании, учреждения или проекта. Его точный дизайн и макет во многом зависят от того, как организована соответствующая группа, поскольку она может отображать такие элементы, как отделы компании, роли сотрудников и внешних партнеров, а также отображать отношения между ними. Основная роль организационной схемы — показать людям, не входящим в анализируемую группу, какова иерархическая структура и как функционирует процесс принятия решений.

Некоторые из основных преимуществ использования PowerPoint для создания организационной диаграммы включают в себя:

• Относительно простой процесс: интерфейс PowerPoint делает создание организационных диаграмм доступной задачей для сотрудников, не имеющих опыта работы с программным обеспечением Microsoft Office.

• Легко редактировать: вы можете редактировать организационную диаграмму, чтобы отразить различные изменения в организационной структуре.

• Возможность делиться и обновлять: после создания организационной диаграммы вы можете поделиться ею с сотрудниками через внутреннюю сеть организации и периодически обновлять ее.

Как сделать организационную диаграмму в PowerPoint

Попробуйте выполнить следующие четыре шага при создании организационной диаграммы в PowerPoint:

1. Добавьте графику SmartArt

Графический элемент SmartArt — это способ визуального представления различных концепций и идей. Чтобы использовать его специально для создания организационной диаграммы, запустите приложение PowerPoint, перейдите на вкладку «Вставка» и выберите параметр «SmartArt» в разделе «Иллюстрация». Выбрав его, вы получаете доступ к различным визуальным представлениям для различных целей. Найдите категорию «Иерархия» и выберите один из шаблонов организационной диаграммы. Решите, какой из них лучше всего подходит для вашей конкретной цели.

2. Добавьте свою информацию

После выбора подходящего шаблона вы можете начать вводить информацию, такую ​​как имена в иерархической структуре. В шаблоне может не быть точного количества полей, которое требуется для отображения каждого человека или отдела, но вы можете добавить новые, выбрав только что созданный шаблон и используя опцию «Добавить фигуру». Затем у вас есть возможность разместить новую коробку там, где вам это нужно в организационной структуре.

У вас также есть возможность добавить изображение для каждого имени, что поможет тем, кто изучает организационную схему, идентифицировать каждого члена команды. В некоторых шаблонах также есть дополнительное место в каждом поле для описания должности или другой информации.

3. Отформатируйте свою организационную диаграмму

Вставив всю необходимую информацию в организационную диаграмму и поместив ее в выбранную вами иерархическую структуру, вы можете отформатировать стиль и внешний вид диаграммы. Для этого вы можете получить доступ к вкладкам «Дизайн» и «Формат». Некоторые из доступных опций включали изменение цветовой схемы, создание трехмерных блоков, изменение стиля шрифта и размера букв и добавление цветных контуров, чтобы отличать одни блоки от других.

4. Опубликуйте и поделитесь своей организационной схемой

После того, как организационная диаграмма будет завершена, вы можете поделиться ею с любым, кому требуется доступ. Если вы знаете, что у всех, кто его получает, есть приложение Microsoft PowerPoint, вы можете сохранить его в формате PowerPoint. Если вы, вероятно, отправите файл людям, у которых может не быть приложения, вы можете сохранить его как файл PDF, чтобы убедиться, что он правильно отображается на любом устройстве.

Советы по созданию организационной диаграммы в PowerPoint

Подумайте о том, чтобы следовать этим советам при создании организационной диаграммы для вашего отдела или организации с помощью PowerPoint:

• Используйте пунктирные линии, чтобы показать все иерархические отношения. Некоторые организации имеют более сложную структуру, в которой определенные сотрудники подчиняются нескольким людям. Вы можете проиллюстрировать это на своей организационной диаграмме, вставив дополнительные пунктирные линии с помощью кнопки «Вставить» и соответствующим образом связав поля.

• Назначьте кого-нибудь в организации для поддержания организационной схемы в актуальном состоянии. Использование программного приложения для создания организационной диаграммы и обмена ею через внутреннюю сеть организации может упростить получение регулярных обновлений о различных организационных изменениях для всех. Чтобы убедиться, что все знают об изменениях как можно быстрее, вы можете рассмотреть возможность внесения их самостоятельно и уведомить все соответствующие стороны или поручить это кому-то другому.

• Используйте организационные диаграммы для отображения ролей сотрудников. Помимо использования организационных диаграмм для отображения иерархической структуры организации или отдела, вы также можете использовать их для отображения точных функций каждого ключевого сотрудника. Это может помочь постороннему понять, как каждая роль вписывается в общую структуру организации.

• Отформатируйте организационную диаграмму так, чтобы она уместилась на одной странице. Просмотр организационной схемы на отдельных страницах может быть сложным для восприятия и понимания. В полной мере используйте параметры дизайна и формата, чтобы изменить размер и расположить каждое поле так, чтобы вся структура помещалась на одной странице.

• При отображении иерархии организации поместите название должности перед именем человека. При создании иерархической структуры вы можете упростить ее понимание, разместив должность каждого сотрудника в организации над его именем. Это также может упростить перестановку сотрудников на диаграмме без изменения иерархической структуры.

Обратите внимание, что ни одна из упомянутых выше компаний не аффилирована с Indeed.

Графики и диаграммы — это замечательные визуальные эффекты, которые позволяют четко видеть информацию. Если вам нужно показать структуру отчетности вашей компании, команды или корпорации, вы можете создать организацию или организацию. диаграмма в Microsoft Word, Excelили PowerPoint.

Наряду с шаблонами для каждого приложения мы покажем вам, как создать организационную диаграмму с нуля, чтобы вы могли настроить ее по своему вкусу.

Этот первый шаблон организационной диаграммы для Word содержит красочные текстовые поля на привлекательном фоне. От Лаборатория шаблоноввы можете скачать диаграмму бесплатно и просто заменить образцы имен и заголовков своими собственными.

Хотя макет этого следующего шаблона Word похож, он предлагает немного больше. От Шаблон.netэтот бесплатный шаблон организационной диаграммы предназначен для планирования структуры, где рядом с каждым именем указан показатель готовности.

Преимущество здесь в том, что вы можете использовать этот столбец для всего, что вам нужно, например, для лет службы, результатов тестов или взносов. Это делает его хорошим вариантом для различных отраслей и ситуаций.

Используйте шаблон организационной диаграммы для Excel

Если вы предпочитаете используйте Excel для вашей диаграммыэтот бесплатный шаблон от Smartsheet идеально. Вы можете ввести название компании вверху вместе с вашим именем и датой. Затем выберите текст имени и заголовка в каждом поле, чтобы заменить их своими данными.

Чтобы добавить больше блоков и соединителей, скопируйте один из них справа, а затем вставьте в нужное место.

Для другого варианта Excel посмотрите на этот другой шаблон из Smartsheet. Он работает и выглядит так же, как и первый, но предлагает места для выстрелов в голову. Это позволяет добавить фотографию каждого человека рядом с его именем и титулом.

Чтобы добавить фотографию, щелкните правой кнопкой мыши один из значков изображения, перейдите к пункту «Изменить изображение» и выберите место для фотографии, которую хотите добавить.

Используйте шаблон организационной диаграммы для PowerPoint

Возможно, вы планируете включить свою организационную диаграмму в слайд-шоу. Вы можете выбрать из 30 бесплатных красочных Шаблоны PowerPoint от Слайдсго. Когда вы выберете Загрузить этот шаблон и выберите PowerPoint, вы получите все шаблоны в одной презентации, чтобы вы могли выбрать тот, который вам нравится.

Этот первый шаблон дает вам немного другую компоновку: главный человек находится вверху в центре, за ним следует следующий уровень ниже и их непосредственные подчиненные по бокам. Просто выберите текст внутри каждого поля, чтобы заменить его своим собственным.

Вы хотите горизонтальную организационную диаграмму? Если да, то следующий шаблон идеален. Начните с главного человека слева, а подчиненные отношения распространяются справа.

Обязательно просмотрите каждый из вариантов в этом пакете шаблонов, чтобы выбрать тот, который лучше всего подходит для вашей компании.

Создайте организационную схему с нуля

Возможно, у вас есть уникальная цепочка подчинения или организационная структура для разных отделов. Вы можете создать организационную диаграмму с нуля, используя функцию SmartArt в Word, Excel и PowerPoint.

Преимущество SmartArt заключается в том, что вы обнаружите, что многие настройки можно выполнить с помощью простой кнопки или меню, а не вручную. Это сэкономит вам массу времени и поможет создать профессионально выглядящую диаграмму.

В нашем примере мы будем использовать Microsoft PowerPoint для создания диаграммы, но процесс одинаков во всех трех приложениях.

Вставьте организационную схему

Вы можете выбрать базовую организационную диаграмму, содержащую заголовки или изображения, или горизонтальную диаграмму с использованием SmartArt.

Перейдите на вкладку «Вставка» и выберите SmartArt в разделе «Иллюстрации» на ленте.

Когда откроется окно «Выберите рисунок SmartArt», выберите «Иерархия» слева. Затем вы можете выбрать каждый вариант организационной диаграммы, чтобы увидеть предварительный просмотр и краткое описание справа.

Выберите тот, который вы хотите, и нажмите OK, чтобы поместить его в свой документ.

Если вы используете Mac, вы можете использовать раскрывающееся меню SmartArt и перейти к Иерархии, чтобы выбрать нужный макет во всплывающем меню.

Добавьте текст

Затем добавьте сведения о каждом человеке в организации. В зависимости от типа выбранной вами иерархической диаграммы вы можете включить только имена или имена с названиями должностей.

Выберите фигуру (текстовое поле) и просто введите собственный текст. Размер каждой фигуры должен автоматически изменяться в соответствии с длиной текста внутри.

Кроме того, вы можете ввести данные в текстовую панель. Щелкните стрелку в левой части диаграммы, чтобы открыть панель. Затем выберите уровень и введите свой текст.

Если вы предпочитаете использовать другой стиль или цвет шрифта, выберите текст в фигуре и используйте плавающую панель инструментов или параметры в группе «Шрифт» на вкладке «Главная».

Используйте дополнительные фигуры

Если вам нужно добавить фигуры для большего количества членов команды, вы можете сделать это легко. Поскольку SmartArt выполняет часть работы за вас, вам не нужно беспокоиться о ручной вставке соединителей или правильных типов фигур.

Выберите диаграмму и перейдите на появившуюся вкладку Дизайн SmartArt. Выберите фигуру на диаграмме, связанную с фигурой, которую вы хотите добавить.

В левой части ленты используйте раскрывающийся список «Добавить фигуру», чтобы вставить другую. Вы можете добавить его после, перед, выше, ниже или в качестве помощника в зависимости от уровня человека.

Здесь мы добавили фигуру ниже той, что внизу справа.

Если вы добавляете фигуру в то место, которое вам нужно переместить, вам также не нужно делать это вручную. Выберите фигуру, откройте вкладку «Дизайн SmartArt» и нажмите кнопку «Повысить» или «Понизить».

Затем вы увидите, что ваша недавно добавленная фигура перемещается туда, где она вам нужна в организации.

Продолжайте этот процесс, чтобы добавить фигуры для всех, а затем вставьте текст для каждого, как описано выше.

Стиль диаграммы

После того, как вы настроите диаграмму, вставите текст и добавите необходимое количество фигур, вы можете украсить свою организационную диаграмму.

Выберите диаграмму и перейдите на вкладку Дизайн SmartArt. Используйте функции «Изменить цвета и стили» в разделе «Стили SmartArt» на ленте.

Вы можете использовать раскрывающееся меню «Изменить цвета», чтобы выбрать другую цветовую схему.

Затем используйте поле «Стили», чтобы добавить изюминку, например, отполированный 3D-вид или использование другого угла.

Если вы хотите изменить цвет определенной фигуры, а не придерживаться цветовой схемы, вы также можете это сделать. Либо щелкните фигуру правой кнопкой мыши и используйте раскрывающийся список «Заливка» на плавающей панели инструментов, либо выберите фигуру и используйте параметр «Заливка фигуры» на вкладке «Формат».

Больше вариантов

У вас есть несколько дополнительных параметров, которые вы можете использовать для своей организационной диаграммы с помощью функции SmartArt.

На вкладке «Дизайн SmartArt» вы увидите действия для переключения слева направо и справа налево, изменения макета диаграммы, сброса ее до изображения по умолчанию или преобразования диаграммы в текст или простые фигуры.

Создание организационной диаграммы не должно занимать много работы или массу времени. С помощью шаблона или инструментов SmartArt вы можете задокументировать структуру своей команды, создав организационную диаграмму в Word, Excel или PowerPoint за считанные минуты.

Дополнительные сведения см. в этих шаблонах управления проектами для Excel.

Организационные диаграммы в Excel используются для представления организационной структуры любого бизнеса или компании. Он используется для описания отчетности или иерархии для каждого сотрудника, связанного с организацией. Нам нужно использовать предварительно определенные шаблоны SmartArt этой диаграммы в Excel.

Оглавление

• Что такое организационная диаграмма в Excel?
  • Как создать организационную диаграмму в Excel?
  • Пример
    • Создайте организационную диаграмму, чтобы показать заданную организационную иерархию.
  • То, что нужно запомнить
  • Рекомендуемые статьи

Как создать организационную диаграмму в Excel?

.free_excel_div{фон:#d9d9d9;размер шрифта:16px;радиус границы:7px;позиция:относительная;margin:30px;padding:25px 25px 25px 45px}.free_excel_div:before{content:»»;фон:url(центр центр без повтора #207245;ширина:70px;высота:70px;позиция:абсолютная;верх:50%;margin-top:-35px;слева:-35px;граница:5px сплошная #fff;граница-радиус:50%} Вы можете скачать этот шаблон организационной диаграммы Excel здесь — Шаблон организационной диаграммы Excel

Давайте начнем.

1. Нажмите на рабочий лист Excel, где мы хотим добавить организационную диаграмму, и перейдите на вкладку «ВСТАВИТЬ» -> SmartArt.

   

2. При нажатии на нее откроется новое окно, как показано на рисунке выше. Затем нажмите на 5-й вариант на левой боковой панели под названием «Иерархия».

   

3. Обратите внимание, что параметры на правой панели изменятся соответствующим образом. Выберите 1-й вариант в 1-й строке «Организационная структура», как показано ниже.

   

4. Нажатие «ОК» закроет диалоговое окно и вставит макет организационной диаграммы на активный рабочий лист, как показано на рисунке ниже.

   

5. Как видно на рисунке выше, организационная диаграмма состоит из двух панелей: текстовой панели слева и графической панели SmartArt справа.

   Текстовая панель представляет собой хорошо выровненный маркированный список данных, которые действуют как входные данные для графики SmartArt. Например, мы можем ввести нужный текст внутри [Text]. [Text] является текстом-заполнителем, что означает, что мы заменим его по мере вставки фактического текста. Все, что мы печатаем на левой панели, автоматически отражается в правом графическом элементе SmartArt.

   

6. В нижней части левой текстовой панели мы видим описание рисунка SmartArt и в данном случае организационную диаграмму.

   

   Графический элемент SmartArt сопоставляется с левой панелью в зависимости от выравнивания маркеров и вложенных маркеров. Таким образом, он использует текстовые значения, введенные на левой панели, и автоматически обновляет графическое представление, обозначающее то же самое.

Пример

Создайте организационную диаграмму, чтобы показать заданную организационную иерархию.

вице-президент

|

директор

|

Менеджер

| Инженер 1

| Инженер 2

Шаг 1:

• Как было сказано ранее, мы должны пройти по этому пути, чтобы вставить организационную диаграмму на лист Excel.

Вставка -> SmartArt -> Иерархия -> Организационная схема.

• Мы должны вставить шаблон Excel организационной диаграммы по умолчанию на лист.

Шаг 2:

• Нажмите на первый [Text] и введите самую верхнюю роль в постановке задачи, вице-президент.
• Мы видим, что графика также изменилась соответственно.
• Теперь в организационной структуре самая высокая роль принадлежит вице-президенту.

Шаг 3:

• Следующей ролью в иерархии является Менеджер. Под вице-президентом находится только один менеджер.
• Вторая пуля является вспомогательной. Итак, мы должны ввести «Менеджер“ во 2-м текстовом поле.
• Теперь есть роль менеджера при вице-президенте.

Шаг 4:

• Теперь есть два сотрудника: Инженер 1 и Инженер 2, подчиненные Менеджеру.
• Итак, нажмите «Понизить уровень» на вкладке «Дизайн» и создайте новый подпункт в разделе «Менеджер».

• Вставьте текст «Инженер 1» в текстовое поле.

Шаг 5:

• Есть еще один сотрудник по имени «Инженер 2″ под тем же менеджером.
• Итак, мы должны нажать клавишу «Ввод» после Сотрудника 1, что создаст еще один подпункт под «Менеджером».
• Затем вставьте текст «Инженер 2» в текстовое поле.

Шаг 6:

• Поскольку мы достигли представления организационной схемы данной иерархии, мы можем удалить оставшиеся [Text] заполнители из шаблона.
• Щелкните по каждому нежелательному [Text] заполнитель и нажмите клавишу «Удалить» на клавиатуре.
• Результирующая организационная диаграмма в Excel показана ниже.

То, что нужно запомнить

1. Организационная диаграмма показывает роли и иерархии в данной организации.
2. Существует четыре варианта организационной структуры:
   • Организационная схема (обычная)
   • Схема организации изображений
   • Имя и должность Организационная структура
   • Организационная схема полукруга
3. Мы можем применить форматирование к организационной диаграмме в отношении цветов и стилей.

• Дизайн -> Изменить цвета позволяет нам изменить цвета
• Дизайн -> Стили SmartArt позволяют нам изменять стили.

Рекомендуемые статьи

Эта статья представляет собой руководство по организационной диаграмме в Excel. Мы обсудим создание организационной диаграммы в Excel с некоторыми примерами и загружаемым шаблоном Excel. Вы также можете узнать больше об Excel из следующих статей:

• График акций ExcelСхема акций ExcelСхема акций ExcelСхема акций в Excel также известна как диаграмма высоких и низких цен в Excel, потому что она используется для представления условий данных на таких рынках, как акции, данные представляют собой изменения цен акций, мы можем вставить их из вкладка вставки, а также на самом деле существует четыре типа графиков акций, наиболее часто используемым является закрытие максимума-минимума, поскольку он имеет три серии ценовых максимумов и минимумов, мы можем использовать до шести серий цен на биржевых диаграммах.Подробнее
• Диаграмма Excel TornadoДиаграмма Excel TornadoВ Excel диаграмма торнадо представляет собой столбчатую диаграмму, которая сравнивает данные по различным типам данных или категориям. Горизонтальные полосы на диаграмме торнадо подчеркивают воздействие, например то, как условие повлияет на результат.Подробнее
• Создание панельной диаграммы в ExcelСоздание панельной диаграммы в ExcelПанельная диаграмма — это диаграмма, которая отображает разные категории данных для одного и того же сегмента по отдельности, но в одной диаграмме. Например, цены акций четырех разных компаний за неделю.Подробнее
• Визуальные элементы ExcelExcelCharts лучше отображают данные, но интерактивность улучшает ситуацию. Интерактивность — это когда пользователь видит определенные значения в диаграмме Excel более эффективным, действенным и кристально четким способом. Интерактивная диаграмма Интерактивная диаграммаВизуальные элементы диаграмм лучше отображают данные, но интерактивность улучшает ситуацию. Интерактивность — это когда пользователь видит конкретные значения в диаграмме Excel более эффективным, действенным и кристально четким способом.Подробнее