Как составить отчет по гражданско правовому договору

Отчет ЕФС-1 в 2023 году по ГПХ-исполнителям — дополнительная нагрузка для работодателей. Вносить в него данные нужно по особым правилам, а за допущенные ошибки предусмотрено наказание. Как отчитываться без штрафов, расскажем на примерах.

По каким договорам отчитываться

Социальный фонд (СФР) ждет от работодателей с 01.01.2023 отчеты ЕФС-1 с ГПХ-сведениями. 

Вне зависимости от вида договора состав отчета остается неизменным. 

Нововведение сопровождается наказанием: за ошибки, допущенные в форме ЕФС-1 по ГПД-исполнителю, предусмотрен штраф (ст. 17 федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Ответы на 10 горячих вопросов по форме ЕФС-1 ищите в материале, размещенном на сайте «Консультант Плюс». Он станет доступен после оформления бесплатного пробного доступа к системе.

Отчетная дата

Для отправки в СФР формы ЕФС-1 на исполнителей по ГПД предусмотрены специальные сроки: 

При заключении с исполнителем последовательно несколько договоров ГПХ отчитываться придется за каждый.

Пример

ООО «Победа» и слесарь-сантехник Егоров Н. А. заключили 01.02.2023 договор подряда № 1 на текущий ремонт системы водоснабжения цеха № 1. Срок сдачи работ и окончательного расчета с исполнителем — 01.03.2023. В этот день работы были приняты по акту и на счет Егорова Н. А. перечислена сумма по договору. На следующий день с этим же работником был заключен договор подряда № 2 на новый объем ремонтных работ.

Специалист ООО «Победа», отвечающий за оформление формы ЕФС-1 по договорам подряда, отправил данные в СФР 2 февраля и 2 марта (по договору № 1), 3 марта (по договору № 2). Как только исполнитель завершит работы по договору № 2, компании следует представить сведения об этом в фонд.

Не имеет значения, что выполняются аналогичные работы одним и тем же человеком по договорам, идущим друг за другом. В базу ЕФС должна попасть информация по каждому заключенному и прекращенному договору ГПХ.

В следующих разделах расскажем, как заполнить ЕФС-1 по ГПХ-договорам.

Подсказки по титульному листу

Как заполнить первый блок титульного листа, покажем на примере заполнения ЕФС-1 по договору ГПХ с комментариями и подсказками: 

Если работодатель начал свою работу в 2023 году и ему временно объединенный фонд присвоил два регистрационных номера (по пенсионному страхованию и страхованию от несчастных случаев на производстве), на титульном листе формы ЕФС-1 при подаче сведений по ГПХ нужно проставить регномер по пенсионному страхованию. СФР обещает позднее присвоить единый регистрационный номер, и путаницы не будет.

Второй блок титульного листа заполняют в определенных случаях: 

Заключительный блок титульного листа заполняется в обычном порядке: 

Что указать в табличной части отчета по ГПХ, расскажем далее.

Особенности табличных данных

Разберемся с заполнением таблицы на примерах.

Пример 1

ООО «Прогресс» заключило авторский договор № 12 от 02.02.2023 с Огородниковым Павлом Ивановичем. Специалист компании, отвечающий за представление отчета, заполненную форму отправил в фонд 03.02.2023.

Образец заполнения таблицы: 

Расшифровка кодов вида договора для графы 6: 

По ссылке ниже скачайте бесплатно заполненный образец отчета ЕФС-1 по ГПХ в 2023 году:

Скачать образец

Пример 2

Компания «Зенит» подписала 26.12.2022 с Денисовым Петром Григорьевичем договор подряда № 49. Зафиксированная в договоре дата завершения работ — 31.01.2023. Запланированный объем работ он выполнил точно в срок, что подтверждено в акте выполненных работ. Согласно разъяснениям Минтруда (письмо от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784) именно эта дата (то есть дата прекращения договора, либо или дата акта, если договор заключен без периода выполнения работ) отражается в графе 9 подраздела 1.1. О факте завершения договора подряда компания сообщила в СФР 01.02.2023, представив форму ЕФС-1.

Образец таблицы ЕФС-1 при окончании договора ГПХ: 

Если подрядчиком выступает штатный сотрудник работодателя, форму ЕФС-1 по ГПХ все равно нужно сдавать.

Бумажная форма

Большинство страхователей освоили современные (электронные) способы представления отчетности. Отчет ЕФС-1 может представляться и на бумаге, если количество работников не превышает 10 человек. При его заполнении следует учесть ряд требований: 

Бланк ЕФС-1 и образцы его заполнения для разных случаев скачайте бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Форма ЕФС-1

Скачать

Итоги

О каждом договоре ГПХ (его начале и окончании) работодатели с 2023 года обязаны сообщать в СФР. На представление отчета отводится один рабочий день после этих кадровых событий. За опоздание с отчетом и допущенные ошибки предусмотрен штраф.

С 2023 года все организации и ИП обязаны отчитываться о сотрудниках, привлеченных к работе на основании гражданско-правовых договоров. Рассказываем, что из себя представляет новая отчетность и куда ее нужно сдавать.

Что изменится для работодателей с 2023 года

С 1 января 2023 года организации и ИП обязаны уплачивать страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в отношении сотрудников, работающих по договорам гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ или оказание услуг.

Страховыми взносами теперь облагаются любые вознаграждения, выплачиваемые физлицам по ГПД (ст. 9 Федерального закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ). С этих вознаграждений по новым правилам необходимо уплачивать страховые взносы на обязательное социальное страхование по общему тарифу в размере 2,9%. Исполнители по таким договорам будут иметь право на оплату больничных и получение социальных пособий, если сумма взносов, начисленная с выплат в их пользу, за предыдущий календарный год составит не менее установленной стоимости страхового года.

В связи с этим организации и ИП, привлекающие к работе сотрудников без заключения с ними трудовых договоров, обязаны отчитываться в Социальный фонд России (СФР) обо всех заключенных и расторгнутых договорах гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с НК РФ начисляются страховые взносы. Отчитываться в СФР необходимо о заключении и расторжении с физлицами:

• договоров гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг);
• договоров авторского заказа;
• договоров об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательских лицензионных договоров;
• лицензионных договоров о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства;
• договоров о передаче полномочий по управлению правами, заключенных с организацией по управлению правами на коллективной основе.

Данную информацию организации и ИП-заказчики работ и услуг должны будут представлять в СФР по специальной форме и строго в установленном порядке.

Отчетность по договорам ГПХ в Социальный фонд

Сведения о заключенных и расторгнутых договорах гражданско-правового характера необходимо представлять в составе единой персонифицированной отчетности по форме ЕФС-1, утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. Для представления сведений о заключенных или расторгнутых договорах компании должны заполнить и сдать в СФР титульный лист и подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 (всю форму заполнять и представлять не требуется).

Данный подраздел по сути представляет собой аналог действующей формы СЗВ-ТД. В подразделе графу 1 «№ п/п» таблицы заполняют сквозной нумерацией. Номер присваивают записи по каждому заключенному или расторгнутому договору гражданско-правового характера. Номера указываются в порядке возрастания без пропусков и повторений.

В графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» нужно указать дату начала периода работы по договору или дату окончания периода работы по нему. В графе 3 указывают собственно сведения о начале действия договора либо об окончании его действия. В графе 4 указывают один из следующих кодов: РКС – работа в районах Крайнего Севера или МКС – работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера. Графу «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» заполнять не нужно. 

В графе «Код выполняемой функции» нужно указать один из следующих кодов:

• ДГПХ – для договоров гражданско-правового характера о выполнении работ и оказании услуг;
• ДАВТ – для договоров авторского заказа;
• ДОИП – для договоров об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• ИЗЛД – для издательских лицензионных договоров;
• ЛДПИ – для лицензионных договоров о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе и для договоров о передаче полномочий по управлению правами.

Графу «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона» в разделе заполнять не нужно. В графе 8 «Наименование документа» подраздела «Основание» следует указать наименование договора ГПХ, в графе 9 «Дата» – дату его заключения или прекращения, а в графе 10 «Номер документа» – номер договора без указания знака «№».

Форма подачи сведений о заключенных или расторгнутых договорах зависит от количества сотрудников, работающих в компании. Если в компании трудится более 10 человек, включая исполнителей, работающих по договорам ГПХ, данные сведения необходимо представлять в электронной форме. Формат подачи сведений в электронном виде утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п. Если в компании работает 10 или меньше сотрудников, она может отчитаться как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

По общему правилу заполненный подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1 нужно представлять в СФР не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором изданы приказ или распоряжение о проведении того или иного кадрового мероприятия. Однако для случаев заключения и расторжения договоров гражданско-правового характера установлены специальные сроки представления подраздела 1.1. В указанных случаях данную отчетность необходимо представлять в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или прекращения гражданско-правового договора.

Отчетность по договорам ГПХ в налоговую инспекцию

Наряду с представлением сведений о заключенных и расторгнутых договорах гражданско-правового характера в СФР, компании должны  регулярно представлять сведения о работающих по таким договорам сотрудниках в налоговую инспекцию. Это требуется для правильного назначения и начисления исполнителям по договорам ГПХ страховой и накопительной пенсии.

В указанных целях организации и ИП должны ежемесячно сдавать в ИФНС отчетность по форме, утв. приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ (приложение № 2). Отчет, представляющий собой аналог СЗВ-М, должны представлять все компании, привлекающие к работе сотрудников на основании договоров ГПХ. Исключение – организации и ИП, перешедшие на применение АУСН. Компании на АУСН представлять в ИФНС данную отчетность не должны.

Отчет включает в свой состав титульный лист и раздел «Персональные данные», где нужно указывать персональные сведения о сотрудниках, работающих по договорам ГПХ, а также сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в пользу таких сотрудников.

В отчете необходимо указать ФИО сотрудника по договору ГПХ, его ИНН и СНИЛС. По строке 070 нужно указать сумму выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу сотрудника за прошедший месяц. Если в прошедшем месяце сотрудник не получал никаких вознаграждений, по строке 070 необходимо проставить прочерки.

Отчет в отношении сотрудников по договорам ГПХ нужно сдавать в ИФНС не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим (новая редакция п. 7 ст. 431 НК РФ). Отчет сдают по месту нахождения организации (месту жительства ИП) и по месту нахождения ее обособленных подразделений, которым открыты счета в банках и которые начисляют и производят выплаты в пользу сотрудников по договорам ГПХ. Форма представления отчета опять же зависит от количества работающих в компании сотрудников (в том числе и по договорам ГПХ). Если в компании работает больше 10 человек, отчет необходимо сдавать в форме электронного документа. Все прочие компании вправе отчитываться как в электронном виде, так и на распечатанном бумажном бланке.