Как составить отчет по офису

Как классифицируют управленческие отчеты компании?

Как обеспечить прозрачность и взаимосвязь данных разных групп управленческих отчетов?

Как определить, какие именно операционные управленческие отчеты нужны в конкретной компании?

Какие показатели должны содержать основные операционные управленческие отчеты производственной компании?

На основе данных управленческой отчетности принимаются оперативные решения по текущим операционным вопросам, поэтому в управленческие отчеты включают не только количественные и финансовые показатели, но и производственные, ценовые, маркетинговые, эффективности и т. д.

Рассмотрим основные формы управленческой отчетности, на базе которых любое предприятие может создать собственные формы отчетов, учитывая специфику своей деятельности.

Как классифицируются и какие данные содержат управленческие отчеты

Деятельность предприятия состоит из различных бизнес-процессов (основных, сопутствующих, обеспечивающих, процессов управления и развития), и для эффективного управления этой деятельностью руководству и менеджменту компании необходима актуальная информация о функционировании каждого из этих процессов. Система управленческой отчетности содержит в себе большое количество разноплановых отчетов, которые можно классифицировать на следующие основные группы:

Исходя из рассмотренной нами классификации управленческой отчетности коммерческих предприятий мы можем сделать вывод о том, что основная группа — периодические отчеты. Они нужны широкому кругу пользователей и используются чаще по сравнению с другими группами отчетов.

Как взаимосвязаны данные управленческих отчетов

В свою очередь все периодические отчеты можно разделить на несколько групп:

• операционные отчеты о деятельности компании;

• сводные финансовые отчеты компании;

• отчеты о финансировании деятельности компании.

Показатели этих групп отчетов взаимосвязаны (см. табл. 1).

Из табл. 1 ясно видно, данные каких операционных отчетов и отчетов о финансировании деятельности компании должны соответствовать данным сводных финансовых отчетов — Отчета о прибылях и убытках (ОПиУ), Отчета о движении денежных средств (ОДДС) и управленческого баланса.

Сводные финансовые отчеты и отчеты о финансировании деятельности компании, безусловно, являются основными управленческими отчетами. Но, во-первых, их формы достаточно типичны и во многом аналогичны соответствующим финансовым отчетам, а во-вторых, они формируются не чаще чем раз в месяц и не используются для текущего управления бизнесом.

Поэтому далее я предлагаю рассмотреть вопрос о том, как определить наиболее приоритетные и востребованные из операционных управленческих отчетов, на основе данных которых и осуществляется принятие текущих управленческих решений по различным аспектам деятельности компании.

Как определить, какие именно основные операционные отчеты нужны компании

Востребованность тех или иных операционных отчетов зависит от специфики бизнеса каждой конкретной компании. И чтобы понять, какие из отчетов являются основными для конкретной компании, составим аналитическую таблицу, в которой по строкам расположены виды отчетов, а по столбцам указаны группы пользователей этой отчетности (табл. 2).

В таблице группы пользователей обозначены так:

СБ — собственники бизнеса;

РК — руководство компании;

ТМ — топ-менеджеры;

РП — руководители подразделений.

В ячейках на пересечении строк и столбцов указана периодичность востребованности отчетов у разных групп пользователей:

• Д — день;

• Н — неделя;

• М — месяц.

Если проанализировать полученные нами данные табл. 2, то можно сделать вывод о том, что для конкретной компании основными операционными управленческими отчетами являются:

• Отчет о продажах;

• Отчет о возвратах продукции;

• Отчет по производству продукции;

• Отчет о запасах ТМЦ;

• Отчет об операционных затратах;

Как отразить в отчетности финансовую структуру компании

Чтобы управленческая отчетность была эффективной, важно, чтобы группировка ее показателей соответствовала финансовой структуре бизнеса компании.

Возьмем, к примеру, производственную компанию «Онега», которая выпускает продукцию трех направлений: напитки, мясопродукты и кондитерские изделия.

Кроме этого, у компании есть сеть розничных магазинов, в которых помимо собственной продукции реализуются покупные товары других производителей.

В управленческом учете эти четыре направления выделены в обособленные учетные центры, на которые разносятся данные о реализации продукции, себестоимости ее реализации, а также о логистических и коммерческих расходах.

Данные об управленческих расходах, а также о прочих доходах и расходах учитываются в целом по компании. Структура показателей Отчета о прибылях и убытках компании «Онега» представлена в табл. 3.

Как формировать основные управленческие отчеты

Рассмотрим примеры формирования основных управленческих отчетов компании. Самым востребованным управленческим отчетом является отчет о реализации продукции. С него и начнем.

Отчет о реализации продукции

В коммерческой службе используются различные оперативные и аналитические отчеты по продажам. На основе данных этих отчетов принимаются оперативные управленческие решения.

Для периодического отчета о продажах не нужна значительная детализация данных. В этот отчет достаточно вывести информацию:

• о реализации продукции в аналитике по направлениям продукции и группам покупателей;

• о себестоимости реализованной продукции;

• о валовом доходе от реализации в аналогичной детализации.

Для большей информативности отчета можно включить в него еще показатели рентабельности продаж, чтобы пользователи могли сразу оценить выгодность реализации как по направлениям продукции, так и по группам покупателей компании.

Примерная форма отчета о продажах предприятия «Онега» показана в табл. 4.

Отчет о возвратах продукции покупателями

Для производственных предприятий с многономенклатурным выпуском продукции также важен отчет о возвратах продукции покупателями.

Для того чтобы эффективно управлять возвратами, недостаточно видеть данные по видам продукции и группам покупателей — важно получать информацию о причинах, по которым покупатели вернули продукцию. Поэтому в управленческом учете компании нужно предусмотреть аналитику по причинам возвратов, и тогда этот управленческий отчет можно будет формировать в следующем виде (табл. 5).

Отчет о выпуске продукции

Еще один основной управленческий отчет — отчет о выпуске продукции. Он содержит не только данные о количестве выпущенной продукции и сумме затрат на ее выпуск, но и детальную информацию о структуре себестоимости продукции.

Пример отчета о выпуске готовой продукции (ГП), в котором ее себестоимость раскладывается на три составные части — сырьевые затраты, прямые производственные и косвенные производственные затраты, приведен в табл. 6.

Обратите внимание!

В приведенной форме выпуск продукции детализируется не только по ее видам, но и по номенклатурным группам внутри каждого вида. Это сделано опять же для того, чтобы повысить эффективность предоставляемой управленческой информации и пользователи сразу могли оценить ресурсоемкость выпуска разной номенклатуры готовой продукции.

Отчет о запасах товарно-материальных ценностей

Управленческий отчет о запасах ТМЦ содержит информацию как о запасах компании на начало и конец отчетного периода, так и о поступлении и выбытии запасов в течении этого периода. А поскольку данные запасы в любой компании достаточно разноплановы, то и информация в отчете должна быть сгруппирована по видам ТМЦ.

Кроме этого, чтобы повысить эффективность управления запасами, не лишним будет включить в отчет величину неликвидной части ТМЦ, находящихся на складах компании.

Пример ежемесячного отчета о запасах ТМЦ показан в табл. 7.

Отчет об операционных расходах предприятия

Когда речь идет об основных управленческих отчетах, нельзя обойти вниманием отчет об операционных затратах предприятия, так как они значительно влияют на величину прибыли от хозяйственной деятельности компании. К тому же контроль операционных затрат — одна из важнейших задач финансовой службы любой компании.

Обратите внимание!

Показатели отчета об операционных затратах должны быть идентичны показателям сводного отчета о прибылях и убытках.

Поэтому в операционном отчете предусматриваем столбцы по трем направлениям затрат:

• логистические;

• коммерческие;

• управленческие.

А по строкам отчета выведем детальную информацию по группам и статьям затрат, чтобы пользователи отчета смогли сразу увидеть, по каким направлениям и на какие цели были израсходованы ресурсы компании за отчетный период.

В таблице 8 представлен пример управленческого отчета об операционных расходах в группировке по направлениям расходов и статьям затрат.

Резюме

• Все управленческие отчеты могут быть сгруппированы на оперативные, периодические и аналитические.

• Периодические управленческие отчеты классифицируются на операционные, сводные финансовые и отчеты о финансировании деятельности компании.

• Система управленческой отчетности любой компании должна быть настроена таким образом, чтобы показатели отчетов соответствовали финансовой структуре и обеспечивали возможность увидеть взаимосвязь между данными сводных и операционных управленческих отчетов;

• Для того чтобы понять, какие из управленческих операционных отчетов наиболее востребованы в компании, достаточно проанализировать перечень отчетности на предмет периодичности их представления и круга пользователей.

Многие финансисты сталкиваются с необходимостью разрабатывать и внедрять управленческий учет на предприятии. Можно сказать, что это своеобразный тест на профпригодность: получилось построить учет – можешь считаться высококвалифицированным специалистом, не получилось – недостаточно хорошо разбираешься в финансах предприятия. В статье рассмотрим важный аспект построения управленческого учета – формы управленческой отчетности, и разберемся, какие формы использовать в том или ином бизнесе, как их строить и автоматизировать.

Общие характеристики управленческой отчетности

Назначение управленческих отчетов отлично от бухгалтерских. Бухгалтерские (регламентированные) – в первую очередь служат интересам внешних пользователей информации:

• материнским кампаниям,
• потенциальным инвесторам,
• ФНС,
• государственным и негосударственным службам и фондам,
• аналитикам и исследователям рынка.

Внутренним пользователям: топ-менеджменту, управляющему совету или собственнику регламентированная отчетность не интересна, так как составляется она поздно, без должной детализации и не отражает тех выводов, которые должен сделать для себя собственник после ее прочтения.

Управленческие отчеты служат целям внутренних пользователей – они всегда содержат актуальную информацию по необходимым областям учета и в необходимой детализации.

Характеристики управленческих отчетов:

1. Информативность – они содержат всю необходимую для анализа и принятия управленческих решений информацию.
2. Лаконичность – в них есть только полезная информация, представленная в наиболее сжатой форме.
3. Своевременность – отчет отражает ситуацию в текущий момент и / или прогноз развития ситуации на несколько финансовых периодов вперед.
4. Детализируемость – каждая заинтересовавшая цифра в отчете может быть раскрыта в понятных, информативных и лаконичных аналитиках.
5. Уместность – объем затраченных усилий на формирование управленческого отчета должен быть меньше, чем эффект от создания этого отчета.

Виды управленческой отчетности

Великое множество форм управленческих отчетов можно разделить на три категории, исходя из информации, которую они представляют:

1. Отчеты по финансовому результату.
2. Отчеты по балансу.
3. Отчеты по денежным средствам.

Далее каждая категория может быть разделена еще на несколько подкатегорий.

Отчеты по финансовому результату:

1. Общий отчет по доходам и расходам.
2. Отчеты по структуре себестоимости.
3. Отчеты по отдельным разделам расходов: сырье и материалы, ФОТ, маркетинговые расходы и прочее.
4. Бюджеты по доходам и расходам.
5. Скользящий прогноз.

Отчеты по балансу:

1. Управленческий баланс.
2. Отчеты по оборотному капиталу.
3. Отчеты по внеоборотному капиталу.
4. Отчеты по финансовым активам и обязательствам.
5. Отчеты по прочим обязательствам.
6. Отчеты по структуре собственного капитала.
7. Бюджеты по балансу.

Отчеты по денежным средствам:

1. Общий отчет о движении денежных средств.
2. Операционные отчеты управления денежными средствами.
3. Бюджеты по движению денежных средств.

В статье рассмотрим наиболее распространенные управленческие отчеты из перечисленных выше.

Отчеты по финансовому результату

Общий отчет по доходам и расходам

Это, пожалуй, лидер среди управленческих отчетов по частоте применения. Стандартный отчет по доходам и расходам делают многие финансисты, чаще всего в Excel.

Примерная форма его представлена в таблице 1.

Таблица 1. Примерная форма отчета о доходах и расходах (фрагмент)

Статьи доходов и расходов	Январь	Февраль	Март
ДОХОДЫ
Выручка от операционнной деятельности
Прочие доходы
РАСХОДЫ
Себестоимость производства
Сырье и материалы
ФОТ
Социальные взносы
Прочие расходы
Амортизация
ВАЛОВАЯ ПРИБЫЛЬ
%
Расходы на продажу
ФОТ
Социальные взносы
Прочие расходы
Амортизация
Административные расходы
ФОТ
Социальные взносы
Прочие расходы
Амортизация
EBITDA
%
EBIT
%
Прочие расходы
Проценты к уплате
Налоги
Чистая прибыль
%

Скачать форму отчета о доходах и расходах  

Из полезной дополнительной информации по нему могу добавить, что сформировать его можно не только вручную в Excel, но и напрямую из «1С», используя аналитики программы «Статьи доходов и расходов» и панель «Финансовый результат и контроллинг». Вам достаточно настроить справочник статей доходов и расходов, организовать внесение первичной информации в соответствии с этим справочником, и на выходе вы получите всегда актуальный, автоматизированный отчет без дополнительных усилий на подсчет и сведение данных.

Отчеты по структуре себестоимости

С этой группой отчетов уже интереснее, так как, обладая широким продуктовым портфелем, финансист и топ-менеджер должны понимать, что происходит на стадии формирования себестоимости по каждому производимому продукту, по каким продуктам маржинальность выше, по каким ниже и почему.

Для этого минимум, который должен соблюдаться при введении первичной документации – разделение ее на продукты, а при настройке закрытия – распределение общих статей затрат (аренды, амортизации, заработной платы и т.д.) пропорционально выбранной базе распределения. В общем, ничего нового в ведение бухгалтерии управленческий учет не привнесет. Механизм формирования себестоимости единицы произведенной продукции и так ведется аналогичным образом, весь вопрос в детализации единицы произведенной продукции. Например, если предприятие производит игрушки, то одна игрушка уже сейчас является единицей произведенной продукции и учет ведется по ней. Но если предприятие работает по договорам подряда, то учет нужно вести по каждому из договоров и дополнительных соглашений, а например, не по одному договору в целом. Тогда вы без проблем сможете отследить себестоимость и сделать анализ маржинальности производимой продукции.

Форма отчета по себестоимости может быть любой, удобной для конкретной отрасли, например такой, как в таблице 2.

Таблица 2. Форма отчета по себестоимости (фрагмент)

Статьи доходов и расходов	Продукт 1	Продукт 2	Продукт 3
ДОХОДЫ
Выручка от операционнной деятельности
РАСХОДЫ
Сырье и материалы
Сырье 1
Сырье 2
Сырье 3
Сырье 4
ФОТ
Окладная часть
Премиальная часть
Социальные взносы
Аренда
Прочие расходы
…
…
…
Амортизация
ВАЛОВАЯ ПРИБЫЛЬ
%

Скачать отчет о себестоимости 

Так же, как и отчет по доходам и расходам, отчеты по структуре себестоимости можно формировать из 1С. Самым простым по настройке является отчет «Валовая прибыль», стандартный отчет во многих программных решениях 1С. Детализировав его по статьям расходов, вы получите действенный инструмент анализа себестоимости, который еще и позволяет «проваливаться» вглубь расходов, детализировав их до Документа-регистратора.

Отчеты по отдельным разделам расходов

Такие отчеты используют реже, поэтому уделим им меньше внимания. Однако одним из них, отчетом по фонду оплаты труда, многие пользуются только исходя из распределения сотрудников по регламентированным отделам: производство, продажи, бухгалтерия и так далее.

Гораздо же интереснее и информативнее смотреть отчет по ФОТ исходя из управленческих подразделений (или ЦФО), особенно сравнивая его с выручкой по тому или иному ЦФО, например, такой, как в таблице 3.

Таблица 3. Отчет по ФОТ по ЦФО

Статьи доходов и расходов	Окладная часть	Премиальная часть	Социальные взносы	СПРАВОЧНО Выручка
ЦФО ПРОЕКТ 1	ХХХХ	ХХХХ	ХХХХ	ХХХХ
Окладная часть
Премиальная часть
Социальные взносы
ЦФО ПРОЕКТ 2	ХХХХ	ХХХХ	ХХХХ	ХХХХ
Окладная часть
Премиальная часть
Социальные взносы
ЦФО ПРОЕКТ 3	ХХХХ	ХХХХ	ХХХХ	ХХХХ
Окладная часть
Премиальная часть
Социальные взносы
ИТОГО ПРОИЗВОДСВО	ХХХХ	ХХХХ	ХХХХ	ХХХХ
Окладная часть
Премиальная часть
Социальные взносы

Скачать отчет по ФОТ

Бюджет доходов и расходов

За планирование на большинстве предприятий отвечает Бюджет доходов и расходов. Обычно он утверждается на год, но может составляться и на другие промежутки времени. Форма бюджета доходов и расходов соответствует отчету о доходах и расходах с двумя целями: во-первых, не нужно вносить повторно статьи доходов и расходов, а во-вторых, удобно, что план-факт анализ можно делать автоматически, подтягивая факт к занесенному ранее плану. Бюджетирование не является стандартной функцией 1С, но на сегодняшний день реализовано немало решений, помогающих автоматизировать этот процесс.

Примерная форма план-факт анализа по бюджету представлена в таблице 4.

Таблица 4. Форма план-факт анализа по бюджету

Статьи доходов и расходов	Январь план	Январь факт	Отклонения  абс	Отклонения  отн
ДОХОДЫ
Выручка от операционнной деятельности
Прочие доходы
РАСХОДЫ
Себестоимость производства
Сырье и материалы
ФОТ
Социальные взносы
Прочие расходы
Амортизация
ВАЛОВАЯ ПРИБЫЛЬ
%
Расходы на продажу
ФОТ
Социальные взносы
Прочие расходы
Амортизация
Административные расходы
ФОТ
Социальные взносы
Прочие расходы
Амортизация
EBITDA
%
EBIT
%
Прочие расходы
Проценты к уплате
Налоги
Чистая прибыль
%

Скачать отчет для план-факт анализа по бюджету

Однако, единожды согласованный бюджет не является актуальным уже спустя месяц, так как бизнес-среда все время меняется, появляются новые контракты с заказчиками, новые поставщики и другие вводные. Поэтому помимо бюджета по доходам и расходам принято вести Rolling forecast (скользящий прогноз), обновляющий плановую информацию при появлении новых данных по факту. Форма его ничем не отличается от бюджета – а вот смысловая нагрузка другая. Бюджет можно защитить перед собственниками и стараться выполнить, а rolling forecast показывает, к чему стремится результат предприятия в отчетном периоде.

Все отчеты по доходам и расходам целесообразно делать с периодом в месяц. Чаще не имеет смысла так как не закрыт финансовый период, реже – нет возможности повлиять на ситуацию оперативно.

Отчеты по балансу

Управленческий баланс

По своей структуре может отличаться от регламентированного баланса, а может соответствовать ему. Цель управленческого баланса – дать расшифровку статей, достаточную для анализа текущей ситуации на основании  цифр.

Отчеты по оборотному капиталу

Это большая группа отчетов, относящихся к оборотным активам. Все они делятся на отчеты, отражающие дебиторскую задолженность (чаще представлены отчетом ДЗ по срокам долга), незавершенное производство (представлены отчетом по заказам ), запасы сырья и готовой продукции (отчет по остаткам сырья на складе, отчет по остаткам ГП на складе ).

Общей целью формирования отчетов по оборотным активам (рабочему капиталу) является подержание уровня оборотных активов на наименьшем возможном уровне. См. также про управление и анализ активов. 

Рассмотрим, например, отчет ДЗ по срокам долга (Ageing debtors report). Его форму вы найдете в таблице 5. Отчет помогает понять, какая часть дебиторской задолженности находится в пределах сроков оплаты, а какая уже просрочена, и принять своевременные действия по истребованию задолженности. Задолженность по срокам долга – также один из стандартных отчетов, которые можно сформировать в 1С, практически ничего не настраивая (панель «Продажи»). Использовать его лучше еженедельно.

Таблица 5. Отчет по дебиторской задолженности по срокам долга (фрагмент)

Заказчик	Сумма задолженности	Не просрочено	Просрочено	от 1 до 10 дней
Заказчик 1
Заказчик 2
Заказчик 3
Заказчик 4
Заказчик 5
Заказчик 6
Заказчик 7
Заказчик 8
Заказчик 9
Заказчик 10
…

Скачать отчет по дебиторской задолженности

Отчет по незавершенному производству может выглядеть по-разному, в зависимости от отрасли, в которой работает предприятие. Основной идеей формирования этого отчета является снижение НЗП, «зависшего» на том или ином этапе производства с помощью выяснения, где и почему оно «зависло». В таблицах 6 и 7 есть 2 формы отчета. К нему применимы как возможность формирования в 1С, так и еженедельное использование.

Таблица 6. Форма отчета по незавершенному производству по заказам покупателей (фрагмент)

Заказ покупателя	Остаток на начало	Поступило	Списано	Остаток на конец
Заказ покупателя 1
Сырье и материалы
Услуги подрядчика
ФОТ
Прочие расходы
Заказ покупателя 2
Сырье и материалы
Услуги подрядчика
ФОТ
Прочие расходы
Заказ покупателя 3
Сырье и материалы
Услуги подрядчика
ФОТ
Прочие расходы
Заказ покупателя 4
Сырье и материалы
Услуги подрядчика
ФОТ
Прочие расходы
Заказ покупателя 5
Сырье и материалы
Услуги подрядчика
ФОТ
Прочие расходы
…

Скачать управленческий отчет по НЗП 

Таблица 7. Отчет по незавершенному производству (фрагмент)

	Остаток на начало	Итого поступило
Приход ТМЦ со склада	Приход ТМЦ из других цехов	Прочий приход
Цех 1
ТМЦ 1
шт
руб
ТМЦ 2
шт
руб
…
Цех 2
Цех 3
…

Скачать отчет по незавершенному производству

Незаменимыми с точки зрения управления операционным циклом предприятия являются отчет по запасам сырья и отчет по запасам ГП. Этим отчетом заведуют департамент закупок и департамент продаж соответственно и используют их в непрерывном режиме. Для финансового менеджера отчеты имеют свою ценность, когда нужно посчитать оборачиваемость оборотных активов или статей активов.

Форма отчета представлена в таблице 8. Отчет на 100% повторяет оборотно-сальдовую ведомость по 10, 43 и 41 счетам с той лишь разницей, что в нем показан неснижаемый остаток по каждому ТМЦ. Настроить автоматический контроль неснижаемых остатков можно во многих конфигурациях 1С в панели «Закупки». Таким образом, при снижении остатка сырья или готовой продукции на складе ниже указанного уровня будет выдаваться сигнал менеджеру и формироваться заказ поставщику.

Таблица 8. Отчет по запасам

Сырье и материалы	Остаток на начало	Итого поступило	Итого списано	Остаток на конец	Неснижаемый остаток
ТМЦ 1
шт
руб
ТМЦ 2
шт
руб
…

Скачать отчет по запасам

Отчеты по внеоборотным активам

Используются фондоемкими производствами или предприятиями с большой долей нематериальных активов, в РСБУ не учитываемых. По форме своей неотличимы от ведомости по основным средствам, поэтому приводить их в статье не будем.

Также опустим три оставшихся типа отчетов:

• отчет по финансовым активам и обязательствам из-за узкой применимости и большой вариации отчетных форм,
• отчет по прочим обязательствам из-за его схожести с отчетом по ДЗ по срокам долга,
• бюджет по балансу из-за схожести формы бюджета форме управленческого баланса и схожести процесса формирования и план-фактного анализа бюджету доходов и расходов.

Отчеты по денежным средствам

Отчет по движению денежных средств

Стоит отметить, что отчет о движении денежных средств может формироваться двумя способами: прямым и косвенным.

Косвенный способ предполагает пересчет остатка денежных средств с помощью анализа отчета о доходах и расходах (величина полученной прибыли в периоде плюс амортизация) и статей баланса (величина немонетарных статей – задолженностей, запасов, прочих активов и пассивов). Этот способ формирования ОДДС хорош для анализа уже свершившихся фактов коммерческой деятельности и ответа на вопрос собственников: «Прибыль есть, а где деньги?»

Мы же в статье обратимся к отчету о движении денежных средств построенному прямым способом, т.е. напрямую по движению денежных средств.

У такого способа построения есть немало преимуществ:

• он понятен не только финансисту, но и любому здравомыслящему менеджеру;
• он дает возможность заглянуть «внутрь» цифр, «провалиться» до первичной проводки;
• на его основании легко делать прогноз.

Форма отчета о движении денежных средств, представленная в таблице 9, очень похожа на форму отчета о доходах и расходах, но строки в ней – это поступления и выплаты, а не начисления. В отчете не будет немонетарных статей (в т.ч. амортизации), но появятся статьи движения средств, не отраженные в отчете о доходах и расходах (такие как выплаты дивидендов, НДС, например).

Таблица 9. Отчет о движении денежных средств 

Статьи ДДС	Январь	Февраль	Март	Апрель	Май
Остаток ДС на начало
ПОСТУПЛЕНИЯ
Оплата от покупателя
Прочие поступления
ВЫПЛАТЫ
Оплата поставщику
Выплата заработной платы
Оплата налогов и соцвзносов
Прочие выплаты
…
Проценты к уплате
Поступление и возврат кредита
Выплаты дивидендов
Остаток ДС на конец

Скачать пример управленческого отчета о движении денежных средств

Формировать отчет о движении денежных средств прямым способом можно чаще чем раз в месяц, так как он не зависит от закрытия финансового периода, но всегда нужно пользоваться критерием целесообразности. С помощью возможностей 1С можно настроить автоматическое формирование отчета, при условии, что первичные платежные документы вносятся с использованием статей движения денежных средств.

Операционные отчеты управления денежными средствами

В этой группе лидирует платежный календарь, как наиболее удобный инструмент работы с платежами и поступлениями.

Суть платежного календаря – с помощью наглядной визуализации обеспечить сотрудника ответственных за проведение платежей (назовем его казначеем) информацией о ликвидности предприятия в ближайшие дни (недели).

Форма платежного календаря полностью повторяет отчет о движении денежных средств, но составляется от очень подробно с тем, чтобы каждый приход / выплата денежных средств могли быть раскрыты и обработаны. Казначей должен иметь возможность запланировать реестр платежей по дням оплаты, исходя из запланированных приходов и остатков денежных средств на счетах. Ведется такой календарь ежедневно.

В стандартных конфигурациях 1С не реализована возможность ведения платежного календаря, но она есть во многих разработанных решениях для 1С. Благодаря этим решениям предприятие проводит согласование платежей в электронном виде через заявки на оплату. Согласованные заявки на оплату являются той базой, из которой казначей формирует реестры на оплату на тот или иной день. Как только платеж выполнен, он переходит в состав платежных поручений исполненных и уменьшает остаток на расчетном счете. Весь процесс проходит с минимальным вмешательством ручного труда.

Бюджет движения денежных средств

Если предприятие ведет бюджет доходов и расходов, то в планировании бюджета денежных средств либо нет необходимости (если кассовые разрывы невелики), либо он может быть сформирован практически в автоматизированном режиме.

Говоря об автоматизации, я имею в виду, что бюджет доходов и расходов заполнен в 1С и заполнены так же сроки оплаты по основным договорам с покупателями и поставщиками. Тогда планирование денежных средств превращается в легкий процесс:

Запланировали выручку -> программа посчитала оплату от покупателя исходя из сроков оплаты в договоре.

Запланировали расходы -> программа посчитала оплату поставщику исходя из сроков операционного цикла и сроков оплаты в договоре.

Статья получилась обзорная по множеству управленческих отчетов, которые вы можете использовать в своей работе. Выбирайте те, которые применимы именно для вашей отрасли и внедряйте их в ежедневную деятельность и успех в постановке управленческого учета на предприятии вам обеспечен.

Что такое управленческая отчётность и для чего она нужна

Управленческая отчётность является набором отчётов компании о её внутренних процессах и результатах деятельности. Она не регламентируется законодательством РФ, поэтому ведётся в свободном виде и предназначается в основном для руководителей организации.

Разделяется управленческая отчётность на два вида: внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя управленческая отчётность используется для целей поднятия эффективности работы предприятия, чёткого понимания руководителями внутренних дел и определения будущих целей.

Внешняя управленческая отчётность составляется для потенциальных контрагентов, инвесторов, клиентов, кредитных и страховых организаций, чтобы показать внутреннее состояние компании и оценить риски сотрудничества.

Управленческая отчётность должна удовлетворять ряду следующих требований:

• Точность. Это главное требование при ведение управленческой отчётности. Например, при составлении управленческого баланса должно соблюдаться равенство пассивов и активов. Если эти показатели не сходятся, то верить отчётности нельзя, нужно искать ошибки и добиваться полноценного баланса.
• Оперативность. Периодичность составления отчётности в управленческом учёте определяется компанией. Чем больше бизнес-процессов, тем чаще необходимо её вести и предоставлять руководителям компании, чтобы они «чувствовали» свой бизнес.
• Информативность. Обычно состав управленческой отчётности состоит из анализа доходов, оценки рентабельности, прогноза прибыли и наличия денежных средств, но также он может подкрепляться дополнительной отчётностью, которую решит вести компания.

Также нельзя путать управленческую и бухгалтерскую отчётность — их разница существенна. Первая составляется для внутренних сотрудников, а вторая для контролирующих органов. Вдобавок, имеется ряд характеристик, по которым данные отчётности разграничивают:

Характеристика	Бухгалтерская отчётность	Управленческая отчётность
Метод ведения	Строгий. Соблюдаются правила заполнения и сроки сдачи, установленные законодательством РФ.	Свободный. Требования к управленческой отчётности устанавливает руководство организации.
Цель ведения	Для предоставления в ФНС.	Для внутренних сотрудников, которые, на основании полученной информации, должны принимать полезные решение для компании.
Сроки предоставления	Устанавливает законодательство РФ.	Периодичность составления отчётности в управленческом учёте устанавливается руководством организации.
Обязательность ведения	Необходимо в течение календарного года вести и сдавать отчётность, чтобы не получить штраф и начисление пеней.	Можно не вести, но так не получиться масштабировать бизнес и контролировать деятельность.
Количество отображаемой информации при ведении	Устанавливает законодательство РФ.	Устанавливает сама организация. Определяются процессы, которые важно контролировать, и впоследствии постоянно информация о них обновляется в отчётности.

Виды управленческой отчётности

Управленческая отчётность схожа с бухгалтерской, так как подразделяется на следующие виды:

• Отчёт о движении денежных средств (ДДС);
• Отчёт о финансовых результатах (прибыль и убытки);
• Управленческий баланс.

Дополнительно рассмотрим, какие документы составляют управленческую отчётность:

• Отчёт о кредиторской задолженности;
• Отчёт о дебиторской задолженности;
• Отчёт по запасам сырья;
• Отчёт о закупках;
• Отчёт по запасам готовой продукции;
• Отчёт о себестоимости производимой продукции;
• Отчёт о производственных расходах;
• Отчёт о транспортных расходах;
• Отчёт о продаже;
• Отчёт о маржинальной прибыли;
• Отчёт о коммерческих расходах;
• Отчёт о заработной плате;
• Отчёт о неисправностях и производственном браке;
• Отчёт по операционной деятельности;
• Отчёт по финансовой деятельности;
• Отчёт по инвестиционной деятельности.

Формы управленческой отчётности предприятия могут быть разными. Их число, вид и порядок ведения устанавливает каждая организация самостоятельно, исходя из собственных особенностей деятельности и потребностей.

Порядок составления и образцы управленческой отчётности предприятия

Управленческая отчётность не регламентирована, поэтому она составляется индивидуально из желаний и требований компании. Мы рассмотрим три самых популярных отчёта и приведём примеры управленческой отчётности для наибольшего понимания их пользы.

Отчёт по движению денежных средств

hidden>

Отчёт ДДС является основным в управленческом учёте. Благодаря ему можно контролировать поступления, выплаты и остатки денежных средств. Для точного ведения ДДС в отчёт вносятся все производимые операции компании, что позволяет понимать, сколько у неё имеется денежных средств наличными и на расчётом счете.

Структура отчётности ДДС разделяется на три раздела:

• Текущая деятельность. Фиксируются выручка по основному виду деятельности (продажи, услуги и другие виды работ) и списание денежных средств (ремонт, сырьё, реклама, налоги, зарплата и другое). По данному показателю можно определить, насколько компания может генерировать денежный поток, чтобы одновременно развиваться и покрывать свои обязательства.
• Финансовая деятельность. Указываются потоки финансов, связанных с деятельностью. По этому показателю рассчитываются возможные будущие требования кредиторов.
• Инвестиционная деятельность. Указываются поступления и выбытия, связанные с операциями по недвижимости, с оборудованием, транспортом и так далее.

Благодаря такому разделению можно точно понять, сколько и по каким категориям в компанию приходит и уходят деньги в течение дня, недели, месяца, квартала и года.

Пример управленческой отчётности организации в онлайн-сервисе «Моё дело Финансы».

Пример управленческой отчётности организации

Отметим, что в ДДС все поступления и выбытия указываются с НДС, если компания работает на ОСНО.

Отчёт по доходам и расходам

hidden>

По результатам ведения данного отчёта можно определить рентабельность компании в целом или её отдельных направлений, а также проанализировать эффективность используемой бизнес-модели.

В отчёте по доходам и расходам (прибылям-убыткам или ПиУ) можно проводить глубокую детализацию по общей прибыли и убыткам, тем самым, понимая свой бизнес до мельчайших деталей.

Обычно на практике в ПиУ ведутся следующие основные показатели управленческой отчётности:

• Общая выручка. Заработок компании в целом за календарный период, разложенный на категории.
• Постоянные расходы. Затраты, которые не зависят от количества произведённой продукции, продаж и услуг.
• Переменные расходы. Затраты, которые зависят от объема производимой продукции.
• Маржинальная прибыль. Часть общей выручки, которая остаётся после вычета переменных расходов.
• Операционная прибыль. Часть маржинальной прибыли после вычета постоянных расходов.
• Валовая прибыль. Разность выручки от продаж и себестоимости продукции (услуги).
• Себестоимость. Затраты на одну штуку продукции или услуги.
• Чистая прибыль. Общий доход, из которого вычитаются все расходы.

Точность ведения данного отчёта формально является обязательным для любого бизнеса, хоть это и не прописано в законодательстве. Благодаря этим показателям получится понять, стоит ли вообще продолжать деятельность, в правильном ли направлении идёт компания и на какие аспекты нужно обратить внимание.

Пример управленческой отчётности по доходам-расходам (прибыли-убыткам) в онлайн-сервисе «Моё дело Финансы».

Пример управленческой отчётности по доходам-расходам

Отметим, что прибыль и убытки в данной управленческой отчётности вносятся без НДС.

Управленческий баланс

hidden>

Управленческий баланс составляется на основании данных из отчёта по движению денежных средств и отчёта по доходам и расходам. Объединив их данные в балансе, можно контролировать кредиторскую и дебиторскую задолженность, а также в целом понимать финансовое положение компании на текущий момент времени.

Баланс разделяется на две категории:

• Активы. Это все владения компании: денежные и основные средства, складские резервы, дебиторская задолженность, незавершенное производство и другое.
• Пассивы. Все источники формирования средств компании. Сюда относятся кредиторская задолженность, собственный капитал, займы, ФОТ и так далее.

Главное правило ведения управленческого баланса — соблюдения равенства активов и пассивов. Если эти показатели не сходятся, значит где-то были допущены ошибки, не указаны данные, следовательно, такой отчётности полностью доверять нельзя.

На основании управленческого баланса рассчитываются следующие показатели:

• Коэффициент текущей ликвидности. Показывает, готова ли компания в кратчайшие сроки покрыть свои обязательства. (Формула: Оборотные средства / Краткосрочные обязательства).
• Коэффициент рентабельности активов. По размеру данного показателя можно понять, сколько прибыли приносят инвестиции, вложенные в активы. (Формула: Прибыль / Стоимость активов компании).
• Коэффициент финансовой независимости. Чем больше показатель, тем выше шансы, что компания сможет покрыть обязательства засчёт собственных средств. (Формула: Собственный капитал / Стоимость активов компании).
• Ресурсоотдача. Показывает, насколько в динамике были эффективны инвестиции в активы компании. (Формула: Выручка / Стоимость активов компании).

Порядок организации управленческой отчётности

Принципы составления управленческой отчётности схожи в любом бизнесе независимо от масштабов. Руководителю необходимо проделать ряд шагов, чтобы добиться постоянного и корректного ведения управленческого учёта.

Оценить примерные проблемы из-за отсутствия управленческого учёта. Это важный этап, на котором руководству компании нужно понять, для чего нужна управленческая отчётность, есть ли смысл её вводить и окупятся ли вложения времени, сил и денежных средств в него:

1. Сформировать задачи. Нужно поставить цели, которые необходимо достигнуть путём формирования и анализа управленческой отчётности предприятия.
2. Оценить ресурсы и силы. Важно понять, какие цели будут достигаться собственными усилиями и сотрудниками, а для каких придётся привлекать внешние силы.
3. Назначить ответственных лиц. Найти сотрудников, которые будут вести внешнюю и внутреннюю управленческую отчётность. Если организация маленькая, то выгоднее обратиться в специализированный сервис, чем нанимать штатного работника.
4. Найти пользователей управленческой отчётности. Выделить сотрудников, которые, на основании получаемой отчётности, будут принимать важные стратегические решения компании.
5. Определить процессы и объекты. Выделить все бизнес-процессы, которые должны фигурировать в системе управленческого учёта и отчётности.
6. Разработать правила и регламент. Содержание управленческой отчётности должно отвечать требованиям организации, чтобы не допустить хаоса и сформировать единое понимание учёта для всех работников, которые будут задействованы в этом процессе.

По ходу деятельности обязательно контролируйте и выявляйте особенности управленческой отчётности. Только так получится эффективно вести учёт и понимать всю картину работы организации до мельчайших деталей.

Какие сложности бывают в формировании управленческой отчётности

hidden>

Даже если управленческая отчётность формируется в соответствии с понятными требованиями и правилами, то всё равно могут появляться некоторые сложности, особенно, на первоначальном этапе введения.

• Отсутствие знаний и навыков. Если в ведение управленческого учёта участвует множество людей, у которых нет соответствующего опыта, то нужно быть готовым к ошибкам и несостыковкам отчётности. Данная проблема будет решаться со временем, как только работники поймут важность своевременного ведения и ощутят трудоёмкость аудита управленческой отчётности для поиска ошибок.
• Стремление всё сделать самостоятельно. Если найм специалистов для ведения бухгалтерской и управленческой отчётности организации невыгоден, то руководитель может взять эти обязательства на себя или передать на ближайшего помощника. Из-за высокого объёма работы могут появляться ошибки, которые умножат все усилия «на ноль». Лучше довериться специалистам со стороны и обратиться, например, в «Моё дело Финансы».
• Разочарование в управленческом учёте. В первое время руководство может не оценить целесообразность его введения, из-за небольшого количества, качества, объёма получаемой информации, трудоёмкости и появления лишних проблем.
• Человеческий фактор. Даже опытные специалисты могут ошибаться из-за невнимательности, заболеть или по ТК РФ уйти в отпуск, из-за чего управленческий учёт может встать и руководителю нужно будет искать временную замену.
• Неправильная постановка целей и задач. Руководители должны отчётливо понимать свои цели при ведении управленческого учёта и донести их до работников, чтобы в будущем избежать разногласий и переработок.
• Избыточность ручной работы. Формирование системы управленческой отчётности может происходить таким образом, что сотруднику приходится делать много рутинной работы, из-за чего у него быстрее заканчивается мотивация качественно вести управленческой учёт, появляются ошибки и несостыковки.

Нужно быть готовым к тому, что изначально управленческий учёт будет скорее проблемным, чем полезным для руководителей организации. Поэтому разумнее начинать с небольшого ведения отчётов, с приемлемых правил и требований.

Анализ управленческих отчётов

Самым главным аспектом управленчёского учёта является — анализ. Именно для него проделываются большие объёмы работы, тратятся денежные средства, строго соблюдаются правила и требования.

Благодаря анализу получается понять «суть бизнеса»: понять его рентабельность, выделить прибыльные и неприбыльные направления, правильно сформировать новые цели, вовремя выявить проблемные аспекты и уделить им необходимое внимание.

К анализу управленческих отчётов каждый руководитель или ответственный специалист подходит индивидуально. У всех свои выводы, мысли и идеи, что делать после получения подробной информации об организации.

Если вам необходима помощь профессионалов в ведении управленческого учёта, то рекомендуем обратиться в онлайн-сервис «Моё дело Финансы». Он идеально подходит представителям малого бизнеса, начинающим предпринимателям, руководителям экономического отдела и бухгалтерам.

В онлайн-сервисе вы сможете вести вместе с управленческим учётом также бухгалтерский. Они будут синхронизироваться, поэтому получиться точно контролировать доходы и расходы, избегать кассовых разрывов, правильно считать прибыль и главное — больше зарабатывать.

Образец управленческой отчётности — анализ показателя выручки в «Моё дело Финансы».

Образец управленческой отчётности

Подобным образом можно также проанализировать: себестоимость, постоянные расходы, темп роста выручки, точку безубыточности, воронки продаж, доли рекламы от выручки и другие важные показатели бизнеса.