Как составить отчет по продажам за год

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

Отчеты менеджера по продажам нужны для регулярного анализа текущей результативности отдела продаж и устранения «узких мест» в процессе продажи.

В2В продажи сложно управляемы, цикл сделки сегодня может быть от 1-го до 3,6 и более месяцев в зависимости от ниши и продукта. Поведение потенциальных клиентов сложно предсказать. Современные CRM-системы позволяют минимизировать человеческий фактор и контролировать эффективность работы менеджера по продажам с помощью KPI.

В Pipeline Sales Managment может быть более 50-ти (!) разных KPI – показателей, которые вы можете контролировать и прогнозировать.

Отчеты отдела продаж — это конструктор, задача которого наглядно демонстрировать РОПу динамику отобранных под задачи KPI, выявлять их отклонения и планировать мероприятия по их увеличению.

###

Ниже представлены 6 базовых отчетов менеджера отдела продаж. «Зашейте» их в свою СRM-систему, чтобы их выдача происходила автоматически.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПЛАН/ФАКТ

Отчет менеджера по продажам о факте выполнения плана продаж должен формироваться в режиме он-лайн. Он подтягивает данные из CRM-системы.

Контроль выполнения плана продаж зависит от цикла сделки.

Если в вашей нише цикл сделки от одной до 2,3-х недель, выставляйте планы на месяц. Если цикл сделки 4 и более месяцев, планируйте планы на квартал с разбивкой по месяцам.

Контроль фактическое выполнение плана осуществляйте ежедневно с помощью отчета «план/факт». Если цикл сделки свыше 4-х месяцев, можете выделять время на анализ планов продаж два в неделю.

Во многих компаниях о факте прихода денег от клиента менеджер узнает от бухгалтера. Обеспечьте интеграцию вашей CRM-системы с 1С:бухгалтерией. И выводите отчет о выполнении плана продаж по каждому менеджеру и по отделу в целом:

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: СТАТИСТИКА ПРОДАЖ ПО ЭТАПАМ В PIPELINE

Для того, чтобы оценивать вероятность выполнения месячного плана продаж, формируйте отчет по суммам сделок на каждом этапе цикла сделки по каждому менеджеру отдела продаж.

Отчет формируется в формате Pipeline — это горизонтальное представление воронки продаж.

Вам может быть интересно: «Воронка продаж: этапы и управление»

Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline.

Отчет в пайплайн может формироваться по разным показателям. Он нагляднее чем воронка продаж демонстрирует динамику показателей.

Pipeline — это современный инструмент системы отчетности для В2В продаж.

Вам может быть интересно: «Пайплайн продаж: как использовать в CRM-системе»

Простейший отчет менеджера по продажам в пайплайн показывает сумму сделок на каждом этапе:

Из отчета план/факт за неделю (см. выше) вы понимаете, что для того, чтобы выполнить план продаж в октябре (3 250 000 руб.), вам необходимо за оставшуюся до конца месяца 4-ю неделю закрыть сделок ещё на сумму 506 300 руб. 

Из сводного отчета по суммам сделок по этапам цикла за неделю вы увидите, что у Потапова, который выполняет план только на 54%, на этапе 4 находится сделок на 446 600 руб. Значит у Потапова есть резерв для выполнения плана до конца месяца. Отчет менеджера по продажам по суммам сделок по этапам цикла в Pipeline помогает прогнозировать выполнение плана продаж и оценивать потенциал по закрытию. 

Если вы выведите графическое представление этого отчета, то получите визуально наглядную демонстрацию недоработок менеджеров отдела продаж:

По графику мы видим, что существует большой разрыв между лидером и отстающим. Потапов – кандидат на «вылет». Для того, чтобы понять, как повысить эффективность этого менеджера, нам необходимо проанализировать его показатели конверсии и изучить причины отклонений. На основании анализа причин дать Потапову тренинг наставника по продажам по «узким» местам в техниках продаж, затем месяц на исправления показателей, и, если не справится, заменить его новичками-стажёрами.

Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline

Визуальные отчеты менеджера по продажам в пайплайн помогают вам держать руку на пульсе он-лайн и своевременно принимать меры по исправлению перекосов.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: КОНВЕРСИЯ И ДЛИНА СДЕЛКИ

Отчет менеджера по продажам по конверсии воронки продаж и длине сделок показывает какой процент денег или клиентов переходит на следующий этап процесса продажи, и как быстро это происходит.

Формируйте отчет по каждому менеджеру по продажам и по отделу:

Цифры отчета покажут вам эффективность менеджеров по продажам.

Используйте данные по конверсии (conversion rate) по окончанию отчетного периода и рассчитайте необходимый вам на следующий месяц объем по лидам, звонкам, встречам, ИП (информационным письмам), КП (коммерческим предложениям) и договорам для того, чтобы выполнить план продаж следующего месяца.

В нашем примере в суммарном отчете по всему отделу продаж конверсия из лида в сделку составляет 17%. Мы можем использовать этот показатель и прогнозировать на следующий месяц необходимое нам количество квалифицированных лидов (Sales Qualifeid Leads), которое должны поставить нам наши Хантеры (менеджеры по продажам) для дальнейшего их утепления и проведения по циклу до закрытия в сделку.

Показатель длины сделки мы контролируем для того, чтобы:

• понимать длину цикла cделки для определенного канала продаж (по региону и/или сегменту клиента);***
• для прогнозирования Cash Flow.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО СДЕЛКАМ И КЛИЕНТАМ

Отчет менеджера по продажам по сделкам и клиентам нужно максимально детализировать.

Он содержит в себе максимум информации для анализа и получения полной картины по отделу. В отчете фиксируется вероятность завершения сделки, ее сумма, этап, на котором находится лид.

Преимущество этого отчета в том, что он дает вам возможность анализировать разные предложения одному клиенту. Эти продажи могут находится на разных этапах, быть разного размера и иметь разную конверсию. Этапам сделки присуждается определенный процент вероятности. Чем выше вероятность тем ближе к закрытию сделка:

Сегодня пайплайн-отчеты формируется в CRM-системах. Но его можно сделать и в Excel.

До появления CRM-систем мы вели подобный отчет на проектах Active Sales Group по увеличению продаж в ежедневном отчете менеджера по продажам — «Журнал работ». До сих пор во многих компаниях менеджеры по продажам пытаются сохранить информацию по своим действиям и цифра по сделкам в таблицах Excel.

Используйте для построения ежедневного отчета менеджера по продажам удобную форму в Excel:

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: СВОДНАЯ СТАТИСТИКА

Сводный отчет менеджера по продажам за период это диагноз по эффективности работы менеджера и его наставника — РОПа (Руководителя отдела продаж).

Отчет может содержать данные по опережающим и догоняющим показателям за период: количество КП сделанных за период, их сумму, количество сделок в работе, закрытие сделки — их сумму и количество.

Вам может быть интересно: «KPI в продажах: как контролировать менеджера»

Конверсия по сделкам и предложениям — это результирующие показатели. По ним вы судите о результативности отдела продаж.

В нашем случае из 100 выставленных Коммерческих предложений только 25 становятся закрытыми сделками.  При этом конверсия в деньгах всего 14%.

Анализ этих цифр по отчетам каждого менеджера по продажам и их помесячное сравнение позволит вам понять сколько вы теряете сделок и какова динамика ваших продаж.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО ЭТАПАМ И СУММАМ СДЕЛОК

Сводный отчет по месяцам по суммам сделок на каждом этапе цикла продажи (Квалификация клиента — Информационное письмо/Презентация — Коммерческое предложение — Сделка — Деньги) по каждому менеджеру по продажам и по отделу даст представление о динамике результативности ваших сотрудников в техниках продаж:

График построенный на основании этого отчета наглядно покажет наличие сезонности в спросе, а также любые отклонения и дисбалансы, которые могут возникнуть в отделе по разным причинам (уход сотрудника, смена продуктовой линейки, проблемы с маркетингом и проч.):

На приведенном графике есть пик в апреле. Необходимо анализировать его причину. Почему, если ваш отдел продаж смог показать такой результат в апреле, в мае и июне вам не удалось удержать этот рост?

Если подобный анализ по прошлому году подтверждает вам наличие такого же пика в апреле, заранее подготовьте маркетинговые мероприятия для мая и июня, чтобы отчеты менеджеров за эти месяца не показывали спад продаж.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЕ ОТЧЕТЫ

Для контроля работы своих продавцов вы можете внедрять разные отчеты. Как только вы освоите 6 основных видов отчетов менеджера по продажам, вы сможете настраивать для анализа более детальные персонализированные отчеты, чтобы изучать данные по менеджерам более глубоко.

Вот несколько примеров различных срезов для настройки пользовательских отчетов по менеджерам по продажам:

• Средний размер сделки;***
• Время закрытия;***
• Стоимость привлечения клиентов;***
• Отчет о победах, потерянных сделках и причинах потерь;***
• Среднее количество активностей по менеджеру.

Используйте наши рекомендации по внедрению отчетов по менеджерам по продажам для контроля за эффективностью работы вашего отдела продаж.

Мало кто сомневается в том, как важна правильно составленная отчетность в отделе продаж. При этом можно с уверенностью утверждать, что не существует универсальной отчетности, которая подойдет всем компаниям, но есть принципы, по которым необходимо эту отчетность формировать. Я хочу рассказать об основных из них, а также показать примеры готовых отчетов. Сразу скажу, что это не исчерпывающий список, а именно база, с которой необходимо начинать и которая должна быть обязательно, если вы занимаетесь В2В-продажами.

Итак, отчетность в отделе продаж делится на три части:

• ежедневная
• еженедельная
• ежемесячная

Каждый вид отчетности фокусирует внимание руководителя на разных элементах работы отдела продаж. Все эти элементы важны, и с ними нужно уметь правильно работать. 

Ежедневная отчетность

Этот вид отчетности фокусирует внимание руководителя на ежедневных ключевых действиях команды продаж, то есть на шагах, которые необходимы команде продаж для заключения сделки.

Если вы занимаетесь В2В-продажами, то такими ключевыми действиями являются:

• звонки
• встречи
• коммерческое предложение

Для того, чтобы руководитель отдела продаж понимал, насколько активно его команда движется к цели, ему необходимо выполнить простейшие расчеты.

• Определить желаемый объем продаж. Для примера возьмем 10 000 000 рублей
• Определить средний чек. Допустим, это 250 000 рублей
• Рассчитать необходимое количество сделок. Оно будет равным 40 (делим 10 000 000 на 250 000)

Далее необходимо определить конверсию из звонка во встречу, затем из встречи в коммерческое предложение и из КП в сделку. Предположим, конверсия из звонка во встречу составляет 30%, из встречи в КП — 50%, а из КП в сделку — 30%. В итоге, мы можем рассчитать нормативы, то есть определить, сколько необходимо совершать звонков, проводить встреч и выставлять КП ежедневно, чтобы совершить желаемый объем продаж.

В нашем примере мы получим 40 звонков в день, 12 встреч и 6 выставленных коммерческих предложений. 

Зная нормативы, руководитель отдела продаж может ежедневно отслеживать факт их выполнения. Для этого достаточно вести расчетную таблицу:

Неделя 1
		Пн	Вт	Ср	Чт	Пт
		план	факт	план	факт	план	факт	план	факт	план	факт
до обеда	звонки
	встречи
	КП
после обеда	звонки
	встречи
	КП

Таким образом можно проактивно управлять процессом продаж. Если команда на ежедневной основе отклоняется от нормативов, это станет сигналом о том, что выполнение плана продаж под угрозой и нужно срочно вносить изменения в работу отдела. 

Еженедельная отчетность

Еженедельная отчетность помогает отслеживать прогноз продаж — определенный вид анализа сделок, которые находятся в воронке продаж. На основе прогноза выдвигается предположение, какой объем продаж ожидает компанию в ближайшие 2-3 месяца.

Вот так может выглядеть таблица для ведения прогноза продаж:

Этап сделки	Описание этапа
10%	Установлен контакт с лицом, принимающим решения
20%	Определен перечень работ
40%	Выставлено коммерческое предложение
60%	Коммерческое предложение согласовано
80%	Договор на подписании
100%	Счет выставлен

Итоговый отчет

Отчетный период	Компания	Планируемая дата сделки	Сумма	Вероятность	Взвешенная сумма	Способ оплаты
Январь	Неделя 1
Неделя 2
Неделя 3
Неделя 4
Итого:				0,00р.		0,00р.
Февраль	Неделя 1
Неделя 2
Неделя 3
Неделя 4
Итого:				0,00р.		0,00р.

Таким образом, если мы учтем все сделки в воронке продаж на всех этапах и умножим сумму сделки на соответствующую ее этапу вероятность, мы получим такой показатель, как взвешенная сумма. Это и есть наш прогноз продаж.

Ежемесячная отчетность

На ежемесячной основе необходимо обязательно вести отчет «План/Факт». Он позволяет подвести итоги месяца. Вот как выглядит данный отчет: 

Январь
Менеджер	План	Неделя1	Неделя2	Неделя3	Неделя4	Факт	Разница	% выполнения
Менеджер 1	1 050 000					0	-1 050 000	0,00%
Менеджер 2	1 050 000					0	-1 050 000	0,00%
Менеджер 3	500 000					0	-500 000	0,00%
Менеджер 4	700 000					0	-700 000	0,00%
Менеджер 5	700 000					0	-700 000	0,00%
Итого	4 000 000					0	-4 000 000	0,00%

Регулярно ведя такой отчет, вы будете накапливать статистику, к которой всегда будет полезно вернуться. В том числе, этот отчет поможет вам при планировании продаж будущих периодов. Также по результатам такого отчета рассчитывается зарплата команды продаж. 

Итак, мы разобрали основные вопросы по работе с отчетностью в отделе продаж. Если вы будете использовать эти отчеты в вашей компании, вы сможете значительно повысить эффективность управления продажами и, как следствие, увеличить объем продаж.

Обеспечение продаж и помощь в расширении компании являются главными приоритетами торговой организации. Каждый менеджер по продажам стремится вывести свой бизнес на вершину отрасли. Но смысл в том, чтобы показать, что рост бизнеса — это нечто большее, чем просто зарабатывание денег. Есть несколько конкретных элементов, которые влияют на продажи и детали, которые вы закрываете в течение определенного периода времени. Читайте дальше, чтобы узнать о типах годовых отчетов о продажах и ключевых элементах отчета о продажах.

Отчет о продажах 

Отчет о продажах или отчет об анализе продаж — это документ, в котором перечислены торговые операции компании. В этом отчете обычно содержится информация о продажах, лидах, новых клиентах, доходах и расходах за определенный период времени. Он также может просматривать эти данные на каждом этапе процесса продаж и сообщать вам, насколько хорошо работает ваша команда по продажам (или где есть пробелы).

Кроме того, эти отчеты могут помочь вашей компании изменить стратегию продаж и найти другие пути роста. Они могут дать совет о том, как делать продажи, прогнозировать данные о продажах на будущее, сравнивать производительность с прошлыми периодами и лучше понимать, чего хотят клиенты.

Типы отчетов о продажах

Нет двух одинаковых отчетов о продажах. Некоторые форматы отчетов о продажах концентрируются на различных ключевых показателях эффективности продаж, требованиях или тактиках. Некоторые из типов отчетов о продажах включают в себя:

№1. Прогнозы продаж

Это один из типов отчетов о продажах, в которых прогнозируется, сколько продаж будет произведено вашей командой за определенный период времени. Вы можете использовать их, чтобы подготовиться к потенциальным проблемам компании или предсказать сезонные спады.

№ 2. Отчеты о воронке продаж

Это также один из типов отчетов о продажах, которые демонстрируют, насколько вероятно, что лид купит ваш товар или услугу. Следовательно, вы можете лучше понять, как взращивать потенциальных клиентов и в конечном итоге превращать их в клиентов, используя воронки продаж. Вы также можете найти недостатки в своей воронке продаж, сравнивая отчеты по последовательной воронке продаж.

№3. Отчеты о конверсиях

Эти отчеты аналогичны отчетам о воронке продаж тем, что они оценивают продвижение лидов по мере их продвижения по воронке, но они фокусируются на превращении лидов в клиентов, а не на их текущей позиции. В типичном отчете об отслеживании конверсий вы найдете контакты, новые и подходящие лиды, выигрыши и коэффициенты изменения от одного периода к другому.

№ 4. Отчеты об оценках возможностей

Оценка возможностей Эйнштейна служит основой для отчетов об оценке возможностей. Эта метрика, созданная искусственным интеллектом, присваивает каждому лиду оценку от 99 до XNUMX, причем более высокая оценка указывает на более высокий шанс успешной продажи. Вы также можете использовать эти отчеты, чтобы спланировать, как ваша команда будет тратить свое время на отслеживание лидов.

№ 5. Отчеты о дополнительных и перекрестных продажах

Эти отчеты включают информацию о том, сколько и сколько товаров было продано клиентам дополнительно или перекрестно. Ваша команда может просмотреть эти отчеты, чтобы найти возможности для дополнительных и перекрестных продаж или отметить определенные продукты и услуги как особенно подходящие для этих типов тактики продаж.

№ 6. Отчеты о звонках по продажам

Это один из типов отчетов о продажах, в которых рассматриваются звонки лидам, потенциальным клиентам и клиентам с целью увеличения количества покупок. Следовательно, вы можете узнать больше о способностях ваших лидов и производительности ваших продавцов с помощью этих отчетов. 

Ключевые показатели эффективности (KPI) могут быть связаны с отчетами о продажах и настроены для запуска в разное время. Это может помочь вам отслеживать ваш прогресс с течением времени. Вот несколько типичных частот:

• Отчеты о продажах каждый день. В ежедневном отчете о продажах вы можете отслеживать ключевые показатели эффективности, такие как количество звонков и лидов, которые торговый представитель совершает каждый день.
• Отчеты о продажах каждую неделю. Еженедельный отчет о продажах может отслеживать ключевые показатели эффективности, такие как общее количество закрытых сделок или долларов, заработанных торговым персоналом.
• Отчеты о ежемесячных продажах. В ежемесячном отчете о продажах данные, отслеживаемые в ежедневном или еженедельном отчете о продажах, можно просмотреть за более длительный период времени.
• Отчеты о продажах каждый год.Годовой отчет о продажах содержит больше информации, чем ежемесячный отчет о продажах. Это может быть наиболее полезным для определения квот продаж на следующий год. Вы можете использовать его, чтобы наблюдать за результатами маркетинговых усилий, выявлять наиболее эффективных торговых представителей, определять сезонные колебания и решать проблемы с управлением продажами.

Каковы ключевые элементы отчета о продажах? 

Вы можете включить массу метрик в отчет о продажах. Но что действительно имеет значение, так это то, чего требует рост вашей компании. Ключевые показатели эффективности — это то, что в конечном итоге определяет, насколько хорошо корпорация способна вести бизнес.

Таким образом, концентрация на метриках, не связанных с продвижением ваших лидов, — это хорошее использование времени. По этой причине мы сосредоточились на нескольких ключевых элементах, имеющих отношение к отчету о продажах. Однако ключевыми элементами отчета о продажах являются следующие:

№1. Число перспектив

Это один из ключевых элементов отчета о продажах. Крайне важно знать общее количество сделок в вашей воронке на каждом этапе. Знание того, на каком этапе находятся эти сделки, когда вы собираетесь их закрыть, и вероятность того, что они принесут доход вашей компании, приобретает все большее значение.

№ 2. Размер сделок

Контракты на продажу включают различные оценки в зависимости от множества факторов. Однако, чтобы быстро и разумно спланировать свои методы продаж, вы должны оценить средний размер сделки в вашей воронке продаж.

№3. Закрыть Оценить

Подробно узнайте соотношение количества проведенных вами презентаций к средней сумме заключенных вами сделок. Поскольку продавец полезен ровно настолько, насколько хороша его сделка, это демонстрирует, как работает конкретный представитель.

№ 4. Объем продаж

Это также один из ключевых элементов отчета о продажах. Чем быстрее завершается цикл продаж, тем лучше для вашего отдела продаж. Это типичное количество времени, которое требуется лиду, чтобы войти в воронку и перейти от процесса продаж к заключительному этапу.

№ 5. Стоимость лида

Понимание стоимости потенциальных клиентов также является одним из ключевых элементов отчета о продажах, особенно для спонсируемых маркетинговых инициатив. Хотя плата взимается не за все типы лидов, важно знать, каковы ваши инвестиции, чтобы рассчитать общую стоимость лида.

№ 6. Резюме

Можно дать самую важную информацию, которую вы хотите передать в отчете о продажах, начав его с резюме.

Вы можете добавить много информации в шаблон отчета о продажах. Однако, если вы предоставите слишком много информации, это может отвлечь ваших читателей от основной мысли, которую вы пытаетесь донести. Вместо этого сосредоточьте свой отчет о продажах на ключевых данных, которые важны для вашего процесса продаж.

Как написать отчет о продаже? 

Чтобы составить отчет о продажах, выполните следующие действия:

№1. Выберите формат для вашего отчета о продажах

Отчет о продажах должен быть больше, чем просто список статистических данных и обоснований. Кроме того, он должен быть привлекательным и простым для чтения, чтобы никто не чувствовал себя запуганным. Вы можете сделать это, загрузив шаблон отчета о продажах или используя программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), чтобы быстро и легко создать несколько типов отчетов.

№ 2. Помните о своей аудитории

Возможно, вы захотите включить множество KPI в отчет, который высокопоставленный член отдела продаж предоставляет руководителю отдела продаж. Руководители могут предпочесть более краткое резюме. Кроме того, генеральный директор может быть более заинтересован в определенных фактах, чем финансовый директор. Вы должны иметь возможность форматировать данные о продажах для любой аудитории с помощью программного обеспечения CRM.

№3. Включите необходимые данные

Решение о включении или исключении конкретных наборов данных, таких как доходы и расходы от продаж, изменение KPI от периода к периоду, прогресс в достижении целей продаж, продажи по продуктам или услугам, прогнозы продаж и планы будущих продаж, может быть принято после того, как вы осведомлены о вашей аудитории и ожидаемом уровне репортажей.

№ 4. Установите свой предыдущий и настоящий периоды

Вы должны решить, какую информацию лучше всего предоставлять: годовую, ежемесячную, еженедельную или ежедневную, исходя из критериев частоты, упомянутых выше. Следующим шагом является сравнение данных, которые у вас есть для этой эпохи, с данными за более ранний сопоставимый период. Например, если вы представляете данные о продажах за февраль 2021 года, укажите процентные изменения KPI за этот период по сравнению со всем месяцем января 2021 года, а не только за последнюю неделю.

№ 5. Объедините ваши данные

Пришло время собрать ваши данные после того, как вы определили свои информационные потребности и период данных. Как правило, этот этап включает в себя подключение к вашему программному обеспечению CRM, извлечение данных и либо загрузку их для использования в другом приложении, либо прямое преобразование их в отчеты с панели управления CRM. В любом случае отчет о продажах выходит за рамки простой консолидации ваших данных.

№ 6. Эффективно используйте вашу информацию

Отчеты о продажах не должны быть просто набором цифр. Чтобы сделать эти цифры более понятными для вашей аудитории, используйте множество графиков и других полезных изображений. Конечно, вы должны выбрать правильный вид графика. Например, для годового отчета потребуется линейная диаграмма, отображающая доход за месяц. Вы можете либо использовать Excel для создания графиков, либо ваше программное обеспечение CRM может автоматически создавать эти графики.

№ 7. Проверьте свои данные и детали во второй раз

После сбора информации и создания диаграмм и графиков вы должны вернуться к этапам один и два, подумать о своей аудитории и включить в нее правильную информацию. Иногда требуется закончить первый черновик отчета, прежде чем вы поймете, что включили слишком много или слишком мало материала. Возьмите удаленную информацию, перестройте графики или обратитесь за помощью к сотруднику отдела продаж без колебаний. Имейте в виду, что всем нам нужны редакторы. Прежде чем приступить к встрече, очень важно достичь баланса между пониманием и изобилием.

№8. Опишите свои выводы

Самый важный шаг, возможно, последний. Опять же, просто предоставить данные — это только полдела; чтобы это имело какое-то реальное значение для вашей аудитории, оно должно быть объяснено. Ваши письменные обоснования должны поддерживать ваши цифры и быть подкреплены ими одновременно. Они также должны описывать исправления, которые ваша команда намеревается внести.

Годовой отчет о продажах

Годовой отчет о продажах составляется продавцом или его руководством и также называется годовым отчетом о деятельности. Кроме того, в годовом отчете о продажах излагаются модели объема годового отчета о продажах компании, а также цели, которые необходимо поставить на следующий год. Ежедневная, еженедельная и ежемесячная статистика объединяется для создания годового отчета о продажах.

Зачем нужны годовые отчеты о продажах?

Отчетность о продажах включает в себя больше, чем просто суммирование ваших продаж и доходов. Понимание процесса продаж необходимо для успешной команды продаж, стратегии и анализа. Это также обеспечивает эффективное управление продажами. Каждый шаг процесса продаж должен быть задокументирован, а анализ данных покажет вам, в чем ваша компания преуспевает и как ее улучшить. Чтобы определить, как поддерживать продажи по мере расширения вашего бизнеса, вы должны точно понимать, что их генерирует. Таким образом, они включают:

№1. Информация для отчета

Показатели продаж — это количественные показатели, показывающие, насколько хорошо работают ваши торговые операции и достигаете ли вы своих целей. Они помогают выявить ваши недостатки и области эффективности.

№ 2. Количество потенциальных клиентов

Это представляет все перспективы, которые у вас есть на разных этапах воронки продаж. В дополнение к знанию того, сколько возможностей находится в вашей очереди, очень важно понимать, на какой стадии находятся ваши потенциальные клиенты, когда прогнозируется их закрытие и вероятность того, что они станут источниками дохода.

№3. Размер сделки

На стоимость договора купли-продажи могут влиять различные переменные, которые могут сильно различаться. Однако, чтобы разработать своевременные, но точные прогнозы и стратегии продаж, вы должны установить средний размер сделки в своей воронке продаж.

№ 4. Коэффициенты закрытия или коэффициенты конверсии

Основываясь на предыдущих результатах, эти показатели позволяют вам рассчитать типичное количество холодных потенциальных клиентов, которое вам нужно, чтобы превратить их в платящих клиентов. Другими словами, сколько сделок у вас сейчас открыто для всех, кого вы закрыли?

№ 5. Продолжительность цикла продаж или скорость продаж

Он говорит о типичном времени, которое требуется лиду, чтобы войти в воронку продаж и перейти к стадии покупки, которая является последним шагом в процессе продаж. Кроме того, цикл продаж должен быть завершен как можно быстрее.

Какова структура отчета о продажах?

Основные ключевые показатели эффективности, производительность команды, количество проданных товаров, чистые продажи, прибыль и затраты на привлечение клиентов — все это включается в типичный отчет о продажах.

Что такое ежемесячный отчет о продажах?

Ежемесячный отчет о продажах используется для отслеживания, оценки, изучения и определения моделей продаж каждый месяц.

Как начать отчет?

• Адаптируйте выбор темы к заданию.
• Проведите исследование.
• Создайте тезисное утверждение.
• Создайте план.
• Произведите набросок.
• Отредактируйте и пересмотрите свою статью.
• Внимательно вычитывайте и ищите ошибки.

Каковы самые важные отчеты о продажах?

• анализ воронки продаж.
• Отчет об объеме входящих сделок.
• Отчет о прогнозах продаж.
• Отчет о планах продаж

Что такое отчет о продажах Excel?

Готовый к использованию шаблон Excel под названием «Ежедневный отчет о продажах» можно использовать для отслеживания и управления ежемесячными данными о продажах конкретных продавцов.

Рекомендации 

• snov.io
• businessnewsdaily.com
• whatagraph.com

Статьи по теме

1. МАРКЕТИНГ VS ПРОДАЖИ: в чем основные отличия?
2. ВОРОНКА ПРОДАЖ: определение, типы и что нужно знать
3. Что такое воронка продаж?: Как создать воронку продаж (этапы, примеры и стратегии)
4. ПРОДАЖИ ВЕДУЩИЕ: как генерировать потенциальных клиентов для любого бизнеса, объяснил !!!
5. ЛИЗИНГОВЫЕ КОМПАНИИ: значение, оборудование и принцип работы
6. ЛИФО: значение, методы и примеры
7. КОМПАНИЯ: значение, типы и ценные бумаги

Содержание

Анализ объема продаж – это процедура, необходимая для плановой оценки деятельности компании и коррекции стратегии. Как провести анализ продаж и составить отчет, расскажем в статье.

Для чего нужен анализ продаж

Анализ объема продаж помогает компании понять, какие действия стоит предпринимать руководящему составу для повышения объема прибыли и определяет из всех категорий товаров прибыльные и убыточные позиции.

С помощью анализа продаж можно выявить наилучшие объемы для производства продукции, какие товары продаются лучше и когда.

Анализ лучше проводить раз в сезон для выявления более точных показателей.

Показатели анализа

Для оценки качества продаж необходимо:

• количество продаваемого товара;
• количество клиентов;
• изначальную стоимость товара без накрутки;
• показатели объема сдаваемого товара;
• уровень продаж в отдельных регионах и по категориям.

Виды анализа продаж

Существует несколько видов анализа, которые эффективнее использовать вместе. В зависимости от вида, подбирается нужный метод.

Анализ динамики изменений

В этом виде анализа особое внимание уделено динамике изменений объема продаж. Здесь используется метод сравнения нескольких периодов. В зависимости от результатов можно выявить, когда товар имеет спрос у пользователей. Также этот способ помогает избавляться от устаревшей продукции, которая уже не интересна клиентам.

Структурный анализ

Этот вид анализа структуры продаж подходит для компаний, которые занимаются продажей нескольких позиций. Его используют вместе с методом АВС. Из всех товаров выбирают наиболее удачный и прибыльный вариант, который будет входить в первую группу. Эту группу компании нужно продвигать активнее. При этом, если есть продукция, которая приносит убытки, ее необходимо заменить или перезапустить.

Контрольный анализ

Контрольный анализ позволяет следить за выполнением плана путем сравнения количества реальных продаж с запланированными. На основе этих данных руководители взаимодействуют с коллективом.

Этот вид широко распространен во всех компаниях, однако он малоэффективен как самостоятельный инструмент анализа.

Факторный анализ

Факторный анализ объема продаж используется для того, чтобы выявить причину проблемы в динамике продаж. Для этого используют две формулы:

• Изменение объема продаж = (фактическое количество – изначальный план) × запланированная цена;
• Изменение цены = (фактическая цена – план) × объем продаж.

Методы анализа продаж

Существует несколько методов для анализа процесса продажи продукции.

KPI

Key Performance Indicators – ключевые показатели эффективности. К показателям которые напрямую влияют на эффективность работы относят:

• трафик;
• объем продаж товаров;
• среднюю выручку;
• количество продаж;
• конверсию;
• возвращенные инвестиции;
• жалобы.

Существует множество типов KPI: результаты, затраты, производительность, функционал и т.д. В компаниях обычно используется сразу несколько, но не рекомендуется превышать норму в 10 видов. 

ABC

Метод основан на принципе Парето, который гласит, что только 20% от всех товаров будут приносить 80% всей прибыли и наоборот, 80% всех товаров будут приносить только 20% выручки.

Метод предлагает разделять всю продукцию на три категории:

• А – полезные, популярные варианты, которые приносят те самые 80% прибыли. Компания должна увеличить объем выпускаемых продуктов и направить все усилия на еще большее продвижение.
• В – товары этой категории не являются убыточными, они приносят выгоду, но в объемах продаж сильно уступают категории А.
• С – товары, которые не продаются или объем средств на их производство превышает прибыль. От таких товаров компании следует избавиться.

SWOT

Метод, который требует объективности от руководителей. Заглавные буквы – это аббревиатура 4 слов-категорий, в которые необходимо распределить основные показатели: сильные стороны, слабые стороны, возможность развития, угрозы. 

После выявления этих позиций необходимо проанализировать возможные выходы из ситуации и принять решение для дальнейшей эффективной работы.

XYZ

Это наглядный метод требует сбора многих данных о всей продукции. Здесь важен коэффициент вариации, который означает отношение среднего отклонения к среднему арифметическому значению.

По итогам проверки все товары делятся на три категории с отклонением объема продаж в 0-10%, 11-25%, более 25%. Чем ниже процент, тем стабильнее положение товара.

Как провести анализ продаж

Анализ продаж компании требует выполнения ряда последовательных действий. При этом менеджер или другой ответственный за это человек должен знать основы процесса анализа.

Посчитать выручку

Чтобы посчитать выручку за год, можно воспользоваться формулой:

CAGR = (Выручка Tn / Выручка T0)(1/Tn-T0) – 1.

Tn – выручка за последний год периода;

T0 – выручка за первый год;

Tn-T0 – количество лет.

Из полученной информации можно сделать вывод о росте или спаде продаж, сравнив значение с предыдущим годом.

Проанализировать внутренние показатели

К внутренним показателям относят: количество прибыли, рентабельность, динамику роста и спада, различные факторы, побудившие осуществить покупку.

В этот момент стоит проанализировать работу отдела продаж, их рекламную политику и взаимодействие с клиентами. Руководителю необходимо уточнить плюсы и минусы. Один из методов – SWOT-анализ, основанный на выявлении сильных и слабых сторон, новых возможностей и угроз.

Оценить работу руководителя отдела продаж

Руководитель отдела продаж контролирует выполнение плана и работу штатных менеджеров. Он обязан понимать, какие у его отдела сильные и слабые стороны. Эффективность руководителя легко проверить по отношению к каждому сотруднику, наличии системы повышения квалификации, мотивационных бонусов и др.

Оценить выполнение плана 

Чтобы справедливо оценить выполнение плана продаж, можно обратиться к системе KPI. 

Оценить эффективность коммуникации

Здесь все зависит от того, насколько быстро менеджер может связаться с клиентом. Сюда входят встречи, письма, онлайн-контакты, переговоры, телефонные звонки. Руководитель должен следить за активностью менеджера, его качественной связной работой. Важно поощрять персонал личными бонусами. 

Проанализировать воронку продаж

Анализ воронки основывается на входящих звонках, встречах, запланированных и заключенных сделках. Проще всего вести анализ с помощью специальной отслеживающей системы, которая будет фиксировать все звонки и встречи с клиентами. Нужно обращать внимание на конверсию каждого этапа, результаты отдельных сотрудников и всего отдела, их соответствие желаемым показателям.

Проанализировать рабочие инструменты

Одним из рабочих инструментов выступает база клиентов. Необходимо следить за ее своевременным пополнением новыми пользователями и обновленной информацией.

Также необходимо проанализировать, насколько часто меняются стратегии и как они влияют на появление новых клиентов.

Проанализировать клиентов

Применять вышеуказанные инструменты анализа продаж можно и к клиентской базе, разбив ее на категории в зависимости от предпочтений и ценового диапазона приобретаемой продукции.

В этот же этап входит контроль руководителей за поведением менеджеров на встречах с клиентами.

Проанализировать ассортимент

Ассортимент можно проанализировать любым из вышеуказанных методов. Наиболее простым и эффективным остается анализ АВС, поскольку он наглядно показывает разные группы товаров.

Проанализировать стратегию продаж

На основе всех выше собранных данных, можно скорректировать стратегию сбыта продукции для каждой категории товаров отдельно. Стоит обратить внимание на разницу фактических объемов и запланированных. 

Ошибки при анализе

Во время проведения анализа можно допустить ряд ошибок, которые не позволят объективно оценить работу компании. 

Наиболее вероятная проблема – это использование только одного метода при анализе уровня продаж. Этого не будет достаточно, чтобы сделать правильные выводы из ситуации. 

Еще одна ошибка – неправильный выбор временного периода для анализа. Нужно брать маленькие промежутки времени, лучше всего 3-4 месяца, потому что на это время рассчитан один сезон. То же касается и анализа большого количества исходных, в которых можно запутаться и которые дают усредненный результат. 

Неподробный анализ может привести к потере прибыли. Компания проводит анализ эффективности продаж один раз и считает, что этого достаточно, чтобы увидеть картину целиком. Это неправильный подход, так как рынок предложений постоянно пополняется и спрос клиентов подвержен сезонности. Игнорирование регулярного анализа приведет к снижению продуктивности компании. 

Как составить отчет: пример анализа продаж

Для того, чтобы составить отчет, нужно:

1. Собрать данные по всем товарам за текущий и предыдущий периоды.

1. Общую прибыль необходимо разбить по товарным категориям.

1. Сделать выводы из полученных данных. Сперва стоит сравнить показатели с плановыми. Для отчета понадобится сравнение в виде таблицы, которую менеджер предоставляет руководителю отдела.

Заключение

Анализ продаж – это важный этап в работе компании и отдела по продажам. Методы анализа продаж выявляют коммерчески успешные товары и помогают усилить слабые стороны, возникающие при работе. Благодаря увеличению прибыли компания растет, а для этого нужно регулярно анализировать действия компании и совершенствовать стратегию продаж.