Как составить отчет по выставки

Любой менеджер знает, что выставка не окончена до тех пор, пока не написан отчет о ней, пока не проанализированы все совершенные действия, проведенные мероприятия, степень реализации поставленных целей и задач. Есть обязательные кусочки выставочной картины-пазла, из которых складывается четкое представление о прошедшей экспозиции, весьма полезное при подготовке следующих.

Нужно время, чтобы объективное мнение о прошедшей выставке, ее эффективности, финансовой рациональности сформировалось и созрело. Готовы ли вы сказать, что участие в экспозиции, в деловой программе, все ваши действия стали более последовательны, плодотворнее, чем, например, в прошлый раз? Можете ли вы расписать каждый из этапов, элементов, шагов на выставке, сделать анализ эффективности? Если вы предоставите этот расширенный список руководству компании, будет ли ему понятно сходу, что именно вы сделали на каждой конкретной выставке?

Чтобы ответить утвердительно и честно на эти вопросы, для начала нужно оценить все действия, которые вы совершили на выставке, все мероприятия, проанализировать, скомпилировать данные и составить внятный отчет.

Поствыставочный анализ должен включать оценку каждого элемента вашей программы: основные задачи и степень их выполнения, превышены ли ожидания, есть ли «темные пятна», которые надо устранить в следующий раз. После того, как такая предварительная оценка проведена, важно собрать на общем совещании всю команду, работавшую и над подготовкой, и над самой экспозицией. Это поможет получить обратную связь, оценить успешность выставки для каждого из подразделений, обсудить перспективы и будущие планы действий. Полезно провести и официальный опрос персонала. Все эти мнения и взгляды, тщательно собранные и поделенные на девять тематических разделов, лягут в основу отчета о проведенной выставке.

Раздел 1: Цели и задачи

Вы ставили их еще на этапе подготовки к выставке. Потому по заранее составленному списку, по его элементам легко будет оценить степень реализации целей вашей компании, качество выполнения задач, утвержденных руководством.

Анализ этих данных приводится, как правило, во вводной части поствыставочного отчета. После такая информация окажется полезной для подготовки последующих мероприятий, при выборе более эффективных инструментов для достижения целей и выполнения задач на выставке.

Раздел 2: Анализ заинтересованности аудитории

В данном разделе отчета о выставке обязательно должна присутствовать следующая информация о качестве и количестве потенциальных покупателей, проявивших заинтересованность в продукте на экспозиции.

Полученные во время выставки контакты следует оценить по нескольким критериям: статус и должность потенциальных клиентов, их влияние на принятие решений о закупках, заинтересованность в вашем продукте, финансовые возможности, перспективы сотрудничества, желание поддерживать контакт после выставки. Составьте собственный рейтинг для потенциальных клиентов, который поможет вашим менеджерам расставить приоритеты в дальнейшем взаимодействии.

Учитывайте количество дилеров и дистрибьюторов среди полученных вами на выставке контактов. Им надо уделить особое внимание, ведь к оптовикам нужен специальный подход. Ведь дилер — это потенциальный и перспективный канал сбыта для вашей продукции.

Проведите опрос персонала стенда. Узнайте их мнение о потенциальных покупателях, заинтересовавшихся вашим продуктом на выставке. Персонал стенда общался с клиентами на стене напрямую, потому имеет самое актуальное видение о перспективах сотрудничества.

Проанализируйте анкетные данные, которые были собраны во время работы с посетителями на стенде: демография, факторы, влияющие на решения в пользу вашего продукта, планы на сотрудничество и так далее. Из этой информации легко составить картину о качестве полученных на выставке контактов. В зависимости от длины цикла продаж в вашей компании или отрасли может пройти достаточно времени, прежде чем вы сможете точно подсчитать эффективность вашего участия в выставке. А на основе данных о потенциальных клиентах уже можно сложить первоначальное мнение.

Обязательно проведите анализ работы с контактами после выставки: как, когда и в какой форме поддерживается связь с потенциальными клиентами. Важно, чтобы между окончанием выставки и первым письмом с запрошенной покупателем информацией прошло очень немного времени. Скорость вашей реакции повлияет и на решение клиента о сотрудничестве.

И вопрос основной — финансовый. Проведите предварительный подсчет расходов: разделите количество потенциальных клиентов на прямые затраты на участие в выставке.

Раздел 3: Детали выставки

Один из самых больших разделов отчета — описание и оценка работы на выставке как комплекса мероприятий.

Для начала нужно оценить, насколько хорошо выставка была интегрирована с другими маркетинговыми мероприятиями в планах вашей компании. Удалось ли донести ваши идеи до аудитории, укрепить позиции бренда и продукции? Были ли действия на выставке согласованы с целями и задачами общей маркетинговой стратегии? Ответив на эти вопросы, вы сможете понять, что можно поменять, улучшить, укрепить в мероприятиях по продвижению в следующей экспозиции.

Рассмотрите, насколько удачным было расположение вашего стенда на выставке. Как это повлияло на трафик посетителей? Способствовали ли размер и локация стенда на увеличение потока аудитории? Побуждал ли дизайн стенд потенциальных клиентов к тому, чтобы провести у вашей экспозиции время, достаточное для общения с сотрудниками вашей компании, для участия в презентациях продукции?

Оцените, насколько эффективно и выгодно был представлен ваш продукт на стенде. Все ли необходимые позиции были выставлены? Была ли предоставлена возможность посетителям выставки в равной степени хорошо разглядеть ваш продукт как вблизи, так и на дистанции?

На изготовление графики для стенда уходит немало средств из бюджета выставки. Поэтому при составлении отчета важно понять, насколько хорошо сработал каждый из визуальных элементов. Был ли ваш рекламный посыл читаем? Привлекал ли он посетителей? Поступали ли просьбы от аудитории разъяснить некоторые неясные моменты в вашей рекламной графике?

Подсчитав выгоды, не забудьте учесть и потери. Например, важно оценить ущерб, нанесенный вашему стенду, конструкциям, графике, демонстрационному оборудованию после эксплуатации на выставке.

Если на экспозиции были проблемы с безопасностью, впишите в отчет все аспекты, которые вызвали сомнения и вопросы. Сюда относятся и шпионаж, и разведка конкурентов, кражи оборудования или образцов продукции во время выставки. Это поможет вам на следующем мероприятии принять все необходимые меры, чтобы подобных проблем избежать.

Продолжение следует…

Оглавление:

• Вступление
• Настройка таблицы
• перспективы
• Конкуренты
• Кадровые

Пример отчета компании об участии в выставке. Часть 1

Любая выставка дает обильную информацию к размышлению. Но воспользоваться ей можно только при одном условии: если на выставке ведется статистика и фиксируется каждый контакт. А также — если люди, ответственные за сбор информации, ведут себя активно и проводят опросы, анкетируют, коммуницируют как с рядовыми посетителями, так и с потенциальными клиентами. При скрупулезном подходе можно рассчитывать на полноценную картину оценки участия, без такого подхода выставка принесет гораздо меньший эффект.

Общий план аналитического отчета по подведению итогов выставки

Результат работы на любой выставке в виде отчета необходимо представлять в понятной форме, а главное — в четко структурированном виде. Только в таком случае, на основе отчета, можно будет произвести грамотный и полноценный анализ.

Общая структура отчета может быть разнообразной, но в идеале должна выглядеть так:

1. Установленные деловые контакты. Подразделы: количество, качество, региональная принадлежность, величина компании.
2. Информация, полученная непосредственно от посетителей. В этот раздел должна войти статистика по посетителям выставки, качественный и количественный анализ
3. Оценки кач-ва работы тех, кто присутствует на стенде.
4. Возможные критические замечания, высказанные пожелания, мнения разного рода и т.д.
5. Оценка функциональности стенда компании. Отдельно нужно выделить удачность выбора места, дизайн и функ. стенда, уровень оформления, степень оснащенности и информативности и т.д.
6. Анализ бюджета, в который обошлось участие. Соотнесение выделенных средств с реальными (дополнительными) расходами
7. Информация о конкурентах
8. Оценка маркетинговых усилий, направленных на привлечение клиентов и посетителей
9. Проведенные акции и мероприятия внутри выставки. Уровень, оценка интереса к данным событиям
10. Мероприятия, которые провели организаторы. Участие, оценка полезности, установленные контакты
11. Количество и разнообразие рекламно-полиграфической продукции и сувениров, представленных компанией и розданных участникам

Расширенный отчет об участии в выставке

Для того, чтобы конкретизировать пункты, возьмем следующий пример:

• Мероприятие: общероссийская выставка «Деревянное домостроение»
• Место проведения — Москва
• Компания полного цикла «Домфер», которая строит дома из клееного бруса, имеет собственное произ-во, выполняет все виды отделочных работ и инженерных коммуникаций

1. Установленные контакты с потенциальными клиентами и поставщиками

В этом пункте должны быть отражены оба момента: спрос на услуги компании и предложения материалов и услуг представителями других фирм

География потенциальных клиентов и деловых партнеров

Величина компаний

2. Информация от посетителей

Запросы и интерес. В этом пункте (и далее) один и тот же респондент может выделять несколько интересующих позиций

Приоритеты по факторам

Сроки планируемого строительства

Оценка плюсов компании

Цели посетителей

География

3. Оценка работы персонала стенда, в целом

Оценка качеств сотрудников

4. Пожелания, замечания, мнения

 Пример отчета компании об участии в выставке. Часть 2

Основы выставочного дела

Тема 8. Анализ результатов выставочных мероприятий

8.1. Подготовка отчета о работе на выставке.

Собранные на выставке и в ходе ее
подготовки материалы необходимо
систематизировать, маркировать наиболее
важные для отчета и упаковывать их для
от­правки в свою организацию. Такой
отчет оформляется по принятой на его
предприятии форме, предусматривающей
сведения следую­щего характера:

1. Наименования изученных товаров или
   выявленных научно-технических достижений,
   их важнейшие технические, экономиче­ские
   и эксплуатационные характеристики,
   отличительные особен­ности и
   преимущества перед известными аналогами.

2. Названия фирм-разработчиков, изготовителей
   или посредни­ков при продаже, их
   реквизиты (адреса, телефоны, факсы,
   фамилии представителей и т. п.).

3. Мнения специалистов и консультантов,
   собранные на выстав­ке, о возможности
   использования новаций в специфических
   усло­виях.

Отчет состоит из нескольких разделов.
Структуру и названия разделов специалисты
составляют с учетом особенностей
проведен­ной выставки. Тем не менее,
можно выделить наиболее общие разде­лы
для всех традиционных отчетов. Это
разделы, характеризующие работу
специалистов по обслуживанию экспонатов,
показу и демон­страции их в действии;
сведения, позволяющие оценить
конкурен­тоспособность выставленных
экспонатов, другие результаты
экспо­нирования.

Подобный отчет обычно содержит следующие
разделы:

1. Общая информация

– Количество
Посетителей, прошедших регистрацию

– Количество
Посетителей, опрошенных на выставке

– Количество
фирм-экспонентов, опрошенных на выставке

2.
Характеристика фирм-экспонентов

– Распределение
участников по географическим регионам

– Сфера
производственной деятельности
фирм-экспонентов

3.
Характеристика Посетителей выставки

– Распределение
Посетителей по географическим регионам

– Категория,
к которой принадлежит предприятие
Посетителя

– Распределение
Посетителей по должностям на предприятиях

4. Результаты
выставки с точки зрения фирм-экспонентов

– Поставленные
цели для участия в выставке

– Результаты
участия в выставке

– Предложения
по улучшению работы

– Заинтересованность
фирм-экспонентов в следующей выставке

5. Результаты
выставки с точки зрения Посетителей

– Цель посещения
выставки

– Результаты
посещения выставки

– Предложения
по улучшению работы

– Заинтересованность
Посетителей в следующей выставке

Подготовка отчета требует обработки и
обобщения всего мате­риала, накопившегося
в ходе подготовки и проведения выставки.
Нужно сделать анализ собранных документов,
инструкции, записи, данные учета
посетителей, опросные листы и анкеты,
визитные кар­точки, книги отзывов,
т.е. сделать сортировку, группировка и
клас­сификацию материала по определенным
признакам. Полученный таким образом
систематизированный материал кладут
в основу раз­делов отчета. В заключительный
раздел собирают обобщенные ма­териалы,
дающие возможность сделать заключения
и рекомендации по улучшению дальнейшей
работы. В конце отчета должны быть
сде­ланы обобщающие выводы и рекомендации
по повышению уровня организации и
эффективности участия в последующих
выставочных мероприятиях.

Отчет должен содержать количественную
характеристику экспо­натов, отражать
факты поступления экспонатов с дефектами.
Жела­тельно сделать анализ причин их
появления.

Отдельной частью может быть сделан
анализ монтажных и демонтажных работ.
Здесь следует дать оценку фактической
трудоем­кости работ, оценку совершенства
инструкции по монтажу и демон­тажу,
технологичности и удобству проведения
работ. Определение фактической
трудоемкости работ очень важно для
организации учас­тия в последующих
выставках. С этой целью стендист ведет
хроно­метраж и учет времени монтажа
и демонтажа по каждому экспонату.

Самостоятельный раздел в отчете
посвящается анализу приемов и методов,
использованных при демонстрации
экспонатов; вы­явленным трудностям
и возникавшим сбоям и повреждениям при
ее показе в действии; эффективности
использования технических и аудиовизуальных
средств, если таковые были задействованы
в экс­позиции.

Сравнивая с материалами аналогичным
представленным на вы­ставке, стендист
дает оценку конкурентоспособности
представляв­шихся им изделий на
международном рынке. Эти оценки он
делает на основе собственных наблюдений,
а также на основе замечаний посе­тителей
о недостатках и преимуществах в
конструктивных решениях, достигнутому
техническому уровню по соответствию
отдельных ха­рактеристик предъявлявшимся
требованиям, по реакциям гостей выставки
на внешнюю форму, окраску качество
отделки, эргономи­ку и техническую
эстетику.

В отчете обязательно нужно дать
характеристику работы с посети­телями
выставки: привести примеры и результаты
работы с отдель­ными специалистами,
коммерческими работниками и представи­телями
прессы; показать реакцию на экспозицию
широких слоев населения, прессы, радио
и телевидения и подкрепить это примера­ми
из печати или выписками из книги отзывов».

Если выставку (стенд) посещали VIP-персоны,
нужно дать харак­теристику их отношений
к выставке в целом и к экспозиции.
Наи­более яркие фрагменты должны быть
проиллюстрированы фотогра­фиями,
аудио- и видеоматериалами.