Download Article
Download Article
Whether you’re a student or a professional, a visit report helps you document the procedures and processes at an industrial or corporate location. These reports are fairly straightforward. Describe the site first and explain what you did while you were there. If required, reflect on what you learned during your visit. No additional research or information is needed.
Things You Should Know
- Check the report requirements before writing down general information about the visit. Explain the site’s purpose, operations, and what happened during the visit.
- Identify the site’s strengths and weaknesses. Add recommendations for improvement and describe what you learned there if you’re a student.
- Give your report a title page, write clearly and objectively, and include relevant pictures in the report. Proofread it carefully before submitting it.
-
1
Look over the requirements of your visit report. There is no 1 way to write a visit report. If you’re a student, check the assignment from your instructor. If you’re a consultant or professional working for a company, look at other visit reports from your company to use as a model.[1]
- Reports are usually only 2-3 pages long, but in some cases, these reports may be much longer.
- In some cases, you may be asked to give recommendations or opinions about the site. In other cases, you will be asked only to describe the site.
- Ask your boss or instructor for models of other visit reports. If you can’t get a model, look up samples online.
-
2
Start the paper with general information about the visit. This will serve as your introduction. In a paragraph, tell your audience when you visited the site and where the site is located. State who your contact was at the site. If extensive travel was needed, you may also briefly state how you arrived at the site.[2]
Advertisement
-
3
Define the purpose of the site. In 1-2 paragraphs, describe what type of site it is. Is it a factory, construction site, business, or school? Include details about the size, layout, and equipment used at the site. State how many people work at the site or who owns the site.[3]
- If you visited a factory, explain what it is producing and what equipment it uses.
- If you visited a construction site, describe what is being constructed and how far along the construction is. You should also describe the terrain of the site and the layout.
- If you’re visiting a business, describe what the business does. State which department or part of the business you visited.
- If you’re visiting a school, identify which grades they teach. Note how many students attend the school. Name the teachers whose classes you observed.
-
4
Explain what happened during the visit in chronological order. Start at the beginning of your visit. What did you do? Who did you meet? Describe the events of the day going until you left the site. This may be anywhere from a few paragraphs to a few pages long. Make sure to include:[4]
- Who did you talk to? What did they tell you?
- What did you see at the site?
- What events took place? Did you attend a seminar, Q&A session, or interview?
- Did you see any demonstrations of equipment or techniques?
-
5
Summarize the operations at the site. In as much detail as possible, describe the processes and procedures at the site. If they use any special techniques, state how these techniques are performed. If they manufacture something in a particular way, give a step-by-step account of this process.[5]
- For example, at a car factory, describe whether the cars are made by robots or humans. Describe each step of the assembly line.
- If you’re visiting a business, talk about different departments within the business. Describe their corporate structure and identify what programs they use to conduct their business.
Advertisement
-
1
Describe what you learned at the site if you’re a student. Draw connections between what you learned at the site and what you learned in class. State how seeing the site helped you understand what you are learning in class. You might ask yourself:[6]
- Is there something you didn’t realize before that you learned while at the site?
- Who at the site provided helpful information?
- What was your favorite part of the visit and why?
-
2
Identify the strengths and weaknesses of the site. Note which processes, policies, and practices work well at the site. If you notice any flaws, describe these as well. Try to be as specific as possible. Name the exact machine, equipment, process, or policy that could be fixed.[7]
- For example, you might state that the factory uses the latest technology but point out that employees need more training to work with the new equipment.
- If there was anything important left out of the visit, state what it was. For example, maybe you were hoping to see the main factory floor or to talk to the manager.
-
3
Provide recommendations for improvement if required. If you’re asked to provide recommendations, take a few paragraphs to share your thoughts and observations. Identify problematic areas in the site and provide specific, actionable recommendations to improve them.[8]
- Tailor your recommendations to the organization or institution that owns the site. What is practical and reasonable for them to do to improve their site?
- Be specific. Don’t just say they need to improve infrastructure. State what type of equipment they need or give advice on how to improve employee morale.
Advertisement
-
1
Add a title page to the beginning of your report. The title should be the name of the visit and site, such as “Visit to Airplane Factory” or “Corporate Headquarters Visit Report.” Under the title, include your name, your institution, and the date of the visit. Do not put any other information on this page.[9]
- If you are following a certain style guideline, like APA or Chicago style, make sure to format the title page according to the rules of the handbook.
-
2
Write in clear and objective language. Keep your sentences short and concise. Avoid writing with too many adjectives or flowery language. This will make your report clear and direct.[10]
- Don’t just say “the visit was interesting” or “I was bored.” Be specific when describing what you learned or saw.
-
3
Include any relevant pictures if desired. While pictures are usually not required, they may be helpful in some visit reports. Group photographs, images of machinery, or graphics demonstrating the layout of the site might be helpful.[11]
-
4
Proofread your report carefully. Check for any grammatical errors or typos. Ask someone else to read over it for you to make sure it sounds good. If you’re a student, check your professor’s guidelines to make sure that you have all of the required parts.[12]
Advertisement
Sample Visit Report
Add New Question
-
Question
How can I write a report of a school visit?
Try splitting it up into 5 paragraphs. In the first, introduce your trip and why you went on it, but don’t give too many specific facts. For the next paragraph, explain in more detail where and when you went. Include factual information, and maybe what you were expecting before the trip. In the third section, write about what you liked about the specific trip. This will also include more information – for example, if you went to a museum, explain in detail what specific exhibition you enjoyed. This will be your longest paragraph. For the fourth, include some other things you saw, and maybe how your friends or classmates reacted to the trip. Then, write a short conclusion about what you learned on the trip, etc.
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
Thanks for submitting a tip for review!
References
About This Article
Article SummaryX
To write a visit report, start by including a general introduction that tells your audience where and when you visited, who your contact was, and how you got there. Once you have the introduction written out, take 1 to 2 paragraphs to describe the purpose of the site you visited, including details like the size and layout. If you visited a business, talk about what the business does and describe any specific departments you went to. Then, summarize what happened during your visit in chronological order. Make sure to include people you met and what they told you. Toward the end of your report, reflect on your visit by identifying any strengths and weaknesses in how the site operates and provide any recommendations for improvement. For more help, including how to format your report, read on!
Did this summary help you?
Thanks to all authors for creating a page that has been read 526,883 times.
Reader Success Stories
-
Betty Tarutia
Jul 9, 2020
“This article is awesome indeed. It clarifies the cloudy mindset into a clear blue sky! Thanks a trillion.”
Did this article help you?
Как для студентов, так и для профессионалов рекомендуется создать отчет о посещении для документирования процедур и процессов. Вы пишете такой отчет после посещения компании, учреждения или строительной площадки. Отчет о посещении довольно прост. Опишите место и объясните, почему вы были там и что именно вы там делали. Поделитесь своими выводами и тем, что вы узнали. Вам не нужно проводить никаких дополнительных исследований, чтобы написать отчет, и вам не нужна дополнительная информация.
Шаги
Часть 1 из 3: Описание места
Шаг 1. Подумайте, что должно быть в отчете о посещении
Есть несколько способов написать отчет. Если вы студент, сначала внимательно прочтите задание. Возьмем, к примеру, старый отчет вашей компании, если вы совершаете визит в профессиональном качестве.
- Отчет из двух-трех страниц обычно является самым четким, но иногда бывает необходимо написать гораздо более длинный отчет.
- В некоторых отчетах ваш директор или учитель просит вас порекомендовать или высказать свое мнение. Для других отчетов все, что вам нужно сделать, это описать ситуацию на месте.
- Попросите своего начальника или учителя предоставить образцы отчетов. Если это не поможет, вы можете поискать в Интернете.
Шаг 2. Начните отчет с общей информации о посещении
Это служит введением. Расскажите читателю в одном абзаце, когда был визит и где оно находится. Расскажите, кто там был у вашего контактного лица. Если это удаленное место, кратко расскажите, как вы туда попали.
Шаг 3. Назовите цель визита
Опишите тип места в одном-двух абзацах. Завод, школа, химическая компания или автостоянка? Предоставьте подробную информацию о размере, макете и материалах, используемых на сайте. Укажите, сколько человек там работает и кому принадлежит.
- Если вы посетили завод, вы описываете, что они производят и какое оборудование и машины используются.
- После посещения строительной площадки опишите, над чем ведутся работы и как далеко продвинулось строительство. Также дайте описание сайта и различных имеющихся инсталляций.
- Когда вы посетили компанию, опишите, чем она занимается. Сообщите нам, в каком отделе (ах) компании вы работали.
- Если вы учились в школе, вы записываете, какие классы они преподают. Укажите, сколько учеников в школе и имена учителей, с которыми вы были в классе.
Шаг 4. Опишите события во время вашего визита в хронологическом порядке
Начните с самого начала: чем вы занимались и с кем познакомились? Что-нибудь еще случилось? Опишите все события до конца вашего визита. Иногда вы можете описать это в нескольких абзацах, но иногда это может занять несколько страниц. Он должен содержать следующее:
- С кем ты говорил? Что они сказали?
- Что ты видел?
- Что случилось? Вы были на семинаре, собеседовании или уроке в классе?
- Вы видели презентации конкретных методов или оборудования?
Шаг 5. Кратко опишите деятельность на сайте
Используйте как можно больше деталей для описания используемых процессов и процедур. Если используются необычные техники, как можно точнее опишите, как они выполняются. Если возможно, предоставьте пошаговое объяснение процесса.
- Например, на автомобильном заводе вы описываете, кто сборка производится людьми или роботами. Опишите все этапы производственного процесса.
- Опишите различные отделы, если вы посетили компанию. Опишите бизнес-структуру и программное обеспечение, которое они используют для выполнения своих бизнес-процессов.
Часть 2 из 3: Оценка визита
Шаг 1. Опишите, что вы узнали на месте
Если вы студент, сравните этот практический опыт с материалами курса. Сообщите в своем отчете о посещении, что посещение помогло вам лучше понять учебный материал. Задайте себе следующие вопросы:
- Есть ли что-то, чего вы не знали сначала, но это стало вам ясно во время визита?
- Какие люди на сайте предоставили вам значимую и полезную информацию?
- Что было больше всего в вашем визите и почему?
Шаг 2. Определите сильные и слабые стороны сайта
Оцените, какие бизнес-процессы работали хорошо, а какие можно было бы улучшить. Будьте конкретны по этому поводу. Перечислите названия машин, оборудования или бизнес-процессов, которые можно улучшить.
- Например, можно написать, что используются новейшие технологии и машины, но персонал недостаточно обучен.
- Также отметьте, если во время вашего визита чего-то не хватало. Возможно, вам хотелось бы поговорить с кем-то, кого там не было, или, может быть, вам не разрешили увидеть комнату для выращивания.
Шаг 3. При необходимости дайте рекомендации по улучшению
Когда вас попросят дать рекомендации, напишите несколько абзацев, чтобы поделиться своими мыслями и наблюдениями по поводу них. Выявите проблемные области и предоставьте целевую обратную связь для их улучшения.
- Адаптируйте свои рекомендации к институту или организации, которая управляет сайтом. Что для них практично и возможно?
- Быть конкретным. Например, не говорите, что у них плохая инфраструктура, а говорите, какое оборудование или программное обеспечение может им в этом помочь. Или посоветуйте, как больше вовлекать персонал в бизнес-операции.
Часть 3 из 3. Форматирование отчета
Шаг 1. Добавьте титульную страницу в начало отчета
Дайте отчету название с названием места. Представьте себе что-то вроде: «Посещение шоколадной фабрики» или «Отчет о посещении штаб-квартиры Google». Напишите свое имя, компанию или учебное заведение и дату посещения под заголовком. Это все, что должно быть на титульном листе.
Если вам нужно следовать определенным правилам стиля, обратите внимание на создание титульного листа для форматирования заголовка рядом с книгой
Шаг 2. Пишите четко и объективно
Ваши предложения должны быть короткими и ясными. Избегайте цветистых словечек и чрезмерного употребления прилагательных. Так вы сделаете отчет понятным и деловым.
Не пишите расплывчатых слов вроде «было интересно» или «было скучно». Будьте конкретны и точно укажите, что вы видели и узнали
Шаг 3. При желании добавьте соответствующий фотоматериал
Фотографии обычно не требуются, но иногда они могут помочь внести ясность в отчет. Сюда входят групповые фотографии, фотографии настроек машин или поэтажные планы местоположения.
Шаг 4. Внимательно прочтите свой отчет
Остерегайтесь грамматических ошибок и орфографических ошибок. При необходимости попросите кого-нибудь прочитать ваш отчет, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Учащиеся еще раз взглянут на инструкции учителя, чтобы убедиться, что все необходимые части включены в отчет.
Автор:
Randy Alexander
Дата создания:
4 Апрель 2021
Дата обновления:
12 Май 2023
Содержание
- метод
- Часть 1 Опишите местоположение
- Часть 2 Подумайте о визите
- Часть 3 Формат отчета
- Часть 4 Образец отчета о посещении
В этой статье: Описание рекомендаций по созданию местоположения для посещенияФорматирование отчетаОтчет отчета о посещении12 СсылкиОбщество Вопросы и ответы
В отчете о посещении записаны процедуры и процессы, которые рассматривались или обсуждались в промышленных или других компаниях. Эти инструкции относятся как к ученикам, так и к студентам и специалистам. Подобные отчеты довольно просты. Сначала опишите местоположение и что вы там сделали. При необходимости интегрируйте то, что вы узнали во время вашего визита. Нет необходимости добавлять дополнительные исследования или информацию.
метод
Часть 1 Опишите местоположение
-
Следуйте требованиям отчета о посещении. Нет шаблона для отчета о посещении. Если вы студент, ознакомьтесь с заданиями, которые дал вам ваш учитель. Если вы консультант или работаете в компании, ознакомьтесь с другими отчетами о посещениях, созданными в компании, которые вы можете использовать в качестве шаблона.
- Отчеты такого типа обычно имеют длину от 2 до 3 страниц, но в некоторых случаях могут быть намного длиннее.
- В определенных случаях от вас могут ожидать рекомендации или мнения относительно местоположения. В других случаях вам просто нужно описание места.
- Спросите своего начальника или учителя о других шаблонах отчетов о посещениях. Если ни один не доступен, ищите образцы в Интернете.
-
Начните отчет с общей информации о посещении. Это ваше введение. В другом разделе вы должны записать, когда вы посетили место и где оно находится. Также обратите внимание, кем были контактные лица на месте. Если визит потребовал более продолжительного путешествия, запишите приблизительное время, которое вы получили.
-
Определите местоположение. Опишите в 1-2 абзацах, какой это был тип локации. Это фабрика, строительная площадка, коммерческая компания или школа? Также объедините детали относительно размера, расположения и машинного парка в местоположении. Укажите, сколько людей там работает или кому принадлежит это место.
- Если вы посетили завод, объясните, что производится и какие машины используются.
- Если вы посетили строительную площадку, опишите, что строится и как далеко продвинулись строительные работы. Также следует указать местность и планировку.
- Если вы посетили бизнес-компанию, опишите, какой это тип. Также запишите, какую часть или какой отдел компании вы посетили.
- Если вы посещали школу, укажите, какие классы там преподаются. Также запишите, сколько учеников посещают эту школу. Продолжайте называть учителей, чьи занятия вы посещали.
-
Объясните в хронологическом порядке, что произошло во время вашего визита. Начните с начала вашего визита. Что ты сделал? С кем вы встречались Опишите мероприятия, которые произошли в день посещения. Это может включать несколько абзацев или несколько страниц. Вы должны отметить следующее:
- С кем ты разговаривал? Что тебе сказали
- Что ты видел
- Какие мероприятия были проведены? Вы были на семинаре, Q & A мероприятии или вы посещали интервью?
- Вы участвовали в демонстрациях об оборудовании или технике?
-
Подведите итог деятельности на месте. Опишите процессы и процедуры, которые происходили на месте, как можно более подробно. Если были использованы конкретные методы, опишите, как они были сделаны. Если что-то было сделано особым образом, то опишите процесс в пошаговом списке.
- Например, опишите, были ли автомобили собраны с роботами или людьми на автомобильном заводе. Опишите каждый шаг производственной линии.
- Если вы посетили бизнес-компанию, сообщите об отделах внутри компании. Опишите их бизнес-структуру и какие программы необходимы для управления компанией.
Часть 2 Подумайте о визите
-
Если вы студент, опишите, что вы узнали. Установите связи между тем, что вы. на месте и б. учился в классе. Перечислите, как посещение сайта подтверждает то, что вы узнали в классе. Например, спросите себя:
- Есть ли что-то, что вы не поняли до посещения сайта?
- Кто на месте мог предоставить вам полезную информацию?
- Что вам больше всего понравилось во время визита и почему?
-
Узнайте сильные и слабые стороны локации. Опишите, какие процессы, стратегии и практики там работают хорошо. Если вы заметили какие-либо недостатки, сообщите о них тоже. Постарайтесь быть максимально конкретным. Назовите машину, рабочий процесс или стратегию, которые были отремонтированы или улучшены, или меры, которые устранили проблему.
- Например, вы могли бы заметить, что, хотя на фабрике используются новейшие технологии, сотрудники нуждаются в лучшем обучении для этого.
- Если что-то пропущено во время вашего визита, запишите это тоже. Например, вы можете предположить, что хотели бы увидеть главное здание или поговорить с менеджером.
-
При необходимости внесите предложения по улучшению. Если вас попросят дать рекомендации, запишите свои мысли и замечания в несколько абзацев. Укажите области расположения, которые являются проблематичными, и предоставьте конкретные, действенные рекомендации по улучшению.
- Приспособьте свои рекомендации к организации или учреждению, которому принадлежит местоположение. Что было бы целесообразно и целесообразно для них, чтобы улучшить местоположение?
- Будьте конкретны. Не просто говорите, что инфраструктуру нужно улучшать. Перечислите, какое оборудование потребуется, или дайте рекомендации по улучшению трудовой этики.
Часть 3 Формат отчета
-
Поместите заголовок в начале отчета. Название должно состоять из названия посещения и местоположения, такого как «Посещение авиационного завода» или «Главный офис отчета о посещении». Под заголовком укажите свое имя, учреждение и дату посещения. Вы не должны перечислять дополнительную информацию там.
- Если вы работаете с определенной таблицей стилей, такой как APA или Chicago, отформатируйте первую страницу в соответствии с правилами в руководстве.
-
Используйте понятный и объективный язык. Ваши предложения должны быть короткими и точными. Избегайте слишком много прилагательных и цветочных фраз. Это приводит к четкому и прямому отчету.
- Такие предложения, как «визит был интересным» или «мне было скучно», не должны использоваться. Четко опишите все, что вы узнали или видели.
-
При желании вы можете включить соответствующие изображения. Хотя изображения обычно не требуются, они могут быть полезны в некоторых отчетах о посещениях. Группируйте фотографии, изображения машин или графику, которые помогают отображать расположение.
-
Корректура. Проверьте свой отчет на наличие грамматических или орфографических ошибок. Попросите кого-нибудь еще прочитать отчет, чтобы убедиться, что он звучит хорошо. Если вы студент, ознакомьтесь с рекомендациями вашего профессора, чтобы убедиться, что вы включили все соответствующие разделы.
Часть 4 Образец отчета о посещении
Как написать отчет о производственном посещении
Автор:
Eugene Taylor
Дата создания:
13 Август 2021
Дата обновления:
8 Май 2023
Содержание
- Знай Закон
- Будьте внимательны и делайте заметки
- Задавать вопросы
- Знайте, что включить
- Обобщить документацию по мерам безопасности
- Сделать рекомендации
- Будьте собственным редактором
Рецензент: Мишель Зайдель, бакалавр наук, бакалавр права, MBA
Посещение промышленной площадки всегда приносит много пользы, особенно если прибыль компании зависит от отчета, который вы представите корпоративным руководителям после посещения. Легкая часть вашей работы будет заключаться в том, чтобы заставить сотрудников завода проводить вас в офисы и рабочие места, которые вы должны оценить. Самое сложное – убедиться, что выбранный вами тур и сделанные презентации дают точное представление о достопримечательностях, которые вы должны исследовать и оценить. После завершения оценки составьте отчет о производственном посещении, чтобы обобщить полученные результаты.
Знай Закон
Важно отметить, что отчет о производственном посещении не обязательно является юридическим требованием, а скорее состоит из информации, собранной некоторыми работодателями добровольно для оценки программ безопасности и управления рисками компании. Это не требование федерального закона о безопасности и гигиене труда 1970 года, известного как OSHA. Однако в каждом штате есть свои требования в соответствии с OSHA, поэтому обязательно ознакомьтесь с правилами, применимыми к вашей организации. Отчет о производственном посещении может быть полезен для представления информации о безопасности и управлении рисками потенциальным страховщикам, а также помогает организации определить способы улучшения мер безопасности сотрудников.
Будьте внимательны и делайте заметки
Чтобы написать высококачественный отчет о посещении предприятия, важно использовать несколько методов сбора информации: носить с собой блокнот и ручку или цифровое устройство, чтобы делать заметки по темам, которые вам поручено собрать. Отслеживайте наблюдения и собирайте раздаточные материалы, полученные от вашего хозяина. Обдумайте свой визит и сделайте заметки в конце рабочего дня. Это будет особенно важно при посещении промышленных объектов, которое длится несколько дней.
Задавать вопросы
Не стесняйтесь задавать вопросы и искать подробные ответы, настаивая, когда это необходимо, для получения дополнительной информации. Запросите подтверждающие документы и следите за деталями. Отметьте дату или даты вашего визита, филиал и местонахождение, количество сотрудников и площадь здания. Также полезно прикрепить карту посещенных областей. Отметьте различные отделы, количество сотрудников в каждом отделе и имена тех, с кем вы разговариваете.
Знайте, что включить
Начните отчет о производственном посещении с определения целей вашего визита, а после каждого сделайте выводы о том, была ли достигнута цель. Также полезны конкретные детали, относящиеся к целям. Включите как можно больше подробностей об инспекциях, методах работы и технике безопасности, а также о множестве других элементов, уникальных для промышленной площадки, которую вы посещаете. Следует отметить оборудование для обеспечения безопасности на месте и другие функции, обеспечивающие безопасность сотрудников (и клиентов, если применимо).
Обобщить документацию по мерам безопасности
Ваш отчет должен включать информацию, касающуюся политик, отделов и процедур, ответственных за обеспечение безопасности. Изучите и включите сводки журналов безопасности, которые часто включают записи технического обслуживания транспортных средств, проверки на наркотики и журналы безопасности OSHA. Также может быть включена информация о компенсации работникам. Полезно подготовить глоссарий или указатель, в котором будут отслеживаться вложения, полученные во время вашего визита, которыми вам нужно поделиться. Также составьте резюме на одной странице, в котором обобщается самая важная информация вашего отчета. Поместите его в начало материала презентации, чтобы те, кому требуется обзор вашего визита, могли быстро получить то, что им нужно, с этой страницы.
Сделать рекомендации
Ваш отчет также должен включать выводы и рекомендации, основанные на ваших наблюдениях во время посещения. Будьте откровенны, объективны и лаконичны в их создании. Соблюдайте осторожность при включении конфиденциальной информации, полученной вами в результате пребывания на сайте. Ваши рекомендации по усилению мер безопасности, возможно, являются одной из самых важных частей отчета. Если компания не проводит регулярные тренинги по технике безопасности и не предоставляет обновленную информацию о передовых методах, обратите внимание, как это можно включить в корпоративную культуру. Рекомендации могут быть как упреждающими, так и реактивными, особенно когда они демонстрируют, как компания и ее сотрудники должны реагировать в чрезвычайной ситуации на рабочем месте. Также должны быть приняты меры по обеспечению готовности к стихийным бедствиям.
Будьте собственным редактором
После того, как вы составили заметки и составили отчет, убедитесь, что он соответствует требованиям, установленным политикой компании в отношении объема и необходимого содержания. Если это не было изложено для вас, стремитесь к пятистраничному отчету с соответствующими приложениями. Убедитесь, что страницы отчета пронумерованы. Добавление заголовков, маркеров и подзаголовков помогает упорядочить контент и улучшить читаемость. Перепроверьте факты с заметками на месте. Конечно, всегда запускайте программу проверки орфографии, а затем повторно прочтите отчет, чтобы выявить любые ошибки. А главное – своевременно сдавать отчет о промплощадке.
Оглавление:
- Форматировать отчет
- Сформулируйте цели
- Обсудить отзывы и ключевые идеи
- Перечислите ключевые идеи и наблюдения
- Резюмируйте выводы
- Обеспечить будущие планы действий
Один из самых надежных способов определить, насколько успешен бизнес, – использовать отчет о посещении. Ваши внешние операции работают так, как должны? Готово ли ваше дошкольное учреждение или учреждение по уходу за здоровьем и готовы к лицензированию? Составляя подробный отчет о посещении, вы можете определить, достигаются ли самые разнообразные бизнес-цели. Отчеты о посещениях, иногда называемые отчетами о поездках, являются отличным способом узнать, соблюдаются ли ваши бизнес-стандарты на месте так, как вы планировали.
Форматировать отчет
Отчеты о посещении являются деловыми документами. В зависимости от организации или отрасли отчет может соответствовать формату меморандума или бизнес-шаблона. Как правило, выбирайте формат напоминания, если отчет о посещении направляется группе внутренних руководителей. Выберите более официальный шаблон бизнес-отчета, если отчет о посещении будет предоставлен внешним источникам. Используйте стандартное бизнес-форматирование, включающее шрифты профессионального типа, такие как Times New Roman или Arial. Поддерживать 1-дюймовые поля.
Сформулируйте цели
Объясните причину визита. Цели включают в себя частоту посещения, а также основные показатели или области обзора. Например, посещение может быть первым в серии из четырех, проведенной в течение года, для обзора реализации новых политик или показателей производства. Четко укажите, что вы искали во время посещения, включая предыдущие посещения, рекомендации или планы действий.
Пример:
Этот отчет предназначен для определения того, соответствует ли школа Plainview всем требованиям лицензирования для дневного ухода после школы.
Обсудить отзывы и ключевые идеи
Обратите внимание на личность ключевых лиц, опрошенных во время визита. Посещения могут включать встречи с ключевыми руководителями персонала, такими как менеджеры или директора по операциям. Также общепринятой практикой является встреча с сотрудниками более низкого уровня, которые более знакомы с операционными процессами.
Пример:
Среди опрошенных были Сара Уинтерс, директор школы, школьная медсестра Эмили Торн, Рик Марден, учитель начальных классов и Кэрол Хэтэуэй, диетолог и диетолог.
Обсудите ключевые отзывы, предоставленные руководством и персоналом. Не обязательно цитировать опрошенных, но вместо этого искать ключевые идеи и общие проблемы. Включите любые стандартизированные опросы, которые были использованы, или конкретную серию вопросов, заданных во время визита.
Перечислите ключевые идеи и наблюдения
Наблюдения основаны на том, что лично видели, а не на основе интервью. Например, посетители могут визуально заметить, что в операции слишком много работников, которые не заняты. Все от чистоты до общей организации подлежит наблюдению. Включите эти идеи в отчет о посещении.
Пример:
Во время полуденного визита на обед предлагались овощи и фрукты, но не было альтернативы для людей с особыми диетическими потребностями.
Резюмируйте выводы
Определите, соответствует ли организация целям, на основе предоставленных отзывов и наблюдений. Используйте детали и количественную информацию, где это возможно, чтобы поддержать выводы. Например, если цель посещения новой фабрики состоит в том, чтобы определить, было ли в первом квартале укомплектовано 60 процентов персонала, укажите текущие данные о кадровых ресурсах с текучестью кадров, текущие усилия по подбору персонала и отделы, в которых имеются недостатки.
Обеспечить будущие планы действий
Укажите, когда запланированы будущие посещения, если таковые имеются, и являются ли они предопределенными или результатом недавнего посещения. Например, это может быть третий ежегодный визит по квартальному графику. Предоставить рекомендации по улучшению. Если определенные планы действий определены, изложите их подробно. Это обеспечивает показатель успеха для следующего посещения.
Как написать промышленный отчет о посещении
Отчет о посещении предприятия представляет собой краткое изложение принятых мер и политики, принятой для обеспечения безопасности работников. Эта добровольная оценка предоставляет обзор целей безопасности компании, как эти цели выполняются и дает действенные предложения по улучшению.
Как написать отчет о проделанной работе или квартальный отчет
Отчеты о ходе работы являются четкими, с более формальным дизайном, чем квартальные отчеты. Последние различаются по формату от бизнеса к бизнесу и от учреждения к учреждению. Однако следующие два основных принципа применимы к обоим: будьте внимательны к своей аудитории и к тому, что они ожидают найти в отчете, и сохраните …
Как написать письмо о посещении отдела продаж
Повторное электронное письмо после посещения магазина – простой, но эффективный способ приблизить клиента на один шаг к завершению сделки. Хорошо написанное, дружелюбное, но серьезное письмо с информацией о продажах держит вас в уме клиента, а также позволяет сосредоточиться на нем. Итак, следуйте этим шагам, чтобы написать письмо о посещении магазина.
