В век информационных технологий каждый человек получает огромное количество информации разного рода. Самые эффективные люди – это те, кто умеют её структурировать, выявлять главное. Система ГЛОНАСС/GPS мониторинга транспорта имеет широчайший функционал, но по факту реальные управленческие решения принимаются на основе 5-10 показателей, групповых или индивидуальных. При этом не каждый даже задумывается, для чего устанавливает оборудование для ГЛОНАСС/GPS мониторинга транспорта, какую конкретную цель достигнет компания, внедрив данный продукт.
Изначальной мотивацией у многих является примитивные задачи:
- хочу знать где моя машина;
- хочу знать сколько топлива реально тратиться;
- хочу знать, не сливает ли водитель топливо.
Мы изначально , внедряя продукт, ставим очень измеряемую задачу:
«Снижение стоимости эксплуатации транспорта (1 км. пути)».
Как его посчитать? Использовать отчёты и цифры из них! В данной статье мы изучим программное обеспечение Stavtrack Online, а именно модуль отчёты.
Типы отчётов системы ГЛОНАСС/GPS мониторинга.
Нужно сразу оговорить, что для формирования отчётной информации, необходимо собрать шаблон. Потребности Клиентов из разных отраслей абсолютно разные и ключевые модули , соответственно, также отличаются. Обычно при начале внедрения продукта, наш специалист совместно с Клиентом, в зависимости от сформулированных задач. Формируются шаблоны, по которым в дальнейшем в пару кликов можно будет получить нужные цифры.
Как сформировать шаблон отчёта?
В первую очередь необходимо понять, что будет являться основой?
Это полный перечень типов сущности в системе мониторинга, по которым можно сформировать шаблон отчёта. Самыми распространёнными всё-таки являются объекты и группы объектов.
Отчётные данные предоставляются в двух формах:
- табличная;
- графическая.
Шаблон редактируется в несколько кликов. Простое проставление галочек, перемещение блоков в списке, делает процесс настройки шаблона очень простым, даже для неопытных пользователей.
Итогом является понятный документ, который легко выгрузить в любой удобный формат (PDF, Excel и т.п.). Пример реального отчёта в формате PDF по ссылке ниже:
https://stavtrack.ru/files/mail/отчет_с_топливом.pdf
Период хранения информации.
Данные в системе Stavtrack Online хранятся в течение 400 дней. Т.е. отчёт можно сформировать за любой период времени, в рамках данного периода времени. Этого вполне достаточно для пост анализа, при этом позволяет сохранить низкую стоимость продукта, используя облачные серверные мощности.
Максимальное количество шаблонов отчётов.
В системе Stavtrack Online количество шаблонов отчётов не ограничено, но большое количество исходных данных не удобно для анализа. Мы рекомендуем сформировать типовые шаблоны для всех типов техники, используемых в автопарке. Например, отдельный шаблон отчёта для спецтехники, отдельный для грузовой, отдельный для легковой.
Автоматическая отправка отчётов.
В системе Stavtrack Online реализована функция автоматической отправки отчётов в удобное для Клиента время. Например, групповой отчёт по автопарку Вы будете получать в 9-00 на электронную почту. Каждый день, кроме выходных. Только самые важные цифры, без воды.
Конструктор отчетов ГЛОНАССсофт – как это работает.
Руководство по использованию нового инструмента программы.
Недавно вышло долгожданное обновление программного решения «ГЛОНАССсофт» с новым функционалом «Конструктор отчетов», который сразу же вызвал интерес у пользователей. Мы решили более детально рассказать о возможностях этого инструмента и преимуществах его использования.
Главная страница отчетов начало работы
Конструктор отчётов – новый инструмент программной платформы ГЛОНАССсофт, который позволяет создавать и настраивать отчёты так, как это удобно пользователю, сохранять их в таком виде и открывать доступ для их использования другим сотрудникам компании.
Чтобы начать работу с конструктором отчетов нужно в основном интерфейсе программы открыть вкладку «Отчеты». На главной странице вкладки выводится календарь, в котором отображается активность объекта мониторинга.
Здесь же расположены формы для построения готовых отчетов, которые делятся на «базовые», «дополнительные», «агро» и «мои» (созданные пользователем с помощью конструктора отчетов).
- Поддерживается поиск по отчетам.
- Кнопка «Отобразить все» покажет все отчеты, созданные другими пользователями в рамках текущего клиента.
Нажмите кнопку «Создать отчет» и вы перейдете к работе с функционалом «Конструктор отчетов».
Возможности конструктора отчетов
Конструктор отчетов позволяет собирать пользовательский отчет из таблиц и графиков данных.
Конструктор содержит наборы готовых табличных данных для создания отчетов:
- Геообъекты — включает в себя данные, сгруппированные вокруг понятия «геозона».
- Датчики — применяется для анализа данных от установленных датчиков.
- Поездки — применяется для общего анализа данных за поездку.
- Потери связи — применяется для анализа качества связи и выявления случаев саботажа.
- Превышение скорости — применяется для анализа работы техники с учетом скоростного режима.
- Сливы и заправки — применяется для контроля уровня топлива в баке и выявления фактов слива.
- События — отображает хронологию всех событий, произошедших с транспортным средством за выбранный промежуток времени.
- Стоянки — применяется для учета остановок и стоянок техники, их причин и затраченного на них времени.
- Топливо — применяется для составления подробных отчетов по расходу топлива.
На вкладке «Предварительный просмотр» показано, как будет выглядеть построенный отчет.
Пользовательские отчеты создаются на основе широкого набора готовых таблиц и графиков, но, так как эта информация чаще всего избыточна, то пользователи могут сами выбирать, какие и в каком виде таблицы и графики им нужны для конкретных отчетов.
В главном окне создания и редактирования отчета можно:
- Назвать или переименовать отчет.
- Увидеть список уже добавленных в отчет таблиц и графиков, отредактировать их, удалить или добавить новые.
- Включить отчет в список быстрого доступа, доступный для других сотрудников фирмы.
- Добавить возможность применять отчет из функционала «Мониторинг транспорта».
Созданная таблица или график могут быть легко отредактированы, для этого нужно нажать на значок «карандаш» в окне «Список», а также они могут быть удалены из отчета – нажать на значок «корзины» в том же окне.
Создание и редактирование таблиц
Здесь можно указать те поля, которые будут отображаться в таблице отчета, отметив их галками, например, только номер авто, водитель, адреса начала и окончания нарушения.
По каждой таблице можно задать индивидуальный набор параметров. Например, для таблицы «Превышение скорости» можно установить значение скорости, превышение которого будет считаться нарушением, длительность движения с этой скоростью и др. Данные могут быть сгруппированы по определенному признаку и отсортированы.
Создание и редактирование графиков
Данные могут добавляться в график или удаляться из него при отметках в чекбоксах.
При построении графика пользователь может сам выбрать цвет для отображения тех или иных показателей.
По завершении редактирования таблицы или графика нужно нажать кнопку «Применить» и они будут добавлены в отчет. Нажмите «Назад», если решили не добавлять таблицу или график.
Готовый отчет сохраняется в группе отчетов «Мои» и будет доступен в любое время.
Дополнительные возможности обновления
В треке появилась отдельная вкладка «Датчики», которая позволяет отслеживать показания датчиков в каждый отрезок времени на карте и графике.
Любому датчику можно настроить цвет отображения в треке на карте и на графике. Для этого в карточке объекта добавлена возможность выбора цвета (используемые цвета можно выбрать из предложенных или настроить вручную).
Для удобства пользователей вкладка «Геообъкты» разделена на «Поля» (устанавливается отдельной вкладкой) и другие «Геообъекты» (геозоны).
Вкладка «Поля» содержит в себе дополнительную информацию, необходимую для использования агропредприятиями. По данной вкладке формируется отдельный отчет.
АДМИНИСТРАЦИЯ
КИЗИЛЬСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от «16» января 2015 г. № 22
с. Кизильское
Об утверждении регламента мониторинга
транспортных средств, оснащенных бортовым
навигационным оборудованием ГЛОНАСС
муниципальными предприятиями
(организациями, учреждениями)
В целях надлежащего использования бортового навигационного оборудования ГЛОНАСС, в соответствии с Федеральным законом от 10.12.1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», Федеральным законом от 14.02.2009 г. № 22-ФЗ «О навигационной деятельности», постановлением Правительства РФ от 25.08.2008 г. № 641 «Об оснащении транспортных, технических средств и систем аппаратурой спутниковой навигации ГЛОНАСС или ГЛОНАСС/GPS», руководствуясь Уставом КМР,
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить регламент мониторинга транспортных средств, оснащенных бортовым навигационным оборудованием ГЛОНАСС муниципальными предприятиями (организациями, учреждениями) подведомственными органам местного самоуправления Кизильского муниципального района.
2. Руководителям муниципальных предприятий и учреждений, в ведении которых находятся транспортные средства, оснащенные бортовым навигационным оборудованием ГЛОНАСС руководствоваться регламентом, утвержденным настоящим постановлением.
3. Начальнику отдела пресс-службы Администрации Кизильского муниципального района Сухановой О.Л. разместить настоящее постановление в информационно-коммуникационной сети Интернет на официальном сайте Администрации Кизильского муниципального района.
4. Контроль исполнения настоящего Постановления возложить на первого заместителя главы Кизильского муниципального района Асташкина С.П.
5. Настоящее Постановление вступает в силу с момента его подписания.
Глава администрации Кизильского
муниципального района Е.А. Макаров
Утвержден
постановлением администрации
Кизильского муниципального района
от 16.01.2015 № 22
Регламент мониторинга транспортных средств, оснащенных бортовым навигационным оборудованием ГЛОНАСС муниципальными предприятиями (организациями, учреждениями) подведомственными органам местного самоуправления Кизильского муниципального района
1. Нормативные правовые акты
Использование настоящего Регламента осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Федеральный закон РФ от 10 декабря 1995 г. №196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»;
Федеральный закон РФ от 14.02.2009 № 22-ФЗ «О навигационной деятельности»;
постановление Правительства РФ от 25.08.2008 № 641 «Об оснащении транспортных, технических средств и систем аппаратурой спутниковой навигации ГЛОНАСС или ГЛОНАСС/GPS»;
постановление Правительства РФ от 02.04.2012 № 280 «Об утверждении Положения о лицензировании перевозок пассажиров автомобильным транспортом, оборудованным для перевозок более 8 человек (за исключением случая, если указанная деятельность осуществляется по заказам либо для собственных нужд юридического лица или индивидуального предпринимателя)»;
постановление Правительства РФ от 14 июня 2013 г. №504 «О взимании платы в счет возмещения вреда, причиняемого автомобильным дорогам общего пользования федерального значения транспортными средствами, имеющими разрешенную максимальную массу свыше 12 тонн»;
постановление Правительства РФ от 17 декабря 2013 г. № 1177 «Об утверждении Правил организованной перевозки группы детей автобусами»;
распоряжение Правительства Челябинской области от 22.10.2012 г. № 265-рп «О навигационно-информационной системе «Региональная навигационно-информационная система Челябинской области»;
распоряжение Правительства Челябинской области от 01.03.2013 г. № 34-рп «Об утверждении Положения «О навигационно-информационной системе «Региональная навигационно-информационная система Челябинской области»»;
приказ областного государственного бюджетного учреждения «Челябинский региональный центр навигационно-информационных технологий» от 04.03.2013 г. № 23/2 «Об утверждении Регламента взаимодействия Участников навигационно-информационной системы «Региональная навигационно-информационная система Челябинской области».
2. Обозначения и сокращения
В Регламенте используются следующие сокращения:
GPRS – General Packet Radio Services – технология пакетной передачи данных, на основе GSM стандарта мобильной сотовой связи.
GPS – Global Positioning System – глобальная система позиционирования Соединенных Штатов Америки.
GSM – Groupe Special Mobile – общеевропейский цифровой стандарт для мобильной сотовой связи.
АЗС – автозаправочная станция.
АРМ – специализированное программное обеспечение автоматизированного рабочего места системы мониторинга транспорта.
БД – база данных.
ГСМ – горюче-смазочные материалы.
ГЛОНАСС – российская глобальная навигационная спутниковая система.
ПДД – правила дорожного движения
Предприятие – муниципальное предприятие (учреждение), эксплуатирующая систему мониторинга транспорта
РФ – Российская Федерация.
Система – Система мониторинга транспорта, организованная с использованием технологий ГЛОНАСС.
ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации.
ТС – транспортное средство: автотранспортные средства, строительные машины, механизмы, железнодорожная техника и прочая производственная техника.
ТО – техническое обслуживание единицы ТС.
3. Определения
В настоящем Порядке используются следующие термины и определения:
Бюджет Предприятия — календарный план расходов Предприятия, сформулированный в стоимостных и количественных величинах для принятия решений, планирования и контроля в процессе управления деятельностью Предприятия.
Руководитель Системы – руководитель Предприятия или транспортного подразделения Предприятия, либо иное должностное лицо Предприятия, осуществляющее функции управления транспортным подразделением согласно соответствующему положению о структурном подразделении.
Водитель – сотрудник Предприятия, водитель ТС, оснащённого оборудованием Системы в соответствии с требованиями настоящего Порядка и подключенного к Системе.
Диспетчер – работник Предприятия, пользователь АРМ, которому вменены обязанности по выдаче, приемке и обработке путевых листов и (или) контроля движения транспортных средств с использованием Системы.
Инженер по технике безопасности – работник Предприятия, инженер по грузоподъемным механизмам и безопасности дорожного движения (по технике безопасности на транспорте), которому вменены обязанности по осуществлению контроля за техническим состоянием подвижного состава, организацией безопасности движения, проведение профилактической работы, направленной на предупреждение дорожно-транспортных происшествий (ДТП) и сокращение травматизма на транспорте Предприятия.
IT– специалист — работник Предприятия или представитель Оператора Системы (в зависимости от способа подключения ТС к Системе), ответственный за установку, настройку и эксплуатацию АРМ на Предприятии.
Механик – работник Предприятия, которому вменены обязанности по проверке состояния ТС с правом выдачи разрешения на выезд его на линию и приему его обратно при возвращении.
Мобильный модуль – бортовое навигационно-связное оборудование со спутниковым навигационным приёмником ГЛОНАСС/GPS – устанавливаемое на ТС, для регулярной передачи телематической информации по сетям GSM/GPRS на телематическую платформу Оператора Системы.
Ответственные лица – работники Предприятия, назначенные приказом единоличного исполнительного органа Предприятия.
Подразделение – отдел, управление, цех, участок или иная структурная единица Предприятия, осуществляющая функции согласно соответствующему положению о данном структурном подразделении.
Сбой – поломка, неисправность мобильного модуля или не регистрация данных в Системе.
Система мониторинга транспорта – автоматизированный, навигационно-информационный комплекс программных и аппаратных средств, который позволяет осуществлять управление и оптимизацию действий сотрудников транспортного подразделения и в целом Предприятия и повышать эффективность контроля за производственной деятельностью ТС.
Слив ГСМ – моментальное изменение показания уровня топлива в баке по данным датчика Системы.
Транспортное подразделение – отдел, управление, цех, участок или иная структурная единица Предприятия, осуществляющая функции перевозок, эксплуатирующая транспортные средства и иную технику Предприятия
Участники Системы – субъекты информационного обмена, взаимодействующие в рамках функционирования Системы: руководитель транспортного подразделения, водитель, диспетчер, заказчик, механик, экономист.
Экономист – работник Предприятия, осуществляющий планирование.
4. Общие положения
4.1 Настоящий Регламент должен соответствовать учетной политике Предприятия для развития практического использования данных Системы в учете Предприятия.
4.2 В соответствии с настоящим Регламентом:
• Предприятие разрабатывает собственные нормы по расходу топлива транспортными средствами на 100 км с учетом особенностей целевого использования ТС и особенностей эксплуатации Системы и утверждает порядок заполнения путевых листов, для регистрации данных из Системы в путевых листах;
• Предприятие самостоятельно производит оценку эффективности эксплуатации Системы согласно настоящему Порядку и включает данные расходы в Бюджет Предприятия.
5. Эксплуатация системы
5.1 Условия эксплуатации Системы
Для эксплуатации Системы Руководитель Системы:
• обеспечивает бесперебойное функционирование мобильных модулей и АРМ Системы;
• разрабатывает нормы по фактическому расходу топлива транспортным средством на 100 км с учетом особенностей эксплуатации Системы, учитывающие большинство влияющих на величину расходования топлива факторов, в частности, климатические условия местности, плотность движения в населенном пункте, износ двигателя конкретного ТС;
• утверждает приказом по Предприятию разработанные нормы по фактическому расходу топлива ТС на 100 км с учетом особенностей эксплуатации Системы и корректирующие коэффициенты, связанные, с зимним и летним периодом эксплуатации;
• утверждает приказом по Предприятию использование нормативов по расходу ГСМ, не учитывающих особенности эксплуатации Системы на ТС, где не установлены мобильные модули или в случае сбоя навигационной системы (поломки или не регистрации данных в Системе). Оформляет отдельным приложением к приказу список ТС, по которым расход ГСМ учитывается по нормативам, не учитывающим особенности эксплуатации Системы;
• утверждает приказом по Предприятию отражение расходов по ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете на основании фактических данных (результатов) Системы по ТС;
• утверждает приказом по Предприятию порядок заполнения путевых листов и форм учета по ТС (журналы, акты и реестры) с использованием Системы, где в обязательном порядке отражает следующие данные:
общий накопительный пробег при выезде из гаража и при возвращении в гараж:
пробег автотранспортного средства за смену;
марка и количество выданного топлива;
остаток топлива при выезде;
остаток топлива при возвращении;
расход топлива фактический = остаток топлива при выезде + заправка топлива – остаток топлива при возвращении;
данные по заправкам топливом формируются на основании данных приходных документов поставщиков и отчетов заправляющих АЗС;
расход топлива нормативный;
экономия топлива;
перерасход топлива;
• вносит изменения (дополнения) в должностные инструкции участников Системы, которым вменены обязанности по выполнению функций настоящего Регламента.
5.2 Эксплуатация Системы
5.2.1. Система эксплуатируется транспортным подразделением для осуществления функций управления, мониторинга ТС и формирования отчетности (результатов Системы). Результаты Системы используются бухгалтерским подразделением для отражения затрат в учете Предприятия, руководителем Системы и отделом безопасности – для контроля расхода топлива и исключения нецелевого использования ТС.
5.2.2. Для осуществления контроля расхода топлива ТС определяется изменение остатка ГСМ в баке в каждый отрезок времени. По измерениям остатков ГСМ, Система рассчитывает его расход в любой момент времени. Метод расчета зависит от параметров оборудования и конфигурации бака.
Под фактическим расходом топлива за смену (рейс) понимается:
• при наличии датчика расхода топлива, через который проходит все израсходованное топливо, расход топлива, рассчитанный на его основании;
• при отсутствии датчика расхода топлива и наличии датчика уровня топлива в баке расчетный расход топлива, рассчитанный как сумма двух значений: разницы между остатками топлива в баке ТС на начало и конец смены, основанных на показании этих датчиков и количества заправленного топлива, основанного на приходных документах поставщиков и отчетах заправляющих АЗС.
• расход топлива, рассчитанный на основании показаний прочих датчиков Системы (пробега, моточасов и т.д.) в зависимости от метода расчета, при техническом обосновании о невозможности установки датчиков расчета топлива на отдельных автотранспортных средствах, строительных машинах, механизмах и прочей производственной технике.
5.2.3. Описание процессов Системы
5.2.3.1 Транспортное подразделение Предприятия является самостоятельным структурным подразделением Предприятия, выполняющим перевозку грузов, пассажиров и технологические работы по заявкам, планам и заданиям руководства Предприятия.
5.2.3.2 Назначение транспортного подразделения Предприятия заключается в полном удовлетворении потребностей Предприятия в перевозках и выполнении иных работ при максимальном использовании ТС и минимальной себестоимости транспортных операций. Основными функциями транспортного подразделения Предприятия являются перевозки, в соответствии с планами перевозок. Эти планы подразделение составляет на основе предварительных заявок подразделений – потребителей.
5.2.3.3 Участнику Системы, которому вменены обязанности по обработке путевых листов, к путевому листу прикладывается распечатка из Системы за месяц (отчет о движении автотранспорта), где указан расход бензина за каждую смену, пройденный километраж, остатки топлива на начало и конец смены. На основании письма Минфина РФ от 16.06.2011г. № 03-03-06/1/354 расходы на ГСМ учитываются на основании документов, составленных с использованием спутниковой навигации «ГЛОНАСС» или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автомобилем путь. Таким образом, основным первичным документом по списанию ГСМ является путевой лист с приложенным к нему отчетом из Системы.
5.2.4 Функции участников Системы при эксплуатации
5.2.4.1. Руководитель Системы
Организует взаимодействие всех структурных подразделений Системы.
Назначает роли, распределяет функции и определяет полномочия участников Системы.
Создает условия для эксплуатации Системы, управления и выполнения функций настоящего Регламента.
Руководитель Предприятия приказом назначает служебную проверку и контролирует ее проведение.
На основании письменного заключения по результатам служебной проверки принимает необходимые меры, в том числе контролирует издание и выполнение приказа о привлечении сотрудника к ответственности, в отношении которого проводилась служебная проверка.
Осуществляет распорядительные функции по формированию и использованию ресурсов Системы, обеспечивает её эксплуатацию в соответствии с действующим законодательством и настоящим Порядком.
Обеспечивает мониторинг и контроль параметров ТС с использованием АРМ Системы:
• соблюдения скоростного режима согласно ПДД;
• соблюдения согласованных и утвержденных маршрутов при перевозке;
Контролирует выполнение функциональных обязанностей подчиненным персоналом;
При обнаружении нарушения пломбировки мобильных модулей Участниками Системы принимает решение о дальнейшей эксплуатации ТС и принятие мер по устранению нарушений пломбировки и привлечению к ответственности виновных.
5.2.4.3. 1Т-специалист
На основании заявки, утвержденной руководителем Системы, настраивает АРМ участникам Системы, необходимые для выполнения функций, утверждённых настоящим Порядком.
Осуществляет техническую поддержку Участников Системы.
На основании заявки, утвержденной руководителем Системы, обеспечивает необходимое подключение к серверу Системы и ознакомление с результатами Системы дополнительных участников, не указанных в настоящем Регламенте:
• специалисту отдела экономической безопасности или сотруднику бухгалтерского и иного подразделения, осуществляющему функции контроля ТС и проверки корректности отчетов сформированных на основании данных Системы (результатов Системы).
5.2.4.4. Диспетчер
Составляет оптимальный маршрут движения ТС согласно поданным заявкам и записывает его в путевой лист и заносит в Систему посредством АРМ.
Осуществляет мониторинг и контроль параметров ТС с использованием АРМ Системы:
• за расходом топлива, по каждому ТС;
• за использованием ТС в течение смены, согласно заявок;
• за маршрутами движения ТС в течение смены и при необходимости производит корректировку маршрута в зависимости от ситуации;
• при изменении маршрута ТС, отклонении от маршрута принимает немедленные меры к возвращению ТС на маршрут;
• при выявлении непредусмотренных простоев корректирует маршрут.
Немедленно передает информацию механику или руководителю Системы в случаях:
• отклонения ТС от утвержденного маршрута передвижения;
• нарушения водителем скоростного режима, согласно ПДД;
• не санкционированного слива ГСМ, не обоснованном изменении объёма топлива в топливных баках, перерасходах топлива;
• внеплановой остановки;
• перерасхода топлива;
• увеличения или уменьшения пробега и времени работы ТС;
• неприбытия ТС на контрольную точку маршрута;
• не обнаружения текущего местонахождения транспорта.
Заполняет путевые листы по форме в соответствии с действующим законодательством РФ.
Осуществляет мониторинг и контроль параметров ТС с использованием Системы за расходом ГСМ по каждой единице ТС, парку, ежедневно, ежемесячно.
Ежесуточно представляет отчет по ГСМ Механику для сверки с путевыми листами.
Ведет учет остатков и контроль фактического расхода ГСМ в соответствии с утвержденными нормами расхода.
На основании распечатанного маршрута производит расчет ГСМ и денежных средств, необходимых для заправок, при следовании в дальние рейсы.
В конце каждого месяца представляет отчет о фактическом расходе ГСМ и пробеге, по каждой единице ТС и отклонении от утвержденных норм. Подает руководителю Системы предложение по устранению выявленных несоответствий.
В конце каждого месяца представляет отчет о фактическом пробеге, по каждой единице ТС на основании данных Системы.
5.2.4.5. Механик
Осуществляет мониторинг и контроль параметров ТС с использованием АРМ Системы:
• наличия в баке топлива на соответствие с полученным отчетом по топливу и заносит данные наличия остатков в баке в путевой лист;
• соответствия показаний спидометра, счетчика моточасов полученному отчету;
• наличия в действительности заправок и сливов топлива в течение рабочей смены, расхода топлива по каждому ТС.
Заносит в путевой лист данные о расходе и остатке топлива на основании Системы.
В конце каждого месяца составляет акт об отклонениях топлива по парку ТС.
В случае выявления несоответствий показаний Системы выданным заданиям незамедлительно в устной форме сообщают руководителю Системы.
Контролирует целостность и исправность оборудования Системы. Осуществляет прием мобильных модулей, проверяет пломбировку мобильных модулей после установки и ремонта специалистами сторонних организаций.
Ежесменно в начале и конце смены производит контроль целостности пломб и исправности мобильных модулей, что фиксируется в путевом листе ТС.
При выходе из строя мобильных модулей или воздействия на них со стороны водителей незамедлительно устно сообщает руководителю Системы.
На основании данных диспетчера о перерасходе топлива, устанавливает причины перерасхода и принимает меры к их устранению:
• при повышенном расходе моторного масла, посторонних шумах в двигателе и его износе инициирует процедуры по ремонту ТС;
• при выявлении «агрессивного» стиля вождения устно предупреждает водителя о нарушении придерживаться спокойного, аккуратного и безаварийного стиля вождения.
При несоответствии показаний спидометра, одометра и т.д. данным Системы устанавливает причины несоответствий и незамедлительно устно сообщает руководителю Системы. По факту выясненных обстоятельств может быть составлен «Акт расследования инцидента».
При несоответствии заправок и сливов топлива в течение рабочей смены устанавливает причины несоответствий и незамедлительно устно сообщает руководителю системы. По факту выясненных обстоятельств может быть составлен «Акт расследования инцидента».
При обнаружении нарушения пломбировки мобильных модулей составляет «Акт контроля целостности пломбировки» и предоставляет его руководителю Системы.
В конце месяца подает сводную служебную записку на имя руководителя Системы, в которой отражает вышеперечисленные несоответствия и нарушения за текущий месяц, где в обязательном порядке отражает следующие данные:
• Ф.И.О. водителя;
• виды и количество нарушений;
• объяснительные записки и другие документы, подтверждающие факты нарушений;
• предложения о наказании виновных.
5.2.4.6. Экономист
На основании отчетов из Системы по ТС, осуществляет сверку фактических расходов топлива на соответствие нормам расхода, утвержденным по Предприятию.
Ежемесячно, после закрытия отчетного периода, в случае выявления систематической экономии или перерасхода топлива согласно данным Системы производит перерасчет утвержденных норм расхода топлива ТС.
5.2.4.7. Инженер по технике безопасности
Осуществляет мониторинг и контроль параметров ТС с использованием АРМ Системы:
соблюдения скоростного режима согласно ПДД; соблюдения согласованных и утвержденных маршрутов ТС; посещения заданных контрольных точек;
в случае выявления вышеперечисленных нарушений или нецелевого использования ТС или использования ТС в личных целях незамедлительно докладывает о выявленных несоответствиях и нарушениях руководителю Системы и принимает немедленные меры к их устранению, а также к недопущению подобных несоответствий и нарушений в дальнейшем.
В конце месяца подает служебную записку на имя руководителя Системы, в которой отражает все выявленные несоответствия и нарушения за текущий месяц, где в обязательном порядке отразить следующие данные:
• Ф.И.О. водителя;
• виды и количество нарушений;
• объяснительные записки и другие документы, подтверждающие факты нарушений;
• предложения о наказании виновных.
5.2.4.8 Водитель
Обеспечивает сохранность мобильного модуля и пломб, установленных на мобильном модуле.
При обнаружении нарушения пломбировки незамедлительно сообщает диспетчеру, механику и ожидает разрешения Руководителя Системы на эксплуатацию ТС.
При обнаружении неисправности мобильного модуля Системы незамедлительно сообщает о её неисправности диспетчеру и механику.
Предоставляет путевые листы ТС механику для регистрации и сверки фактических пробегов и моточасов по показаниям спидометров и счетчиков моточасов.
Каждую смену производит сверку остатков топлива по фактическому наличию топлива в баке ТС с показаниями датчиков.
Еженедельно совместно с диспетчером производит сверку, остатков топлива по фактическому наличию топлива в баке с показаниями датчиков Системы и утвержденными нормами расхода топлива.
Указывает в путевых листах пробег ТС, время простоя с работающим двигателем в ожидании погрузки-разгрузки за подписью заказчика.
5.2.4.9. Юридическое подразделение
Участвует в разработке и редактировании локальных нормативных актов Предприятия по эксплуатации Системы, проводит их правовую экспертизу.
На основании приказа руководителя Предприятия участвует в служебных проверках, с целью правового контроля за соблюдением процессуальных действий участников служебной проверки.
Взаимодействует со всеми участниками Системы при проведении служебной проверки. На основании служебной проверки оформляет письменное заключение по результатам служебной проверки, в котором подробно описывает выявленные факты нарушений и прикладывает к нему подтверждающие документы.
Производит оформление результатов служебных проверок и составление процессуальных документов (в т.ч. заключения по результатам служебной проверки и приказа о применении дисциплинарного взыскания к сотруднику, в отношении которого проводилась служебная проверка).
Письменно или устно консультирует участников Системы по правовым вопросам, связанным с эксплуатацией Системы.
5.3. Порядок отражения результатов Системы (расходов по ГСМ) в учете Предприятия
Списание расходов в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете производится на основании путевых листов, которые заполнены в соответствии с Приказом по Предприятию о порядке заполнения путевых листов и форм учета по ТС на основании результатов Системы.
5.3.1. Согласно утвержденных настоящим Регламентом функций, ответственные лица осуществляют мониторинг ТС и формируют отчеты по установленным на Предприятии формам.
5.3.2. Транспортное подразделение (диспетчер, механик) представляет бухгалтерскому подразделению все документы (путевые листы, отчеты, журналы и регистры), необходимые для учета и контроля ТС, втом числе:
• Отчет по ТС из Системы по форме Приложения 1;
• Отчет сводный по всем ТС из Системы по форме Приложения 2;
• Акты о корректировках данных за месяц, проведенных в Системе.
5.3.3. Порядок организации работы и корректировки данных о расходе топлива ТС в случае сбоя оборудования Системы
5.3.3.1. В случае сбоя Системы специалист, обнаруживший Сбой информирует руководителя Системы и IT-специалиста в течение одного рабочего дня об обнаруженном сбое.
IT-специалист:
• анализирует исправность и целостность оборудования Системы;
• при необходимости консультируется с технической поддержкой организации поставщика услуг, устно или в электронной форме информирует руководителя Системы, о возможных причинах сбоя.
Руководитель Системы:
• формирует Заявку для выполнения работ по технической поддержке (устно по телефону или письменно по электронной почты) и получает уведомление о начале ее обработки.
• в случае обнаружения неисправностей Системы, допущенных по вине сотрудников Предприятия, инициализирует и контролирует проведение служебной проверки для привлечения виновных сотрудников к материальной ответственности.
5.3.3.2. Если сбой Системы произошел до начала смены, что зафиксировано соответствующим штампом в путевом листе «О состоянии оборудовании Системы», то, до устранения неисправностей Системы в путевых листах регистрируются показания штатных приборов.
5.3.3.3. Если сбой Системы произошел в течение смены, что обнаружено ответственными за эксплуатацию Системы сотрудниками Предприятия, то в путевых листах регистрируются смешанные показания из Системы до сбоя и штатных приборов после сбоя.
5.3.3.4. Ремонт мобильного модуля Системы должен быть начат не позднее 3 рабочих дней, и завершен не позднее, чем через один календарный месяц с момента обнаружения сбоя. После устранения неисправностей механиком составляется заключение о технической неисправности мобильного модуля Системы и Акт корректировки данных расхода топлива в Системе. После чего списание топлива необходимо проводить по утвержденным Приказом нормам, с учетом особенностей эксплуатации Системы. На основании Акта корректировки данных расхода топлива в Системе вносятся корректировки в отчеты по ТС и отражаются расходы в бухгалтерском и налоговом учете.
5.4. Порядок организации и проведения служебных проверок по фактам нарушений (проступков) требований настоящего Регламента
Служебная проверка проводится в соответствии с настоящим Регламентом до применения дисциплинарного взыскания, в целях установления обстоятельств проступка, вины сотрудника Предприятия, а также причин и условий, способствовавших совершению сотрудником нарушения.
Сотрудники Предприятия в соответствии с функциями, закрепленными настоящим Порядком незамедлительно в устной форме сообщают Руководителю Системы о наступлении следующих событий:
• отклонение ТС от заранее согласованных (утвержденных) маршрутов передвижения;
• нарушение водителем скоростного режима движения;
• слив ГСМ;
• внеплановая остановке ТС;
• перерасход топлива;
• увеличение или уменьшение пробега и времени работы ТС;
• неприбытие ТС на конечный объект;
• необнаружение текущего местонахождения ТС.
При подтверждении факта нарушения, Руководитель Системы в течение 3 рабочих дней с момента получения информации, которая явилась поводом для ее проведения, направляет служебную записку Руководителю Предприятия (или собственным приказом назначает служебную проверку и контролирует ее проведение).
В приказе о проведении служебной проверки:
• указывается повод для проведения служебной проверки;
• указывается фамилия, имя, отчество, должность сотрудника, в отношении которого проводится служебная проверка;
• дается поручение сотруднику службы безопасности об организации и проведении служебной проверки;
• утверждается список участников служебной проверки, в состав участников служебной проверки включаются сотрудники транспортного, кадрового, юридического подразделения, а также привлекаются в качестве специалистов сотрудники других структурных подразделений;
• определяется срок представления материалов служебной проверки и заключения по ее результатам.
Служебная проверка оформляется письменным заключением по каждому факту нарушений.
При проведении служебной проверки полностью, объективно и всесторонне устанавливаются:
• степень виновности сотрудника, совершившего нарушение и других причастных к его совершению должностных лиц;
• факт совершения сотрудником нарушения;
• причины и условия, способствовавшие совершению сотрудником нарушения;
• характер и размер вреда, причиненного сотрудником в результате нарушения;
• обстоятельства, послужившие основанием для инициализации служебной проверки.
В ходе проверки осуществляется сбор и документальное оформление сведений, относящихся к нарушению:
• устанавливается, действительно ли имело место нарушение, а также обстоятельства, при которых оно было совершено;
• наличие вины в действиях либо бездействиях сотрудника и степень вины каждого в случае совершения нарушения несколькими сотрудниками;
• характер и размер ущерба, причиненного сотрудником, совершившим нарушение.
Сотрудники юридического подразделения обеспечивают проверку достоверности, полноты и объективности собираемых материалов.
Служебная проверка начинается не позднее 6 рабочих дней с момента получения информации, которая явилась поводом для ее проведения.
Служебная проверка завершается не позднее, чем через 20 календарных дней со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
Сотрудник, в отношении которого проводится служебная проверка, обязан по требованию ее участников давать устные или письменные объяснения, представлять документы, касающиеся предмета служебной проверки.
По окончании проверки сотрудник юридического подразделения готовит письменное заключение по каждому факту нарушений, в котором указываются:
• факты и обстоятельства, установленные по результатам служебной проверки;
• предложение о применении или неприменении к сотруднику дисциплинарного взыскания.
Письменное заключение по результатам служебной проверки подписывается всеми участниками служебной проверки и представляется руководителю Системы, назначившему служебную проверку.
На основании письменного заключения по результатам служебной проверки издается приказ о применении или неприменении дисциплинарного взыскания к сотруднику, в отношении которого проводилась служебная проверка.
По завершении проверки ее материалы хранятся в кадровом подразделении Предприятия.
6. Ответственность
6.1. Руководитель Системы
Несет всю полноту ответственности за возложенные на подразделения настоящих стандартов на предприятии, Системы мониторинга ТС средств и контроль за выполнением задач и функций.
Несет ответственность за принятие мер по устранению нарушений работы Системы, привлечению к ответственности виновных.
6.2. Специалисты
Специалисты – диспетчер, механик, экономист, инженер по ГПМ и БДД.
Специалисты несут ответственность за:
своевременное и качественное выполнение задач и функций, возложенных на них настоящим Регламентом;
бесперебойное обеспечение структурных подразделений Предприятия ТС, согласно поданным заявкам.
6.3. Водители
Водители несут ответственность за:
своевременное и качественное выполнение задач и функций, возложенных на них настоящим Регламентом;
сохранность мобильных модулей и пломб, установленных на мобильных модулях Системы;
эксплуатацию мобильных модулей Системы и отсутствие внешнего воздействия на них;
недопустимость нецелевого использования ТС, в том числе в личных целях;
причиненный материальный ущерб, согласно ТК РФ;
соблюдение согласованных и утвержденных маршрутов движения ТС, указанных в путевых листах;
нецелевые простои в течение рабочей смены.
2. Типовая форма сводного отчета по всем ТС из Системы
