Как составить отчет за неделю

Отчет о проделанной работе: зачем он нужен и как его составить

Еженедельный отчет сотрудника о проделанной работе — это документ, позволяющий оценить его продуктивность. Такая бумага совершенно необходима при внедрении и использовании KPI и других систем мотивации «за результат». Незаменима она и для контроля работников на удаленке.

Зачем и кому нужны

Каждому руководителю хочется знать, не напрасно ли он тратит деньги на найм и оплату труда персонала, приносит ли конкретный сотрудник пользу общему делу или только потребляет ресурсы. Сложность в том, что определить это не всегда просто, особенно когда речь идет о вспомогательных подразделениях, которые не участвуют непосредственно в получении прибыли. Если производительность рабочего на конвейере подсчитать легко, то как оценить эффективность бухгалтера или специалиста по охране труда? Оставлять их совсем без контроля нерационально, не замеченные вовремя промахи дорого обходятся компании. Да и разгребать потом «снежный ком» нерешенных проблем никому не понравится.

Немало управленцев предпочитают по старинке организовывать планерки, совещания или «вызов на ковер» конкретного сотрудника (или нескольких) с целью узнать, как они справляются со своими обязанностями. Это отнимает много времени и нервов как у руководителя, так и у его подчиненных, да и проверить достоверность полученной информации иногда не получается. Кроме того, устроить личную встречу не всегда есть возможность, если человек находится в командировке или переведен на удаленку.

Гораздо удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, позволяющий за короткое время ознакомиться с результатами деятельности и оценить продуктивность исполнителя.

Использование такой отчетности оправданно в следующих ситуациях:

• внедряется или используется система KPI (ключевых показателей эффективности) или аналогичные. По сути матрица KPI и представляет собой срез информации о выполнении показателей, характеризующих деятельность;
• существуют премии «по итогам»;
• сотрудник находится в командировке или имеет разъездной характер деятельности;
• в компании трудятся так называемые удаленные сотрудники. При установлении дистанционного режима обязателен учет рабочего времени. Но потраченное время не всегда равно полученному результату, поэтому без сбора данных о выполнении поставленных задач не обойтись.

Как составить

Единый образец отчета о выполненной работе не установлен. Но это не значит, что составлять его можно как угодно. Неправильно поданный отчет оставит негативное мнение о степени загруженности и эффективности исполнителя. Приведем пример такой «неправильной» бумаги.

Генеральному директору

ООО «Clubtk.ru»

Воронову А. В.

Отчет о проделанной работе

В период с 12 по 16 октября 2020 г. отделом кадров проделана следующая работа:

1. Подписаны трудовые договоры.
2. Произведены увольнения.
3. Подписаны дополнительные соглашения о защите персональных данных.

Начальник отдела кадров Иванов Иванов И. И.

На основании такого документа получится сделать вывод разве что о том, что сотрудникам отдела кадров нечем заняться.

Как же составить правильный документ? Руководствоваться стоит следующими принципами:

• краткость. Эпопею на 30 листах читать никому не хочется, и есть вероятность, что добравшись до конца, руководитель попросту забудет, о чем шла речь в начале;
• конкретность. Общие фразы — главный враг при составлении отчетного документа. Руководителя интересует результат, а не мастерство сотрудника в эпистолярном жанре;
• наглядность. Результат — главная часть. Если есть цифры — отлично, показываем их. Очень украшают документ диаграммы, графики или сравнительные таблицы. Если же оцифровать достижение невозможно, наиболее выигрышным представляется подход «от проблемы к решению». Он состоит из нескольких этапов:
  • обозначается проблема (задача);
  • описывается, какие шаги предприняты для решения (достижения цели), что получилось, что — нет и по каким причинам.

Отражают следующие сведения:

• Ф.И.О. работника;
• период, за который отчитываются;
• какие задачи поставлены;
• что из них выполнено;
• что из них не выполнено и почему;
• как оптимизировать деятельность;
• планы на будущий период.

Исходя из этого, примерный образец формы отчета о проделанной работе следующий:

Отчет по итогам деятельности __________________________________________________________________ (Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)
Период	с _______________ по____________
Поставленные задачи:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Выполнено:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Не выполнено:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Причины невыполнения:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Планы на следующий период:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Предложения по оптимизации:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
________________ _______________________ ____________________ (дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка)

Иногда целесообразно приложить документы: проекты соглашений, договоров, контрактов, подписанные экземпляры, финансовые бумаги, если отчитываются не только о деятельности, но и о расходах.

Вот хороший пример отчета о проделанной работе за месяц отдела кадров.

Форма и периодичность сдачи устанавливаются локальными нормативными актами организации или прописываются в трудовом договоре сотрудника. Встречаются такие варианты:

• ежедневные. Чаще всего используются в командировках и при разъездной работе;
• еженедельные. Удобны при удаленной работе, когда нет необходимости оценивать ежедневные результаты;
• ежемесячные. Употребляются при использовании систем оплаты и мотивации «за результат»;
• ежеквартальные;
• ежегодные. Используются в основном в целях финансового анализа и планирования затрат на персонал, его обучение, мотивацию и пр.

На практике сейчас чаще предоставляют отчет в excel, в виде выгрузки из CRM или других электронных документов. Но кое-где используются и бумажные экземпляры. Сколько хранить такие документы? Законодательством сроки не установлены, т. к. предоставление таких бумаг не обязательно. Организация вправе сама установить удобный период, исходя из специфики своей деятельности (обычно 1-3 года). Но это не касается отчетов, непосредственно на основании которых начисляется заработная плата или производятся другие финансовые операции. Их хранят длительно.

Можно ли не предоставлять

По законодательству, оформление отчета о проделанной практической работе сотрудниками не обязательно. Но такое требование устанавливается локальными нормативными актами организации или в трудовом договоре. Так, подобные требования практически всегда включают в ТД, заключаемые с дистанционными работниками. Кому предоставлять отчет, зависит от организационный структуры компании. Обычно руководитель собирает данные с подчиненных работников и отчитывается вышестоящему руководству. Но существуют и другие схемы.

Дисциплинарное наказание за несдачу отчета ждет сотрудника, только если такая обязанность зафиксирована его должностной инструкцией или другими документами, с которыми он должным образом ознакомлен. В других случаях наказать за непредоставление данных нельзя.

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:

• о правилах сдачи расчета по страховым взносам, если деятельность не велась;
• ошибках бухгалтера, за которые ответит руководитель;
• порядке расчета процентов, если ФСС опоздал с финансированием предупредительных мер.

Читать дальше

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:

• о новых правилах заполнения формы СЗВ-ТД;
• ситуациях, когда не надо платить страховые взносы и НДФЛ;
• расширении гарантий для отдельных категорий работников.

Читать дальше

Дополнительное соглашение об изменении графика работы — это документ, в котором стороны трудового договора пересматривают продолжительность рабочего дня, время его начала и окончания, время отдыха, устанавливают или отменяют его особенности (ненормированный, гибкий, порядок чередования смен, без перерыва на обед и т. д.). 

Читать дальше

Показать еще

Еженедельный отчет — это полный обзор результатов рабочей недели. Он включает в себя информацию о проектах, которые вы завершили, о тех, что сейчас на стадии развития, и предстоящие планы на будущее.

В этом руководстве вы узнаете, что такое еженедельный отчет, как его создать, а также получите доступ к шаблонам, которые вы можете сразу же использовать для написания собственного отчета.

Ну что ж, давайте начнем!

Содержание

Что такое еженедельный отчет?

Как написать эффективный отчет?

9 шаблонов еженедельных отчетов, которые помогут вам начать работу

Рекомендации по написанию еженедельных отчетов

Основные ошибки, которых следует избегать при составлении еженедельных отчетов

Что такое еженедельный отчет?

Так же, как годовые отчеты представляют собой годовой обзор, еженедельные отчеты охватывают полный обзор вашей недели. Они рассматривают:

• Результаты: краткий обзор того, что вы сделали на прошлой неделе
• Текущие задачи: заметные достижения недели + возникшие трудности
• Планы: цели на ближайшую неделю

Итак, вы готовы запечатлеть свою неделю?

С точки зрения работодателя еженедельный отчет быстро дает понять, насколько продуктивен сотрудник компании.

Он тайком смотрит «Очень странные дела» (то чем был отвлечен сотрудник ресепшн, пока я ждал свою квитанцию), или он действительно выполняет какую-то работу?

Отчет также показывает, как сотрудник справлялся с возникающими проблемами и как далеко продвинулся проект под его руководством. Все это дает руководителю представление о сильных и слабых сторонах команды.

Будущие обязанности распределяются на основе этих наблюдений. Иными словами, еженедельные отчеты помогают руководству принимать обоснованные решения относительно назначений, обучения и развития сотрудников.

С другой стороны, сотрудник может получить представление о той роли, которую он играет в текущем проекте.

Еженедельный отчет также дает вам лучшее представление о достигаемых результатах. Кроме того, вы можете узнать, как улучшить свою работу.

Как написать эффективный еженедельный отчет

Еженедельный отчет — это внутренний взгляд, который помогает оценить результативность вашей недели. Все, что вам нужно сделать, это поделиться им со своим менеджером.

В нем заключены все труды, записи, перечитывание, переписывание, оформление дизайна, слезы и шаги, направленные на результат.

Так много работы.

Вы уже представляете какой это труд?

К счастью, с помощью Visme вы можете сократить свою работу наполовину. Интересно, как? Вам поможет шаблон еженедельного отчета. С одним из таких шаблонов дизайнерская работа, связанная с подготовкой еженедельного отчета, больше не является вашей обязанностью. Ура!

Сам процесс написание отчета можно разделить на 5 шагов:

1. Установите цель вашего еженедельного отчета.

Прежде, чем приступить к работе, обозначьте основные цели вашего отчета.

Здесь необходимо подумать чего ожидает ваше руководство и что бы вы хотели им предоставить.

Совет: Возможно, вам стоит обсудить ключевые моменты с вашим супервайзером, чтобы лучше понять поставленные задачи.

Например, для сотрудников приложения  Chanty создан упорядоченный список еженедельных отчетов. Их цель — делиться еженедельными показателями эффективности.

Директор по маркетингу Ольга Михопаркина рассказывает: “В нашей маркетинговой команде мы делимся информацией про органический трафик, следим за новыми ссылками, отслеживаем блоги и публикации, а также обновления, которые появились в течение недели.”

Все это обозначено в общих чертах заранее, и каждый член команды точно знает, чему именно он должен посвятить свое время.

Итак, общие задачи таковы:

• Проинформировать руководство, заинтересованные стороны, владельца проекта или другого вашего читателя, что проект находится в процессе реализации и работает в рамках установленного бюджета.
• Поделиться достижениями, актуальными проблемами, а также целями и мероприятиями на предстоящую неделю.
• Предоставить актуальные данные, связанные со сроками, расписанием, ресурсами, объемом работы и результатами.

Другие цели могут включать еженедельный отчет KPI (показателей эффективности), отчет о состоянии проекта или отчет о прибылях и убытках.

2. Выполняйте свою роль.

Еще одна вещь, которую нужно сделать перед тем, как взяться за перо, — это убедиться, что вы предельно ясно представляете свои обязанности.

Вы отвечаете за работу над проектом А? Или вы также должны внести свой вклад во вторую фазу проекта B?

Если вы думаете, что ваша роль связана с выполнением множества разлоплановых задач, вы ошибаетесь. Это слишком широкое поле, чтобы охватить и представить его в еженедельном отчете.

Поэтому вам нужно убедиться, что вы имеете четкое представление о текущем проекте и о том, что необходимо для его успешной реализации. Нет ответа? Поговорите со своим боссом.

Ясное понимание своей роли необходимо для составления идеального еженедельного отчета о состоянии проекта, подобного приведенному ниже.

3. Разработайте макет еженедельного отчета.

Легко предположить, что несколько абзацев на бумаге сделают достойный отчет.

Но все не так просто.

Вот почему вам нужен макет для вашего еженедельного отчета: чтобы ваш отчет был кратким, точным и визуально ошеломляющим.

Мы рассматриваем разные варианты еженедельных отчетов. Вам понадобится удобный макет с разделами для каждого дня недели. Шаблоны еженедельных отчетов от Visme предусматривают это.

Вы также можете проявить творческий подход. Например, вы можете добавить визуальное наполнение или инфографику. Настройте инфографику для вашего отчета, чтобы впечатлить руководителя.

Или вы можете создать интерактивный еженедельный отчет с инфографикой. Мы создали ежегодный интерактивный годовой отчет с инфографикой для Visme. Возьмите страницу из нашей книги и подготовьте свой собственный отчет.

В небольшом проекте, вы легко можете разбить еженедельный отчет по разделам.

Допустим, вы работаете над созданием блога для своей компании. Вы можете разделить свой еженедельный отчет на 3 части: идеи, анализ конкурентов и исследование ключевых слов.

Выделите в своем отчете 5 рабочих дней, каждый из которых направлен на достижение 3 целей и укажите, что вы делали для их достижения каждый день.

В качестве альтернативы, разделите свой еженедельный отчет на 3 рабочих области. В каждой изложите ваши действия и достигнутые результаты.

4. Обратите внимание на 3 ключевых характеристики еженедельных отчетов.

Теперь, когда у вас есть четкие цели и роль, а макет готов, вы можете начать писать.

Не забывайте о трех советах:

• Краткость: будьте лаконичны.
• Используйте понятный язык: не перегружайте отчет техническими терминами без необходимости.
• Думайте о читателе: сначала покажите результаты и сообщите хорошие новости, чтобы ваш менеджер знал, что за его спиной не разверзнется ад.

5. Добавьте детали в свой еженедельный отчет.

Не хотите упустить ни одной важной детали?

Тогда следуйте следующим рекомендациям:

Краткое содержание

Высшее руководство не обязано все помнить, поэтому лучше всегда кратко излагать цели вашего проекта.

Сроки

Целью здесь является ведение записей. Датируя свои отчеты, вы облегчаете своему менеджеру их просмотр в хронологическом порядке.

Ежедневные результаты

Поскольку здесь вы даете прогноз на неделю, не забудьте рассказать о том, что вы делали до этого.

Заголовок

Обязательно добавьте в заголовок свою [роль] + [статус отчета]. Предположим, вы являетесь менеджером по коммуникациям, рекомендуем назвать свой отчет «Еженедельный отчет менеджера по коммуникациям».

Задачи

Предоставьте больше вводных данных. Если вы не дадите руководству представление о том, с чего вы начинали, им будет сложнее оценить прогресс, которого вы добились.

Вы также можете разделить свои задачи на категории «в процессе», «выполнено» и «отложено».

Результаты

Не забывайте подчеркивать прогресс и достигнутые цели.

В связи с этим лучше заранее обсудить параметры по которым вы отчитываетесь.

Например, вы выполнили 75% своей задачи. Ваш менеджер может понять это только в том случае, если вы ранее обсудили, что будете уведомлять о своем результате в процентах.

Проблемы и препятствия

Отмечайте проблемы, с которыми вы столкнулись в течение недели, а также предлагайте любые шаги, которые можно предпринять для обеспечения бесперебойного рабочего процесса.

Действия на следующую неделю

Наконец, расскажите о планах на ближайшую неделю. Это даст вашему менеджеру представление о том, чего от вас ожидать в ближайшем будущем.

9 шаблонов еженедельных отчетов, которые помогут вам начать работу

Хотите создать свой собственный еженедельный отчет, чтобы поделиться с вашим боссом и / или вашей командой? У нас есть девять отличных шаблонов, которые помогут вам начать работу.

Просмотрите нашу подборку ниже, чтобы выбрать идеальный шаблон.

1. Базовый шаблон еженедельного отчета

Вам достаточно краткого обзора задач каждую неделю? Используя приведенный ниже шаблон, вы можете ускорить процесс их оформления.

2. Шаблон еженедельного отчета о статусе проекта

Вам нужно поделиться новостями о крупном проекте, над которым вы сейчас работаете? Покажите прогресс на временной шкале и добавьте краткий обзор в свой еженедельный отчет, как вы видите в шаблоне ниже.

3. Шаблон еженедельного отчета с инфографикой

Проявите творческий подход к оформлению отчета, настроив этот шаблон инфографики. Используйте диаграммы, виджеты данных и маркеры, чтобы поделиться аналитикой и другими обновлениями, которые вам могут понадобиться.

4. Еженедельный отчет по контент-маркетингу

Оформите еженедельные обновления отчета как таблицу, чтобы легко представить разделы, над которыми вы работали всю неделю. Настройте этот шаблон в соответствии со своими потребностями или используйте вариант по умолчанию. Визуализируйте свои идеи, оформляйте анализ конкурентов или исследование ключевых слов.

5. Еженедельный отчет про социальные сети

Этот шаблон еженедельного отчета идеально подходит для демонстрации самого эффективного контента, электронных писем о продажах, сообщений в социальных сетях и других обновлений за текущую неделю.

Выбирайте его, чтобы следить за актуальными тенденциями в контенте и вовремя корректировать свою стратегию.

6. Шаблон еженедельного отчета с кратким изложением

Такой шаблон еженедельного отчета — идеальный способ подвести итоги вашей работы за неделю, независимо от того, в какой отрасли вы работаете и как выглядят ваши повседневные задачи.

Кроме того, вы можете  поделиться своим планом действий на предстоящую неделю.

7. Шаблон еженедельного отчета об эффективности

Нужно оформить показатели эффективности в виде диаграммы и графиков? Этот шаблон является идеальной отправной точкой для поставленной задачи. Настройте любой из существующих графиков или виджетов данных, при помощи более 40 доступных инструментов визуализации данных Visme.

8. Шаблон еженедельного отчета об эффективности сотрудников

Если вам нужно контролировать, как ваша команда справляется с проектами и основными задачами, этот шаблон еженедельного отчета идеально вам подойдет.

Этот шаблон позволяет вам оценить ситуацию с высоты птичьего полета, оценить как ваша команда справляется с проектами, контролируя сроки.

9. Шаблон еженедельного отчета о доходах и расходах

Во время крупных кампаний, пиковых сезонов и т. д. вы можете внимательно следить за своими продажами. Составление еженедельного отчета о доходах и расходах может быть отличным способом держать всех в курсе финансовых результатов компании.

Используйте этот шаблон, чтобы легко вставлять собственный контент и обновления.

Рекомендации по написанию еженедельных отчетов

Теперь вы знаете, как написать отличный еженедельный отчет о состоянии дел. Перейдем к следующему разделу, чтобы убедиться, что ваш отчет превзойдет все ожидания.

Следуйте нашим рекомендациям, чтобы сделать отчет непревзойденным.

Убедитесь, что ваш отчет занимает не более страницы.

Одностраничного документа достаточно, чтобы подвести итоги недели. Добавьте титульную лист, чтобы оживить дизайн еженедельного отчета.

Включите визуальные эффекты в ваш еженедельный отчет.

Хотя вы можете не найти места для добавления визуальных элементов, вы всегда можете стратегически использовать их в своем отчете. Возможно, добавите диаграмму, которая показывает степень выполнения проекта.

Что бы вы ни делали, убедитесь, что вы не используете сложные типы графиков. В кратком отчете недостаточно места для сложных схем и диаграмм с описанием.

Однако такие графики, как круговые диаграммы, просты для понимания, поэтому вы можете экспериментировать с ними в своих еженедельных отчетах. 

Вот отличный пример визуализации данных, для демонстрации информации в еженедельном отчете.

Экономьте время.

Это еженедельная задача, поэтому тратить часы бесполезно. В идеале используйте шаблон еженедельного отчета, чтобы придать вашему отчету постоянную структуру и ускорить процесс его написания.

Если вы используете шаблон еженедельного отчета, вы можете вносить данные в конце каждого рабочего дня.

Visme предлагает несколько шаблонов еженедельных отчетов, которые вы можете редактировать и настраивать в соответствии со своей работой.

После того, как вы настроите внешний вид, все, что вам нужно делать, это вносить актуальные изменения каждую неделю.

Основные ошибки, которых следует избегать при составлении еженедельных отчетов

Наконец, давайте рассмотрим ошибки, которых следует избегать при написании отчета.

1. Пренебрежение структурой.

Четкая структура выражает ясность мысли. И наоборот. Не делайте отчет сложным, запутанным или громоздким. Благодаря готовым шаблонам отчетов, вам не нужно начинать с нуля.

Базовая структура шаблона и ее соблюдение сделает ваш отчет удобным для чтения и восприятия.

2. Нечитабельность.

 Удобочитаемость нацелена на скорое понимание текста вашей целевой аудиторией, вашим менеджером и т.д.

Очень непросто прочесть такой блок текста:

Короткие разделенные абзацы и маркированные списки с подзаголовками или значками сделают ваш контент захватывающим.

Например, эта страница шаблона еженедельного отчета от Visme гарантирует, что ваш контент будет легко читать.

Итак, вы поняли, насколько важна читабельность. Теперь вопрос: что вы можете сделать, чтобы ваш еженедельный отчет было легко прочесть?

Вот что:

• Пишите небольшие параграфы
• Используйте заголовки и подзаголовки
• Используйте списки маркировку, если это необходимо 
• Пишите не слишком большие предложения с простыми словами
• Используйте удобочитаемый тип и размер шрифта. Держите его как минимум 16 пикселей с четким шрифтом.

3. Не обращать внимания на дизайн.

Дизайн также играет решающую роль в том, чтобы ваш еженедельный отчет о состоянии было приятно прочесть.

Интересно, как? Правильно подобранные расстояния и цвета играют несомненно важную роль.

Цвета

Вы будете удивлены, узнав, что цвета могут стимулировать (или наоборот отталкивать) людей от чтения вашего контента. Вот насколько мощно их влияние. Красный, например, известен тем, что привлекает людей и возбуждает их.  

Тем временем в тренде пастельные тона, поэтому вы можете использовать их для создания потрясающего дизайна страницы еженедельного отчета.  

Вы можете творчески использовать цвета, чтобы удивить вашего читателя.

Дополнительные идеи, которые вы можете почерпнуть из этого руководства по креативным идеям для презентаций. 

Белый холст

Холст представляет собой негативное пространство между вашими абзацами, графиками и другими визуальными элементами в вашем отчете. Слишком много или слишком мало пространства может мешать чтению. Поэтому вы должны быть осторожны. 

Посмотрите, например, на этот шаблон еженедельного отчета от Visme, вы можете увидеть стратегическое использование цвета и пустого пространства в данном примере.

Не можете поиграть с цветом, потому что вам нужно придерживаться офисных цветов? Возможно, вы отправляете своему клиенту еженедельный отчет о состоянии и не можете отклониться от своего фирменного стиля?  

В любом случае, не беспокойтесь. Просто настройте цвет с помощью Visme, так как каждый шаблон можно редактировать, поэтому вы можете свободно менять не только цвет, но и шрифт, и другие элементы дизайна.

Кроме того, вы можете легко загружать свои фирменные цвета и шрифты в Visme Brand Kit.

4. Неспособность создать план действий для продвижения вперед.

Не излагая суть и не резюмирую следующие шаги, вы рискуете упустить момент.

Такие элементы, как сводка за неделю, краткий обзор выполненных задач и список дел на следующую неделю, хороши для отслеживания дел.

5. Опечатки, грамматические ошибки.

Грамматические ошибки портят впечатление за считанные секунды, но этого можно избежать:

• Вычитывайте текст
• Давайте глазам отдохнуть
• Делитесь еженедельным отчетом с коллегой, перед отправкой отчета руководству.

Никогда не создавайте еженедельные отчеты скучными

Ну вот. Мы подробно говорили о написании еженедельного отчета здесь. Надеемся, этого будет достаточно, чтобы помочь вам написать потрясающий еженедельный отчет.

Что касается вашего визуального контента и дизайна, Visme — это волшебный инструмент и бесплатная подписка c невероятными возможностями, которая поможет вдохнуть жизнь ваши еженедельные отчеты. 

Что такое еженедельный отчет

Еженедельный отчет — это подведение итогов рабочей недели в письменной форме. Часто для руководителя и подчиненных этот документ становится головной болью, которая портит всем конец недели. Как составить его в несколько кликов, сохранив при этом пятничный настрой и свои нервы? Рассказываем далее.

Что такое еженедельный отчет?

Это документ, который позволяет понять следующее:

• что команда успела сделать за прошедшую рабочую неделю;
• над какими задачами идет работа, а за какие необходимо взяться с понедельника;
• в каких процессах принимали участие сотрудники и насколько результативной была их деятельность;
• какими темпами продвигается проект;
• каким образом можно повысить эффективность работы команды;
• какие цели достигнуты, а какие еще нужно поставить и начать над ними работать.

Все пункты списка характерны для еженедельных отчетов о проделанной работе и ‎журналов событий. Компании делают их для того, чтобы отслеживать свои финансы, рекламные кампании, вести учет заказов и склада. Таким образом отчет — это любая сводка данных, которая дает вам информацию о деятельности вашей компании за определенный период.

Для чего требуется отчет?

В первую очередь с помощью еженедельных отчетов руководитель может отслеживать актуальное положение дел своей компании во всех сферах работы. Это нужно для того, чтобы понять сильные и слабые стороны команды и организации бизнеса. Документ поможет исправить изъяны в работе сотрудников, повысить их продуктивность и очертить приоритетные направления развития проекта.

Ежедневный отчет, как и еженедельный, — это удобный инструмент самоконтроля для сотрудника, позволяющий отслеживать собственные успехи и ошибки. Оба документа дадут сотрудникам понимание того, где они недорабатывают, чему им еще стоит научиться и какие умения надо развить. 

Какие существуют способы создания отчетов?

Еженедельный доклад можно создать двумя способами — вручную или с помощью программного обеспечения. В первом случае вам понадобится самостоятельно сформировать шаблоны еженедельных отчетов для сотрудников. Потом еще, правда, придется добиваться в конце каждой недели, чтобы они заполнили документы.

Второй вариант более удобный, быстрый и не требует большого участия с вашей стороны. Программа для ведения бизнеса RemOnline позволит раз и навсегда решить задачи автоматизированной отчетности. Эта CRM-система поможет сформировать комплексную картину не только о проделанной работе сотрудников, но и о деятельности организации в целом благодаря большому разнообразию инструментов.

Какие бывают типы отчетов?

Они отличаются по содержанию и назначению. В RemOnline доступны следующие:

1. Отчет Журнал событий отображает все действия, которые сотрудники компании произвели в аккаунте компании — от создания новых заказов до отправки сообщений клиентам.

   

2. Множество финансовых отчетов способствуют разумному контролю за деньгами компании. Они помогают отслеживать и анализировать прибыль, убытки, движение денежных средств, их наличие в кассах, а также рассчитывать и начислять сотрудникам зарплату. Подробнее о том, какие есть финансовые отчеты, вы можете узнать по ссылке.

   

3. Отчеты о заказах, ходе их выполнения и загруженности сотрудников позволят понять, какие услуги наиболее востребованы и какой объем работы выполнил персонал.

   

4. Отчеты по лидам покажут количество конверсий, эффективность работы сотрудников с заявками и обращениями и помогут внедрить более действенные методы привлечения клиентов.
5. Успешный учет склада возможен только благодаря отчетам. Контролируйте остатки товаров на складе, докупайте необходимый товар вовремя и ведите учет списаний.

   

6. Отчеты о рекламной кампании и обратной связи помогут сделать рекламу более результативной и понять предпочтения клиентов.

В RemOnline любой из вышеперечисленных документов составляется автоматически. Вам нужно лишь выбрать период, за который программа возьмет данные, поставить несколько галочек в чекбоксах, применить настройки и вуаля — документ готов! Вы также можете сохранить его на ваш компьютер в формате Excel-файла.

Как формируется отчет?

Содержание определяется целями руководителя, типом отчета и его структурой. Важнее всего понимать, зачем вам нужен документ и как вы будете использовать полученные данные. Тогда вам будет проще разработать подходящую структуру.

Структура еженедельного отчета зависит от того, какую информацию вы, как руководитель, хотите получить от сотрудника. Именно начальник должен предоставить подчиненным готовый шаблон, который будет соответствовать его требованиям и содержать все нужные поля. Если отчет будет исключительно ответственностью сотрудников, то их «креативы» впоследствии могут принести вам больше хлопот, нежели ясности. 

Что входит в структуру отчета?

Не существует общепринятой нормы, но вот перечень разделов, которые используют чаще всего:

• результаты работы за прошедшую неделю;
• их анализ;
• таблицы, графики и диаграммы, которые помогают визуализировать отчетность;
• ресурсы, инструменты и материалы, потраченные на выполнение задач;
• планы и цели на следующую неделю.

Опять же, эти разделы не являются догмой, и вам будет удобнее, если вы лично составите шаблоны еженедельных отчетов. Тем самым документы будут читабельными и информативными именно для вас и удовлетворят ожидания. 

Вспомогательные инструменты значительно упростят и ускорят составление отчетов. Таким образом команда посвятит больше времени выполнению задач, а не заполнению бумаг. С RemOnline нескольких щелчков мышью будет достаточно, для того чтобы получить информативную сводку о разных сферах деятельности команды и комплексный анализ показателей компании.

В чем разница между информационным и аналитическим отчетом?

Разница заключается в том, зачем нужен аналитический отчет. Как бы тавтологично это не звучало, но его целью является предоставление анализа работы компании. Помимо текста в аналитическую сводку обязательно входят графики, диаграммы и другие инструменты визуализации данных. Наглядность анализа поможет проследить взаимосвязи показателей и процессов, сделать выводы для внедрения качественных изменений. 

Как правильно сделать аналитический отчет?

Можно сделать анализ, основываясь на недельных показателях, но больше наглядности дадут данные за более длительные периоды. На отчетах за месяц или квартал будет проще проследить закономерности и подметить тенденции. Чтобы сделать аналитический отчет вручную, нужно иметь навыки работы со специальными программами и уметь обрабатывать большие массивы данных. RemOnline автоматически сформирует необходимые документы за считанные секунды. Вам остается лишь и сделать анализ и выводы.

Вместо вывода

Итак, еженедельный отчет несомненно пригодится руководителю при планировании деятельности и анализе прогресса компании. Разные виды отчетов созданы для того, чтобы дать более полную картину ваших достижений и наметить векторы развития. Автоматизируйте отчетность с помощью RemOnline. Это позволит вам мгновенно перейти к анализу и поиску лучших решений для вашего бизнеса, избегая скрупулезного заполнения таблиц и шаблонов.

comments powered by

Как составить отчёт по проделанной работе за день за 10 минут? Фото: Freepik

Зачем сотрудникам составлять ежедневные отчёты

Руководителю важна вовлеченность в работу. Но, сотрудники делятся на 3 вида: 

1. Продуктивные, которые движутся к целям и придерживаются дедлайнов. 
2. Те, кто только физически присутствует на работе. 
3. Люди, которые сознательно делают то, что противоречит компании и её репутации. 

Задача менеджера — найти универсальный подход к трём категориям, вовлекать их в работу и контролировать достижения. И лучше всего это можно сделать, внедрив систему ежедневной отчётности. 

Это стандартизованный шаблон с информацией о продуктивности, деятельности и достижениях за день. Существует несколько способов отчётности: 

• Журнал или документ, где сотрудник вручную вносит данные о своём рабочем дне; 
• Оnline отчётность. Сюда входят мессенджеры, чаты, электронная почта и другие ресурсы, где сотрудник пишет список выполненной работы за день.  
• CRM-системы, планеры и тайм-трекеры — сервисы, которые генерируют автоматические отчёты. 

Конечная ценность всей затеи в том, что сотрудники видят прогресс в своих достижениях, а также оценивают вклад других членов команды в общий результат. 

Для руководителя информация о проделанной работе показывает, насколько сотрудники продуктивны и вовлечены в процесс. И даёт возможность для наставничества, обучения и обратной связи с подчинённым. Глядя на статистику в разрезе полугодия, менеджер видит, созрел ли человек для повышения по службе или роста зарплаты. 

Ручной отчёт по проделанной работе 

Образец отчёта по проделанной работе. Фото: Yaware.TimeTracker

Компании используют разные шаблоны. Но большинство требуют: дату, суть задания, статус и потраченное время. Также неплохо отметить проблемы, с которыми сотрудник столкнулся в течение дня, и то, как он смог их решить. Это покажет руководителю, что подчинённый готов брать на себя более серьёзные обязанности.

Совет: описывая задания, отвечайте на вопрос «что сделано». Например: отправлено Х писем, написан текст, создан сегмент и т.д. 

При написании отчёта сосредоточьтесь не на самих задачах, а на результатах и KPI. Это важно потому, что ваш день может быть заполнен множеством крошечных действий, но какой вклад они внесли в общую миссию?

Примеры ежедневных задач: 

• Утвердил с директором презентацию; 
• Позвонил 3 партнёрам; 
• Обновил скрипт продаж; 
• Проверил дизайн лендинга. 

Примеры ежедневных результатов: 

• Убедился, что все готово к конференции;
• Закрыл 2 продажи;
• Улучшил seo главной страницы сайта. 

Автоматический отчёт по проделанной работе 

Отчёт с Yaware.TimeTracker. Фото: Yaware.TimeTracker

Ручные методы не застрахованы от человеческой ошибки. Сотрудники забывают, что делали в течение дня или додумывают от себя для более длинного отчёта. Что уж говорить о времени, потраченном на задачу. Вручную его никто не считает, нужна дополнительная программа. И если уже использовать тайм-трекер, то выбирайте с автоматической системой отчётности. Например, Yaware.TimeTracker. 

Подобные системы показывают руководителю успех проекта с точки зрения индивидуальных задач каждого члена команды, без необходимости задавать вопросы подчинённым.

Рассказывает Татьяна Коваль, компания Visotsky Consulting: «Нам нужно понимать, насколько удалённые сотрудники занимаются работой, а не чем-то другим. Мы хотели видеть отчёты и задавать меньше вопросов непосредственно персоналу.»

В тайм-трекере есть время, потраченное на задачу, загрузка, вовлеченность в работу, использованные ресурсы продуктивность. Благодаря интеграциям можно совместно использовать данные с разных систем, строить кастомные отчёты и тратить на это 10 минут в день. 

В Yaware.TimeTracker есть рассылка статистики на почту руководителя и сотрудника. Обоим приходит сводка по деятельности за день: отработанное время, уровень продуктивности, сравнение с предыдущим периодом и т.д. 

Плюс автоматизации в том, что подчинённые не тратят время на составление отчёта. Программа работает в автоматическом режиме, данные нельзя подкорректировать, изменить. Сотрудник получает реальное представление о том, как и где он проводит своё рабочее время. По отзывам, это помогает людям планировать свой день наперёд, помнить о всех задачах и выполнять их, в зависимости от времени, когда они наиболее продуктивны. 

Заключение

Ежедневные отчёты показывают развитие компании. Видно, если что-то идёт не так, есть задержки и факторы, которые снижают продуктивность. Среди ручных и автоматических отчётов, выбирайте второй вариант. Программы дают прозрачную статистику без возможности подогнать данные. Аналитика сотен сотрудников занимает 10 минут и, кроме закрытых задач, есть 10+ метрик для эффективного управления компанией.

Практически каждый руководитель периодически требует от своих работников отчеты о проделанной работе, пример которого несложно найти. Однако некоторым людям кажется, что это очень сложная задача.

Цель отчета о проделанной работе

Существование каждой организации или компании всегда предполагает наличие отчетов. Ведь для любой организации важно иметь подтверждение эффективности проделанных работ в конкретный временной отрезок. Это нужно, чтобы грамотно построить дальнейшее развитие компании.

Однако некоторые люди не знают, как написать отчёт о проделанной работе. Пример его очень важен для человека, который делает его первый раз. Ведь он должен соответствовать определенным требованиям фирмы.

Если сотрудник попрактикуется, сделает несколько отчетов, то в дальнейшем ему будет очень просто заниматься такой деятельностью.

Конкретные цели отчета о проделанной работе:

1. Обоснование финансовых трат, выплат заработных плат для сотрудников.
2. Подтверждение выполненных работ или оказания различных услуг для сотрудников организации.
3. Создание определенных порядков и трудовых дисциплин в компании.
4. Установление, какую конкретную работу выполнили сотрудники. Это помогает избежать спорных моментов или плохого выполнения заданий.

Также отчеты необходимы для сотрудников, которые отправлены в командировки. Для большей детальности о том, какая работа выполнена, сколько финансов предприятия или организации потрачено.

Сотрудники могут их выполнять каждый день, неделю, месяц, квартал, год. Все зависит от требований руководства.

Структура отчета

Не у всех организаций есть разработанные формы для отчетов, поэтому каждый сотрудник должен выполнять это сам. К тому же единой структуры как таковой и не существует.

Начиная отчет, сотрудник должен объяснить себе назначение подаваемой информации, а также логику повествования. Все пояснения должны быть максимально краткими.

Самая распространенная структура отчетов о проделанной работе:

1. Введение. В этом разделе находится небольшое описание компании. На каком месте она находится среди подобных организаций в регионе или городе.
2. Отчет о проделанной работе. Практически вся выполненная деятельность подразделений должна быть описана. В небольших компаниях, где нет отделов, эту информацию заполняет руководитель, основываясь на данных каждого работающего специалиста.
3. Заключение. Этот раздел коротко обобщает информацию о проделанной работе за конкретный период времени. Подчеркиваются данные о неудачах, успехах, просроченных заданиях. А также о планах компании на ближайшее будущее.

Для лучшего понимания информации специалист должен придерживаться единой формы изложения. В отчетах можно использовать диаграммы, графики, изображения. Однако нужно правильно совмещать текст и визуальную часть, чтобы не было перенасыщений.

Также в отчете о проделанной работе человек должен соблюдать стилистику. Специалист должен подавать сухой текст, без лишней информации. Также он не должен быть слишком простым.

В отчете нужно выделить не только достижения, но и трудности, с которыми сталкивалась организация. Все проблемные ситуации необходимо описывать такими, какие они есть на самом деле. Это позволит руководству объективнее понять сложившиеся трудности.

Самые важные требования к составлению отчета

Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, однако и некоторым требованиям он тоже должен соответствовать. В первую очередь специалист должен помнить, что это — документ, и в нем нужно соблюдать официальную стилистику.

В отчете нельзя употреблять личные местоимения. Также человек должен конкретно говорить о задачах, которые были выполнены или просрочены, чтобы полностью отразить причины этого.

Когда составляется отчет о проделанной работе, специалист должен информировать о проведенных мероприятиях, акциях, презентациях. Всю информацию нужно приводить точно и грамотно.

В случае, если у организации нет четких требований или образцов отчета, нужно делать все, исходя из норм документов. В них находятся все данные о том, какой тип шрифта использовать, какими образом форматировать текст, как размечать поля и интервалы.

Как правильно написать отчет о проделанной работе

У каждого специалиста наступит период, когда руководство потребует отчет о выполненной работе. Следуя инструкции, это сможет сделать каждый:

1. В самом начале нужно сопоставить поставленные задания с результатами, это позволит специалисту убедиться в выполненной работе. Только после этого нужно начинать написание отчета. Оформляется он в нескольких вариантах: простой и профессиональный. Первый человек может оформлять как сочинение. Добавлять можно все, что работник посчитает необходимым. Указывать нужно все до мельчайших деталей, например, о конкретных выходах на работу в выходные дни.
2. Сложный вариант написание более верный, чем простой. Его нужно оформлять как задачу. Специалисту необходимо указать, что от него требовалось сделать. Потом уже все, что использовалось для этого. А именно: время на работу, какую помощь оказывали люди, затраченный бюджет. Далее нужно коротко указать, какими способами и методами он выполнял работу.
3. Вся написанная информация должна быть подтверждена конкретными данными и цифрами. Также следует добавить оценку выполненной работе. Все показатели лучше всего воспринимаются в таблицах. Также специалист для лучшей ориентации может добавить комментарии.
4. Также человеку необходимо соблюдать стилистику текста. Он должен постараться составить его так, чтобы в абзацах не было более 5 предложений. Вся информация должна подаваться сухо и точно, без вводных предложений. Написано должно быть четко, коротко, грамотно и ясно. Важный текст можно выделить другим шрифтом и цветом. Текст должен находиться рядом с таблицами или графиками. Комментарии не должны быть на других страницах.
5. Не нужно использовать сложные для восприятия шрифты. Лучше всего подходят классические Times New Roman или Verdana. Размер шрифта не должен быть меньше 12.
6. После написания отчета специалист должен перечитать его и добавить недостающую информацию. Также можно добавить различные графики и диаграммы для более наглядной демонстрации. Руководство организаций положительно относится к составлениям таблиц, добавить их лишним не будет. Также специалисту необходимо будет пронумеровать все страницы. А для больших отчетов о проделанной работе нужно оформить титульный лист.

Следуя таким нехитрым пунктам, человек облегчит восприятие отчета о проделанной работе. Это может настроить руководителя положительно к специалисту, который занимался отчетом.

Пример отчета о проделанной работе

Самые первые попытки составить хороший отчет у большинства специалистов неудачны. Чтобы сотруднику было легче его делать, нужно обратить внимание на неправильно выполненный отчет:

«Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Документ: Отчет о проделанной работе.
Выполнено:
Рассчитано новое время на работу, внесены новые нормы рабочего процесса, составлен список участвовавших сотрудников в конференциях.»

Если специалист составляет отчет в такой форме, то руководство посчитает, что он не загружен работой и бездельничает. Так нельзя оформлять отчеты о проделанной работе.

Ведь в нем не были указаны поставленные задачи, планы на другие отчетные работы, отсутствие анализа. Правильный вариант отчета о проделанной работе:

Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Отчет результатов работы за период с 09.09.16 по 10.10.16.
На время отчета были поставлены задачи:

1. Изучить время работы сотрудников с учетом занятости.
2. Основываясь на данных подготовить другие временные рамки работников.
3. Принимать участие в последней конференции.

Все задачи были исполнены, было сделано:

1. Изменен график работы для 5 сотрудников.
2. Принято участие в последней конференции.

Также проводились работы с документами:

1. Были составлены списки премий.
2. Произведены ответы на почту Суркина А.В., Гончаренко А.Д.

Составлено 12.10.16
Подпись: Ильяхов А. Б.

Такой вариант написания отчета о проделанной работе является правильным. Ведь он легко читается, а руководителям будет ясно, какие задачи были поставлены и выполнены.

Также для хороших отчетов нужно соблюдать максимальные объемы, на которых можно поместить информацию. Зачастую это 1 лист в формате А4.

В этом видео вы узнаете, как правильно оформить отчет о практике в Word: