Как составить отчеты менеджеров по продажам

Мало кто сомневается в том, как важна правильно составленная отчетность в отделе продаж. При этом можно с уверенностью утверждать, что не существует универсальной отчетности, которая подойдет всем компаниям, но есть принципы, по которым необходимо эту отчетность формировать. Я хочу рассказать об основных из них, а также показать примеры готовых отчетов. Сразу скажу, что это не исчерпывающий список, а именно база, с которой необходимо начинать и которая должна быть обязательно, если вы занимаетесь В2В-продажами.

Итак, отчетность в отделе продаж делится на три части:

• ежедневная
• еженедельная
• ежемесячная

Каждый вид отчетности фокусирует внимание руководителя на разных элементах работы отдела продаж. Все эти элементы важны, и с ними нужно уметь правильно работать. 

Ежедневная отчетность

Этот вид отчетности фокусирует внимание руководителя на ежедневных ключевых действиях команды продаж, то есть на шагах, которые необходимы команде продаж для заключения сделки.

Если вы занимаетесь В2В-продажами, то такими ключевыми действиями являются:

• звонки
• встречи
• коммерческое предложение

Для того, чтобы руководитель отдела продаж понимал, насколько активно его команда движется к цели, ему необходимо выполнить простейшие расчеты.

• Определить желаемый объем продаж. Для примера возьмем 10 000 000 рублей
• Определить средний чек. Допустим, это 250 000 рублей
• Рассчитать необходимое количество сделок. Оно будет равным 40 (делим 10 000 000 на 250 000)

Далее необходимо определить конверсию из звонка во встречу, затем из встречи в коммерческое предложение и из КП в сделку. Предположим, конверсия из звонка во встречу составляет 30%, из встречи в КП — 50%, а из КП в сделку — 30%. В итоге, мы можем рассчитать нормативы, то есть определить, сколько необходимо совершать звонков, проводить встреч и выставлять КП ежедневно, чтобы совершить желаемый объем продаж.

В нашем примере мы получим 40 звонков в день, 12 встреч и 6 выставленных коммерческих предложений. 

Зная нормативы, руководитель отдела продаж может ежедневно отслеживать факт их выполнения. Для этого достаточно вести расчетную таблицу:

Неделя 1
		Пн	Вт	Ср	Чт	Пт
		план	факт	план	факт	план	факт	план	факт	план	факт
до обеда	звонки
	встречи
	КП
после обеда	звонки
	встречи
	КП

Таким образом можно проактивно управлять процессом продаж. Если команда на ежедневной основе отклоняется от нормативов, это станет сигналом о том, что выполнение плана продаж под угрозой и нужно срочно вносить изменения в работу отдела. 

Еженедельная отчетность

Еженедельная отчетность помогает отслеживать прогноз продаж — определенный вид анализа сделок, которые находятся в воронке продаж. На основе прогноза выдвигается предположение, какой объем продаж ожидает компанию в ближайшие 2-3 месяца.

Вот так может выглядеть таблица для ведения прогноза продаж:

Этап сделки	Описание этапа
10%	Установлен контакт с лицом, принимающим решения
20%	Определен перечень работ
40%	Выставлено коммерческое предложение
60%	Коммерческое предложение согласовано
80%	Договор на подписании
100%	Счет выставлен

Итоговый отчет

Отчетный период	Компания	Планируемая дата сделки	Сумма	Вероятность	Взвешенная сумма	Способ оплаты
Январь	Неделя 1
Неделя 2
Неделя 3
Неделя 4
Итого:				0,00р.		0,00р.
Февраль	Неделя 1
Неделя 2
Неделя 3
Неделя 4
Итого:				0,00р.		0,00р.

Таким образом, если мы учтем все сделки в воронке продаж на всех этапах и умножим сумму сделки на соответствующую ее этапу вероятность, мы получим такой показатель, как взвешенная сумма. Это и есть наш прогноз продаж.

Ежемесячная отчетность

На ежемесячной основе необходимо обязательно вести отчет «План/Факт». Он позволяет подвести итоги месяца. Вот как выглядит данный отчет: 

Январь
Менеджер	План	Неделя1	Неделя2	Неделя3	Неделя4	Факт	Разница	% выполнения
Менеджер 1	1 050 000					0	-1 050 000	0,00%
Менеджер 2	1 050 000					0	-1 050 000	0,00%
Менеджер 3	500 000					0	-500 000	0,00%
Менеджер 4	700 000					0	-700 000	0,00%
Менеджер 5	700 000					0	-700 000	0,00%
Итого	4 000 000					0	-4 000 000	0,00%

Регулярно ведя такой отчет, вы будете накапливать статистику, к которой всегда будет полезно вернуться. В том числе, этот отчет поможет вам при планировании продаж будущих периодов. Также по результатам такого отчета рассчитывается зарплата команды продаж. 

Итак, мы разобрали основные вопросы по работе с отчетностью в отделе продаж. Если вы будете использовать эти отчеты в вашей компании, вы сможете значительно повысить эффективность управления продажами и, как следствие, увеличить объем продаж.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

Отчеты менеджера по продажам нужны для регулярного анализа текущей результативности отдела продаж и устранения «узких мест» в процессе продажи.

В2В продажи сложно управляемы, цикл сделки сегодня может быть от 1-го до 3,6 и более месяцев в зависимости от ниши и продукта. Поведение потенциальных клиентов сложно предсказать. Современные CRM-системы позволяют минимизировать человеческий фактор и контролировать эффективность работы менеджера по продажам с помощью KPI.

В Pipeline Sales Managment может быть более 50-ти (!) разных KPI – показателей, которые вы можете контролировать и прогнозировать.

Отчеты отдела продаж — это конструктор, задача которого наглядно демонстрировать РОПу динамику отобранных под задачи KPI, выявлять их отклонения и планировать мероприятия по их увеличению.

###

Ниже представлены 6 базовых отчетов менеджера отдела продаж. «Зашейте» их в свою СRM-систему, чтобы их выдача происходила автоматически.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПЛАН/ФАКТ

Отчет менеджера по продажам о факте выполнения плана продаж должен формироваться в режиме он-лайн. Он подтягивает данные из CRM-системы.

Контроль выполнения плана продаж зависит от цикла сделки.

Если в вашей нише цикл сделки от одной до 2,3-х недель, выставляйте планы на месяц. Если цикл сделки 4 и более месяцев, планируйте планы на квартал с разбивкой по месяцам.

Контроль фактическое выполнение плана осуществляйте ежедневно с помощью отчета «план/факт». Если цикл сделки свыше 4-х месяцев, можете выделять время на анализ планов продаж два в неделю.

Во многих компаниях о факте прихода денег от клиента менеджер узнает от бухгалтера. Обеспечьте интеграцию вашей CRM-системы с 1С:бухгалтерией. И выводите отчет о выполнении плана продаж по каждому менеджеру и по отделу в целом:

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: СТАТИСТИКА ПРОДАЖ ПО ЭТАПАМ В PIPELINE

Для того, чтобы оценивать вероятность выполнения месячного плана продаж, формируйте отчет по суммам сделок на каждом этапе цикла сделки по каждому менеджеру отдела продаж.

Отчет формируется в формате Pipeline — это горизонтальное представление воронки продаж.

Вам может быть интересно: «Воронка продаж: этапы и управление»

Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline.

Отчет в пайплайн может формироваться по разным показателям. Он нагляднее чем воронка продаж демонстрирует динамику показателей.

Pipeline — это современный инструмент системы отчетности для В2В продаж.

Вам может быть интересно: «Пайплайн продаж: как использовать в CRM-системе»

Простейший отчет менеджера по продажам в пайплайн показывает сумму сделок на каждом этапе:

Из отчета план/факт за неделю (см. выше) вы понимаете, что для того, чтобы выполнить план продаж в октябре (3 250 000 руб.), вам необходимо за оставшуюся до конца месяца 4-ю неделю закрыть сделок ещё на сумму 506 300 руб. 

Из сводного отчета по суммам сделок по этапам цикла за неделю вы увидите, что у Потапова, который выполняет план только на 54%, на этапе 4 находится сделок на 446 600 руб. Значит у Потапова есть резерв для выполнения плана до конца месяца. Отчет менеджера по продажам по суммам сделок по этапам цикла в Pipeline помогает прогнозировать выполнение плана продаж и оценивать потенциал по закрытию. 

Если вы выведите графическое представление этого отчета, то получите визуально наглядную демонстрацию недоработок менеджеров отдела продаж:

По графику мы видим, что существует большой разрыв между лидером и отстающим. Потапов – кандидат на «вылет». Для того, чтобы понять, как повысить эффективность этого менеджера, нам необходимо проанализировать его показатели конверсии и изучить причины отклонений. На основании анализа причин дать Потапову тренинг наставника по продажам по «узким» местам в техниках продаж, затем месяц на исправления показателей, и, если не справится, заменить его новичками-стажёрами.

Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline

Визуальные отчеты менеджера по продажам в пайплайн помогают вам держать руку на пульсе он-лайн и своевременно принимать меры по исправлению перекосов.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: КОНВЕРСИЯ И ДЛИНА СДЕЛКИ

Отчет менеджера по продажам по конверсии воронки продаж и длине сделок показывает какой процент денег или клиентов переходит на следующий этап процесса продажи, и как быстро это происходит.

Формируйте отчет по каждому менеджеру по продажам и по отделу:

Цифры отчета покажут вам эффективность менеджеров по продажам.

Используйте данные по конверсии (conversion rate) по окончанию отчетного периода и рассчитайте необходимый вам на следующий месяц объем по лидам, звонкам, встречам, ИП (информационным письмам), КП (коммерческим предложениям) и договорам для того, чтобы выполнить план продаж следующего месяца.

В нашем примере в суммарном отчете по всему отделу продаж конверсия из лида в сделку составляет 17%. Мы можем использовать этот показатель и прогнозировать на следующий месяц необходимое нам количество квалифицированных лидов (Sales Qualifeid Leads), которое должны поставить нам наши Хантеры (менеджеры по продажам) для дальнейшего их утепления и проведения по циклу до закрытия в сделку.

Показатель длины сделки мы контролируем для того, чтобы:

• понимать длину цикла cделки для определенного канала продаж (по региону и/или сегменту клиента);***
• для прогнозирования Cash Flow.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО СДЕЛКАМ И КЛИЕНТАМ

Отчет менеджера по продажам по сделкам и клиентам нужно максимально детализировать.

Он содержит в себе максимум информации для анализа и получения полной картины по отделу. В отчете фиксируется вероятность завершения сделки, ее сумма, этап, на котором находится лид.

Преимущество этого отчета в том, что он дает вам возможность анализировать разные предложения одному клиенту. Эти продажи могут находится на разных этапах, быть разного размера и иметь разную конверсию. Этапам сделки присуждается определенный процент вероятности. Чем выше вероятность тем ближе к закрытию сделка:

Сегодня пайплайн-отчеты формируется в CRM-системах. Но его можно сделать и в Excel.

До появления CRM-систем мы вели подобный отчет на проектах Active Sales Group по увеличению продаж в ежедневном отчете менеджера по продажам — «Журнал работ». До сих пор во многих компаниях менеджеры по продажам пытаются сохранить информацию по своим действиям и цифра по сделкам в таблицах Excel.

Используйте для построения ежедневного отчета менеджера по продажам удобную форму в Excel:

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: СВОДНАЯ СТАТИСТИКА

Сводный отчет менеджера по продажам за период это диагноз по эффективности работы менеджера и его наставника — РОПа (Руководителя отдела продаж).

Отчет может содержать данные по опережающим и догоняющим показателям за период: количество КП сделанных за период, их сумму, количество сделок в работе, закрытие сделки — их сумму и количество.

Вам может быть интересно: «KPI в продажах: как контролировать менеджера»

Конверсия по сделкам и предложениям — это результирующие показатели. По ним вы судите о результативности отдела продаж.

В нашем случае из 100 выставленных Коммерческих предложений только 25 становятся закрытыми сделками.  При этом конверсия в деньгах всего 14%.

Анализ этих цифр по отчетам каждого менеджера по продажам и их помесячное сравнение позволит вам понять сколько вы теряете сделок и какова динамика ваших продаж.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО ЭТАПАМ И СУММАМ СДЕЛОК

Сводный отчет по месяцам по суммам сделок на каждом этапе цикла продажи (Квалификация клиента — Информационное письмо/Презентация — Коммерческое предложение — Сделка — Деньги) по каждому менеджеру по продажам и по отделу даст представление о динамике результативности ваших сотрудников в техниках продаж:

График построенный на основании этого отчета наглядно покажет наличие сезонности в спросе, а также любые отклонения и дисбалансы, которые могут возникнуть в отделе по разным причинам (уход сотрудника, смена продуктовой линейки, проблемы с маркетингом и проч.):

На приведенном графике есть пик в апреле. Необходимо анализировать его причину. Почему, если ваш отдел продаж смог показать такой результат в апреле, в мае и июне вам не удалось удержать этот рост?

Если подобный анализ по прошлому году подтверждает вам наличие такого же пика в апреле, заранее подготовьте маркетинговые мероприятия для мая и июня, чтобы отчеты менеджеров за эти месяца не показывали спад продаж.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЕ ОТЧЕТЫ

Для контроля работы своих продавцов вы можете внедрять разные отчеты. Как только вы освоите 6 основных видов отчетов менеджера по продажам, вы сможете настраивать для анализа более детальные персонализированные отчеты, чтобы изучать данные по менеджерам более глубоко.

Вот несколько примеров различных срезов для настройки пользовательских отчетов по менеджерам по продажам:

• Средний размер сделки;***
• Время закрытия;***
• Стоимость привлечения клиентов;***
• Отчет о победах, потерянных сделках и причинах потерь;***
• Среднее количество активностей по менеджеру.

Используйте наши рекомендации по внедрению отчетов по менеджерам по продажам для контроля за эффективностью работы вашего отдела продаж.

Содержание

Анализ объема продаж – это процедура, необходимая для плановой оценки деятельности компании и коррекции стратегии. Как провести анализ продаж и составить отчет, расскажем в статье.

Для чего нужен анализ продаж

Анализ объема продаж помогает компании понять, какие действия стоит предпринимать руководящему составу для повышения объема прибыли и определяет из всех категорий товаров прибыльные и убыточные позиции.

С помощью анализа продаж можно выявить наилучшие объемы для производства продукции, какие товары продаются лучше и когда.

Анализ лучше проводить раз в сезон для выявления более точных показателей.

Показатели анализа

Для оценки качества продаж необходимо:

• количество продаваемого товара;
• количество клиентов;
• изначальную стоимость товара без накрутки;
• показатели объема сдаваемого товара;
• уровень продаж в отдельных регионах и по категориям.

Виды анализа продаж

Существует несколько видов анализа, которые эффективнее использовать вместе. В зависимости от вида, подбирается нужный метод.

Анализ динамики изменений

В этом виде анализа особое внимание уделено динамике изменений объема продаж. Здесь используется метод сравнения нескольких периодов. В зависимости от результатов можно выявить, когда товар имеет спрос у пользователей. Также этот способ помогает избавляться от устаревшей продукции, которая уже не интересна клиентам.

Структурный анализ

Этот вид анализа структуры продаж подходит для компаний, которые занимаются продажей нескольких позиций. Его используют вместе с методом АВС. Из всех товаров выбирают наиболее удачный и прибыльный вариант, который будет входить в первую группу. Эту группу компании нужно продвигать активнее. При этом, если есть продукция, которая приносит убытки, ее необходимо заменить или перезапустить.

Контрольный анализ

Контрольный анализ позволяет следить за выполнением плана путем сравнения количества реальных продаж с запланированными. На основе этих данных руководители взаимодействуют с коллективом.

Этот вид широко распространен во всех компаниях, однако он малоэффективен как самостоятельный инструмент анализа.

Факторный анализ

Факторный анализ объема продаж используется для того, чтобы выявить причину проблемы в динамике продаж. Для этого используют две формулы:

• Изменение объема продаж = (фактическое количество – изначальный план) × запланированная цена;
• Изменение цены = (фактическая цена – план) × объем продаж.

Методы анализа продаж

Существует несколько методов для анализа процесса продажи продукции.

KPI

Key Performance Indicators – ключевые показатели эффективности. К показателям которые напрямую влияют на эффективность работы относят:

• трафик;
• объем продаж товаров;
• среднюю выручку;
• количество продаж;
• конверсию;
• возвращенные инвестиции;
• жалобы.

Существует множество типов KPI: результаты, затраты, производительность, функционал и т.д. В компаниях обычно используется сразу несколько, но не рекомендуется превышать норму в 10 видов. 

ABC

Метод основан на принципе Парето, который гласит, что только 20% от всех товаров будут приносить 80% всей прибыли и наоборот, 80% всех товаров будут приносить только 20% выручки.

Метод предлагает разделять всю продукцию на три категории:

• А – полезные, популярные варианты, которые приносят те самые 80% прибыли. Компания должна увеличить объем выпускаемых продуктов и направить все усилия на еще большее продвижение.
• В – товары этой категории не являются убыточными, они приносят выгоду, но в объемах продаж сильно уступают категории А.
• С – товары, которые не продаются или объем средств на их производство превышает прибыль. От таких товаров компании следует избавиться.

SWOT

Метод, который требует объективности от руководителей. Заглавные буквы – это аббревиатура 4 слов-категорий, в которые необходимо распределить основные показатели: сильные стороны, слабые стороны, возможность развития, угрозы. 

После выявления этих позиций необходимо проанализировать возможные выходы из ситуации и принять решение для дальнейшей эффективной работы.

XYZ

Это наглядный метод требует сбора многих данных о всей продукции. Здесь важен коэффициент вариации, который означает отношение среднего отклонения к среднему арифметическому значению.

По итогам проверки все товары делятся на три категории с отклонением объема продаж в 0-10%, 11-25%, более 25%. Чем ниже процент, тем стабильнее положение товара.

Как провести анализ продаж

Анализ продаж компании требует выполнения ряда последовательных действий. При этом менеджер или другой ответственный за это человек должен знать основы процесса анализа.

Посчитать выручку

Чтобы посчитать выручку за год, можно воспользоваться формулой:

CAGR = (Выручка Tn / Выручка T0)(1/Tn-T0) – 1.

Tn – выручка за последний год периода;

T0 – выручка за первый год;

Tn-T0 – количество лет.

Из полученной информации можно сделать вывод о росте или спаде продаж, сравнив значение с предыдущим годом.

Проанализировать внутренние показатели

К внутренним показателям относят: количество прибыли, рентабельность, динамику роста и спада, различные факторы, побудившие осуществить покупку.

В этот момент стоит проанализировать работу отдела продаж, их рекламную политику и взаимодействие с клиентами. Руководителю необходимо уточнить плюсы и минусы. Один из методов – SWOT-анализ, основанный на выявлении сильных и слабых сторон, новых возможностей и угроз.

Оценить работу руководителя отдела продаж

Руководитель отдела продаж контролирует выполнение плана и работу штатных менеджеров. Он обязан понимать, какие у его отдела сильные и слабые стороны. Эффективность руководителя легко проверить по отношению к каждому сотруднику, наличии системы повышения квалификации, мотивационных бонусов и др.

Оценить выполнение плана 

Чтобы справедливо оценить выполнение плана продаж, можно обратиться к системе KPI. 

Оценить эффективность коммуникации

Здесь все зависит от того, насколько быстро менеджер может связаться с клиентом. Сюда входят встречи, письма, онлайн-контакты, переговоры, телефонные звонки. Руководитель должен следить за активностью менеджера, его качественной связной работой. Важно поощрять персонал личными бонусами. 

Проанализировать воронку продаж

Анализ воронки основывается на входящих звонках, встречах, запланированных и заключенных сделках. Проще всего вести анализ с помощью специальной отслеживающей системы, которая будет фиксировать все звонки и встречи с клиентами. Нужно обращать внимание на конверсию каждого этапа, результаты отдельных сотрудников и всего отдела, их соответствие желаемым показателям.

Проанализировать рабочие инструменты

Одним из рабочих инструментов выступает база клиентов. Необходимо следить за ее своевременным пополнением новыми пользователями и обновленной информацией.

Также необходимо проанализировать, насколько часто меняются стратегии и как они влияют на появление новых клиентов.

Проанализировать клиентов

Применять вышеуказанные инструменты анализа продаж можно и к клиентской базе, разбив ее на категории в зависимости от предпочтений и ценового диапазона приобретаемой продукции.

В этот же этап входит контроль руководителей за поведением менеджеров на встречах с клиентами.

Проанализировать ассортимент

Ассортимент можно проанализировать любым из вышеуказанных методов. Наиболее простым и эффективным остается анализ АВС, поскольку он наглядно показывает разные группы товаров.

Проанализировать стратегию продаж

На основе всех выше собранных данных, можно скорректировать стратегию сбыта продукции для каждой категории товаров отдельно. Стоит обратить внимание на разницу фактических объемов и запланированных. 

Ошибки при анализе

Во время проведения анализа можно допустить ряд ошибок, которые не позволят объективно оценить работу компании. 

Наиболее вероятная проблема – это использование только одного метода при анализе уровня продаж. Этого не будет достаточно, чтобы сделать правильные выводы из ситуации. 

Еще одна ошибка – неправильный выбор временного периода для анализа. Нужно брать маленькие промежутки времени, лучше всего 3-4 месяца, потому что на это время рассчитан один сезон. То же касается и анализа большого количества исходных, в которых можно запутаться и которые дают усредненный результат. 

Неподробный анализ может привести к потере прибыли. Компания проводит анализ эффективности продаж один раз и считает, что этого достаточно, чтобы увидеть картину целиком. Это неправильный подход, так как рынок предложений постоянно пополняется и спрос клиентов подвержен сезонности. Игнорирование регулярного анализа приведет к снижению продуктивности компании. 

Как составить отчет: пример анализа продаж

Для того, чтобы составить отчет, нужно:

1. Собрать данные по всем товарам за текущий и предыдущий периоды.

1. Общую прибыль необходимо разбить по товарным категориям.

1. Сделать выводы из полученных данных. Сперва стоит сравнить показатели с плановыми. Для отчета понадобится сравнение в виде таблицы, которую менеджер предоставляет руководителю отдела.

Заключение

Анализ продаж – это важный этап в работе компании и отдела по продажам. Методы анализа продаж выявляют коммерчески успешные товары и помогают усилить слабые стороны, возникающие при работе. Благодаря увеличению прибыли компания растет, а для этого нужно регулярно анализировать действия компании и совершенствовать стратегию продаж.

Польза отчета менеджера отдела продаж

Отлаженная схема взаимодействия сотрудников компании подобна работе часового механизма, где каждая деталь должна идеально точно выполнять свои функции. Замедлился ритм движения одной шестеренки или ослабла одна из пружинок – возникает сбой системы. Без человека, который будет регулярно осуществлять «подзавод» и следить за состоянием «часов», не обойтись. Вот и на предприятии обязательно нужен руководитель, задача которого – обеспечивать ритмичную и бесперебойную работу компании.

Однако руководить ему приходится не винтиками и гаечками, а реальными людьми, каждый из которых способен показать разные результаты труда. Оценить эти результаты можно, изучив отчеты о проделанной работе. В зависимости от потребностей предприятия такие отчеты составляются менеджерами по продажам ежедневно, еженедельно или ежемесячно. С их помощью можно отследить, чем был занят работник и насколько эффективно ему удалось выполнить свои обязанности.

Чаще всего эта часть функционала вызывает раздражение сотрудников. Многие воспринимают отчеты как бесполезную трату времени и проявление недоверия к себе. Однако отчеты нужны не только руководителю, но и самому сотруднику. Они являются важным элементом анализа деятельности всего предприятия.

Например, качественно составленный отчет поможет работнику самостоятельно увидеть проблемные места и подтолкнет к поиску новых решений. Кроме того, он сможет в дальнейшем не допускать обнаруженных ошибок.

Ознакомившись с докладом, составленным на основе анализа отчетов, руководитель получит представление о качестве выполнения задач в текущий момент времени и о том, что необходимо предпринять для повышения эффективности работы компании.

Внедрение отчетности для менеджеров отдела продаж

Сегодня формы отчетов менеджеров отдела продаж могут быть сформированы максимально быстро и просто.

Ежедневные отчеты чаще всего размещаются в корпоративных чатах. В конце рабочего дня работник фиксирует всего три результата:

• количество привлеченных клиентов;
• количество доведенных до конца сделок;
• реальный доход.

Для передачи информации требуется несколько минут в конце смены. Главное не забывать, что делать это нужно обязательно.

Если ранее такая форма отчетности в отделе отсутствовала, то, возможно, потребуется какое-то время, чтобы все сотрудники привыкли к данному нововведению. Этого можно добиться с помощью регулярных напоминаний о новой обязанности или стимулирования за добросовестное ее выполнение.

В ситуациях, когда менеджер демонстративно игнорирует требования руководителя, следует подойти к решению вопроса более жестко: депремировать или считать неотработанной смену, в конце которой не был предоставлен отчет.

Данные отчета менеджера отдела продаж

Каждый персональный отчет встраивается в схему общего отчета менеджеров отдела продаж. Он показывает ежедневную ситуацию, которую можно оценить с помощью соответствующих индикаторов. Анализу подвергаются данные, являющиеся актуальными для каждой конкретной компании. Это могут быть:

• объемы продаж;
• число привлеченных клиентов;
• количество сформированных заказов;
• количество вновь принятых заказов;
• количество проведенных сделок;
• количество заключенных договоров;
• прибыль;
• средний чек и другое.

Каждый руководитель формирует отчет по своим показателям. На основе их анализа происходит корректировка деятельности отдела, появляется возможность быстрого реагирования на возникающие проблемы.

Также изучаются персональные показатели работников. Высокие результаты оцениваются как повод к изучению позитивного опыта, низкие – как необходимость выяснения причин неуспешности сотрудника.

Для достижения цели работы предприятия нужны высокие показатели выполнения плана. Отчет должен помочь руководителю отдела продаж увидеть все тонкие места и добиться его 100 % выполнения.

10 форм отчета менеджера отдела продаж

1. Финансовые показатели

Самым важным критерием оценки работы предприятия является его рентабельность. В немалой степени на нее влияет показатель финансовой эффективности продаж – сумма, которая была получена от реализации продукции. Рентабельность продаж рассчитывается следующим образом: берется прибыль, делится на полную сумму выручки от продаж и умножается на 100 %.

Кроме этого показателя, для оценки рентабельности проводится следующий анализ:

• Доходность капитала – коэффициент прибыли, полученной в результате инвестиций.
• Эффективность активов – чистая прибыль, деленная на оборотные фонды и умноженная на 100 %.
• Валовая прибыль – разница между выручкой от продаж и себестоимостью продукции.
• Чистая прибыль – разность общей выручки и себестоимости с учетом налоговых выплат.

Кроме того, при составлении отчета о финансовой эффективности анализируются издержки на обслуживание одного клиента и другие факторы, влияющие на скорость и качество продаж.

2. План оплат на неделю

Для того чтобы упорядочить денежные потоки, необходимо регулярно вести календарный график платежей. Он составляется на определенный период времени (чаще всего на месяц) и учитывает прием первичных документов на оплату и уже совершенные сделки.

Может быть выбран и другой отрезок времени. План оплат, например, формируется на неделю и прогнозируется заранее. Чаще всего работа по его составлению начинается в последний день отчетного периода, когда уже известны результаты за прошедшие пять дней и есть возможность учесть эти показатели для постановки задач на будущее. Исходная информация представлена в личных отчетах менеджеров и общем отчете отдела продаж. Форма отчета и набор данных для анализа зависит от целей и задач конкретной компании.

3. Факт оплат на сегодня

Этот небольшой ежедневный отчет содержит следующую информацию:

• наименование продукта;
• сумма платежа;
• дата;
• статус оплаты;
• ссылка на клиента.

В связи с тем, что в течение дня статус оплаты может меняться, запрашиваться такая информация может несколько раз в день. Это помогает прояснить общую ситуацию и стимулирует работу продавцов.

4. План оплат на завтра

Это план уточнения деталей прогноза на рабочую неделю. Он облегчает процесс ежедневного контроля и включает следующие пункты:

• наименование продукта;
• данные клиента;
• сумма и статус оплаты;
• ссылка на клиента.

Формируется он по завершении рабочего дня и служит основой для анализа и корректировки плана на неделю и разработки дальнейшей стратегии деятельности менеджера по продажам.

5. Сводная таблица показателей по отделу

Данная форма отчета менеджера отдела продаж формируется на основе индивидуальных показателей выполнения плана. Это может быть электронная таблица, расположенная на экране монитора или специальной доске для записей. Главный критерий оформления – возможность быстро вносить изменения. Основные разделы обычно представлены следующими пунктами:

• персональные данные менеджера;
• % выполнения плана на текущую дату;
• фактическое выполнение;
• осталось выполнить;
• количество дней в месяце;
• дней прошло;
• дней осталось и т. д.

Таблица показателей по отделу позволяет каждому сотруднику сравнить эффективность своей деятельности с результатами других менеджеров. Это является очевидным стимулом для дополнительных усилий, направленных на улучшение личных показателей.

6. Pipeline (пайплайн)

Пайплайн – относительно новое понятие в лексиконе российских компаний. Это состояние сделок сотрудника в данный момент времени и прогноз их развития. Каждый менеджер по продажам ведет одновременно несколько клиентов. Какие-то сделки находятся на начальных стадиях, а какие-то близки к своему завершению. Обобщенный прогноз работы с клиентами и называется пайплайном.

С помощью пайплайна можно сделать главный вывод – насколько вероятно довести сделку до завершения.

Степень вероятности зависит от того, на какой стадии она находится. Так, на этапе отправки коммерческого предложения эта вероятность составляет 50 %, после отправки договора клиенту возрастает до 70 %, а после его подписания – до 90 %. Самая высокая вероятность возникает в момент выставления счета, но и здесь следует учитывать возможность появления у клиента возможных поводов для отказа от сделки в пределах тех же 10 %.

Михаил Дашкиев о Сергее Азимове

Основные принципы пайплайна:

• Регулярный мониторинг состояния портфеля продажника.
• Оптимальное наполнение пайплайна новыми задачами по мере выполнения старых.
• Координация работы менеджеров с учетом возможностей контроля среднего чека.
• Сочетание работы менеджера по продажам и маркетинговой политики компании как основа получения дохода от продаж.

Для того чтобы достичь хорошего результата продаж, все мероприятия необходимо проводить в комплексе.

7. Коммуникационные показатели

Это показатели, которые существенно влияют на объемы продаж. К ним в первую очередь относится эффективность рекламы, ведь от величины охвата потенциальных клиентов рекламой напрямую зависят объемы продаж.

Во-вторых, это уровень личных продаж. Не секрет, что решение о покупке клиент часто принимает под воздействием индивидуальных качеств продавца: уровня компетентности, наличия навыков ведения переговоров, умения убеждать.

Третий показатель – грамотно выстроенный PR. Он должен обеспечить основу для эффективного сотрудничества с разными группами клиентов, создать атмосферу доверия и взаимопонимания между покупателями и продавцами.

Оценку эффективности коммуникационных показателей необходимо проводить регулярно. Это не только позволит найти наиболее оптимальные способы взаимодействия с потребительской аудиторией, но может существенно повлиять на объемы продаж.

8. Качество обработки базы

Важнейшим компонентом деятельности любой компании является состояние базы данных. В условиях современного производства все необходимые материалы систематизированы и хранятся на электронных носителях. Это позволяет в кратчайшие сроки отыскать любую необходимую в данный момент времени информацию.

Важнейшими требованиями к качеству обработки базы являются высокая скорость выполнения поставленных задач и их упорядоченность. Эти параметры часто обозначают термином «функциональная пригодность».

Общие рекомендации в данном случае сформулировать не получится. Небольшие компании способны обойтись готовыми программами для учета продаж, а фирмам, осуществляющим масштабные проекты, нередко приходится заказывать индивидуальные программы, которые будут учитывать все особенности крупного предприятия.

Базы данных помогают систематизировать работу с разными категориями покупателей. Большую часть прибыли приносят компании постоянные клиенты, поэтому они всегда находятся в поле зрения менеджеров по продажам. Программа напоминает о том, что им в первую очередь нужно донести информацию о новом предложении, напомнить о возможности совершить покупку.

Эпизодические клиенты также находятся под постоянным контролем продавцов, которые стимулируют их действия бонусами и скидками. Все случайные потребители также попадают в базу, а значит, главная цель менеджера по продажам – предпринять все усилия для того, чтобы перевести их сначала в разряд эпизодических, а затем и постоянных покупателей.

База данных необходима также для анализа движения товаров, роста рентабельности и т. д. От качества баз зависит скорость анализа и принятия решений.

9. Данные по продажам

Для того чтобы провести качественный анализ продаж, необходимо заложить в его основу множество различных параметров. Перечислим некоторые из них:

• товарные группы;
• ценовые сегменты;
• динамика цен;
• дистрибьюция;
• уровень среднего чека;
• спрос на отсутствующие товары и т. д.

Выявить наиболее востребованные продукты и малорентабельные товары можно, обобщив данные не только по общему количеству продаж, но и по каждой товарной группе в отдельности. Это позволяет увеличить предложение одних товаров и уменьшить или свести к нулю предложение других.

Полезно также быть в курсе данных об уровнях продаж конкурентов. Это способствует определению проблемных мест в деятельности собственной компании и позволяет принять меры для их устранения.

10. Отчет менеджера продаж на собраниях и совещаниях

Система отчетности компании может также предусматривать контроль менеджеров в процессе проведения собраний и совещаний. Это способствует повышению результатов каждого работника и всего отдела.

Совещания могут проводиться в разном формате и для разного количества участников.

В начале недели целесообразно организовывать большое совещание, на котором необходимо проанализировать итоги прошедшей недели и спланировать работу на предстоящую, оперативно разобрать возникшие проблемы и показать пути их решения.

В остальные дни хороший эффект имеют короткие утренние совещания, где уточняются задачи на текущий день, фиксируются вчерашние показатели.

Мини-совещания (летучки) проводятся в течение дня по реперным точкам. Это работа с конкретными группами сотрудников или отдельными менеджерами.

В целях повышения оперативности передачи данных к системе отчетности можно подключить мессенджеры. Они не только обеспечивают быструю связь, но и дисциплинируют сотрудников.

От того, насколько ответственно будут подходить к отчетам менеджеры отдела продаж, зависит достоверность общей картины результатов работы предприятия, а это важнейший параметр для его будущего развития. Поэтому данный процесс требует от руководителя серьезного контроля и постоянного внимания.