Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-отказа .docСкачать образец письма-отказа от сотрудничества .docСкачать образец письма-отказа от участия в мероприятии .docСкачать образец письма-отказа от предложения о работе .doc
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Содержание
- – Как отказаться от участия в мероприятии?
- – Как вежливо отказаться от приглашения?
- – Как тактично отказать в сотрудничестве?
- – Как грамотно отказаться от услуг?
- – Как вежливо отказать пример?
- – Как вежливо отказаться от корпоратива?
- – Как правильно отказать человеку чтобы не обидеть?
- – Как правильно отказаться от приглашения на собеседование?
- – Как правильно отказать парню?
- – Как правильно отказаться от работы в письме?
- – Как правильно отказаться от предложения по работе?
- – Как правильно написать письмо извещение?
- – Как грамотно отказаться от услуг репетитора?
- – Как вежливо отказать продавцу?
- – Как написать отказ об оказании услуг?
Как отказаться от участия в мероприятии?
Если пишите письмо-отказ от участия в мероприятии, надо поблагодарить за приглашение и объяснить причины, по которым не сможете участвовать. Тоже и с письмом о сотрудничестве: поблагодарите адресата, объясните ваш отказ и выразите сожаление, что в настоящий момент сотрудничество невозможно.
Как вежливо отказаться от приглашения?
Если вы получили приглашение на формальное мероприятие, можно просто сказать: «Мне очень жаль, но я не смогу прийти». Этого будет достаточно. Если человек настаивает, чтобы вы объяснили причину отказа, а вы не хотите этого делать, скажите: «Извини, я не смогу прийти по личным причинам».
Как тактично отказать в сотрудничестве?
В качестве образца отказа от коммерческого предложения можно использовать такие фразы: «Вы предложили интересное решение, но на данном этапе возможности бюджета не позволяют нам реализовать такой проект»; «Мы не можем продолжить сотрудничество с Вами, так как в настоящий момент…»; «Мы вынуждены отказаться, поскольку…».
Как грамотно отказаться от услуг?
- Всегда проявляйте вежливость и твердость. …
- Не затягивайте с отказом. …
- Если у вас есть причины отказа, которые можно озвучить — скажите о них. …
- Если можете кого-то порекомендовать взамен, обязательно сделайте это. …
- Всегда дайте себе 12 часов на обдумывание отказа.
Как вежливо отказать пример?
- Пример «отзеркаливающих» формулировок для отказа в беседе
- Вы: «К сожалению, после обеда я не смогу помочь тебе с отчетом».
- Коллега: «Мне нужно сделать его сегодня».
- Вы: «Да, я знаю, что тебе нужно сдать отчет сегодня, но у меня не будет времени помочь тебе».
- Коллега: «Но сегодня — последний день сдачи отчетов».
Как вежливо отказаться от корпоратива?
Как отказаться от корпоратива и не испортить отношения с коллегами и руководством
- Постарайтесь не использовать банальные причины. …
- По возможности — говорите правду. …
- Предупреждайте заранее. …
- Сообщайте об отказе в позитивном ключе. …
- Обеспечьте свое частичное присутствие.
Как правильно отказать человеку чтобы не обидеть?
Говорите «нет» правильно. 10 способов отказать человеку, не обидев его
- Объясните причину Никогда не отказывайте близким без объяснения причин. …
- Сделайте комплимент Статья по теме …
- Найдите другое решение …
- Помогите в другом …
- Похвалите идею …
- Предложите свой вариант …
- Задайте вопрос …
- Пошутите
7 февр. 2019 г.
Как правильно отказаться от приглашения на собеседование?
Напишите письмо рекрутеру, что вы не придете на собеседование из-за новых обстоятельств. Совет: Позвоните и объясните, что вы больше не нуждаетесь в работе, или вы приняли предложение другой компании. Поблагодарите их за потраченное время и внимание, и пожелайте им хорошего дня.
Как правильно отказать парню?
Попробуй сделать так:
- Похвали его и его старания, скажи, что тебе приятно (даже если тебе очень-очень неприятно).
- Объясни, почему вы не можете быть вместе: твое сердце занято, он не твой типаж или что-то в этом духе – главное не ори «Господи, да ты в зеркало себя видел?!»
20 июл. 2017 г.
Как правильно отказаться от работы в письме?
Как написать письмо-отказ от предложения
- Шаг 1: Выразите свою благодарность
- Например: «Большое спасибо за предложение о работе на позицию менеджера по маркетингу. …
- Шаг 2: Кратко объясните причину
- Например: …
- Шаг 3: Оставайтесь на связи
- Например: …
- Действуйте без промедления …
- Будьте вежливы
19 февр. 2017 г.
Как правильно отказаться от предложения по работе?
Как вежливо отклонить предложение о работе
- Отказаться от работы — это нормально Оставьте предубеждения: в системе «работодатель-претендент» обе стороны равноправны. …
- Уведомите о решении, не откладывая …
- Назовите причины …
- Искренне поблагодарите
Как правильно написать письмо извещение?
Структура письма-извещения
- «Шапка». …
- Название письма. …
- Текст письма, начинающийся с одной из следующих фраз: «Сообщаю Вам/Извещаю Вас/В ответ на Ваше письмо от… …
- Дополнительная информация — если необходимо (дата и время встречи, дресс-код, вступительный взнос, повестка и так далее).
- Список приложений, если есть.
Как грамотно отказаться от услуг репетитора?
Если вы приняли решение о прекращении сотрудничества, сложнее всего придумать, как отказаться от репетитора.
…
Делать это нужно, соблюдая правило трех «не»:
- не оправдывайтесь;
- не заискивайте;
- необязательно вообще озвучивать причину — это вопрос личного выбора.
20 февр. 2021 г.
Как вежливо отказать продавцу?
Итак, учимся отказывать вежливо.
- Не торопитесь с ответом. …
- Отказывайте только после того как найдете в себе силы и внутреннюю решимость.
- Отказывайте твёрдо, но не жестко. …
- Аргументируйте свой отказ. …
- Сделайте мини-комплимент: «Мне приятно, что ты обратился ко мне за помощью». …
- Подскажите свой выход из ситуации.
Как написать отказ об оказании услуг?
обозначьте волеизъявление на расторжение сделки, например, в такой форме: «Прошу расторгнуть договор в связи с ненадобностью оказания услуг»; обозначьте возможные последствия для сторон; поставьте дату и подпись.
Интересные материалы:
Как оттереть масляную краску?
Как оттереть нагар с утюга?
Как оттереть парафин?
Как оттереть пластилин от ковра?
Как оттереть ручку с сумки?
Как оттереть ручку с ткани?
Как оттереть следы от скотча с дерева?
Как оттереть следы от скотча с мебели?
Как оттереть супер клей с рук?
Как оттереть воск от джинсов?
Отказ от обработки персональных данных — это документ, который составляют, когда человек не разрешает предоставлять кому-либо информацию личного характера. Если согласие уже предоставлено, то вы вправе написать заявление на его отзыв в любое время.
Что относится к персональным данным
Это понятие достаточно обширное. Федеральный закон № 152 от 27.07.2006 определяет его как любые индивидуальные сведения, прямо или косвенно относящиеся к человеку, позволяющие установить его личность (п. 1 ст. 3). Всего списка персональных сведений закон не предоставляет. Чтобы определить принадлежность конкретных сведений к этой категории, в каждом случае требуется анализировать, есть ли возможность при помощи этих данных определить личность физического лица. Если да, то их относят к персональным данным.
В первую очередь это касается:
- фамилии, имени и отчества;
- данных из удостоверения личности;
- СНИЛС, ИНН;
- даты и места рождения;
- адреса регистрации;
- сведений о заработной плате;
- контактных данных (номера телефона, e-mail) и др.
В законе указаны некоторые категории личных сведений. К первой категории относятся общедоступные данные — это те, на обработку которых дано согласие человека. Доступ к ним есть в справочниках, адресных книгах: ФИО, адрес, телефонный номер, профессия (ст. 8 ФЗ № 152). Вторая категория — специальные. К ним относятся национальность, религия, состояние здоровья, интимная жизнь, политические взгляды и т. д. (ст. 10 ФЗ № 152). Еще одна категория — биометрические — отпечатки пальцев, фото и видео с изображением лица, аудиозаписи голоса человека (ст. 11 ФЗ № 152) и др. К иным относят все остальное: о работе, стаже, семейном положении, интересах и др.
Куда нужно предоставлять персональные данные
В современном мире предоставлять разрешение на обработку персональных данных требуют при обращении в большинство учреждений, например:
- в поликлинику;
- финансовые учреждения;
- в салоны сотовой связи;
- работодателю при трудоустройстве;
- в детсад, школу;
- при регистрации в интернет-порталах и др.
При запросе любого учреждения на обработку конфиденциальной информации личного характера человек принимает решение и дает согласие добровольно и по собственному интересу (п. 1 ст. 9 ФЗ № 152).
Можно ли отказаться предоставлять персональные данные
Любой человек, не желающий предоставлять подробности индивидуальных сведений в сторонние организации, вправе написать заявление на отказ от их обработки. Если такое разрешение уже дано, а позже человек передумал, то он вправе отозвать его в любое время. Такую возможность предусматривает п. 2 ст. 9 ФЗ № 152.
После получения отзыва оператор обязан прекратить обработку личных сведений и уничтожить их не позже чем через 30 дней (п. 5 ст. 21 ФЗ № 152).
Необходимо подать оператору заявления на отказ от ОПД, если, по вашему мнению, их используют незаконно, передают третьим лицам, эти действия ущемляют ваши интересы и др. Но закон не предусматривает требование при подаче заявления обязательно объяснить причины отказа на обработку данных.
Только следует понимать, что без предоставления определенных документов не получится получить некоторые услуги — например, в образовательных организациях, в медицинских учреждениях (это не касается экстренной помощи) и др.
Что касается трудоустройства, то без определенных документов оформиться не получится (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Но требовать от претендента на вакансию другие документы незаконно (ч. 3 ст. 65 ТК РФ). В таком случае предоставить работодателю разрешение необходимо с указанием конкретных документов и целей, на обработку которых вы согласны. С этого момента ответственность за их сохранность ложится на работодателя. При расторжении трудового договора работник вправе написать заявление и отозвать согласие.
Как написать отказ
Единого стандарта для написания заявления об отказе персональных данных в законе не установлено. Это означает, что составлять заявление на отказ вы вправе в произвольном виде. Подойдет обычный лист А5 или А4 или официальный бланк, если такая возможность предусмотрена в организации.
При написании заявления ориентируйтесь на общепринятую структуру по правилам делопроизводства:
- в правом верхнем углу пишут кому (фамилия и инициалы, должность главы компании или физлица, наименование фирмы) и от кого (фамилия, инициалы и паспортные данные заявителя);
- по центру пишут наименование документа: «Отказ от предоставления персональных данных»;
- в основной части — четко формулируете желание отказаться от предоставления оператору конфиденциальной информации;
- отметьте, что вам разъяснили последствия (если это сделано), и уточните о возможности обжаловать это в суде;
- дата и подпись заявителя.
Составляют заявление на запрет обработки личных данных в двух экземплярах: один для оператора, другой остается у гражданина (предварительно зарегистрируйте у секретаря).
Образец отказа от предоставления персональных данных
Вот как выглядит образец заявления для работодателя при трудоустройстве:
А это образец заявления на отзыв выданного ранее согласия на обработку личных сведений при увольнении:
С отказами в деловой и личной жизни сталкивался каждый. И каждый по собственному опыту знает, как сильно может повлиять слово “нет” на человека, которому оно адресовано. Обычные последствия в этом случае – охлаждение отношений и разрыв деловых связей. Но даже если разговор прошел корректно, все равно остается осадок. Что нужно знать, чтобы сгладить такие последствия и сохранить поле для дальнейшего сотрудничества?
Отказ всегда обусловлен несовпадением интересов: одна сторона хочет что-то получить или предлагает что-то сделать, а другая не поддерживает это. Как у просьбы, так и у отказа есть свои причины. И чем меньше собеседник понимает их, тем выше вероятность того, что общение пойдет по негативному сценарию и закончится на слишком эмоциональной ноте.
Но сохранить взаимопонимание и дружественные отношения сторон после того, как произнесено слово “нет”, разумеется, можно. Как же отказывать другим, работать с чужими отказами и достойно выходить из сложившегося положения?
Как отказывать другим?
Отказ может возникнуть в любом виде делового общения: в разговоре с подчиненным, коллегой, начальником или клиентом, в процессе переговоров с партнером или представителем вышестоящей организации. И здесь у каждого имеется свой арсенал средств – от категоричного “исключено” и туманного “надо подумать” до техник делового общения, позволяющих сохранить позитивный фон диалога.
Приведем несколько распространенных видов отказа, которые применяются в разных ситуациях и в отношении разных групп собеседников.
|
Вид отказа |
Характерная черта |
Пример |
Ситуация, где используется отказ |
Комментарий |
|
Категоричный отказ |
Не предполагает объяснения причины и какого-либо возражения |
“Нет, это невозможно”, “Денег нет”, “Исключено” |
Чаще всего используется руководителем в разговоре с подчиненными |
Не способствует укреплению взаимопонимания в коллективе и налаживанию обратной связи с подчиненными. Злоупотреблять такими отказами не стоит |
|
Обоснованный отказ |
Не предполагает возражений, но содержит объяснение причины отрицательного решения |
“Не получится, потому что у нас сейчас нет на это финансирования” |
Используется в отношении подчиненных, коллег, начальников и деловых партнеров |
Объяснение причин делает ответ убедительным не только с точки зрения эмоций, но и с точки зрения логики. Это одно из требований делового этикета и необходимое условие сохранения хороших отношений |
|
Отложенный отказ |
Не содержит четкого ответа, но оставляет шансы на положительное решение |
“Прежде чем дать ответ, я должен обсудить ситуацию с директором (учредителем)”, “Позвоните через два месяца” |
Используется в разговоре с коллегами, партнерами, внешним окружением, в ситуациях, когда не выработано единое решение |
С одной стороны, отсрочка дает время для принятия взвешенного решения. С другой – отсутствие четкого ответа и реального намерения решать вопрос становится завуалированным отказом и дает ложную надежду собеседнику, что выходит за рамки деловой этики |
|
Дипломатичный отказ |
Содержит приглашение к дальнейшим переговорам, повышает шансы на положительное решение |
“У нас сейчас нет на это денег, но мы заинтересованы в вашем предложении. Оставьте заявку, мы рассмотрим ее в конце года” |
Используется в отношении партнеров, клиентов, представителей вышестоящих организаций, реже – в отношении коллег и подчиненных |
Предполагает не столько отказ, сколько поиск взаимоприемлемого решения. При этом в переговорном процессе налаживается обратная связь и повышается значимость обоих сторон |
|
Отказ-компромисс |
Содержит частичное согласие с предложением или требованием |
“До конца лета мы сможем провести только одно мероприятие, а второе перенесем на зиму” |
Используется при контактах “по горизонтали” или с вышестоящими органами, реже – с подчиненными |
Тактический ход, позволяющий сторонам отстоять то, что им важно, и пойти на уступки в менее существенном. Здесь обе стороны одновременно получают и отказ, и согласие |
|
Альтернативное предложение |
Отказ сопровождается бонусом, представляющим для собеседника ценность |
“К сожалению, финансирование проектов уже распределено. Но вы можете подать заявку на получение гранта” |
Используется при контактах со всеми группами, но требует от отказывающей стороны понимания интересов собеседника |
Сглаживает негативную реакцию, вызванную отказом, и сохраняет позитивный контекст беседы. Приносит пользу (приятный бонус, хорошую новость) стороне, которой отказывают |
Как видим, отказы отличаются друг от друга двумя характеристиками: степенью жесткости формулировок и степенью готовности к компромиссу. Чем выше и значимее статус собеседника, тем чаще используются гибкие тактики и мягкие формы отрицательного ответа.
Как “упаковать” отказ?
От степени жесткости формулировок во многом зависят эмоции и реакция человека, вызванные отказом. Чем вежливее и мягче подан отрицательный ответ, тем спокойнее будет отношение к нему собеседника, а значит, разговор получится продолжить в рациональном русле. И наоборот: категоричность ответа и резкий тон настроят человека негативно, подведут к грани конфликта либо вынудят скрыто сопротивляться (так бывает, например, с подчиненными).
Сформулировать правильный отказ, “упаковав” его в нужную форму, помогут следующие приемы.
Смягчайте ответ вежливыми оборотами и выражениями. Это самый простой способ сгладить негативное впечатление, предусмотренный деловым этикетом. Фразы “К сожалению, я не могу”, “Я бы с удовольствием, но…” звучат намного нейтральнее и уважительнее, чем “Нельзя” и “Не положено”.
Обеспечьте психологическую и эмоциональную поддержку. В этом особенно нуждаются клиенты, сталкивающиеся с отказами. Если применять такие формулировки, как “Я вас понимаю”, “Мне жаль, что так получилось”, ответ не покажется жестким, а человек, давший его, – черствым.
Объясните причины решения. Аргументировать свой отказ – признак соблюдения делового этикета. Если собеседник понимает, что за отрицательным ответом стоят веские обстоятельства, которые сложно игнорировать (особенно если на решение влияет третья сторона), то принять отказ, сохранить добрые отношения становится проще.
Используйте “принцип сэндвича”. Он заключается в том, чтобы поместить отрицательный ответ внутрь приятной “упаковки”. То есть начать и закончить ответ надо двумя позитивными высказываниями, которые смягчат негативный эффект от основной мысли. Например: “Спасибо за то, что вы обратились в нашу организацию. Это очень приятно. К сожалению, ваш проект не совсем отвечает нашим требованиям. Но давайте сохраним контакты друг друга и продолжим сотрудничество в будущем”.
Превращайте минус в плюс. Как и предыдущий прием, относится к “высшему пилотажу” в переговорах. Его суть – полностью избегать слова “нет” и любых глаголов с частицей “не”. В этом искусстве особенно преуспели японцы, которые даже на вопрос “Хотите чая?” вместо “Нет, спасибо” отвечают фразой “Мне и так прекрасно”. В деловых реалиях прием используется, например, следующим образом: на просьбу дать денег взаймы (выделить дополнительное финансирование) можно отреагировать фразой “Я бы с удовольствием дал, если бы были”.
Как принимать отказ?
Принимать отказы, конечно, сложнее, чем отказывать самим. Поэтому здесь тоже нужны мастерство и позитивный настрой, позволяющие достойно выйти из сложившейся ситуации и сохранить дружественные отношения. Чтобы за отказом не последовал спор, в котором каждая из сторон, не слушая друг друга, пытается доказать свою правоту, важно придерживаться двух правил.
1. Общайтесь в форме диалога, а не двух встречных монологов. Только так можно прояснить позицию собеседника и понять, чем вызван отказ. Чем больше подробностей вы узнаете о причине отрицательного ответа, тем больше получите шансов его обойти. Например, под фразой “Денег нет” вышестоящий руководитель может понимать не тотальное отсутствие финансирования на месяцы вперед, а недостаточную проработку идеи, которой требуется финансирование. Если же оформить ее в соответствии с правилами и придать актуальности, деньги найдутся (пусть даже и из другого источника), а вышестоящий руководитель в этом поможет.
Кстати, здесь не надо недооценивать силу вопроса “Почему?”. Многих так обескураживает отказ, что они и не пытаются продолжить разговор. В то же время вовремя озвученное “Почему?” способно открыть много новых возможностей и сделать отказ всего лишь проходной ступенью на пути к наилучшему решению.
2. Посмотрите на ситуацию глазами собеседника, давшего отказ, а не убеждайте его в том, что он не прав. Благодаря этому вы не только лучше поймете причины отказа, но и выстроите убедительную встречную аргументацию.
Свои доводы тоже надо приводить, исходя из пользы и выгоды положительного решения для собеседника, – это поможет сместить его точку зрения с отказа к согласию. Например, в разговоре с учредителем целесообразно сделать акцент на достижении его интересов: “Да, поездка действительно дорогостоящая. Но если мы будем участвовать в этом фестивале, мы заявим о себе на российском уровне и сможем достойно представить нашу область”.
* * *
Вне зависимости от того, с какой “стороны” отказа вы находитесь, уважительное отношение к собеседнику и внимание к его интересам станут главными факторами, позволяющими смягчить эффект отрицательного ответа и прийти к приемлемому решению. Отказывает, конечно, один, но усилия по сохранению позитивного поля делового общения должны приложить оба собеседника.
Слово “нет” означает не конец общения, а начало конструктивного диалога. В большинстве случаев с полученным отказом можно продолжить работать.
Источник: КонсультантПлюс
Письма-отказы — это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными.
Сложности с подготовкой писем-отказов возникают когда:
- нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин;
- неприятно отвечать отказом;
- важно сохранить расположение и лояльность адресата.
Как же написать письмо-отказ вежливо и корректно, чтобы не мучали угрызения совести, а адресат не вычеркнул вас из своей памяти навсегда?
Во-первых, займите позицию, отказывая кому-то, что «нет» — это лишь часть конструктивного диалога деловых людей. Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать. Таким образом, отказ — это обычная практика делового мира, с которой нужно научиться работать грамотно.
Во-вторых, отказывайте грамотно. Грамотный отказ — это корректный отказ. Покажите, что Вы уважаете и с пониманием относитесь к позиции адресата, но, как говорится, своя рубаха ближе к телу.
В этой статье вы узнаете 9 секретов, как написать корректный отказ.
Итак, манера письма-отказа — уклончивая, чтобы не обидеть адресата. Сначала Вы аргументируете отказ, чтобы читающий понял ход Ваших мыслей, а в конце сообщаете о принятом решении.
Но давайте по порядку. Чтобы отказ для адресата звучал максимально корректно следует придерживаться такой схемы написания отказа:
1. Начните письмо с персонального обращения к адресату.
«Здравствуйте, уважаемый Иван Степанович!»
«Уважаемая Мария Сергеевна!»
2. Поблагодарите адресата за отклик на Ваше предложение:
«Мы признательны за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!»
«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»
«Благодарим за присланное в наш адрес резюме»
3. Задайте контекст. Это должен быть нейтральный комментарий, в котором следует проинформировать о теме письма. В этой части не должно быть и намека на окончательный ответ.
«Сообщаем Вам о решении экспертной комиссии по поводу Вашей заявки на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения…»
Благодарность и контекст письма можно объединить в один блок:
«Благодарим Вас за присланную заявку на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения и сообщаем о решении экспертной комиссии…»
4. Покажите адресату, что Вы прочли то, на что отказываете. В письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова. Нет ничего обиднее, чем типовой отказ всем участникам рассылки. Многие прекращают откликаться на предложения, когда чувствуют, что их проект (резюме, предложение) даже не открывали. Даже если это рассылка, следите за словами, а то рискуете потерять потенциальных партнеров.
«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».
«Мы внимательно изучили Ваш проект по…».
«Комиссия внимательно изучила представленные Вами данные и результаты опросов».
5. Выразите понимание и сочувствие.
«Мы понимаем, как важно для Вас участие в данном проекте».
«Мы разделяем Вашу заинтересованность результатами…»
«Члены комиссии разделяют Вашу озабоченность тем, что…»
6. Сделайте комплимент адресату, отметьте достоинства предложения, что Вам понравилось — это позволит адресату сохранить лицо.
«Организация дистанционного обучения позволила бы заметно улучшить ситуацию».
«Увлеченность и быстрая обучаемость – очень ценные качества для сотрудника».
«Ваш опыт и знания заслуживают внимания».
7. А теперь самое время сказать «…, но…». Аргументируйте свой отказ, ссылаясь на объективные обстоятельства. Изложите причины в позитивной или нейтральной форме. Объяснение не должно выглядеть как извинение. Постарайтесь подобрать наиболее убедительные для получателя аргументы.
«Однако в настоящее время из-за отсутствия технической инфраструктуры доступ к Интернет в регионах имеют менее 1% жителей. В планы государственных структур входит статья для выделения средств на развитие инфраструктуры только в следующем году».
«Однако в данный момент нам требуется квалифицированный и опытный специалист по ремонту автомобилей данной марки. Расширение штата дирекция компании планирует только в следующем году».
8. Отказывайте красиво: «… ты для меня слишком хорош».
«В отсутствии технической возможности выхода в Интернет выделение гранта для организации дистанционного обучения представляется несколько преждевременным — запуск проекта без необходимой технической базы мог бы только дискредитировать хорошую идею»
«Открытие вакансии помощника нам видится на данный момент нецелесообразным из-за отсутствия квалифицированного мастера, который мог бы передавать знания коллегам».
Письмо-отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:
«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».
9. Предложите альтернативу адресату. Отнеситесь к нему с пониманием. Оставьте адресату надежду на будущее сотрудничество, ведь он потенциально может представлять для Вас интерес в будущем.
«Мы сожалеем, что на данном этапе не смогли содействовать реализации Ваших планов в регионах. Возможно, в следующем году ситуация с обеспечением Интернет будет более благоприятна, и тогда эти планы будут реализованы, — предлагаем Вам направить их на рассмотрение в ….
«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».
«В случае если обстоятельства в ближайшее время изменятся, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей заявки».
Многие специалисты кадровой службы не отвечают на высланные резюме, ссылаясь на нехватку времени. Тем не менее, это не очень вежливо, ведь люди, отправившие резюме, ждут результатов, надеются и хотят знать о судьбе вакансии, которая им приглянулась. Как вариант, используют универсальное письмо-отказ.
Предлагаем рассмотреть универсальное письмо-отказ на резюме:
«Мы тщательно ознакомились с Вашим резюме, но вынуждены отказать. Ваша кандидатура не отвечает некоторым требованиям, которые предъявляются к претендентам на данную вакансию. Благодарим Вас за внимание к нашей компании и желаем удачи».
Предлагаем это же универсальное письмо трансформировать, используя 9 секретов:
«Добрый день, Сергей!
Благодарим за присланное резюме и сообщаем результаты конкурса на вакантную должность Х в ХХХ компании. Кадровая служба компании тщательно изучила Ваше резюме. Мы понимаем, как важно для Вас выиграть конкурс и получить эту вакансию. Действительно, Ваши опыт и знания заслуживают внимания. К сожалению, в данный момент позитивное решение принято в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач. Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий.
С уважением,…»
Письма-отказы, написанные с использованием предложенных девяти секретов, помогут автору (компании-отправителю) создать имидж грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника.
mental-skills.ru
