Как составить ответ на служебное письмо

Любая бизнес-деятельность нуждается в грамотно организованном документообороте. Он позволяет выстроить действенную систему коммуникации как между членами коллектива (то есть, по горизонтали), так и между вышестоящими и нижестоящими должностями (то есть, по вертикали). Для этого используются служебные записки. Персонал фирмы должен быть ознакомлен с локальными правилами оформления этих бумаг.

Общая информация о назначении служебной записки

Под служебной запиской понимается наиболее распространенный элемент внутренней коммуникации в компании. Подобные бумаги могут передаваться как горизонтальным, так и вертикальным путем. Основной целью служебной записки является информирование адресата о каком-либо факте хозяйственной жизни. Подразумевается оповещение вышестоящего управленца о совершенном правонарушении коллеги составителя или непосредственного подчиненного. Также нередко посредством рассматриваемой бумаги субъекты документируют деловую информацию и факт ее передачи другому лицу.

Следовательно, оформить записку вправе любой трудоустроенный субъект, включая самого нанимателя. Бумага, как и прочая внутренняя документация, может проходить регистрацию в соответствующем журнале, после чего направляться непосредственно адресату. Однако, такая регистрация не является законодательно необходимой.

За образцом документа уместно обращаться в кадровое подразделение компании. Впрочем, его отсутствие не является проблемой. Записка составляется довольно просто, ведь ее форма не регламентирована. Так, компания вправе закрепить общие правила составления такой документации в локальном нормативе. Обязательными элементами записки остаются:

• наименование адресата. Важно отметить, что орфографические и фактические ошибки не допускаются. Необходимо указать ФИО и должность субъекта, которому адресуется записка, грамотно. Ту же информацию следует прописать и о составителе;
• основной текст, где будет детально, но лаконично изложена проблема, из-за наличия которой составляется документ;
• виза записки. Если документ составляется на компьютере, подпись, тем не менее, должна ставиться от руки. Впрочем, практика демонстрирует, что также допускается вариант применения электронной подписи.

Общая информация об ответе на служебную записку

В первую очередь необходимо отметить, что не каждая служебная записка предполагает обязательный ответ на нее. Зачастую, потребность в нем фиксируется в самом документе, либо основной текст бумаги составляется таким образом, что адресат вынужден составить ответное письмо с целью разрешения какого-либо вопроса.

Передача ответа является одним из этапов коммуникации между персоналом.

Период ответа законодательно не регулируется. Практика демонстрирует, что зачастую, он подается не позднее 10 дней после поступления обращения. Также субъект при подаче служебной записки вправе указать в тексте документа желаемую дату получения.

В условиях, когда ответ требуется срочно, он может быть предоставлен буквально в день обращения. Однако, зачастую проходит около 3-х рабочих смен.

Оформление ответа на служебную записку уместно только тем субъектом, который является адресатом изначального обращения. Он должен изложить собственное видение ситуации.

Принцип оформления ответа идентичен принципу оформления самой служебной записки. Подразумевается отсутствие литературных и эмоциональных высказываний, грубой и некорректной речи, жаргонных выражений и прочего.

Порядок составления ответа на служебную записку

Как и в случае с запиской, ответ на подобный документ должен составляться в свободном формате. Впрочем, нередко компании прописывают форму в локальном нормативе. Если образец не закреплен, то уместно полагаться на общие требования составления официальной документации.

Так, порядок оформления ответа на служебную записку включает в себя следующие шаги:

1. Формирование шапки бумаги. В ней следует указать общие сведения об адресате и составителе − прописать ФИО и должности. Также в шапке делается ссылка на первоначальный документ, обозначается его номер и дата подачи. Помимо прочего, кратко обрисовывается проблема, которая стала основанием для составления первого обращения к должностному лицу.
2. После этого следует основной текст бумаги. В нем должен содержаться алгоритм решения конкретных вопросов, ввиду которых была составлена первая записка. Важно, чтобы рекомендации, содержащиеся в ответе, имели практический характер и были ориентированы на фактическое разрешение конфликта, если подобный имеется. В противном случае, когда записка подается с целью прошения одобрения начальства, почти всегда достаточно обычной визы управленца и его подписи вверху документа.
3. Визирование ответа. Как прочие бумаги, ответ должен завершаться подписью управленца, ее расшифровкой, а также датой составления (если таковая не проставляется в начале).

Образец ответа на служебную записку

Рассмотрев в теории, как ответить на служебную записку, и образец ответа, необходимо изучить документ с практической точки зрения.

На практике пример ответа на служебную записку выглядит следующим образом:

Начальнику производственного подразделения

Гришаеву Алексею Петровичу

От директора ООО «Марка»

Любова Леонида Павловича

Ответ

на служебную записку № 45 от 05.02.2021г. начальника производственного подразделения Гришаева А.П.

о совершенствовании противопожарной системы

Предложения, обозначенные Вами в служебной записке № 45, действительно касаются актуальных вопросов, остро стоящих перед ООО «Марка». В настоящее время данные аспекты рассматриваются и утверждаются с инженером по технике безопасности, Коломойским А. М. Однако полностью решить данный вопрос в течение ближайшего рабочего месяца не представляется возможным ввиду ограниченного финансирования. Усовершенствование противопожарной системы в производственном подразделении запланировано на апрель 2021г. В настоящий момент формируется план относительно конкретных действий службы безопасности. Ваши предложения будут донесены до инженера по технике безопасности.

С уважением,

Директор ООО «Марка» Любов Л.П.                                      10.02.2021г.

Таким образом, рассматривая то, как ответить на служебную записку, необходимо отметить, что данный документ составляется в вольной форме и может содержать алгоритм решения проблемы, либо информирование субъекта о порядке разрешения имеющегося вопроса. Нанимателям рекомендуется обеспечить в кадровом подразделении образец рассмотренной бумаги.

Образец грамотного ответа на служебную записку с рекомендациями

Служебная записка – это формальная документация, позволяющая коллегам в компании взаимодействовать друг с другом. С ее помощью работники запрашивают важные сведения, выдают инструкции или извещают коллег о каком-либо событии. Иногда на нее нужно давать ответ, для чего используется свободная форма. Заранее рекомендуется изучить образец ответа на служебную записку.

Особенности служебной записки

Записка является внутренней документацией, поэтому допускается ее не регистрировать. К особенностям относятся:

• она позволяет решать правовые, финансовые, хозяйственные или трудовые вопросы;
• составителем может выступать любой сотрудник организации, у которого возникла какая-либо проблема;
• адресатом может быть любой наемный работник, руководитель отдела или директор фирмы;
• при составлении записки важно убедиться, что получатель обладает нужными полномочиями для решения проблемы;
• благодаря этой документации работник показывает, что знает о наличии трудности, но законно перекладывает ответственность за ее решение на других сотрудников, которые имеют необходимые навыки и знания.

Записки могут использоваться не только для информирования, но и включения данных о выполненной работе. Они могут быть как внутренними, так и внешними.

К самым популярным внутренним запискам относится:

• сотрудником на сотрудника;
• на списание материальных ценностей или расходников;
• на премирование;
• на совмещение, если на предприятии возникает необходимость в совместителе;
• на увольнение нерадивого сотрудника, который не справляется с трудовыми обязанностями;
• на оборудование, если представители производственного отдела нуждаются в новой технике;
• на командировку, причем с помощью такой документации можно информировать руководство о результатах служебной поездки.

Владельцы многих организаций предпочитают пользоваться журналом для регистрации записок. Это позволяет контролировать, какое количество документов было получено тем или иным сотрудником. При регистрации указывается номер документа, дата составления и персональная информация о гражданине, который ответственен за заполнение журнала.

Когда необходим ответ

В крупных компаниях неправильное формирование или регистрация служебок приводит к серьезным проблемам. Они связаны с выяснением причин, по которым документ не был получен адресатом. Отсутствие ответа нередко приводит к тому, что разные отделы работают несогласованно.

Ответ на записку дается при наличии соответствующей информации в тексте. Например, если работник просит устранить проблему, то желательно ответить ему о том, какие были использованы меры для этих целей. Поэтому после рассмотрения документации сотрудник должен дать конкретные комментарии.

Внимание! Грамотная коммуникация между подразделениями компании выступает основным фактором успешного развития бизнеса.

Общие правила составления бизнес-писем на видео:

Сроки дачи ответа

В законодательстве отсутствуют точные сроки, в течение которых нужно дать ответ на документ. Но желательно придерживаться следующих правил:

• рекомендуется ответить в течение 10 дней после получения документа;
• точный срок допускается фиксировать во внутренней документации организации;
• время ответа зависит от многих факторов, к которым относится напряженность рабочего графика, количество рабочих дней и праздников, а также иные трудности.

Внимание! Официальный ответ составляется исключительно в письменном виде с одновременной фиксацией в журнале.

Кто формирует ответ

Составляется ответ человеком, которым была получена записка. Для этого первоначально изучается текст, а также выбирается подходящий вид согласования. Часто указываются в ответе действия, которые выполнены адресатом. Желательно пользоваться простыми предложениями, а также составлять краткий и лаконичный текст.

Допускается при формировании ответа пользоваться свободной формой, но в некоторых компаниях закрепляется образец. Часто для этих целей применяется бумага формата А4, но допускается пользоваться и фирменными бланками. Подписывается документ составителем или руководителем подразделения.

Правила написания

При составлении ответа рекомендуется придерживаться правил:

• форма ответа может устанавливаться каждой компанией, для чего учитывается специфика выбранного вида деятельности;
• начинается текст следующей фразой «Сообщаем Вам…»;
• формируется текст из нескольких предложений, в которых излагается основная и позитивная мысль;
• если получатель по каким-либо причинам отказывается решать возникшую проблему, то применяются нейтральные выражения, например, «В связи с…»;
• приводятся основания для отказа;
• пользоваться можно только вежливыми фразами, поэтому запрещена нецензурная лексика или жаргонизмы;
• необходимо придерживаться принципа полноты и достоверности содержания;
• запрещено наличие помарок, ошибок или исправлений;
• не разрешается эмоциональная оценка или присутствие просторечий.

О дополнительных правилах составления документа можно узнать из внутренней локальной документации фирмы.

Пошаговая инструкция

Для формирования грамотного ответа на служебку выполняются действия:

• в шапке указывается дата, когда адресат получил записку от работника компании;
• вводится ФИО составителя записки;
• приводится проблема, которую должен решить получатель документа;
• основной текст состоит из пояснений или комментариев относительно выявленной проблемы;
• приводятся способы ее решения;
• приводится дата составления ответа;
• ставится подпись работника, занимающегося формированием текста.

Руководство любой организации может составить собственную инструкцию относительно делопроизводства с учетом специфики работы. Такие инструменты упрощают процесс общения между подразделениями и сотрудниками.

Готовый документ согласовывается с непосредственным руководителем или иными заинтересованными лицами, а после передается адресату на рассмотрение. На основании данного текста адресат выносит резолюцию, а также при необходимости раздает поручения и выполняет другие действия.

Образец документа

Во время составления ответа желательно ориентироваться на образец, зафиксированный в учетной политике фирмы. Если он отсутствует, то текст формируется в свободной форме.

Типовой образец представлен далее:

В каждой ситуации содержание будет уникальным, поскольку зависит от просьб и требований, перечисляемых в служебной записке. Текст должен быть понятным, лаконичным и актуальным. Для упрощения процесса взаимодействия актуально оставить образец в отделе кадров.

При получении служебной записки любой сотрудник предприятия должен оценить необходимость ответа. Если он подразумевается содержанием документа, то во время формирования текста учитывается возможность решить возникшую проблему. При составлении ответа желательно ориентироваться на требования компании и образец.

Служебная записка – вид формального документа. Он дает возможность взаимодействовать с коллегами в организации. С помощью служебной записки сотрудники могут общаться между собой.

Служебная записка – письменный документ, который несет вспомогательную функцию, например, запрашивать информацию, выдавать инструкцию, извещать о чем-либо. В статье будет подробно рассказано, как использовать его возможности для успешной коммуникации в компании.

Скрыть содержание

• В каком случае требуется?
• В какие сроки его необходимо дать?
• Кто должен составлять?
• Как написать?
• Инструкция
• Вариант, как ответить
• Заключение

В каком случае требуется?

В крупных структурах невнимательность при составлении служебной записки или вовсе ее игнорирование может привести к лишней трате времени на выяснение каких-либо обстоятельств, поиска виновных в возникновении проблем, несогласованностью в работе подразделений.

Как правило, ответ на служебное письмо необходим тогда, когда он подразумевается. То есть, сотрудник обязан дать свои комментарии после рассмотрения служебной записки. В них содержатся меры, которые были приняты работником, после ознакомления с обращением.

Коммуникация между сотрудниками в компании – нужный и важный фактор, который приводит к успеху любую организационную структуру.

В какие сроки его необходимо дать?

Ответ сотруднику должен поступить в течение десяти дней, однако точные сроки в законодательстве не обозначены. Обычно время закреплено в нормативных актах организации, поэтому стоит обратиться к ним и уточнить индивидуально. Стоит учесть, что время ответа чаще всего зависит от ситуации: напряженного графика работы, количества праздничных или выходных дней, или иных обстоятельств в данный момент.

Цель записки – согласовать какие-либо вопросы или объяснить что-либо коллеге в деловых аспектах. Такая документация регистрируется в специальном журнале (номер записки обозначен в шапке документа).

Кто должен составлять?

Такой документ составляется сотрудником, на которого она пришла. Составляют ответ после изучения документа и обсуждения видов согласования. В ответе не должны содержаться сложные речевые обороты, необходимо писать кратко и по делу. Служебную записку подписывает специалист или руководитель отдела.

Форма служебной записки определяется организацией. Однако в данном случае нужно руководствоваться РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Как правило, оформляется такая бумага на листе А4.

Как написать?

Этот пункт не регламентирован. Обычно ставится дата ознакомления и подпись с решением. Однако чаще всего форма ответа на служебную записку также устанавливается индивидуально, локальными документами с учетом специфики организации. Идеальный вариант – наличие примера такого документа в компании, утвержденный начальником, чтобы сотрудникам было проще оформлять такие бумаги.

Если сотрудник хочет выразить согласие по какому-либо вопросу, следует начать с фраз типа: «Сообщаем Вам…» или «Извещаем Вам…». Как правило, уже в первых предложениях должна быть обозначена основная мысль, которая несет позитивный характер.

Если же он отказывает по каким-либо причинам, следует использовать нейтральные и вежливые фразы: «Благодарим Вас за Ваши предложения, но…» или «В связи с…». С прямого отказа начинать не нужно, потому что для официальной переписки такая реакция не характерна.

Важно! Лучше всего обращаться к локальным документом определенной компании, чтобы решить подобные вопросы, потому что именно там указан регламент оформления документов.

Инструкция

Итак, разберем основные параметры составления документа.
В шапке ответа на служебную записку обозначают:

1. Дату, от которой поступила служебная записка.
2. ФИО того, кто обращался.
3. Проблема, с которой обращались.

В теле текста содержится пояснение по проблеме и возможный вариант ее решения. Далее ставится дата и подпись сотрудника.

Инструкции по делопроизводству в каждой компании определены виды документов, которые создаются в организации и служат инструментом общения между сотрудниками.

Скачать образец ответа на служебную записку

Вариант, как ответить

Существует множество таких примеров, которые можно найти в интернете. Вот один из них.

Разберем пример реакции на послание от руководителя отдела N к начальнику подразделения Z с предложениями по совершенствованию противопожарной безопасности.

Ответ

на служебную записку от 31.10.2017 г. руководителя N с предложением по совершенствованию противопожарной безопасности

Ваши предложения действительно касаются наболевших вопросов, доставшихся нам в «наследство», и не в полной мере решенных только из-за недостаточного финансирования.

В настоящее время данные вопросы будут рассматриваться на заседаниях руководителей. По результатам заседаний будут определены сроки финансирования, а значит, вопрос, с которым Вы обратились, будет согласован в ближайшее время.

С уважением, руководитель Z

5.11.2017 г. Подпись руководителя Z

Справка! Если сотрудник отправляет документ начальнику отдела, то такая записка считается докладной. В случае со служебной коммуникация идет по горизонтали, то есть, например, от руководителя одного отдела к руководителю другого.

Заключение

Служебная записка носит информативный характер или носит в себе какую-либо проблему. Сотрудники должны своевременно отвечать на нее, чтобы недопониманий в компании возникало как можно меньше, а также, чтобы быть информированным по всем вопросам.