Как составить ответ на запрос в архив

ГЛАВА 2. Организация и методика работы

2.1. Архив рассматривает запросы заявителей, поступившие при личном обращении, по почте, факсу, электронной почте, через единый портал и региональные порталы государственных и муниципальных услуг^[34], по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия, через сайт архивного учреждения.

2.2. Заявителями могут быть^[35]:

• российские, иностранные граждане и лица без гражданства;

• органы государственной власти, местного самоуправления;

• организации и общественные объединения;

• юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации или в силу наделения их заявителями полномочиями выступать от их имени, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

2.3. Запрос рассматривается и исполняется архивом, если в нем указаны^[36]:

• наименование юридического лица на бланке организации, для граждан – фамилия, имя и отчество, число, месяц и год рождения;

• почтовый и/или электронный адреса заявителя;

• тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

• личная подпись гражданина или подпись должностного лица.

2.4. Запрос может быть не принят к исполнению, если^[37]:

• запрос не содержит наименования юридического лица, для гражданина – фамилии, имени, отчества; почтового и/или электронного адреса заявителя;

• запрос не поддается прочтению. В таком случае ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилию и почтовый адрес можно прочитать;

• ответ по существу поставленного в нем вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Заявителя информируют, что необходимая ему информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтвержденных прав на получение таких сведений;

• в нем содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и в присланном повторном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства. Руководитель архива или уполномоченное на это должностное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу. Архив письменно уведомляет заявителя о принятом решении и причинах его принятия;

• в нем содержатся нецензурные или оскорбительные выражения, угроза жизни, здоровью и имуществу должностного и/или частного лица, а также членов его семьи. Руководитель архива или уполномоченное на это лицо вправе оставить запрос без ответа по сути поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю о недопустимости злоупотребления правом на доступ к информации.

Письмо архива с информацией о том, что запрос не принят к исполнению по причинам, указанным в п. 2.4, готовится руководителем профильного структурного подразделения^[38], или назначенным им сотрудником, подписывается руководством архива и направляется заявителю в течение 5 дней со времени регистрации запроса.

Если запрос написан на иностранном языке, архив возвращает его заявителю с уведомлением, что к исполнению принимаются только запросы, написанные на русском языке.

2.5. Принятый к исполнению запрос выполняется бесплатно в соответствии с установленными сроками в порядке очередности по дате регистрации обращения заявителя^[39]:

• исполнение запроса в архиве не должно превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен. В частности, основанием для перенесения срока исполнения запроса могут быть дополнительные сведения, полученные архивом от заявителя, большой объем просматриваемой информации, размещение архивохранилищ вне основной территории архива, недостаточно развернутый научно-справочный аппарат, проходящая научно-техническая обработка документов, их реставрация и т.д. О продлении срока исполнения запроса информируется заявитель, которому направляется письмо с уведомлением (Приложение № 2);

• исполнение запроса по научно-справочному аппарату архива не должно превышать 15 дней с момента его регистрации;

• запрос, требующий выявление информации, не содержащейся в документах архива, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые сведения, с уведомлением об этом заявителя^[40].

Рекомендуется в ускоренном порядке рассматривать социально-правовые запросы:

• граждан, достигших 80-летнего возраста;

• участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов;

• граждан, удостоенных звания Герой Советского Союза, Герой России, Герой Социалистического труда и лиц, приравненных к ним;

• граждан, принимавших участие в ликвидации последствий Чернобыльской аварии;

• по медицинским показателям при наличии медицинского заключения;

• в связи с утратой кормильца;

• для оформления инвалидности при досрочном выходе на пенсию.

2.6. Исполнение запроса включает следующие этапы работы:

• консультирование заявителя;

• регистрация запроса;

• рассмотрение запроса руководством архива для передачи на исполнение в профильное структурное подразделение или конкретному исполнителю;

• рассмотрение запроса руководством профильного структурного подразделения для передачи исполнителю, специализирующемуся на исполнении запросов данной тематики;

• проверка на повторяемость;

• сбор информации для ответа;

• подготовка ответа;

• направление ответа заявителю.

2.6.1. Консультирование, предваряющее составление / отправление запроса, может осуществляться при личном общении, по телефону, почте, электронной почте, по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия. Консультирование заявителя при личном обращении или по телефону проводит, как правило, сотрудник, который ведет прием граждан, или руководитель профильного структурного подразделения. Консультирование заявителя, обратившегося письменно, осуществляет, как правило, руководитель профильного структурного подразделения или сотрудник профильного структурного подразделения под контролем его руководителя.

Если состав и содержание документов архива не позволяют подготовить положительный ответ на запрос, сотрудник во время консультации (устно или по телефону) разъясняет заявителю, при наличии такой информации, в какой архив, государственный орган или организацию ему следует обратиться. Для этого используется научно-справочный аппарат архива: картотеки, базы данных о составе и содержании документов архивных учреждений, может использоваться телефонный справочник организаций городов и районов данного региона, информационная сеть Интернет.

В конце консультации сотрудник кратко подводит итоги и перечисляет данные, необходимые для составления запроса по конкретной теме.

Факт консультирования отмечается сотрудником, проводившим консультацию, в базе данных, где фиксируется весь комплекс работ по предоставлению государственной услуги. Время для консультирования заявителя составляет, как правило, 20 минут^[41]. Письменный ответ заявителю, обратившемуся за консультацией в письменном виде, должен быть подготовлен в течение 5 дней со дня регистрации запроса.

2.6.2. Регистрация запроса является основанием для начала действий по его исполнению.

При личном обращении гражданина за получением информации по профилю архива сотрудник, регистрирующий запрос, проверяет документы, удостоверяющие личность человека, выясняет цель его прихода, знакомит его с инструкцией по заполнению бланка запроса, объясняет правила заполнения, направляет к образцам заполнения бланка запроса (заявления), размещенным на информационном стенде архива, или формулирует запрос вместе с заявителем (Приложение № 3)^[42], делает соответствующую регистрационную запись в базе данных.

Письменный запрос, как правило, регистрируется в структурном подразделении, обеспечивающем прием и регистрацию почтовой корреспонденции, в профильном структурном подразделении или приемной архива. Запрос, присланный по электронной почте, принимается в том случае, если в нем указаны фамилия, имя, отчество заявителя, почтовый адрес, телефон. Запрос распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке^[43]. Если заявитель обращается в архив по телефону, ему предлагается придти в архив лично или прислать запрос по почте или электронной почте с указанием необходимых данных.

Каждому запросу присваивается новый регистрационный номер (в противном случае невозможно использование электронной программы регистрации запроса, при которой поступившему запросу новый номер присваивается автоматически). На поступивший запрос в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный номер и дата поступления запроса.

В базе данных должны фиксироваться все этапы работы от консультирования заявителя до выдачи ему лично или отправки по почте информационного документа архива и содержать следующую информацию:

• порядковый номер записи;

• дату, итог предварительной консультации (если она проводилась);

• дату поступления запроса;

• регистрационный номер запроса (такой же номер будет поставлен на исходящий документ – ответ). Состав регистрационного номера может включать несколько элементов в соответствии с принятой в архиве системой регистрации документов, структурой архива и потребностями профильного структурного подразделения. Элементами регистрационного номера могут быть: дата регистрации, делопроизводственный номер, первые буквы (или одна буква) фамилии заявителя, например: 02.02.2011/2-15/Пет. Часто регистрационный номер запроса состоит из первой буквы фамилии лица, о котором запрашивается информация, и порядкового номера запроса. Нумерация может вестись: в пределах каждой буквы, начиная с 1 января по 31 декабря каждого года в течение одного года; в порядке поступления запросов в течение одного года с 1 января по 31 декабря независимо от начальной буквы фамилии. В случае получения запроса по электронной почте в конце к номеру следует добавить соответствующий символ, например, @;

• название организации (полное и официальное сокращенное) или ф.и.о. (без сокращений) лица, от которого поступил запрос, адрес;

• ф.и.о. лица, на которое поступил запрос (ф.и.о. записываются полностью). Если это лицо изменяло свою фамилию, то в регистрационном документе сначала указывается фамилия, которую человек носит в настоящее время, а затем в скобках указывается та фамилия, под которой лицо, указанное в запросе, работало. Если лицо, на которое поступил запрос, и лицо, от которого поступил запрос, одно и то же, то в обеих графах регистрационного документа указывается одна и та же фамилия;

• наличие доверенности (номер, дата, кем выдана) от субъекта информации, если заявитель и субъект информации – разные лица и заявитель, в соответствии с федеральным законодательством не имеет права доступа к конфиденциальной информации (см. раздел 1.2 настоящих Методических рекомендаций);

• почтовый адрес и телефон заявителя;

• краткое содержание запроса и хронологические рамки искомой информации;

• для повторного запроса – дату поступления первого запроса;

• ф.и.о. исполнителя;

• данные об исполнении запроса: результат (положительный, отрицательный); вид подготовленного информационного документа; если запрос пересылался – адрес пересылки запроса (название организации, когда переслали запрос);

• дату выдачи ответа на руки или отправления по почте;

• примечания, где указывается любая другая информация, связанная с поступлением и исполнением запроса (например, отметка о способе поступления запроса (личный прием, почта, факс, электронная почта), отметка о постановке на контроль, срочности, условиях выдачи конфиденциальной информации, продлении срока исполнения запроса и его причинах, количество ксерокопий, сделанных архивом, жалобе заявителя и др.).

Регистрация запросов ведется в электронной форме. Электронный журнал регистрации необходимо регулярно распечатывать на бумаге. Периодичность распечатывания сведений о поступающих запросах и их исполнении зависит от количества запросов и определяется руководством архива.

Если в запросе требуются сведения о:

• нескольких лицах, запрос регистрируется как несколько запросов (если запрос не носит «семейный» характер, касаясь всех членов семьи, например, высылка семьи), архивные справки составляются на каждое лицо отдельно;

• работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях, запрос регистрируется как один запрос, сведения включаются в одну архивную справку. В ряде случаев: территориальная удаленность архивохранилищ друг от друга, трудоемкость исполнения запроса – архивные справки могут составляться на каждую организацию отдельно;

• нескольких темах, требующих самостоятельного рассмотрения (например, гражданское состояние и стаж работы, награждение и заработная плата и т.д.), запрос регистрируется как несколько запросов, по количеству обозначенных тем;

• зарплате, свыше пяти лет, запрос регистрируется как один запрос, если это единовременный запрос одного лица по одной тематике, о работе на одном месте.

Ряд запросов при регистрации ставится на особый контроль, например, запросы социально-правового характера, поступившие от органов государственной власти и управления, правоохранительных органов и др., по которым необходимо сообщить результат исполнения. Если нужен такой контроль, руководитель архива в правом верхнем углу первого листа запроса делает отметку «Контроль». Исполнение запросов, поставленных на контроль, осуществляется, как правило, в срок не более 5 дней со дня регистрации запроса или в срок, определенный руководством архива. В графе «Примечания» регистрационного документа специалистом профильного структурного подразделения отмечается: «Контроль».

В базе данных, фиксирующей исполнение запросов, целесообразно предусмотреть автоматическое цветовое выделение запросов, связанное со сроками их исполнения.

Эффективным способом работы с запросами является исполнение их в режиме «одного окна», основанного на автоматизированной обработке поступившего запроса с помощью специально разработанной программы. Режим «одного окна» позволяет ускорить процесс выполнения запросов, сделать его подконтрольным руководству архива, руководству органов исполнительной власти, курирующих деятельность архива, через единую автоматизированную систему контроля и мониторинга работы органов исполнительной власти, государственных, муниципальных учреждений на определенной территории. Работа «одного окна» начинается с приема запроса и заканчивается выдачей ответа заявителю, включая регистрацию (при необходимости – консультацию), проверку на повторяемость, сканирование принятых документов для передачи в электронном виде в структурное подразделение, занимающееся исполнением запросов, и далее – конкретному исполнителю. Затем запрос выполняется в порядке, изложенном в данных Методических рекомендациях.

2.6.3. Этап работы, начинающийся с рассмотрения запроса руководством архива и заканчивающийся передачей его на исполнение конкретному сотруднику в разных архивах может включать разный набор действий и разную их последовательность.

Зарегистрированный запрос в день его регистрации рассматривается руководством архива или уполномоченным должностным лицом (лицами) и направляется на исполнение в профильное структурное подразделение или непосредственному исполнителю^[44], что фиксируется в резолюции на запросе.

Если запрос поступает в профильное структурное подразделение, то дальнейшую работу с ним до передачи непосредственному исполнителю, проводит руководитель этого структурного подразделения.

На этом этапе, как правило, исполняется:

• проверка правомочности получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих охраняемую законодательством Российской Федерации тайну;

• проверка запроса на повторяемость;

• определение степени полноты сведений, содержащихся в запросе;

• определение местонахождения архивных документов для исполнения запроса;

• выявление конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос в случае отсутствия в архиве запрашиваемой информации и др.

2.6.3.1. Правомочность получения заявителем запрашиваемой информации. Запросы социально-правового характера, поступившие от граждан и организаций, не указанных в п. 3 раздела 1.2. настоящих Методических рекомендаций, и касающиеся других лиц, принимаются на исполнение при наличии нотариально заверенной доверенности от субъекта информации (в случае его смерти – от наследника субъекта информации). В тексте заявления гражданина или запроса организации должно быть написано, что заявитель или организация на основании доверенности уполномочены получить запрашиваемые сведения. Далее указывается, кем и когда была выдана доверенность, ее номер.

В случае поступления заявления от гражданина или запроса от организации о представлении конфиденциальных сведений о другом физическом лице при отсутствии доверенности на получение такой информации в ответе на запрос сообщается, что запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа и не может быть выдана, называется причина, по которой запрос не был принят к исполнению, приводится ссылка на нормативный документ, обосновывающий отказ. Далее дается рекомендация обратиться в организацию, имеющую право на доступ к конфиденциальной информации (см. п. 1.2. Специфика использования конфиденциальных персональных данных…), например, в судебные органы, поскольку при условии заведения дела судебные органы имеют право на доступ к конфиденциальной информации, касающейся существа вопроса^[45].

2.6.3.2. Проверка запроса на повторяемость. Повторным считается запрос, поступивший от одного и того же лица или организации по одному и тому же вопросу, если:

• заявитель не удовлетворен направленным ему ответом;

• не получил ответ в установленный срок и вновь послал тот же запрос.

Не считаются повторными запросы одного и того же лица, но по разным вопросам.

Программа по регистрации запросов социально-правового характера может обеспечивать автоматическую проверку на повторяемость каждого поступившего запроса.

Проверка запроса на повторяемость позволяет:

• выделить повторно присланные запросы, не подлежащие исполнению, поскольку они не содержат дополнительную по сравнению с предыдущими запросами информацию (см. п. 2.4.);

• использовать зафиксированную в базе данных информацию предыдущего ответа для дальнейшего поиска (в том случае, если новый запрос содержит дополнительную информацию).

Запрос проверяется на повторяемость за 5 лет. В случае получения повторного запроса рядом с регистрационным штампом, поставленным на новый запрос, необходимо указать номер первого запроса.

2.6.3.3. Изучение запроса с целью определения степени полноты содержащейся в нем информации и ее достаточности для начала поисковой работы предполагает возможность обращения к заявителю для получения дополнительных сведений. Если исполнение запроса требует дополнительных сведений, руководитель профильного структурного подразделения (или назначенный им сотрудник) определяет набор необходимой для уточнения информации и возможные пути ее поиска и сообщает об этом заявителю, при возможности по телефону (при этом на запросе ставится отметка, фиксирующая дату телефонного разговора, сведения, которые были сообщены заявителем, подпись исполнителя), или в письме, написанном на бланке письма архива и подписанным руководством архива (Приложение № 4).

В случае, когда исполнение запроса относится к компетенции нескольких организаций, копии запроса с сопроводительными письмами архива направляются в соответствующие организации для исполнения. В сопроводительном письме архива указывается, куда необходимо направить подготовленный ответ: адрес заявителя и/или адрес архива. (Приложение № 5).

При поступлении в архив непрофильного письменного запроса, в том числе и по электронной почте, руководитель профильного структурного подразделения пересылает запрос с сопроводительным письмом, подписанным руководством архива, в соответствующую организацию (другой архив, государственный орган или организацию), если она известна (Приложение № 5), и письменно информирует об этом заявителя (Приложение № 6). Возможно при пересылке непрофильного запроса указать на письме после адреса организации фамилию, имя, отчество и адрес заявителя с пометкой «для сведения». Заявителю отсылается копия письма (Приложение № 7).

В том случае, если нельзя определить, в какую организацию следует отправлять запрос, заявителю посылается информационное письмо об отсутствии в архиве документов, содержащих запрашиваемую информацию, и возможный алгоритм дальнейшего поиска: какую информацию следует уточнить заявителю и, в случае ее уточнения, в какой архив или организацию ему следует направить свой запрос (Приложение № 8).

2.6.3.4. После завершения этой работы, руковолитель профильного структурного подразделения назначает непосредственного исполнителя, информация о котором вносится в Базу данных.

При выборе исполнителя учитывается сложность запроса, сроки его исполнения, специализация сотрудника, его квалификация и опыт, знания состава и содержания документов архива, загруженность, сложность запросов, уже находящихся у него на исполнении и т.д.

Запросы с визой руководства архива «Контроль» отдаются на исполнение сотрудникам в первую очередь.

2.6.4. Сбор информации для ответа предполагает работу с печатными справочниками, научно-справочным аппаратом архива для выявления фондов и дел, содержащих запрашиваемую информацию: путеводителями, указателями, картотеками, описями и др. Большую помощь оказывают электронные базы данных с информацией о: изменении административно-территориального деления и передаче в связи с этим архивных фондов; организациях, существовавших и существующих на данной территории;  составе и содержании фондов архива.

Данные об административно-территориальных границах уточняются на начальном этапе работы по исполнению запросов. В случае несовпадения архивных данных с данными заявителя, которые связаны с административно-территориальными изменениями, переименованиями территорий, населенных мест: губерний, областей, уездов, районов, городов, сел, необходимо указать в ответе заявителю старые и новые названия населенных пунктов для подтверждения того, что это один и тот же объект.

Порядок просмотра фондов и дел для подготовки справки определяет, как правило, непосредственный исполнитель. Большую помощь исполнителю могут оказать памятки по исполнению запросов разной тематики, подготовленные с учетом действующей нормативной базы и специфики состава и содержания фондов данного архива.

2.6.5. Результатом работы по исполнению запроса являются следующие информационные документы архива:

• архивная справка;

• архивная выписка;

• архивная копия;

• информационное письмо.

Информационные документы архива составляются на основании сведений, содержащихся в справочно-поисковых средствах (система НСА) и документах данного архива. Ответ на запрос дается на государственном языке Российской Федерации^[46].

Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа «Архивная справка», «Архивная выписка».

Архивная справка составляется на основании документов (подлинников, заверенных копий), хранящихся в архиве.

Архивная справка начинается словами «В документах архивного фонда («В архивной коллекции»)…» (дается наименование архивного фонда (архивной коллекции). Текст в архивной справке излагается в хронологической последовательности событий (а не документов) с указанием видов архивных документов и их дат. Даты могут быть указаны: только цифрами, например, 15.04.2011, или цифрами и буквами, например, 15 апреля 2011 г. (слово «год» может быть написано полностью). В архивной справке допускается цитирование архивных документов. При цитировании документа начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов или абзацев обозначаются многоточием. При цитировании обычно используется глагол «указано» (в протоколе, приказе, распоряжении… указано …). Выражение «имеются сведения» употребляется при изложении содержания документов, цитирование которых затруднено, например финансовых отчетов (в финансовом отчете (название организации) за … год имеются сведения о строительстве или имеются сведения, что …). При использовании списков обычно пишется глагол «значится» (в списках присутствующих значится …).

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах.

В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках.

Например: (так в документе).

Если в запросе и в документах при написании ф.и.о. лица встречается расхождение на одну букву, нужно проверить несколько записей в разных документах, в которых дополнительная информация позволяет установить, что речь идет об одном и том же человеке, Если установить это невозможно, в справке дается информация из текста документа с оговоркой в скобках: (так в документе). Если в документе указана только фамилия без инициалов или инициалы без расшифровки, в справке так информация и дается. В скобках может быть добавлено: (так в документе).

Если в течение запрашиваемого периода времени организация переименовывалась, то в справке необходимо назвать все ее переименования в хронологической последовательности за запрашиваемый период, при этом вначале полностью указывается последнее наименование организации-фондообразователя. Наименование организации при первом упоминании приводится полностью, затем в скобках, если оно существует, указывается ее официальное сокращенное наименование, которое может использоваться далее в тексте при повторных упоминаниях. Если организация переименовывалась более трех раз, то все переименования указываются в самостоятельной архивной справке, которая помещается в качестве приложения к основной архивной справке. Информация о переименовании дается на основании учредительных документов и приказов по основной деятельности организации.

В архивную справку включается информация, запрашиваемая пользователем, а также информация, необходимая для подтверждения запрашиваемых сведений (например, информация о переименовании организации).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В «Основании» архивной справки, после двоеточия приводятся поисковые данные документов, использованных для написания справки: архивные шифры и номера листов; использованные печатные издания (через точку с прописной буквы или через точку с запятой со строчной буквы). Возможно проставление архивных шифров и номеров листов архивных документов в тексте архивной справки сразу после изложения каждого факта или события. Текст архивной справки и «Основание» печатаются через полтора интервала.

При отсутствии в архиве документов по теме запроса архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным или рукописным справочным материалам, периодической печати с точным и полным указанием источника. В этом случае вместо названия фонда в архивной справке указывается источник информации:

Например, «В печатном (рукописном) справочнике (название справочника) в списке (название документа) значится …»).

В «Основании» указывается полное название справочника, издания, выходные данные, номер листа (страницы).

В «Примечании» к тексту архивной справки после двоеточия оговариваются особенности использованных текстов архивных документов: неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению из-за повреждения части текста документа.

Например: (В тексте неразборчиво) или (Так в документе).

Кроме того, в них оговаривается использование незаверенных документов, относящихся к запросу: «незаверенная копия», «подпись (печать) отсутствует». «Примечание» к архивной справке помещается через 2-3- интервала после «Основания», поскольку содержащиеся в нем сведения не входят в текст архивной справки. Текст «Примечания» печатается также через полтора интервала.

Архивная справка оформляется на бланке письма архива машинописным способом на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) в соответствии с требованиями на организационно-распорядительную документацию ГОСТ Р6.30-2003. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.

Однотипные (часто встречающиеся) запросы могут иметь стандартную форму ответов. Целесообразно для таких запросов подготовить бланки с шаблонным текстом ответа, оставив пропуски для заполнения их персональной информацией конкретного заявителя. Такие бланки ускорят процесс исполнения запросов.

Архивная справка подписывается руководителем архива и заверяется гербовой печатью архива.

В связи с появлением случаев подделки архивных справок, архив может принять меры к их защите: выполнять архивные справки на фирменных номерных типографских бланках.

Архивная справка печатается в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с запросами хранится в архиве не менее 5 л.^[47]. Срок хранения копии архивной справки на электронном носителе такой же – не менее 5 лет^[48].

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. В таком случае под словом «Примечание» пишется «Приложение», ставится двоеточие и указываются названия документов, прилагаемые к архивной справке, если они не названы в тексте архивной справки, количество листов и экземпляров. Если документы в тексте архивной справки названы, после двоеточия указывается количество листов и экземпляров.

Если архивная справка содержит не все сведения по запросу, то, как правило, информация о том, какие сведения и за какие годы в архиве отсутствуют и почему, где можно получить недостающие сведения излагаются в сопроводительном письме архива к архивной справке, которое печатается на бланке письма архива и подписывается руководством архива. Кроме того, в сопроводительное письмо включается информация о наличии или отсутствии сведений по кодам видов оплаты труда и удержаний из заработной платы (и их расшифровке) за указанный в архивной справке период и о расшифровке кодов, если виды оплаты труда даны по кодам.

В ряде случаев заявитель обращается в архив целенаправленно за архивными копиями. При исполнении запроса о предоставлении копий архивных документов на бланке архива составляется сопроводительное письмо, в котором указывается количество приложений (копий архивных документов) и их названия. Письмо подписывается руководством архива.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются поисковые данные документа: архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются гербовой печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица. Архивные копии, направляемые за рубеж, заверяются подписью руководителя архива^[49].

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В «Основании» к тексту архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов использованного архивного документа^[50].

В «Примечании» к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами.

Например: (В тексте неразборчиво) или (Так в документе).

Аутентичность архивной выписки удостоверяется подписью руководителя архива или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью архива^[51].

Информационное письмо заявителю составляется при отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, и информации об их местонахождении, в случае пересылки запроса в профильную организацию. В письме указываются причины, по которым запрашиваемые сведения не были выявлены, и, по возможности, предлагается алгоритм дальнейшего поиска (Приложения №№ 4, 5, 8, 9). Если документально подтверждены факты утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, в информационном письме конкретно указываются причины отсутствия запрашиваемой информации со ссылкой на учетные документы архива (Приложение № 9). Информацию о просмотренных фондах и делах целесообразно проставлять на втором экземпляре документа, который остается в деле в архиве. Информационное письмо оформляется аналогично архивной справке. В исключительных случаях по просьбе заявителя (например, для предоставления в суд) на такое информационное письмо проставляется гербовая печать архива.

При исполнении повторного запроса или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Исполненный запрос в электронном или бумажном виде поступает на проверку руководителю профильного структурного подразделения, который оценивает правильность его составления и оформления, полноту. Документ возвращается исполнителю для доработки, если он не соответствует необходимым требованиям. Если руководитель профильного структурного подразделения оценивает подготовленный документ положительно, то документ передается на подпись руководству архива.

Исполненный запрос регистрируется в базе данных (см. п. 2.6.2.). Исполненные запросы и копии архивных справок с приложениями формируются в дела по годам, внутри года – в алфавитном порядке. Для удобства поиска на корешках папок указывается год, буква(ы) и номера справок (первой и последней). Возможно формирование дел в хронологической последовательности в пределах одного года по порядку номеров запросов. Исполненные запросы юридических и физических лиц могут формироваться в дела раздельно.

2.6.6. Информационные документы архива высылаются по почте, как правило, простыми письмами, подлинные документы – ценными. В случае, когда необходимо минимизировать возможность получения информационного документа архива лицом, не имеющим на это право, ответ следует посылать на предъявителя. Если ответ содержит сугубо конфиденциальную информацию, связанную с усыновлением (удочерением), понесенным физическим и моральным насилием и т.п. целесообразно оговорить с заявителем форму получения информации. Ему может быть предложено забрать информационный документ архива при личном приеме, исключающем получение информации посторонним лицом. Перед отправкой информационного документа на первом и втором его экземпляре ставится исходящий номер, соответствующий входящему, и дата отправления. В базе данных отмечается характер ответа, его краткое содержание и дата отправления.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа – “апостиля”. Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

Росархив проставляет апостиль на архивные справки, архивные копии и архивные выписки, подготовленные федеральными органами исполнительной власти (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и федеральными государственными архивами. Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской федерации в области архивного дела проставляют апостиль на архивные справки, архивные копии, архивные выписки, подготовленные архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории данного субъекта Российской Федерации (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)^[52].

Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом по почте непосредственно в адреса заявителей^[53].

Архивная справка, архивная копия и архивная выписка, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, вместе с запросами (анкетами, личными заявлениями и т.п.) направляются в МИД России^[54].

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке^[55]. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдается ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля в отделениях Сберегательного Банка России. Государственная пошлина за проставление апостиля не взимается в тех случаях, когда запросы социально-правового характера поступили в архив через дипломатические представительства и консульские учреждения.

2.7. Эффективность исполнения запросов социально-правового характера во многом зависит от взаимодействия специально уполномоченного Правительством РФ федерального органа исполнительной власти (Росархива), уполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела (органов управления архивным делом) с Пенсионным фондом Российской Федерации (ПФ РФ) и его отделениями в субъектах РФ:

• проведение круглых столов, семинаров для сотрудников ПФ РФ с целью информирования об установленном порядке обращения граждан в архив для исполнения запросов социально-правового характера;

• предоставление в отделения ПФ РФ в качестве инициативного информирования:  перечней документов по личному составу, которые поступают на государственное хранение в архивы данного субъекта РФ;  сведений о переименовании действующих на данной территории организаций – источников комплектования; списков ликвидированных организаций, чьи документы по личному составу имеются на хранении в архивах;

• установление в архиве дня работы с сотрудниками ПФ РФ, в этот день прием граждан можно не проводить, вывесив объявление, объясняющее причину, например, «(дата) в архиве проводится обслуживание сотрудников ПФ РФ»;

• совместная разработка единых образцов бланков справок по заработной плате.

По мере разработки механизмов электронного взаимодействия между учреждениями данная работа будет развиваться и совершенствоваться.

---

[34] Федеральный закон от 27.07.2010 № 210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (с изменениями на 26.07.2011) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2010. № 31. Ст. 1479. (Ст. 15); Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 11.07.2011) //Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169. (Ст. 26).

[35] Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги «организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 21.05.2009 № 271, зарегистрирован в Минюсте России 01.09.2009, регистрационный № 14676) //Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 40, 05.10.2009.

[36] Правила. П. 5.8.

[37] Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги «организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 21.05.2009 № 271, зарегистрирован в Минюсте России 01.09.2009, регистрационный № 14676) //Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», № 40, 05.10.2009.

[38] Далее – профильное структурное подразделение.

[39] Правила. П. 5.8.3.

[40] Правила. П. 5.8.

[41] Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами. М., 2008. П. 5.1.6.

[42] Рабочее место специалиста, проводившего личный прием или консультирование, должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройствам.

[43] Правила. П. 5.8.

[44] Правила. П. 5.8.

[45] См. Организация доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими /Росархив, ВНИИДАД.– М., 2009. П. 1.2.3.

[46] Правила. П. 5.8.

[47] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций с указанием сроков хранения.– М., 2010. Ст. 253.

[48] Там же. С. 6 (пояснения к графе № 3).

[49] Правила. П. 5.9.3.

[50] Там же. П. 5.9.2.

[51] Правила. П. 5.9.2.

[52] Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства», утвержденный приказом Минкультуры РФ от 28.12.2009 № 16397. П. 50-51.

[53] Там же. П. 56.

[54] Там же. П. 57.

[55] Там же. П. 61.

Одна из основных задач каждого архива – организация
использования документов, находящихся на архивном хранении. В практической
деятельности довольно часто возникает необходимость составить справку на
основании хранящихся документов. Сегодня мы рассмотрим организацию работы по
исполнению поступающих в архив запросов.

Как правило, в архив организации поступают запросы
социально-правового характера. В частности, для урегулирования вопросов
пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций в соответствии с
действующим законодательством у людей может возникнуть необходимость
подтвердить какие-либо сведения личного характера согласно имеющимся архивным
документам. Поэтому наиболее типичные случаи обращения в архив организации – запросы
о подтверждении трудового стажа и заработной платы, о произошедших несчастных
случаях на производстве, о получении сведений о награждении, об образовании (в
учебных заведениях).

Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно
по требованию тех организаций и лиц, которых она касается.

Получение запроса

Для начала работы в архив должен поступить письменный запрос
от гражданина или организации. При этом он может быть как доставлен лично, так
и направлен по почте.

Согласно принятому порядку делопроизводства письмо-запрос на
общих основаниях проходит стадии документооборота – регистрацию, рассмотрение и
наложение резолюции руководством и, наконец, передачу в архив организации на
исполнение.

Далее ответственный исполнитель проверяет наличие всех
необходимых сведений в запросе: Ф.И.О., адреса для ответа, подписи заявителя,
оценивает полноту запрашиваемой информации. Если в запросе не содержится
необходимой информации, заявителю направляется ответ с просьбой дополнительно
указать соответствующие сведения.

Если не представляется возможным подготовить запрашиваемую
информацию (например, дело передали в иную организацию, по различным причинам в
архиве отсутствуют необходимые сведения и т.д.), об этом также следует
письменно уведомить заявителя. При этом ему можно дать рекомендации, куда
следует обратиться для получения требующихся сведений.

Так, личное дело государственного служащего при смене места
работы могло быть направлено в соответствующую организацию либо в результате
ликвидации организации документы были переданы на хранение в государственный
или муниципальный архив и др.

Поиск архивных документов для исполнения запроса

В зависимости от запрашиваемой информации исполнитель
определяет круг архивных документов, которые необходимы для работы. Чаще всего
основным научно-справочным аппаратом в архиве организации являются описи дел по
личному составу и постоянного хранения. Очень удобно проводить поиск, когда
архивные описи дел дублируются в электронном виде.

На основании описей дел исполнитель отмечает номера дел, к
которым следует обратиться для исполнения запроса, проводит поиск и отбор
нужных ему дел.

В зависимости от принятого распределения обязанностей в
каждой конкретной организации архивист может выдать архивные дела для
исполнения запроса в структурные подразделения (например, бухгалтерию или
кадровую службу – в этом случае сам запрос останется в данном подразделении, а
в архив поступит только заявка на выдачу конкретного архивного дела) или
приступить к подготовке ответа самостоятельно. 

Для подготовки информации по запросам о стаже работы и
заработной плате полезно иметь представление о наименованиях структурных
подразделений, в которых работал заявитель (переход из одного в другое, их
переименование). Простейший способ получить эти сведения – изучить копию
трудовой книжки. Поэтому при наличии множества таких изменений за период работы
человека имеет смысл запросить данную информацию у заявителя (попросить
перечислить в запросе места работы и должности или приложить к нему копию
трудовой книжки). Более трудоемкий способ – изучение приказов по личному
составу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работы
человека в конкретной организации.

Если фамилия человека менялась (самый распространенный
пример – при вступлении в брак у женщин), то следует уточнить, какая фамилия
была в запрашиваемый период.

Просмотр документов обычно начинают с последнего года работы
человека в конкретной организации, поэтому нужно позаботиться, чтобы в запросе
был указан период работы (желательно число, месяц, год приема на работу и
увольнения).

Для подтверждения стажа работы бывает достаточно сделать
копию (копии) соответствующих приказов по личному составу. Для подтверждения
заработной платы обращаются к лицевым счетам по заработной плате, при их
отсутствии – к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы и
других выплат.

 Обратите внимание! Документы, составленные непосредственно самим заявителем, в
т.ч. в период работы в этой организации (например, анкета, автобиография и
др.), не могут служить основанием для справки. Для подготовки ответа следует
пользоваться только официальными документами организации, в установленном
порядке подписанными руководством. 

Подготовка информации для запроса

В результате исполнения запроса на основании изучения
отобранных архивных документов подготавливают отрицательный или положительный
ответ.

При большом количестве запрашиваемых сведений из архива в
инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном документе
допускается перечислить различные ситуации и регламентировать сроки подготовки
ответа. Но в любом случае этот срок не должен превышать 30 дней после
регистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более
чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Срок исполнения запросов с использованием только
научно-справочного аппарата (архивных описей дел и др.) – не более 15 дней с
момента регистрации.

Пересылка запросов по принадлежности в другие организации
или архивы – 5 дней (такое часто встречается, особенно в пределах одного
ведомства).

Если запрашиваемые сведения можно документально подтвердить
на основании имеющихся документов в архиве, то составляют положительный ответ.
Информацию подготавливают в форме архивной справки, архивной выписки или
архивной копии.

Архивная справка составляется на бланке организации по
установленной форме (Примеры 1, 2). Она содержит информацию о предмете запроса,
при этом следует указать архивные шифры и номера листов единиц хранения
документов, на основании которых она составлена (в конце текста справки).
Архивная справка без ссылки на документы (поисковые данные) не имеет юридической
силы.

Архивная
справка о стаже работы

УПРАВЛЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ КОМПЛЕКТАЦИИ № 2 (УПК № 2) пр. Веденеева, 22, г. Калуга, 123456 Тел. 8-495-123-45-67, факс 8-495-123-45-68 http://upk.ru ОКПО 12345678       ОГРН 1234567890123 ИНН/КПП 1234567890/123456789 АРХИВНАЯ СПРАВКА		Виноградову Сергею Ивановичу ул. Стельнова, д. 12, кв. 38, г. Калуга, 123456
23.09.2013   № 01-16/324
На №         б/н от 02.09.2013

 

          Виноградов
Сергей Иванович 22.03.1992 принят на работу в Управление
производственно-технической комплектации № 2 (с 01.02.1993 – переименовано в Управление
производственной комплектации № 2) на должность мастера 2 разряда (приказ
директора от 21.03.1992 № 39-к), 18.10.1994 переведен на должность начальника
производственно-технического отдела (приказ директора от 15.10.1994 № 142-к),
02.08.1996 уволен по собственному желанию (приказ директора от 31.07.1996 №
63-к).

Основание:

Ф. 50, оп. 2, д. 64, л. 42.

Ф. 50, оп. 2, д. 71, л. 196.

Ф. 50, оп. 2, д. 97, л. 14.

Справка выдана для предоставления по месту работы.

Руководитель управления              Усиков                                   А.М. Усиков

М.П.

Матвеева О.В.

17-15-12

ПРИМЕР 2  

Архивная справка о заработной плате

ФГБУ «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» (ФГБУ «СПБГУ») ул. Калошкина, д. 22, Санкт-Петербург, 132756 Тел. 8-495-321-45-68, факс 8-495-321-45-69 http://spbgu.ru ОКПО 12345678       ОГРН 1234567890123 ИНН/КПП 1234567890/123456789 АРХИВНАЯ СПРАВКА		Зацарицинскому Александру Олеговичу ул. Тяпкина, д. 45, кв. 204, Санкт-Петербург, 132756
24.09.2013	№	04-18/985
На №	б/н от 03.09.2013

  Согласно лицевым счетам по заработной плате работников
Санкт-Петербургского гуманитарного университета Зацарицинский Александр
Олегович за период август–декабрь 2003 г. имел следующие начисления:

август 2003 г. – 1589,80 руб.;

сентябрь 2003 г. – 1862,49 руб.;

октябрь 2003 г.

ноябрь 2003 г.

декабрь 2003 г. – 1841,23 руб.

Информации о начислении за октябрь,ноябрь 2003 г. в лицевых
счетах нет.

         Зацарицынский Александр Олегович (так в документах указана
фамилия) за период январь–март 2004 г. имел следующие начисления:

январь 2004 г. – 1620,75 руб.;

февраль 2004 г. – 1736,08 руб.;

март 2004 г. – 843,67 руб.

Суммы указаны как в документах и в масштабе цен,
действовавших в запрашиваемый период.

Основание:

Ф. 1255, оп. 2, д. 126, л. 44–47.

Ф. 1255, оп. 2, д. 144, л. 53–56.

Справка выдана для предоставления по месту требования.

Директор университета                  Смирнов                    А.В. Смирнов

 

Левачко А.В.

000-00-00

В справку включают сведения, имеющие отношение к лицу,
упомянутому в запросе. Нельзя дополнительно указывать сведения о других лицах,
содержащиеся в архивных документах.

Текст составляется в хронологической последовательности. Все
данные воспроизводятся так, как они упомянуты в архивных документах.

В случае выявления расхождения со сведениями, изложенными в
запросе, а также при наличии любых неточностей (неразборчивый текст,
исправления в оригинале) необходимо сделать примечание. Для этого, как правило,
в тексте в скобках указывают: Так в подлиннике документа или делают любую
подобную отметку.

В архивной справке не допускается делать собственные выводы, предположения, комментарии, а также исправления в тексте.

В справке все наименования организации, структурных подразделений, должностей должны быть указаны действующими в прошлом (на момент запрашиваемого периода), при этом каждое переименование организации фиксируется в справке.

Начисление заработной платы указывается за каждый месяц
отдельно, суммы – как в архивных документах в соответствии с масштабами цен,
действовавших в интересующий заявителя период. Данные приводятся раздельно за
каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и
среднегодового заработков архивом не производится.

Необходимо сделать примечание к справке в случае отсутствия
начисления заработной платы за отдельные месяцы или лицевых счетов.

При отсутствии документов о заработной плате должностной
оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за
соответствующий период, другие выплаты – на основании приказов по кадровым
вопросам или по основной деятельности.

При подготовке справки о награждении требуется указать:
документ, на основании которого проведено награждение (постановление, приказ,
решение и др.), название награды, фамилию, имя, отчество награжденного.
Допускается на данный вид запроса подготовить информацию в виде архивной
выписки, в которой приведены выдержки из соответствующего архивного документа.

Подписывает документ руководитель или в установленном
порядке уполномоченное должностное лицо (согласно приказу, должностной
инструкции и т.д.).

Справка заверяется печатью организации.

Архивная выписка составляется на официальном бланке
организации с обозначением названия документа «Архивная выписка», при этом
текст дословно воспроизводит часть текста оригинала документа по предмету
запроса (Пример 3). В выписке также принято приводить архивный шифр и номера
листов единицы хранения, на основании которых она составлена.

В архивной выписке полностью воспроизводят реквизиты бланка
архивного документа (в т.ч. дату и номер), на основании которого подготовлена
запрашиваемая информация.

 ПРИМЕР 3

Архивная выписка

Государственное учреждение «Реабилитационный центр

для граждан с ограниченными возможностями “Отклик”»

(ГУ «РЦ ГОВ ”Отклик”»)

ул. Ким, д. 5, г. Пенза, 123567

Тел. 8-495-456-45-69, факс 8-495-456-45-70

http://otklik.ru

ОКПО 12345678       ОГРН
1234567890123
ИНН/КПП 1234567890/123456789

АРХИВНАЯ ВЫПИСКА

Администрация Никольского района

Нижегородской области

ПРИКАЗ

22 декабря 2006 г.                                                                                                                          №
164-к

г. Никольск

О награждении социальных работников

в связи с празднованием Дня социального работника

            В связи с
профессиональным праздником – Днем социального работника, а также за
безупречную работу и высокие достижения в труде

ПРИКАЗЫВАЮ:

[…]

2. Наградить Почетной грамотой Администрации Никольского
района Нижегородской области

[…]

Языкову Валентину Алексеевну – социального педагога ГУ
«Реабилитационный центр для граждан с ограниченными возможностями ”Отклик”».

Глава администрации                                                                                                       Н.А.
Картошкин

Основание: оп. 3, д. 145, л. 203–205.

Верно

Архивариус              Левачко                     А.В. Левачко

03.09.2013    

   М.П.

Есть еще один вариант подготовки ответа – изготовить выписку
из архивного документа. Отличие от предыдущего образца только в оформлении
«шапки» – к названию архивного документа добавляют слово «выписка». Например,
название «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА» (Пример 4).

ПРИМЕР 4

Фрагмент выписки из архивного документа 

Администрация Никольского района

Нижегородской области

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

22 декабря 2006 г.                                                                                                                          №
164-к

г. Никольск

О награждении социальных работников

в связи с празднованием Дня социального работника

При наличии в начале подлинника документа общей части
(преамбулы) ее воспроизводят полностью.

Начало и конец каждого извлечения, все пропуски в тексте
архивного документа допускается обозначать многоточием.

В выписку переносят наименование должности и фамилию с
инициалами лица, подписавшего документ (непосредственно личная подпись будет
отсутствовать).

Заверить выписку может работник архива. Для этого внизу
последнего листа делается надпись «Верно», ниже указывают должность, ставят
личную подпись с расшифровкой фамилии, дату и заверяют печатью организации (см.
Пример 3).

В многостраничной выписке можно заверить каждый лист
отдельно или скрепить листы нитью (металлической скобой) и пронумеровать их.
Затем на место скрепления приклеивается небольшой листок бумаги с надписью вида
«Прошито и пронумеровано 5 листов» с указанием должности заверяющего, подписи.
Печать организации обычно захватывает часть наклейки.

Для направления по почте выписки обычно составляют
сопроводительное письмо.

Архивная копия дословно воспроизводит текст архивного
документа (например, это может быть копия, выполненная при помощи
копировального аппарата). Ее необходимо заверить в порядке, аналогичном
установленному выше (см. Пример 3). На обороте копии следует проставить
архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.

Для направления изготовленной копии адресату обычно
требуется составить сопроводительное письмо.

Для обеспечения конфиденциальности информации архивные копии
изготавливают, если оригинал документа содержит сведения только о человеке, на которого
сделан запрос. В иных случаях составляют архивную справку или архивную выписку.

Если запрашиваемые сведения невозможно документально
подтвердить на основании имеющихся в архиве дел, то подготавливают отрицательный
ответ. На официальном бланке организации сообщают адресату об отсутствии в
документах архива запрашиваемой информации (Пример 5). Ответ также может
содержать рекомендации об организации, в которую следует обратиться для
получения интересующих сведений; запрос дополнительных сведений, необходимых
для исполнения обращения; информацию о передаче архивных документов в другую
организацию, фактах утраты документов и т.д.

ПРИМЕР 5 

Письмо-ответ

Открытое акционерное общество «Уралмебель» (ОАО «Уралмебель») ул. Советская, д. 22, г. Челябинск, 123678 Тел. 8-495-555-45-70, факс 8-495-555-45-71 ОКПО 12345678       ОГРН 1234567890123 ИНН/КПП 1234567890/123456789		Конокрадову Анатолию Евгеньевичу ул. Московская, д. 32, кв. 4, г. Челябинск, 123678
25.09.2013	№	04-15/986
На №	б/н от 04.09.2013
Об отсутствии сведений о доходах Конокрадова А.Е.

            Сообщаем,
что в документах архивного фонда ОАО «Уралмебель» сведения о начислении
заработной платы Конокрадову Анатолию Евгеньевичу за 1999–2006 гг. отсутствуют.

            В 2006 г.
предприятие, указанное в запросе, было ликвидировано. В результате проведения
ликвидационных мероприятий документы были переданы на хранение в МУ «Городской
архив документов по личному составу». Рекомендуем Вам обратиться в данный
архив, расположенный по адресу: г. Челябинск, ул. Кривошапки, д. 145, тел. 8-495-854-63-78.

Заместитель генерального директора                   Каморников              Т.А. Каморников

 

Удочкина Н.М.

00-00-00

Выдача личных документов

Особую группу запросов составляют обращения о выдаче
подлинных личных документов. В учебных заведениях зачастую в личных делах
студентов остаются документы об образовании (аттестаты зрелости и др.), которые
они впоследствии запрашивают. Могут запрашивать трудовые книжки работников
(например, невостребованные в связи со смертью работника) и другие личные документы,
не полученные в свое время владельцами и находящиеся на хранении в архиве
организации.

При наличии запроса допускается изъятие из архива
организации таких документов с разрешения руководителя организации и выдача
владельцам или их родственникам по предъявлении документа, удостоверяющего
личность, доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные
личные документы могут быть также высланы заявителю ценным письмом.

Отправка подготовленной информации

Все письма-ответы составляются в двух экземплярах, один из
которых предназначен для отправки заявителю по почте после обязательной
регистрации согласно принятому порядку ведения делопроизводства, другой
помещается в дело организации в соответствии с номенклатурой дел.

Заявитель может также получить ответ лично. При этом обычно получателя просят на экземпляре организации поставить роспись и дату.

Порядок исполнения запросов граждан и организаций

В архивы поступают запросы государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений, организаций (юридических лиц), а также запросы от российских и иностранных граждан и лиц без гражданства, проживающих за рубежом, в том числе поступающие через консульские службы.

Все запросы, поступающие в архивы подразделяются на:

• запросы социально-правового характера – запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации;

• тематические запросы – запросы о предоставлении архивной информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;

• запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

К запросам социально-правового характера относятся запросы:

• о трудовом стаже, заработной плате за определенный период времени и особых условиях труда,

• об эвакуации из блокадного Ленинграда,

• о нахождении на оккупированной территории Ленинграда и области за 1941-1944 гг.,

• о пребывании в партизанских отрядах,

• о нахождении в немецко-фашистских лагерях, гетто, других местах принудительного содержания и насильственном вывозе граждан для работы в Германию и другие страны Европы в период Великой Отечественной войны,

• о подтверждении проживания в Ленинграде (по домовым книгам) в период Великой Отечественной войны и блокады,

• о награждении медалью “За оборону Ленинграда” и медалью “За доблестный труд”,

• о подтверждении записей актов гражданского состояния по 1924 г. включительно (только в связи с социальной защитой граждан и получении ими льгот и компенсаций, установленных законодательством).

Обращаем внимание, что социально-правовым запросом считается запрос гражданина на информацию о себе. Если перечисленные выше сведения запрашиваются другим лицом, например, с целью проведения биографического исследования, независимо от родственных отношений, такой запрос относится к тематическим запросам, и работа с ним осуществляется по правилам работы с тематическими запросами.

Порядок и сроки исполнения всех категорий запросов определены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.

Тематические запросы граждан и организаций исполняются в порядке оказания платных услуг или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем.

На безвозмездной основе архивом исполняются:

• запросы социально-правового характера – в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса.

• тематические запросы органов государственной власти и местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий, – в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, либо в согласованные с ними сроки.

• запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, – в сроки, установленные законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

На возмездной основе архивом исполняются тематические запросы, поступившие от юридических и физических лиц. Тематические запросы исполняются архивом  на основании договоров возмездного оказания услуг. При отсутствии финансовых, технических и кадровых возможностей архива по исполнению тематического запроса  договор возмездного оказания услуг не заключается, пользователь проводит самостоятельный поиск интересующей его информации в читальном зале архива.

Архивы оформляют ответы на запросы в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, а также в иных формах, указанных в пункте 46.14 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях 

Архивная справка — составляется на бланке архива, содержит информацию по теме запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Архивная выписка — составляется на бланке архива, дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящегося  к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Архивная копия — дословно воспроизводящий текст архивного документа или его изображение, с указанием архивного шифра. Архивная копия изготовляется на бумажном носителе или в форме электронной копии документа.

Информационное письмо — составляется на бланке архива, содержит ответ о наличии (отсутствии) в архиве архивных документов по теме запроса или сведений об их местонахождении, или о пересылке запроса по принадлежности в соответствующую организацию, или по вопросам оказания возмездных услуг, или о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

Перейти к отправке запросов