Как составить ознакомительное письмо

В первый день работы может быть трудно познакомиться с новыми коллегами и сразу найти с ними общий язык. Однако вы можете облегчить всем задачу, просто отправив письмо с самопрезентацией.

В этой статье вы узнаете больше об ознакомительном письме и получите несколько полезных советов по соблюдению email-этикета.

Мы также предоставим пример письма с самопрезентацией, чтобы помочь вам упорядочить свои мысли.

Что такое ознакомительное письмо?

Ознакомительное письмо — это письмо, которое новый сотрудник отправляет, чтобы выразить свою открытость и энтузиазм по поводу начала работы на новой должности и знакомства с новым коллективом. Такие письма могут помочь вам установить новые связи и построить фундамент для работы.

В таком ознакомительном письме вы можете предоставить некоторую справочную информацию о себе, описать свою роль в компании и даже пригласить новых членов команды выпить кофе или пообедать вместе.

(Источник: шаблон письма Stripo)

Почему нужно писать ознакомительное письмо?

Чем старше становятся люди, тем труднее им налаживать новые связи. И вы не единственный, кто может бояться знакомиться с новыми людьми. Но очень важно официально представиться и завязать взаимный контакт со своей командой.

1. Это ваш шанс представиться

Как известно, первое впечатление может быть ошибочным, особенно если у вас нет возможности встретиться с коллегами лично. Именно поэтому вы должны использовать свой шанс, чтобы рассказать больше о себе и показать свою искреннюю цель наладить отношения.

2. Сообщите своим коллегам о том, какими будут ваши обязанности

Используйте эту возможность, чтобы поделиться дополнительной информацией о себе, упомянуть свою должность, кратко описать свои обязанности и сообщить свой контакт для связи в реальной жизни.

(Источник: шаблон письма Stripo)

Что должно быть в ознакомительном письме

Вот несколько пунктов, которые следует проверить и убедиться, что ваше ознакомительное письмо понравится любому получателю:

1. Придумайте понятную тему письма

Темы писем — одна из самых важных частей вашей рассылки. Сегодня, когда десятки писем тонут в наших почтовых ящиках, никто не захочет открывать сообщение без привлекательной темы.

В зависимости от корпоративной культуры компании вы можете выбрать наиболее подходящий тон для своего сообщения. Тема письма также должна соответствовать вашей должности. Обязательно укажите в теме письма название вашей должности, так как ваши коллеги могут посчитать подозрительной рассылку с незнакомого адреса.

Примеры тем письма

В качестве примера для ознакомительного письма возьмите эти темы:

• «Привет» от нового аккаунт-менеджера.
• Письмо с представлением нового сотрудника от Алана Брауна.
• Давайте познакомимся — встречайте нового сотрудника.

2. Выберите подходящее приветствие

Формальное приветствие или дружеская приветливость?

Полагайтесь на собственный здравый смысл при выборе способа написания ознакомительного письма. Проверьте тон компании. Чтобы быть абсолютно уверенным, вы можете обсудить сообщение с HR-менеджером или своим руководителем.

В любом случае, необходимо придерживаться профессионального подхода, даже если вы пишете в дружеской манере.

3. Упомяните причину, по которой вы пишете

В идеале цель вашего ознакомительного письма должна быть понятна из его темы. Однако иногда нескольких слов в строке темы недостаточно.

Достаточно упомянуть, что вы недавно присоединились к команде и хотели бы представиться в первую очередь. Также можно добавить, что вы открыты для новых контактов и с нетерпением ждете встречи с коллегами.

(Источник: шаблон письма Stripo)

4. Опишите свой предыдущий опыт и новые обязанности

Лучший способ наладить новый контакт — дать людям понять, с чем они могут к вам обратиться. Расскажите немного о своем профессиональном опыте и объясните, почему он будет полезен в этой компании.

(Источник: шаблон письма Stripo)

Кроме того, расскажите о своей новой работе и основных обязанностях коллегам из других отделов. Если вы собираетесь руководить командой, сообщите им, что вы их новый супервайзер, в своем приветственном письме.

5. Выразите искренность и восторг

Не стесняйтесь проявить немного своих эмоций в профессиональном ознакомительном письме. Люди ценят открытость, и они наверняка разделят ваш энтузиазм, если вы будете искренними.

Также будет неплохо, если вы напишете, что с нетерпением ждете личной встречи (если это возможно) или, по крайней мере, надеетесь связаться с ними по видеосвязи.

6. Отвечайте на все входящие письма

Конечно, ваши коллеги могут ответить на письмо с представлением нового сотрудника. Не стесняйтесь отвечать на их сообщения, потому что это может помочь наладить и укрепить контакт.

Кроме того, у вас будет отправная точка для разговора с этим человеком позже. Зачем упускать такую возможность?

Что нужно учитывать при написании профессионального ознакомительного письма

Вы уже познакомились с основными элементами хорошего письма с самопрезентацией. Давайте подробнее рассмотрим детали, которые сделают ваш приход в компанию более примечательным.

1. Подготовьте шаблон ознакомительного письма

Иногда эмоции переполняют нас, и мы забываем обо всем. В случае профессионального email-знакомства это может быть некстати.

Мы рекомендуем вам написать шаблон письма с деловым знакомством заранее и на свежую голову. Вы также можете поделиться им с друзьями, чтобы получить советы о том, что следует добавить или убрать. Такие примеры писем могут быть универсальными для разных целей.

Однако это не относится к суеверным людям :).

2. Проверьте дважды

Вне всякого сомнения, это «обязательное условие» для всех писем. Очень важно избежать ошибок в письме с самопрезентацией, потому что оно создаст первое впечатление о вашей персоне. А первое впечатление — это главное, когда речь идет о новой работе.

Проверка орфографии необходима — обратите внимание, чтобы название компании и имя получателя были написаны правильно.

Грамматика также может стать проблемой, особенно для тех, кто не является носителем языка. К счастью, существует множество инструментов, которые помогут вам в написании профессиональных писем.

И последнее, но не менее важное: дважды проверьте вложения и ссылки, если они есть в вашем письме с самопрезентацией. Вы же не хотите, чтобы новые коллеги узнали ваши секреты в первый же день?

3. Помните, что все начинается с темы письма

Трудно переоценить важность темы в ознакомительном письме. Мы уже упоминали об этом в статье.

Несмотря на то, что она должна быть краткой и точной, необходимо проверить, помещается ли она в строку предварительного просмотра входящего письма. В противном случае получатель не заметит важную его часть.

Также не нужно дублировать свое имя в теме письма, если оно четко указано в вашей электронной почте — лучше указать должность или сделать веселое вступление.

4. Будьте лаконичны и соблюдайте структуру

Не пишите длинных повествований о том, как вы мечтали получить эту работу — оставьте эту тему для кофе-брейков или обеда с новыми коллегами.

Формальное приветствие, искреннее вступительное предложение, краткое описание вашей профессиональной биографии, выражение желания познакомиться с адресатом и ваш контакт — этого более чем достаточно для идеального письма с самопрезентацией.

5. Используйте организационную схему

В крупных и даже небольших компаниях обычно есть организационные схемы, которые могут помочь узнать имена, должности и контакты руководства основной команды. Вы можете найти эту информацию на сайте компании или HR-менеджеры могут прислать ее вам по электронной почте в первый рабочий день.

(Источник: шаблон письма Stripo) 

Вы можете использовать ее, чтобы убедиться, что отправили свое ознакомительное письмо всем, с кем собираетесь работать. Кроме того, в письме можно упомянуть, что вы готовы прийти к ним в офис для личной встречи, если для этого будет подходящее время.

Что не следует указывать в ознакомительном письме

1. Не будьте слишком откровенны

Лучше не давать ссылки на свои аккаунты в соцсетях и не прикреплять фото своей семьи — знакомство по электронной почте должно оставаться формальным.

Постарайтесь как можно больше рассказывать о работе. Однако не стесняйтесь делиться своими профессиональными достижениями или увлечениями, чтобы помочь людям лучше узнать вас.

2. Избегайте разговорной лексики и профессионального сленга

Даже если корпоративная культура компании позволяет вам общаться в дружеской манере, не стоит использовать язык чата в своем ознакомительном письме. Придерживайтесь официального тона, пока не убедитесь, что уместно использовать что-то более непринужденное.

С другой стороны, профессиональный сленг может заставить вас выглядеть скучным или даже вызывающим. На самом деле, в профессиональной среде люди обычно не используют много «сложных» терминов, потому что их все равно поймут и с помощью простых слов.

3. Скажите «Нет» лонгридам

Будет замечательно, если вы овладеете искусством быть в некотором роде интригующим при написании сообщения. Нет необходимости переписывать все свое резюме во ознакомительном письме.

Упомяните несколько основных деталей о себе, но не раскрывайте всех карт и оставьте место для легкой беседы в будущем.

Ваше письмо с самопрезентацией должно вызвать интерес у коллег и желание познакомиться с вами поближе!

Пример письма с самопрезентацией

1. Шаблон для новых членов команды. Используйте этот пример для систематизации своих мыслей и убедитесь, что соблюдаете структуру

Тема письма: Привет от Ника Дайсона, нового аккаунт-менеджера.

Привет всем,

Надеюсь, ваша неделя проходит хорошо!

Меня зовут Ник, я недавно присоединился к [название компании] и очень рад стать частью команды. Я пишу это ознакомительное письмо, чтобы вы узнали немного больше обо мне.

Как новый аккаунт-менеджер я возьму на себя [проекты и задачи]. Вы можете связаться со мной в случае необходимости обсудить некоторые услуги, которые мы можем предоставить новым клиентам.

Несколько слов обо мне: я учился в [название университета], проходил стажировку в [название компании] и работал в должности [название должности] в [название компании] в течение 2-х лет до прихода сюда. Когда я подавал резюме на эту должность, то заметил [ключевые преимущества бизнеса], что заинтересовало меня в данной сфере. Я считаю, что мой опыт пригодится для того, чтобы сделать [продукт] лучше.

Если у вас есть какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне напрямую. И дайте знать, если я могу вам чем-то помочь.

Я с нетерпением жду возможности встретиться лично и узнать друг друга получше.

С наилучшими пожеланиями,

Ник Дайсон

2. Пример письма для отправки руководителю. Оно более формальное (но не слишком)

Тема письма: Ознакомительное письмо от [имя], нового PM

Доброе утро, [имя получателя],

Надеюсь, у вас все хорошо!

Меня зовут [имя], и я новый руководитель проекта [название проекта]. Я пишу, чтобы официально представиться и познакомиться.

Мой предыдущий опыт работы связан с [задачи, процессы, клиенты], и я считаю, что это поможет мне хорошо влиться в компанию.

Я очень хочу присоединиться к компании и буду очень признательна, если мы сможем встретиться лично. [Название компании] поражает своей корпоративной культурой и даже процессом найма.

Я начинаю работу [дата начала] и буду выполнять [задачи], поэтому не стесняйтесь связаться со мной, чтобы обсудить любой из этих вопросов.

Спасибо за ваше время и внимание.

С уважением,

Элисон Нейт

3. Ознакомительное письмо, отправляемое в случае, если вы новый менеджер

Тема письма: Краткое знакомство с новым [роль]

Уважаемая команда,

Меня зовут Николас Дейтон, и я рад представить себя в качестве вашего нового [руководителя отдела]. Мой первый день начнется [дата начала работы], тогда же мы проведем общее собрание, так что у вас будет возможность познакомиться со мной лично довольно скоро.

Я рад присоединиться к компании, поскольку высоко ценю ее [продукт, социальную активность, корпоративную культуру, положение на рынке и т. д.].

Мой опыт включает в себя [проекты, достижения, результаты управленческой деятельности], и это стало для меня отличной отправной точкой. Моей команде удалось [улучшить бизнес тем или иным способом], что помогло нам привлечь много потенциальных клиентов. Я чувствую, что мы можем внедрить множество новшеств, чтобы сделать работу более эффективной, а продукт — более заметным на рынке.

Как [руководитель отдела] я планирую [провести некоторые существенные изменения].

В первые две недели я хотел бы встретиться со всеми, чтобы больше узнать о команде и личном вкладе каждого ее члена. Я с нетерпением жду этого!

Не стесняйтесь обращаться ко мне, если захотите что-то обсудить или предложить для улучшения бизнес-процессов.

Давайте сделаем наше сотрудничество успешным и вместе добьемся лучших результатов!

С наилучшими пожеланиями,

Николас Дейтон

Важно отметить:

Обязательно оформите свое сообщение в привлекательный шаблон HTML-письма.

Подведем итоги

Как видите, ознакомительные письма играют важную роль в профессиональной коммуникации. И писать их, честно говоря, не так-то просто. Но если вы запомните самые важные советы о том, как написать ознакомительное письмо, все станет намного проще. Давайте быстро освежим их в памяти.

1. Убедитесь, что ваша тема письма краткая и информативная. Укажите свое имя и должность, чтобы она была более живой.
2. Обратите внимание на тон вашего сообщения. Не забывайте общаться во время процесса найма, а также проверяйте социальные сети компании или сайт, чтобы проверить себя.
3. Первая строка предназначена для объяснения причины, по которой вы обращаетесь к человеку. Люди не склонны тратить свое время на бесполезные письма, и вам необходимо прояснить цель вашего обращения, чтобы привлечь внимание.
4. Будьте искренними. Важно выражать свои эмоции, чтобы показать, что вы такой же человек и рады присоединиться к команде. Даже если чувствуете, что волнуетесь, совершенно нормально об этом упомянуть.
5. Будьте готовы к переписке. Это менее вероятно, но коллеги могут ответить на ваше ознакомительное письмо, чтобы подбодрить вас и поздравить с новой должностью. Не стесняйтесь отвечать им напрямую и, возможно, даже пригласить на чашечку кофе.
6. Отправьте разные письма команде и руководству. Будет приятно, если вы отправите отдельные письма разным людям. Вы можете персонализировать их и подобрать идеальный текст, чтобы достичь своей цели.
7. Не забывайте проверить дважды. Мы все делаем ошибки, особенно когда начинаем волноваться (а новая работа — это всегда эмоции). Проверьте орфографию, убедитесь, что вы правильно пишете имена, чтобы не попасть в неловкое положение, и попросите друга или коллегу вычитать письмо.
8. Будьте лаконичны в своем сообщении. Отложите длинные истории на будущее и упоминайте только ключевую информацию, которая поможет команде получить общее представление о вашей персоне.
9. Проявите энтузиазм. В своих письмах вы должны быть гостеприимны, чтобы пробудить желание встретиться с вами. Сохраняйте позитивный настрой, скажите несколько слов о том, как вы любите проводить свободное время, и обязательно найдется человек, который захочет познакомиться с вами поближе.
10. Подготовьте шаблоны сегодня, и уже завтра скажете себе «спасибо». Никто не любит подготавливать шаблоны, когда время от времени отправляешь такие письма. Но мы можем вас заверить, что шаблон ознакомительного письма так же полезен, как и заранее подготовленное резюме. Не торопитесь, подумайте, чем бы вы хотели поделиться, представляясь новым коллегам, или попросите друзей и хотя бы напишите аннотацию. Это также может быть полезно для вас перед написанием сопроводительного письма при подаче заявления о приеме на работу.

В завершение

Фух, это было тяжело. Но мы считаем, что оно того стоило! Спасибо за то, что вы заинтересованы в развитии себя как будущего коллеги и обратились к нам за некоторыми идеями. Всегда проще собраться с мыслями, прежде чем начать что-то писать, чем пытаться создать важное письмо с нуля, не так ли?

Мы знаем, что новая работа может быть сложной и заставлять вас переживать. К счастью, мы здесь, чтобы помочь вам, и мы надеемся, что все станет намного проще, поскольку вы знаете все советы и подготовились к письму с самопрезентацией. Не стесняйтесь использовать наши шаблоны, убедитесь, что вы учли все подсказки, придерживаетесь структуры и просто будьте открыты для новых знакомств.

Верьте в себя так же, как мы верим в вас, и вы обязательно сможете все начать с правильной ноты!

Письмо – основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо – это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

– как ответные – в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

– как сопроводительные – в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

– как ответы – в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

– как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части – вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций – это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука “сама тянется к перу”, то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса – отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения – поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, – выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, – исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет – на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны “просвечивать” (т.е. быть слишком жидкими), а перо – царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая – то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений “я”,

“мы”, “вы”, “нам”, “наш”

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными “организация”,

“подразделение”, “сотрудник” и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование “книжных” оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше “зеркалить” примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье – в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

Информационное письмо — это деловое письмо, которое содержит официальную информацию о событиях и изменениях в компании или отрасли. Например, уведомляет о смене реквизитов, изменении условий договора или предстоящем мероприятии. Также информационные письма используют в email-рассылках, чтобы сообщить подписчикам о неких фактах или новостях.

Информационные письма обычно составляют в бумажном виде, каждому документу присваивают номер и заверяют подписью руководителя. Однако бумажные письма идут долго, поэтому для оперативного информирования партнеров и клиентов нередко используют электронные версии таких писем.

Для информационных писем разрабатывают шаблоны в фирменном стиле компании или по рекомендациям ГОСТа.

Задачи информационного письма

Информационные письма рассылают как частные компании, так и государственные органы. В комплексе маркетинга такие сообщения решают несколько задач.

Информируют о фактах и событиях. Сообщают адресату важные новости, уведомляют об изменениях в работе компании, отрасли.

Формируют образ и имидж компании в представлении партнеров и потребителей. Раскрывают позицию бренда по актуальным вопросам, подтверждают статус эксперта и лидера в отрасли.

Напоминают о продукте или компании. Помогают поддерживать контакт с потребителями или подписчиками, регулярно появляться в информационном поле аудитории.

Привлекают пользователей на сайт. Вызывают интерес у читателей, мотивируют перейти по ссылке в поисках информации о продукте или компании.

Рекламная рассылка открыто продвигает товары или услуги компании и призывает читателя к действию.

Информационная рассылка сообщает адресату важную информацию о событиях и фактах, не мотивирует получателя к активным действиям, а продукты компании продвигает косвенно.

Виды информационных писем

В зависимости от содержания и цели рассылки выделяют уведомления, напоминания, подтверждения, заявления и рекламно-информационные письма.

Уведомление

Сообщает о событиях, фактах, изменениях.

Поводы для отправки письма-уведомления:

• новые реквизиты;
• изменение статуса организации;
• смена руководителя или обслуживающего менеджера;
• обновление прайса;
• изменения в условиях работы;
• увеличение сроков выполнения работ, задержка отгрузки;
• вступление в силу закона или приказа;
• проведение мероприятия.

Расскажите о событии или факте, поясните, как они повлияют на работу компании. Напишите, нужно ли адресату предпринять действия в связи с изменениями.

К некоторым видам информационных писем предъявляются особые требования. Например, уведомление о смене реквизитов является официальным документом, который компания обязана своевременно составить и отправить партнерам.

Информационное письмо о смене реквизитов должно содержать полное наименование и контакты организации, дату составления, исходящий номер по внутреннему документообороту, сообщение о изменениях, новые реквизиты и дату, с которой они действуют. Оно рассылается в двух форматах. В электронной виде, чтобы сообщение оперативно дошло до адресата. В бумажной форме заказным отправлением, чтобы получить уведомление о вручении.

Уведомление о смене банковских реквизитов. Источник

Напоминание

Побуждает получателя выполнить определенные действия или обязательства по договору.  Такое письмо напоминает адресату:

• об оплате задолженности;
• о списании средств по подписке;
• о предоставлении документов;
• о товарах, оставленных в корзине;
• о сроках начала или завершения проекта;
• о мероприятии, на которое зарегистрировался или купил билет подписчик.

Укажите ссылку на пункт договора или иной документ, в котором прописаны условия сделки. Сообщите, какие действия компания предпримет, если адресат не выполнит обязательства. Например, приостановит обслуживание, ограничит доступ к учетной записи, увеличит срок доставки.

Подтверждение

Закрепляет достигнутые договоренности и подтверждает, что некое событие произошло. Например:

• поступила оплата;
• товар отгружен или получен;
• начались работы;
• получены документы;
• достигнуто согласие на условия сделки.

В email-маркетинге письма-подтверждения, которые отправляются в ответ на действия пользователя, называются транзакционными.

Заявление

Раскрывает позицию отправителя по конкретному вопросу. Письмо-заявление используют при расторжении или изменении условий договора. Оно составляется в электронном виде для оперативного уведомления партнеров и бумажном варианте как официальный документ.

Опишите ситуацию и причины, которые к ней привели. Сообщите о возможных путях решения вопроса, о том, какие действия планируете предпринять.

Рекламно-информационное

Рассказывает о товарах или услугах компании. Рекламно-информационная рассылка не призывает купить и не продвигает продукт открыто, а сообщает факты. Такое сообщение может содержать:

• анонс концерта или фильма;
• новость о расширении ассортимента, новой услуге или товаре;
• приглашение к сотрудничеству, условия сделки.

Тон рекламно-информационной рассылки сдержанный и официальный. Акцент делают на фактах, интересных новостях и пользе для читателя. Для отправки рекламно-информационной рассылки необходимо получить согласие адресата.

Как составить информационное письмо

Информационные письма можно разделить на три группы. Официальные письма от имени организаций обычно составляют в бумажной форме по шаблону согласно ГОСТу.

Деловая переписка с партнерами ведется в свободной форме в соответствии с правилами делового письма и бизнес-этикета.

Email-рассылки информационного характера оформляются в фирменном стиле компании.

Общие принципы

Несколько рекомендации по составлению любых информационных писем:

• Придерживайтесь официального, эмоционально-сдержанного тона повествования.
• Избегайте просторечных выражений, профессионального жаргона и красочных эпитетов.
• Структурируйте текст, делите информацию на смысловые блоки.
• Пишите кратко и ёмко. Хорошее письмо содержит всю существенную информацию по вопросу и не нуждается в дополнении.
• Перед отправкой проверьте текст на орфографические и пунктуационные ошибки.

Официальное информационное письмо

Официальные письма от имени организаций составляют на бумаге или в электронной форме и оформляют по шаблону.

Стандарты содержания и оформления документации описывает ГОСТ, например:

• наличие реквизитов, названия и логотипа организации;
• даты и регистрационного номера документа;
• данных адресата;
• подписи и контактов отправителя.

Также ГОСТ содержит стандарты форматирования текста и даёт другие рекомендации.

Исполнение ГОСТа носит рекомендательный характер. Компания может самостоятельно разработать шаблон письма.

Электронное информационное письмо

Информационное письмо для email-рассылки составляется по тем же принципам, что и бумажное. Его можно оформить в фирменном стиле или как простой текст. Привлекательный дизайн подчеркнет статус и усилит профессиональный имидж компании.

• Сформулируйте тему, которая раскрывает суть сообщения. Сообщение с темой: «Информационное письмо», пользователь вероятно посчитает формальным и не откроет.
• Обратитесь к адресату в вежливой форме: «Уважаемые партнеры», «Уважаемая Федорова Ольга Ивановна». Персонализированное обращение в рассылке повышает степень доверия и лояльности к отправителю.
• Изложите кратко и последовательно содержание сообщения. Поясните, кому, зачем и почему отправлено письмо. Сформулируйте вывод, предложение или просьбу, с которой обращаетесь к адресату.
• В заключении укажите название компании и контактные данные отправителя, если это необходимо. Новости о крупных изменениях в политике компании часто рассылаются от имени основателей и руководителей.
• Используйте в оформлении фирменный стиль или корпоративные цвета.
• Проверьте правильно ли отображается верстка в браузерах и на разных устройствах.

Компания может сверстать email с помощью дизайнеров или воспользоваться готовыми решениями. Например, в Unisender есть набор типовых и универсальных шаблонов, которые подходят для информационных писем.

Чтобы создать email на основе шаблона, нужно просто заменить текст в примере на свой. Затем изменить цвета на фирменные и при необходимости добавить изображения. В любом шаблоне можно добавлять или удалять блоки, чтобы адаптировать его под цели и задачи конкретного письма.

Главные мысли

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

• наименование адресата (получателя письма);
• почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

• должностное лицо/несколько должностных лиц;
• организация;
• структурное подразделение организации;
• группа организаций;
• физическое лицо.

АДРЕСАТ – ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

• при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
• перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

АДРЕСАТ – ОРГАНИЗАЦИЯ

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

АДРЕСАТ – СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ – ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ – НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ
ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

• на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
• на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

• Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97­2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

• Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например: