Как составить письменное предложение образец

Письмо о сотрудничестве — это документ, в котором изложены предложения о совместной деятельности, преимущества работы с компанией. Иногда такое обращение является офертой.

Когда пишут письмо

Письмо о сотрудничестве составляется для текущих или потенциальных партнеров. Это делается в целях:

• заключения новых сделок;
• осуществления совместных проектов;
• расширения бизнеса и получения дополнительных рынков сбыта;
• освоения новых областей производства и деятельности.

Письма о сотрудничестве — это важная часть деловой переписки, конкретное предложение с указанием основных преимуществ для привлечения контрагента.

В некоторых организациях разработанобразец письма о готовности к сотрудничествуи бланк обращения о совместной деятельности. Отвечать на коммерческие письма не обязательно, деловая этика позволяет этого не делать, так как очевидно, что их рассылка является частью рекламной деятельности компании. Если предложение позволяет сделать вывод о готовности адресанта заключить контракт, содержит все существенные условия, оно является офертой по ст. 435 ГК РФ. Оферта связывает направившую ее компанию с момента получения предложения адресатом. Это означает, что, если получатель выразит желание заключить договор, оферент обязан его заключить на изложенных им условиях.

Кто и на чье имя его составляет

Коммерческое предложение — совместный труд специалистов, менеджеров и маркетологов. Первоначальный текст целесообразно доверить специалисту, курирующему направление деятельности в компании-отправителе. Бланк, «рыбу» готовит секретариат (он может быть разработан заранее, утвержден в локальных нормативных актах). Текст и бланк совмещают маркетологи, отвечающие за продвижение продукта и исследование рынка. Они формулируют преимущества работы с компанией, чтобы привлечь внимание контрагента и заинтересовать его.

Эта схема обязательной не является, руководитель самостоятельно решает, кто готовит письмо, и вправе поручить эту работу конкретному специалисту.

При формировании обращения рекомендуется узнать фамилию, имя и отчество руководителя предприятия, принимающего решения о заключении контрактов. Эффективнее работают адресные предложения.

Что писать в письме и как его оформить

Обязательно ли использовать образец, как написать письмо о предложении сотрудничества, чтобы оно заинтересовало адресата? Содержание и структура — полностью на усмотрение руководителя, главное — побудить заключить сделку. Основная задача — это не только привлечь внимание, но и убедить потенциального контрагента ответить на обращение, позвонить, написать и в итоге заключить соглашение. Что написать, решает исполнитель, визирует документ руководитель. На практике гораздо рациональнее изложить предлагаемые условия взаимодействия сжато, лаконично и конкретно, броские рекламные лозунги вызывают сомнения в надежности компании, длинные письма обычно не читают. Важно выделить основное и структурировать документ таким образом, чтобы его удобно было читать.

Структура документа:

• адресная часть с указанием адресата и отправителя — в правом верхнем углу;
• тема (чтобы сразу было ясно содержание), расположенная в левом верхнем углу;
• обращение — по центру;
• введение с информацией о компании-адресанте;
• описательная часть с конкретными предложениями;
• приложения;
• подпись.

Рекомендации по составлению:

• обращение по имени и отчеству;
• обязательность указания темы;
• использование бланка, так письмо выглядит солиднее;
• указание на основные тезисы, введение и описательная часть должны занимать не более 2/3 страницы;
• указание телефона для уточнения деталей;
• избегание канцеляризмов, штампов;
• деловой стиль;
• ориентация на партнера и его интересы, указание на конкретные и достоверные цифры, факты и предложения;
• приложение дополнительных материалов для информирования потенциального партнера.

Образец

Образец предложения к сотрудничеству

Как отправить

Есть несколько способов направить письмо с предложением о сотрудничестве:

• по электронной почте. Но есть риск, что письмо попадет в папку «Спам» или его сразу удалят. Рациональнее использовать электронную почту, когда связи уже налажены, с текущими партнерами;
• по Почте России. Для массовой рассылки вариант неподходящий, но эффективный для отправки индивидуальных обращений;
• посредством факса. Этот способ используется и не потерял своей актуальности;
• нарочным под входящий. Это вариант для особо ценных адресатов;
• через мессенджеры, если руководители или специалисты знакомы лично.

Шаблоны и формы

Инструкция: составляем письмо о сотрудничестве

Письмо о сотрудничестве — это деловое послание, в котором организация предлагает потенциальным партнерам заключить выгодную сделку, контракт или участвовать в совместных проектах. Правильно оформленное деловое письмо становится первым шагом к долгосрочному партнерству.

Кто и кому может предложить сотрудничество

В мире бизнеса сегодня ни одна серьезная сделка не обходится без официального письма о сотрудничестве, которое одно предприятие адресует другому. Чаще всего это послание сочетает в себе коммерческое предложение и оферту для поставок товаров или услуг. Его цель — заинтересовать делового партнера в долгосрочном взаимодействии. Чтобы привлечь контрагентов к совместной деятельности, в письме перечисляют преимущества предлагаемых товаров и выгоды от совместной работы.

Деловая корреспонденция используется для текущих контрагентов и для потенциальных партнеров. Чаще всего это делается для освоения новых рынков сбыта и привлечения новых заказчиков продукции или услуг. Но нередко и для организации совместного бизнеса или расширения мощностей. В этом случае аккуратно составленное послание повлияет на решение потенциального партнера.

Обычно составлением письма о партнерстве занимаются маркетологи или PR-менеджеры. Чаще всего директор возлагает эту обязанность на специалиста, который непосредственно работает с определенными компаниями или областями. Зная их специфику, ему проще заинтересовать клиентов совместными проектами и найти подход к каждому из них.

Как написать и оформить письмо

Единых стандартов нет, поскольку корреспонденция предполагает индивидуальный подход к коллегам. В нем необходимо продемонстрировать серьезность и надежность компании как партнера. Начинайте с простого оформления. Для солидности напишите текст на официальном бланке фирмы, в котором размещены стандартные реквизиты и контактные сведения. Если оформить послание на листе А4, ошибки не произойдет, но деловой имидж несколько ухудшится в глазах клиентов.

Составляют деловую корреспонденцию по следующей схеме:

1. В правом верхнем углу — наименование организаций (отправителя и адресата).
2. По центру — заголовок.
3. Затем обращение к директору компании (обычно по имени и отчеству).
4. Основная часть с предложением.
5. Дата, должность составителя и подпись.

Есть определенные требования и для текста. Главное — лаконичность и информативность. Длинные письма в бизнесе не приняты. У предпринимателей нет времени читать послания более 15–30 минут. Уместите информацию в нескольких небольших абзацах, пишите крупным шрифтом. Если есть важные данные или показатели, покажите их в виде таблицы или списка.

Вот пошаговая инструкция, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве по правилам:

1. Пишите лаконично и четко без лишней информации, только важные факты, которые интересны клиенту.
2. Отметьте главные достижения компании, перечислив успешные проекты, контракты с известными крупными корпорациями, рост продаж, расширение рынков сбыта и др.
3. Чем вы выделяетесь на рынке, по сравнению с конкурентами (платежеспособность, кредитоспособность, безупречная репутация).
4. Расскажите о выгодах, которые принесет совместная деятельность, — например, о способности закупать солидные объемы товаров, продвигать продукцию на внешних рынках и т.д.

Образец

Чтобы не тратить время на написание, возьмите за основу наш шаблон, пример письма о сотрудничестве, и добавьте вашу специфику.

В _ООО___________________

Директору (Ф.И.О.) ________

Предложение о сотрудничестве

Уважаемый Александр Александрович!

Предлагаем вам взаимовыгодное партнерство в сфере _____, наше предприятие_________ занимается поставкой оборудования с ______года.

Мы заинтересованы в долгосрочном взаимодействии на взаимовыгодных условиях (суть предложения) _____________________________.

Выгоды совместного проекта _____________________________________.

Надеемся на плодотворное сотрудничество. По вопросам обращайтесь к специалисту по маркетингу (Ф.И.О.). Телефон _____________, e-mail ______.

Директор ______________

_______________

/___________ М.П.

«__»__________ ____ г.

Это готовый образец послания от организации к заказчику.

А вот пример приглашения к партнерству поставщика.

Как отправить письмо адресату

После старательного оформления важно, чтобы корреспонденция дошла до адресата. Доставка осуществляется разными способами:

1. Курьером — обычно передать его поручают сотруднику компании при личной встрече. Это один из самых эффективных вариантов для привлечения клиентов.
2. Заказным письмом через почту России — надежно, но долго.
3. Электронная почта — быстро, но есть риск, что не дойдет до адресата, затерявшись среди спама. Этот способ подойдет для уже налаженных контактов.
4. Факс — несколько старомодный вариант, но его до сих пор применяют некоторые руководители.

Если такие послания поступили в компанию, не на каждое из них необходимо сразу отвечать. Часто корреспонденция попадает в качестве массовой рассылки. Тогда отвечать стоит, только если вас заинтересовало предложение. Другой разговор, если послание принадлежит серьезной известной организации или текущим контрагентам. Тогда решить вопрос, как ответить на письмо о сотрудничестве, не составит труда:

1. Если это оферта от потенциального партнера, отвечайте корректно, даже если необходимо отклонить предложение.
2. Поблагодарите за внимание к вашей компании и объясните причину отрицательного ответа.
3. Предложите вернуться к вопросу позже, когда позволит ситуация — например, когда появится бюджет, изменится рыночная конъюнктура, завершатся поставки от другой компании и т.д.

Об авторе статьи

Ломова Анна

Автор-эксперт

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Вместе с эти материалом часто ищут:

Примеры презентаций для бизнеса

Что такое предложение о сотрудничестве

Предложение о сотрудничестве – это официальное письмо, направляемое в фирму с целью заинтересовать потенциальных партнеров в совместной работе. Результатом может быть сотрудничество в поставках, в пиаре, в местах для проведения различных мероприятий. Это взаимодействие выгодно для обеих сторон, но самая главная задача во время составления письма – заинтересовать потенциальных партнеров и выделиться среди конкурентов. Именно это – первый шаг к будущему продуктивному сотрудничеству.

Письмо с предложением обычно составляется лично директором фирмы или его уполномоченными подчиненными, но обязательно с его согласия. Также оно может направляться не руководству потенциальной компании-партнера напрямую, а его заместителям или сотрудникам, но окончательное решение обязательно принимается именно главой фирмы.

Виды и особенности предложений о сотрудничестве

Итак, предложения о сотрудничестве бывают трех видов, каждый из которых отличаются своими особенностями:

• холодные;
• теплые;
• горячие.

Холодные предложения направляются в компании, с которым ранее не было ни устных, ни письменных обязательств. Его составить гораздо сложнее, так как небольшой процент таких писем вообще дочитывается до конца и еще меньший – получает обратный отклик. При его написании следует придерживаться следующих рекомендаций:

• не составлять слишком длинные письма, на чтение которых уходит больше минуты;
• тщательно продумывать заголовок письма;
• выражаться кратко и четко;
• выбирать яркий и запоминающийся способ подачи информации.

Теплые предложения направляются в компании, с которыми фирма ранее уже сотрудничала. Шанс того, что их откроют и прочитают, гораздо выше. В них нет необходимости расписывать особенности компании: достаточно напомнить о предыдущих договоренностях и кратко описать новые условия сотрудничества. Придерживаться стоит следующих рекомендаций:

• красочно представлять информацию, например, в виде инфографики;
• не составлять тексты более чем на 3-4 минуты чтения;
• продумывать четкий заголовок, чтобы было понятно, какая именно компания предлагает сотрудничество.

Горячие предложения о сотрудничестве направляются в компании, с которыми уже существуют определенная договоренность о партнерстве. В этом случае их цель не заинтересовать, а рассказать об условиях сотрудничества, прояснить обязательства сторон, документально закрепить планируемую выгоду. В этом случае стоит следовать следующим советам:

• можно оформлять информацию в виде слайдов в pdf или инфографик, но стоит выражаться кратко и точно;
• честно описывать условия о сотрудничестве;
• допустимо писать более объемные тексты – до 5-10 минут на чтение.

Пример партнерского предложения в виде презентации

Смотреть всю работу

Желательная структура КП о сотрудничестве

Независимо от вида предложения, оно должно соответствовать четкой структуре: это значительно повышает шансы, что его дочитают до конца и ответят.

Заголовок. Это – важнейшая часть письма, ведь именно его первым делом видит получатель и решает, стоит ли читать информацию или лучше отправить его в корзину. Часто в теме электронного письма пишут просто «коммерческое предложение»: это не привлекает внимания, и послание теряется в папке вместе с рекламой и спамом. Чтобы заинтересовать, можно написать имя и отчество получателя, но в случае, если почта корпоративная, этот вариант не сработает. Можно сразу описать краткую выгоду для фирмы и указать название компании-отправителя.

Например, дизайн-агентство предлагает услуги по ребрендингу кафе и отправляет письмо с заголовоком «Хотите поднять продажи с новым фирменным стилем от дизайн-агентства «Печать»?».

Вступление. Обязательно нужно начать с приветствия и обратиться по имени и отчеству к читателю, чтобы не создавалось впечатление безличной массовой рассылки. Поэтому важно определить, кому отправляется письмо: например, руководителю фирмы, креативному директору или начальнику отдела закупок. Приветствие можно выделить жирным шрифтом и сделать отступ от остального текста. После этого необходимо представиться и указать, какая фирма является отправителем, затем кратко описать свою компанию: хватит 1-2 предложения.

Например, в случае с дизайн-агентством: «Здравствуйте, уважаемый Павел Игоревич! Меня зовут Анна Ушакова, я представляю дизайн-агентство «Печать». Мы оказываем услуги по созданию и ребрендингу фирменного стиля и наружной рекламы для фирм и предприятий». В случае с теплым коммерческим предложением можно указать проекты, по которым компании сотрудничали ранее.

Суть предложения. Сразу после приветствия нужно конкретно сформулировать, что именно предлагает фирма. Если получатель в холодном и даже теплом предложении не найдет этой информации в первые секунды чтения, то, скорее всего, не станет тратить время на письмо. Поэтому следует четко очертить условия совместной работы и возможную выгоду. Этот раздел также должен занимать не больше 3-4 предложений для холодного и теплого письма. Например, «Нам стало известно о ваших намерениях произвести реновацию кафе, и мы готовы провести ребрендинг. Мы предлагаем услуги по созданию фирменного стиля, наружной рекламы и оформления интерьера помещения.». А вот в горячем предложении можно более подробно и конкретно расписать перспективы дальнейшего сотрудничества: в этом случае оно будет являться офертой. 

Выгода. Если получатель заинтересовался предложением и продолжил читать письмо, стоит убедить его в том, что сотрудничество будет взаимовыгодным. Для этого стоит кратко описать свои преимущества, которые будут полезны для партнеров и отличат компанию от конкурентов. Можно рассказать о выгоде по цене, качество материалов и выполнения работ, точность, скорость. Уместно будет также рассказать о реализованных проектах с партнерами.

Например: «Мы предлагаем комплексный ребрендинг с разработкой брендбука в кратчайшие сроки: от 3-х дней. Работа по договору, индивидуальный подход, бесплатные правки. Наша компания сотрудничала с такими фирмами, как…». 

Заключение. Этот блок должен призывать к действию и содержать все контакты: номер телефона, адрес электронной почты для обратной связи, сайт компании. Также можно отдельно приложить ссылку на портфолио, кейсы или отзывы клиентов. Если компания готова предоставить скидки или особые условия, это также стоит указать в конце, чтобы убедить получателя в его выгоде.

Например, «Если вас заинтересовало наше предложение, будем рады взаимовыгодному сотрудничеству. До Нового года – скидка на услуги 15%! Свяжитесь с нами, и мы обсудим условия партнерства».

Секреты эффективного предложения

Четкое следование структуре – важная часть успеха письма, но, чтобы оно гарантированно было эффективным, стоит прислушиваться к следующим советам:

• всегда указывайте имя получателя в личном письме;
• если предложение на корпоративную почту, в приветствии лучше указывать общую формулировку;
• подкрепляйте все факты доказательствами;
• используйте картинки, но не злоупотребляйте ими в холодном предложении;
• указывайте на уже существующие отзывы клиентов и партнеров;
• пишите о преимуществах перед конкурентами, делайте ваше предложение уникальным;
• правильно оформляйте письмо – сопроводите его логотипом, инфографиками, в теплом и горячем предложении – слайдами презентации.

Частые ошибки

Неправильно составленное письмо не только не будет эффективным и останется без ответа, но и вызовет отвращение к компании, повредит ее репутации. Чтобы этого избежать, необходимо не допустить следующих ошибок.

• Несоответствие смысла письма ценностям получателя. Если компания предлагает совместную работу разным компаниям по разным направлениям, то для каждой из них письмо должно составляться индивидуально. Например, если при для проведения семинара нужна площадка и пиар, то партнеры, предоставляющие место проведения и организовывающие рекламу, получат совершенно разную выгоду, которую необходимо отразить в письме. Если отправлять всем типовой текст, меняя только имя получателя, отклик будет минимальным.
• Безосновательные преимущества. При составлении предложения о сотрудничестве нужно учитывать, что будет интересно партнеру и какую выгоду он должен получить. Если не подтверждать слова фактами и только расхваливать себя, предложение не заинтересует получателей. Например, нельзя употреблять такие общие фразы, как «мы лучшие на рынке», «клиенты довольны нашими услугами», «мы будем рады с вами сотрудничать». Лучше указать фирмы, с которыми уже заключены договоры о сотрудничестве, прикрепить ссылку на их отзывы, указать, какую выгоду получит партнер в результате сотрудничества.
• Неправильный язык повествования. Слишком сухой и официальный язык повествования оттолкнет читающего, а иногда и помешает уловить основную мысль сказанного. Изобилие узкоспециализированных терминов и понятий, особенно когда письмо адресовано фирме с другим родом деятельности, сделает его непонятным и значительно снизит эффективность. Но и художественный стиль также не подходит – изобилие художественных оборотов, прилагательных, длинных предложений создаст впечатление несерьезности и ненадежности. Нужно писать понятно, короткими точными фразами, разбивать текст на абзацы.
• Перегружать текст информацией. Цель предложения о сотрудничестве – заинтересовать потенциальных партнеров, вызвать у них заинтересованность и вывести на дальнейший диалог. Не стоит долго перечислять историю компании, ее преимущества, рассказывать о спектре оказываемых услуг или выпускаемой продукции. В письме должно быть только то, что важно для будущих партнеров: что требуется с их стороны и что предлагает фирма, какую выгоду они могут получить, как связаться для дальнейшего диалога. Исключение составляют горячие предложения: если договоренность о партнерстве уже имеется, то можно описать подробные условия будущего сотрудничества.
• Ложь. Несмотря на то, что в предложении о сотрудничестве необходимо заинтересовать потенциальных партнеров собственными преимуществами, все они должны быть правдивыми. Даже если удастся вызвать отклик неверными фактами, они вскроются в процессе заключения договора и приведут к конфликтам и повредят репутации компании. Лучше описать меньше реальных преимуществ, чем больше, но ложных. Также стоит воздержаться от фактов, которые сложно проверить.
• Отсутствие предложения и призыва. При прочтении письма должно быть понятно, что предлагает отправитель и что делать после его получения. Если писать только о своей компании и рассказывать об услугах и продуктах, предложение не будет эффективным и не вызовет отклик. 

Правильно составленное предложение о сотрудничестве – залог успешного партнерства. Правильно выбирайте адресата, пишите точно и кратко, подкрепляйте слова фактами, не забывайте о цели письма – и вы сможете заинтересовать потенциальных партнеров и начать с ними продуктивное сотрудничество. 

Содержание

Для масштабирования бизнеса нужны новые партнеры. Предложение о сотрудничестве – это возможность представить компанию в выгодном свете и первый шаг к успешным переговорам. Рассказываем, как правильно составить письмо для партнерства, показываем образцы писем о сотрудничестве.

Что такое предложение о сотрудничестве

Предложение о сотрудничестве – это обращение к организации, которое содержит приглашение к сотрудничеству, условия работы, рекламу.

Ключевая задача письма – убедить получателя заключить договор, купить товары или услуги. Важно сразу же привлечь внимание потенциальных партнеров и клиентов, ведь они ежедневно получают предложения о сотрудничестве, многие из которых отправляют в корзину непрочитанными.

В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве

Письмо-приглашение к партнерству составляют, когда у компании появилась перспектива реализации совместных проектов и она хочет наладить деловые отношения. Иногда такие предложения направляют бывшим партнерам, с которыми предприятие планирует возобновить сотрудничество.

Существует три разновидности предложений о сотрудничестве, в зависимости от бэкграунда отношений между отправителем и получателем:

• Холодные – для компаний, которые никогда не сталкивались с предприятием, предлагающем партнерство. Как правило, это шаблонные письма. Их задача – привлечь внимание адресата, заставить его вступить в переписку или уточнить детали предложения.
• Теплые – письма адресатам, которые уже заинтересованы в сотрудничестве. Это, например, клиенты, оставившие заявку на сайте. При составлении сообщения учитывают всю информацию о получателе. Задача теплых предложений – продолжить общение с потенциальным партнером: созвониться, встретиться для обсуждения деталей.
• Горячие сообщения отправляют партнерам и клиентам, с которыми компания уже обсуждала сотрудничество на встрече или в переписке. Письма в этом случае – способ уточнить и закрепить условия и выгоды партнерства. Горячее сообщение должно быть максимально персонифицировано.  

Кто составляет письмо о сотрудничестве

Обычно «скелет» документа разрабатывают маркетологи или секретари, которые знают этику делового общения. Они же могут создавать сообщения для рассылки, где не предусмотрено обращение к конкретному лицу.

Горячие предложения составляют менеджеры по продажам, которые имеют представление о потребностях клиентов и могут их заинтересовать. Часто к работе привлекают технических специалистов, если нужно описать производственные процессы или профессиональные тонкости.

Письмо о сотрудничестве согласовывает руководитель компании. Иногда директор самостоятельно составляет предложения для важных клиентов.

На чье имя отправлять письмо о сотрудничестве

Если предложение адресовано компании, то в качестве получателя указывают имя руководителя, генерального директора или собственника. 

Письмо о партнерстве можно адресовать конкретному отделу или подразделению. В этом случае адресатом выступает начальник отдела или подразделения. 

Если вы собираетесь отправить предложение физическому лицу, например, индивидуальному предпринимателю, то обращайтесь к нему напрямую. 

Структура письма  

Приветствие

Оно задает тон письма  и располагает получателя к диалогу. В крупных компаниях чаще используют формальный деловой стиль переписки и обезличенное приветствие.

Обратиться к адресату по имени и отчеству допустимо, если вы отправляете письмо конкретному человеку. Можно начать со слов: «Уважаемый Иван Иванович» или «Здравствуйте, Иван». Фамилию указывают только в шапке документа. 

Не все организации используют в общении сухой деловой язык. Поэтому приветствие должно быть уместным: в одних случаях – креативным и цепляющим, в других – нейтральным, в третьих – подчеркнуто вежливым. 

Заголовок

По заголовку должно быть понятно, о чем письмо, какие выгоды компания предлагает партнерам и клиентам. 

Правила создания эффектного заголовка:

• Указывайте четкие факты и цифры: «Дарим подписку на два месяца», «Скидки на корпоративные тарифы от 30%».
• Говорите о проблемах клиентов: «От наших пирожных стройнеют», «Надоело выбирать между подтянутым телом и тортиками?».
• Используйте списки: «Пять методов высокоэффективных продаж», «Три способа бесплатного привлечения лидов».
• Обращайтесь к целевой аудитории: «Курсы психологического айкидо для менеджеров».

Требований к длине заголовка нет: он может быть длинным, но цепляющим или коротким, но информативным. 

Суть предложения

Это основная часть письма. Главное здесь – оффер, который содержит уникальное торговое предложение (УТП). Расскажите, что предлагает компания, какие выгоды получит адресат, за что будет платить. Посмотрите на предложение глазами клиента или партнера и подумайте, почему он должен заключить сделку с вами или купить ваш товар.

Поясните сложные моменты, чтобы не столкнуться с недопониманием или возражениями. Например, если у вас высокие цены, расскажите, какие услуги включены в эту стоимость. Повысьте доверие: приведите в пример удачные кейсы, цифры. 

Завлечение адресата

Напишите о срочности предложения или укажите причину, почему стоит сделать заказ именно у вас. Например: «Цена книги по предзаказу – 800 рублей, после выхода в печать – 1000 рублей», «Оформите покупку до 1 марта и получите скидку 25%».

Контакты

Способ связи с отправителем должен быть простым. Оставьте номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на аккаунты в социальных сетях или на специальную форму на сайте. Лучше указать все варианты связи: пусть клиент сам выберет удобный. 

Чтобы собирать заявки из всех источников трафика даже в нерабочее время, установите виджет обратного звонка Calltouch для сайта. Зарегистрируйтесь в личном кабинете и получите 50 минут в подарок.

Благодарность

Согласно правилам делового этикета, адресата благодарят за потраченное время на чтение документа. Даже если клиента не привлекут условия сотрудничества, вежливость сделает его более открытым для других писем.

Общие правила написания

Основная часть

Предложения о сотрудничестве пишут простым, понятным языком. Это забота о читателе: он лучше воспримет текст, если вы ясно сформулируете свои мысли, выстроите логичную структуру и упростите предложения. 

Придерживайтесь следующих принципов:

• пишите короткими предложениями;
• разбейте текст на абзацы;
• используйте заголовки и подзаголовки;
• разбавляйте текст графикой – диаграммами, картинками, таблицами.

Холодные письма должны быть емкими: получатель не станет читать длинное коммерческое предложение о сотрудничестве, если слышит о компании впервые. Теплые и горячие отправления могут быть подробными.

Обязательная информация

Изучите потребности клиентов и партнеров и адаптируйте предложение под их нужды. Многие компании пишут о своем опыте и рабочем пути, но для адресата важна только та информация, которая решит его проблему.

Правильно выбирайте получателя письма. Это должно быть лицо, которое принимает решения. Предложения, попавшие не в те руки, не будут читать или перенаправлять.

Напишите хороший заголовок. Если он не интригует и не сообщает о выгоде, получатель может удалить его, не прочитав. 

Конкурентные преимущества

Чтобы понять, какие преимущества имеет ваша компания, изучите предложения конкурентов. Их делят на две категории:

• Естественные преимущества выделяют организацию среди других. Это, например, быстрые сроки доставки, выгодная цена, безупречная репутация. 
• Искусственные идут в ход, когда у компании нет естественных преимуществ. Так, многие бренды привлекают аудиторию при помощи бонусов, акций, гарантий, отзывов и кейсов. 

Чтобы убедить клиентов в выгодности сотрудничества с вами, используйте факты из рабочей практики.

Как усилить предложение о сотрудничестве

Убедите клиента или партнера в том, что сможете принести ему выгоду. Прикрепите к письму примерные расчеты прибыли. Используйте изображения и графики, чтобы наглядно показать ваш план. Опишите реальную пользу продукта: как он повлияет на жизнь покупателя, какие проблемы решит. 

Расскажите об известных партнерах, с которыми вы работали. Их авторитет может увеличить доверие адресата. Отзывы клиентов также повысят эффективность предложения.

Правила оформления

Предложения сотрудничества оформляются по тем же правилам, что и любые другие деловые письма. Их можно писать на чистом листе или использовать бланк предприятия. Важно, чтобы оформление не отвлекало от содержания.

Самый удобный формат электронных писем – PDF-файл. Если инфографика не нужна, то можно отправить обычное электронное письмо или прислать ссылку на Google Docs. Презентации, документы Word или Excel тоже популярны, но их неудобно открывать со смартфона.

Образцы, примеры и шаблоны писем о сотрудничестве

«Здравствуйте, Иван! Меня зовут Николай, я менеджер по работе с клиентами компании [название].

Мы составили для вас персональную программу поддержки и продвижения социальных сетей всего за 7 000 рублей в месяц. Работаем в ВКонтакте, Facebook*, Instagram* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). 

В услугу входит:

• привлечение новых подписчиков;
• создание и оформление интересного контента;
• поддержка активности в профиле или группе;
• настройка таргета.

Мы не работаем на поток: за каждым проектом закреплена команда профи, которая распределит все задачи между собой. 

Компания [название] шесть лет оказывает услуги на рынке IT-услуг. Мы не сливаем бюджет, а отслеживаем эффективность и корректируем стратегию. Реализовали 400 SMM-проектов, которые ежедневно привлекают новых клиентов.

Оформите заказ по промокоду через сайт и получите дополнительную скидку 10%.

С уважением, Николай Иванов, +79011111111, skype: nik_ivanov».

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

«Добрый день, Елена Алексеевна! Мы – издание [название] для предпринимателей города [название]. Нас читают руководители [перечисление ведущих организаций] – ваши потенциальные клиенты.

Предлагаем продвижение вашей компании с выгодными условиями:

• скидка 15% на размещение статей в журнале;
• скидка 10% на рекламные объявления.

Ежемесячно мы выпускаем 20 тысяч экземпляров журнала с качественной цветной печатью, весь тираж покупают за день. Поэтому вашу компанию точно заметят и вы найдете новых клиентов.

Надеемся на долгосрочное сотрудничество.

Генеральный директор издания [название] Артем Дмитриевич Петров
+79995550035

Телеграм @artempetrov».

_______________________________________________________________________________________________________________________________________

«Здравствуйте, Владимир Федорович! Меня зовут Андрей Александрович, я представляю отдел закупок сети супермаркетов [название]. Компания открывает новую точку продаж и ищет склад в вашем городе, поэтому мы предлагаем вам сотрудничество.

Магазин расположен в 5 км от склада – логистика будет быстрой и недорогой. Мы гарантируем еженедельную закупку продукции на 200 кг. Через два года планируем открыть еще одну точку в вашем городе, поэтому мы ищем надежного поставщика. 

Надеемся, вы рассмотрите наше предложение. Связаться для обсуждения деталей можно по номеру +78005003030 или электронной почте magazinproductov@mail.ru».

Отличительные признаки хорошего предложения о сотрудничестве

☑ Логичная структура.

☑ Ясность и лаконичность.

☑ Отсутствие грамматических ошибок.

☑ Вежливость, уместный тон.

☑ Информативность. 

Что недопустимо при составлении письма

✕ Шаблонные формулировки и обращения.

✕ Сухое и неинтересное описание продукта или услуги.

✕ Рекламный текст без учета потребностей адресата.

✕ Грамматические, пунктуационные и стилистические ошибки.

✕ Недостоверные факты, преувеличенные данные о компании.

✕ Перегруженность текста ненужной информацией.

Перед отправкой письма стоит убедиться в актуальности предложения. Станьте ближе к целевой аудитории с помощью технологии речевой аналитики Calltouch Предикт. Вы выясните, что действительно интересует клиентов, чем они недовольны, сравнивают ли вас с конкурентами.

Как отправлять письмо

По электронной почте. Это быстрый способ доставки сообщения. Однако имейте в виду, что ваше предложение о сотрудничестве может попасть в папку «Спам», поэтому попросите адресата написать вам о получении письма. Можно предупредить клиента об отправленном сообщении по телефону. 

Почтой России. Вышлите заказное письмо с уведомлением о получении. Это надежный метод, но доставка может занимать несколько дней.

Через мессенджер. Если у вас уже налажен контакт с клиентом, отправьте предложение в Телеграм или WhatsApp* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). Это самый оперативный вариант, так как люди чаще заходят в мессенджеры, чем в электронную почту. К тому же, вы увидите, когда клиент прочитает сообщение.

Когда ждать ответа на письмо

Если высылаете бумажное письмо, учитывайте время доставки. Например, внутри одного города отправление может идти два дня. Намного быстрее получатели реагируют на e-mail: ответы на горячие предложения приходят, в среднем, через 4 часа.

Коротко о главном

• Актуальные предложения о сотрудничестве помогают привлечь внимание потенциальных партнеров и расширить клиентскую базу. 
• В холодные письма вставляйте заготовленные шаблоны, пишите кратко. При составлении теплых сообщений учитывайте пожелания клиентов. Горячие предложения нужны для подтверждения сотрудничества.
• Пишите простыми, короткими фразами, используйте реальные факты и числа. В заголовке письма укажите решение проблем клиентов. В основной части разбивайте текст на абзацы и списки, вставляйте инфографику. В конце поблагодарите адресата за внимание.