Как составить письмо чтобы оно не попало в спам

Автор — Оля Фролова

Спамом считаются письма, на которые пользователь не дал согласие. Но email-рассылка может попасть в спам и по ошибке. Такое случается, если алгоритмы почтовиков заподозрят нарушения, которых на самом деле не было. Например, сочтут подозрительным резкое увеличение базы и по ошибке отправят рассылку в спам.

Опытные email-маркетологи стараются не допускать даже таких ошибочных попаданий — это вредит бюджету компании и съедает много лишнего времени. Поэтому мы расскажем, как не попасть в спам по ошибке.

За что можно попасть в спам

Спам-фильтры Gmail, Яндекс.Почты и Mail.ru сортируют все входящие письма по особым алгоритмам. Точные механизмы почтовики не раскрывают, но дают рекомендации, как не попадать в спам.

У всех почтовиков есть 4 основных критерия, по которым они решают, в какую папку попадет письмо.

1. Рейтинг отправителя. Он формируется на основе действий маркетолога и реакции подписчиков на письма. Анализируется история домена, качество базы, жалобы на спам и десятки других факторов. Каждый из пунктов имеет свой вес в рейтинге. В блоге Mail.ru, например, заявили, что уведомления о действиях друзей в соцсетях или некоторые виды транзакционных сообщений часто удаляются без прочтения, их влияние на рейтинг отправителя будет небольшим.

2. Информация об отправителе и заголовок письма. Почтовики анализируют почтовый адрес отправителя и тему письма, а также помнят историю отправки. За каждую рассылку почтовики начисляют или списывают баллы рейтинга. Например, если домен уже был замечен в спаме, ко всем следующим рассылкам почтовики будут относиться с подозрением.

3. Контент письма. Спам-фильтры оценивают содержание писем: насколько они удобны для пользователей и нет ли в них намеков на спам. Например, спамеры часто злоупотребляют словами «бесплатно», «купить», «не пропустите» — это может косвенным признаком спама.

4. Поведение пользователей. Почтовики оценивают, как пользователи реагируют на письмо, например, жалуются ли они на спам. Если пара подписчиков пометят письмо как спам или отпишутся, — ничего страшного. Но если жалобы станут обыденностью, то рассылки с большей вероятностью будут попадать в спам.

Вот что советуют делать почтовики, чтобы письма не попадали в спам.

Разобраться с техническими настройками

В первую очередь спам-фильтры проверят техническую сторону письма и домен отправителя. С высокой долей вероятности массовая рассылка попадёт в спам, если отправлять письма с бесплатной почты, например оканчивающейся на @mail.ru. Логика почтовых служб такая: если у компании нет сайта, то откуда взяться базе подписчиков?

Как решить проблему:

Завести корпоративный почтовый ящик, если у вас его ещё нет. Например, если домен компании example.com, то ящик должен заканчиваться на @example.com. Завести корпоративный ящик можно бесплатно в Яндекс и Mail.ru или от $5,40 за пользователя в Gmail.

Настроить аутентификацию корпоративного ящика и домена. Это ваш email-паспорт: почтовые службы просканируют его и поймут, что с рассылкой все ок. Рассказываем, как настроить аутентификацию.

Если вы пользуетесь сервисом рассылки, то можете обратиться в его поддержку — вам помогут разобраться с аутентификацией и корпоративным ящиком.

Правильно брать согласие на рассылку

Собирайте собственную базу подписчиков. Нельзя отправлять рассылку по купленным базам и адресам, собранным из открытых источников. Это явный признак спама. Помимо штрафа компания может попасть в чёрный список отправителей. Это значит, что почтовики заблокируют письма с домена компании.

Законно собирать базу подписчиков можно через:

• Форму подписки на сайте.
• Регистрацию на полезный вебинар.
• Рекламу в партнёрских рассылках.
• Офлайн-мероприятия и нетворкинг.
• Конкурсы в социальных сетях.
• Онлайн-чат.

Используйте подтверждение подписки в два шага (double opt-in). Шаг 1 — пользователь оставляет контактный email в форме подписки. Шаг 2 — на указанный адрес приходит письмо с просьбой подтвердить подписку. При таком методе в базу не попадают несуществующие адреса. Плюс база формируется из заинтересованных пользователей, давших согласие получать письма.

Настройте ссылку отписки в каждом письме. Интересы пользователей меняются и это нормально. Дайте им возможность отписаться от рассылки в любое время. Факт отписки не влияет на репутацию отправителя. А вот если пользователь не найдёт ссылку на отписку, то с высокой вероятностью он нажмёт на кнопку «спам».

Следить за качеством базы подписчиков

Регулярно очищайте базу от устаревших и несуществующих адресов. Почтовые ящики пользователей могут меняться, а вы будете продолжать слать письма на них. Почтовики оценивают качество базы, и если там много несуществующих адресов, репутация понизится. Логика такая: отправитель не следит за подписчиками, не удаляет адреса, а значит некоторые из контактов не заинтересованы в рассылке. Чтобы не попасть в спам, удаляйте неактивные адреса хотя бы раз в месяц.

С осторожностью отправляйте письма по старым базам. Если подписчики давали согласие на рассылку полгода назад, то они могли легко забыть о вашей компании. Массовая рассылка по таким контактам может зарубить email-маркетинг — люди начнут массово отписываться и жаловаться на спам.

Устаревшую базу можно попробовать реанимировать. Мы подробно писали, как это сделать, в нашем блоге.

Наращивать объем базы постепенно

Почтовики могут счесть подозрительным резкое увеличение базы подписчиков. Вот два правила, которые помогут не попасть в спам, если вы добавляете новые адреса:

1. Не отправляйте сотни писем по новым адресам: начните с небольшого объема в 50-100 email и постепенно увеличивайте их число.
2. Следите за доставляемостью сообщений и реакцией новых подписчиков. Это поможет вовремя заметить ухудшение метрик и принять меры: удалить неактивные адреса, снизить объемы добавления новых подписчиков.

Следить за контентом писем

Спам-фильтры всегда анализируют контент письма и помечают подозрительные сообщения спамом.

Несколько ошибок в верстке, из-за которых письмо может попасть под подозрение:

1. Сокращенные ссылки. Алгоритмам почтовиков сложно определить конечную ссылку для перехода, поэтому сокращатели в массовых рассылках лучше не использовать.
2. Битые ссылки. Проверьте работоспособность сайта на разных устройствах. В первую очередь спам-фильтры применяются к письмам со ссылками на неработающие страницы.
3. Наличие вложений. Большинство вложений фильтры не могут проверить — это негативно отразится на рейтинге отправителя.
4. Наличие текста капслоком и стоп-слов. Алгоритмы почтовиков анализируют миллиарды сообщений, в том числе и письма от спамеров. Обычно яркие шрифты и капслок не расценивается спам-фильтрами как что-то ужасное. Но если у отправителя проблемы с качеством базы или люди часто жалуются на спам, то даже мелочи в верстке могут снизить репутацию. Например, почтовики будут карать компанию за слова «бесплатно», «скачать», «без вложений», «100%».
5. Письма из картинок. Кроме изображений в рассылке обязательно должен быть текст.

Что сделать перед отправкой, чтобы письмо не попало в спам

Отправьте письмо на несколько тестовых ящиков в самых популярных почтовиках. Проверьте, попадают ли письма во «Входящие» и нормально ли они отображаются на разных устройствах.

Дополнительно можно проанализировать письмо в бесплатном сервисе Mail-tester. Он оценит рассылку на «спамность» и скажет, что можно улучшить.

Вы попадали в спам? Расскажите, как вытащили рассылку из спама в комментариях!

Несмотря на то, что интернет сегодня предлагает все больше способов контакта предпринимателей со своей целевой аудиторией, email-рассылка до сих пор остается в числе самых действенных инструментов электронной коммерции. Даже активный пользователь не всегда участвует в социальных сетях или пользуется мессенджерами. Зато свой email есть практически у каждого. Отсюда и широта охвата аудитории.

Согласно статистике, в почтовых отправлениях сегмента «Рунет» ежедневно рассылается от 70 до 90% спама. Неудивительно, что «жесткость» фильтров популярных почтовых клиентов регулярно возрастает. У тех коммерсантов, кто хочет включить почтовую рассылку в свой маркетинговый план возникает резонный вопрос — как рекламному сообщению пробиться, сквозь прессинг антиспама почтовых сервисов и избежать негативного отношения самих пользователей?

О нескольких действенных способах сделать вашу рекламную рассылку попадающей точно в цель мы расскажем в данной статье.

Способы ведения рассылок зависят от двух основных параметров — маркетинговых задач и применяемых инструментов. Если первая переменная индивидуальна для каждого случая, то на второй стоит остановиться поподробнее.

Рассматривая инструментарий для рассылки, можно сгруппировать его в несколько основных методов.

1. Рассылка при помощи своего скрипта. Существует ряд инструментов, которые помогают собирать и систематизировать базу email-адресов пользователей. Иногда это происходит легально. То есть пользователь сам дает свое согласие получать от вас рассылку, но могут быть и нелегальные методы, которые попросту «парсят» чужие сайты находя в них списки адресов пользователей. Естественно, второй способ запрещен и рассматривать его даже не имеет смысла.
2. Прямая рассылка со своего почтового ящика. Этот способ весьма архаичен и имеет свои ограничения и ряд неудобств. Рассылка писем вручную подходит только для небольших коммерческих проектов с крайне ограниченной клиентской базой.
3. Рассылка при помощи автоматизированного сервиса. Подобные сервисы могут быть как платными, так и работающими на безвозмездной основе. Второй вариант можно автоматических рассыльщиков emal можно назвать «бесплатным» лишь условно, так как они монетизирует услуги за счёт встроенной рекламы.

Популярные сервисы автоматической рассылки

В качестве примера удобного инструмента для автоматической рассылки можно привести UniSender. Это сервис является своеобразным «email-комбайном», настроенным на упрощение проведения рассылки и повышение её эффективности.

Основные достоинства UniSender — интуитивная легкость создания писем и базы для рассылки (много готовых шаблонов с оформлением), широкие возможности для увеличения конверсии (сегментация, А/B-тесты, персонализация), а также наличие подробных отчетов со статистикой по ключевым параметрам поведения получателей (открытия, отписки). Помимо основных платных тарифов, присутствует и бесплатная версия с ограничением до 1500 сообщений в месяц по базе из 100 адресов.

Другие сервисы для рассылки электронных писем:

• MailChimp. До 12 000 писем в месяц*. Интеграция с Google, Facebook.
• SendPulse. До 15 000 писем в месяц*. Интеграция с Яндекс. Касса, Bitrix.
• Sendinblue. До 9 000 писем в месяц*. Интеграция с PrestaShop, Shopify.
• Zoho Campaigns. До 12 000 писем в месяц*. Интеграция с Dropbox, Shopify.
• BenchMark. До 14 000 писем в месяц*. Интеграция с Facebook, Google, PayPal.
• SendSay. До 1 000 писем в месяц*. Интеграция по API.* — в бесплатной версии.

1. Рассылка при помощи CMS. Наиболее популярные «движки» сайтов оснащены собственными возможностями проведения рассылок или оповещений. Эта функция может быть заложена непосредственно в сам движок (большинство форумов, например, имеет такую возможность), а может быть реализована при помощи дополнительных плагинов. Подобные инструменты вполне жизнеспособны и могут выполнять свою функцию довольно четко.

Почему письмо может попасть в спам

1. Автоматическое попадание в спам. Происходит потому, что где-то на сервере (на стороне пользователя или на стороне отправителя) сработал спам-фильтр, который посчитал ваше письмо непригодным для доставки. Фильтр может принять его за необоснованную рекламу или даже вероятно заподозрить в нем угрозу для получателя, расценив некоторые вложения или части кода как небезопасные.
2. «Ручная» фильтрация на спам. В данном случае пользователь сам отправляет ваше письмо в соответствующую папку. Это происходит по ряду причин, главная из которых — утраченные ожидания. Проще говоря получатель письма надеялся на одно, а получил совсем другое. Это человеческий фактор, который необходимо обязательно учитывать при составлении своих писем.

Бесплатные инструменты проверки писем на спам

• Spamtester (проверка онлайн).
• Mail-tester (проверка онлайн).
• Spamtest (проверка онлайн).
• SpamAssassin (серверное ПО).

Как повысить эффективность email-рассылки

Способ №1. Корректная настройка технической части

Такой инструмент, как почтовая рассылка должен быть обязательно выверен по всем ключевым показателям — от настроек сервера с которого производится отправка писем, до настройки самого процесса рассылки. В число подобных настроек обычно входят такие параметры, как:

• регулярность или тайминг — сколько писем отправляется за заданный промежуток времени;
• время — когда отправляются письма;
• объемы — сколько писем отправляется за один раз;
• проверка подлинности цифровой подписи (DKIM);
• проверка сервера отправителя (SPF);
• соответствие анти-спамовой спецификации DMARC;
• двухэтапная аутентификация подписки (Double Opt-In).

При отсутствии опыта администрирования не всегда удается настроить сервер правильно. В подобных случаях специалисты рекомендуют обратиться в службу технической поддержки хостинга. Профессиональные IT-шники могут решить вопрос настройки оперативно и главное правильно. Второй вариант — нанять специалиста, который поможет в настройках. Однако, он менее предпочтителен. Ведь даже специалисты не всегда осведомлены обо всех параметрах настройки сервера, с которыми ежедневно работает служба техподдержки.

Не забудьте «прогреть» новый домен или IP-адрес, перед тем как начнете массово рассылать письма. Это процесс постепенного увеличения количества получателей. Нельзя сразу отправить 10000 писем, это наверняка будет воспринято как спам. Начните с 1000 и постепенно доведите до необходимого числа.

Способ №2. Убрать вложения и вставки кода

Само отправляемое письмо должно соответствовать определенным требованиям. В частности, в нем не должно быть никаких «подозрительных» вложений, да и вообще от вложений лучше отказаться.

Рекомендуется создавать письма в виде чистого html-кода табличной вёрстки, либо как обычный текст без кода вообще. Никаких дополнительных кодов и тем более запрещённых скриптов (Flash, JavaScript, ActiveX) в письмах быть не должно.

Избегайте неоправданного применения различных «украшательств» в виде жирных и цветных шрифтов, дополнительных стилей и вообще всего, что может подгружаться с внешнего источника (даже с сайта отправителя).

Способ №3. Избегать обилия ссылок и «крикливости»

В письме не должно быть неоправданного использования текста, написанного заглавными буквами (Caps Lock вызывает у читающего ощущение навязчивости), разноцветных заголовков, шрифтов больше стандартного (10-12) и всего, выбивающегося за стилистические рамки обычного письма.

В число «спам-магнитов» обычно попадают треугольные или квадратные скобки, слэши, хэши, «собаки» и другие спецсимволы. Старайтесь избегать излишнего применения восклицательных и вопросительных знаков, особенно, если они стоят рядом.

Способ №4. Создать комфортные условия для адресата

Если в планах заниматься рассылкой регулярно, то нужно учитывать, что адресат имеет право на приватность и на уважение. В письме обязательно должна содержаться возможность управления рассылкой. Это может быть отписка или же возможность настроек фильтрации регулярных сообщений.

Также нужно добавить подробную информации о самой рассылке. Прежде всего — об отправителе. Это необходимо для того, чтобы пользователь понимал, от кого пришло письмо и каких действий от него ожидают (если это предусмотрено).

Обязательно условие — добавлять указание на то, что человек сам подписался на получение писем. Пример: «Вы получили это письмо, так как подписались на рассылку от сайта NNN». Человек может подписаться, и забыть об этом через неделю, поэтому чтобы успокоить его, нужно вставлять несколько слов с напоминанием о причине получения письма.

Способ №5. Использовать корпоративный домен с положительной репутацией

Не используйте почтовый адрес расположенный на популярных бесплатных сервисах. Почтовые рассылки от Яндекса, Mail.ru, Рамблера, Gmail, Outlook практически всегда автоматически попадают в папку спам. Поэтому для отправки писем лучше использовать email с собственного корпоративного домена.

Второй аспект «индивидуальности» связан с репутацией отправителя. Прежде, чем заниматься рассылкой, убедитесь, что IP-адрес, с которого она будет проводиться не занесён в одну их спам-баз. Подобные чёрные списки есть как по адресам рассылки (RNBL, SBL, XBL), так и по «подозрительным» доменам (Spamhaus DBL, URIBL, SURBL), на которые ведут ссылки из тела письма.

Сервисы автоматической проверки на спам по IP и домену

• AntispamSniper;
• MxToolBox;
• DNSBLinfo;
• MultiRBL;
• Spamhaus;
• AntiAbuse.

Способ №6. Исключите стоп-слова и явную рекламу

Этот комбинированный метод, так как позволяет защититься и от автоматического, и от «ручного» отсеивания неугодного сообщения. Почтовые фильтры настроены на поиск определенных рекламных «стоп-слов» в сообщениях. Если подобные слова попадаются в первом же письме, то email с большой долей вероятности попадёт в «мусорную» папку.

Полный список стоп-слов определить сложно, но необходимо ориентироваться на наиболее очевидные варианты, вроде:

• «бесплатно»,
• «отличная возможность»,
• «Вы были выбраны»
• «купить»,
• «продажа»,
• «скидки»,
• «срочно»,
• «выгодно»,
• «последний шанс»,
• «зарегистрируйся сегодня» и т.д.

Если сам пользователь поймёт, что сообщение не несет полезной информации, а является неприкрытой рекламой, он с большой долей вероятности удалит письмо и откажется от рассылки. Или того хуже — отметит email как спам и занесет отправителя в черный список.

Поэтому не следует сразу бомбардировать получателя писем рекламными сообщениями. В первом письме лучше ненавязчиво рассказать о бренде, поделиться историей взаимодействия товара и потребителя или пригласить заглянуть в корпоративные соцсети.

Способ 7. Позаботьтесь о безопасности

Верный способ обезопасить свою email-компанию — использовать SSL-сертификат для почтовых серверов. Эта технология даёт возможность отправлять сообщения по защищённому протоколу TLS, который является аналогом высокоуровневого протокола HTTP, только для электронной почты. Именно письмам, защищённым SSL, отдают предпочтение большинство поставщиков услуг электронной почты.

Вывод

Email-маркетинг можно назвать «битвой восприятий». Её цель — сформировать у получателя писем позитивное мнение о товаре, услуге или бренде. Основа такого восприятия — уверенность в том, что продавцу можно доверять. Поэтому в первое время ни в коем случае не отправляйте явных рекламных сообщений. Письмо должно нести только полезную и потенциально интересную информацию.

Ключевой момент в электронной рассылке — правильность контента. Никаких грамматических ошибок, никакой обсценной лексики и ничего, что могло бы скомпрометировать вас или быть расценено двусмысленно (например, критика других компаний). Важно, чтобы в теле письма не содержались явно коммерческие «стоп-слова».

Для успешного ведения своего бизнеса необходим постоянный контроль и мониторинг эффективности рассылок. Попробуйте завести несколько почтовых ящиков на разных сервисах и подписаться на свою рассылку. Так вы сможете наглядно видеть каким образом выглядят ваши письма и доходят ли они вообще до адресата.

Семь способов сделать email-стратегию более качественной

1. Корректная настройка технической части.
2. Отсутствие в письме вложений и любого добавочного кода.
3. Умеренная тональность обращения и отсутствие излишних ссылок.
4. Возможность самостоятельного управления рассылкой для пользователя.
5. Отказ от бесплатных email-сервисов.
6. Отсутствие явной и навязчивой рекламы в первых письмах.
7. Защита почтового сервера отправителя SSL-сертификатом.

Используя этот простой алгоритм можно не только успешно обойти спам-блокировку почтовиков, но и сделать свою рассылку ближе потенциальному клиенту.

Эта статья посвящена антиспам-настройкам для email-рассылок. Как сделать так, чтобы письма без проблем попадали во входящие, а не оказывались в спаме или вообще отбивались на уровне почтового сервера получателя.

В нашем блоге есть кейс, в котором мы детально описываем работу с клиентом, у которого были настроены приветственные письма, но они попадали в спам

Что такое настройки DKIM, SPF и DMARC

Ведя войну со спамерами на своих фронтах, провайдеры почтовых систем разработали и ввели технические требования отправителям email-рассылок. Так появились доменные настройки DKIM, SPF и DMARC.

DKIM (DomainKeys Identified Mail) — метод аутентификации соответствия доменного имени. DKIM проверяет, действительно ли домен, от имени которого отправлена email-рассылка, принадлежит отправителю.

SPF (Sender Policy Framework) — cтруктура политики отправителя. Это система проверки электронной почты, предназначенная для блокировки спама, методом обнаружения подмены и общей уязвимости электронной почты, путём проверки IP-адреса отправителя.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) — идентификация сообщений, создание отчётов и определение соответствия по доменному имени. Этой настройкой отправитель показывает почтовой системе, что его email-рассылки защищены SPF и / или DKIM.

Политика DMARC не является обязательной настройкой. Это мера, которая, в первую очередь, позволяет вам дополнительно обезопасить себя от действий мошенников.

В практическом плане DMARC — это правила, указывающие, что делать, если SPF и / или DKIM выдали ошибку или письмо по каким-либо техническим причинам выглядит подозрительным для сервера получателя. В первую очередь — если мошенники пытаются рассылать письма от имени (под видом) вашего домена и / или вашего IP-адреса.

Пошаговые инструкции

Не будем копировать мануалы по самим настройкам, просто оставим их здесь на ваш выбор. По ссылкам — актуальная на данный момент информация, всё изложено максимально грамотно и лаконично. С их помощью вы можете пошагово настроить записи самостоятельно или поручить это вашему системному администратору.

Проверка настроек DKIM, SPF и DMARC

После отладки нужно убедиться, что всё работает, как задумано. Первый этап можно осуществить c помощью сервиса mail-tester.com. Проверяем корректность настроек по принципу: есть / нет.

Всё просто, отправляем тестовое письмо из рассыльной платформы на рандомно сформированный почтовый адрес (кстати, его можно сохранить и пользоваться им постоянно) и проверяем.

Далее смотрим подробности проверки.

Если проблем нет, DKIM-запись действительна, значит, домен технически принадлежит вам как отправителю и ваши письма, согласно данным доставляемости, попадают в инбокс подписчиков. Значит, вы всё сделали правильно.

Особое внимание стоит обратить на SPF-запись, поскольку IP-адрес, с которого вы отправляете рассылки, технически подделать проще, чем домен.

Кроме того, рассыльная платформа могла выделить его не только вам, им параллельно могут пользоваться спамеры, владельцы электронного казино, продавцы дженериков Виагры, реплик часов Rolex и вообще кто угодно. Плюс он может быть просто очень старым с целой историей, естественно, не всегда хорошей. Поэтому рассыльный IP-адрес стоит дополнительно проверять на нахождение в чёрных листах. Попадание email-рассылок в спам может иметь комплекс причин и зависит не только от DNS-настроек, а это уже тема для отдельной статьи.

В качестве удобного инструмента для проверки и диагностики проблем антиспам-настроек можем порекомендовать сервис mxtoolbox.com.

Вводим домен и проверяем корректность настроек, выбрав необходимый пункт в выпадающем меню.

На что стоит обратить особое внимание. В зелёном поле мы видим SPF-записи домена. Далее префиксы, их значения и описания. Если вы что-то настроили неправильно, сервис покажет вам это в соответствующей графе теста. Это значит, что вам стоит вернуться к инструкции настроек и перепроверить эту строку в DNS-зонах административной панели настроек вашего рассыльного домена.

Важный нюанс. Для SPF существует лимит в десять записей. Всё, что выше этого лимита, сервер получателя просто не увидит.

В нашей практике был случай, когда клиент обратился к нам с проблемой — рассылки вообще не попадали в инбокс подписчиков, хотя, казалось, что все настройки в порядке.

Система была построена следующим образом: промо-рассылки отправлялись из одной платформы, транзакционные письма — из второй, триггеры — из третьей, а поддержка клиентов пользовалась четвёртой. Проверив корректность всех настроек, мы нашли тринадцать разных SPF-записей. Получилось, что разработчики клиента превысили лимит, серверы почтовых провайдеров просто не видели записи свыше десяти и отбивали письма службы технической поддержки, считая их мошенническими и вредоносными.

Далее проверяем ключевые настройки политики DMARC.

Значение тега v — DMARC1, это версия протокола политики DMARC. Далее политика обработки писем, её задаёт значение тега p, обратите на него особое внимание. Это правило, согласно которому, как мы уже говорили выше, поступит почтовый провайдер, если SPF и / или DKIM выдали ошибку или письмо по каким-либо техническим причинам выглядит подозрительным для сервера получателя.

Значение ’none’ DMARC — письмо отправится в папку «Входящие», а владельцу домена придёт отчёт для анализа. В отчёте — информация о том, кто отправляет от данного имени email-рассылки и разрешено ли им это делать.

Значение ’quarantine’ — сервер почтового провайдера получателя отправляет письмо в папку Спам, а владелец домена сможет проанализировать данные, которые ему также придут в отчёте.

Значение ’reject’ даст команду серверу получателя отбить не прошедшие проверку DMARC письма. Эти рассылки получатель не увидит.

Значение тега rua, как вы наверняка догадались, — адрес электронной почты, на которую будут приходить отчёты.

Читайте полезные конспекты у нас на facebook.

Почтовые сервисы стараются ограждать пользователей от раздражающих и опасных рассылок с помощью спам-фильтров. Спам-фильтр — это специальный алгоритм почтовых сервисов, который сортирует входящие письма по определенным критериям. Письма, соответствующие критериям надежности, доставляют получателям, а нежелательную почту отправляют в спам или блокируют.

Спам-фильтры отслеживают репутацию домена, с которого отправлено сообщение, анализируют содержание и реакцию получателей на письмо. Точные критерии сортировки почтовики не раскрывают, но выделяют причины, по которым могут заподозрить отправителя в нечестной рассылке.

Подозрительное содержание письма

Алгоритм спам-фильтра не анализирует содержание письма полностью, а проверяет наличие в нем подозрительных элементов. Например, сокращенных ссылок, по которым сложно определить конечную ссылку для перехода. 

Чтобы письмо не показалось алгоритму подозрительным, лучше не использовать в нем:

1. Вложения, которые надо скачать из письма. Алгоритм не может их проверить, поэтому, скорее всего, отправит в спам, чтобы обезопасить пользователей от потенциально опасного файла. Именно во вложенных файлах спамеры часто прячут «трояны» и вирусы. 

Безопасная альтернатива вложенному файлу — ссылка на скачивание материала. Она должна быть заметна и понятна, чтобы получатель знал, куда по ней перейдет. 

2. Заглавные буквы и стоп-слова в теме. Алгоритмы почтовиков обучены тому, что яркие шрифты и заглавные буквы могут быть признаками спамеров. Кроме того, они обращают внимание на стоп-слова, которые часто встречаются в нежелательных письмах, — «бесплатно», «скачать», «срочно», «заработок». 

Безопасный вариант — использовать в теме письма информацию о содержании рассылки или указывать на пользу, которую она даст получателю. 

3. Изображения без текста. Если отправить письмо с одним большим изображением без текста, спам-фильтры посчитают его пустым. Такое письмо не заблокируют, но, открыв его, клиент увидит просто белый фон. Например, Outlook по умолчанию не выводит изображения в теле письма. Это связано с безопасностью при работе с почтовым сервисом.

Хороший вариант — письмо, в котором есть и изображения, и текст, ведь письмо совсем без изображений может показаться клиентам скучным. 

Неизвестный отправитель

Согласно американскому исследованию, 68% клиентов решают, открыть ли письмо, ориентируясь на имя отправителя. Они могут даже пометить письмо как спам, если не знают его автора. Таким образом клиенты сообщают почтовым сервисам о том, что отправитель рассылает спам. Алгоритм запоминает эту информацию и в будущем относится к такому отправителю с особым вниманием. Из-за этого рассылки могут уходить в спам за малейшие нарушения, неочевидные для отправителя.  

Mail.ru в правилах по рассылкам советует использовать такое имя отправителя, чтобы пользователь случайно не принял его за спам: домен в имени или название бренда.

Негативная реакция получателей на письма

Почтовики оценивают, как пользователи реагируют на письмо. Если пара подписчиков пометят письмо как спам — ничего страшного. Если жалоб будет много, почтовики отправят рассылки в спам даже у тех клиентов, кто их ждет.

Для примера приведем значения количества жалоб от пользователей, которые не следует превышать в mail.ru:

Плохая репутация отправителя

Репутация складывается из количества жалоб на спам, отправок на несуществующие адреса, открываемости и доставляемости писем. Если репутация плохая, домен и IP-адрес компании могут занести в черный список. После этого все письма будут автоматически попадать в спам либо отклоняться серверами, не доходя до адресата. После этого восстановить email-маркетинг будет почти невозможно.

Чтобы рассылки не попадали в спам, компаниям стоит соблюдать основные требования:

Продуманная стратегия email-маркетинга не даст результата, если письма попадают в папку «Спам» либо не доходят вообще из-за блокировки СПАМ-фильтрами почтовых провайдеров. Сервис email-рассылки DashaMail.ru позволяет заранее проверить, в какую папку попадет рассылка на  Mail.ru и Rambler. Инструмент называется стоп-СПАМ. Он проверяет технические настройки отправителя и контент письма. Заранее понять в какую папку попадет письмо на таких почтовых провайдерах как Яндекс и Гугл не получится, так как они используют поведенческие СПАМ-фильтры. Одна и та же рассылка у разных получателей на этих провайдерах может попасть в разные папки. Как же узнать, по какой причине письма попадают в спам, и что предпринять, чтобы исправить ситуацию?

Как узнать, что мои письма попадают в спам

При организации рассылки обязательно необходимо контролировать показатели доставляемости. Без такого контроля можно пропустить момент, когда письма начали попадать в папку «Спам». Чем раньше вы обнаружите проблему, тем легче ее будет решить.

Есть три простых способа узнать, куда приходит рассылка:

• Владелец рассылки может завести почтовые ящики в наиболее популярных провайдерах: Яндекс, Майл.ру, Gmail. Добавьте эти адреса в список получателей и регулярно проверяйте почту. Если на один или несколько ящиков перестала приходить рассылка – необходимо искать причину. Скорее всего, аналогичная ситуация и у других получателей на данном почтовом провайдере.

• Если сервис рассылок предоставляет клиентам статистические данные по доменам, не стоит их игнорировать. Регулярно мониторьте статистику и при падении показателей на любом из них принимайте меры.

• Настройте почтовые офисы основных провайдеров. В сервисе DashaMail есть готовая интеграция с постмастером Mail.ru. Отчет о доставке писем на этого почтового провайдера можно получить прямо в статистике по рассылке.

Почему письма попадают в спам

Самая простая и очевидная причина, по которой рассылка может быть помеченной как спам, – это индивидуальные фильтры получателя. Возможно, получатель ранее отмечал похожие письма от других отправителей, как спам, поэтому провайдер автоматически сработал по аналогии. Проверить это можно простым способом: отправить рассылку на свой ящик без фильтров (в той же службе). Если письмо находится во входящих, скорее всего, проблема в индивидуальном фильтре. Посоветуйте получателю отметить письмо как «не спам» или добавить адрес в адресную книгу. Также получатель может вступить с вами в переписку – это должно решить проблему.

Если вы недавно вносили изменения в рассылку, репутация отправителя изменилась. Из-за этого часть писем может попадать в спам, однако постепенно ситуация наладится. Репутация – это показатель, который демонстрирует историю нарушений и действий отправителя, на основе которого почтовый провайдер определяет уровень доверия к вашей рассылке. Критерии, по которым формируется репутация, различаются у почтовых провайдеров.

Если все письма попадают в спам, возможно, причина проблемы – в настройках отправителя. Необходимо проверить их – возможно, проблема решится быстро.

• Настройки SPF. SPF-запись – это запись в системе имен домена о соответствии служебной информации и имени. Они защищают отправителя от злоумышленников, связывают сервер и сайт. В SPF указан список разрешенных IP, с которых можно выполнять рассылку. Определите, с каких IP-адресов вы будете выполнять рассылку, сформируйте запись и укажите ее в txt-записи домена. Значение обновится через несколько часов. Если вы работаете с сервисами почтового маркетинга, достаточно обратиться к ним – они предоставят собственную запись SPF.

• Настройки DKIM. Это запись, которая подтверждает разрешение собственника домена на рассылку. Она находится в заголовке. В сервисах почтовой рассылки DKIM-ключ генерируется автоматически, при самостоятельной рассылке его необходимо создать вручную. Сделать это можно при помощи специальных сервисов.

• Настройки DMARC. Этот инструмент предназначен для защиты получателей писем от фишинга. Он позволяет избежать ситуации, когда подписчик получает письмо с файлом вредоносной программ с известного домена. Инструмент проверяет цифровую подпись, наличие адреса отправки в SPF-записи. Проверки выполняются автоматически, а их результаты отправляются один раз в день. Инструмент проверяет каждое письмо. Если проверка не пройдена, по каждому провалу приходит уведомление. Этот инструмент не является обязательным к применению, но позволяет снизить риск попадания вашей рассылки в папку «Спам».

Если с настройками все в порядке, но вопрос, почему письма уходят в спам, остается открытым, проверьте еще несколько моментов. Возможно, вы используете нелегальную, покупную или чужую базу рассылок. При слишком резком увеличении количества получателей провайдер воспринимает ситуацию, как критическую. В таком случае письма, которые вы рассылаете, отправляются в спам.

Если подписчик не подтверждает свое согласие на получение писем от вас, провайдер тоже может помечать рассылку как спам. Для подтверждения согласия применяют Double Opt-in. На практике это обычно реализуется так: получателю автоматически отправляется письмо со ссылкой на подтверждение подписки.

Спам-почта подписчиков может пополниться вашей рассылкой в еще одном случае: вы отправляли только триггерные или личные письма, а потом резко изменили стратегию и начали проводить массовые рассылки. По логике почтовых сервисов, ваш сайт взломан злоумышленниками. Чтобы такие подозрения не возникли, не стоит действовать слишком активно. «Прогревайте» базу постепенно. В первые сутки отправляйте до тысячи писем, причем не в один момент, а за несколько часов. Отправляйте письма ежедневно, увеличивая объем подписчиков не более, чем на треть. Параллельно следите за доставляемостью и статистикой: жалобами, открытиями, переходами по ссылке. Если эти показатели падают, снизьте суточное количество отправок.

Как сделать, чтобы письма не попадали в спам

Профилактика попадания писем в спам зависит от таких моментов: соблюдения правил почтовых провайдеров, верстки писем, их содержимого. Чтобы не искать причину попадания рассылки в спам, необходимо соблюдать такие профилактические меры.

• Работайте с белыми базами получателей. Подписчики должны подтвердить свое желание получать вашу рассылку. Без этого количество жалоб может увеличиться до 1,5%, а это значение критично. Если объем ошибок при отправке рассылки увеличивается, это тоже тревожный звонок. Количество возвратов в рамках одной рассылки не должно превышать 5%.

• Один из простых, но действенных методов, как не попасть в спам, – это проверка подписчиков на активность. Если получатель в течение полугода и дольше не проявляет никакой активности, его адрес лучше исключить из базы. Перед этим можно попытаться “разбудить его” с помощью специальной серии писем.  Сервис DashaMail позволяет проводить автоматическую реактивации спящих подписчиков, а также автоматически исключать неактивных подписчиков из базы. Это позволяет значительно улучшить почтовую репутацию отправителя и заодно сэкономить на ESP.

• Следите за своей репутацией. У новых почтовых ящиков репутации нет, поэтому письма с них почтовые провайдеры могут отправлять в спам. Если получатель не подписан на вашу рассылку, скорее всего, он не увидит письма. Заработать репутацию можно качественными и информативными рассылками. Помните, что вы пишете письма для живых людей, а не для почтовых провайдеров. В письмах должна быть интересная и полезная информация, чтобы получатели читали их, были заинтересованы и ждали следующих рассылок. Это позволит заработать положительную репутацию у почтовых сервисов, и не искать в дальнейшем ответы на вопрос, почему письма попадают в спам gmail или яндекс. Не забывайте регулярно отслеживать репутацию.

• Не забывайте о верстке. Проверяйте адаптивность письма: оно должно нормально открываться на экране телефона, планшета или компьютера. Не делайте рассылку масштабными лонгридами, не гонитесь за количеством знаков. Работайте с качественными текстами, вычитывайте их перед отправкой. Так вы снизите риск попадания рассылки в спам.

• Уделите внимание технической части. Обязательно проверьте настройки или доверьте такую проверку и настройку специалисту.

• Следите за доставляемостью, контролируйте попадание в черные списки.

• Если все правила соблюдены, но письма отправляются в спам, свяжитесь с поддержкой почтового сервиса.

Как вывести письма из спама

Если вы выполнили все проверки, устранили ошибки в настройках, а рассылка все равно продолжает попадать в спам, свяжитесь со службой поддержки. Так вы узнаете, почему письма попадают в спам яндекс, gmail или mail.ru. Перед обращением проверьте условия пользования, убедитесь, что вы не нарушаете правила сервисов.

Обращение в поддержку состоит из четырех шагов:

• Соберите данные. Подготовьте письмо со служебной информацией – обратитесь в поддержку сервиса почтовой рассылки или отправьте письмо на свой почтовый ящик, а затем сохраните его из спама. Если проблема с одним или несколькими получателями – уточните у них, точно ли они хотят получать ваши письма. При положительном ответе обращайтесь в поддержку почтового провайдера.

• В письме провайдеру укажите род занятий вашей компании. Объясните, что вы рассылаете, кто получает ваши письма. Укажите, откуда вы берете контакты получателей, добавьте в письмо ссылку на вашу политику конфиденциальности и форму подписки. Это поможет убедить провайдера, что адреса подписчиков получены законным путем. Приложите копию письма, которое попало в спам, в формате .eml.

• Проверьте адрес получателя. У разных провайдеров способы отправки сообщений в поддержку различаются.

• Ждите. Обычно проблема решается в течение нескольких дней, иногда – до недели.

Как сделать, чтоб письма не попадали в спам: еще несколько советов

• Настройте постмастера. Такой инструмент есть у популярных почтовых провайдеров, он предназначен для анализа рассылок. Позволяет узнать статистику доставляемости, выявить проблемы и ошибки при отправке, отслеживать динамику основных показателей.

• Проверьте «серый список». Особенно актуален этот совет для тех, кто ищет ответ на вопрос, как сделать, чтобы письма не попадали в спам gmail. «Серый список» – это перечень отправителей без репутации. Яндекс и Мейл.ру обычно направляют рассылки таких отправителей во входящие, а вот Google может посчитать письмо информационным мусором. Повысьте репутацию: контент должен быть интересным, чтобы получатели хотели вывести письма из спама, перейти по ссылке.

• Правильно оформляйте письма. Указывайте тему. Не пишите ее заглавными буквами – это отталкивает подписчиков. Не делайте тему слишком длинной, достаточно трех-пяти слов. Не пересылайте письма, которые состоят только из картинки – добавьте хотя бы короткий текст. Не используйте сокращатели ссылок.

• Чтобы не ломать голову над вопросом, как сделать, чтобы письмо не попадало в спам, дайте получателям возможность отписаться от рассылки. Если ранее только некоторые почтовые сервисы отправляли рассылку в спам именно из-за отсутствия в письме возможности от нее отписаться, то сейчас наличие такой ссылки стало обязательным. Без нее отправить письмо банально не получится. Помните, что отписка – это лучше, чем нажатие на кнопку “Это СПАМ”.

• Регулируйте частоту отправки. Обычно достаточно одного-двух писем еженедельно: слишком частая рассылка отталкивает подписчиков и может показаться подозрительной почтовому провайдеру. Универсальной частоты нет, она зависит от ниши бизнеса.

• Отправляйте письма с корпоративного адреса, старайтесь не менять имя отправителя.

Главное, не пытайтесь обмануть СПАМ-фильтры почтовых провайдеров. Соблюдайте их правила, и тогда всё будет хорошо!